Acta de la Sesión Extraordinaria Veintitrés (23) A las quince horas

Acta de la Sesión Extraordinaria Veintitrés (23)
A las quince horas con dieciséis minutos del lunes once de mayo del dos mil
quince, da inicio la Sesión Extraordinaria de la Junta Administrativa, número
veintitrés en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Kathya Rodríguez
Araica, Directora General, Luis Alonso Serrano, Jefe de Planificación
Institucional, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa,
Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional. También
acompañan Erika García Díaz, Proveedora Institucional, Allan Moreira
Gutiérrez, Asesor Legal, Rebeca Campos, Colaboradora de la Dirección
General, Rita Maxera Herrera, Asesora Jurídica de la Viceministra de
Gobernación, Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra
de Gobernación y Elia Mejia Mata, encargada de la toma del Acta. Previo al
inicio del conocimiento de los temas, de conformidad con el artículo 7 del
Reglamento Interno de la Junta Administrativa se somete a consideración
delegar la Presidencia Ad hoc en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora
General para la sesión del día de hoy. Por lo anterior se toma el siguiente
acuerdo: Acuerdo número uno: De conformidad con el artículo 7 del
Reglamento Interno de la Junta Administrativa se delega la Presidencia Ad hoc
en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General para la sesión del día
de hoy. La señora Kathya Rodríguez, se abstiene de votar. 3 votos a favor,
acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por
unanimidad. Artículo Uno. Conocimiento de resoluciones dictadas por la
Directriz 23-H, así como los oficios PI-0481 SAD-05-2015fcr y 0482-SAD-052015fcr. De previo al conocimiento de los temas la señora Kathya Rodríguez
informa que le solicitó a la señorita Rebeca Campos, colaboradora de esa
Dirección, que se hiciera cargo de coordinar con las distintas unidades que
tuvieran procesos de contratación, vinculados con lo que dice la Directriz 23-H,
sobre el requerimiento de un Informe y/o Resolución para efectos de darle
continuidad al proceso de contratación. A continuación se procede con el
conocimiento de propuestas de resolución e informes las cuales pertenecen a
partidas que según la Directriz 23-H previo a darles uso se debe contar con la
debida justificación de la necesidad, (Informe o Resolución) los cuales deben
ser avalados por la Junta Administrativa. A saber: 1-Resolución emitida por el
Centro de Aprehensión. A las quince horas con veintidós minutos se incorpora
la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa.
Mediante oficio n.° 235-05-2015 CATECI-ADM, de fecha 08 de mayo del 2015
suscrito por el Lic. Eliecer Bustos Boniche en su condición de jefe del Centro de
Aprehensión en relación con el procedimiento que se realiza para el contrato de
alquiler del CATECI, se efectuó el informe, como parte del procedimiento que
establece la Directriz Nº 023-H, en lo que respecta al Centro de Aprehensión
propiamente en el punto 1.1.1 incluye a los alquileres de edificios, locales y
terrenos, establece que para dichas subpartidas que están consideradas en los
Presupuestos del año 2015, deberá existir una Resolución. Analizada la
propuesta y realizadas las modificaciones del caso se toma el siguiente
acuerdo: Acuerdo número dos: En razón de lo anteriormente expuesto, este
órgano colegiado ha verificado la necesidad institucional de la contratación de
los servicios anteriormente mencionados y el efectivo cumplimiento de razón
por la cual se autoriza iniciar procedimiento de contratación administrativa. De
conformidad con lo expuesto y lo dispuesto en la directriz N. °023-H suscrita
por el Presidente de la República y el Ministerio de Hacienda. LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACION Y
EXTRANJERÍA, con la persona Jurídica Instrumental y presupuestaria para
administrar el presupuesto de la Dirección General. RESUELVE: Autorizar el
inicio del procedimiento de la contratación administrativa de los bienes del
grupo 1 Alquiler de Edificios, locales y terrenos, conformado por la subpartida:
111. Se autoriza la firma de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de
la Junta Administrativa, para la resolución. 5 votos a favor, se aprueba por
unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. 2- Resolución emitida por la
Gestión de Tecnologías de la Información. Que mediante oficio n.° GTI-037103-2015, de fecha 6 de marzo de 2015, suscrito por la Licda. Jenny Gamboa
Rodríguez en su condición de Gestora de Tecnologías de Información, se
remite informe sobre El Alquiler de una Bóveda de Seguridad, que se
encuentran en la Subpartida 1.01.99, Resguardo Medios Magnéticos, por un
monto de ¢1.115.000,00. Analizada
la propuesta de resolución y las
observaciones realizadas se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número tres:
En razón de lo anteriormente expuesto, este órgano colegiado ha verificado la
necesidad institucional de la contratación de un Servicio de Alquiler de Bóveda
de Seguridad para Resguardo de Respaldo de Medios Magnéticos y el efectivo
cumplimiento de razón por la cual se autoriza
iniciar procedimiento de
contratación administrativa. De conformidad con lo expuesto y lo dispuesto en
la Directriz n. °023-H suscrita por el Presidente de la República y El Ministerio
de Hacienda, la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y
Extranjería resuelve: autorizar el inicio del procedimiento de contratación de un
servicio de alquiler de bóveda de seguridad para resguardo de respaldo de
medios magnéticos, conformado por las siguientes subpartidas: 1.01.99. Se
autoriza la firma de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta
Administrativa, para la resolución.
5 votos a favor, se aprueba por
unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. 3- Resolución emitida por la
Oficina de Salud Ocupacional. Que mediante oficio n.° SO-53-05-15, de fecha 8
de mayo del 2015 suscrito por la Licda. Maureen Campos Calvo, en su
condición de Coordinadora Subproceso de Salud Ocupacional, remite informe
sobre la contratación de confección e instalación de rotulación preventiva que
se encuentra en la Subpartida 1.04.06, Servicios Generales”. Que mediante
oficio n.° SC-DGME-082-05-2015, de fecha 8 de mayo del 2015 suscrito por la
Licda. Andrea Quesada Villalobos en su condición de Coordinadora
Subproceso de Comunicación,
remite informe sobre la contratación de
confección e instalación de rotulación informativa que se encuentra en la
Subpartida 1.04.06, Servicios Generales.” Analizada la propuesta y con las
observaciones realizadas se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número
cuatro: En razón de lo anteriormente expuesto, este órgano colegiado ha
verificado la necesidad institucional de la adquisición de los bienes
anteriormente mencionados y el efectivo cumplimiento de razón por la cual se
autoriza iniciar procedimiento de contratación administrativa. De conformidad
con lo expuesto y lo dispuesto en la directriz N. °023-H suscrita por el
Presidente de la República y el Ministerio de Hacienda. LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACION Y
EXTRANJERÍA, con la persona Jurídica Instrumental y presupuestaria para
administrar el presupuesto de la Dirección General. Se acuerda: Autorizar el
inicio del procedimiento de la contratación administración de los bienes del
grupo 1 conformado por las siguientes subpartidas: 1.04.06. Se autoriza la
firma de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta
Administrativa, para la resolución.
5 votos a favor, se aprueba por
unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. 4- Resolución emitida por el
Subproceso de Abastecimiento y Distribución. Que mediante oficio n.° PI-0481-
SAD-05-2015, de fecha 4 de mayo del 2015 suscrito por la Licda. Flor Castrillo
Ramírez en su condición de Coordinadora
Subproceso Abastecimiento y
Distribución, remite informe sobre la compra de carritos de compras y una perra
hidráulica que se encuentran en la Subpartida 5.01.02, Equipo de transporte,
para lo cual inicialmente con el oficio PI-0245-SAD-03-15-fcr se consultó a
Planificación Institucional, la verificación de la afectación o no del Plan de
compras con el PAO 2015, por un monto de ¢1.000.000.00, y con el oficio UPI087-03-2015, se recibió la respuesta de Planificación, considerando que no hay
inconveniente alguna para efectuar el traslado, al no afectar los objetivos del
PAO, con dicha información se procedió a solicitar la modificación
presupuestaria(…)”. Que mediante oficio n.° PI-0482-SAD-05-2015, de fecha 4
de mayo del 2015 suscrito por la Licda. Flor Castrillo Ramírez en su condición
de Coordinadora Subproceso Abastecimiento y Distribución, remite informe
sobre la compra de un Mini rack para llantas el que se encuentra en la
Subpartida 5.01.04, Equipo y mobiliario de oficina, para lo cual inicialmente con
el oficio PI-0246-SAD-03-15-fcr se consultó a Planificación Institucional, la
verificación de la afectación o no del Plan de compras con el PAO 2015, por un
monto de ¢2.000.000.00, y con el oficio UPI-088-03-2015, se recibió la
respuesta de Planificación, considerando que no hay inconveniente alguna
para efectuar el traslado, al no afectar los objetivos del PAO, con dicha
información se procedió a solicitar la modificación presupuestaria(…)”.
Se analiza los siguientes puntos:
“(…) Razón de la Necesidad:
Con la finalidad de cuidar la integridad física de los dos compañeros de
bodega, y demás funcionarios de la Dirección General de Migración y
Extranjería se da a conocer la necesidad de adquirir carritos de compras, para
el traslado de pedimentos de suministros, y en la mayoría de los casos, estos
pueden consistir en una cantidad de 200 productos, por lo que el traslado de
estos dificulta a los usuarios solicitantes. Además se requiere una “perra
hidráulica” para el traslado de tarimas pesadas, como equipo de cómputo,
cajas de libretas de pasaporte e incluso para la misma movilización de
suministros en tarimas dentro del Almacén, o fuera de él. También, debe ser
usada para el traslado de bienes dentro de la Institución, en los casos donde
hay que trasladar los bienes a la mini bodega de Bienes, o las compras a las
diferentes oficinas.
Informe que demuestre que dentro de la organización no existen los
recursos humanos o materiales para ejecutarla
Los carritos de compras y la perra hidráulica son utilizados tanto por
funcionarios del Almacén como por funcionarios de otras oficinas de la
siguiente forma: en el almacén de la Proveeduría Institucional de la Dirección
General de Migración y Extranjería, hay dos personas laborando, y cuando hay
salida de pedimentos, se pueden alistar aproximadamente 60 solicitudes de
pedimentos, y cada uno con alrededor de 200 suministros, los cuales deben ser
trasladados a cada oficina por los solicitantes, donde en muchos casos solo
laboran mujeres y no pueden llevarse las cajas en sus manos, sino que la única
forma de trasladar los suministros es con los “carros de compras”, lo que
genera que en la temporada de pedimentos la existencia de carritos no es
suficiente. En cuanto al uso de la perra hidráulica es tanto dentro de la bodega
trasladando tarimas de papel, de bienes, cajas de pasaportes etc., porque el
estar trasladando las cajas manualmente y estibarlas en las tarimas genera
dolores de físicos a los funcionarios del Área de Bodega, y a los que retirar los
pedimentos pesados.
Ventajas o beneficios para la población beneficiada
Los beneficios de adquirir carros de compra y una perra hidráulica, son
minimizar los problemas físicos de los funcionarios de la Dirección General de
Migración y Extranjería, agilidad en los traslados de pedimentos, orden en el
alisto de pedimentos al tener un solo lugar para el acomodo de los mismos. En
cuanto a la “perra hidráulica” agiliza el traslado de bienes dentro de la
Institución, dado el peso de los mismos, y el traslado y acomodo de las tarimas
dentro de la Bodega.
Informe del estado funcional y operacional del inventario existente
El almacén de la Proveeduría Institucional de la Dirección General de Migración
y Extranjería, tiene algunos carros de compras, de los cuales tres están en
buen estado, para lo que se solicitó vía correo electrónico, el 22 de abril una
revisión por parte de mantenimiento, el mismo día, es revisada por el señor
Johnny Fernández, dando la respuesta vía correo, el mismo día “…los carritos
efectivamente tienen un problema a nivel de rodamiento posiblemente los roles
o balineras están deteriorados aparte las gomas de las ruedas se encuentran
desgastadas…” , lo que genera que cuando se tratan de utilizar no se pueden
manipular al trabarse las ruedas.
Además de estos carros de compra, hay dos perras hidráulicas, de las cuales
hay una que se solicita sustituir, dado que la misma, está derramando aceite,
por lo que al igual que con los carros de compras, se solicitó la revisión por
parte del Subproceso de Obras y mejoras, vía correo electrónico, el 15 de abril
una revisión por parte de mantenimiento, el mismo día, es revisada por el
Ingeniero Jose Pablo Barquero Avila, dando la respuesta por la misma vía
“…efectivamente tiene un reguero de aceite y aparente perdida de presión (Se
baja sola) , fuera de esa revisión ocular no hay nada más que se podamos
hacer, esas perras hidráulicas tiene un sistema de pistón muy parecido a lo de
las gatas hidráulicas que se usan para levantar carros, por tal motivo se supone
que el reguero de aceite puede ser por algún retenedor dañado.”, por lo que no
es posible utilizarla si se baja con el peso dado que se arrastra al tratar de
moverla.
Acciones que se tomarán con el equipo que se va a sustituir.
Una vez que se comunique una posible baja de bienes en desuso o mal
estado, se procederá a incluirlos para que se donen o destruyan según lo
establecido, debido a su mal estado. (…)” Así mismo, el oficio n.° PI-0482-SAD05-2015, suscrito por la Licda. Flor Castrillo Ramírez en su condición de
Coordinadora Subproceso Abastecimiento y Distribución, se verifica y satisface
los presupuestos de la directriz, relacionados en el PAO programático o
institucional y la programación, las ventajas o beneficios para la población
beneficiada, el estado funcional y operacional del inventario existente, y las
acciones que se tomarán, estableciendo el oficio de cita lo siguiente:
“(…) Razón de la necesidad de la compra de un Mini rack para llantas:
Para el aprovechamiento máximo de los recursos, de los tiempos
establecidos, de salvaguardar la integridad física de los colaboradores
del área de bodega; además, de espacios destinados para el área de
bodega, se ha detectado la importancia de la compra de un mini rack
con las medidas de seguridad y espacio necesario para el acomodo de
las llantas para los vehículos de la Dirección General de Migración y
Extranjería. Se requiere ese mueble debido a la baja rotación de las
llantas, y la necesidad que ha manifestado en las compras la Gestión
de Servicios de Apoyo, de la Dirección Administrativa Financiera.
Actualmente, las llantas están estibadas una tras otra, y esto es peligroso para
las personas que laboran directamente en la Bodega, por un posible desplome
de una de esas torres de llantas
Relación con el PAO Institucional:
En cuanto a la relación con el PAO Institucional para la compra del Mini rack la
podemos encontrar en la política 8 y 10: POLÍTICA 8. Garantizar que la
institución cuente con un sistema de control interno que promueva la
prevención de riesgos, el uso racional de los recursos y la corrección oportuna
de las debilidades que se presenten en la organización y puedan comprometer
el logro de los objetivos.
POLÍTICA 10. Salvaguardar la integridad física de los colaboradores de la
DGME y de todas las personas que asisten a sus edificaciones, así como velar
por el cumplimiento de la Ley 7600 y el respeto a los derechos de la población
con discapacidad.
Informe que dentro de la institución no existen los recursos humanos ni
materiales para ejecutarla:
Dentro de la institución no existen los recursos humanos ni materiales para
ejecutarla, por lo que se va a adquirir un tipo de estante con el que no se
cuenta, y va a minimizar los riesgos laborales, y a maximizar el espacio físico.
Las Ventajas o desventajas de la población beneficiada son las siguientes:
1. Los funcionarios del área de Bodega del Almacén, van a minimizar
exposición a posibles lesiones, producto del esfuerzo físico que conlleva estar
estibando las llantas, y a su vez minimiza posibles incapacidades; y a largo
plazo, una vejez sana para los colaboradores del SAD. 2. El Subproceso de
Almacenamiento y Distribución, de la Proveeduría Institucional, se beneficiaría
con el fácil acomodo de las llantas, así como una manipulación más eficiente.
3. El personal a cargo de la custodia de los insumos, podrá operar de manera
que se puedan seguir con los procedimientos de control, y salud previamente
asignados por la Proveeduría Institucional. 4. La Dirección General de
Migración y Extranjería al salvaguardar la seguridad de la vida de su personal.
5. Control oportuno sobre el vencimiento o caducidad de las llantas, al tenerlas
más accesibles.
Informe del estado funcional y operacional del inventario existente.
El abastecimiento no tiene un rack para las llantas, sino que se estiban
manualmente una tras otra, por lo tanto no hay en existencia.
Acciones que se tomarán con el equipo que se va a sustituir:
No se va sustituir ningún equipo, de hecho lo que se espera es que se pueda
trabajar de una forma segura y oportuna con el nuevo mueble a adquirir. (…)”.
Después de amplio cambio de impresiones y con las observaciones a la
Resolución se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco:
De
conformidad con el análisis del proyecto de resolución para el Cumpliendo con
la Directriz Nº 023-H, para ejecutar partidas del grupo 5.01 Maquinaria, Equipo
y Mobiliario y sobre el informe sobre la compra de carritos de compras y una
perra hidráulica que se encuentran en la Subpartida 5.01.02, Equipo de
transporte, se acuerda devolver la resolución, tomando en consideración las
siguientes observaciones a saber:
Efectuar un informe sobre el estado de las llantas que se encuentran en
bodega, pues preocupa la baja rotación de las llantas y su vencimiento,
tiempo de vigencia de las llantas en bodega para hacerlas circular.
En cuanto a los carritos, no se indica la cantidad que existen y la
justificación de la posibilidad o no, de reparar dichos carritos, sin tener
que acudir a la compra.
En cuanto a la perra hidráulica, siendo que fue una revisión ocular, es
necesario una justificación donde se dé una revisión técnica y no
solamente visual. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este
acuerdo se adopta en firme.
5- Resolución emitida por la Gestión Administrativa de la Policía Profesional de
Migración. Que mediante oficio n.° 346-05-2015-DPPM-GA, de fecha 07 de
mayo del 2015 suscrito por el Lic. Isaac Herrera Mena en su condición de
Gestor Administrativo de la Policía Profesional de Migración, remite informe
sobre el alquiler de un local para albergar la Oficina Regional de Pérez
Zeledón, que se encuentran en la Sub partida 1.01.01, Alquiler de edificios,
locales y terrenos, para lo cual se inicia con el oficio 140-03-2015-DPPM-GA,
donde se indica a la MBA. Ericka García, Proveedora Institucional, el inicio del
trámite de contratación administrativa para el Alquiler del Nuevo Edificio de
Pérez Zeledón, por un monto mensual de ¢538.730.00, se cuenta además con
el Acuerdo de CILI número 01-27-06-2014, que respalda la elección del mismo,
bajo el análisis técnico del equipo interdisciplinario (Planificación Institucional,
Salud Ocupacional, Gestión Tecnología Información, Soporte Técnico, Obras y
Mejoras (Ingeniero Eléctrico y Arquitecto). Se cuenta con certificación de
contenido económico Nº 083-2015, por un monto de ¢4.525.332.00 para dar
inicio en el segundo semestre del 2015.Analizada la propuesta y con las
correcciones del caso se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número seis: En
razón de lo expuesto, este órgano colegiado ha verificado la necesidad
institucional de la adquisición de los bienes anteriormente mencionados y el
efectivo cumplimiento de razón por la cual se autoriza iniciar procedimiento de
contratación administrativa. De conformidad con lo expuesto y lo dispuesto en
la directriz N. °023-H suscrita por el Presidente de la República y el Ministerio
de Hacienda. LA JUNTA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
MIGRACION Y EXTRANJERÍA, con la persona Jurídica Instrumental y
presupuestaria para administrar el presupuesto de la Dirección General. Se
acuerda: Autorizar el inicio del procedimiento de la contratación administrativa
de los bienes del grupo 1.01, conformado por las siguientes subpartidas:
1.01.01 Alquiler de edificios, locales y terrenos. Se autoriza la firma de la
señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, para la
resolución. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se
adopta en firme. 6- Resolución emitido por la Oficina de Salud Ocupacional.
Que mediante oficio SO-52-05-2015, de fecha 07 de mayo del 2015 suscrito
por la Licda. Maureen Campos Calvo en su condición de Encargada de la
Oficina de Salud Ocupacional, remite informe sobre la compra de sillas
ergonómicas que se encuentran en la Subpartida 5.01.04, Equipo y Mobiliario
de Oficina. Analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo
número siete: En razón de lo anteriormente expuesto, este órgano colegiado
ha verificado la necesidad institucional de la adquisición de los bienes
anteriormente mencionados y el efectivo cumplimiento de razón por la cual se
autoriza iniciar procedimiento de contratación administrativa. De conformidad
con lo expuesto y lo dispuesto en la directriz N. °023-H suscrita por el
Presidente de la República y el Ministerio de Hacienda. LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACION Y
EXTRANJERÍA, con la persona Jurídica Instrumental y presupuestaria para
administrar el presupuesto de la Dirección General. Se acuerda: Autorizar el
inicio del procedimiento de la contratación administrativa de los bienes del
grupo Equipo y Mobiliario de Oficina conformado por las siguientes subpartidas:
5.01.04 . Se autoriza la firma de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta
de la Junta Administrativa, para la resolución. 5 votos a favor, se aprueba
por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Acuerdo número ocho:
De conformidad con el acuerdo Nº7 en la presente sesión se acuerda solicitar a
la Licda. Maureen Campos Calvo, Encargada de Salud Ocupacional presentar
un informe del inventario y condiciones de las sillas Institucionales. 5 votos a
favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Sin
más asuntos que tratar se levanta la sesión a las diecisiete
horas con
diecisiete minutos.
Carmen Muñoz Quesada
Presidenta
Agustín Barquero Acosta
Secretario
Kathya Rodríguez Araica
Presidenta Ad hoc