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INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD Departamento Regional de Asistencia Técnica GERENCIA REGIONAL DE FOMENTO A LA PRODUCCIÓN Objetivo e Importancia de la Contabilidad • Obtener y comunicar nuestra información económica y financiera tanto a usuarios internos como a usuarios externos respecto de una unidad económica. Usuarios Internos Dueños y Socios Directores y Administradores Empleados y Sindicatos Usuarios Externos Nuevos Inversionistas Entidades Financieras Proveedores y Acreedores Gobiernos Publicó en General Definiciones Es un sistema de información que REGISTRA, CLASIFICA y RESUME HECHOS ECONOMICOS referidos a la valuación y evolución del patrimonio de la organización, con el propósito de producir datos útiles para la toma de decisiones y control. Se encarga de ESTUDIAR, MEDIR y ANALIZAR el PATRIMONIO y la REALIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA de las organizaciones o empresas, con el fin de facilitar la dirección y el control; presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática para las distintas partes interesadas. Ecuación Contable Es la base sobre la que se sustenta el sistema contable; se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma: ACTIVO BIENES + DERECHOS = PASIVO + CAPITAL PASIVO NETO PATRIMONIAL De esta forma, la suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o capital (fondos propios). Ecuación Contable ACTIVO A FAVOR DE LA EMPRESA = BIENES + DERECHOS ESTRUCTURA ECONÓMICA ¿En qué ha invertido la empresa? ¿De dónde pone el dinero? APLICACIÓN DE LOS FONDOS PASIVO + CAPITAL PASIVO NETO PATRIMONIAL DEUDAS Y OBLIGACIONES CON TERCEROS ESTRUCTURA FINANCIERA ¿Cómo se ha financiado? ¿De dónde saca el dinero? ORIGEN DE LOS FONDOS CAPITAL , RESERVAS Y RESULTADOS (INCLUYE LA UTILIDAD DEL EJERCICIO) VARIACION Documentación fuente • Todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad del negocio. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa. Documentos que se registran y archivan: Desplazamiento de la mercadería Circulación de valores Factura Contado Cheque Ticket Crédito: Recibo Documentos que sólo se archivan: Orden de compra o Nota de Pedido Guía de Remisión Nota de Débito Nota de Crédito Pagaré Elementos básicos que componen la Contabilidad ACTIVO PASIVO PATRIMONIO INGRESOS GASTOS Todos ellos deben seguir un itinerario lógico para su adecuada contabilización, cuyos PASOS son: DEFINICIÓN, RECONOCIMIENTO y MEDICIÓN; los cuales quedan reflejados en los estados financieros. Activo Los activos son los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados de los que se espera obtener beneficios o rendimientos económicos en el futuro. El activo forma parte de las cuentas reales o de balance. Es un sistema construido con bienes y servicios, con capacidades funcionales y operativas que se mantienen durante el desarrollo de cada actividad. Cuentas del Activo Activo Corriente o Circulante Disponible: • Caja • Caja chica • Banco Exigibles: • Cuentas por cobrar • Documentos por cobrar • IVA por Recuperar (en cierre de gestión) • Cuentas por cobrar a empleados • Intereses por cobrar • Alquileres por cobrar • Comisiones por cobrar Realizable: • Inventario de mercadería • Mercadería en tránsito • Inversiones: • Participaciones • Acciones Activo Fijo Bienes de uso o tangible: • Terreno • Edificios • Muebles y Enseres • Equipo computación • Vehículo • Maquinaria y equipo • Herramientas en general • Depreciaciones Intangibles: • Patentes • Derecho de autor • Derecho de franquicia • Marca registrada Activos Diferidos: • Intereses pagados por adelantado • Alquileres pagados por adelantado • Comisiones pagadas por adelantado • Seguros pagados por adelantado • Publicidad y propaganda pagada por adelantado • Gastos de constitución Pasivo Es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también al pasivo como el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc. Cuentas del Pasivo • • • • • • • Pasivo Corriente o a Corto Plazo: Cuentas por pagar Documento por pagar Intereses por pagar Alquileres por pagar Comisiones por pagar Sueldos y salarios por pagar Publicidad y propaganda por pagar • • • • • • • Seguro por pagar (cuenta ocasional) Préstamos por Pagar Finiquito por pagar Aportes y retenciones por pagar: IVA por pagar (en cierre de Gestión) Intereses cobrados por adelantados Alquileres cobrados por adelantado Pasivo no Corriente o largo plazo: • Hipoteca por pagar • Préstamos bancarios • Préstamos de accionistas Patrimonio Los fondos propios, también llamados capital o neto patrimonial, ya que constituyen la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos exigibles. Incluye los aportes realizados, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la consideración de pasivos exigibles, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten. Cuentas del Patrimonio • Capital Es la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma. • Utilidades Retenidas Las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo, las cuáles se van acumulando. Se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos. • Utilidad del Ejercicio Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. • Reserva Legal Es un porcentaje establecido por la ley, que tiene como objetivo proteger el capital de una sociedad ante las eventuales pérdidas. Cuentas de Ingresos y Gastos INGRESOS COSTOS/GASTOS • Son las Ganancias que obtiene una empresa como consecuencia de las ventas de su rubro o ajenas y complementarias a su rubro principal, y que a través de ellas se generan utilidades, independientemente si estas han sido cobradas o no. • Son los Gastos en que la empresa incurre, realiza, consume y que son necesarios para su operación y funcionamiento, independientemente si estos han sido pagados o no. • • • • • • • • Ventas Descuento sobre ventas Rebaja sobre ventas Devoluciones sobre ventas Costos de Ventas Gastos Administrativos Gastos de Ventas Gastos Financieros Principio: Partida Doble Es el método que utiliza la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que realiza la empresa. En todo asiento existe una doble registración de partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras. Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes: No hay deudor sin acreedor y viceversa; El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita; El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos); En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa; Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan; Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas); Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias). Partes De Una Cuenta Para la aplicación de este mecanismo hay que tener siempre presente: DEBE • Columna izquierda de una cuenta contable, en la que se registran los débitos, los cargos o las partidas deudoras. HABER • Columna derecha de una cuenta contable, en la que se registran los créditos, los abonos o las partidas acreedoras. COMPRA / CANCELACIÓN DEBE ¿Qué se compró? ¿Qué entra a la empresa? --¿Qué se canceló? HABER ¿Cómo se canceló? ¿De dónde sale el dinero? Si no se cancela, ¿Qué genera para la empresa? VENTA / COBRANZA DEBE ¿Cómo nos cancelaron? ¿Con qué nos cancelaron? Si no cancela, ¿qué genera para la empresa? HABER ¿Qué se vende? --¿Qué se cobro? Cuentas contables: ejemplos Ciclo Contable Documentación Fuente Libro Diario Libro Mayor Balance de Comprobación Estados Financieros Libro Diario • • Es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de un negocio. La anotación de un hecho económico en el Libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. LIBRO DIARIO DETALLE FECHA 10-ENE DEBE CAJA $ 40.00 BANCOS $ 40.00 DOC. POR COBRAR $ 32.00 HABER INGRESO POR VENTA $ 100.00 IVA POR VENTAS $ 12.00 ----x---COSTO DE MERCADERÍA VENDIDA INVENTARIOS $ 100.00 $ 100.00 Libro Mayor • • Es donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza el negocio de sus activos, pasivos y patrimonio. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. LIBRO MAYOR COD.: 1.1.1 REF. (1) (2) DETALLE SALDO FRA. # 20 EMPRESA XYZ DEBE $ 40.00 HABER TÍTULO: CAJA SALDO DEUDOR ACREEDOR $ 500.00 $ 540.00 Balance de Comprobación • Instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero. BALANCE DE COMPROBACION SUMAS SALDOS CUENTA DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR COD. 1.1.1 CAJA $ 540.00 $ 140.00 $ 400.00 Estados Financieros También denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. Constituyen el contabilidad. producto final de la Estados Financieros Muestra los flujos de efectivo del período, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento, lo que servirá a la gerencia de las empresas para la toma de decisiones. Balance General Estado de Flujo de Efectivo También denominado Estado de Situación Financiera. Es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en determinado momento. Estado de Resultados También denominado Estado de Pérdidas y Ganancias. Muestra el resultado de las operaciones tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad/pérdida neta de la empresa. Estados Financieros BALANCE GENERAL FLUJO DE EFECTIVO ESTADO DE RESULTADOS EJERCICIO 01/10/14 Se realiza la apertura del "Comercial Novedades", que se dedicada a la distribución de artículos de consumo masivo, cuenta con la siguiente documentación de respaldo suficiente, que Ud. debe registrar contablemente. • Activos: El arqueo de caja es de USD 158.909, existe una cuenta corriente en el Banco Pacífico con saldo de USD 181.287, entre las Letras de cambio vigente se encuentra una aceptada por Pedro Pérez de USD 42.404, el inventario de mercaderías corresponde a 5.505 unidades del producto, a costo unitario de USD 33.30, Un vehículo de reparto esta valuado en USD 5.500. existe muebles y estanterías valuados por USD 57.780, y cuenta con un local propio por USD 159.038. • Pasivos: Entre sus obligaciones se tiene un crédito comercial con la Importadora Quito de USD 71.740 y una Letra aceptada por 65.579 a favor del Banco Pichincha con vencimiento en 45 días. • Transacciones del mes de Octubre: 09/10/14 Se pagan gastos de constitución de la empresa al abogado, quien nos entrega una factura por USD 61.667 al contado, que incluye todos los gastos inherentes a los registros obligatorios. 11/10/14 Compra de mercaderías, 2.034 unidades por USD. 67.732,20, costo unitario USD. 33,30, con Factura a Importadora Quito, se cancela USD 47.070 en efectivo y el saldo con documento de crédito a 30 días. 12/10/14 Una nueva compra de mercaderías, 2.603 unidades, a la Importadora Quito por USD. 86.679,90, costo unitario USD. 33,30, según Factura, se cancela en efectivo el 43%, el 37% con cheque, y el saldo es financiado a 30 días mediante documento de crédito. 14/10/14 Una venta de mercaderías de 5.772 unidades, según factura, con un margen de utilidad bruta del 59% sobre su costo, El pago se efectúa con USD 171.283,92 al contado, USD 63.096 con cheque del Banco de Pacífico y por el saldo nos firman una Letra de Cambio a 45 días vista. EJERCICIO 17/10/14 Se paga por refrigerios al Salón Colón, USD 5.922, según factura. La cancelación es USD. 3.440 al contado y el saldo es comprometido a pagar en 30 días. 20/10/14 En esta fecha cancela la deuda en su totalidad el Sr. Pedro Pérez, en efectivo USD 32.404 y el saldo con cheque del Banco Pichincha. El mismo día se anticipa sueldos al personal por USD 22.200 en efectivo. 27/10/14 Se cancela en efectivo el 70% de la deuda contraída con Importadora Quito. 31/10/14 Se pagan los sueldos del personal USD 59.729, tomando en cuenta el anticipo de fecha 20/10/2014, en efectivo. • Se pide: 1. Elaborar Balance de Apertura 2. Registrar los asientos en el Libro Diario. 3. Traspasar al Libro Mayor. 4. Elaborar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos 5. Elaborar Estados Financieros: Estado de Resultados y Balance General GRACIAS Visite nuestro sitio web www.cfn.fin.ec
