protocolización de documentos

PROCEDIMIENTOS
Y
D O C U M E N TA C I O N
MÁS
LAS
FRECUENTE
A.
R.
EN
Y
A.C
PROTOCOLIZACIONES
N O TA R I A L E S
DE
HECHO JURIDICO
Se denomina hecho jurídico en sentido amplio a un acontecimiento que
tiene trascendencia en el ámbito del derecho, es decir, se modifican
ciertos estados jurídicos iniciales desde el punto de vista legal. Un hecho
jurídico en sentido estricto no tiene por qué ser voluntario ni controlable
por la persona, aunque genere consecuencias de Derecho; mientras que
en un acto jurídico, la voluntad de la persona es esencial.
ACTO JURIDICO
El acto jurídico es el hecho, humano, voluntario o consciente y
lícito, que tiene por fin inmediato establecer entre las personas
relaciones jurídicas, crear, modificar o extinguir derechos y
obligaciones. El acto jurídico produce por voluntad de la persona
una modificación en las cosas o en el mundo exterior porque así lo
ha dispuesto el ordenamiento jurídico, es decir, produce
consecuencias de Derecho.
ESCRITURA
ESCRITURA es el instrumento original que
el notario asienta en los folios, para hacer constar
uno o mas actos jurídicos y que firmado por los
comparecientes, autoriza con su sello y firma.
ACTA
ACTA NOTARIAL es el instrumento público
original en el que el Notario, a solicitud de parte interesada,
relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos
presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del
protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello.
HECHOS JURIDICOS ANTE NOTARIO
Entre los hechos por los que el Notario debe asentar un acta, se
encuentran los siguientes:
 I.- Notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos y
entrega de documentos y otras diligencias en las que el Notario
intervenga conforme a otras leyes;
II.- La existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y
puesta de firmas en documentos de personas identificadas por el
Notario;
III.- Hechos materiales;
IV.- La existencia de planos, fotografías y otros documentos;
V.- PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS;
VI.- Declaraciones que hagan una o más personas respecto de hechos que
les consten, sean propios o de quien solicite la diligencia, y
VII.- En general, toda clase de hechos positivos o negativos, estados y
situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y cosas que puedan
ser apreciados objetivamente y relacionados por el Notario.
PROTOCOLIZACION
Para la protocolización de un documento, el notario lo insertará en la
parte relativa del acta que al efecto se asiente mediante su transcripción o la
reproducción de su imagen, o lo agregará al apéndice en el legajo marcado
con el número de acta y bajo la letra o número que le corresponda.
No podrá protocolizarse el documento cuyo contenido sea contrario a las
leyes del orden público o a las buenas costumbres. Ni tampoco podrá
protocolizarse el documento que contenga algún acto que conforme a las
leyes deba constar en escritura.
TIPOS DOCTRINALES Y GENERICOS DE
REUNIONES, JUNTAS O ASAMBLEAS DE
LOS MIEMBROS, SOCIOS, O ASOCIADOS
PERSONAS MORALES
Asamblea Ordinaria.- Debe celebrarse por lo menos una vez al año,
conoce de los asuntos cotidianos de las personas morales, entre otros: La
aprobación de estados financieros, rendición de cuentas, marcha de las
actividades sociales, nombramiento, ratificación, renuncia o destitución de
los miembros de los órganos de administración y vigilancia, etc.
Asamblea Extraordinaria.- Las que pueden o no celebrarse en
cualquier momento para tratar los asuntos que impliquen la modificación
de los estatutos sociales y los elementos de personalidad de la sociedad,
tales como prórroga o duración de la sociedad, disolución anticipada,
cambio de objeto social, transformación, fusión, etc.
 Asamblea o Junta General.- AC.- SC.- A.R.- La
ley no califica los asuntos a tratar en estas reuniones;
tampoco les clasifica en ordinarias o extraordinarias.En todo caso se estará a lo estipulado en estatutos, o la
propia naturaleza de lo tratado y resuelto.
T E R M I N O S D E M AT E R I A R E G I S T R A L
Registro Público de la Propiedad y de Comercio.- RPPC DF.- Es la
Institución a la cual le corresponde otorgar seguridad jurídica a través de la
publicidad registral de los actos regulados por el Derecho Civil, cuya forma ha
sido realizada por la función notarial, con la finalidad de facilitar el tráfico
jurídico mediante un procedimiento legal, cuyo objetivo es la seguridad jurídica,
pero no el dotar de validez o eficacia a los actos o hechos jurídicos, los cuales
existen y son perfectos desde su celebración y cumplimiento de formalidad.
Ésta Unidad Administrativa resguarda y conserva la información de los
inmuebles ubicados en el Distrito Federal, siempre y cuando no sean de
propiedad federal, ejidal o comunal; y de las sociedades y asociaciones con
domicilio social en esta Ciudad.
Efectos jurídicos registrales.- Las inscripciones, salvo casos aislados y muy
escasos (por ejemplo, la inscripción del nombramiento de un liquidador en las SA
DE CV, que excepcionalmente tiene efectos constitutivos), solo tienen efectos
declarativos, cuya única finalidad de dar a conocer el verdadero estado de la
propiedad inmueble, haciendo constar de un modo público y solemne la historia de
sus transmisiones, modificaciones, afectaciones o gravámenes.
En otros países, el registro tiene efectos constitutivos respecto de los convenios,
contratos y actos jurídicos por los cuales se adquiera, transmita, modifique o extinga
un derecho u obligación, o bien, relativos al dominio de bienes inmuebles, ya que en
dichos sistemas foráneos, dichos contratos o actos sólo se perfeccionan y surten
plenamente efectos hasta que se inscriban.
Publicidad.- Es la razón de ser del Registro, ya que se creó para
dar seguridad jurídica frente a terceros, y publicidad a la propiedad
y posesión de todos los bienes inmuebles y de algunos muebles, y a
los gravámenes y otras limitaciones que les restrinjan; así como,
aquel estatus que guarden las personas morales.. Consiste en
permitir al público la consulta de las inscripciones que obren
practicadas. Los documentos que conforme a la legislación deban
registrarse y no se registren, sólo producirán efectos entre quienes
los otorguen, pero no podrán producir perjuicios a tercero.
El derecho registrado se presume que existe y que pertenece a su
titular en la forma expresada en el asiento respectivo.
Prelación o Prioridad.- Es uno de los principios registrales más
importantes, alrededor de él gira la utilidad del registro. Este principio
consiste en que “el primero en inscripción es primero en derecho”. No el
primero en tiempo en realizar el acto sino el primero en su registro. Esto
es la base de la seguridad jurídica. Es solo de naturaleza registral, ya que
independiente de la fecha de celebración del acto constitutivo o traslativo
del derecho real, la legislación protege y ampara al primero que inscriba
y no al primero que celebre u otorgue. Es decir, que esta prioridad no se
determina por la inscripción misma, sino por el orden cronológico del
ingreso del documento al Registro Público
Folio Real.- Es el documento único registral oficial, numerado y autorizado, que
identifica a cada inmueble de forma autónoma e individual, en el mismo se
describe el inmueble, ubicación, superficie, medidas y colindancias, etc., y en el
mismo se practican los actos jurídicos que sobre los mismos inmuebles incidan,
entre otros: Compraventa, donación, permuta, adjudicación hereditaria, dación en
pago, adjudicación por remate judicial, hipotecas, embargos, señalamientos de
fianza y demás gravámenes, actos traslativos de propiedad o de derechos reales
(propiedad, nuda propiedad, usufructo, habitación, servidumbre), y las anotaciones
preventivas o definitivas. A partir de 2009, se implementó el sistema de Folio Real
Electrónico, antes y desde 1979, aproximadamente, existía un Folio Real
Material, que existía físicamente.
Asiento de Libro.- Hasta 1978, aproximadamente y hacia atrás desde su creación, el
RPPC DF, llevaba a cabo las anotaciones (originalmente en manuscrita) en partidas que se
asentaban en fojas numeradas, que pertenecían a un libro o volumen, a su vez
perteneciente a un tomo, de una sección, y una serie.
Folio de Persona Moral (de Derecho Civil).- Es el documento único registral oficial,
numerado y autorizado, que identifica a cada Asociación Civil o Sociedad Civil, de forma
autónoma e individual, y en el mismo se describen los elementos de existencia y
personalidad de la persona moral, así como los instrumentos notariales que contengan
protocolizaciones de juntas o asambleas de socios que hubieren resuelto la modificación
de los mismos; al igual que nombramientos, renuncias, destituciones o ratificaciones de
aquellos que detenten la administración y representación legal; así como, otorgamiento y
revocación de poderes, prórroga o duración de la sociedad, disolución anticipada, cambio
de objeto social, fusión, liquidación, etc.
Folio Mercantil.- Es aquel cuya regulación es federal, es decir, para
todos los estados de la República, que identifica a las personas morales de
Derecho Mercantil: SA DE CV, S DE RL, etc., bajo los mismos supuestos
del folio de personas morales de Derecho Civil. También este era
anteriormente material, hoy siendo electrónico, y previamente los asientos
también se hacían en partidas de libro.
Asientos registrales: Las notas de presentación, las anotaciones
preventivas, las inscripciones, las cancelaciones y las rectificaciones.
Migración: Es el traslado que hace el RPPC DF de la información
registral contenida en previos asientos materiales, en folio material o
asiento de libro, al folio electrónico respectivo; esta no ocurre de oficio,
sino solo cuando se pretende llevar a cabo un asiento en el mismo, o la
obtención de un certificado de libertad de gravámenes, lo anterior quiere
decir, que los asientos materiales subsistirán como vigentes y válidos
mientras no ocurra la relativa migración electrónica.
Tracto sucesivo.- Es un principio registral consistente en que las
inscripciones se realizan dentro de una secuencia o concatenación
cronológica entre adquisiciones y transmisiones sin que exista una ruptura
de continuidad. El cumplimiento de este principio trae como consecuencia
que un mismo derecho sobre el inmueble, no pueda aparecer inscrito
simultáneamente a favor de dos o más personas, salvo el caso de que se
trate de copropietarios.
ACLARACIÓN
Y
CASOS
DE
ALGUNAS
INSCRIPCIONES
QUE
SE
E L E C T R Ó N I C O :
PRACTICAN
O
NO
EN
FOLIO
MERCANTIL
ARTÍCULO 21 CODIGO DE COMERCIO.- Desde Junio de 2009:
1.- Solo las variaciones del capital social en su porción fija; es decir, que
los aumentos o disminuciones de capital en su parte variable no son
susceptibles de inscripción, la misma ya es legalmente imposible
2.- Opcionalmente, que no obligatoriamente, los poderes y
nombramientos de funcionarios, así como, sus renuncias o revocaciones,
lo que significa que los poderes surten efectos y son plenamente válidos y
eficaces desde su otorgamiento formal, ya que la inscripción no le dota de
ello, solo le confiere publicidad.
DOCUMENTOS JURIDICOS QUE TODA A.C. Y A.R.
N E C E S I TA T E N E R A L D I A .
Como cualquier persona física o moral, sujeta a un sistema jurídico, las incidencias de la legislación aplicable
recaen en diversos ámbitos que les atañe; desde luego las Asociaciones Civiles no están exentas de la sujeción a
las múltiples normas que rigen su existencia y actuar, y las relaciones y vínculos jurídicos que contrae con otras
personas, de Derecho Público o Privado.
En tiempos actuales, y desde hace dos décadas aproximadamente, como efecto de la modernización,
globalización y los avances tecnológicos, el sistema jurídico mexicano se ha visto afectado y retado
permanentemente para hacer frente a la velocidad con que transcurre la transformación social, situación de
hecho que se ha visto reflejada en la creación y promulgación desenfrenada de muchísimas leyes y
reglamentos, a mi parecer más de las que debiesen existir, dejándonos a nosotros los ciudadanos en un estado
de terror por no poder comprender, y en varias ocasiones, ni siquiera conocer la existencia de las nuevas leyes
que cotidianamente entran en vigor, y tal ignorancia genera mucho desorden y resistencia social. Lo anterior ha
generado, como en cualquier oficio o profesión, que se especialicen los profesionales, y así existen hoy,
abogados especialistas en materia fiscal, administrativa, corporativa, procesal, aún en diversas instancias y
materias, mercantil, y un largo etcétera; es decir, que ya no existen abogados todólogos pues es imposible
conocer todas las ramas del Derecho, al igual que, tampoco hay ingenieros, contadores o demás profesionistas
que puedan dominar el conocimiento de todas las áreas, de forma similar a como ha venido ocurriendo con los
médicos desde hace décadas, razón por la cual hoy hay que acercarse en cada caso al especialista competente
en dada materia.
En virtud de lo antes expuesto, es prácticamente imposible exponer un esquema que ordene
un régimen jurídico general aplicable, en particular en el tema que nos ocupa, por lo que hace a
las Asociaciones Civiles, sin embargo y curiosamente, las únicas normas fundacionales que
rigen su constitución y operación, congruentes con su naturaleza jurídica, son
extraordinariamente escasas, simples y ambiguas, ya que el Código Civil que les rige
contempla poquísimos artículos al respecto, siendo a mi parecer el contrato civil menos
regulado.
Dada la pobre regulación legal estructural de las Asociaciones Civiles, su funcionar a lo largo
de los años se ha visto estrechamente vinculado a los usos y costumbres que se han
implementado para suplir las deficiencias legales, generando un régimen que aun siendo
paralegal, resulta de alguna manera entendido y aceptado comúnmente como adecuado por la
generalidad.
Independientemente de las situaciones de hecho que se han vuelto
cuasi-normas, y de la escasa legislación civil al respecto, la guía más clara
de cómo opera, dirige y administra una Asociación Civil, es aquella
contenida en los estatutos sociales, a los cuales siempre habrá de remitirse
para aplicar aquellas estipulaciones individuales y específicas para cada
una, aunque bastante similares por lo antes vertido.
Con base en los fundamentos previos, me permito exponer de forma
muy básica, los ámbitos legales y ramas del Derecho que regulan a las
Asociaciones Civiles, y consecuentemente, las hipótesis mínimas que
deben ser contempladas para una saludable operación social:
D E S D E E L P U N T O D E V I S TA C O R P O R AT I V O .
El Derecho Corporativo es el que rige la existencia y funcionamiento de
las personas morales, estando estrechamente vinculado con el ámbito
notarial, el cual también incluyo en este apartado.
La mejor forma de pretender sanidad en esta materia, es tener un
abogado especialista que se encargue periódicamente, al menos una vez al
año, de mantener las cosas en orden; entre otras, las siguientes:
1.- Tener a la mano la escritura constitutiva, el primer testimonio notarial original,
debidamente inscrito en el RPPC, o en su caso, obtener un segundo o ulterior testimonio de
la notaría que conoció de la constitución, o en la mayoría de los casos, del Archivo General
de Notarías, y tramitar también en notaría algunas copias certificadas del mismo.
2.- Mantener en orden y resguardo, todos los demás instrumentos notariales que hayan
consignado la protocolización de actas de asamblea o juntas de asociados, así como, los
poderes y demás documentos públicos en que haya intervenido la Asociación, para facilitar
su consulta y uso cuando fuese necesario, sobre todo en casos de urgencia.
3.- Conservar en orden los instrumentos notariales que se refieran a los inmuebles, por
ejemplo, las escrituras de adquisición, subdivisión, fusión, condominio, hipotecas y sus
cancelaciones y reestructuras de créditos, entre otros.
4.- Celebrar asambleas de asociados, y sesiones de consejo o mesa directiva si ésta existiere, en
los términos y fechas que establezca los estatutos, ya que la legislación prácticamente no ordena
nada, y asentar las actas que documenten su celebración. Estas reuniones, si fuesen totalitarias, no
deberán cumplir ninguna formalidad, e inclusive podrán levantarse las relativas actas de
“escritorio”, sin reunión real, siempre y cuando todos los interesados estén en el mismo entendido,
y las firmen. Si no fuesen totalitarias, habrá que tener más cuidado con su celebración, para evitar
oposiciones de los no concurrentes o disidentes, y en particular convocar debidamente en términos
estatutarios.
5.- Mantener un padrón actualizado de los asociados y demás miembros, ya que todo ingreso o
egreso de los mismos debe ser aprobado en asamblea, ya que las Asociaciones Civiles agrupan a
personas con calidades específicas, solo cuando reúnen ciertos requisitos de solvencia profesional,
moral o ética, y por ello la asamblea debe calificar la idoneidad de aquellos pretendan acceder a tal
prerrogativa.
6.- En esta materia de asambleas y sesiones, habrá que estar a lo siguiente:
Al formarse una Asociación Civil se adquieren ciertas responsabilidades, entre ellas tener
Asambleas periódicas. Los estatutos establecen que la Asamblea es el órgano de gobierno superior
de la asociación y el único que puede tomar decisiones sobre modificaciones a los estatutos, el
reglamento, los asociados, los informes y rendición de cuentas de sus miembros y su disolución,
entre otras competencias exclusivas.
En la práctica se debe realizar una Asamblea por lo menos una vez al año para que la
organización se mantenga vigente, y los asociados se mantengan al tanto de las actividades, del
patrimonio y de los ingresos y gastos que se hayan realizado. Las actas de Asamblea no sólo
resumen los acuerdos y decisiones que se tomaron, sino que también tienen el poder de establecer
acuerdos y normas para los asociados, hayan estado presentes o no en la relativa asamblea.
También son consideradas un mecanismo de rendición de cuentas del órgano de administración, y
una memoria histórica, pues al consultarlas se puede conocer el trabajo de la asociación y la
administración de sus recursos y patrimonio.
Las Asambleas son válidas si reúnen el quórum estatutario (es
decir, el requisito de asistencia mínima de los asociados); los
acuerdos son válidos si se adoptan por la mayoría de votos que
establezcan los estatutos y la Ley; y el acta es oponible y eficaz, si
incluye las firmas del presidente, secretario, escrutador y demás
miembros del presídium, y de todos los asociados asistentes.
En términos generales, solo cuando se modifiquen los estatutos o
la integración del órgano de administración y dirección se deberá
protocolizar ante notario el acta de Asamblea respectiva.
7.- Libros de la asociación: Toda asociación debe tener uno o más libros, asientos,
carpetas o registros, según fuere útil o conveniente (la Ley no dice nada) debidamente
catalogados, que contemplen lo siguiente:
a).- Un registro actualizado en que consten el nombre, domicilio y fecha de
admisión de cada uno de sus asociados, con indicación de los que ejerzan cargos de
administración o representación, registrando a los asociados fundadores, y posteriores
asociados, incluyendo los que se retiran o son excluidos de acuerdo a los estatutos.
b).- Un registro de actas de las asambleas o juntas generales, en el que se
documentarán sus celebraciones, desahogo y acuerdos adoptados.
c).- Un registro de actas de las sesiones de consejo o mesa directiva, en los que
constarán los acuerdos adoptados.
D E S D E E L P U N T O D E V I S TA A D M I N I S T R AT I V O .
El Derecho Administrativo, en términos simples, es aquél que regula las
relaciones de las personas con el Estado, sean éstas propias del Derecho
Público, y en ocasiones de excepción, también relativas al Derecho Privado
cuando una persona celebra contratos con el gobierno entendido como
contraparte, por ejemplo: La celebración de contratos de compraventa, de
prestación de servicios, de suministro, de arrendamiento, entre otros.
Desde el punto de vista público, las Asociaciones Civiles, y demás
personas físicas o morales deben estar al pendiente de cuáles son sus
obligaciones con la administración pública, cuando se actualicen las hipótesis
normativas aplicables, existiendo entre otros los siguientes campos:
CAMPO INMOBILIARIO.- El solo hecho de detentar la propiedad o posesión de un bien inmueble,
genera diversas obligaciones, entre otras:
La regularidad administrativa de los inmuebles: Por lo que hace a las construcciones, que éstas se
hubiesen edificado en cumplimiento de los reglamentos de construcción, que la superficie de lo
construido esté reportada y reconocida por el gobierno, que no se atente contra los lineamientos que
establecen, por ejemplo, el máximo número de niveles, la superficie total que puede construirse, el
número de viviendas, la densidad poblacional, el impacto ambiental, el espacio libre que habrá de
respetarse, los cajones de estacionamientos necesarios, entre otros supuestos.
Igualmente, que exista homogeneidad y concordancia entre los registros y asientos de diversas
dependencias públicas, para identificar a los inmuebles, sus características, ubicación, superficies, usos de
suelos permitidos, normas de protección civil, etc., ya que aunque parezca aberrante, cada dependencia
del gobierno local competente, cuenta con un ángulo distinto para calificar a cada inmueble, y así
tenemos por ejemplo, que el RPPC, SEDUVI, CATASTRO, TESORERIA, SISTEMA DE AGUAS, entre
otras dependencias, tienen identificados a los inmuebles de formas diversas, con características distintas,
y es importantísimo pretender homologar todos sus registros, para evitar problemas futuros.
ASPECTO FISCAL.- Desde luego, deben acercarse a contadores y
abogados fiscalistas, para poder enterar y declarar oportunamente todas las
contribuciones que se causen, bien en el ámbito federal, o bien en el local.
DERECHO LABORAL.- También es importante que los vínculos
jurídicos que tengan con sus empleados, estén debidamente sustentados en
contratos idóneos de Derecho del Trabajo, que incluyan todos los extremos
legales; crear e implementar reglamentos internos de trabajo, que ayuden a
una correcta asignación de labores y funciones; inscribir a los empleados en
el IMSS, para que puedan acceder a las prerrogativas mínimas de salud y
seguridad social; pagar oportunamente las aportaciones de tales prestaciones,
y para todo ello habrá que asesorarse con un abogado laboralista.
DERECHO PROCESAL.- También es importante, acercarse con abogados litigantes, los
cuales también existen especializados por materia, para tener prudencia y cuidado en aquellos
asuntos en los cuales ya exista controversia, de cualquier naturaleza, por la vía judicial o
extrajudicial, para tomar las medidas necesarias, o precautorias si así fuere, así como, para
evitar el origen de nuevas litis.
Como puede observarse, el universo jurídico es muy grande y se sigue expandiendo, razón
por la cual siempre hay que buscar la asesoría idónea del especialista, y siempre acercarse de
primera mano a la información disponible, el internet es hoy la mejor fuente de información y
hay que buscarla y consultarla por motu propio, sin esperar a que ocurran problemas o
dificultades, la mejor forma de prevenirles es a través de la curiosidad y estudio.
Como podrá verse, aunque parezca básico, la mejor recomendación es el orden, custodia,
clasificación y ubicación de todos los documentos, por más inútiles que parezcan.