anexo 9 lista maestra para el control de registros del sgc

ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
No
Nombre del Registro
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 1 de 13
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
1.
Organigrama de la Alta
Dirección para el SGC.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
2.
Responsabilidad y Autoridad
del SGC.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
3.
Matriz de
Responsabilidades.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
4.
Plan Rector de Calidad.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
5.
Plan de Calidad del Servicio
Educativo
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
6.
Mapa e interacción de
Procesos.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
RD
7.
8.
9.
Lista Maestra de
Documentos Internos
Controlados.
Lista Maestra de
Documentos de Origen
Externo.
Lista Maestra para el Control
de Registros
10.
Formato de solicitud de ficha
para examen de selección
N/A
FISICO
FISICO
1 SEMESTRE
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
11.
Formato para lista de
aspirantes aceptados.
ITH-AC-PO-001-01
ELECTRONICO
FISICO
1 SEMESTRE
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
12.
Formato para solicitud de
inscripción.
ITH-AC-PO-001-02
ELECTRONICO
FISICO
DURANTE LA
ESTANCIA DEL
ESTUDIANTE EN
EL PLANTEL
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
13.
Listado de documentos
requeridos para inscripción.
ITH-AC-RC-001
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
ITH-CA-MC-001
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
No
14.
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 2 de 13
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
Guía para la asignación de
número de control.
ITH-AC-RC-002
ELECTRONICO
ELECTRONICO
HASTA NUEVO
CAMBIO
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
DESECHABLE
DIVISION DE
ESTUDIOS
PROFESIONALES
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
DURANTE LA
ESTANCIA DEL
ESTUDIANTE EN
EL PLANTEL
DURANTE LA
ESTANCIA DEL
ESTUDIANTE EN
EL PLANTEL
DURANTE LA
ESTANCIA DEL
ESTUDIANTE EN
EL PLANTEL
15.
Formato de carga académica.
N/A
ELECTRONICO
ELECTRONICO
16.
Formato de credencial.
N/A
ELECTRONICO
ELECTRONICO
17.
Formato de contrato con el
estudiante.
ITH-AC-PO-001-03
ELECTRONICO
FISICO
18.
Formato de libro de registro de
números de control.
N/A
FISICO
FISICO
PERMANENTE
DESECHABLE
SERVICIOS
ESCOLARES
19.
Recibo oficial de cobro
N/A
ELECTRONICO
FISICO
1 SEMESTRE
DESECHABLE
RECURSOS
FINANCIEROS
Calendario Escolar
ITH-AC-PO-002-01
ELECTRONICO
EN CARPETAS
EN FISICO
1 AÑO
ARCHIVO
MUERTO
Jefe del Depto. de
Planeaciòn,
Programación y
Presupuestación
20.
21.
Formato para Detección de
necesidades de atención
tutorial
ITH-AC-PO-003-01
ELECTRONICO
ELECTRONICO
1 AÑO
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
22.
Formato para Programa
Institucional de Tutorías
ITH-AC-PO-003-02
ELECTRONICO
ELECTRONICO
1 AÑO
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
23.
Reporte de Deserción de
Estudiante de Primer Semestre
ITH-AC-PO-003-03
FISICO
ELECTRONICO
4 AÑOS
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
24.
Formato de canalización y
atención a alumnos a la
coordinación psicopedagógica
ITH-AC-PO-003-04
FISICO
ELECTRONICO
4 AÑOS
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
ITH-CA-MC-001
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 3 de 13
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
25.
Formato para el Reporte de
Proyectos Individuales del
Docente/Programa de trabajo
Académico en Horas de Apoyo
a la Docencia
ITH-AC-PO-004-06
FISICO
ELECTRONICO
1 AÑO
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
26.
Oficios de comisión de
docentes
OFICIO
FISICO
CARPETAS
1 AÑO
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
27.
Formato de encuesta de
Evaluación para el programa
institucional de tutorías y la
función del tutor
ITH-AC-PO-003-05
FISICO
CARPETA
1 AÑO
DESECHABLE
DESARROLLO
ACADEMICO
28.
Constancia de Participación
CONSTANCIA
FISICO
CARPETA
1 AÑO
DESECHABLE
Planeación del Curso y Avance
Programático.
Acta de Calificaciones
ITH-AC-PO-004-01
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
No
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
Reporte Final del Semestre.
Reporte de Proyectos
Individuales del docente /
programa de trabajo
académico en horas de apoyo
a la docencia
Liberación de Actividades
frente a grupo.
Instrumentación didáctica del
periodo
Instrumentación didáctica del
periodo por competencias
Matriz de Seguimiento de la
Gestión del Curso
Horario de Trabajo
ITH-CA-MC-001
Clave de grupo de la
materia impartida
ITH-AC-PO-004-05
Permanente
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
Nombre maestro
carpeta
1 año
Desechable
Nombre maestro
ELECTRONICO
1 SEMESTRE
DESECHABLE
Nombre maestro
CARPETA
1 año
ARCHIVO
MUERTO
ITH-AC-PO-004-06
ITH-AC-PO-004-07
ITH-AC-PO-004-02
ITH-AC-PO-004-03
ITH-AC-PO-004-04
(Formato Electrónico)
ITH-AC-PO-004-08
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
DESARROLLO
ACADEMICO
Jefe del Área
Académica
Servicios Escolares
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Jefe del Área
Académica
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
No
38.
39.
40.
41.
Nombre del Registro
Código
Requisición de Acciones
Correctivas y Correcciones.
Requisición de Acciones
Preventivas.
ITH-CA-PG-005-01
Retroalimentación del Cliente
ITH-CA-PO-005-01
Lista de verificación de
expediente de titulación
Manejo
ITH-CA-PG-006-01
ITH-AC-PO-006-01
42.
Oficio de entrega de Titulo y
Cedula Profesional
Solicitud de residencias
profesionales
ITH-AC-PO-007-01
43.
Oficio de Asignación de
Asignación de Asesor Interno
de Residencias Profesionales
Carta de Presentación y
Agradecimiento de
Residencias Profesionales
Dictamen de Anteproyectos de
Residencias Profesionales
ITH-AC-PO-007-02
Seguimiento de Proyecto de
Residencias Profesionales
Oficio de Asignación de
Revisor de Residencias
Profesionales
Acta de Calificaciones de
Residencias Profesionales
ITH-AC-PO-007-05
44.
45.
46.
47.
48.
49.
ITH-CA-MC-001
ITH-AC-PO-006-02
4.2.4
Almacenamiento
y Protección
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 4 de 13
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
1 año
Desecho y/o
reutilización
Jefe de Área y RD
Archivo histórico
Jefe de Área y RD
Departamento de
Desarrollo Académico
Por fecha de
llenado
Carpeta y gaveta
o archivero
Carpeta y gaveta
o archivero
ELECTRONICO
Carpeta
2 años
ARCHIVO
ELECTRONICO
FISICO
1 AÑO
ARCHIVO
ELECTRONICO
FISICO
PERMANENTE
ARCHIVO
Dictamen y no. De
control
En carpetas y
archivero
1 año
Desechable
Nombre
En carpetas y
archivero
NO. CONTROL
ELECTRONICO
Dictamen y no. De
control
En carpetas y
archivero en cada
coordinación
NOMBRE
CARPETA
NOMBRE
CARPETA
ELECTRONICO
FISICO
Por Folio
1 año
1 año
ITH-AC-PO-007-06
NA
Departamento de
Servicios
Escolares del
Instituto
Jefe de la División de
Estudios
Profesionales.
Áreas Académicas
Desechable
ITH-AC-PO-007-03
ITH-AC-PO-007-04
Departamento de
Servicios
Escolares del
Instituto
1 año
1 año
6 meses
1 AÑO
Desechable
DESHECHABL
E
1 año
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Jefe de la División de
Estudios
Profesionales.
Áreas Académicas
Áreas Académicas
DESECHABLE
1 año
DESECHABLE
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Departamento de
Servicios Escolares
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 5 de 13
Manejo
Almacenamiento
y Protección
FISICO
CARPETA Y
ARCHIVERO
ITH-AC-PO-008-01
NOMBRE Y NO.
DE CONTROL
CARPETA
1 semestre
Deshecho
ITH-AC-PO-008-02
NOMBRE Y NO.
DE CONTROL
CARPETA
1 semestre
Deshecho
ITH-AC-PO-008-03
NOMBRE Y NO.
DE CONTROL
CARPETA
1 semestre
Deshecho
Número de acta
FISICO
FISICO
Permanente
ARCHIVO
Folio de constancia
FISICO
FISICO
Permanente
ARCHIVO
56.
Formato para el Diagnóstico y
Concentrado de necesidades
de Formación y Actualización
Docente y Profesional.
ITH-AC-PO-009-01
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
57.
Formato para Programa
Institucional de Formación y
Actualización Docente y
Profesional.
ITH-AC-PO-009-02
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
58.
Formato de Criterios para
Seleccionar Instructores
Internos y Externos
ITH-AC-PO-009-03
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
59.
Lista de Asistencia.
ITH-AC-PO-009-04
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
No
50.
Nombre del Registro
Código
Formato de Evaluación (planes
2009-2010)
ITH-AC-PO-007-07
Solicitud de Acto de Recepción
51.
Profesional
Tiempo de
Retención
6 meses
Disposición
DESECHABLE
División de Estudios
Constancia de no
52.
inconveniencia para Acto de
Recepción Profesional
Aviso de realización del Acto
53.
de Recepción Profesional
(opciones I, II, III, IV, V, VI, VII
Servicios Escolares
Departamento de
VIII y IX)
ITH-CA-MC-001
Profesionales
Departamento de
Constancia de Exención de
55.
Profesionales
División de Estudios
Y X)
Examen Profesional (opciones
Profesionales
División de Estudios
Acta de Examen Profesional
54.
Responsable de
conservarlo
Áreas Académicas
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Servicios Escolares
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 6 de 13
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
60.
Cédula de Inscripción
ITH-AC-PO-009-05
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
61.
Constancia de Participación
CONSTANCIA
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
62.
Formato de Encuesta para
Participantes Inscritos
ITH-AC-PO-009-06
FISICO
ELECTRONICO
1 año
ARCHIVO
Desarrollo Académico
63.
Lista de Verificación de
Infraestructura y equipo
ITH-AD-PO-001-01
NOMBRE DE
DEPARTAMENT
O
CARPETA
6 meses
DESECHABLE
Departamento
Responsable de
realizar mantenimiento
64.
Solicitud de Mantenimiento
Correctivo.
ITH-AD-PO-001-02
NOMBRE DE
DEPARTAMENT
O
CARPETA
6 meses
DESECHABLE
Departamento
Responsable de
realizar mantenimiento
65.
Programa de Mantenimiento
Preventivo
ITH-AD-PO-001-03
NOMBRE DE
DEPARTAMENT
O
CARPETA
6 meses
DESECHABLE
Departamento
Responsable de
realizar mantenimiento
66.
Orden de Trabajo de
Mantenimiento
ITH-AD-PO-001-04
NOMBRE DE
DEPARTAMENT
O
CARPETA
6 meses
DESECHABLE
Departamento
Responsable de
realizar mantenimiento
N/A
Por folio
consecutivo
10 años
Archivo muerto
N/A
Por folio mensual
10 años
Archivo muerto
N/A
Por fecha
10 años
Archivo muerto
N/A
Por fecha
(semestral)
Carpetas y
gaveta
Un semestre
Archivo muerto
Jefe del Depto. de
Rec. Financ.
N/A
AÑO
CARPETA Y
GAVETA
1 AÑO
1 AÑO
Departamento de
Recursos Humanos
N/A
CONVOCATORIA
Y AÑO
CARPETA Y
GAVETA
1 AÑO
1 AÑO
Departamento de
Recursos Humanos
No
67.
68.
69.
70.
71.
72.
Comprobante digital del pago.
Póliza de Ingreso Diario.
Formato 13 del SIATEC.
Lista Oficial de Cuotas de
Servicios.
Convocatoria
Dictamen de la Comisión
dictaminadora
ITH-CA-MC-001
Carpetas de pasta
gruesa y gaveta
Carpetas de pasta
gruesa y gaveta
Carpetas de pasta
gruesa y gaveta
Departamento de
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Recursos Humanos
Jefe del Depto. de
Rec. Financ .
Jefe del Depto. de
Rec. Financ.
Jefe del Depto. de
Rec. Financ.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
No
73.
Nombre del Registro
Constancia de Nombramiento
4.2.4
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
N/A
EXPEDIENTE
CARPETA
SEMESTRE
CARPETA
SEMESTRE
CARPETA
SEMESTRE
CARPETA
ELECTRONICO
ELECTRONICO
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 7 de 13
Tiempo de
Retención
Permanente
Disposición
Responsable de
conservarlo
PERMANENTE
Departamento de
Recursos Humanos
74.
Formato de Encuesta para
Determinar el clima laboral
ITH –AD-PO-007-01
75.
Requisición de Acciones
Correctivas y/o Correcciones
ITH-CA-PO-005-01
76.
Requisición de Acciones
Preventivas
ITH-CA-PO-006-01
Formato Electrónico para
Estado de Acciones
Correctivas y/o Preventivas
ITH-CA-FE-03
77.
78.
Solicitud de Registro de
Cursos .
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
79.
Formato para Programa Anual
de Capacitación
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
80.
Criterios para Seleccionar
Instructores
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos o
81.
Lista de Asistencia.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
82.
Cédula de Inscripción
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
83.
Constancia de Participación
CONSTANCIA
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
84.
Estadística de Encuesta de
Opinión
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
Informe detallado del Curso.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
85.
ITH-CA-MC-001
1 año
1 año
1 año
1 AÑO
1 AÑO
1 AÑO
1 año
ITH –AD-PO-007-01
ITH-CA-PO-005-01
ITH-CA-PO-006-01
RD
DESECHO
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 8 de 13
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
86.
Solicitud de Registro de
Cursos .
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
87.
Formato para Programa Anual
de Capacitación
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
88.
Criterios para Seleccionar
Instructores
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos o
89.
Lista de Asistencia.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
90.
Cédula de Inscripción
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
91.
Constancia de Participación
CONSTANCIA
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
92.
Estadística de Encuesta de
Opinión
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
Informe detallado del Curso.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
94.
Anexo de la compilación de la
detección de necesidades de
capacitación.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
95.
Compilación de la detección de
necesidades de capacitación.
N/A
NOMBRE
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
1 AÑO
Recursos Humanos
96.
Lista Maestra de Documentos
Internos Controlados.
ITH-CA-MC-001
CARPETA Y
ELECTRONICO
Hasta la siguiente
modificación.
Hasta la
siguiente
modificación.
Controlador de
documentos
Lista de Documentos de
Origen Externo.
ITH-CA-MC-001
No
93.
97.
Por revisión
Por revisión
ITH-CA-MC-001
CARPETA Y
ELECTRONICO
Hasta la siguiente
modificación.
Hasta la
siguiente
modificación.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Controlador de
documentos
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
No
Nombre del Registro
Código
Lista para el Control de
Instalación de Documentos
Electrónicos.
ITH-CA-PG-001-01
98.
99.
Lista para Control de Registros
de Calidad.
ITH-CA-MC-001
100.
Formato para identificación de
cambios
ITH-CA-PG-001-02
101.
Lista maestra para el control
de los registros de calidad del
SGC
ITH-CA-MC-001
4.2.4
Manejo
Almacenamiento
y Protección
ELECTRONICO
FISICO
ELECTRONICO
FISICO
ELECTRONICO
FISICO
Por revisión
CARPETA Y
ELECTRONICO
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 9 de 13
Tiempo de
Retención
Disposición
Permanente
FISICO
Responsable de
conservarlo
ARCHIVO
Controlador de
Documentos
Hasta nueva
actualización
Hasta nueva
actualización
Usuario de los
registros de calidad
Hasta nueva
actualización
Hasta nueva
actualización
Controlador de
Documentos
Hasta la siguiente
modificación.
Hasta la
siguiente
modificación.
Usuarios de Registros
de Calidad
Calificación de auditores
ITH-CA-PG-003-01
Criterios para calificar
auditores
ITH-CA-RC-017
ELECTRONICO
ELECTRONICO
Hasta nueva
actualización
DESECHABLE
RD
Plan de Auditoría
ITH-CA-PG-003-02
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
Reunión de apertura
ITH-CA-PG-003-03
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
Informe de auditoría
ITH-CA-PG-003-04
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
Reunión de cierre
ITH-CA-PG-003-05
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
ITH-CA-PG-004-01
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
108.
Identificación, Registro y
Control de Producto No
Conforme.
Jefe de Área
y RD.
Formato Electrónico para
Control de Producto No
Conforme
ITH-CA-FE-06
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD.
109.
102.
103.
104.
105.
106.
107.
ITH-CA-MC-001
ELECTRONICO
1 año
DESECHABLE
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
RD
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 10 de 13
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
ELECTRONICO
Almacenamiento
y Protección
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
ITH-CA-PG-005-01
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
Jefe de Área
ITH-CA-FE-03
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
112.
Formato Electrónico para
Estado de Acciones
Correctivas y/o Preventivas
Requisición de Acción
Preventiva
ITH-CA-PG-006-01
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
113.
Jefe de Área
Formato para Quejas o
sugerencias.
ITH-CA-PO-001-01
ELECTRONICO
1 año.
DESECHABLE
114.
Jefe y/o Subdirector
de Área y RD.
Requisición de acciones
correctivas y/o correcciones
ITH-CA-PG-005-01
ELECTRONICO
1 año.
DESECHABLE
115.
Jefe y/o Subdirector
de Área.
Requisición de acción
preventiva
ITH-CA-PG-006-01
ELECTRONICO
1 año.
DESECHABLE
116.
Jefe y/o Subdirector
de Área.
Programa Anual de Auditorías
ITH-CA-PO-002-01
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
Encuesta de Servicio.
ITH-CA -PO-002-02
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
Informe de Resultados de la
ITH-CA-PO-002-03
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
ITH-CA-FE-04
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
ITH-CA -PG-005-01
ELECTRONICO
FISICO
1 año
DESECHABLE
RD
No
Nombre del Registro
Código
Manejo
ITH-CA-FE-03
110.
Formato Electrónico para
Estado de Acciones
Correctivas y/o Preventivas
111.
Requisición de Acciones
Correctivas y/o Correcciones
117.
118.
119.
CARPETA
CARPETA
de Servicios
Encuesta de Servicio.
Formato electrónico para
120.
CARPETA
informe de resultados de
Auditorías de servicio.
Requisición de Acciones
121.
Correctivas
ITH-CA-MC-001
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 11 de 13
No
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
conservarlo
122.
Solicitud de Visitas a
Empresas.
ITH-VI-PO-001-01
DEPARTAMENT
O
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
123.
Oficio de Solicitud de Visitas a
Empresas.
ITH-VI-PO-001-02
SOLICITANTE
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
124.
Programa de Visitas
Aceptadas a Empresas.
ITH-VI-PO-001-03
FECHA
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
125.
Carta de Presentación y
Agradecimiento de Visitas a
Empresas.
ITH-VI-PO-001-04
SOLICTANTE
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
126.
Reporte de Resultados e
Incidentes en Visita.
ITH-VI-PO-001-05
NUMERO DE
VISITA
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
127.
Lista de Estudiantes
autorizados para asistir visita.
ITH-VI-PO-001-06
NUMERO DE
VISITA
CARPETA
1 semestre
1 SEMESTRE
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
128.
Programa semestral de
Servicio Social Institucional
N/A
CARPETA
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
DESHECHABL
E
129.
Lista de Asistencia al curso de
inducción
N/A
TARJETA
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
DESHECHABL
E
130.
Solicitud de Prestación de
Servicio Social
N/A
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 año
DESHECHABL
E
131.
Tarjeta de Control de Servicio
Social.
N/A
No. Control
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
3 años
DESHECHABL
E
132.
Solicitud de Servicio Social.
ITH-VI-PO-002-01
No. Control
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
ITH-CA-MC-001
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 12 de 13
No
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
133.
Plan de trabajo del prestador
de Servicio Social.
N/A
EXPEDIENTE
ARCHIVO
1 semestre
DESHECHABL
E
134.
Carta Compromiso de Servicio
Social.
ITH-VI-PO-002-02
No. Control
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
135.
Carta de Asignación de
Servicio Social.
N/A
EXPEDIENTE
ARCHIVO
1 semestre
DESHECHABL
E
136.
Carta de Presentación de
Servicio Social.
ITH-VI-PO-002-03
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
137.
Carta de Aceptación por
competencias.
ITH-VI-PO-002-06
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
138.
Reporte Bimestral de Servicio
Social.
ITH-VI-PO-002-04
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
139.
Formato de Evaluaciones
ITH-VI-PO-002-07
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
1 semestre
DESHECHABL
E
140.
Reporte Final de Servicio
Social.
N/A
EXPEDIENTE
ARCHIVO
1 semestre
DESHECHABL
E
141.
Carta de Terminación de la
Instancia.
N/A
EXPEDIENTE
ARCHIVO
1 semestre
DESHECHABL
E
142.
Constancia de Terminación por
competencias
ITH-VI-PO-002-08
EXPEDIENTE
ARCHIVO
1 semestre
DESHECHABL
E
143.
Constancia de Servicio Social.
ITH-VI-PO-002-05
EXPEDIENTE
ARCHIVO Y
ELECTRONICO
3 años/
Permanente
DESHECHABL
E
ITH-CA-MC-001
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Responsable de
conservarlo
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación /
Departamento de
Servicios Escolares.
Rev. 4
ANEXO 9
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC
Referencia a la norma ISO 9001:2008
4.2.4
Código: ITH-CA-MC-001
Revisión: 4
Página 13 de 13
No
Nombre del Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
144.
Formatos de Resultados de
Servicio Social
N/A
CARPETA
ELECTRONICO
145.
Acta de Calificaciones de
Servicio social
CARPETA
ARCHIVO
146.
Carta de Aceptación por
competencias.
CARRERA
ARCHIVO
Registro de participantes de
Actividades Culturales y
Deportivas
ITH-VI-PO-003-01
147.
Nombre y No.
Control
CARPETA Y
ELECTRONICO
Informe de Actividades
Culturales y/o Deportivas
ITH-VI-PO-003-02
Nombre y No.
Control
CARPETA Y
ELECTRONICO
Elaboración de Constancias de
la Acreditación de Actividades
Complementarias
CONSTANCIA
Nombre y No.
Control
CARPETA Y
ELECTRONICO
Selección de Proveedores.
ITH-AD-FO-01
Nombre del
proveedor
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
Nombre del
proveedor
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
Número de
requisición
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
Nombre del
proveedor
CARPETA Y
ELECTRONICO
Hasta que se
actualice
Número de
requisición
CARPETA Y
ELECTRONICO
1 año
148.
149.
NA
ITH-VI-PO-002-06
150.
Evaluación de Proveedores.
ITH-AD-FO-02
151.
Requisición de Bienes y
Servicios.
ITH-AD-FO-03
152.
Catálogo de Proveedores
Aprobados.
ITH-AD-FO-04
153.
Orden de Compra del Bien o
Servicio.
ITH-AD-RC-05
154.
ITH-CA-MC-001
Tiempo de
Retención
1 año
DESHECHABL
E
Responsable de
conservarlo
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
1 año
DESHECHABL
E
Departamento de
Servicios Escolares
DESHECHABL
E
Departamento de
Gestión Tecnológica y
Vinculación
PERMANEMTE
HASTA
TERMINO DE
CARRERA
Departamento de
Actividades
Extraescolares
PERMANEMTE
HASTA
TERMINO DE
CARRERA
Departamento de
Actividades
Extraescolares
PERMANEMTE
HASTA
TERMINO DE
CARRERA
Departamento de
Servicios Escolares
1 semestre
Disposición
1 año
Recursos Materiales y
Servicios
1 año
Recursos Materiales y
Servicios
PERMANENTE
Recursos Materiales y
Servicios
1 año
Recursos Materiales y
Servicios
PERMANENTE
Recursos Materiales y
Servicios
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 4