Capítulo VII

Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Capítulo VII
Gestión de Comunidades - IV
Gestión económica-contable: Caso práctico
A lo largo de la gestión de cualquier Comunidad, el Administrador se ve en la necesidad
de llevar el control de los gastos y otros movimientos económicos (facturación de cuotas,
cobros y devoluciones de recibos, gastos, honorarios, etc.) que se van produciendo. Por lo tanto,
tener el control total de estos movimientos es de gran importancia para una buena administración.
No cabe duda que la mejor herramienta de control económico es la que nos proporciona
la contabilidad, aplicando las técnicas contables de forma correcta.
Por esa razón, Gesfincas utiliza una contabilidad por cada una de sus Comunidades
(además de la del propio Despacho de Administración) que se ubican dentro del módulo de Contabilidad. Las contabilidades se crean: la de la Comunidad, automáticamente cuando se
da de alta ésta. La del Despacho, automáticamente a la instalación del programa.
Para hacer esta tarea de control económico, Gesfincas cuenta con diferentes herramientas diseñadas para facilitar al usuario el trabajo en función de sus conocimientos y
exigencias contables.
Desde el método más sencillo
hasta el más complejo, las
herramientas
contables
de
Gesfincas proporcionan el
modo que a cada cual mejor le
conviene para hacer los registros contables. Estas herramientas son sumamente sencillas, y el usuario no precisa
tener conocimientos previos de
contabilidad, si bien si es necesario que, al menos, siga la
metodología que en este apartado indicamos.
103
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Para hacer el registro de las operaciones económicas de las Comunidades dentro de la
contabilidad, el usuario dispone de diversas herramientas y posibilidades:
•
•
•
•
•
•
•
Asientos automáticos: Facturación de recibos, cobros y devoluciones de recibos,
saldos iniciales, etc.
Recogida de datos del “extracto bancario”.
Asientos simples y múltiples en el Diario.
Asientos predefinidos, programados por el usuario.
Plantilla de Asientos Múltiples (contabilización masiva de asientos a una o múltiples
administraciones)
Diario de Operaciones (registro y contabilización automática de la mayoría de las operaciones
del despacho junto con el de las administraciones - contratos, facturas, cobros, pagos, recibos, vencimientos, etc. -, con confección de talones, pagarés y disquetes de transferencias).
Norma 43 – Proceso de asientos, desde el fichero facilitado por los Bancos.
El usuario experto contable encontrará en Gesfincas la mejor manera de gestionar las
Administraciones desde una contabilidad (en base al P.G.C. adaptado) que automatiza los
asientos derivados de la facturación de cuotas, honorarios, recibos, etc., y le ofrece los
procesos clásicos para la explotación contable, así importantísimas utilidades para obtener un mayor rendimiento.
12 Adecuación de la contabilidad
Cada vez que Vd. da de alta una Comunidad, dentro del módulo de Contabilidad se
apertura automáticamente la contabilidad de esta y su primer ejercicio. Esta contabilidad
ya está preparada de forma básica para poder hacer, sin precisar ninguna otra operación previa, las tareas que hasta ahora hemos comentado en los ejemplos anteriores,
como son las relativas a la gestión de recibos: desde la facturación, a los cobros y devoluciones.
Pero cuando llegue el momento de registrar otros movimientos por gastos, ingresos diferentes a cuotas, movimientos entre cuentas, etc., o el propio asiento de apertura describiendo la situación económica de la Comunidad al inicio de la gestión (Si no lo ha hecho
utilizado el procedimiento de la opción Saldos y Grupos: 1 - Saldos al inicio de la Comunidad), sería conveniente comprobar que el Plan Contable que también se ha incorporado automáticamente a la apertura, se adecua a las necesidades de nuestra gestión, ya que es pro-
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Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
bable que no contenga todas las cuentas que necesitemos (o que prevemos necesitar) 24, o
deseemos hacer algunas variaciones en el mismo.
Para seguir haciendo ejercicios con el supuesto de gestión que hemos planteado, antes
de seguir trabajando prepararemos la contabilidad de nuestra Comunidad número 1 (en
la forma que se explica más adelante), completando su Plan de Cuentas, modificando
incluso, si fuera necesario, los parámetros contables u otros datos que incidirán en nuestro trabajo.
Hecho esto, seguiremos con nuestro caso de gestión con algunos asientos contables a
modo de ejemplo, que realizaremos en el Diario, a través de la opción de asientos múltiples.
Revisión y adaptación del Plan de Cuentas
Para hacer la revisión, y en su
caso, adaptación del Plan de
Cuentas de nuestra Comunidad número 001 (o del estándar
de Gesfincas para que siempre incluya éste corregido conforme a nuestras necesidades, en cada nueva
alta), entraremos desde la pantalla principal de Gesfincas a la
opción Contabilidad, una vez
que hayamos seleccionado la
unidad (Comunidad) con la
que deseamos trabajar, accedemos al menú de la Contabilidad, submenú Cuentas a
la pantalla de mantenimiento del plan de cuentas.
24 No es necesario tener un Plan de Cuentas completo antes de contabilizar, ya que, a medida que se necesi-
ten nuevas cuentas contables (auxiliares del Mayor) se pueden ir incorporando éstas, añadiéndolas directamente al Plan desde las herramientas de la opción Contabilidad: b – Registro de Gastos. Asientos y Tareas
contables , o en el momento de invocar una cuenta no existente desde las pantallas de Asientos, registrándola
en la ventana que aparecerá con este fin. Al inicio del trabajo con una contabilidad si es conveniente tener el
mayor número de cuentas previstas, ya que esto agiliza el registro de apuntes.
Por otro lado, ha de tener la precaución de no contabilizar en cuentas auxiliares si no ha creado previamente las cuentas de grupo o subgrupo a donde pertenezcan, si es que quiere diseñar así su Plan de Cuentas.
Consulte la Ayuda en Contabilidad.
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Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
El Plan de Cuentas
Si desea preparar el Plan de Cuentas antes de empezar a contabilizar y a registrar gastos, movimientos entre cuentas, etc., es conveniente que sepa que:
•
Para las Comunidades de Propietarios en Horizontal, Gesfincas incorpora, por defecto, el Plan Estándar adaptado para Horizontal.
•
Al instalar Gesfincas, se incorpora, por defecto, el Plan General Contable para el Despacho de
Administración (Contabilidad 999).
•
La primera contabilidad a preparar es el propio "Plan Estándar de Horizontal". Conviene ser estudiado minuciosamente, ya que, si somos capaces de elaborar un plan "estándar" propio, las nuevas
Comunidades irán incorporando este Plan, lo que nos ayudará enormemente, ya que, trabajando
con un sistema común, terminaremos por memorizar las cuentas más usuales sin preocuparnos de
la Comunidad en donde trabajemos, consiguiendo un sistema de trabajo más cómodo y ágil.
•
El Plan Contable particular de cada Comunidad lo formamos con la incorporación (al Plan creado
por defecto) de las cuentas que deseemos, que pueden ser creadas una a una, o trasladadas desde un plan estándar o desde el plan de otra Contabilidad.
•
También podrá ir completando el Plan de Cuentas desde los escritorios de Asientos, puesto que,
cuando teclee una cuenta inexistente, se le permitirá registrarla desde los mismos.
Resumiendo, para completar el plan contable, actúe conforme a lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Verifique los parámetros contables (en el momento de registrar el alta de la Contabilidad, botón
"Parámetros"), aceptando los existentes por defecto (recomendado) o adaptando éstos a sus necesidades o gustos profesionales
Seleccione la opción Contabilidad: b, y en ella la Comunidad.
Haga clic sobre la carpeta “Alta y Mantenimiento” del grupo "Cuentas".
Complete el plan de cuentas, añadiendo cuentas una a una, o copiando de un plan estándar o del
plan de otra Contabilidad.
Revise los títulos de las cuentas de ingresos por conceptos (si han variado después del Alta de la
Comunidad).
Revise los títulos de las cuentas de propietarios.
Para completar el Plan de Cuentas es conveniente que conozca el contenido y criterios que se comentan en los siguientes apartados:
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Gestión económica-contable: Caso práctico
Parámetros contables
Salvo que tenga otros criterios contables diferentes a los prefijados para Gesfincas, no
es necesario que varíe los parámetros incluidos por defecto, por lo que puede pasar
por alto este apartado.
En cualquier caso, deberá saber que, en la apertura automática de la contabilidad tienen
gran incidencia los parámetros establecidos por defecto y que se contienen en la ficha
“Parámetros” accesible desde la ficha de la Comunidad o desde el módulo de Contabilidad dentro del menú Cuentas, en la opción a - Parámetros contables, ya que, en
función de éstos, se aperturan determinadas cuentas dentro del Plan de Contabilidad y
actúan en el futuro los procesos de contabilización automática.
Los parámetros contables son una serie de datos determinados por el usuario (asumiendo o modificando los que se incluyen en el programa por defecto) que utiliza la aplicación
para crear cuentas y realizar los procesos contables automáticos.
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Gestión económica-contable: Caso práctico
Los parámetros contables se aceptan con el Alta de la Comunidad. Estos parámetros
pueden ser modificados antes de aceptar el alta o posteriormente si así lo precisa.
Los parámetros del Administrador, se asumen directamente a la instalación de la aplicación, si bien podrá
variarlos accediendo a la opción Administración: 1 – Datos generales.
Así, por ejemplo, en función de como haya fijado estos parámetros se crearán e incorporarán al plan contable particular de cada contabilidad las cuentas de ingresos y propietarios, y en el caso del Administrador, las de sus clientes. Igualmente, podrá establecer la
forma en que se contabilizarán las facturaciones, recibos, etc., y las cuentas a utilizar
para reflejar retenciones de I.R.P.F. al Administrador, I.V.A., etc.
Tal y como hemos venido repitiendo, los parámetros contables que ofrece la aplicación por defecto, salvo que por criterios contables u otras razones de gestión desee modificarlos, le recomendamos que, al
alta de la Comunidad, los acepte directamente.
En cualquier caso, si luego desea modificar alguno de estos parámetros, puede hacerlo
(con las consiguientes precauciones) accediendo como se ha indicado, bien entendido
que las modificaciones actuarán a partir de entonces con los nuevos valores, no retrotrayendo éstas a trabajos anteriores, aunque, si después de cambiar parámetros precisara
modificar asientos que se hubieran generado automáticamente en base a unos parámetros diferentes a los actuales, podría variar incorrectamente la información contable.
La pantalla de “parámetros” que hemos reproducido en la imagen anterior, muestra los
parámetros de una Comunidad de Horizontal, y hemos de distinguir básicamente cuatro
tipos de parámetros:
1 - Para la creación de cuentas de propietarios e ingresos
Cuenta de Mayor asignada a los propietarios
Cuenta de Mayor asignada para registro de Entregas a cuenta
Cuenta de Mayor asignada para ingresos por facturaciones
430
430 (ó 437)
705
En función de las cuentas de Mayor que aparecen, se crearán automáticamente cuentas
auxiliares que se irán incorporando al Plan de Cuentas. Las cuentas auxiliares de los
dos primeros grupos se compondrán con los tres dígitos del código de la cuenta de Mayor más cuatro de cada Propiedad. La del tercer grupo estará formada por el Código de
la cuenta de Mayor más los cuatro dígitos del código de cada concepto de recibo.
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Gestión económica-contable: Caso práctico
Las cuentas del primero de los grupos registra los movimientos por cuotas (facturaciones, cobros y devoluciones de recibos). Las del segundo, que puede estar asignado a la
cuenta 430 o 437, registra los movimientos por las entregas a cuenta realizadas por los
propietarios. En las del tercero, se registran los ingresos previstos por cada concepto de
recibo facturado.
En este apartado también se incluye el parámetro que indica si alguno o varios de los
conceptos que se facturen, llevan o no I.V.A. repercutido25.
2 - Para contabilizar asientos por facturaciones y gestión de recibos
Aquí encontramos dos bloques de cuentas que se incorporarán al Plan de Cuentas automáticamente, y por otro lado permiten establecer sistemas diferentes de contabilizar
las facturaciones de recibos, y el modo de fijar los procesos de cobro/devolución de
recibos:
Recibos Gestión de cobro - Indomiciliados
Domiciliados en Cuenta Administración
"
en Bancos
Abono recibos facturación - Indomiciliados
Domiciliados en Cuenta Administración
"
en Bancos
4330001
4330002
4330003
5700001
5530001
5720001
Estos dos bloques diferencian tres tipos de cuentas y asientos automáticos, en función
de cómo estén domiciliados los recibos: Indomiciliados, Domiciliados en Cuenta Administración y domiciliados en Entidades Bancarias.
A la derecha de la cuenta auxiliar, en el bloque a que corresponde, se expresa SI activo o NO este parámetro mediante la marca 9, en los asientos por facturaciones.
Cuando una modalidad de domiciliación aparece marcada en un bloque como que SÍ
actúa, en el otro deberá aparecer necesariamente como NO.
25 En general, las Comunidades en Horizontal no llevan I.V.A., salvo el caso de Grandes Superficies y otros
tipos de Comunidades que, por sus características, facturan a los propietarios cuotas con I.V.A.
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Gestión económica-contable: Caso práctico
Cuando se realiza un asiento automático por la facturación de recibos, a todas las propiedades se les realiza el cargo en su cuenta 430, por el importe del recibo.
Aquellas propiedades que tienen un modo de pago o domiciliación, cuya cuenta auxiliar
de su grupo en "parámetros" aparece marcada como que "activo", cuando se efectúa un
asiento automático por la facturación de recibos se consideran pagados, por lo que,
además del cargo que se ha indicado, simultáneamente se abona por el importe del
mismo en su cuenta 430, y en la cuenta "activa" que acompaña al modo de pago en
parámetros (Caja de Portería, Administración o Bancos), se efectúa el cargo por el importe cobrado por estos recibos.
El primer bloque ejecuta, a la contabilización de facturaciones, en aquellas modalidades marcadas como que SI activo, la orden de abonar automáticamente (a la fecha
de facturación) el recibo en la cuenta de la propiedad (dándolo por pagado), y cargarlo,
de forma transitoria, en la cuenta de gestión de cobro.
El segundo bloque, abona (a la fecha de facturación) el recibo en la cuenta del propietario, cargando directamente a la cuenta tesorera según domiciliación (570xxxx Caja,
553xxxx Administración o 572xxxx Banco) como si el importe de los recibos ya se hubiera ingresado en las mismas, aún pudiéndose dar el caso (como en remesas bancarias),
de que este importe se ingrese realmente en otra fecha diferente.
NOTA.- Por defecto, la aplicación utiliza las cuentas del segundo bloque, simplificando de esta forma la
gestión de recibos. La utilización del primer bloque está especialmente prevista para usuarios expertos
contables.
3 - Para contabilizar asientos por facturaciones de honorarios del
Administrador
Cuenta del Administrador como proveedor de servicios
Cuenta de gastos (en contabilidad de la Comunidad) por honorarios
Cuenta de retenciones (I.R.P.F. Retenciones a profesionales)
Cuenta de I.V.A. soportado (no frecuente en P. Horizontal
Cuenta de pago (de la Comunidad) de los honorarios
4100001
623
4750001
4720001
5720001
Estos parámetros crean y utilizan, dentro de la contabilidad de cada Comunidad, las
cuentas que en ellos aparecen y a los efectos que sus títulos indican:
110
Gesfincas
1.
2.
3.
4.
5.
Gestión económica-contable: Caso práctico
La cuenta contable en la que se registran los honorarios del Administrador como proveedor de servicios
a la Comunidad.
La cuenta contable en la se cargarán, como gastos, los diferentes conceptos que facture el Administrador.
Cuenta de retenciones al Administrador por I.R.P.F. (Si le afecta).
Cuenta del I.V.A. soportado por los honorarios del Administrador (Esta cuenta no es de uso en las
Comunidades de Horizontal).
Cuenta de pago del líquido de la facturación de honorarios (Cuenta bancaria, Caja, etc.).
4 - Cuentas de I.V.A. repercutido
Cuenta del I.V.A. normal (16%)
Cuenta del I.V.A. Reducido (7 %)
Cuenta del I.V.A. Exento (0 %)
4770001
4770002
4770000
Estas cuentas de I.V.A., generalmente, no son de uso en Horizontal, salvo que la Comunidad realice alguna actividad que le obligue a repercutir I.V.A. y así se haya señalado
en el apartado “Asiento de facturación” en la parte superior de la carpeta de parámetros.
Las cuentas reflejadas por defecto podrán ser variadas por el usuario, si bien se han propuesto
aquellas que consideramos más adecuadas para la finalidad buscada.
Los parámetros del Despacho de Administración, incorporan cuentas y condiciones semejantes a las anteriormente descritas, por lo que no redundaremos las explicaciones.
Si desea mayor información sobre dichos parámetros, consulte en pantalla (pulsando F1).
5 – Excepciones al saldo inicial
Desde la pantalla de “Parámetros” podrá excluir de los saldos iniciales de la Comunidad,
en la presentación y liquidación de cuentas, los de las cuentas que indique. Para ello, registre el código de la cuenta contable (cuatro como máximo), cuyo saldo no desea incluir como “inicial”. Una cuenta que debe excluirse es la 143 - fondo de reserva obligatorio, con el
fin de que no se considere a efectos de liquidaciones, al no ser un saldo susceptible de
devolución a los propietarios
111
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Para fijar los parámetros contables:
•
En el ejemplo que proponemos realizar como práctica, confirmaremos las cuentas
propuestas (salvo las variaciones que luego se indican) como válidas.
Actualización de la tabla de conceptos
En el proceso de creación automática de la Contabilidad de cada Comunidad, se utiliza
la información contenida en la lista de conceptos de recibos que incorpora su carpeta
“Conceptos”, en la opción 1.1, para crear las cuentas de ingresos por recibos (cuentas
705).
La lista de conceptos de recibos conviene revisarla antes del alta de la Comunidad, ya
que, en el proceso de creación del Plan de Cuentas de cada una de ellas, los títulos de
los conceptos de recibo serán tomados de la carpeta “Conceptos”, para dar nombre
a las cuentas de ingresos, y el código de éstos se añadirá, como se ha dicho, a la
cuenta de Mayor (generalmente la 705).
Los títulos de las cuentas de los propietarios (cuentas 430) se construyen26 de la
manera que hayamos establecido en la opción Parámetros: Parámetros generales, en el
módulo de CONFIGURACIÓN.
Independientemente de las cuentas de ingreso que se incorporan inicialmente al Plan de
Cuentas de la Comunidad, siempre que se añaden en la carpeta “Cuotas” nuevos conceptos, se crean automáticamente cuentas 705 para registrar los ingresos que por ellos
se facturen.
26
Cuentas personales tituladas por: Nombre + Piso; Piso + Nombre; Nombre; Piso.
112
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo)
CÓDIGO
TITULO
CÓDIGO
TITULO
1
FINANCIACIÓN BÁSICA
11
RESERVAS
117
Fondo de Reserva
117XXXX
(Cuentas individuales de propietarios)
24 APORTACIONES FINANCIERAS
240 Participación Fondo Reserva Mancomunidad
244 Créditos concedidos a la Mancomunidad.
12
120
121
122
129
25
OTRAS
INVERSIONES
PERMANENTES
251
Valores de renta fija
258
Imposiciones a largo plazo
REMANENTE
Remanente
Resultados Negativos Ejercicio Anterior
Aportaciones para compensar pérdidas
Resultados del Ejercicio
13
INGRESOS A DISTRIBUIR EN VARIOS
EJERCICIOS
130
Subvenciones Ofic. de Capital
131
Subvenciones de Capital
14
PROVISIÓN PARA RIESGOS Y GASTOS
142
Provisión para responsabilidades.
143
Provisión para reparaciones extraordinarias.
1430001 Ingresos para el Fondo de Reserva
1430002 Gastos contra el Fondo de Reserva
17
170
173
174
175
DEUDAS LARGO PLAZO POR PRESTAMOS
Deudas c/entidad. crédito l/p
Proveedores Inmovilizado l/p
Efectos a pagar a largo plazo
Otras deudas a largo plazo
18
180
185
FIANZAS Y DEPÓSITOS A L/PLAZO
Fianzas recibidas a l/plazo
Depósitos recibidos a l/plazo
2
INMOVILIZADO
22
INMOVILIZADO MATERIAL
220
Terrenos y bienes naturales
221
Construcciones
2210001
Vivienda portero
222
Instalaciones Técnicas
223
Maquinaria
224
Utillaje
225
Otras instalaciones
226
Mobiliario
229
Otro inmovilizado material
FINANCIERAS
26 FIANZAS Y DEPÓSITOS CONSTITUIDOS L. P.
260
Fianzas constit. a largo plazo
265
Depósitos constituidos a largo plazo
28
AMORTIZACIÓN
ACUMULADA
DEL
INMOVILIZADO
282
Amortiz. acumulada inmovilizado material
2820001
Construcciones
2820002
Instalaciones Técnicas
2820003
Maquinaria
2820004
Utillaje
2820005
Otras instalaciones
2820006
Mobiliario
2820009
Otro inmovilizado material
29
PROVISIONES DE INMOVILIZADO
292 Provisión por depreciación del inmovilizado
material
3
32
EXISTENCIAS
APROVISIONAMIENTOS
321
3210001
3210002
3210003
322
325
328
Combustibles
Gasóleo
Propano
Carbón
Repuestos
Materiales diversos
Material de oficina
39
PROVISIONES POR DEPRECIACIÓN
EXISTENCIAS
392
Provisión por depreciación de otros aprovisionamientos
113
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo)
CÓDIGO
TITULO
CÓDIGO
TITULO
4 ACREEDORES Y DEUDORES Op. DE TRÁFICO
5
40
PROVEEDORES
400
Proveedores
400XXXX (Cuentas individuales de proveedores)
401
Proveedores, efectos comerciales a pagar
407
Anticipos a proveedores
54
OTRAS
INVERSIONES
FINANCIERAS
TEMPORALES
540
Invers. financ. temporales en capital
541
Valores de renta fija c/plazo
548
Imposiciones a corto plazo
41
410
411
419
55
OTRAS CUENTAS NO BANCARIAS
551
Cuenta cte. con Mancomunidad
553
Cuenta cte. con Administrador
553XXXX(Cuentas individual con el Administrador
para compensaciones)
555
Partidas ptes. de aplicación
ACREEDORES VARIOS
Acreedores por prestaciones de servicios
Acreedores, efectos comerciales a pagar
Acreedores varios
43
PROPIETARIOS - Clientes
430
Propietarios, obligaciones por recibos
430XXXX (Cuentas individuales de propietarios)
433
Recibos en gestión de cobro
437
Entregas a cuenta
437XXXX
(Cuentas individuales de propietarios)
44
440
46
460
465
DEUDORES VARIOS
Deudores varios
PERSONAL
Anticipos de remuneraciones
Remuneraciones pendientes de pago
CUENTAS FINANCIERAS
57
TESORERÍA
570
Caja
5700001
Caja Portería
5700002
Caja Presidente
572
5720001
5720002
572XXXX
47
ADMINISTRACIONES PUBLICAS
470
Hacienda Pública, deudor
4700001 Hacienda Publica, deudor por I.V.A.
4700008 Hacienda Publica, deudor por subven.
4700009 H. P. deudor por devoluciones impuestos
471
Organismos de la Seguridad Social, deudores
472
Hacienda. Publica, I.V.A. soportado
473
H. Pública., retenciones y pagos a cuenta.
475 H. P. acreedor por conceptos fiscales
4750 Hacienda Pública, acreedor por I.V.A.
4751 H. P. acreedor por retenciones practicadas
47510
H. Pública, retenciones a cta. I.R.P.F.
4751000 H. Pública, retenciones a empleados
4751001 H. Pública, retenciones al Administrador
476 Organismos de la Seg. Social, acreedores
4760001
Cuota empresarial Seg. Social
4760002
Cuota trabajadores Seg. Social
477
Hacienda. Pública., I.V.A repercutido
114
Bancos e instituciones crédito
Banco X - C/C
Caja Ahorros X - L/Ah.
Otras entidades.
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo)
CÓDIGO
TITULO
6
COMPRAS Y GASTOS
60
600
COMPRAS
Compras de mercaderías
62
622
62201
6220101
6220102
6220103
6220104
62202
6220201
6220202
6220203
6220204
6220205
6220206
62203
6220301
6220302
6220303
6220304
6220305
6220306
6220307
6220308
62204
6220401
6220402
62206
6220601
6220602
6220603
62207
6220701
6220702
6220703
623
6230001
6230002
6230003
623XXXX
SERVICIOS EXTERIORES
Reparaciones y Conservación
Conservación Finca
Reparación fontaneros
Reparación albañiles
Reparación electricistas
Reparaciones varias
Limpieza Finca y Alumbrado
Limpieza escalera y portal
Varios limpieza
Luz portal y escalera
Luz exteriores
Material eléctrico
Lámparas
Conservación Calefacción
Sala de calderas
Luz calderas
Gastos diversos calderas
Gasóleo calefacción
Sistemas anti-incendios
Limpieza calderas
Festivos calefacción
Instalaciones eléctricas
Ascensores y Luz Fuerza
Conservación ascensores
Gastos luz fuerza
Garaje
Alumbrado garaje
Agua garaje
Conservación garaje
Jardín
Artículos jardinería
Conservación jardines
Varios jardinería
Administración
Honorarios Administrador
I.V.A. sobre honorarios Administrador
Material y Gastos Oficina
(otros conceptos de honorarios)
CÓDIGO
624
6240001
6240002
6240003
6240004
625
6250001
6250002
6250003
626
6260001
629
TITULO
Servicios Profesionales
Servicio vigilancia y segur.
Notario
Servicios jurídicos
Inspección técnica ascensores
Primas de Seguros
Seguro de incendios
Seguro responsabilidad civil
Seguro multirriesgo
Servicios bancarios
Comisiones bancarias
Otros servicios
63
631
6310001
6310002
TRIBUTOS
Otros tributos
Tasa basuras
Tasa paso carruajes
64
640
6400001
6400002
6400003
641
642
6420001
6420002
6420003
649
GASTOS DE PERSONAL
Sueldos y salarios
Portero
Conserje
Jardinero
Indemnizaciones
Seg. Social a cargo Empresa
Portero
Conserje
Jardinero
Otros gastos sociales
65
650
659
66
663
669
67
671
678
679
68
68
69
692
693
115
OTROS GASTOS DE GESTIÓN
Pérdidas de créditos comerciales incobrables
Otras pérdidas en gestión corrientes
GASTOS FINANCIEROS
Intereses a favor del banco
Otros gastos financieros
PERDIDAS Y GASTOS EXCEP.
Pérdidas proced. de inmovilizado inmaterial.
Gastos extraordinarios
Gastos y pérdidas ejerc. anterior
DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES
Amortización del inmovilizado
DOTACIONES A LAS PROVISIONES
Provisión para responsabilidad
Provisión para reparaciones extraordinarias
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo)
CÓDIGO
TITULO
(Ejemplo de variante cuando existen Portales,
Escaleras, etc. a diferenciar). De forma semejante
se deberían distribuir las cuentas en el resto de
grupos.
62201
Conservación Finca
6220101
622010100
622010101
622010102
622010103
Reparación fontaneros
Reparación fontanero de la Finca
Reparación fontaneros Portal "A"
Reparación fontaneros Portal "B"
Reparación fontaneros Portal "C"
6220102
622010200
622010201
622010202
622010203
Reparación albañiles
Reparación albañiles de la Finca
Reparación albañiles Portal "A"
Reparación albañiles Portal "B"
Reparación albañiles Portal "C”
6220103
622010300
622010301
622010302
622010303
Reparación electricistas
Reparación electricistas de la Finca
Reparación electricistas Portal "A"
Reparación electricistas Portal "B"
Reparación electricistas Portal "C"
6220104
622010400
622010401
622010402
622010403
Reparaciones varias
Reparaciones varias de la Finca
Reparaciones varias Portal "A"
Reparaciones varias Portal "B"
Reparaciones varias Portal "C"
CÓDIGO
TITULO
7
70
VENTAS E INGRESOS
INGRESOS POR FACTURACIONES
(Cuotas periódicas)
705 Ingresos por facturaciones
7050001
Cuota mensual
7050002
Calefacción
705XXXX (otros conceptos de ingresos por recibos)
75
INGRESOS POR UTILIZACIÓN DE
INSTALACIONES
752
Ingresos por arrendamientos
759
Ingresos/servicios diversos
7590001
Piscina
7590002
Pistas de tenis
76
761
763
7630001
7630002
766
769
77
771
778
779
INGRESOS FINANCIEROS
Ingresos de valores renta fija
Intereses créditos y depósitos
Intereses Banco
Intereses Caja de Ahorros
Beneficios en valores negociables.
Otros ingresos financieros
BENEFICIOS E INGRESOS EXCEPCIONALES
Benef. procedentes del inmovilizado material
Ingresos extraordinarios
Ingresos y beneficios de ejercicios anteriores
78 REMANENTE DEL EJERCICIO ANTERIOR
780 Remanente del ejercicio anterior
116
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES
A lo largo de este documento, y en la misma aplicación, hablamos de "cuentas contables". Entendemos por "cuenta contable" aquella que permite contabilizar directamente
sobre ella. Estas cuentas son "cuentas auxiliares del Mayor", y suponen un desglose de
las cuentas de nivel superior que las agrupa.
Si, por ejemplo, dentro del plan contable tenemos las cuentas que aparecen en el cuadro
siguiente, las de nivel inferior (mayor número de dígitos), serán las "cuentas contables"
en donde anotaremos, mediante asientos contables (compuestos por varios apuntes),
los movimientos por gastos, ingresos, traspasos, etc.
En el siguiente cuadro se esquematiza la forma de trabajar de la aplicación, tras anotar
en el Diario un apunte contable:
6
62
621
622
.....
629
62201
62204
.........
62209
6220101
6220102
6220401
6220509
Capítulo
Esta cuenta recoge los movimientos de
todas los grupos que empiecen por 6
Grupo
Recoge la información contenida en todas
las cuentas de Mayor cuya codificación
empiece por 62
Mayor
Cuenta principal que recoge los movimientos de sus cuentas Auxiliares, cuyos códigos empiecen (por ejemplo) por 621, ....,
629 Las cuentas de Mayor pueden estar
codificadas también con 4 dígitos.
Subgrupo
Cuenta intermedia que recogería los datos
registrados en las "cuentas contables"
(Auxiliares del Mayor), cuyos códigos empezaran (por ejemplo) por 62201 ,..., 62209
, como parte de la información que se
agruparía en la cuenta de Mayor 622.
Cuenta Contable (Auxiliar del Mayor)
Sería la cuenta de menor nivel (mayor
número de dígitos) de las Auxiliares del
Mayor, por donde se realizará la anotación
de los asientos.
Con GESFINCAS se podría llegar a un
nivel de 12 dígitos para este tipo de cuentas.
117
En la 6, al debe, aparecerán 4.500 €.
Ï
En la 62, al debe, aparecerán 4.500 €.
Ï
En la 622, al debe, aparecerán 4.500 €.
Ï
En la 62201, al debe, aparecerán 1.500 €.
En la 62205, al debe, aparecerán 3.000 €.
Ï
Anotación en la cuenta contable:
Si anotamos 1.000 € al debe de la
cuenta 6220101; 500 € al debe de la cuenta
6220102; 3.000 € al debe de la 6220509 y
2.300 € al haber de la 6220509, en los
niveles superiores tendremos:
(Ver notas superiores)
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
13 Herramientas contables
Gesfincas automatiza un gran número de asientos contables en el Libro Diario, entre
ellos los derivados del registro de la facturación de recibos, el cobro y devolución de
éstos, así como las entregas a cuenta de los mismos, pero es evidente que la información económica sobre operaciones que no nacen por un proceso automático de la aplicación, ha de ser facilitada por el usuario de forma manual.
Este tipo de operaciones económicas requiere su registro en el Diario del ejercicio correspondiente, de la Contabilidad de cada Comunidad que, como ya se ha dicho, se encuentra abierta dentro del Módulo de Contabilidad de Gesfincas.
Para hacer las anotaciones contables Gesfincas facilita al usuario diferentes herramientas que se comentan dentro de este Capítulo. En los ejemplos de contabilización que
seguidamente vamos a ver, con la intención de que el usuario los reproduzca siguiendo
con nuestro supuesto de gestión, le indicaremos cuales son las más indicadas en cada
caso.
Sistema de registro en el libro Diario
Para registrar los movimientos contables en el libro Diario, al margen de los procesos
automáticos y la utilidad de la Opción Saldos y Grupos: 1, que se han comentado, Gesfincas dispone de varios procedimientos o herramientas contables:
Asientos: Simples
Múltiples
Predefinidos
Registro de los movimientos
del extracto bancario
Diario de Operaciones
Contabilidad: b – Registro de gastos. Asientos y Tareas contables: Diario. Asiento y Utilidades.
Contabilidad: b – Registro de gastos. Asientos y Tareas contables: Extracto bancario.
Contabilidad: a – Diario de operaciones
Todas las herramientas son “escritorios” para facilitar el registro contable, y son compatibles entre sí. El usuario puede usar unas u otras, para todo o parte de su trabajo, según
le resulte más cómodo o practico. Los movimientos contables registrados desde cualquiera de ellas, quedarán reflejados en el Libro Diario de la Contabilidad de cada Comunidad.
118
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Los asientos
Las anotaciones contables se realizan a través de "asientos" mediante “apuntes” que
detallan cada partida.
Los asientos que ha de realizar el usuario se anotan al Libro Diario del ejercicio activo27. Tras el registro de un asiento en el Diario desde cualquiera de sus escritorios (o por
los procesos automáticos que hemos visto en los capítulos anteriores), este queda simultáneamente
registrado en el Libro Mayor y en las Cuentas Auxiliares que intervienen.
Los asientos en el Diario se realizan desde "escritorios": formularios o pantallas de trabajo accesibles directamente desde el módulo de gestión (HORIZONTAL, VERTICAL O
ADMINISTRACIÓN).
Los "escritorios" de las herramientas contables, se ubican dentro de las opciones que
hemos indicado al comienzo de este apartado.
Seguidamente, y antes de entrar en otros supuestos y ejemplos contables, vamos ha
hacer una breve descripción de dichas herramientas. Para obtener más información
sobre el uso o funcionamiento de las mismas, le remitimos a las Ayudas en pantalla que,
tras pulsar F1, podrá visualizar e, incluso, imprimir si lo desea.
Escritorios de asientos
Seguidamente hacemos una breve descripción de las herramientas contables (escritorios) que
encontrará en Gesfincas para el registro de las operaciones económicas de sus Administraciones.
Si desea ampliar la información sobre el uso de las mismas, acceda a ellas y, una vez situado en la pantalla de la opción, pulse F1.
Dentro del módulo de Contabilidad, se encuentran la mayoría de las herramientas o
escritorios contables de Gesfincas. Desde ellos podrá hacer el registro de los movimientos económicos que no estén automatizados.
27 El ejercicio activo será, en el caso de las Comunidades, aquél que aparece como tal dentro de su ficha de
Datos Generales y en su contabilidad. Para cambiar de ejercicio o modificar el período, acceda a las opciones
1 o 2, del menú “Contabilidades” de la contabilidad.
119
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Escritorios del módulo de CONTABILIDAD
Cuando quiera hacer un trabajo
contable o tarea contable desde
esta opción, seleccione primero la
Comunidad o Contabilidad haciendo
clic sobre la línea que la referencia.
Por defecto el ejercicio que aparece
en la pantalla, es el activo o actual
de trabajo. Si precisa trabajar con
otro ejercicio de forma temporal,
pulse el botón ejercicios y le permite
seleccionar el que desee, de la unidad resaltada.
Seleccione dentro del menú Diario
la tarea que quiere realizar.
Diario.
Desde la opción 1 – Diario del
menú, se pueden grabar gastos e
ingresos, registrar facturas y todas
las tareas contables que afectan a
la Comunidad.
Asientos simples
Al escritorio se accede tras seleccionar la carpeta Diario y luego, una vez en el
Diario de la contabilidad, seleccionando el botón de "Asientos simples". Es
cuanto que utiliza una cuenta de cargo y otra de abono, si bien desde él se
120
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
pueden hacer apuntes a cualquier cuenta del plan de la contabilidad.
Asientos múltiples
El escritorio de asientos múltiples también es accesible desde la carpeta Diario
y luego, una vez en el Diario de la contabilidad, haciendo clic sobre el botón de
"Asientos múltiples" incluido en la barra.
Este escritorio permite realizar cualquier tipo de asiento contable en cuanto admite una o
varias cuentas al "Debe" y/o al "Haber".
Desde él han de ser utilizados los "asientos predefinidos" y registrado el "asiento de
apertura" cuando no se efectúa desde la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de
la Comunidad.
Consulte con F1 las ayudas desde las pantallas de cada escritorio, para ampliar la información sobre los
mismos, sus utilidades y otros servicios que incorporan.
121
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Otras herramientas para facilitar la elaboración de asientos:
Asientos predefinidos
Asientos automatizados predefinidos por el usuario
Copia de asientos
Utilidad que permite copiar un asiento anterior a otro
nuevo, con o sin modificaciones.
Además de los escritorios o herramientas para la elaboración de asientos, en dicha
opción se encuentran utilidades para el mantenimiento del Diario o la explotación de
información contenida en el mismo:
Cambios masivos de
una cuenta por otra
Permite cambiar la cuenta contable con que se han
registrado un grupo de asientos que contengan la
misma, por otra diferente.
Renumeración del Diario
Permite renumerar los asientos por contabilización
de asientos introducidos con fechas anteriores a la
última.
Listados configurables
Herramienta para elaborar listados configurados por
el usuario, con datos contenidos en el Diario. (Herramienta independiente de la opción 2.2 para la impresión del Diario.)
Modificación de un
asiento
Borrado de un asiento
Previa selección de un asiento, pulsado este botón
se podrá acceder al escritorio de mantenimiento del
mismo.
Permite borrar el asiento seleccionado.
Borrado masivo de
asientos
Permite borrar un grupo de asientos.
Registro de facturas de
compras.
Registra una factura de compra o servicios confeccionando el apunte automáticamente
122
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Asientos predefinidos
Los asientos predefinidos son asientos "programados por el usuario". Le permiten
preestablecer, y posteriormente utilizar cuantas veces desee, la parte fija de los apuntes
contables más repetitivos dentro de la contabilidad, limitándose el usuario tan solo a
introducir aquellos datos variables que él mismo ha programado.
Están previstos para ser utilizados dentro de la pantalla de Asientos múltiples de la
opción Contabilidad: b, donde se invocan por su nombre o código de referencia, precedido
por el signo <, situado en el campo “Cuenta”.
Independientemente de que su utilización se limite a las opciones de trabajo con asientos
múltiples, el usuario podrá predefinir asientos simples, con la única condición de que sean
llamados desde alguna de las dos opciones citadas.
El acceso a los asientos predefinidos, para su creación, se hace a través del Diario
contable, desde el módulo de Contabilidad, Menú Diario, opción Asientos predefinidos.
Cuando se encuentre en el Diario contable o en el escritorio de "asientos
múltiples", pulse el botón previsto a este fin.
La pantalla de trabajo en la predefinición de asientos, se asemeja a la de Asientos múltiples
(en su cuerpo principal), si bien su cabecera es específica del propio asiento diferido.
Para poder programar el asiento, la aplicación identifica e interpreta los comodines que el
usuario incluya en el mismo así como, en el campo importe, los operandos matemáticos
que se detallen.
Consulte, con F1, la ayuda en pantalla.
Estos comodines no podrán utilizarse dentro del apunte, salvo con la finalidad de
representar posicionamientos para la petición de datos al usuario, o para acciones
concretas del asiento predefinido.
Para programar el asiento, deberá escribir en sus campos la parte fija del apunte, y utilizar los comodines o signos correspondientes en cada lugar en que se desee utilizar una
variable que en su momento añadirá el usuario, bien para completar un dato ya preindicado, o para escribir la totalidad del mismo, repetir datos anteriores, operar con los
importes, etc.
123
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
El usuario podrá simular el funcionamiento de los asientos predefinidos para comprobar si
ejecuta correctamente la programación realizada o si ésta es correcta y conforme a sus
pretensiones.
Deberá tener en cuenta:
• Que los asientos predefinidos han de estar programados bajo la lógica contable, y por consiguiente
pensados para que cuadren sus datos, una vez llamado desde el Diario.
• Que la validación de cuentas se realiza en el momento de ejecutar el asiento predefinido al ser
llamado desde el Diario, y no en el momento de su programación, por razones obvias.
Consulte las Ayudas en las pantallas de trabajo de Gesfincas, pulsando F1.
124
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Escritorio de la opción:
Diario: 0 – Extracto bancario (Registro de movimientos)
Si Vd. acostumbra a registrar la información de los movimientos bancarios
a la vista del extracto de las cuentas (entre los que se pueden encontrar el cobro y
devolución de recibos), le recomendamos utilice esta opción.
Cuando se dispone de los movimientos a través de ficheros informáticos conforme a la
norma 43 del CSB, la incorporación de éstos a la contabilidad se puede realizar a través
de la opción Contabilidad: c - Norma 43- Contabilizar movimientos de cuenta bancaria
del módulo de Horizontal de Gesfincas , pero cuando se carece de este fichero o se prefiere el uso del extracto impreso que periódicamente proporcionan las Entidades
Financieras, esta opción, a la que también podrá acceder desde la barra de tareas, le
facilita el registro manual de los movimientos del extracto, así como las operaciones
contables que de cada uno pueda desprenderse.
El formulario de trabajo le proporciona un sistema rápido de registro de los movimientos
del extracto para la cuenta bancaria que seleccione, en la que hará los abonos o cargos
que correspondan, pero a su vez le facilita el registro de la operación contable que cada
movimiento conlleva. Para realizar las anotaciones de movimientos, se identifican los
mismos con alguna de las claves que en el mismo formulario se indican.
125
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Así, Una vez en la opción, dispone de una pantalla que le permite hacer el registro de
cantidades ingresadas en cuenta bancaria para el cobro total o parcial de recibos y,
si son superiores a los recibos cobrados, convertir la diferencia en “entrega a cuenta”, o
por cualquier otro concepto (ingresos diversos), y por supuesto, de pagos varios con
cargo a un concepto o a varios. De igual manera, podrá registrar la devolución de un
recibo, cuando aparece el cargo en el extracto de la Comunidad.
Según la operación de
que se trate, el registro
se realiza exclusivamente desde el formulario o se completa con
otro que se muestra
tras aceptar el apunte,
como en el caso de las
operaciones relativas a
recibos de cuotas o los
cargos múltiples.
Vd. puede contabilizar todas las operaciones desde el extracto bancario, dejando en
partidas pendientes de aplicar (555), todas aquellas anotaciones de las cuales desconoce su origen. Más adelante, desde la opción anterior de asientos simples o múltiples,
puede regularizar esta operaciones o bien si lo prefiere, desde la consulta del mayor de
la cuenta mencionada, puede hacer lo mismo.
Las operaciones de registro del extracto se identifican con las claves:
Ingresos diversos a una sola cuenta de abono.
I Ingresos
Cargo por pagos diversos (gastos, proveedores, etc.) a una sola cuenta de
P Pagos
cargo.
Cargo por pagos diversos, a varias cuentas de cargo (deudores y acreedoM Cargos múltiples
res, gastos, etc.).
Ingresos realizados en la cuenta que corresponden al pago de uno o
C Ingresos en cuenta
por Cobro de recibos
varios recibos de cuotas periódicas o arrendamientos, que se darán por
e Ingresos a Cuenta
cobrados por importes totales o por pagos parciales, o cantidades que
de recibos
superan la deuda. También, las entregas a cuenta de futuros recibos
pueden ser registradas bajo esta clave.
Devolución
de
recibos
Permite el registro de la devolución total y exacta de un recibo
D
Concluido el registro en el extracto, de estos u otras operaciones, al salir se realizará la
contabilización automática de los movimientos.
126
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Escritorios de la opción:
Contabilidad: d – Diario de operaciones
Otras de las herramientas que incluye Gesfincas para facilitarle el trabajo, especialmente a los no contables o a quienes trabajan con el sistema de “Caja
única” o cuenta con terminales para operaciones de Caja, es el Diario de
Operaciones que se incluye en la opción Contabilidad: d – Diario de Operaciones en
cada módulo.
El Diario de Operaciones es:
• Un registro cronológico de “las operaciones con trascendencia económica que en un mismo día
han de registrar en el Despacho del Administrador uno o varios usuarios (cajeros u operadores),
independientemente de por cuenta de quien se produzcan éstas”, por: ingresos varios, gastos, cobro
de recibos, devolución de recibos, ingresos a cuenta de recibos, facturas por servicios o suministros,
pagos de vencimientos diferidos o aplazados.
• Un sistema de registro “de compromisos de pago (por contratos de servicios o suministros habituales),
de las facturas por éstos, con pago al contado o vencimientos diferidos o aplazados”.
• Un medio de “contabilizar automáticamente todas las operaciones registradas en el Diario de operaciones, a múltiples Administraciones, independientemente de quien sea el pagador o perceptor de
los gastos o ingresos, o la unidad a la que se refiera una operación”, sin necesidad de tener especial
formación contable.
127
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Las operaciones a incluir en el Diario de Operaciones no producen asientos contables
hasta cerrado el mismo, en cuyo momento, ejecutaremos la opción de contabilización del
diario y se generarán automáticamente los asientos correspondientes.
El Diario de Operaciones es, en definitiva, un sistema de trabajo, que le permite con un
simple clic sobre un botón, desde el mismo escritorio y mediante el registro directo de la
información o el acceso a tareas, REGISTRAR en el Diario del Usuario que las efectúa,
operaciones de cualquiera de las Administraciones de Horizontal, Vertical o del propio
Despacho, y en el día que se producen, por:
•
•
•
•
•
•
•
•
Facturas con pago inmediato, diferido o aplazado.
Contratos (pagos periódicos sin cuantía previa conocida: Luz, Agua, Gasóleo, etc.)
Pagos aplazados, a su vencimiento, de las facturas o contratos registrados.
Pagos de gastos corrientes (por Cajas o Bancos).
Ingresos atípicos (por Cajas o Bancos).
Cobro de recibos pendientes o devueltos (por Cajas o Bancos).
Devoluciones de recibos (por Bancos)
Entregas a cuenta de recibos (por Cajas o Bancos).
Desde él podrá, además, elaborar talones, disquetes de transferencias o pagarés, con el
fin de liquidar los pagos que tenga previstos.
En una misma fecha puede tener varias sesiones abiertas dentro del Diario de Operaciones,
tantas como usuarios manejen fondos o realicen operaciones que desee controlar por este
método.
Los registro reflejados en el Diario están asociados al usuario que los realice, por lo que los
cuadres y comprobación de operaciones están perfectamente diferenciados por éstos.
La contabilización automática del Diario de Operaciones se encarga de distribuir los
asientos en el ejercicio que le corresponda según la fecha de contabilización; para esto,
busca en el ejercicio que se encuentre como activo y en el anterior, en el caso de que no
pueda contabilizar en ninguno de los dos, le dará un mensaje advirtiéndole. Esto es
especialmente útil cuando se tiene un nuevo ejercicio abierto sin haber cerrado todavía el
anterior.
Podrá obtener relaciones de operaciones, listados tipo “Diario contable”, etc.
128
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Sistema de trabajo “por contratos”
El sistema de trabajo por “Contratos” que permite el Diario de Operaciones, es ideal para
tener controlados los compromisos de pago de las Administraciones, sus facturas y pagos aplazados, a la vez que se simplifica al máximo el trabajo.
El sistema consiste en hacer, desde el Diario de Operaciones:
• En primer lugar, el registro de cada contrato (obras, mantenimientos, suministros, etc.).
• Posteriormente se registrarían las facturas que se reciban por los servicios, suministros, etc. a que se
refieran éstos.
• Luego, se procedería a registrar el pago (al contado o aplazado) de las mismas.
Este sistema se puede simplificar en el siguiente esquema:
El resto de facturas (no referidas a servicios o suministros derivados de un contrato),
pueden ser igualmente registradas y gestionadas de igual forma que las anteriormente
mencionadas, sin necesidad de hacer ningún registro previo de “contratos”, aprovechando de esta manera todas las posibilidades que ofrece el Diario de operaciones en cuanto a la imputación automática de cargos y abonos, aplazamientos o vencimientos diferidos, etc. (Para mayor información, consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1).
Multiplantilla de asientos
La plantilla de asientos es una herramienta que, partiendo de la información contable
pregrabada contenida en la misma, le permite realizar apuntes contables repetitivos, en
una o varias de las administraciones (contabilidades), de forma simultánea.
129
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
La plantilla contendrá asientos de uso frecuente, que tras su mantenimiento (con objeto
de variar los datos que cambien de una a otra de las ocasiones en que se desee utilizar,
añadiendo o quitando, incluso, asientos, podrá contabilizar de forma simultánea y mediante un proceso automático, lo que le evita trabajos repetitivos
Los asientos que componen la plantilla han podido ser generados desde Gesfincas,
incorporando desde el Diario aquellos apuntes que desee utilizar frecuentemente (a
través de la exportación de asientos con la opción Diario: 5 - Exportación de asientos del módulo de Contabilidad), o mediante otra herramienta externa (hoja de cálculo, editor, etc.), siempre y cuando
el fichero que lo contiene esté creado con la estructura de datos que el programa espera
recibir.
Tanto si ha creado un fichero de asientos con Gesfincas como si lo ha hecho con cualquier otra herramienta, accediendo a este procedimiento, incluido dentro de la opción
Contabilidad: c – Multiplantilla de asientos, podrá hacer el mantenimiento inicial o
periódico de la plantilla.
El mantenimiento de la plantilla permite:
• Cambiar, de forma masiva, un valor coincidente por otro, dentro de cualquiera de los campos.
• Reemplazar, de forma masiva, el valor completo de un campo.
• Borrar líneas.
130
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
• Añadir nuevos datos.
• Modificar directamente el contenido de la plantilla.
• Listar la plantilla
Cuando la plantilla haya sido actualizada con las variaciones oportunas, pulsando
un simple botón podrá contabilizarlas.
Salvo que existan errores, se procesará el contenido del fichero de plantilla, anotando los apuntes que contiene en las Unidades (Contabilidades) que figuren en él.
Para mayor información, consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1.
Sobre los Ejercicios contables
Como ya se ha comentado, las anotaciones contables se han de realizar dentro del
ejercicio
contable
correspondiente. En
el módulo de Contabilidad se encuentran, dentro del menú
“Contabilidades” las opciones 1
– Selección contabilidad / ejercicio y
la 2 - Mantenimiento, herramientas de
selección de ejercicio y mantenimiento,
así como las 3, 4 y
5, de generación del
asiento automático
de cierre y de apertura del nuevo ejercicio.
131
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
14 Situación económica al inicio de la gestión
de una Comunidad
Vd. puede encontrarse con que inicia la gestión de una Comunidad de propietarios de
nueva creación, con lo que tal vez tenga incluso que hacer su constitución, o con una
Comunidad que recibe (o gestionaba con otra herramienta diferente a Gesfincas) con una historia
económica anterior, en cuyo caso precisa partir de los saldos que existen al inicio, y que
serían los de cierre de la gestión anterior.
Independientemente de que en ambos casos registre la Comunidad, sus propiedades,
etc. como se ha indicado en los puntos anteriores, desde el punto de vista económico
precisaría:
•
En el primer caso, iniciar la gestión económica realizando un asiento de apertura
con el primer movimiento económico que se genere, como podría ser el depósito
de los propietarios28 para los gastos iniciales o aportación “a cuenta” del propio
Administrador y la apertura de una cuenta bancaria en la que se ingresarían estos importes.
•
En el segundo, registrar la situación de partida: los saldos en las cuentas bancarias, caja, etc., otros Derechos y Obligaciones, el saldo de la Comunidad (Diferencia entre Derechos y Obligaciones), el saldo contable de los propietarios (Distribución del
saldo de la Comunidad en saldos positivos o negativos por propiedad) y los recibos pendientes de pago y posibles entregas a cuenta.
Toda vez que la situación más común sería la segunda, y en el supuesto del primer caso, en el ejercicio que seguirá, se puede observar el modo en que ha de realizar el
asiento de apertura (que es el único requisito inicial), plantearemos el supuesto partiendo
de una Comunidad con una gestión anterior a Gesfincas.
Si en la práctica real, Vd. ha de gestionar una Comunidad, e inicialmente no conoce la situación de partida,
deje las tareas que seguidamente explicaremos hasta que la conozca, y haga su gestión económico28 Si los propietarios efectúan una aportación inicial, debería considerarla como una cuota que tendría que
ser facturada y contabilizada como cualquier otra (vea los apartados siguientes sobre cuotas y facturaciones).
En este caso, el asiento de apertura (Asiento nº 1) podría ser, por ejemplo, y suponiendo que el Administrador
haya abonado los gastos de constitución, uno o varios cargos contra una cuenta de gastos 622xxxx (por la
compra del Libro de Actas, gestiones, etc.) y abono a la cuenta acreedora del Administrador 4100001, por la
deuda que con él tiene contraída la Comunidad.
132
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
contable sin demorarla por la carencia de esta información. Entretanto podría hacer, como sugerencia, un
asiento provisional con los saldos del banco, si es que quiere, cuando haga consultas, ver el saldo “actual”
con los movimientos que contabilice acumulados al saldo inicial provisional. Cuando haga el asiento de
apertura real, elimine el provisional.
Supuesto para el ejemplo:
A modo de ejercicio, y para generar el asiento de apertura en la contabilidad de una Comunidad de Propietarios, vamos a utilizar el siguiente supuesto:
• Se recibe la Comunidad el día 1 de Enero e iniciamos su gestión con la contabilización de los saldos anteriores, según la información que nos ha sido aportada:
SITUACIÓN AL DÍA 1 DE ENERO
Saldo en C/C Banco al 31 de Diciembre del año anterior
Recibo pendiente del Propietario núm. 1 – 1º A
2.489,51
20,00
Recibo pendiente del Propietario núm. 7 - Local Comercial
40,10
Factura pendiente de pago al Proveedor MACONSA
21,04
Factura pendiente de pago al Proveedor URTISA
24,04
Segur. Social pendiente de Pago (Cuota retenida al Empleado en diciembre anterior)
28,25
Segur. Social Pendiente de Pago (Cuota Empresarial del mes de diciembre anterior)
236,80
Retención I.R.P.F. Pendiente de Pago (4º trimestre del ejercicio anterior)
Fondo de Reserva Obligatorio
318,78
1500,00
Saldo de la Comunidad
420,70
• El saldo al cierre del ejercicio anterior, a favor de los propietarios 1 al 6, era de 80,10
€, el propietario nº 7 tiene un saldo negativo de 59,9 €. (El resto de propiedades –
los garajes- tienen saldo anterior a cero euros).
Tareas a realizar
La apertura contable de la Comunidad, partiendo de esta situación, requiere efectuar las
siguientes tareas:
133
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
1ª Hacer el asiento (de apertura) de los saldos iniciales típicos (bancos, caja, deudores, acreedores, etc.).
2ª Hacer el asiento de distribución entre los propietarios del saldo de la Comunidad,
(Diferencia entre saldos deudores y acreedores) resultante del ejercicio anterior.
3ª Hacer el registro de los recibos pendientes antes del inicio del trabajo con Gesfincas
y de las entregas a cuenta que hubiera.
4ª Abonar a cada uno de los dos Proveedores el saldo a su favor. (En el asiento automático
de apertura, del ejemplo siguiente, veremos que las dos partidas se refunden en un solo apunte a una
cuenta genérica de proveedores, contra la que luego haremos el abono a cada uno de su saldo) y regularizar otros deudores y acreedores.
Primera tarea – Asiento de apertura:
Tal y como se ha dicho, en primer lugar haremos el asiento de apertura. Nosotros lo
efectuaremos mediante la utilidad de la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, por ser perfectamente válida para nuestro ejemplo, a la vez
que cómoda y sencilla.
En cualquier caso, y si la forma de hacer el asiento de apertura con la utilidad que comentamos, no se
ajusta a su situación, puede hacerlo mediante un asiento contable (múltiple) a través del escritorio de
la opción Contabilidad: Menú Diario opción 1 – Diario. Asientos múltiples, cuya explicación y
ejemplo incluimos en el Capítulo VII, apartado 15 de esta Guía.
Accedemos a la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, y
cumplimentamos el formulario con los datos anteriores.
Empezaremos indicando los derechos (saldos a favor de la Comunidad), y luego
anotaremos las obligaciones de esta (deudas pendientes de liquidar).
Observe que el formulario incluye información sobre el código de las cuentas en
donde se hará la anotación por cada apunte que registremos, y que para el registro
de determinados conceptos, que pueden corresponder a más de un titular o cuenta,
se agrupan sus saldos en cuentas genéricas, con código terminado en 0, que luego
134
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
se saldarán en otros procesos, mediante los cuales se imputará a cada cual, en
otros asientos, sus saldos individuales.
Pantalla con el registro del supuesto
¿Cómo cumplimentar el formulario?
DERECHOS
Este apartado registra los saldos a favor de la Comunidad, como pueden ser los de
Caja, Bancos, Recibos pendientes de cobro, etc.:
1. La partida “Saldo en metálico de la Caja de la Comunidad” registrará en la cuenta 5700001 el saldo que pudiera existir, por ejemplo, en poder del Portero o persona que, dentro de la misma Comunidad, maneja fondos en metálico para
atención de pequeños pagos, cobro de recibos indomiciliados, etc.
2. “Saldo con el Administrador” registra en la cuenta 5530001 (C/C con el Administrador), el saldo (a favor o en contra) que pudiera tener pendiente de liquidar el Ad135
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
ministrador con la Comunidad. Si el saldo es a favor del Administrador, se registra en negativo, anteponiendo el signo menos al importe.
3. Para el registro de los saldos de las diferentes cuentas bancarias, se han habilitado los apartados “Saldo en el Banco o Caja de Ahorros número uno” y
“….número dos”, que registrarán éstos en las cuentas 5720001 y 5720002 cuya
titularidad ostentará la Entidad o Entidades en donde se encuentran las cuentas
de la Comunidad. Si tiene más de dos Entidades Bancarias precisará hacer el asiento desde la
opción Contabilidad: b, o desde ésta agrupando las cuentas en una sola, que luego debería regularizar con otro asiento contable desde la opción Contabilidad: b, o modificando desde la misma el
asiento de apertura que se generará al terminar la tarea.
4. Los “Recibos pendientes de cobro y las entregas a cuenta” se tratan de forma
global, en una única cuenta (4300000) en donde se abonará la suma de todos
los recibos pendientes de pago por parte de los propietarios (no facturados
desde Gesfincas) más la de los saldos positivos o negativos de entregas a
cuenta que pudieran tener éstos. Si el resultado de esta suma es negativo (seguramente
por tener mayor importe de las entregas a cuenta que de recibos pendientes), deberá anteponer el
signo menos a la cantidad.
Posteriormente, el usuario podrá desglosar el importe anotado en dicha cuenta, al hacer el registro de los recibos pendientes desde la opción Saldos y Grupos: 2 – Registro de Recibos pendientes no facturados con Gesfincas, trasladando los saldos que corresponda a cada propietario (o abono si fueran entregas a cuenta positivas) en la cuenta 430XXXX de cada uno de ellos, y utilizando
como contrapartida la cuenta 4300000, que debería quedar con saldo cero.
Para realizar las anotaciones contables tras el desglose de los recibos pendientes, ha de salir de la opción Saldos y Grupos: 2, contabilizando, con lo que
la deuda se imputará a cada propietario con abono a la cuenta 4300000, como
se ha explicado.
Las entregas a cuenta que pudieran tener los propietarios (que en principio habrán
minorado el importe total de la deuda por recibos), debería desglosarla desde la opción
Cobros: 3 - Entregas a cuenta y transferencias, en donde, registrando las entregas de cada cual, para abono en su cuenta, deberá indicar, como cuenta de
cobro, la 4300000.
5. Si tiene otros deudores de la Comunidad “Deudores varios”, registre el importe
que suma el saldo de éstos, que quedaría reflejado en la cuenta 4400000. Pos-
136
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
teriormente, haga los asientos contables de desglose que precise, desde la opción Contabilidad: Menú Diario, trasladando los saldos de dicha cuenta a las
cuentas personales de los deudores, desglosando a cada uno su deuda individual.
OBLIGACIONES
El apartado permite registrar el saldo del Fondo de Reserva Obligatoria que prevé la
L.P.H. (Vea el Anexo II – Dotación del Fondo de Reserva), así como los saldos en contra
de la Comunidad por obligaciones contraídas por ésta y que se encuentran pendientes de pago, como pueden ser las cuotas por los Seguros Sociales, retenciones
a los trabajadores y Administrador por I.R.P.F., etc.:
1. Registre en el apartado “Saldo Fondo de Reserva Obligatoria” el importe de
ésta, que quedará anotado en la cuenta 1430001 de la contabilidad de la Comunidad.
2. Anote el importe total de los “Pagos pendientes a los Proveedores”, que se
abonarán en la cuenta 4000000, y posteriormente, mediante asientos simples o
múltiples de la opción Contabilidad: Menú Diario, haga el abono en la cuenta
personal de cada uno de ellos del importe que individualmente tengan pendiente
de cobrar (saldo a favor del proveedor), con cargo a la cuenta 4000000, para que ésta
quede con saldo cero.
3. Anote el importe de la retenciones por I.R.P.F. realizadas durante el trimestre
(reciente o actual) que totalizan los “Pagos pendientes de realizar por I.R.P.F.” a
la Hacienda Pública, que se abonará en la cuenta 4750001 (a la que, cuando haga el
ingreso de las retenciones, efectuará el adeudo correspondiente).
4. Anote igualmente la suma del importe de las cuotas retenidas a los trabajadores
durante el mes anterior y de la cuota patronal del mismo mes (líquido del TC-1),
si éste se encuentra pendiente de abonar a la Seguridad Social. Utilice para ello
el apartado “Pagos pendientes cuotas Seguridad Social”, cuenta 4760001.
5. Si tiene “Acreedores varios” de la Comunidad, registre el importe total de las
obligaciones con éstos, que quedarán registradas al Haber de la cuenta
4100000, y posteriormente, mediante asientos simples (opción Contabilidad:
Menú Diario), haga el abono en la cuenta personal de cada uno de ellos del importe que individualmente tengan pendiente de cobrar, con cargo a la cuenta
4100000, para que ésta quede con saldo cero.
137
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
SALDO DE LA COMUNIDAD
El saldo de la Comunidad lo constituye la diferencia entre los “Derechos” y las
“Obligaciones”. En este formulario observará dicha diferencia asociada a la cuenta
129, en la que se realizará el abono del mismo.
Posteriormente, tras guardar la información del formulario, debería “repartir” dicho
saldo entre las propiedades, para lo que deberá acceder a la opción Saldos y Grupos: 3 - Saldos iniciales de los propietarios.
Segunda tarea: Registro y Contabilización de los saldos iniciales
Una vez hecho el asiento de apertura por cualquiera de los dos sistemas indicados,
la segunda tarea a realizar sería la del Registro y Contabilización de los saldos
iniciales de las propiedades, ya que, como se ha comentado en el enunciado del
supuesto y se veía en el ejemplo anterior, la Comunidad tiene un saldo inicial de
420,70 euros, que corresponde a las siete primeras propiedades a distribuir de la
siguiente manera:
Propiedades nºs 1 al 6
Propiedad nº 7
Propiedades nºs 8 al 13
Saldo positivo
Saldo negativo
Saldo cero
80,10 €
-59, 90 €
0,00 €
Para poder hacer correctamente la liquidación de la Comunidad al final del ejercicio, y conocer los saldos individuales de cada propiedad, es necesario registrar los saldos de cada una
al inicio del ejercicio.
Haga el registro y contabilización de los saldos desde la carpeta "Saldos" de la
opción Saldos y Grupos: 3 – Saldos iniciales de los propietarios.
Luego deberá contabilizar los saldos desde la pantalla inicial (Comunidades) de la
opción, haciendo clic sobre el botón "Contabilizar"29, salvo que ya los hubiera imputado en un asiento contable (el de apertura u otro), a la cuenta 117 de cada propiedad.
29
Este proceso registra automáticamente los saldos en el Diario de la Contabilidad.
138
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Esta operación, una vez contabilizada, habrá compensado el saldo de la cuenta 129
con el abono (o cargo) a cada propiedad, en su cuenta 117xxxx – Reservas voluntarias. (Vea el Plan de Cuentas del Capítulo VII).
Tercera tarea: Registro de recibos pendientes y entregas a cuenta
A continuación proceda a registrar en Gesfincas, para que luego puedan ser gestionados como cualquier otro, los recibos que están pendientes de pago y las entregas
a cuenta para compensaciones posteriores.
(Se entiende que tanto los recibos como las entregas no fueron gestionados desde Gesfincas, por ser
anteriores al inicio del trabajo con esta aplicación).
Cuando el asiento de apertura se ha realizado desde la opción Saldos y Grupos: 1 –
Saldos al inicio de la Comunidad, tal y como comentábamos, en la cuenta 4300000
se han englobado todos los recibos pendientes y las entregas a cuenta, si existían.
Ahora precisamos realizar varias tareas:
a) Registrar de forma detallada cada recibo pendiente de cada propietario (O al
menos el total de la deuda por propietario, como si se tratara de un solo recibo por la suma,
para ahorrar trabajo cuando son muchos a detallar, con lo que, posteriormente, el cobro de
recibos pendientes sería como un cobro parcial del recibo de la deuda total).
b) Registrar las entregas a cuenta, si existen.
Ambos registros se realizan para que Gesfincas tenga la información que
permita continuar su gestión.
139
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
c) Contabilizar los saldos deudores y acreedores de los propietarios por los recibos pendientes o entregas a cuenta.
Al contabilizar (lo que se hace simultáneamente a los procesos de registro de recibos y
entregas a cuenta) se imputan en la cuenta 430xxxx de cada uno la deuda o el
saldo a su favor por las entregas a cuenta, y se compensa la cuenta
4300000, que ha de quedar saldada a cero.
Si el asiento de apertura se hubiera efectuado directamente desde la opción Contabilidad, y en él ya
imputó a cada propiedad sus saldos deudores y acreedores (sin utilizar por lo tanto una cuenta común
4300000), deberá realizar las tareas a que nos referimos en los puntos a) y b), si bien, al salir de las
mismas, ha de hacerlo “sin contabilizar”, para no duplicar los asientos.
Registro y contabilización de los recibos:
Siguiendo nuestro supuesto, vamos a hacer primero la anotación de los recibos, y
luego su contabilización desde la misma opción:
-
Recibo de la propiedad nº 1, de 01/12/2003, por 20,00 €.
Recibo de la propiedad nº 7, de 01/12/2003, por 40,10 €.
Para ello, accedemos a la opción Saldos y Grupos: – Registro de Recibos devueltos no facturados con Gesfincas.
Haga el registro de cada recibo pendiente dentro de la carpeta "Alta de recibos pendientes". Guarde los datos pulsando "Aceptar" tras registrar cada recibo.
140
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Cuando concluya de registrar todos, pulse sobre el botón "Contabilizar". Se mostrará
la pantalla de contabilización, en la que podrá observar se propone la cuenta de abono (430000). Indique la fecha de contabilización (nosotros indicaremos la misma del asiento
de apertura). En nuestro supuesto deje ésta, ya que es desde donde que se traspasará
el saldo deudor que ahora repartimos a cada propiedad, en función de los recibos
pendientes que hemos registrado por este procedimiento.
Registro y contabilización de las entregas a cuenta:
Si al inicio de la gestión existen entregas a cuenta (que no es el caso de nuestro supuesto) se ha de proceder a su registro, y luego contabilización desde la misma opción:
141
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Para ello, acceda a la opción Cobros: 3 – Entregas a cuenta y transferencia, en
donde deberá realizar el registro de cada una de las entregas a cuenta, poniendo
como cuenta de cobro, si hubiera incluido entregas a cuenta en el asiento de apertura de la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, la cuenta
4300000, pulse ACEPTAR y saldrá, además, contabilizando el asiento, con lo que
la cuenta 430000, con este asiento más el de los recibos pendientes, debería quedar
a cero.
Si por el contrario, hizo un asiento manual en el cual ya abonó la entrega a cuenta al
propietario, el registro de la entrega también es necesario que lo haga, pero en este
caso la cuenta de cobro debería ser la que realmente se utilizó en su día (Caja, banco,
etc.) y ha de marcar el indicador NO CONTABILIZAR, para que sólo se registre la
entrega y no se duplique el asiento.
Cuarta tarea – Regularizar los acreedores y deudores:
Finalmente, en el caso de nuestro supuesto, hemos de regularizar el asiento que ha
nacido de la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, toda vez
que en el asiento de apertura se ha abonado a la cuenta 4000000, la suma de los
saldos de los dos proveedores que teníamos al inicio.
Para ello, mediante un asiento manual que haremos desde el módulo de
Contabilidad, entrando a la opción Diario: 1 - Diario y pulsando sobre el
botón de Asientos múltiples (o entrando a modificar directamente el de apertura
si le resulta más cómodo), vamos a trasladar a cada uno de los acreedores su saldo, a la
misma fecha del asiento de apertura y contra la citada cuenta, que deberá quedar "a
cero":
Cuando indique las cuentas de los Proveedores (que podrían ser las 400001 y 400002, por
ser los dos primeros que tenemos), puesto que no están incluidas en el Plan de Cuentas
estándar, se mostrará una ventana para que haga el registro de sus datos.
142
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Si tiene otros deudores y acreedores en el momento de hacer el asiento de apertura con la opción, Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, deberá hacer asientos similares al que hemos realizado en nuestro supuesto.
Con estas tareas podemos dar por concluido el proceso de registro de la información
inicial para la gestión económica de la Comunidad.
143
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
15 Gastos e ingresos de la Comunidad
En páginas anteriores comentamos el proceso de creación e inicio de la Contabilidad.
Aquí comentaremos el modo en que Gesfincas efectúa el registro de los gastos e ingresos30 propios de la vida y administración de una Comunidad de Propietarios, así como
el modo en que se han de efectuar los apuntes contables por otro tipo de movimientos
(asiento de apertura manual, regularizaciones, traspasos, etc.).
En este Capítulo explicamos otra forma de realizar el asiento de apertura al inicio de la
gestión, si bien de forma diferente a la de la opción Saldos y Grupos: 1 - Saldos al
inicio de la gestión, ya comentada dentro del punto 14 Situación económica al inicio
de la gestión de una Comunidad de este Capítulo, que utilizábamos para realizar
nuestro supuesto práctico.
Ejemplos de asientos contables directos y de asientos automáticos
Seguidamente haremos una serie de supuestos de gestión (de los que se derivan asientos
contables) que se explican en el orden lógico con que se suelen producir en la gestión de
una Comunidad31, partiendo del Asiento de Apertura de ésta, que se comenta de nuevo con el fin de explicar la forma de hacerlo desde el escrito de “Asientos múltiples”, al
margen de que en nuestro supuesto práctico de gestión hemos preferido hacerlo mediante la herramienta de la opción Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la gestión,
que hemos comentado en el Capítulo. 32
30 Ingresos diferentes a los generados por la facturación de recibos, que tienen un tratamiento especial ya
comentado.
31 Los ejemplos de asientos, que se apoyan en la gestión de Horizontal, son en su mayoría comunes y por
lo tanto aplicables a la de Vertical y la propia del Administrador.
32 Si al inicio del trabajo con una contabilidad, no conoce exactamente los datos para realizar el asiento de
apertura (asiento nº 1 que se confecciona tras ejecutar [F7] en la pantalla de trabajo, puede hacer un asiento
provisional que, cuando ya no sea necesario mantenerlo por haber efectuado el asiento definitivo, eliminará
del Diario.
144
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Con el fin de que se familiarice con el modo que tiene Gesfincas de registrar los movimientos contables, le
recomendamos reproduzca los ejemplos que comentamos seguidamente, haciendo los registros correspondientes en la Comunidad número 001 que hemos utilizado para los ejemplos anteriores.
El Asiento de Apertura, como hemos explicado en otro apartado, no es imprescindible
realizarlo antes de iniciar el registro de otros, ya que Gesfincas le permite contabilizar
aún no habiéndolo hecho, pero realmente es el primero que debería de figurar en la Contabilidad, y por esa razón Gesfincas le reserva el nº 1.
Podrá comprobar que, la carencia de dicho asiento no supone ningún impedimento para
iniciar la gestión de una Comunidad, aún desconociendo su situación económica inicial.
Cierto es que si tras cualquier anotación contable automática realizada con los ejemplos
anteriores a la creación del asiento de apertura, hubiéramos consultado los saldos de las
cuentas de Caja o Banco, probablemente estos no serían ciertos si, como generalmente
ocurre, tuviéramos que sumar los movimientos a saldos iniciales.
Aún careciendo del asiento de apertura, y sin haber realizado ninguna intervención en la
Contabilidad, habría podido facturar y cobrar cuotas, e incluso contabilizarlas, u otros
movimientos contables.
En la práctica real le recomendamos que inicie su trabajo de gestión de inmediato, y
que efectúe el "asiento de apertura" cuando conozca la información que ha de contener
éste. Si al inicio de la gestión desconoce dicha información, sería muy fácil establecer los
saldos de al menos las cuentas bancarias y, con ellos, hacer un asiento "provisional" que
luego eliminaría tras registrar los saldos reales con los que ha de iniciar la contabilidad
del primer ejercicio de la Comunidad.
Asiento de Apertura
Como hemos venido diciendo, al inicio de la gestión de un Comunidad deberá registrar
contablemente la situación económica de ésta.
Esta tarea conlleva, por una parte, la contabilización del asiento de apertura, y por otra,
cuando existen saldos de los propietarios, el registro y contabilización de los mismos.
Si el asiento de apertura no ha podido realizarlo utilizando la herramienta que incluye la
opción Saldos y Grupos: 1 - Saldos al inicio de la Comunidad, podrá hacerlo mediante un asiento contable manual.
145
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
A tal fin, seguidamente explicamos, con el mismo supuesto de ejemplo que ya hemos
comentado, como hacer el registro de la información económica con que puede iniciar la
gestión una comunidad típica:
SITUACIÓN AL DÍA 1 DE ENERO
Saldo en C/C Banco al 31 de Diciembre del año anterior
2.489,51
Recibo pendiente del Propietario núm. 1 – 1º A
20,00
Recibo pendiente del Propietario núm. 7 - Local Comercial
40,10
Factura pendiente de pago al Proveedor MACONSA
21,04
Factura pendiente de pago al Proveedor URTISA
24,04
Segur. Social pendiente de Pago (Cuota retenida al Empleado en diciembre anterior)
28,25
Segur. Social Pendiente de Pago (Cuota Empresarial del mes de diciembre anterior)
236,80
Retención I.R.P.F. Pendiente de Pago (4º trimestre del ejercicio anterior)
318,78
Fondo de Reserva Obligatorio
1500,00
Saldo de la Comunidad
420,70
En el apartado 14 le comentábamos que la apertura contable de la Comunidad requería
efectuar, además del asiento de apertura, una serie de tareas que explicábamos e ilustrábamos, por lo que, salvo la explicación del asiento desde el “escritorio de Asientos
Múltiples”, hemos de remirarle al mismo para que consulte el modo de realizar éstas.
Asiento de apertura mediante anotación contable manual:
Para realizar el asiento acceda al módulo de Contabilidad y, tras seleccionar la comunidad dentro del formulario, acceda a la opción Diario: 1 - Diario.
Una vez en la pantalla del Diario, seleccione el botón "Asientos múltiples"
para acceder al "escritorio" en el que deberá anotar los apuntes correspondientes.
El asiento de apertura ha de ser identificado como tal dentro del escritorio de
"Asientos múltiples", por lo que, antes de anotar los apuntes en éste, haga clic
sobre el botón "Asiento de apertura". Tras confirmar o variar la fecha del
asiento, anote los apuntes en él.
146
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Aspecto de la pantalla de trabajo con el asiento de apertura:
Consulte desde la pantalla de trabajo la ayuda (F1) para ver el modo en que ésta actúa.
Observe que, en esta ocasión, las partidas de las cuentas 4000001 - MACONSA y 4000002 - URTISA
(hemos asignado esos códigos a los citados proveedores a modo de ejemplo), han sido desglosadas directamente en el asiento y no englobadas en la cuenta 4000000 como hacíamos en el ejemplo de la opción
Saldos y Grupos: 1 – Saldos al inicio de la Comunidad, puesto que, al estar ahora utilizando libremente el
"escritorio" de asientos múltiples, podemos evitar dicha refundición y por lo tanto el asiento de desglose
posterior. Sin embargo sí hemos mantenido lo explicado sobre la forma de anotar los recibos pendientes y
entregas a cuenta en la cuenta 4300000, puesto que luego es más útil anotar los recibos "no facturados" con
Gesfincas y las entregas a cuenta en la forma que se ha dicho desde las opciones Saldos y Grupos: 2 –
Registro de Recibos pendientes no facturados con Gesfincas y Cobros: 3 – Entregas a cuenta y transferencias, contra la citada cuenta 400000.
147
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Ejemplos de otros asientos
En la práctica diaria de administración de las Comunidades, encontrará operaciones
económicas que ha de reflejar contablemente, para así poder llegar a realizar automáticamente las liquidaciones periódicas y de final de ejercicio.
A modo de ejemplo y de práctica del supuesto que hemos venido utilizando con la Comunidad nº 001, registraremos diversos asientos contables que esperamos le sirvan de
orientación en situaciones semejantes a las planteadas.
Hemos de resaltar que, en nuestros ejemplos, hemos simplificado los mismos con el
ánimo de que aquellos usuarios que no sean expertos contables, sepan como resolver
su gestión de manera simple pero suficientemente documentada y con el nivel adecuado.
Por otro lado también queremos destacar que el criterio contable que aplicamos en
nuestros ejemplos es el del "devengo" y no el de "caja", por lo que las obligaciones o
derechos contraídos, aún no liquidándose, se registran contablemente a la fecha de su
devengo (cuando nace la obligación o el derecho), quedando pendientes los saldos deudores o
acreedores que resulten, hasta que se produzca la liquidación de éstos por el pago o
cobro por el deudor o acreedor, en cuyo momento se hará el asiento correspondiente.
Si Vd. sigue este criterio, siempre tendrá la información contable actualizada, y conocerá
en todo momento no sólo los saldos de tesorería, sino los saldos reales de la Comunidad en función de sus derechos y obligaciones económicas.
En los siguientes ejemplos planteamos el supuesto y la solución, representando ésta
mediante cuadros que contienen las cuentas contables que puede utilizar (la mayoría son
cuentas de 7 dígitos), así como el signo (DEBE o HABER) de cada apunte.
Cuando desee cambiar de ejercicio, acceda al módulo de la Contabilidad. Tras seleccionar la
comunidad, acceda a la opción Contabilidades: 2 –Alta y Mantenimiento, botón “Ejercicios”..
Consulte las Ayudas (F1) para ver la forma de trabajar con los asientos, sus utilidades, funciones, etc.
148
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
EJEMPLOS DE ASIENTOS CONTABLES
1 - Nómina de empleados
Recuerde que las nóminas confeccionadas con Gesfincas, pueden ser contabilizadas automáticamente desde la opción Nóminas: 9 – Apuntes contables de la nómina, del módulo de NÓMINAS.
a) Nómina. El día 30 de Enero se ordena al banco la transferencia a la cuenta bancaria del Empleado de la finca, del importe líquido de su nómina del mes. Inicialmente
hacemos el asiento del devengo, con cargo a la cuenta de gastos y abonando a las
cuentas acreedoras de la Seguridad Social y Hacienda pública los descuentos al trabajador, así como en la cuenta 4650001 – Retribuciones pendientes de pago la cantidad adeudada a este, ya que el asiento del pago lo haremos contra dicha cuenta,
cuando recibamos el extracto con la confirmación del cargo por la transferencia.
La nómina tiene los siguientes devengos y descuentos en euros:
- Retribuciones por todos los conceptos
- Descuento aportación Seg. Social
- Retención I.R.P.F.
- Liquido nómina
822,18
28,25
106,26
687,67
b) Seguros Sociales, cuota empresarial. Simultáneamente, a la misma fecha, tras
confeccionar los Seguros Sociales del mes de Enero (que no abonaremos hasta final
de Febrero), calculamos la cuota empresarial, y hacemos el cargo a la cuenta de gasto por ella y el abono de ésta a la cuenta acreedora de la Seguridad Social
(4760001), contra la que posteriormente contabilizaremos el pago.
Hecho el cálculo del Tc-1, resultan las siguientes cuotas en euros:
- Cuota de los trabajadores
- Cuota empresarial
- Total a ingresar (Tc1)
28,25
236,80
265,05
Ambos asientos los realizaremos desde el escritorio de asientos múltiples de la opción Contabilidad: Menú Diario – Diario, Asientos contables
149
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Supuesto 1.a)
FECHA
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
30-Enero Nómina del Empleado, del mes de Enero:
- Retribuciones por todos los conceptos
- Descuento aportación Seg. Social
- Retención I.R.P.F
- Liquido nómina
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
822,18 6400001
EXPLICACIÓN
Retribuciones Empleado P. Pérez, Enero
Cuota trabajador, nómina P. Pérez Enero
Retención IRPF, nómina P. Pérez, Enero
Nómina Empleado P. Pérez Enero
822,18
28,25
106,26
687,67
HABER
Cuenta
Euros
4760001
4751000
4650001
Pantalla de ejemplo: Asiento del devengo de la nómina
150
28,25
106,26
687,67
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Supuesto 1.b)
FECHA
30-01
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Importe calculado de las cuotas a cargo de la empresa, por los
Seguros Sociales de Enero
Solución Supuesto (apunte a la CONFECCIÓN del Tc-1)
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
236,80 6420001 Cuota Seg. Social mes de Enero
Cuota Seg. Social mes de Enero
236,80
HABER
Cuenta
Euros
4760001
236,80
Extracto bancario
Posteriormente se recibe el extracto bancario y la justificación de los cargos en cuenta,
entre los que se encuentran, además del cargo por la transferencia al Empleado, el pago
del I.R.P.F. del 4º trimestre y los Seguros Sociales del mes de Diciembre, que teníamos
pendiente de liquidar al inicio de la gestión, y que habíamos abonado en el asiento de
apertura a las respectivas cuentas acreedoras de la Hacienda Pública y la Seguridad
Social.
A la vista de los mismos realizamos los correspondientes apuntes. Por resultarnos más
práctico lo hacemos a través de la opción Contabilidad: Diario: 0 - Extracto bancario, si bien podríamos utilizar igualmente los asientos simples (o múltiples si lo prefiere)
de la opción Diario: 1 – Diario o desde el Diario de Operaciones.
2 - Pago del I.R.P.F.
Supuesto 2.
FECHA
EXPLICACIÓN
15-1
Pago del I.R.P.F. del 4º Trimestre, por:
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
318,78 4751000
EXPLICACIÓN
Pago I.R.P.F. 4º trimestre
Pago I.R.P.F. 4º trimestre
151
IMPORTE €
318,78
HABER
Cuenta
Euros
5720001
318,78
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
3 - Pago de los Seguros Sociales
Supuesto 3.
FECHA
15-1
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Pago Seguridad Social (TC 1) de Diciembre Año anterior por:
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
265,05 4760001
EXPLICACIÓN
Pago Seg. Sociales Diciembre Año anterior
Pago Seg. Sociales Diciembre Año anterior
265,05
HABER
Cuenta
Euros
5720001
265,05
4 - Nómina de empleados
Supuesto 4.
FECHA
31-01
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Cargo transferencia Nómina del Empleado de Enero
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
687,67 4650001
EXPLICACIÓN
Transf. Empleado P. Pérez, Nómina Enero
Nómina Empleado Enero
687,67
HABER
Cuenta
Euros
5720001
687,67
La pantalla del registro de los movimientos del extracto, tras hacer los apuntes, debería presentar el siguiente aspecto:
152
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
5 - Traspasos de fondos entre cuentas
A continuación incluimos dos ejemplos de movimientos económicos, en los que interviene el Empleado de la Comunidad.
Estos apuntes podemos hacerlos, indistintamente, a través del módulo de
Contabilidad/ Diario: 0 - Extracto bancario o mediante los asientos simples
(o múltiples si lo preferimos) de la opción Diario: 1 Diario :
a) Para que el empleado de la finca pueda atender los gastos menores que surjan, el
10 de Febrero se hace un traspaso de fondos de 270 €, desde la C/C de la Comunidad en el Banco, a la Caja de Portería, mediante la entrega de un talón.
Supuesto 5.a)
FECHA
10-02
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Se entrega al Empleado el Talón 001, por importe de
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
270,00 5700001
EXPLICACIÓN
Traspaso fondos Bco. – Talón 001
T.001 - Traspaso fondos a Portería
270,00
HABER
Cuenta
Euros
5720001
270,00
b) Tras haber efectuado el Empleado el cobro de los recibos de los propietarios éste
ingresa, el día 11 de febrero, parte del dinero que ha recaudado y que mantiene en
su Caja, en la cuenta corriente de la Comunidad.
Supuesto 5.b)
FECHA
11-02
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
817,00
El Empleado ingresa en C/C la cantidad de
Solución Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
817,00 5720001
EXPLICACIÓN
Portería - Ingreso en metálico
Ingreso en C/C Comunidad
153
HABER
Cuenta
Euros
5700001
817,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
6 - Compras
El día 11 de Febrero, el Empleado efectúa el pago de una factura por la adquisición
de material eléctrico, a un pequeño suministrador.
Estos apuntes podemos hacerlos mediante asientos simples (o múltiples si lo preferimos)
del módulo de Contabilidad Diario. 1 - Diario o desde el Diario de:
Supuesto 6.
FECHA
11-02
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Adquisición de material eléctrico, con abono al fondo de Caja de
Portería y cargo a la cuenta de gastos (Grupo 62)
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
64,91 6220205
EXPLICACIÓN
Rcbo. Electrec, S.A. - Material eléctrico
Rcbo. Electrec, S.A. - Material eléctrico
64,91
HABER
Cuenta
Euros
5700001
64,91
7 - Empresas de servicios
a) El día 26 de Febrero, recibimos la factura nº 64 de la empresa LIMPIEZAS
DOMICILIARIAS, S.A., por los servicios de limpieza de la escalera y portal del mes
de Febrero. (Por ser el primer cargo que recibimos de esta Empresa, le abrimos,
desde el escritorio de asientos y en el mismo momento que vamos a anotar éste, una
cuenta contable como acreedor, con el núm. 4100011).
b) El día 28, unos días después, se entrega a dicha empresa el Talón 002 del Banco
de la Comunidad, por importe de la factura pendiente, con lo que se liquida el saldo
con ésta.
154
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Estos apuntes podemos hacerlos mediante asientos simples (o múltiples si lo preferimos) del módulo de Contabilidad Diario: 1 - Diario. El 7.b se podría realizar también
mediante el la opción Diario: 0 - Extracto bancario o desde el Diario de Operaciones:
Supuesto 7.a)
FECHA
26-2
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Se recibe factura 64 por la limpieza de escalera y portal de Febrero.
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
167,68 6220201
167,68
HABER
EXPLICACIÓN
Cuenta
Euros
Limpieza Febrero. Fª. 64 de L. Domiciliarias, S.A.
4100011
Limpieza Febrero. Fª. 64
167,68
Observe que en este supuesto no se produce el pago inmediato de la factura, la cual queda pendiente, si bien, siguiendo el "principio del devengo", ha sido registrado el gasto por el servicio y el abono
al acreedor en el momento de la recepción de la misma. Al ser la Comunidad consumidor final, no
puede deducirse el IVA, por lo que registramos el total de la factura en la cuenta de gastos.
Supuesto 7.b)
FECHA
28-2
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Entrega a la Empresa de Limpieza del Talón 002 del Banco, en
pago de su factura 64.
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
167,68 4100011
EXPLICACIÓN
T. 002 Banco.- Pago Factura 64
Talón 002 - L. Domiciliarias, S.A.
167,68
HABER
Cuenta
Euros
5720001
167,68
Ahora, cuando se liquida el importe de la factura pendiente, no se realiza anotación del gasto (ya que
éste se hizo con el asiento anterior), sino que se carga el importe del talón que se entrega al acreedor en su cuenta, con lo que se liquida el saldo que tenía a su favor.
155
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
8 - Seguros Sociales
El día 28 de Febrero se procede al pago de los Seguros Sociales del mes de Enero
con cargo en la Cuenta del Banco XXX.
Del cálculo del Tc-1, realizado en Enero y ya contabilizadas las cuotas, resultan las
siguientes cantidades a ingresar en euros:
- Cuota de los trabajadores
- Cuota empresa
- Total a ingresar (Tc1)
28,25
236,80
265,05
Este apunte podemos hacerlo mediante asientos simples (o múltiples si lo preferimos) del
módulo de Contabilidad / Diario: 1 - Diario. También se podría realizar mediante la
opción Diario: 0 - Extracto bancario o desde el Diario de Operaciones del módulo de
HORIZONTAL:
Supuesto 8.
FECHA
28-2
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Abono Seguros Sociales del mes de Enero, a la Tesorería de la
Seguridad Social, mediante cargo en cuenta del Banco XXX
Solución al Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
265,05 4760001
EXPLICACIÓN
Cuota Seg. Social de Enero
Pago Seg. Sociales de Enero
265,05
HABER
Cuenta
Euros
5720001
265,05
Comprobaremos, que después de cada pago de los seguros sociales, la
cuenta 4760001, tiene saldo cero.
156
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
9 - Suministros
Con fecha del día 28 de Febrero, se realiza una compra de Gasoil a SERVIPRESA,
(Proveedor a quien abrimos la cuenta 4000001 desde el escrito de asientos), por importe de 1.592,00 €. La empresa, simultáneamente, nos presenta la factura núm. 345,
de la misma fecha, que abonamos mediante talón núm. 004 de nuestro Banco.
El Empleado, con cargo a la Caja de Portería, entrega una propina de 6,00 € al descargador del gasoil.
Los apuntes los realizaremos mediante asientos múltiples del módulo de Contabilidad/
Diario: 1 - Diario:
Supuesto 9.
FECHA
28-2
28-2
28-2
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
SERVIPRESA.- Fª. 345, suministro gasoil
SERVIPRESA.- Pago factura 345, mediante Talón núm. 004 del
Banco XXX
Propina al descargador del gasoil, abonada por el Empleado
Solución al Supuesto 9
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
1.592,00 6220304 SERVIPRESA.- Fª. 345, suministro gasoil
Fª. 345, suministro gasoil
1.592,00 4000011 T. 004, Banco XXX.- Pago factura 345
T. 004, SERVIPRESA
6,00 6220303 Propina descargador gasoil
Propina descargador gasoil
157
1.592,00
1.592,00
6,00
HABER
Cuenta
Euros
4000011
1.592,00
5720001
1.592,00
5700001
6,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
10 - Factura que engloba diversos tipos de gastos
Con fecha del día 28 e Febrero, se realiza una compra a MACONSA., del siguiente
material:
•
•
•
10 sacos de cemento, (para los albañiles), por importe total de 39,00 €.
20 metros de cable, (para los electricistas), por importe total de 13,00 €.
1 llave de paso, (para instalar por los fontaneros), por un total de 18,00 €.
Con la misma fecha, nos entrega la factura 303, por el total de dicho suministro, que
asciende a 70 €, que anotamos en su cuenta 4000001.
Los apuntes los realizaremos mediante asientos múltiples del módulo de Contabilidad/
Diario: 1 - Diario:
Supuesto 10.
FECHA
28-2
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Suministro de MACONSA de diverso material.
Presenta la factura 303 por
Solución al Supuesto 10
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
39,00 6220102 MACONSA.- 10 sac. cemento - Fª 303
13,00 6220103 MACONSA.-20 m. de cable-Fª 303
18,00 6220101 MACONSA.-1 llave paso - Fª 303
Fª. 303 - Suministro material obras
158
70,00
HABER
Cuenta
Euros
4000001
70,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
11 – Abono de intereses bancarios
Con fecha 31 de Marzo el Banco abona los intereses bancarios del trimestre.
Este apunte podemos hacerlo mediante asientos simples (o múltiples si lo preferimos) del
módulo de Contabilidad / Diario: 1 - Diario. También se podría realizar mediante la
opción Diario: 0 - Extracto bancario o desde el Diario de Operaciones:
Supuesto 11.
FECHA
31-03
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Abono líquido de intereses de la cuenta bancaria, correspondientes al primer trimestre.
Solución al Supuesto 11
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
5,23 5720001 Intereses primer trimestre
Intereses primer trimestre
5,23
HABER
Cuenta
Euros
7690001
5,23
Supuesto 11b.
FECHA
31-03
EXPLICACIÓN
IMPORTE €
Abono de intereses de la cuenta bancaria, correspondientes al
primer trimestre por la totalidad de los mismos.
Retención (IRCM) primer trimestre .
Solución al Supuesto 11b.
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
6,01 5720001 Total intereses primer trimestre
Total intereses primer trimestre
0,78 7690001 Retención intereses primer trimestre
Retención intereses primer trimestre
159
6,01
0,78
HABER
Cuenta
Euros
7690001
6,01
5720001
0,78
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
16 Otros supuestos de gestión con efectos
contables
Seguidamente incluimos algunos ejemplos de supuestos típicos de la gestión de
Comunidades, que conllevan la anotación de movimientos contables:
1 - Facturación derrama extraordinaria
Por su incidencia contable, y como caso frecuente durante la gestión económica, incluimos un ejemplo de derrama extraordinaria:
• Con fecha del día 15 de Febrero, se realiza la facturación de una derrama extraordinaria, de un solo recibo de 300,00 € a cada uno de los propietarios. Para
hacer esta facturación, utilizaremos el concepto de recibo número 5, que titularemos "DERRAMA EXTRAORDINARIA". Cuando se contabilice automáticamente el ingreso por este concepto, se hará en la cuenta 7050005 que registrará las facturaciones por la derrama, lo cual nos permite, además, hacer un seguimiento de las mismas.
Supuesto 1.
El proceso de facturación de una derrama es igual al de una facturación ordinaria, si bien habremos
incluido el importe de la misma mediante la opción de mantenimiento de cuotas (2.2). dándose por
cobrados el día 18 del mismo mes.
Consulte asientos en el listado del Diario.
Para realizar el supuesto, ejecute las opciones que se indican:
Opciones de trabajo:
Módulo de HORIZONTAL
1. Comunidades:.1- Datos Generales (Carpeta Conceptos), Añadimos el concepto 05 a la tabla, y
lo marcamos para emitirlo en recibo extraordinario (Señale el recuadro de la columna que precede al título)
2. Propietarios:.2 - Mantenimiento de cuotas (Carpeta: Reparto de una cuantía)
3. Recibos: 1 – Cálculo e imputación de recibos (Sólo concepto 5 - “Extraordinario”)
4. Recibos: f - Contabilización de la facturación
160
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Tras hacer la contabilización automática de la derrama, se generarán los oportunos apuntes en el Diario de la Comunidad. Los recibos de la derrama se gestionarán como los de una facturación ordinaria.
Observe que cuando contabilizamos en el Diario asientos de fechas anteriores al último introducido,
se genera un mensaje de advertencia para que renumeremos el Diario. No es preciso que haga este trabajo de renumeración siempre que introduzca asientos anteriores al último. Bastará con que lo
haga previamente a la impresión de informes o del propio Diario.
2 - Facturación de honorarios del Administrador
La facturación de honorarios es otro de los ejemplos de gestión con repercusión contable.
La facturación de honorarios se realiza desde el módulo de Administración, toda vez
que la Comunidad es un “cliente” del Administrador al que periódicamente factura sus
servicios.
El proceso de facturación es un proceso que generalmente se realiza de forma masiva, y en él el Administrador puede incluir simultáneamente tanto a sus “clientes” de
Horizontal como a los de Vertical.
El sistema de registro de los honorarios, gastos y suplidos es semejante al registro de "cuotas" de la Comunidad de Horizontal, si bien, como se ha dicho, estos se
anotan en la ficha de "cuotas" de cada cliente, dentro de la opción Clientes: 1 – Datos generales, o desde Clientes: 2 – Albaranes y cuotas en el módulo de "Administración".
Las cuotas periódicas se facturan de forma idéntica ha como se hace en la gestión de
la Comunidad, y los recibos de honorarios tienen el mismo sistema de gestión que en
ésta.
Durante el proceso de contabilización automática de la facturación de honorarios del
Administrador a sus “clientes" (Opc. Facturación y recibos: e), Gesfincas realizará simultáneamente los apuntes que correspondan en la contabilidad de cada uno de los
clientes y en la propia del Administrador (Contabilidad 999), según los parámetros
contables que se hayan definido.
161
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Supuesto
Con fecha del día 25 de Febrero, se realiza la facturación mensual de los honorarios
del Administrador, incluyendo los gastos repercutibles. Conforme a los parámetros previstos
en la gestión del Administrador, se darán por cobrados los recibos domiciliados en banco, simultáneamente a la imputación de cargos, durante el proceso de contabilización.
Cuando facture los honorarios del Administrador, si en el proceso incluye “clientes” de Vertical, deberá ejecutar desde el módulo de Administración, el proceso de cálculo de la opción
Clientes: c – Honorarios y condiciones de liquidación (Vertical), para así obtener los honorarios
de este tipo de clientes (puesto que suele variar en función de la gestión de cada mes).
Supuesto 2.
FECHA
EXPLICACIÓN
25-2 Facturación de los honorarios del Administrador
Material de oficina
Fotocopias
Correo
IMPORTE €
300,00
12,00
12,00
6,00
•
Además de las cantidades anteriores, deberá repercutir un 16 % de I.V.A. sobre la partida "Honorarios", y de la misma ha de retener el 15 % por I.R.P.F.
•
Estos honorarios deberá registrarlos en la ficha del “cliente”, Opc. Clientes: 1 – Datos
generales del módulo de Administración.
Opciones de trabajo:
Para realizar el supuesto ha de ejecutar, en el orden que se indica, las siguientes
opciones de trabajo:
En el módulo de ADMINISTRACIÓN
1. Clientes: 1 – Datos generales -> Modificación -> Carpeta: “Cuotas”.
2. Facturación y recibos: 1- Cálculo e imputación de recibos
3. Facturación y recibos:6 - Contabilización de la facturación (Se hacen automáticamente los asientos contables tanto en Contabilidad del Administrador cómo en la de la Comunidad.)
Los asientos de la facturación de honorarios se harán en función de cómo se
hayan establecido los Parámetros del Administrador, dentro de la Opc. Administración: 1 – Datos generales, del módulo de Administración.
162
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Solución al Supuesto
En este proceso se realizarán diversos asientos contables automáticos:
a)
b)
c)
Apuntes en la contabilidad de la Comunidad (de cada una de la Comunidades a quienes se
haya facturado en la misma fecha).
Apuntes en la contabilidad 999 del Administrador, por lo facturado a sus clientes.
Apuntes en la contabilidad 999 del Administrador, por lo cobrado a sus clientes.
a) En la contabilidad de la Comunidad (001)
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
300,00 6230001 Fact. Honorarios 25/2
12,00 6230002 Mater. Oficina. Fª. 25/2
12,00 6230003 Fotocopias. Fª. 25/2
6,00 6230004 Correos. Fª. 25/2/03
48,00 6230012 I.V.A. s/honorarios 25/2
Ret. Honorarios del 25/2
Fact. Honorarios del 25/2
333,00 4100001 Cobro recibo honorarios
Cobro recibo honorarios
b)En la contabilidad del Administrador (999)
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
333,00 4300001 Honorarios del 25/02
45,00 4730001 Retenciones I.R.P.F 25/2
I.V.A. repercutido fra. 25/2
Honorarios 25/2 Comunidad X
Mater. Oficina. Fª. 25/2
Fotocopias. Fª. 25/2
Correos. Fª. 25/2
c) En la contabilidad del Administrador (999), apunte del Cobro
DEBE
Euros
Cuenta
EXPLICACIÓN
333,00 5720001 Ingreso Fact. Honorarios Comunidad XXX
Abono Honorarios 2/03 Comunidad XXX
163
HABER
Cuenta
Euros
4751001
4100001
45,00
333,00
5720001
333,00
HABER
Cuenta
Euros
4770001
7050001
7050002
7050003
7050004
48,00
300,00
12,00
12,00
6,00
HABER
Cuenta
Euros
4300001
333,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
3 - Factura con registro de I.V.A.
Cuando precise hacer el registro del I.V.A. soportado para posteriormente obtener los
libros y liquidaciones del impuesto, es necesario que contabilice las facturas desde el
escrito de "asientos múltiples".
Anote los apuntes en el orden que se indica como "solución del supuesto", es decir:
•
•
•
Primero el apunte del cargo a la cuenta de gasto por la base
Luego el abono al Proveedor por el total de la factura.
Finalmente, el de cargo a la cuenta de I.V.A. por éste.
Cuando haya registrado el concepto de este último apunte, se mostrará la pantalla de
registro del I.V.A.
Cumplimente el formulario y acepte. Seguidamente volverá al escritorio del asiento
para que lo concluya.
El asiento hemos de realizarlo desde el módulo de Contabilidad/ Diario: 1 -Diario, si bien
también se puede realizar el registro de la factura con su I.V.A. desde el Diario de Operaciones:
Para entender mejor el supuesto, realizaremos el siguiente ejercicio:
•
Con fecha 26 de febrero recibimos la factura 1003 de MACONSA. por importe
de 100,00 € más 16,00 € del I.V.A.
Supuesto 3.
FECHA
EXPLICACIÓN
26-2 MACONSA. Por el suministro de material diverso. Fª 1003
26-2 MACONSA. 16 % de I.V.A. Fª 1003
26-2 Importe total de la factura 1003
164
IMPORTE €
100,00
16,00
116,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Solución Supuesto
DEBE
Euros
Cuenta
100,00 6220103
16,00 4720001
EXPLICACIÓN
Fª 1003 , materiales varios
MACONSA - Mat. Diverso Fª 1003
MACONSA - Mat. Diverso Fª 1003
165
HABER
Cuenta
Euros
4000002
116,00
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
EXTRACTO BANCARIO
En algunos casos, se acostumbra a llevar la gestión contable de la Comunidad,
reflejando los apuntes de la cuenta Bancaria. Este tipo de gestión, es muy común entre los profesionales que no utilizan el criterio del “devengo”, es decir el
de anotar un gasto cuando se realiza y no cuando se materializa o se cobra por
el proveedor de servicios, que sería el de “Caja”.
Tal y como se ha venido comentando, tanto trabaje bajo el criterio contable del
“devengo”, como por el de “Caja”, el registro desde la opción Diario: 0 – Extracto bancario, permite esta gestión:
Ejemplos de apuntes del extracto bancario (Grabación desde el Extracto de la opción
0 del Diario).
FECHA
2-4-2003
2-4-2003
2-4-2003
5-4-2003
10-4-2003
15-4-2003
16-4-2003
17-4-2003
18-4-2003
20-4-2003
27-4.2003
29-4-2003
29-4-2003
29-4-2003
CONCEPTO
SALDO ANTERIOR........
Abono su remesa recibos
Comisiones remesa recibos
Ingreso del propietario del local 7
Conservación caldera
Mantenimiento Empleado automático y antena colectiva
Cambio los Felpudos del portal
Desinsectación y desratización edificio
Reparación antena colectiva
Pago I .R .P. F. del Empleado
Seguridad Social del Empleado
Administración mes abril
Pago nómina del Empleado
Pago bombín y juego de llaves puerta
IMPORTE
1448,30
-2,20
380,14
-90.35
-100,00
-115.35
-82,40
-60,25
-115.05
-280.15
-464,00
-900,00
-65,00
SALDO
1931,18
3379,48
3377,28
3757,42
3667,07
3567,07
3451,72
3369,32
3309,07
3194,02
2913,87
2449,87
1549,87
1484,87
A modo de ejemplo tenemos el extracto bancario de la comunidad, que corresponde al
mes de Abril del corriente. Veamos como anotaríamos los movimientos de dicho extracto
utilizando para ello la Opción 0 de Grabación desde el Extracto en el menú Diario.
166
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Como se puede apreciar, en la parte inferior de la pantalla, se recogen las anotaciones,
actuando según cada tipo de operación:
Registramos los movimientos facilitados por el banco, tal como el mismo los tiene reflejados, de tal forma que cuando lo que nos encontramos es una transferencia para pagar
recibos, seleccionamos C - cobro de recibos, ya que el abono es para pagar recibos
pendientes, se introduce el importe y cuando aceptemos nos presentará la pantalla con
todos los recibos pendientes de este propietario, dejando como Entrega a cuenta la cantidad sobrante del ingreso o realizando una anotación de cobro parcial, si el importe ingresado no cubre la totalidad del recibo pendiente.
167
Gesfincas
Gestión económica-contable: Caso práctico
Una vez aceptado, volvería a la pantalla anterior, donde podríamos ver anotado el apunte realizado y seguiríamos pasando el resto del extracto bancario.
Continuamos anotando el resto de los pagos del ejemplo según se aprecia en la pantalla
que reflejamos, dando siempre el saldo del banco por cada operación registrada, situación que permitirá de una forma simple ver si nos hemos equivocado o no al teclear cualquier apunte.
Una vez que pulsamos la tecla de Salir, el sistema procesa todos los apuntes y los incorpora a la Contabilidad.
Cualquier anotación que hayamos efectuado, puede ser modificada tal como se explica
el Capítulo, accediendo al Diario, seleccionando el asiento contable y pulsando el botón
modificar.
168