SIGC Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DE ESPACIO CON PAGO EN ESPECIE
Elaboró
Revisó
Aprobó
Empleado encargado
Responsable del proceso
Comité del SIGC
Fecha: dd-mm-año
Fecha: dd-mm-año
Fecha: dd-mm-año
1. OBJETIVO
Documentar la contratación de pago en especie, por concepto de arrendamiento de espacios pertenecientes a
la Rama Judicial.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la contratación de arrendamiento de pago en especie que realiza la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Seccionadles de Administración Judicial
3. RESPONSABLE
Son responsables de implementar este procedimiento la Unidad Administrativa y la Unidad de Asistencia Legal
de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las dependencias equivalentes en las Direcciones
seccionales de Administración Judicial.
4. DEFINICIONES
PAGO EN ESPECIE: Modalidad de pago e la que lo que se entrega como contraprestación al bien o servicio
recibido no es dinero.
SECOB (Sistema Electrónico Para la Contratación Pública): Portal único de contratación: es el aplicativo
en el cual, según las obligaciones consagradas en ley 1150 de 2007 y el decreto 2474 de 2008. el CSJ a
través de la DEAJ y sus Direcciones Seccionales de Administración Judicial, debe publicar todos los
documentos relevantes de los proceso contractuales en sus tres etapas: precontractual, contractual y post
contractual.
5. NORMATIVIDAD







Ley 80 de 1993 – Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos
Reglamentarios.
Ley 270 de 1996 – Ley Estatutaria de la Administración de Justicia
Ley 872 de 2003 - Creo el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva y en otras entidades
prestadoras de Servicios.
Ley 1150 de 2007 – Introdujo las medidas para la eficacia y transparencia en la ley 80 de 1993, art. 2
Numeral 4.
Decreto 2474 de 2008 a partir de 77 en adelante.
Decreto 3576 de 2009
Manual de Contratación.
6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
01
Certificar Áreas
02
Requerir
Código: P-PROCEDIMIENTO-##
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Certificar que las áreas que se cederán en arrendamiento no
son necesarias para el funcionamiento de Despachos
Judiciales y que el canon de arrendamiento que se percibirá
será beneficioso para el funcionamiento de la Rama Judicial
Requerir el concepto técnico favorable, emitido por la Unidad
Director
Seccional de
Administración
Judicial
Director
Versión: 00
COPIA CONTROLADA
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
03
concepto
Técnico de la
URFI
Solicitar
Autorización Sala
Administrativa
Adelantar
Tramites
correspondientes
04
05
Expedir Acto
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
de Recursos Físicos e Inmuebles del Consejo Superior de la
Judicatura.
Solicitar autorización a la sala Administrativa del consejo
seccional; según sea el caso.
Autorizar el arrendamiento ; la sala Administrativa autoriza al
Director Seccional para adelantar la correspondiente
contratación del espacio con pago en especie
Expedir el acto administrativo
Publicar el acto administrativo que justifica la contratación en
el SECOP a través del portal único de contratación.
Cuando la contratación sea inferior al 10% de la menor
cuantía, solo se publicara en un lugar visible de la Entidad y de
fácil acceso al publico en general
Elaborar la solicitud de cotización de acuerdo con el tipo de
contratación
Una vez revisada la solicitud de cotización por el Director
Seccional de Administración Judicial, la remite para el registro
de proveedores de la Entidad; si este proveedor no se
encuentra registrado se debe realizar el registro conforme al
procedimiento para registro de proveedores
06
Publicar Acto
07
Elaborar
solicitud de
Cotización.
08
Radicar
propuestas
Recibir y radicar propuesta dentro de los plazos señalados
09
Evaluar
propuestas
Realizar estudio y evaluación de las propuestas
10
Elaborar Acta
11
Adjudicar
Contrato
12
Organizar y
legalizar el
contrato
13
Revisar Contrato
14
Elaborar Minuta
Código: P-PROCEDIMIENTO-##
Analizar, recomendar y suscribir el acta de recomendación
para ponerla en conocimiento del Director Seccional de
Administración Judicial
Adjudicar el contrato mediante comunicación escrita acoge la
recomendación del comité asesor y evaluador
Organizar los documentos precontractuales originales
conforme al procedimiento de archivo de expedientes
contractuales y los remite al área de Asistencia Legal para la
elaboración y legalización del contrato
Revisar y recibir los documentos firmando el documento
establecido para tal fin
Elaborar la minuta del contrato con sujeción a la solicitud de
cotización, a la oferta presentada y al estatuto general de
contratación de la administración publica, y realiza además el
formato de autorización del contrato, emite el concepto de
viabilidad jurídica y entrega estos documentos para revisión
Versión: 00
COPIA CONTROLADA
RESPONSABLE
Seccional de
Administración
Judicial
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Director
Seccional de
Administración
Judicial
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Director
Seccional de
Administración
Judicial
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Asistencia Legal
Asistencia Legal
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
15
Remitir minuta
16
Realizar ajustes
propuestos
17
Firmar contrato
por las partes
18
Aprobar
garantías
19
Notificar
supervisor
20
Ejecutar el
contrato
21
Verificar el
contrato.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Remitir la minuta del contrato al área de Adquisición de
Bienes y Servicios y al contratista para que sea validada la
minuta; informando que se debe leer con especial cuidado los
aspectos relacionados con el objeto del contrato y las
obligaciones que se deriva del mismo
Realizar los ajustes sugeridos por el contratista y la
dependencia responsable (si es el caso), se revisa la minuta
del contrato verificando que se ajuste a la ley y a los pliegos
de condiciones y la remite con el formato de aprobación y
viabilidad jurídica para firmar el Director Ejecutiva de
Administración Judicial
Firmar el contrato por parte del Director Seccional de
Administración judicial e informar al contratista para que se
acerque a firmarlo.
En este momento se le indica al contratista cuales son los
documentos y requisitos necesarios par la legalización del
mismo
Aprobar y proyectar acto de garantías una vez se reciben y se
revisan los documentos de legalización de contrato
Designar un supervisor y remitir contrato y documentos
soportes para que este realice una verificación permanente a
la ejecución del contrato este será el encargado de dar el visto
bueno para que se realicen los pagos correspondientes
El arrendatario deberá realizar las comprar conforme a las
solicitudes del supervisor; quien autorizara dichas compras
verificando que sean para mantenimiento del palacio de
justicia
Realizar mensualmente cuadre de compras frente al canon de
arrendamiento, teniendo en cuenta solo las compras que
tengan soporte
Asistencia Legal
Asistencia Legal
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Asistencia Legal
Asistencia Legal
Supervisor
Supervisor
7. REGISTROS
CODIGO
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPO
SICIÓN
7. ANEXOS
.
8. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica para esta versión.
Código: P-PROCEDIMIENTO-##
Versión: 00
COPIA CONTROLADA
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