nº 004-2007-dasef-ihdecoop-a - Tribunal Superior de Cuentas

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
SECTOR ECONOMICO Y FINANZAS
AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO
LEGAL PRACTICADA AL
INSTITUTO HONDUREÑO DE COOPERATIVAS
(IHDECOOP)
Nº 004-2007-DASEF-IHDECOOP-A
POR EL PERIODO COMPRENDIDO
DEL 01 DE ENERO DE 2002 AL 31 DE DICIEMBRE 2006
INSTITUTO HONDUREÑO DE COOPERATIVAS
(IHDECOOP)
AUDITORIA FINANCIERA
Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL
POR EL PERIODO
DEL 01 DE ENERO DE 2002
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
SECTOR ECONOMICO Y FINANZAS
INFORME
Nº 004-2007-DASEF-IHDECOOP-A
“DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
SECTOR ECONOMICO Y FINANZAS”
(DASEF)
CONTENIDO
INFORMACION GENERAL
PAGINA
CARTA DE ENVIO DEL INFORME
CAPITULO I
INFORMACION INTRODUCTORIA
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
MOTIVOS DEL EXAMEN
OBJETIVOS DEL EXAMEN
ALCANCE DEL EXAMEN
BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD
MONTO DE LOS RECURSOS EXAMINADOS
FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES
ASUNTOS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA
1
1
2
2
2-3
3
3
3-4
CAPITULO II
OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
A.
B.
C.
OPINION
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
6-7
8-9
10
CAPITULO III
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
A.
B.
OPINION
HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS DE
CONTROL INTERNO, PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD,
PRACTICAS SANAS Y OTROS.
12-13
14-58
CAPITULO IV
INCUMPLIMIENTO A NORMAS LEGALES
A.
B.
OPINION
HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS LEGALES
60
61-68
CAPITULO V
OTRAS EVALUACIONES
A.
B.
EVALUACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EVALUACION DE LA GESTION
70-71
72-73
CAPITULO VI
RUBROS O AREAS EXAMINADAS
A.
HALLAZGOS QUE DAN ORIGEN A RESPONSABILIDADES
75-84
CAPITULO VII
A.
ANEXOS
85
Tegucigalpa., M.D.C. 11 de julio de 2008
Oficio Nº. 1466/2008-Presidencia
Licenciado
MARCIAL MURILLO
Director Ejecutivo
Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP)
Su Oficina.
Estimado Licenciado Murillo:
Adjunto encontrará el Informe No. Nº 004-2007-DASEF-IHDECOOP-A de la
Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal practicada al Instituto Hondureño de
Cooperativas (IHDECOOP), por el período comprendido del 1 de enero de 2002 al
31 de diciembre 2006. El examen se efectuó en ejercicio de las atribuciones
contenidas en el Artículo 222 reformado, de la Constitución de la República; y los
Artículos 3, 4, 5 numeral 4; 37, 41, 45 y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal
Superior de Cuentas y conforme a las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas aplicables al Sector Público de Honduras.
En el informe en referencia, se describen algunas deficiencias de control interno,
que de no corregirse oportunamente, podrían ocasionar graves perjuicios
económicos a la Institución, no obstante, presentamos algunas recomendaciones
que fueron discutidas con los funcionarios encargados de su ejecución, mismas
que contribuirán a mejorar la gestión de la institución y que conforme a lo
establecido en el Artículo 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas
y 122 de su reglamento, son de cumplimiento obligatorio.
Los hechos que dan lugar a responsabilidad civil y/o administrativa se tramitarán
individualmente y los mismos serán notificados a los funcionarios y empleados en
quienes recayere la responsabilidad.
Atentamente,
FERNANDO D. MONTES M.
PRESIDENTE
CAPITULO I
INFORMACION INTRODUCTORIA
A.
MOTIVOS DEL EXAMEN
La presente auditoría se realizó en ejercicio de las atribuciones conferidas
en el Artículo 222 reformado de la Constitución de la República; y los
Artículos 3, 4, 5 numeral 4, 41, 42 y 45 de la Ley Orgánica del Tribunal
Superior de Cuentas y en cumplimiento del Plan Operativo Anual del año
2007 y Orden de Trabajo No. 004-2007-DASEF del 25 de abril de 2007.
B.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Los objetivos principales del examen fueron los siguientes:
OBJETIVOS GENERALES:
1. Verificar que los recursos públicos se invierten correctamente en el
cumplimiento oportuno de las políticas, programas y proyectos de la
Institución.
2. Verificar la correcta percepción de los ingresos y ejecución del gasto
corriente y de inversión.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Determinar la integridad, exactitud, veracidad y razonabilidad de las
cifras reflejadas en los estados financieros y las liquidaciones
presupuestarias, las transacciones administrativas
así como sus
documentos de respaldo respectivos.
2. Examinar los estados financieros y la ejecución presupuestaria de la
institución para determinar si los recursos se administraron y utilizaron
adecuadamente.
3. Identificar las áreas críticas relacionadas y comunicar las
recomendaciones a los funcionarios de la entidad para su
implementación.
4. Determinar el adecuado manejo de los fondos o bienes del Estado.
1
C.
ALCANCE DEL EXAMEN
El examen consistió en la revisión de las operaciones, registros y la
documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados del
Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), cubriendo el período
comprendido del 1 de enero de 2002 al 31 de diciembre de 2006; con mayor
énfasis en los rubros de Activo, Pasivo, Patrimonio; Gastos Personales,
Gastos no Personales, Pasajes, Viáticos y Otros Gastos de Viaje, Gastos de
Suministros y Materiales y Bienes Capitalizables (Maquinaria y Equipo). Sin
embargo el alcance de nuestra auditoría fue limitado debido a que no existía
un sistema contable confiable; pues los registros contables se preparaban
en hojas de excel, sin dejar documentación, ni historial de las operaciones.
D.
BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
Las actividades del Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), se
rigen por la Constitución de la República, Ley de Cooperativas de Honduras,
contenida en el Decreto Legislativo 65-87 del 30 abril de 1987, reformado
mediante Decreto No. 211-93 el 2 de noviembre de 1993, Ley Orgánica de
Presupuesto, Disposiciones Generales del Presupuesto, Ley de
Contratación del Estado y cualquier otra ley aplicable a dicha Institución
Descentralizada del Estado.
De conformidad con lo que establece la Ley de Cooperativas de Honduras,
al Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), le concierne la
formulación, dirección, planificación, coordinación y ejecución de la política
del Estado en materia cooperativa, sus objetivos son:
1. Fomentar el desarrollo, consolidación e integración del cooperativismo y
defender sus instituciones;
2. Desarrollar programas para el fomento del cooperativismo y coordinar los
proyectos de la misma naturaleza o similares que se establezcan con
instituciones públicas o privadas, nacionales, extranjeras o internacionales;
y,
3. Velar porque los planes nacionales de desarrollo se ejecuten sobre bases
cooperativistas.
E.
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD
La estructura organizacional de la institución está constituida de la manera
siguiente:
2
1.
Nivel Directivo
Junta Directiva y Director Ejecutivo
2.
Nivel de Apoyo
Jefe Administrativo y Jefe Regional
3.
Nivel de Asesoría Asesoría Legal, Auditoría Interna
5.
Nivel Operativo
Contabilidad, Registro Nacional de Cooperativas,
Servicios Técnicos, y otros.
F. MONTO DE LOS RECURSOS EXAMINADOS
Durante el período examinado comprendido del 01 de enero de 2002 al 31 de
diciembre de 2006, los recursos examinados ascendieron a SESENTA Y TRES
MILLONES CIENTO TRES MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y SIETE
LEMPIRAS CON SESENTA Y UN CENTAVOS (L.63,103,497.61).
(Véase Anexo Nº 1)
G. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES
Los funcionarios principales que ejercieron funciones en el período de la presente
auditoría, se detallan en el Anexo Nº 2.
H. ASUNTOS IMPORTANTES QUE REQUIEREN ATENCION DE LA JUNTA
DIRECTIVA DEL INSTITUTO HONDUREÑO DE COOPERATIVAS
(IHDECOOP).
Los hechos más importantes de la Auditoría Financiera y de Cumplimiento
Legal practicada al Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), por el
período comprendido del 1 de enero de 2002 al 31 de diciembre de 2006, que
requieren atención de esta Institución Descentralizada del Estado, se
mencionan a continuación:
1) Crear una estructura organizativa adecuada, con funciones definidas en
cada área que le permita cumplir su papel como ente fiscalizador del
sistema cooperativo.
2) Definir y aprobar el arancel para el cobro de los servicios de auditoría
prestados.
3) Reestructurar o fortalecer el Departamento de Auditoría Interna de
manera que cumpla con su finalidad.
4) Depurar los estados financieros presentados.
3
5) Documentar, integrar y registrar sus operaciones contables, mediante
el uso de los libros mayores, que se implemente el módulo del SIAFI y
que sus operaciones se registren adecuadamente.
6) Registrar el Fideicomiso manejado por BANHCAFE, con un saldo al 31
de diciembre de 2006 de L. 9,326,712.92, y definir el propósito de este
fondo, ya que en comparación con el monto del fondo original, éste ha
sufrido una disminución de L. 1,828,734.92 y esta diferencia debe
reconocerse dependiendo de su propósito.
7) Definir el marco de referencia aplicable al sector cooperativo.
8) Presentar un juego completo de estados financieros (los 5 estados
financieros)
9) Actualizar el sistema o aplicación informática que permita el manejo y
control para el área de Registro Nacional de Cooperativas y demás
operaciones de la entidad.
10) Elaborar programas operativos anuales con sus
indicadores, que permitan medir la gestión de cada área.
respectivos
11) Elaborar un reglamento de funciones y responsabilidades para los
empleados y un plan anual de vacaciones.
12) Evaluar la posibilidad de implementar el uso del carnet de identificación
para el personal que labora en este instituto.
13) Mantener archivos Institucionales, adecuados donde se custodie por el
tiempo necesario, toda la documentación importante de la entidad.
14) Corregir otras deficiencias de control Interno mencionadas en este
informe como ser; firmar órdenes de compra y de pago, manejar un
inventario consolidado de mobiliario y equipo, planillas no firmadas,
documentar la cuenta “Patrimonio”, crear auxiliares, incumplimiento del
reglamento de viáticos, correr los ajustes propuestos y documentar
adecuadamente las operaciones entre otras….
4
CAPITULO II
OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
A. OPINION
B. BALANCE GENERAL
C. ESTADO DE RESULTADOS
5
Licenciado
MARCIAL MURILLO
Director Ejecutivo
Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP)
Su Oficina.
Estimado Señor Director:
Hemos auditado el Balance General del Instituto Hondureño de Cooperativas
(IHDECOOP), al 31 de diciembre de 2006 y los correspondientes Estados de
Resultados terminados al 31 de diciembre del período examinado. La preparación
de los Estados Financieros es responsabilidad de la administración de la entidad.
Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados, con
base en nuestra auditoría y no limita las acciones que pudieren ejercerse si
posteriormente se conocieren actos que den lugar a responsabilidades.
Nuestra auditoría se practicó en ejercicio de las funciones y atribuciones conferidas
en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y de acuerdo con Normas de
Auditoría Aplicables al Sector Público de Honduras. Dichas normas requieren que
planifiquemos y practiquemos la auditoría de tal manera que permita obtener una
seguridad razonable, respecto a si los Estados Financieros están exentos de
errores importantes. Una auditoría incluye el examen selectivo de las evidencias
que respaldan las cifras y las divulgaciones en los Estados Financieros; también
incluye la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las
estimaciones de importancia hechas por la administración, así como de la
evaluación de la presentación de los Estados Financieros en general. Creemos que
nuestra auditoría suministra una base razonable para nuestra opinión.
La Entidad no registró el valor del Fideicomiso manejado en BANHCAFE con un
saldo, al 31 de diciembre de 2006, de L.9,326,712.92, asimismo, mantiene
registrada inversión por un monto de L. 2,834,125.00 de la cual no tiene
documentación y su recuperación es incierta.
En nuestra opinión, excepto por los efectos adversos que pudieren ocasionar los
asuntos mencionados en el párrafo anterior, los Estados Financieros del Instituto
Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), presentan razonablemente en todos
sus aspectos de importancia la situación financiera al 31 de diciembre de 2006, de
conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en
6
Honduras y Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público de Honduras,
no obstante se requiere que los ajustes solicitados en este reporte, sean operados
como un ajuste a períodos anteriores, sin perjuicio de las acciones que pudieren
ejercerse, si estos provienen de actos que dieren lugar a responsabilidades.
Tegucigalpa, M.D.C. 11 de julio de 2008
LIC. DARIO O. VILLALTA O.
Jefe del Departamento de Auditoría
Sector Económico y Finanzas
7
INSTITUTO HONDUREÑO DE COOPERATIVAS (IHDECOOP)
BALANCE GENERAL
Al 31 diciembre 2006
(Cifras en Lempiras)
DESCRIPCION
2006
AJUSTES O RECLASIFICACIONES SALDO AJUSTADO REFERENCIA
DEBE
HABER
ACTIVO
CIRCULANTE
CAJA Y BANCOS
860.692,51
INVERSIONES FINANCIERAS
100.000,00
CUENTAS X COBRAR
INVENTARIOS
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
23.738,35
884.430,86
H5 /P22
100.000,00
1.871.845,90
1.871.845,90
104.527,46
11.736,89
2.937.065,87
92.790,57
H18 /P29
2.949.067,33
ACTIVO EXIGIBLE A L/P
OTROS ACTIVOS EXIGIBLES A L/P
50.624,84
28.000,00
22.624,84
H24 /P32
2.834.125,00
2.834.125,00
0,00
H11 /P25
25.000,00
9.539.212,92
H1-f /P14
31.866,60
H11 /P25
INVERSIONES FINANCIERAS
APORTE DE CAPITAL
TITULOS VALORES
OTRAS INVERSIONES
SUB-TOTAL
237.500,00
9.326.712,92
28.515,28
3.351,32
3.100.140,28
9.571.079,52
1.657.997,94
1.657.997,94
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
BIENES PREEXISTENTES
(DEPRECIACION ACUMULADA DE BIENES P)
-77.517,00
-77.517,00
2.589.920,49
2.589.920,49
(DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQ Y EQUI) -1.789.165,32
-1.789.165,32
MAQUINARIA Y EQUIPO
SUB-TOTAL
2.381.236,11
2.381.236,11
79.500,00
79.500,00
-78.705,00
-78.705,00
795,00
795,00
ACTIVOS INTANGIBLES
BIENES INMATERIALES
(DEPRECIACION ACUMULADA DE A/I)
SUB-TOTAL
OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES
GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO
TOTAL ACTIVOS
15.701,36
11.428,28
4.273,08
8.485.563,46
14.929.075,88
CUENTAS A PAGAR A CORTO PLAZO
14.925,36
14.925,36
REMUNERACIONES A PAGAR
63.270,78
63.270,78
PASIVO
DEUDAS A CORTO PLAZO
CARGA FISCAL A PAGAR
SUB-TOTAL
5.763,14
5.763,14
83.959,28
83.959,28
PASIVOS DIFERIDOS
8
H23 /P32
PASIVOS DIFERIDOS
79.900,00
10.000,00
69.900,00
H1-n /P17
73.983,32
H5 /P22
DEUDAS A LARGO PLAZO
CUENTAS A PAGAR A LARGO PLAZO
50.244,97
23.738,35
DEUDA PUBLICA INTERNA A LARGO PLAZO
1.000.000,00
1.000.000,00
SUB-TOTAL
1.050.244,97
1.073.983,32
TOTAL PASIVOS
1.214.104,25
1.227.842,60
CAPITAL
PATRIMONIO DONADO
1.280.722,30
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
2.400.471,16
APORTE PATRIMONIAL
2.834.125,00
2.834.125,00
-1.334.836,81
76.165,17
UTILIDADES ( PERDIDAS) ACUMULADAS
RESULTADO DEL PERIODO
2.090.977,56
TOTAL CAPITAL
7.271.459,21
TOTAL PASIVO Y CAPITAL
8.485.563,46
9.326.712,92
10.607.435,22
H2 /P19
2.400.471,16
0,00
13.351,32
-1.397.650,66
2.090.977,56
13.701.233,28
12.274.092,76
12.274.092,76
14.929.075,88
H= Hallazgo Número
P= Página Número
9
H11 /P25
INSTITUTO HONDUREÑO DE COOPERATIVAS (IHDECOOP)
ESTADO DE RESULTADOS
Del 01 de enero al 31 diciembre 2006
(Cifras en Lempiras)
DESCRIPCION
INGRESOS POR TRANSACCIONES CORRIENTES
SALDO AL 31-12-2006
5,374,173.00
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
402,879.84
VENTA DE BIENES
651,424.35
RENTAS DE LA PROPIEDAD
21,501.50
OTROS
2,343,303.41
TOTAL INGRESOS
8,793,282.10
GASTOS POR TRANSACCIONES CORRIENTES
SERVICIOS PERSONALES
4,851,697.94
SERVICIOS NO PERSONALES
1,451,656.36
MATERIALES Y SUMINISTROS
225,506.04
TRANSFERENCIAS
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
20,000.00
153,444.20
OTROS GASTOS
TOTAL GASTOS
6,702,304.54
RESULTADO DEL EJERCICIO
2,090,977.56
10
CAPITULO III
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
A. OPINION
B. HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS DE CONTROL
INTERNO, PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD, PRACTICAS SANAS Y
OTROS.
11
Licenciado
MARCIAL MURILLO
Director Ejecutivo
Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP)
Su Oficina.
Estimado Señor Director:
Hemos realizado una Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal al Instituto
Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), con mayor énfasis en los rubros de
Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos por Servicios Personales, Servicios no
Personales, Pasajes, Viáticos y Otros Gastos de Viaje, Gastos de Suministros y
Materiales y Bienes Capitalizables (Maquinaria y Equipo), por el período
comprendido del 1 de enero de 2002 al 31 de diciembre de 2006. Nuestra
responsabilidad es expresar una opinión sobre el mismo, basada en nuestra
auditoría.
Nuestra auditoría se practicó de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas aplicables al Sector Público de Honduras. Dichas Normas requieren que
planifiquemos y ejecutemos la auditoría de manera que permita obtener una
seguridad razonable respecto a si los Estados Financieros están exentos de
errores importantes. Al planear y ejecutar nuestra auditoría al Instituto Hondureño
de Cooperativas (IHDECOOP), tomamos en cuenta su estructura de control interno
con el fin de determinar los procedimientos de auditoría, para expresar nuestra
opinión sobre los Estados Financieros examinados y no con el propósito de dar
seguridad sobre los sistemas de control interno de la entidad en su conjunto.
El Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), es responsable de
establecer y mantener los procedimientos administrativos y operativos y una
estructura de control interno adecuada, para cumplir con esa responsabilidad la
administración debe aplicar las normas de control interno emitidas por este órgano
superior, hacer estimaciones y juicios para evaluar los beneficios y los costos
relativos a las políticas y procedimientos de la estructura de control interno para
suministrar una seguridad razonable, pero no absoluta, de que las transacciones se
ejecutan de conformidad con autorizaciones de la administración y se registran en
forma adecuada para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo
a las bases de contabilidad adoptadas por la administración.
12
Para fines del presente informe hemos clasificado las políticas y procedimientos de
la estructura de control interno en las siguientes categorías importantes:
cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, proceso presupuestario,
procesos contables, procesos de ingresos y gastos. Por las categorías de control
interno mencionadas anteriormente, obtuvimos una comprensión de su diseño y
funcionamiento e identificamos ciertos aspectos que involucran el sistema de
control interno y su operación que consideramos son condiciones reportables de
conformidad con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas de
Auditoría Gubernamentales.
Las condiciones reportables incluyen aspectos que llaman nuestra atención con
respecto a deficiencias significativas en el diseño u operación del sistema de
control interno que, a nuestro juicio, podrían afectar en forma adversa la capacidad
de la entidad para registrar, resumir y reportar datos financieros consistentes con
las aseveraciones de la administración, en los Estados Financieros.
Comprobamos que la entidad no maneja un sistema de contabilidad confiable, ni
documenta sus operaciones, tampoco existen controles adecuados y oportunos de
administración y auditoría que minimicen el riesgo existente.
Nuestra consideración de la estructura de control interno no necesariamente revela
todos los asuntos que podrían constituir deficiencias significativas conforme a las
normas establecidas por el Tribunal Superior de Cuentas. Una deficiencia
significativa es una condición en el que el diseño o funcionamiento de elementos
específicos de la estructura de control interno no reducen a un nivel relativamente
bajo el riesgo de que ocurran errores o irregularidades en montos que podrían ser
importantes y no ser detectados oportunamente por los empleados en el
cumplimiento normal de sus funciones, salvo por las deficiencias encontradas
relacionadas con la falta de confiabilidad de la contabilidad y falta de controles
adecuados que minimicen el riesgo. No se observó ningún asunto relacionado con
la estructura de control interno y funcionamiento que consideráramos sea una
deficiencia significativa conforme a la definición anterior.
Tegucigalpa, M.D.C. 11 de julio de 2008
LIC. DARIO O. VILLALTA O.
Jefe del Departamento de Auditoría
Sector Económico y Finanzas
13
B.
HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS DE CONTROL INTERNO,
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD, PRACTICAS SANAS Y OTROS.
SISTEMA CONTABLE
Normas Generales de Control Interno
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
4.9 Supervisión Constante
4.10 Registro Oportuno
4.15 Inventarios Periódicos
4.11 Sistema Contable y Presupuestario
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Honduras
1.
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN EL SISTEMA CONTABLE
a.
Algunas transacciones no son registradas oportunamente, ejemplo: cheque
No. 20 por valor de L. 99,064.00, correspondiente a compra de estampillas y
papelería a la ENAG, se emitió el 7 de marzo de 2007 y se registró hasta el 14
de junio de 2007.
b.
Los registros contables se realizaban en hojas de Excel, los que eran
borrados cuando se registraban las operaciones del siguiente mes.
c.
La amortización de bonos se registró como intereses devengados, ejemplo:
Fecha
Descripción
18-07-05 Bonos
24-08-06 Bonos
Amortización
Intereses
Intereses
Diferencia
sin registrar Devengados Registrados
L.12,500.00
L.9,500.00 L.22,000.00 L.12,500.00
12,500.00
9,000.00
21,500.00
12,500.00
L.25,000.00
L.25,000.00
d.
No se encontró la documentación de respaldo de la sub cuenta “Valores en
Custodia” registrada en la cuenta “Otros Activos por Clasificar”.
e.
Los intereses y la amortización de los bonos de la deuda agraria se
registraron incorrectamente como ingresos, ejemplo:
Fecha
Registro Contable S/ Contabilidad
18-07-05
-Pda Bancos
L.22,000.00
Intereses por Bonos de la
Deuda Agraria
L.22,000.00
Registro Contable S/ Auditoría
Bancos
-Pda L.9,500.00
Intereses por Bonos
L.9,500.0
-Pda 14
Bancos
Inversiones
24-08-06
-Pda Bancos
L.21,500.00
Intereses por Bonos de la
Deuda Agraria
L.21,500.00
Bancos
L.12,500.00
L.12,500.00
-Pda L.9,000.00
Intereses por Bonos
Bancos
Inversiones
L.9,000.0
-Pda L.12,500.00
L.12,500.00
f.
La amortización de los bonos correspondiente a los años 2005 y 2006 no se
contabilizó.(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
g.
Compra de papelería registrada incorrectamente en la cuenta “Gastos de
Reparación y Mantenimiento”, ejemplo:
2005
2005
Cheque
Nº
2046
2054
2005
2077
2005
2133
2006
2262
2006
2288
2006
2200
Año
Descripción
Factura
Material de oficina
Suministros papelería
Elaboración
de
papel
membretado
Suministros de materiales de ofic.
Teg. y S.P.S
Papelería y útiles de oficina
Suministros de materiales de
oficina
Suministros de materiales de
oficina
68453
68541
cantidad
L. 1,512.17
1,465.63
194
2,800.00
7555
4,270.87
S/F
2,223.71
17169
1,545.60
413819
4,428.82
h.
La institución no maneja libros mayores, ni auxiliares.
i.
No se encontró alguna documentación soporte y registros contables
correspondientes a los años 2002, 2003, 2004 y del 2 de enero al 30 de junio
de 2005.
j.
Algunos activos similares se deprecian con distinta vida útil, ejemplo:
Descripción
1.-Equipo de Computo:
Computadora Pentium 4 de 2.8 GHZ, 256
Memoria Ram, 80GB Disco Duro.
2.- Computadora portátil HP
Modelo: NX7400
3.- Compra IV de 3.0/512 Ram y Disco
80GB.
Vida util
10 años
5 años
5 años
15
k.
Diferencias en el cálculo de depreciación, ejemplo:
Descripción
Toyota Blanco C/S P/L 4*4 Motor 3l5323245
Toyota Champagne D/C 4*4 Motor 3l5327689
Mitsubishi Gris Tipo Camioneta
Transferido por SEFIN S/Acta # 196-2004
Computadoras Pentium 4 2.8 Ghz 256
Memoria
Comp Portatil Hp Mod Nx7400
Comp IV De 3.0/512ram/80GB
Refrigerador Acros 10ft Blc Tarpon
Maletines Ejecutivos
Muebles Para Computadora
Total
l.
Fecha
Adquisición
Costos
Vida
Útil
Valor
según
Auditoría
31-12-06
Valor
según
Diferencia
Contabilidad
31-12-06
11/11/2003 261,924.00
5 102,019.40
158,202.05
56,182.65
11/11/2003 286,143.00
5 111,452.70
172,830.37
61,377.67
80,123.83
32,832.22
01/11/2004 132,655.30 3.33
21/02/2006
13/09/2006
10/10/2007
19/07/2006
11/10/2006
19/07/2006
29,550.00
26,395.00
10,886.32
5,588.80
3,176.00
2,822.40
10
10
10
10
10
10
47,291.61
27,038.99
25,618.33
10,646.82
5,341.36
3,107.00
2,697.44
335,213.65
28,818.66
1,779.67
26,395.00
-776.67
10,886.32
-239.50
5,339.87
1.49
3,086.88
20.12
2,696.69
0.75
488,379.67 153,166.02
Algunos bienes en desuso no han sido descargados de los inventarios,
ejemplo:
Inventario
Nº
4000307
4000217
Sin/Inv.
4000195
4000191
Descripción del Bien
Silla Giratoria y Rodante:
estructura metálica, color
beige y cuerina negra, de
cuatro rodos sin brazos
Silla Fija: estructura metálica
color, beige, y cuerina café,
sin brazos.
Impresora: marca EPSON
LQ570,
modelo:
P630B,
serie: 1 F8E886449, color
beige.
Escritorio:
estructura
metálica, color beige, café
oscuro y formica color vino,
con dos gavetas al lado
izquierdo, y una al centro.
Fotocopiadora: marca mita
DC1460, color beige, modelo:
S/modelo, sin serie
Ubicación
Actual
Valor en
libros
Estado
Actual
Bodega
L. 150.00
Mal Estado
Bodega
150.00
Mal Estado
Bodega
1,800.00
Mal Estado
Auditoría
Interna
0.00
Contabilidad
9,000.00
Regular
Mal Estado
16
Descripción
del Vehículo
Placa No.
Minibús, motor
4055BC-4114
Pick- up, motor
M8Z-8C0005
Pick- up, motor
M8Z-E0070
Hi-lux, motor
2L-150749
Tipo Jeep,
motor
4G54KLD627
Camioneta
Jeep,
Pick- up, motor
M8Z-8C0139
Pick- up, motor
M8Z-E0040
Pick- up, motor
M8Z-E0120
N-06036
N-06041
N-06046
S/P
N-08156
N-6924
N-06042
N-06043
N-06045
m.
Mitsubishi
Nissan
Nissan
Toyota
Chasis
Valor
ID38P-88Z0242
L 0.00
UTL720-E34338
0.00
TL720M-E31183
0.00
LN650040728
0.00
DL07VMJ450281
0.00
SALLDVCBFA438500
0.00
UTL720-E34384
0.00
UTL720-ME35964
0.00
UTL720-ME35966
L.0.00
Mitsubishi
Land Rover
Nissan
Nissan
Nissan
Compra de mobiliario y equipo registrada anticipadamente, ejemplo:
Descripción
Celular Motorola
V635
n.
Marca
Cheque
Nº
Fecha de
emisión del
cheque
Fecha de
registro
contable
Diferencia
en días
cantidad
1889
26-08-05
03-08-05
23
días
antes
L.1,657.13
La entidad registró incorrectamente como ingreso, depósito en garantía de
L.10,000.00, ya que contabilizó la totalidad del efectivo recibido, sin considerar
la obligación contraída.
Registro contable efectuado por Contabilidad el 07/12/06
Pda #
Debe
Bancos
Depósitos
Recibidos
Haber
L. 20,000.00
en
Garantía
L. 20,000.00
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
17
o.
Encontramos errores en suma de la cuenta “Utilidades
Acumuladas” en los Estados Financieros presentados, ejemplo:
(Pérdidas)
¾ Estados Financieros proporcionados por el Departamento de Contabilidad
CAPITAL
2004
PATRIMONIO DONADO
1,148,067.00
1,280,722.30
132,655.30
1,280,722.30
0.00
1,280,722.30
0.00
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
2,400,471.16
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
APORTE PATRIMONIAL
UTILIDADES ( PERDIDAS)
ACUMULADAS
2,834,125.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
-1,438,215.52
-982,962.14
455,253.38
-1,319,093.83
-336,131.69
-1,334,836.81
-15,742.98
460,253.38
-168,234.35
-628,487.73
231,506.05
399,740.40
2,090,977.56
1,859,471.51
5,404,701.02
5,364,121.97
-40,579.05
5,427,730.68
63,608.71
7,271,459.21
1,843,728.53
2006
VARIACION
RESULTADO DEL PERIODO
TOTAL CAPITAL
VARIACION
2005
VARIACION
2006
VARIACION
2003
¾ Estados Financieros según cálculos Comisión Auditora TSC.
CAPITAL
2003
2004
VARIACION
2005
VARIACION
PATRIMONIO DONADO
1,148,067.00
1,280,722.30
132,655.30
1,280,722.30
0.00
1,280,722.30
0.00
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
2,400,471.16
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
APORTE PATRIMONIAL
UTILIDADES ( PERDIDAS)
ACUMULADAS
2,834,125.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
-1,438,215.52
-977,962.14
460,253.38
-1,146,196.49
-168,234.35
-914,690.44
231,506.05
460,253.38
-168,234.35
-628,487.73
231,506.05
399,740.40
2,090,977.56
1,752,066.88
5,404,701.02
5,369,121.97
-35,579.05
5,600,628.02
231,506.05
7,691,605.58
2,090,977.56
RESULTADO DEL PERIODO
TOTAL CAPITAL
RECOMENDACION. No. 1
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir al Contador General para que conjuntamente con el auditor interno,
presente un plan a corto plazo para depurar y mejorar el sistema contable.
2.
LA ENTIDAD NO REGISTRO EL FIDEICOMISO QUE MANTIENE EN
BANHCAFE
El Instituto Hondureño de Cooperativas suscribió un contrato de fideicomiso con el
Banco Hondureño del Café (BANHCAFE), el 01 de julio de 2004, con fondos
provenientes del convenio ALA 87/14 (entre el Gobierno Europeo y cada uno de
los países centroamericanos) para el Programa Regional de Fomento de las
Cooperativas del Istmo Centroamericano; en el que se establece el traspaso del
capital del fondo regional de crédito y garantía a las cooperativas del Istmo. El
Gobierno de Honduras se comprometió a aportar US$.833,333.00 al año, y la
Comisión Europea se comprometió a aportar los fondos remanentes del programa
de forma proporcional a los aportes de los gobiernos centroamericanos; el total
aportado por el gobierno de Honduras y demás aportaciones, según transferencia
de Confederación Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y Crédito ( COLAC)
se realizó de la siguiente manera:
18
Aporte del Gobierno de Honduras US$. 294,079.85
Rendimientos financieros
17,925.42
Aporte inicial del Gobierno Europeo
294,079.85
Total
US$.606,085.12
Según constancia emitida por el Contador General de BANHCAFE, de fecha 24 de
septiembre de 2004, el monto de la transferencia recibida fue de US$.606,070.12
el cual fue acreditado a la cuenta No. 1705000064 que pertenece a IHDECOOP;
por su equivalente en lempiras, cuyo monto ascendió a L. 11,155,447.84
Sin embargo, este fondo no fue registrado en los estados financieros del Instituto
Hondureño de Cooperativas; además encontramos otras inconsistencias que se
detallan a continuación:
a. No se nos proporcionó autorización por escrito donde se autoriza suscribir el
contrato de fideicomiso con la institución financiera BANHCAFE.
b. No se encontró evidencia del análisis de costo-beneficio relacionado con los
valores a pagar por el fideicomiso, la comisión y otros gastos negociados,
cuyo monto es evidentemente significativo.
c. Observamos que los intereses generados por este fideicomiso son inferiores
a los costos por comisiones cobradas por el fiduciario.
d. El fondo de fideicomiso presenta disminución, por el valor de L.1,828,734.92,
comparando el monto inicial que fue de L.11,155,447.84, contra el saldo
reflejado al 30 de diciembre de 2006, que es de L.9,326,712.92
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
RECOMENDACION Nº 2
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Registrar a la brevedad posible el fideicomiso a favor del IHDECOOP, y ajustar los
valores por las pérdidas reflejadas.
19
CAJA Y BANCOS
Normas Generales de Control Interno
4.5 Instrucciones por Escrito
4.6 Separación de Funciones Incompatibles
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
4.9 Supervisión Constante
4.10 Registro Oportuno
4.13 Revisiones de Control
4.17 Formularios Uniformes
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
3.
DEFICIENCIAS DETERMINADAS EN CAJA CHICA
Al evaluar el área de caja chica encontramos las siguientes deficiencias:
a.
No se cuenta con un reglamento de caja chica.
b.
No se utilizan recibos o vales prenumerados para los desembolsos de
caja chica.
c.
Facturas de caja chica que no están emitidas a nombre del IHDECOOP
Factura Nº
24320
Proveedor
Ferretería el Guanacaste
24267
Ferretería el Guanacaste
Monto
L. 42.00
24.00
d.
Algunos recibos o vales de caja chica no están firmados por el jefe
inmediato, ni el encargado de caja chica; ejemplo:
Recibo de 28-07-07 L.100.00
Recibo de 27-06-07
50.00
Recibo de 28-06-07
20.00
e.
Determinamos diferencias entre el total de algunas facturas y /o recibos
y el valor del cheque; ejemplo:
20
f.
Fecha
N° Cheque
Vl. Reembolso
Vl.Fact. y/o
Recibos
15-07-05
12-09-05
22-09-05
14-11-05
23-11-05
19-10-06
24-10-06
10-05-07
1809
1928
1950
2087
2108
2846
2858
3410
L.1,499.22
1,053.85
1,016.31
1,603.91
1,563.85
1,287.00
1,952.72
3,071.94
L. 1,508.95
984.05
996.31
1,517.01
1,453.85
1,286.60
2,025.72
3,038.34
Diferencia
L. 9.73
69.80
20.00
86.90
110.00
0.40
73.00
33.60
L. 237.97
En algunos reembolsos no se adjunta la respectiva solicitud por parte de
la persona responsable, ejemplo:
g.
Fecha
Cheque Nº
22-09-05
27-07-06
19-10-06
01-03-07
10-05-07
1950
2642
2846
3205
3410
L.1,016.31
1,848.24
1,287.00
1,455.00
L.3,071.94
En algunos desembolsos no se adjunta la documentación soporte
correspondiente, ejemplo:
Fecha
10-05-07
12-09-05
14-11-05
23-11-05
h.
Valor del Reembolso
Cheque Nº
3410
1928
2087
2108
Valor del Cheque
L.3,071.94
1,053.85
1,603.91
L.1,563.85
Algunos comprobantes de desembolso (Recibos y Facturas) no son
invalidados con el sello de “cancelado”.
Fecha
20-02-07
28-02-07
28-06-07
Sin Fecha
14-02-07
18-05-07
N° de Factura
y/o Recibos
Beneficiario
Jaime Ramón Hadad
Supermercado Mas x Menos
Repostería el Hogar
989306
Rigoberto Torres Valle
Supermercado Mas x Menos
Valor del
comprobante
L. 15,024.84
46.10
180.00
10.00
50.00
L. 144.00
21
RECOMENDACION. No. 3
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Elaborar e implementar un reglamento de caja chica y diseñar recibos o vales
preenumerados, así como autorizar, documentar e invalidar los comprobantes de
desembolso de caja chica, e investigar las diferencias encontradas.
Normas Generales de Control Interno
4.6 Separación de Funciones Incompatibles
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones
4.13 Revisiones de Control
4.
NO EXISTE ADECUADA SEGREGACION DE ALGUNAS FUNCIONES
Al evaluar el control interno de la cuenta “Caja y Bancos”, determinamos que no
hay una adecuada separación de algunas funciones, por ejemplo:
La persona encargada del fondo de caja chica, también elabora los cheques,
además se encarga de recibir el efectivo y los cheques que percibe el IHDECOOP
RECOMENDACION. No. 4
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Segregar las funciones mencionadas anteriormente en personas distintas, a fin de
evitar el control total de algunas transacciones.
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
4.13 Revisiones de Control
4.14 Conciliación Periódica de Registros
5.
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN CUENTAS BANCARIAS.
En la revisión de las cuentas bancarias encontramos las siguientes deficiencias:
a. La institución no elabora conciliaciones bancarias
b. Determinamos diferencia por L. 23,738.66 que corresponde a partida de
ajuste contabilizado incorrectamente por el monto de L. 47,477.32. (Véase
ajuste propuesto en anexo No. 3)
RECOMENDACION. No. 5
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que proceda a documentar, y
conciliar periódicamente las cuentas bancarias.
22
Normas Generales de Control Interno
4.7 Aprobación y Autorización de Transacciones y Operaciones
6.
LA EMISION DE LOS CHEQUES SE REALIZA CON UNA SOLA FIRMA
AUTORIZADA
Al evaluar el control interno de la cuenta “Caja y Bancos”, observamos que para la
emisión de cheques se requiere de una sola firma autorizada, situación que limita
la operatividad de la entidad.
RECOMENDACION. No. 6
A LA JUNTA DIRECTIVA
Evaluar la posibilidad de registrar la firma de otros funcionarios para que de forma
mancomunada autoricen la emisión de cheques.
Normas Generales de Control Interno
5.6 Archivo Institucional
7.
EL LUGAR DONDE SE CUSTODIAN LOS CHEQUES EN BLANCO ES
INADECUADO
En la evaluación del control interno de la cuenta “Caja y Bancos”, observamos que
algunos cheques en blanco son custodiados en el archivo del Departamento de
Contabilidad y otros en el baño de damas, exponiéndolos al riesgo de pérdida y
deterioro.
RECOMENDACION. No. 7
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que a la brevedad posible traslade los
cheques en blanco a un lugar seguro.
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
4.13 Revisiones de Control
8.
ALGUNAS SOLICITUDES DE EMISION DE CHEQUE SE ELABORARON
EN FECHA POSTERIOR A LA QUE SE REFLEJA EN EL MISMO
En la revisión de la cuenta “Caja y Bancos”, encontramos que algunas solicitudes
de emisión de cheque se elaboraron en fecha posterior a la que se refleja en el
cheque, ejemplo:
Cheque Nº
1994
2681
Fecha de la solicitud de
emisión
11-10-05
16-08-06
Fecha del cheque
emitido
05-10-05
15-08-06
Días después de
la fecha
6
1
23
RECOMENDACION. No. 8
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que no se emitan cheques sin su
solicitud de emisión.
INVERSIONES
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
4.11 Registro Contable y Presupuestario
9.
DETERMINAMOS DIFERENCIA EN LA CUENTA INVERSIONES
Al revisar la documentación soporte de las inversiones, encontramos la siguiente
diferencia.
Descripción
Saldo Según
Libros al
31-12-06
Saldo según
Documentos al
31-12-06
Diferencia
Bonos
de
la
Deuda Agraria
L.237,500.00
L. 212,500.00
L. 25,000.00
RECOMENDACION. No. 9
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, para que investigue la diferencia determinada y
efectúe los ajustes correspondientes.
Normas Generales de Control Interno
4.3 Análisis de Costo-Beneficio
4.5 Instrucciones por Escrito
4.7 Autorización y Aprobación de Procesos y Transacciones
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
5.1 Obtención y Comunicación de Información Efectiva
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
10. LA ENTIDAD MANTIENE FONDOS DEPOSITADOS COMO INVERSION EN
LA COOPERATIVA SAGRADA FAMILIA SIN HABER EFECTUADO UN
ANALISIS DE COSTO BENEFICIO Y EVALUAR LOS RIESGOS
En la evaluación del control Interno de la cuenta “Inversiones”, encontramos que la
entidad mantiene inversión en la Cooperativa Sagrada Familia sin autorización de
la Junta Directiva y sin realizar un análisis de costo-beneficio y riesgos evaluados.
24
RECOMENDACION. No. 10
A LA JUNTA DIRECTIVA
Requerir autorización de las inversiones efectuadas, así como realizar un análisis
de costo-beneficio de las mismas y riesgos evaluados.
Normas Generales de Control Interno
4.14 Conciliación Periódica de Registro
4.13 Revisiones de Control
11. DIFERENCIAS
DETERMINADAS
ENTRE
EL
SALDO
SEGUN
CONFIRMACION Y SALDO SEGUN LIBROS DE ALGUNAS CUENTAS
Al comparar el valor según confirmación de saldos contra los valores reflejados en
los estados financieros de algunas cuentas, determinamos las siguientes
diferencias:
Descripción
Inversiones en Bonos
Saldo Según Estados
Financieros
al 31-12-06
L.237,500.00
Saldo Según
Confirmación
Realizada
L.212,500.00
28,515.28
31,866.60
3,351.32
2,834,125.00
0.00
(2,834,125.00)
Aportaciones
Coop.
Sagrada Familia
Aporte
de
Capital(FACACH)
Total
Diferencias
L.(25,000.00)
L.(2,855,773.68)
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
RECOMENDACION. No. 11
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que investigue y de ser el caso, realice los
ajustes correspondientes.
CUENTAS POR COBRAR
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
12. CONTRATOS POR SERVICIOS DE AUDITORIA SIN LA FIRMA DEL
PRESIDENTE
O
REPRESENTANTE
DE
LA
COOPERATIVA
CONTRATANTE.
25
En la revisión de los Contratos de Prestación de Servicios de Auditoría,
encontramos varios contratos sin la firma del Presidente de la Cooperativa o
persona facultada para comparecer en este tipo de contratos, por ejemplo:
Nº Contrato
21/2002
63/2002
27/2005
28/2005
Nombre Cooperativa
Nombre Presidente
FINACOOP
Grupo Lova M-C Ltda.
COACEHL
Sonaguera
Santos Virgilio Vásquez
Nelsy Aracely Melgar
German Astil Mejía
Hugo Orlando Galindo
RECOMENDACION. No. 12
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que al momento de convenir los
servicios de auditoría, se asegure de obtener las firmas de las personas facultadas
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
13. DOCUMENTACION NO PROPORCIONADA
En la revisión de los contratos de Prestación de Servicios de Auditoría solicitamos
todos los contratos, sin embargo, algunos no fueron proporcionados a ésta
Comisión Auditora, ejemplo: Contratos Nº 9/2006, 25/2006 y 101/2006.
RECOMENDACION. No. 13
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que adjunte y archive la
documentación no proporcionada en los expedientes correspondientes
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
14. ALGUNAS CUENTAS REFLEJAN
NATURALEZA CONTABLE
SALDOS
CONTRARIOS
A
SU
Al revisar el detalle de las “Cuentas por Cobrar”, observamos que algunas cuentas
presentan saldos contrarios a su naturaleza contable, ejemplo:
Nº de Contrato
47/2005
23/2006
41/2006
42/2006
Nombre Cooperativa
Cooperativa Mixta Grupo Alcom
Cooperativa Empleados del Poder Judicial
Cooperativa de A y C Prosperidad Ltda.
Cooperativa de A y C 29 de Noviembre Ltda.
Ajuste aplicado en diciembre
Funcionarios y Empleados
Hugo Mejía
L.
L.
Valor
(5,000.00)
( 6,000.00)
(25,000.00)
(15,000.00)
(517.00)
( 446.00)
26
RECOMENDACION. No. 14
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones al Departamento de Contabilidad para que investigue estos
saldos y proponga los ajustes correspondientes
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
15. CUENTAS POR COBRAR CON UNA ANTIGÜEDAD CONSIDERABLE
Al revisar del detalle de las “Cuentas por Cobrar”, con saldo al 31 de diciembre de
2006, de L.1,742,422.38; se comprobó que existen cuentas con una antigüedad
considerable mayores a un año, por ejemplo:
Nº de Contrato
S/N
S/N
40/00
48/00
57/00
Cooperativa
Cooperativa Cañaveral
Intervención FACACH
Cooperativa Pico Bonito
Cooperativa Zamorano
Cooperativa San Pablo
Valor
L 38,496.97
110,200.00
32,030.00
30,000.00
L. 20,000.00
RECOMENDACION. No. 15
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a fin de que ejerza las acciones correspondientes para
recuperar estos valores.
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
16. ALGUNAS CUENTAS POR COBRAR POR SERVICIOS DE AUDITORIA NO
SE REGISTRARON
Al revisar los registros contables de las “Cuentas por Cobrar”, se comprobó que
existen contratos de Prestación de Servicios de Auditoría cuyo valor a cobrar no
fue registrado, ejemplo:
Cooperativa
Coop. De A y C Yoro
Coop. Sagrada Familia
Coop. Sagrada Familia
Nº de Contrato
104/2005
105/2005
102/2006
Valor
Fecha Otorgado
L.110,000.00
01/12/05
190,000.00
05/12/05
220,000.00
28/12/05
RECOMENDACION. No. 16
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones al Departamento de Contabilidad para
oportunamente todos los contratos por servicios de auditoría.
que
registre
27
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
17. ALGUNOS VALORES POR COBRAR DERIVADOS DE LOS CONTRATOS
POR SERVICIOS DE AUDITORIA, SE REGISTRARON ANTES DE SER
FIRMADOS POR LAS PARTES INVOLUCRADAS
Al revisar el rubro de “Cuentas por Cobrar”, encontramos contratos por servicios de
auditoría que se registraron antes de que fueran firmados por las partes
involucradas, ejemplo:
Nº de Contrato
Cooperativa
64/2005
88/2005
97/2005
Cooperativa Corporación Flores
Cooperativa Chorotega
Cooperativa
Fraternidad
Pespirense
Cooperativa Ceibeña
Cooperativa Juticalpa
Cooperativa
Mixta
para
Progresar
Cooperativa La Guadalupe
Cooperativa COHACEL
CACEENP
Cooperativa Taulabe
Cooperativa Servicios Múltiples
Empleados INCEHSA
Cooperativa Ceibeña
Cooperativa Elga
Cooperativa Yoro
102/2005
15/2006
29/2006
40/2006
52/2006
58/2006
66 y 67/2006
89/2006
90/2006
91/2006
97/2006
Fecha Reg.
Contable
03/07/05
06/10/05
06/10/05
Fecha
Otorgado
11/07/05
10/10/05
10/10/05
03/11/05
03/02/06
12/03/06
15/11/05
20/02/06
20/03/06
01/05/06
11/06/06
01/07/06
01/08/06
07/11/06
02/05/06
26/06/06
20/07/06
11/08/06
10/11/06
07/11/06
07/11/06
07/11/06
10/11/06
27/11/06
23/11/06
RECOMENDACION. No. 17
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones al Departamento de Contabilidad para que registre los valores
derivados de los contratos de consultoría hasta que sean firmados por las personas
responsables.
INVENTARIO
Normas Generales de Control Interno
3.1 Identificación y Evaluación de Riesgos
4.1 Prácticas y Medidas de Control
4.3 Análisis de Costo-Beneficio
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones.
4.10 Registro Oportuno
4.15 Inventarios Periódicos
28
4.17 Formularios Uniformes.
5.6 Archivo Institucional
18. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN EL MANEJO DE INVENTARIOS
En la revisión de la cuenta “Inventario”, encontramos las siguientes deficiencias:
a.
La oficina regional de San Pedro Sula, recibe el inventario de materiales y
suministros, de la oficina principal ubicada en Tegucigalpa, ocasionando
gastos adicionales a la institución.
b.
Al momento de realizar las compras, la entidad no utiliza, ni adjunta las
respectivas órdenes de compra.
c.
No se maneja un control de inventarios (kárdex).
d.
No se realizan inventarios físicos de timbres, leyes y materiales y suministros.
e.
El formato utilizado para requisición de materiales y suministros es
inadecuado, ya que no cuenta con la siguiente información:
1. Número de requisición
2. Código de dependencia solicitante
3. Firma del jefe del departamento solicitante
4. Firma del administrador.
f.
Diferencia determinada al comparar el monto de inventario de Timbres y
Leyes cooperativas al 31 de diciembre de 2006 y el saldo según estados
financieros, ejemplo:
Descripción
Inventario
de
Cooperativos
Inventario
de
Cooperativos
TOTAL
Timbres
Inventario según
Estados Financieros al
31-12-2006
Inventario según
Auditoría al 31-122006
L.18,912.42
L. 21,252.65
6,425.14
(7,651.84)
Leyes
Diferencia
L.
2,340.23
(14,076.98)
L. (11,736.75)
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
g.
La Institución no maneja un control de los timbres y leyes dañadas que son
desechadas.
RECOMENDACION. No. 18
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Evaluar la posibilidad en base a un análisis de costo-beneficio, de realizar las
compras en San Pedro Sula, utilizar el formato de órdenes de compra con que
29
cuenta el instituto e implementar un control de inventarios kárdex, realizar
inventarios periódicos de timbres, leyes, materiales y suministros y elaborar los
formularios de requisiciones correspondientes.
Normas Generales de Control Interno
3.1 Identificación y Evaluación de Riesgos
4.1 Prácticas y Medidas de Control
19. LA ENTIDAD NO HA CONTRATADO UN SEGURO PARA PROTEGER LOS
INVENTARIOS Y BIENES EN CASO DE SINIESTRO
Al analizar la cuenta “Inventario”, comprobamos que la entidad no ha contratado un
seguro para salvaguardar los bienes, materiales y suministros, leyes y timbres, en
caso de siniestro.
RECOMENDACION. No. 19
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Evaluar la posibilidad de adquirir un seguro cuya cobertura sea la adecuada para
salvaguardar los inventarios del Instituto, en todo caso proteger los activos con
medidas alternativas.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
5.6 Archivo Institucional
20. NO SE ENCONTRO ALGUNA DOCUMENTACION QUE RESPALDE LA
EMISION DE TIMBRES COOPERATIVOS
En la revisión de la cuenta “Inventario”, solicitamos la documentación soporte de la
compra de timbres, sin embargo en algunos casos no se encontró la solicitud de
emisión de timbres que se envía a la ENAG, facturas, recibos, y solicitudes de
emisión de cheques, ejemplo:
Descripción
Compra de timbres
Compra de timbres
Nº de nota para
emisión de timbres
Oficio Nº DE-036-2004
Oficio Nº 008-S.A-2004
Cantidad
L. 0.00
L. 0.00
RECOMENDACION. No. 20
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que se archive toda la documentación
soporte relacionada con la emisión de los timbres cooperativos.
30
Normas Generales de Control Interno
4.15 Inventario Periódico
4.10 Registro Oportuno
21. EL INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS NO ESTA VALUADO.
Al analizar la cuenta de “Inventario”, comprobamos que el inventario de materiales
y suministros no esta valuado, ejemplo:
Descripción
Almohadilla para sellos
Lápiz portaminas (pentel .05)
Borrador de escobilla
Mini Mouse Illusion
Cartucho de tinta Epson 73 Magenta T073220
Film para Fax (Sharp) UX5CR
Cantidad
9 unidades
5 unidades
14 unidades
1 unidad
4 cartuchos
4 cajas
Valor
-.-.-.-.-.-.-
RECOMENDACION. No. 21
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que efectúe la valuación del
Inventario de materiales y suministros, a efecto de registrar su costo y gasto
cuando se consuma.
ACTIVOS DIFERIDOS
Normas Generales de Control Interno
4.9 Supervisión Constante
2.10 Unidad de Auditoría Interna
22. LA ENTIDAD NO MANEJA UN CONTROL DE LOS VENCIMIENTOS Y/O
RENOVACION DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
Al evaluar el control interno de la cuenta “Activos Diferidos”, encontramos algunos
contratos de arrendamiento vencidos, de los cuales no se encontró evidencia de su
renovación.
Fecha de inicio
del arrendamiento
Fecha de
finalización del
arrendamiento
L. 20,700.00
01-11-03
31-10-05
COMSA
23,000.00
01-01-06
31-12-06
BIGOS
L. 16,200.00
01-12-03
30-12-05
Descripción
Funeraria Santa
Anita
Cantidad
Observaciones
No hay evidencia de
intercambio de notas para
renovar dicho contrato
La renovación se efectúo
hasta el 19-07-07
No hay evidencia de
intercambio de notas para
renovar dicho contrato
31
RECOMENDACION. No. 22
AL AUDITOR INTERNO
Ejercer una supervisión adecuada y oportuna de los vencimientos y/o renovación
de los contratos de arrendamiento.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
23. PRIMAS DE SEGURO NO AMORTIZADAS
En la evaluación del control Interno y al consultar con el contador general del
IHDECOOP, determinamos que las primas de seguro no se amortizan, ejemplo:
Descripción
Monto
pagado
Seguros pagados
por anticipado
L.19,228.88
Saldo según
libros al 3112-06
Saldo s/
auditoría al
31-12-06
L.15,701.36
Diferencia
L.4,273.08
L. 11,428.28
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
RECOMENDACION. No. 23
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir al contador general para que a la brevedad posible, proceda a implementar
un método para amortizar las primas de seguro.
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
5.6 Archivo Institucional
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno.
24. VALORES EN GARANTIA IRRECUPERABLES
DOCUMENTACION DE RESPALDO
Y
SIN
ALGUNA
En la revisión de la cuenta “Activos Diferidos”, determinamos valores registrados de
los cuales existe incertidumbre de su recuperación, ejemplo:
Período
Descripción
2006
Depósito en garantía/ Oscar Flores
2003-2004-2006
Depósito en garantía BANMA
Total
Cantidad
L. 18,000.00
10,000.00
L.28,000.00
32
(Véase ajuste propuesto en anexo No. 3)
RECOMENDACION. No. 24
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Efectuar las gestiones de recuperación de dichos valores a través del apoderado
legal del Instituto, o en su efecto realizar los ajustes correspondientes.
ACTIVOS FIJOS
Normas Generales de Control Interno
2.4 Estructura Organizativa
1.3 Responsabilidad por el Control Interno
25. NO SE HA ASIGNADO UN RESPONSABLE PARA EL CONTROL Y
MANEJO DE LOS BIENES DEL IHDECOOP.
En la evaluación del control interno de la cuenta “Activos Fijos”, determinamos que
IHDECOOP no ha asignado una persona encargada del control de los bienes,
tampoco existe un departamento específico para tal actividad.
RECOMENDACION. No. 25
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Crear a la brevedad posible, un departamento encargado de los bienes del
Instituto.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
4.17 Formularios Uniformes
26. NO SE ELABORAN ACTAS PARA LA ASIGNACION O DESCARGO DEL
MOBILIARIO Y EQUIPO.
Al evaluar el control interno y en la revisión de la cuenta “Activos Fijos”,
determinamos que el IHDECOOP no elabora acta para la asignación o descargo de
Mobiliario y Equipo, al empleado responsable.
RECOMENDACION. No. 26
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, para que elabore actas para asignar y descargar el
Mobiliario y Equipo.
Normas Generales de Control Interno
4.15 Inventarios Periódicos
27. NO SE REALIZAN INVENTARIOS PERIODICOS DE ACTIVOS FIJOS
33
En la evaluación del control interno y en la revisión de la cuenta “Activos Fijos”,
comprobamos que no se efectúan periódicamente inventarios físicos de los bienes
propiedad del IHDECOOP, el último inventario de bienes realizado es del año
2005, que corresponde a la regional de San Pedro Sula y del año 2006, de la
oficina principal (Tegucigalpa). Sin embargo estos últimos no están registrados en
el sistema informático, ni registrados en la Contaduría General de la República.
RECOMENDACION. No. 27
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda, para que se efectúen inventarios físicos
de los bienes de la institución, por lo menos una vez al año.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
28. LOS ACTIVOS FIJOS (MOBILIARIO
DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS.
Y
EQUIPO)
NO
ESTAN
En la muestra física de inventario, y en la revisión del último inventario presentado
por IHDECOOP; determinamos que algunos Activos Fijos no tienen número de
inventario, ejemplo:
Descripción del Bien
Silla Giratoria y Rodante: con brazos, de
tela color azul, de cinco rodos.
Impresora: marca Epsón, modelo: B341A
serie GRR099185, color gris.
Fax: marca Sharp, modelo; UXP, 200 serie
GR4140819, color negro y gris.
Ubicación Actual
Valor Libros
RNC
L. 838.88
RNC
1,570.00
Administración
L.1,332.80
RECOMENDACION. No. 28
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que a la brevedad posible realice un
levantamiento de inventario de los activos fijos propiedad del IHDECOOP y los
identifique adecuadamente.
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
29. FALTA ALGUNA DOCUMENTACION SOPORTE EN LA COMPRA DE
MOBILIARIO Y EQUIPO.
34
Al revisar la cuenta de “Activos Fijos”, comprobamos que no existe la
documentación soporte de algunas compras de Mobiliario y Equipo, como ser:
orden de pago, facturas y/o recibos a nombre del IHDECOOP, cotizaciones etc.,
ejemplo:
FECHA
26-08-05
05-09-06
11-10-06
CH No.
1889
2727
2820
COMPRA
1 Teléfono Celular
1 Refrigeradora
2 Maletines
CANTIDAD
L.1,657.13
4,191.60
L.3,176.00
RECOMENDACION. No. 29
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que se incorpore toda la
documentación correspondiente a la compra de activos fijos.
Normas Generales de Control Interno
4.9 Supervisión Constante
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
4.10 Registro Oportuno
4.15 Inventarios Periódicos
4.17 Formularios Uniformes
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
30. OTRAS DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS
a. No se elabora acta de recepción por los activos fijos comprados, ejemplos:
FECHA
CH No.
COMPRA
CANTIDAD
31-10-05
2043
2 computadoras
L.18,000.00
04-04-06
1709
3 computadoras
29,550.00
05-09-06
2726
1 escritorio semi ejecutivo
1,584.03
20-02-07
3183
2 sillas/ 1 archivo
6,346.97
14-05-07
3421
2 computadoras
27,929.02
18-07-07
3619
1 escritorio presidente
17,418.91
35
b. Compras de mobiliario y equipo no incluidas en el detalle del inventario
realizado por el IHDECOOP, ejemplo:
FECHA
CH No.
COMPRA
CANTIDAD
26-08-05
1889
Teléfono celular
L.1,657.13
04-04-06
1709
3 computadoras
29,550.00
08-08-06
2666
05-09-06
2726
UPS centra power de
500va
Escritorio semi ejecutivo
730.00
L.1,584.03
c. No se registran las bajas o retiros de activos fijos del Instituto
RECOMENDACION. No. 30
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda, para que elabore actas de recepción de
los bienes comprados por el Instituto.
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
31. SE REGISTRARON BIENES RECIBIDOS EN DONACION AL VALOR DE LA
FACTURA ORIGINAL, SIN ELABORAR ACTA DE RECEPCION DE LOS
BIENES.
Al revisar la documentación soporte de las donaciones recibidas por el
IHDECOOP, encontramos que los bienes recibidos en donación se registraron al
valor de la factura original sin elaborar acta de recepción, ejemplo:
Descripción
Impresora Epson Stylus
C67
Silla secretarial con
rodos
AZ
7428620130786
Donante
Cooperativa de A/C
CACIHSS
Cooperativa de A/C
CACIHSS
Fecha
Cantidad
17-03-06
L. 1,350.00
06-04-06
838.88
RECOMENDACION. No. 31
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quién corresponda elaborar acta de recepción de los bienes recibidos en
donación.
36
Normas Generales de Control Interno
4.2 Control Integrado
4.1 Prácticas y Medidas de Control
32. ENCONTRAMOS ALGUNOS CHEQUES POR COMPRA DE MOBILIARIO Y
EQUIPO EMITIDOS A NOMBRE DE EMPLEADOS DEL IHDECOOP
En la revisión de la cuenta “Activos Fijos”, determinamos compras de bienes cuyos
cheques se emitieron a nombre de empleados del IHDECOOP y no a nombre del
proveedor, ejemplo:
Fecha
05-12-06
15-08-06
Cheque
Nº
Descripción
2726
Compra
escritorio
Fact.N°
32104
2684
Abono
Fact.N°
32104
Proveedor
de Agencias
Pan
Americanas
S.A.
Agencias
Pan
Americanas
S.A.
Cheque
emitido a
nombre
Roque
Francisco
Zepeda
Roque
Francisco
Zepeda
Total
Cantidad
L. 1,584.03
528.01
L. 2,112.04
NOTA: La persona mencionada ya no labora en el Instituto
RECOMENDACION. No. 32
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar Instrucciones a quién corresponda, para que descontinúe esta práctica y
emita el cheque de pago a nombre del proveedor
Normas Generales de Control Interno
4.9 Supervisión Constante
4.10 Registro Oportuno
33.
BIENES REGISTRADOS SIN FECHA DE ADQUISICION
En la revisión de los activos fijos, determinamos que algunos bienes no tienen
definida la fecha en que fueron adquiridos, por lo que no se pudo calcular la
depreciación real de los mismos, ejemplo:
37
Descripción
Fotocopiadora Beige MITA DC1460
Juegos de sala , mesa y 12 sillas
Encuadernadora IBICO Combo 12" 2IH
Computadora Cibertech procesador Intel 2.8 Ghz, monitor 17"
tarjeta de red 10/10 disco duro 40GB
Computadora genérico PIV2.568
Total
Costo
L.20,000.00
3,000.00
3,937.50
11,350.00
18,000.00
L. 56,287.50
RECOMENDACION. No. 33
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quién corresponda, para que identifique la fecha en que fueron adquiridos
dichos bienes, y determinar el monto depreciado a la fecha.
Normas Generales de Control Interno
4.2 Control Integrado
34. NO SE MANEJAN CONTROLES DE SALIDA DE LOS VEHICULOS DEL
IHDECOOP
Durante la evaluación del control interno y revisión de la cuenta “Activos Fijos”,
comprobamos que el Instituto no maneja un control de las salidas de vehículos,
que garantice su uso exclusivo para actividades propias de la institución.
RECOMENDACION. No. 34
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Implementar a la brevedad posible mecanismos de control para el uso adecuado
de los vehículos del IHDECOOP.
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
35. VEHICULOS NO REGISTRADOS POR EL INSTITUTO AL COMPARAR EL
LISTADO DE BIENES PROPORCIONADO POR LA CONTADURIA
GENERAL DE LA REPUBLICA CONTRA LOS REGISTROS CONTABLES
Durante la revisión de la cuenta “Activos Fijos”, observamos que algunos vehículos
que están registrados en el listado proporcionado por la Contaduría General de la
República, no existen físicamente ni en los registros del Instituto, ejemplo:
38
Nº
Placa No.
1
3747
2
10506
3
10507
4
10508
5
10510
6
10511
7
10515
8
10522
9
10526
10
10527
Descripción de vehículos no
encontrado en inspección
física
Motocicleta: Modelo: Deportivo,
Color:
Motor:
3TS-003428,
Blanco y Azul, Montañesa,
CC175, Año 1989.
Modelo:
BJ40LVK,
Motor:
168392HARDTOP, Color Azul.
Modelo:
LAND
CRUISER,
Motor:0183684,Color Azul
Modelo:
LAND
CRUISER
Motor:183302,Color Azul
Modelo: Hilux, Motor: 12R0640715,Color: Azul
Modelo: LAND CRUISER, Motor
0170059, Color Azul.
Modelo:LAND CRUISER, Motor:
2H-1141957 Camioneta C
Modelo:
TL720T,
Motor:
M8Z8E0089, Pick-up, Color:
Beige.
Pick-up, Modelo: Hilux Motor: 2L150749, Color: Blanco.
Modelo:HJ45LPK,Motor:86847,
Pick-up, Color: Mostaza
Marca
Chasis
Combustible
Valor
Yamaha
3TS-003428
Gasolina
Toyota
15027
Gasolina
13,800.00
Toyota
17129
Gasolina
13,800.00
Toyota
17001
Gasolina
13,800.00
Toyota
RN20-035115
Gasolina
5,850.00
Toyota
RN20-035115
Gasolina
13,800.00
Toyota
13795
Gasolina
46,023.48
Nissan
TL720M-E31184
Gasolina
24,191.79
Toyota
LN650063076
Diesel
Toyota
HJ45-046444
Gasolina
L.
8,586.00
21,029.1
L. 13,700.00
RECOMENDACION. No. 35
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda, realizar las investigaciones pertinentes y
conciliar junto con la Contaduría General de la República el detalle de los vehículos
propiedad del IHDECOOP, o en su caso proponer los ajustes que correspondan.
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
36. DETERMINAMOS DIFERENCIA DE SALDOS ENTRE EL PRESUPUESTO
EJECUTADO Y EL DETALLE PROPORCIONADO POR CONTABILIDAD DE
LA CUENTA “GASTOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACION”, PARA EL
AÑO 2006
Al revisar la liquidación presupuestaria de la sub cuenta “Gastos de Mantenimiento
y Reparación” del año 2006, determinamos que el saldo que refleja el detalle
proporcionado por Contabilidad, es diferente al saldo según el presupuesto
ejecutado por el Instituto al final de ese año, ejemplo:
39
Año
2006
Descripción
Gastos de
mantenimiento y
reparación
Total
Saldo según
detalle
proporcionado
por
contabilidad
Saldo según
Liquidación
Presupuestaria
L.50,086.46
L.75,869.66
Diferencia
L.25,783.20
L.25,783.20
RECOMENDACION. No. 36
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, para que concilie los saldos de la cuenta “Gastos de
Mantenimiento y Reparación”, y se asegure de presentar y documentar
adecuadamente las operaciones del Instituto.
DEUDAS POR PAGAR A CORTO PLAZO
Normas Generales de Control Interno
4.5 Instrucciones por Escrito
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
37. DEDUCCIONES EFECTUADAS A LOS EMPLEADOS SIN AUTORIZACION
POR ESCRITO
Se comprobó que no existe autorización por escrito de parte de los empleados para
que se le deduzca por medio de planilla, los préstamos obtenidos en Bancos y
Cooperativas.
RECOMENDACION. No. 37
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Solicitar autorización por escrito para efectuar deducciones por préstamos u otros
conceptos.
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
38. DETERMINAMOS DIFERENCIA AL COMPARAR EL SALDO SEGUN
LIBROS CONTABLES CONTRA LA DOCUMENTACION SOPORTE
Al revisar los estados financieros contra las partidas y documentación soporte de
las cuentas por pagar del IHDECOOP, determinamos diferencias, así:
40
Deudas por pagar
L.
12,928.24
Saldo
S/registros
contables
L. 13,155.50
Remuneraciones por
pagar
L.
72,236.08
L. 68,679.24
Descripción
Saldo S/ documentos
revisados
Total
Diferencia
L. (227.26)
3,556.84
L. 3,329.58
RECOMENDACION. No. 38
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Ordenar al contador general que documente y actualice, los registros contables
mencionados.
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
4.11 Sistema Contable y Presupuestario
39. NO SE ENCONTRO ALGUNA DOCUMENTACION SOPORTE Y
REGISTROS CONTABLES EN CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO.
En la revisión efectuada de las “Cuenta por Pagar a Corto Plazo”, determinamos
que el IHDECOOP no cuenta con alguna documentación soporte ni registros
contables, de los años 2002,2003, 2004, hasta el 30 junio de 2005, ejemplos:
Fecha
Al 31-12-2006
Descripción
Cantidad según E/F
Remuneraciones a Pagar
Al 31-12-2006
Carga Fiscal a Pagar DEI
L. 68,679.24
5,763.14
Total
L. 74,442.38
RECOMENDACION. No. 39
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que documente y actualice a la brevedad posible
los registros contables del IHDECOOP, así como de incorporar la documentación
soporte correspondiente.
41
DEUDAS POR PAGAR A LARGO PLAZO
Normas Generales de Control Interno
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones
4.9 Supervisión Constante
4.10 Registro Oportuno
40. LA ENTIDAD RECIBIO FONDOS EN PRESTAMO DE LA SECRETARIA DE
FINANZAS SIN AUTORIZACION DE LA JUNTA DIRECTIVA
En la revisión de las “Cuentas por Pagar”, encontramos obligación registrada por
préstamo otorgado por la Secretaría de Finanzas al Instituto; y pagaré sin la firma
de las personas contratantes, y sin la autorización de la Junta Directiva.
RECOMENDACION. No. 40
AL DIRECTOR EJECUTIVO Y
JUNTA DIRECTIVA
Registrar todas las obligaciones contraídas previa autorización de la junta directiva
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones.
41. DOCUMENTACION SOPORTE FALTANTE DE LAS DEUDAS POR PAGAR
A LARGO PLAZO.
En la revisión efectuada de la cuenta “Deudas por Pagar a Largo Plazo”,
determinamos que la Institución no cuenta con alguna documentación que
justifique dichas deudas, ejemplo:
Descripción
INJUPEMP
Valores
(L.47,477.32)
IHDAFA (IHADFA)
40,000.00
DEI
39,834.40
Impuesto s/Ventas
17,887.89
Total
L.50,244.97
RECOMENDACION. No.41
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que investigue y documente estas obligaciones y
de ser posible efectuar su pago.
42
PASIVOS DIFERIDOS
Normas Generales de Control Interno
4.10 Registro Oportuno
42. NO SE REGISTRAN ALGUNOS DEPOSITOS RECIBIDOS EN GARANTIA
Al revisar la documentación soporte de los depósitos en garantía recibidos por el
IHDECOOP, observamos que algunos de estos, no fueron registrados, ejemplo:
Descripción
Funeraria Santa Anita
BIGOS
TOTAL
Fecha de inicio del
arrendamiento
01-11-03
01-12-03
Cantidad
L. 20,700.00
16,200.00
L. 36,900.00
RECOMENDACION. No. 42
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Orientar al Contador General del IHDECOOP para que documente y registre
oportunamente este tipo de depósitos, conforme a la fecha de suscripción de los
contratos.
CAPITAL
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
4.9 Supervisión Constante
43. LA CUENTA PATRIMONIO NO TIENE DOCUMENTACION SOPORTE
En la revisión de la cuenta “Capital “, no encontramos documentación soporte que
evidencie que la transferencia de fondos es recibida, ejemplo:
Descripción
Patrimonio Donado
Patrimonio Institucional
Total
Al 31-12-2006
L. 1,280,722.30
2,400,471.16
L.3,681,193.46
RECOMENDACION. No. 43
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Documentar a la brevedad posible los valores reflejados en los estados financieros
como patrimonio del IHDECOOP y evaluar la posibilidad de registrar en una sola
cuenta contable el patrimonio de la entidad.
43
INGRESOS
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones.
44. FALTA DE DOCUMENTACION SOPORTE
En la revisión de la cuenta “Ingresos”, determinamos alguna documentación
faltante, ejemplo:
¾ Documentación referente a las Transferencias del Gobierno
Documentación de los años 2002, 2003, 2004.
Documentación soporte de la transferencia correspondiente al cuarto
trimestre del año 2005.
Documentación soporte de la transferencia correspondiente al primer
trimestre del año 2006
El oficio que respalda la transferencia del cuarto trimestre del año 2006
¾ Comprobantes:
Comprobantes de depósito de Ingresos no Tributarios
Comprobantes de depósito por venta de bienes
Comprobantes por renta de propiedad
Comprobantes de ingresos por clasificar y otros ingresos.
¾ Documentación correspondiente a “Ingresos no Tributarios”, “Ingresos por venta
de bienes”, “Ingresos por rentas de propiedad”, los procedimientos
correspondientes a esta cuenta no se realizaron, ya que la documentación no
fue proporcionada
RECOMENDACION. No. 44
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que adjunte la documentación
faltante y en el futuro mantener archivada correctamente la documentación.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
4.10 Registro Oportuno
45. EL EFECTIVO RECIBIDO POR VENTAS NO SE DEPOSITA EN LA FECHA
EN QUE SE RECIBE
En la revisión de las operaciones de ingresos por venta de timbres, leyes y
servicios de auditoría; se verificó, que estos no los depositan en la fecha en que se
realizan, ejemplos:
44
Descripción
Nº recibo
Fecha de
venta
Fecha de
depósito
Pago del 80% por
servicios
de
auditoría
5475
02 de agosto
de 2005
05 agosto de
2005
Por autorización
y
venta
de
timbres
5496-54975498-54995500
17 Agosto de
2005
23 de agosto de
2005
Cancelación total
por servicios de
auditoría
6099
19 de octubre
de 2005
25 de octubre
de 2005
Cantidad
L. 28,000.00
52,172.00
L. 32,500.00
RECOMENDACION. No. 45
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda para que depositen los ingresos recibidos
dentro de las 24 horas siguientes a su recepción.
Normas Generales de Control Interno
4.17 Formularios Uniformes
46. NO SE MANEJA
ANULADOS
UN
ARCHIVO
ADECUADO
DE
LOS
RECIBOS
Durante la revisión de las operaciones contables del rubro “Ingreso”, verificamos
que al anular un recibo, no se archiva el juego completo que garantice que el recibo
fue anulado, a continuación se detallan algunos ejemplos:
Número de recibo
6020
6022
Fecha
30 agosto 2005
30 agosto 2005
RECOMENDACION. No. 46
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda que al momento de anular un recibo este
se archive con el original y las copias que lo conforman, a efecto de comprobar la
totalidad de los ingresos reportados por la institución.
45
Normas Generales de Control Interno
5.2 Calidad y Suficiencia de la Información
47. DETERMINAMOS DIFERENCIAS AL COMPARAR LOS INGRESOS
RECIBIDOS SEGUN CONTRATOS DE AUDITORIA CONTRA EL TOTAL DE
INGRESOS REGISTRADOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS.
Durante la revisión de la cuenta “Ingresos”, determinamos que existen diferencias
entre el total de ingresos recibidos según los contratos de auditoría y el total de
ingresos por servicios, según estado de resultados, ejemplo:
Año
Cantidad
de
contratos
Total ingresos
recibidos por
contratos
104
78
93
107
102
L.2,795,500.00
2,089,500.00
3,375,000.00
4,134,100.00
4,432,600.00
L.16,826,700.00
2002
2003
2004
2005
2006
Total
RECOMENDACION. No. 47
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Girar instrucciones a quien corresponda
diferencias antes descrita.
Total ingresos
por servicios
según estado
de resultados
L.1,109,000.00
2,176,000.00
3,217,500.00
3,483,600.00
5,258,000.00
L.15,244,100.00
Diferencia
L. (1,686,500.00)
86,500.00
(157,500.00)
(650,500.00
825,400.00
L. (1,582,600.00)
para que justifique y concilie las
GASTOS
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
48. DETERMINAMOS DIFERENCIA AL COMPARAR EL SALDO DE ALGUNAS
CUENTAS EN EL ESTADO DE RESULTADOS CONTRA LOS SALDOS
REPORTADOS EN LA LIQUIDACION PRESUPUESTARIA
En la revisión de la cuenta “Gastos”, determinamos que al comparar los saldos
reflejados, según estado de resultados, contra los reportados en la liquidación
presupuestaria se reflejan diferencias, ejemplo:
Año
Descripción
2004 Gastos de
Menos equipo
Nuevo saldo
de oficina y
Diferencia
s/Liquidación
deudas por
Presupuestaria
pagar
L.6,764,939.41 L. 6,319,961.61
L.356,497.06 L. 5,963,464.55 L.801,474.86
Saldo según
Estado de
Resultados
Saldo según
Liquidación
Presupuestaria
46
Funcionamiento
Gastos de
2005 Funcionamiento
Gastos de
2006 Funcionamiento
Total
6,738,918.89
6,797,355.64
58,437.05
L.6,702,304.54 L. 6,650,461.22
L.20,206,162.84 L.19,767,778.47
6,738,918.59
0.30
L.101,600.88 L. 6,548,860.34 L.153,444.20
L.516,534.99 L.19,251,243.48 L.954,919.36
RECOMENDACION. No. 48
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, corregir, reclasificar, ajustar y documentar las
diferencias antes descritas y reflejar saldos reales en los estados financieros
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
49. FALTA ALGUNA DOCUMENTACION SOPORTE DE LA CUENTA GASTOS
DE FUNCIONAMIENTO
Durante la revisión efectuada del rubro “Gastos”, determinamos alguna
documentación faltante, ejemplos:
Giselle Matamoros Silva
Blanca Lila Villela
Glenda Xiomara Rivera
Eva Josefina Zepeda
Ovidio Valeriano Berrios
Emilio Mazier Alvarado
Vicky Odaly Rosales
Roque Francisco Zepeda
Allan Vladimir Velásquez
Any Mariana Rodríguez
Mario Rene Hernández
Maria
del
Carmen
Almendarez
José Santiago Vargas
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Constancia
cancelación
Declaración
Jurada de
Bienes
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Contrato de
trabajo
Carnet de
colegiación
Solvencia
municipal
R.T.N
Tarjeta de
identidad
Fotocopia
de título
Nombre
Curriculum
En los expedientes de los empleados del IHDECOOP, no se incluyó
alguna documentación soporte; como ser:
Solicitud de
empleo
a.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
47
Marcial Murillo López
Johana Yamileth Mendoza
Iizzwa Iizzalledd Medina
Marlen Argentina Ortiz
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
No se adjunta alguna documentación soporte de los gastos por servicios
públicos , publicidad, transporte, Internet, ejemplos:
05-09-05
31-10-05
d.
Descripción del gasto
23-01-03
Pago por levantamiento
topográfico
Avalúo terreno Danlí
Reparación equipo oficina
Servicios Profesionales ,
Acta Notarial
Servicios Profesionales
21-11-06
e.
0077
L. 3,747.82
x
x
x
0685
1,000.00
x
x
1910
2,292.21
2037
L. 1,726.78
x
x
x
x
x
Falta documentación que justifique el gasto por servicios profesionales,
técnicos de mantenimiento y reparación, ejemplos:
Fecha
03-04-03
27-02-04
09-09-05
Cantidad
Nº de
Cheque
Cantidad
45069
L. 1,600.00
0183
0725
4,000.00
1,245.00
1918
2,000.00
2933
2,600.00
x
Contrato de
prestación
de servicios
17-02-04
Gastos por servicios
telefónicos Teg /S.P.S
Gastos por traslado de
vehículo
Gastos por servicios
telefónicos S.P.S
Gasto
por
energía
eléctrica
Nº de
Cheque
Cheques
originales
13-01-03
Descripción del gasto
Orden de
pago fat
/recibos
Fecha
Facturas
y/o recibos
c.
Cheques
originales
Falta documentación soporte de las planillas de sueldos, correspondiente
a los años 2002,2003.
Orden de
pago
b.
x
x
x
x
x
x
x
x
No se adjunta alguna documentación soporte correspondiente a Viáticos
y Gastos de viaje, ejemplos:
48
24-01-03
24-01-03
26-02-04
25-02-04
26-05-04
21-05-04
30-08-04
09-09-04
16-12-05
13-01-06
18-11-06
19-09-07
17-10-07
09-08-05
f.
Anticipo
de
viáticos
revisión E/F
Anticipo
de
viáticos
Coop.
revisión
E/F
Agroforestal
Pago de viáticos por
auditar Coop. Sonaguera
Colon.
Pago de viáticos por
auditar Coop. CACEENP
Pago de viáticos por
Discusión borrador Coop.
Campamento.
Pago de viáticos asamblea
general ordinaria Coop. A
y C Nueva Vida.
Pago de viáticos Coop.2
de Julio
Pago de viáticos Coop.
Lepaterique
Pago de viáticos por
revisión Oficina Regional
Pago de viáticos Coop.
Empleados de INCEHSA
Pago de viáticos por asistir
VIII
Asamblea
Extraordinaria Panamá
Pago de viáticos 7 días
mas gastos de visa
Pago por complemento
según liquidación adjunta.
Pago por 3 días de
viáticos a razón de
$200.00 diarios
Cantidad
45079
L.2,400.00
x
x
x
x
45078
2,400.00
0721
3,550.00
0719
1,680.00
1019
Informe de
gira
Cheques
originales
Nº de
Cheque
Liquidación
Plan de gira
Orden de
viaje
Descripción del gasto
Orden de
pago
Fecha
x
x
x
x
x
x
x
875.00
x
x
x
1005
905.00
x
x
x
1267
2,450.00
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
1925
2,400.00
2164
3,550.00
2211
2,410.00
2948
28,693.27
3798
28,449.87
3889
13,121.33
1859
12,000.00
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Falta alguna documentación que justifique los gastos por materiales y
suministro, ejemplos :
49
x
07-01-03
07-01-03
16-02-04
19-05-04
13-12-05
16-01-06
24-07-06
13-07-07
Compra
de
4
cartuchos
para
impresoras Epson, y 4
cintas
Compra de 1 caja de
papel 1 fax, y una
cinta para impresora
Compra
de
100
boletos para consumo
de agua purificada.
Compra de 2 toner
para
fotocopiadora
MITA
Compra de 4 llantas
Nº 16 marca toyota,
vehiculo P/N7904
Suministro
e
instalación de dos
llavines de puerta de
vehículos
Compra de materiales
para instalación de
planta telefónica
Pago
de
facturas
#2418,2398 suministro
de tintas y materiales
de Ofic.
g.
Cotización
Requisición o
solicitud de
materiales
Nº de
Cheque
Cantidad
RAMECA
0043
L. 3,865.64
x
x
x
x
Office Line
0042
328.16
x
x
x
x
AGUAZUL
0676
1,900.00
x
x
x
A. Beltrán
Copiadora
S.de R.L
0995
1,086.40
x
x
x
Llanti Ferco
S.de R.L
2149
6,796.56
x
x
x
Larach y Cia
2216
600.00
x
x
x
x
ELIYASIM
2635
3,289.74
x
x
x
x
ACOSA
3605
4,179.16
x
x
x
No se adjunta la solicitud de emisión de cheque, facturas, recibos, orden
de pago o documento equivalente, ejemplo:
Fecha
Cheque Nº
Beneficiario
26-09-06
2789
Marcial Murillo
20-12-06
2999
Claudia Melgar
Valor
Observación
Pago de salario de
una quincena
L. 13,500.00 Sin documentación
L. 11,442.00
RECOMENDACION. No. 49
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, documentar y actualizar a la brevedad posible los
expedientes del personal vigente, así como documentar cada gasto efectuado.
50
Fact. y/o
recibos
Orden de
compra
Beneficiario
Orden de
pago
Descripción del
gasto
Fecha
Normas Generales de Control Interno
4.19 Disfrute Oportuno de Vacaciones
50. EL IHDECOOP NO CUENTA CON UN PLAN ANUAL DE VACACIONES DE
SU PERSONAL
En la evaluación del control interno determinamos que el IHDECOOP, no cuenta
con un plan anual de vacaciones.
RECOMENDACION. No. 50
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda, para que a la brevedad posible se proceda a elaborar
un plan para la asignación anual de vacaciones de sus empleados.
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
51. DIFERENCIA AL COMPARAR LOS REGISTROS POR GASTOS SEGUN
LIBROS CONTRA LA DOCUMENTACION SOPORTE
En la revisión de los gastos de funcionamiento del IHDECOOP, determinamos
casos en los que no se registró correctamente el gasto, detallamos algunos
ejemplos:
a. Algunos registros contables reflejan diferencias contra el valor reflejado en la
planilla de sueldos, ejemplos:
Año / Mes
Descripción
2005 -Agost
Planilla de Sueldo
Total
Cantidad
Según
Planilla
191,140.72
Cantidad
Diferencia
Según
Registro
188,493.33 L. 3,195.45
L. 3,195.45 *
* Diferencia por no excluir a un empleado que fue cancelado en este mes.
b. Se registraron algunas deducciones efectuadas por llegadas tardías y días
sin asistir incorrectamente, según revisión de tarjetas de marcación,
ejemplo:
Nombre del Empleado
José Manuel López
Mes /Año
Jun-04
Deducción
según
Contabilidad
L. 207.30
Deducción
Total
según
Auditoría
L. 584.44
Diferencia
L. 377.14
51
José Edgardo Espinal
Allan Vladimir Velásquez
Armando García
Rony Moncada
Claudia Aracely Melgar
Johana Mendoza
Javier Sauceda R
Suyapa Medina
Armando García
Rony Moncada
Edgar M. Salgado
Ada Lizeth Elvir
Johana Mendoza
Rigoberto Torres Valle
Total
Sep-04
Abr-05
Ago-05
Dic-05
Feb-06
May-06
Oct-06
0.00
453.37
296.77
148.35
11.70
22.36
74.34
283.92
216.00
384.00
23.92
100.75
419.68
0.00
L. 2,483.76
5.00
422.50
783.16
1,144.44
59.13
31.11
166.25
318.77
0.00
2,086.50
0.00
450.86
424.37
256.18
L. 6,781.31
5.00
30.87
486.39
996.09
47.43
8.75
91.91
34.85
216.00
1,702.50
23.92
350.11
4.69
256.18
L. 4,090.25
RECOMENDACION. No. 51
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que se asegure de registrar adecuadamente las
operaciones.
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control
52. NO SE EFECTUARON ALGUNAS DEDUCCIONES LEGALES A LOS
EMPLEADOS
DEL
IHDECOOP
Y
OTRAS
SE
REALIZARON
INCORRECTAMENTE
La entidad no efectúo retenciones que de acuerdo a la ley esta obligada a retener a
los empleados, ejemplo:
Nombre del Empleado
Roque Zepeda Rodríguez
Arturo Rojas Rodríguez
Marco Tulio Bulnes
Blanca Lila Villela
Roque Zepeda Rodríguez
Ada Lizeth Elvir Ochoa
Mayra Esperanza Maradiaga
Total
Fecha
Feb-04
Feb-04
Feb-04
Feb-04
Ago-05
Ago-05
Feb-06
Deducciones no
Efectuadas
IHSS
INJUPEMP
Total
L.168.00
L. 168.00
L. 1,750.00
1,750.00
420.00
420.00
420.00
420.00
168.00
168.00
168.00
L. 602.00
770.00
L.132.30
132.30
L.3,828.30
52
Asimismo, encontramos que algunas deducciones son incorrectas, ejemplo:
Nombre del Empleado
Ada lizeth Elvir
Deducciones
INJUPEMP INJUPEMP
Fecha
Sueldo
Según
Según
planilla
Auditoría
Feb-04 L.4,866.88
L.560.00
L.340.68
Total
L.219.32
RECOMENDACION. No. 52
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que se asegure de efectuar de forma correcta las
deducciones de ley a efecto de evitar sanciones en el futuro.
Normas Generales de Control Interno
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones.
53. ALGUNAS PLANILLAS DE PERSONAL NO SON REFRENDADAS CON LA
FIRMA Y EL SELLO DEL RESPONSABLE DE SU ELABORACION,
REVISION Y APROBACION.
Revisó
/Aprobó
x x
x
Supervisó
x
L.214,068.25
255,681.18
L. 191,688.78
x
Junio -2004
Diciembre-2004
Agosto -2005
Cantidad
x
Planilla de Sueldo
Planilla de Sueldo
Planilla de Sueldo
fecha
x
Descripción
Elaboró
En la revisión efectuada del gasto por planillas de decimotercer mes de sueldo,
observamos que algunas no se encontraban firmadas, ni selladas por el
responsable de su elaboración, revisión y aprobación, ejemplo:
RECOMENDACION. No. 53
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que las planillas de sueldos y salarios sean
firmadas y selladas por el responsable de su elaboración, revisión y aprobación.
Normas Generales de Control Interno
4.13 Revisiones de Control.
54. ENCONTRAMOS DIFERENCIAS EN EL CALCULO DEL PAGO DEL
DECIMOTERCER MES DE SALARIO.
53
En la revisión de las planillas de pago del decimotercer mes de salario,
encontramos diferencias en algunos pagos, ejemplo:
Sueldo
mensual
Nombre
Rosa
Adelaida
Arambu
Bessy del carmen
Ana
Elizabeth
Espinoza
Total
Sueldo
(Decimotercer mes)
Diferencia
Observaciones
L.7800.00
L.7,266.67
L. 533.33 Laboró todo el año
3,800.00
3,600.00
3,800.00
3,600.00
200.00 Laboró todo el año
Laboró todo el año
200.00
L. 933.33
RECOMENDACION. No. 54
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que previo al pago se asegure de calcular
correctamente el monto a pagar por concepto del decimotercer mes de salario.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
55. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN LA ASIGNACION DE VIATICOS
a. Se otorgan viáticos a empleados con liquidaciones de viáticos pendientes
b. El Reglamento de Viáticos se encuentra desactualizado y no ha sido
autorizado por la Junta Directiva
a. Faltan algunos registros contables, ejemplos:
Año
2003
2004
2004
2004
Descripción
Anticipo
de
viáticos
revisión
Estados Financieros, Coop A y C
La Reforma
Viáticos por realizar Auditoría Coop.
Sonaguera Colon
Viáticos por realizar Auditoría Coop.
CACEENP
Viáticos por realizar Auditoría Coop.
San Andrés
Cheque
No.
Cantidad
45079
L. 2,400.00
0721
3,550.00
0719
1,680.00
1265
L. 4,200.00
54
RECOMENDACION. No. 55
AL DIRECTOR EJECUTIVO Y
JUNTA DIRECTIVA
Actualizar y autorizar e incluir políticas y procedimientos necesarios para asegurar
una apropiada asignación de viáticos, sin liquidaciones pendientes por parte del
personal.
Normas Generales de Control Interno
4.8 Documentación de Procesos y Transacciones
4.13 Revisiones de Control
56. NO SE ADJUNTAN A LOS
PRESTACIONES PAGADOS
CHEQUES
EL
CALCULO
DE
LAS
En la revisión del gasto por prestaciones laborales pagadas a los empleados del
IHDECOOP, observamos que no se adjunta a los cheques el cálculo de las
mismas, ya sea de acuerdo a la Secretaría de Trabajo o del Instituto.
Nombre del Empleado
Cálculo según
Secretaría de Trabajo
Cálculo según
IHDECOOP
x
x
x
x
x
x
Ovidio Valeriano Berríos
José Ramón Leiva
Rigoberto Torres Valle
Roque Francisco Zepeda
Claudia Aracely Melgar
x
x
RECOMENDACION. No. 56
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que adjunte el cálculo de las prestaciones
laborales pagadas y estos sean archivados correctamente.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
57. NO EXITE CONTROL
FOTOCOPIADO
PARA
RACIONALIZAR
EL
SERVICIO
DE
En la revisión de la cuenta “Gastos”, verificamos que el IHDECOOP, no maneja
controles que permitan hacer un uso racional del servicio de fotocopiado.
RECOMENDACION. No. 57
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Implementar a la brevedad posible mecanismos para
servicios de fotocopiado en el Instituto.
controlar
el gasto por
55
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
58. SOBREGIROS EN ALGUNOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS NO
AUTORIZADOS
En la revisión de la cuenta “Gastos”, verificamos que algunos renglones del
presupuesto presentan sobregiro y no hay documentación que evidencie que los
mismos hayan sido autorizados, ejemplo:
Año
Nombre del Objeto
2006
Donaciones a Instituciones
Descentralizados
Retribuciones a personal
directivo y de control
Sueldos y salarios básicos
Correos e Internet
Viáticos
Servicios
de
Telefonía
Privada
Viáticos nacionales y otros
gastos de viaje
Combustibles y lubricantes
2005
2005
2005
2005
2004
2004
2004
Presupuesto Presupuesto
aprobado
ejecutado
L.10,000.00
Diferencia
L.20,000.00 L.(10,000.00)
40,000.00
83,981.33
(43,981.83)
100,000.00
15,600.00
500,000.00
25,000.00
216,517.79
29,184.99
575,493.60
42,925.16
(116,517.79)
(13,584.99)
(75,493.60)
(17,925.18)
450,000.00
474,409.00
(24,409.00)
L. 41,000.00
L.68,778.02 L.(27,778.02)
RECOMENDACION. No. 58
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Justificar el sobregiro de los renglones presupuestarios mencionados, y en el futuro
solicitar autorización previo a realizar modificaciones al presupuesto.
Norma General de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
59. EL IHDECOOP NO CUENTA CON UN REGLAMENTO DE COMPRAS
Durante la evaluación del control interno de la cuenta “Gastos”, comprobamos que
el IHDECOOP no cuenta con un reglamento de compras.
RECOMENDACION. No. 59
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que se diseñe, analice y autorice un reglamento
de compras del Instituto.
56
Normas Generales de Control Interno
2.3 Administración Eficaz del Recurso Humano
4.1 Prácticas y Medidas de Control
60. NO EXISTEN POLITICAS DE
CONTRATACION DE PERSONAL
RECLUTAMIENTO,
SELECCION
Y
Durante la evaluación del control interno de la cuenta “Gastos”, comprobamos que
en el Instituto Hondureño de Cooperativas, no existen políticas de reclutamiento,
selección y contratación de personal que permitan la contratación de personal con
el perfil deseado.
RECOMENDACION. No. 60
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Ordenar a quien corresponda para que diseñe, analice y autorice un manual que
contenga las políticas de reclutamiento, selección y contratación de personal.
Normas Generales de Control Interno
4.1 Prácticas y Medidas de Control
4.7 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones
4.13 Revisiones de Control
61. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN LA ASIGNACION Y USO DE
COMBUSTIBLE
a.
La entidad no maneja un control del gasto por combustible y kilometraje
recorrido por los vehículos de la institución, que le permita medir el
rendimiento y consecuentemente programar el mantenimiento de los
vehículos.
b.
Suministro de combustible para vehículos particulares sin ninguna
justificación, ejemplo:
Nombre
Alex Cruz
CHC
Particular
Cargo
Supervisor
Marcial Murillo
Director
Particular
Particular
Nº Placa
PAW 4784
PN 06046
PAG 6873
PAG 6873
PAG 0801
PAG 1929
PAF 2919
Cantidad
5gl. gasolina
7.515gl. Gasolina
10gl. gasolina
10gl. gasolina
17.615gl. diesel
18.404gl. diesel
18.538gl. diesel
17.52gl. diesel
14.942gl. diesel
15gl. diesel
Fecha
24/03/04
12/03/04
10/09/04
14/09/04
2/11/04
18/11/04
08/12/04
29/12/04
11/10/05
07/02/06
57
c.
Gasto excesivo de combustible
Cheque
Fecha
2506
11/05/06
Valor
Vehículo
Placa
Fecha de
Emisión O/E
07903
07903
07903
07903
07903
07903
07903
07903
07903
07903
02/03/06
06/03/06
07/03/06
09/03/06
12/03/06
14/03/06
14/03/06
23/03/06
23/03/06
30/03/06
L.4,239.50
07904
07904
8156
8156
07904
8156
07904
04/12/06
16/12/06
08/12/06
11/12/06
11/12/06
12/12/06
13/12/06
L.620.00
578.00
1,193.90
60.00
822.50
457.10
508.00
L.6,452.50
07904
8156
8156
07904
8156
8156
S/P
18/12/06
18/12/06
19/12/06
27/12/06
27/12/06
21/12/06
21/12/06
829.50
458.20
458.20
462.90
458.20
458.20
795.60
MI-2817
PAG 0801
07904
07904
21/12/06
22/12/06
22/12/06
28/12/06
733.00
1,028.80
244.30
L. 525.60
L.4,653.00
Detallado
L.
L.
257.05
505.70
585.45
505.70
304.68
253.90
253.90
838.88
521.70
626.04
Oficina Principal Tegucigalpa
3009
3041
26/12/06
05/01/07
RECOMENDACION. No. 61
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Descontinuar la práctica de suministrar combustible a vehículos particulares e
implementar controles que permitan el control de kilometraje recorrido por vehículo
y orden de combustible emitida y así como de racionalizar el uso del combustible.
58
CAPITULO IV
INCUMPLIMIENTO A NORMAS LEGALES
A. OPINION
B. HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS LEGALES
59
Licenciado
MARCIAL MURILLO
Director Ejecutivo
Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP)
Su Oficina.
Estimado Señor Director:
Hemos auditado los Estados Financieros y el Estado de Ejecución Presupuestaria
del Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), al 31 de diciembre de 2006,
y los correspondientes a los años terminados a diciembre de 2005, 2004, 2003 y
2002, y de la cual emitimos nuestro informe.
Realizamos nuestra Auditoría de acuerdo con las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas y Normas de Auditoría Aplicables al Sector Público de
Honduras, adoptadas por el Tribunal Superior de Cuentas. Estas normas requieren
que planifiquemos y ejecutemos la Auditoría, de tal manera que podamos obtener
una seguridad razonable de que los Estados Financieros examinados están
exentos de errores importantes. La Auditoría incluye el examen de cumplimiento a
disposiciones legales, regulaciones, contratos, políticas y procedimientos aplicables
al Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), que son responsabilidad de
la administración. Realizamos pruebas de cumplimiento con ciertas disposiciones,
de leyes, regulaciones, contratos, políticas y procedimientos. Sin embargo, el
objetivo de nuestra auditoría, no fue proporcionar una opinión sobre el
cumplimiento general con tales disposiciones.
Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron algunos
incumplimientos a la Ley del Tribunal Superior de Cuentas y su Reglamento, Ley
de Cooperativas de Honduras y su Reglamento, Disposiciones Generales del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República y su Reglamento.
Excepto por lo descrito anteriormente, los resultados de nuestras pruebas de
cumplimiento legal indican que, con respecto a los rubros examinados, la
Institución cumplió, en todos los aspectos importantes, con esas disposiciones.
Con respecto a los rubros no examinados nada llamó nuestra atención que nos
indicara que el Instituto Hondureño de Cooperativas (IHDECOOP), no haya
cumplido en todos los aspectos más importantes con esas disposiciones.
Tegucigalpa, M.D.C. 11 de julio de 2008
LIC. DARIO O. VILLALTA O.
Jefe del Departamento de Auditoría
Sector Económico y Finanzas
60
B. HALLAZGOS POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS LEGALES
A continuación presentamos una relación de los principales hechos examinados
durante el desarrollo de la fiscalización:
Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la
República Artículo 30 para el año 2005 y 23 para el año 2006, Artículo 22 de su
Reglamento para el año 2005, vigente al 2006.
1. LOS GASTOS DE REPRESENTACION NO SON LIQUIDADOS CONFORME
A LO ESTABLECIDO EN LA LEY
En la revisión de la sub cuenta “Gastos de Representación”, se observó que no se
adjunta la documentación que justifique los mismos, los cuales ascienden a
CIENTO DOCE MIL LEMPIRAS L. (112,000.00) los que se detallan a continuación:
1.1 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de L. 27,500.00
durante el período del 06 de enero de 2005 al 15 de julio de 2005.
Descripción
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Total
Fecha
06-01-2005
09-03-2005
07-04-2005
05-05-2005
10-06-2005
02-08-2005
Nº de
Cheque
1559
45293
45360
1689
1733
1834
Cantidad
L.5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
2,500.00
L.27,500.00
1.2 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de L.62,500.00 de
los cuales no se encontró autorización de la Junta Directiva
Descripción
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Fecha
01-08-2005
26-08-2005
27-10-2005
02-12-2005
29-12-2005
06-02-2006
28-02-2006
30-03-2006
26-04-2006
22-05-2006
21-06-2006
25-07-2006
Nº de
Cheque
1833
1890
2024
2123
2183
2261
2320
2418
2476
2535
2577
2637
Cantidad
L. 2,500.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
5,000.00
61
Pago de gastos de representación
Total
17-08-2006
2693
5,000.00
L.62,500.00
1.3 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de (L.22,000.00)
durante el período del 18 de agosto de 2006 al 31 de diciembre de 2006.
Descripción
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Total
Fecha
09-11-2006
11-12-2006
02-01-2007
Nº de
Cheque
2907
2988
3025
Cantidad
L.10,000.00
5,000.00
7,000.00
L.22,000.00
RECOMENDACION. No. 1-1
A LA JUNTA DIRECTIVA
Autorizar y reglamentar los gastos de representación asignados al Presidente de la
Junta Directiva del IHDECOOP; y cumplir con las Disposiciones Generales del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República y su Reglamento.
RECOMENDACION. No. 1-2
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Asignar a un funcionario responsable, la función de revisión, seguimiento y
liquidación de los valores otorgados por gastos de representación.
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, Artículo No. 100 Numeral 2.
2. LA INSTITUCION NO PROPORCIONO EN TIEMPO Y FORMA ALGUNA
INFORMACION REQUERIDA
Información proporcionada extemporáneamente
Mediante oficio Nº 495-2007 de fecha 13 de marzo de 2007, se solicitó el detalle de
las demandas interpuestas a favor y en contra del IHDECOOP, información
solicitada nuevamente mediante oficio No. 004 TSC-CA de fecha 21 de junio de
2007, misma que fue respondida en nota con fecha 10 de julio de 2007.
Asimismo, solicitamos mediante oficio No. 002. CATSC del 23 de Mayo de
2007(libros de acta de la Junta Directiva), información solicitada nuevamente en
Oficio No. 004. TSC-CA del 21 de Junio de 2007, misma que había sido solicitada
en oficio No. 495-2007 de fecha 13 de marzo de 2007; punto 10 la cual fue
respondida hasta el 10 de julio de 2007.
Mediante oficio No. 006. TSC-CA de fecha 09 de julio de 2007, solicitamos se
validara las aseveraciones de los estados financieros, información requerida
nuevamente en oficio No. 009. TSC-CA de fecha 27 de julio de 2007 y oficio No.
014. TSC-CA de fecha 17 de agosto de 2007; misma que fue respondida en nota
de fecha 23 de agosto de 2007.
62
Asimismo, mediante oficio No. 010. TSC-CA de fecha 31 de julio de 2007,
solicitamos documentación correspondiente al préstamo otorgado a la CHC por la
cantidad de L. 100,000.00, nuevamente requerida en oficio No. 051. TSC-CA de
fecha 15 de noviembre de 2007, respondido según oficio No 216- D.E.-2007 de
fecha 16 de noviembre de 2007, pero recibido hasta el 22 de noviembre de 2007.
Mediante oficio No. 013. TSC-CA de fecha 15 de agosto de 2007, solicitamos las
causas debidamente documentadas de las deficiencias encontradas en la revisión
de la cuenta Caja y Bancos, información requerida nuevamente en los oficios No.
032. TSC-CA de fecha 04 de octubre de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de
octubre de 2007, No. 041. TSC-CA de fecha 30 de octubre de 2007, No. 051.
TSC-CA de fecha 15 de noviembre de 2007, respondido mediante oficio No 216D.E. -2007 de fecha 16 de noviembre de 2007, pero recibido hasta el 22 de
noviembre de 2007.
Solicitamos a través de oficio No. 015. TSC-CA de fecha 22 de agosto de 2007,
información y documentación soporte referente a la cuenta Capital, Inventario y
Gasto por Combustible, dando respuesta a la información referente al Gasto por
Combustible de los años 2003 al 2007, en nota con fecha del 18 de octubre de
2007 por parte de servicios administrativos. Sin embargo, se solicitó nuevamente la
información referente al Capital en los oficios No 019. TSC-CA de fecha 27 de
agosto de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007, No. 041. TSCCA de fecha 30 de octubre de 2007 y No. 051. TSC-CA de fecha 15 de
noviembre de 2007, el cual fue respondido en oficio No. 216- D.E-2007 de fecha 16
de noviembre de 2007.
En oficio No. 016. TSC-CA de fecha 23 de agosto de 2007, solicitamos nos
indicaran quien era la persona responsable en el IHDECOOP, de supervisar la
emisión (Impresión) de timbres cooperativos, requerido nuevamente en oficio No.
037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007, y No. 041. TSC-CA de fecha 30 de
octubre de 2007, información que fue proporcionada hasta el 01 de noviembre de
2007.
A través de oficio No. 026. TSC-CA de fecha 12 de septiembre de 2007,
solicitamos nos indicara en que renglón del presupuesto de IHDECOOP se incluye
la asignación para la compra de timbres cooperativos y leyes, requiriendo
nuevamente dicha información en oficios No. 032. TSC-CA de fecha 04 de octubre
de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007 y No. 041. TSC-CA
de fecha 30 de octubre de 2007, la cual que fue respondida mediante nota de fecha
07 de noviembre de 2007, por el departamento de Contabilidad.
También mediante oficio No. 040. TSC-CA de fecha 30 de septiembre de 2007,
solicitamos nos indicará cual es la tabla de viáticos vigente, ya que la
proporcionada en fecha anterior no esta firmada ni sellada por los funcionarios
responsables, información solicitada nuevamente en oficio No. 042. TSC-CA de
fecha 02 de noviembre de 2007, enviando respuesta de la misma mediante oficio
No. 212-07 de fecha 09 de noviembre de 2007.
Mediante oficio No. 050. TSC-CA de fecha 15 de noviembre de 2007, solicitamos
nos indicaran cual es la gestión de cobro que el IHDECOOP, ha efectuado a la
fecha; sobre las cuentas por cobrar (por servicios de auditorías efectuadas),
asimismo nos informaran porque existen saldos contrarios a la naturaleza de la
cuenta, información requerida nuevamente a través de oficios No. 054. TSC-CA
63
de fecha 05 de diciembre de 2007, No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de
2008, proporcionando la respuesta a los mismos mediante oficio No. 01-D.E. 2008
de fecha 03 de enero de 2008.
Asimismo, en oficio No. 052. TSC-CA de fecha 26 de noviembre de 2007,
solicitado nuevamente en oficio No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008,
en el cual requerimos las fotografías, detalles y descripción individual marca, color,
placa, motor, chasis, fotocopia de la boleta de circulación…. etc, de los vehículos
que se encuentran en la oficina regional de San Pedro Sula, incluyendo las
motocicletas, si es el caso; los antes mencionados fueron respondido mediante
oficio No. 226-D.E .07, el cual fue recibido hasta el 02 de enero de 2008.
Mediante oficio No. 053. TSC-CA de fecha 27 de noviembre de 2007, solicitamos
información referente al Fideicomiso IHDECOOP- BANHCAFE, la cual fue
nuevamente solicitada en oficio No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008.
Información que fue proporcionada mediante oficio No. 02- D.E 08 de fecha 03 de
enero de 2008, sin embargo fue recibida hasta el 07 de enero de 2008, quedando
pendiente el verbatil del Acta de Junta Directiva Nº 172.
En oficio No. 057. TSC-CA de fecha 07 de diciembre de 2007 y oficio No. 061.
TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008, solicitamos nos indicaran cual es el precio
unitario de Timbres y Leyes Cooperativos (costo y venta). Asimismo, manifestaran
si en el precio de venta ya se incluye el impuesto sobre venta, dando respuesta
mediante oficio No. 03-D.E. 07, de fecha 07 de enero de 2008.
Mediante oficio No. 058. TSC-CA de fecha 11 de diciembre de 2007 y oficio No.
061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008, requerimos el procedimiento de
control del servicio de fotocopiado que el Instituto Hondureño de Cooperativas
aplica, obteniendo respuesta de los mismos mediante oficio No. 231-D.E 07 de
fecha 27 de diciembre de 2007, pero recibida el 02 de enero de 2008.
En oficio No. 062. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008 y No. 071. TSC-C CA
de fecha 18 de enero de 2008, solicitamos el detalle de los principales funcionarios
del Instituto Hondureño de Cooperativas; así como de los miembros de la Junta
Directiva durante el período sujeto a revisión, información que fue facilitada
extemporáneamente.
RECOMENDACION. No. 2
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Adjuntar la documentación faltante y en el futuro asegurarse de archivar toda la
documentación de respaldo.
Artículos 209, 210 del Reglamento de la Ley de Cooperativas de Honduras
3. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN LA EMISION Y USO DE TIMBRES
COOPERATIVOS
a. La emisión de timbres cooperativos no es supervisada por IHDECOOP.
b. No se elabora solicitud, ni autoriza el proceso para la emisión de timbres
cooperativos, ejemplo:
64
Descripción
Compra de Timbres
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
´´
Total
Fecha
16-07-07
07-03-07
18-12-06
05-10-06
31-08-06
30-07-05
Nº de cheque
43
20
17
10
09
04
Monto del Cheque
L. 58,240.00
99,064.00
29,120.00
58,240.00
87,360.00
58,240.00
L.390,264.00
c. No se adhiere el timbre cooperativo a los contratos celebrados por servicios
de auditoría
RECOMENDACION. No. 3
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que se supervise oportunamente la emisión de
timbres cooperativos, asimismo, elaborar la solicitud por parte de administración y
autorización de la Junta Directiva y adjuntar toda la documentación de soporte.
Artículo No.206 del Reglamento de la Ley de Cooperativas de Honduras
4. NO SE HA DEFINIDO NI APROBADO EL ARANCEL PARA DETERMINAR EL
COBRO DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS
Comprobamos que el instituto no ha definido, ni aprobado un arancel para
determinar el cobro de las auditorías efectuadas.
RECOMENDACION. No. 4
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Definir y aprobar el arancel de cobro por servicios de auditorías prestados.
Este arancel debería, preferiblemente, definirse como aportación a costos de
ejecución de las auditorías.
Reglamento de Viáticos del Instituto Hondureño de Cooperativas
Artículo No. 3 inciso 3.1
Artículo No. 9
5. INCUMPLIMIENTOS ENCONTRADOS AL REGLAMENTO DE VIATICOS DEL
INSTITUTO
a. Algunos viáticos se otorgaron por montos mayores al aprobado en el
Reglamento de Viáticos del Instituto, ejemplo:
65
Descripción
Beneficiario
Viáticos
y
gastos de viaje
para asistir a la
VIII Asamblea
General
Extraordinaria
Panamá
Marcial Murillo
López
Cheque
2948
Fecha
Cantidad
Saldo S/
Auditoría
Diferencia
Observaciones
28-11-06
US$.
1,507.50
L28,693.27
US$.
1,260.00
L23,982.43
US$.
247.50
L.4,710.84
Falta
comprobante de
Inscripción a la
asamblea
por
US$.400.00
b. Algunas liquidaciones de viáticos se presentaron fuera del tiempo
establecido, según el Reglamento de Viáticos del Instituto, ejemplo:
Fecha
29-04-03
21-05-04
Descripción
Beneficiario
Anticipo de viáticos Ernesto
Coop. CACIEL
Baldemar
Pago de viáticos
asistir
Asamblea
General Ordinaria Rubén Rojas
Coop A y C Nueva
Vida
Cheque
Nº
0208
1005
Cantidad
Días de
Retrazo
L.2,700.00
10
905.00
10
c. No existe evidencia que se haya presentado a la administración la
liquidación de viáticos y el informe de gira correspondiente dentro de los 5
días hábiles.
Fecha
Descripción
Beneficiario
Anticipo
de
viáticos
José Edgardo
24-01-03 revisión
E/F
Coop.
Espinal
Agroforestal Lepaterique
Cheque
Nº
45078
Cantidad
L.2,700.00
d. Algunas liquidaciones de viáticos no tienen fecha de presentación, ejemplo.
Descripción
Beneficiario
Pago
de
viáticos
discusión de informe Rosa Adelaida
borrador,
coop. Arambu
Campamento
Fecha del
Cheque
Cheque
26-05-04
1019
Cantidad
L. 875.00
RECOMENDACION. No. 5
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que justifique y documente la asignación de
viáticos, y girar instrucciones al responsable del otorgamiento de viáticos que se
66
aseguré que las liquidaciones se efectúen en tiempo y forma y que estas incluyan
la fecha de presentación.
Artículo No. 2 del Acuerdo Ejecutivo No. 00472, publicado en La Gaceta de fecha
28 de marzo de 1998
6. LOS VEHICULOS NO SE IDENTIFICAN PLENAMENTE COMO PROPIEDAD
DEL ESTADO DE HONDURAS
En la inspección física realizada de los vehículos del Instituto, determinamos que
algunos están identificados con la bandera nacional, sin embargo no tienen la
leyenda del Estado de Honduras, en las puertas laterales de los mismos, ejemplo:
Placa No.
N-06041
S/P
Total
Descripción
del Vehículo
Pick- up, motor
M8Z-8C0139
Hi-lux,
motor
2L-150749
Marca
Nissan
Toyota
Chasis
UTL720E34338
LN650040728
Valor
L. 10,000.00
20,000.00
L. 30,000.00
RECOMENDACION. No. 6
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Evaluar la posibilidad de identificar los vehículos del instituto con el distintivo de
que pertenecen al Gobierno de la República de Honduras.
Ley de Cooperativas de Honduras Artículos No. 96 inciso ch) y Artículo No.
215 y 216 de su reglamento
7. DEFICIENCIAS DETERMINADAS EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO
NACIONAL DE COOPERATIVAS
En la revisión al área de Registro Nacional de Cooperativas, encontramos las
siguientes deficiencias.
a. No se cuenta con un registro actualizado del Sistema Cooperativo de
Honduras, ni de los expedientes existentes
b. No se maneja una aplicación computadorizada y debidamente actualizada
que permita satisfacer los requerimientos de información cooperativista
c. En algunas casos no se verifica adecuadamente la autenticidad de algunos
documentos que amparan la inscripción de cooperativas, ejemplo:
67
Descripción
Observaciones
Otorgamiento
personería No se verificó la autenticidad de la constancia
jurídica
Cooperativa
Mixta del curso recibido “Cooperativismo Básico”
Crecer “COMIXCREL”.
impartido por el Instituto de Investigación y
Formación Cooperativista.
RECOMENDACION. No. 7
AL DIRECTOR EJECUTIVO
Instruir a quien corresponda para que corrija a la brevedad posible las deficiencias
antes mencionadas.
68
CAPITULO V
OTRAS EVALUACIONES
A.
EVALUACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
B.
EVALUACION DE LA GESTION
69
EVALUACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas Artículo No.48, 50 y 51 y Artículos
No.61 y 63 de su Reglamento
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS AL EVALUAR LA UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
Al evaluar la gestión de la unidad de auditoría interna encontramos las siguientes
deficiencias:
a.
No se elaboran planes de trabajo, programas, cronogramas de tiempo, ni
papeles de trabajo para el respaldo de auditoría, tampoco prepara un plan
anual de acuerdo con la naturaleza y prioridades del Instituto, a pesar de que
fue requerido por el Departamento de Supervisión de Auditorías Internas del
Tribunal Superior de Cuentas, en fecha 12 de septiembre de 2007.
b.
La Unidad no ha implementado controles que reduzcan el riesgo operacional
del instituto.
c.
No refrenda los estados financieros del instituto, a pesar de que se
encontraron significativos errores contables; tampoco se encontró evidencia
de la supervisión, ejecución y liquidación del presupuesto del Instituto.
d.
No cumple con los programas anuales. Para el año 2008, se preparó el
calendario de actividades con fechas del año 2007, el cual no reúne los
criterios de un plan de actividades que facilite su comprensión y soporte
técnico, asimismo, se observa que carece de información suficiente.
No.
Área o actividad
1 Ingresos corrientes
2 Egresos
Realización plan
3 anual
4 Verificación A/F
Actividades
5 imprevistas
Período a examinar
del
al
02-01-07
31-12-07
02-01-07
31 12-07
01-07-07
02-01-07
30-07-07
31-12-07
01-10-07
31-12-07
Meses
e f m a m j j a s o n d
x x
x x x x
Responsable
x
x x
x x x
e.
Efectúa arqueos de caja pero no utiliza un formato estandarizado y no
completa en detalle toda la información necesaria.
f.
En los arqueos realizados por la unidad de auditoría interna a los fondos de
caja, observamos algunas diferencias que no fueron detectadas
oportunamente, ejemplo:
70
Arqueo 13-01-06
Total efectivo
Total documentos
Total arqueo
(-) Monto asignado
Diferencia
Según UAI
L. 666.20
1,333.80
2,000.00
2,000.00
0.00
Según TSC
L.620.20
1,333.80
1,954.00
2,000.00
46.00
Diferencia
L.46.00
0.00
46.00*
Arqueo 30-06-06
Total efectivo
Total documentos
Total arqueo
(-) Monto asignado
Diferencia
Total Diferencia
Según UAI
L.1,085.85
914.15
2,000.00
2,000.00
0.00
Según TSC
L.1,071.85
914.15
1,986.00
2,000.00
14.00
Diferencia
L.14.00
0.00
14.00*
g.
* L.60.00
La Unidad de Auditoría Interna revisa previamente al pago, los cheques
emitidos por el IHDECOOP, sin embargo encontramos algunos que no
presentaban evidencia de su revisión; ejemplo:
Fecha
02-02-07
02-02-07
07-03-07
14-05-07
10-05-07
19-10-06
14-11-05
Fecha
30-01-03
13-01-03
23-01-03
19-07-06
06-11-06
06-11-06
Cheque Nº
3107
3109
0020
3421
3410
2846
2087
Descripción
Pago de Energía
Servicios Telefónico
Pago de levantamiento Topográfico y
avalúo de terreno
Servicios de Internet
Telefonía Celular
Energía Eléctrica S.P.S
Valor
L.
2,024.97
5,963.00
99,064.00
27,929.02
3,071.94
1,287.00
L. 1,063.91
Cheque Nº
45083
0077
Valor
L. 868.10
3,747.82
45069
L. 1,600.00
2622
2878
2882
1,064.00
2,665.75
2,926.17
RECOMENDACION.
A la junta Directiva
Instruir al Auditor Interno, para que presente un plan de trabajo y lo cumpla,
procurando incorporar planes y programas de auditoría orientados a áreas
específicas de mayor riesgo dentro del instituto, asimismo, que documente sus
papeles de trabajo, bajo las normativas del Tribunal Superior de Cuentas y demás
normas aplicables.
71
EVALUACION DE LA GESTION
De acuerdo con el Artículo 93 de la Ley de Cooperativas de Honduras, el Instituto
Hondureño de Cooperativas se crea como organismo rector del movimiento
cooperativista y tendrá a su cargo, en forma exclusiva la organización del sistema
cooperativista de la economía en el marco de los principios del cooperativismo y
por ende, la formulación, dirección, planificación, coordinación y ejecución de la
política del estado en materia cooperativa. Asimismo, la ley le confiere dentro de
sus atribuciones la de fiscalizar el movimiento contable legal y económico de las
cooperativas, función que ha venido realizando el Instituto, con algunas
limitaciones, ya que la entidad carece de una estructura organizativa adecuada,
con funciones definidas en cada área, que le permitan cumplir con tal función, la
que además de fiscalizar, requiere de emitir normas de cumplimiento obligatorio
para el sector; con tal propósito hemos evaluado la gestión de la entidad,
encontrando algunas deficiencias que consideramos significativas y que inciden en
la eficiencia y función de la institución, entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:
El Instituto no cuenta con un presupuesto que le permita cubrir los gastos de
funcionamiento y ejecutar una supervisión efectiva del sistema cooperativo, esta
limitación afecta la cobertura de fiscalización que realiza el Instituto, ya que
únicamente cuenta con 21 auditores de campo para cubrir un ámbito de 2,382
cooperativas, lo que evidencia una deficiencia de control importante y pese a que el
personal actual cuenta con experiencia en el sector cooperativo, carece de
capacitación adecuada en el área de auditoría, así como de equipo suficiente para
realizar eficientemente su labor.
En la evaluación técnica, del departamento que tiene bajo su responsabilidad la
fiscalización del sistema cooperativo, determinamos algunas debilidades que
afectan la acción y el verdadero rol de fiscalización del Instituto, como ser:
a. No se ejerce un control de calidad sobre los informes emitidos que garantice
al Instituto, su función de ente fiscalizador del sistema cooperativo de
Honduras.
b. En algunos casos, observamos que la opinión sobre los estados financieros
no se califica, aún y cuando existen deficiencias financieras, incumplimientos
a normas, leyes y desviaciones a principios contables, entre otros
Cooperativa de Ahorro y Crédito CHOROTEGA, Limitada y Cooperativa de
Ahorro y Crédito Elga, Limitada.
c. No se ha definido plenamente el marco de referencia contable aplicable al
sector cooperativo, sobre el cual se emite la opinión de los estados
financieros, asimismo, se citan deficiencias en el cuerpo del informe
haciendo referencia a opiniones o criterios sobre diferentes marcos
regulatorios, que no son consistentes al de la opinión de los estados
financieros o su calificación. (Opinión Informe Final Cooperativa de Ahorro y
72
Crédito CHOROTEGA, Limitada y Cooperativa de Ahorro y Crédito Elga,
Limitada).
d. No se cumple con la totalidad de las disposiciones requeridas por las
Normas Internacionales de Auditoría, ya que no se encontró evidencia de la
planificación, ni programa general de auditoría, ya que únicamente se
preparan programas para áreas específicas (caja, bancos etc.); tampoco
existe una adecuada referenciación de los papeles de trabajo.
e. En los contratos suscritos para el servicio de auditoría se convienen
revisiones sobre el lavado de activos, sin embargo en algunos casos no
encontramos evidencia de tal revisión. (Informe final Cooperativa de Ahorro
y Crédito CHOROTEGA, Limitada, convenio No. 07/2007)
f. Este Instituto no emite normas o regulaciones sobre la actividad y
operatividad cooperativa, tampoco, da seguimiento a las recomendaciones o
normas emitidas.
Es importante mencionar que los honorarios cobrados por los servicios de auditoría
son la principal fuente de ingresos del Instituto y para cubrir los costos generados
por la misma y obtener rentabilidad, las auditorías se planifican reduciendo el
tiempo, alcance y naturaleza de las mismas, lo que conlleva a un deterioro de la
calidad del proceso de auditoría.
Cabe agregar, que la labor que realiza el instituto no es aceptada en algunas
Instituciones Cooperativas, ya que durante la ejecución de nuestra auditoría, el
Instituto recibió nota del Presidente de la Junta de Vigilancia de la Cooperativa
“Elga”, manifestando que dicha Junta aprobó que los estados financieros
correspondientes al año 2007, fueran auditados por una firma auditora privada,
indicando con lo anterior, insatisfacción por parte de dicha cooperativa hacia la
labor y honorarios cobrados por el IHDECOOP. No obstante a las razones citadas
por la cooperativa, ésta acción evidencia un desconocimiento de la autoridad
fiscalizadora que afecta la credibilidad del Instituto y la seguridad del sistema
cooperativo en general.
RECOMENDACION.
Al Director Ejecutivo
Adecuar la estructura organizativa del Instituto de manera tal, que le permita
cumplir con su función y ejerza su papel de fiscalizador del sistema cooperativo,
garantizando la estabilidad financiera del sector.
Asimismo, se recomienda definir y aprobar el arancel para el cobro de los servicios
de auditoría prestados, considerando el tamaño o patrimonio de las cooperativas,
así como de promover el fortalecimiento institucional a través de sectores
gubernamentales u organismos internacionales.
73
CAPITULO VI
RUBROS O AREAS EXAMINADAS
A. HALLAZGOS QUE DAN ORIGEN A RESPONSABILIDADES
74
CAPITULO VI
RUBROS O AREAS EXAMINADAS
A. HALLAZGOS QUE DAN ORIGEN A RESPONSABILIDADES
Como resultado de nuestra auditoría con énfasis en los rubros de Activo, Pasivo
Patrimonio, Gastos Personales, Gastos no Personales, Pasajes, Viáticos y Otros
Gastos de Viaje, Gastos de Suministros y Materiales y Bienes Capitalizables
(Maquinaria y Equipo), se encontraron hechos que dan lugar a responsabilidades
así:
1. LOS GASTOS DE REPRESENTACION NO SON LIQUIDADOS CONFORME
A LO ESTABLECIDO EN LA LEY
En la revisión de la sub cuenta “Gastos de Representación”, se observó que no se
adjunta la documentación que justifique los mismos, los cuales ascienden a
CIENTO DOCE MIL LEMPIRAS (L. 112,000.00) los que se detallan a continuación:
1.1 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de L. 27,500.00
durante el período del 06 de enero de 2005 al 02 de agosto de 2005.
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
06-01-2005
09-03-2005
Nº de
Cheque
1559
45293
Pago de gastos de representación
07-04-2005
45360
5,000.00
Pago de gastos de representación
05-05-2005
1689
5,000.00
Pago de gastos de representación
10-06-2005
1733
5,000.00
Pago de gastos de representación
02-08-2005
1834
2,500.00
Descripción
Fecha
Total
Cantidad
L.5,000.00
5,000.00
L.27,500.00
1.2 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de L.62,500.00 de
los cuales no se encontró autorización de la Junta Directiva.
Pago de gastos de representación
01-08-2005
Nº de
Cheque
1833
Pago de gastos de representación
26-08-2005
1890
5,000.00
Pago de gastos de representación
27-10-2005
2024
5,000.00
Pago de gastos de representación
02-12-2005
2123
5,000.00
Descripción
Fecha
Cantidad
L. 2,500.00
75
Pago de gastos de representación
29-12-2005
2183
5,000.00
Pago de gastos de representación
06-02-2006
2261
5,000.00
Pago de gastos de representación
28-02-2006
2320
5,000.00
Pago de gastos de representación
30-03-2006
2418
5,000.00
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
26-04-2006
22-05-2006
2476
2535
5,000.00
5,000.00
Pago de gastos de representación
21-06-2006
2577
5,000.00
Pago de gastos de representación
25-07-2006
2637
5,000.00
Pago de gastos de representación
17-08-2006
2693
5,000.00
Total
L.62,500.00
1.3 Gastos de representación pagados y no liquidados por valor de (L.22,000.00)
durante el período del 18 de agosto de 2006 al 31 de diciembre de 2006.
Descripción
Fecha
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Pago de gastos de representación
Total
09-11-2006
11-12-2006
02-01-2007
Nº de
Cheque
2907
2988
3025
Cantidad
L.10,000.00
5,000.00
7,000.00
L.22,000.00
2. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN EL SISTEMA CONTABLE
a.
Algunas transacciones no son registradas oportunamente, ejemplo: cheque
No. 20 por valor de L. 99,064.00, correspondiente a compra de estampillas y
papelería a la ENAG, se emitió el 7 de marzo de 2007 y se registró hasta el 14
de junio de 2007.
b.
Los registros contables se realizaban en hojas de Excel, los que eran
borrados cuando se registraban las operaciones del siguiente mes.
c.
La amortización de bonos se registró como intereses devengados, ejemplo:
Fecha
Descripción
18-07-05 Bonos
24-08-06 Bonos
d.
Amortización
Intereses
Intereses
Diferencia
sin registrar Devengados Registrados
L.12,500.00
L.9,500.00 L.22,000.00 L.12,500.00
12,500.00
9,000.00
21,500.00
12,500.00
L.25,000.00
L.25,000.00
No se encontró la documentación de respaldo de la sub cuenta “Valores en
Custodia” registrada en la cuenta “Otros Activos por Clasificar”.
76
e.
Los intereses y la amortización de los bonos de la deuda agraria se
registraron incorrectamente como ingresos, ejemplo:
Fecha
Registro Contable S/ Contabilidad
18-07-05
-Pda Bancos
L.22,000.00
Intereses por Bonos de la
Deuda Agraria
L.22,000.00
Registro Contable S/ Auditoría
Bancos
Intereses por Bonos
Bancos
Inversiones
24-08-06
-Pda Bancos
L.21,500.00
Intereses por Bonos de la
Deuda Agraria
L.21,500.00
-Pda L.9,500.00
Bancos
-Pda L.12,500.00
L.12,500.00
-Pda L.9,000.00
Intereses por Bonos
Bancos
Inversiones
L.9,500.0
L.9,000.0
-Pda L.12,500.00
L.12,500.00
f.
La amortización de los bonos correspondiente a los años 2005 y 2006 no se
contabilizó.
g.
Compra de papelería registrada incorrectamente en la cuenta “Gastos de
Reparación y Mantenimiento”, ejemplo:
2005
2005
Cheque
Nº
2046
2054
2005
2077
2005
2133
2006
2262
2006
2288
2006
2200
Año
Descripción
Factura
Material de oficina
Suministros papelería
Elaboración
de
papel
membretado
Suministros de materiales de ofic.
Teg. y S.P.S
Papelería y útiles de oficina
Suministros de materiales de
oficina
Suministros de materiales de
oficina
68453
68541
cantidad
L. 1,512.17
1,465.63
194
2,800.00
7555
4,270.87
S/F
2,223.71
17169
1,545.60
413819
4,428.82
h.
La institución no maneja libros mayores, ni auxiliares.
i.
No se encontró alguna documentación soporte y registros contables
correspondientes a los años 2002, 2003, 2004 y del 2 de enero al 30 de junio
de 2005.
77
j.
Algunos activos similares se deprecian con distinta vida útil, ejemplo:
Descripción
1.-Equipo de Computo:
Computadora Pentium 4 de 2.8 GHZ, 256
Memoria Ram, 80GB Disco Duro.
2.- Computadora portátil HP
Modelo: NX7400
3.- Compra IV de 3.0/512 Ram y Disco
80GB.
k.
10 años
5 años
5 años
Diferencias en el cálculo de depreciación, ejemplo:
Descripción
Toyota Blanco C/S P/L 4*4 Motor 3l5323245
Toyota Champagne D/C 4*4 Motor 3l5327689
Mitsubishi Gris Tipo Camioneta
Transferido por SEFIN S/Acta # 196-2004
Computadoras Pentium 4 2.8 Ghz 256
Memoria
Comp Portatil Hp Mod Nx7400
Comp IV De 3.0/512ram/80GB
Refrigerador Acros 10ft Blc Tarpon
Maletines Ejecutivos
Muebles Para Computadora
Total
l.
Vida util
Fecha
Adquisición
Costos
Vida
Útil
Valor
según
Auditoría
31-12-06
Valor
según
Diferencia
Contabilidad
31-12-06
11/11/2003 261,924.00
5 102,019.40
158,202.05
56,182.65
11/11/2003 286,143.00
5 111,452.70
172,830.37
61,377.67
80,123.83
32,832.22
01/11/2004 132,655.30 3.33
21/02/2006
13/09/2006
10/10/2007
19/07/2006
11/10/2006
19/07/2006
29,550.00
26,395.00
10,886.32
5,588.80
3,176.00
2,822.40
10
10
10
10
10
10
47,291.61
27,038.99
25,618.33
10,646.82
5,341.36
3,107.00
2,697.44
335,213.65
28,818.66
1,779.67
26,395.00
-776.67
10,886.32
-239.50
5,339.87
1.49
3,086.88
20.12
2,696.69
0.75
488,379.67 153,166.02
Algunos bienes en desuso no han sido descargados de los inventarios,
ejemplo:
78
Inventario
Nº
4000307
4000217
Sin/Inv.
4000195
4000191
Placa No.
N-06036
N-06041
N-06046
S/P
N-08156
N-6924
N-06042
N-06043
N-06045
Descripción del Bien
Silla Giratoria y Rodante:
estructura metálica, color
beige y cuerina negra, de
cuatro rodos sin brazos
Silla Fija: estructura metálica
color, beige, y cuerina café,
sin brazos.
Impresora: marca EPSON
LQ570,
modelo:
P630B,
serie: 1 F8E886449, color
beige.
Escritorio:
estructura
metálica, color beige, café
oscuro y formica color vino,
con dos gavetas al lado
izquierdo, y una al centro.
Fotocopiadora: marca mita
DC1460, color beige, modelo:
S/modelo, sin serie
Descripción
del Vehículo
Minibús, motor
4055BC-4114
Pick- up, motor
M8Z-8C0005
Pick- up, motor
M8Z-E0070
Hi-lux, motor
2L-150749
Tipo Jeep,
motor
4G54KLD627
Camioneta
Jeep,
Pick- up, motor
M8Z-8C0139
Pick- up, motor
M8Z-E0040
Pick- up, motor
M8Z-E0120
Marca
Mitsubishi
Nissan
Nissan
Toyota
Ubicación
Actual
Valor en
libros
Estado
Actual
Bodega
L. 150.00
Mal Estado
Bodega
150.00
Mal Estado
Bodega
1,800.00
Mal Estado
Auditoría
Interna
0.00
Contabilidad
9,000.00
Chasis
Regular
Mal Estado
Valor
ID38P-88Z0242
L 0.00
UTL720-E34338
0.00
TL720M-E31183
0.00
LN650040728
0.00
DL07VMJ450281
0.00
SALLDVCBFA438500
0.00
UTL720-E34384
0.00
UTL720-ME35964
0.00
UTL720-ME35966
L.0.00
Mitsubishi
Land Rover
Nissan
Nissan
Nissan
79
m.
Compra de mobiliario y equipo registrada anticipadamente, ejemplo:
Descripción
Celular Motorola
V635
n.
Cheque
Nº
Fecha de
emisión del
cheque
Fecha de
registro
contable
Diferencia
en días
cantidad
1889
26-08-05
03-08-05
23
días
antes
L.1,657.13
La entidad registró incorrectamente como ingreso, depósito en garantía de
L.10,000.00, ya que contabilizó la totalidad del efectivo recibido, sin considerar
la obligación contraída.
Registro contable efectuado por Contabilidad el 07/12/06
Pda #
Debe
Bancos
L. 20,000.00
Depósitos
Recibidos
o.
Haber
en
Garantía
L. 20,000.00
Encontramos errores en suma de la cuenta “Utilidades
Acumuladas” en los Estados Financieros presentados, ejemplo:
(Pérdidas)
¾ Estados Financieros proporcionados por el Departamento de Contabilidad
CAPITAL
2004
PATRIMONIO DONADO
1,148,067.00
1,280,722.30
132,655.30
1,280,722.30
0.00
1,280,722.30
0.00
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
2,400,471.16
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
APORTE PATRIMONIAL
UTILIDADES ( PERDIDAS)
ACUMULADAS
2,834,125.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
-1,438,215.52
-982,962.14
455,253.38
-1,319,093.83
-336,131.69
-1,334,836.81
-15,742.98
460,253.38
-168,234.35
-628,487.73
231,506.05
399,740.40
2,090,977.56
1,859,471.51
5,404,701.02
5,364,121.97
-40,579.05
5,427,730.68
63,608.71
7,271,459.21
1,843,728.53
2006
VARIACION
RESULTADO DEL PERIODO
TOTAL CAPITAL
VARIACION
2005
VARIACION
2006
VARIACION
2003
¾ Estados Financieros según cálculos Comisión Auditora TSC.
CAPITAL
2003
2004
VARIACION
2005
VARIACION
PATRIMONIO DONADO
1,148,067.00
1,280,722.30
132,655.30
1,280,722.30
0.00
1,280,722.30
0.00
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
2,400,471.16
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
2,400,471.16
0.00
APORTE PATRIMONIAL
UTILIDADES ( PERDIDAS)
ACUMULADAS
2,834,125.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
2,834,125.00
0.00
-1,438,215.52
-977,962.14
460,253.38
-1,146,196.49
-168,234.35
-914,690.44
231,506.05
460,253.38
-168,234.35
-628,487.73
231,506.05
399,740.40
2,090,977.56
1,752,066.88
5,404,701.02
5,369,121.97
-35,579.05
5,600,628.02
231,506.05
7,691,605.58
2,090,977.56
RESULTADO DEL PERIODO
TOTAL CAPITAL
80
3. LA ENTIDAD NO REGISTRO EL FIDEICOMISO QUE MANTIENE EN
BANHCAFE
El Instituto Hondureño de Cooperativas suscribió un contrato de fideicomiso con el
Banco Hondureño del Café (BANHCAFE), el 01 de julio de 2004, con fondos
provenientes del convenio ALA 87/14 (entre el Gobierno Europeo y cada uno de
los países centroamericanos) para el Programa Regional de Fomento de las
Cooperativas del Istmo Centroamericano; en el que se establece el traspaso del
capital del fondo regional de crédito y garantía a las cooperativas del Istmo. El
Gobierno de Honduras se comprometió a aportar US$.833,333.00 al año, y la
Comisión Europea se comprometió a aportar los fondos remanentes del programa
de forma proporcional a los aportes de los gobiernos centroamericanos; el total
aportado por el gobierno de Honduras y demás aportaciones, según transferencia
de Confederación Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y Crédito (COLAC)
se realizó de la siguiente manera:
Aporte del Gobierno de Honduras US$. 294,079.85
Rendimientos financieros
17,925.42
Aporte inicial del Gobierno Europeo
294,079.85
Total
US$.606,085.12
Según constancia emitida por el Contador General de BANHCAFE, de fecha 24 de
septiembre de 2004, el monto de la transferencia recibida fue de US$.606,070.12
el cual fue acreditado a la cuenta No. 1705000064 que pertenece a IHDECOOP;
por su equivalente en lempiras, cuyo monto ascendió a L. 11,155,447.84
Sin embargo, este fondo no fue registrado en los estados financieros del Instituto
Hondureño de Cooperativas; además encontramos otras inconsistencias que se
detallan a continuación:
a. No se nos proporcionó autorización por escrito donde se autoriza suscribir el
contrato de fideicomiso con la institución financiera BANHCAFE.
b. No se encontró evidencia del análisis de costo-beneficio relacionado con los
valores a pagar por el fideicomiso, la comisión y otros gastos negociados,
cuyo monto es evidentemente significativo.
c. Observamos que los intereses generados por este fideicomiso son inferiores
a los costos por comisiones cobradas por el fiduciario.
d. El fondo de fideicomiso presenta disminución, por el valor de L.1,828,734.92,
comparando el monto inicial que fue de L.11,155,447.84, contra el saldo
reflejado al 30 de diciembre de 2006, que es de L.9,326,712.92
81
4. LA INSTITUCION NO PROPORCIONO EN TIEMPO Y FORMA ALGUNA
INFORMACION REQUERIDA
Información proporcionada extemporáneamente
Mediante oficio Nº 495-2007 de fecha 13 de marzo de 2007, se solicitó el detalle de
las demandas interpuestas a favor y en contra del IHDECOOP, información
solicitada nuevamente mediante oficio No. 004 TSC-CA de fecha 21 de junio de
2007, misma que fue respondida en nota con fecha 10 de julio de 2007.
Asimismo, solicitamos mediante oficio No. 002. CATSC del 23 de Mayo de
2007(libros de acta de la Junta Directiva), información solicitada nuevamente en
Oficio No. 004. TSC-CA del 21 de Junio de 2007, misma que había sido solicitada
en oficio No. 495-2007 de fecha 13 de marzo de 2007; punto 10 la cual fue
respondida hasta el 10 de julio de 2007.
Mediante oficio No. 006. TSC-CA de fecha 09 de julio de 2007, solicitamos se
validara las aseveraciones de los estados financieros, información requerida
nuevamente en oficio No. 009. TSC-CA de fecha 27 de julio de 2007 y oficio No.
014. TSC-CA de fecha 17 de agosto de 2007; misma que fue respondida en nota
de fecha 23 de agosto de 2007.
Asimismo, mediante oficio No. 010. TSC-CA de fecha 31 de julio de 2007,
solicitamos documentación correspondiente al préstamo otorgado a la CHC por la
cantidad de L. 100,000.00, nuevamente requerida en oficio No. 051. TSC-CA de
fecha 15 de noviembre de 2007, respondido según oficio No 216- D.E.-2007 de
fecha 16 de noviembre de 2007, pero recibido hasta el 22 de noviembre de 2007.
Mediante oficio No. 013. TSC-CA de fecha 15 de agosto de 2007, solicitamos las
causas debidamente documentadas de las deficiencias encontradas en la revisión
de la cuenta Caja y Bancos, información requerida nuevamente en los oficios No.
032. TSC-CA de fecha 04 de octubre de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de
octubre de 2007, No. 041. TSC-CA de fecha 30 de octubre de 2007, No. 051.
TSC-CA de fecha 15 de noviembre de 2007, respondido mediante oficio No 216D.E. -2007 de fecha 16 de noviembre de 2007, pero recibido hasta el 22 de
noviembre de 2007.
Solicitamos a través de oficio No. 015. TSC-CA de fecha 22 de agosto de 2007,
información y documentación soporte referente a la cuenta Capital, Inventario y
Gasto por Combustible, dando respuesta a la información referente al Gasto por
Combustible de los años 2003 al 2007, en nota con fecha del 18 de octubre de
2007 por parte de servicios administrativos. Sin embargo, se solicitó nuevamente la
información referente al Capital en los oficios No 019. TSC-CA de fecha 27 de
agosto de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007, No. 041. TSCCA de fecha 30 de octubre de 2007 y No. 051. TSC-CA de fecha 15 de
noviembre de 2007, el cual fue respondido en oficio No. 216- D.E-2007 de fecha 16
de noviembre de 2007.
En oficio No. 016. TSC-CA de fecha 23 de agosto de 2007, solicitamos nos
indicaran quien era la persona responsable en el IHDECOOP, de supervisar la
emisión (Impresión) de timbres cooperativos, requerido nuevamente en oficio No.
037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007, y No. 041. TSC-CA de fecha 30 de
82
octubre de 2007, información que fue proporcionada hasta el 01 de noviembre de
2007.
A través de oficio No. 026. TSC-CA de fecha 12 de septiembre de 2007,
solicitamos nos indicara en que renglón del presupuesto de IHDECOOP se incluye
la asignación para la compra de timbres cooperativos y leyes, requiriendo
nuevamente dicha información en oficios No. 032. TSC-CA de fecha 04 de octubre
de 2007, No. 037. TSC-CA de fecha 24 de octubre de 2007 y No. 041. TSC-CA
de fecha 30 de octubre de 2007, la cual que fue respondida mediante nota de fecha
07 de noviembre de 2007, por el departamento de Contabilidad.
También mediante oficio No. 040. TSC-CA de fecha 30 de septiembre de 2007,
solicitamos nos indicará cual es la tabla de viáticos vigente, ya que la
proporcionada en fecha anterior no esta firmada ni sellada por los funcionarios
responsables, información solicitada nuevamente en oficio No. 042. TSC-CA de
fecha 02 de noviembre de 2007, enviando respuesta de la misma mediante oficio
No. 212-07 de fecha 09 de noviembre de 2007.
Mediante oficio No. 050. TSC-CA de fecha 15 de noviembre de 2007, solicitamos
nos indicaran cual es la gestión de cobro que el IHDECOOP, ha efectuado a la
fecha; sobre las cuentas por cobrar (por servicios de auditorías efectuadas),
asimismo nos informaran porque existen saldos contrarios a la naturaleza de la
cuenta, información requerida nuevamente a través de oficios No. 054. TSC-CA
de fecha 05 de diciembre de 2007, No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de
2008, proporcionando la respuesta a los mismos mediante oficio No. 01-D.E. 2008
de fecha 03 de enero de 2008.
Asimismo, en oficio No. 052. TSC-CA de fecha 26 de noviembre de 2007,
solicitado nuevamente en oficio No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008,
en el cual requerimos las fotografías, detalles y descripción individual marca, color,
placa, motor, chasis, fotocopia de la boleta de circulación…. etc, de los vehículos
que se encuentran en la oficina regional de San Pedro Sula, incluyendo las
motocicletas, si es el caso; los antes mencionados fueron respondido mediante
oficio No. 226-D.E .07, el cual fue recibido hasta el 02 de enero de 2008.
Mediante oficio No. 053. TSC-CA de fecha 27 de noviembre de 2007, solicitamos
información referente al Fideicomiso IHDECOOP- BANHCAFE, la cual fue
nuevamente solicitada en oficio No. 061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008.
Información que fue proporcionada mediante oficio No. 02- D.E 08 de fecha 03 de
enero de 2008, sin embargo fue recibida hasta el 07 de enero de 2008, quedando
pendiente el verbatil del Acta de Junta Directiva Nº 172.
En oficio No. 057. TSC-CA de fecha 07 de diciembre de 2007 y oficio No. 061.
TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008, solicitamos nos indicaran cual es el precio
unitario de Timbres y Leyes Cooperativos (costo y venta). Asimismo, manifestaran
si en el precio de venta ya se incluye el impuesto sobre venta, dando respuesta
mediante oficio No. 03-D.E. 07, de fecha 07 de enero de 2008.
Mediante oficio No. 058. TSC-CA de fecha 11 de diciembre de 2007 y oficio No.
061. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008, requerimos el procedimiento de
control del servicio de fotocopiado que el Instituto Hondureño de Cooperativas
aplica, obteniendo respuesta de los mismos mediante oficio No. 231-D.E 07 de
fecha 27 de diciembre de 2007, pero recibida el 02 de enero de 2008.
83
En oficio No. 062. TSC-CA de fecha 02 de enero de 2008 y No. 071. TSC-C CA
de fecha 18 de enero de 2008, solicitamos el detalle de los principales funcionarios
del Instituto Hondureño de Cooperativas; así como de los miembros de la Junta
Directiva durante el período sujeto a revisión, información que fue facilitada
extemporáneamente.
Tegucigalpa, M.D.C. 11 de julio de 2008
LIC. DARIO O. VILLALTA O.
Jefe del Departamento de Auditoría
Sector Económico y Finanzas
84