Secretaria General - Dirección General de Caminos

REPÚBLICA DE GUATEMALA
DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
Finca Nacional La Aurora, Zona 13, Guatemala, S.A.
Tel. 2472-1001 - 2475-2173
MANUAL DE FUNCIONES
SECRETARIA GENERAL
Guatemala, 2,007
CAMINOS ES DESARROLLO
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I. FICHA TECNICA DE LA SECRETARIA GENERAL:
1.1 TITULO DE LA UNIDAD:
Secretaría General
1.2 OBJETIVOS DE LA SECRETARIA GENERAL:

Velar porque los trámites que se canalizan hacia la Dirección y SubDirección cumplan con los requisitos legales establecidos.

Velar por que los trámites que se canalizan hacia la Dirección y SubDirección se realicen en forma eficiente y oportuna.
1.3 DEPENDENCIA JERARQUICA:
Con base en lo establecido en el Acuerdo Ministerial de fecha 4 de
octubre de 1,971, con modificaciones organizacionales efectuadas por medio
de Acuerdos Ministeriales números 7-86 del 14 de mayo de 1,986, 1-89 del
29 de marzo de 1,989, 1,531 del 5 de junio de 1,991, 634-96 del 5 de junio
de 1,996 y 7,074 del 27 de diciembre de 1,996. la Secretaría General tiene
dependencia jerárquica directa de la Dirección General, la cual se puede
representar en el siguiente organigrama escalar:
DIRECCION GENERAL
Sub-Dirección
Asesoría Jurídica
Sección de Derecho de Vía
Auditoría Interna
SECRETARIA GENERAL
1.4 FUNCIONES
GENERAL:
BASICAS
DE
LA
SECRETARIA
Se consideran como funciones básicas que le compete realizar a la
Secretaría General:

Revisar que los expedientes que ingresan a la Dirección y Sub-Dirección
estén debidamente foliados y completos.

Certificar los documentos de la Dirección General de Caminos

Mantener actualizados los registros de los expedientes que ingresan y
egresan a través de la Secretaría General.
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
Cumplir con las disposiciones que emanan de la Dirección y Sub-Dirección
General.

Dar fe de las disposiciones públicas, administrativas, actos y documentos
de la Dirección General de Caminos.

Revisar y tramitar los expedientes que ingresan a la Dirección General de
Caminos adonde corresponda, velando porque cumplan con los requisitos
legales establecidos.
1.5 DESCRIPTORES DE PUESTOS:
A continuación se citan los descriptores de puestos bajo el título
funcional de las actividades representativas que se desarrollan en la
Secretaría General, los cuales pueden consultar al final del documento.
Los mismos contienen como información básica, los títulos
funcionales y presupuestarios, la ubicación administrativa, ante quién se es
responsable, quiénes son los subalternos directos e indirectos, la naturaleza
del puesto, las tareas y atribuciones principales, las relaciones internas y
externas del puesto y los requisitos mínimos para desempeñar el puesto.
En relación a los requisitos del puesto, se hace la aclaración que
bajo el marco legal de lo que establece la Ley del Servicio Civil, los
requisitos están dados por el título presupuestario de la persona que ocupa
el puesto.
Los descriptores identificados son los siguientes:

Secretario General
. Sub-Secretario General
. Asistente Administrativo
. Encargado de Registro
. Encargado del Archivo
. Secretaria Ejecutiva y Encargado de Certificaciones
. Encargado de Información
. Encargado de Recepción de Expedientes
. Recepcionista Telefonista
. Secretaria Ejecutiva
. Secretaria Oficinista
. Encargado de Personal
. Piloto Automovilista
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CAMINOS ES DESARROLLO
Descargo de documentos
Registro de Controles de
documentos
Registro de Controles de
documentos.
Información, Control y
Registro de documentos
Oficial de Redacción y
Elaboración de
documentos
Sellar doc.
Certificaciones
Recepción de
documentos
Oficial de Redacción y
Elaboración de
documentos
Secretaria
Auxiliar del Archivo
Encargado del
Archivo
Encargado de
Certificaciones e
Inventario
Oficial de Redacción
y Elaboración de
documentos
SUB - SECRETARIO GENERAL
SECRETARIO GENERAL
Mensajero
Interno
Mensajero
Externo
Oficial de Redacción
y Elaboración de
documentos
Conductor
Vehiculo
Conserje
Oficial de Redacción y
Elaboración de
documentos
Asistente Subsecretaria General
Asistente Secretario General
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DESCRIPTORES DE PUESTOS
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Secretario General
Director y Sub-Director General de Caminos
4.1
DIRECTOS:
Sub-Secretario General y personal asignado a la
Secretaría General
4.2
INDIRECTOS:
Secretarías asignadas al Despacho del Director, SubDirector Técnico y Sub-Director Administrativo de
Caminos.
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir, ejecutar y
evaluar las actividades asignadas a la Secretaría General, especialmente el manejo
de toda la correspondencia que ingresa a la Dirección General de Caminos.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:










Coordinar, dirigir y supervisar las actividades que desarrolla el personal de los
despachos de la Dirección, Sub-Dirección General, Planta Telefónica y Secretaría
General.
Velar por el cumplimiento de las instrucciones giradas por las autoridades del
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y la Dirección General
de Caminos que son de su competencia.
Brindar asesoría a las jefaturas de la Dirección General de Caminos sobre
trámite y resolución de expedientes.
Analizar los expedientes para darles el trámite que corresponda.
Elaborar proyectos de resolución de los expedientes de su competencia y que se
reciben en la Dirección General de Caminos.
Informar sobre el trámite de los expedientes que ingresan a la Secretaría
General.
Certificar actas y documentos propios de la Dirección General de Caminos.
Extender certificación de servicios solicitados por trabajadores, ex-trabajadores
y beneficiarios de los trabajadores fallecidos de la Dirección General de Caminos.
Coordinar y supervisar la obtención de los recursos para la Secretaría General.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que sean solicitadas por el
jefe inmediato superior.
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7.
8.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Director y Sub-Director General de Caminos, jefaturas y
personal de la Dirección General de Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda,
Ministerio de Finanzas Públicas y demás ministerios, Oficina
Nacional del Servicio Civil, Secretaría General de la
Presidencia, BID, BIRF, BCIE, alcaldías municipales,
gobernaciones departamentales, familiares de personas
fallecidas y otros.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar y poseer el
título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera de
Licenciado en Administración de Empresas, o Abogado y Notario o en una
carrera afín a la naturaleza de la Dirección General de Caminos.
Opción B: Acreditar cinco años de experiencia profesional en labores
relacionadas con el puesto y poseer el título universitario en el grado
académico de Licenciado en la carrera de Licenciado en Administración de
Empresas, o Abogado y Notario o en una carrera afín a la naturaleza de la
Dirección General de Caminos
Opción C: Acreditar cuatro años de experiencia profesional en labores
relacionadas con el puesto y poseer el título universitario en el grado
académico de Licenciado en la carrera de Licenciado en Administración de
Empresas, o Abogado y Notario o en una carrera afín a la naturaleza de la
Dirección General de Caminos
Legal: Ser colegiado activo.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Constitución Política de la República de Guatemala, Especificaciones
Generales para Construcción de Carreteras y Puentes, Ley de Contrataciones
del Estado y su reglamento, Ley del Servicio Civil, Reglamento sobre el
Derecho de Vía y su Relación con los Predios que atraviesan, Reglamento
Interno de la Dirección General de Caminos, Ley de Rótulos y Anuncios,
Manual de Especificaciones de Clases de Puestos, Ley Orgánica del
Presupuesto, Digesto de la Administración Pública, Ley de Clases Pasivas,
Reglamento General de Viáticos y la reglamentación interna que regula el
manejo de caja chica.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Sub-Secretario General
Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Personal asignado a la Secretaría General
4.2
INDIRECTOS:
Personal de Secretaría asignado al Despacho del
Director
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo profesional que consiste en realizar labores de apoyo en la
planificación, organización, dirección, ejecución y evaluación de las actividades
asignadas a la Secretaría General, especialmente el manejo de toda la
correspondencia que ingresa a la Dirección General de Caminos.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:










Coordinar las labores que realiza el personal de la Secretaría General.
Elaborar memoria anual de labores que ejecutan los despachos de la Dirección,
Sub-Dirección y Secretaría General de Caminos.
Velar por el mantenimiento del equipo de oficina de los despachos de la
Dirección, Sub-Dirección y Secretaría General de Caminos.
Brindar atención a las personas en relación a problemas administrativos.
Analizar expedientes y elaborar proyectos de resolución.
Supervisar la correspondencia elaborada por el personal asignado a la Secretaría
General.
Redactar actas administrativas relacionadas con las actividades de la Dirección
General de Caminos.
Redactar certificaciones del tiempo de servicio, descuentos del régimen de clases
pasivas civiles del Estado del personal de la Dirección General de Caminos.
Sustituir interinamente al Secretario General de la Dirección General de
Caminos.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
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7.
8.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de
Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y
otras dependencias del Estado.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar y poseer título
universitario en el grado académico de Licenciado en una carrera afín a la
naturaleza de la Institución y/o acreditar experiencia en el puesto por mas
de tres años.
Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto
Opción C: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto, poseer título universitario en el grado académico de Licenciado, en
una carrera afín a la naturaleza de la Institución.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Manual de Especificaciones de Clases de Puestos, Ley del Servicio Civil,
Reglamento del Derecho de Vía y su relación con los Predios que atraviesan,
Reglamento General de Viáticos, Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento, Especificaciones Generales para Construcción de Carreteras y
Puentes y la reglamentación interna.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Encargado de Registro
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que consiste en la aplicación de conocimientos sobre
manejo de equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo; y brindar apoyo
a las labores de la jefatura.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:






7.
Registrar entradas y salidas de los oficios, providencias, telegramas, actas y
dictámenes de la Secretaría General.
Entregar a quien corresponda los oficios, providencias, telegramas, actas y
dictámenes de la Secretaría General.
Proporcionar información a las personas que lo requieren sobre el trámite de sus
expedientes.
Tramitar expedientes de personal fallecido de la Dirección General de Caminos.
Apoyar en labores secretariales.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior, personal de la Secretaría General.
7.2
EXTERNAS:
Familiares de personas fallecidas de la Dirección General de
Caminos,
público general y personal de la Institución.
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8.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores relacionadas con el
puesto y poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de
Secretaria Oficinista.
Opción B: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto y poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de
Secretaria Oficinista.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Encargado del Archivo
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo
de equipo de oficina, manejo de correspondencia y la aplicación de técnicas de
archivo.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:






7.
8.
Clasificar y archivar la correspondencia que ingresa y egresa de la Secretaría
General.
Controlar el correlativo de las providencias y oficios enviados.
Proporcionar expedientes que le requieren.
Apoyar en labores de recepción y sello de documentos.
Apoyar en la clasificación de documentos de salida.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de
Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Personal que requiere ver expedientes.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia como encargado de archivo y
poseer el título o diploma de diversificado de Secretaria Oficinista o una
carera afín.
Opción B: Acreditar dos años de experiencia en puestos afines y poseer
título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria Oficinista.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Recepcionista Telefonista
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo operativo que consiste en realizar tareas sencillas en las que se
requiere tener conocimientos del manejo de plantas telefónicas.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:




7.
8.
Realizar labores de recepción y transferencia de llamadas telefónicas.
Operar la planta central telefónica en llamadas al exterior de la planta central de
la Dirección General de Caminos.
Recibir y entregar mensajes telefónicos.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefaturas de la Dirección General de Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Ministerio del ramo.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Saber leer y escribir y acreditar seis meses de experiencia en
labores afines al puesto.
Opción B: Saber leer y escribir y acreditar un año de experiencia en labores
relacionadas con el puesto.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Guías Telefónicas.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Secretario Oficinista
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que consiste en realizar y coordinar tareas que requieren
conocimiento, dominio y experiencia en el manejo de equipo de oficina, trámite de
expedientes, elaboración y archivo de correspondencia y otros documentos.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:




7.
8.
Redactar y transcribir providencias, oficios y telegramas.
Entregar documentos a las dependencias de la Dirección General de
Caminos.
Apoyar en labores de recepción de documentos que ingresan a la Dirección
General de Caminos.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por
el jefe inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y compañeros de oficina.
7.2
EXTERNAS:
Ninguna.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de
Secretaria Oficinista y acreditar un año de experiencia en puesto similar.
Opción B: Poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de
Secretaria Oficinista y acreditar dos años de experiencia en labores
relacionadas con el puesto.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Asistente Administrativo
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo técnico profesional en el que se requiere la aplicación de
conocimientos sobre administración y la realización de labores de apoyo en
planificación, organización y coordinación de las actividades que se realizan en la
Unidad.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:










Redactar y transcribir documentos relacionados con los expedientes que
ingresan a la Secretaría General de Caminos para la revisión y resolución final
de las autoridades de la Institución, tales como: Finiquitos, resoluciones,
certificación de actas, oficios, providencias, telegramas, radiogramas y
circulares, informes, entre otros; para revisión y aprobación de su jefe
inmediato.
Redactar actas que se elaboran en la Secretaría General.
Informar sobre el trámite de expedientes.
Notificar a las diferentes empresas contratistas de obras, supervisión y
mantenimiento de la red vial sobre sus expedientes.
Atender llamadas telefónicas y audiencias de la Secretaría General.
Elaborar y llevar el control de la agenda diaria del Secretario General de la
Dirección General de Caminos.
Controlar la asignación de números de contratos administrativos de servicios
profesionales, técnicos, de obras, supervisión y mantenimiento de la red vial.
Apoyar en proporcionar información sobre la correspondencia.
Apoyar en labores de archivo y entrega de documentos y correspondencia.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
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7.
8.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior, Director, Sub-Director General de
Caminos, jefes y secretarias de las diferentes dependencias
de la Dirección General de Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Gerentes y representantes legales de empresas contratistas
de supervisión de obra, mantenimiento; Ministerio de
Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y demás
dependencias del Estado.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar en labores
relacionadas con el puesto y haber aprobado el octavo ciclo de una carrera
universitaria a nivel de licenciatura.
Opción B: Acreditar tres años de experiencia en puestos afines y haber
aprobado el octavo ciclo de una carrera universitaria a nivel de licenciatura.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Manual de
Especificaciones para Puentes y Carreteras, Ley del Servicio Civil y el
Reglamento Interno de Funcionamiento de la Dirección General de Caminos.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Encargado de Recepción de Expedientes
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo
de equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo y realizar labores de
apoyo a la jefatura.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:





7.
8.
Realizar recepción de documentos.
Verificar que los expedientes estén debidamente foliados.
Numerar providencias, oficios, telegramas, radiogramas y circulares, entre otros.
Apoyar en la entrega de correspondencia.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de
Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Ministerios del ramo y empresas comerciales proveedoras.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en un puesto afín y poseer
diploma del ciclo básico.
Opción B: Acreditar cuatro años de experiencia en puestos afines y poseer
el diploma del ciclo básico.
Opción C: Acreditar dos años de experiencia relacionada con el puesto y
poseer título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria
Oficinista.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Secretaria
Ejecutiva
Certificaciones
y
Encargada
de
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que consiste en la realización de tareas secretariales y que
requiere la aplicación de conocimientos mecanográficos y matemáticos, así como
manejo y archivo de correspondencia.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:





7.
8.
Redactar y transcribir providencias, oficios, telegramas, entre otros.
Revisar expedientes para obtener la relación laboral de los trabajadores de la
Dirección General de Caminos.
Elaborar certificaciones de tiempo de servicio para realizar trámites de jubilación
en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- y en la Oficina Nacional
del Servicio Civil.
Llevar el archivo de las certificaciones de tiempo de servicio de los trabajadores
de la Dirección General de Caminos.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y compañeros de oficina.
7.2
EXTERNAS:
Personas que solicitan certificaciones.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores afines al puesto y
poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria
Oficinista.
Opción B: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto y poseer título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria
Oficinista.
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DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
Finca Nacional La Aurora, Zona 13, Guatemala, S.A.
Tel. 2472-1001 - 2475-2173
SECRETARIA GENERAL
1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
4.1
DIRECTOS:
4.2
INDIRECTOS:
Encargado de Información
Secretario y Sub-Secretario General
Ninguno
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que consiste en la realización de tareas sencillas en las que
se requiere aplicar conocimiento sobre el manejo de oficina.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:





7.
8.
Revisar y analizar expedientes administrativos que ingresan a la Secretaría
General.
Llevar el registro de los expedientes administrativos que ingresan a la Secretaría
General.
Distribuir expedientes administrativos entre el personal de la Secretaría General.
Supervisar la labor de archivo de la Secretaría General.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior, Director y Sub-Director General de
Caminos, y personal de la Secretaría General.
7.2
EXTERNAS:
Oficinas administrativas del Estado, entidades privadas y
personas que se relacionan con la Dirección General de
Caminos.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Tener aprobado el sexto ciclo de la carrera universitaria a nivel de
licenciado.
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DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS
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SECRETARIA GENERAL
1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Secretaria Ejecutiva
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo de oficina que consiste en brindar apoyo a la sub-jefatura y realizar
labores en las que se requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo de
equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:







7.
Elaborar proyectos de notas de los expedientes que ingresan a la Dirección
General de Caminos, tales como, finiquitos, resoluciones, certificación de actas,
oficios, providencias, telegramas, radiogramas, circulares, informes, suscripción
de actas y resoluciones de reprogramaciones y ante-proyectos de presupuesto.
Brinda información sobre el trámite de los expedientes.
En ausencia del Notificador Oficial, notificar a las empresas contratistas de obra,
supervisión y mantenimiento de la red vial y personal de la Dirección General de
Caminos.
Tomar mensajes telefónicos.
Elaborar y controlar la agenda de trabajo y las audiencias del Sub-Secretario
General de Caminos.
Apoyar en labores de recepción de documentos y mensajería.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior.
7.2
EXTERNAS:
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda,
dependencias del Estado, gerentes y representantes legales
de empresas contratistas de supervisión de obra y
mantenimiento.
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DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS
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8.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto y poseer título o diploma de diversificado.
Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el
puesto y poseer título o diploma de diversificado.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Manual de
Especificaciones para Puentes y Carreteras, Ley del Servicio Civil, el
Reglamento Interno de Funcionamiento de la Dirección General de Caminos y
Normas Presupuestarias.
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1.
TITULO FUNCIONAL:
2.
UBICACION ADMINISTRATIVA: Secretaría General
3.
RESPONSABLE ANTE:
4.
SUBALTERNOS DEL PUESTO:
5.
Piloto Automovilista
Secretario y Sub-Secretario General
4.1
DIRECTOS:
Ninguno
4.2
INDIRECTOS:
Ninguno
NATURALEZA DEL PUESTO:
Trabajo operativo que consiste en realizar labores sencillas en las que
predomina el esfuerzo físico.
6.
TAREAS Y ATRIBUCIONES PRINCIPALES:








7.
Conducir el vehículo en el cual realiza comisiones oficiales.
Conducir el vehículo en el cual transporta al personal de la Dirección General de
Caminos en comisiones oficiales.
Velar por el buen funcionamiento del vehículo que conduce.
Velar por la limpieza del vehículo que conduce.
Realizar reparaciones menores al vehículo que conduce.
Proporcionar mantenimiento al vehículo que conduce.
Apoyar en labores de mensajería.
Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe
inmediato superior.
RELACIONES DEL PUESTO:
7.1
INTERNAS:
Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de
Caminos.
7.2
EXTERNAS:
Ministerios del ramo y casas comerciales proveedoras.
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8.
REQUISITOS MINIMOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO:
8.1
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores afines al puesto y
poseer título o diploma de diversificado.
Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas
con el puesto y poseer el título o diploma de diversificado.
Legal: Poseer licencia de conducir.
8.2
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Conocimientos básicos de mecánica y Reglamento de Tránsito.
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