IV Área Contabilidad y Costos IV Contenido InformE especial InformES especialES aplicación práctica aplicación práctica GLOSARIO contable GLOSARIO contable El Plan Presupuestal: Gestión de Costos paraMecanismo la Competitividad de evaluación Empresarial de la (Parte planeación final) estratégica de la empresa ¿Es correcto el Registro de las Participaciones de los Trabajadores de acuerdo a la IV - 1 IV - 1 NIC 12? mercantil (Goodwill) Plusvalía IV - 35 Principales alcances de la Sección 23 Ingresos de Actividades Ordinarias, de la NIIF D... para las PYMES T... IV - 5 IV -- 87 IV Oficializan versión 2009 de las NIC, NIIF, CINIIF y SIC y sus modificatorias a mayo IV - 11 A... 2010 (Resolución CNC Nº 044-2010-EF/94) (Parte final) IV-11 T... IV - 13 IV-14 IV - 14 Mecanismo de evaluación de la planeación estratégica de la empresa Ficha Técnica Autor: C.P.C. Isidro Chambergo Guillermo Título: El Plan Presupuestal: Mecanismo de evaluación de la planeación estratégica de la empresa Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 225 - Segunda Quincena de Febrero 2011 1.Introducción Las empresas enfrentan una creciente competencia nacional e internacional que las induce, inevitablemente, a fijarse metas claras, traducidas en un presupuesto, y a controlar sistemáticamente sus costos. El presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el progreso hacia el logro de tales objetivos. Para que el presupuesto sea efectivo debe estar bien coordinado con la gerencia y los sistemas de contabilidad. Por ejemplo, debe existir un plan de cuentas y un organigrama completo, que indique las responsabilidades de cada funcionario que justifica el presupuesto. Otro requisito importante de un buen presupuesto es un sistema de costos estándares.1 Los presupuestos pueden cubrir diferentes períodos de gestión, dependiendo de la clase de presupuesto que la empresa formule para su gestión. Así tenemos que los presupuestos operativos cubren normalmente el período de un año o menos. Los presupuestos para cambio de planta o producto pueden cubrir un período de dos a diez años. El presupuesto operativo se estructura por meses agrupándose en trimestres. Al finalizar el primer trimestre, los presupuestos de los tres primeros trimestres se actualizan en base a la nueva estructura presupuestal. El jefe de la oficina de presupuesto es el responsable de coordinar la formulación del presupuesto total. Los diferentes componentes, como venta por productos y ciudades, y 1 POLIMENI, Ralph S.Frank J. Fabozzi y Arthur H. Adelberg. (2000). Contabilidad de costos. Pag.345. 3.a Edición. N° 225 Segunda Quincena - Febrero 2011 producción por producto y mes, son preparados por la gerencia de línea. En el caso de las grandes empresas, el jefe de presupuestos presenta informes de manera directa al comité de presupuesto que puede estar integrado por alta dirección de la compañía, además del gerente de producción, tesorero y contralor. Debe prepararse un manual de presupuesto, que proporcione los datos respectivos para cada segmento del presupuesto maestro, donde se asigne la responsabilidad de su preparación, y se describan, las formas, las políticas y los procedimientos presupuestales. El punto de partida de un presupuesto es la formulación de metas a largo plazo por parte de la gerencia. El proceso de fijar metas a largo plazo se conoce comúnmente como planeación estratégica. La gerencia debe decidir dónde le gustaría que la compañía estuviera en el futuro. El presupuesto se utiliza como un vehículo para movilizar en la dirección deseada. Todas las empresas tienen recursos limitados y el presupuesto se emplea para dirigir los recursos disponibles con el fin de cumplir las metas de largo plazo fijados por la gerencia. Una vez que el presupuesto se ha formulado éste sirve como herramienta para el control de los costos. El primer paso en el desarrollo del presupuesto es el pronóstico de las ventas. El proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado. En la formulación del presupuesto de la empresa nos encontramos con dos escenarios, uno relacionado con el enfoque de la alta dirección y el otro en función de la base operativa de la empresa. La alta dirección integrada, como ya dije anteriormente, por los principales funcionarios y además por los ejecutivos de ventas, producción, finanzas, administración hacen la proyección de las ventas en base a su experiencia y conocimiento global de la empresa. En el caso de la base operativa, el pronóstico empieza con cada uno de los vendedores. La realidad es que la formulación del presupuesto debe ser en algún punto medio de los extremos2. Informe Especial El Plan Presupuestal: 2. Presupuesto de ventas El presupuesto de ventas y los demás presupuestos descansan en el pronóstico de ventas. Si el pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Ejemplo Nº 1: Presupuesto de ventas Detalle Zona Abril 1 2,000 2 1,200 Unidades 3 1,850 4 860 Total 5,910 1 200,000 2 120,000 Nuevos 3 185,000 Soles 4 86,000 Total S/. 591,000 El precio de venta por unidad es igual a S/.100.00. 3. Presupuesto de Producción Comprende las cantidades presupuestadas a fabricar, las cuales están estrechamente relacionadas con las cifras del presupuesto Mayo 2,250 1,300 1,800 900 6,250 225,000 130,000 180,000 90,000 S/. 625,000 Junio Total 2,420 6,670 1,350 3,850 1,920 5,570 950 2,710 6,640 18,800 242,000 667,000 135,000 385,000 192,000 557,000 95,000 271,000 S/. 664,000 S/. 1,880,000 de ventas y los niveles de inventario que la empresa desea, consecuentemente, para formular este presupuesto, se nece2 POLIMENI, Ralph y Otros autores. (2000). Contabilidad de Costos. Pág. 347. Actualidad Empresarial IV-1 IV Informe Especial sita la información del presupuesto de ventas, el inventario final en unidades y el inventario inicial en unidades. En el ejemplo Nº 2: Presupuesto de producción, se estructura en base de las unidades del presupuesto de ventas, y el inventario final deseado es lo que la gerencia considera se debe tener en cuenta para una gestión normal de producción y ventas. Antes de hacer el presupuesto de producción, debe determinarse si la fábrica debe producir las cantidades estimadas en el presupuesto de ventas. La producción debe planearse a un nivel eficiente, de manera que no hay variaciones en la contratación de personal y otros recursos. Ejemplo Nº 2: Presupuesto de producción Concepto Abril Presupuesto de ventas 5,910 (+) Inventario final deseado 4,100 Subtotal 10,010 (-) Inventario inicial 4,280 Unidades de producción requerida 5,730 Mayo Junio Total 6,250 6,640 18,800 4,350 4,430 4,430 10,600 11,070 23,230 4,100 4,350 4,280 6,500 6,720 18,950 4. Presupuesto de compra de materia prima directa La formulación de un presupuesto de compra de materia prima directa implica saber las políticas establecidas por los órganos especializados de la compañía, así como también la tendencia de la producción con la finalidad de ver la posibilidad de los niveles de inventarios que la empresa podría tener en stock. Sobre la base de esa información, la empresa a través del departamento de compras prepara el presupuesto en coordinación con el área de producción. La formulación del presupuesto de compra de materia prima directa implica tener conocimiento del presupuesto de producción en unidades físicas, el inventario final, el inventario inicial y el precio de la materia prima comprada, tal como podemos apreciar en el ejemplo Nº 3, que sigue a continuación: Ejemplo Nº 3: Presupuesto de compra de materia prima directa Detalle Producción requerida (+) Inventario final deseado1 Subtotal (-) Inventario inicial Compra requerida Precio por unidad Costo de la compra 1 Abril 5,730 3,900 9,630 3,438 6,192 S/.10 61,920 Mayo 6,500 4.032 10,532 3,900 6,632 S/.10 66,320 Junio Total 6,720 18,950 4,200 4,200 10,920 23,150 4,032 3,438 6,888 19.712 S/.10 S/.10 68,880 197,120 60% de la producción del mes siguiente. Para el mes de julio la producción se calculó en 7,000. 5. Presupuesto de consumo de materia prima directa A continuación, se presenta el cuadro del presupuesto del consumo de la materia prima directa, tomando como referencia el cuadro de presupuesto de la compra de la materia prima directa que se muestra en el ejemplo Nº 3, para el efecto se tiene que tener en cuenta el volumen de producción y el costo unitario de los materiales que se están consumiendo. Ejemplo Nº 4: Presupuesto de consumo de materia prima directa. Concepto Abril Mayo Junio Trimest. Unid. requeridas en materia prima2 5,730 6,500 6,720 18,950 Costo unitario de materia prima S/.10 S/.10 S/.10 S/.10 Costo del cons. de mater. prima directa 57,300 65,000 67,200 189,500 2 Asumimos que por cada unidad terminada, se necesita una unidad de materia prima. 6. Presupuesto de mano de obra directa Los técnicos del área de producción son los encargados del estudio de los tiempos y movimientos para calcular la cantidad de horas de trabajo que se utilizarán en el proceso productivo, dichas horas que se utilizarán se multiplican por el costo de cada hora de trabajo. En este caso, el estudio de los costos estándares resulta muy importante para la formulación del presupuesto. Ejemplo Nº 5: Presupuesto de mano de obra directa Concepto Unidades de producción requeridas Horas de mano de obra directa3 Multiplicado por la costo de una hora Costo de la mano de obra directa 3 Dos (2) horas de trabajo por cada producto terminado. IV-2 Instituto Pacífico Abril Mayo Junio Trim. 5,730 6,500 6,720 18,950 11,460 13,000 13,440 37,900 S/.7 S/.7 S/.7 S/. 7 80,220 91,000 94,080 265,300 7. Presupuestos de costos indirectos de fabricación El estudio de los costos de producción implica identificar cuáles son los costos directos y cuáles son los costos indirectos de fabricación, a fin de poder asignar en la forma más racional al costo del producto mediante la búsqueda de una base de distribución relacionada con la actividad y la producción. En el caso que presentamos, para efecto del presupuesto, los hemos clasificado en costos fijos y en costos variables. Ejemplo Nº 6: Costos indirectos de fabricación. Concepto Materiales indirectos Mano de obra indirecta Supervisión Impuesto sobre remuneraciones Mantenimiento de la maquinaria Consumo energético Seguros Depreciación Total Fijo Variable Total S/.7,200 S/. S/.7,200 9,000 17,190 26,190 7,500 7,500 10,260 10,260 3,000 6,876 9,876 3,600 3,438 7,038 2,700 4,122 6,822 3,900 3,900 36,900 41,886 78,786 8. Presupuesto de inventarios finales En el proceso de la formulación presupuestal antes hemos dicho que el costo estándar es un buen mecanismo para determinar el costo unitario de producción tanto de la materia prima directa, mano de obra directa y también mediante los estudios correspondiente los costos unitarios de costos indirectos de fabricación, en este sentido, presentamos el siguiente reporte de las existencia finales de la materia prima directa y de los productos terminados, cuya información servirá para ser presentado en los estados contables con fines globales proyectados. Ejemplo Nº 7: Inventarios finales Concepto Unid. Invent. final de materia prima directa: Abril 3,900 Mayo 4,032 Junio 4,200 1º de abril (inventario inicial) 3,438 Invent. final de productos terminados: Abril 4,100 Mayo 4,350 Junio 4,430 1º de abril (inventario inicial) 4,280 Costo Unit. Valor 10.00 10.00 10.00 10.00 39,000 40,320 42,000 34,380 30.43 30.44 35.72 32.194 124,763 132,414 158,240 137,773 4 Promedio de los costos unitarios de producción. 9. Presupuesto del costo de producción y venta Es la suma de la materia prima utilizada, mano de obra empleada en la producción y los costos indirectos de fabricación asignados a la producción. Ejemplo Nº 8: Estado de costo de venta Concepto Presup. consumo materia prima Presupuesto de mano de obra Presupuesto de costos indirectos Total costo de producción (+) Inventario inicial productos terminados Costo de productos disponibles (-) Inventario final de productos terminados Costo de Ventas Abril Mayo Junio 57,300 65,000 67,200 80,220 91,000 94,080 36,900 41,886 78,786 174,420 197,886 240,066 Trimest. 189,500 265,300 157,572 612,372 137,773 124,763 132,414 137,773 312,193 322,649 372,480 750,145 124,763 132,414 158,240 158,240 187,430 190,235 214,240 591,905 Determinación del Costo Unitario de Producción del Mes Mes Abril Mayo Junio Costo Producción S/.174,420 S/.197,886 S/.240,066 Volumen 5,730 6,500 6,720 Costo Unitario S/.30.43 S/.30.44 S/.35.72 10.Presupuesto de gastos de venta Los gastos de venta están formados por diferentes partidas algunas de carácter fijo y otras de carácter variable. A continuación N° 225 Segunda Quincena - Febrero 2011 IV Área Contabilidad y Costos se presenta el presupuesto de gastos de venta para los meses de abril, mayo y junio del presente año. Caso Nº 2 Ejemplo Nº 09 Presupuesto de gastos de venta. Tipo de Gasto Salarios Comisiones Viajes Publicidad Depreciación Cuentas incobrables Varios Total Fijo S/.18,000 Variable S/. 19,722 13,146 6,570 6,000 4,800 S/.28,800 12,246 S/.51,684 Total S/.18,000 19,722 13,146 6,570 6,000 12,246 4,800 S/.80,484 11.Presupuesto de Gastos Administrativos Los gastos de este presupuesto deben clasificarse de tal manera que a los trabajadores de la empresa encargados de su incurrimiento y control de gastos específicos se les cargue la responsabilidad. La empresa manufacturera Griffin SRL, dispone de cuatro zonas de venta en la ciudad de Lima, se espera que cada vendedor venda el tercer trimestre de 2011 el siguiente número de unidades: Meses Julio Agosto Setiembre 12.Estado de Resultado Presupuestado El resultado de todos los presupuestos operativos, se resume en el estado de ingreso presupuestado, tal como detallamos a continuación. Abril Mayo Junio Trimest. 637,430 710,235 964,240 2’311,902 187,430 190,235 214,240 591,905 450,000 520,000 750,000 1’720,000 80,484 31,800 25,650 137,934 312,066 93,620 218,446 90,484 41,800 15,650 147,934 372,066 111,620 260,446 70,484 241,452 21,800 95,400 35,650 76,950 127,934 413,802 622,066 1’306,198 186,620 391,860 435,446 914,338 Unidades Zonas 1 2 3 4 Total unidades 1 2 3 4 Total precio Julio 750 790 910 820 3,270 S/.24,750 26,070 30,030 27,060 S/.107,910 La empresa Rodas S.A. espera para el año 2012 ventas por S/.795,000. En los años anteriores el porcentaje de utilidad bruta sobre las ventas han sido de 45%. Se espera que los gastos de operación sean de S/.260,000, de los cuales el 40% son administrativos y el 60% de ventas. Teniendo una provisión de una tasa de impuesto del 30% se preparará un estado de resultados presupuestados para la empresa Rodas S.A. correspondiente al año 2012. Empresa Rodas S.A. Estado de Resultados Del 1 de enero al 31 diciembre de 2012 Ventas Costo de ventas Utilidad Bruta Gastos de administración Gastos de venta Utilidad antes del Impuesto a la Renta Impuesto a la renta Utilidad neta N° 225 Segunda Quincena - Febrero 2011 Setiembre 810 805 895 805 3,315 S/.26,730 26,565 29,535 26,565 S/.109,396 Total 2,200 2,265 2,675 2,410 9,550 S/.72,600 74,745 88,275 79,530 S/.315,150 Caso Nº 3 La empresa Fortaleza SAC proyecta sus ventas en unidades para el cuarto trimestre del 2011 como sigue: Octubre 3,270 Nov. 2,965 Dic. 3,315 Además se desea disponer de las siguientes unid. de inventarios: Octubre 1° 2,975 Octubre 31 2,705 Noviembre 30 2,650 Diciembre 31 3,000 Con la información anterior prepararemos un presupuesto de producción para cuarto trimestre de 2011. Detalle Ventas (+) Inventario final deseado Total (-) Inventario inicial Unidades a producir Octubre 3,270 2,705 5,975 2,975 3,000 Nov. 2,965 2,650 5,615 2,705 2,910 Dic. 3,315 3,000 6,315 2,650 3,665 Total 9,550 3,000 12,550 2,975 9,575 Caso Nº 4 La empresa Emprendedora SAC desea presupuestar para el año 2012, la gestión futura de sus operaciones, para cuyo efecto proporciona la información siguiente:3 Solución Importe S/.795,000 437,250 357,750 104,000 156,000 97,750 29,325 S/.68,425 Agosto 640 670 870 785 2,965 S/.21,120 22,110 28,710 25,905 S/.97,845 Empresa Fortaleza SAC Presupuesto de producción - Cuarto Trimestre 2011 Caso Nº 1 Detalle Zona 4 820 785 805 Empresa Griffin SRL Presupuesto de ventas - Tercer trimestre 2011 Ejemplo Nº 11: Estado de resultados presupuestados Detalle Ventas Costo de ventas Utilidad Bruta Gastos operacionales: Gastos de venta Gastos administrativos Gastos financieros Total gastos operaciones Utilidad antes de impuestos Impuesto sobre la renta Utilidad neta Zona 3 910 870 895 Solución Precio S/. 33 Importe S/.16,800 3,000 2,400 1,800 4,800 3,000 S/.31,800 Zona 2 790 670 805 Teniendo en cuenta el precio de venta promedio de S/.33.00 se preparará un pronóstico de venta en unidades y en nuevos soles para el tercer trimestre de 2011. Ejemplo Nº 10: Presupuesto de gastos administrativos Tipo de Gasto Salarios de los ejecutivos Salarios de oficina Seguros Impuestos Depreciación Varios Total Zona 1 750 640 810 % 100% 55% 45% 13% 20% 12% 4% 8% Empresa Emprendedora SAC Balance General - Al 31.12.11 Activo Pasivo Caja S/.3,675 Capital social Materia prima 200 ___________ Maquinaria y equipo 5,000 Organización 825 Costo de experimento 300 Patentes 15,000 Total S/.25,000 S/.25,000 S/.25,000 3 Adaptado de la Guía de casos de presupuestos de Alberto Bellido. Actualidad Empresarial IV-3 IV Informe Especial A continuación se presentan los datos de los escenarios A y B: A. Se estima los siguientes datos para el año 2012: 1. Ventas probables al contado durante el año, S/. 28,000 2. Compras probables adicionales de materia prima durante el año, al contado, S/.9,000. 3. Préstamo del banco durante el año, redimibles antes de finalizar el ejercicio, S/.2,000 con S/.50 de interés. 4. Probables salarios de fabricación durante el año S/.11,000. 5. Gastos de venta y administración S/. 3,000. 6. Compra de maquinaria nueva en efectivo S/. 1,000. 7. Probables inventarios de materia prima al finalizar el ejercicio S/.1,800 al costo. 8. Se espera que no habrá inventarios de productos terminados a fin de año. No hay inventario de productos en proceso. 9. Todos los costos de organización, previamente capitalizados se cargarán contra los ingresos del ejercicio. 10.Cálculo probable de la depreciación de la maquinaria S/.600. 11.Dividendos en efectivo S/. 3,000. Se solicita Preparar el estado de resultados y el presupuesto de caja. B. Suponga que la gerencia general de la empresa se encuentra interesada en los resultados que se obtendrían en caso de que no se vendieran ningún artículo, aun cuando la producción alcanzara el nivel planeado inicialmente, asuma los siguientes cambios: a. Eliminar la operación N°1 b. En lugar de la operación N° 8, asumir que sí existen productos terminados en el almacén a fin de año. c. En lugar de la operación N° 3, suponga que se obtuvo un préstamo de S/.29,000, que aún no se ha cancelado, pero sí sus intereses que ascienden a S/.1,050 durante el año. Preparar: 1. Estado de resultados proyectado. 2. Balance general proyectado. 3. Presupuesto de caja. Solución Empresa Emprendedora SAC Presupuesto de costo de producción - Año 2012 Concepto Costo de materia prima Inventario inicial Compra neta (-) Inventario final Costo de materia prima Costo de mano de obra Depreciación Total costo Escenario A S/.200 9,000 (1,800) 7,400 11,000 600 S/.19,000 Escenario B S/.200 9,000 (1,800) 7,400 11,000 600 S/.19,000 Empresa Emprendedora SAC Presupuesto de caja - Año 2012 Concepto Saldo inicial Ventas Préstamo Total Ingresos Egresos: Compra de materia prima Pago de préstamo Pago de intereses Salarios Gastos administrativos Compra de maquinaria Dividendos Total de Egresos Saldo final IV-4 Instituto Pacífico Escenario A S/.3,675 28,000 2,000 33,675 Escenario B S/.3,675 0 29,000 32,675 9,000 2,000 50 11,000 3,000 1,000 3,000 29,050 S/.4,625 9,000 0 1,050 11,000 3,000 1,000 0 25,050 S/.7,625 Empresa Emprendedora SAC Costo de ventas - Año 2012 Concepto Escenario A Existencia inicial de productos terminados 0 Costo de producción S/.19,000 (-) Existencia final de productos terminados 0 Costo de Ventas S/.19,000 Escenario B 0 S/.19,000 0 S/.0 Empresa Emprendedora SAC Estado de resultados - Año 2012 Concepto Ventas Costo de ventas Utilidad Bruta Gastos de administración y venta Gastos de organización Intereses Dividendos Resultado del ejercicio Escenario A S/.28,000 19,000 Escenario B S/.0 0 9,000 3,000 825 50 3,000 S/.2,125 0 3,000 825 1,050 0 S/.(4,875) Empresa Emprendedora SAC Balance General - Al 31.12.12 Escenario Escenario Escenario Escenario Pasivo A B A B Caja y Bancos 4,625 7,625 Ctas. por pagar S/.0 29,000 Prod. terminad. 0 19,000 Capital 25,000 25,000 Materia prima 1,800 1,800 Result. del ejerc. 2,125 (4,875) Maquinaria 6,000 6,000 (-) Depreciación (600) (600) Costo experim. 300 300 Patentes 15,000 15,000 Total 27,125 49,125 27,125 49,125 Activo Resumen El presupuesto se ha convertido en una de las herramientas más aceptadas universalmente en la gerencia de la actualidad. El presupuesto suministra el recurso mediante el cual pueden alcanzarse las políticas, los objetivos y las normas de la compañía. Además, el presupuesto ha encontrado su aplicación en una multitud de funciones como control, evaluación del desempeño, coordinación de actividades e implementación de planes, para nombrar tan sólo unas cuantas. Sin embargo, recientemente se han desarrollado estudios sobre los aspectos del comportamiento del proceso presupuestario. Una faceta interesante de esta área es el grado de participación en la elaboración del presupuesto que la alta gerencia está dispuesta a delegar en los gerentes de los niveles medios y bajos. El proceso presupuestario debe cubrir las actividades de más de un año. Debe ser el esfuerzo continuo para ayudar a que la compañía mejore sus operaciones. A medida que surgen los problemas durante el transcurso del período presupuestal, las correcciones deben realizarse rápidamente de la misma manera que deben ajustarse las proyecciones del presupuesto. El presupuesto es uno de los medios más efectivos de planeación y control. La planeación estratégica es utilizada por la gerencia para formular metas y objetivos a largo plazo. Las metas y los objetivos de la compañía se incluyen dentro del plan presupuestal y suministra un criterio confiable para medir la gestión no sólo de los departamentos sino también de muchos funcionarios encargados de cumplir con las diversas responsabilidades que la empresa les encargó. Bibliografía Consultada Polimeni Ralph Contabilidad de Costos Horngren Charles Contabilidad de Costos Backer y Jacobsen Contabilidad de Costos Cashim James Contabilidad de Costos N° 225 Segunda Quincena - Febrero 2011