PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN MANUAL DE

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
NT
RO
LA
DA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: Planeación Estratégica
SUBPROCESO: N.A.
DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
Oficina De Planeación
Procurador General de la Nación
Jefes de Dependencias
PROCEDIMIENTO: - Elaboración y
CODIGO: PRO-PE-00-04
Actualización de los manuales de funciones, VERSION: 1- RES. 041 2001
requisitos específicos y de procedimientos
administrativos
REVISO: JEFE DE OFICINA
FECHA ACTA: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar y actualizar los manuales de funciones y
requisitos de la Procuraduría General de la Nación, a
fin de que todo funcionario del Ministerio Público
tenga funciones detalladas para que se logre cumplir
con los objetivos institucionales, fijar deberes y
responsabilidades, y establecer competencias.
2. USUARIOS
Los funcionarios de la Procuraduría General de la
Nación.
4.
•
•
Modelo de evaluación de las funciones
Metodología de elaboración del manual de
funciones y requisitos
Formato de evaluación
Aplicación de los índices de evaluación del
manual.
8. CONDICIONES GENERALES
El manual de funciones y requisitos de la
Procuraduría General, es una herramienta
administrativa que sirve para que todos los
servidores tengan claro cuáles son sus funciones y/o
competencias con respecto a los temas de la
Entidad, y su finalidad es la de obtener resultados
óptimos y establecer parámetros de rendimiento,
definiendo normas de manejo o metas de resultados.
CO
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los cargos y
dependencias de la entidad.
•
•
RESPONSABLES
El Procurador General de la Nación, los jefes de
cada dependencia e involucra directamente a la
Oficina de Planeación.
NO
5. REFERENCIAS
•
Constitución Política de Colombia
•
Ley 190 de 1995
•
Decreto 262 de 2000.
6. DEFINICIONES
PROCESO:
Conjunto de actividades secuenciales
que se desarrollan para obtener un producto o
resultado satisfactorio para el usuario, a través del
empleo de diferentes recursos y dentro de un tiempo
predeterminado.
El manual se inicia con el diseño y elaboración del
proyecto o plan de trabajo y la adopción por parte de
la dependencia y del Departamento Administrativo
de la Función Pública, su aprobación. En el
procedimiento se deben tener en cuenta dos fases:
la elaboración y el trámite de expedición.
En la etapa de elaboración, la identificación,
objetivos, plan de acción, cronograma de
actividades, responsables y recursos disponibles.
Igualmente, el marco de referencia que consiste en
la misión, los objetivos y funciones generales, así
como las funciones de cada dependencia y la
normatividad existente.
En cuanto a su forma de presentación, ésta debe
corresponder con la configuración de la
organización.
PROCEDIMIENTO:
Manera específica de
efectuar las actividades que componen un proceso y
la secuencia que debe seguirse.
Para la recopilación de la información se debe tener
en cuenta:
IA
Actividad: Acciones necesarias para transformar
determinados recursos en productos, en un período
determinado.
CO
P
Usuarios: Sujetos que reciben los resultados del
proceso.
Responsabilidades: Enuncia los cargos, entidades o
dependencias, responsables de realizar las
actividades.
7. FORMATOS A UTILIZAR
•
Modelo de elaboración de funciones
Comunicación con todos los funcionarios y los jefes
de la dependencia o área y explicarles la manera en
que se va a proceder para obtener la información
necesaria, las técnicas utilizadas (entrevistas,
cuestionarios, etc.) y cuál es el grado de
participación de los jefes y funcionarios.
En la dependencia en que se levanta la información,
debe establecerse un responsable del proyecto y
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entregarle tanto los materiales e instrucciones
necesarias y los accesorios para resolver dudas o
sugerencias que se tengan.
Igualmente se deben tener en cuenta como mínimo
estos principios o aspectos elementales para su
elaboración: Identificación, nombre de la Entidad,
título del manual y fecha de su elaboración.
Descripción, escribir en este renglón muy
brevemente la misión, objetivos y funciones
generales de la entidad o de la dependencia
analizada.
Se debe establecer un cronograma para determinar
las fechas de elaboración y entrega.
Es necesario identificar a los servidores según lo
establecido en la planta de personal a través de sus
códigos, grado, salario, para establecer las funciones
y los requisitos de los funcionarios de las
dependencias.
9. SALIDAS
•
Los Manuales de Funciones y Requisitos
mínimos y de procedimientos administrativos.
13.2 Elabora un plan de trabajo para establecer la
metodología para el diseño del manual. Si es el
de funciones y requisitos mínimos, determina los
requisitos
del
cargo
en
términos
de
conocimiento,
experiencia,
habilidades
y
actitudes y los de la entidad, en términos de
productividad y eficiencia. Si se trata del manual
de procedimientos administrativos, determina los
principales procesos y responsables de su
ejecución.
13.3 Diseña los manuales, con la colaboración de
los funcionarios de las dependencias y los
presenta a los jefes para su aprobación y visto
bueno.
JEFES DEPENDENCIAS
13.4 Lo revisan con sus funcionarios, los aprueban
y los devuelven a la Oficina de Planeación.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.5 Elabora el acto administrativo para la adopción
del manual, por parte del Procurador General o
su delegado.
PROCURADOR GENERAL
CO
10. REGISTROS
•
Formatos de Evaluación
•
Formatos de Aplicación
•
Metodología de Elaboración
•
Indicadores de Gestión
•
Guías Información de elaboración.
Manuales de Funciones y Requisitos mínimos,
como de los procedimientos administrativos de la
Procuraduría.
PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION
11. BASES DE AUTOCONTROL
Los funcionarios y jefes de las Dependencias de la
Procuraduría General de la Nación corregirán las
distintas funciones y procedimientos e informarán a
la Oficina de Planeación.
NO
La Oficina de Planeación elaborará un plan de
seguimiento al manual.
12. ANEXOS
Formatos: de Evaluación, Seguimiento, Inversión,
Financiamiento, Responsables
Programación, y actividades.
13. ACTIVIDADES
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.6 Firma el acto administrativo o Resolución, por
medio del cual se adopta el manual elaborado.
14. INDICADORES
Los indicadores de gestión evaluarán si las
funciones están siendo cumplidas por los servidores
públicos
IP : Indice de Proporcionalidad
TEP: Total de empleos Permanentes
TET: Total de empleos Transitorios
IP: Total de empleos Permanentes X 100
Total de empleos Transitorios
IRI: Indice de Rotación Interna
TTA: Total de traslados o ascensos
TC: Total de Cargos
IRI: Total de funciones creadas X 100
Total de Cargos.
CO
P
IA
13.1 Asigna a los profesionales de la Oficina de
Planeación la tarea de elaboración de los
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