GBR-M01 Manual para el Manejo Administrativo de Bienes del MSPS
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MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, AGOSTO DE 2013 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. PROPÓSITO ........................................................................................................................... 5 ALCANCE ............................................................................................................................... 5 DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL MANUAL ........................................... 5 NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................ 5 DEFINICIONES ...................................................................................................................... 7 BIENES DEL MINISTERIO .............................................................................................. 10 6.1 Manejo contable de los bienes ................................................................................ 12 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.2 7 Propiedades planta y equipo ...................................................................... 13 Activos fijos no depreciables....................................................................... 14 Terrenos ..................................................................................................... 14 Muebles en bodega .................................................................................... 14 Activos fijos depreciables............................................................................ 14 Depreciación de bienes ............................................................................................. 15 6.2.1 6.2.2 Método de depreciación ............................................................................. 15 Activos de menor cuantía ........................................................................... 17 7.1.1 7.1.2 Inventario de bienes en bodega .................................................................. 18 Inventario de activos en servicio ................................................................. 18 ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES ...................................................... 17 7.1 Almacén .......................................................................................................................... 17 7.2 7.3 Cuentas para el manejo de bienes......................................................................... 18 Entrada de bienes de acuerdo a su origen .......................................................... 19 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8 7.3.9 7.3.10 7.3.11 7.3.12 7.3.13 7.3.14 7.3.15 7.3.16 7.3.17 Compras y/o importaciones ........................................................................ 20 Por adquisición con recursos de crédito externo ......................................... 20 Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes. ......................... 20 Por traslado ................................................................................................ 21 Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos ............................... 22 Por reintegro de bienes de consumo .......................................................... 23 Por reposición............................................................................................. 23 Por restitución............................................................................................. 24 Por permuta de bienes ............................................................................... 25 Por préstamo de bienes .............................................................................. 25 Por recuperación de bienes ........................................................................ 25 Por tecnología ............................................................................................ 26 Por producción ........................................................................................... 26 Por materia prima (cuenta transitoria) ......................................................... 26 Por transformación de elementos ............................................................... 27 Por compensación ...................................................................................... 27 Por sobrante de inventario .......................................................................... 27 2 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 7.3.18 7.4 7.5 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Por el sistema de caja menor ..................................................................... 28 Requisitos para la entrada de bienes al almacén .............................................. 28 Requisitos para la salida de bienes ....................................................................... 30 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 7.5.7 7.6 GBR-M01 Salida de bienes por obsolescencia ............................................................ 30 Salida por traspaso de bienes .................................................................... 31 Salida con destino a terceros ...................................................................... 33 Salida para transformación ......................................................................... 33 Salida por cambio, reposición o garantía .................................................... 34 Salida por entrega a terceros en comodato ................................................ 34 Salida por bienes entregados a terceros en cesión o traspaso ................... 35 Almacenamiento de bienes ...................................................................................... 35 7.6.1 Bienes servibles ......................................................................................... 35 7.6.2 Bienes en servicio ...................................................................................... 36 7.6.3 Bienes inservibles ....................................................................................... 37 7.6.4 Registro de inmuebles ................................................................................ 38 7.6.5 Registro contable ........................................................................................ 38 7.6.6 Bienes devolutivos en servicio .................................................................... 38 7.6.7 Movimiento de bienes devolutivos en servicio ............................................ 39 7.6.8 Inventario individual .................................................................................... 39 7.6.9 Responsabilidad de funcionario designado como Director o Jefe de dependencia ............................................................................................................. 40 7.7 Levantamiento y entrega del Inventario físico de bienes en depósitos ...... 41 7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.7.4 7.7.5 8 Préstamo de bienes (comodato) ................................................................. 42 Reparaciones ............................................................................................. 45 Reparación de muebles, enseres y equipos de oficina ............................... 46 Reparación de equipos de cómputo ........................................................... 46 Reparación fuera de la entidad ................................................................... 46 BAJA DE BIENES .............................................................................................................. 47 8.1 Clases de bajas ............................................................................................................ 48 8.1.1 Elementos devolutivos en servicio .............................................................. 48 8.1.2 Elementos devolutivos inservibles .............................................................. 48 8.1.3 Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento ........................................... 48 8.1.4 Baja por donación ....................................................................................... 49 8.1.5 Baja por cesión de bienes a título gratuito .................................................. 50 8.1.6 Baja por traspaso de bienes ....................................................................... 50 8.1.7 Baja por permuta de bienes ........................................................................ 51 8.1.8 Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, entre otros .. 52 8.1.9 Baja por destrucción ................................................................................... 52 8.1.10 Baja por caso fortuito o fuerza mayor ............................................................. 53 8.1.11 Baja por pérdida de bienes en poder de los transportadores ...................... 54 8.1.12 Baja por hurto o robo .................................................................................. 55 8.1.13 Baja por venta en subasta pública (sistema de martillo o remate) .............. 57 8.1.14 Baja por venta directa de entidad a entidad ................................................ 60 3 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 8.2 Enajenación y/o Transferencia de bienes ............................................................ 61 8.3 Traslado de bienes ...................................................................................................... 62 9 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FISCAL ............................................. 62 9.1 Registro de la baja de bienes en la contabilidad ............................................... 62 9.2 Bienes en depósito ...................................................................................................... 63 9.2.1 Inventario para entrega normal del almacén ............................................... 63 9.2.3 Entrega de almacén cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega ........................................................................................................ 64 9.3 Control de inventarios ................................................................................................ 65 9.4 Faltantes o sobrantes de bienes ............................................................................. 66 9.5 Responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal ....................................................... 67 10 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE ...................................... 68 4 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 1. GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 PROPÓSITO Definir los criterios que orientan la administración de los bienes a cargo del Ministerio. 2. ALCANCE Aplica para todos los bienes del Ministerio de Salud y Protección Social. 3. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL MANUAL 4. Proceso GBR Gestión de Bienes y Recursos Físicos Procedimientos GBR-P01 Ingreso al Almacén Procedimiento GBR-P02 Salida de Almacén Procedimiento GBR-P03 Baja de Elementos del Almacén Procedimiento GBR-P04 Inventario Procedimiento GBR-P05 Pólizas Proceso GIO Gestión de Insumos y Operaciones Procedimiento GIO-P01 Donaciones NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS Constitución Política de 1991 Artículo 269, el cual consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley. Ley 42 de 1993 estableció: “el control fiscal es una función pública la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del estado en todos sus órdenes y nivel”. Ley 42 de 1993, el control fiscal está a cargo de la Contraloría General de la República quien ejercerá control posterior y selectivo, correspondiéndole a cada entidad de la administración pública ejercer auto control en el cumplimiento de los fines del Estado. 5 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Ley 10 de 1990 “Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”. Ley 80 de 1993 en su artículo 3º, “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, prevé la forma y procedimiento que se debe adoptar para la venta de los bienes de las entidades del estado. Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. Ley 489 de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Ley 734 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Ley 1150 de 2007 "por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos". Decreto 2649 de 1993 “por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”. Decreto 2145 de 1999 “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”. Decreto 4444 de 2008 “por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007”. Resolución 4444 de 1995 “Cumplimiento obligatorio, con el propósito de garantizar la racionalización de las cifras consignadas en los estados financieros e informes complementarios dentro del proceso contable”. 6 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Resolución 400 de 2000 "Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones". Carta Circular No. 25 de 2000 Relacionada con Pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001. Ley 99 de 1993 “Por la cual se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones”. En ella se confirma que el Estado fomentará la incorporación de los costos ambientales y el uso de instrumentos económicos para la prevención, corrección y restauración del deterioro ambiental y para la conservación de los recursos naturales renovables 5. DEFINICIONES Bienes inmuebles: Son las edificaciones de cualquier tipo, que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y las que se adhieren a ellas. Bienes muebles fungibles: Aquéllas cosas que no puede hacerse el uso conveniente a su naturaleza sin que se destruyan. Bienes muebles no fungibles: Aquellos que no desaparecen con su uso normal. Bienes obsoletos por su uso: son aquellos bienes que han sufrido desgaste debido a su uso y pueden ser susceptibles de recuperación. Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente: Son aquellos bienes que aunque se encuentran en buen estado, no pueden rendir y producir el beneficio deseado y es necesario cambiarlos por otros, técnica o tecnológicamente más avanzado. 7 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Cesión o transferencia: Acción de ceder o transferir el dominio de un bien. Se denomina cesión cuando el bien sale del patrimonio del Ministerio y éste cede sus derechos sobre el mismo. Disposición final adecuada: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente. Donación: Acción de traspasar de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera a favor del Ministerio de Salud y Protección Social el dominio de un bien, previa aceptación del Ordenador. Elementos de consumo: Son los elementos que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y por lo tanto, no ameritan clasificarlos como devolutivos o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros. Elementos devolutivos: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la administración retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el proceso de baja definitiva de los activos y cuentas del balance del Ministerio. Gestor de residuos peligrosos: Persona natural o jurídica que presta los servicios de recolección, transporte, tratamiento, aprovechamiento o disposición final de residuos peligrosos dentro del marco de la gestión integral y cumpliendo con los requerimientos de la normatividad vigente. Inservibles: Son aquellos bienes obsoletos y/o que fueron destruidos por caso fortuito o fuerza mayor que no son susceptibles de reparación. Inventario de Bienes: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Ministerio de Salud y 8 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Protección Social. El inventario permite verificar, clasificar, controlar, analizar, valorar y depreciar los bienes que ingresan a los depósitos del almacén, lo cual posibilita efectuar un estricto control de las existencias físicas y reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de elementos, mediante información confiable y oportuna. Préstamo de bienes (comodato): Se entiende que hay préstamo de éstos cuando se entrega un bien a otra entidad o persona para que por un tiempo tenga el uso de él, con la obligación de restituirlo. Recuperación de bienes: Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haber sido detectada su pérdida por parte del Ministerio y después de haberse producido su baja del sistema del inventario de los activos y registros contables. Reintegro de bienes: Es el procedimiento que se efectúa de devolución al almacén de aquellos bienes que no requieren las dependencias del Ministerio, para el desarrollo de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios. Reposición de bienes: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otro de iguales o de similares características. Resarcimiento de bienes: Es el procedimiento de indemnizar, compensar o pagar un bien que ha sido desaparecido, hurtado o dañado. Residuo o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula. Residuo sólido aprovechable: Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso directo o indirecto para quien lo genere, pero que es susceptible de incorporación a un proceso productivo. 9 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Residuo sólido no aprovechable: Es todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de las actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o reincorporación en un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún valor comercial, requieren tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición. Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Responsabilidad del generador: El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él genere. La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y subproductos, por todos los efectos ocasionados a la salud y al ambiente. Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al Ministerio los bienes que fueron entregados a terceros para su uso o administración. 6. BIENES DEL MINISTERIO Para la elaboración y rendición de inventarios y/o cuentas de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio se orientarán por los preceptos establecidos en el Índice Universal de Inventarios, los cuales se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos mayores: Grupo 1 - Elementos de consumo. Grupo 2 - Elementos devolutivos. Grupo 3 – Inmuebles. Estos grupos mayores se dividen a su vez en subagrupaciones señaladas en la Tabla 1. 10 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Tabla 1. Subagrupaciones bienes del Ministerio de Salud y Protección Social. CUENTA CONTABLE AGRUPACION ESPECIFICACIÓN DE ELEMENTOS Grupo 1. Elementos de Consumo. 1910 191001 191001001 191001002 191001005 191001008 191001040 191003 191004 191021 191090 19109001 1970 197008 108 110 112 115 107 116 115 113 117 225 CARGOS DIFERIDOS Materiales y Suministros Materias Primas para construcción, Instalación, campo Útiles de Escritorio Oficina y Dibujo y Papelería Repuestos Máquinas y Equipos Drogas, elementos odontológicos, laboratorio Insecticidas, fungicidas, herbicidas, roedores Material Quirúrgico Dotación Trabajadores Elementos de aseo, Lavandería, cafetería Otros cargos diferidos Misceláneos, Lencería, Elementos Dotación Intangibles Software Grupo 2. Elementos Devolutivos 1.6 1.6.35 163501 163501001 163501004 163501005 163501009 163501007 208 215 209 214 216 163502 163502002 210 163502090 211 163503 163503001 163503002 163504 163504001 218 212 207 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO BIENES MUEBLES EN BODEGA Maquinaria y equipo Equipos y Maquinas para construcción. Instalaciones Instrumentos Musicales y sus Accesorios Equipos y Maquinas para deporte, Gimnasia y juegos Herramientas y sus Accesorios Libros de Biblioteca, Estudio, Documentos, Mapoteca, Plano teca, Hemeroteca y Muebles Equipo Médico Científico Equipos y Máquinas para Laboratorio, Profesionales Científicas y Enseñanza y sus Accesorios Equipos y Maquinaria para Medicina, Odontología, Veterinaria, Rayos X y Sanidad y sus Accesorios. Muebles y Equipo de oficina Mobiliario y Enseres Equipos y Máquina para Oficina Contabilidad Dibujo y Accesorios. Equipos de Comunicación Equipos y Máquinas para Comunicación, Detención, Radio, Televisión, Señales, Sonido, Radar, Fotografía y Proyección y sus Accesorios. 11 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: CUENTA CONTABLE 163504002 163504090 163505002 163511 163511001 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 AGRUPACION ESPECIFICACIÓN DE ELEMENTOS 224 225 213 Equipos de Cómputo (Hardware). Programas de Sistemas Software. Equipos y Máquinas para Transporte y sus Accesorios Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y hotelería Equipos y Maquinaria para Comedor, Cocina y Despensa y sus Accesorios. MAQUINARIA Y EQUIPO Equipo y máquinas de Construcción e Instalación Equipo de Música Equipo de recreación y deporte Equipo de enseñanza Equipo Médico y Científico Equipo de laboratorio Otros equipo médico y científico Muebles, enseres y equipos de oficina Muebles y enseres Equipo y máquina de oficina Equipos de Comunicación y Computación Equipo de Comunicación Equipo de Computación Equipo de Transporte, tracción y elevación Terrestre Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería Equipo de restaurante y cafetería Depreciación acumulada (CR) 1655 165501 165505 165506 165509 1660 166002 166090 1665 166501 166502 1670 167001 167002 1675 167502 1680 168002 1685 206 208 215 209 216 210 211 218 212 207 224 213 206 Grupo 3. Inmuebles 1640 164001 1605 160501 160502 164018 6.1 306 310 Edificios y Construcciones. Edificaciones y casas Terrenos. Urbanos Rurales Bodegas Manejo contable de los bienes El manejo contable de los bienes del Ministerio de Salud y Protección Social se desarrolla con base a las normas técnicas establecidas en el Plan General de 12 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Contabilidad Pública vigente en cuanto al reconocimiento, registro y valoración de activos. Los movimientos y registros de las operaciones relativas a los bienes se efectúa de acuerdo con los niveles de clasificación que conforman el Catálogo General de Cuentas, definidos por la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Salud y Protección Social puede solicitar adicionalmente a dicha entidad los niveles auxiliares contables, de acuerdo a las necesidades específicas. Con el fin de unificar la información que genera el almacén para efectos contables, el Grupo de Contabilidad, establece la tabla de equivalencias entre códigos contables y grupos de inventario y efectúa las modificaciones a la misma de acuerdo con los cambios que se produzcan en el Catálogo General de Cuentas que tengan incidencia en su conformación. La Subdirección de Gestion de Operaciones debe generar toda la información de las entradas y salidas de los bienes, desagregada hasta el nivel exigido por la Contaduría General de la Nación, mensualmente consolida éstos reportes y produce un estado del movimiento de bienes, que hace llegar dentro de los cinco primeros días del mes siguiente al Grupo de Contabilidad para su registro y conciliación correspondiente. Se describen a continuación las cuentas y subcuentas de frecuente utilización en el manejo contable de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social. 6.1.1 Propiedades planta y equipo Forman parte de estas cuentas los bienes muebles o inmuebles de carácter permanente adquirido y/o transferido al Ministerio a cualquier título, para el funcionamiento de sus dependencias en el ámbito nacional y prestación de sus servicios, o para la destinación establecida según los actos administrativos que la ordenen. Las propiedades citadas en el presente numeral, deben clasificarse y reconocerse de acuerdo con su naturaleza de bienes depreciables y no depreciables, registrándose por el costo histórico. 13 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 En cuanto a lo que concierne sobre los ajustes por inflación, se aplican de acuerdo con las normas vigentes establecidas por la Contaduría General de la Republica en el año 2001. 6.1.2 Activos fijos no depreciables Se consideran bienes no depreciables, los terrenos, las construcciones en curso y en general los activos que de acuerdo con su estado no estén expuestos a situaciones que impliquen deterioro o desgaste material. Los activos depreciables solo pueden ser objeto de depreciación a partir del momento en que son entregados para su servicio, mientras ello ocurre, se registran en la cuenta bienes muebles en bodega para efectos contables. 6.1.3 Terrenos Valor de los predios de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, adquiridos a cualquier título, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica. Estos bienes pueden ser urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construidos. 6.1.4 Muebles en bodega Valores de los bienes muebles y enseres adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia y explotación y que transitoriamente se encuentran en depósito, mientras son puestos al servicio en las dependencias del Ministerio, para el desarrollo de sus funciones administrativas o misión estatal. 6.1.5 Activos fijos depreciables Corresponde a las edificaciones y a los bienes muebles en servicio que durante su vida útil pierden su capacidad normal de operación por causa del deterioro, desuso, utilización, causas naturales u obsolescencia. 14 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Para el cálculo de la depreciación a aplicar a cada bien, el Grupo de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces informa sobre la vida útil de los activos depreciables, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, en relación con el servicio esperado de los mismos, fijando los porcentajes respectivos. 6.2 Depreciación de bienes Para el cálculo de la depreciación de los bienes muebles e inmuebles, el Ministerio aplica las disposiciones establecidas por la Contaduría General de la Nación. De acuerdo a los preceptos vigentes, la vida útil se describe en la Tabla 2. Tabla 2. Activos depreciables. ACTIVOS DEPRECIABLES Edificaciones Equipo Médico y Científico Equipo para Comunicación y sus Accesorios Equipo de Transporte, Tracción y Elevación Equipo de Comedor, Despensa y Hotelería Equipo para el Procesamiento de Datos y sus Accesorios Equipo de Oficina, Contabilidad y Dibujo Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres Redes, líneas y cables VIDA ÚTIL (AÑOS) 50 10 10 10 10 5 10 15 10 25 Cuando existan circunstancias que justifiquen la modificación de los años de vida útil de un bien, el Grupo de Contabilidad, la Subdirección de Gestion de Operaciones y la Secretaría General, deben fijar la vida útil y ésta novedad deberá reflejarse en las notas de los Estados Contables. 6.2.1 Método de depreciación La regla de depreciación a utilizar por el Ministerio de Salud y Protección Social, es la Línea Recta, consistente en la determinación de una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del elemento. Se aplica 15 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 cuando el elemento es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación: Costo del activo Alícuota periódica = ------------------------------------------------Vida útil estimada del activo (años) Si durante el período a efectuarse la depreciación el bien inmueble objeto de la misma se deja de utilizar por un tiempo superior a dos meses, dicha situación será considerada para el cálculo de su depreciación. Como depreciables se clasifican: Edificaciones: Representa el costo y/o avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, adquiridas a cualquier título para la prestación de los servicios a su cargo, excluido el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran. Equipo médico y científico: Valor de los equipos médico, científicos de investigación y de laboratorio, de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Equipos para comunicación y para el procesamiento de datos y sus accesorios: Adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Equipo de transporte, tracción y elevación: Son aquellos equipos de transporte aéreo, terrestre, férreo, marítimo y fluvial, adquiridos a cualquier título por el Ministerio, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Maquinaria y equipo: Valor de la maquinaria, equipo y herramientas de propiedad de la entidad, adquiridas a cualquier título que se encuentren en uso para el desarrollo de sus actividades. Muebles, enseres y equipo de oficina, contabilidad y dibujo: conformado por los elementos mecánicos, eléctricos o electrónicos destinados al trabajo 16 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 específico de oficina, así como los muebles y elementos de decoración de propiedad del Ministerio, adquiridos y/o transferidos al Ministerio a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa, o para la destinación que se indique en los actos administrativos, leyes o normas que lo dispongan. Redes, líneas y cables: Valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título por el Ministerio, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. 6.2.2 Activos de menor cuantía Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorpora, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, la cual fija el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) aplicable para la vigencia, y en concordancia con lo señalado en el parágrafo 169 del numeral 2.9.1.1.5 y el numeral 14 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Plan General de Contabilidad Pública. 7 ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES 7.1 Almacén Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su custodia temporal que adquiere o le transfieren al Ministerio de Salud y Protección Social, a cualquier título, con el objeto de atender las necesidades básicas para el desarrollo de las actividades que atienden sus dependencias y de las entidades del sector salud. Le corresponde a la Subdirección de Gestion de Operaciones llevar en forma detallada en el software del sistema de Inventarios de bienes en servicio y en 17 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 bodega, los registros de los bienes almacenados y en servicio en las dependencias, así como las demás establecidas en el presente manual. La Secretaría General y el Subdirector(a) de Gestion de Operaciones, mediante acto administrativo designan al Servidor Público para que desarrolle las labores de almacenista quien lidera las actividades del área. 7.1.1 Inventario de bienes en bodega El Almacén debe registrar todo ingreso de bienes adquiridos por el Ministerio de Salud y Protección Social a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles, la cantidad, su valor total y la fecha de ingreso al almacén, así como la manera en que fueron adquiridos. Debe igualmente registrar la salida de los mismos y mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en Bodega. 7.1.2 Inventario de activos en servicio Le corresponde al almacén llevar el registro detallado y personalizado de todos los bienes que tienen a su servicio los servidores públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, con su correspondiente valor histórico y la fecha en que fueron puestos al servicio. Igualmente debe efectuar todos los movimientos de bienes de tal manera, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicación y a cuánto asciende el valor de los activos del Ministerio de Salud y Protección Social. 7.2 Cuentas para el manejo de bienes El manejo de inventarios se divide en cuentas para la organización y control de los bienes, así: Cuenta elementos de consumo y devolutivos en bodega. Cuenta activos fijos - elementos en servicio, préstamo de bienes e Inmuebles. Cuenta elementos devolutivos reintegrados y/o inservibles. Cuenta elementos en proceso de responsabilidad. 18 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 7.3 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Entrada de bienes de acuerdo a su origen La entrada de bienes al Almacén se formaliza con el comprobante de Ingreso y registrado en el sistema de Almacén e Inventarios establecido en la entidad, el cual constituye el documento oficial que acredita la entrada real de los bienes al Ministerio de Salud y Protección Social y por consiguiente es el soporte indispensable para el movimiento del Almacén y los registros en la Contabilidad. El comprobante de Ingreso se elabora en original y dos (2) copias. Original para el Almacén. Copia para el Grupo de Contabilidad. Copia para el trámite de la Orden de Pago. Dicho documento debe tener como mínimo la siguiente información básica: Lugar y fecha de entrada. Número de orden en forma ascendente y continúa. Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, IVA, valor unitario por elementos, valor total del comprobante. Firma del servidor público designado para desarrollar las labores de almacenista y del supervisor del contrato o en su defecto el interventor o del servidor público del área técnica encargado de verificar las características del elemento. Movimiento contable. La entrada de bienes según su origen puede producirse, entre otros, por: compras, compensación, donación, reintegros, recuperación, reconstrucción de equipos, reposición, sobrantes y traspasos. La entrada se perfecciona cuando el almacén recibe los elementos y el servidor público designado, firma el comprobante de ingreso. 19 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.3.1 Compras y/o importaciones Se presenta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social adquiere bienes o elementos para que contribuyan en el ejercicio de sus funciones que por Ley le han sido asignadas. Son transacciones comerciales mediante las cuales la entidad adquiere bienes, previo a las disposiciones presupuestales. 7.3.2 Por adquisición con recursos de crédito externo Se presenta cuando se adquieren bienes con recursos de crédito externo destinados a proyectos especiales, estos están bajo la responsabilidad del respectivo Director o servidor público responsable del proyecto, hasta la culminación del mismo, salvo que el contrato de compra venta ordene lo contrario. En todo caso, los bienes adquiridos con estos recursos deben ingresar al Almacén General como cuenta especial del respectivo proyecto. Una vez culminado el proyecto, el Director o servidor público responsable del mismo, distribuye los bienes de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia. Si en la distribución todos o parte de estos bienes pasan al Ministerio, se descargan de la cuenta especial del respectivo proyecto y se da el ingreso definitivo a los inventarios de la entidad, previa descripción del bien, número de unidades, valor y estado de los mismos. 7.3.3 Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes. Hay donación y/o cesión cuando por voluntad de una persona natural o jurídica, o de organizaciones de carácter nacional o internacional, transfiere al Ministerio de Salud y Protección Social, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del ordenador del gasto y siguiendo los criterios establecidos por la entidad. Cuando la entidad reciba bienes a título de donación y/o cesión de personas naturales o jurídicas, la Subdirección de Gestion de Operaciones, elabora el respectivo comprobante de entrada al almacén, con base en el acto administrativo y/o acta de recibo de donación o cesión. De igual forma, efectúa los registros correspondientes. Para lo cual se requiere factura u oficio donde relaciones descripción de los elementos, cantidades y valores unitarios. 20 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 El acta de recibo debe registrar, entre otros datos, la descripción y valor de los bienes a recibir, si es del caso, y en la misma se deja constancia de las personas que intervinieron en el recibo. En caso de que la donación o cesión se origine en una entidad oficial, el comprobante de ingreso al almacén se elabora con base en el acta de baja o documento respectivo de la entidad donante. Si la donación proviene de un Gobierno extranjero, debe indicarse el destino final para el cual ha sido asignado. Si el traspaso de bienes es entre entidades públicas del nivel nacional, sin ninguna contraprestación, y en cumplimiento de disposiciones legales, transfiriendo a su vez el dominio, debe tratarse como una operación interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la nación. Los comprobantes de entrada al almacén general se soportan con los documentos que dieron origen a la donación. Para fijar el precio que se incorpora a los registros contables de la entidad, en caso de que no se especifique el valor, se procede a realizar un avalúo conforme el procedimiento descrito en el capítulo “avalúo de bienes”, Si la donación son medicamentos o elementos con fechas de vencimientos la dependencia en cargada de la aceptación de esta donación debe cumplir con las normas propias del tema y a su vez debe entregar a la Subdirección de Gestion de Operaciones la distribución y forma de entrega de cada uno de estos elementos. Para el caso de equipos la dependencia aceptante debe remitir una certificación que los bienes son aptos para el desarrollo de las actividades propias de la entidad. 7.3.4 Por traslado Se da cuando se transfiere un elemento de un servidor público o contratista a otro o se cambia la ubicación física de los bienes dentro de las dependencias u oficinas de la entidad. En este caso, la responsabilidad se traslada a quien recibe el bien. Si en la diligencia de traslado de bienes entre los servidores públicos, existe la posibilidad de no ser recibido uno de éstos, el servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones debe trasladarlo a los depósitos del almacén y efectuar el ingreso correspondiente. 21 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.3.5 Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos Es la devolución que hacen los servidores públicos o contratistas de las dependencias responsables de la custodia de bienes de consumo y devolutivos en servicio, que ya no se requieren para el desarrollo de las labores propias de cada una de ellas o por su estado de deterioro u obsolescencia al almacén general del Ministerio, para este trámite se utiliza el formato establecido por la entidad para el traslado de bienes GBR-F02. Un servidor público que necesite reintegrar elementos que se encuentren a su cargo debe devolverlos al servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones, previa solicitud de reintegro de bienes. En cuanto a la devolución de equipos de cómputo e impresoras, entre otros, debe hacerlo a través del formato de traslado de bienes GBR-F02 al Grupo de Soporte Informático, quien a su vez lo reintegra al almacén general del Ministerio. El Grupo de Soporte Informático realiza las pruebas técnicas para establecer la capacidad tecnológica de los elementos y determinar: a. Su reasignación de lo cual informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones para la actualización y control del Inventario Individual. b. Su reintegro al almacén general mediante concepto del destino final que debe dársele para que el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable determine la baja por desmantelamiento o para su destrucción. Cuando a un contratista se le hayan entregado bienes para el desarrollo del objeto del contrato y una vez finalizado éste, el interventor informará por escrito a la Subdirección de Gestion de Operaciones, indicando la fecha de la novedad, a efectos de proceder al recibo los bienes en servicio. El servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones, verifica el reintegro de elementos, especificando cantidades, características, estado de conservación y procede a reasignar los bienes descritos en el comprobante respectivo, previa solicitud de estos. Si los bienes a recibir poseen condiciones o características especiales se solicita la asesoría de un técnico. Una vez verificado el estado de conservación de los bienes devueltos y en caso que éstos no coincidan, hayan sido sustituidos y tengan especificaciones, marcas o números de placas de inventario y seriales diferentes, o su estado de deterioro u obsolescencia no obedezca a su vida útil o al desgaste natural por su uso, no 22 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 continua con el trámite e informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones, con el fin de que se inicien las acciones de responsabilidad a que haya lugar. De encontrar los elementos conforme a la descripción en la solicitud, el servidor público designado elabora el ingreso de los bienes y los descarga del inventario individual de la persona, entregando constancia de entrega de los elementos. Los bienes devueltos a la Subdirección de Gestion de Operaciones que por su estado de deterioro no sea posible reparar y poner nuevamente en servicio y su estado de obsolescencia obedezca a su vida útil o al desgaste natural por el uso, son registrados en la cuenta de bienes inservibles. Si los servidores públicos o contratistas designados por la Subdirección de Gestion de Operaciones encuentran bienes en pasillos u oficinas que no estén bajo la administración, uso, custodia o responsabilidad de algún servidor público o contratista y no haya quien se haga responsable de ellos, debe trasladarlos a los depósitos del almacén general y efectuar el ingreso por reintegro. 7.3.6 Por reintegro de bienes de consumo Se genera cuando después de haberse elaborado el comprobante de salida de bienes de consumo, éstos son devueltos al Almacén General. En este caso, los elementos deben ingresar a la bodega como reintegro y reportarlos al Grupo de Contabilidad en los informes periódicos. 7.3.7 Por reposición Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal, por su uso o caso fortuito, por otros de igual o de similares características. Se realiza la entrada del bien, previa aprobación del ordenador del gasto quien autoriza recibirlo en su reemplazo. Para la entrada de bienes por reposición, cuando el servidor público que tenía en uso, administración, custodia y responsabilidad los bienes entregue en igualdad de condiciones de similitud, clase, marca, modelo, cantidad, calidad, medida y estado de conservación a los que faltan, se debe tener en cuenta lo siguiente: 23 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Solicitud escrita del servidor público o contratista responsable de los bienes faltantes dirigida al Secretario General, describiendo los que va a reponer. Concepto técnico emitido por un servidor público o contratista idóneo del Ministerio o a solicitud del ordenador del gasto a otras entidades que tengan voluntad de prestar la colaboración para el concepto donde hagan constar que los bienes a reponer reúnen las mismas características de los faltantes. Acta de recibo firmada por los participantes en donde se especifique claramente la actuación, previa verificación de las características del bien. Cuando la compañía aseguradora reemplace los bienes, el recibo de estos se efectúa únicamente en el Almacén General, acompañado de la correspondiente factura. Si las especificaciones de los bienes que se entregan en reposición presentan inexactitud de aquellos que van a ser reemplazados, a la Subdirección de Gestion de Operaciones en un término de cinco (5) días debe dar su visto bueno por escrito, previamente a la entrada al almacén general. Ninguna Dependencia que no sea la Subdirección de Gestion de Operaciones, puede recibir bienes por reposición de la compañía aseguradora. 7.3.8 Por restitución Se entiende que es la devolución al Ministerio de Salud y Protección Social, de los bienes entregados a terceros para su uso o administración. Estos bienes deben restituirse al Almacén General en las condiciones establecidas en los contratos o convenios que amparan la entrega de los mismos, salvo el deterioro normal de los elementos. En el evento que dichos bienes se encuentren deteriorados o en mal estado y esta situación no obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, la Subdirección de Gestion de Operaciones se abstiene de recibirlos e informa al Interventor para lo de su competencia. Le corresponde al servidor público o contratista designado, en la ciudad de Bogotá, suscribir la correspondiente acta de recibo del bien entregado a satisfacción y elaborar el comprobante de entrada. 24 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.3.9 Por permuta de bienes Se da cuando el Ministerio suscribe con persona natural o jurídica, en desarrollo de un convenio o un contrato la permuta de bienes muebles e inmuebles. Los bienes ingresan al Almacén General del Ministerio, de conformidad con lo establecido en el correspondiente Convenio o Contrato. 7.3.10 Por préstamo de bienes Se presenta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social en virtud de un contrato de comodato, convenio interadministrativo o arrendamiento recibe bienes muebles e inmuebles, los cuales de acuerdo a las condiciones del contrato, administra, controla y asegura. Los bienes recibidos deben entrar al Almacén General como cuenta especial, (préstamo de bienes) y reportar al Grupo de Contabilidad para su registro en las cuentas correspondientes, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. 7.3.11 Por recuperación de bienes Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haberse asumido su pérdida y después de haberse producido su baja del inventario y los registros contables. Si con posterioridad a la baja de bienes perdidos y estos son recuperados, se informa del hallazgo a la Subdirección de Gestion de Operaciones, para que determine si se trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informar tal hecho y el estado en que se recuperó el bien a la Secretaría General y a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia. Si el elemento recuperado es nuevo, se registra en la cuenta de bienes en depósito, registrando las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida inicial; si es usado se incluye en la cuenta de elementos devolutivos en servicio. 25 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Si un bien recuperado ha sufrido daño o destrucción, el valor para su recuperación se calcula, si es posible, por la Subdirección de Gestion de Operaciones y con base en dicho valor procede a efectuar la entrada respectiva en la cuenta de elementos devolutivos en servicio. Si el cálculo del valor no lo puede realizar el Grupo, debe seguirse el procedimiento establecido en el Capítulo “avalúo de bienes”. En el evento que el bien recuperado haya sido objeto de reclamación ante la compañía aseguradora y ésta hubiese hecho la reposición o pago del mismo, se le comunica tal situación y se procede conforme a lo establecido en el contrato de pólizas de seguro o en la normatividad vigente sobre el particular. 7.3.12 Por tecnología Cuando la entidad adquiere bienes que por su naturaleza y características están condicionados a constantes modificaciones o cambios técnicos o tecnológicos la Subdirección de Gestion de Operaciones, adelanta el trámite de entrada al Almacén General, de acuerdo con lo estipulado en el contrato respectivo. 7.3.13 Por producción Es el proceso de modificación que resulta de una transformación de insumos suministrados por la entidad para obtener elementos terminados, ya sea que la entidad lo realice directamente o a través de terceros. 7.3.14 Por materia prima (cuenta transitoria) Para los casos en que el Ministerio de Salud y Protección Social, proporcione materia prima para ser transformada, una vez terminado el proceso, recibe los elementos producidos, elabora el comprobante de entrada donde incluye las cantidades de elementos y material gastado, verifica que las unidades estén de acuerdo con el número contemplado en el comprobante de salida y los sobrantes sean devueltos al almacén general. Una vez entren al almacén general los productos terminados se descargan de la cuenta transitoria, hasta la cancelación de ésta. 26 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 La valoración de los productos terminados, la determina la entidad con base en los costos en que incurrió el Ministerio de Salud y Protección Social. 7.3.15 Por transformación de elementos Cuando se dieren de baja bienes inservibles, y partes de éstos sean reutilizables, la Subdirección de Gestion de Operaciones debe realizar una relación de los mismos y la envía al Grupo o Coordinación encargado del tema para que designe un servidor público o contratista para que autorice el avalúo de ellos y se produzca la orden de entrada al Almacén General. 7.3.16 Por compensación Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, pueden hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. El servidor público o contratista que practicó la diligencia, informa en este caso a la Subdirección de Gestion de Operaciones, quien expide la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la de baja por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de entrada. Los artículos sobrantes que no puedan ser compensados deben ser ingresados como sobrantes, y los faltantes, que no pueden obtener compensación, se dejan a cargo del responsable, “No son susceptibles de compensación”, los bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, tales como: máquinas, vehículos, electrodomésticos, computadores, entre otros, ya que su registro se individualiza mediante un número de serie. 7.3.17 Por sobrante de inventario Son aquellos bienes cuyas cantidades o existencias físicas resultan ser superiores a las que se reflejan en los registros (software o kárdex) con posterioridad a un ejercicio de inventario físico o prueba selectiva, etc. 27 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 El servidor público o contratista de la Subdirección de Gestion de Operaciones, que realice la verificación del inventario de bienes elabora el acta de la diligencia respectiva, en la que se detectó el sobrante, consignando en ella las características y cantidades de los sobrantes e informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones, quien efectuar el análisis documental y solicita la justificación de la inconsistencia. Terminada la diligencia y suscrita el acta correspondiente, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista elabora inmediatamente el respectivo comprobante de entrada por sobrante. El valor de los elementos sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales características que figuren en el sistema de inventarios en bodega y activos fijos y en caso de no figurar, se efectúa el procedimiento establecido para el avalúo de bienes. 7.3.18 Por el sistema de caja menor Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos, para lo cual se debe cumplir los siguientes requisitos: Previamente a la compra de elementos de consumo y/o devolutivos por este sistema, el responsable del manejo de la caja menor, debe verificar con el área de almacén general de la Subdirección de Gestion de Operaciones, si en los depósitos hay o no existencia de los elementos que se han solicitado. Posterior a toda compra de elementos devolutivos por este sistema, el servidor público o contratista responsable de la caja menor debe enviar copia de la factura siempre y cuando supere el 0.5 SMLV., debidamente tramitada a la Subdirección de Gestión de Operaciones, para que esta produzca el respectivo comprobante de entrada y salida, a nombre del servidor público o contratista que recibió el bien. 7.4 Requisitos para la entrada de bienes al almacén La entrada de bienes al Almacén General debe garantizarse mediante: contrato, factura comercial y/o acta del interventor técnico del contrato u orden, acto administrativo que autoriza la donación, cesión y/o transferencia de bienes y el 28 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 acta de entrega y recibo de los mismos y el comprobante “Entrada de Almacén” en el cual se registra el ingreso real y físico de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y Protección Social, así: a. Nombre del proveedor, NIT, fecha de elaboración y No. de consecutivo. b. Especificación y características de los bienes y elementos. Cuando un equipo o elemento tenga accesorios, repuestos o herramientas propias de él, o para su servicio exclusivo, se detallan a continuación del mismo y no en renglón separado. c. Unidad de medida y cantidad. d. Código. Según clasificación por su naturaleza, indicando la agrupación que le corresponda. e. Valor unitario y valor total. El comprobante de “Entrada de Almacén” utilizado por el Ministerio de Salud y Protección Social, forma parte integral del software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio, sus copias se distribuirán así: Original para la cuenta de Almacén. Copia para el supervisor e interventor Copia para el Grupo de Contabilidad. El Grupo de Gestión Contractual debe remitir a la Subdirección de Gestión de Operaciones, copia legible y registrada de todo contrato y orden que tenga como objeto la adquisición o préstamo de uso de bienes, a cualquier título, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento. De igual manera, informa la designación de los servidor público o contratista como interventores para cada contrato, describiendo su nombre y apellidos, cargo que desempeñe y dependencia donde presta sus servicios. Para la entrada a los depósitos del Almacén General de los bienes adquiridos, se requiere certificación escrita del interventor del contrato donde hace constar que los bienes que se están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones pactadas. El servidor público designado para recibir los bienes, ciñéndose a lo estipulado en el contrato, en cuanto a condiciones de entrega, cantidades y plazos estipulados, es indispensable la presencia de los interventores o supervisores. 29 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Con respecto a los medicamentos, es indispensable anexar el certificado de muestreo y análisis de calidad, para legalizar la entrada de los mismos al Almacén General. En el evento de requerirse estos documentos, es indispensable la presencia de los interventores o supervisores del respectivo contrato. Para la entrada de equipos de cómputo y comunicaciones, el Grupo de Soporte Informático debe informar por escrito a la Subdirección de Gestión de Operaciones, cuáles de las partes internas y externas de los equipos que son adquiridos por el Ministerio de Salud y Protección Social, para el desarrollo de la plataforma de actividades técnicas y tecnológicas, se registran a los activos como elementos devolutivos o elementos de consumo. Cuando la entrega del bien deba realizarse directamente en el lugar destinado para su utilización, de acuerdo a lo estipulado en el contrato, diferente a los depósitos del Almacén General, los comprobantes de entrada y salida se elaboran con base en los documentos originales que forman parte integral de la entrega. Adicionalmente se debe anexar las actas debidamente firmadas por los servidor público o contratista que intervienen donde certifican el recibido a satisfacción. Para efecto de entrada de materiales y equipos que por sus especiales características técnicas deban someterse a inspección, prueba o ensayo por parte de peritos, su ingreso está sujeto a la correspondiente certificación. Queda prohibido recibir y/o guardar mercancías en los depósitos del almacén general. 7.5 Requisitos para la salida de bienes 7.5.1 Salida de bienes por obsolescencia Es el registro de las salidas de elementos de consumo y/o devolutivos de los depósitos del almacén que por su alto estado de obsolescencia han sido objeto de baja de los inventarios y registros contables de los activos del Ministerio. 30 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.5.2 Salida por traspaso de bienes Es el procedimiento mediante el cual el Ministerio de Salud y Protección Social entrega definitivamente bienes devolutivos, de consumo servible o inservible a organismos públicos del sector salud u otras entidades del orden nacional, departamental, distrital o municipal. La salida física y real de bienes del almacén general se formaliza con el comprobante “Salida de Almacén”, a partir de la cual cesa la responsabilidad del servidor público o contratista designado por su custodia, administración y conservación, quedando bajo la responsabilidad del servidor público o contratista o comodatario a quien se le hizo la entrega. El comprobante “Salida de Almacén” debe elaborarse en original y tres (3) copias que son distribuidas así: a. Original para la cuenta del almacén. b. Copia para Inventarios (Devolutivos). c. Copia para el usuario o entidad destinataria. El comprobante de salida de almacén debe registrar la siguiente información básica: a. b. c. d. Número de salida en forma ascendente y continua. Lugar y fecha de emisión. Identificación de Almacén. Concepto de la salida, especificando: la dependencia destinataria, nombre y código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada y valor total, firma del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, firma del servidor público o contratista, contratista o beneficiario que recibe acompañado de su número de identificación o NIT y firma del jefe de la dependencia solicitante. e. Número y fecha de la solicitud de pedido. f. Descripción de cada elemento. La salida de elementos del almacén general debe estar sujeta a la programación de la dependencia del proyecto, o a la “solicitud de elementos” diseñada por el Ministerio, firmada por el jefe de la dependencia solicitante, en la cual se especifica clara y detalladamente la clase de elemento y el número de unidades. 31 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Igualmente, justificar las cantidades de los elementos solicitados y controlar el consumo de acuerdo con las actividades a desarrollar y el número de servidor público o contratista a su cargo. Las solicitudes de elementos de papelería e insumos deben ser presentadas por las Dependencias del Ministerio a la Subdirección de Gestión de Operaciones en los primeros 5 días de cada bimestre. Cuando las existencias de los elementos de consumo en los depósitos del almacén general sean insuficientes con relación a las cantidades solicitadas, en el pedido o cuando a criterio de la Subdirección de Gestión de Operaciones, éstas estuvieren sobrestimadas por la dependencia solicitante, se deja clara constancia en el pedido y se despachan las cantidades que correspondan a la equitativa distribución de los elementos existentes entre todas las dependencias o a las reales necesidades de las mismas. Cuando no existan en los depósitos del almacén general bienes incluidos en la “solicitud de elementos”, éste se despacha parcialmente de conformidad con lo establecido en el inciso anterior y es responsabilidad del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, informar a la Subdirección de Gestión de Operaciones para que éste, proceda a iniciar oportunamente el trámite para su adquisición. La Subdirección de Gestión de Operaciones, una vez elaborado el respectivo comprobante de “salida de almacén”, procede simultáneamente a descargar del software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio, y de las “tarjetas murales” del almacén general, los elementos relacionados en el documento. El servidor público o contratista al recibir los elementos verifica con el comprobante de salida las cantidades y características de los bienes despachados por el almacén general. Si los encuentra correctos, firma el comprobante con anotación del número del documento de identidad, dejando copia de este para su archivo personal, dependencia o de la entidad que recibe, asumiendo la custodia y responsabilidad de estos. En cuanto a elementos devolutivos, el comprobante de salida es el soporte para el registro de los bienes en el inventario individual. 32 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.5.3 Salida con destino a terceros Cuando se requieran bienes e insumos para atender programas, proyectos, emergencias, campañas y enfermedades de interés en salud pública por entidades diferentes al Ministerio de Salud y Protección Social, se procede así: 1. La Subdirección de Gestión de Operaciones -Almacén General, responsable de los bienes e insumos del Ministerio, elabora el comprobante “salida de almacén” de los elementos según su distribución o programación, previa solicitud de las dependencias respectivas. 2. Para la entrega de los bienes e insumos debe hacerse presente el representante legal o en su defecto la persona autorizada, previa certificación escrita, quien firma la respectiva salida. 3. La entrega de bienes e insumos a Empresas de Transporte para el traslado de éstos, a las entidades destinatarias se confronta con la copia del comprobante “salida de almacén”, la orden de traslado proferida por la dependencia del Ministerio que autorizó la entrega a la Empresa para retirar los elementos. El almacén general de la Subdirección de Gestión de Operaciones, respalda el despacho con la guía o planilla de la Empresa Transportadora, y el comprobante de salida de almacén debe ser firmado por la persona que retire los elementos anexando fotocopia de la cédula y carné de la empresa o entidad. Una vez recibido los bienes o insumos, la entidad beneficiada debe hacer llegar certificación de comprobación de recibo a satisfacción. 7.5.4 Salida para transformación Cuando el servidor público o contratista designado para entregar elementos, materiales o materia prima para la producción de cualquier bien, de acuerdo a lo establecido en el contrato, debe indicar claramente en el comprobante de salida de almacén el nombre de los bienes que se van a producir o fabricar y el número de unidades, abriendo una cuenta transitoria de referencia para su posterior control. 33 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.5.5 Salida por cambio, reposición o garantía La salida de almacén se aplica en este caso cuando se requiere devolver a los proveedores, bienes, insumos u otros elementos para cambio, reposición o garantía, según lo estipulado en el contrato u orden de compra y a solicitud del interventor. El comprobante de salida de almacén se elabora previa solicitud del interventor o supervisor con visto bueno del Director del área respectiva. La Subdirección de Gestión de Operaciones tiene en cuenta el tiempo previsto para el cambio o reposición de los elementos y efectúa el seguimiento pertinente para garantizar la entrega de los nuevos en el plazo acordado. Los servidores públicos o contratistas encargados de hacer firmar los comprobantes de entrada y de salida deben tramitar los documentos, por lo menos con tres (3) días de anticipación al cierre mensual de la cuenta del almacén. Si al momento del cierre de la cuenta de almacén presenta bienes con salida por reposición, cambio o garantía que aún no se han legalizado por circunstancias excepcionales, la persona encargada del trámite de éstos presenta un informe escrito y detallado a la Subdirección de Gestión de Operaciones, indicando los motivos que impidieron la legalización de los documentos, las acciones adelantadas para lograrla y el tiempo probable para finiquitar las diligencias. 7.5.6 Salida por entrega a terceros en comodato Son los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, entregados en préstamo a terceros para su uso, administración, custodia, responsabilidad o depósito, los cuales deben restituirse en las condiciones establecidas en el contrato que ampara la entrega de los mismos. Concluido el tiempo pactado en el contrato, la Subdirección de Gestión de Operaciones informa al Grupo de Gestión Contractual y esta a su vez exige al interventor el informe final con el objeto de iniciar la liquidación del respectivo del contrato. 34 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.5.7 Salida por bienes entregados a terceros en cesión o traspaso Son los bienes muebles propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, entregados en forma definitiva a terceros cediendo su derecho real de dominio. La Subdirección de Gestión de Operaciones, adelanta los trámites de baja de los activos fijos y cuentas del balance como también la cesión mediante acto administrativo (resolución, traslado de bienes, etc.) suscrito por el ordenador del gasto, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, elabora la salida definitiva de los bienes. De igual forma, este no puede despachar elementos con recibos provisionales. La Subdirección de Gestión de Operaciones, lleva registro separado en el programa software de inventarios de los elementos en depósito adquirido (nuevo y usado) reintegrado, devolutivo en servicio, comodato, responsabilidad administrativa, como también de inmuebles en el ámbito nacional, la fecha y valor histórico de los mismos. 7.6 Almacenamiento de bienes 7.6.1 Bienes servibles Es el conjunto de bienes de consumo o devolutivos adquiridos y/o recibidos por el Ministerio de Salud y Protección Social que pueden ser utilizados en las distintas dependencias, los cuales se encuentran como nuevos o usados disponibles en los depósitos del almacén de la entidad. Es responsabilidad de la Subdirección de Gestión de Operaciones custodiar y administrar los elementos de consumo y devolutivos que se encuentren en los depósitos del almacén. El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente, consignando la siguiente información: Código y/o placa del elemento. Fecha de adquisición. Nombre y características del elemento. Unidad de medida. 35 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Valor Unitario y Valor Total. Ubicación. Cantidad existente o saldo. Nombre del proveedor, cédula y/o NIT. En el lugar de almacenamiento, cada elemento tiene en sitio visible una tarjeta mural ubicada en la estantería respectiva en la cual se debe registrar los movimientos que afecten los saldos de los mismos en cuanto a entradas o salidas. Esta tarjeta debe consignar la siguiente información: Procedencia (entrada). Destinatario (salida). No. de entrada o salida. Fecha de la operación. Existencia anterior – cantidad. Cantidad de entrada o salida. Nuevo Saldo – cantidad. El saldo en las tarjetas debe coincidir con las unidades existentes del elemento. La Subdirección de Gestión de Operaciones, debe realizar periódicamente pruebas selectivas entre las existencias físicas de los elementos, tarjeta mural y el sistema software de inventarios. Si llegare a existir inexactitud entre éstos saldos, el servidor público o contratista que realizó la diligencia debe comunicarlo por escrito inmediatamente a la Subdirección de Gestión de Operaciones, que imparte las instrucciones del caso para aclarar los faltantes detectados. En caso de persistir las inconsistencias, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, debe informar por escrito a la Subdirección de Gestión de Operaciones, quien a su vez comunica de los hechos a la Oficina de Control Interno Disciplinario para que éste, inicie las acciones preliminares correspondientes. 7.6.2 Bienes en servicio Es el conjunto de bienes de consumo y devolutivos que se entregan a los servidores públicos o contratista y/o entidades para su uso, guarda, custodia y administración, etc. 36 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Los movimientos que se generen en esta cuenta “elementos devolutivos en servicio”, por asignación a dependencias e individual, se registra en el programa software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio del almacén general. La Subdirección de Gestión de Operaciones controla a través del sistema de inventarios, la actualización de los registros en los bienes devolutivos en servicio asignados a las diferentes dependencias y en forma individual a cada servidor público o contratista, para facilitar el oportuno y eficaz control de los elementos y establecer las responsabilidades del caso. Toda persona responsable del uso, cuidado y manejo de bienes, debe recibir una relación detallada de los bienes bajo su cargo mediante la hoja de inventario establecida en el Ministerio para su control. El Grupo de Soporte Informático es el responsable del manejo y custodia de los equipos de teléfono, cómputo y accesorios (hardware) y de los programas, licencias (software) la Oficina de Tecnología de la Información y la ComunicaciónTIC de la Información que el Ministerio de Salud y Protección Social, tiene o adquiera para su plataforma técnica y tecnológica que se desarrolla en las dependencias de la entidad. 7.6.3 Bienes inservibles Son aquellos bienes de consumo o devolutivos que por su uso, desgaste, deterioro u obsolescencia y su almacenamiento por más de ciento ochenta (180) días sin ningún destino, se constituyen en innecesarios para el desarrollo de las labores en las dependencias del Ministerio en el ámbito nacional, el servidor público o contratista designado por la Subdirección de Gestión de Operaciones levanta un listado de ellos que se presenta a la Secretaria General y esta a su vez solicita concepto técnico a que haya lugar por parte del servidor público o contratista idóneo de la entidad o firma especializada quien considera darles de baja, si es del caso. Esos bienes deben almacenarse por separado y contabilizarse en la cuenta respectiva. 37 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.6.4 Registro de inmuebles El Ministerio de Salud y Protección Social, a través del Grupo de Administración de Bienes y Recursos Físicos debe llevar registros detallados de los inmuebles (terrenos, edificios, casas e Instalaciones) de su propiedad en donde se registre la siguiente información. Clase del inmueble. Localización. Nomenclatura. Titulación y detalle del registro (escritura pública registrada). Área del terreno (construido y/o baldío). Matricula Inmobiliaria. Valor avalúo comercial. Fecha del avalúo. Impuesto. Destinación o uso. 7.6.5 Registro contable La Subdirección de Gestión de Operaciones lleva el registro detallado de los inmuebles de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, e informa al servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista para que sea incluido en el Inventario correspondiente y a su vez reporta al Grupo de Contabilidad para el asiento contable de los mismos. 7.6.6 Bienes devolutivos en servicio La Subdirección de Gestión de Operaciones, está a cargo del registro del movimiento de los bienes devolutivos en servicio, y a su vez presenta a más tardar el 10 de diciembre de cada año el inventario a los responsables, quienes deben revisarlo y devolverlo con las observaciones del caso antes del 10 de enero del siguiente año. El inventario de bienes devolutivos en servicio, debe permitir a los responsables por el uso, guarda, custodia, administración y responsabilidad de confrontar los elementos existentes en cada una de las dependencias. 38 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 La consolidación de los inventarios del Ministerio de Salud y Protección Social, está a cargo de la Subdirección de Gestión de Operaciones, quien debe informar a la Secretaría General y a la Oficina de Control Interno Disciplinario sobre las inexactitudes presentadas para elaborar los ajustes contables correspondientes de la vigencia inmediatamente anterior. 7.6.7 Movimiento de bienes devolutivos en servicio El movimiento de bienes devolutivos en servicio se presenta en los siguientes casos: Por salidas de almacén a cargo de un servidor público o contratista. Por reintegro de bienes obsoletos o mal estado al almacén general. Por traslado de una dependencia a otra. Por pérdida o hurto de elementos en poder de servidores públicos o contratistas. En desarrollo de este cometido, el Ministerio debe practicar periódicamente un inventario físico de los bienes de la entidad, así como una evaluación documental de los derechos y obligaciones adquiridos por el mismo, incluyendo aquellos recibidos y otorgados en custodia, préstamo de bienes (comodato) para confrontarlos con los saldos que arrojen las respectivas cuentas del Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. 7.6.8 Inventario individual Es la relación ordenada, completa y detallada de los elementos devolutivos que se entregan para el uso, manejo, custodia y tenencia a los servidores públicos o contratistas, mediante el formato de verificación de Inventario físico GBR-F01 establecido en el Ministerio de Salud y Protección Social. 39 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.6.9 Responsabilidad de funcionario designado como Director o Jefe de dependencia a. Toda persona vinculada a la entidad, así como las designadas como Director o Jefe de Dependencia o Coordinador de Grupo, al tomar posesión de sus cargos solicitan al superior inmediato o la Subdirección de Gestión de Operaciones, el inventario y entrega de los bienes que quedan a su cargo. b. Si el inventario y la entrega son correctos, se hace constar así, de lo contrario el servidor público o contratista entrante formula las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de conservación de los bienes y en ambos casos firma el documento en el cual constan estas circunstancias. Asimismo, hace conocer tales novedades a quien realizo la entrega. No se acepta la legalización del acta de recibo con posterioridad a 30 días a su posesión. c. Cuando por olvido u omisión del servidor público o contratista que entre en funciones o se retire del Ministerio, sin firmar recibo o efectuar devolución de los bienes a su cargo, o si cualquiera de esas personas, no haya firmado el inventario ordenado, los faltantes o daños que posteriormente se encuentren quedan bajo la responsabilidad del servidor público o contratista respectivo. d. Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las dependencias del Ministerio, están a cargo de las personas designadas como directores o jefes. e. Todas las personas al servicio del Ministerio, además de los directores o jefes de Dependencias o Coordinadores de Grupo, deben firmar inventario como responsables administrativos de los bienes a su cargo. f. Los inmuebles y elementos de instalaciones locativas, tales como oficinas abiertas, extintores y otros, están bajo la responsabilidad del servidor público o contratista que la administración designe como responsable de la conservación y mantenimiento del inmueble. g. El servidor público o contratista y el Subdirector(a) de Gestión de Operaciones , con base en el capítulo segundo de la Ley 734 del 5 de mayo de 2002, “Código Único Disciplinario”, pone a consideración de los servidor 40 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 público o contratista del Ministerio de Salud y Protección Social, la relación de los elementos que a cada uno se confían para su uso, administración, custodia y manejo y que se les suministran para el desarrollo de sus labores, mediante documento que firman en original y copia, formulando las observaciones del caso, si las hay, y cuya copia conservan en su archivo personal. h. En este documento debe relacionarse el número del documento de identificación del responsable de la tenencia de los bienes, cargo y ubicación. De esta forma la responsabilidad es personal ante la entidad. i. Los inventarios de elementos devolutivos en servicio deben permanecer actualizados, conservando en la Subdirección de Gestión de Operaciones los comprobantes e informes por daños o denuncias por perdidas hurto o robo que afecten la responsabilidad del servidor público o contratista de los elementos bajo su cargo, cuya documentación debe ser enviada con la cuenta del balance de almacén, al Grupo de Contabilidad, para lo de su competencia. j. Los directores, jefes y coordinadores, deben informar a la Subdirección de Gestión de Operaciones, la fecha de terminación del contrato, para que se efectúen los trámites de entrega de bienes. Si el contratista no hace entrega formal de sus bienes es responsabilidad del director o jefe de la dependencia donde prestaba los servicios. 7.7 Levantamiento y entrega del Inventario físico de bienes en depósitos La Secretaría General del Ministerio de Salud y Protección Social, en los primeros días del mes de diciembre, mediante Circular dirigida a todos los servidores públicos o contratistas da a conocer la fecha de cierre de operaciones del almacén general de la Subdirección de Gestión de Operaciones, para efectos de levantamiento del Inventario físico de bienes en depósito a partir del día quince (15) del mismo mes y año, el cual, debe ser entregado al Grupo de Contabilidad, antes del quince (15) de febrero de cada año. El Grupo de Contabilidad de la Secretaría General del Ministerio de Salud y Protección Social, lleva el registro permanente y valorizado de los bienes muebles y equipos (devolutivos y de consumo en depósito, servibles e inservibles como de 41 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 devolutivos en servicio) e inmuebles que forman parte del patrimonio del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme a las disposiciones establecidas por la Contaduría General de la Nación. Por la guarda y custodia de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, responde administrativa y fiscalmente el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores. El control de los bienes se lleva mediante el software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio establecido en la entidad, el cual está auditado por el Grupo de Soporte Informático. La Oficina de Control Disciplinario del Ministerio de Salud y Protección Social, sanciona a los servidores públicos o contratistas, que contravengan lo dispuesto en el Código Único Disciplinario. (Ley 734 del 5 de mayo de 2002). 7.7.1 Préstamo de bienes (comodato) Se entiende que hay préstamo cuando se entrega un bien a otra entidad de derecho público para que por algún tiempo tenga el uso, administración, custodia, guarda y responsabilidad de él, con la obligación de restituirlo. En los cuales se registran los siguientes casos: Préstamo entre dependencias de la misma entidad. Préstamo entre el Ministerio y entidades nacionales o de establecimientos públicos, empresas descentralizadas o entidades de derecho público. Cuando el Ministerio de Salud y Protección Social entrega bienes de su propiedad a organismos del sector salud u entidades de salud entre otras, para su uso o administración, custodia, guarda y responsabilidad, con la obligación por parte de éstos de restituir los mismos bienes al término del respectivo contrato, dicha entrega se protocoliza una vez se haya surtido el siguiente procedimiento: El Grupo de Gestión Contractual debe remitir a la Subdirección de Gestión de Operaciones, copia del contrato de préstamo de bienes (comodato), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento. 42 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Para expedir el comprobante de salida de los bienes objeto del préstamo de bienes (comodato), el almacén general debe poseer, los documentos de adquisición de acuerdo con los requisitos y procedimientos establecidos en la presente resolución. Los bienes entregados mediante el contrato de préstamo de bienes (comodato) deben coincidir con las mismas características de los bienes registrados en el comprobante de salida de almacén, debidamente firmado, copia del acta de entrega de los mismos, suscrita por el servidor público o contratista autorizado por la entidad que recibe y del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores. De otra parte, el Grupo de Gestión Contractual debe también informar a la Subdirección de Gestión de Operaciones la designación de los supervisores y/o responsables institucionales de dichos contratos, con indicación del nombre completo de los designados, el cargo que desempeñan y la dependencia donde prestan sus servicios. Independientemente de los controles que lleven otras dependencias en cuanto a los préstamos de bienes (comodato), el almacén general lleva registro pormenorizado y actualizado de los contratos y convenios celebrados por el Ministerio, el cual debe registrar la siguiente información. Número y fecha del contrato. Nombre de la entidad. Duración del contrato. Fecha de iniciación (entrega del bien al comodatario). Bienes objeto del comodato identificación plena (especificación, marca, modelo y serie). Estado de conservación de los bienes entregados. Valor histórico del bien. La Subdirección de Gestión de Operaciones una vez protocolizado el contrato de comodato, informa al Grupo de Contabilidad para el registro correspondiente. La Subdirección de Gestión de Operaciones, informa al Grupo de Gestión Contractual como mínimo treinta (30) días antes al vencimiento del contrato de préstamo de bienes (comodato) o convenio, sobre la fecha de terminación del mismo, con el fin de que éste, revise e inicie las gestiones a través del interventor 43 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 la prórroga o la liquidación del mismo, con el objeto de proceder a la restitución de los elementos o la elaboración del acto administrativo de cesión a título gratuito a la entidad comodataria. La dependencia correspondiente debe realizar las diligencias dentro de un plazo máximo de sesenta días (60) hábiles. Para el préstamo de bienes entre las entidades del orden nacional, departamental y municipal se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Autorización Administrativa expedida por el representante legal u ordenador delegado. b. Manifestación escrita de la entidad que necesita los bienes, con indicación del destino que vaya a darles, promesa de que éste no se cambiará, término del préstamo, condiciones en los cuales recibe los bienes y responsabilidad por su manejo, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos. c. Garantía del solicitante sobre la devolución de los bienes en el mismo estado en que se le entregaron, o reposición o reparación de los mismos en los casos de desaparición, daño o inutilización, y dentro del plazo convenido de duración del préstamo, dejando constancia de quién se hace cargo de los gastos de sostenimiento, conservación, manutención o reparación de ellos. d. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con indicación de cantidad, estado, especificaciones y valores que consten en los mismos. e. Certificación de las áreas técnicas o dependencias responsables y del Ordenador, de que los bienes no son necesarios en la entidad, que no hay solicitud de compra de los mismos, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena el préstamo. f. Acta de entrega de los bienes firmada por las áreas técnicas o dependencias responsables y del Ordenador ya citados, del superior o representante de la entidad que los recibe, del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista quien entrega y el servidor público o contratista que recibe, con refrendación de la Oficina de Control Interno. Parágrafo. Los bienes en préstamo se entregan siempre por intermedio del almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social, quien los presta, no 44 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 pueden darse de baja en las cuentas e inventarios, donde continúan figurando como bienes en comodato y/o préstamo, con anotación de la entidad a la que se entregaron. Corresponde al servidor público o contratista designado gestionar, con el Coordinador del Grupo o con el Ordenador antes citados, la devolución cuando se venza el plazo de duración del préstamo. Para el préstamo de bienes entre dependencias de la misma entidad se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos a. Solicitud escrita del director o jefe de la dependencia que necesita los bienes, dirigida a la Subdirección de Gestión de Operaciones o al Ordenador ya citados, con indicación del destino que vaya a darles, tiempo de duración del préstamo, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos. b. Autorización del préstamo expedida por el Coordinador del Grupo o por el Ordenador citados, previo concepto del director o jefe de la dependencia que los tiene, que pueden prestarse por no ser necesarios en ella. c. Garantía del solicitante en los términos del ordinal d) del numeral anterior. d. Acta de entrega de los bienes firmada por el Coordinador del Grupo o del Ordenador ya citados y por los directores o jefes de las dependencias que los entrega y recibe. Parágrafo. Los bienes que presten las dependencias no pueden darse de baja en sus inventarios, donde siguen figurando con la constancia de que se facilitaron en préstamo, anotando el nombre de la dependencia que los recibe. Corresponde al director o jefe de la dependencia que los prestó gestionar con el Coordinador u Ordenador ya citados, se obtenga su devolución cuando se venza el término de duración del préstamo. 7.7.2 Reparaciones Son las acciones que se deben efectuar para arreglar, restaurar o corregir bienes que han sufrido daños, o desgastes como consecuencia de su uso normal y que de acuerdo al concepto técnico, no estén en la cuenta de inservibles. 45 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 7.7.3 Reparación de muebles, enseres y equipos de oficina El servidor público o contratista responsable del bien que requiera restauración o reparación del mismo, debe solicitar restauración o reparación al Coordinación del Grupo Administración de Servicios de Apoyo Logístico, quien imparte el visto bueno informando al servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista para lo de su competencia. 7.7.4 Reparación de equipos de cómputo El servidor público o contratista responsable del equipo, realiza solicitud al Grupo de Soporte Informático y emita concepto favorable para el arreglo o su reposición. 7.7.5 Reparación fuera de la entidad Cuando la reparación de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, deba efectuarse fuera de la entidad, el único servidor público o contratista autorizado para tramitar esta diligencia es el Coordinador del Grupo de Soporte Informático (equipos de cómputo) y el Coordinador del Grupo Administración de Servicios de Apoyo Logístico (otros equipos), previo informe a la Subdirección de Gestion de Operaciones. Copia de esta orden se entrega al servidor público o contratista designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones para desarrollar dicha labor para el respectivo control en los inventarios. Las actas suscritas por el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de control en los inventarios o su delegado, es documento idóneo que tiene en cuenta la Subdirección de Gestión de Operaciones como requisito en el cumplimiento de la entrega de los bienes. 46 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 8 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 BAJA DE BIENES Es el proceso mediante el cual el Ministerio de Salud y Protección Social decide retirar definitivamente los bienes del patrimonio de la Institución, previo los procedimientos administrativos que sean necesarios, teniendo en cuenta su estado de obsolescencia, deterioro, pérdida, extravío, hurto, exoneración de responsabilidad fiscal o bienes en buen estado no necesarios, entre otros. La baja de bienes se perfecciona con el descargo en los inventarios, retiro físico y registros contables. La cuenta de elementos inservibles en los depósitos del almacén incluye los elementos de consumo o devolutivos que se encuentren dañados, averiados, destruidos, alterados y/o inutilizados o en pésimas condiciones, o que se hayan calificado como inservibles por alguna de las siguientes causas, los que haya que destruir por ser peligrosos o por no poderse utilizar ni vender; los aprovechables para vender, ceder o donar, o que puedan tener partes que no sean convenientes desperdiciar o que al modificarlos en su forma, tamaño o construcción puedan utilizarse en parte; los que tengan fecha de vencimiento y no se haya obtenido su cambio; los que se encuentran fuera de servicio por imposibilidad de conseguirles repuestos, o que por el excesivo costo de éstos, o de la mano de obra no justifique su reparación; los que por su tecnología por ser antieconómicos o ruidosos por sus sistemas, prácticas o procedimientos, no estén en uso desde hace mucho tiempo o puedan considerarse obsoletos o anticuados y los que por ser mal ideados o adquiridos, o por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse en el fin para el que fueron destinados y más bien que constituyan estorbo. En todos estos casos su almacenamiento y contabilización en la cuenta de inservibles en el almacén son provisionales, por un término máximo de ciento veinte (120) días y noventa (90) días para residuos de aceite usado a partir de la fecha de ingreso a los depósitos de almacén; la fijación de este tiempo tiene como objeto de no recargar los almacenes con elementos que les quitan espacio, dificultan su funcionamiento, contabilización y rendición de la cuenta. Cumplido este término la Subdirección de Gestión de Operaciones elabora una relación pormenorizada de estos y remite a Secretaria General y al área técnica o dependencia responsable para que designe el servidor público o contratista idóneos que realizan una inspección sobre el estado de conservación de los 47 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 mismos, y emiten un concepto donde recomiendan al Ordenador del Gasto autorizar la baja con base en las disposiciones y requisitos establecidos (ver procedimiento Baja de Elemento del Almacén GBR-P03). 8.1 Clases de bajas 8.1.1 Elementos devolutivos en servicio Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades; así como aquellos que estando en servicio o depósito han desaparecido, los que mediante investigación administrativa de carácter disciplinario, se determine la responsabilidad o no de la pérdida por parte del servidor público o contratista que tenga la custodia o estableciéndose responsabilidad, o se efectué su pago por indemnización o reposición. 8.1.2 Elementos devolutivos inservibles Es el retiro definitivo de bienes que por su total deterioro u obsolescencia, no son útiles para el servicio, los cuales se han destinado y que además no ofrecen posibilidad de uso o aprovechamiento de sus partes. 8.1.3 Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento Para autorizar la baja de elementos por merma, rotura, avería, alteración desuso, vencimiento u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Resolución expedida por el Ordenador del Gasto. b. Concepto técnico sobre el estado y condición de los bienes, expedida por las dependencias responsables de la manipulación de los mismos. c. Acta del responsable, con intervención del servidor público o contratista que desarrolla las labores designado por la Subdirección de Gestión de Operaciones o del ordenador del gasto o su representante y dos testigos 48 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 actuarios. En el acta se hace relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las características, cantidades y valores que consten en los mismos, con constancia de los que han sufrido la merma o daños y causas que los produjeron. d. Cuando se trate de medicamentos o elementos de medicina, veterinaria, dentistería o laboratorio o de materiales, debe intervenir el médico, odontólogo, veterinario, laboratorista, químico farmacéutico, el ingeniero y el Coordinador del programa donde pertenece el medicamento o insumo, según el caso. El acta debe ser firmada por todos los actuantes. e. Destrucción física de los elementos cuando sea el caso con la intervención de un representante de la Oficina de Control Interno, de lo cual se deja constancia en el acta. f. Comprobante de baja expedido por el servidor público o contratista designado, con respaldo en la autorización administrativa, (Resolución) en el acta, y con refrendación de la Oficina de Control Interno. g. Constancia de que los bienes son propiedad del Ministerio. h. Si se trata de medicamentos alterados o vencidos, la baja no puede producirse mientras no se haya pedido por escrito a los fabricantes o distribuidores su cambio o reposición; en caso de que se nieguen a ello, el Ministerio debe abstenerse de considerar en próximas adquisiciones a esos proveedores. 8.1.4 Baja por donación Para tramitar la donación de bienes dados de baja se debe contar con el manifiesto interés por parte del representante legal de la entidad interesada en los bienes, una vez sea evaluada dicha solicitud el ordenador del gasto da visto bueno adelantando el procedimiento establecido dentro de la entidad para continuar el trámite respectivo. (Ver procedimiento Donaciones GIO-P01) 49 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 8.1.5 Baja por cesión de bienes a título gratuito Para la baja de bienes por cesión a título gratuito a cualquier entidad de derecho público, o a instituciones de asistencia social, de educación, de reclusión y similares a juicio de la administración se deben llenar los siguientes requisitos. a. Autorización de la administración o por quien éste facultado para ello, de acuerdo a lo aquí establecido si se trata de establecimiento público o empresa descentralizada, que debe incluir una relación pormenorizada de los bienes con placa de inventario, especificación de los bienes y sus características, cantidad y valores que figuren en los mismos. b. Certificación de la Subdirección de Gestión de Operaciones o de la dependencia que maneja el tema, de que los elementos no son necesarios en la entidad o que siendo necesarios hay disposición que ordene la cesión. c. Acta de entrega de los bienes con intervención del Ordenador del Gasto y de la Subdirección de Gestión de Operaciones, quien los entrega y del servidor público o contratista que los recibe, esta acta es firmada por todos los actuantes, con anotación del número del documento de identificación. d. Orden de baja con respaldo en el acta y acto administrativo (Resolución). 8.1.6 Baja por traspaso de bienes Para la baja de bienes por traspaso, cuando éstos no salen del patrimonio de la nación o son asignados a los Establecimientos Públicos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Autorización del Ordenador del Gasto. b. Disposición que autorice el traspaso. c. Manifestación escrita de la entidad que necesita los bienes, con indicación del destino que vaya a darles, garantía de que éste no se cambiará, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos. 50 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 d. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con indicación de cantidad, especificaciones y valores con que figuren en el mismo. e. Certificación las dependencias responsables, áreas técnicas o del ordenador de que los bienes no son necesarios y de que no hay solicitud de compra de los mismos, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena su traspaso. f. Acta de entrega de los bienes firmada por la Subdirección de Gestión de Operaciones u Ordenador ya citados, por el superior o representante de la entidad que los recibe, y de los servidor público o contratista que desarrollan las labores de almacenistas o personas que entregan y reciben. g. Orden de baja expedida por el ordenador antes citado, con respaldo en el acta y en la autorización administrativa. El traspaso de inmuebles, cuando éstos no salen del patrimonio de la Nación o del asignado a los Establecimientos Públicos, requiere adicionalmente: a. Relación pormenorizada del inmueble de acuerdo con el inventario. b. Autorización del Ordenador del Gasto, para producir los asientos de diario para descargar el valor del inmueble de la respectiva cuenta y cancelar su inventario, con refrendación de la Oficina de Control Interno. 8.1.7 Baja por permuta de bienes Hay permutación de bienes cuando se cambia uno por otro, sin que en el cambio entre el dinero a no ser el necesario para igualar el valor de los cambiados y siempre que se transfieran los contratantes recíprocamente el dominio de ellos. Cuando la diferencia de valor, a favor o a cargo del Tesoro, exceda del 30% del avalúo de los bienes, la operación debe tramitarse como compraventa. Para efectuar la permuta de bienes se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Autorización del Ordenador del Gasto. 51 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 b. Disposición que autorice la permuta. c. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con cantidad, clase, especificaciones y valores que figuren en los mismos. d. Constitución de la junta que debe tramitar la permuta, con inclusión de la Subdirección de Gestión de Operaciones, o del Ordenador, y de un representante de la Oficina de Control Interno de Gestión quien tendrá voz pero no voto. e. Avalúo de los bienes efectuado por la administración. De este avalúo se produce acta firmada por todos los actuantes. f. Si la disposición ordena que la permuta se realice por subasta pública, deben cumplirse los requisitos que para ella se enumeran en el numeral. 8.1.8 Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, entre otros Para la baja de estos elementos, por desmantelamiento, cuándo su estado, posible pérdida parcial o total, costo de sostenimiento o vigilancia, inutilidad o grave daño, que hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables se requiere de los siguientes requisitos: Solicitud escrita al ordenador del gasto o a su delegado, hecha por las dependencias responsables previa información a la Subdirección de Gestión de Operaciones, con enumeración de los que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles, valores y placa de inventario que permitan su identificación, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifiquen el desmantelamiento. 8.1.9 Baja por destrucción Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de la baja, por deterioro, avería, rotura, obsolescencia o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable, se procede a su destrucción sin perjuicio de terceros. 52 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 8.1.10 Baja por caso fortuito o fuerza mayor Para dar de baja bienes, cuya pérdida, depreciación, hubiere ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Autorización administrativa, expedida por el ordenador del gasto, en la forma indicada en las disposiciones establecidas. b. Constancia del aviso escrito del caso fortuito o de la causa de fuerza mayor dado por la persona que tuviere a su cargo los bienes, con detalle de lo ocurrido al jefe o superior respectivo o a quien se lo hubiere entregado, dejando constancia, en la copia de este informe de la fecha en que lo envió o entregó. En caso de que se compruebe la culpa o dolo del responsable, los bienes continúan bajo su cargo. No se acepta baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza mayor cuando el responsable pida la legalización después de noventa (90) días de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los motivos que justifiquen esta demora, y si ello no se comprueba, continúan a cargo del responsable. Cuando se presuma que hubo acción criminosa, o que valiéndose del suceso desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de éstos formula denuncio ante la autoridad competente y envía copia a la Subdirección de Gestión de Operaciones de la Secretaria General, debiendo allegar posteriormente certificación del estado de la investigación penal expedido por la autoridad que la adelante. Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente, aparecen los bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se produce por el servidor público o contratista designado, las entradas correspondientes al almacén y el registro en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación, en cuyo caso se cumple con los requisitos establecidos por la Ley sobre la materia. 53 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 8.1.11 Baja por pérdida de bienes en poder de los transportadores Para autorizar baja de bienes despachados por el servidor público o contratista y perdidos en poder del transportador se requiere: Guía recibo o planilla que ampare los bienes, expedido por el transportador. Si la pérdida de los bienes despachados es total, corresponde a éste dar aviso escrito de la pérdida a la Subdirección de Gestión de Operaciones o al ordenador, tan pronto suceda o tenga conocimiento del hecho, dejando constancia en la copia de la comunicación de la fecha en que la envió o entregó y elabora el acta citando el nombre de la empresa donde consignó los bienes, número de la guía, fecha de la entrega, nombre del destinatario y lugar del destino, número, cantidad y contenido de la remesa que componía el cargamento y valor de los mismos. Si la pérdida de los bienes es parcial o se trata de un saqueo, le corresponde a la persona destinataria dar aviso al superior administrativo respectivo y no firma la guía, recibo o planilla que ampara los bienes sino mediante constancia de los bienes faltantes o con señales de saqueo, avería o rotura del bien; hace que los transportadores, o los aseguradores, si el bien estaba asegurado, o sus representantes presencien la apertura para determinar la pérdida y la responsabilidad consiguiente, levanta el acta de la diligencia con la intervención de los transportadores o aseguradores y dos testigos actuarios. Copia de la comunicación de reclamo a los transportadores, con constancia de la fecha en que se envió, y respuesta de éstos. Si los bienes estaban asegurados, copia de la carta a los aseguradores, con la misma constancia indicada, y respuesta de éstos. El valor de los bienes perdidos en poder de transportadores no puede descargarse de las respectivas cuentas mientras exista reclamación pendiente, a ellos o a los aseguradores. 54 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 8.1.12 Baja por hurto o robo Para dar de baja bienes de propiedad del Ministerio, cuya pérdida haya sido causada por hurto o robo y en ningún caso por culpa o dolo del servidor público o contratista responsable de ellos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. La persona que tuviere a su cargo los bienes da informe escrito y detallado de lo ocurrido al jefe o superior respectivo o a quien se los hubiere entregado, dejando constancia en la copia de este informe, de la fecha en que lo envió o entregó. b. Con base al inventario individual, el servidor público o contratista que tiene bajo su custodia y responsabilidad el bien desaparecido o por el jefe o superior respectivo, instaura el respectivo denuncio ante la autoridad competente en el cual debe dejar consignado el número de placa de inventario, características del bien o los bienes (clase, naturaleza, marca, modelo o referencia, serie y valor del mismo). c. El servidor público o contratista delegado por la Subdirección de Gestión de Operaciones para adelantar las diligencias de recuperación o pago del bien o bienes hurtados o robados, envía los documentos probatorios (copia de la denuncia e informe respectivo) al almacén sobre el hurto o robo del bien o bienes para que éste, los registre en la cuenta de responsabilidades en proceso, teniendo en cuenta la placa de inventario sus características, cantidades y valores; y a la vez solicita la expedición de una certificación donde conste la propiedad por parte de la entidad. La Subdirección de Gestión de Operaciones hace llegar con la cuenta del balance del respetivo mes los documentos relacionados con pérdida por hurto o robo de bienes, para que el Grupo de Contabilidad los registre en la cuenta de responsabilidades. La Subdirección de Gestión de Operaciones informa a la Compañía de Seguridad lo ocurrido para que esta, inicie al interior de la misma las diligencias preliminares, para ello se anexa copia de la denuncia y certificación expedida por el almacén, una vez surta este proceso de la investigación se determina la responsabilidad del Hurto. 55 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 La Subdirección de Gestión de Operaciones requiere al corredor de seguros para que formule ante la Compañía aseguradora la solicitud de indemnización del bien o bienes hurtados o robados, a esta petición se le adjuntan: copia del denuncio, copia de la constancia de propiedad del Ministerio y tres (3) cotizaciones (Ver procedimiento de pólizas GBR-P05). Una vez notificado el Ministerio por parte del corredor de seguros de la decisión por parte de la Compañía aseguradora en el reconocimiento del siniestro, el servidor público o contratista que adelanta el proceso, informa al servidor público o contratista responsable que tenía bajo su custodia el bien, el valor del excedente de la indemnización que debe cancelar a la entidad y así quede resarcido el bien desaparecido. Dentro de los cuarenta y cinco (45) días de instaurada la denuncia, la Subdirección de Gestión de Operaciones envía el expediente a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para que ordene iniciar las diligencias preliminares de la investigación correspondiente con el fin de establecer responsabilidad administrativa, y eleve la respectiva solicitud de acción coactiva al ente respectivo. Cuando, dentro del proceso, el responsable efectúa el pago del bien, se produce la baja descargando dicho valor de la cuenta responsabilidades en proceso. Cuando, el fallo sea con responsabilidad y el responsable efectué la reposición del bien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien de la cuenta responsabilidades y dando entrada al Almacén del bien recibido; no obstante, el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso. Cuando, la compañía de seguridad asuma la responsabilidad de la falta del bien y cubra el valor de este, la baja se produce descargando su valor de la cuenta responsabilidades en proceso: si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien. Cuando, la compañía aseguradora cubra el valor del bien, la baja se produce descargando su valor de la cuenta de responsabilidades en proceso: si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien. El servidor público o contratista implicado en el proceso de responsabilidad, puede posteriormente adjuntar certificación del estado de la investigación penal, 56 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 expedida por autoridad que la adelante, y los documentos que puedan probar las gestiones hechas por el responsable para recuperar el bien. La Oficina de Control Interno Disciplinario dentro del proceso, puede aceptar del servidor público o contratista o ex servidor público o contratista pagar o restituir el bien, y para ello dicta el auto respectivo. En el caso que el Grupo encuentre mérito para adelantar un proceso de restitución por la parte civil, lo hace conocer a la Subdirección de Gestión de Operaciones para lo de su competencia y a la vez, corre el traslado a la Dirección Jurídica para que éste, se constituya en parte civil e inicie el respectivo proceso ejecutivo ante la justicia ordinaria; copia de este proceso, es enviado a la Contraloría Delegada para el Sector Salud, de la Contraloría General de la República para su información. No se aceptan solicitudes de baja de bienes por hurto o robo cuando el responsable ponga el denuncio después de treinta (30) días de sucedido o conocido el hecho, tiempo máximo para el denuncio no haya prescripción de dos (2) años, como tampoco cuando pida su legalización después de noventa (90) días, sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora, y si ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable. Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente, aparecieren bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se produce por parte del almacén los ingresos correspondientes y en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación. El auto proferido por la Oficina de Control Interno Disciplinario, en el cual deben relacionarse los elementos objeto del siniestro con sus características (número de placa, especificación del bien y sus características, y valor) es de obligatorio cumplimiento, por la entidad, el cual no requiere de resolución proferida por el Ordenador del Gasto. 8.1.13 Baja por venta en subasta pública (sistema de martillo o remate) El Ministerio puede dar en venta bienes de su propiedad que no requiera para su servicio, a través de martillo en los eventos en que la ley prevea la venta por martillo o remate, cumpliendo los siguientes requisitos: 57 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 a. Certificación de la Subdirección de Gestión de Operaciones o del Ordenador, de que los bienes no son necesarios para la entidad, y que no hay solicitud pendiente de compra de los mismos, o que siendo necesarios o servibles hay disposición que ordena la venta. b. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con indicación de cantidad, clase, estado, especificaciones y valores con que figuren en los mismos. c. De acuerdo a la normatividad vigente para determinar el precio mínimo de venta de los bienes muebles no sujetos a registro, el Ministerio debe tener en cuenta el resultado del estudio de las condiciones de mercado, el estado de los bienes muebles y el valor registrado en los libros contables de la misma. d. En consecuencia, a través del Martillo ofrece al Ministerio es una sugerencia de precios base de remate, que no corresponde propiamente a un avalúo comercial, ni aún informe técnico, ni al precio final de venta de los bienes sino que establece teniendo en cuenta el tipo del bien, su estado general, especificaciones técnicas, grado de obsolescencia, ubicación, factores de comerciabilidad, marca, modelo, estado jurídico, costos de mantenimiento, usos, mercados objetivos, representación, composición del lote. Este proceso se realiza mediante una visita de inspección previa, de la cual el Martillo presenta un informe para la aprobación o modificación por parte del Ministerio, el cual determina el precio base remate o precio mínimo de venta. e. Publicación, en el Secop dentro de los tres días siguientes a su expedición, los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de la contratación, la oferta que debe ser publicada en el adjudicatario del proceso de contratación, los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en Secop. f. Entre la fecha de publicación del último aviso y la de la subasta debe transcurrir un término mínimo de veinte (20) días calendario. g. Son postores hábiles todas las personas naturales o jurídicas, que presenten comprobante de haber consignado el porcentaje fijado para poder participar en la subasta, y certificado de paz y salvo por concepto de impuesto sobre la renta complementaria. Este porcentaje garantiza la oferta y queda de propiedad del tesoro nacional en caso de que el postor favorecido en el remate 58 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 incumpla las obligaciones que adquirió en este, o de que no cubra el valor total de los bienes que se le adjudicaron, dentro del plazo y términos fijados en el pliego de condiciones que sirvió de base para la subasta. h. La subasta pública tiene lugar en la fecha, hora y sitio fijado; no puede cerrarse sin haber transcurrido dos (2) horas de iniciado. Se deben oír las ofertas verbales y las pujas y repujas que hagan los postores hábiles, haciéndolas conocer de viva voz de todos los presentes. La adjudicación se hace públicamente tan pronto como haya terminado la subasta, a favor del mejor postor. La adjudicación es definitiva y por lo tanto no puede modificarse posteriormente. De la diligencia se eleva el acta respectiva firmada por todos los actuantes y la copia de esta constituye título de propiedad del comprador. i. Si por conveniencia para los intereses del Ministerio o cualquiera otra causa fuere necesario o conveniente suspender la subasta, la administración puede hacerlo en cualquier momento, dejando constancia en el acta de los motivos justificativos de esa medida. j. Los postores vencidos en la subasta tienen derecho a que se les devuelva la suma consignada para hacer postura mientras que el porcentaje consignado por el rematador debe imputarse al precio del remate. k. El rematador debe pagar el total del precio del remate dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones. De no hacerlo pierde a favor del tesoro la suma consignada para hacer postura y responde de la quiebra del remate. l. Se elabora el acta de entrega de los bienes, firmada por la Subdirección de Gestión de Operaciones, por el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista y el rematador, y se adjunta copia del recibo de consignación del valor de los bienes adjudicados m. Expedición por la Subdirección de Gestión de Operaciones de la orden de baja respectiva, con respaldo del acta, autorización administrativa y refrendación de la Oficina de Control Interno. Para vender inmuebles proceden los mismos requisitos fijados en el artículo anterior, y además los siguientes: 59 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 a. Avalúo del inmueble efectuado por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” o firma especializada inscrita en la Lonja de Propiedad Raíz. b. Autorización expedida por el Ordenador para producir el asiento de diario para descargar de la respectiva cuenta el valor del inmueble y darlo de baja en el inventario, con refrendación de la Oficina de Control Interno. 8.1.14 Baja por venta directa de entidad a entidad Venta directa de entidad a entidad es la que se efectúa en cumplimiento de una disposición que la ordena y requiere los siguientes requisitos: a. Autorización administrativa expedida por el ordenador o representante legal. b. Disposición que autorice la venta directa de los bienes, con indicación de la entidad a la que deben venderse, requisitos para la operación y destino que debe darse al dinero producto de la venta. c. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con indicación de la cantidad, estado, especificaciones y valores que figuren en los mismos. d. Avalúo de los bienes realizado por la administración. De este avalúo se produce acta firmada por todos los actuantes. e. Constitución de la comisión que debe tramitar la venta, con inclusión de la Subdirección de Gestión de Operaciones o del Ordenador ya citados, o de su representante y de un representante de la Oficina de Control Interno que tendrá voz pero no voto. f. Consignación por la entidad compradora del valor total de los bienes que va adquirir, y presentación del recibo correspondiente. g. Acta de entrega de los bienes firmada por el Coordinador o del Ordenador ya citados y por el superior de la entidad compradora o de su representante y de los servidores públicos o contratistas que desarrollan las labores de almacenista o personas que entregan y reciben. 60 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 h. Expedición por la Subdirección de Gestión de Operaciones del Ordenador ya citados, de la orden de baja correspondiente, con respaldo en el acta de entrega, en la autorización administrativa y con refrendación de la oficina de Control Interno de Gestión. i. Avalúo del inmueble, realizado por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” o firma especializada inscrita en la Lonja de Propiedad Raíz de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. j. Autorización suscrita por el Ordenador del Gasto para su venta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y demás normas sobre el particular. k. Consecución de la titulación completa del inmueble. l. Efectuada la consignación del valor del inmueble, otorgamiento de la correspondiente escritura pública. m. Autorización expedida por el Ordenador del Gasto, para producir los asientos de diario para descargar el valor del inmueble de la respectiva cuenta y descargarlo del inventario, con refrendación de la Oficina de Control Interno y aviso de la venta a la Central de Inversiones S.A. En la diligencia de entrega del inmueble no interviene el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista. 8.2 Enajenación y/o Transferencia de bienes La enajenación de bienes sean éstos muebles o inmuebles se realizará de conformidad con la normatividad vigente que rija dicho tema. Dentro de este mismo capítulo se incluye lo relacionado a la transferencia de bienes a título gratuito y/u oneroso. Teniendo en cuenta lo anterior, es indispensable remitirnos a la norma que para el caso sea aplicable. La normatividad aplicable según el caso, se encuentra señalada en el régimen de Contratación Estatal, sus Decretos Reglamentarios y demás normas que el Gobierno Nacional disponga. 61 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 8.3 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Traslado de bienes Para el traslado de bienes de una a otra oficina o dependencia del Ministerio, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Solicitud escrita del Jefe de la Oficina ó Dependencia que necesita los bienes, presentada a la Subdirección de Gestión de Operaciones o al Ordenador, con indicación del destino que vaya a dárseles, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos. b. Autorización del traslado, expedida por el Coordinador del Grupo o por el Ordenador ya citado. c. Devolución de los bienes al almacén por el jefe de la oficina o dependencia que los tenía, y baja en sus inventarios. d. Entrega de los bienes por el almacén a la oficina ó dependencia a la que se destinan, y registró en sus inventarios. e. El servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, diligencia el formato traslado de bienes GBR-F02 en original y dos (2) copia establecido en la entidad para este procedimiento y lo hace firmar por la persona que entrega y quien recibe, lo refrenda y deja copia en el almacén para lo de su competencia. 9 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FISCAL 9.1 Registro de la baja de bienes en la contabilidad La baja del inventario de la entidad, se produce cuando el bien se excluye de la cuenta en donde estaba registrado (almacenes, elementos en servicio o elementos inservibles) y se debe llevar a la cuenta de responsabilidades en proceso. 62 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 9.2 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Bienes en depósito 9.2.1 Inventario para entrega normal del almacén Previamente a la entrega del Almacén es necesario que se haya producido acto administrativo designando la persona que asumirá las funciones de almacenista, que el servidor público que recibe haya tomado posesión del cargo y que se encuentre constituida la póliza global de manejo. Cumplido lo anterior, se elabora acta de iniciación de la diligencia de entrega del Almacén, que debe incluir el cronograma del proceso, el cual en ningún caso puede exceder de sesenta (60) días hábiles. Esta acta se suscribe por el nuevo Almacenista y por la persona que entrega. Luego, se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo de inventario de bienes en bodega, que se encuentre en existencia, por grupos de inventarios, registrando con toda claridad la característica de los bienes (marca, modelo), así como la calidad, el valor unitario, valor total, el estado de conservación y la fecha de conteo. De la misma forma se procede en cuanto al inventario de los bienes destinados al servicio que se hayan devuelto al almacén y se encuentren en bodega. Para la entrega de los bienes inservibles propiedad del Ministerio y que estén a cargo del almacén, podrá hacerse la entrega por grupos o lotes en caso de dificultarse su contabilización e individualización. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registros en el sistema de inventario. Los borradores de los inventarios que se levanten deben firmarse por quien entrega y por quien recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia. El servidor público o contratista designado por la Subdirección de Gestión de Operaciones debe entregar mediante inventario los elementos devolutivos en servicio que se encuentren para su uso, administración, custodia y responsabilidad. En cuanto a los elementos devolutivos en servicio en otras dependencias del Ministerio de Salud y Protección Social, la entrega se efectúa mediante la comparación de los saldos de los inventarios parciales de devolutivos en servicio contra el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de inventarios, los cuales deben coincidir. 63 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Igualmente, debe hacer parte integral de la entrega del almacén los inmuebles propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, para lo cual se confrontan los registros que figuran en el programa de inventarios y los documentos que acreditan la propiedad de la entidad; los valores consignados en los registros de inventarios deben coincidir con los que figuran en el balance del Ministerio. Adicionalmente, se debe tener en cuenta los bienes propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social que se encuentran en poder de terceros al momento de la diligencia para lo cual las verificaciones se hacen confrontando los registros del sistema de inventarios con los documentos soporte del egreso de dichos bienes. La entrega total del almacén hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades e inconsistencias encontradas. Copia del acta, debe remitirse al Secretario General y éste a su vez si lo considera pertinente remite el acta al Grupo de Contabilidad para que efectúe los ajustes contables a que haya lugar, al Grupo de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia y a la Compañía Aseguradora. 9.2.3 Entrega de almacén cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Cuando el servidor público o contratista designado de la Subdirección de Gestión de Operaciones del almacén saliente demore, se niegue o no facilite la entrega del almacén, el jefe o superior respectivo designa el servidor público o contratista que debe efectuar el inventario físico y la entrega de las existencias al nuevo almacenista; solicitando a la Compañía Aseguradora del Almacenista saliente el nombramiento de un representante que presencie la entrega y a la Oficina de Control Interno la designación de su representante para que intervenga en la diligencia y notifica, por escrito, al Almacenista saliente, indicándole la fecha y hora en que se da inicio a dicha entrega. Si el servidor público o contratista de la Subdirección de Gestión de Operaciones concurriere, se adelanta la entrega en la forma normal, pero si éste abandona el cargo, no asista en la fecha y hora fijadas, o no se pueda localizar, lo mismo que si el representante de la Compañía aseguradora no se presenta, se deja constancia de estos hechos en el acta y se da inicio a la diligencia con la intervención del 64 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 servidor público o contratista designado, el representante de la Oficina de Control Interno y el nuevo Almacenista. En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes o faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades o especies que se encuentren de cada elemento cuando sea superior o inferior al que está registrado en la cuenta respectiva o no se hallen al día o si el Almacenista saliente no los pone a disposición de la comisión de entrega, o si ellos no se encuentran, se registran en el inventario las cantidades físicas que se hallen de cada elemento, sus valores y estado de conservación y sobre éste se abren las cuentas el nuevo Almacenista. De las existencias en el almacén no se puede disponer mientras no las haya recibido el nuevo Almacenista designado. Si alguno de los elementos se requiere con urgencia, es necesario que se registre en el inventario y que esté recibido por el Almacenista entrante. De los elementos que lleguen al almacén durante la diligencia de entrega debe firmar el recibo el nuevo Almacenista y se registran en hoja adicional al inventario como elementos llegados durante el proceso. La diligencia de entrega y recibo a que se refiere la presente normatividad no puede exceder de sesenta (60), días calendario, contados a partir de la fecha de posesión del nuevo funcionario. 9.3 Control de inventarios La Subdirección de Gestión de Operaciones, lleva los registros de los inventarios por dependencias e individuales de los bienes devolutivos en servicio para facilitar el oportuno y eficaz control de los mismos y determina las responsabilidades administrativas y fiscales. Cada Director o Jefe recibe el inventario de la dependencia a su cargo y copia de los inventarios de los servidores públicos o contratistas de la misma, con el fin de ejercer el control administrativo, reportando oportunamente las novedades por escrito a la Subdirección de Gestión de Operaciones. 65 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: 9.4 GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Faltantes o sobrantes de bienes Para establecer la responsabilidad que corresponda a los servidores públicos o contratistas de cualquier categoría por la pérdida y/o daño que sufran los elementos de consumo devolutivos, o inmuebles que tengan bajo su custodia o manejo, cuando ellos no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada, se adelanta por la Subdirección de Gestión de Operaciones o por el Ordenador del Gasto, un seguimiento tendiente a determinar las circunstancias en las cuales se presentó ese deterioro. En los casos en los que haya necesidad de deducir el valor del daño, esa suma está a cargo del responsable de su tenencia y es la misma que el bien tenga comercialmente o el especial y superior que por avalúo le fije la administración. En forma similar se procede cuando se trate de bienes que no se encuentren en el mercado, o de objetos, libros, documentos u obras de arte histórico, únicos, antiguos, incunables o de escasa existencia mundial, lo mismo que cuando se trate de reparaciones o arreglo de bienes que hayan quedado utilizables o servibles pero con demérito o depreciación de su valor. Como resultado de un inventario físico o una prueba selectiva de los elementos del consumo o devolutivos bienes se encuentren diferencia, faltantes o sobrantes, el servidor público o contratista que adelante la diligencia indaga las causas de la situación presentada. Si los resultados de las averiguaciones determinan que su origen es por error u omisiones en los registros, el servidor público o contratista que adelanta la diligencia solicita y verifica que sea subsanada. Los sobrantes definitivos se incorporan a los registros mediante orden de ingreso, haciendo las observaciones respectivas, en las que conste que tales elementos se encontraron como sobrantes de la diligencia practicada. El valor de los elementos faltantes no justificados, ni compensados queda registrado a cargo del responsable de los bienes, en el acta que se levanta de la diligencia. Si las diferencias de los faltantes o sobrantes indican la posibilidad de actos delictuosos, el funcionario que adelanta la diligencia informa las anomalías la 66 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Subdirección de Gestión de Operaciones, para que esta proceda a solicitar el trámite de la investigación al grupo de Control Interno Disciplinario. Cuando se evidencie la existencia de un acto delictuoso en el manejo de los bienes, además de los trámites administrativos internos, la Subdirección de Gestión de Operaciones debe presentar la denuncia correspondiente ante la autoridad judicial competente, adjuntando los documentos que sean necesarios. 9.5 Responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal Comprende los valores a cargo de servidores públicos y contratistas o particulares, originados en la pérdida o faltante de fondos o bienes fiscales, disminución de derechos, o egresos ilegales, determinados en la aplicación de controles administrativos o fiscales. Cuando la responsabilidad es determinada por controles administrativos, la Subdirección de Gestión de Operaciones o quien haga sus veces puede proceder a la constitución de la “Responsabilidad en Proceso” por pérdida o daño de los bienes, hasta tanto sea determinado la exoneración por parte del Grupo de Control Disciplinario del Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga sus veces. Cuando se trata de controles fiscales, corresponde a una “Responsabilidad Fiscal”, la cual exonera la Contraloría General de la República. La Subdirección de Gestión del Talento Humano informa a la Subdirección de Gestión de Operaciones las novedades que se presenten en cuanto a desvinculación o nombramiento de personas mensualmente. Una vez la Subdirección de Gestión de Operaciones, tenga conocimiento de la novedad dispone de dos (2) días hábiles para adelantar los trámites pertinentes a fin de efectuar el recibo o entrega de los bienes a los respectivos servidores públicos. Cuando un servidor público sea trasladado o se desvincule del Ministerio debe entregar al almacén los elementos devolutivos a su cargo. El servidor público o contratista designado para recibir los elementos, realiza el conteo de los bienes en el puesto de trabajo y verifica con los que aparecen registrados en el respectivo inventario. Si en la diligencia encuentra faltantes, elementos inservibles o de características diferentes, deja constancia en el acta correspondiente que entrega al Almacenista, quien comunica al Coordinador del Grupo con el fin de adelantar las investigaciones de rigor para estos casos. 67 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 Simultáneamente se debe hacer entrega de los bienes a la persona que asume el cargo por parte de la persona saliente, el servidor público o contratista de la Subdirección de Gestión de Operaciones hace presencia en el acto de entrega y es testigo de la diligencia; debe firmar el acta con los demás actuantes dejando constancia de los elementos devolutivos que quedan a cargo del nuevo servidor público o contratista, y su estado de conservación de acuerdo con las especificaciones y referencias. Si la entrega de los bienes a quien ha de asumir las labores del servidor público o contratista saliente no se puede realizar simultáneamente, los elementos se dejan en provisionalidad bajo la custodia y responsabilidad del Director o Jefe de la dependencia respectiva, quien firma los documentos de entrega y recibo. Posteriormente éste, una vez se produzca la designación del nuevo servidor público o contratista y mediante el formato Traslado de Bienes GBR-F02, firmado por la persona que ha asumido el cargo lo remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones para el registro y control correspondiente. 10 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable debe evaluar las solicitudes de baja que presentan periódicamente o cuando ésta lo amerite, designan servidores público o contratistas idóneos, con conocimiento sobre los bienes a dar de baja, los cuales presentan, un informe sobre la viabilidad y conceptúan técnicamente sobre el proceso que se debe adelantar. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable está conformado por los siguientes miembros: Subdirector Financiero o su delegado Subdirector Administrativo o su delegado Subdirector Gestión de Operaciones o su delegado Coordinador del Grupo de Contabilidad Para el caso de bajas de insumos, medicamentos y biológicos debe asistir: Directores o Jefes de Áreas Técnicas Coordinador del Grupo de Insumos y Operaciones 68 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 El Comité deja constancia en las actas, que se llevan bajo la responsabilidad del secretario del mismo. Las cuales deben seguir un orden numérico ascendente y sin interrupción anual. Las actas están suscritas por quien presida el comité y por el secretario respectivo. Corresponde al Comité adelantar las siguientes actividades: a. Verificar en la hoja de inventario, la relación pormenorizada de los bienes consignados en ella, presentada por la Subdirección de Gestión de Operaciones, la placa de inventario, especificación de los bienes y sus características, series, valores que figuren en el mismo b. Practicar la inspección física para establecer el estado de conservación real de los bienes que se piensan dar de baja y para el efecto, levantar el acta respectiva firmada por los servidores públicos actuantes, en la cual debe quedar registrada la información tal como figura en el inventario de activos fijos a 31 de diciembre del respectivo año, además la justificación para su baja, con base en los conceptos establecidos en el este manual. En esta diligencia se deja constancia y recomienda su venta, transferencia mediante cesión o traslado de bienes a otra entidad de derecho público, desmantelamiento o su destrucción física, etc. c. Solicitar al Almacén de la Subdirección de Gestión de Operaciones la expedición de la certificación que acredite que los bienes que se piensan dar de baja, son propiedad del Ministerio. d. Para efectos de cesión a otras entidades de derecho público, ofrecimiento por escrito de la Secretaría General, con detalle de los bienes y condiciones con que se transferirán. e. Copia de la respuesta de aceptación por parte del Representante Legal o su delegado de la entidad que recibirá los bienes objeto de la cesión. f. El análisis y aprobación de las solicitudes de bajas del almacén cuando el monto supere cinco (5) SMLMV es realizada por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. La Subdirección de Gestión de Operaciones de la Secretaria General, elabora los proyectos de resolución para la firma del Ordenador del Gasto cuando la g. 69 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL CÓDIGO: GBR-M01 VERSIÓN: 01 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013 baja incluya elementos superiores al (0.5) salario mínimo mensual legal vigente. h. Para la venta de los bienes contemplada en la recomendación, por el Comité, debe sujetarse a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás normatividad vigente sobre la materia. i. Cuando la baja sea autorizada para su venta, el procedimiento y trámites respectivos los debe adelantar el Grupo de Gestión Contractual. j. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del Comité. El Comité debe revisar, estudiar y analizar las solicitudes que la Subdirección de Gestión de Operaciones eleve para el traslado de agrupación de aquellos elementos que por su naturaleza, uso, destino o aplicación que se le dé a los elementos devolutivos, éstos se convierten en de consumo o viceversa o cuando los clasificados como inmuebles se convierten en devolutivos o de consumo, o viceversa estos se trasladan a la agrupación que les corresponda; y su contabilización y registro en los inventarios se hace mediante entrada y salida de almacén. Delegar en el Secretario General del Ministerio de Salud y Protección Social, la facultad de dar de baja y autorizar su venta, cesión a título gratuito y/o traspaso de bienes a otra entidad de derecho público, destrucción física, desmantelamiento y demás disposiciones citadas en este manual, de aquellos bienes que se encuentran en los depósitos del almacén general. El Coordinador del Grupo de Soporte Informático debe certificar e informar periódicamente, a la Subdirección de Gestión de Operaciones acerca de las licencias que se encuentran obsoletas, con el fin de proceder al descargo en los inventarios del Ministerio de Salud y Protección Social. Le corresponde al Grupo de Presupuesto de la Secretaría General, adelantar los trámites ante la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la transferencia de los dineros recaudados por la venta de los bienes dados de baja por el Ministerio de Salud y Protección Social, los cuales se estiman a financiar programas de bienestar social de los servidores públicos de la entidad. 70 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
