Establecer Presupuesto Origen
Anuncio
ÁREA GERENCIAL Control Presupuestario Índice Presupuestos .........................................................................................................................7 Presupuestos. Consideraciones Generales .................................................................................7 Ventas de Inmuebles ..............................................................................................................7 Costes y Gastos ................................................................................................................... 13 Otros Ingresos..................................................................................................................... 24 Disposiciones de Hipoteca ..................................................................................................... 26 Asignar Tipologías a Inmuebles.............................................................................................. 30 Hitos de la Promoción ........................................................................................................... 31 Ritmo de Avance de Obra...................................................................................................... 31 Correspondencia Partida Ppto. / Cuentas Contables .................................................................. 33 Establecer Presupuesto Origen............................................................................................... 36 Ejecutados ...........................................................................................................................37 Ventas e Ingresos ................................................................................................................ 37 Costes y Gastos ................................................................................................................... 40 Utilidades.............................................................................................................................42 Copiar un Presupuesto .......................................................................................................... 42 Carga Manual de Ejecutados Iniciales ..................................................................................... 44 Reconstruir Acumulados........................................................................................................ 49 Recodificar Partidas .............................................................................................................. 50 Establecer Fecha Liquidación I.R.P.F. ...................................................................................... 51 Cambiar tipo liquidación IVA.................................................................................................. 51 Importación estudios viabilidad.............................................................................................. 52 Cierre de Partidas ................................................................................................................ 53 Tabla Repartos Base ............................................................................................................. 54 Alta Masiva Partidas Gastos ................................................................................................... 57 Alta Masiva Partidas Ingresos ................................................................................................ 60 Modificación Masiva Partidas Gastos ....................................................................................... 62 Modificación Masiva Partidas Ingresos..................................................................................... 64 Redistribución de Costes ....................................................................................................... 66 Consultas .............................................................................................................................68 Listar Presupuestos .............................................................................................................. 68 Relación de Partidas ............................................................................................................. 70 Seguimiento de Ejecución de Presupuestos.............................................................................. 72 Comparativo Devengo / Flujo de Caja ..................................................................................... 77 Cargos por Partida de Presupuesto ......................................................................................... 79 Seguimiento de Pase a Resultado ........................................................................................... 82 Informe de Devengo y Flujo de Caja....................................................................................... 83 Presupuestario y Tesorería. Cuestiones Previas En la gestión de una promotora merece una especial atención el seguimiento de las distintas promociones en curso, desde el inicio de las mismas hasta su finalización. El estudio comparativo entre los datos presupuestados y la realidad, puede facilitar la toma de decisiones en un momento dado. El módulo Presupuestario y Tesorería es la herramienta de Prinex21 destinada a tal fin. Por lo general, la vida de una promoción va más allá de un ejercicio contable. Dado que este módulo no se apoya en las cuentas de ingresos y gastos de Contabilidad para tomar los datos de ejecución -como más adelante veremos-, se puede decir que no tiene servidumbres contables. Por tanto, el presupuesto y su seguimiento puede abarcar más de un ejercicio. Otro aspecto a tener en cuenta es que no se debe confundir el Control Presupuestario con el Estudio de Viabilidad o Análisis de Inversión que se realiza antes de comenzar una promoción. El presupuesto introducido mediante este módulo se entiende referido a promociones "reales". Una reflexión más que queremos hacer antes de entrar en detalles, es que, si bien esta herramienta está diseñada para el control y seguimiento de promociones, se puede llevar también otro tipo de presupuestos (delegaciones, departamentos, etc.). A tal fin, como el requisito necesario para su funcionamiento es la entidad "Promoción", basta con crear promociones "ficticias" para poder introducir otros presupuestos. Conceptos Generales En un presupuesto se someten a estudio distintos tipos de información. Nos referimos a los datos de previsión y reales. En este epígrafe explicaremos la naturaleza de los datos que se contemplan en el Control Presupuestario, cómo se denominan y cómo entran al sistema. • Presupuesto Origen: Cuando se inicia una promoción, por lo general, se parte de un Estudio Previo que ha determinado su realización. Con este estudio nace un primer presupuesto de carácter vagamente aproximativo. Tal concepto se denomina en Prinex21: Presupuesto Origen. Como podrá comprobar, cuando se incorpora el modelo presupuestario, los importes se introducen directamente en la columna: "Presupuesto Actual". Existe un proceso denominado Establecer Presupuesto Origen, menú Presupuestos, que graba esta información como "Presupuesto Origen". Mientras no se ejecute este proceso la columna Origen estará sin contenido. El sistema permite en los distintos informes de este módulo realizar las oportunas desviaciones sobre ambos conceptos. • Presupuesto Actual: Cuando se inicia una promoción y comienzan las contrataciones se obtienen los primeros presupuestos más cercanos a la realidad. Estos datos se introducirán en Prinex21 una vez aprobado el presupuesto. Es importante aclarar que el concepto Presupuesto Actual refleja la información vigente en cada momento y no queda constancia histórica de las distintas rectificaciones efectuadas en el tiempo. Es por tanto, un dato "vivo" y sujeto a variaciones. En los informes de este módulo, puede aparecer con distintos títulos: Presupuesto Actual o Previsto. 3 Control Presupuestario • Ejecución: Es quizás, el concepto más importante de los mencionados en este epígrafe. Refleja los acontecimientos económicos ocurridos en la realidad. Los informes de seguimiento se apoyan en este dato para realizar las correspondientes desviaciones. Los títulos con los que puede aparecer este concepto en los distintos informes son: Ejecutado, Incurrido o Real. Los datos de ejecución entran en el modelo presupuestado desde distintos módulos. Para mayor información, consulte en este mismo apartado el epígrafe Conexión con Otros Módulos. • Estructura del Control Presupuestario: El Control Presupuestario tiene tres niveles de agrupación de datos que permiten agrupar distintos grupos de gastos o ingresos por su naturaleza. Estos niveles son, en orden ascendente de jerarquía: Partida: Es el de rango inferior. A este nivel se realiza la imputación de los distintos gastos e ingresos. Capítulo: Permite agrupar partidas de la misma naturaleza. Apartado: Es el nivel de rango superior que engloba a los restantes. Esta estructura permite llevar un alto nivel de detalle de gastos e ingresos en el modelo presupuestario. El uso de los tres niveles es de carácter obligatorio. Si su organización no requiere un desglose tan extenso, basta con que defina un único apartado del que dependan todos los capítulos con sus partidas. En todos los procesos en los que se solicita el código de la partida, verá que se hace referencia a los niveles anteriores, de tal forma que se pide: Promoción, Apartado, Capítulo, Partida. También se califican éstas por su naturaleza: Ingresos o Gastos. En lo que se refiere al tema de Ventas de Inmuebles, la estructura de las partidas es generada por el propio sistema, el cual crea dentro del Presupuesto de Ingresos el apartado: 01 - VENTAS, como capítulos, los distintos tipos de inmuebles creados (viviendas, garajes, etc.) y como partida cada uno de los conceptos de cobro (entrada, aplazado, etc.). • El Devengo: Entendemos por este concepto el momento en que se incurre en el gasto (o ingreso), llevado a la realidad. Corresponde al tiempo en que se realiza la recepción de una factura, por ejemplo. Establecida esta premisa, debe tener presente que la introducción de los datos presupuestados se hace considerando como fechas previstas de ejecución las relativas al momento del Devengo. Los importes de las partidas han de figurar sin la parte correspondiente al impuesto. • El Flujo de Caja: Este concepto, como es sabido, viene dado por el calendario de cobros y pagos a realizar en cada momento. El Control Presupuestario realiza de forma automática el cálculo del Flujo de Caja de una promoción. Para ello toma los datos (de devengo) de las partidas definidas en el presupuesto, donde se indica además la forma de pago y los porcentajes de impuesto y retenciones, si proceden. A efectos de presentación, los informes relativos al flujo de caja, por razones obvias, siempre reflejan los importes de las partidas con el impuesto incluido. 4 Conexión con Otros Módulos: El Control Presupuestario, es el módulo que más conexiones tiene con el resto de los que integran Prinex21. Esto es así, dado que una de sus funciones es la recogida de los datos de ejecución y este evento se produce en diversos procesos contenidos en cada uno de ellos. Recuerde que en ningún caso el sistema toma como datos de ejecución el saldo de las cuentas de Ingresos y Gastos de la Contabilidad. • Cartera de Pagos: Cuando se introducen los gastos en el proceso de Recepcionar Facturas, menú Facturas, módulo Cuentas a Pagar del Área Inmobiliaria, el sistema demanda, junto con la cuenta de cargo, la promoción y partida presupuestaria. Es en este punto donde se actualiza la información relativa al devengo de los gastos ejecutados. En cuanto a la actualización del Flujo de Caja, ésta se realiza de forma automática en la fecha del "pago cierto", es decir en el momento del pago de la factura si ésta es en efectivo o en el momento del pago del efecto, si se liquidó mediante un vencimiento aplazado. • Cartera de Cobros: La entrada principal de ingresos de un promoción proviene de las ventas del producto (Gestión Comercial). No obstante puede ser necesario reflejar ingresos provenientes de otros conceptos, tales como reformas u otros servicios. En el proceso Emitir Facturas, menú Facturas, módulo Cuentas a Cobrar del Área Inmobiliaria, tiene la posibilidad de imputar ingresos a partidas presupuestarias por los mencionados conceptos. El proceso de Actualización Periódica, menú Utilidades, se encarga por otra parte, de la actualización del Flujo de Caja registrando el cobro de los efectos aplazados y vencidos. • Administración Comercial: La conexión del Control Presupuestario con este módulo pasa desapercibida para el usuario en lo que se refiere a la parte de Venta de Inmuebles. En los procesos de contabilización (de reservas, ventas, entregas de llaves, etc), el sistema actualiza de forma automática las partidas relativas a este apartado. Hay, no obstante, una vinculación más explícita en lo referido al préstamo hipotecario. Dentro del Control Presupuestario, como veremos, existe la posibilidad de presupuestar el calendario de entregas de hipoteca. El punto donde se recogen los datos de "Ejecución", de estas entregas es el de Recepcionar Hipotecas, submenú Hipotecas, menú Administración, Administración Comercial. • Contabilidad: Dentro del módulo contable, tenemos la opción de imputar movimientos a partidas presupuestarias. No obstante, es muy importante aclarar que esta imputación SÓLO actualiza la información relativa al devengo y NO al flujo de caja. De lo dicho, se deduce que hay que ser cautos en el empleo de esta utilidad. Su uso, fundamentalmente, viene dado para la imputación de determinados gastos que no producen un movimiento económico como es el caso de las amortizaciones, siempre y cuando la contabilización de éstas se haga manualmente. Si por el contrario opta por realizar el cálculo de las amortizaciones de forma automática, el sistema realizará a la vez la actualización del presupuesto. Para más detalles sobre este punto consulte el apartado Inmovilizado del capítulo dedicado a Contabilidad. 5 Control Presupuestario Otra relación que une a ambos módulos es la del control de Existencias. Las utilidades que permiten realizar el cálculo y control de las mismas, se encuentran ubicadas en Contabilidad, si bien la información relativa a los costes se obtiene de las imputaciones realizadas a las distintas partidas presupuestarias. Consulte el apartado Existencias en el capitulo dedicado a la Contabilidad para obtener más detalles. 6 Presupuestos Presupuestos. Consideraciones Generales Para comenzar a trabajar con este módulo, el primer paso es la elaboración del presupuesto de la promoción. Es importante señalar que, para realizar la imputación de datos de Ejecución a partidas presupuestarias desde los distintos módulos de Prinex21, no es imprescindible que existan importes presupuestados. Basta con que se encuentren definidas las mencionadas partidas del presupuesto. Lógicamente, según lo expuesto, los informes de desviaciones entre los datos previstos y reales no serán significativos hasta que no se lleve a cabo la asignación de importes presupuestados. En el menú Presupuestos se agrupan todos los procesos que permiten la realización de los mismos. Ventas de Inmuebles El presupuesto de Ventas de Inmuebles (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) se elabora de forma independiente a la Administración Comercial. Por este motivo, no es necesario que en dicho módulo se encuentren abiertos los inmuebles ni definidos los precios. Para definir el modelo presupuestario de ventas, lo primero que hay que hacer es indicar el tipo de producto que se va a gestionar en la promoción (viviendas, locales, garajes, etc). La primera pantalla del proceso muestra los tipos de inmuebles ya definidos y presupuestados. Una vez elegido el inmueble, la pantalla nos muestra: TOTALES Tipo de Inmueble 7 Control Presupuestario Clase Tipología Existencias Inmuebles Presupuestados: Actual y Origen Totales Presupuesto: Actual y Origen Añadir, Modificar o Suprimir las líneas Mes, Año, Inmuebles Actuales e Inmuebles Origen. Condiciones Desde esta pantalla podemos acceder a las CONDICIONES DE VENTA Las opciones principales que encontramos son: Tipo Inmueble: La primera parte de este ítem define el tipo de inmueble a presupuestar. El código tecleado debe existir en la tabla de Tipos de Inmuebles. Esta tabla es la misma en la que se apoya la Administración Comercial en la definición de Datos de Proyecto, Trabajar con Promociones, menú Promociones. Clase: Permite especificar distintos tipos de un mismo producto. Por ejemplo, en viviendas podemos diferenciar las de dos o de tres dormitorios, o de tipo 'A' y tipo 'B'. Este dato sólo es necesario si queremos definir distintos precios para cada tipo. Inmuebles Existentes: Por unidades: Se indicará el número total de inmuebles existentes para el tipo definido. Por Importes Globales: Para ello de indicar en este ítem, "Inmuebles Existentes". De esta forma el programa entenderá que se presupuestará por importes y no por unidades, pudiendo establecer el presupuesto de ventas por importes para cada periodo. Este proceso es igual al ejecutado desde la ventana de inicio del Presupuesto de Ventas con el botón: "Ppto Global": Los Tipos de inmuebles aparecen con la marca ##. Precio Unitario de Venta, Entrada, Aplazado, Hipoteca: En estos ítems se introduce el precio individual de cada inmueble, sus condiciones de cobro y el tipo de impuesto. 8 Entrega de Llaves. Este ítem está protegido. Para realizar cambios en la fecha de entrega de llaves, deberá hacerlo bien desde la opción Hitos de la Promoción, del mismo punto de menú, bien desde Datos Básicos en Trabajar con Promociones / Inmuebles / Administración Comercial / Área Inmobiliaria. NOTA: Si cambia la fecha de entrega de llaves desde cualquiera de las dos rutas especificadas, la consecuencia inmediata es que se va a producir la actualización del presupuesto de Flujo de Caja relacionado en dicho Presupuesto de Ventas. Cantidades Aplazadas Posteriores a Entrega de Llaves, incluyen I.V.A.: No lo marque si se entiende como cobrado el impuesto a la entrega de llaves. Nótese que decimos 'cobrado', puesto que el devengo, claro está, es obligado a la entrega del bien. Exceso Aplazado Sumar en...: Permite especificar dónde se ha de colocar el excedente de los importes aplazados cuando estos sobrepasen la fecha tope de aplazamiento (en la práctica suele coincidir con la entrega de llaves). El sistema habilita este automatismo, teniendo en cuenta que, según se presupuesten las ventas en el tiempo, éstas se irán aproximando a la referida fecha tope. Finalmente, debe definir las Condiciones del Aplazado indicando al sistema el Número de Pagos, su Importe (o Total y él calculará el importe individual), su Periodicidad y en la entrada A Meses, el primer vencimiento desde la fecha de firma del contrato. Añadir: La primera permite crear el tipo de inmueble a presupuestar y definir sus condiciones de cobro. Modificar: La segunda modifica las condiciones existentes para un tipo ya definido. NOTA: Cuando se modifican las condiciones de cobro de un tipo ya definido, en lo que afecta al préstamo hipotecario, el sistema envía el siguiente mensaje: "Línea de Reconstrucción Real. Si modifica, perderá los datos reales. ¿Conforme?: Si/No". Este mensaje sólo debe contestarlo afirmativamente si ha definido el presupuesto de Disposiciones de Hipoteca y desea que el sistema lo reajuste de forma automática. Al entrar en Ventas de Inmuebles, Cuando no hay ningún tipo de inmueble veremos este icono Genera Cond. Y cuando tenemos tipos de inmuebles vemos Actualiza Condición. 9 Control Presupuestario El sistema nos muestra la opción "Genera Cond" si el presupuesto de ventas está en blanco, si el presupuesto no está en blanco en lugar de esta opción tenemos actualizar el presupuesto, y nos mostrará el siguiente mensaje: Al pulsar "Actualiza Cond", para Genera Cond. nos muestra el siguiente mensaje: Al decir SI nos muestra las siguentes opciones: Totales Generales Arrastra las condiciones que tengamos en Administración Comercial, realizando un cálculo medio de todos los inmuebles dados de alta en Administración Comercial. 10 Totales por Tipo Arrastra los Inmuebles que tengamos en Administración Comercial y calcula una media de las condiciones de pago. Precios Unitarios por tipo Arrastra los Inmuebles que tengan existencias de Administración Comercial y calcula una media de las condiciones de pago. Precios Unitarios por Tipología Arrastra las Tipologías Técnicas con existencias que hemos dado de alta en Administración Comercial. Trabajar 11 Control Presupuestario Esta opción permite colocar en el tiempo las ventas a presupuestar para cada tipo de los definidos. Los únicos datos a imputar son, la fecha y el número de inmuebles que se presupuesta vender en cada periodo. Al igual que en el proceso Costes y Gastos, dispone de una opción para realizar la periodificación realizada y otra para Ver el Cálculos sobre Flujo de Caja de la partida. Ent. Llaves que permite indicar el/los Otra opción disponible en este apartado es la de momentos estimados para la realización de las entregas de inmuebles. Este dato es empleado por el sistema como apoyo al cálculo de la fórmula SALE. Condiciones, Desde esta pantalla podemos acceder a las CONDICIONES DE VENTA que hemos explicado anteriormente. 12 Sobre Real Esta opción permite ajustar el presupuesto a los datos realmente ejecutados, al igual que su homónima en Costes y Gastos. Costes y Gastos El proceso Costes y Gastos (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite definir las partidas presupuestarias de gastos en términos generales, así como asignar los importes previstos para tales conceptos. Cuando se ejecuta el proceso por primera vez en una promoción, el sistema solicita, al entrar en el mismo, una serie de fechas correspondientes a determinados 'hitos' que por su importancia en la vida de la promoción necesitan ser localizados en el tiempo por el sistema. Estas son: Fecha de Inicio de Promoción: Se entiende como el momento en que se comienzan a repercutir gastos en las mismas. Fecha de Comienzo y Fin de Obra. Fecha de Entrega de Llaves. Fecha de Devolución de Retenciones: Día en el que el sistema colocará la previsión del pago de las retenciones en garantía efectuadas a proveedores. Si tiene que modificar las fechas de estos eventos con posterioridad, debe ejecutar la opción Hitos de la Promoción, menú Presupuestos. 13 Control Presupuestario Seguidamente aparece una lista con las partidas ya generadas. Las opciones principales de esta pantalla son: Añadir / Trabajar Estas opciones permiten definir las partidas que componen el modelo presupuestario. Para ver los detalles de este proceso, consulte el siguiente epígrafe titulado Definición de Partidas. Resumen Presenta un resumen del presupuesto con sus apartados y capítulos, omitiendo el nivel de partida. Cuentas Permite asignar cuentas contables a partidas presupuestarias. Sobre Real Esta utilidad permite actualizar el Presupuesto Actual con base en la realidad, es decir en los datos del Ejecutado. Esto es especialmente práctico cuando se van produciendo desviaciones importantes sobre la previsión realizada por retrasos en las fechas de ejecución u otros motivos. Cuando se activa esta opción el sistema solicita la fecha (mes/año) hasta que han de considerarse los ejecutados. Seguidamente presenta una pantalla con el nuevo presupuesto. La reconstrucción se realiza sobre todas las partidas del presupuesto. El sistema le permite realizar los ajustes oportunos después de efectuado el cálculo. 14 Las líneas marcadas con 'R' son las afectadas por la revisión. A la vista del resultado puede efectuar las oportunas modificaciones. Por ejemplo, introducir la diferencia producida en el cálculo de los periodos afectados en meses posteriores o modificar el importe total presupuestado de la partida. Presupuesto Permite transformar la unidad monetaria original con la que se definió el presupuesto; y, en el caso de "pesetas", establecer la fracción que se va a emplear: pesetas o miles. Definición de Partidas: Para definir las partidas del presupuesto debe ejecutar el proceso Costes y Gastos y en su pantalla principal activar la opción de Añadir o Trabajar. Añadir: Permite crear nuevas partidas: el sistema solicita apartado, capítulo y partida. Trabajar: Permite modificar las partidas existentes. Presupuestos por Apartados y Capítulos Presupuestarios Se permitirá Presupuestar por Capítulos y Apartados Presupuestarios. El sistema permitirá establecer la información correspondiente al presupuesto o bien a nivel de apartado, o bien a nivel de capítulo o bien a nivel de partida. La asignación de un presupuesto a un determinado nivel (apartado, capítulo o partida) impedirá la asignación de presupuestos a sus niveles dependientes (inferiores o superiores). Dicha imposibilidad se indicará con el siguiente mensaje: Trabajar: Permite modificar las partidas existentes. Activando la opción "Datos Generales" se accede a los datos: 15 Control Presupuestario Tipo de Partida: Este ítem permite calificar la partida como de Costes (afecta al valor total de existencias) o como Gastos Generales o de Estructuras. El sistema proporciona determinados informes en base a esta calificación. Cerrada: En blanco indica que la partida esta abierta y por tanto sujeta a variaciones. Si se marca como Cerrada, se indica tal circunstancia en los informes de ejecución, para así reflejar las desviaciones como definitivas. El cierre de una partida no impide que ésta siga recibiendo costes. Código de Agrupación: Mediante este ítem, el sistema permite relacionar distintas partidas de gastos con el fin de determinar si deben distribuirse en el Cálculo de Existencias por Inmueble. En el mantenimiento de los Códigos de Agrupación se define la naturaleza de los mismos (existencias o gastos generales). Código de Coeficientes: El sistema permite definir más de un coeficiente de reparto para el Cálculo de Existencias, por lo cual se puede realizar el mismo, siguiendo distintos criterios de imputación. Por defecto viene predefinido en la tabla de códigos el de División Horizontal. NOTA: Si deja en blanco los ítems código de Agrupación y de Coeficiente, el sistema asume que las partidas así definidas no se procesan en el Cálculo de Existencias por Inmueble. Para conocer más detalles del uso de estos códigos le recomendamos que consulte el apartado de Existencias en el capítulo dedicado a Contabilidad. Fórmula: Permite calcular el importe presupuestado con base en el presupuesto establecido en otras partidas. Las fórmulas disponibles son: 16 PSPA: Calcula el importe mediante la aplicación de un porcentaje sobre un sumatorio de partidas. SALE: Mediante una fórmula establecida, efectúa un cálculo para obtener el valor aproximado de la salida de existencias. El importe obtenido se expresa en signo negativo. AUME: Ésta fórmula permite calcular el importe de una partida del apartado de OTROS INGRESOS obteniendo el importe del sumatorio de un grupo de partidas del apartado de GASTOS; asimilando el mismo ritmo de periodificación que las partidas seleccionadas. CONTROL PRESUPUESTARIO / PRESUPUESTOS / COSTES Y GASTOS / Seleccionamos una Partida y pulsamos Trabajar, Ponemos una Fórmula y pulsamos Hecho y nos sale el cuadro para sumas de partidas. 17 Control Presupuestario Se establece la posibilidad de relacionar una partida presupuestaria como dependiente de una o varias partidas de gasto o ingresos. Entre las partidas de ingresos, se incluye la partida correspondiente a las ventas de inmuebles (1.0.0). Existirá la posibilidad de indicar el desplazamiento en meses de la periodificación de la partida dependiente respecto a la partida base. Esto confeccionará automáticamente la periodificación según desplazamientos, de la partida dependiente. El Presupuesto de esa Partida es la suma de otras Partidas. Sujeta a Flujo de Caja: Permite determinar si el sistema debe o no calcular el flujo de caja a efectos presupuestarios. Presupuesto Actual: Importe total de la partida sin incluir impuestos. Pago a meses, Porcentaje Impuesto e IRPF: Mediante estos ítems se determina la forma de pago de la partida para que el sistema calcule el flujo de caja. 18 "Periodificación" Una vez cumplimentados los datos de la partida, debe periodificarse en el tiempo el gasto introducido, para lo cual emplearemos las opciones: Añadir, Modificar, Suprimir. Recuerde que la periodificación es referida al devengo y no al flujo de caja de la partida. Los datos solicitados son: Mes/Año: Relativo a fecha de devengo. Secuencia: Este ítem permite introducir más de un detalle en una misma fecha. Por ejemplo, si se tiene que presupuestar el devengo de una partida sujeta en parte a impuesto y/o retenciones y en otra parte exenta, se introducirán en el mismo periodo dos líneas con secuencia: 1 y 2. Pago a: Por defecto asume el valor indicado en 'Datos de Partida'. Si se deja en blanco y se indica '+' en la entrada siguiente, al validar la línea se abre una ventana para introducir el detalle de la forma de pago, por si ésta comprende más de un vencimiento aplazado (expresado en número de meses). Si en la forma de pago presupuestada es anticipada (anterior al devengo) debe expresar el número de meses en negativo (-). Porcentaje Impuesto e IRPF: Por defecto también se asumen los valores indicados en 'Datos de Partidas'. Porcentaje s/Total o Presupuesto Actual: el sistema permite expresar la cantidad a devengar en porcentaje sobre el total presupuestado o en pesetas. La posibilidad de imputación porcentual es especialmente útil en partidas que se devengan con un ritmo regular predefinido como suele ocurrir con las certificaciones de obra, por ejemplo. 19 Control Presupuestario En el menú de opciones dispone de algunas utilidades que facilitan las modificaciones de datos introducidos en la periodificación de la partida, tales como: e Permite cambiar de forma masiva los tipos de impuesto y retención en el caso de que haya cambios en los mismos. Mediante esta utilidad presupuestadas. se pueden hacer variaciones múltiples sobre las cantidades El sistema solicita fecha de inicio y fin y el intervalo de tiempo a tratar. Se solicita también la 'Operación' a efectuar. Esta puede ser suma o resta de una cantidad o porcentaje. En el ítem 'Importe' se coloca el dato objeto del cálculo, esto es, las pesetas o el tipo a aplicar. Existen dos opciones más de carácter general: Permite ver el movimiento económico de la partida. Como se puede apreciar el sistema presenta la relación de pagos a efectuar en los plazos indicados. La primera fecha expresa la del pago, mientras que la columna Origen presenta el momento del devengo. Además del importe de pago, también aparece la liquidación del impuesto en la fecha que proceda (Mensual o Trimestral) según el valor introducido en la ficha de datos de la Sociedad (menú Maestros, módulo Base). Esta opción permite recalcular el presupuesto en base a los datos ejecutados en realidad para la partida en curso. La operativa del proceso es idéntica a la explicada en la opción del mismo nombre explicada en el anterior epígrafe. 20 CONFIGURAR AJUSTES El establecimiento comentado en el punto anterior mediante el cual se establece un criterio de ajustes para la reconstrucción sobre real, se podrá establecer tanto por apartado y capítulo presupuestario, así como por partida de forma individualizada. La configuración que se añada a un nivel, supondrá la herencia de dicho comportamiento hacia todos los niveles inferiores. El sistema solicitará confirmación para esta acción: En el caso en que se indique que no, las partidas dependientes del nivel modificado conservarán su configuración sobre real especifica que se hubiera cumplimentado 21 Control Presupuestario Al igual que a nivel general, se podrá indicar si la reconstrucción sobre real se debe hacer por totales, modificando la periodificación, o de forma proporcional en base a las cantidades y la periodificación restante, o indicar si sobre ésta partida no se deben aplicar los ajustes establecidos en la configuración general. 22 PROCESO DE RECONSTRUCCIÓN SOBRE REAL Al efectuar la reconstrucción sobre real, el sistema presentará varias opciones: Si debe efectuar los ajustes automáticos exclusivamente para aquellas partidas presupuestarias según su configuración propia (Aplicar Ajustes Automáticos). Si no debe efectuar ajustes automáticos (el usuario realizará manualmente el ajuste de todas las diferencias). Si se efectúa una reconstrucción sobre real aplicando ajustes automáticos, sobre las partidas que tengan configuración propia, a la hora de mostrar las partidas, éstas aparecerán con la marca de ajustada (“*”) para permitir confirmar el proceso de las reconstruidas y ajustadas automáticamente. 23 Control Presupuestario Otros Ingresos Mediante la opción Otros Ingresos (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería), puede definir partidas dentro del modelo presupuestario que provengan de ingresos ajenos a la Venta de Inmuebles, como pueden ser ingresos por penalizaciones de rescisión de contratos, intereses financieros, etc. La mecánica de este proceso, en cuanto a la creación de partidas, periodificación y las restantes utilidades, es la misma que la explicada en la confección del presupuesto de Costes y Gastos. Podrá calificar las partidas de Otros Ingresos como 'c' 'g' 't' (coste, gasto, estructura) para que en los informes de seguimiento se puedan emplear como filtros. Tipo de Partida -> Por defecto saldrá Sin Calificar, como en Presupuesto de Gastos Trabajar con ... 24 Datos Generales: Periodificación: 25 Control Presupuestario Disposiciones de Hipoteca La opción Disposiciones de Hipoteca (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite registrar, a efectos del Presupuesto, los momentos y cantidades correspondientes al préstamo hipotecario, que hace entrega la entidad bancaria concesora. Este presupuesto es el único que no se realiza a efectos de devengo (estos vienen dados en las ventas de inmuebles), sino de cantidades cobradas (flujo de caja). En la pantalla de entrada al proceso, se muestra la relación de entregas ya presupuestadas. Las opciones disponibles son: Añadir, Modificar, Suprimir: Estas opciones permiten crear, de forma manual, la relación de disposiciones indicando: fecha de la recepción y pesetas o porcentaje sobre el total. Condiciones: Este método permite calcular el calendario de entregas de forma automática según las condiciones previstas para la recepción del préstamo. - El Total Hipotecas Presupuestadas: Corresponde a la suma de todas las hipotecas indicadas en el presupuesto de Ventas de Inmuebles. Permite la posibilidad de variar el total de las hipotecas y su posterior recálculo. Recuerde que el sistema permite recalcular de forma automática las disposiciones del préstamo cuando detecta que se han modificado hipotecas en el mencionado presupuesto. - Disposición Inicial, s/Avance de Obra, Final de Obra, Entrega de Llaves: Introduzca en pesetas o porcentajes las cantidades de préstamo dispuestas en cada momento de los especificados. 26 - Meses Demora: Nº de meses transcurridos entre la notificación de la entrega y la recepción real de la misma. - Retención por Venta: Márquelo si la entidad bancaria realizara algún tipo de retención hasta producirse las oportunas subrogaciones. - Se podrá vincular el Presupuesto de Disposiciones Hipotecarias del Módulo de Control Presupuestario, en función de la periodificación de una Partida Presupuestaria. Al pinchar en Condiciones se podrá indicar qué partida presupuestaria de la promoción posicionada compondrá la periodificación del presupuesto de disposiciones hipotecarias. 27 Control Presupuestario Sobre Real Se permitirá reconstruir sobre real las disposiciones de préstamos hipotecarios. Recepción de Entregas (Administración Comercial) El proceso explicado en este epígrafe se encuentra ubicado dentro del módulo de Administración Comercial. No obstante por su vinculación con el tema de disposiciones de hipoteca, lo tratamos en este apartado. Para registrar las entregas correspondientes al préstamo, lo primero que hay que hacer es definir la entidad concesora del mismo. Esto se hace mediante la opción de Datos de Hipoteca, en Trabajar con Promociones, menú Inmuebles del Área Administración Comercial. En esta pantalla se cumplimentan los datos principales de la concesión, importe concedido, datos del otorgamiento de la escritura de constitución, plazos de amortización y demás condiciones. Los datos de esta ficha son de carácter informativo, a excepción del relativo al Importe Total Concedido que, como veremos, aparece en el proceso de recepción. Una vez definida la entidad, para hacer el registro de entregas, ejecute el proceso Recepcionar Hipoteca, submenú Datos de Hipotecas, menú Administración de Gestión Comercial. A la entrada al proceso, se selecciona la entidad que proceda de la lista presentada. 28 Al activar la opción Añadir, se solicitan los datos de la entrega (Importe, Fecha y Código de Banco). A continuación el sistema genera el oportuno asiento contable y actualiza la información de Flujo de Caja de la partida correspondiente a Disposiciones de Hipoteca. 29 Control Presupuestario Asignar Tipologías a Inmuebles Como hemos visto en el epígrafe de Ventas de Inmuebles, el sistema permite definir distintas "clases" dentro del tipo de producto que se distinguen por su diferente precio. Si opta por tener está diferenciación deberá de indicar al sistema a qué Inmuebles de los abiertos en Administración Comercial corresponde cada una de las "Clases" especificadas en el presupuesto. Esto es así, porque de otro modo el sistema no sería capaz de presentar correctamente las desviaciones entre los datos "Presupuestados" y realmente "Ejecutados" al no saber con quien compararlos. El proceso Asignación de Tipologías a Inmuebles (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) permitirá relacionar los inmuebles con las "Clases" definidas a nivel presupuestario. Al entrar en el proceso, el sistema muestra la relación de inmuebles abiertos en Administración Comercial. La asignación se puede efectuar individualmente o, como en otros procesos de ese módulo, mediante criterios de selección referidos a los códigos de inmuebles a tratar Despliega el menú de selección de tipologías declaradas en el sistema. 30 Hitos de la Promoción Hitos de la Promoción (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite indicar al sistema las fechas de los acontecimientos más relevantes de una promoción desde sus inicios. El sistema utiliza esta información como referencia en distintos tratamientos de este módulo. Fecha de Inicio de Promoción: Comienzo de repercusión de gastos u otros movimientos. Fecha de Comienzo y Fin de Obra. Fecha de Entrega de Llaves. Si realiza algún cambio en la fecha de entrega de llaves, se producirá la actualización del presupuesto de Flujo de Caja relacionado en el Presupuesto de Ventas. Fecha de Devolución de Retenciones: Día en el que el sistema colocará la previsión del pago de las retenciones en garantía efectuadas a proveedores. Cuando se entra por primera vez en algún proceso de presupuestación (Costes y Gastos, Ventas, Otros Ingresos, Disposiciones), también se solicita esta información. Ritmo de Avance de Obra El proceso Ritmo de Avance de Obra (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería) está estrechamente relacionado con las Disposiciones de Hipoteca, dado que permite detallar en el tiempo los cobros a realizar del total especificado en este concepto, al presupuestar la mencionada disposición. En este formato se define el calendario de entregas asociado al avance de obra, definiendo la fecha y el porcentaje de recepción. Dada la vinculación de estas entregas con la ejecución de obra, el sistema permite (de forma opcional) relacionar esta planificación con una partida de costes/gastos. Para ello, active la opción 'Partida de Obra' y asigne la que proceda. 31 Control Presupuestario Al finalizar la introducción, aparece una pantalla solicitando: Recalcular Partida de Obra: Si lo marca, la partida definida por este concepto asume los porcentajes de ejecución aquí indicados. Recalcular Presupuesto de Entregas Hipotecas: Márquelo para que el sistema incorpore el detalle de avance de obra al calendario general de entregas. Si seguidamente entra al punto Disposiciones de Hipoteca, comprobará que aparecen las disposiciones realizadas por este concepto. Resto (Porcentaje Restante) Al Añadir uno nuevo y posicionarnos en el ítem Porcentaje de Ejecución, Calcula de manera automática el Porcentaje Restante para cumplimentar el 100%. 32 Correspondencia Partida Ppto. / Cuentas Contables Cuando se realiza la recepción de una factura de proveedores, el sistema solicita cuenta de cargo (para el asiento contable) y partida presupuestaria (para la actualización del "Ejecutado" del Control Presupuestario). Para evitar el tecleo de ambos datos, el sistema aporta esta utilidad consistente en asociar cuentas contables con partidas presupuestarias. Este proceso es: Tabla de Cuentas/Partidas Presupuestarias. También encontrará el mismo en el menú Maestros del módulo Contabilidad, Área Administración Comercial. 33 Control Presupuestario Al entrar en esta opción se solicitan los habituales criterios de selección para acceder a la tabla de relación. Seguidamente se presenta la pantalla de correspondencia de cuentas-partida. Mediante las opciones Añadir y contable que le corresponde. Modificar se asigna a cada promoción y partida la cuenta El sistema permite que a cada partida le corresponda una o más cuentas de cargo y viceversa. Si se introduce como código de promoción '999' el sistema asume que esta tabla de relación es válida para todas las promociones que no tengan una específica. En tal caso, puede definir, también, máscaras de promoción en los dígitos de las subcuentas. Este proceso dispone de la utilidad Copiar mediante la cual, el sistema duplica la relación cuentaspartidas de una promoción a otra. Esta opción permite sustituir los dígitos de promoción de las cuentas contables por la promoción de destino de la copia. Si se define la tabla de cuentas/partidas, cuando se recepciona una factura, puede optar por teclear uno u otro dato. Imprimir: Imprime por pantalla, impresora o a hoja de cálculo la tabla de partidas/cuentas. CORRESPONDENCIA CUENTAS CONTABLES VS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS Se añade en la tabla de correspondencias de Contabilidad vs. Presupuestario (Módulo de Contabilidad, Maestros, Tabla de Cuentas / Partidas Presupuestarias), una opción que permita indicar el concepto tesorero a utilizar en función de la relación existente entre una cuenta contable y una partida presupuestaria. Dicha relación se utilizará en la recepción de facturas. 34 CORRESPONDENCIA CUENTA PARTIDA MASIVA A través del módulo de Control Presupuestario, Presupuestos, H – Correspondencias Partidas Presupuestos / Cuentas Contables, se podrá dar de alta una relación cuenta contable vs partida presupuestaria masivamente en varias promociones. Duplicado Masivo. El sistema solicitará las Al dar de alta un registro se activará la opción de promociones para las cuales se debe generar dicha relación cuenta / partida. 35 Control Presupuestario Establecer Presupuesto Origen Como se explicó en el capítulo preliminar de este módulo, es posible llevar, junto con el presupuesto vigente, otra versión presupuestaria de carácter histórico equiparable a lo que sería el presupuesto original. Mediante el proceso Establecer Presupuesto Origen (Menú Presupuestos / Módulo Presupuestario y Tesorería), el sistema copia los datos del Actual al que denominamos Origen. Este proceso se puede repetir cuantas veces se desee, bien entendido que sólo se mantienen estas dos columnas presupuestarias y NO los distintos cambios que se puedan realizar en diferentes momentos en el tiempo. 36 Ejecutados Ventas e Ingresos Como se explicó de forma detallada en las Cuestiones Previas de este capítulo, la entrada de los datos de ejecución se produce desde los distintos módulos de Prinex21. No obstante, las imputaciones efectuadas a las distintas partidas del presupuesto, pueden ser modificadas con posterioridad. En este apartado explicaremos las utilidades que le permitirán efectuar estas variaciones. El proceso Ventas e Ingresos (Menú Ejecutados / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite variar la imputación de ejecutados realizada desde este área. En la entrada al proceso puede hacer la selección bien por partida, bien por factura. Selección por Factura El sistema solicita la sociedad y número de la misma o el código del proveedor, en cuyo caso aparece la relación de facturas asociadas para efectuar la oportuna redistribución. La mecánica operativa del proceso es idéntica a la que se explica en Costes y Gastos de este mismo punto de menú. Existe una limitación en cuanto al uso de este proceso: sólo pueden redistribuirse ingresos que no vengan de operaciones de ventas de Gestión de Ventas, dado que éstas son controladas por el sistema de forma automática. 37 Control Presupuestario Selección por Partida Si el acceso se realiza por una partida en concreto, al seleccionar la promoción el sistema presentará todas las fras que han entrado sin partida y por tanto están pendientes de distribuir. El proceso también permite la búsqueda de factura por fechas desde/hasta, así como las que figuren en vista 1, 2 ó C. 38 Detalles: Permite consultar la factura seleccionada. Modificar: Permite cambiar el código de una partida por el de otra de la factura seleccionada. 39 Control Presupuestario Costes y Gastos Costes y Gastos (Menú Ejecutados / Módulo Presupuestario y Tesorería) es el proceso que permite variar imputaciones de ejecutados realizadas en el apartado de gastos. En la primera pantalla del proceso se selecciona, bien Por Partida presupuestaria, bien Por Factura de proveedor, los datos de ejecución que se van a modificar. Selección por Factura: Si se realiza la Selección por Factura, el sistema solicita la sociedad y número de la misma o el código del proveedor, en cuyo caso aparece la relación de facturas asociadas para efectuar la oportuna redistribución. 40 Selección por Partida: Si el acceso se realiza por una Partida en concreto, al seleccionar la promoción el sistema presentará todas las facturas que han entrado sin partida y por tanto están pendientes de distribuir. Una vez seleccionada la partida, activando la opción una partida por el de otra. Modificar, puede cambiar el código de Si por el contrario desea repartir un cargo en distintas partidas o cambiar la promoción, seleccione la/s que proceda y seguidamente active la opción Siguiente. En tal caso el sistema solicita el correspondiente detalle de partidas: Promoción, Partida, Importe o Porcentaje sobre el total. NOTA: el proceso Modificación de Facturas, menú Facturas de Cuentas a Cobrar, también le permite realizar cambios en la distribución de partidas presupuestarias. 41 Control Presupuestario Utilidades Copiar un Presupuesto En este apartado estudiaremos algunas de las utilidades más empleadas en este módulo para facilitar la introducción y mantenimiento de los modelos presupuestarios. Los modelos presupuestarios son, por lo general, similares de unas promociones a otras. Mediante la opción Copia de Presupuestos (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería) puede duplicar presupuestos para nuevas promociones. Los datos solicitados para esta pantalla son: Copiar Presupuesto: Promoción y Apartados Origen. Tipo partidas: Se copiarán las partidas de Ingresos, Gastos o ambos en caso de dejarse en blanco. Promoción y Apartados Destino: la promoción de destino de copia debe tener los datos básicos creados en el presupuesto, es decir, las fechas de hitos de la promoción. Tipo de Presupuesto a Copiar: Actual, Origen o sólo Partidas. Sustituir Datos Existentes: Márquelo para eliminar todas las partidas que haya en el modelo de destino. En caso de no marcarlo, el sistema respetará todas las partidas que encuentre, copiando sólo las que no existan. 42 Factor multiplicador: Este dato sólo es necesario en caso de que se copien los importes del Presupuesto Origen o Actual. En tal supuesto el proceso permite que los importes copiados sean los mismos (1) o solo una parte de ellos (0,50). Respetar Presupuesto Origen Respetar Presupuesto Actual: A través del proceso de Copia de 1Presupuesto se podrá Copiar la Estructura de Partidas Presupuestarias con sus correspondientes configuraciones para la Reconstrucción Sobre Real, sin que esto altere el Presupuesto Actual. Sustituir Relación Cuentas/Partidas Al marcar este punto, el proceso sustituirá la relación Cuentas/Partidas del punto de Menú Presupuestos. Correspondencia Partidas Presupuesto/Cuentas Contables del Menú Destino por las del Menú Origen. NOTA: En caso de llevarse a cabo el proceso con la copia de importes del Presupuesto Origen o Actual, el sistema crea las fechas de periodificación con base a las introducidas como hitos para la promoción de destino. Desplazar Presupuesto: Puede desplazar n meses el presupuesto de la Promoción en la que esté posicionado a partir de la fecha que indique al proceso, además de aplicar dicho desplazamiento a diferentes partidas (gastos, ventas, etc.). 43 Control Presupuestario Carga Manual de Ejecutados Iniciales Cuando se inicia la gestión con Prinex21, lo más habitual es que se incorporen al sistema promociones ya en curso, en las cuales se han producido gastos e ingresos anteriores al momento de su introducción. El proceso Carga Manual de Ejecutados Iniciales (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería), permite regularizar la situación de estas promociones al inicio de la gestión presupuestaria. Se da por entendido que la información que se refleja en este punto, se encuentra ya en contabilidad. Gracias a esta utilidad y debido al diseño de Prinex21, el usuario puede definir los modelos presupuestarios de cada promoción en el momento que desee y no necesariamente al inicio de la gestión junto con el resto de módulos. La primera pantalla del proceso, presenta una lista de opciones con todos los apartados que se pueden tratar: Gastos, Ventas, Entregas de Hipotecas y Otros Ingresos. Seguidamente y según la opción seleccionada se muestra la relación de partidas que componen el presupuesto. 44 / En la introducción de Gastos y Otros Ingresos, debe activar la opción Trabajar El sistema solicitará (para la partida seleccionada) el importe ejecutado y pagado (o cobrado) y la fecha a la que se refiere. 45 Control Presupuestario En el apartado Ventas se definen para cada inmueble, los devengos y cobros que se han producido. En cuanto al capítulo Entrega de Hipotecas, se indica, igualmente, la fecha y el importe total de la recepción. 46 Se incorpora la posibilidad de introducir un concepto en la carga inicial de ejecutados, el cual se refleje en el Informe de Cargos por Partida (dicha modificación afecta a Gastos, Ventas, Entregas de Hipotecas y Otros Ingresos). Al seleccionar una opción y al pulsar Trabajar podremos cumplimentar dicha información. 47 Control Presupuestario 48 Reconstruir Acumulados La utilidad Reconstruir Acumulados (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería) reconstruye los totales de niveles superiores (capítulos y apartados), ante la posibilidad de detección de errores y descuadres ocasionados por causas fortuitas. El sistema filtra por Promoción, Delegación, Sociedad, Sector y Unidad de Negocio y el Tipo de Partida (Gastos, Ingresos o ambos) a reconstruir. La reconstrucción de los totales puede realizarse a partir de: Acumulados de Presupuesto: Reconstrucción a partir de totales o de periodificaciones de partidas. Acumulados de Ejecución (Devengo): Reconstrucción a partir de datos reales de devengo. Acumulados de Ejecución (Flujo de Caja): Reconstrucción a partir de datos reales de flujo de caja. 49 Control Presupuestario Recodificar Partidas Recodificar Partidas (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite cambiar el código de una partida presupuestaria. La nueva codificación puede existir, en cuyo caso se produce la agrupación de movimientos, o puede tratarse de una nueva partida, en cuyo caso el sistema "abre" -si procede-, los niveles superiores. Una vez seleccionada la partida y mediante el ítem nueva partida. El botón Modificar el sistema solicita que teclee la Cambiar ejecuta el proceso de recodificación. La recodificación afecta tanto a los datos PRESUPUESTADOS como a los EJECUTADOS. 50 Establecer Fecha Liquidación I.R.P.F. La opción Establecer Fecha Liquidación IRPF (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite determinar el momento de liquidación del I.R.P.F. para la correcta expresión de los datos de los informes relativos al movimiento de flujo de caja de la promoción. El sistema solicita la sociedad y la última fecha de liquidación del impuesto. Cambiar tipo liquidación IVA Este Proceso cambiará la fecha prevista de Liquidación de IVA para todos los Presupuestos de todas las Promociones de la Sociedad seleccionada, a partir de la fecha indicada. El Proceso solicitará la Sociedad, el Tipo de Liquidación y la Fecha de cambio. 51 Control Presupuestario Importación estudios viabilidad Con la utilidad Importación estudios viabilidad (Menú Utilidades / Módulo Presupuestario y Tesorería) la aplicación permite importar los datos presupuestarios de un Estudio de Viabilidad desde un fichero existente hasta la Promoción elegida. Se solicita la ruta del fichero de entrada y el número de la Promoción destino. Los datos que se importen sustituirán de manera definitiva los datos que existan en la Promoción destino. Puede incorporar Estudios de Viabilidad también desde: Estudios de Viabilidad / Importación / Módulo Enlace con Sistemas Externos del Área Herramientas. 52 Cierre de Partidas Proceso de Cierre Masivo de Partidas Presupuestarias filtrando por: Promoción Tipo de Partida 53 Control Presupuestario Tabla Repartos Base Desde esta opción nos aparecerá el mantenimiento de las diferentes plantillas de reparto que nos creemos. Podremos añadir, modificar, suprimir o duplicar plantillas, así como consultar su detalle. Al añadir una plantilla el sistema solicitará la siguiente información: Código de Identificación de la Tabla de Reparto. Descripción de dicho Código de Identificación. Cuentas Contables. Promoción. Porcentaje de Reparto (de la base imponible). Tipo de Partida. Partida Presupuestaria. Concepto del Gasto. Código de Agrupación. En la recepción de la factura, podré recuperar dicha Tabla de Repartos para componer la distribución detallada de la factura. 54 Al pinchar sobre Reparto el sistema mostrará una tabla con las Tablas de Reparto creadas para poder seleccionar la que en su caso convenga. 55 Control Presupuestario Una vez seleccionada la Tabla de Reparto, el Detalle de Gasto de la Factura se cumplimentará automáticamente. Si antes de pinchar sobre reparto existiera alguna cuenta contable tecleada en el detalle de gastos de la factura, el sistema avisaría con el siguiente mensaje: Si elegimos "No", el sistema no borraría lo ya cumplimentado en el Detalle de Gastos, y si seleccionamos "Sí", el sistema borraría lo ya cumplimentado e insertaría la nueva información en función de la Tabla de Reparto seleccionada. 56 Alta Masiva Partidas Gastos El acceso a ejecutar dicha opción se efectuará a través del Módulo de Control Presupuestario / Menú Utilidades. Para efectuar el Alta Masiva de Partidas Presupuestarias se entrará a través de la opciones: Alta Masiva de Partidas Gastos (si la partida corresponde a nuestro presupuesto de gastos) Alta Masiva Partidas Ingresos (si la partida corresponde a nuestro presupuesto de ingresos) El sistema solicitará el número de partida presupuestaria así como sus correspondientes títulos para el Apartado, el Capítulo y la Partida. Una vez cumplimentado el dato, el sistema solicitará los Parámetros correspondientes a la Partida que se va a dar de alta. 57 Control Presupuestario Una vez cumplimentados los Parámetros y al dar a en las que se desee dar de alta dicha Partida. Pulsando Confirmar el sistema solicitará las Promociones el proceso finalizará. 58 FORMATO DE RECONSTRUCCIÓN SOBRE REAL EN ALTA Y MODIFICACIÓN MASIVA Tanto en el proceso de Alta Masiva de Partidas como en el de Modificación, situados en el menú Utilidades del Módulo de Control Presupuestario, se podrá indicar la configuración para la Reconstrucción Sobre Real de una Partida Presupuestaria. Al pinchar sobre Configuración de Ajustes, el sistema nos mostrará la ventana donde podremos indicar los ajustes automáticos en la reconstrucción sobre real. 59 Control Presupuestario Alta Masiva Partidas Ingresos El acceso a ejecutar dicha opción se efectuará a través del Módulo de Control Presupuestario / Menú Utilidades. Para efectuar el Alta Masiva de Partidas Presupuestarias se entrará a través de la opciones: Alta Masiva de Partidas Gastos (si la partida corresponde a nuestro presupuesto de gastos) Alta Masiva Partidas Ingresos (si la partida corresponde a nuestro presupuesto de ingresos) El sistema solicitará el número de partida presupuestaria así como sus correspondientes títulos para el Apartado, el Capítulo y la Partida. Una vez cumplimentado el dato, el sistema solicitará los Parámetros correspondientes a la Partida que se va a dar de alta. 60 Una vez cumplimentados los Parámetros y al dar a confirmar el sistema solicitará las Promociones en las que se desee dar de alta dicha Partida. Pulsando el proceso finalizará. FORMATO DE RECONSTRUCCIÓN SOBRE REAL EN ALTA Y MODIFICACIÓN MASIVA Tanto en el proceso de Alta Masiva de Partidas como en el de Modificación, situados en el menú Utilidades del Módulo de Control Presupuestario, se podrá indicar la configuración para la Reconstrucción Sobre Real de una Partida Presupuestaria. Al pinchar sobre Configuración de Ajustes, el sistema nos mostrará la ventana donde podremos indicar los ajustes automáticos en la reconstrucción sobre real. 61 Control Presupuestario Modificación Masiva Partidas Gastos Existirá la posibilidad de Modificar Masivamente los Parámetros correspondientes a una Partida Presupuestaria en todas las Promociones en las que dicha partida exista. Para ello accederemos a través de Modificación Masiva de Partidas de Gastos El sistema solicitará la Partida sobre la que queramos efectuar dichas Modificaciones. Una vez introducida el sistema mostrará los Parámetros Generales de la misma para efectuar los cambios. Los Parámetros no cumplimentados no se modificarán. 62 FORMATO DE RECONSTRUCCIÓN SOBRE REAL EN ALTA Y MODIFICACIÓN MASIVA Tanto en el proceso de Alta Masiva de Partidas como en el de Modificación, situados en el menú Utilidades del Módulo de Control Presupuestario, se podrá indicar la configuración para la Reconstrucción Sobre Real de una Partida Presupuestaria. Al pinchar sobre Configuración de Ajustes, el sistema nos mostrará la ventana donde podremos indicar los ajustes automáticos en la reconstrucción sobre real. 63 Control Presupuestario Modificación Masiva Partidas Ingresos Existirá la posibilidad de Modificar Masivamente los Parámetros correspondientes a una Partida Presupuestaria en todas las Promociones en las que dicha partida exista. Para ello accederemos a través de Modificación Masiva de Partidas de Ingresos El sistema solicitará la Partida sobre la que queramos efectuar dichas Modificaciones. Una vez introducida el sistema mostrará los Parámetros Generales de la misma para efectuar los cambios. Los Parámetros no cumplimentados no se modificarán. 64 FORMATO DE RECONSTRUCCIÓN SOBRE REAL EN ALTA Y MODIFICACIÓN MASIVA Tanto en el proceso de Alta Masiva de Partidas como en el de Modificación, situados en el menú Utilidades del Módulo de Control Presupuestario, se podrá indicar la configuración para la Reconstrucción Sobre Real de una Partida Presupuestaria. Al pinchar sobre Configuración de Ajustes, el sistema nos mostrará la ventana donde podremos indicar los ajustes automáticos en la reconstrucción sobre real. 65 Control Presupuestario Redistribución de Costes Se incorpora un nuevo proceso desde el módulo de Control Presupuestario, Utilidades, N – Redistribución de Costes. En el proceso de traspaso o redistribución de costes, se podrá seleccionar el apartado, capítulo o partida presupuestaria susceptible de traspasar, llegando incluso realizar dicha acción a nivel de facturas imputadas a una partida presupuestaria. El proceso solicitará el rango de fechas en las que tuviera que buscar imputaciones realizadas a la promoción origen, así como las cuentas de traspaso y las promociones destino (incluyendo los porcentajes correspondientes) para realizar el correspondiente asiento contable de traspaso de gastos. A través del icono de Especificar Partidas / Documentos podré acceder a la información susceptible de traspasar. 66 Con los botones de Seleccionar y Deseleccionar, podremos indicar qué apartados, capítulos, partidas o documentos, son los que queremos incluir en el proceso de traspaso y redistribución de costes. Se ha añadido un mensaje informativo indicando que un documento no permite modificaciones cuando hubiera sido incluido en el proceso de redistribución de costes. 67 Control Presupuestario Consultas Listar Presupuestos En el menú de Consultas se agrupan todos los procesos que permiten acceder a la información gestionada por este módulo. Por lo general, la presentación de los informes presupuestarios es bastante particular para cada promotora. Por este motivo, algunos de los procesos aquí detallados, permiten efectuar la salida a una Hoja de Cálculo, para una posterior manipulación de los mismos. El proceso Listar Presupuesto (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite obtener un informe del modelo con las partidas del presupuesto Origen y Actual, sin incluir datos de ejecución ni desviaciones. Es, sobre todo, un listado de verificación de los datos introducidos a nivel de partidas e importes presupuestados. Los datos solicitados en la pantalla de selección son: Tipo de Informe: Indica si el tipo de información a listar es de Devengo, Flujo de Caja o ambos. Contenido: Permite listar partidas de Gastos, Ingresos o ambos. Desde-Hasta Mes/Año: Permite delimitar las fechas del informe. Agrupar cada: Mediante esta entrada se definen los periodos al nivel de detalle deseado (mensual, trimestral, etc). En el formato de salida del informe se relacionan cada una de las partidas en las líneas de detalle. Como columnas, aparecen, la de Total Presupuesto Origen y Actual y tantas columnas como periodos haya según las fechas y la agrupación de meses indicada. La información de estos periodos es igualmente el Presupuesto Origen y Actual. Tenga presente que si pide detalles de periodificación al máximo nivel, por limitación física de espacio, el proceso imprimirá múltiples páginas en presupuestos definidos a largo plazo. 68 PRESUPUESTO DE DEVENGO/GASTOS, AGRUPADO CADA 6 MESES, DESDE ENERO 2001/ENERO2002 69 Control Presupuestario Relación de Partidas El informe Relación de Partidas (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite obtener un informe de Gastos, Ingresos o ambos con un nivel de detalle por Apartado, Capítulo o Partida. El informe resultante tiene cinco columnas: Gastos/Ingresos, Tipo de Partida, Código de Coeficiente (Coeficiente de Reparto), Código de Agrupación y Fórmula. En el Informe de Relación de Partidas perteneciente al Módulo de Control Presupuestario, se incluirá en su salida a Hoja de Cálculo, por columnas la información referente a la configuración de las Partidas para la Reconstrucción Sobre Real. Por Pantalla: 70 RELACIÓN DE PARTIDAS DETALLADO POR PARTIDA. INGRESOS Y GASTOS 71 Control Presupuestario Seguimiento de Ejecución de Presupuestos El informe Seguimiento de Ejecución de Presupuestos (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería) es, quizás, el más importante de este módulo. Realiza el seguimiento entre los datos presupuestados y ejecutados, analizando las desviaciones producidas. En su ejecución el proceso emite dos listados, si así se indica en la pantalla de selección, el de Devengo y el de Flujo de Caja. El formato de los mismos difiere según se pida Periodificado o Acumulado. Como en la mayoría de los informes de Prinex21, es posible la salida a Hoja de Cálculo (Excel), lo cual potencia en gran medida las posibilidades de este proceso al facilitar la personalización de las salidas impresas. Los criterios de selección más importantes son: PARÁMETROS DE SELECCIÓN: Sociedad Promotora, Delegación, Promoción: Seleccione la/s entidades que desea listar. Totalizar a Nivel: Este ítem permite, consolidar distintos presupuestos. En caso de seleccionar más de una promoción (o una delegación, o sociedad completa) se puede obtener el informe totalizado al nivel que se desee (Promoción, Delegación, Sociedad, Sector, Unidad de Negocio o Total). 72 Para la presentación del informe se solicitan los siguientes criterios: FORMATO: Tipo de Informe: Devengo, Flujo de Caja o ambos. Clase de Informe: Periodificado o Acumulado. Según la selección efectuada en este ítem, el formato del informe varía según veremos. Contenido: Gastos, Ingresos o ambos. Considerar ventas según: Fecha de venta o Fecha de Entrega. Nivel de Detalle: Apartado, Capítulo, Partida. Periodo, Desde-Hasta Mes/Año: Rango de fechas de los datos que se van a procesar. Partidas Desde-Hasta: Permite seleccionar las partidas. En blanco se listan todas. Considerar Partidas: Costes / Gastos Generales / Gastos de Estructuras. Importes Cero: Márquelo para listar las partidas sin importes. Importe en Miles: Es recomendable la presentación de estos informes en miles de pesetas dada su excesiva ocupación de columnas. Si no lo marca, y las cantidades tienen demasiados dígitos, pueden aparecer en el informe datos no legibles (el sistema, en tal caso, imprime asteriscos '*******'). Formato: Hoja Excel: Dinámica / Elaborada / Semielaborada o Fichero .CSV (indicar ruta). En caso de solicitar el informe Periodificado el sistema requiere además: Agrupar cada: Número de meses a agrupar para cada período. Campo de Comparación: Columna de presupuesto sobre la que saldrán las desviaciones (Origen o Actual). 73 Control Presupuestario MACRO SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Este proceso se localiza en el Módulo de Gerencial, Control Presupuestario, Consultas, Seguimiento de Ejecución de Presupuesto. Dicha macro se ejecutará cuando el informe se solicite a través de la HOJA EXCEL ELABORADA, y con clase de informe acumulado, seleccionando el MODELO DE MACRO 2. La macro mostrará la siguiente información: Columna 1: Mostraría las partidas presupuestarias, totalizando por apartados y capítulos. Columna 2: Presupuesto origen (para gastos e ingresos). Columna 3: Presupuesto actual (para gastos e ingresos). Columna 4: Importe ejecutado correspondiente a cada partida presupuestaria. Columna 5: Porcentaje de ejecución sobre el presupuesto actual. Columna 6: Presupuesto actual menos el importe ejecutado. Columna 7: Porcentaje del pendiente de ejecución sobre el presupuesto actual. Columna 8: Presupuesto actual menos presupuesto origen. Columna 9: Columna número 8 partido del presupuesto actual. 74 Formato Informe-Periodificado Los datos que se imprimen en el informe de Devengo son: Partida: Cada partida del presupuesto se imprime en una línea de detalle con su código y descripción. Periodo: Los correspondientes según las fechas y agrupaciones indicadas. A su vez comprende las siguientes columnas: - Presupuesto Actual: Ésta columna recoge el valor presupuestado. Puede ser Origen si indica en la pantalla de selección. - Ejecutado: Devengo real de la partida. - Porcentaje: Desviación de los dos conceptos mencionados anteriormente. NOTA: Los importes presentados en este informe no incluyen impuestos. El Informe de Flujo de Caja es muy similar al indicado. El literal Ejecutado se cambia por Pagado y lógicamente los importes aparecen con impuestos incluidos. Puede, además, salir otra columna en lugar del Porcentaje. Esta es la de Comprometido y recoge los pagos aceptados con vencimiento en la fechas indicadas. Se imprimen, también, en este informe, los totales de Impuestos e IRPF en los períodos de liquidación correspondientes. 75 Control Presupuestario Formato del Informe-Acumulado Los datos que aparecen en este formato para el Informe de Devengo son: Partida: Se imprimen en las líneas de detalle del informe con su código y descripción. Presupuesto Origen, Presupuesto Actual, Ejecutado: Los importes relativos a cada concepto. Porcentaje de Ejecución: El porcentaje que supone la Ejecución sobre el Presupuesto Actual. Desviación de Origen sobre Actual: Importe de la diferencia entre el Presupuesto Origen y Actual. También se expresa en porcentaje. Déficit de Ejecución: Diferencia entre el Presupuesto Actual y el Ejecutado, expresado en pesetas y porcentaje. Sólo aparece si la diferencia es "desfavorable", esto es, si el "Ejecutado" es mayor que el "Presupuestado" y la partida no está "Cerrada". Partidas Cerradas: diferencia entre el Presupuesto Actual y el Ejecutado expresado en pesetas y porcentaje, sea favorable o desfavorable. El único requisito es que la partida este "Cerrada". Indica, por tanto, desviaciones definitivas. Total Desviaciones: Suma de todas las desviaciones calculadas anteriormente. NOTA: Los importes presentados en el informe de devengo no incluyen impuestos. Respecto al Informe de Flujo de Caja cambia, igualmente, el concepto de Ejecutado por Pagado. No existe la columna Partidas Cerradas, reflejándose en una única las desviaciones del Actual respecto del Pagado. Los importes aparecen con impuestos incluidos. Además se imprimen tres columnas: Pendiente de Aceptar: Importe de las facturas pendientes de liquidar. Comprometido: Importe de los efectos aceptados pendientes de pago, con vencimiento comprendido en el rango de fechas especificado. Retenciones: Importe de las retenciones (en garantía) pendientes de pago. 76 Comparativo Devengo / Flujo de Caja El informe Comparativo Devengo/Flujo de Caja (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería) se emite en formato Acumulado y presenta de forma conjunta los datos relativos al Devengo y Flujo de Caja. Dado que el propósito del mismo es realizar un estudio comparativo de ambos conceptos, los importes referidos al devengo aparecen con impuestos incluidos, pues de otro modo no serían comparables. Los datos solicitados en la pantalla de selección son similares, como se puede apreciar, a los pedidos en el informe de Seguimiento de Ejecución del Presupuesto. La información que se imprime en este listado es: Presupuesto Actual: Importe correspondiente a este concepto. Puede ser Origen si así se indica en la pantalla de selección. Incurrido: Valor correspondiente al importe devengado (Ejecutado). Porcentaje Incurrido: Desviación del Actual sobre el Ejecutado. Pagado: Importe correspondiente a lo realmente pagado. Comprometido: Pagos aceptados con vencimiento comprendido entre el rango de fechas seleccionado. Retenciones: Importe de las retenciones en garantía. Pendiente de Aceptar: Facturas pendientes de pago. I.R.P.F: Importe de las retenciones por este concepto. Desviaciones: Ppto. Actual sobre Incurrido, Ppto. Actual sobre Pagado, Incurrido sobre Pagado: diferencia en pesetas y porcentajes de los conceptos referidos. 77 Control Presupuestario 78 Cargos por Partida de Presupuesto El informe Cargos por Partida de Presupuesto (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería) permite ver la composición de Ejecutados de una partida, lo que supone un eficaz sistema de comprobación en caso de que fuese necesario revisar los detalles de gastos o ingresos que configuran el saldo ejecutado de una partida. La pantalla de selección que se presenta es similar al informe de Seguimiento (delegación, promoción, sociedad, etc.). En el informe de Cargos por partida se han incluido dos posibles rupturas para la obtención del informe. Los valores posibles para establecer rupturas son los siguientes: 79 Control Presupuestario De tal forma que pueda obtener cuatro tipos distintos de formatos para dicho informe: Ruptura por Fecha. Ruptura por Proveedor. Ruptura por Fecha y Proveedor. Ruptura por Proveedor y Fecha. Se puede obtener, igualmente, información relativa tanto al devengo como al flujo de caja, para el apartado de gastos/ ingresos o ambos. El listado que se obtiene detalla, para cada partida, la fecha del movimiento, el número de factura, el proveedor (si se trata de partidas de gastos), el importe y los datos de contabilización (fecha y número de documento). El informe aparece ordenado por fechas, totalizando por meses y partidas. 80 FILTRO POR TIPO DE GASTO EN CARGOS POR PARTIDA: Se incluirá un filtro que permita indicar el tipo de Gasto (Gasto o Existencia). Al aplicar dicho filtro, se mostrará la relación de imputaciones presupuestarias llevadas a cabo en aquellas partidas cuyo tipo de gasto (correspondiente al código de agrupación) coincida con el criterio seleccionado. 81 Control Presupuestario Seguimiento de Pase a Resultado La consulta Seguimiento de pase a Resultado (Menú Consultas / Módulo Presupuestario y Tesorería), genera un informe comparativo entre las Entregas de Llaves Presupuestadas en el período solicitado en pantalla y los inmuebles entregados en realidad. El dato presupuestado se obtiene de la información incorporada en el proceso Venta de Inmuebles mediante la opción Entregas de Llaves. La columna de ejecutados corresponde a la situación de entregas registrada en el módulo de Gestión de Ventas. 82 Informe de Devengo y Flujo de Caja Este informe se localiza en el menú de consultas del módulo de control presupuestario. En la entrada al proceso, se presentan los parámetros estándar para la ejecución de informes PRINEX que tienen como eje central la promoción. Esto es, los filtros que permiten procesar una o más promociones con un parámetro común (sociedad, delegación, etc.). El informe presenta la situación de los movimientos (en lo que a pagos- cobros se refiere) a la fecha indicada en pantalla. El informe utiliza la hoja de cálculo como soporte de salida, presentando una promoción en cada pestaña en caso de selección múltiple. 83 Control Presupuestario En las hojas de detalle de promoción La información se estructura en distintos bloques de totalización según el tipo de información: GASTOS, VENTAS, etc. a.) Composición de la Hoja Detalle Promoción Apartado de GASTOS El detalle del “bloque de Gastos” se compone de todos movimientos de cada capítulo a la fecha solicitada en pantalla. Estos cargos se ordenan y totalizan por capítulo. - Columna A: Nombre del Proveedor Prinex. El informe agruparía todas las facturas del mismo Proveedor para que aparecieran consecutivas. - Columna B: Fra Nº: Su número de Factura. - Columna C: Fecha: Fecha de Factura. - Columna D: Vencimiento: Mostrará dos posibles valores (Pagada o Pendiente). Sólo mostrará Pagada, cuando la factura esté pagada en su totalidad. Si hubiera algún pago pendiente, su estado sería Pendiente. - Columna E: Base Imponible: Base imponible de la Factura. - Columna F: IVA: Importe del IVA total de la Factura (sin desglose de bases). - Columna G: Retención: Importe de la Retención de Garantía. - Columna H: Total: Importe Total de la Factura. - Columna I: Pagado en Mes en Curso Año en Curso: Importe de los pagos realizados desde el inicio del mes de solicitud del informe hasta la fecha de solicitud del mismo. - Columna J: Pagado al Día Mes Año de Solicitud: Importe pagado desde el inicio de la Promoción hasta la fecha de solicitud del informe. - Columna K: Pendiente al Día Mes Año de Solicitud: Importe de pagos pendientes desde el inicio de la promoción hasta la fecha de solicitud del informe. Apartado de OTROS INGRESOS Al igual que en gastos el “bloque de ingresos” ordena y totaliza los movimientos por capítulo. - Columna A: Capítulos correspondientes al Presupuestario de Otros Ingresos de la Promoción. - Columna B: Fra Nº: En blanco. - Columna C: Fecha: 31 del Mes y año de la primera imputación que se realice en el capítulo. - Columna D: Vencimiento: Mostrará dos posibles valores (Cobrado o Pendiente). Sólo mostrará Cobrado, cuando la factura esté cobrada en su totalidad. Si hubiera algún cobro pendiente, su estado sería Pendiente. - Columna E: Base Imponible: Base imponible de la Factura. - Columna F: IVA: Importe del IVA total de la Factura (sin desglose de bases). - Columna G: Retención: Importe de la Retención de Garantía. - Columna H: Total: Importe Total de la Factura. - Columna I: Pagado en Mes en Curso Año en Curso: En blanco. - Columna J: Pagado al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. - Columna K: Pendiente al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. Apartado de VENTAS El “bloque de ventas” presenta una fila por Operación, con los datos de cobro acumulados a fecha. - Columna A: Mostrará el Número de Operación Prinex y el Nombre del Cliente. - Columna B: Fra Nº: En blanco. - Columna C: Fecha: En blanco. - Columna D: Vencimiento: Siempre mostrará Cobrado. - Columna E: Base Imponible: Importe Cobrado de la Operación hasta la Fecha. 84 - Columna F: IVA: En blanco. - Columna G: Retención: En blanco. - Columna H: Total: Importe Cobrado de la Operación hasta la Fecha. - Columna I: Pagado en Mes en Curso Año en Curso: En blanco. - Columna J: Pagado al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. - Columna K: Pendiente al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. Apartado de HIPOTECAS En el apartado de “Préstamos Hipotecarios” se detallan las disposiciones ordenadas y totalizadas por entidad. - Columna A: Disposición de Préstamo Hipotecario. - Columna B: Fra Nº: En blanco. - Columna C: Fecha: Fecha de la Disposición. - Columna D: Vencimiento: Siempre mostrará Cobrado. - Columna E: Base Imponible: Importe Cobrado de la Disposición de Hipoteca. - Columna F: IVA: En blanco. - Columna G: Retención: En blanco. - Columna H: Total: Importe Cobrado de la Disposición de Hipoteca. - Columna I: Pagado en Mes en Curso Año en Curso: En blanco. - Columna J: Pagado al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. - Columna K: Pendiente al Día Mes Año de Solicitud: En blanco. 85
