5. Etapas del Procedimiento - Universidad Nacional Agraria La Molina

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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(PROPUESTA)
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RECTOR
Ing. Luís Katsumi Maezono Yamashita
VICERRECTOR ACADEMICO
Dr. Víctor Guevara Carrasco
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Ing. Luís Briceño Berrú
DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONAL
Ing. Carlos Vargas Salas
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JEFE DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE PLANIFICACIÓN
Mg. Sc. Teresa Velásquez Bejarano
JEFA DEL DEPARTAMENTO DE RACIONALIZACIÓN Y ESTADÍSTICA
Economista Noris Castro Acevedo
SECRETARIA
Sra. Laura Osorio Ramos
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INDICE
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Introducción.....................................................................................................................
I. Objetivo......................................................................................................................
II. Base Legal.................................................................................................................
III. Alcance......................................................................................................................
IV. Aprobación y Actualización......................................................................................
V. Responsables……………………………………………………………………....
VI. Información Adicional……………………………………………………………..
6
7
7
7
7
7
7
DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA BAN
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE
SERVICIO AL PÙBLICO
PROCEDIMIENTO DSP01………………………………………………………….
Expedición del Carné BAN…………………………………………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
Anexos………………………………………………………………………………….
PROCEDIMIENTO DSP02………………………………………………………….
Préstamo de Publicaciones………………………………………………………..........
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
Anexos………………………………………………………………………………….
PROCEDIMIENTO DSP03………………………………………………………….
Servicio de Fotocopiado………………………………………………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCEDIMIENTO DSP04………………………………………………………….
Servicio de Empaste……………………………………………………………………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCEDIMIENTO DSP05………………………………………………………….
Proceso de limpieza…………………………………………………………………….
Diagrama de flujo………………………………………………………………………
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE
PROCESOS TÉCNICOS…………………………………………………………….
PROCESO DPT01……………………………………………………………………
Inventario de Material Bibliográfico…………………………………………………...
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DPT02……………………………………………………………………
Selección de Descarte (expurgo) en la Colección de la Biblioteca…………………….
Diagrama de flujo………………………………………………………………………
PROCESO DPT03……………………………………………………………………
Selección de Adquisición de Material Bibliográfico…………………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DPT04……………………………………………………………………
Procesamiento de Material Bibliográfico………………………………………………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE
SISTEMAS…………………………………………………………………………….
PROCESO DS01……………………………………………………………………...
Elaboración de Programas Informáticos y Mantenimiento…………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
9
9
10
11
12
12
13
14
15
15
16
17
17
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19
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30
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33
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PROCESO DS02……………………………………………………………………...
Proceso de Mantenimiento y Adaptación de Base de Datos…………………………...
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DS03……………………………………………………………………...
Diseño y Mantenimiento del Sitio Web………………………………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DS04……………………………………………………………………...
Proceso de Copia de Respaldo (Backup) de la Información…………………………...
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DS05……………………………………………………………………...
Proceso de Mantenimiento de Equipos………………………………………………...
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE
INFORMACIÓN ESPECIALIZADA……………………………………………….
PROCESO DIE01…………………………………………………………………….
Atención a Usuarios Presenciales……………………………………………………...
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..
Anexos…………………………………………………………………………………
PROCESO DIE02…………………………………………………………………….
Atención de Usuarios Virtuales………………………………………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..
Anexo…………………………………………………………………………………..
PROCESO DIE03…………………………………………………………………….
Búsqueda Especializada………………………………………………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
PROCESO DIE04…………………………………………………………………….
Capacitación en Base de Datos de la BAN…………………………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
36
36
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39
39
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INTRODUCCION
La Oficina Administrativa de Planificación, Órgano de Línea del Vice-Rectorado
Administrativo, a través de su Departamento de Racionalización y Estadística en
coordinación con la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN) ha elaborado el Manual de
Procedimientos Administrativos – MAPRO de la Biblioteca Agrícola Nacional, con la
finalidad de establecer procedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la
normatividad vigente.
El MAPRO es un instrumento de Gestión de la Biblioteca Agrícola Nacional, que tiene
como propósito ser un instrumento útil y sencillo, de carácter instructivo y que sirva
como guía orientadora a los Docentes, Personal Administrativo y alumnos de la
UNALM, en el desarrollo de las actividades propias de la BAN.
El Manual contiene en forma detallada la ejecución de todos los Procedimientos
utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas acordes con los dispositivos
legales vigentes.
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I. OBJETIVO
Proporcionar al personal Administrativo de la BAN, en cualquier nivel de la
organización y otros usuarios, una guía ejecutiva y un protocolo de actuación de
acuerdo a las normas vigentes para atender lo solicitado y el tiempo promedio de
respuesta.
II. BASE LEGAL
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General
de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. Nº 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignación de Personal (CAP) y el Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Resolución Jefatural Nº 109-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 002-95INAP/DNR, sobre los Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de
Gestión, en un Marco de Modernización Administrativa.
Directiva Nº 002-77-INAP/ANR “Normas para la Formulación de los Manuales de
Procedimientos”.
∗
∗
∗
III. ALCANCE
Personal Docente, Administrativo, Estudiantes y autoridades de la UNALM.
IV. APROBACION, REVISIÓN Y ACTUALIZACION
El presente Manual de Procedimientos será propuesto por la Oficina Administrativa
de Planificación y con el Visto Bueno de la Biblioteca Agrícola Nacional será elevado
al Rector, para su aprobación mediante Resolución Rectoral; máxima Norma
Administrativa de la UNALM.
El Manual de Procedimientos Administrativos será revisado periódicamente, cuando
se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el
desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales.
V.
∗
∗
∗
RESPONSABLES
Director de la Biblioteca Agrícola Nacional.
Jefe de las Diversas Direcciones Técnicas.
Personal Administrativo.
VI. INFORMACION ADICIONAL
Con la finalidad de organizar los procedimientos de acuerdo al área de trabajo se ha
considerado las siguientes siglas:
DG
DSP
DPT
DS
DIE
Dirección General
Dirección Técnica de Servicios al Público
Dirección Técnica de Procesos Técnicos
Dirección Técnica de Sistemas
Unidad Técnica de Información Especializada
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE
SERVICIO AL PÚBLICO
PROCEDIMIENTO DSP01 EXPEDICION DEL CARNÉ BAN
1. Finalidad
Expedir un documento al usuario interno y externo que permita hacer uso de los
servicios de la BAN.
2. Alcance
Diversos usuarios que soliciten servicios de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
∗ Res. Nº 614–2008–UNALM del 21 de Mayo del 2008, que aprueba el Texto
Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)
4. Requisitos
∗
∗
∗
∗
Documento de Identidad o carné universitario del Usuario, Fotografía y recibo
de pago a la BAN.
Formulario que le proporciona la biblioteca y Verificar situación académica o
administrativa en la UNALM.
En el caso del personal docente y/o administrativo presentará una carta del jefe
del Departamento o su jefe inmediato y una fotografía a color.
Listado de alumnos y/o usuarios de cursos extraordinarios, ciclo optativo u otra
modalidad antes de iniciarse el curso.
5. Etapas del Procedimiento
∗ Usuario solicita Carné y la BAN identifica al Usuario puede ser interno o
externo.
∗ El usuario llena el formulario (Anexo Nº 1) que le proporciona la biblioteca y
realiza el pago respectivo según el tipo de usuario.
∗ En caso del carné duplicado el alumno recorre por las salas de la BAN para
verificar cualquier deuda de libro (Anexo Nº 2)
∗ Se ingresa los datos en la base digital de usuarios. En caso de usuarios internos
se verifica situación en el campus universitario para garantizar la recuperación
de las publicaciones en préstamo o consulta.
∗ La DS imprime el carné con la fotografía, el usuario firma, se enmica el carné y
se entrega al usuario.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de diez (10) a quince (15)
minutos
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7. Diagrama de Flujo
8. Anexos
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EXPEDICIONDE
CARNÉ
USUARIO
DSP
DS
INICIO
Identifica al Usuario y
entrega formulario
Solicita Carné a
la BAN
Llena formulario y
paga en caja
i
Ingresa datos de usuario,
verifica situación
académica o administrativa
Entrega
formulario, recibo
de caja y foto a
colores
Si
No
¿Aprueba?
Levanta
Observación
Pide levante
observación
Emite
Carné
i
Recepciona
Carné
FIN
Entrega Carné
al Usuario
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ANEXO Nº 1
FORMULARIO (LLENADO DE DATOS)
Nº MATRICULA: ________________________________________
APELLIDOS ____________________________________________
Y NOMBRES: __________________________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________
TELEFONO: ____________________________________________
MONTO A
PAGAR S/.
FAC.
ANEXO Nº 2
FORMULARIO PARA EL DUPLICADO DEL CARNÉ
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
HOJA DE SEGUIMIENTO
DUPLICADO
APELLIDOS:
NOMBRES:
DIRECCIÓN:
Nº MATRICULA:
FACULTAD:
SALA DE CIENCIAS:....................................................................
SALA DE TESIS:............................................................................
SALA DE AGRICULTURA:..........................................................
SALA DE CIENCIAS SOCIALES:................................................
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FECHA:......................................................................................
PROCEDIMIENTO DSP02
PRESTAMO DE PUBLICACIONES
1. Finalidad
Facilitar al usuario el acceso a la información disponible en la BAN-UNALM.
2. Alcance
Personal Administrativo de la UNALM y Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Presentar carné BAN.
∗ Documento emitido por la BAN-UNALM, pase de visitante u otro similar.
∗ La publicación solicitada debe formar parte de la colección de la biblioteca.
5. Etapas del Procedimiento
∗ El usuario realiza la búsqueda de información.
∗ Llena la ficha de préstamo (Anexo Nº 3) y entregar su carné de biblioteca
vigente, el usuario externo deberá adjuntar a la ficha de préstamo un documento
de identidad actualizado, DNI, carné universitario, brevete u otro, más el
respectivo pase.
∗ El usuario al recibir la publicación estará sujeto a las normas y sanciones del
reglamento de la biblioteca.
∗ El usuario revisa la publicación si es usuario externo sólo puede realizar la
consulta en sala, si es usuario interno puede solicitar el préstamo a domicilio.
∗ El usuario puede solicitar la reprografía para uso personal o de investigación,
para lo cual realiza el pago respectivo y se hace responsable del uso de esta
copia.
∗ El usuario devuelve la publicación y reclama su documento de identificación
como usuario de la BAN-UNALM.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) minutos
7. Diagrama de Flujo
8. Anexos
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO DE
PUBLICACIONES
USUARIO
SALAS DE PUBLICACIONES
INICIO
Recepciona Formato y Carné
y verifica si la publicación se
haya en sala
Busca
información en
base de datos
No
Llena formato de
préstamo y entrega a
sala adjuntando carné u
otro documento de
Identidad
Recibe formato
y Documento.
Si
¿Se halla?
Presenta otra opción,
Devuelve formato y
Documento, pide
regrese otro día
Presta publicación
para sala o domicilio
FIN
Recibe Publicación y
revisa en sala o lleva
a Domicilio
Devuelve
publicación
Recibe
Documentos
FIN
Recibe publicación y
devuelve
Documentos
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ANEXO Nº 3
FICHA DE PRESTAMO DE LIBRO
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CODIGO
AUTOR:………………..………..…………………
TITULO:…………………..…………….........…...
NOMBRE:……………………………………...….
…………..…….
FECHA
DIRECCION:………………………………………
…………………………..
FIRMA
AL SOLICITAR LOS SERVICIOS DE LA BAN ME COMPROMETO A
CUMPLIR CON SU REGLAMENTO
PRESENAR MI RESPECTIVO CARNÉ DE LA BAN
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PROCEDIMIENTO DSP03 SERVICIO DE FOTOCOPIADO
1. Finalidad
Facilitar a los usuarios el acceso a la información específica, a través del servicio de
reprografía sólo para uso personal o de investigación.
2. Alcance
Personal Administrativo y usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Documento o pase de visitante.
∗ El usuario se compromete a hacer uso académico o de investigación.
5. Etapas del Procedimiento
∗ El usuario se dirige al área de fotocopia, llevando la publicación a fotocopiar.
∗ El usuario debe identificar correctamente las páginas de su interés de acuerdo al
modelo que esta publicado en cada sala y en el área de fotocopia.
∗ El usuario realiza el pago de la fotocopia según el costo, documento y tipo de
usuario.
∗ El usuario devuelve la publicación a la respectiva sala y reclama el documento
que dejo a cargo.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de tres (3) minutos
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE
FOTOCOPIADO
USUARIO
AREA DE FOTOCOPIADO
INICIO
Lleva Libro
indicando páginas
a fotocopiar
Recepciona libro y
solicita cancele en caja
el monto a pagar
Paga en caja
monto indicado
Fotocopia páginas
indicadas y entrega
copias y libro
Recibe copias y
entrega el libro en
Sala
FIN
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PROCEDIMIENTO DSP04 SERVICIO DE EMPASTE
1. Finalidad
Proporcionar al personal administrativo que labora en la BAN y al público usuario
las pautas destinadas al mantenimiento físico de la colección Bibliográfica de la
Biblioteca.
2. Alcance
Personal Administrativo y Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Disponibilidad de materiales.
∗ Publicaciones de la colección en estado latente de pérdida por manipuleo.
5. Etapas
∗ El Material bibliográfico en estado latente de pérdida por el manipuleo es
llevado al taller de empaste.
∗ Se procede a dar el mantenimiento respectivo de las publicaciones.
∗ Una vez concluido el mantenimiento se lleva a la Dirección de Procesos
Técnicos para ser procesados y luego la publicación se devuelve a su respectiva
sala para disposición de los usuarios.
∗ El usuario, que requiera el servicio de empaste realiza un pago de acuerdo al
documento y tipo de empaste que requiera.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMADE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EMPASTE
SALA DE
PUBLICACIONES - DSP
TALLER DE EMPASTE
DPT
INICIO
Localiza e identifica
material deteriorado
y envía al taller de
empaste
Procede a dar
mantenimiento a las
publicaciones, envía
a DPT
Re-etiquetado del
código
Integra las
publicaciones para
consultas de los
usuarios
FIN
Prepara y envía
listado
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PROCEDIMIENTO DSP05 PROCESO DE LIMPIEZA
1. Finalidad
Realizar los trabajos necesarios para mantener la limpieza del local de la biblioteca.
2. Alcance
Personal que labora en la BAN.
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
∗
∗
Personal a cargo del mantenimiento de la BAN.
Autorización para realizar jornada de limpieza.
Materiales de limpieza.
5. Etapas del procedimiento
∗
∗
∗
Se realiza un análisis de la situación de la necesidad de una limpieza por sectores
de la biblioteca.
Se organiza al personal y se solicitan los materiales necesarios.
Se realiza la actividad de limpieza.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada entre 4 a 5 horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA
DSP
ALMACEN
INICIO
Se Localiza
Ambientes que
requieren limpieza
Se organiza el
personal y se
solicitan materiales
de limpieza
Se realiza la
actividad de
limpieza
FIN
Entrega
materiales de
limpieza
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE
PROCESOS TECNICOS
PROCEDIMIENTO DPT01 INVENTARIO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
1. Finalidad
Realizar la verificación física de los materiales documentales de la biblioteca, con el
fin de identificar pérdidas, errores de procesamiento y separar aquellos materiales
que requieran reparación o descarte.
2. Alcance
Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público,
Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Cronograma de trabajo.
∗
Listado de material documental.
5. Etapas del Procedimiento
∗
La Dirección Técnica de Procesos Técnicos planifica la fecha de inicio y
cronograma de trabajo del inventario (febrero y marzo).
∗
Informa a la Dirección General y a las direcciones involucradas.
∗
La Dirección Técnica de Procesos Técnicos solicita a la Dirección Técnica de
Sistemas el listado del material documental procesado en la BAN.
∗
Se Gestiona el permiso de acceso a las bases de datos a inventariar. Recepciona
el listado preparado por la Dirección Técnica de Sistemas.
∗
Las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicios al Públicos
brindan charlas de capacitación al personal involucrado en el inventario, y dan
inicio en la fecha programada.
∗
Ubicar el material documental en el estante según listado. Si el material no se
ubica en el listado, realizar el proceso de ingreso. Si el documento se encuentra
en el listado, dar conformidad.
∗
Evaluación del estado del documento: Si es pasivo, asignar siglas CP (Colección
Pasiva). Si es expurgo, asignar DB (Dar de baja).
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∗
Revisión del documento en Préstamo y Colección Pasiva: Si está prestado,
colocar siglas PP (Préstamo Pasado) Si está en la colección pasiva, colocar
siglas CP. Si el documento no se ha ubicado en los procedimientos anteriores
(listados) asignar las siglas NU (No Ubicado).
∗
Preparar el informe de incidencias y publicar los datos estadísticos.
6. Duración del Procedimiento
El proceso de inventario de Material Bibliográfico tendrá una duración de 30 a 40
días hábiles.
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE
MATERIAL BIBLIOGRAFICO
DPT
DS
INICIO
Planifica fecha de
inicio y cronograma
de inventario
Solicita a A/S
listado de material
documental
Prepara y
entrega listado
Recepciona listado y
Gestiona permiso de
acceso a base de
datos a inventariar
Realiza charlas de
capacitación en
coordinación con
DSP
Inicia inventario
en fecha
programada
Se ubica material
documental en
estante según listado
Si
No
¿Ubicado?
Realiza el
proceso de
ingreso
FIN
Se da
conformidad
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DPT
DS
1
No
Si
¿Pasivo o Expurgo?
Revisión de
Documentos en
préstamo y CP
Asignar
Documento
listado a CP. o
listado a expurgo
No
Si
¿Prestado o
Colecc. Pasiva?
Asigna documento
en listado de
préstamo o colecc.
Pasiva
Asigna Documento
en listado como
perdido
Realiza informe de
Incidencias y
Publica Datos
FIN
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PROCEDIMIENTO DPT02 SELECCIÓN DE DESCARTE (EXPURGO) EN LA
COLECCIÓN DE LA BIBLIOTECA
1. Finalidad
Establecer las pautas de evaluación crítica de la colección para que sean retiradas
(ejemplares), previa selección, con el fin de poseer una colección depurada,
balanceada y consecuente con las necesidades de información de los usuarios,
ahorro de espacio, mejora del acceso a la información, ahorro de dinero y tiempo,
agilización en el acomodo de los volúmenes.
2. Alcance
Dirección Técnica de Procesos Técnicos (DTPT), la Dirección Técnica de Servicios
al Público (DTSP), la Dirección Técnica de Sistemas (DTS) y la Dirección General
(DG).
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Listado de libros a descartar
5. Etapas del Procedimiento
∗
Se procede al descarte (o expurgo) con base a las condiciones físicas: se
seleccionarán las obras que se encuentren en muy mal estado y que resulten
imposibles de reparar o completar. Se debe tener cuidado en obras de valor
histórico principalmente de carácter nacional. Las publicaciones valiosas
deberán ser adquiridas de nuevo o sustituidas.
∗
Se procede al descarte (o expurgo) en virtud al valor cuantitativo: se
seleccionarán una colección de libros de una disciplina o área de conocimiento,
coordinando con la Dirección Técnica de Servicios al Público, con el fin de que
las obras con muchos ejemplares (duplicados) y con ediciones muy antiguas,
sean retirados de la estantería.
∗
La Dirección Técnica de Servicios al Público, determinará a quien corresponda
de su área el enlistado de las obras retiradas por: autor, título, año de
publicación, número de ingreso, precio de adquisición y código, y enviar copia
de la lista a la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, para su descargo en las
bases de datos.
∗
Se procede al descarte (o expurgo) de acuerdo al valor cualitativo: se
seleccionará una cantidad determinada de obras sobre una disciplina o materia,
con base al poco uso y demanda que han tenido en los últimos años.
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∗
Coordinar con un grupo de especialistas en la disciplina seleccionada (docentes,
investigadores, estudiantes avanzados), con el fin de considerar su criterio
respecto a los documentos que se van a descartar, asimismo, coordinar con la
Dirección Técnica de Procesos Técnicos, y con conocimiento de la Dirección
General de la BAN. Estos criterios pueden ser dados en dos formas: a) Mediante
una carta y listado previamente seleccionadas por el personal de DTSP, con base
al uso que han tenido en los últimos años. Se enviará por correo a los
especialistas con el fin que evalúen el material que se desea descartar. Ellos
remitirán su evaluación a la BAN, quienes determinarán lo que descartará; b)
Organizar y coordinar con los especialistas, la revisión de la colección en forma
directa, dándoseles las facilidades del caso.
∗
La Dirección Técnica de Servicios al Público procederá a preparar un listado de
los documentos a descartar por: autor, título, año de publicación, número de
ingreso y código, y enviar copia de la lista a la Dirección Técnica de Procesos
Técnicos, para su descargo en las bases de datos.
∗
Concluido con el procedimiento de descarte y con los listados revisados,
avalados por las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicio al
Público, se remitirán a la Dirección General de la BAN para que comunique a
las autoridades pertinentes: Oficina de Contabilidad, Control Interno y
Patrimonio, del descarte de estas publicaciones, para su descarte de los “activos”
de la institución.
∗
La Dirección General de la BAN, solicitará a la Oficina de Patrimonio, el retiro
de las publicaciones descartadas del edificio de la biblioteca, en coordinación
con la DTSP.
6. Duración del Procedimiento
El proceso de selección de Descarte en colección de la BAN tendrá una duración de
20 a 30 días hábiles
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE DESCARTE (EXPURGO)
DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
DPT
DSP
DG
INICIO
Encargados de sala
seleccionan material
a descartar
Coordina con la
DSP programación
de descarte
No
Selección
material
condición
cuantitativa
Descarga de las
BD’s según listado
Prepara listado final
e informe de
material descartado
Si
¿Mal estado,
muchos
ejemplares poca
demanda?
Procede a
descarte
Prepara listado de
material descartado
Recepciona listado
descarte (expurgo)
informa otras
dependencias
FIN
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PROCEDIMIENTO DPT03 SELECCIÓN DE ADQUISICION DE MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
1. Finalidad
Seleccionar la adquisición de material bibliográfico actualizado y adecuado para la
Biblioteca Agrícola Nacional, que requiera la comunidad universitaria y local.
2. Alcance
Comité de Selección Técnica (Docentes involucrados en la selección), Dirección
Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección
Técnica de Sistemas de la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN).
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23277
Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el
Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
∗
∗
Directorio de proveedores de material bibliográfico.
Requerimiento de las facultades y Escuela de Post Grado.
Presentación de la información recabada en el formato exigido por la Oficina
Administrativa de Economía (SINADMOL)
5. Etapas del Procedimiento
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
La Dirección General Convoca al Comité de Selección para revisión y
preparación de los requerimientos del material bibliográfico a adquirir.
El comité de Selección visita a los proveedores, revisión de catálogos,
realización de ferias de exhibición de libros, para complementar la selección.
La Dirección Técnica de Procesos Técnicos hace la Evaluación final de los
requerimientos y solicitud de preformas a los proveedores.
Preparación del informe a la Dirección General de la BAN para que sean
ingresados los pedidos a través de SINADMOL.
La oficina Administrativa de Economía - Oficina de Compras procede al ingreso
de datos al SNIP para la Licitación programada.
Cumplido el periodo de Licitación se procede a dar la Buena Pro a los
proveedores que cumplen los requisitos solicitados.
Recepción del material bibliográfico licitado por la Oficina de Compras en
presencia de un representante de la Dirección Técnica de Procesos Técnicos para
su verificación.
Verificación final del material bibliográfico en la BAN.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento durara 90 días hábiles.
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7. Diagrama de Flujo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE
ADQUISICION BIBLIOGRAFICO
DG
COMITÉ DE
SELECCIÓN
DPT
OFICINA ADMINIST. DE
ECON/ OF. COMPRAS
INICIO
Convoca al comité
de selección
Prepara y revisa
requerimientos de
material
bibliográfico
Visita proveedores,
revisa catálogos y
actividades de
selección
Ingresa pedido al
SINADMOL
Evalúa
requerimientos y
solicita proformas a
proveedores
Prepara y eleva informe y
requerimientos a la DG de
la BAN
Ingresa
datos al
SNIP para
licitación
Da buena Pro y
apertura sobres
Recepciona y
verifica
FIN
Recepciona material
Bibliográfico,
confirma finaliza y
entrega a la BAN
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PROCESO DPT04 PROCESAMIENTO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
LIBROS, FOLLETOS Y TESIS
1. Finalidad
Realizar el procesamiento del material bibliográfico: libros, folletos y tesis,
seleccionado, sea por adquisición o donación, según las pautas bibliográficas
establecidas para cada tipo.
2. Alcance
Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público,
Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23277
∗
Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el
Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Material bibliográfico seleccionado: libros, folletos, tesis.
∗
Tablas de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de
América (Library of Congres = LC)
∗
Agris AP (FAO)
∗
Lista de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas de Colombia.
∗
Categorías de Materia AGRIS (FAO)
∗
Tesauro AGROVOC (FAO)
∗
Hojas de Entrada
∗
WinIsis (última versión)
∗
WebAgris (última versión)
5. Etapas del Procedimiento
∗
La Dirección Técnica de Proceso Técnicos prepara el material bibliográfico:
colocación del cintillo de seguridad, sellado y numeración correlativa.
∗
Verificación de duplicados en la base de datos.
∗
Catalogación del material bibliográfico (descripción física: autor, título, pie de
imprenta, notas y otros).
∗
Clasificación del material bibliográfico (descripción del contenido por medio de
un sistema de clasificación: LC o AGRIS).
∗
Indización (análisis del contenido temático, mediante el uso de encabezamiento
de materias o descriptores).
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∗
Preparación de tarjetas de préstamo (solamente para libros y folletos) y
etiquetado (código de clasificación).
∗
Preparación del listado del material procesado para el depósito correspondiente y
lo envía a la Dirección Técnica de Servicios al Público para su verificación en
las diversas salas de la BAN
∗
Ingreso a las bases de datos correspondientes, la información recabada en las
Hojas de Entrada.
∗
Solicita a la Dirección Técnica de Sistemas la actualización de las bases de
datos.
6. Duración del Procedimiento
Periodo de Adquisición: 30 días hábiles.
Periodo normal: 1 hora por título.
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESAMIENTO DE
MATERIAL BIBLIOGRAFICO: LIBROS, FOLLETOS Y TESIS
DPT
DSP
DS
INICIO
Coloca cintillo,
número y
correlativo
Verifica duplicados
y cataloga y
clasifica material
bibliográfico
Realiza indización
Elabora las tarjetas
de préstamo
Elabora y prepara
listado de material
procesado
Ingresa títulos
a la BD y
solicita a DS
actualizar la
base de datos
FIN
Recepciona y
verifica títulos
(Salas)
Actualiza la base
de datos
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE
SISTEMAS
PROCEDIMIENTO - DS01 ELABORACIÓN DE PROGRAMAS INFORMÁTICOS
Y MANTENIMIENTO
1. Finalidad
Atender las necesidades de automatización de procesos de información utilizando
herramientas informáticas.
2. Alcance
Jefes de las diversas Direcciones, Personal Administrativo encargado de sistemas de
la BAN.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Análisis estructurado de los procesos involucrados en el diseño del sistema.
∗
Software de programación (lenguaje de programación) con su respectiva
licencia.
∗
Equipos informáticos.
5. Etapas del Procedimiento
∗
Recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o diseñar un sistema
informático de acuerdo a las necesidades requeridas.
∗
Completa el formato de control de actividades e indica la actividad a realizar y
establecer el periodo de respuesta.
∗
Realiza entrevistas a los usuarios, para recopilar información que permita
determinar las necesidades y determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento
o se contesta la negatividad.
∗
Se recaba la firma del titular del área solicitante de la BAN.
∗
Complementa la descripción de métodos y procedimientos, con el fin de
completar la información que permita modificar o dar mantenimiento.
∗
Se realiza la modificación o mantenimiento. Se realiza las pruebas de
funcionalidad y operación del sistema informático y se verifica su correcto
arranque y funcionamiento.
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∗
Si existen fallas en el procedimiento del sistema o mantenimiento se corrige las
fallas detectadas en la verificación realizada al sistema.
∗
En caso de proceder se prepara el ambiente para el inicio del sistema o
mantenimiento.
∗
Se da parte a la notificación o liberación del desarrollo o mantenimiento. Se
presenta al área solicitante el Sistema Informático o modificado y se instruye a
los usuarios sobre el funcionamiento del mismo.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) meses
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE
PROGRAMAS INFORMATICOS Y MANTENIMIENTO
AREA SOLICITANTE
DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Solicita Elaboración
de programas
informáticos y
mantenimiento
Recepciona solicitud,
completa formato de
actividades y entrevista a
los usuarios
Determina tiempo
de Desarrollo y
mantenimiento
Se diseña el
sistema y/o
mantenimiento
Realización de
prueba de
funcionamiento y
revisa resultados
Si
No
¿Proced
e?
Efectúa los
cambios
necesarios
Recepciona
FIN
Se prepara ambiente
para inicio del
sistema o
mantenimiento
Notifica liberación
del Desarrollo o
mantenimiento
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PROCEDIMIENTO - DS02 PROCESO DE MANTENIMIENTO Y
ADAPTACIÓN DE BASES DE DATOS
1. Finalidad
Mantener en estado óptimo la estructura de las bases de datos bibliográficas y
proporcionar alternativas de almacenamiento para nuevos repositorios de
información, con la finalidad de obtener estadísticas e información exacta que
facilite la toma de decisiones oportuna e inmediata.
2. Alcances
Jefe de la BAN, Jefe de las Diversas direcciones de la BAN. Personal
Administrativo de la BAN, Docentes, Alumnos de la UNALM y usuarios.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Software manejador de base de datos (con licencia)
∗
Equipo de computo – Servidor.
5. Etapas del Procedimiento
∗
Recepciona la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a una base de datos.
∗
Completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a
realizar y establecer el periodo de respuesta.
∗
Realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que permita
determinar las necesidades. Se determina el tiempo de desarrollo o
mantenimiento o se contesta la negatividad. Se recaba la firma del titular del
área solicitante de la BAN
∗
Recepciona la información ya sea en medios digital o escrito para que sea
procesada en una base de datos. Se analiza la información recibida y se
determina los procesos a desarrollar que atiendan las necesidades del área
solicitada.
∗
Se define el software (manejador de base datos) que se utilizará para procesar la
información recibida. Procesa la información correspondiente y se valida los
resultados finales que cumplan con las necesidades del área solicitante.
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∗
Se almacena la base de datos con la información procesada y en su caso se
imprimen los reportes generados para entregarlos al área solicitante los
resultados obtenidos.
∗
En caso de no ser correcto el procesamiento de información se realiza las
correcciones de la información en el software utilizado para cumplir con las
especificaciones del área solicitante.
∗
En caso de ser correcto el procesamiento de información: se recaba la firma de
conformidad del área solicitante.
6. Duración de Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración minima de diez (10) minutos y máxima de
cuatro (4) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE MANTENIMIENTO Y ADAPTACION DE BASE
DE DATOS
AREA SOLICITANTE
DS
INICIO
Elabora solicitud
para adecuar o
mantenimiento,
envía solicitud
Recepciona solicitud,
establece periodo de
atención
Completa formato
de control de
actividades
Realiza entrevistas
i
Recibe información
en digital o escrito y
analiza
Recepciona
información
procesada y revisa
Define el software a
utilizar y procesa
información
Si
Recaba firma de
conformidad
No
¿Conforme?
Pide realizar
correcciones
Realiza correcciones
i
Lleva archivo
generado al servidor
FIN
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PROCEDIMIENTO – DS03 PROCESO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL
SITIO WEB
1. Finalidad
Contar con un sitio Web electrónico (portal Web) que contenga la información
institucional y base de datos bibliográfica actualizada de la BAN que permita a la
comunidad universitaria y usuarios en general disponer de todos los servicios e
información con los que contamos.
2. Alcance
Docentes, Alumnos, Egresados de la UNALM, usuarios diversos de la BAN
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Servidor Web.
∗
Software para diseño Web y base de datos.
∗
Software para diseño grafico.
5. Etapas del Procedimiento
∗
Se recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a
la página Web.
∗
Se completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a
realizar y establecer el periodo de respuesta.
∗
Se realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que
permita determinar las necesidades.
∗
Se determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la
negatividad.
∗
Se analiza la información recolectada en formato digital o escrito para
determinar qué información se recibe y cómo procesarla.
∗
En caso de recibir gráficos o fotografías selecciona el software con el que se
procesaran los gráficos o las fotografías.
∗
Se digitaliza los gráficos o las fotografías y se graba en el formato
correspondiente (photoshop, fireworks, coreldraw, illustrator, etc.).
∗
Se asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en
la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG.
∗
A través de un programa de diseño Web se insertan los gráficos o las fotografías
procesados.
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∗
En caso de recibir texto se revisa la información recibida en los documentos y se
determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la
misma.
∗
Se procesa la información y selecciona el programa para asignarle el formato
adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red.
∗
Se realiza el diseño de la información procesada y de la página Web en el
software correspondiente.
∗
Se realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas
y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volumen de
información procesada.
∗
Acceder al servidor de la biblioteca y alojar las actualizaciones y modificaciones
realizadas a la página Web.
∗
Dirigirse al área solicitante y verificar que la información esté correctamente
ingresada antes de que sea publicada en Internet.
∗
En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red se realiza
los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las
peticiones del área solicitante.
∗
En caso de estar correcta la información que se publicará en la red se edita la
página en el software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que
permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet.
∗
Se recaba firma de conformidad del área solicitante.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de una (1) hora
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB
AREA SOLICITANTE
DS
INICIO
Elabora y envía
solicitud
Recepciona solicitud,
completa formato de
actividades, estable periodo
de atención
Realiza
entrevistas a
usuarios
Recibe información
en medio digital o
escrito
Determina tiempo
de Desarrollo
Analiza inform.
Define el tipo de
información
Procesa inform.
Selecciona
programa
Realiza los
hipervínculos p/c
página
Aloja
actualización
de la Web en
servidor de la
BAN
1
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AREA SOLICITANTE
DS
1
Verifica
información
correctamente
ingresada
No
Pide ajustar
información
¿Aprueba?
Informa a área
solicitante
Si
Pública pagina
Web en el
servidor
FIN
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PROCEDIMIENTO – DS04 PROCESO DE COPIA DE RESPALDO (BACKUP)
DE LA INFORMACIÓN
1. Finalidad
Describir las actividades para mantener una o más copias de seguridad de las Bases
de Datos de la biblioteca con la finalidad de salvaguardar la información procesada
ante cualquier eventualidad. Este procedimiento inicia con la identificación de la
periodicidad para la realización del backup y termina con el archivo y restauración
de la información.
2. Alcance
Jefe de la Unidad de Sistemas, Jefes de las diversas Direcciones de la BAN,
usuarios de la BAN.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Discos de almacenamientos de alta capacidad.
∗
Dispositivos de grabación (lectoras grabadoras CD)
5. Etapas del Procedimiento
∗
El Jefe de la Unidad coordinará con todas las unidades a fin de que se cierren
todas las aplicaciones que estuviesen trabajando.
∗
Verificar que los usuarios hayan cerrado la aplicación.
∗
Luego se procederá al backup de la Base de datos.
∗
Se conectará al servidor de archivos.
∗
Revisar los backups con la última fecha de actualización.
∗
En caso de error se restauran los backups copiados. En caso que no exista error
se cierra la conexión con el servidor.
∗
Los backup que se realizan deben de contar con un nombre corto y con la última
fecha de actualización de la información por ejemplo: BK_200209.
∗
Las copias de los backup son almacenadas en el distintos sitios como por
ejemplo un servidor espejo, en estaciones de trabajo y copias de respaldo
mediante CD.
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6. Duración del Procedimiento
La duración del procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5)
minutos
7. Diagrama de Flujo
DIAGRAMA DE FLUJO DE COPIA DE RESPALDO DE LA INFORMACION
DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Coordina con
unidades cerrar las
aplicaciones
Verifica que todas
las aplicaciones
estén cerradas
Conexión al
servidor de archivos
Revisa backup con
las últimas
actualizaciones
Genera backup y
observa si hay error
No
Cerrar conexión en
el servidor
Almacena backups
en los distintos sitios
FIN
¿Error?
Si
Restaurar los
Backup copiados
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PROCEDIMIENTO – DS05 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
DE COMPUTO (PC)
1. Finalidad
Apoyar a las áreas de la BAN con las fallas que presenten sus equipos de cómputo,
diagnosticando y reparando dichos desperfectos, a efecto de mantener en óptimo
estado el funcionamiento de los equipos de cómputo necesarios para el desarrollo de
sus actividades.
2. Alcance
Jefe de la BAN, Jefes de las Diversas Direcciones de la BAN, Personal
Administrativo de la BAN.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
Se debe contar con una colección de herramientas (un juego de
destornilladores, Kid de limpieza para PCs, etc.)
∗
Se debe contar con software para las instalaciones.
5. Etapas del Procedimiento
∗
Las áreas de la BAN solicitan por escrito o vía telefónica, diagnostico y/o
reparación de equipo, entregando el equipo a reparar.
∗
Recepciona solicitud de diagnostico y/o reparación y equipo
∗
Se recibe el equipo a reparar para valoración de la falla y diagnóstico, indicando
el tiempo estimado para la entrega del equipo.
∗
En caso de no ser reparado se devuelve el equipo al área solicitante indicando
las causas por la cual no es posible la reparación ó si se encuentra un equipo
que cumpla con las características anteriores se procede al cambio de equipo.
∗
Se le envía al área solicitante un informe con la causa por la que no fue
reparado y en caso de darse el cambio de equipo también se le enviará una
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hoja de traslado interno de bienes, ya que esa hoja será derivada a patrimonio.
∗
Si se realiza la reparación del equipo de acuerdo a la programación de
actividades.
∗
Se lleva a cabo pruebas de operación y se entrega funcionando el equipo al área
solicitante.
∗
Se recibe el equipo en perfectas condiciones, lo revisa verificando que funcione
y firma la conformidad con lo realizado en la ficha técnica.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO DE COMPUTO
AREA SOLICITANTE
DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Recepciona solicitud
y equipo para
diagnostico y reparar
Solicita diagnostico
y/o reparación de
equipo
No
Si
¿Se
repara?
Recibe equipo y
verifica que funcione
y se firma carta de
conformidad
Repara o asigna
configuración e
instalación de equipo
Devuelve equipo o
procede al cambio de
equipo
Lleva a cabo pruebas
de operación y envía
equipo
Elabora informe
técnico o solicitud
de traslado interno
Recibe formato con
firma de
conformidad
Archiva
FIN
FIN
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD TECNICA DE
INFORMACIÓN ESPECIALIZADA
PROCEDIMIENTO DIE01 ATENCIÓN DE USUARIOS PRESENCIALES
1. Finalidad
Atender la solicitud de información de los usuarios internos y externos que se
acercan a la unidad de información especializada.
2. Alcance
Docentes, Alumnos y Egresados de la UNALM. Diversos usuarios de la BAN.
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
∗
Llenado de formulario de búsqueda de información.
Información solicitada esté relacionada al sector agrario o ciencias afines.
5. Etapas del Procedimiento
∗
Se orienta al usuario para realizar la búsqueda de referencias en las bases de
datos de la UNALM.
∗
En caso de existir referencias disponibles en la BAN, se le facilita los códigos de
algunas referencias sobre su tema y en caso de no existir referencias disponibles
en la BAN se le ofrece el servicio de búsqueda de información a nivel local,
nacional e internacional a través de llenado del formulario que completa el
usuario.
∗
Si el usuario no tiene carné de la BAN y no es alumno regular, se le indica los
trámites para obtener un pase de visitante, carné de visitante o carné de
egresado, según el caso y pueda revisar la colección bibliográfica de la BAN,
sólo para lectura en sala.
∗
Si el usuario no tiene carné de la BAN y es alumno regular, puede revisar la
colección bibliográfica con un pase de visitante para lectura en sala o tramitar su
carné BAN en caso de estar apto.
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6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de treinta (30) minutos
7. Flujograma
8. Anexo
DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ATENCION
USUARIO PRESENCIAL
USUARIO
UNIDAD TECNICA DE INFORMACION ESPECIALIZADA
INICIO
Busca en base de
datos y expone
requerimientos
Verifica existencia de
referencia en base de
datos
No
Usuario llena
formulario de
solicitud de
búsqueda
¿Existen
referencias?
Facilitan códigos
al usuario de
referencias
Se ofrece servicio
de búsqueda de
información
FIN
Si
Verifica condición
del usuario y si
posee carné
i
No
Tramita pase u
obtención de
Carné
i
Revisa las
referencias
sugeridas
FIN
Pide realice
trámites de
obtención de pase
o carné
¿Posee carne?
Si
Indica que puede
revisar las
referencias
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PROCEDIMIENTO DIE02 ATENCIÓN DE USUARIOS VIRTUALES
1. Finalidad
Atender el requerimiento de información de los usuarios virtuales desde Internet o
por correo electrónico.
2. Alcance
Docentes, alumnos y Egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
∗
∗
Solicitud de usuarios virtuales.
Disponibilidad de publicación solicitada.
Conexión a Internet.
5. Etapas del Procedimiento
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
El usuario ingresa a la página Web de la BAN-UNALM y revisa la información
que se encuentre disponible.
El usuario si no desea mayor información no envía solicitud.
El usuario registrado o no registrado en el formulario virtual, puede solicitar
mayor información de un tema o publicación, la cual ingresa a la página Web o
llega al correo [email protected]
Se recepciona el pedido de solicitud de información.
Se envía el índice del documento escaneado o listado de referencias indicando
que sólo se puede enviar un capítulo para uso personal o de investigación.
Se envía la cotización respectiva según procedencia del usuario a nivel local,
nacional e internacional.
El usuario realiza el pago y envía copia del depósito por correo electrónico.
Se informa a sección Caja de la BAN y se realiza el ingreso.
Se envía el archivo al usuario a través del correo electrónico.
6. Duración del Procedimiento
El Proceso de atención a usuarios virtuales tendrá una duración de un (1) día, o más
dependiendo del numero de solicitudes
7.
Flujograma
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8. Anexo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ATENCION DE
USUARIOS VIRTUALES
USUARIO
UNIDAD DE INFORMACION ESPECIALIZADA
INICIO
Recepciona pedido de
solicitud de información
y verifica
Ingresa a Web de la
BAN-UNALM y
revisa información
Usuario puede o no
registrarse y solicita
información
Recepciona
informe
No
¿Existe
referencia?
Informa al
usuario,
información
no
encontrada
Envía índice
del
documento y
cotización
respectiva
FIN
Realiza pago y envía
copia del recibo de
depósito por e-mail
Informa a caja de la
BAN y se realiza el
ingreso
Recepciona archivo
FIN
Si
Envía Archivo al
usuario
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REGISTRO DE USUARIOS VIRTUALES VIA INTERNET
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PROCEDIMIENTO DIE03 BÚSQUEDA ESPECIALIZADA
1. Finalidad
Ofrecer un servicio de búsqueda especializada de información a los usuarios.
2. Alcance
Docentes, Alumnos y egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.
3. Base Legal
∗
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗
∗
∗
Solicitud de búsqueda especializada.
Acceso a bases de datos de la BAN.
Conexión a Internet.
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5. Etapas del Procedimiento
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
Usuario expone su requerimiento de información y solicita el servicio a través
del llenado de la solicitud de búsqueda especializada.
De acuerdo al tema se le recomienda diversas bases de datos dependiendo del
tema, puede ser: Local o disponible en la BAN: INPERU, LIBROS, TESIS,
REVIS, SERFAO; Nacional: REBIAPE, AGROREDPERU; América Latina y
el Caribe: SIDALC; Mundial: FAO-AGRIS, AGORA, TEEAL, OARE,
HINARI, DIALNET u otras bases a las cuales tenga acceso la BAN-UNALM.
El usuario realiza un pago a cuenta en la sección caja de la BAN o a la cuenta de
la FDA, para iniciar la búsqueda. El periodo de respuesta es muy variable puede
ser de 1 hora a 7 días dependiendo del tema y bases de datos a buscar.
Se realiza la búsqueda de información en las bases de datos solicitadas.
El usuario, luego del tiempo recomendado de respuesta, revisa los resultados.
En caso de de ser satisfactoria la selección de información el usuario realiza el
pago del saldo del servicio en la sección caja de la BAN y la información se
entrega al usuario en forma física o por correo electrónico.
En caso de no ser satisfactoria la selección de información, el usuario no realiza
pago adicional de la búsqueda.
6. Duración del Procedimiento
Es muy variable. Depende de las bases de datos y del tema solicitado, puede variar
de 1 hora a 7 días.
7. Flujograma
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE BUSQUEDA
ESPECIALIZADA
USUARIO
UNIDAD DE INFORMACION
ESPECIALIZADA
INICIO
Expone
requerimiento de
información llena
formulario de
búsqueda
Recomienda
diversas bases
de datos
Usuario paga en
caja o a la
cuenta de FDA
Pide haga pago
a Caja o cuenta
de la FDA
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Realiza
búsqueda
especializada
Revisa
resultados
No
No hace pago
adicional
FIN
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Si
¿Suficient
e?
Realiza pago de
la diferencia
Recibe
información
FIN
PROCEDIMIENTO DIE04 CAPACITACIÓN EN BASES DE DATOS DE LA
BAN
1. Finalidad
Facilitar al usuario interno y externo en el uso de las bases de datos de la BAN.
2. Alcance
Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal
∗
Ley Universitaria Nº 23733.
∗
Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
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4. Requisitos
∗
Registro de asistencia para el caso de capacitación individual.
∗
Carta de solicitud enviada por la autoridad de la institución que solicita
capacitación indicando el día y la hora, carta dirigida a la Dirección General de
la BAN.
∗
Conexión a Internet.
5. Etapas del Procedimiento
∗
El usuario solicita capacitación para buscar información en las bases de datos.
∗
Se realiza la programación de acuerdo al número de participantes:
o Individual: Capacitación básica de corta duración (10 minutos máximo)
de acuerdo a la necesidad de información, realizada en el ambiente de
Información Especializada sobre el uso de bases de datos de la BAN vía
Intranet e Internet. Es el caso de alumnos UNALM, docentes de la
UNALM y excepcionalmente al Público en general (en este último caso
se le ofrece el servicio de búsqueda especializada).
o Grupal: Capacitación de 1 a 2 horas, dirigida a los ingresantes UNALM,
ingresantes EPG-UNALM y alumnos de otras instituciones sobre el uso
de bases de datos de la BAN vía Intranet e Internet.
∗
Al final de la capacitación los usuarios pueden realizar sus búsquedas y solicitar
mayor información vía presencial o por correo electrónico.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento de capacitación de base de datos será:
∗ Individual de 10 minutos por base de datos.
∗
Grupal: 1 a 2 horas.
7. Flujograma
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS EN CAPACITACION EN
BASE DE DATOS DE LA BAN
USUARIO
UNIDAD DE INFORMACION
ESPECIALIZADA
INICIO
Usuario
requiere
capacitación
Programa
capacitación
grupal o
individual
DIRECCION DE SITEMAS
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i
Individual,
capacitación
básica en el
ambiente
Usuario puede
realizar su
propia
búsqueda
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Grupal,
Capacitación en
la sala de
Internet
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