Estudio Previo - Institución Universitaria de Envigado

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO
OFICINA DE INFORMÁTICA
ESTUDIO PREVIO PARA: RENOVACIÓN DE PC`S EN EL ÁREA
ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCIÒN.
1.
Descripción de la necesidad: El día treinta (30) de abril de 2008 se vence el
contrato firmado entre la IUE y TECNOQUIK, por concepto de arrendamiento de
32 PCS que prestan servicios para el personal del área administrativa. Es
importante aclarar que el contratista le entregó a la Institución 2 PC´S más para
efectos de reposición y que fue necesario asignar dichos equipos, para atender las
solicitudes de medios audiovisuales, por lo tanto el total a reemplazar son 34
equipos. Que en vista de los nuevos requerimientos de la ley de contratación,
requerían de un estudio previo para su aplicación en el nuevo proceso de
contratación, se hizo una prorroga del contrato con Tecnoquick por dos meses más,
hasta el 30 de abril de 2008.
Con el objetivo de renovar los computadores utilizados por los diferentes
funcionarios del área administrativa, los cuales presentan desgaste por el uso y
además tienen bajas características técnicas, es necesario adquirir computadores
con características que permitan realizar un buen desempeño de las labores
administrativas.
Por lo anterior se requiere la compra de 24 computadores de
escritorio y 2 portátiles, los cuales se asignaran a la Rectoría y Vicerrectoría
Administrativa y Financiera, para apoyar la gestión que implique movilizarse por
los diferentes lugares dentro o fuera de la Institución.
Total de computadores requeridos 60.
2.
Descripción del objeto a contratar: Teniendo en cuenta la evolución de los
sistemas operativos y los diferentes sistemas de información, es necesario realizar
una actualización de los equipos que los funcionarios utilizan para realizar sus
labores diarias, no obstante, el bajo costo de la tecnología actual, permite la
adquisición de hardware con características superiores a los equipos que
actualmente se utilizan. Por tal razón se recomienda la adquisición de PCS con las
siguientes características:
Procesador: Intel Core 2 Duo con capacidad de 2.0 a 3.0 GHZ.
Memoria Ram: 1 GB DDR2
Disco Duro: de 120 a 160 GB
Board: Intel
Monitor: Pantalla plana de 17 pulgadas (LCD)
Otras especificaciones: Mini torre ATX, Combo quemador de CD/DVD, teclado
multimedia, Mouse óptico.
3. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 066 de 2008,
podemos enmarcar la compra de computadores como bienes de características
técnicas uniformes y de común utilización por parte de la entidad. Pues los
computadores que requiere la Institución son de aquellos bienes que poseen las
mismas especificaciones técnicas, que comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos.1
Los equipos de cómputo, son un tipo de bienes que pueden catalogarse como de
aquellos “ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para
quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la
satisfacción de las necesidades de quien los adquiere”, auque puedan tener diseños
o características descriptivas que incidan en la apariencia, pero que no afectan la
capacidad del bien, ni se pueden considerar ventajas funcionales.
Por lo tanto, la adquisición de los equipos de cómputo, deberá ser por la
modalidad de selección abreviada prevista tanto en la Ley 1150 de 2007, como en el
Capítulo II, artículo 16 y siguientes, del Decreto 066 de 2008.
Establece la norma desde la definición de qué se entiende por subasta inversa,
hasta la descripción de cómo deberá llevarse a cabo el proceso mediante el cual, la
Institución adjudique el contrato, y las consecuencias jurídicas tanto de su
celebración como de la abstención del adjudicatorio de firmar el contrato.
Así mismo, el mencionado decreto establece las modalidades de Subasta Inversa:
a) electrónica y b) presencial. Establece la norma que la adquisición por parte de las
Entidades de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común
utilización, deberá hacerse a través de subastas inversas por la modalidad
electrónica.
1
Literal a), numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
2
Sin embargo, toda vez que a la fecha el Gobierno Nacional no ha puesto en
operación la plataforma tecnológica para la realización de subastas electrónicas con
acompañamiento del SECOP, la Institución podrá realizar la subasta inversa
presencial, con la obligación de reportar toda la contratación al Portal Único de
Contratación Estatal.
Las características, pasos, criterios, etc., de la subasta inversa para la adquisición de
los computadores deberá describirse en los pliegos de condiciones, que se
publicarán con los estudios, la resolución que ordena la apertura del proceso de
contratación y demás documentos que se produzcan en el proceso de contratación,
hasta su culminación (Ver artículos 16 al 28 del Decreto 066 de 2008.
4. Análisis técnico y Económico que soporta el valor estimado del contrato:
4.1 Análisis Económico:
Para la compra de los 60 equipos se analizaron tres formas de adquisición: Leasing,
Renting y compra.
Leasing: Es una forma de financiación de tecnología, ofrecida por las entidades
financieras, a través de la cual se puede adquirir hardware, software y servicios
complementarios como son licencias de software y otros equipos. Se analizaron las
modalidades de arrendamiento financiero y arrendamiento operativo.
El arrendamiento financiero: es una modalidad bajo la cual el arrendador (entidad
financiera) adquiere los equipos y se los entrega en calidad de arrendamiento con
opción de compra al cliente. Está diseñada para las entidades que deseen
mantener la propiedad del equipo al terminar el periodo de arrendamiento.
El arrendamiento operativo: es una modalidad bajo la cual el arrendador (entidad
financiera) mantiene la propiedad de los activos, y el arrendatario registra los
pagos como un gasto. Así se otorga el derecho de uso del equipo sin necesidad de
hacer inversiones de capital.
3
Se adjunta cuadro resumen de la propuesta presentada para Leasing, tomando
como base dos cotizaciones de equipos de Marca y una cotización de PC´S Clones
de marca2. (Ver anexo Nº 1).
Es importante aclarar que los PC´S clon, sólo se financian bajo la modalidad de
Leasing financiero, es decir, cuando el arrendatario los va a comprar, los cuales
tienen una tasa de financiación mucho más elevada, con respecto al Leasing
operativo. Los clones de marca si se financian por Leasing operativo a una tasa
más elevada con respecto a los PC de marca.
Renting: Es una modalidad de arrendamiento de computadores, a mediano o largo
plazo, por medio de la cual el arrendatario se compromete al pago de una renta fija
mensual, durante un plazo determinado, y el arrendador se compromete a ceder el
uso del bien y a prestar una serie de servicios que incluyen el mantenimiento o
servicio técnico, su cobertura de seguro, etc.
El arrendamiento se puede tomar a 1, 2 ó 3 años, algunos proveedores ofrecen una
tarifa constante, otros ofrecen una tarifa que disminuye cuando aumenta el
número de años de renting.
Se adjunta cuadro comparativo de propuestas. (Ver anexo Nº 2).
Compra: Los bajos costos de la tecnología actualmente, permiten encontrar
igualdad de características técnicas tanto en PC´S de marca como en PC´S tipo clon.
La diferencia técnica más grande entre los PC tipo clon y marca, es que los PC de
marca son sometidos a pruebas de calidad antes de entregarlos al cliente, por eso
es menor la posibilidad de que presenten fallas, los PC clon simplemente se
ensamblan y se ponen en uso al momento de venderlos, por eso al no tener el
suficiente tiempo de prueba, se pueden presentar fallas que el proveedor debe
cubrir con la garantía.
No obstante, ya se encuentra en el mercado proveedores de clones de marca, que
garantizan las pruebas de calidad necesarias, para un óptimo funcionamiento de
los equipos.
2
Entiéndase por clon de Marca, los PC`s ensamblados bajo estándares de calidad de ICONTEC. La
diferencia con los PC`s Clon, es que éstos son ensamblados por cualquier proveedor de partes para PC y no
han pasado por el proceso de pruebas de calidad.
4
Se anexan las propuestas de compra de equipos, de varios proveedores de clones
de marca y de equipos de marca. (Ver anexo Nº 3).
Conclusiones de propuesta económica.
De acuerdo con las cotizaciones solicitadas a los diferentes proveedores, fue
posible concluir lo siguiente:
A pesar de que las figuras de Leasing y Renting no representan inversión de
capital para la Institución, son un gasto que al finalizar el periodo del contrato, no
representa un bien tangible.
El bajo costo de la tecnología actualmente, hace que sea más costoso rentar que
comprar. Ni el leasing ni el renting actualizan los computadores durante los tres
años de duración del contrato. (Se habla de tres años, por que el arriendo a uno o
dos años, tiene una tarifa mensual más elevada). Al finalizar el contrato de
arrendamiento, la Institución habrá pagado más por los equipos rentados.
(Comparar anexos 1, 2, 3).
4.2 Análisis técnico:
La evolución de los sistemas operativos a entornos gráficos más amigables, la
nueva cultura del comercio electrónico, la educación virtual y especialmente el
manejo de aplicaciones Web, hacen necesario contar con PC´s que le permitan a
los funcionarios de la Institución interactuar con los diferentes sistemas de
información que tienen que ver con la misión de la Institución como entidad de
educación superior y como ente público obligado a reportar información, realizar
trámites y pagos en sistemas tales como: Los aplicativos del Ministerio de
Educación Nacional, el Portal Único de Contratación Estatal, el sistema integrado
de contratación estatal SICE, la nombrada Plataforma Informática SECOP (próxima
a entrar en funcionamiento), la Contraloría General de la República, la
Procuraduría General de la Nación, la Contaduría General de la Nación, el
Departamento Administrativo de la Función Pública, Registro de la Planilla Única
de Aportes a la Seguridad Social, ICETEX, COLCIENCIAS, entre otros.
Como complemento a lo anterior, los PC deben ser aptos para trabajar con el
sistema Operativo Windows Vista, sucesor de Windows XP, el cual se espera que
se posicione definitivamente en el mercado durante el año 2008, por lo tanto los
equipos deben contar con las siguientes especificaciones:
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Procesador de 64 bits, Intel o AMD con una velocidad de procesamiento igual o
superior a 2.0 Ghz, caché 2MB L2, bus frontal de 800 a 2000 Mhz.
Se solicita Intel ó AMD por considerarse las marcas líderes en tecnología a nivel
mundial, las cuales ofrecen condiciones tecnológicas muy similares para la
ejecución de aplicaciones exigentes.
El PC deberá traer el sticker que lo acredite de ser apto para Windows Vista..
Board, compatible con la velocidad del procesador, para este caso en particular
está entre 800 Mhz y 2000 MHz, que garantice estabilidad, confiabilidad y
escalabilidad y compatibilidad con Windows Vista, tarjeta de red 10/100/1000
Mbits/seg, con sonido integrado y video compatible con Direct X9.
Memoria Ram DDR2 de 1.0 GB o superior, con bus de 667 Mhz, expandidle a 4
GB.
Disco duro: 160 GB - 7200 RPM.
Monitor LCD de 17” a diferencia de los monitores CRT, tienen un menor consumo
de energía, la velocidad de refresco es menor, por lo tanto se disminuye el impacto
visual (parpadeo) para las personas que permanecen 8 horas al frente de un PC,
ocupan menor espacio y generan menos contaminación.
Quemador de CD y lector de DVD, las unidades de Disquete tienden a desaparecer
del mercado, no sólo por la poca cantidad de información que se puede almacenar
en un disquete, sino, por la proliferación de virus informáticos, que éstas generan.
Por lo anterior es más funcional hacer uso de CD´s RW (reescribiles) o memorias
de almacenamiento USB.
5. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta
más favorable de conformidad con el artículo 12 del Decreto 066 de 2008.
Teniendo en cuenta que se trata de compra de bienes de características técnicas
uniformes y de común utilización, el menor precio será el único criterio de
selección, por lo tanto no se tendrá en cuenta la ponderación de los elementos de
calidad y precio, soportados en fórmulas. Pues como se estableció en el punto
número dos, del presente estudio, la Institución definió las características técnicas
de los bienes a adquirir.
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6. Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato.
Los riesgos que puede prever la Institución con la compra de los equipos de
cómputo, tienen que ver con aquellos de tipo técnico y de tipo contractual, esto es,
los derivados del incumplimiento total o parcial del contrato suscrito, que tienen
que ver con demora en la entrega de los equipos, con la baja calidad de los
elementos adquiridos, la incompatibilidad de los elementos de hardware, con el
incumplimiento de los mantenimientos que debe realizar el contratista y con el
tiempo de respuesta en atención a garantías y soporte técnico cuando se presentan
fallas totales o parciales.
7. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura
que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de
selección y del contrato a celebrar.
El Estudio de Riesgos busca tipificar estimar, y asignar los riesgos previsibles
involucrados en las diferentes etapas del proceso de contratación (Art. 4 Ley 1150
de 2007), las implicaciones económicas de los mismos y su mecanismo de
cobertura.
Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en
general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados.
Para el presente proceso de contratación se determinan los riesgos en los siguientes
términos:
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TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
MECANISMO DE COBERTURA
ASIGNACIÓ
N
VIGENCIA
APLI
CA
No
cumplimiento
con
los términos y
especificacion
es de la
propuesta
presentada.
10% del valor
de
la propuesta
El
proponente
Desde el
cierre de la
recepción
de las
propuestas
hasta la
legalizació
n del
contrato.
x
Incumplimien
to de las
obligaciones
surgidas
del contrato
25% del valor
del contrato
El
Contratista
Vigencia
del
contrato y
4
meses más
Deficiente
calidad del
servicio
15 % del valor
de contrato
El
Contratista
Vigencia
del
contrato y
4
meses más
x
Deficiente
calidad o mal
funcionamient
o de los
equipos.
15% del valor
del contrato
Garantía de Seriedad de la
oferta, la cual amparará: que el
proponente no retire la oferta
presentada, conteste los
requerimientos formulados,
suscriba el contrato en caso
de resultar seleccionado y
otorgue los mecanismos de
cobertura derivados de la
celebración y ejecución del
Contrato.
Garantía de Cumplimiento:
Ampara al Beneficiario el
total y perfecto cumplimiento del
contrato pactado de acuerdo a sus
términos, condiciones y
especificaciones contractuales
Se garantiza la obligación del
Afianzado, de llevar a cabo una
labor determinada con sus
respectivas especificaciones,
o de aportar los conocimientos
especializados que posea, y que
no implican la obra o su
reparación.
Se garantiza la obligación del
Afianzado, de responder porque
eventualmente los equipos
suministrados no sean aptos para
el fin o servicio por el cual fueron
adquiridos, por causa imputable
al contratista o fabricante, así
como precaver vicios de
fabricación y calidad de los
materiales, que impida la
utilización y funcionamiento
idóneo y eficaz de los bienes.
El
Contratista
Vigencia
del
contrato y
tres meses
más.
x
Otras garantías inherentes al contrato
Tener en cuenta para la cobertura de salarios y prestaciones sociales, la Institución
podría ser demandada solidariamente, por lo tanto, deberá tenerse como
documento habilitante para participar en la contratación, el que el oferente
presente certificado firmado por el revisor fiscal o el representante legal, en donde
declare que la entidad u oferente está a paz y salvo de prestaciones sociales,
seguridad social integral, parafiscales, con los empleados con quienes ejecuta el
contrato. Así mismo, cuando se termine el contrato, debe exigírsele al Contratista
el paz y salvo por todos estos concepto correspondiente a sus empleados.
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La cláusula Penal Pecuniaria y las multas tienen como objetivo, determinar
anticipadamente el valor de los perjuicios que se deben pagar en caso de
declaratoria de caducidad o de incumplimiento parcial en la ejecución de la
obligación.
Las cuantías de ellas son directamente proporcionales al valor del contrato y a los
perjuicios que sufra la entidad y solamente se pueden garantizar en contratos
celebrados con entidades de derecho público.
Cuando el contratista es el distribuidor o comercializador, pero no el fabricante se
le deberá exigir al contratista la garantía comercial de los bienes que suministre a la
Institución.
Cómo minimizar el riesgo
_ Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en el contrato.
_ Estricto seguimiento de la interventoría.
8. Demás aspectos derivados del objeto contractual.
Se considera que todos los aspectos de la contratación están previstos en los
numerales anteriores, pues el objeto a contratar no supone una complejidad mayor
a analizar.
ARLEDY ESTELLA URIBE R.
Jefa Oficina de Informatica
MARIA EUNICE GONZALEZ
Jefa Oficina Asesora Juridica
Envigado, 28 de febrero de 2008
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