ELABORADO POR: REVISADO POR: Vo. Bo.: MANUAL DE

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL
DESARROLLO INTEGRAL DE LA
NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA.
DOCUMENTO DE
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Manual de procedimientos
Título: Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoria Interna
Documento: DOC.AI.001
Versión:01
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
San Salvador, Diciembre de 2008
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Título: Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoria Interna
ÍNDICE
Documento: DOC.AI.001
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PÁGINA
I.
INTRODUCCION ............................................................................................... 3
II.
OBJETIVOS ........................................................................................................ 4
III.
ALCANCE ........................................................................................................... 4
IV.
REPONSABLES................................................................................................. 5
V.
MARCO LEGAL ................................................................................................. 6
VI.
POLITICAS DE OPERACIÓN.......................................................................... 6
VII.
CONCEPTOS ..................................................................................................... 7
VIII.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION PLAN DE TRABAJO ...... 9
IX.
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO.. 10
X.
DISPOSICIONES FINALES ........................................................................... 14
XI.
FORMULARIO DE IMPRESOS..................................................................... 15
XII.
DIAGRAMAS DE FLUJO: ............................................................................... 17
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I.
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INTRODUCCION
Con el propósito de dar cumplimiento al Art. 50 de Las Normas Técnicas de
Control Interno Institucionales, la Unidad de Auditoria Interna da a conocer
el
manual de procedimientos, con la finalidad de unificar las labores a realizar en
dicha unidad.
Este manual contiene las actividades a seguir para la realización de las auditorías
en las diferentes dependencias de la institución, también los objetivos generales y
específicos. Asimismo se define el alcance de las labores de la unidad; las
políticas internas bajo las cuales ésta tendrá que regirse; los responsables de la
ejecución de las actividades; algunos conceptos para un mejor entendimiento.
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II.
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OBJETIVOS
1- General
Proporcionar
un
documento
que
sirva
de
guía
para
normar los
procedimientos en las fases de planificación, ejecución y elaboración de
informes de auditoria en las diferentes dependencias de la institución.
2- Específicos
a. Normar criterios en la aplicación de procedimientos operativos y
administrativos.
b. Facilitar un documento que determine los pasos a seguir para la práctica
de las auditorías.
c. Determinar las políticas internas de la Unidad, con relación a las
auditorías a realizar.
d. Implementar controles para la realización de actividades durante el
proceso de la auditoria.
III.
ALCANCE
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El manual de procedimientos será aplicado en las auditorías (Exámenes
especiales y de carácter operativo) que se lleven a cabo en las distintas Unidades,
dependencias y Centros que administra y subsidia la institución.
IV.
REPONSABLES
Junta Directiva: Es responsable de aprobar el Plan de Auditoria anual
Jefatura: Es responsable de la elaboración y cumplimiento del Plan de trabajo
anual, así como la asignación y supervisión de las auditorías practicadas por los
técnicos, además de presentar a Junta Directiva los resultados de las auditorías.
Técnico: Es el responsable de desarrollar las distintas auditorías, cumpliendo con
los procedimientos establecidos en este manual.
Secretaria: Es responsable de digitar y enviar los informes a las Jefaturas de las
áreas involucradas, así como también la recepción y control de la documentación
utilizada.
Área auditada: es responsable de recibir a los técnicos de auditoría y brindar el
tiempo, espacio físico e información requerida.
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V.
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MARCO LEGAL
Art. 34 y 35 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República.
Art. 30 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas Institucionales.
Numerales 2.4, 2.4.2 y 2.4.3 de las Normas de Auditoria Gubernamental.
VI.
POLITICAS DE OPERACIÓN
a) La información que se obtenga y genere en la Unidad, es reservada y
confidencial.
b) Los informes definitivos de las auditorías serán presentados únicamente a la
Junta Directiva y a la Corte de Cuentas de la República.
c) El personal de la Unidad de Auditoria Interna debe cumplir con el perfil descrito
en el manual de puestos de Recursos Humanos.
d) El desempeño del personal técnico de la Unidad, durante la realización de sus
actividades debe ser independiente, objetivo e imparcial.
e) La Administración del ISNA deberá responder a los hallazgos e informes de
auditoria en el tiempo estipulado en el proceso, de lo contrario se enviará el
informe a la instancia correspondiente.
f) Toda petición de prórroga para responder a los hallazgos reportados, debe
realizarse por escrito a la jefatura de la unidad de auditoría, siempre y cuando
se encuentre en el plazo previamente establecido.
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g) La Unidad de Auditoria Interna no debe participar en actividades operativas de
la institución, que entren en conflicto con el quehacer de la unidad.
VII.
CONCEPTOS
Auditoria interna
Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida
para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, que ayuda a
cumplir sus objetivos aplicando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar
y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Exámenes especiales
Incluyen elementos específicos de las siguientes áreas: las transacciones,
registros, informes y estados financieros; la legalidad de las transacciones y el
cumplimiento de otras disposiciones; el control financiero; la planificación,
organización, ejecución y control interno administrativo; la eficiencia, efectividad y
economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros
y tecnológicos; los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y
metas.
Exámenes operativos
Consisten básicamente en obtener y examinar las evidencias para llegar a
conclusiones e informar respecto de la utilización de los recursos disponibles y del
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logro de los objetivos de la entidad, programa, área o actividad examinada, así
como el sustentar los hallazgos de auditoria desarrollados.
Hallazgo de Auditoria
Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben
comunicarse a la entidad, ya que presentan deficiencias importantes que podrían
afectar en forma negativa su capacidad para registrar procesos, resumir y reportar
información financiera.
Programa de Auditoria
Son Instrucciones detalladas para la recopilación total de evidencias de un área o
de toda una auditoria. Incluye procesos de auditoria así como determinación de
muestras, partidas a escoger y momento de la prueba.
Papeles de trabajo
Son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las
pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes
alcanzadas, sobre las cuales sustenta la opinión que emite al elaborar su informe.
Cédulas analíticas y de detalle
Son papeles de trabajo que se diseñan de acuerdo al programa del área en
estudio con la finalidad que los atributos que contengan, satisfagan los puntos de
verificación, señalados en la documentación citada.
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Control Interno
Proceso que pone en práctica la Junta Directiva, como máximo órgano decisorio
de la Institución, a través de La Dirección Ejecutiva y el resto de los empleados,
con la finalidad de proporcionar un nivel de seguridad razonable para el
cumplimiento de los objetivos en términos de eficiencia y eficacia de las
operaciones, fiabilidad de la información y cumplimiento de las leyes y normas
aplicables.
VIII.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION PLAN DE TRABAJO
Elaboración del Plan de Trabajo Anual
El Jefe de la Unidad de Auditoria con el apoyo de los técnicos, elabora el Plan de
trabajo en el primer mes del año, para ser ejecutado en el siguiente año. El
proceso incluirá las consideraciones de los resultados del ejercicio inmediato
anterior, atendiendo las peticiones de la máxima autoridad.
Presentación y Aprobación del Plan de Trabajo
Una vez elaborado, el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna solicita a Dirección
Ejecutiva, la inclusión en la agenda para presentación y aprobación de dicho plan
por la Junta Directiva.
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Presentación del Plan de Trabajo a la Corte de Cuentas
Después de aprobado por la Junta Directiva, el Jefe de la Unidad lo envía a la
Corte de Cuentas de la República a más tardar el último día hábil del primer
trimestre del año.
Evaluación del plan de trabajo
La jefatura de la unidad en reunión con su equipo técnico, cada semestre realizará
una evaluación al cumplimiento de metas y avances del plan de trabajo,
sistematizando la información que le servirá como insumo para el seguimiento del
próximo semestre.
IX.
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO
Asignación de la Auditoria
El Jefe de la Unidad tomando en cuenta el plan anual y el cronograma de
actividades, asigna a cada técnico a través de una “Orden de Trabajo” la auditoria
a realizar, una vez finalizada la anterior, estimando un tiempo para su ejecución y
comunica los objetivos de la misma.
Para el caso de exámenes no programados en el plan anual, el jefe procederá
asignar el técnico correspondiente.
Programa de Auditoria
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El técnico solicita el programa que se utilizará para la realización del examen,
verificando los objetivos y actividades a ejecutar; de no existir el programa para el
trabajo a realizar, se procederá a elaborarlo.
Solicitud de transporte
La Secretaria solicita al área de transporte la asignación de vehículo de acuerdo a
programación semanal, para que el personal técnico sea trasladado al lugar donde
se realizará la auditoria, en caso de ser necesario y según la fecha estipulada.
Requerimiento de información
El técnico solicita a través de nota firmada por el Jefe de la Unidad, la
documentación necesaria para efectuar el examen asignado, al/las áreas
colaterales, estipulando la fecha en la que se requiere.
Lectura de Normativa técnico-legal
De acuerdo al examen asignado, el técnico se debe empoderar del proceso a
auditar, así como los papeles de trabajo de exámenes anteriores y dará
seguimiento a observaciones de ser necesario.
Ejecución del programa de Auditoria
El Técnico desarrolla cada uno de los puntos contenidos en el programa,
solicitando la documentación necesaria para el mismo, de acuerdo al tipo de
examen, previa presentación de los objetivos.
En
caso que la auditoria a efectuarse sea en los centros y delegaciones, se
elaborará una carta de presentación para la máxima autoridad del mismo, donde
se le detallará el objetivo de la misma.
Elaboración de papeles de trabajo
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El Técnico elabora los papeles de trabajo, donde registra los procedimientos
aplicados en el examen, dejando evidencia de las observaciones o hallazgos
encontrados.
Solicitud de información adicional
De detectar observaciones relevantes se solicita de forma verbal o escrita
información adicional para verificarlas o desvanecerlas.
Elaboración del borrador de informe
El técnico con base a los resultados del examen practicado, prepara borrador de
informe,
incluyendo
los
hallazgos
determinados,
caso
contrario
elabora
memorando donde informa el resultado del examen practicado, para ser
presentados al Jefe de Unidad.
Revisión del borrador de informe
El Técnico entrega a la Jefatura de la Unidad el borrador de informe para ser
revisado y discutido. En el caso que existan observaciones, el técnico realiza las
correcciones
y modificaciones respectivas convirtiéndose éste en informe
preliminar.
Recepción y digitación del informe preliminar
El Jefe de la Unidad recibe del técnico el informe preliminar y lo entrega la
Secretaria para su respectiva digitación.
Envío y distribución de informe preliminar
La Jefatura de la Unidad a través de memorando de remisión, envía informe a la
Dirección Ejecutiva para su conocimiento y con copia a las jefaturas del área
auditada, contando esta última, con 15 días hábiles a partir de la fecha de la
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recepción, para subsanar las observaciones señaladas, caso contrario se
procederá a emitir el informe definitivo.
Recepción de respuesta al informe preliminar
La Secretaria de la Unidad registra la fecha y hora de recepción de la respuesta al
informe preliminar del área involucrada y la entrega al Jefe de la Unidad para su
conocimiento y traslado al técnico respectivo.
Seguimiento a Informe
El Jefe asigna al técnico respectivo el seguimiento del informe preliminar para que
verifique la documentación recibida.
Elaboración de borrador de informe final
Una vez verificada la información el técnico procede a elaborar el borrador del
informe final incluyendo el comentario de la administración, auditor, y grado de
cumplimiento de las recomendaciones.
Emisión del informe definitivo
El técnico presenta el informe al Jefe de la Unidad para su aprobación; de haber
observaciones se incluyen en el documento y lo entrega a la secretaria para su
emisión.
Distribución del Informe Definitivo
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El Jefe remite el informe definitivo a la Presidencia de la Junta Directiva y a la
Corte de Cuentas de la República para su conocimiento y determinación de
responsabilidades, según sea el caso.
X.
DISPOSICIONES FINALES
a. Revisiones Periódicas
Con el propósito de mantener actualizado este manual deberá ser revisado, al
menos cada dos años o de conformidad a la actualización de la normativa
interna.
b. Vigencia
El presente manual entrará en vigencia a partir de la aprobación de la Junta
Directiva del Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la
Adolescencia.
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XI.
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FORMULARIO DE IMPRESOS.
ORDEN DE TRABAJO
Fecha: _________________
Nº:_________/____
Técnico: _____________________________________________________
Dando cumplimiento al Plan anual de la Unidad de Auditoria Interna, atentamente
comunico a usted que a partir de esta fecha ha sido asignado (a) para realizar la
siguiente actividad:
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
Tiempo estimado: ________________________________________________
Recibí notificación
Jefe de Auditoría Interna
Firma: _____________
Fecha: ____________
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Control de seguimiento a la actividad
Firma
Concepto
Fecha Hora
Recibido Entregado
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XII.
DIAGRAMAS DE FLUJO:
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