Dirección Nacional de Censos y Encuestas Lima, Agosto de

Dirección Nacional de Censos y Encuestas
| Informe Final
Lima, Agosto de 2013
1
DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
Consiste en la ejecución de un conjunto de tareas y acciones orientadas al ordenamiento,
acondicionamiento, envío y repliegue del material para la ejecución de las demás actividades censales, en
la central del INEI y en las sedes censales del interior del país. Es decir, se refiere a la movilización del
material censal para la capacitación y la operación de campo, operativo que contemplo una serie de etapas
desde el acopio de útiles, documentos y materiales, para garantizar la llegada en condiciones óptimas hasta
el nivel distrital de todo el material a utilizarse en el desarrollo censal.
En la etapa post censal, la recepción, organización e inventario del material censal diligenciado fue
realizado para garantizar el procesamiento de todas las cédulas censales y documentos auxiliares a nivel de
cada distrito.
6.1
Objetivos
 Disponer oportunamente de los documentos y materiales necesarios para la capacitación del
personal y la operación de campo.
 Asegurar la cobertura de embalaje de acuerdo al marco censal establecido.
 Modular, embalar y distribuir los documentos y materiales según el cargo funcional del personal
de campo
 Acondicionar el material de cada funcionario censal y asegurar su adecuado transporte hacia las
sedes censales departamentales.
6.2
Cobertura Geográfica
La distribución del material censal se realizó a nivel nacional, es decir, desde el INEI en Lima a cada
ciudad sede de las oficinas departamentales de estadística y de ahí a las oficinas provinciales y
distritales de estadística. En este sentido y solo para fines de la ejecución del IV Censo Nacional
Agropecuario, se elaboró un documento en el cuál se fijó qué departamentos, provincias y distritos
serán considerados en tal ejecución censal, descartándose a los distritos donde no existe actividad
agropecuaria (netamente urbanos),
En el cuadro que se presenta a continuación, indica que se implementaron 36 sedes
departamentales, las que por lo general tienen como sede la ciudad capital del departamento,
existiendo también otras ciudades que sin ser capitales departamentales tienen gran importancia,
por lo que se designaron también como sedes censales.
La indicada implementación de orden geográfico considera a 36 sedes departamentales integradas
por 208 provincias censales y 1798 distritos.
ORGANIZACIÓN TERRITORIAL CENSAL
IV CENAGRO - 2012
DEPARTAMENTO
CENSAL
Nº
CIUDAD SEDE
TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
AMAZONAS I
AMAZONAS II
ANCASH I-HUARAZ
ANCASH II-CHIMBOTE
ANCASH III-HUARI
APURÍMAC
AREQUIPA
AYACUCHO I
AYACUCHO II
CAJAMARCA I
CAJAMARCA II
CAJAMARCA III
CUSCO I
CUSCO II
HUANCAVELICA
HUÁNUCO
ICA
JUNÍN I
JUNÍN II
LA LIBERTAD
LAMBAYEQUE
LIMA I
LIMA II
LORETO I
LORETO II
MADRE DE DIOS
MOQUEGUA
PASCO
PIURA
PUNO I
PUNO II
SAN MARTÍN I
SAN MARTÍN II
TACNA
TUMBES
UCAYALI
| Informe Final
CHACHAPOYAS
BAGUA
HUARAZ
CHIMBOTE
HUARI
ABANCAY
AREQUIPA
AYACUCHO
PUQUIO
CAJAMARCA
CHOTA
JAEN
CUSCO
SICUANI
HUANCAVELICA
HUANUCO
ICA
HUANCAYO
TARMA
TRUJILLO
CHICLAYO
SAN VICENTE DE
HUACHO
IQUITOS
YURIMAGUAS
PUERTO MALDONADO
MOQUEGUA
CERRO DE PASCO
PIURA
PUNO
JULIACA
MOYOBAMBA
TARAPOTO
TACNA
TUMBES
PUCALLPA
PROVINCIA
ÁMBITO
CENSAL
208
1798
4
3
8
6
6
8
12
9
3
7
5
2
8
5
9
11
5
6
4
12
3
7
6
5
2
3
3
4
8
4
9
4
6
4
3
4
68
16
80
46
39
80
105
73
39
60
48
19
68
39
95
77
42
99
23
81
37
64
88
39
12
11
20
29
60
34
75
29
48
27
13
15
3
6.3
Organización
La responsabilidad de la logística censal recayó en la Unidad de Distribución, Recepción y Archivo
(UDRA), que se encargó de realizar las tareas para enviar y recoger los documentos y materiales para
la operación de campo, para el efecto, internamente se estableció la organización que se muestra en
gráfico siguiente.
SEDE DEPARTAMENTAL CENSAL
UDRA
ÁREA DE
RECEPCIÓN Y
ABASTECIMIENTO
ÁREA DE
EMBALAJE
ÁREA DE
DISTRIBUCIÓN Y
ENVÍO
PREPARACIÓN
DIGITACIÓN
ETIQUETADO
ENVÍO
ÁREA DE RECEPCIÓN,
INVENTARIO Y
ARCHIVO
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
INVENTARIO Y
CLASIFICACIÓN
ENSUNCHADO
ARCHIVO
6.3.1 Unidad de Distribución, Recepción y Archivo
Es una de las tareas más importantes de la logística, donde el modulado y embalaje requiere
de un control especial a fin de garantizar que cada funcionario censal disponga en el debido
momento el material necesario para el desarrollo de su labor. También incluye otras acciones:
(i) acopio de insumos, (ii) control e inventario, (iii) acondicionamiento y (iv) rotulado,
enzunchado y distribución, lo que permitió cumplir con enviar todo el material censal
requerido, hasta el nivel de censista, en cada distrito del país. Las dependencias consideradas
en la organización fueron las siguientes:
 Área de Recepción y Abastecimiento
Encargada de recepcionar, ordenar y clasificar los documentos, materiales e insumos para
abastecer al área de embalaje. Tuvo permanente coordinación con las áreas de almacén,
imprenta, segmentación y procesamiento con el propósito de abastecerse y solicitar de
manera oportuna los materiales tales como: listados, documentos cartográficos,
documentos auxiliares, cédulas, materiales diversos, etc., que se utilizaron durante los
siguientes procesos. Se desarrollaron las acciones de : (i) Inventario, (ii)Control de ingreso y
salida de documentos y materiales, (iii)
Clasificación y ordenamiento y (iv)
Aprovisionamiento.
 Área de Embalaje
Encargada de acondicionar, empaquetar los documentos y materiales para la capacitación
y la operación de campo de cada departamento censal, asegurando la provisión inmediata.
Estuvo constituido por un conjunto de equipos denominados: (i) Preparación, (ii)
Etiquetado y (iii) Enzunchado.
 Área de Distribución y Envío
Encargada de entregar o enviar los documentos y materiales desde la sede central hacia las
sedes departamentales censales, a través de las agencias de transporte. Esta área contó con
dos equipos de trabajo: (i) Equipo de Digitación y (ii) Equipo de Envío.
 Área de Recepción, Inventario, Distribución y Archivo
Encargada de recepcionar durante y después de la operación de campo los documentos
diligenciados, no diligenciados y materiales provenientes de las oficinas departamentales
censales. Contó con los siguientes equipos de trabajo: (i) Recepción, (ii) Inventario y
clasificación, (iii) Distribución, y (iv) Archivo.
El gráfico muestra uno de los ambientes donde se efectuaba el acondicionamiento y demás
tareas señaladas en la Unidad de Recepción, Distribución y Archivo.
6.3.2 Distribución de Documentos y Materiales para la Capacitación
La distribución de documentos y materiales para la capacitación se ha ejecutado de acuerdo a
la programación y niveles establecidos, fue distribuido a 36 sedes de capacitación tanto para
el Nivel 2 como para el nivel 3, entre el 29 de agosto y 5 de setiembre, haciendo un total de
280 cajas con 8784 Kg para el Nivel 2 y de 2908 cajas con 63388 Kg para el nivel 3.
Cabe señalar que el modulado y embalaje del material de capacitación para el Nivel 3, fue para
1127 sedes de capacitación a nivel nacional, habiéndose ejecutado la distribución en dos
instancias, primero de la sede central hacia la sede departamental y segundo, de la sede
departamental a la sede de capacitación del Nivel 3.
En el cuadro siguiente se muestra la cantidad de sedes de capacitación, aulas y participantes
por niveles de capacitación.
| Informe Final
5
CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012
NUMERO DE PARTICIPANTES POR NIVEL DE CAPACITACIÓN
NIVEL 2
NIVEL 3
Nº DE SEDES Nº DE AULAS PARTICIPANTES Nº DE SEDES Nº DE AULAS PARTICIPANTES
205
122
3135
1127
1883
41888
El material de capacitación se distribuyó debidamente etiquetado a fin de facilitar su
distribución en cada sede.
CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012
DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL DE CAPACITACIÓN
IV CENAGRO - CAPACITACION
N°
SEDES/ Nº DE CAJA
TOTAL NIVEL 2
TOTAL NIVEL 3
CAJAS
PESO (KG)
CAJAS
PESO (kg)
TOTAL
CAJAS/
PAQ.
PESO
TOTAL
(KG)
1
LORETO I - IQUITOS
2
LORETO II - YURIMAGUAS
7
4
175
52
62
27
1100
432
69
31
1275
484
3
MADRE DE DIOS
4
54
11
195
15
249
4
SAN MARTIN I - MOYOBAMBA
5
SAN MARTIN II - TARAPOTO
6
7
131
183
45
64
849
1083
51
71
980
1266
6
UCAYALI
5
103
43
805
48
907
7
AMAZONAS I -CHACHAPOYAS
8
AMAZONAS II - BAGUA
7
4
356
93
23
27
234
536
30
31
589
629
9
CAJAMARCA III - JAEN
4
107
43
824
47
931
10 APURIMAC
11
352
112
2308
123
2660
11 AYACUCHO I - HUAMANGA
10
6
361
148
129
48
2803
946
139
54
3164
1094
12 AYACUCHO II - PUQUIO
8
221
88
2286
96
2507
15 CAJAMARCA I - CAJAMARCA
11
11
359
393
158
183
3168
4610
169
194
3527
5003
16 CAJAMARCA II - CHOTA
10
374
161
4694
171
5068
17 CUSCO I - CUSCO
18 CUSCO II - SICUANI
10
7
320
162
148
64
2955
1139
158
71
3275
1301
19 AREQUIPA
12
433
166
2991
178
3424
5
5
112
114
23
35
445
562
28
40
557
675
10
372
101
1806
111
2178
9
5
335
138
31
45
596
971
40
50
931
1109
10
377
170
4495
180
4872
13 PUNO I - PUNO
14 PUNO II - JULIACA
20 MOQUEGUA
21 TACNA
22 HUANCAVELICA
23 JUNIN I - HUANCAYO
24 JUNIN II - TARMA
25 PIURA I - PIURA
26 TUMBES
27 ANCASH I - HUARAZ
28 ANCASH II - CHIMBOTE
4
92
17
307
21
399
12
7
432
231
152
68
4215
1395
164
75
4647
1626
9
302
109
2795
118
3097
10
5
361
148
111
34
1929
514
121
39
2290
662
32 LAMBAYEQUE
7
213
71
1637
78
1849
33 LA LIBERTAD
13
12
447
426
178
53
4159
1309
191
65
4606
1735
35 ICA
6
174
50
1212
56
1387
36 LIMA II - CAÑETE
7
136
58
1056
65
1192
280
8784
2908
63358
3188
72141
29 ANCASH III - HUARI
30 HUANUCO
31 PASCO
34 LIMA I - HUACHO
TOTAL
El gráfico representa una caja que se utilizó para el embalaje del material, donde se aprecia
la rotulación y demás detalles.
IV CENSO NACIONAL AGROPECUARIO
CAPACITACIÓN: NIVEL 2
DPTO. CENSAL: LA LIBERTAD
Sr. JUAN NUÑEZ MELENDEZ
Manuel Vera 504 – Las Quintanas
Trujillo
1
2
4
6.3.3 Distribución de Documentos y Materiales para la Operación de Campo
La distribución de documentos y materiales para la operación de campo se realizó también de
acuerdo a la programación establecida, desde el 27 de setiembre al 10 de octubre del 2012,
habiéndose enviado un total de 12,347 cajas con 255,521 Kg. destinadas a 1,798 distritos del
país.
El material censal enviado correspondió a un total de 34467 funcionarios censales, cuyo
material se hizo llegar hasta el distrito en tres etapas, primero: desde la sede central hacia la
sede departamental, segundo: desde las sede departamental hasta la sede provincial y
tercero: desde la sede provincial hasta el distrito.
El material para la operación de campo se distribuyó debidamente etiquetado a fin de facilitar
su distribución en cada sede.
IV CENSO NACIONAL AGROPECUARIO
OPERACIÓN DE CAMPO
PROVINCIA:
VIRU
DISTRITO:
1
14
VIRU
1
4
El modulado y embalaje del material para la operación de campo se ejecutó para cada
funcionario de censal, cuya documentación se acondicionó en una mochila, debidamente
identificado a fin de facilitar su distribución en el distrito de destino, tal como se aprecia en el
ejemplo:
| Informe Final
7
JEFE DE SECCIÓN 01
CENSISTA 02
CENSISTA 01
Para viabilizar el modulado y embalaje se han utilizado los documentos de control para cada
funcionario censal, lo que facilitó un trabajo ordenado que permitió la generación de cajas
por distrito con identificación puntual de contenidos por caja, de tal forma que, frente a
alguna pérdida su reposición sea de inmediato. Los formatos utilizados fueron:
 Doc.CA.07.02
 Doc.CA.07.09
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe
de Sección al Censista.
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe
de Zona al Jefe de sección
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe
Distrital al Jefe de Zona
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe
Distrital (Ver Anexo 8)
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe
Provincial
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al
Coordinador Departamental
Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe
Departamental
Marco de SEA´s por Distrito
 Doc.CA.07.10
Control de Distribución de Cajas por Áreas de Trabajo del Distrito
 Doc.CA.07.11
Control de Distribución de Cajas de la Provincia
 Doc.CA.07.12
Control de Distribución de Cajas del Departamento
 Doc.CA.07.03
 Doc.CA.07.04
 Doc.CA.07.05
 Doc.CA.07.06
 Doc.CA.07.07
 Doc.CA.07.08
CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012
DISTRIBUCIÓN DE CAJAS PARA EL EMPADRONAMIENTO
Nº
1
SEDE CENSAL
TOTAL
AMAZONAS I - CHACHAPOYAS
TOTAL CAJAS
PESO (KG)
12347
208
255521
3039
AMAZONAS II - BAGUA
ANCASH I
170
3707
3
470
9776
4
ANCASH II
194
4152
5
ANCASH III
6
5007
8536
7
APURIMAC
AREQUIPA
244
446
402
6520
8
AYACUCHO I - AYACUCHO
486
9414
9
159
2640
10
AYACUCHO II - PUQUIO
CAJAMARCA I
1092
24466
11
CAJAMARCA II
12
CAJAMARCA III - JAEN
1035
248
28980
5579
13
14
CUSCO I
CUSCO II
639
266
15
HUANCAVELICA
413
13552
5366
7008
16
HUANUCO
17
516
187
10173
3437
18
ICA
JUNIN I - HUANCAYO
408
6690
19
JUNIN II - TARMA
317
6757
20
21
LA LIBERTAD
LAMBAYEQUE
674
278
13552
5886
22
LIMA I
246
5018
23
LIMA II
275
5693
24
LORETO I
LORETO II - YURIMAGUAS
266
101
5198
25
26
MADRE DE DIOS
27
MOQUEGUA
737
1696
28
29
PASCO
PIURA
46
89
169
30
PUNO I
386
8634
31
32
PUNO II
SAN MARTIN I - MOYOBAMBA
540
196
11271
3901
33
SAN MARTIN II - TARAPOTO
246
34
TACNA
118
4474
2194
35
TUMBES
UCAYALI
56
115
888
2470
2
36
646
1987
3134
13989
Personal y Equipo
Para el desarrollo de las tareas, en la primera etapa se contó con personal debidamente
capacitado y con experiencia, quienes desempeñaron funciones de acuerdo al área asignada,
formando equipos de trabajo.
Se tuvo que implementar un segundo turno a fin de poder concluir en los tiempos
programados. En total se implementó 13 jefes de equipo y 83 técnicos. En la segunda etapa,
que corresponde a recepción e inventario, se trabajó con 120 técnicos.
| Informe Final
9
6.4
Recepción y Distribución
Se refiere a la recepción del material diligenciado, que a partir del 20 de diciembre tuvo lugar
directamente en el centro de procesamiento, que luego de los procesos de control e inventario se
procedió a la distribución de las cédulas censales para su respectivo escaneo y levantamiento de
información, efectuado en forma paralela con material cartográfico.
Al final de la operación de campo se recepcionó un total de 5902 cajas con un peso de 166412 Kg, la
recepción fue a nivel de cada sede operativa departamental, en cuadro subsiguiente se observa la
cantidad recepcionada y la procedencia.
RECEPCIÓN DE CAJAS CON MATERIAL DE CAMPO
IV CENAGRO 2012
Nº DEPARTAMENTO CENSAL
TOTAL GENERAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
LORETO I
LORETO II
SAN MARTIN I - MOYOBAMBA
SAN MARTIN II - TARAPOTO
UCAYALI
AMAZONAS I - CHACHAPOYAS
AMAZONAS II - BAGUA
CAJAMARCA III - JAEN
PIURA
TUMBES
PUNO I - PUNO
PUNO II - JULIACA
AREQUIPA
MOQUEGUA
TACNA
ANCASH II - CHIMBOTE
LAMBAYEQUE
ANCASH I - HUARAZ
ANCASH III - HUARI
APURIMAC
AYACUCHO II - PUQUIO
AYACUCHO I - HUMANGA
CAJAMARCA I - CAJAMARCA
CAJAMARCA II - CHOTA
CUSCO I - CUSCO
CUSCO II - SICUANI
HUANCAVELICA
JUNIN I - HUANCAYO
JUNIN II - TARMA
HUANUCO
PASCO
LA LIBERTAD
LIMA I - HUACHO
ICA
LIMA II - CAÑETE
MADRE DE DIOS
Nº CAJAS
Kg
5902
166412
138
48
102
126
80
96
93
101
345
23
273
296
182
52
67
93
118
242
125
226
72
242
353
327
320
135
202
201
136
269
81
333
94
88
200
23
3339
1152
2895
3292
2232
2181
2515
3590
9874
534
9233
8852
4156
1403
1712
2822
4278
6534
3000
6102
1728
6364
11103
9234
8640
4131
5454
5427
5530
7580
2414
8991
2350
2200
5000
570
6.4.1 Inventario y Procesamiento
Recepcionado el material censal diligenciado, se procedió a inventariar las cajas a nivel de
distrito, registrándose la cantidad de SEAS, el número de cédulas censales y número de cédulas
adicionales. En el cuadro siguiente se presenta la cantidad de cédulas principales y adicionales que
fueron procesadas.
INVENTARIO DE CEDULAS CENSALES PARA PROCESAMIENTO
IV CENAGRO 2012
TERMINO INVENTARIO
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
DEPARTAMENTO
Nº Dist
Nº Sea
Nº cedulas
TOTAL:
1800
38142
2479464
Nº cedulas
Adi
151280
Amazonas
Áncash
Apurímac
Arequipa
Ayacucho
Cajamarca
Callao
Cusco
Huancavelica
Huánuco
Ica
Junín
La Libertad
Lambayeque
Lima
Loreto
Madre de Dios
Moquegua
Pasco
Piura
Puno
San Martín
Tacna
Tumbes
Ucayali
84
165
80
105
112
127
2
107
95
77
43
122
81
37
151
51
11
20
29
60
109
77
27
13
15
652
5411
1773
1547
2247
4896
3
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0
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43
5
2459
2428
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132
2051
41
32
| Informe Final
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