asignatura: área administrativa ii - Página del CIU
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CICLO DE INICIACIÓN UNIVERSITARIA ASIGNATURA: ÁREA ADMINISTRATIVA II 2014 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR SEDE DEL LITORAL CICLO DE INICIACIÓN UNIVERSITARIA 1.- DATOS GENERALES: Asignatura: Código: Asignatura Área Administrativa II TS – 3001 Departamento: Unidades Créditos: Tecnología de Servicios 03 Créditos Horas Semanales: 3 horas Trimestre: Abril-Julio 2009 Autor: Lic. Esp. Jesús R. Monascal L. / Lic. Richard Pérez Profesores: 2.- INTRODUCCIÓN – JUSTIFICACIÓN: La Asignatura Área Administrativa II ubicado en el tercer trimestre del Ciclo de Iniciación Universitaria, es de carácter teórico-práctico. Su contenido enfoca aspectos generales de la Administración y la Contabilidad todo ello, dentro del plan de estudio de las carreras administrativas de técnico superior que se dictan en la Universidad Simón Bolívar. Cuando se habla de técnicas utilizadas tanto en la vida Comercial como Industrial, es necesario, y hasta obligatorio, hablar de Administración y Contabilidad, ciencias que van unidas de la mano a contribuir en la formación, crecimiento, mantenimiento y control de cualquier Organización sea Gubernamental o Privada. La Administración es una Ciencia Social, cuyo Objeto Principal es estudiar y ejecutar actividades que van desde una planificación, paseándose por organizaciones, direcciones, normas y políticas, etc. hasta llegar al control de todas estas operaciones sincronizadas, de tal manera que se cumplan las metas pre- establecidas, a su lado y con el mismo grado de responsabilidad va la Contabilidad, ciencia primordial en la Organización y Control de las Operaciones de una empresa en términos monetarios, importante para el rendimiento, aumento de la productividad y buena administración del capital de la organización. En este sentido, los contenidos, estrategias e instrucciones previstos para el desarrollo de la presente asignatura se fundamentan en el análisis de dos (02) unidades que forman parte del contenido programático. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 En la unidad I: Administración: Definición e importancia de la administración, ¿por qué estudiar administración?, características y elementos de la administración, relación de la administración con otras materias, Definición de empresa, creación de empresa, su importancia, el proceso de creación de empresa, rasgos de personalidad del creador de empresa y sus características, clasificación de las empresas, niveles y funciones de la administración, el proceso de las organizaciones y el proceso administrativo. En la Unidad II: Contabilidad Introducción a la contabilidad, Auditoria – los sistemas y procedimientos, la cuenta, la ecuación de patrimonio y los Estados Financieros: Estados de Ganancias y Pérdidas y el Balance General. 3.- OBJETIVOS: Objetivo General: Al finalizar la asignatura Área Administrativa II el estudiante estará en capacidad de analizar y explicar los fundamentos básicos que sustenten los diferentes temas teóricos prácticos relacionados con la Administración y la Contabilidad. Objetivos Específicos: Definir la importancia de la Administración. Determinar las Características y elementos de la Administración. Establecer la relación de la Administración con otras materias. Definir los tipos de empresa y la importancia para la Administración. Conocer el Proceso para la creación de empresas. Identificar los rasgos de personalidad del creador de empresa y sus características. Clasificar las empresas considerando los niveles y funciones de la administración. Dar a conocer el proceso de las organizaciones y el proceso administrativo. Definir la importancia de la contabilidad. Definir que es una Auditoria y los Sistemas y Procedimientos. Definir que es la Cuenta y la Ecuación de Patrimonio. Presentar los Estados Financieros: Estados de Ganancias y Pérdidas y Balance General. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 4.- CONTENIDO PROGRÁMÁTICO: Unidades I. – ADMINISTRACIÓN Contenidos 1. Definición e importancia de la administración. ¿Por qué estudiar administración?. Características y elementos de la administración. Relación de la administración con otras materias. 2. Definición de empresa, creación de empresa, su importancia y proceso de creación de empresa. 3. Rasgos de personalidad del creador de empresa y sus características. Clasificación de las empresas. 4. II.- CONTABILIDAD Niveles y funciones de la administración. El proceso de las organizaciones y el proceso administrativo. 1. Introducción a la contabilidad. Auditoria – los sistemas y procedimientos. La cuenta. 2. La ecuación de patrimonio. Estados Financieros: Estados de Ganancias y Pérdidas y Balance General. 5.- METODOLOGÍA: Las estrategias metodológicas que se llevarán a cabo en cada una de las unidades teórico-prácticas incluyen las siguientes actividades: Talleres teóricos-prácticos en el aula. Participación en clase. Exposiciones y dinámicas de Grupo. Trabajo Escrito sobre las exposiciones. Evaluación de las unidades (Parciales). 6.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: Semana Contenido 1 Presentación (normativas). Plan de Evaluación y Bibliografía. 2 Lineamientos sobre la metodología. Establecer los equipos para los talleres y dinámicas Estrategia de Evaluación Ponderación UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria 3 Asignatura de Área II - TS-3001 Unidad I: Administración – tema 1: Definición e importancia de la administración. ¿Por qué estudiar administración?. Características y elementos de la administración. Relación de la administración con otras materias. Unidad I: Administración – tema 2: Exposiciones 15 % Trabajo Escrito 15% Prueba Escrita 20 % Taller 10 % Taller 15 % Definición de empresa, creación de empresa, su importancia y proceso de creación de empresa. 4 Unidad I: Administración – Tema 3: Rasgos de personalidad del creador de empresa y sus características. Clasificación de las empresas. Unidad I: Administración – Tema 4: Niveles y funciones de la administración. El proceso de las organizaciones y el proceso administrativo 5 Unidad I: Administración Parcial I (contenido semanas 3 y 4) 6 Unidad II: Contabilidad Introducción a la contabilidad. Auditoria – Los sistemas y procedimientos. La Cuenta: Definición, formas, tipos de saldos, tipos de cuenta, Clasificaciones. 7 Unidad II: Contabilidad Taller I (Libro Cerrado - Contenido semana 6) 8 Unidad II: Contabilidad 9 La Cuenta: Teoría del Cargo y el Abono, Principio partida doble, libro Diario, Libro Mayor; La Ecuación de Patrimonio. Estados Financieros. Unidad II: Contabilidad Taller II (Libro cerrado - contenido semana 8) 10 Unidad II: Contabilidad Participación 5% Prueba Escrita 20% Estudio y Resolución de Casos Prácticos 11 Parcial II (contenido Semanas: 6 - 10) 12 Entrega de Notas. Retroalimentación del curso. TOTAL 100% UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 7.- EVALUACIÓN: Unidades I.- Administración II.- Contabilidad Actividades Exposiciones Trabajo escrito Prueba (evaluación escrita) Taller I Taller II Prueba (evaluación escrita) Participación en clase TOTAL: Ponderación 15% 15% 20% 10% 15% 20% 5% 100% 8.- BIBLIOGRAFÍA: ÁREA: ADMINISTRACIÓN 1. DAFT, Richard (2004) Administración. Editorial Thomson. Sexta Edición. México. 2. CHIAVENATO, Idalberto (1990) Introducción a la Teoría General de la Administración. Editorial Mc Graw Hill. México. 3. DE LA MORA, M.E., (2000) Elementos Básicos de la Administración. Segunda Edición. Editorial Trillas. México. 4. GOMEZ, C. (1977) Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño. Mc. Graw Hill .Primera Edición. México. 5. MAGDALENA, F. (1996) Sistemas Administrativos. Editorial Macchi. Argentina. 6. ROBBINS, Stephen (1998) La Administración en el Mundo de Hoy. Primera Edición. Editorial Pearson Educación (Prentice Hall). México. 7. ROBBINS, S. y David Decenzo D. (2002) Fundamentos de Administración. Tercera Edición. Editorial Pearson Educación (Prentice Hall). México. 8. STONER, J., Freeman, E. Y Gilbert, D. (1996) Administración. Sexta Edición. Editorial Pearson Educación (Prentice Hall). México. 9. TERRY, G. (1981) Principios de Administración. Sexta Edición. Editorial Continental. México ÁREA: CONTABILIDAD Básica: 1. ANTHONY, R. (1973) “La Contabilidad en la Administración de Empresas”. UTEHA. México. 2. CATACORA. F. (1998) “Contabilidad. La base para las decisiones gerenciales”. Mc Graw Hill. Colombia. 3. CÓDIGO DE COMERCIO DE VENEZUELA. Publicaciones Legislativas. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 4. FINNEY Y MILLER (1973) “Curso de Contabilidad”. Tomos I y II Introducción. Tomo I y II Intermedia y Tomo I y II Superior. UTEHA. México. 5. HOLMES, A, y Otros (1976) “Contabilidad Básica”. CESCA. México. 6. HORNGREN, CH. y Otros (2000) “Contabilidad”. 7. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO I.V.A. Ley y Reglamentos Vigentes. 8. MARQUEZ, H. (2002) “Diccionario de Contabilidad”. El Nacional. Caracas. Complementaria: 1. GOMEZ, F. “Contabilidad I”. Ediciones Fragor. Venezuela. 2. KENNEDY. R. (1973) “Estados Financieros” 3. VILLALOBOS DE NUCETE, M. (1978) “Los Principios Contables y su Vigencia en Venezuela”. U.C.V. Caracas. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 INDICE Pág. Definición e importancia de la administración ¿Por qué estudiar administración? 1 Características y elementos de la administración Relación de la administración con otras materias 4 Definición de empresa, creación de empresa, su importancia Proceso de creación de empresa 9 Rasgos de personalidad del creador de empresa y sus características 14 Clasificación de las empresas. Niveles y funciones de la administración El proceso de las organizaciones y el proceso administrativo 17 Introducción a la contabilidad 30 Auditoria – los sistemas y procedimientos 35 La cuenta 38 La ecuación de patrimonio 52 Estados Financieros: Estados de Ganancias y Pérdidas y Balance General 54 Bibliografías UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 INTRODUCCION Cuando se habla de técnicas utilizadas tanto en la vida Comercial como Industrial, es necesario, Y aunque suene déspota decirlo, Es Obligatorio hablar de Administración y Contabilidad, ciencias que van unidas de la mano a contribuir en la formación, crecimiento, mantenimiento y control de cualquier Organización sea Gubernamental o Privada. La Administración es una Ciencia Social, cuyo Objeto Principal es estudiar y ejecutar actividades que van desde una planificación, paseándose por organizaciones, direcciones, políticas, etc. hasta llegar a un control de todas estas operaciones sincronizadas, de tal manera que se cumplan las metas Pre- establecidas, a su lado y con el mismo grado de responsabilidad va la Contabilidad, ciencia primordial en la Organización y Control de las operaciones de una empresa en términos monetarios, importante para el rendimiento, aumento de la productividad y buena Administración del Capital de la Organización. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. ¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN? Definición de la Administración: Isaac Guzmán Valdivia “Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de las otras personas para obtener determinados resultados”. José A. Fernández Arena “Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. Harold Kootz y Cyril O´Donnell “Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. Henry Sisk y Mario Sverdlik “Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de plantación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”. Robert F. Buchele “El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr objetivos de una organización formal”. American Management Association “La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros”. G. P. Terry “Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno”. Joseph L. Massie “Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones”. Henry Farol dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”. Según Robbins “Es el proceso para conseguir que se hagan las cosas con eficiencia y eficacia a través de otras personas y junto con ellas”. Wilburg Jiménez Castro define la Administración “como una ciencia social compuesta por principios, técnicas, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr”. 1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Importancia de la Administración: La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración. Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como: La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste. El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc, con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. La elevación de la productividad, depende de una adecuada administración de empresas, ya que si cada célula de esa vida económico-social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo. Podemos concluir que la administración se aplica a todo tipo de Empresa. El éxito de una organización depende directa e inmediatamente de su buena administración. ¿Por qué estudiar Administración? El estudio de la administración proporciona el cuerpo de conocimientos que les servirá para conocer el comportamiento de las personas que laboran dentro de las organizaciones y las técnicas a emplear para desarrollar eficientemente las actividades internas. La Administración tiene muchas repercusiones en nuestra existencia, nuestro nivel de vida y nuestro futuro. La sociedad se ha extendido mediante la creación de organizaciones especializadas que proporcionan los bienes y servicios que ella desea. Todas esas organizaciones se orientan por las decisiones de una persona o más, que son llamados administradores. Los administradores asignan escasos recursos a fines alternativos y frecuentemente en competencia. Establecen las condiciones para proporcionar empleo, ingresos, productos, servicios, protección, atención a la salud y conocimientos. 2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN. RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS MATERIAS. Características de la Administración: La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras disciplinas: Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, etc. Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: a través de esta se busca obtener determinados resultados. Unidad temporal: la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada. Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene características propias que le dan un carácter específico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines. Interdisciplinariedad: la administración se apoya en las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz. Elementos de la Administración: La mayoría de los conceptos de administración utilizan los siguientes términos: Objetivos: Es lo que se espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos los esfuerzos de la organización. Deben ser definidos con absoluta claridad y darse conocer dentro y fuera de la organización, con el fin de que sean comprendidos y aceptados por el recurso humano. Eficiencia: Según Melinkoff en su libro los procesos administrativos “… La eficiencia es la consecución de fines deseados los cuales son logrados con el 3 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 menor recurso posible, o bien, con unos recursos dados, el mas alto efecto posible es obtenido” (p. 17). Eficacia: Es realizar un objetivo, cuyos efectos están en armonía con las intenciones de los planificadores o realizadores tenían en mente (ibidem). Excelencia: Es el nivel más alto de la perfección. Éxito: Es obtener una actuación o resultado satisfactorio en las organizaciones. Creatividad: Para poder alcanzar los objetivos exitosamente mediante la utilización de técnicas y métodos. Innovación: Para estar siempre dispuesto al cambio y asumir nuevos retos. Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Organización: Tiene como fin primordial ordenar los esfuerzos y crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de una unidad administrativa (empresa). Las Metas: Es el fin que trata de alcanzar una organización las cuales suelen tener más de una meta. Las metas deben ser específicas y mensurables, con límites de tiempo realizable y alcanzable. La meta es cuando un objetivo se cuantifica a fecha precisa. Estrategias: Según, Koontz y Heinz: “Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento”. 4 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Tácticas: Son los planes de acción para la ejecución de las estrategias. También podemos decir que son decisiones que se deben tomarse en relación con los problemas cotidianos que pueden amenazar el funcionamiento normal de la organización. Relación de la Administración con otras disciplinas: La administración no existe aislada, por el contrario, las prácticas administrativas están sujetas a la influencia directa de las investigaciones. Antropología: Estudia las sociedades y nos ayuda a conocer a los seres humanos y sus actividades. Ayuda a los gerentes a entender mejor las diferencias entre los valores fundamentales, las actitudes y los comportamientos de las personas. Filosofía: Cuestiona la naturaleza de las cosas en lo particular los valores y la ética. Psicología: Es la ciencia que trata de medir, explicar, y en ocasiones, cambiar la conducta de los seres humanos. La Psicología se dedica a estudiar el comportamiento de las personas y tratar de entenderlo. Sociología: Estudia a las personas en relación a otros seres humanos. ¿De que manera los cambios sociales, como la globalización, la mayor diversidad cultural está afectando a las organizaciones? Matemáticas: ha permitido un enorme avance en el campo de la Administración, como los relacionados con la fijación de cursos alternativos, su valoración y su consiguiente ayuda en la toma de decisiones, a través de la Investigación de Operaciones. La administración misma se ha convertido o se está convirtiendo en algo cuya naturaleza es esencialmente matemática. Ingeniería Industrial: Quizá la relación de lo administrativo con el mundo en que se realizan los fines económicos, se dé en forma más clara, y más frecuentemente que con la teoría económica, con las actividades y técnicas productivas, esto es: con las técnicas de la ingeniería aplicadas en la industria. Contabilidad: La administración no puede operar sin el conocimiento del componente patrimonial, siendo éste el objeto de la contabilidad. Economía: Estudia las riquezas para satisfacer las necesidades humanas y la administración, estudia los problemas humanos, que son el factor fundamental de la empresa. Derecho: Estudia la capacidad jurídica de las personas para ser titulares de sus derechos y obligaciones. 5 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Ergonomía: Conocida también como ingeniería humana, diseño de los instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las características anatómicas incluyendo los aspectos psicológicos. Cibernética: Ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las máquinas. DEFINICIÓN DE EMPRESA, CREACIÓN DE EMPRESA, SU IMPORTANCIA. PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESA. Definición de Empresa: Según Stoner “Es el proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”. La empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales. Se entiende por empresa el organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital. Creación de Empresas: a) Aspecto político y legal: El ambiente político y legal es, principalmente, el grupo de leyes, regulaciones y agencias gubernamentales y sus acciones, las cuales afectan a toda clase de empresas en grado variable. Este ambiente que rodea a los empresarios se entrelaza estrechamente con el ambiente social. En general, las leyes se aprueban como el resultado de las presiones y problemas sociales. Ambiente Político: El ambiente político, las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y gubernamentales, cambien con el flujo y reflujo de las demandas y creencias sociales. El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los aspectos de la vida. Con relación a los negocios desempeña dos papeles principales: los fomenta y los limita. Por ejemplo, hace lo primero cuando estimula la expansión y el desarrollo económico, proporciona ayuda mediante la administración de pequeños negocios, subsidia determinadas industrias ofrece ventajas fiscales, respalda la investigación y el 6 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 desarrollo e incluso protege algunas empresas mediante aranceles especiales. Por último, el gobierno es el mayor cliente, al comprar bienes y servicios. Ambiente Legal: El otro papel del gobierno es restringir y regular los negocios. Todo empresario está rodeado de un gran número de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no solo a nivel nacional sino también estatal y municipal. Algunas se elaboraron para proteger a los trabajadores, a los consumidores y a las comunidades. Otras se crearon para obligar a cumplir los contratos y proteger los derechos de la propiedad. Muchas tienen el fin de regular el comportamiento de los empresarios en los negocios. b) Aspecto Educativo: Una organización de aprendizaje es aquella capaz de adaptarse a cambios en el ambiente externo mediante la permanente renovación de sus estructuras y sus prácticas. Meter Senge distinguió cinco tecnologías que contribuyen al aprendizaje en las organizaciones. Estas son: - Pensamiento de Sistemas - Destreza Personal - Modelos Mentales - Visión Compartida - Aprendizaje en Equipo. La organización de aprendizaje se asocia por lo general con conceptos como comportamiento de la visión de la empresa, auto-análisis de los supuestos y prácticas prevalecientes, consideración de estructuras organizacionales radicalmente nuevas, creación de equipos de aprendizaje y establecimiento de vínculos con entidades fuera de la empresa para la generación de nuevas ideas y perspectivas. c) Aspecto Tecnológico: Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la tecnología. La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa. El término tecnología se refiere a la suma total de conocimiento que se tiene de la forma de hacer las cosas; incluye las invenciones, las técnicas y el amplio depósito de conocimiento organizado sobre todas las cosas. Tanto en el ámbito nacional, como en el internacional, el ritmo de cambio está en constante aceleración. Es decir que, ante el progreso científico y tecnológico, la rapidez de las comunicaciones y del intercambio, los grandes recursos utilizados en investigación y otros factores; es enorme la velocidad con que las organizaciones se encuentran con variaciones bruscas del mercado. El progreso tecnológico, los descubrimientos y las tendencias sociales, por modas, cambios en el poder adquisitivo, y otros factores, originan profundas desviaciones de lo que se podría haber previsto. 7 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 La repercusión de la tecnología se manifiesta en nuevos productos, nuevas maquinas, nuevas herramientas, nuevos materiales y nuevos servicios. Algunos beneficios de la tecnología son: - Mayor productividad, Estándares más altos de vida, Más tiempo de descanso y, Una mayor variedad de productos. Sin embargo, deben ponderarse los beneficios de la tecnología contra los problemas que conllevan estos avances, tales como los embotellamientos de tránsito, la contaminación de aire y agua, la escasez de energía y la pérdida de privacidad debido a la aplicación de tecnología de computación. Se requiere un enfoque equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya alguno de sus efectos colaterales indeseables. Los cambios de la tecnología modifican la naturaleza del trabajo. Las nuevas tecnologías adoptadas, como las computadoras, los sistemas de telecomunicación, la robótica y las operaciones flexibles de producción, tienen muchas repercusiones en las organizaciones que las adoptan. Las computadoras y los sistemas complejos de información, aunque solo son la punta del iceberg de la tecnología, han tenido enormes repercusiones en las organizaciones. Han estipulado grandes cambios en los grados de habilidad que se requieren de los empleados, en las actividades cotidianas de los administradores y en la capacidad de respuesta de la organización ante las necesidades cambiantes de los clientes. Por ejemplo, como se están automatizando muchas actividades, las personas quedan en libertad de aceptar actividades más variadas y desafiantes. d) La Pequeña Empresa: Según Stoner, “La pequeña empresa se refiere a los negocios que tienen dueños y administración locales y, con frecuencia, muy pocos empleados que trabajan en una sola ubicación. A los creadores de las empresas se les denomina emprendedor. Son los que tienen la facultad de tomar los factores de producción (tierra, trabajo y capital) y usarlos para producir bienes o servicios nuevos. Se les denomina iniciador aquel “negocio fundado por personas que pretenden cambiar el ambiente de una industria dada mediante la introducción de un producto nuevo o de un proceso nuevo de producción”. Stoner. Pág. 176. Importancia de la creación de empresas: La razón fundamental de la existencia de las organizaciones es que ciertas metas sólo pueden alcanzarse mediante la acción concertada de grupos de personas. Así pues, ya sea la meta el lucro, impartir educación, religión o cuidar la salud, lograr la elección de un candidato o la construcción de un 8 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 nuevo estadio de fútbol, las organizaciones se caracterizan por su conducta orientada hacia la meta. Es decir, que persiguen metas y objetivos que pueden lograrse con mayor eficacia y eficiencia mediante la acción concertada de individuos. Las Empresa (u organizaciones) son instrumentos vitales en nuestra sociedad. Sus realizaciones en la industria, la educación, la atención a la salud y la defensa han tenido por resultado avances impresionantes en nuestro nivel de vida y nuestro potencial internacional. Tan importante son que en muchos casos, se han convertido en modelos para otras naciones. En tal sentido, las organizaciones son mucho más que instrumentos para proporcionar bienes y servicios. Crean también los ambientes en que la mayoría pasamos la vida, y en este aspecto tiene una profunda influencia en nuestra conducta. Sin embargo, por lo relativamente reciente del auge de grandes organizaciones, apenas estamos comenzando a tomar conciencia de algunos de los efectos psicológicos de este tipo de implicación, y de la necesidad de estudiarlo. RASGOS DE PERSONALIDAD DEL CREADOR DE EMPRESA Y SUS CARACTERÍSTICAS Rasgos de Personalidad del creador de empresa: Las relaciones entre personas y grupos en el seno de una organización crean expectativas sobre el comportamiento personal. Estas expectativas son la causa de que surjan determinados papeles que deberían ser determinados por alguien. Hay personas que deberán asumir el papel de líderes, en tanto que otras actuarán como simples seguidores. Los mandos intermedios, al tener superiores y subordinados, han de desempeñar ambos papeles, es decir, el de líderes y el de seguidores. Las organizaciones cuentan con sistemas de autoridad, posición y cada uno de dichos sistemas. Características: - Liderazgo: la habilidad de crear una atmósfera de equipo y generar una acción voluntaria en su gente. - Motivación: es la habilidad para determinar las necesidades de sus subordinados y la manera de cómo satisfacerlas. - Toma de Decisión: siempre está relacionada a un problema, a una dificultad o a un conflicto. Delegación: habilidad para la asignación de tareas y funciones a sus subordinados. - - Comunicación: la habilidad de persuadir, realizar presentaciones claras sobre hechos y transmitir mensajes con precisión. 9 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 - Iniciativa: la habilidad de generar acción sin esperar a alguien más que lo haga o que lo diga. - Creatividad: la habilidad de producir soluciones con imaginación. - Sensibilidad: la habilidad de reconocer y responder a las necesidades de otros. - Juicio: la habilidad de lograr conclusiones lógicas y manejar con sensibilidad los asuntos diarios. - Visión: la habilidad de prever con claridad lo que serían las mejoras en el futuro. - Impacto: la habilidad de crear una buena primera impresión atraer la atención y generar respeto. - Obsesión: la habilidad de enfocar su capacidad de acción sobre lo que desean hacer y quieren hacer. Cualidades: Organiza bien su tiempo. Toma decisiones adecuadas. Usa el esquema “Firme Pero Justo”. Mantiene las cosas Bajo Control. Se comunica bien con todos los niveles. Posee el conocimiento necesario. Orientado a la gente. Conoce sus Deberes y Responsabilidades. Planifica y se Orienta hacia Objetivos. Se centra en la solución y no en el problema. Visión de Conjunto. Tratan de lograr impacto. Claros acerca de su propia identidad. Capaces de crear emoción e inspiración. Preactivos en vez de reactivos. Conscientes de las necesidades de la gente. Admirados y Respetados. Logran sus Objetivos. 10 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS, NIVELES Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN. EL PROCESO DE LAS ORGANIZACIONES Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO Clasificación de las Empresas: 1- Según su tamaño (aproximado): Pequeña: tiene menos de 50 empleados. Mediana: tienen hasta 250 empleados. Grande: más de 250 empleados. 2- Según su origen de capital: - Pública: Está determinada por las actividades que el estado se reserva para su administración. Son organizaciones productivas que por su importancia, el Estado ha decidido manejar por su cuenta. - Privada: Son constituidas y administradas por los particulares. Los empresarios son los que se encargan de crear, sostener y acrecentar el patrimonio y los resultados de la empresa. - Mixta: Por la composición de su capital puede ser Nacional o Extranjero. 3- Según Actividad: - Sector Primario: Básicamente extractivas, que crean la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza agrícolas, forestales, pesqueras, ganaderas, mineras, etc. - Sector Secundario: Centra su actividad productividad al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de construcción. - Sector Terciario: (Servicios y comercio), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc. 4- Según su Constitución Legal: - Sociedad Anónima (S.A.): En la cual las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado y en la que los socios no están obligados sino por el monto de la acción. 11 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 - Sociedad Responsabilidad Limitada (S.R.L.): En la cual las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado, dividido en cuotas de participación, las cuales no podrán estar representadas en ningún caso por acciones o títulos negociables. - Sociedad Colectiva: En el cual las obligaciones sociales están garantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de todos los socios. - Sociedad Comanditaria: En la cual las obligaciones están garantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de uno o más socios, llamados socios solidarios y por la responsabilidad limitada a una suma determinada de uno o más socios, llamados socios comanditarios. El capital de los comanditarios puede estar dividido en acciones. Antecedentes de las Organizaciones Públicas y Privadas: Desde el inicio de la administración de empresas como disciplina académica, el desarrollo y la implantación de nuevas teorías se efectuó de manera casi exclusiva en organizaciones privadas. En retrospectiva, las teorías de administración de empresas parecen estar hechas a la medida para corporaciones privadas con fines de lucro. Este desarrollo unilateral se puede explicar por lo menos en parte: el tamaño del sector público era molesto y poco digno de ser tomado en consideración, dados sus objetivos y tareas particulares. Los objetivos y tareas probablemente siguen siendo particulares en el presente, pero ya no existe el fenómeno de un sector público modesto, sobre todo en países en vía de desarrollo. La virtud de ausencia de planificación estratégica y mercadotecnia dentro de la empresa pública causó una brecha peculiar entre las responsabilidades a largo plazo del gobierno como proveedor de bienes y servicios, y con su habilidad de realizar estas responsabilidades eficazmente. Todavía los oficiales gubernamentales se sienten incómodos cuando se trata de mercadear estratégicamente sus productos, particularmente cuando están acostumbrados a actuar en condiciones de monopolio en un ambiente proteccionista. Los funcionarios aprecian la planeación estratégica y la mercadotecnia como herramientas para la obtención de ganancias en el sector privado, pero la rechazan como inapropiado para los objetivos del bienestar adscrito a la empresa pública. La Empresa Privada: La empresa privada constituye hoy el eje del sistema de vida del mundo amparada en la consagración del derecho de propiedad incluido en la mayoría de las cartas constitucionales de las naciones. Todo permite pronosticar que para dentro de unas décadas, casi todos los operarios serán expertos, desapareciendo la mano de obra no calificada, mejorando su estatus, las retribuciones, y disminuyendo notablemente la jornada laboral. 12 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Definiciones: La empresa privada es el sistema que tiene por fin dirigir y coordinar las actividades de grupos humanos con otros sistemas mayores, hacia objetivos comunes que creen riquezas, asegurando la satisfacción de las necesidades humanas y la obtención de beneficios directamente para dicha empresa, e indirectamente para toda la comunidad. Es decir, que el fin principal de la empresa privada es lograr un beneficio porque es éste el que asegura su permanencia y su crecimiento. Pero no hay que perder de vista que la organización no es nunca un fin en sí misma. Tampoco puede estimarse como una satisfacción intelectual o estética. Es un dispositivo apto para servir a la rentabilidad y a la expansión, así como a la dignificación del hombre, y por ese medio servir a la comunidad local y al país. Sería un error considerar que la finalidad empresarial tiene un carácter crudamente materialista y exclusivo de lograr beneficios con prescindencia de otros propósitos. No podría suponerse que su fin sea tampoco de puro altruismo, dedicado solamente al beneficio social. Como de costumbre, la solución correcta está en debido punto intermedio que conjuga el lucro con el apoyo al progreso de la comunidad y con la distribución de equitativas remuneraciones. Octave Gelenier dice que: “bajo todos los regímenes, el papel de la empresa es crear riqueza, asegurando la satisfacción de las necesidades de los hombres”. Por lo demás la empresa crea riqueza cuando produce más valor que el que consume. Si falta este excedente, la empresa no cumple su papel esencial. Características: Los caracteres de la empresa, como bien dicen Koontz y O`Donnell son los que, simultáneamente, muestran su misión de servicio a la evolución actual del mundo. Y así ella: - Significa una convergencia entre el interés particular y el general. - Implica una organización cada vez mas perfeccionada. - Es sinónimo de cambio constante. - Tiene métodos científicos. - Es la única forma creadora de riqueza en gran escala. - Aplica sistemas técnicos de avanzada. - Considera esencialmente al hombre - Estima que su deber es servir a la comunidad. La Empresa Pública: La empresa pública tiene una gran influencia ecológica que mantiene en cada país haciendo énfasis en la higiene, o en la seguridad social, o en la educación, entre otros. El objetivo final es la conservación de la paz y el orden, la realización progresiva de la justicia, la protección contra la inseguridad, la prestación de los servicios sociales a los funcionarios y a la población en general, ajustándolos al interés superior de la Nación. 13 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Definiciones: La administración pública en todas las operaciones que tienen por objeto la realización o la observación forzosa de la política del estado, desde luego considerando la palabra “política” en un sentido muy amplio. Añade que “un sistema de administración pública es un conjunto de todas sus leyes, reglamentos, prácticas, relaciones, códigos y costumbres, que prevalecen en un momento y en una jurisdicción para la realización o la ejecución de la política del Estado”, mientras que “el arte de la administración es la dirección, coordinación y control de muchas personas para realizar algún propósito u objetivo”, y que “en consecuencia, un administrador es la persona que dirige, coordina y controla las actividades de los otros”. La administración pública es fundamental para la vida de la nación. Tiene como fin dirigir y coordinar las actividades del Estado hacia los objetivos que se ha propuesto para el beneficio del país. Características: El fundamento de la actividad administrativa de cualquier país se basa en el concepto de soberanía popular, así los que se dedican a ella son servidores del pueblo. Por lo tanto, un sistema de administración pública es bueno en la medida en que los órganos administrativos sean sensibles a la voluntad y a las necesidades del pueblo del que son intérpretes. Pueden establecerse las siguientes características: - - - Es una organización de tipo especial. Dirige y coordina la actividad del Estado para el beneficio del país en cuanto a servicios públicos. Su fundamento es la soberanía popular, y por eso los empleados deben tener siempre y ante todo presente el concepto de que son servidores públicos cualesquiera que sean sus jerarquías, lo cual dará la verdadera medida de eficiencia y utilidad. Es influenciada e influencia a la política. Acumula reservas que le permiten sobrevivir más que la privada cuando alguno de sus servicios ya no tienen objeto. Es un sector de la actividad gubernamental, en el sentido que su orientación suele variar con cada partido político que sube al poder público. Es inevitablemente burocrática. 14 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Niveles de la Administración: Alta Gerencia: Gerentes responsables de la Administración General de la Administración. También reciben el nombre de Ejecutivos. Gerencia Media: Incluye varios niveles de una organización. Los Gerentes de niveles medios dirigen las actividades de Gerentes más bajos y a los empleados operacionales. Nivel Operativo: Son los Empleados encargados de desarrollar los programas y planes tácticos de la organización Funciones de la Administración: El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades dirigidas hacia la producción de bienes (productos) o a la prestación de servicios (actividades especializadas) son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas dentro de las organizaciones. Todas las organizaciones están constituidas por personas y por recursos humanos, recursos físicos y materiales, recursos financieros, recursos tecnológicos, recursos de mercadeo, etc. La vida de las personas depende de las organizaciones y éstas dependen del trabajo de aquellas. Las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversificadas, de tamaños diferentes, de características diferentes, de estructuras diferentes, de objetivo diferentes. La administración es algo imprescindible para la existencia, supervivencia y éxito de las organizaciones, sin la administración las organizaciones jamás tendrían condiciones para existir y crecer. La administración se revela hoy en día como una de las áreas del conocimiento humano más impregnadas de complejidad y desafíos. El profesional que utiliza la administración como medio de vida, puede trabajar en los más variados niveles de una organización: desde el nivel jerárquico de supervisión elemental hasta el nivel máximo de la organización. 15 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 A continuación se presenta dos figuras geométricas que representan la función administrativa dentro de las organizaciones: A) Influencia sobre el origen de Información Nivel de Planificación Estratégica A.1) Entorno B.1) Resumida Nivel de Control Gerencial Nivel de Control Operativo Función Financiera Función De Recursos Humanos Función Sistema De S.I.G. Función De Producción S.I.G: Sistema de Información Gerencial 16 Función De Mercado técnia A.2) Interna B.2) Detallada B) Influencia de la forma de Información UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Algunas Actividades Departamentales: DEPARTAMENTO ACTIVIDAD Investigación y desarrollo Orientar la investigación sobre productos, desarrollar productos. Ingeniería de productos Diseño detallado de productos orientados a crear la eficiencia productiva. Ingeniería de procesos Seleccionar o diseñar herramientas de producción, equipos y procesos. Planificación de instalaciones. Construcción. Planificar, construir y reparar instalaciones. Compras. Determinar los mejores proveedores en función de las especificaciones, plazos de entrega y precios. Ingeniería Industrial. Determinar la forma más eficiente de utilizar Las máquinas, el espacio y el personal Medida del trabajo. Métodos y Procedimientos. Dirigir los esfuerzos hacia la mejora de los procesos en el puesto de trabajo. Planificación de Producción Planificar el proceso de producción, gestionar el inventario. Control de inventarios Investigación operativa Aplicar los métodos, modelos y procedimientos matemáticos o los sistemas de información para la dirección a la gestión de la producción. Gestión de calidad / Control Revisar diseños, productos y procesos para asegurar el cumplimiento de objetivos en calidad Mantenimiento. Centrado en diseñar sistemas y procedimientos que permitan crear y mantener un sistema fiable. 17 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 El Proceso de las Organizaciones: Determinados procesos de comportamiento dan vida a la estructura de una organización que contribuyen a que el rendimiento de una organización gane en eficacia: comunicaciones, toma de decisiones, socialización y desarrollo profesional. Comunicaciones: La supervivencia de una organización guarda estrecha relación con la capacidad de su dirección para recibir, transmitir y actuar en base a la información de que dispone. El proceso de comunicación con su entorno y con todas sus partes. La información llega y sale de la organización y circula dentro de la misma. La información permite integrar todas las actividades que se desarrollan en su seno. Toma de Decisiones: La calidad de la toma de decisiones en una organización depende de que se seleccionen los objetivos idóneos y se identifiquen los medios necesarios para alcanzarlos. Muchas decisiones de la dirección afectan a la vida y al bienestar de muchas personas, la ética desempeña un papel destacado en todas ellas. Teniendo en cuenta que toda persona que ocupa un lugar de responsabilidad en una empresa tiene poder en virtud de su cargo, siempre existe una posibilidad de que las decisiones que se tomen no se ajusten a la ética. Si pensamos en las revelaciones que a diario se publican en periódicos y en la televisión sobre escándalos en el mundo de los negocios, en el gobierno, en la medicina, en la política y en los tribunales, podemos afirmar que hay pruebas abundantes de la necesidad de prestar gran atención a la ética cuando se va a tomar cualquier decisión. Socialización y Desarrollo Profesional: Las personas se integran en las organizaciones para trabajar y tratar de alcanzar sus objetivos profesionales. Las organizaciones contratan personas para realizar ciertos trabajos, los propios de la estructura de la organización. Por consiguiente, los intereses personales y los de la organización deben coincidir sí se busca su eficacia. Las personas avanzan a lo largo del tiempo y cambian sus puestos de trabajo por senderos profesionales más o menos establecidos por la organización para la cual trabajan. El éxito profesional que puedan alcanzar depende, al menos en parte, de hasta que punto se adapten, al menos en parte, de hasta que punto se adapten a lo que exige la empresa. Socialización es el proceso a través del cual una persona conoce las expectativas de la organización para la que trabaja. Puede ser formal, como en el caso en el que existen programas de orientación para los nuevos empleados, o informal, como cuando el gerente y los compañeros de trabajo facilitan al nuevo empleado información sobre las expectativas de la empresa. El 18 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 desarrollo profesional y la socialización son procesos estrechamente relacionadas entre si que afectan al rendimiento del personal y también de la organización. El Proceso Administrativo: Permite cumplir el propósito establecido por la organización. Según Stoner “Un Proceso es la forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la Administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes y habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean”. Planificar: Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar planes secundarios para coordinar las actividades. Según Stoner “Planificar indica que los Administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”. Organizar: Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará. Según Stoner “Es el Proceso para comprender a dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”. Dirigir: Conducir y motivar a todas las partes involucradas y resolver conflictos. Según Stoner “Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera con respecto a una tarea”. Controlar: Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan de acuerdo a los planes. Según Stoner “Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas”. ACTIVIDAD A DESARROLLAR POR EL ALUMNO: Los señores Jesús Monascal y Richard Pérez han convenido en crear una Sociedad Anónima, cuyo objeto principal es la comercialización de calculadoras. Usted ha sido designado por esta sociedad para que le elabore un Proceso Administrativo. Herramientas: (8) Empleados (1) Local alquilado, con cinco compartimientos (1) Equipo de Reparto 19 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD Puede decirse que no hay duda sobre la importancia de la contabilidad pues está más que demostrado, especialmente en las grandes instituciones comerciales e industriales, que para obtener un mayor rendimiento, productividad y aprovechamiento de su patrimonio es imprescindible la información contable. La Administración para ser dinámica y eficiente, precisará de la ayuda de la Contabilidad pues siendo la base primordial de la primera crear riquezas, tanto materiales como inmateriales, necesitará de informaciones razonadas relacionadas con su gestión a objeto de tomar sus futuras decisiones en forma técnica y eficiente. La Contabilidad además de presentar claramente los resultados de las operaciones de la empresa, con lo cual satisface requisitos de carácter legal, le sirve al dueño, de la misma como un instrumento de relevante importancia en la toma de decisiones que debe adoptar en la dirección de su negocio hoy en día. El Comerciante o empresario ya no ve la Contabilidad solamente como una obligación legal, sino el medio que le permite saber quienes le deben y que es lo que constituye sus obligaciones es decir cuanto y a quienes debe en un determinado período. Definiciones de Contabilidad: Comisión de terminología del A.I.A. (Accounting Research Bulletin Nº 7) “Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en parte términos monetario, operaciones y hechos que tienen, por lo menos en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos procesos y operaciones”. Porem, Pufus (Accounting Meted – University of Chicago Press – Chicago) “La contabilidad es una herramienta que se utiliza en el control de la actividad económica. Es un artefacto para medir e interpretar ciertos hechos de una empresa que se expresan en forma cuantitativa”. Himmelblau, David (Fundamentos de la Contabilidad – Trad. De F. Martínez) “La contabilidad es el lenguaje de los negocios. La contabilidad está basada en el hecho fundamental que se encuentra en toda empresa mercantil y que consiste en que su activo es igual a su activo (tanto a favor de terceros como a de los dueños)”. Boter, Fernando (Curso de Contabilidad – Barcelona) “Contabilidad es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados, las anotaciones de las operaciones, efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de poder conocer la situación de dicha empresa. Determinar los 20 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados”. H.A. Finney (Principles of Accounting – Ed. Ptice Hall Inc. M. York) “La contabilidad comprende un cuerpo de principios legales, industriales, comerciales y financieros que deben tenerse en consideración para determinar como, y en qué medida, las operaciones de un negocio afectan el valor de sus activos y el monto de sus pasivos, utilidades y capital”. Cortés, Jesús (Contabilidad General) – Biblioteca del hombre de negocios modernos “La contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el registro de las operaciones económicas efectuadas por una persona o entidad, con el fin de conocer sus resultados y la situación de la misma”. Wildman, John Paymond (principles of accounting, citado en el Boletín Nº 7 A.I.A. – accounting research bulletins) “La contabilidad puede ser definida como aquella ciencia que se ocupa de la compilación y presentación sistemática y completa con fines administrativos, de los hechos concernientes a las operaciones financieras de una organización comercial”. Batardo, León (Elementos de la Contabilidad – versión castellana de Ed. Labor) “La contabilidad es la ciencia que enseña las reglas que permiten registrar las operaciones efectuadas por una o varias personas. En sentido más restringido, la contabilidad es la ciencia que estudia las reglas necesarias para el registro de las operaciones efectuadas por una empresa comercial, industrial, financiera o agrícola”. Pyte y White “La contabilidad es el acto de registrar y sintetizar las transacciones de un negocio y de interpretar sus efectos sobre los asuntos y las actividades de una entidad económica”. Reitell y Van Sickle (Accounting Principles for Engineers – McGraw Hill – 2da) “La contabilidad es la ciencia que trata del análisis, registro y presentación de las operaciones comerciales”. Paton, W. A: (Essentials of Accounting – Pag. 3) “La contabilidad puede definirse como el cuerpo de principios y el mecanismo técnico por medio de los cuales las informaciones económicas de una empresa dada son clasificadas, registradas periódicamente, presentadas e interpretadas con el propósito de un control y una administración eficiente”. 21 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Objetivos y medios de la Contabilidad: El objetivo fundamental de la contabilidad es ofrecer a distintas personas interesadas, y de manera especial a los propietarios de un negocio o empresa, la información relativa a: - Su situación financiera en un momento determinado, y Los resultados económicos producidos por las operaciones durante un período determinado de tiempo. Es decir, el objeto de la contabilidad es proporcionar al dueño(a) de la empresa, información sobre la naturaleza y el valor de sus bienes derechos y obligaciones (situación financiera)), así como información donde los efectos que las operaciones mercantiles causan en esos elementos, mediante la obtención de sus resultados (resultados económico). Para lograr sus objetivos, la contabilidad se vale de los Estados Financieros conocidos con los nombres de: - Estado de Situación o Balance General (Situación Financiera). Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias (Resultado de las Operaciones). Los Estados Financieros son los “medios” de que se vale la contabilidad para cumplir con sus objetivos. Relación de la Contabilidad con otras ciencias: Economía: Ambas ciencias se relacionan con los bienes que integran la riqueza. La economía trata el estudio general de esas riquezas apta para satisfacer las necesidades humanas. La contabilidad estudia el patrimonio de la empresa, se interesa por los resultados individuales. A través de la contabilidad se determina el valor de la riqueza nacional. Derecho: Es el que dicta las normas a las que ha de ceñirse la propiedad e intercambio de los bienes, y confiere la capacidad jurídica a las personas para ser titulares de sus derechos y obligaciones sobre los mismos, la cual constituye su esfera patrimonial. Administración: La Administración es el gobierno de la empresa y esta está constituida por el componente humano y el componente patrimonial. El primero representa el campo específico de la administración; y el segundo el objeto de la contabilidad, y por ser la administración el gobierno de la empresa, esta no puede funcionar sin un conocimiento básico de la parte patrimonial, ni la contabilidad podrá operar sin conocimiento de los problemas humanos, que son el factor fundamental de la empresa. Matemáticas: Para reflejar el valor del patrimonio y sus variaciones. La contabilidad tiene que valerse de los números. 22 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Función de la Contabilidad: Registrar: Hacer constar por escrito de una manera clara y concisa, las operaciones de un negocio o empresa. Clasificar: Siguiendo un procedimiento ordenado y de acuerdo a un sistema establecido, las operaciones registradas. Resumir: Las operaciones en los correspondientes estados financieros a fin de indicar los cambios en el patrimonio de la empresa, como resultado de las operaciones mercantiles. Interpretar: El resultado de las operaciones y su correspondiente cambio en el patrimonio de la empresa, son sujeto posteriormente a análisis e interpretación. AUDITORÍA – LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS En esta época en que los adelantos están a la orden del día, las empresas tienen el gran desafío en cuanto a la toma de decisiones sensatas y lógicas para así aprovechar las oportunidades tecnológicas y económicas que se presenten. Por consiguiente, administrar una empresa se ha vuelto más complicado y exigente. Las empresas con el correr del tiempo se ha percatado que los clientes y procedimientos que eran considerados adecuados han perdido vigencia. Por ello es que la evaluación en las empresas tiene una significativa importancia, el decidir si los cambios se hacen ahora o se dejan para más tarde pueden causar pérdidas innecesarias o una decisión mal hecha puede conducir a resultados no esperados. La evaluación servirá como instrumento para medir los métodos y la eficiencia de todas sus funciones y áreas de la empresa. Se puede examinar o auditar una función específica de un departamento o grupo de departamentos, de una división o grupo de divisiones, o la empresa como un todo. Esta evaluación deberá ser precisa y al día, presentar los resultados a los ejecutivos de la empresa para que ésta proceda a dictar medidas correctivas. Definición: Según William Leonard la evaluación puede definirse como “un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”. Propósitos y Fines: El objetivo que persigue la evaluación de los procesos no es más que descubrir deficiencias o irregularidades en la empresa y definir o proponer las 23 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 posibles soluciones en la medida de lo posible antes de que ocurra el evento (medidas preventivas). Por tal motivo, la evaluación realiza estudios para determinar las deficiencias causantes de las dificultades actuales o en potencia de lo que debería ser el estado más eficiente de una organización. EVALUACIÓN Desperdi cios y Deficien cias Mejores Métodos Mejores Formas de Control Operacio nes más eficaces Mejor uso de los Recursos Humanos y Físicos Planes y Objetivos: Una de las mayores deficiencias en las empresas es que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de los principios de la organización, otras deficiencias radican es que los planes pueden ser muy acertados, pero la organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un cambio radical en su campo de actividades. También puede ser que no se determinaron eficientemente los programas a largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos a la organización por temor a posibles fugas de información. En este aspecto la evaluación determinará si los objetivos fueron fijados y justificados y adicionalmente si la planificación de los mismos fue la más adecuada. Estructura Organizativa: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son los Niveles Gerenciales ya que no delegan responsabilidad a los individuos calificados para ello, los jefes de departamento, divisiones y otras unidades administrativas pueden ser de gran ayuda para la estructura de la empresa, si se les permite actuar dentro de los límites funcionales del cargo. 24 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Sistemas y Procedimientos: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos apropiados. Por tanto, la finalidad de los sistemas y procedimientos es ayudar a la Alta Gerencia a cumplir con las metas de la Organización, a que se hagan del conocimiento general de lo que se persigue. La Evaluación determinará las posibles diferencias e irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar los procesos como medio para reducir los costos. Métodos de Control: Podemos definir el control como aquel instrumento por medio de los cuales la Alta Gerencia obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice según lo planificado, estos métodos consisten en comparar el desempeño planificado en cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas, Procedimientos, Costos). La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los mismos. Recursos Materiales y Humanos: El Recurso Humano: en toda empresa se hace necesario evaluar las políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación PatronoTrabajador a través de un sistema de clasificación de méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los mismos sean eficaces. En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc. Recursos Materiales: básicamente en este renglón que tan bien son aplicados los mantenimientos preventivos y correctivos de la empresa para mantener en óptimo funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos, mobiliario, etc. La evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los adecuados. LA CUENTA Definición: Se utiliza para controlar los bienes, derechos, obligaciones, egresos, ingresos, etc. de la empresa. Es el resultado de seleccionar y clasificar conjuntamente todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negociación. La contabilidad utiliza un registro por separado denominado CUENTA para cada grupo y hace figurar en este registro los aumentos o disminuciones que ocurran en un grupo correspondiente. Puede decirse que el propósito de la 25 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 cuenta es suministrar información que ha de servir para la preparación de los Estados Financieros, y al tiempo de proveer los datos necesarios para asegurar a la empresa una eficiente dirección que le permita conocer los montos adecuados al negocio por sus clientes y los montos que la empresa debe a sus proveedores, el costo de los activos adquiridos, el de los gastos efectuados y las fuentes y cuantía de los ingresos. Forma de la Cuenta: Simbólicamente, la cuenta se suele presentar, para fines de estudio, mediante una “T” a semejanza de las hojas de un libro abierto, en cuya hoja izquierda se anotarán los “cargos” y en la derecha “los abonos”. La cuenta en su aspecto más simple, está integrada por tres elementos principales: 1- El título. 2- El espacio destinado para registrar en términos monetarios los aumentos en el monto de la partida. 3- El espacio para registrar en términos monetarios las disminuciones en el monto de la partida. TÍTULO Lado izquierdo los débitos o cargos Lado derecho los créditos o bonos La forma de la cuenta puede variar, sin embargo, su rayado en general provee espacio para los tres (3) elementos básicos ya mencionados. Partes principales de la cuenta: Titular: Nombre de la cuenta, y nos indica el origen de las anotaciones hechas por la misma, el nombre de la cuenta debe estar acorde con lo que decidamos controlar. Ejemplo: Nombre de la cuenta, y nos indica el origen de las anotaciones hechas en la misma, el nombre de la cuenta debe estar acorde con lo que decidamos controlar. Ejemplo: Si tengo dinero por cobrar la cuenta debería llamar: CUENTAS POR COBRAR. Debe: Es el lado izquierdo de la cuenta, se utiliza para anotar los cargos o débitos. Haber: Es el lado derecho de la cuenta, se utiliza para anotar los abonos o créditos. Saldo: Es la situación financiera del titular de la cuenta, se calcula por la diferencia de la suma de los cargos menos la suma de los abonos. Ejemplo: Tengo 500,00 Bs. en el debe y 200,00 Bs. en el haber. La situación financiera de la cuenta será de Bs. 300,00. 26 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Tipos de Saldos: - Deudor: Suma de los cargos mayor a la suma de los abonos. Acreedor: Suma de los abonos mayor a la suma de los Cargos. Cero: Sumas de los cargos y de los abonos iguales. Terminología: - Cargar – Debitar – Adeudar: Significa anotar una cantidad en el debe de la cuenta. Abonar – Acreditar: Significa anotar una cantidad en el haber de la cuenta. Regla: Toda cuenta que ENTREGA algunos de sus valores propios, resulta ACREEDORA. En cambio, la que RECIBE algún valor, que legítimamente le corresponda registrar, será DEUDORA. De esta forma toda transacción efectuada por la empresa, es factible de ser analizada en términos iguales de CARGOS y de ABONOS ya que toda operación mercantil dará lugar a por lo menos a un cargo y un abono o a varios cargos y varios abonos por totales iguales. El Debe y el Haber: El DEBE de una cuenta significa: - Algún bien que ingresa a la empresa. El pago de una deuda por la empresa. Algún costo. Un gasto. Una pérdida. Una deuda a favor de la empresa. El HABER de una cuenta significa: - La salida de un activo. El cobro de una deuda. Un ingreso. Reembolso de algún gasto. Alguna ganancia. Contraer una deuda. 27 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Esquemáticamente, podríamos representar todo lo anterior, así Debe ACTIVO + Haber - Debe PASIVO - Haber + Debe CAPITAL Haber - + Clases de Cuenta: CUENTA DE Activo Pasivo Capital Gastos Ingresos NACE CON: Un Cargo Un Abono Un Abono Un Cargo Un Abono CRECE CON: Un Cargo Un Abono Un Abono Un Cargo Un Abono DISMUYE CON: Un Abono Un Cargo Un Cargo Un Abono Un Cargo SU SALDO Deudor Acreedor Acreedor Deudor Acreedor ¿A quién Cargar y a quién Abonar? Para saber que se “carga”. - ¿Qué entra? ¿Quién recibe? ¿Quién pierde? ¿Quién queda debiendo? Para saber a que cuenta se “abona”. - ¿Qué sale? ¿Quién entrega? ¿Quién gana? Clasificación de las cuentas por su uso: a) b) c) d) e) f) Cuentas Reales Cuentas Nominales Cuentas de Valoración o de Valuación Cuentas Transitorias Cuentas de Orden Patrimoniales a) Cuentas Reales: Se utilizan para controlar los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Bienes: Maquinarias, Edificio, Muebles y Enseres. Derechos: Cuentas por Cobrar, Efectos por Cobrar, Impuestos por Cobrar. 28 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Obligaciones: Para con terceras personas, para con los dueños de la empresa. Eejmplo. Cuentas por Pagar. Clasificación de las Cuentas Reales: - Los Bienes y Derechos: Cuentas reales de Activo y tienen saldo deudor. Las Obligaciones: Cuentas reales de Pasivo y Capital y ambas tienen saldo acreedor. Clasificación de las Cuentas Reales de Activo: - Circulante: Una cuenta de activo es circulante cuando controla dinero o se va a convertir en dinero en un período no mayor a un año. Ejemplo: Caja, Banco, Cuentas por Cobrar. - Inversiones Permanentes o a Largo Plazo: Controla bienes o títulos mobiliarios que la empresa halla adquirido bajo la política de permanecer con ellos por un período mayor a un año. Son adquisiciones que no corresponden al objeto de la empresa. Ejemplo: Acciones otras empresas, Bonos, etc. - Fijos: Tangibles: Cuenta que controla los bienes adquiridos por la empresa para funcionar, producir o prestar servicios, es decir, son bienes para el uso de la empresa no para la venta. Ejemplo: Terreno, Edificios, Instalaciones. Intangibles: Cuenta que controla los bienes o derechos de propiedad de la empresa que le otorgan privilegio. Ejemplo: Derecho de autor, marca de fábrica, etc. - Cargos o Gastos Diferidos: Controlan los gastos que benefician a la empresa por más de un período contable. Ejemplo: Gastos de organización o constitución. - Otros Activos: Controla bienes o derechos que no reúnen las características de los grupos anteriores. Ejemplo: Depósitos en Garantía. Clasificación Cuentas Reales de Pasivo: - Circulante: Cuando la obligación a pagar es en un período no mayor a un año. Ejemplo: Cuentas por Pagar, Impuestos por Pagar, Efectos por Pagar. - Largo Plazo: Cuando la obligación a pagar es en un período mayor a un año. Ejemplo: Hipotecas por Pagar. 29 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 - Apartados: Controla las obligaciones de carácter social, obligaciones eventuales o contingentes Ejemplo: Apartados para Prestaciones Sociales. - Créditos Diferidos: Incluyen todos aquellos ingresos que sin estar consumidos fueron cobrados por anticipado. Ejemplo: Intereses Cobrados por Anticipado. - Otros Pasivos: Cuando se desconoce el momento de pagar la obligación. Ejemplo: Prestaciones Sociales. - Cuentas Reales de Patrimonio: Cuando la obligación es con los dueños de la empresa. En esta cuenta encontraremos: la cuenta de Capital, Superávit, Reservas, Ganancias, Pérdidas. b) Cuentas Nominales: Se utilizan para controlar los ingresos y egresos de la empresa. - Ingresos: Ganancias Egresos: Gastos, Pérdidas. Clasificación de las Cuentas Nominales: Ingresos: Saldo Acreedor Clasificación - - Ingresos por Ventas: Ventas Rebajas, devoluciones, descuentos sobre ventas (Saldo deudor) Servicios. Otros Ingresos: Ingresos por intereses, venta de activo fijo, eventuales. Egresos: Saldo Deudor. Clasificación: - Costos de Venta: Compra, flete / compras, acarreo en compras, almacenaje, gastos de importación, impuestos aduaneros. Rebajas, devoluciones y descuentos sobre compras (Saldo Acreedor) - Gastos de Ventas: Sueldos de vendedores, comisión de vendedores, viáticos, flete sobre ventas, acarreo en ventas, etc. 30 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 - Gasto de Administración: Sueldos y salarios, SSO, INCE, energía eléctrica, agua, impuestos, alquiler, teléfono, artículos de escritorio. - Otros Egresos: gastos por intereses, comisiones bancarias, etc. c) Cuentas de Valoración o Valuación: Se utilizan para controlar la acumulación de la recuperación que hace la empresa de las inversiones de sus activos fijos tangibles e intangibles y gastos diferidos. Ejemplo: - Depreciaciones Acumuladas. Amortizaciones Acumuladas. Agotamientos Acumulados. Provisión para Incobrables. d) Cuentas Transitorias: Se utilizan para registrar aquellas operaciones que por algún motivo no se puede hacer el cargo o abono a la cuenta correspondiente. Ejemplo: Mercancía en tránsito. e) Cuentas de Orden: Se utilizan para registrar aquellas operaciones que no afectan al patrimonio, es decir, que no lo aumentan ni tampoco lo disminuyen. Ejemplo: Una letra de cambio enviada al banco para que éste realice la gestión de cobranza. f) Cuentas de Patrimonio: Son las que representan los bienes netos a que tienen derecho los dueños de la empresa. Teoría del Cargo y el Abono: Al analizar las operaciones mercantiles realizadas por la empresa, veremos que cada una da origen a un intercambio de valores entre las cuentas. Luego, si se ha convenido en considerar las cuentas como si fueran “personas” tendremos que admitir que, en cada operación, la cuenta que RECIBE el valor que se intercambia, se lo quedará DEBIENDO a la cuenta que se lo entrega. Esto es cierto, aun cuando NO se produzca el acto material de la entrega y la recepción, lo cual en verdad, sólo se produce en la mayoría de los casos en forma netamente teórica, pero se produce indiscutiblemente. 31 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Principio de la Partida Doble: Toda operación debe ser registrada utilizando como mínimo dos cuentas. La suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos. TODO CARGO TIENE UN ABONO TODO ABONO TIENE UN CARGO Ejemplo: Se compró mercancía por Bs. 200,00 se pagó con un cheque. Banco Compras 200,00 200,00 Todo cargo tiene un abono y todo abono tiene un cargo, sumas iguales. El Libro Diario: Es un instrumento contable de la empresa, donde se asienta día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que hace el comerciante, de modo que la anotación muestre la(s) cuenta(s) deudora(s) y las cuentas acreedora(s). La importancia del Libro Diario radica en que mediante él podemos ver claramente todas las operaciones realizadas, en una empresa o negocio, con sus especificaciones de fecha que intervienen en la operación, cantidades, referencia con el “Libro del Mayor” y el concepto de cada operación. (modelo 1) El Libro Mayor: Es un libro obligatorio que debe llevar toda empresa. Se le conoce como cuenta “T” debido a la similitud con la letra del alfabeto que lleva ese nombre. El Saldo de las cuentas es la diferencia que existe entre el total de su DEBE y el Total de su HABER. Cuando el “debe” y el “haber” de una cuenta acusen totales iguales su saldo resultará CERO y se dirá que dicha cuenta está SALDADA. Si el total de DEBE es mayor el saldo será DEUDOR de lo contrario e llamará ACREEDOR (modelo 2) 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 ESTRUCTURA DE UN DIARIO GENERAL: (modelo 1) FECHA 2008 ENERO 02 CONCEPTO -1- R-M DEBE HABER Notas: - El número indicado en la parte inferior a la palabra concepto indica el orden correlativo de cada registro. - R- M es el numero de la cuenta “ T ” o Mayor Principal. Ejemplo Práctico: El 15/07/2008 vendimos Bs. 800.000,00 en mercancía S/F. 0452, recibimos Bs. 300.000,00 en efectivo y el resto lo paga a vencimiento de la factura a 30 días. 01 FECHA 2008 JULIO 15 CONCEPTO -1- R-M CAJA CUENTAS POR COBRAR VENTAS 01 02 03 DEBE HABER 300.000,00 500.000,00 800.000,00 PARA REGISTRAR VENTA DE MERCANCIA S/F.0452 A N/30 -2- ( REF. 01) Notas: Al Diario General - Cuando se Carga, la cuenta va pegada del margen. Ejemplo. Ver Cta. Caja. - Cuando se Abona, la cuenta va un tanto despegada del margen Ejemplo. Ver: Ventas - En el registro efectuado se cumple el Principio de la Partida Doble, la suma de los Cargos es igual a la suma de los Abonos. - En este caso recibimos dinero, una promesa de pago y entregamos a cambio mercancía. - R-M : Referencia del Mayor, indica que esta registrado en el Mayor Principal No X . - Ejemplo: en el caso de la cuenta Caja vemos la referencia y esta registrada en el mayor Principal Nº 01. - Culminado el asiento numero 01, continuamos con el asiento numero 02 sin dejar ningún espacio en blanco entre líneas. 33 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 Al Trabajar en el Mayor Principal o Cuentas “T” tenemos: ESTRUCTURA DEL MAYOR PRINCIPAL : ( modelo 2) CAJA FECHA 2008 JULIO 15 CONCEPTO Explicación del Diario General. R-D 01 01 DEBE 300.000,00 HABER SALDO 300.000,00 ( REF. 02) También lo podemos trabajar bajo la modalidad Cuentas “T”. Nota: tomando el ejemplo de la cuenta CAJA complete las otras dos cuentas “T” que conforman el asiento contable anterior. CAJA 300.000 01 CUENTAS POR COBRAR 02 00COBRA CCOBRAR COBRAR Banco ( REF. 03) Notas: Al Mayor Principal o Cuentas “T” R-D: Indica que la Cuenta esta Registrada en una determinada pagina del Diario General. Ejemplo en la REF.01 vemos que el monto de los Bs. 300.000,00 de la cuenta Caja esta registrado en el folio Nº 01 del Diario General tal como lo indica la referencia del Diario General en el Mayor Principal. Cuando se trata de mayores manejados en cuentas “T” la Referencia del Diario General se anota al lado del monto de la cuenta. En la REF.03 tomando como ejemplo la cuenta CAJA, en este caso se coloca el 34 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 número de referencia del diario general al lado de los 300.000,00 Bs. (izquierdo). Cuando se termina el Periodo Contable o Ejercicio Económico de la empresa se saldan las cuentas “T” para determinar la posición financiera de la cuenta para ese periodo, en el caso de los Mayores Principales el saldo se obtiene inmediatamente después de cada registro contable. Ver Ref. 02 En el caso de las cuentas “T” se salda la Cuenta: LA ECUACIÓN DE PATRIMONIO Todos nuestros bienes y derechos (Activo) pueden ser iguales en términos monetarios a todas nuestras obligaciones (Pasivo) más nuestra cuenta de capital. Representación: A=P+C A= Activo (bienes y derechos). P= Pasivo (obligaciones). C= Capital (patrimonio). Ejemplo: Activo: Pasivo: Capital: 100,00 40,00 60,00 A = 100,00 = 100,00 = P + C 40,00 + 60,00 100,00 Al introducir en el balance general la ganancia o la pérdida, se amplia la ecuación: A = P + C + GANANCIA o ( - ) PÉRDIDA Ejemplo: El activo de la empresa ALFA esta conformado por: Caja: Bs. 30.000,00 Mercancías Bs. 800.000,.00; Muebles y enseres Bs. 100.000,00 Pasivo: Efectos por Pagar Bs. 230.000,00, Cuentas por Pagar Bs. 100.000,00, Capital Bs. 700.000,00, Pérdidas del período Bs. 100.000,00. A = P + C - PÉRDIDA 35 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria 30.000,00+800.000,00+100.000,00 100.000,00 930.000,00 = 930.000,00 = Asignatura de Área II = - TS-3001 230.000,00+100.000,00+700.000,00- 1.030.000,00 930.000,00 100.000,00 ESTADOS FINANCIEROS: ESTADOS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Y BALANCE GENERAL Son partidas agrupadas que muestran información contable: Entre otros tenemos: Balance General: Muestran las cuentas de activo, pasivo y capital de la empresa. Es un documento donde se indica, al final del ejercicio contable, todos los bienes y derechos de la empresa, así como todas las obligaciones. Objeto: Determinar la posición económica y financiera de la empresa para una fecha determinada. Estado de Ganancias y Pérdidas: Muestra los ingresos y egresos de la empresa para un determinado período. Es un informe minucioso, en términos monetarios de lo acontecido en la empresa durante el ejercicio económico que se analiza. Se confecciona con los saldos de las cuentas nominales o sea las de ingreso, los costos y gastos aplicables a la obtención de ingresos. Objeto: Mostrar la utilidad o la pérdida y la forma como se produce. A través del mismo se mide el grado de eficiencia de la empresa. ACTIVIDAD A DESARROLLAR POR EL ALUMNO: En el modulo de Administración El Sr. Monascal y el Sr. Pérez Formaron una Sociedad la cual contó con su asesoría en la elaboración del Proceso Administrativo. Por el buen desempeño y aplicación correcta de sus conocimientos, le solicitan en esta oportunidad, asesoría para efectuar la distribución de sus finanzas en su empresa. 36 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Sede del Litoral Ciclo de Iniciación Universitaria Asignatura de Área II - TS-3001 ÁREA: CONTABILIDAD Básica: ANTHONY, R. (1973) “La Contabilidad en la Administración de Empresas”. UTEHA. México. CATACORA. F. (1998) “Contabilidad. La base para las decisiones gerenciales”. Mc Graw Hill. Colombia. CÓDIGO DE COMERCIO DE VENEZUELA. Publicaciones Legislativas. FINNEY Y MILLER (1973) “Curso de Contabilidad”. Tomos I y II Introducción. Tomo I y II Intermedia y Tomo I y II Superior. UTEHA. México. HOLMES, A, y Otros (1976) “Contabilidad Básica”. CESCA. México. HORNGREN, CH. y Otros (2000) “Contabilidad”. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO I.V.A. Ley y Reglamentos Vigentes. MARQUEZ, H. (2002) “Diccionario de Contabilidad”. El Nacional. Caracas. Complementaria: GOMEZ, F. “Contabilidad I”. Ediciones Fragor. Venezuela. KENNEDY. R. (1973) “Estados Financieros” VILLALOBOS DE NUCETE, M. (1978) “Los Principios Contables y su Vigencia en Venezuela”. U.C.V. Caracas. 37
