MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS− NAVISION 4.0 CURSO

MICROSOFT® BUSINESS SOLUTIONS−
NAVISION® 4.0
CURSO 8434A: INTRODUCCIÓN
Última revisión: marzo de 2005
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Los nombres de compañías y productos reales mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus
respectivos propietarios.
Contenido
Introducción
1
Bienvenida............................................................................................................. 1
Contenido de los cursos de Microsoft Business Solutions .................................... 2
Objetivos del alumno ............................................................................................. 3
Capítulo 1: Introducción
5
Información general............................................................................................... 5
Información básica ................................................................................................ 6
Ventana de la aplicación ....................................................................................... 7
Panel de exploración y elementos de los menús de Microsoft Navision............... 9
Ventanas de Microsoft Navision .......................................................................... 12
Cambio de la apariencia de la ventana ............................................................... 15
Botones de comandos y botones de menús ....................................................... 17
Especificación de información ............................................................................. 17
Modificación de información ................................................................................ 20
Información general de la barra de menús.......................................................... 21
Búsqueda y consulta de información .................................................................. 29
Ayuda en pantalla................................................................................................ 37
Dimensiones........................................................................................................ 38
Teclas de método abreviado ............................................................................... 39
Demuestre sus conocimientos: introducción ....................................................... 41
Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 43
Capítulo 2: Tecnología
45
Información general............................................................................................. 45
Entorno de desarrollo C/SIDE ............................................................................. 46
Opciones de servidor .......................................................................................... 50
Navision Application Server ................................................................................ 52
Funcionalidad multilenguaje ................................................................................ 53
Demuestre sus conocimientos: tecnología.......................................................... 56
Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 57
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras,
Pagos y Contabilidad
59
Información general............................................................................................. 59
Introducción al proceso ....................................................................................... 60
Configuración de un proveedor y artículo nuevos ............................................... 62
Demuestre sus habilidades: creación de un producto y proveedor..................... 68
Procesamiento de pedidos de compra ................................................................ 70
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de compra.......................... 78
Demuestre sus habilidades: recepción y facturación
de un pedido de compra...................................................................................... 79
Demuestre sus habilidades: registro de gastos
de mantenimiento de automóviles....................................................................... 82
Procesamiento de pagos..................................................................................... 83
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos
de mantenimiento de automóviles....................................................................... 92
Ajustes de contabilidad ....................................................................................... 93
Página i
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos
de mantenimiento de automóviles....................................................................... 99
Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 100
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − ventas y cobros
101
Información general........................................................................................... 101
Introducción al proceso ..................................................................................... 102
Configuración de un cliente nuevo .................................................................... 103
Creación de una oferta de venta ....................................................................... 105
Procesamiento de pedidos de venta ................................................................. 107
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de venta ........................... 111
Procesamiento de cobros.................................................................................. 112
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro ............................................. 116
Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 117
Capítulo 5: Finanzas e informes
119
Información general........................................................................................... 119
Informes ............................................................................................................ 120
Plan de cuentas................................................................................................. 121
Informes estándar ............................................................................................. 122
Esquemas de cuentas ....................................................................................... 123
Vista de análisis ................................................................................................ 125
Análisis por dimensiones................................................................................... 127
Business Analytics ............................................................................................ 128
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes ......................................... 131
Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 132
Capítulo 6: Fabricación
133
Información general........................................................................................... 133
Productos y Ficha producto............................................................................... 135
Lista de materiales de producción..................................................................... 138
Rutas ................................................................................................................. 141
Cálculo del coste estándar ................................................................................ 143
Demuestre sus habilidades: creación de nuevos productos para producir ....... 144
Planificación y la orden de producción .............................................................. 145
Demuestre sus habilidades: lista de materiales de producción......................... 154
Resumen rápido: qué hemos aprendido ........................................................... 155
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
155
Información general........................................................................................... 155
Marketing........................................................................................................... 156
Planificación de recursos .................................................................................. 160
Gestión de servicios .......................................................................................... 163
Recursos humanos ........................................................................................... 166
Business Notification ......................................................................................... 169
Portal de negocio .............................................................................................. 171
Demuestre sus conocimientos: otras áreas funcionales ................................... 172
Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 173
Página ii
Contenido
Apéndice A: Soluciones de las secciones demuestre
sus conocimientos y demuestre sus habilidades
175
Demuestre sus conocimientos: introducción (CH1) .......................................... 175
Demuestre sus conocimientos: tecnología (CH2) ............................................. 176
Demuestre sus habilidades: creación de un producto y proveedor (CH3) ........ 177
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de compra (CH3) ............. 180
Demuestre sus habilidades: recepción y facturación de un pedido de
compra (CH3) .................................................................................................... 181
Demuestre sus habilidades: registro de los gastos de mantenimiento de
automóviles (CH3)............................................................................................. 181
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de mantenimiento de
automóviles (CH3)............................................................................................. 182
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de mantenimiento de
automóviles (CH3)............................................................................................. 183
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de venta (CH4) ................ 184
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro (CH4)................................... 186
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes (CH5)............................... 187
Demuestre sus habilidades: creación de nuevos
productos para producir (CH6) .......................................................................... 187
Demuestre sus habilidades: lista de materiales de producción (CH6) .............. 189
Demuestre sus conocimientos: otras áreas funcionales (CH7)......................... 190
Apéndice B: Lista de terminología (la Lista deberia
estar ordenada alfabeticamente)
191
Índice
199
Página iii
Introducción a Microsoft Navision
Página iv
Introducción
INTRODUCCIÓN
Bienvenida
Sabemos que la formación es un factor vital para retener el valor de su inversión
en Microsoft® Business Solutions. Nuestros programas de formación de calidad
a cargo de expertos del sector le permiten continuar estando al día con respecto
a su solución y le ayudan a desarrollar las habilidades necesarias para obtener el
máximo valor de la misma. Tanto si elige la modalidad de formación en línea,
en el aula o con diverso material, existe un tipo de formación que se adecua a las
necesidades de todo el mundo. Elija el que mejor se adecue en su caso, de modo
que pueda tomar la delantera frente a sus competidores.
Formación en línea
La formación en línea ofrece un modo útil y completo de instruirle sin abandonar
la comodidad de su hogar u oficina. Proporciona un acceso inmediato
a instrucción las 24 horas del día. Es perfecto para el cliente que no tiene tiempo
o presupuesto para viajar. Nuestra opción de formación en línea más reciente,
eCourses, combina la eficiencia de este tipo de enseñanza con la amplia
cobertura de un producto que se ofrece en un curso en un aula, que se desarrollan
en al menos dos semanas.
Formación en un aula
La formación en el aula proporciona unos conocimientos exhaustivos a través de
actividades conjuntas prácticas. Con la ayuda de demostraciones, presentaciones
y actividades en el aula, recibirá una experiencia práctica bajo la dirección
de nuestra plantilla certificada de expertos. Con una programación regular
en Norteamérica, puede tener la seguridad de que encontrará una clase
que le convenga.
Material de formación
El material de formación le permite aprender a su propio ritmo, dedicando el
tiempo que desee con la ayuda de manuales que incluyen completa información.
Nuestra amplia variedad de manuales de formación ofrece numerosos consejos,
trucos e ideas que puede utilizar como referencia cuantas veces desee:
Cursos de Microsoft Business Solutions: los cursos de Microsoft Business
Solutions son manuales de formación muy detallados diseñados desde una
perspectiva didáctica. Estos manuales incluyen temas avanzados así como
los objetivos de la enseñanza, ejercicios, interacciones y cuestionarios.
Puede buscar una lista completa de los manuales que puede adquirir en el sitio
Web de Microsoft Business Solutions:
www.microsoft.com/spain/BusinessSolutions.
Página 1
Introducción a Microsoft Navision
Contenido de los cursos de Microsoft Business Solutions
Demuestre sus habilidades
Dentro del curso de formación de Microsoft Business Solutions encontrará
diversos ejercicios diferentes. Estos ejercicios se ofrecen en tres niveles para
adaptarse a la diversidad de conocimientos y experiencia de cada alumno.
Póngase a prueba (nivel 3)
Los ejercicios de la sección Póngase a prueba (nivel 3) son los más complicados.
Están diseñados para el alumno experimentado que requiere poca instrucción
para completar la tarea requerida.
¿Necesita ayuda? (nivel 2)
Los ejercicios de la sección ¿Necesita ayuda? (nivel 2) están diseñados para
desafiar a los alumnos al tiempo que proporcionan alguna ayuda. Estos ejercicios
no proporcionan instrucciones paso a paso, sin embargo, sí ofrecen al usuario
sugerencias útiles y más información para completar el ejercicio.
Paso a paso (nivel 1)
Los ejercicios de la sección Paso a paso (nivel 1) están preparados para los
usuarios muy inexpertos que requieren instrucciones y explicaciones detalladas
para completar el ejercicio. Estos ejercicios guiarán al usuario a través de la
tarea, paso a paso, incluso en la exploración.
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Al final de cada capítulo dentro del curso de formación de Microsoft Business
Solutions, encontrará una página Resumen rápido: lecciones aprendidas. Esta
interacción está diseñada con el fin de proporcionar al alumno un momento para
reflexionar sobre el material que ha aprendido. Al destacar tres puntos clave
del capítulo, el alumno consigue retener al máximo los conocimientos y se
le proporciona un excelente recurso para repasar los puntos clave después
de la clase.
Página 2
Introducción
Objetivos del alumno
¿Qué espera aprender al participar en este curso?
Enumere a continuación tres de sus objetivos más importantes.
1.
2.
3.
Página 3
Introducción a Microsoft Navision
Página 4
Capítulo 1: Introducción
CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN
•
Información general
•
Información básica
•
Ventana de la aplicación
•
Panel de exploración y elementos de los menús de
Microsoft® Business Solutions®Navision®
•
Ventanas de Microsoft Navision
•
Cambio de la apariencia de la ventana
•
Botones de comandos y botones de menús
•
Especificación de información
•
Modificación de información
•
Información general de la barra de menús
•
Búsqueda y consulta de información
•
Ayuda en pantalla
•
Dimensiones
•
Teclas de método abreviado
Información general
En este capítulo se proporciona información general de la funcionalidad
de Microsoft Navision, por ejemplo, el modo de personalizar la apariencia
de las ventanas de Microsoft Navision, la funcionalidad de exploración de
Microsoft Navision y cómo modificar, ver, eliminar y agregar información.
Página 5
Introducción a Microsoft Navision
Información básica
Microsoft Navision es una base de datos financiera y relacional, completamente
integrada. Permite registrar movimientos contables y mantener el inventario de
existencias, las ventas y cobros, las compras y pagos, los recursos y hacer un
seguimiento de campañas y proyectos; todo desde un solo lugar y al mismo
tiempo, lo que posibilita la utilización de un único paquete de software en vez
de utilizar múltiples programas.
Microsoft Navision es una solución comercial corporativa que se basa en la
utilización de gráficos. Por ello, todo el trabajo que aparece en la pantalla se lleva
a cabo en ventanas, que pueden abrirse simultáneamente, y se puede utilizar un
mouse (ratón) para elegir, seleccionar y ejecutar varias funciones.
Microsoft Navision contiene las funciones estándar relacionadas con la
funcionalidad y la estructura que cabe esperar de un sistema informático.
Además, satisface los requisitos de una solución comercial corporativa gracias
a que aporta herramientas para especificar y administrar información.
Este documento tiene como objetivo que se familiarice con las características
disponibles en Microsoft Navision. Conocer estas características le ayudará en su
trabajo diario y le resultará muy útil para encontrar y administrar la información
de su negocio con rapidez.
Configuración
Tenga en cuenta que con cada configuración que lleva a cabo está personalizando
su forma de trabajo y la de sus usuarios. La configuración es una inversión que
realiza una vez y que le permite adaptar Microsoft Navision a su compañía, su
modo de uso y sus condiciones. Por ejemplo, puede mantener un inventario de
cuatro almacenes: Norte, Este, Sur y Oeste. Otra compañía puede llamar a sus
almacenes nº 1, nº 2 y nº 75. La configuración de Microsoft Navision le permite
definir sus almacenes como Norte, Este, etcétera y que su vecino los denomine
nº 1, nº 2 y nº 75.
Obtener ayuda
Los diversos manuales tienen varios propósitos. El primero es familiarizar al
usuario principiante de Microsoft Navision con el software. El segundo es ofrecer
instrucciones concretas para la configuración y la utilización inicial. Y el tercero
es servir como referencia cuando no pueda averiguar exactamente cómo hacer lo
que desea en Microsoft Navision. Este capítulo abarcará la utilización básica
y las combinaciones de teclas.
La Ayuda en pantalla, si se consigue la licencia para la misma, puede consultarse
haciendo clic en F1, seleccionando Ayuda en la barra de herramientas o haciendo
clic en el icono ¿Qué es esto? en la esquina superior derecha de la pantalla. La
Ayuda en pantalla depende del contexto y, por tanto, proporciona información
específica en lugar de las generalidades que se ofrecen en los diversos
manuales del usuario.
Página 6
Capítulo 1: Introducción
Algunas palabras más antes de empezar
Microsoft Navision funciona con Microsoft® Windows® 2000, Windows® XP
o SQL Server. Toda la funcionalidad de Windows está presente en
Microsoft Navision y puede esperar que contenga todas sus características.
En Microsoft Navision, en las contraseñas se distinguen mayúsculas
y minúsculas mientras que en los identificadores de usuario no se distinguen.
Si olvida su identificador de usuario o contraseña, consulte al administrador
del sistema.
Las áreas de aplicación son los submenús que puede encontrar en el panel
de exploración: Gestión financiera, Ventas y Marketing, Compras, Almacén,
Fabricación, etcétera. Las áreas de aplicación individuales constan de unidades
aún menores denominadas ″gránulos″. Los gránulos de los que puede disponer
dependen de su contrato de licencia y de sus derechos de acceso.
Las pantallas son específicas de gránulos y dependen de éstos. Tenga en cuenta
dónde se halla cuando comience a introducir datos o cuando los solicite.
Las áreas de aplicación y los gránulos están formados por unidades pequeñas
e independientes denominadas objetos. Esta estructura hace posible cambiar
un objeto individual sin afectar a los demás.
Ventana de la aplicación
La ventana de la aplicación tiene la apariencia siguiente:
Incluye los componentes siguientes:
Página 7
Introducción a Microsoft Navision
Barra de título
La barra de título se encuentra al principio de la pantalla; muestra la compañía
en la que trabaja, el nombre del sistema (Microsoft Navision), un botón para
minimizar, un botón para maximizar o restaurar, y un botón para cerrar.
Barra de menús
La barra de menús se encuentra justo debajo de la de título; esta característica
estándar de Windows contiene menús para seleccionar funciones como crear
nuevas compañías, diseñar herramientas y ver la Ayuda. Las funciones que no
se pueden usar aparecen atenuadas (en color gris).
Barra de herramientas
La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menús;
contiene una fila de botones de icono que posibilitan un acceso rápido a las
funciones que se usan con más frecuencia, por ejemplo, la modificación, filtrado
y búsqueda de datos. Cuando se describa la barra de menús en las páginas
siguientes, se explicará el uso de estos botones. Al final de la barra de
herramientas se encuentra el icono de la característica Lista, el icono para activar
el panel de exploración y un icono para tener acceso a la Ayuda contextual.
Barra de estado
La barra de estado se encuentra al final de la pantalla; muestra el nombre y el
contenido del campo activo, la fecha actual, el identificador de usuario y si se ha
establecido un filtro (FILTRO) y se encuentra en el modo de inserción (INS) o en
el de sobrescritura (SOB).
Página 8
Capítulo 1: Introducción
Ventana de conexión
Una vez creados los identificadores de usuario y las contraseñas, la ventana de
conexión siempre aparece cuando se tiene acceso a la base de datos.
Recuerde que la aplicación distingue las letras mayúsculas de las minúsculas en
las contraseñas. El identificador de usuario no tiene esta restricción.
Una vez que el administrador del sistema le haya proporcionado su contraseña
inicial, puede cambiarla por otra que sólo usted conozca en
HERRAMIENTAS→SEGURIDAD→CONTRASEÑA, en la barra de menús. Su contraseña
no está visible en el sistema, así que debe recordarla.
Microsoft Navision admite tanto el sistema de inicio de sesión único que ofrece
Windows XP como el sistema de inicio de sesión unificado de Windows NT.
Si usa alguno de estos sistemas operativos, el administrador del sistema puede
concederle acceso directo a Microsoft Navision. Por lo tanto, su sistema puede
configurarse de modo que no se requiera ninguna contraseña para abrir la base
de datos en un servidor.
Panel de exploración y elementos de los menús de
Microsoft Navision
Al abrir Microsoft Navision, aparece el panel de exploración. El panel de
exploración muestra opciones que le permiten elegir el área de la aplicación,
como Gestión financiera y Ventas y Marketing.
Página 9
Introducción a Microsoft Navision
Si su base de datos contiene varias compañías, vaya a ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR
para seleccionar la apropiada. Si el panel de exploración no aparece, haga clic
en el botón Menú principal o presione F12 para abrir el panel de exploración.
Si el panel de exploración sigue sin aparecer, haga clic en VER→PANEL DE
EXPLORACIÓN (ALT + F1).
Si no puede abrir una empresa, lo más probable es que se deba a que haya que
seleccionar una base de datos (ARCHIVO→BASE DE DATOS→ABRIR) y se tenga que
configurar alguna.
Elementos de menú del panel de exploración
Algunas de las opciones tienen símbolos especiales que indican su funcionalidad.
El signo más que precede a una selección de menú indica que el elemento abre
un conjunto de opciones incluidas en él. Las fichas situadas delante de un
elemento indican que éste está vinculado a una lista de datos o a una ficha que
reúne su información en una lista. El icono de un libro situado antes de un
elemento indica que el elemento de menú inicia un proceso.
Página 10
Capítulo 1: Introducción
Como puede ver, los menús de Microsoft Navision le guían en el sistema para
facilitarle el acceso a todas las funciones que necesite. Puede salir rápidamente
de cualquier ventana si presiona la tecla ESC, hace clic en el botón para cerrar
situado en la parte superior de cada ventana o elige ARCHIVO→CERRAR en la
barra de menús.
Puede abrir tantas ventanas como desee en Microsoft Navision. La ventana
en la parte superior es la ventana activa. En esta ventana puede especificar
información; la ventana se ve afectada por las funciones que usted ejecute.
Siempre puede reconocer la ventana activa porque su barra de título es de un
color diferente al del resto de ventanas abiertas. Para hacer que una ventana
sea la activa, haga clic en ella.
Página 11
Introducción a Microsoft Navision
Ventanas de Microsoft Navision
Es importante que conozca los dos tipos de ventanas usadas en
Microsoft Navision. Hay ventanas de fichas y ventanas tabulares.
Ventanas de fichas
Las ventanas de fichas sólo muestran un registro por ventana y puede desplazarse
a través de las fichas con las teclas Re Pág y Av Pág, o haciendo clic en los
iconos de grabadora.
Las ventanas de ficha suelen tener pestañas con etiquetas al principio para ayudar
a organizar la información. Puede cambiar las pestañas con las teclas CTRL + RE
PÁG o CTRL + AV PÁG, o haciendo clic en alguna de las pestañas; al hacerlo,
puede ver incluso más campos específicos de ese registro. Generalmente hay
varios campos, muchos de los cuales permiten introducir datos. Además, muchas
ventanas de fichas tienen botones de menús y de comandos en la parte inferior,
lo que ofrece incluso más información relacionada y facilita el acceso a
funciones útiles.
En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→CLIENTES. La ventana de
fichas que aparece pertenece al primer cliente de la tabla de clientes. La Ficha
cliente tiene siete pestañas denominadas General, Comunicación, Facturación,
Pagos, Envíos, Internacional y Portal de negocio.
Al hacer clic en una de estas pestañas, verá información relacionada con ese
nombre de pestaña. En la parte inferior de la ficha hay dos botones de menús
denominados Cliente y Ventas. Si presiona ALT y la letra subrayada en estos
botones, podrá obtener acceso a las diversas opciones en cada uno de los menús.
También hay un botón de comando para agilizar el acceso a la
característica Ayuda.
Página 12
Capítulo 1: Introducción
Algunas ventanas de fichas sólo son informativas. Estas ventanas muestran
información relacionada que no se puede modificar. Un ejemplo de esto sería
la ventana Estadísticas. En la Ficha cliente, haga clic en el botón Cliente y,
después, haga clic en Estadísticas. La ventana Estadísticas cliente también
puede abrirse con la tecla F9.
En la ventana Estadísticas cliente, hay dos pestañas: General y Ventas. Estas
pestañas muestran información acerca de ese cliente concreto, por ejemplo el
saldo pendiente, los pedidos y el historial de ventas.
Los campos de la ficha Estadísticas cliente aparecen atenuados, lo que significa
que no puede cambiar o agregar información del mismo modo que en la Ficha
cliente principal. Sin embargo, en muchos casos, si hace clic en el propio campo,
aparece una flecha abajo a la derecha del campo. A esta característica se suele
hacer referencia como Análisis. Haga clic en el campo Saldo (DL) y, después, en
la flecha para analizar. Aparece la ventana Movs. clientes con más información
relativa a ese campo. Presione ESC para volver a la Ficha cliente.
En muchas ventanas de fichas, hay un icono de lápiz cerca de la parte superior.
Se trata de una característica Comentario. Si hace clic en el icono, aparece una
ventana de Hoja comentarios. También puede usar la combinación de teclas
ALT + C para tener acceso al botón menú Cliente y, después, presionar la tecla
O para abrir la ventana de comentarios. En la ventana Hoja comentarios puede
especificar cualquier comentario especial que le gustaría hacer con respecto
a ese registro concreto. Cuando haya realizado algún comentario, el icono cambia
y se agregan líneas. De ese modo, resulta obvio que se ha añadido un registro
con algún comentario. Se pueden agregar más comentarios a esta ventana en
cualquier momento. Si elimina todos los comentarios de una ventana de
comentarios, el icono volverá a tener su apariencia original.
Página 13
Introducción a Microsoft Navision
Ventanas tabulares
Las ventanas tabulares tienen varios registros, filas y columnas. Mientras está
en la Ficha cliente, presione F5 o haga clic en el icono Lista. Verá una ventana
tabular que muestra todos los clientes de la tabla de clientes.
Si la ventana tabular tiene más campos de los que se pueden mostrar en la vista
de lista, puede usar la barra de desplazamiento de la parte inferior de la ventana
para desplazarse a la izquierda y a la derecha y verlos todos. Puede explorar las
líneas de arriba o de debajo haciendo clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo
para desplazarse una línea (registro) cada vez o utilizando la barra de
desplazamiento para desplazarse a través de los registros.
A la izquierda hay un panel vertical denominado ″selector de líneas″.
El indicador del registro señala la línea que ha seleccionado. Puede usar el
selector de líneas para seleccionar una línea haciendo clic en la celda situada
junto a ella. La línea se resalta a continuación. Puede seleccionar una línea
o varias (haciendo clic y arrastrando), o todas a la vez (haciendo clic en
el cuadrado vacío de la esquina superior izquierda de la ventana, junto
a los encabezados).
Esta ventana de Lista de clientes tiene los mismos botones de menús y de
comandos que la Ficha cliente, además de dos botones de comandos adicionales
denominados Aceptar y Cancelar. Al hacer clic en Cancelar, se cierra la
ventana y se vuelve a mostrar la Ficha cliente. Al hacer clic en Aceptar,
se vuelve a la Ficha cliente y se muestra la información del registro en el
que se encontraba el indicador de registro al hacer clic en Aceptar.
Vuelva a la lista de clientes de nuevo y desplácese arriba o abajo por ella. Puede
resaltar cualquier cliente de la lista y hacer clic en el botón Aceptar. Cuando
vuelva a aparecer la Ficha cliente, ahora mostrará la información correspondiente
al cliente que seleccionó en la lista.
Página 14
Capítulo 1: Introducción
Al igual que las ventanas de fichas, algunas ventanas tabulares sirven para
especificar datos y otras sólo son informativas. Por ejemplo, los diarios son
todas las ventanas tabulares que se usan para realizar movimientos de diario.
Sin embargo, cuando usó la característica de análisis anteriormente desde la
ventana Estadísticas cliente, vio la ventana tabular denominada Movs. clientes.
Esta ventana sirve para ver información únicamente y ésta no se puede modificar.
Algunas ventanas tabulares se pueden usar para mostrar tendencias o cambios
a lo largo de diferentes periodos. En el menú Gestión financiera, haga clic en
CONTABILIDAD→PRESUPUESTOS. En esta ventana, verá una fila de botones de
número casi al final. Se denomina análisis y cada número representa un periodo,
por ejemplo, un día, semana, mes o trimestre del año. El último botón es para
cualquier periodo contable concreto que haya configurado para su compañía.
Cambio de la apariencia de la ventana
Al iniciar Microsoft Navision por primera vez, la pantalla que ve después
de iniciar sesión y seleccionar la compañía en la que le gustaría trabajar se
denomina MenuSuite. El diseño básico de esta pantalla es muy similar al de
Microsoft® Outlook®. Esta herramienta se diseñó para facilitar a los usuarios
finales tener un acceso rápido a todas las áreas funcionales de Microsoft Navision
en las que les gustaría trabajar. Por lo tanto, esta pantalla se puede personalizar
de acuerdo con esas áreas concretas en las que va a trabajar. Estas
personalizaciones se explicarán en cursos posteriores.
Dentro de Microsoft Navision se dispone de la funcionalidad estándar de
Microsoft Windows que permite cambiar el modo en que se muestran las
ventanas tabulares. Este cambio del modo en que se muestran las ventanas se
asocia con su identificador de usuario y se guarda en el archivo ZUP en el
equipo. Por lo tanto, cuando cambia el modo en que se muestra una ventana,
ello no afecta a los demás usuarios de la compañía.
Los cambios que efectúe se sobrescribirán si recibe un objeto para reemplazar el
que ha modificado. Por ejemplo, si cambia la ubicación de las columnas en un
diario y más tarde recibe un diario modificado de un Microsoft Business Solution
Center, los cambios que realice en las columnas se perderán.
Cambio del ancho de las columnas
Para cambiar el ancho de una columna, coloque el cursor en la línea vertical que
separa las columnas en el encabezado de columna. El cursor aparecerá como una
línea vertical con una flecha. Presione el botón del mouse (ratón) y arrastre el
separador de columnas hasta alcanzar el ancho deseado. Suelte el botón del
mouse cuando esté conforme con el ancho.
Página 15
Introducción a Microsoft Navision
Cambio del alto de las filas
Puede cambiar el alto de todas las filas o de la fila de encabezado. Para cambiar
el alto de la fila de encabezado, coloque el cursor en la columna del selector de
líneas en la línea por debajo de la fila de encabezado. El cursor aparecerá como
una línea horizontal con una flecha. Presione el botón del mouse y arrastre el
separador de filas hasta alcanzar el alto deseado. Suelte el botón del mouse
cuando esté conforme con el alto.
Para cambiar el alto de todas las filas, aparte del encabezado de columna,
coloque el cursor en la columna del selector de líneas en la línea por debajo de la
fila que desee cambiar. El cursor aparecerá como una línea horizontal con una
flecha. Presione el botón del mouse y arrastre el separador de filas hasta alcanzar
el alto deseado. Suelte el botón del mouse cuando esté conforme con el alto.
Movimiento de columnas
Para mover una columna, coloque primero el cursor en el área de encabezado
de la columna que desearía mover. Presione el botón del mouse de modo que
el cursor se convierta en una mano y arrastre la columna al lugar donde desee
colocarlo. Suelte el botón del mouse.
Mostrar y ocultar columnas
Además de cambiar el alto de las columnas y el alto de las filas, y mover las
columnas, también puede seleccionar qué campos (columnas) se mostrarán.
Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la sección de encabezado
de la ventana tabular o seleccionar VER→MOSTRAR COLUMNA desde la barra de
menús para ver una lista de las columnas disponibles. Para mostrar un campo
de la ventana, coloque una marca de verificación delante del nombre del campo.
Para quitar una columna, quite la marca de verificación.
En la ventana mostrada arriba, aparecerán Código y Nombre mientras que
Importe pptdo. no aparecerá.
Página 16
Capítulo 1: Introducción
Botones de comandos y botones de menús
En la parte inferior de muchas ventanas de Microsoft Navision, aparecen botones
que pueden utilizarse para tener acceso a diferentes funciones útiles para obtener
información relativa a esa ventana. Los botones con un pequeño triángulo hacia
abajo son botones de menús mientras que los demás son botones de comandos.
Los botones de menús presentan un menú con funciones relacionadas. Algunos
ejemplos son los botones de menús Cuenta y Registro que se encuentran en la
ventana Diario cobros.
Los botones de comandos ejecutan un comando. Algunos ejemplos son
Imprimir (imprime Ofertas o Pedidos) o Ayuda (muestra la pantalla de ayuda).
Se puede tener acceso a los botones de menús y de comandos presionando ALT
y la letra subrayada en el botón, o haciendo clic en él.
Especificación de información
Al especificar información en los campos, Microsoft Navision proporciona el
formato para el tipo de información que se escribe. Por ejemplo, un campo de
fecha sólo puede aceptar parámetros de fecha, mientras que un campo numérico
sólo acepta números y un campo de texto lo acepta todo.
Especificar una fecha
Microsoft Navision es muy flexible en el modo en que se pueden especificar las
fechas. Las siguientes son entradas válidas para un campo de fecha:
Página 17
Introducción a Microsoft Navision
Texto introducido por el
usuario
Resultado
t
La fecha de trabajo que especificó en
Herramientas
h
La fecha actual del sistema
u
Fecha de cierre
#
Número del día del mes de trabajo actual
Día-mes-año
251202, 25 12 02, 25-12-02, 25/12/02
DíaDeLaSemananúmeroDeSemana-año
Vi5202, vi 52 02, vi-52-02, vi/52/02
También puede especificar abreviaturas para el día de la semana y Microsoft
Navision escribirá la fecha para ese día de la semana en función de su
Fecha de trabajo:
Texto introducido por el
usuario
Resultado
lu
Lunes
ma
Martes
mi
Miércoles
ju
Jueves
vi
Viernes
s
Sábado
do
Domingo
Tenga en cuenta que la semana en Microsoft Navision empieza por el lunes.
Especifique la menor cantidad de números posible cuando escriba fechas ya que
Microsoft Navision está configurado para aceptar fechas del siguiente milenio
y debemos tener mucho cuidado con los años que especificamos.
Microsoft Navision usa el año de su Fecha de trabajo si sólo especifica el día
y el mes. Por tanto, si su Fecha de trabajo es 25/12/02 y especifica 2512,
la fecha se establece como 25/12/02.
Microsoft Navision usa el mes y el año de su Fecha de trabajo si sólo especifica
el día. Por tanto, cuando su Fecha de trabajo es 05/12/02, si especifica 25 como
día, la fecha se establece como 25/12/02.
Microsoft Navision admite el intervalo de fechas predeterminado de Windows
comprendido entre 1930 y 2029. Por lo tanto, al especificar la parte de una fecha
correspondiente al año con dos dígitos, se interpretará como 19XX si el número
está comprendido entre 30 y 99 y como 20XX si está comprendido entre 00 y 29.
Página 18
Capítulo 1: Introducción
Casillas de verificación y botones de opción
Presione la barra espaciadora o haga clic en estos cuadros y verá una casilla de
verificación o un punto negro para seleccionar ese campo.
Especificación de un número o cantidad
Si un campo sólo acepta números, especifíquelos sin puntos pero con decimales.
Los números siempre se alinearán a la derecha tanto en la pantalla como en el
material impreso. Use una coma como signo decimal. Todos los campos de
números decimales tienen una función matemática integrada; puede especificar
los cálculos como 13,50 * 2 − 12. Los cuatro operadores matemáticos básicos
son + (suma), − (resta), * (multiplicación) y / (división).
Especificación de códigos
Un código se usa para identificar un registro, por ejemplo un número de
proveedor o de cliente. Los códigos también son valores que se usan para ordenar
información en la pantalla y en los informes. En los códigos de identificación
puede utilizar números y letras. Si utiliza números puros como códigos de una
tabla, todos los códigos de la misma deben estar formados por números puros.
Si usa campos alfanuméricos, también puede utilizar códigos alfabéticos puros
en la misma tabla. Si se usa este formato, el filtrado será más sencillo.
Si especifica información y necesita encontrar un código, vaya al campo de
código y haga clic en Lookup (F6). De esta forma, obtendrá una lista de los
códigos disponibles. Es mejor no usar caracteres especiales, como el signo ″&″,
en los códigos porque en ocasiones estos caracteres se usan en el filtrado de la
información de Microsoft Navision. Puede utilizar el guión (-) pero evite usar
todos los demás caracteres que no son alfanuméricos.
Al especificar los códigos de una tabla relacionada que contenga códigos
alfanuméricos o alfabéticos puros, sólo tiene que especificar los caracteres que
forman este código único en la tabla. Por ejemplo, desea especificar un Vendedor
en una Ficha cliente y la tabla contiene lo siguiente:
•
ANTONIO
Antonio Bermejo
•
AMAYA
Amaya Hernández
Simplemente tendría que especificar AN para Antonio o AM para Amaya.
Al especificar un valor en los campos Tipo de código, Microsoft Navision
pasa a mayúsculas todos los caracteres en minúsculas.
Página 19
Introducción a Microsoft Navision
Modificación de información
Modificación de campos
Para modificar la información de un campo, presione la tecla F2. Esto funciona
igual que un procesador de textos ya que las teclas de dirección de flecha
izquierda y derecha permiten desplazarse por el texto sin cambiarlo. Al presionar
F2 de nuevo, se colocará el cursor al final del contenido del campo.
Inserción y eliminación
Para insertar una línea o un registro en Microsoft Navision, use F3 o presione el
icono Insertar. Para eliminar una línea o un registro, use F4 o haga clic en el
icono para eliminar. Se puede tener acceso a ambas funciones eligiendo
EDICIÓN→INSERTAR NUEVO O ELIMINAR.
Movimientos registrados
No puede cambiar información importante de los movimientos registrados.
Sólo se puede cambiar información como la fecha de vencimiento, la fecha de
descuento de pago, el posible descuento de pago, el identificador de liquidación
y si el movimiento está pendiente de aprobación. Para hacer un cambio en estos
campos, debe hacer clic en el campo dos veces o presionar F2 para comenzar la
modificación. Esta función de modificación preventiva que sólo se aplica a estos
campos se conoce como ″modificación contextual″.
Copiar y Pegar
Puede copiar líneas enteras con las funciones Copiar y Pegar mediante el
procedimiento siguiente:
1
En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→DIARIOS
GENERALES. Seleccione la sección de diario PREDET.
2. Seleccione una línea haciendo clic en el botón en el selector de líneas
a la izquierda de la línea o colocando el cursor en la línea y, después,
en la barra de menús, haciendo clic en EDICIÓN→SELECCIONAR.
3. Haga clic en EDICIÓN→COPIAR en la barra de menús o use el icono de
la barra de herramientas.
4. Vaya al lugar de la línea vacía o ficha donde desee insertar la
línea copiada.
5. Haga clic en EDICIÓN→PEGAR en la barra de menús o haga clic en el
icono de la barra de herramientas para pegar.
NOTA: sólo puede copiar y pegar desde ciertos campos y tablas. Por ejemplo, esta
funcionalidad no está disponible en los documentos Ventas y Compras.
Página 20
Capítulo 1: Introducción
Puede usar este proceso para copiar datos desde dentro de Microsoft Navision
en un programa de hoja de cálculo como Microsoft® Excel. Por motivos de
seguridad, no puede copiar desde Excel a Microsoft Navision.
También puede usar este proceso para crear nuevas fichas en Microsoft Navision
a partir de fichas existentes. Microsoft Navision le pedirá que cambie el campo
Código para que sea único antes de dejar la ficha.
Información general de la barra de menús
La barra de menús incluye los menús siguientes:
•
Archivo
•
Edición
•
Ver
•
Herramientas
•
Ventana
•
?
Para tener acceso a cada menú se puede hacer clic con el mouse o presionar la
tecla ALT simultáneamente junto con la primera letra subrayada. Por ejemplo,
ALT + A abrirá el menú Archivo. Basta con presionar la letra subrayada para
tener acceso a los elementos que aparecen en los menús. Muchos de ellos
también pueden utilizarse mediante teclas de método abreviado. Las teclas de
método abreviado y su utilización se detallarán más adelante.
Algunas de las opciones enumeradas en los menús cambiarán o pasarán
a estar inactivas (se atenuarán) dependiendo de en qué área funcional de
Microsoft Navision esté trabajando actualmente.
La siguiente es la lista inicial de opciones de menús.
Menú Archivo
El menú Archivo contiene funciones relacionadas con el inicio, cierre
y mantenimiento de las bases de datos y compañías usadas en
Microsoft Navision.
Cerrar (ESC): para cerrar la ventana activa.
Guardar como HTML: cuando se obtiene la vista previa de un informe en la
pantalla, puede guardarse como archivo HTML. Este archivo puede abrirse
entonces en Excel y se puede ejecutar en él un análisis de tipo ″Qué sucede si″.
NOTA: el archivo se importa en forma de valores; cualquier fórmula tendrá, por tanto,
que especificarse en Excel.
Página 21
Introducción a Microsoft Navision
Base de datos (ALT + A, B): permite crear una base de datos nueva, abrir una
base de datos existente, probar una base de datos (esto se debe hacer al menos
una vez al mes), expandir el tamaño de una base de datos, eliminar una base de
datos, cerrar una base de datos y obtener información sobre el tamaño de una
base de datos, las conexiones y las sesiones activas así como una lista de tablas
que muestra el tamaño y la optimización. Las funciones de este programa como
crear y eliminar sólo debe realizarlas el administrador del sistema.
El valor de Base de datos utilizada nunca debe superar el 85% del valor de
Tamaño actual y este valor a su vez nunca debería superar (si la situación es
normal) el 85% del valor de Tamaño de licencia. Microsoft Navision necesita
el 15% restante de espacio abierto para procesar su actividad y realizar tareas
considerables como copias de seguridad y restauraciones.
Si usa SQL Server Option para Microsoft Navision, podrá utilizar la opción para
alterar bases de datos (Altering databases). Puede utilizar esta función con el fin
de cambiar las propiedades de base de datos siempre que lo crea necesario.
Empresa (CTRL + O): permite iniciar una nueva compañía, abrir una compañía
existente, cambiar el nombre de una compañía, eliminar una compañía o cerrarla.
Las funciones de este programa que no sean abrir o cerrar sólo debe realizarlas el
administrador del sistema.
Preparar página, Vista preliminar e Imprimir: son funciones relativas a la
impresión de documentos e informes (Imprimir y Vista preliminar son iconos de
la barra de herramientas). Estas opciones se activan cuando se ha seleccionado un
documento o informe para imprimir y se muestra el formulario de solicitud.
Preparar página (ALT + A, P): aquí puede restablecer los márgenes de un
informe. Por lo general, los márgenes se restablecen como una propiedad del
informe. Normalmente, establecemos en cero (0) todos los márgenes en los
cheques y otros documentos en los que se necesita.
Imprimir (ALT + A, I): se usa para hacer que un informe se imprima en una
impresora diferente a la predeterminada. Al igual que Preparar página, esta
opción se debe cambiar cuando el formulario de solicitud del informe aparece
y el informe o documento en realidad se debe imprimir o se debe obtener una
vista previa del mismo después de configurar la impresora. Desde entonces, en
el informe siempre se usará de forma predeterminada esa impresora desde su
estación de trabajo hasta que se efectúen los cambios.
Enviar: la opción Informe por e-mail permite enviar mensajes de correo
electrónico fuera de Microsoft Navision. Por ejemplo, puede crear un pedido de
compra y después obtener una vista preliminar del mismo. Cuando el documento
aparezca en la pantalla, vaya a ARCHIVO→ENVIAR→INFORME POR E-MAIL y se abrirá
una ventana desde la que puede seleccionar la dirección apropiada a la que enviar
el documento. Esta función depende de si se dispone de correo electrónico
compatible con MAPI. El archivo se envía en formato HTML y puede verse con
un explorador e imprimirse a continuación.
Página 22
Capítulo 1: Introducción
Vincular por correo electrón.: para usar esta opción, abra en primer lugar el
formulario o informe para el que desee enviar un vínculo. Cuando el documento
aparezca en la pantalla, vaya a ARCHIVO→ENVIAR→VINCULAR POR CORREO
ELECTRÓN. El correo electrónico abrirá un mensaje nuevo y se pegará un vínculo
al campo Archivo adjunto desde el que el destinatario puede entonces tener
acceso haciendo doble clic en el vínculo.
Vincular al escritorio: esta función permite crear un acceso directo en el
escritorio a un formulario o informe en Microsoft Navision.
1, 2, 3 − es una lista de las compañías abiertas recientemente; escriba el número
o haga clic en la lista para volver a abrir una compañía.
Salir (ALT + A, S): este comando sale del programa Microsoft Navision.
Menú Edición
El menú Edición incluye varias características de edición para especificar datos
en las diferentes ventanas de Microsoft Navision.
Deshacer (CTRL + Z): permite "deshacer" un error de edición, como la
eliminación del contenido de un campo, pero sólo deshará la acción anterior. Esta
función se usa de forma limitada en Microsoft Navision porque una vez que se ha
salido de un campo, se graba en la base de datos.
Cortar (CTRL + X), Copiar (CTRL + C) y Pegar (CTRL + V): son las opciones de
edición estándar de Windows para mover y quitar información. Estas funciones
se pueden usar en Microsoft Navision o entre Microsoft Navision y los productos
de Microsoft Office.
Borrar (Eliminar): esta función sólo quita lo que esté seleccionado en la
ventana activa. Lo que se quita podría formar parte de un campo o ser un campo
entero, varios campos, varias líneas o todas las líneas.
Copiar enlace: permite crear un vínculo (o enlace) a un formulario o informe.
El formulario debe ser el formulario activo en Microsoft Navision. Haga clic en
EDICIÓN→COPIAR ENLACE. Microsoft Navision coloca el vínculo o enlace en el
Portapapeles, y luego se puede pegar con EDICIÓN→PEGAR.
Copiar anterior (F8): copia en un campo el contenido exacto del campo que está
justo encima.
Insertar nuevo (F3) y Eliminar (F4): se usan para insertar o eliminar
registros y campos.
Seleccionar (ALT + E, S): se usa para seleccionar un único registro de una tabla.
Resalta en azul la línea en que se encuentra y es la misma función que la que se
lleva a cabo al hacer clic con el mouse en el margen izquierdo. También puede
seleccionar varias líneas consecutivas si mantiene presionada la tecla MAYÚS
y usa la tecla de dirección FLECHA ABAJO simultáneamente.
Página 23
Introducción a Microsoft Navision
Además, puede seleccionar líneas que no sean consecutivas. Haga clic en la
primera línea, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de líneas de las
líneas adicionales que desee seleccionar. La ventana se mostrará como sigue:
Seleccionar todo (CTRL + E): se usa para seleccionar todos los registros visibles
de una tabla o lista. Respeta todos los filtros establecidos en la tabla. Si se hace
clic en la esquina superior izquierda de una ventana tabular, se puede realizar
la misma operación.
Seleccionar objeto: se usa en Object Designer.
Marcar/Desmarcar (CTRL + F1): marca selectivamente los registros de una lista
o diario. Coloca o quita una marca en forma de rombo en el margen izquierdo.
Se usa entonces con Sólo los marcados (ALT + V, M) en el menú Ver para mostrar
y realizar funciones sólo en las líneas marcadas.
Buscar (CTRL + B) y Reemplazar (CTRL + L): sirven para buscar y/o reemplazar
contenido concreto de campos. La ventana tiene la apariencia siguiente.
La barra de título muestra el campo en el que está buscando. El campo Buscar
es donde debe especificar la información que está buscando. Puede usar
Coincidencia para seleccionar la parte del campo con la que debe compararse
el valor; las opciones Al principio del campo o En cualquier posición sólo son
apropiadas cuando se busca en campos que muestran texto o códigos.
Página 24
Capítulo 1: Introducción
Microsoft Navision distingue mayúsculas y minúsculas si coloca una marca de
verificación en el campo Coinc. mayús/minús. Si se selecciona Usar la mejor
clave, Microsoft Navision vuelve a clasificar la tabla en el orden que dará como
resultado la búsqueda más rápida; esto resulta especialmente útil en tablas
grandes. Cuando se selecciona Find As You Type, Microsoft Navision
comenzará a buscar el texto a medida que escriba el valor.
Microsoft Navision se detiene y muestra lo que haya encontrado cuando
encuentra un valor que se corresponda con la cadena de la búsqueda. Si el
registro mostrado no es el único que está buscando, puede usar los botones
Buscar primero, Buscar sigte. y Buscar anterior para buscar el registro
apropiado. Si desea reemplazar el valor, use el botón Reemplazar para indicar
el valor que hay que sustituir.
Menú Ver
El menú Ver incluye funciones que afectan a lo que está visible en la
ventana activa.
Ir a: ir al primer (CTRL + INICIO), anterior (RE PÁG), siguiente (AV PÁG) o último
(CTRL + FIN) registro.
Filtro de campo (F7), Filtro de tabla (CTRL + F7) y FlowFilter (MAYÚS + F7):
son las funciones de Microsoft Navision para filtrar registros en una ventana
en función de ciertos criterios. Estas funciones se explicarán con más
detalle posteriormente.
Sólo los marcados (ALT + V, M): muestra sólo los registros marcados con la
función Marcar/Desmarcar (CTRL + F1) en una ventana.
Mostrar todos (MAYÚS + CTRL + F7): anula los filtros que haya establecido
y vuelve a mostrar todos los registros.
Ordenar (MAYÚS + F8): para cambiar el orden en que se muestran los datos,
cambie el criterio de ordenación de la tabla, por ejemplo, el número de cliente
o el número de movimiento. La ordenación se realiza de la forma siguiente: los
números que sólo tienen espacios en blanco o caracteres especiales y después las
letras solas o los números y letras combinados. Cuando se combinan números
y letras, el contenido del campo se comprueba carácter por carácter de izquierda
a derecha. La prioridad de la ordenación es la siguiente: los espacios en blanco
van antes que cualquier otra cosa, las letras van antes que los números y éstos
van antes que los caracteres especiales.
Estas reglas resultarán en la siguiente lista ordenada.
Página 25
Introducción a Microsoft Navision
Producción
Motivo
1
Los números sin espacios en blanco y sin caracteres
especiales van antes que las letras o que las combinaciones
de números y letras, y Microsoft Navision cuenta en
orden ascendente.
11
12
111
A1
Se trata de una combinación de letras y números. Va antes
que cualquier otra combinación porque el espacio en
blanco entre A y 1 va antes que cualquier otra cosa.
ABC
Las letras van después de los espacios en blanco (de forma
que ABC va después de la combinación A 1 anterior)
AB1
Pero antes de los números en las combinaciones de letras
y números. Así, ABC va antes que AB1.
A1
Los números se clasifican después de las letras, de modo
que A1 va después de AB.
DSB
D va después de A y los espacios en blanco van antes que
cualquier otra cosa.
D1
Los números se clasifican después de las letras, de modo
que D1 va después de D S B.
D.S.B.
Los caracteres especiales van después de los números.
1A
Un número al principio de una combinación de letras va
penúltimo en la forma de ordenación.
+A1
Los caracteres especiales van los últimos en la ordenación.
Es importante conocer las Reglas de ordenación para que los filtros se puedan
especificar correctamente. Por ejemplo, el filtro A100..110 no dará como
resultado que se encuentre algún dato puesto que el intervalo no puede existir.
El resultado del uso incorrecto de un filtro puede ser que la información sea
también incorrecta o que ni siquiera se encuentre ninguna información.
Para garantizar que los números se ordenen correctamente, debe seguir los
principios siguientes: utilice siempre una serie numérica de longitud fija (100
a 999), no use nunca una serie numérica como 1 a 999 en los campos de texto
o de código, ni utilice nunca una serie numérica como 001 a 999 en los campos
de texto o código.
SQL Server Option para Microsoft Navision ordena los números como si fueran
texto, según se ilustra en la tabla siguiente:
Página 26
Capítulo 1: Introducción
Ordenación numérica
Ordenación de texto
1
1
2
10
3
100
4
2
10
3
100
4
Para evitar este problema, debe usar una serie numérica que tenga una longitud
fija ya sea especificando una serie numérica que tenga un número predefinido de
dígitos y comience con un número distinto de cero o que siga manualmente los
principios de numeración y use un número fijo de dígitos.
Barra de herramientas: puede elegir si la barra de herramientas se va a mostrar
y de qué forma. Algunas opciones son el color, el tamaño y la información
sobre herramientas.
Ocultar columna (ALT + V, U) y Mostrar columna (ALT + V, S): se usa con
ventanas con filas y columnas (ventanas tabulares) para elegir qué columnas
estarán visibles. Esta misma funcionalidad se puede obtener haciendo clic con
el botón secundario del mouse en la parte del encabezado de la ventana tabular.
Actualizar: esta opción está disponible si usa SQL Server Option para
Microsoft Navision. Esta función se utiliza para actualizar los datos que
contiene la ventana activa. Microsoft Navision garantiza entonces que en
la ventana aparecen los datos más recientes.
Menú Herramientas
El menú Herramientas contiene las funciones de programación y opciones de
configuración principales.
Fecha de trabajo: permite a cada usuario especificar una fecha diferente a la
fecha del sistema o a la actual que el sistema usará al introducir transacciones.
Por ejemplo, puede tener que especificar varias transacciones con la fecha
20/3/02. Sin embargo, la fecha de hoy es 31/3/02. Si cambia la fecha de trabajo
por 20/3/02, no tendrá que escribir manualmente una fecha. Puede reemplazar la
fecha de trabajo al especificar las transacciones escribiendo "t" como fecha de
hoy o especificando una fecha diferente.
La Fecha de trabajo también se usa para determinar el año y el mes
predeterminados que Microsoft Navision utilizará cuando se especifique sólo el
día del mes o el mes y el día. Para obtener más información, consulte la sección
"Especificación de información".
Idioma: muestra una tabla de los idiomas de la aplicación.
Página 27
Introducción a Microsoft Navision
Object Designer (MAYÚS + F12) y Designer (CTRL + F12): permiten usar el
sistema de desarrollo de aplicaciones C/SIDE de Microsoft Navision para
modificar la aplicación y personalizar formularios o informes. Para usar estas
funciones se necesita un permiso especial.
Navigation Pane Designer (ALT + F12): permite el acceso para personalizar el
panel de exploración. Para usar esta función se necesita un permiso especial.
Debugger: lo usan los programadores cuando personalizan Microsoft Navision.
Client Monitor: lo usan los programadores para supervisar la comunicación
entre el servidor y los clientes de una red con el fin de asegurar que la
comunicación es eficaz.
Zoom (CTRL + F8): permite a los usuarios con permisos de superusuario ver el
contenido de cada campo del registro actual. Permite ver cada campo disponible
de una tabla incluso cuando no se muestran en la ventana.
Copia de seguridad y Restaurar: permite realizar la copia de seguridad de una
compañía, de todas las compañías, de los objetos de la aplicación o de toda la
base de datos. Las copias de seguridad se pueden realizar en cualquier momento
gracias a la característica única en Microsoft Navision denominada Gestión de
versiones. Antes de realizar una copia de seguridad, el sistema toma una imagen
de la versión en el momento de la solicitud y, a continuación, lleva a cabo la
copia. Esto permite a los demás usuarios continuar trabajando con el programa
e implica que no es necesario realizar copias de seguridad fuera de las
horas de trabajo.
Si tiene que restaurar una copia de seguridad, use el procedimiento Restaurar
para restaurar una copia de seguridad que se haya realizado con el programa
Copia de seguridad de Microsoft Navision. Microsoft Navision no sobrescribirá
los datos existentes y, por lo tanto, se debe cambiar o eliminar el nombre de las
compañías antes de ejecutar la función Restaurar.
Seguridad: se usa para introducir usuarios en el sistema con las opciones Roles,
Conex. base de datos, Conexiones Windows y Contraseña. Cada usuario del
sistema debe tener derechos para obtener acceso a los menús, ventanas, tablas
y funciones en Microsoft Navision. El nombre y la contraseña de cada usuario
(si se necesitan) se especifican en esta ventana para tener acceso a la
configuración de las compañías en Microsoft Navision. La opción Contraseña
le permite cambiar su contraseña.
Si usa SQL Server Option para Microsoft Navision, también verá la función
Sincronizar en HERRAMIENTAS→SEGURIDAD. El proceso de sincronización es el
corazón del sistema de seguridad de SQL Server Option para Microsoft Navision.
Información de licencia: muestra el contenido del archivo de licencia con el
que está trabajando, incluido el número de licencia, quién la posee y, si hay
un tiempo límite, cuándo caduca la licencia. El archivo de licencia se
denomina fin.flf.
Página 28
Capítulo 1: Introducción
Custom Controls: este elemento de menú proporciona una lista de los controles
OCX registrados en Windows.
Opciones: contiene las opciones de configuración del programa como son Caché
DBMS (KB), Caché escritura, Caché objetos (KB), Barra de estado, Cerrar
forms. con Esc, Selec. dentro recuadro y Búsqueda rápida. El administrador del
sistema es el responsable de supervisar estas opciones.
Menú Ventana
El menú Ventana contiene información relacionada con las ventanas que
están abiertas.
Cerrar todo (ALT + T, C): cierra todas las ventanas abiertas.
Organizar iconos: se utiliza para organizar los iconos mostrados en el borde
inferior de la ventana de la aplicación que aparecen al minimizar una ventana
(para volver a maximizarla, hay que hacer doble clic en el icono).
1, 2, 3 − presenta las ventanas abiertas actualmente; escriba el número o haga clic
en la lista para volver a enfocar una ventana.
Menú de Ayuda (?)
El menú de Ayuda (F1) contiene numerosas opciones de Ayuda que se explicarán
con más detalle posteriormente.
Ayuda de Microsoft Business Solutions-Navision: muestra el índice de
contenido disponible en el sistema de Ayuda.
Guía referencia C/SIDE: herramienta de referencia para programación.
¿Qué es esto? (MAYÚS + F1): transforma el cursor en un cursor de Ayuda con el
que se puede obtener ayuda en pantalla para cualquier elemento.
Resumen teclas función (CTRL + ALT + F1): muestra un resumen de las teclas
de función del programa. Las funciones mostradas dependen del contexto.
En la sección titulada ″Teclas abreviadas″ hay una lista completa.
Acerca de Microsoft Business Solutions-Navision: muestra información del
producto, incluido el número de versión del programa.
Búsqueda y consulta de información
Microsoft Navision ofrece varias formas para ver información, de modo que
puede ver y trabajar únicamente con la información pertinente para la tarea que
intente llevar a cabo. Por ejemplo, si desea ver las transacciones de un periodo
concreto, puede seleccionar únicamente dichas transacciones. Puede que desee
filtrar la información que ver o con la que trabajar en función de un intervalo de
fechas o una dimensión: departamento, proyecto, etcétera.
Página 29
Introducción a Microsoft Navision
Al buscar y ver información es cuando las teclas de método abreviado le
resultarán más prácticas. Repasaremos los términos y teclas de método
abreviado, y le mostraremos cómo usar el teclado y el mouse.
Navegar: esta característica es una opción disponible desde la mayor parte de los
menús del área de la aplicación.
Permite realizar el seguimiento de los movimientos asociados con una
transacción en particular. Si elige Navegar, podrá ver cada movimiento registrado
para la transacción.
La exploración busca el Nº documento y la Fecha registro. Por lo tanto, cuando
corrija los movimientos, siempre que sea posible, debería usar el mismo
Nº documento y Fecha registro que la transacción original.
Encontrará un botón Navegar en todas las transacciones registradas a las
que se pueda tener acceso mediante ALT + N. Si cree que puede haber otras
transacciones con el mismo Nº documento pero con una Fecha registro
diferente, borre el campo Fecha registro en la ficha Navegar y presione
ALT + N o haga clic en el botón Buscar.
También puede buscar las transacciones de un cliente o proveedor en función
del Nº documento externo (Nº de factura del proveedor) si tiene acceso a la
pestaña Externo.
Lista (F5): muestra la lista asociada con esa ventana. Puede activar la
característica Lista con el cursor en cualquier posición de la ventana, pero
siempre obtendrá la lista general de toda la ventana.
Movimientos (CTRL + F5): al presionar CTRL + F5 (o elegir Movimientos desde
un botón de menús), se obtiene una lista de todos los movimientos relacionados
para esa ventana.
Lookup (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botón Lookup) en un campo, se
obtiene la lista asociada a ese campo. Por ejemplo, al presionar F6 desde el
campo Nº cliente, se obtiene la lista completa de un cliente. A diferencia de la
característica Lista, ésta es específica del campo. La flecha hacia arriba indica
una relación con otra tabla.
Análisis (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botón Análisis) en un campo, se
obtiene información básica relativa a ese campo. Por ejemplo, al presionar F6
en un campo Saldo, se muestran todos los movimientos de transacciones que
componen un campo. La flecha hacia abajo indica que el número se calculó
a partir de otra tabla.
Página 30
Capítulo 1: Introducción
Opciones (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botón Opciones) en un campo,
se ofrece una lista de opciones para ese campo. Por ejemplo, vaya a la pestaña
Pagos de una Ficha cliente y haga clic en el botón Opciones o presione F6
desde el campo Método liquidación. Aparecerán las opciones Manual o Por
antigüedad para seleccionar por ese campo. Una vez que aprenda las opciones
disponibles, basta con escribir la primera letra de la opción para seleccionar dicha
opción (o caracteres suficientes para que se identifique de forma única).
Nos. serie (F6): al presionar el comando F6 o hacer clic en el comando
Numeración series, aparece una tabla que muestra opciones de numeración.
Por ejemplo, vaya a ALMACÉN→PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN→PRODUCTOS
y presione F6 desde el campo No.
Zoom (CTRL + F8): al presionar CTRL + F8 (o elegir HERRAMIENTAS→ZOOM)
desde un registro, aparece una ventana en la que se enumeran todos los campos
disponibles para ese registro y los valores de cada uno de los campos para el
registro dado. Esta función sólo pueden realizarla los superusuarios cuando se
han concedido los permisos adecuados.
Buscar (CTRL + B): esta característica permite buscar algo en un campo en
particular de una ventana cada vez. También puede reemplazar el texto que busca
con algún otro. Para tener acceso a esta característica, coloque el cursor
en el campo en cuestión, presione CTRL + B o haga clic en el icono Buscar
(o elija EDICIÓN→BUSCAR).
Cuando tiene acceso a Buscar, aparece una ventana en la que puede especificar la
cadena de caracteres (palabras o números, por ejemplo) que desea buscar.
Microsoft Navision sólo considerará si el texto está en mayúsculas o minúsculas
si coloca una casilla de verificación en el campo Coinc. mayús/minús. También
puede decidir si la coincidencia de mayúsculas y minúsculas debe buscarse en
parte, en todo o en el principio de un campo. En función del tipo de campo con el
que empiece, Microsoft Navision establecerá la coincidencia predeterminada.
Desde una vista Lista, escriba los primeros caracteres que busca
y Microsoft Navision comenzará automáticamente a buscar el registro.
Ordenar (MAYÚS+ F8): esta característica permite ver información en un orden
diferente al predeterminado. Por ejemplo, puede cambiar la vista de Clientes para
el Alias con el fin de desplazarse por ellos en orden alfabético. Si cambia el
orden en la ficha, Microsoft Navision recuerda ese orden cada vez que se abra la
ficha Cliente. Ese orden también se usa al tener acceso a la Lista desde la ficha.
Marcar/Desmarcar (CTRL + F1): use esta característica cuando desee registrar
sólo parte de los movimientos del diario y filtrar otros movimientos del diario en
la pantalla. Para tener acceso a esta característica, puede presionar CTRL + F1
o elegir EDICIÓN→MARCAR/DESMARCAR. Puede seleccionar varios movimientos
para marcar si presiona el botón CTRL, hace clic en el cuadrado a la izquierda
de los movimientos y, después, elige Marcar/Desmarcar.
Página 31
Introducción a Microsoft Navision
Cuando haya marcado una o varias entradas, puede aplicar un filtro para ver sólo
dichas entradas eligiendo VER→SÓLO LOS MARCADOS. Si elige esta función, la
pantalla de movimientos del diario sólo mostrará los movimientos marcados.
Haga clic en , presione MAYÚS + CTRL + F7 o elija VER→MOSTRAR TODOS para
mostrar todos los movimientos de nuevo.
Re Pág y Av Pág: con las teclas AV PÁG y RE PÁG puede desplazarse por las
fichas de la base de datos. Si busca en las fichas Proveedor, con AV PÁG avanza
a la ficha siguiente y con RE PÁG vuelve a la ficha anterior.
CTRL + INICIO y CTRL + FIN:
van al primero o al último registro de una tabla.
CTRL + AV PÁG y CTRL + RE PÁG:
avanzan a través de las pestañas de una ficha
o informe con el formulario de solicitud.
CTRL + FLECHA ARRIBA y CTRL + FLECHA ABAJO: pasa de una sección a otra
de un formulario, de una sección Línea a una sección Cabecera, o desde un
formulario de lista a botones de menús o de comandos.
Botones de grabadora: para tener acceso a ellos, haga clic en un icono de la
barra de herramientas o también, en la barra de menús VER→IR A, elija Primero,
Anterior, Siguiente o Último. Estas funciones le permiten desplazarse
rápidamente a través de los registros (fichas o líneas).
Filtrado
Los filtros se usan para limitar el ámbito de la información que aparece en una
pantalla o informe. Permiten ver únicamente la información que se desee. Puede
seleccionar los filtros Campo, Tabla y FlowFilter.
Cuando se establece alguno de los tres tipos de filtro, en la parte inferior de la
ventana de aplicación, en la barra de estado, aparece la palabra FILTRO.
FILTRO también se muestra cuando el sistema ha establecido un filtro
internamente. Por ejemplo, al ver los movimientos de un cliente, el sistema
establece un Filtro de campo en el campo Nº Cliente de la tabla Movs. clientes.
Si no tiene la certeza de qué filtro tiene que usar para ver la información deseada
en una ventana, puede tener abierta la ventana de filtro simultáneamente con la
ventana de datos y cambiar los filtros hasta que aparezca el contenido que desee
en la ventana de datos. Con este fin, puede hacer clic en el botón Aplicar en
lugar de en Aceptar, en la ventana de filtro. Si hace clic en Aplicar, puede
probar un filtro tras otro y hacer clic en Aceptar cuando encuentre el
que desea usar.
Filtro de campo (F7): los filtros de campo sólo se aplican a un campo de una
tabla cada vez. Los filtros de campo no afectan a los campos calculados, pero
limitan la cantidad de información mostrada. Cuando selecciona un campo
y presiona F7 o hace clic en el icono (o selecciona VER→FILTRO DE CAMPO),
el programa muestra una ventana Filtro de campo. Entonces, puede especificar
la información de filtrado.
Página 32
Capítulo 1: Introducción
Filtro de tabla (CTRL + F7): los filtros de tabla permiten combinar varios filtros
de campo. En el filtro de tabla puede filtrar por más de un campo de una tabla al
mismo tiempo o ver los filtros que ha configurado con Filtro de campo. Por
ejemplo, puede filtrar en varios campos a la vez, por ejemplo, en el código postal
o las condiciones de pago. O bien, puede usar Filtro de tabla para ver los
proveedores de un código postal específico y con saldos superiores a una
cierta cantidad.
La mayor parte de los formularios de solicitud ofrecen varios filtros de tabla para
utilizarlos al imprimir informes o procesos. El filtro de tabla se diferencia del
Flow Filter en que se puede usar para limitar datos de varios campos en el
sistema. Si usa varios filtros en una ventana, puede utilizar CTRL + F7 o hacer clic
en el icono para ver una lista de cada filtro y modificarlos desde esta pantalla.
Los filtros de campo y de tabla se anulan mediante la función Mostrar todo, a la
que se puede tener acceso mediante el icono (o con VER→MOSTRAR TODOS).
FlowFilter (MAYÚS + F7): limitan el contenido de los campos que muestran
cantidades que Microsoft Navision calcula a partir de entradas de otras tablas.
Para ello, se hace una selección de las entradas incluidas en los cálculos. El
filtro debe especificarse en la tabla en la que aparece el campo calculado y no
en la tabla de donde proceden las cifras. Los filtros pueden establecerse en los
campos cuyo nombre comience con la palabra filtro, como Filtro fecha o Filtro
presupuesto. Por ejemplo, si deseara ver las transacciones para un departamento
en particular, usaría la característica FlowFilter para limitar la función en el
departamento. Si deseara crear entradas para el presupuesto correspondiente a un
departamento en particular, usaría la característica FlowFilter. Si deseara ver
cómo fue una promoción, usaría FlowFilter en un intervalo de fechas.
Los Flow Filters se pueden usar en un intervalo de fechas, departamentos,
proyectos, presupuestos y empresas. Los Flow Filters no se anulan con la función
Mostrar todo. Debe tener acceso al Flow Filter en la misma pantalla en la que
estableció el filtro, poner en blanco la columna Filtro y hacer clic en Aceptar.
Filtrado en informes
Además de permitirle analizar datos en línea, los filtros también son útiles para
seleccionar los datos que se imprimirán en los informes. Cuando selecciona
un informe para imprimir, se muestra un formulario de solicitud según se
ilustra a continuación.
Página 33
Introducción a Microsoft Navision
El botón Ordenar de la parte inferior derecha de la ventana se puede usar para
seleccionar cómo le gustaría que los datos se mostraran en el informe. Si desea
cambiar el orden, asegúrese de hacerlo antes de establecer cualquier filtro.
Cada pestaña representa una tabla que se usa para proporcionar información del
informe. En cada pestaña, puede usar el botón de ayuda de la columna Campo
para seleccionar los campos que no se muestran. En la misma línea que los
campos seleccionados puede indicar los filtros que deben aplicarse. Este informe
tiene pestañas para las tablas Cliente y Movimiento valor.
La pestaña Opciones se usa para tomar decisiones generales acerca de cómo
imprimir el informe. Algunos ejemplos serían la opción de imprimir con detalle
o de forma resumida, y si en el informe se debe imprimir información de la
compañía (dirección, etcétera)
SQL y filtrado de informes
Es importante saber el modo en que la coherencia de los datos puede afectar a los
informes generados en Microsoft Navision en SQL. SQL Server Option permite
que muchos usuarios interactúen con Microsoft Navision simultáneamente. Esto
significa que se pueden llevar a cabo muchas transacciones a la vez. Aunque los
datos que muestra Microsoft Navision están actualizados, necesariamente no son
completamente coherentes. Por ejemplo, una transacción incompleta puede
ocasionar incoherencias entre el debe y el haber de una cuenta.
La única forma de asegurarse de la coherencia de los datos en los que basa
sus informes sería diseñar los informes de forma que bloquearan las tablas
o registros relevantes. Esto impide que otros usuarios inserten, eliminen
o modifiquen estos registros o tablas mientras se genera el informe. Sin embargo,
ésta no es la configuración predeterminada y no es un método adecuado para
diseñar informes.
Página 34
Capítulo 1: Introducción
Por lo tanto, pueden seguirse dos procedimientos para garantizar la coherencia
de los datos usados al generar informes con SQL Server Option para
Microsoft Navision:
Cree procesos que generen los informes por la noche o en otro momento cuando
el sistema no esté siendo actualizado.
Establezca un filtro en el informe que coloque un límite de fecha en los datos
usados en el informe de forma que no incorpore las transacciones del día.
También podría limitar el informe a un departamento o sucursal que no esté
actualizando el sistema en ese momento.
En las páginas siguientes se explican varias formas de especificar filtros.
Expresiones de filtro
Significado
Expresión de
ejemplo
Contenido de registro mostrado
Igual a
377
377
Intervalo
1100..2100
1100 a 2100.
..2500
Hasta 2500, incluido.
P8..
Información para el periodo
contable 8 y posterior.
O/o bien
1200|1300
Los que tengan 1200 ó 1300. Si hay
un registro con cada número,
se mostrarán ambos.
Y
<2000&>1000
Números menores que 2000 y
mayores que 1000. (El símbolo "&"
no puede utilizarse solo con números,
ya que ningún registro puede contener
dos números).
Diferente de
(no igual a)
<>0
<>1000&<>2000
Todos los números excepto 0.
Todos los números que no sean 1000
ni 2000
Mayor que
>1200
Números mayores que 1200.
Mayor que
o igual a
>=1200
Números mayores iguales que 1200.
Menor que
<1200
Números menores que 1200.
Menor que
o igual a
<=1200
Números menores que o iguales
a 1200.
Página 35
Introducción a Microsoft Navision
Significado
Expresión de
ejemplo
Contenido de registro mostrado
Un número sin
especificar de
caracteres
desconocidos
(puede ser cero)
*Co*
Texto que contiene *co*, como
compañía, colega, etcétera.
Co*
Texto que comienza con *co*, como
coordenada, compañía, etcétera.
*co
Texto que finaliza con *co
como desfalco.
Un carácter
desconocido
Hans?n
Texto que contiene las letras
especificadas y la que está sin
especificar, como Hanson o Hansen.
Calcular primero
30|(>=10&<=20)
Los registros que tengan el número 30
o un número comprendido entre
10 y 20 (el resultado del cálculo
entre paréntesis).
No distinguir
mayúsculas
y minúsculas
@departamento
Texto que contenga Departamento
o departamento.
Las expresiones también se pueden combinar, como en los ejemplos siguientes:
Combinación
Significado
5999|8100..8490
Incluye los registros con el número 5999 o con un número
del intervalo 8100 a 8490.
..1299|1400..
Incluye los registros con un número menor o igual que
1299 o con un número igual o mayor que 1400 (todos los
números menos los comprendidos entre 1300 y 1399).
>50&<100
Incluye los registros con números mayores que 50 y
menores que 100, es decir, los números comprendidos
entre 51 y 99.
*C*&*D*
Textos que contengan tanto C como D.
@*co?*
Textos que contengan co., CO., Co., cot, cope,
incorporado.... CO, cO, co o Co deben estar presentes,
seguidos como mínimo por un carácter, pero puede haber
un número indefinido de caracteres antes y después de
éstos, y no se distinguen mayúsculas y minúsculas.
Vista rápida de iconos y teclas de función
A continuación se incluye un resumen de algunas de las funciones que hemos
explicado con las teclas de método abreviado y con los iconos si corresponde:
Página 36
Capítulo 1: Introducción
Función
Tecla de método abreviado
Buscar información en una lista de
contenido
F5
Ver una lista de movimientos
generales
CTRL + F5
Buscar información en una lista de
movimientos válidos
F6
(Lookup
)
Buscar información básica
relacionada
F6
(Análisis
)
Buscar las opciones disponibles para
un campo
F6
(Opciones
Todos los campos de una ficha
CTRL + F8
Buscar el contenido de un campo
CTRL + B
(Buscar
Limita la ventana a cierto contenido
del campo
F7 (Filtro
de campo
Limitar la ventana a cierto contenido
de varios campos a la vez
CTRL + F7
Trabajar con líneas o cuentas del
mismo departamento, fecha, proyecto,
presupuesto, empresa o cualquier
combinación
MAYÚS + F8
Buscar la ficha anterior o siguiente de
la base de datos
RE PÁG
(Lista )
(Movimientos)
)
(Zoom in)
)
)
(Filtro de tabla
(FlowFilter
)
)
o AV PÁG
Ayuda en pantalla
La Ayuda está disponible en todo el sistema y se puede utilizar de
muchas formas.
Tecla de método abreviado F1: muestra una pantalla de Ayuda relacionada con
el área donde se encuentra el cursor.
¿Qué es esto?: al hacer clic en el icono del extremo derecho de la barra de
herramientas, el cursor se convierte en un cursor de Ayuda con el que se obtiene
ayuda sobre el elemento en el que se haga clic.
Botón Ayuda: se muestra en la esquina inferior derecha de todas las ventanas.
Barra de menús: para tener acceso al menú Ayuda, se puede presionar ALT + H
o hacer clic en la opción de la barra de menús Ayuda. La opción Ayuda
de Microsoft Navision tiene cuatro pestañas para Contenido, Índice,
Buscar y Favoritos.
Página 37
Introducción a Microsoft Navision
La opción Contenido muestra el índice de contenido para el sistema de Ayuda
que incluye subcarpetas para cada área de la aplicación y el menú Ayuda de
Navision. Dentro de cada área de la aplicación hay ayuda disponible para los
procedimientos y se ofrece información en tablas e informes.
Otras selecciones en Ayuda, en la barra de menús incluyen Guía referencia
C/SIDE, ¿Qué es esto?, Resumen teclas función y Acerca de Microsoft Business
Solutions-Navision.
Dimensiones
Si tiene que tomar decisiones relacionadas con la configuración dentro de
su compañía, debe comenzar por pensar cómo usará las dimensiones. Las
dimensiones son una característica de Microsoft Navision que permite establecer
los parámetros mediante los que se configura la información. Puede usar
dimensiones para vincular información a una entrada cuando la registre;
esto le permitirá recuperar la información en línea o en informes en función
de las dimensiones.
Por ejemplo, podría configurar las dimensiones Vendedor, Campaña y Región.
Entonces, podría ver los resultados de las ventas por región, por campaña o por
vendedor. O bien, también podría imprimir informes que proporcionen resultados
para las ventas totales de una campaña sin especificar la región o el vendedor.
Cada dimensión puede tener una serie ilimitada de valores de dimensión. Por
ejemplo, la dimensión Región puede tener asignados los valores de dimensión
Noroeste, Sureste, Noreste y Suroeste. Las dimensiones y los valores de
dimensión son ilimitados y los define el usuario (con el gránulo Dimensión
avanzada), lo que significa que puede crear dimensiones adaptadas a las
necesidades y procesos de la empresa.
El uso de dimensiones le permite analizar tendencias y comparar varias
características en diversos movimientos. La funcionalidad Análisis por
dimensiones resulta muy eficaz cuando se utilizan varias dimensiones. No
obstante, incluso aunque solamente tenga dos dimensiones globales, también
podrá utilizar filtros, esquemas de cuentas e informes para crear análisis de
dimensiones detallados.
Microsoft Navision proporciona una funcionalidad que permite limitar el modo
en que se combinan las dimensiones, los valores aceptables y cómo se pueden
registrar las dimensiones. Las dimensiones predeterminadas se pueden asignar al
plan de cuentas, a los clientes, a los artículos, etcétera, y puede especificar cómo
rectificar qué valores predeterminados deben tener prioridad. Esta funcionalidad
permite configurar Microsoft Navision para observar sus reglas empresariales,
aumentar la coherencia de la entrada de datos y conseguir que los resultados
sean más confiables.
Página 38
Capítulo 1: Introducción
Tipos de dimensiones
En Microsoft Navision se configuran tres tipos de dimensiones: globales, de
acceso directo y de presupuesto. Puede especificar dos dimensiones que haya
definido como globales. Las dimensiones globales estarán disponibles en todo
Microsoft Navision. Esto significa que se pueden usar como filtros para los
movimientos del diario, los esquemas de cuentas y los procesos.
Las dimensiones globales están disponibles para usarse en movimientos
y cabeceras de documentos como dimensiones de acceso directo. Dado que
Microsoft Navision hace que las dimensiones globales sean fácilmente accesibles
en todo el programa, suelen ser las más utilizadas e importantes de una empresa.
Si es necesario, puede cambiar las dimensiones definidas como globales en un
proceso que actualice todos los registros. Sin embargo, este proceso tardará algún
tiempo en llevarse a cabo.
Las dimensiones de acceso directo se pueden agregar a las líneas de los diarios
y en los documentos de ventas y compras mediante la característica
VER→MOSTRAR COLUMNA de Microsoft Navision. En Microsoft Navision se
pueden especificar hasta ocho dimensiones de acceso directo; las dos primeras
son las mismas dimensiones usadas como globales. Las seis restantes se pueden
cambiar para adaptarse a las necesidades de su compañía. Para especificar la
información de las dimensiones que no se han seleccionado como de acceso
directo, debe utilizar una ventana Dimensiones independiente.
Los presupuestos pueden tener asignadas hasta cuatro dimensiones además de las
dos globales. Debe seleccionar las dimensiones de presupuesto para cada
presupuesto entre las dimensiones que haya creado. Las dimensiones de
presupuesto se pueden utilizar para establecer filtros en un presupuesto
y para agregar información de dimensiones adicional a los movimientos
de presupuestos.
Teclas de método abreviado
Aunque se proporcionan menús en todo el sistema, el uso de teclas de método
abreviado permite que la utilización de Microsoft Navision sea más rápida
y sencilla.
A continuación se enumeran las teclas de método abreviado más utilizadas:
Función
Tecla de método abreviado
Buscar
CTRL + B
Ficha a lista
F5
Lista a ficha
MAYÚS + F5
Movimientos
CTRL + F5
Estadísticas
F9
Look Up
F6
Página 39
Introducción a Microsoft Navision
Página 40
Función
Tecla de método abreviado
Análisis
F6
Lista de opciones
F6
Ordenar
MAYÚS + F8
Registrar
F11
Registrar e imprimir
MAYÚS + F11
Ventana siguiente
CTRL + F6
Panel de exploración
F12
Marcar/Desmarcar
CTRL + F1
Sólo los marcados
ALT + V, M
Registro siguiente
RE PÁG
Registro anterior
AV PÁG
Abrir empresa
CTRL + A
Edición
F2
Insertar
F3
Eliminar
F4
Copiar
CTRL + C
Pegar
CTRL + V
Copiar desde arriba
F8
Filtro de campo
F7
Filtro de tabla
CTRL + F7
FlowFilter
MAYÚS + F7
Mostrar todo
MAYÚS + CTRL + F7
Volver al valor anterior
ESC
Cerrar
ESC
Capítulo 1: Introducción
Demuestre sus conocimientos: introducción
1. ¿Cuántos Vendedores/Compradores hay en Microsoft Navision?
2. ¿Quién es el contacto del cliente 49525252 − Beef House?
3. ¿Cuál es el saldo actual de la cuenta del cliente 49525252 −
Beef House?
4. ¿Cuántas facturas pendientes tiene el cliente 49525252 −
Beef House?
5. ¿Cuántas cuentas bancarias hay configuradas en Cronus España
S.A.? (Sugerencia: en el menú Gestión financiera, haga clic en
TESORERÍA→BANCOS)
6. ¿Cuál es la cantidad física del número de producto 70000?
(Sugerencia: en el menú Almacén, haga clic en PLANIFICACIÓN
Y EJECUCIÓN→PRODUCTOS)
7. ¿Cuál es el precio de venta del producto nº 70040?
8. ¿Cuál es el último coste directo del producto nº 70040?
9. Indique tres formas de insertar un cliente:
10. ¿Qué sucede cuando escribe la letra ″t″ en un campo de fecha?
11. ¿Qué tecla de método abreviado se presiona para eliminar un
nuevo cliente?
12. ¿Qué sucede cuando escribe la letra ″s″ en un campo de fecha?
Página 41
Introducción a Microsoft Navision
13. ¿Cuáles son los tres tipos de dimensiones disponibles en
Microsoft Navision?
14. ¿Qué mostraría la siguiente expresión de filtro: 1200|1300?
15. ¿Qué mostraría la siguiente expresión de filtro: 1100..2100?
16. ¿Qué tecla de método abreviado se presiona para buscar, analizar
y mostrar el menú Opciones?
17. ¿Cuáles son los tres tipos de filtros disponibles en
Microsoft Navision?
Página 42
Capítulo 1: Introducción
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en
este capítulo:
1.
2.
3.
Página 43
Introducción a Microsoft Navision
Página 44
Capítulo 2: Tecnología
CAPÍTULO 2: TECNOLOGÍA
•
Información general
•
Entorno de desarrollo C/SIDE
•
Opciones de servidor
•
Navision Application Server
•
Funcionalidad multilenguaje
Información general
Este capítulo explica los aspectos más técnicos de la utilización de Microsoft®
Business Solutions−Navision® Estos aspectos, el entorno de desarrollo, las
opciones de servidor, Application Server y la funcionalidad multilenguaje,
se explican con más detalle en el manual Navision Installation and Configuration.
Página 45
Introducción a Microsoft Navision
Entorno de desarrollo C/SIDE
El entorno de desarrollo de Microsoft Navision se denomina Entorno de
desarrollo integrado cliente-servidor (C/SIDE, Client/Server Integrated
Development Environment). Las principales ventajas de C/SIDE son:
•
Todas las áreas de la aplicación de Microsoft Navision están
desarrolladas en C/SIDE.
•
Contiene todas las herramientas necesarias para generar
y personalizar la aplicación.
•
Incluye los ejecutables en el subdirectorio del sistema en el
disco duro.
•
Se compone del código necesario para interpretar los objetos de
la aplicación, las herramientas del sistema de desarrollo (editores,
depurador, etcétera), el sistema de administración de bases de datos
(DBMS) y la interfaz del sistema operativo.
C/SIDE se compone de tres sistemas centrales:
•
El sistema de desarrollo de lenguaje de cuarta generación (4GL)
•
El sistema de administración de base de datos
•
Funciones especiales de base de datos.
Object Designer
El Object Designer le permite desarrollar aplicaciones en C/SIDE. Desde Object
Designer puede ejecutar un objeto de la aplicación o iniciar un diseñador de
objetos de la aplicación, por ejemplo, Form Designer. Utilice los diseñadores de
objetos de la aplicación para modificar el diseño de un objeto de la aplicación
existente o para crear uno nuevo. Tenga en cuenta que para utilizar esta función
se requiere un permiso especial.
Existen siete tipos de objetos de la aplicación:
Página 46
•
Tables (Tablas)
•
Forms (Formularios)
•
Reports (Informes)
•
Dataports
•
XMLports
•
Codeunits
•
MenuSuite
Capítulo 2: Tecnología
Para abrir Object Designer, haga clic en HERRAMIENTAS→OBJECT DESIGNER.
Se abre la ventana Object Designer:
Objetos de la aplicación
C/SIDE utiliza la tecnología de programación orientada a objetos. Un objeto es
un módulo que contiene datos y su proceso asociado.
Todos los objetos en C/SIDE tienen asignado un número para identificarlos.
•
Microsoft Navision ha desarrollado los objetos 0 a 9.999
•
Los representantes locales de Microsoft Navision (Territory
Representatives, NTR) han desarrollado los objetos 10.000 a 49.999.
•
Los objetos 50.000 a 99.999 están disponibles para los
Microsoft Navision Solution Centers (NSC).
•
Los objetos 1.000.000 a 98.999.999 están disponibles para los
productos complementarios.
Tables (Tablas)
Toda la información de la base de datos se almacena en tablas. Cada tabla
contiene un tipo de información, como líneas del diario, movimientos registrados
e información básica.
Hay cuatro tipos de tablas distintos:
•
Las tablas normales muestran la información con la que el usuario
puede trabajar. La tabla Cliente (Customer table) es un ejemplo de
una tabla normal.
•
Las tablas del sistema son tablas que el sistema crea
automáticamente. DBMS utiliza las tablas del sistema para
administrar, entre otras cosas, los permisos y la seguridad del
sistema. La tabla Usuario es un ejemplo de una tabla del sistema.
Página 47
Introducción a Microsoft Navision
•
Las tablas temporales actúan como búferes para los datos de tablas
en sus programas C/AL. Con una tabla temporal puede hacer casi las
mismas cosas que con una tabla normal de la base de datos. Una
tabla temporal no se almacena en la base de datos, sino que se
mantiene en la memoria de la estación de trabajo hasta que
cierra la tabla.
•
Las tablas virtuales contienen información que proporciona el
sistema. No puede cambiar la información que contienen estas tablas.
El sistema evalúa las tablas virtuales en tiempo de ejecución. Las
tablas Fecha y Sesión son ejemplos de este tipo de tablas virtuales.
Forms (Formularios)
Los formularios se utilizan para introducir y mostrar datos. Por ejemplo, puede
utilizar un formulario para especificar información sobre los nuevos clientes
o para actualizar y revisar información de los clientes existentes.
Reports (Informes)
Los informes se utilizan para imprimir información de una base de datos. Pueden
utilizarse para estructurar y resumir información, y para imprimir documentos,
por ejemplo, facturas. También pueden servir para procesar datos sin
imprimir nada.
Para personalizar y modificar informes existentes puede utilizar Report Designer.
Para crear un nuevo informe, debe abrir la ventana New Report en Object
Designer. Para ello, haga clic en REPORT→NEW. Se abre la ventana New Report:
El asistente para informes le ayudará en el diseño del informe:
Dataports
Un dataport es un tipo de objeto que se utiliza para importar y exportar datos
a archivos de texto externos, por ejemplo, archivos separados por comas.
Página 48
Capítulo 2: Tecnología
XMLports
El objeto XMLport está relacionado conceptualmente con un dataport; también
se usan XMLports para importar y exportar datos, pero en formato XML. Los
XMLports consiguen que el proceso de intercambiar datos en XML entre los
sistemas sea más simple y eficaz.
Codeunits
Codeunit es un tipo de objeto que contiene funciones escritas en código C/AL.
MenuSuite
El objeto MenuSuite contiene los menús que se muestran en el panel de
exploración y en Navigation Pane Designer. Cada menú incluye contenido para
un área de departamento concreta, por ejemplo, Finanzas o Fabricación.
Para obtener más información acerca de Object Designer, consulte el manual
Application Designer's Guide.
C/AL: el lenguaje de programación
C/AL es un lenguaje de programación de cuarta generación (4GL) que:
•
Se utiliza para crear funciones.
•
Controla cómo interactúa cada objeto de la base de datos.
•
Incluye funciones estándar para leer, escribir y modificar datos
de la tabla.
Cuando se programa en C/AL, se utilizan instrucciones. Hay los siguientes tipos
de instrucciones: instrucciones compuestas, condicionales, repetitivas,
EXIT y WITH.
Para obtener más información acerca de C/AL, consulte el manual C/AL
Programming Guide o el material de formación Microsoft Business
Solutions–Navision Programming.
Interfaz gráfica para el usuario (GUI)
La interfaz para el usuario está diseñada para que sea fácil de utilizar si está
familiarizado con productos de Microsoft. La interfaz para el usuario tiene
muchas ventajas, incluido el hecho de que se pueden abrir varias ventanas
al mismo tiempo y que sigue el mismo principio de diseño en todo
Microsoft Navision.
Utilidades especiales de Microsoft Navision
Microsoft Navision cubre todos los requisitos de una solución de administración
empresarial proporcionando herramientas para introducir y administrar
información, y cumpliendo siempre todas las legislaciones contables. También
dispone de algunas utilidades muy especiales, que se presentan a continuación.
Familiarizarse con ellas le ayudará a sacar el máximo partido en el trabajo diario.
Página 49
Introducción a Microsoft Navision
Microsoft Navision proporciona:
•
Acceso directo de una tabla (Table) a otra
•
Sencilla introducción de datos
•
Información en múltiples dimensiones
•
Cálculo automático de importes y cantidades
•
Información de lo que contiene un importe calculado
•
Filtrado de información
•
Ordenación con una o varias claves
•
Imágenes de productos o un logotipo de la empresa en la pantalla
junto con la información asociada
•
Conexiones con programas de presentaciones gráficas, combinación
de correspondencia y aplicaciones de hoja de cálculo.
Opciones de servidor
Microsoft Navision tiene dos opciones de base de datos:
•
Navision Database Server (ampliable hasta 128 GB)
•
Microsoft® SQL Server® Option para Navision basado en
Microsoft SQL Server (ampliable a más de 128 GB)
Características de base de datos
Aquí se enumeran algunas de las características de las dos opciones de servidor
de base de datos de Microsoft Navision:
Navision Database Server
Microsoft SQL Server Option
Relacional
Relacional
Administración de versiones
Administración de versiones
Deshacer escritura
Deshacer escritura
Tecnología SIFT
Tecnología SIFT
Cliente y servidor
Cliente y servidor
Concurrencia optimista
Registros de transacciones
Seguridad en las bases de datos
Seguridad en los registros
Página 50
Capítulo 2: Tecnología
A continuación se describen brevemente algunas de estas características.
Para obtener más información acerca de las características de base de datos,
consulte el manual Application Designer's Guide.
Tecnología Sum-Indexed Flow (SIFT)
SIFT es la base de los FlowFields. Se trata de una característica de la base de
datos que permite realizar sumas calculadas muy rápidamente mediante
SumIndexes. Hay columnas en las que las cifras de los campos SumIndexFields
se suman constantemente. Cuando desee una suma calculada, el sistema no tiene
que calcularla recorriendo un gran número de registros de la base de datos.
La suma se calcula rápidamente cuando el sistema resta una cifra de un
SumIndex de otra. La suma actualizada se puede ver en un FlowField cada
vez que abre una ventana que contiene un FlowField o establece un filtro
en un campo Saldo.
Administración de versiones
La administración de versiones se basa en el principio que garantiza que un
usuario siempre inicia una tarea con la última versión completa y actualizada
de los datos. El usuario puede trabajar con esta versión de los datos, cambiarla
y agregar datos nuevos. Más tarde, los nuevos datos formarán parte de una
nueva versión de la base de datos.
Concurrencia optimista
Microsoft Navision utiliza una técnica denominada concurrencia optimista.
Con la concurrencia optimista, siempre tiene acceso al registro con el que desea
trabajar. Por tanto, si dos o más usuarios intentan tener acceso a los mismos
datos de la base de datos simultáneamente, se les permitirá hacerlo.
Seguridad en las bases de datos
Significa que el acceso que tienen los usuarios a los datos de la base de datos se
puede definir en función de las tablas a las que tienen acceso.
Seguridad en los registros
Significa que el acceso que tienen los usuarios a los datos de la base de datos se
puede definir en función de los registros a los que tienen acceso.
Estructuras lógicas de la base de datos
La base de datos está compuesta de campos, registros, tablas y empresas. En esta
sección se describen los principios básicos de estas estructuras.
Campos
Un campo es la estructura lógica más pequeña utilizada en una base de datos
C/SIDE. Un campo se utiliza para contener un solo dato, por ejemplo, un nombre
como Manuel o una cantidad como 2.352,00. Un campo determinado sólo puede
tener información de un tipo de datos específico. El sistema de base de datos
C/SIDE distingue entre 17 tipos de datos distintos.
Página 51
Introducción a Microsoft Navision
Los campos se agrupan en una estructura denominada registro. Por sí solo, un
campo no es muy útil, ya que únicamente contiene una cantidad de información
limitada. Mediante la agrupación de estos pequeños fragmentos de información
en registros se obtiene un "contenedor de información" más flexible y más
organizado porque mantiene unidos los campos que deben estar juntos.
Registros
Un registro es una estructura lógica reunida a partir de un número arbitrario
de campos. Se utiliza para almacenar una sola entrada en la base de datos. Los
campos de un registro se utilizan para almacenar información sobre propiedades
importantes de la entrada. Los registros se organizan en tablas. Un ejemplo de
un registro son varios campos con información sobre un solo cliente.
Tablas
Una tabla puede entenderse como una matriz de N filas y M columnas. Cada
fila N describe un registro y cada columna M describe un campo del mismo.
Un ejemplo de una tabla es la tabla Cliente, que contiene un registro por
cada cliente. Cada empresa de la base de datos contiene un número
determinado de tablas.
Empresas
Una empresa es la estructura lógica más grande utilizada en una base de datos
C/SIDE. La empresa se puede considerar como una pequeña base de datos;
básicamente se utiliza para dividir y agrupar grandes porciones de datos en una
base de datos. Una empresa puede tener tablas privadas y tablas compartidas
con otras empresas.
Navision Application Server
Navision Application Server es un servidor de nivel medio, que ejecuta lógica
empresarial sin intervención del usuario. Con Navision Application Server,
es posible comunicarse con servicios externos. Actúa como un cliente frente
a un servidor de base de datos y puede actuar como un servidor para otros
servicios. Al iniciar Navision Application Server, abre una base de datos
predefinida y ejecuta código C/AL en una codeunit predefinida.
Para entender mejor cómo se comunica Navision Application Server con
los servicios externos, consulte Development Guide for Communication
Components en la Ayuda en pantalla.
Sin interfaz para el usuario
Navision Application Server se ejecuta sin mostrar nada en la pantalla y, por
tanto, no requiere interacción del usuario. Esto significa que los mensajes de
error no se pueden mostrar al usuario. En su lugar, se guardan en el registro
de sucesos de NT. Sin embargo, el usuario puede interactuar con Navision
Application Server a través de Navision Application Server Manager.
Página 52
Capítulo 2: Tecnología
Navision Application Server Manager
Puede instalar Navision Application Server como un servicio y administrarlo
a través de Navision Application Server Manager, que es un complemento de
Microsoft Management Console. Con Navision Application Server Manager,
puede ver qué propiedades de Navision Application Server ha configurado.
También puede agregar y volver a configurar Navision Application Server.
Navision Application Server y Navision Server
Es importante distinguir entre Navision Application Server y Navision Server,
ya que el último es un servidor de base de datos. Para obtener más información
sobre Navision Server, consulte el manual Navision Installation and
Configuration.
Ejecución de más de un Application Server
Es posible ejecutar más de un Navision Application Server con la misma base
de datos o con bases de datos distintas, pero Windows Installer sólo puede
instalar uno en cada equipo. Esto se debe a que, en el momento de la instalación,
Windows Installer comprueba si ya existen otras instalaciones de Navision
Application Server.
Para instalar más de un Navision Application Server, debe copiar a otra carpeta
todos los archivos que pertenezcan al servidor instalado anteriormente. Los
archivos que deben copiarse dependen de si va a utilizar Navision Database
Server o Microsoft SQL Server.
Para obtener más información sobre Navision Application Server, consulte
el manual Navision Installation and Configuration.
Funcionalidad multilenguaje
La funcionalidad multilenguaje de Navision ayuda a sus empleados a trabajar
más eficazmente. Prácticamente, puede cambiar a cualquier idioma al momento.
Los empleados pueden trabajar en el idioma que elijan, lo que permite a su
organización responder rápida y eficazmente a oportunidades empresariales
internacionales.
Hablar el idioma de sus empleados
Microsoft Navision ayuda a los empleados a ser más eficaces eliminando las
barreras del idioma.
Los usuarios de Microsoft Navision pueden trabajar en el idioma que elijan. Por
ejemplo, un empleado suizo puede ejecutar su versión de Microsoft Navision en
alemán, francés o italiano. No obstante, la funcionalidad local sigue siendo para
Suiza. Si el usuario prefiere trabajar en francés, pero desea enviar informes a un
colega italiano, puede hacerlo en italiano. Esto significa que, por ejemplo, los
colegas franceses e italianos pueden trabajar juntos en la misma base de datos
o incluso compartir una estación de trabajo.
Página 53
Introducción a Microsoft Navision
También puede cambiar los idiomas sobre la marcha; no tiene que cerrar la
aplicación y volver a iniciar la sesión sólo para cambiar los idiomas.
La funcionalidad en tiempo real le ahorra tiempo. Ofrece un acceso rápido
a la información que necesita para trabajar con mayor eficacia, en su
propio idioma.
Hablar el idioma de sus clientes
Con Microsoft Navision, el servicio a sus clientes mejora puesto que puede hacer
negocios en el idioma que ellos prefieran. Por ejemplo, si un cliente polaco desea
recibir las facturas en su idioma nativo, desde su aplicación Microsoft Navision
puede imprimir fácilmente las facturas en polaco. Por tanto, puede comunicarse
de una forma más eficaz con los clientes y los socios potenciales y actuales de
todo el mundo.
Adición de un nivel de idioma
Para permitir que el usuario seleccione un idioma específico en el menú
Herramientas, ese idioma debe representarse como un gránulo en el archivo de
licencia. La aplicación también debe estar traducida a ese idioma para que pueda
importarla en la base de datos como un archivo de texto o un módulo de idioma.
Puede exportar todas las cadenas de texto y traducirlas con una herramienta
de traducción, como Microsoft Navision Localization Workbench, o puede
introducir la traducción de las cadenas de texto directamente en el Editor
multi-idioma.
Editor multi-idioma
Para tener acceso a la ventana Editor multi-idioma, abra un objeto en el Object
Designer,haga clic en Design y después haga clic en VER→PROPIEDADES para
abrir la ventana Propiedades y, a continuación, haga clic en el AssistButton de la
propiedad CaptionML. En la ventana Multilanguage Editor, puede hacer clic en
el AssistButton de la columna Language y elegir su idioma en la lista que se
muestra o puede introducir simplemente una abreviatura de tres letras y mover
el cursor al campo Value. A continuación, el sistema reemplaza la abreviatura
con la descripción completa del idioma. En el campo Value, escriba el término
correcto para este objeto en este idioma. Para guardar el valor escrito, debe hacer
clic en Aceptar antes de salir de la ventana.
Desarrollar aplicaciones con capacidad multilenguaje
Al desarrollar en un entorno con capacidad multilenguaje, es importante recordar
las tres reglas siguientes:
Página 54
•
Todo tiene una propiedad Name en inglés (Estados Unidos).
•
Las constantes de texto sustituyen a las cadenas de texto, como los
mensajes de error.
•
Todo lo que el usuario verá debe tener una propiedad Caption.
Capítulo 2: Tecnología
Antes de empezar a trabajar en una base de datos con capacidad multilenguaje,
deberá establecer el idioma de la aplicación como Inglés (Estados Unidos). Para
ello, haga clic en HERRAMIENTAS→IDIOMA y seleccione Inglés (Estados Unidos):
En Microsoft Navision, el código básico está escrito en inglés (Estados Unidos).
Esto significa, por ejemplo, que la propiedad Name de un objeto siempre debe
estar en ese idioma.
El código básico en inglés (Estados Unidos) incluye, entre otras cosas,
lo siguiente:
•
nombres de objetos
•
nombres de campos
•
nombres de funciones y variables
•
comentarios
•
cadenas de opciones
•
nombres de controles
Para obtener más información acerca de cómo desarrollar aplicaciones con
capacidad multilenguaje, consulte el manual Application Designer's Guide.
Página 55
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus conocimientos: tecnología
1. Diga el nombre de los siete tipos de objetos en C/SIDE.
2. Diga el nombre de los cuatro tipos de tablas en C/SIDE.
3. ¿Qué es codeunit?
4. Explique lo que es C/AL.
5. ¿Cuáles son las funciones especiales de Microsoft Navision?
6. ¿En qué servidores de base de datos se puede instalar
Microsoft Navision?
7. Explique lo que es SIFT.
8. Defina o describa lo siguiente y sus interrelaciones: un registro,
un campo, una tabla, una empresa.
9. Describa las características de Navision Application Server.
10. Describa las características multilenguaje de Microsoft Navision.
Página 56
Capítulo 2: Tecnología
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en
este capítulo:
1.
2.
3.
Página 57
Introducción a Microsoft Navision
Página 58
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
CAPÍTULO 3: PROCESAMIENTO DE PEDIDOS −
COMPRAS, PAGOS Y CONTABILIDAD
•
Información general
•
Introducción al proceso
•
Procesamiento de pedidos de compra
•
Procesamiento de pagos
•
Ajustes de contabilidad
Información general
Este capítulo abarca la funcionalidad de procesamiento de pedidos de
Microsoft® Business Solutions®Navision®. En él, aprenderá más acerca de los
diversos pasos de procesamiento de pedidos de compra en Microsoft Navision.
A través de los ejercicios, conseguirá familiarizarse más con el modo en que
esta funcionalidad se integra en el programa.
En la primera sección, Introducción al proceso, aprenderá a configurar
proveedores y productos. También aprenderá los diversos métodos de valoración
de existencias dentro de Microsoft Navision, como FIFO y Último coste directo.
En la segunda sección, Procesamiento de pedidos de compra, aprenderá a:
•
Crear un pedido de compra
•
Crear una factura de compra
•
Usar el historial para ver los documentos registrados
Esta sección no sólo permite aprender de primera mano el método para introducir
documentos de compra en Microsoft Navision, sino que también le permite usar
su funcionalidad Historial para ver los resultados de su trabajo.
En la tercera sección, Procesamiento de pagos, se examinará el informe Cuentas
por pagar, así como los métodos para realizar transacciones de pago dentro
de Microsoft Navision. Conseguirá poner en práctica las diferentes formas de
pagar una factura en Microsoft Navision, además de aprender a imprimir
y registrar cheques.
La sección final, Ajustes de contabilidad, le guía en el proceso de corrección
de movimientos en un diario de Microsoft Navision. Después, examinará los
resultados de su trabajo utilizando el registro de movimientos.
Página 59
Introducción a Microsoft Navision
Introducción al proceso
Integración
Antes de empezar el proceso, tenemos que describir la integración en
Microsoft Navision.
El diagrama anterior pretende representar parte de la integración en Microsoft
Navision. Si piensa usar Existencias, muchas de las transacciones que registre
″fluirán a través″ de ellas. La compra de productos da como resultado un
aumento del saldo de Existencias y actualiza Contabilidad con el saldo debido
al Proveedor y el aumento de Existencias.
El procesamiento de un pedido de venta afecta de forma similar a Existencias
y a Contabilidad, además de producir existencias de productos.
Contabilidad funciona como punto de recopilación de datos para todo el
sistema. Muy pocos datos fluyen en sentido contrario. Por supuesto, hay otras
interacciones entre los módulos que no son el de Contabilidad, pero por el
momento, si puede entender el diagrama anterior, habrá avanzado mucho
camino en el objetivo de mejorar su conocimiento del modo fundamental
en que Microsoft Navision opera.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Procesamiento de compras, pagos y contabilidad
El diagrama siguiente es una representación visual de los pasos del proceso que
seguimos en compras y pagos, y los efectos que el proceso tiene en otras áreas
de la aplicación.
Para comenzar, cree un proveedor y producto. A continuación, cree un pedido
de compra con el nuevo proveedor y producto. Una vez creado el Pedido compra,
registre una recepción. De este modo, actualiza la cantidad física (existencias)
en las existencias del producto. A continuación, registre una factura a partir del
pedido. De este modo actualiza la Ficha proveedor con respecto a la
responsabilidad y actualiza también el plan de cuentas.
Las cuentas exactas actualizadas en el plan de cuentas dependen de las opciones
de registro seleccionadas en una compañía; en clases posteriores se proporcionará
una explicación más detallada.
Finalmente, emita un pago para el proveedor utilizando la funcionalidad de
Microsoft Navision. La emisión del pago actualiza el saldo del proveedor
y el que aparece en el plan de cuentas.
Ahora, vaya a Microsoft Navision y cree el proveedor y producto, y después
comience el proceso.
Página 61
Introducción a Microsoft Navision
Configuración de un proveedor y artículo nuevos
Escenario 1: como contable de Cronus España, es responsable de la
configuración de los nuevos productos, proveedores y clientes. Un cliente nuevo
le ha pedido una pintura especial que no vende en este momento. De hecho, tiene
que localizar a un proveedor a quien pueda comprarle este color en particular:
amarillo girasol.
En esta sección, creará el nuevo proveedor y producto, y asociará el segundo
al primero. No vamos a definir cada campo de las Fichas proveedor o producto,
sino sólo los necesarios para procesar y registrar los movimientos de compras,
pagos y contabilidad. El nuevo cliente se configurará en el capítulo 4.
NOTA: siempre puede encontrar más información acerca de los campos en la
Ayuda (F1) o haciendo clic en el botón ¿Qué es esto? y, después, haciendo clic
en el campo en cuestión.
Cambio de la fecha de trabajo
En esta base de datos, todos los registros deben suceder entre noviembre
y febrero.
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 01/01/04.
3. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Configuración del proveedor
En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.
Se abre la ventana Ficha proveedor.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
1. Presione F3 o haga clic en el botón Insertar en la barra de
herramientas, para insertar una nueva Ficha proveedor.
2. En el campo Nº, presione F6 o haga clic en el AssistButton. Se abre
la ventana Nos. serie. Los números de serie se configuran cuando
se crean nuevas empresas y se usan para permitir la numeración
automática o manual. Se pueden configurar varios números de serie
para cada ficha. En la configuración de la Ficha producto, verá la
configuración de varios números de serie.
En la ventana Nos. serie, observe que hay un número inicial y un
número final. Si se desplaza a la derecha, verá que las dos casillas
de verificación Numeración genér. y Numeración manual están
activadas. Esto significa que un usuario puede crear un número
automáticamente (presionando la tecla ENTRAR después de insertar
un registro nuevo) o manualmente (escribiéndolo) en el campo Nº.
El número identifica al proveedor y se usa cuando se realizan
registros a partir de un diario o se configuran ofertas, pedidos,
facturas y abonos.
No puede rellenar los otros campos de la tabla Proveedor hasta que
haya especificado un número en el campo Nº. Esto se cumple para
todas las fichas (Cuentas, Clientes, Productos, Proyectos, Pedidos,
Facturas, Envíos, Contratos, etcétera).
3. Presione ESC para volver a la Ficha proveedor y presione la tecla
ENTRAR para asignar un número de entre los números de serie.
Si se usa Numeración manual, puede especificar un
valor alfanumérico.
NOTA: no es necesario abrir la ventana Nos. serie cada vez que cree un registro nuevo.
Sólo abrimos esta ventana para explicar los números de serie.
4. En el campo Nombre, escriba Administración de fincas ARDA.
5. En el campo Dirección, escriba Travesía Iluminada 1000.
6. En el campo C.P, escriba 46022.
7. Observe que el campo Población está relleno ahora con Valencia.
Se ha configurado una combinación de C.P. y Población que
permite a los usuarios escribir (o buscar y elegir) un C.P. o una
Población con los que se llenará automáticamente el otro campo
respectivo. Si no se ha configurado la tabla C.P. y Población, los
usuarios tendrán que escribir ambos datos manualmente.
8. En el campo Cód. país, escriba ES.
9. En el campo Contacto, escriba Sr. Alfredo Fuentes.
10. Haga clic en la pestaña Facturación.
Página 63
Introducción a Microsoft Navision
11. En el campo Grupo contable negocio, busque la ventana Grupos
contables negocio. Haga clic en el indicador de registro en la
línea correspondiente a NACIONAL, haga clic en Aceptar
y presione ENTRAR.
12. El campo Grupo registro IVA neg. debe llenarse con NACIONAL.
No cambie esto ya que es la configuración predeterminada de Grupo
contable negocio.
13. En el campo Grupo contable proveedor, presione F6 y puesto que
en la lista está seleccionado NAC, presione ENTRAR. Asegúrese de
presionar ENTRAR de nuevo o salga del campo, ya que al hacerlo se
escriben sus datos.
NOTA: salga del campo o presione ENTRAR después de especificar datos en él. Así es como
se escriben (guardan) los datos en el campo.
14. Haga clic en la pestaña Pagos.
15. En el campo Método liquidación, deje el valor predeterminado
Manual. Aquí puede elegir cómo aplicará el programa las entradas
correspondientes a este proveedor. Manual significa que el programa
utiliza los pagos solamente para la liquidación si se especifica un
documento. La otra opción, Por antigüedad, significa que si no
especifica un documento para que se liquide el pago, el programa
liquidará el pago del más antiguo de los movimientos pendientes
del proveedor.
16. En el campo Cod. términos pago, busque (con F6 o haga clic en el
AssistButton) y use la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar 7 DÍAS
y presione ENTRAR. El Cód. términos pago, junto con la Fecha
emisión documento, determina cuándo espera el proveedor el pago.
Cuando se crea un pedido de compra o factura, este código, 7 DÍAS,
será el predeterminado y se calculará como Fecha vencimiento
una siete días posterior a la Fecha emisión documento del
pedido o factura.
Las pestañas Recepción e Internacional se rellenarán si necesita la ubicación
o el método de envío predeterminados o si este proveedor tiene una moneda
o idioma diferentes a los de su empresa.
17. Cierre la ventana Ficha proveedor.
La configuración de la Ficha proveedor está completa para este escenario. Ahora,
cree la Ficha producto.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Configuración del producto
En el menú Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.
Se abre la ventana Ficha producto.
1. Presione F3 o haga clic en el botón Insertar para insertar una nueva
Ficha producto.
2. En el campo Nº, busque la ventana Nos. serie. Se han configurado
varios números de serie para los números de producto. Puesto que
Cronus vende varios tipos de productos, han decidido configurar
varios números de serie de modo que el mismo tipo de productos
se agrupe conjuntamente. Haga clic en la segunda línea, PROD2,
el número de serie de "Pinturas", y haga clic en Aceptar.
El campo Nº debe estar ahora lleno con el valor 70105, ya que ese es
el siguiente número disponible en los números de serie de "Pinturas".
3. Presione ENTRAR o la tecla TAB para ir al campo Descripción.
Escriba Pintura, amarillo girasol.
4. En el campo Unidad medida base, presione F6 o haga clic en
AssistButton. Se abre la ventana Unidades medida producto.
Ahora seleccionaremos la Unidad medida base para este producto.
Si deseara vender este producto con otra unidad de medida, por
ejemplo, cajas en lugar de botes, podríamos configurar otras
unidades de medida en esta ventana.
5. En el campo Código, presione F6 o haga clic en el AssistButton.
Se abre la ventana Unidades medida.
Página 65
Introducción a Microsoft Navision
6. Haga clic en el indicador de registro correspondiente a BT y haga
clic en Aceptar.
7. El campo Cdad. por unidad medida se llena con 1.
8. Haga clic en el indicador de registro correspondiente a BT y haga
clic en Aceptar.
9. El campo Unidad medida base se llenará ahora con BT.
10. En el campo Nº estant./ubic., escriba B6. Aquí puede especificar
dónde encontrar el producto de las existencias en el almacén.
11. Haga clic en la pestaña Facturación.
12. En el campo Valoración existencias, deje FIFO. FIFO significa
First-in-First-out, el primero en entrar, es el primero en salir. Con
este método, los productos que se compraron primero siempre se
venden primero. El método de valoración de existencias FIFO valora
la salida de existencias mediante el valor de la primera entrada
de existencias.
Puesto que el campo Valoración existencias determina cómo se
calculan los costes y cómo se valoran las existencias, vea la Ayuda
con F1 para averiguar más acerca de las demás opciones.
13. En el campo Coste unitario, escriba 1,40. Este campo contiene
el coste unitario más reciente que se pagó por los productos.
14. En el campo Último coste directo, escriba 1,40. Este campo
contiene el coste unitario más reciente que se pagó por los productos.
15. En el campo Precio venta, escriba 2,70. Éste es el precio de venta
del producto, en la divisa local (DL).
16. Observe que el campo % Bfº bruto está relleno ahora. Este campo
se calcula automáticamente en función de la selección efectuada en
el campo Cálculo precio/bfº bruto. La selección actual
Beneficio=Precio-Coste calcula el Bfº bruto en función del Precio
venta − el Coste unitario.
17. En el campo Grupo contable producto, busque (con F6 o con el
AssistButton) la ventana Grupos contables productos y haga clic en
el indicador de registro correspondiente a MERCADERÍA. Haga clic
en Aceptar y presione ENTRAR.
18. En el campo Grupo registro IVA prod. debe aparecer VAT16.
No cambie esto ya que es la configuración predeterminada de Grupo
contable producto.
Página 66
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
19. En el campo Grupo contable existe., presione F6, haga clic en el
indicador de registro correspondiente a MERCADERÍA y haga clic
en Aceptar. Asegúrese de presionar ENTRAR de nuevo o salga del
campo, ya que al hacerlo se escriben sus datos.
20. Haga clic en la pestaña Reposición.
21. En el campo Sistema reposición, deje Compra. Puesto que estamos
comprando este producto y no fabricándolo (Orden producción),
lo dejaremos como Compra.
22. En el campo Nº proveedor, presione F6 para abrir la Lista de
proveedores y seleccione el proveedor que creó en la sección
anterior: Administración de fincas ARDA. Presione ENTRAR
dos veces.
23. No es necesario rellenar las otras pestañas en este momento. Cierre
la ventana Ficha producto.
La configuración de la Ficha producto está completa para este escenario.
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Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: creación de un producto
y proveedor
Escenario: como agente de compras de Cronus España S.A., es responsable de
configurar nuevos productos y nuevos proveedores. Un cliente ha solicitado dos
productos y de uno de ellos no hay existencias en la compañía. Tiene que crear
un nuevo producto y un nuevo proveedor que lo suministre.
Use la tabla siguiente para crear el nuevo producto y proveedor:
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Nº
80301
Descripción
Mouse USB
Unidad medida base
UDS
Valoración existencias
FIFO
Coste unitario
11,50
Último coste directo
11,50
Cálculo precio/bfº bruto
Beneficio=Precio-Coste
Precio venta
14,375
Grupo contable producto
MERCADERÍA
Grupo registro IVA prod.
IVA16
Grupo contable existe.
MERCADERÍA
Sistema reposición
COMPRA
Nº
40101
Nombre
Muebles Lido.
Dirección
Calle de los artesanos 51
C.P.
20001
Población
San Sebastián
Nº teléfono
23159799
Contacto
Sr. Pedro Gutiérrez
Grupo contable negocio
NACIONAL
Grupo registro IVA neg.
NACIONAL
Grupo contable proveedor
NAC
Método liquidación
MANUAL
Cód. términos pago
1M(8D)
Cód. forma pago
CHEQUE
Cód. almacén
AZUL
Cód. condiciones envío
CAF(coste, seguro y flete)
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Cree un producto y proveedor con la información
proporcionada anteriormente.
2. Vea las fichas del proveedor y el producto recién creados.
¿Necesita ayuda?
•
Vaya a COMPRAS→INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.
•
Cree una nueva ficha de producto.
•
Use los datos anteriores para rellenar la ficha de producto.
•
Vaya a COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.
•
Cree una nueva ficha de proveedor.
•
Use los datos anteriores para rellenar la ficha de proveedor.
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Introducción a Microsoft Navision
Procesamiento de pedidos de compra
Escenario 2: como contable de Cronus España, también es responsable de las
compras. El cliente ha solicitado la pintura Amarillo girasol y usted ha recibido
una llamada telefónica del departamento de ventas para preguntarle si podría
realizar el pedido de 100 botes de pintura. También le han sugerido que pida
200 botes para conservarlos en stock ya que éste será un cliente habitual. Habrá
un pedido pendiente de modo que será necesaria una recepción parcial.
En esta sección, creará el pedido de compra para la pintura Amarillo girasol para
el proveedor Administración de fincas ARDA. No definiremos cada campo del
pedido de compra sino sólo los necesarios para su procesamiento y registro.
Creación de un pedido de compra
En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS. Se abre
la ventana Pedido compra.
La ventana Pedido compra contiene una sección de cabecera (superior) y una
sección de líneas (al final).
1. Manteniendo el cursor en la cabecera, presione F3 para insertar un
nuevo Pedido compra.
2. Presione ENTRAR para asignarle automáticamente un Nº.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
3. En el campo Compra a-Nº proveedor, abra (presione F6 o haga clic
en el AssistButton) en la Lista de proveedores. Busque el proveedor
que creó en la sección anterior: Nº P00010, Administración de fincas
ARDA y presione ENTRAR dos veces.
Observe que algunos de los campos de la cabecera están ahora
rellenos con la información que especificó en la Ficha proveedor.
Los datos de estos campos pueden cambiarse aquí, por ejemplo,
se puede cambiar el nombre Compra a-Atención si la persona con la
que habló cuando pidió este producto no era el contacto de la Ficha
proveedor. Si realiza cambios aquí, no afecta a la ficha Proveedor;
estos cambios permanecerán con este pedido en particular.
4. Tome nota de la Fecha emisión docume.. Haga clic en la pestaña
Facturación y anote la fecha del campo Fecha vencimiento.
Recuerde que la Fecha emisión docume. y el Cód. términos pago
determinan la fecha de vencimiento. Puesto que configuramos este
proveedor con plazos de siete días, la fecha de vencimiento será siete
días posterior a la de emisión del documento. En este caso, 01/08/04.
Vuelva a la pestaña General.
5. Haga clic en la sección de líneas.
RECUERDE: si prefiere usar el teclado, puede utilizar la tecla FLECHA ABAJO para
llegar a la sección de líneas del pedido de compra. Para volver a la cabecera, presione
CTRL + FLECHA ARRIBA.
6. El primer campo es Tipo. Presione F6 para ver la lista de opciones.
Puesto que vamos a comprar un producto, seleccione Producto
en la lista.
7. Presione el tabulador o ENTRAR para ir al campo Nº. Puesto que
en el campo Tipo se seleccionó Producto, este campo representa
el número de producto. Presione F6 para buscar en la lista de
productos. Busque el producto que creó en la sección anterior:
Pintura, amarillo girasol. Presione ENTRAR dos veces.
8. Observe que el campo Descripción está ahora relleno con Pintura,
amarillo girasol, que es la descripción de la Ficha producto.
El campo Descripción se puede modificar.
9. En el campo Cód. almacén, presione F6 para abrir la ventana Lista
de almacenes. Haga clic en la línea correspondiente a AZUL y haga
clic en Aceptar. Presione ENTRAR. El campo Cód. almacén
contiene el código correspondiente al almacén donde se
almacenarán los productos de la línea.
10. En el campo Cantidad, escriba 200. Es el número de productos que
pide de este proveedor.
Página 71
Introducción a Microsoft Navision
11. Observe que el campo Coste unit. directo excl. IVA se ha llenado
con la cantidad Coste unitario de la Ficha producto. Observe también
que el campo Importe línea excl. IVA calculaba el valor de
Cantidad * Coste unit. directo excl. IVA (200 * 1,40).
Si fuera a cambiar los valores de los campos Cantidad o Coste unit.
directo excl. IVA, el campo Importe línea excl. IVA se volvería
a calcular automáticamente. Si fuera a cambiar el campo Importe
línea excl. IVA, el campo % Descuento línea calcularía un
porcentaje según este cambio.
12. Haga clic en PEDIDO→ESTADÍSTICAS (F9). Se abre la ventana
Estadísticas Pedido compras. Puede usar esta ventana para obtener
un resumen de un pedido de compra. La ventana muestra
información detallada acerca del pedido específico y las cantidades
que se facturarán y recibirán.
La pestaña General muestra información referente a todo el pedido
de compra. La pestaña Facturación muestra información acerca de
la cantidad de productos que se van a facturar. La pestaña Envío
muestra información acerca de la cantidad de productos que se van
a recibir. La pestaña Proveedor muestra el saldo actual de los
proveedores. Observe que ahora mismo todas las pestañas, excepto
la pestaña Proveedor, muestran la misma información. Volveremos
a esta ventana en breve. Presione ESC para volver al pedido.
13. Vaya al campo Cantidad a recibir en las líneas. El campo se ha
actualizado con el valor de Cantidad. Cambie este valor por 75.
Observe que el campo Cdad. a facturar también se actualiza a 75.
Borre el campo Cdad. a facturar. Vamos a hacer una recepción
parcial primero.
Los campos Cantidad. a recibir y Cdad. a facturar se usan en el
proceso de recepción y facturación. Si parte de su pedido de pintura
está pendiente pero recibió el envío disponible, podría introducir la
cantidad recibida en el campo Cantidad. a recibir y, después,
registrar la recepción para ajustar las existencias.
El campo Cdad. a facturar se usa para determinar lo que se debe
facturar de la línea. Este campo sólo se usa al registrar pedidos.
Cada vez que se actualice el campo Cantidad y registre un pedido,
el programa sugerirá automáticamente facturar la cantidad que aún
no se haya facturado. Por lo general, un pedido se factura cuando se
recibe la factura correspondiente del proveedor. En ese momento,
la cantidad que hay que facturar se introduciría en el campo Cdad.
a facturar y, después, se registraría. Una vez que el pedido se
registra, se crea un histórico de facturas de compra, que también
crea un pago en la contabilidad.
NOTA: nunca se puede facturar más de lo que se ha recibido.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Estos dos procesos se pueden realizar simultáneamente si se
introduce la cantidad recibida tanto en el campo Cantidad. a recibir
como en el campo Cdad. a facturar.
14. Haga clic en F9 para abrir la ventana Estadísticas Pedido compras.
La pestaña General sigue mostrando las cantidades totales del
pedido. Ahora, haga clic en la pestaña Facturación y observe que no
se muestra ningún valor. Esto se debe a que borró el campo Cdad.
a facturar en el pedido. Haga clic en la pestaña Envíos y observe
que aparece la recepción parcial. Presione ESC para volver al pedido.
15. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Aparecerá la
siguiente ventana:
16. De forma predeterminada, es Recibir y facturar pero, puesto que
sólo estamos recibiendo esto, haga clic en Recibir y, después,
en Aceptar.
El campo Cantidad a recibir está relleno ahora con 125, el campo Cantidad
recibida está relleno con 75 y el campo Cdad. a facturar está relleno con 200.
Puesto que registramos una recepción parcial de 75, el campo Cantidad recibida
muestra la cantidad de la recepción registrada: la cantidad recibida en las
existencias. Seguimos teniendo que recibir 125 más, de modo que el campo
Cantidad a recibir muestra esa cantidad: la cantidad que queda por recibir.
Y no hemos facturado este producto aún, por lo que el campo Cdad. a facturar
muestra la cantidad total del pedido que no se ha facturado, que es 200.
En este momento, si deseara registrar una factura para la recepción parcial,
borraría el campo Cantidad a recibir, cambiaría el valor del campo Cdad.
a facturar por 75 y después registraría la factura.
Escenario 3: ha pasado un tiempo y los productos pendientes han sido enviados
a su almacén AZUL. Ahora, tiene que recibir estos productos y facturar todo el
pedido de compra.
1. Pero, en primer lugar, haga clic en F9 para abrir la ventana
Estadísticas Pedido compras. La pestaña General sigue mostrando
las cantidades totales del pedido. Ahora, haga clic en la pestaña
Facturación y observe que los valores coinciden con la pestaña
General puesto que está facturando todo el pedido. Haga clic en la
pestaña Envío y observe que aparecen los valores de la recepción
parcial. Presione ESC para volver al pedido.
Página 73
Introducción a Microsoft Navision
2. En la cabecera, vaya al campo Fecha registro y cambie la fecha por
05/01/04. Como está recibiendo y facturando en una fecha diferente,
tiene que hacer que Fecha registro se corresponda con la fecha en
que recibimos y facturamos los productos.
Puede apreciar que Fecha emisión docume. también cambió.
Recuerde que esta fecha determina parcialmente la fecha de
vencimiento. En general, la fecha de emisión del documento debe
ser la misma que la de la factura de los proveedores. No cambie la
fecha para este escenario, pero observe que Fecha de vencimiento
es ahora 12/01/04.
3. En el campo Nº factura proveedor, escriba 9467725. Se trata del
número de factura de los proveedores, que suele encontrarse en la
factura que le envían. Un pedido de compra no se puede registrar
sin un número de factura de proveedor.
4. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Se abre la ventana
Registro. Recibir y facturar es el valor predeterminado. Haga
clic en Aceptar.
El pedido se ha recibido y facturado por completo. Puede observar que el pedido
desapareció y que ahora está viendo un pedido diferente. Esto sucede porque,
cuando ha recibido y facturado completamente un pedido en Microsoft Navision,
se convierte en un documento registrado. Las facturas registradas pueden
encontrarse en el menú Compras haciendo clic en
HISTORIAL→HISTÓRICO FACTURAS.
Cuando se abra la ventana Lista hist. facturas compra, presione F5 o haga clic
en el botón Lista, para mostrar todas las facturas registradas. Generalmente,
la última factura contabilizada está en la parte inferior de la lista, a menos que
para las facturas se usen varios números de serie. En este caso, desplácese hasta
el final de la lista (CTRL + AV PÁG). Cuando encuentre la factura, haga clic en la
línea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Los documentos registrados no se pueden modificar pero puede imprimirlos
varias veces.
Cierre las ventanas Histórico facturas compra y Pedido compra.
Movimientos de proveedores
Vaya a la ficha Proveedor para ver los movimientos efectuados.
1. Haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES. Se abre la
ventana Ficha proveedor.
2. Presione F5 o haga clic en el botón Lista para mostrar la Lista
de proveedores. Busque el proveedor P00010 Administración
de fincas ARDA, haga clic en la línea y presione ENTRAR o haga
clic en Aceptar.
Página 74
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
3. Haga clic en PROVEEDOR→MOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs.
proveedores:
Observe que el campo Nº documento externo está relleno con el Nº factura
proveedor que especificó en el pedido de compra. Todo el importe de la factura
aparece en los campos Importe inicial, Importe e Importe pendiente. Una vez
que todo el pago se haya registrado y liquidado, el Importe pendiente será 0.
Desplácese a la derecha y haga clic en el campo Fecha vencimiento. Al
principio, parece que este campo no se puede modificar, pero si presiona F2,
verá que puede modificarlo. Microsoft Navision permite modificar las fechas
de vencimiento, fechas de descuento e importes de descuento. No cambie la
Fecha vencimiento, déjela como 08/01/04. Cierre las ventanas Movs.
proveedores y Ficha proveedor.
Ficha producto y Movs. productos
Ahora, examinaremos las ventanas Ficha producto y Movs. productos.
1. En el menú Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→
PRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto.
2. Presione F5 o haga clic en el botón Lista para mostrar la Lista de
productos. Busque Producto Pintura, amarillo girasol, haga clic en
la línea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en la pestaña Facturación.
4. El campo Coste promedio (DL) ahora está relleno con un valor.
Este campo se rellenó automáticamente cuando registró el pedido de
compra. Este campo se actualizará siempre que se registre actividad
de este producto.
Página 75
Introducción a Microsoft Navision
5. Haga clic en PRODUCTO→MOVIMIENTOS→MOVIMIENTOS. Se abre la
ventana Movs. productos:
Hay dos movimientos de productos: uno para cada recepción que
se registró.
6. Haga clic en la primera línea y en MOVIMIENTO→MOVS. VALOR. Se abre
la ventana Movimientos de valor:
Hay dos líneas de Movimientos de valor: una para la recepción
y otra para la factura. Las dos líneas se pueden distinguir mirando
los campos Cantidad mov. producto y Cantidad facturada.
La línea Recepción tendrá un valor en el campo Cantidad mov.
producto pero no en el campo Cantidad facturada. En la línea
Factura la información aparecerá al contrario: el campo Cantidad
facturada tendrá una cantidad mientras que el valor del campo
Cantidad mov. producto será 0. Además, las líneas tendrán
números de documentos diferentes.
Página 76
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Los movimientos de valor son importantes porque capturan toda la
actividad que constituye el importe metálico mostrado en las líneas
de Mov. productos. Este grado de detalle hace que sea muy fácil
auditar los costes asignados a los productos en Microsoft Navision.
7. Vuelva de nuevo a la ventana Movs. productos.
8. Haga clic en la segunda línea y en MOVIMIENTO→MOVS. VALOR.
Se abre la ventana Movimientos valor.
Esta ventana muestra una única línea, con cantidades en los campos
Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. Estos campos
están ambos rellenos porque usted registró la recepción y factura
simultáneamente (con la opción de registro Recibir y facturar,
durante el registro final del pedido de compra. Aprenderá más acerca
de los movimientos de productos y de los movimientos de valores
en cursos posteriores.
9. Cierre las ventanas Movimientos valor, Movs. productos
y Ficha producto.
Página 77
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido
de compra
Escenario: como agente de compras de Cronus España, S.A., tiene que crear un
pedido de compra para adquirir dos productos.
Use los datos siguientes para crear el pedido de compra:
Nº
Asignado por el sistema
Compra a-Nº proveedor
40101
Nº
80216 y 80301
Descripción
Cable Ethernet y mouse USB
Cód. almacén
AZUL
Cantidad del producto nº 80216
6
Cantidad del producto nº 80301
12
Cod. unidad medida
UDS
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Con la información proporcionada anteriormente, cree un pedido
de compra.
2. Compruebe el coste unitario directo de ambos productos.
¿Necesita ayuda?
Página 78
•
Vaya a COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.
•
Cree un nuevo pedido de compra.
•
Use los datos anteriores para rellenar la ventana del pedido
de compra.
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Demuestre sus habilidades: recepción y facturación de un
pedido de compra
Escenario: como agente de compras de Cronus España, S.A., es responsable
de comprar productos. Ha creado, impreso y enviado por correo electrónico
un pedido de compra al proveedor que le suministra. Ahora, los productos
relacionados en el pedido de compra han llegado al muelle del almacén.
Puede recibir y facturar totalmente este pedido.
Use los datos siguientes para recibir y facturar los productos:
Nº
Número asignado previamente
por el sistema
Compra a –Nº proveedor
40101
Nº
80216 y 80301
Descripción
Cable Ethernet y mouse USB
Cód. almacén
AZUL
Cantidad del producto nº 80216
6
Cantidad del producto nº 80301
12
Nº factura proveedor
LHF-10021
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Con la información proporcionada anteriormente, reciba y facture el
pedido de compra relacionado.
2. Compruebe que las cantidades que se van a recibir son las correctas.
3. Compruebe que las cantidades que se van a facturar son
las correctas.
4. Reciba y facture el pedido.
¿Necesita ayuda?
•
Vaya a COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.
•
Rellene el campo Nº factura proveedor.
•
Haga clic en el botón Registro y reciba y facture el pedido.
Página 79
Introducción a Microsoft Navision
Creación de una factura de compra
Los pedidos de compra, así como los de venta, suelen usarse para las
transacciones que tienen que ver con las existencias. Mientras registra un
producto en una factura de compra, pierde la funcionalidad de recepción.
Las facturas de compra se suelen usar para las transacciones que implican
actividad de contabilidad. También suelen usarse con más frecuencia en
facturas para servicios públicos y otras facturas que recibe de proveedores
que no afectan a las existencias.
Escenario 4: como contable de Cronus España, también es responsable de
registrar las facturas por servicios. La factura de franqueo ha llegado y tiene que
registrarla en Microsoft Navision. El número de proveedor es 10000, Mensajería
Madrid; la fecha de la factura es 01/01/04; el número de factura es 88574;
el importe es 365,32 (DL); y tiene que registrarse en la cuenta de franqueo.
Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor
la funcionalidad.
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 15/01/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→
FACTURAS. Se abre la ventana Factura compra.
4. Presione F3 para insertar una nueva factura de compra.
5. Presione ENTRAR para asignarle automáticamente un Nº.
Página 80
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
6. En el campo Compra a-Nº proveedor, escriba 10000 y presione
ENTRAR. La cabecera se rellenará con los datos de
Mensajería Madrid.
7. Deje la Fecha registro como 01/15/04 pero, en el campo Fecha
emisión documento, cambie la fecha por la de facturación:
01/01/04. La Fecha vencimiento se basará ahora en la de
facturación, no en la de registro.
8. En el campo Nº factura proveedor, escriba 88574. Al igual que
el pedido, una factura de compra no se puede registrar sin un
Nº factura proveedor. Presione ENTRAR y le llevará a la sección
de líneas. Si no, haga clic en las líneas.
9. En el campo Tipo, presione F6 para mostrar las opciones. Puesto que
estamos realizando el registro en una cuenta contable, haga clic en
Cuenta y presione ENTRAR.
10. En el campo Nº, presione F6 para buscar en la Lista de cuentas.
Busque la cuenta de franqueo: 8240 y presione ENTRAR dos veces.
Puesto que en el campo Tipo se seleccionó Cuenta, este campo
representa el número de cuenta.
11. En el campo Cantidad, escriba 1. Puesto que está especificando un
importe completo, no hay ningún motivo para dividir las cantidades.
12. En el campo Coste unit. directo excl. IVA, escriba 365,32.
13. Desplácese a la derecha y observe que los campos Cantidad.
a recibir y Cdad. a facturar no existen. De nuevo, esto se debe
a que éste no es un documento de recepción.
14. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Aparecerá un mensaje para
preguntar si desea registrar la factura. Haga clic en Sí.
Ahora que esta factura está registrada, puede observar que ha desaparecido de la
ventana Factura compra. Al igual que con el pedido de compra, cuando se
registra la factura de compra, se convierte en una factura contabilizada.
Las facturas registradas pueden encontrarse en el menú Compras haciendo
clic en HISTORIAL→HISTÓRICO FACTURAS.
Como se indicó anteriormente, los documentos registrados no se pueden
modificar pero puede imprimirlos varias veces.
Cierre las ventanas Histórico facturas compra y Factura compra.
Página 81
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: registro de gastos de
mantenimiento de automóviles
Escenario: en Cronus España S.A., es el responsable de pagar las cuentas y de
registrar y pagar los gastos. Ha recibido una factura de Importaciones S.A. en
concepto de servicios normales de mantenimiento de automóviles. Tiene que
registrar este gasto para pagarlo.
Use los datos siguientes para introducir el gasto:
Nº
Número asignado por el sistema
Compra a-Nº proveedor
44127914
Compra a-Nombre
Importaciones S.A.
Fecha registro
14/01/04
Nºfactura proveedor
LP-45002
Tipo
Cuenta
Nº
8530
Descripción
Reparaciones y mantenimiento
Importe
132,94
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Con la información proporcionada anteriormente, registre este gasto
para pagarlo.
2. Registre la factura.
¿Necesita ayuda?
Página 82
•
Vaya a COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→FACTURAS.
•
Rellene el campo Nº factura proveedor.
•
Cambie la Fecha registro.
•
Vaya al botón Registro.
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Procesamiento de pagos
En esta sección, ejecutará el informe Antigüedad pagos e imprimirá y registrará
cheques. No definiremos cada campo del formulario de solicitud de informe o del
formulario Proponer pagos a proveedores. Para obtener más información acerca
de los demás campos, use la ayuda con F1.
Escenario 5: como contable de Cronus España, también es responsable de
ejecutar el informe Antigüedad pagos antes de imprimir los cheques de los
proveedores. Ejecute el informe para todos los proveedores, vencido desde
31/01/2004, vencido en la fecha de vencimiento, con un periodo de un mes
e imprima los detalles.
Ejecución del informe Antigüedad pagos
En el menú Gestión financiera, haga clic en PAGOS→INFORMES→ANTIGÜEDAD
abre la ventana Antigüedad pagos.
PAGOS. Se
1. La pestaña Proveedor le permite filtrar el informe con los campos
de la tabla Proveedor. El campo Nº de esta pestaña representa el
Nº proveedor. Puesto que va a ejecutar el informe de todos los
proveedores, no escriba nada en el campo Nº.
NOTA: ¿se dio cuenta de que la pestaña se denomina Proveedor? Si hubiera sido un
informe de cliente, esta pestaña se habría denominado Cliente. La tabla desde la que se
ejecuta el informe suele proporcionar el nombre de la primera pestaña.
2. Haga clic en la pestaña Opciones.
Página 83
Introducción a Microsoft Navision
3. En el campo Vencido desde, escriba 31/01/2004. Esta fecha
determina el modo en que se calculará la antigüedad.
4. En el campo Antigüedad por, mantenga seleccionada Fecha
vencimiento. En esta área, debe seleccionar si la caducidad se
calculará a partir de la fecha de vencimiento de la factura, la fecha
de registro o la fecha del documento.
5. En el campo Longitud periodo, escriba 1M. Esto determina el
periodo de antigüedad, en este caso, de un mes.
6. Active la casilla de verificación Imprimir detalles. Al hacerlo,
se agregan líneas al informe para las facturas pendientes de cada
proveedor. Si este campo no se activa, los importes de la factura se
resumirán en una línea para cada proveedor.
7. Haga clic en Vista preliminar.
8. Eche un vistazo al informe. Observe que el vencimiento de la factura
que registró para Mensajería Madrid es este mes. Vaya a la página
siguiente y busque el proveedor Administración de fincas ARDA.
Esta factura vence también este mes.
9. Cierre la ventana Vista preliminar.
Pagar al proveedor
Escenario 6: estamos a finales de mes. Como contable de Cronus España,
es momento de imprimir los cheques de los proveedores. Pagará la factura de
compra correspondiente a la pintura del proveedor P00010: Administración
de fincas ARDA.
Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor
la funcionalidad.
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 28/01/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Página 84
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
3. En el menú Gestión financiera, haga clic en PAGOS→DIARIOS DE
PAGOS. Se abre la ventana Diario pagos.
4. En el campo Nombre sección, mantenga seleccionado BANCO.
5. Haga clic en PAGOS→PROPONER PAGOS A PROVEEDORES. Se abre la
ventana Proponer pagos a proveedores. Como vio en la sección de
informe, la primera pestaña del formulario de solicitud se usa para
filtrar los campos de esa tabla. De nuevo, lo que ve aquí es la tabla
Proveedor. Puesto que desea mirar los movimientos correspondientes
a Administración de fincas ARDA, filtrará la lista por Nº proveedor.
6. En el campo Nº, escriba P00010.
Página 85
Introducción a Microsoft Navision
7. Haga clic en la pestaña Opciones.
8. En el campo Ult. fecha pago, escriba 31/01/2004.
9. En el campo Fecha registro, deje la fecha de trabajo de 01/28/04.
10. En el campo Tipo. contrapartida, haga clic en el AssistButton
y en Banco.
11. En el campo Cta. contrapartida, haga clic en el AssistButton, haga
clic en BO-INV y haga clic en Aceptar.
12. En el campo Tipo pago por banco, haga clic en el AssistButton
y en Cheque automático. Al seleccionar Cheque automático,
Microsoft Navision crea un cheque automático para imprimirlo;
de lo contrario, si sólo necesita registrar un cheque escrito a mano
en el sistema, debe seleccionar Cheque manual.
13. Haga clic en Aceptar.
14. El diario de pagos debería mostrar una línea, así como un mensaje
que indique que ha creado líneas sugeridas de pago a proveedores
para todas las divisas. Haga clic en Aceptar.
NOTA: al ejecutar el proceso Proponer pagos a proveedores, es frecuente que varias
líneas se añadan en el diario de pagos. Puede eliminar las líneas que no desea pagar
seleccionándolas y presionando F4. SÓLO se quitan de este diario de pagos en
particular y se pueden sugerir de nuevo.
15. Presione la tecla FLECHA ARRIBA para ir a la primera línea. Observe
que la Fecha registro es la fecha de trabajo y que el campo Importe
está relleno con la cantidad de la factura de compra: 350,00.
Página 86
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
16. Desplácese sobre el campo Liq. por nº documento. Presione F6 para
abrir la ventana Movs. pendientes proveedor.
17. En las líneas, haga clic en la primera línea y haga clic en Navegar.
En la ventana Navegar, mantenga seleccionado Histórico facturas
compra y haga clic en Mostrar. En la ventana Lista hist. facturas
compra, haga clic en la primera línea y, después, en la
FACTURA→FICHA. Aparece el Histórico facturas compra
que creó para la pintura.
18. Presione ESC cuatro veces para volver a Diario pagos.
19. Haga clic en PAGOS→IMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana de
formulario de solicitud Cheque.
20. No cambie los filtros establecidos en la pestaña Lín. diario general.
21. Haga clic en la pestaña Opciones.
22. En el campo Banco, presione F6, haga clic en la línea BO-INV
y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR.
23. El campo Últ. nº cheque se llenará automáticamente con el valor del
mismo campo de la ficha Cuenta.
24. Active la casilla de verificación Un cheque por proveedor y nº
documento. Al activar esta casilla, aparece un cheque por proveedor
para cada número de cheque.
25. Haga clic en Imprimir.
26. En la ventana del cuadro de diálogo Cheque: Imprimir, compruebe
que Microsoft Navision señala a la impresora correcta y haga clic
en Aceptar.
NOTA: si no desea imprimir un cheque real para este ejercicio, active la casilla de
verificación Imprimir a un archivo en la ventana del cuadro de diálogo Cheque.
Imprimir y haga clic en Aceptar. Se abrirá la ventana Imprimir a un archivo. Escriba
un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.
Página 87
Introducción a Microsoft Navision
27. Ahora aparece una segunda línea en el diario de pagos. Ésta es la
línea de saldo del banco.
28. Observe que el campo Nº documento en ambas líneas está relleno
con el número de cheque que se rellenó automáticamente en la
pestaña Opciones de la ventana Cheque.
29. Haga clic en la segunda línea y observe que en los campos Saldo
y Saldo total de la esquina inferior derecha aparece un cero ("0").
Esto indica que este diario está cuadrado y se puede registrar; no
se pueden registrar los diarios que no cuadran.
30. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Aparece un mensaje en
el que se pregunta si desea registrar las líneas del diario. Haga
clic en Sí.
31. El diario de pagos se ejecuta durante el proceso de registro y,
después, cuando se completa, aparece un mensaje que indica que
las líneas se registraron correctamente. Haga clic en Aceptar.
32. No cierre la ventana Diario pagos.
Especificación manual de una línea del diario de pagos
En lugar de ejecutar el proceso Proponer pagos a proveedores, puede especificar
manualmente las líneas de pago.
Escenario 7: la factura de franqueo de Mensajería Madrid (Nº de proveedor
10000) está pendiente de pago. Decide especificar manualmente la línea en lugar
de usar el proceso Proponer pagos a proveedores.
1. Con la misma sección BANCO, haga clic en la línea vacía del
diario de pagos.
2. Deje la Fecha registro como 01/28/04.
3. En el campo Tipo documento, deje Pago.
4. Borre el campo Nº documento.
5. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Proveedor.
6. En el campo Nº cuenta, escriba 10000.
7. En el campo Liq. por nº documento, presione F6 para abrir la
ventana Movs. pendientes proveedor.
8. Observe que hay varias líneas de movimientos. Todos los
movimientos pendientes para este proveedor aparecen en las líneas
de detalle. El movimiento de la última línea es la factura de franqueo
que tiene que pagar. Haga clic en esa línea y presione ENTRAR o haga
clic en Aceptar.
Página 88
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
9. Observe que el campo Liq. por tipo documento es Factura y que
el campo Liq. por nº documento es el mismo que el número de
documento del histórico de facturas de compra. El campo Importe
se ha rellenado automáticamente con el importe del histórico
de facturas de compra.
10. En el campo Tipo pago por banco, escriba C y presione la tecla
FLECHA ABAJO. Observe que en el campo aparece ahora Cheque
automático. En los campos de opciones, puede escribir la selección
en lugar de usar la función de análisis.
RECUERDE: algunas listas de opciones pueden contener palabras que comiencen
con las mismas letras de forma que debe comprobar siempre su selección antes
de continuar.
La mayor parte de los campos de Microsoft Navision le permiten escribir datos en
lugar de buscar en las tablas o profundizar en los menús. Si conoce la información,
puede escribirla en los campos directamente. Si los datos no existen o son
incorrectos, aparecerá un error, lo que le da la oportunidad de hacer otra selección
en la tabla o la lista.
11. Haga clic en PAGOS→IMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana Cheque.
12. No cambie los filtros establecidos en la pestaña Lín. diario general.
13. Haga clic en la pestaña Opciones.
14. Observe que se conserva la configuración seleccionada en el último
escenario en el que se imprimía un cheque. No cambie lo siguiente:
Banco
BO-INV
Ult. nº cheque
200 (si es otro, aún así no
lo cambie)
Un cheque por proveedor
y nº documento
Sí (activado)
15. Haga clic en Imprimir.
16. En la ventana del cuadro de diálogo Cheque: Imprimir, compruebe
que Microsoft Navision señala a la impresora correcta y haga clic
en Aceptar.
NOTA: si no desea imprimir un cheque real para este ejercicio, active la casilla de
verificación Imprimir a un archivo en la ventana del cuadro de diálogo Cheque:
Imprimir y haga clic en Aceptar. Se abrirá la ventana Imprimir a un archivo. Escriba
un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.
17. Ahora aparece una segunda línea en el Diario pagos. Ésta es la línea
de saldo del banco.
Página 89
Introducción a Microsoft Navision
18. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Aparece un mensaje
en el que se pregunta si desea registrar las líneas del diario.
Haga clic en Sí.
19. El diario de pagos se ejecuta durante el proceso de registro y,
después, cuando se completa, aparece un mensaje que indica que
las líneas se registraron correctamente. Haga clic en Aceptar.
20. Cierre la ventana Diario pagos.
NOTA: es posible registrar un pago a un proveedor sin aplicar el pago a una factura.
Para hacer esto, configuraría el Diario pagos como se mostró anteriormente pero dejaría
en blanco los campos Liq. por tipo documento y Liq. por nº documento. Estos tipos
de entradas se pueden aplicar posteriormente con la funcionalidad en la ventana
Movs. proveedores.
Movimientos de proveedores
Vaya a la ficha Proveedor para ver los movimientos efectuados en los dos
últimos escenarios.
1. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→
PROVEEDORES. Se abre la ventana Ficha proveedor.
2. Busque el proveedor P00010 (Administración de fincas ARDA).
3. En la ficha General, observe que el valor del campo
Saldo (DL) es 0.
4. En el campo Saldo (DL), presione F6 para ir a Movs. proveedores.
Se abre la ventana Movs. proveedores.
5. Hay dos movimientos ahora: uno para la factura y otro para el pago.
El campo Tipo documento muestra el tipo de movimiento.
6. Desplácese a la derecha. Observe que el valor del campo Importe
pendiente es 0 y que la casilla de verificación Pendiente está vacía
para ambas líneas.
7. Vuelva a la Ficha proveedor.
8. Busque el proveedor 10000 (Mensajería Madrid).
9. En el campo Saldo (DL), presione F6 para ir a Movs. proveedores.
Se abre la ventana Movs. proveedores.
10. Desplácese hasta el final de la lista para ver los movimientos
Factura y pago.
11. Al igual que con el proveedor P00010, el campo Importe
pendiente es 0 y la casilla de verificación Pendiente está
vacía para ambas líneas.
Página 90
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
12. Con el indicador de registro en Línea pago (Tipo documento =
Pago), haga clic en MOVIMIENTO→LIQUIDADO POR MOVS. Se abre la
ventana Movs. proveedores liquidados.
Esta ventana indica que el pago se ha aplicado a la factura. Si el pago
se hubiera aplicado a otros movimientos (facturas y/o abonos),
también se mostrarían en esta ventana.
13. Cierre las ventanas Movs. proveedores liquidados, Movs.
proveedores y Ficha proveedor.
Página 91
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de
mantenimiento de automóviles
Escenario: en Cronus España S.A., es el responsable de pagar las cuentas y tiene
que pagar los gastos. Ha registrado la factura de Importaciones S.A. en concepto
de servicios de mantenimiento de automóviles y ahora tiene que pagarla.
Imprimirá (en un archivo) y registrará el cheque.
En Proponer pagos a proveedores, use los datos siguientes para
introducir el pago:
Nombre sección
BANCO
Nº (pestaña Proveedor)
44127914
Pestaña Opciones:
Ult. fecha pago
31/01/2004
Fecha registro
31/01/2004
Tipo contrapartida
Banco
Cta. contrapartida
BO-INV
Tipo pago por banco
Cheque automático
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Use la información proporcionada anteriormente y, después, use la
funcionalidad Proponer pagos a proveedores.
2. Imprima el cheque en un archivo.
3. Registre el diario de pagos.
¿Necesita ayuda?
•
Vaya a GESTIÓN FINANCIERA→PAGOS→DIARIOS DE PAGOS.
•
Rellene la información de Proponer pagos a proveedores con la
información anterior.
•
Vaya al botón Pagos.
SUGERENCIA: recuerde usar el banco BO-INV e imprima un cheque por cada
proveedor y número de documento.
Página 92
•
Imprima el cheque en el archivo.
•
Vaya al botón Registro.
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Ajustes de contabilidad
La ventana Diario general sirve para registrar transacciones en cuentas contables,
bancarias, de cliente, de proveedor, de activos fijos y de empresas vinculadas.
En los diarios generales, se introduce la información correspondiente a la
transacción, como la fecha de registro, el importe y las cuentas que desea utilizar
para el registro. La información que introduzca en el diario es temporal y se
puede cambiar si no lo ha registrado.
Una vez registrado un diario, estará vacío y las transacciones se registrarán en las
cuentas individuales. Puede ver los resultados del registro del diario en las
ventanas de movimientos y en las ventanas de registros. Al realizar el registro
con un diario general siempre se crean movimientos en cuentas contables.
No vamos a definir cada campo de la ventana Diario general. Para obtener más
información acerca de los demás campos, use la ayuda con F1. También tiene que
configurar una nueva sección Diario general para este ejercicio.
Crear un ajuste en el diario general
Escenario 8: durante el proceso de cierre realizado en enero, el director de
contabilidad le informa de que se supone que la factura de Mensajería Madrid
se va a distribuir de la forma siguiente:
•
Franqueo (8240) = 308,00
•
Material oficina (8210) = 57,32
Debe realizar un ajuste en Contabilidad.
Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor
la funcionalidad.
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 15/02/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Página 93
Introducción a Microsoft Navision
3. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→DIARIOS
GENERALES. Se abre la ventana Diario general.
4. En el campo Nombre sección, presione F6 para abrir la ventana
Secciones diario general.
5. Presione F3 para introducir una línea nueva.
6. En el campo Nombre, escriba GENERAL y presione ENTRAR.
Esta línea se pasará al final de la lista porque está
ordenada alfabéticamente.
7. En el campo Descripción, escriba Diario general.
8. En el campo Nº serie, deje DIAG-GEN como selección.
9. En la línea GENERAL, haga clic en Aceptar y presione ENTRAR.
10. En el campo Fecha registro, escriba 31/01/2004. De este modo
se asegura de que el ajuste se realiza en el mismo periodo que el
movimiento original.
11. Deje vacío el campo Tipo documento.
12. En el campo Nº documento, deje el número introducido por el
sistema. El sistema recuperó este número en función del Nº serie
DIAG-GEN introducido para la sección de diario GENERAL.
13. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Cuenta.
14. En el campo Nº cuenta, presione F6 y busque el número de
cuenta contable para franqueo: 8240. Haga clic en Aceptar
y presione ENTRAR.
Página 94
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
15. Observe que se ha rellenado automáticamente el campo Descripción
con el nombre de cuenta de franqueo. De este modo, se ayuda al
usuario a confirmar que se ha seleccionado la cuenta correcta. Puede
sobrescribir la descripción con la que desee, por ejemplo, con una
explicación de las razones de la transacción.
En el campo Descripción, escriba Corrección del nº de
documento 108033.
16. En el campo Importe, escriba -57,32 para introducir un movimiento
en el Haber de la cuenta de franqueo.
En el diario general, un importe positivo representa un movimiento
en el Debe de la cuenta en el campo Nº cuenta, mientras que un
importe negativo representa un movimiento en el Haber de la cuenta.
17. En el campo Cta. contrapartida, deje Cuenta como selección.
18. En el campo Cta. contrapartida, presione F6, seleccione el número
de cuenta Material oficina, 8210, y haga clic en Aceptar.
Presione ENTRAR.
19. Borre los campos Tipo regis. contrapartida, Gr. contable negocio
contrap. y Gr. contable producto contrap.. Estos campos sólo se
deben rellenar al hacer un movimiento de IVA. En nuestro escenario,
no tenemos que registrar movimientos de IVA.
Las líneas del diario mostradas se saldan cuando el campo Saldo total es 0.
No puede registrar diarios que no estén saldados.
Se ha completado el movimiento de diario y puede registrarlo. Cuando se registra
un diario, puede registrar o registrar e imprimir una copia del mismo para su
información. En este caso, sólo se registrará el diario.
20. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Aparece un mensaje
en el que se pregunta si desea registrar las líneas del diario.
Haga clic en Sí.
21. El diario se ejecuta durante el proceso de registro y, después, cuando
se completa, aparece un mensaje que indica que las líneas se
registraron correctamente. Haga clic en Aceptar.
22. Cierre la ventana Diario general.
Registros del diario general
Escenario 9: ahora que ha ajustado el diario general, debería ver los
movimientos. Los movimientos del diario general se ven mejor desde Registro
movs. contabilidad.
Cada vez que se registra un movimiento en Microsoft Navision, se crea un
registro. Para el diario general que ha registrado se ha creado un registro de
movimientos de contabilidad.
Página 95
Introducción a Microsoft Navision
Los movimientos de contabilidad de un registro de contabilidad son el resultado
de lo siguiente: el registro de un diario en las áreas de la aplicación Contabilidad,
Ventas, Cobros, Compras o Pagos; el registro de pedidos de venta, facturas
y abonos; el registro de pedidos de compra, facturas y abonos; y otras áreas
de Microsoft Navision.
Puede ver los registros de movimientos correspondientes a las áreas de la
aplicación Contabilidad, Ventas, Cobros, Compras y Pagos en el elemento
del menú Historial del menú de cada área de la aplicación.
Seguimiento de la auditoría
1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→
→HISTORIAL→REGISTRO MOVIMIENTOS. Se abre la ventana Registro
movs.contabilidad. Los registros contienen la información para el
seguimiento de la auditoría de Microsoft Navision.
2. Vaya al final de la ventana Registro movs. contabilidad
(CTRL + AV PÁG).
El registro del movimiento de contabilidad número 117 es la
actividad más reciente registrada, nuestro movimiento del diario.
Microsoft Navision genera automáticamente el número de registro,
así como los números correspondientes a Desde nº mov., Hasta nº
mov., Desde nº mov. IVA y Hasta nº mov. IVA.
3. La Fecha creación no es la Fecha registro ni la Fecha de trabajo.
Puede ver en nuestro movimiento que la Fecha creación es la fecha
del sistema y no la fecha de trabajo 03/02/04 ni la Fecha registro
de 31/01/2004.
4. El campo Id. usuario se mostraría si se hubieran configurado
usuarios individuales para la base de datos, lo que no es el caso en
esta base de datos de demostración.
Página 96
Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
5. El campo Cód. Origen identifica el área de Microsoft Navision que
creó los movimientos. Observe que el Cód. origen de esta línea
es DIAGEN. A continuación, repasaremos cómo se asigna este
código de origen.
6. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→
CÓDIGOS SEGUIMIENTO→CÓDIGOS ORIGEN. Se abre la ventana Códigos
origen. En esta ventana, puede ver una lista de códigos de origen
para Microsoft Navision. Estos códigos se proporcionan de forma
predeterminada en la base de datos; puede crear otros.
7. En el panel de exploración, haga clic en CÓDIGOS SEGUIMIENTO→
CONFIG. DE CÓDIGOS DE ORIGEN. Se abre la ventana Configuración
códigos origen. En esta ventana, cada código de origen está
vinculado a una opción de registro de Microsoft Navision. Por
ejemplo, en la pestaña General, DIAGEN se asigna al diario
general y AJUDIVADIC se asigna a Ajust. divisa adicional.
Éste es el motivo por el que DIAGEN aparece como código de
origen en el registro para nuestra transacción.
8. Cierre las ventanas Configuración códigos origen y Códigos origen.
9. En Registro movs.contabilidad, haga clic en la última línea.
10. El Nombre sección diario se ha rellenado en función de la sección
que estuviéramos usando al registrar el diario general.
11. Anote los números de los campos Desde nº mov. y Hasta nº mov.
En breve, vamos a comprobarlos de nuevo en otras ventanas.
12. Todavía en la línea nº 117, haga clic en MOVS.→CONTABILIDAD.
Se abre la ventana Movs. contabilidad. Las líneas que constituyen
el registro nº 117 se muestran en esta ventana.
13. Compare el campo Nº mov. en el extremo derecho con el número
que anotó en el paso 11: son el mismo. Microsoft Navision asigna un
número secuencial y único a cada línea o movimiento registrado.
Esto permite realizar un seguimiento completo de auditoría.
14. Cierre las ventanas Movs. contabilidad y Registro
movs.contabilidad.
15. En el panel de exploración, haga clic en CONTABILIDAD→PLAN DE
CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas.
16. Busque la cuenta de franqueo: 8240 y haga clic en
CUENTA→MOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. contabilidad.
17. Vaya al final de la ventana Movs. contabilidad (CTRL + AV PÁG).
18. En esta lista, el Nº mov. es el último campo mostrado. Mantenga
seleccionada la última línea y haga clic en Navegar.
Página 97
Introducción a Microsoft Navision
19. En la línea Mov. contabilidad, el campo Nº registros indica que
había dos líneas de movimientos de contabilidad registradas
en el registro.
20. Seleccione la línea Mov. contabilidad y haga clic en Mostrar.
Se abre la ventana Movs. contabilidad. Aquí se muestran las líneas
registradas en el registro. Los números de movimiento se pueden
usar para determinar a qué registro pertenece un movimiento.
21. Cierre las ventanas Movs. contabilidad, Navegar, Movs. contabilidad
y Plan de cuentas.
22. En el panel de exploración, en Contabilidad, haga clic en
INFORMES→MOVIMIENTOS→REGISTRO MOVS. CONTABILIDAD. Se
abre
la ventana de formulario de solicitud Registro movs. contabilidad.
23. En el campo Nº asiento, presione F6 para abrir la ventana Registro
movs. contabilidad. Busque el número de registro correspondiente al
diario General que registró anteriormente. (117) Haga clic en la línea
y en Aceptar.
24. Haga clic en Vista preliminar. Se abre el informe Registro
movs. contabilidad.
Este informe muestra los movimientos de contabilidad registrados
ordenados y divididos por cada registro, y se puede usar como
documentación de los movimientos registrados o para realizar
una auditoría.
25. Cierre la ventana Vista preliminar.
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Capítulo 3: Procesamiento de Pedidos − Compras, Pagos y Contabilidad
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de
mantenimiento de automóviles
Escenario: en Cronus España, S.A., es director de contabilidad y es responsable
de realizar los ajustes contables. La factura de Importaciones S.A. tenía un cargo
por combustible y tiene que redistribuirlo de la forma siguiente:
•
Reparaciones y mantenimiento (8530) = 115,00
•
Combustible (8510) = 17,94
Use los datos siguientes para introducir el ajuste:
Nombre sección
GENERAL
Fecha registro
31/01/2004
Tipo mov.
Cuenta
Nº cuenta
8530
Descripción
Corrección del nº de
documento 108029
Importe
-17,94
Tipo. contrapartida
Cuenta
Cta. contrapartida
8510
Tipo regis. contrapartida
<En blanco>
Gr. contable negocio contrap.
<En blanco>
Gr. contable producto contrap.
<En blanco>
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Introduzca la información proporcionada anteriormente en el
diario general.
2. Registre el diario general.
¿Necesita ayuda?
•
Vaya a GESTIÓN FINANCIERA→CONTABILIDAD→DIARIOS GENERALES.
•
Rellene los campos con la información anterior.
•
Vaya al botón Registro.
Página 99
Introducción a Microsoft Navision
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido
en este capítulo:
1.
2.
3.
Página 100
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
CAPÍTULO 4: PROCESAMIENTO DE PEDIDOS −
VENTAS Y COBROS
•
Información general
•
Introducción al proceso
•
Configuración de un cliente nuevo
•
Creación de una oferta de venta
•
Procesamiento de pedidos de venta
•
Procesamiento de cobros
Información general
Este capítulo contiene más información de la funcionalidad Procesamiento de
pedidos de Microsoft® Business Solutions−Navision®. En este capítulo, parte
de los conocimientos que ha conseguido en el capítulo anterior mediante
la utilización de la funcionalidad Procesamiento de pedidos de venta de
Microsoft Navision.
Este capítulo se divide en dos secciones. En cada una, revisa una serie de
escenarios destinados no sólo a conseguir que se familiarice más con la
realización de procesos empresariales y la búsqueda de información, sino
también a permitirle que se haga una idea global más acertada del modo en que
la información se procesa en Microsoft Navision.
En la primera sección, Procesamiento de pedidos de venta, participa en varios
escenarios cuyo objetivo es que conozca mejor el flujo de información en
Microsoft Navision. Los procesos son:
•
Creación de un cliente
•
Creación de una oferta de venta
•
Examen del pedido de venta
•
Examen del histórico de facturas de venta registradas
•
Examen de los movimientos de la Ficha cliente
•
Examen de los movimientos de productos
En la segunda sección, Procesamiento de cobros, se repasa el informe de
antigüedad de cobros y se registra un cobro.
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101
Introducción a Microsoft Navision
Introducción al proceso
El diagrama siguiente es una representación visual de los pasos del proceso que
seguimos en Ventas y cobros, y los efectos que éste tiene en otras áreas de la
aplicación. Los pasos reflejan lo que hicimos en el capítulo 3, además de
especificar una oferta que se convierte en un pedido.
Para comenzar, cree un cliente. A continuación, cree una oferta de venta y use la
funcionalidad para convertirla en un pedido. Para la oferta, use el nuevo cliente
y el producto creado en el capítulo 3 (pintura Amarillo girasol) para facilitar la
revisión de los movimientos registrados después del procesamiento.
Después, registre un envío: el equivalente a la recepción de una compra.
A continuación, registre la factura del pedido. De este modo actualiza la Ficha
cliente con respecto al cobro y actualiza también el plan de cuentas. Las cuentas
exactas actualizadas en el plan de cuentas dependen de las opciones de registro
seleccionadas en una compañía; en clases posteriores se proporcionará una
explicación más detallada.
Finalmente, registre el pago del cliente utilizando la funcionalidad Cobros de
Microsoft Navision. Este proceso actualiza tanto el saldo del cliente como el que
aparece en el plan de cuentas.
Dado que este proceso refleja el trabajo que hemos realizado en Compras
y cobros, podremos avanzar por los pasos más rápidamente. Ahora, iremos
a Microsoft Navision, crearemos el cliente y, después, comenzaremos el proceso.
Página 102
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Configuración de un cliente nuevo
Escenario 1: otra de sus responsabilidades como contable de Cronus España es
configurar los clientes nuevos. Al cliente al que se hace referencia en el capítulo
anterior le gustaría realizar un pedido de la pintura Amarillo girasol.
En esta sección, va a crear el nuevo cliente. No definirá cada campo de la ficha
Cliente sino sólo los necesarios para el procesamiento y registro de las
transacciones de Ventas y cobros.
NOTA: siempre puede encontrar más información acerca de los campos en la Ayuda
(F1) o haciendo clic en el botón ¿Qué es esto? y, después, haciendo clic en el campo
en cuestión.
Cambio de la fecha de trabajo
En esta base de datos, todos los registros deben suceder entre noviembre
y febrero.
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 10/01/2004.
3. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Configuración de clientes
En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE
abre la ventana Ficha cliente:
PEDIDOS→CLIENTES. Se
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103
Introducción a Microsoft Navision
1. Presione F3 o haga clic en el botón Insertar en la barra de
herramientas para insertar una nueva Ficha cliente.
2. En el campo Nº, presione ENTRAR para asignar automáticamente un
número de entre los números de serie.
3. En el campo Nombre, escriba Beef House Outlet.
4. En el campo Dirección, escriba 21 Bahnhofstrasse.
5. En el campo C.P, escriba DE-27624.
6. Observe que el campo Población no se rellenó automáticamente con
el nombre de la población como ocurría en el último capítulo. Esto se
debe a que el campo C.P le permitirá especificar un código postal
que no tenga una población asignada. En este caso, debe especificar
el nombre de la ciudad manualmente.
En el campo Población, escriba Bederkesa.
7. En el campo Cód. país, escriba DE.
8. En el campo Contacto, escriba Martin Illum Lotz.
9. Haga clic en la pestaña Facturación.
10. En el campo Grupo contable negocio, busque la ventana Grupos
contables negocio. Haga clic en el indicador de registro en la línea
correspondiente a UE, haga clic en Aceptar y presione ENTRAR.
11. El campo Grupo registro IVA neg. debe rellenarse con UE.
No cambie esto ya que es la configuración predeterminada de
Grupo contable negocio.
12. En el campo Grupo contable cliente, busque la ventana Grupos
contables clientes. Haga clic en el indicador de registro en la línea
correspondiente a INTL y haga clic en Aceptar.
13. Haga clic en la pestaña Pagos. Aquí puede establecer los valores
predeterminados para Método liquidación, Términos pago, Términos
recordatorio y Términos interés. Deje el valor predeterminado
Manual como Método liquidación.
14. En el campo Cód. términos pago, busque la ventana Términos pago.
Haga clic en el indicador de registro en la línea correspondiente
a 7 DÍAS y haga clic en Aceptar.
15. Haga clic en la pestaña Internacional.
16. En el campo Cód. divisa, busque la ventana Divisas. Haga clic en
el indicador de registro en la línea correspondiente a EUR y haga
clic en Aceptar.
17. Cierre la ventana Ficha cliente.
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Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
La configuración de la Ficha cliente está completada para este escenario. Ahora
creamos una oferta de venta.
SUGERENCIA: no es necesario buscar en todas las ventanas que tenemos en este
escenario para especificar la información. Si se ahorra tiempo, puede especificar la
información directamente en los campos.
Creación de una oferta de venta
Escenario 2: ahora que se ha creado el cliente, tiene que generar una oferta de
venta para la nueva pintura. Más adelante en esta sección, se creará un pedido
de venta directamente a partir de la oferta.
En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE
abre la ventana Oferta venta:
PEDIDOS→OFERTAS. Se
De forma similar al pedido de compra que creó en el capítulo anterior, la oferta
de venta se divide en dos secciones: la cabecera al principio y las líneas al final.
Sin embargo, la oferta venta, el pedido y la factura tienen un panel lateral
adicional que proporciona al usuario un acceso rápido a la información
del cliente.
1. Presione F3 para especificar una nueva oferta de venta.
2. Presione ENTRAR para asignarle automáticamente un número.
3. En el campo Venta a-Nº cliente, busque en la ventana Lista de
clientes. Busque el cliente que creó en la sección anterior, Beef
House Outlet, y presione ENTRAR dos veces.
4. Observe que algunos de los demás campos de la cabecera se rellenan
de forma automática con información de la Ficha cliente que creó
anteriormente. Si es necesario realizar algún cambio para esta oferta
concreta, puede hacerlos en este formulario sin que se guarden en
la Ficha cliente.
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105
Introducción a Microsoft Navision
5. Haga clic en la sección de líneas.
6. El primer campo es Tipo. Presione F6 para ver la lista de opciones.
Puesto que vamos a lanzar una oferta de un producto, seleccione
Producto en la lista.
7. Presione ENTRAR o la tecla TAB para ir al campo siguiente. Presione
F6 para buscar en la lista Producto. Busque el producto que creó en
el capítulo anterior: Pintura, amarillo girasol. Presione ENTRAR dos
veces para seleccionar este producto y confirme el número de
producto en el campo.
8. En el campo Cód. almacén, seleccione Verde. Observe en el panel
del lado derecho de la oferta que la disponibilidad es igual a 0. Esto
se debe a que, cuando se pidió el producto, se asignó al código de
almacén AZUL. Este código de almacén no tiene que especificarse
en la línea de la oferta a menos que tenga importancia el que
el producto se envíe desde un almacén determinado. En este
escenario, rellenaremos el campo Cód. almacén; escriba Azul.
La disponibilidad es ahora igual a 200.
La funcionalidad de las áreas Cliente e Información del producto
de la oferta de venta, pedido y facturación se definirán en cursos
posteriores.
9. En el campo Cantidad, escriba 100.
Ahora estamos preparados para convertir esta oferta en un pedido. En Microsoft
Navision, las ofertas pueden permanecer inactivas durante un periodo casi
indefinido antes de convertirse en un pedido. Esto resulta útil cuando los clientes
necesitan tiempo para revisar una oferta que les haya enviado.
10. Haga clic en Convertir en.
11. Se muestra un mensaje en el que deberá confirmar que desea
convertir la oferta en un pedido. Haga clic en Sí.
Aparece una ventana de notificación que informa del número de pedido en el que
se ha convertido su oferta. Tome nota de este número. Presione F5 y busque la
oferta que ha convertido. Observará que ha desaparecido. Las ofertas de venta
que se convierten en pedidos no se conservan en Microsoft Navision, puesto que
toda la información se transfiere al pedido. A continuación, examinaremos el
pedido que ha creado.
Página 106
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Procesamiento de pedidos de venta
Escenario 3: ahora que hemos convertido la oferta de venta en un pedido de
venta, miraremos nuestro pedido y lo prepararemos para registrarlo. Para ahorrar
gastos de envío, el cliente le ha pedido que divida el pedido en dos envíos pero
que sólo le facture todo el pedido.
Procesar el pedido de venta
En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE
abre la ventana Pedido venta:
PEDIDOS→PEDIDOS. Se
1. En el campo Nº, presione F5 para buscar la ventana Lista
documentos venta y encontrar el pedido que ha creado.
Observe cómo se ha transferido desde la oferta la información de la cabecera.
Esta información se puede modificar aquí sólo para este pedido, sin guardarla
en la Ficha cliente.
2. Observe el campo Fecha emisión documento en la cabecera. Junto
con los términos de pago que definió anteriormente para este cliente,
se determina la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento y los
términos de pago se pueden ver haciendo clic en la pestaña Pagos.
3. En las líneas, desplácese a la derecha hasta llegar a los campos
Cantidad a enviar y Cdad. a facturar. Estos campos tienen la
misma funcionalidad que los campos Cantidad. a recibir y Cdad.
A facturar del pedido de compra, sólo para los envíos parciales en
lugar de las recepciones.
Ahora enviaremos parcialmente este pedido. Enviaremos la mitad del pedido
y no facturaremos ningún componente del producto hasta que se haya enviado
la segunda mitad.
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107
Introducción a Microsoft Navision
4. Cambie el valor de Cdad. a enviar por 50.
5. Borre el campo Cdad. a facturar.
6. Haga clic en PEDIDO→ESTADÍSTICAS. Se abre la ventana Estadísticas
Pedido ventas.
SUGERENCIA: las estadísticas del pedido se pueden ver en cualquier momento desde
la Ficha pedido presionando la tecla F9.
7. La pestaña General contiene números que tienen correlación con
el resultado final de la transacción, mientras que las pestañas
Facturación y Envío sólo contienen información relativa
a los números contenidos en los campos Cdad. a facturar
y Cantidad a enviar.
8. Cierre la ventana Estadísticas Pedido ventas.
9. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11). Se abre la ventana del
cuadro de diálogo Registro.
10. Puesto que hemos elegido no facturar en este momento, seleccione
Enviar y haga clic en Aceptar.
11. Haga clic en PEDIDO→ALBARANES VENTA. Se abre la ventana Lista
hist. albaranes venta. Aquí podemos ver el envío realizado para este
pedido. Se puede obtener más información haciendo clic en
ALBARANES→FICHA.
12. Cierre la Ficha envío y la ventana Lista hist. albaranes venta.
Ahora enviaremos y facturaremos completamente el pedido de venta. Observe
que los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar se rellenan
automáticamente con los valores que se conservan después de registrar el primer
envío. Esto elimina la entrada de datos que tendríamos que hacer.
13. Registre el pedido de ventas presionando F11.
14. Seleccione Enviar y facturar y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Ahora que ha enviado y facturado completamente el pedido, observará que ha
desaparecido y que está viendo un pedido de venta diferente. De nuevo, cuando
los pedidos y facturas se registran en Microsoft Navision, se convierten en
documentos registrados.
15. Cierre la ventana Pedido venta.
En el menú Ventas y Marketing, haga clic en HISTORIAL→HISTÓRICO FACTURAS.
Se abre la ventana Histórico facturas venta.
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Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Presione F5 para ver la Lista hist. facturas venta. Busque la factura de ventas
registradas que se corresponde con el pedido que ha registrado. Observe que toda
la información original para el pedido de ventas está aquí, donde puede revisarla.
Después, veremos otros lugares donde puede ver los resultados del registro de un
pedido de venta.
Cierre la ventana Lista hist. facturas venta.
Movimientos de clientes
Cuando se tiene acceso a movimientos de clientes desde una Ficha cliente,
Microsoft Navision filtra automáticamente los movimientos que tienen que ver
con dicho cliente. Ésta es una forma muy cómoda de ver todos los movimientos
relativos al cliente.
1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE
PEDIDOS→CLIENTES. Se abre la ventana Ficha cliente.
2. Busque la Ficha cliente correspondiente a Beef House Outlet y haga
clic en CLIENTE→MOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. clientes.
Observe que todo el importe de la factura aparece en los campos Importe inicial,
Importe e Importe pendiente. Una vez que todo el pago se haya registrado
y liquidado, el Importe pendiente será 0.
Desplácese a la derecha y haga clic en el campo Fecha vencimiento.
Al principio, parece que este campo no se puede modificar, pero, si presiona F2,
verá que sí puede cambiarlo. Microsoft Navision permite modificar las fechas de
vencimiento, fechas de descuento e importes de descuento. No cambie el campo
Fecha vencimiento.
3. Cierre las ventanas Movs. clientes y Ficha cliente.
SUGERENCIA: desde cualquier ficha de Microsoft Navision se pueden ver también los
movimientos asociados presionando CTRL + F5.
Movimientos de productos y movimientos de valores
Otra forma en que Microsoft Navision mantiene el seguimiento de la transacción
efectuada es mediante los movimientos de productos. Esta información se ve en
función de qué elementos se compraron y no en función del cliente que realizó
la compra.
1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO
Y PRECIOS→PRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto.
2. Presione F5 o haga clic en el botón Lista para mostrar la Lista de
productos. Busque Producto Pintura, amarilla, haga clic en la línea
y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
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109
Introducción a Microsoft Navision
3. Presione CTRL + F5 para abrir la ventana Movs. productos.
Ahora hay cuatro entradas en esta ventana: dos entradas de compra
y dos de venta (vea el campo Tipo movimiento). Observe que el
campo Cantidad pendiente correspondiente a las tres primeras
líneas es 0 mientras que el de la última línea es 100. Puesto que
enviamos y facturamos 100 unidades, sólo quedan 100 en stock.
También puede que observe que los campos Importe ventas (Real)
están rellenos con el valor de ventas correspondiente a los
movimientos de ventas.
4. Haga clic en el primer movimiento de ventas y en
MOVIMIENTO→MOVS. VALOR. Se abre la ventana Movimientos valor:
Hay dos líneas de Movimientos valor: una para el envío y otra para
la factura. Las dos líneas se pueden distinguir mirando los campos
Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. La línea Envío
tendrá un valor en el campo Cantidad mov. producto pero no en el
campo Cantidad facturada. En la línea Factura la información
aparecerá al contrario: el campo Cantidad facturada tendrá una
cantidad mientras que el valor del campo Cantidad mov.
producto será 0. Además, las líneas tendrán números de
documentos diferentes.
5. Vuelva de nuevo a la ventana Movs. productos.
6. Haga clic en el siguiente movimiento de ventas y en
MOVIMIENTO→MOVS. VALOR.
Esta ventana muestra una única línea, con cantidades en los campos
Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. Estos campos
están ambos rellenos porque usted registró el envío y factura
simultáneamente, con la opción de registro Envío y factura, durante
el registro final del pedido de venta. Aprenderá más acerca de los
movimientos de productos y de los movimientos de valores en
cursos posteriores.
7. Cierre las ventanas Movimientos valor, Movs. productos
y Ficha producto.
Página 110
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de venta
Escenario: en Cronus España S.A. es responsable de rellenar los nuevos pedidos.
Ha recibido otro pedido de Beef House Outlet correspondiente a 10 neumáticos
de bicicletas y ahora tiene que crear el pedido. Registre el pedido.
Cree un nuevo pedido de venta para Beef House Outlet y use los datos siguientes:
Fecha registro
31/01/2004
Tipo
Producto
Nº
1160
Cantidad
10
Precio venta
41
Cdad. a enviar
10
Cdad. a facturar
10
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Con la información proporcionada anteriormente, registre el pedido
de venta. Use la opción Enviar y facturar para registrarlo.
2. Busque los resultados de su transacción en Movs. productos
y Movimientos de la Ficha cliente.
¿Necesita ayuda?
•
Vaya a VENTAS Y MARKETING→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.
•
Para rellenar el campo Venta a-Nº cliente, busque el número de
cliente correspondiente a Beef House Outlet. Así conseguirá también
el resto de la información.
•
Rellene el campo Líns. venta con los datos anteriores.
•
Busque los movimientos de producto haciendo clic en INVENTARIO
Y PRECIOS→PRODUCTOS. Busque el producto denominado Neumático
y, en su Ficha producto, presione CTRL + F5 para ver los
movimientos.
•
En la Ficha cliente correspondiente a Beef House Outlet, presione
CTRL + F5 para ver los movimientos.
Page
111
Introducción a Microsoft Navision
Procesamiento de cobros
En esta sección, ejecutará el informe de antigüedad de cobros, registrará un cobro
y lo liquidará. No definiremos cada campo del formulario de solicitud de informe
ni de la ventana Cobros. Para obtener más información acerca de los demás
campos, use la ayuda con F1.
Ejecución del informe de antigüedad de cobros
Escenario 4: como contable de Cronus España, es responsable de ejecutar el
informe de antigüedad de cobros con el fin de realizar llamadas para cobrar las
cuentas de clientes que han vencido. Ejecute el informe correspondiente a Beef
House Outlet que venció el 31/01/2004.
1. En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→INFORMES→
ANTIGÜEDAD COBROS. Se abre la ventana Antigüedad cobros.
2. En la pestaña Cliente, defina varios filtros para ordenar los datos
que desearía ver. En este escenario, únicamente deseamos ver la
información relativa al cliente que hemos creado. En la línea Nº,
busque en la lista cliente y encuentre el cliente Beef House Outlet.
3. Haga clic en la pestaña Opciones. Aquí puede definir otros
parámetros para determinar cómo le gustaría ver los datos.
4. En el campo Vencido desde, escriba S para indicar la fecha
de trabajo.
5. En el campo Antigüedad por, deje la selección Fecha vencimiento.
6. En el campo Longitud periodo, escriba 30D. Esto significa que el
informe se dividirá en periodos de 30 días. Todos los demás campos
se pueden dejar con su valor predeterminado.
7. Haga clic en Vista preliminar.
Página 112
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Tómese algunos minutos para probar opciones diferentes dentro de este informe
para el cliente.
Como ha visto, la integración total de la funcionalidad de cobros dentro de
Microsoft Navision facilita el acceso a los datos que se crearon como resultado
de nuestras transacciones. Después, registrará el cobro correspondiente
a este pedido.
Registro del cobro
Escenario 5: Beef House Outlet le ha enviado un cheque para pagar la pintura.
Como contable, su siguiente tarea es registrar la recepción del pago. El número
de cheque es 44695.
1. En este escenario, como Fecha trabajo debería
establecerse 15/02/04.
2. En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→
DIARIOS DE COBROS. Se abre la ventana Diario cobros.
3. Compruebe que en el campo Nombre sección aparece BANCO.
Si no es así, busque la ventana Secciones diario general
y selecciónela.
4. En el campo Fecha registro, escriba S para Fecha
de trabajo (15/2/04).
5. En el campo Tipo documento, elija Pago.
6. Haga clic en VER→MOSTRAR COLUMNA. Seleccione el campo
Nº documento externo.
7. En el campo Tipo mov., elija Cliente.
8. En la ventana Nº cuenta, busque la Lista de clientes y busque el
registro correspondiente a Beef House Outlet. Seleccione el registro
y haga clic en Aceptar.
9. En el campo Liq. por tipo documento, elija Factura.
Page
113
Introducción a Microsoft Navision
Ahora, elija qué factura liquidar con este pago.
10. En el campo Liq. por nº documento, busque la ventana
Movs. pendientes cliente.
Observe que sólo las facturas que aparecen cumplen los criterios que ha
establecido en la línea del diario. Microsoft Navision usa la información de
los campos Tipo mov., Nº cuenta y Liq. por tipo documento para filtrar la
información sólo de los registros pertinentes.
11. Seleccione la factura con un Importe pendiente de 418,10 y haga
clic en Aceptar.
Observe cómo se rellena automáticamente el campo Importe con el importe total
de la factura.
12. Presione F11 para registrar la línea del diario.
13. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar la línea
del diario. Haga clic en Sí.
Movimientos de clientes
Vaya a la Ficha cliente para ver los movimientos efectuados en el
último escenario.
NOTA: estos resultados se basan en la suposición de que ha creado el pedido de venta
en la actividad Demuestre sus habilidades.
1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE
PEDIDOS→CLIENTES. Se abre la ventana Ficha cliente.
2. Busque el cliente Beef House Outlet.
3. En la ficha General, observe que el valor del campo Saldo (DL) es
264,78. El campo Saldo (DL) muestra los importes en la divisa local.
Puesto que tenemos una factura pendiente, éste es el saldo en nuestra
divisa local. Veremos en un momento que la factura pendiente tiene
un importe de 410,00 (EUR). La divisa de Cronus España es (EUR).
4. En el campo Saldo, presione F6 para ir a Movs. clientes. Se abre la
ventana Movs. clientes.
Página 114
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
5. Hay tres entradas ahora: dos facturas y otra correspondiente al pago
recibido. El campo Tipo documento muestra el tipo de movimiento.
6. Desplácese a la derecha. Observe que el valor del campo Importe
pendiente es 0 y que la casilla de verificación Pendiente está vacía
para las líneas correspondientes al último escenario.
7. Con el indicador de registro en Línea pago (Tipo documento =
Pago), haga clic en MOVIMIENTO→LIQUIDADO POR MOVS.
Se abre la ventana Movs. clientes liquidados:
Esta ventana indica que el pago se ha aplicado a la factura. Si el
pago se hubiera aplicado a otros movimientos (facturas y/o abonos),
también se mostrarían en esta ventana.
8. Cierre las ventanas Movs. clientes liquidados, Movs. clientes
y Ficha cliente.
Page
115
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro
Escenario: en Cronus España S.A. es responsable de registrar los pagos
recibidos. Ha recibido otro pago de Beef House Outlet correspondiente al
saldo restante de una factura y ahora tiene que registrarlo.
Cree una nueva línea de diario de cobro para Beef House Outlet con los
datos siguientes:
Fecha registro
25/2/04
Tipo documento
Pago
Nº documento externo
44703
Tipo mov.
Cliente
Cliente
Beef House Outlet
Importe
410,00 (EUR)
Tipo contrapartida
Banco
Cta. contrapartida
BO-INV
Liq. por tipo documento
Factura
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
1. Con la información proporcionada anteriormente, registre el cobro.
El pago se aplica al saldo restante del pedido de venta
correspondiente a la pintura de color Amarillo girasol.
2. Registre la línea del diario.
¿Necesita ayuda?
Página 116
•
Vaya a GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→DIARIOS DE COBROS.
•
Para rellenar la línea del diario, busque el número de cliente
correspondiente a Beef House Outlet. Después, use la información
siguiente para rellenar el resto de la información.
•
Registre la línea del diario (recuerde, utilice F11).
Capítulo 4: Procesamiento de pedidos − Ventas y cobros
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido
en este capítulo:
1.
2.
3.
Page
117
Introducción a Microsoft Navision
Página 118
Capítulo 5: Finanzas e informes
CAPÍTULO 5: FINANZAS E INFORMES
•
Información general
•
Plan de cuentas
•
Informes estándar
•
Esquemas de cuentas
•
Vista de análisis
•
Análisis por dimensiones
•
Business Analytics
Información general
Este capítulo contiene una introducción a la funcionalidad de informes de
Microsoft® Business Solutions−Navision®.
Página 119
Introducción a Microsoft Navision
Informes
En esta sección, se proporciona información general de los informes financieros:
plan de cuentas, informes estándar, esquemas de cuentas, análisis por
dimensiones y Business Analytics. Para obtener información más detallada
acerca de las características de informes financieros del sistema, consulte el
material de formación de Gestión financiera II.
A medida que se registran los movimientos y se acumulan los importes en el
área de la aplicación Contabilidad, el reto consiste en examinar y gestionar toda
la información.
Existen varias formas de preparar análisis de cuentas contables (en función de los
movimientos contables registrados):
Página 120
•
Puede realizar cálculos sencillos en el plan de cuentas por medio de
filtros de campo y/o FlowFilters.
•
Puede utilizar los informes estándar del sistema.
•
Puede crear instrucciones y cálculos más complejos por medio de
esquemas de cuentas para transmitir la información.
•
También puede utilizar análisis por dimensiones en función de una
vista de análisis.
Capítulo 5: Finanzas e informes
Plan de cuentas
Si utiliza filtros de campo, filtros de tabla o FlowFilters, puede filtrar las cuentas
y los importes que se muestran en la ventana Plan de cuentas. Para filtrar las
cuentas que se muestran en esta ventana, pueden utilizarse filtros de campo y de
tabla en cualquier campo de la tabla Cuentas.
Los importes de cada cuenta se determinan mediante la suma de los movimientos
contables de la cuenta. Los importes calculados se muestran en los siguientes
campos de la ventana Plan de cuentas.
En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→PLAN DE CUENTAS.
Se abre la ventana Plan de cuentas:
Si aplica un FlowFilter, puede determinar los movimientos contables que se van
a sumar en las cuentas.
Para simplificar el proceso de aplicación de FlowFilters al plan de cuentas, están
disponibles algunas ventanas estándar de análisis. Todas estas ventanas de
análisis se pueden encontrar en el botón Saldo de la ventana Plan de cuentas.
Las ventanas son:
Nombre
Descripción
Saldo cuenta C/G
Esta ventana se usa para ver un resumen, por el
que puede desplazarse, de los saldos del debe
y el haber para diferentes periodos, para la
cuenta que seleccione en el plan de cuentas.
Saldo C/G
Esta ventana se usa para ver un resumen, por el
que puede desplazarse, de los saldos del debe
y el haber para todas las cuentas del plan de
cuentas del periodo que seleccione.
Página 121
Introducción a Microsoft Navision
Nombre
Descripción
Saldo C/G por dimensión
Esta ventana se usa para ver un resumen, por el que
puede desplazarse, de los saldos de todas las
cuentas del plan de cuentas. Mediante los campos
Muestra como líneas y Muestra como columnas,
puede definir cómo se presenta la lista de saldos en
la ventana matriz. Puede seleccionar entre:
Dimensiones globales, Empresa, Periodo o Cuenta.
Saldo cuenta/Presupuesto Esta ventana muestra un resumen de los saldos del
debe y el haber, y de los importes presupuestados
para diferentes periodos correspondientes a la
cuenta que seleccione en el plan de cuentas.
Saldo/Presupuesto
Para cada cuenta del plan de cuentas, esta ventana
muestra un resumen, por el que puede desplazarse,
de los saldos del debe y el haber, y de los importes
presupuestados para el periodo que seleccione.
Introducción al plan de
cuentas
Esta ventana se usa para mostrar el plan de cuentas
con diferentes grados de detalle. Puede hacer
clic en un triángulo en el campo Expandir
(o seleccionar una línea y presionar MAYÚS + CTRL
+ A) para expandir o contraer una sección del plan
de cuentas. Esto le permite elegir si desea ver
únicamente las cuentas de la cabecera y el pie de
página, o todas las cuentas entre medias también.
Informes estándar
El sistema contiene varios informes estándar impresos. Se encuentran en el
elemento de menú Informes de cada área de la aplicación. Entre los informes
estándar del área de la aplicación Contabilidad figuran:
•
Informes de balance de comprobación
•
Informes de conciliación de movimientos
•
Informes de dimensiones
•
Informes de consolidación
•
Esquemas de cuentas
•
Presupuestos
•
Informes de IVA
•
Informes Intrastat
Puede definir filtros u opciones para cada informe mediante el formulario de
solicitud del informe.
Página 122
Capítulo 5: Finanzas e informes
Una vez seleccionado un informe del menú de informes, se mostrará un
formulario de solicitud. El formulario de solicitud le permite introducir los
parámetros que desea que utilice el informe al ejecutarse. El informe de este
ejemplo se seleccionó porque contiene todos los parámetros que pueden aparecer
en un formulario de solicitud. Los formularios de solicitud sirven también para
configurar los parámetros de importaciones y procesos.
En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→INFORMES→
abre el formulario de solicitud
de informe Presupuesto.
RESULTADO FINANCIERO→PRESUPUESTO. Se
En Microsoft Navision se pueden ejecutar informes para muchos intervalos
distintos. Los filtros le permiten configurar las especificaciones del informe,
de modo que se imprima solamente la información necesaria. En el informe
Presupuesto, podría seleccionar una cuenta contable determinada o un intervalo
de cuentas, un intervalo de fechas o periodos de fechas de movimientos,
o valores de dimensiones. Existe una pestaña distinta para los filtros que se
pueden configurar para cada tabla utilizada durante el informe. La mayoría de
los informes de Microsoft Navision contienen también una pestaña Opciones
con opciones adicionales.
Esquemas de cuentas
Los esquemas de cuentas están indicados para realizar cálculos que no se pueden
llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Puede crear tantos esquemas
de cuentas como desee (cada uno debe tener un nombre único). Puede configurar
diversas plantillas de informe e imprimir los informes con las cifras actuales
siempre que lo necesite. Los esquemas de cuentas sirven para analizar cifras
de cuentas o para comparar movimientos de contabilidad con movimientos de
presupuesto. Por ejemplo, se pueden ver los movimientos de contabilidad como
porcentajes de los movimientos de presupuesto.
Los esquemas de cuentas pueden utilizarse para crear informes de gestión
y financieros personalizados sencillos y complejos. Utilizando las capacidades
analíticas de las características de dimensiones de la empresa, puede analizar las
cuentas contables detalladamente.
Página 123
Introducción a Microsoft Navision
También puede exportar los esquemas de cuentas a Microsoft® Excel®. Así se
permite a otros usuarios utilizar una copia de los datos sin que necesiten tener
acceso directo al sistema.
NOTA: Microsoft Navision no incluye ningún informe financiero en el sistema y, por
lo tanto, deberá crearlos en los esquemas de cuentas. Sin embargo, la empresa de
demostración incluye algunos esquemas de cuentas de ejemplo, como el análisis de
′prueba de acidez′.
En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS
E INFORMES→ESQUEMAS DE CUENTAS. Se abre la ventana Esquema cuentas:
La ventana Esquema cuentas sirve para crear las líneas de informe en función de
la información contable. Además de definir las cuentas que desea incluir en el
informe, puede utilizar fórmulas para realizar cálculos basados en otras filas del
esquema de cuentas. Haga clic en ACCIONES→CONFIG. PLANTILLA COLUMNAS para
mostrar la ventana Plantilla columna. Aquí puede definir criterios relacionados
con el importe que se mostrará en cada columna. Puede tratarse del periodo
correspondiente al importe, si desea ver el saldo o saldo periodo, y si el importe
es real o presupuestado. De este modo, puede crear informes tales como:
•
Comparaciones mensuales y hasta la fecha de saldos reales con
saldos presupuestados para determinadas cuentas.
•
Comparaciones de saldos del año actual con saldos de años
anteriores para determinadas cuentas.
Si separa las plantillas de filas y de columnas, podrá crear fácilmente informes
distintos mediante la combinación de la misma plantilla de fila con varias
plantillas de columna. De este modo, en el caso de un esquema de cuentas de
regularización con dos plantillas de columna, una para departamentos y otra para
meses, puede imprimir el esquema y seleccionar si desea que se muestre por
departamentos o por meses. En lugar de tener que crear dos informes completos,
sólo necesitará crear una plantilla de fila y dos plantillas distintas de columna.
Página 124
Capítulo 5: Finanzas e informes
En la ventana Esquema cuentas, haga clic en el campo Nombre. Se abre la
ventana Nombres esquemas de cuentas: La ventana Nombres esquemas de
cuentas sirve para configurar una plantilla de columna predeterminada para un
esquema de cuentas determinado, así como una vista de análisis. Una vista de
análisis permite filtrar el esquema de cuentas por dimensiones concretas. Si no
se elige una vista de análisis, el esquema de cuentas puede filtrarse por las
dimensiones globales. La vista de análisis se explica con más detalle en la
sección siguiente.
Si desea ver el esquema de cuentas sin imprimirlo, en la ventana Esquema
cuentas, haga clic en ESQ. CUE.→PANORAMA. Se abre la ventana
Panorama esq. cta.
El informe impreso tiene un límite de seis columnas visibles, mientras que en la
matriz Panorama esq. cta. puede ver tantas columnas como desee.
Vista de análisis
Tal y como se demostró en la sección anterior, las capacidades de análisis de la
ventana Esquema cuentas se basan principalmente en las cuentas contables y en
su estructura en el plan de cuentas.
La vista de análisis permite ver datos de la contabilidad con fines determinados
en función de los criterios especificados en la empresa. En las vistas de análisis,
los movimientos de contabilidad se agrupan por criterios tales como cuentas
contables, periodo y un máximo de cuatro dimensiones. En otras palabras, si un
movimiento de contabilidad se registró en una cuenta determinada con una de las
cuatro dimensiones seleccionada para una vista de análisis, se incluirá la
información del movimiento de contabilidad en la vista de análisis como un
movimiento de la vista de análisis. Puede ser muy específico acerca de la
información de dimensión que desea incluir en la vista de análisis si utiliza
Filtro vista análisis.
Página 125
Introducción a Microsoft Navision
La estructura de datos de la vista de análisis aparece representada en el
siguiente diagrama:
También puede incluir movimientos de presupuesto en la vista de análisis para
poder comparar las cifras reales con las previstas.
La vista de análisis puede actualizarse continuamente con nuevos movimientos
de contabilidad de las siguientes formas:
•
Mediante el botón Actualizar de una Ficha vista análisis específica
•
Mediante el proceso Actualiz. vistas análisis de Actividades
periódicas
•
Colocando una marca de verificación en el campo Actualizar al
registrar de la Ficha vista análisis. Observe que, si se realiza la
actualización automática de una vista de análisis cada vez que se
registra un movimiento de contabilidad, podrían producirse
problemas de rendimiento.
Los movimientos de presupuesto incluidos en una vista de análisis sólo se pueden
actualizar mediante los dos primeros métodos.
La vista de análisis puede presentarse en la ventana Análisis por dimensiones.
Observe que puede filtrar los importes, modificar su presentación y comparar
los importes reales con los presupuestados.
Página 126
Capítulo 5: Finanzas e informes
Análisis por dimensiones
En la ventana Análisis por dimensiones, puede analizar actividades con
información de dimensiones.
Seleccionando dimensiones en cada eje de la ventana matriz, puede analizar los
movimientos desde varias perspectivas. Puede filtrar los movimientos de la
ventana para crear una imagen muy concreta de las actividades de su empresa
y puede analizar los movimientos exactos que han contribuido a formar la vista
que está viendo.
Para ver un ejemplo de análisis de dimensión, en el menú Gestión financiera,
haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→ANÁLISIS POR DIMENSIONES.
Se abre la ventana Análisis por dimensiones:
Puede crear fácilmente una biblioteca de vistas para los informes que se utilizan
en la empresa y tratar y estudiar las vistas de análisis para investigar posibles
tendencias que puedan afectar a su forma de hacer negocios. No se pueden
imprimir vistas de análisis directamente desde la ventana Análisis por
dimensiones. No obstante, puede imprimir información de dimensiones
si combina movimientos de la vista de análisis con plantillas de columnas
de esquemas de cuentas en los informes Dimensiones – Total
y Dimensiones – Detalles.
Página 127
Introducción a Microsoft Navision
De igual forma que sucede con los esquemas de cuentas, también puede exportar
una vista de análisis a Excel. Las funciones gráficas de Excel también se pueden
utilizar para mostrar la vista de análisis de forma gráfica.
Microsoft Navision exporta la información a un archivo de texto, ábralo en Excel
y cree una tabla dinámica basándose en la información del archivo de texto.
El libro Excel
El libro en Excel contiene tres hojas:
•
Hoja de datos: esta hoja contiene los datos en los que se basa la
tabla dinámica. Incluye todos los movimientos de la vista de análisis
y movimientos de presupuesto de la vista de análisis que se han
utilizado para crear el análisis por dimensiones que ha exportado.
También incluye los números de las cuentas contables, los valores de
dimensiones y los periodos que no tienen movimientos registrados.
•
Hoja de información general: esta hoja contiene información de
las ventanas Ficha vista análisis y Análisis por dimensiones en el
momento que se realizó la exportación.
•
Hoja de tabla dinámica: esta hoja contiene la tabla dinámica que se
ha creado con la información de la hoja de datos.
Business Analytics
Business Analytics es una herramienta de análisis y apoyo para la toma de
decisiones que ofrece a los usuarios diferentes perspectivas de visibilidad
(de detallada a agregada) en diferentes aspectos de su negocio. Permite a los
usuarios obtener rápidamente la información que buscan con el grado de detalle
que deseen.
Business Analytics y Microsoft Navision
La herramienta básica Business Analytics de la solución Microsoft Navision
recopila los datos de varios dominios dentro de Microsoft Navision y los
organiza de forma jerárquica, y se presta a los usuarios para llevar a cabo análisis
a través de un cliente. El cliente elegido como solución básica es Excel, aunque
se debe tener en cuenta que hay disponibles diversos clientes. A través del
cliente, los usuarios pueden distribuir los datos o analizarlos con el grado de
detalle deseado para facilitar su análisis. Por ejemplo, pueden ver las ventas
totales de todos los productos y, a continuación, analizar las ventas de cada
familia de productos o de un producto detallado. Dado que la mayor parte de los
analistas usan Excel en la actualidad para realizar análisis de datos, Microsoft
Navision lo utiliza como cliente para la solución básica. Actúa como cliente
bidimensional para representar los datos, con capacidad no sólo para
representarlos sino también para que los usuarios puedan tratarlos utilizando
sus propias fórmulas.
Página 128
Capítulo 5: Finanzas e informes
Configurador de Business Analytics
La interfaz del configurador de Business Analytics le permite especificar las
diferentes medidas de datos que desea analizar y las jerarquías dimensionales
a través de las que desea analizar el valor de las medidas. Con la interfaz del
configurador, puede seleccionar las tablas en las que desee obtener los datos de
las dimensiones y las medidas. Para cada tabla, el sistema presenta una lista de
campos entre los que puede seleccionar medidas y dimensiones. Puede guardar
su trabajo en cualquier momento durante la selección. De forma similar, puede
abrir una definición de configuración existente y modificarla. Puede guardar la
definición de una configuración en un archivo XML.
Una vez que haya definido una configuración, puede ejecutar el configurador
para crear cubos. La utilidad de configuración invoca al motor de configuración.
El motor de configuración realiza varias actividades. Crea el esquema para la
base de datos de montaje, el subalmacén de datos (data mart) y los cubos OLAP.
Además, también configura paquetes DTS para la transferencia de medidas
y datos de dimensión al subalmacén de datos.
Cubos de Business Analytics
Los cubos son los objetos principales del procesamiento analítico en línea
(OLAP, Online Analytic Processing), una tecnología que permite un rápido
acceso a los datos del almacenamiento de datos. Un cubo es un conjunto de datos
que se suele construir a partir de un subconjunto de un almacenamiento de datos
y se organiza y resume en una estructura multidimensional definida por un
conjunto de dimensiones y medidas.
Se utiliza una aplicación cliente (como Microsoft Excel) para conectar con un
equipo Analysis Server y consultar los cubos del servidor. Un equipo Analysis
Server puede admitir muchos cubos diferentes, por ejemplo, uno para ventas, otro
para las existencias, otro para los clientes, etcétera.
Cada cubo tiene un esquema, que es el conjunto de tablas combinadas en el
almacenamiento de datos a partir de las que el cubo obtiene sus datos de origen.
La tabla central del esquema es la tabla de hechos, el origen de las medidas del
cubo. Las otras tablas son tablas de dimensión, los orígenes de las dimensiones
del cubo.
Un cubo se define mediante las medidas y las dimensiones que contiene. Por
ejemplo, un cubo para análisis de ventas incluye las medidas Item Sale Price
(precio de venta de producto) e Item Cost (coste del producto), y las dimensiones
Store Location (ubicación del almacén), Product Line (línea del producto)
y Fiscal Year (año fiscal). Este cubo permite dividir Item Sale Price e Item Cost
en varias categorías por Store Location, Product Line y Fiscal Year.
Página 129
Introducción a Microsoft Navision
Cada dimensión del cubo puede contener una jerarquía de niveles para
especificar el desglose en categorías disponible. Por ejemplo, la dimensión
Store Location incluye la jerarquía de niveles: Continent (continente), Country
(país), Region (región), State/Province (estado o provincia), City (localidad),
Store Number (número de almacén). Cada nivel de una dimensión tiene una
granularidad más fina que el elemento del que depende en la jerarquía.
Por ejemplo, los continentes contienen países y las regiones o provincias
contienen ciudades. De igual forma, la jerarquía de la dimensión Fiscal Year
incluye los niveles Year (año), Quarter (trimestre), Month (mes) y Day (día).
Los niveles de dimensión constituyen una eficaz herramienta de modelado de
datos porque permiten formular preguntas de forma resumida y a continuación
expandir una jerarquía de dimensiones que revele más detalles. Por ejemplo,
puede empezar por pedir que se vean los valores de Item Cost de los productos
durante los tres años fiscales anteriores. Puede apreciar que los valores del Item
Cost 1998 son mayores que los de otros años. Al expandir la dimensión Fiscal
Year al nivel Month, puede observar que los valores de Item Cost fueron
especialmente altos en los meses de enero y agosto. Puede analizar la dimensión
Store Location para ver si una región en particular contribuyó significativamente
a los valores de Item Cost altos o puede expandir la dimensión Product Line para
comprobar si los valores de Item Cost eran altos para un grupo de productos
o producto concreto.
Página 130
Capítulo 5: Finanzas e informes
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes
1. ¿De qué formas se pueden preparar análisis de cuentas contables?
2. ¿Dónde se encuentra Informes estándar en Microsoft Navision?
3. ¿Para qué sirven los esquemas de cuentas?
4. ¿Cómo se puede reproducir la información de dimensiones de Excel?
5. ¿Qué es Business Analytics? ¿Por qué podría usarlo una empresa?
Página 131
Introducción a Microsoft Navision
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido
en este capítulo:
1.
2.
3.
Página 132
Capítulo 6: Fabricación
CAPÍTULO 6: FABRICACIÓN
•
Información general
•
Productos y Ficha producto
•
Lista de materiales de producción
•
Rutas
•
Distribución de costes estándar
•
Planificación
•
Orden de producción
•
Diarios de consumo y de salida
Información general
La característica Fabricación de Microsoft® Business Solutions®Navision® es un
elemento clave que usan casi todas las organizaciones que utilizan el software
Microsoft Navision. La fabricación es el modo en que una empresa planea
y ejecuta después dicho plan para producir o adquirir productos o, en algunos
casos, recursos que constituyen el fundamento del negocio de dicha empresa.
Básicamente, una compañía creará o comprará los artículos que va a vender,
y usará Microsoft Navision para organizar, planear, guiar y realizar el
seguimiento de dichas actividades.
Esto implica la definición de un producto que se encuentra en los números
de producto, listas de material (la enumeración de todos los componentes,
comprados y fabricados, que se necesitan para formar un producto), así como las
rutas (pasos e instrucciones del proceso de fabricación). Una empresa establecerá
las materias primas o las existencias necesarias para crear los productos
terminados (lo que venden). Tienen que asignar costes a sus existencias para
poder determinar cómo asignar un precio a sus productos terminados de modo
que obtengan beneficios por su venta, y poder controlar el valor del resto de
sus existencias.
En función de la demanda de sus productos, una empresa usará el sistema para
planear el tipo y cantidad de existencias que se necesitará para satisfacer dicha
demanda. A continuación, lanzarán órdenes de producción de forma que las
instalaciones de fabricación produzcan los productos para venderlos.
Página 133
Introducción a Microsoft Navision
En este capítulo, nos centramos en los elementos principales de las
tareas siguientes:
•
Creación de productos y Ficha producto
•
Creación de una lista de materiales de producción
•
Creación de una ruta.
•
Distribución de costes estándar al número de producto principal.
•
Planificación de hojas y requisitos de material.
•
Creación de una orden de producción lanzada.
•
Consecución del material y registro del producto terminado con los
diarios de consumo y de salida.
•
Repaso de los resultados de la actividad de órdenes de producción.
En el manual Fabricación de Microsoft Business Solutions puede encontrar
información más detallada.
En primer lugar, creamos un producto rellenando la Ficha producto. Después,
creamos una lista de materiales de producción y una ruta para él. Después,
distribuimos los costes para determinar el coste del producto principal.
Después, observaremos un escenario en el que un pedido de venta desencadena la
demanda de un producto. Configuraremos la planificación apropiada y crearemos
una orden de producción para crear el producto. Finalmente, recopilaremos el
material y cargaremos la mano de obra a la orden de producción, y, por último,
terminaremos el pedido para que el producto esté en el inventario, listo para
ser enviado.
Página 134
Capítulo 6: Fabricación
Productos y Ficha producto
La Ficha producto (o número de pieza) es el armazón del sistema. Nosotros
compramos, creamos, almacenamos y vendemos productos. Las fichas producto
contienen los datos principales requeridos para comprar, almacenar, fabricar,
contabilizar, realizar el seguimiento, vender y enviar productos.
En el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO DE PRODUCTOS→PRODUCTOS.
Se abre la ventana Ficha producto.
La Ficha producto tiene ocho pestañas que se usan para describir varios atributos
del producto o número de pieza. Las pestañas tienen las etiquetas siguientes:
General, Facturación, Reposición, Planificación, Internacional, Seguim. prod.,
Portal de negocio y Almacén.
En esta sección creamos un nuevo producto. No vamos a definir ni a usar todos
los campos de la Ficha producto, sino sólo los necesarios para procesar los
escenarios y los ejercicios incluidos en este capítulo.
NOTA: Siempre puede encontrar más información acerca de los campos en la Ayuda
(F1) o haciendo clic en el botón ¿Qué es esto? y, después, haciendo clic en el campo
en cuestión.
Pestaña General
1. Presione F3 para introducir una nueva Ficha producto.
2. En el campo Nº, escriba 100-500.
3. En el campo Descripción, escriba Producto completamente nuevo.
4. En el campo Unidad medida base, haga clic en el AssistButton para
tener acceso a la ventana Unidades medida producto. En el campo
Código, haga clic en el AssistButton y seleccione UDS. Haga clic
en Aceptar en ambas ventanas para volver a la Ficha producto.
Página 135
Introducción a Microsoft Navision
5. En el campo Cód. categoría producto, haga clic en el AssistButton
y seleccione VARIOS. Puede especificar un grupo de productos desde
el que se crearán los valores predeterminados asignados para el
producto, incluidos grupos contables (consulte los campos Grupo
contable a continuación).
En la pestaña General, los únicos campos que tiene que rellenar son el número
de producto, la descripción y la unidad de medida. Si utiliza el código de
categoría de producto, en las pantallas siguientes aparecerán valores
predeterminados que facilitarán este proceso.
La mayor parte de los campos del lateral derecho de la pestaña permiten la
búsqueda de información detallada acerca del nivel de existencias del producto
y de su situación de suministro y demanda actual.
Haga clic en la pestaña Facturación.
Pestaña Facturación
1. En el campo Valoración existencias, debe seleccionar el método de
valoración de existencias que determinará cómo calcula el sistema el
coste unitario del producto y del coste de los productos de salida. Para
la fabricación de productos suele utilizarse el método Estándar. Este
método se seleccionó de forma predeterminada al seleccionar VARIOS
como Cód. categoría producto.
2. El sistema rellena el campo Coste promedio (DL).
3. Puesto que hemos elegido el método de valoración de existencias
estándar, debemos rellenar el campo Coste estándar con un valor
apropiado para el coste de una unidad del producto. Especifique 25,50
y presione ENTRAR. Aparecerá un mensaje de advertencia para
preguntar si desea cambiar el coste estándar. Haga clic en el botón Sí.
4. El campo Coste unitario inicializa las líneas del pedido y las líneas del
diario a medida que se crean. Para los productos en los que se usa el
método de valoración de coste estándar, este campo contiene este tipo
de método.
En el caso de otros métodos distintos al estándar, el campo Coste
unitario se debe rellenar con un valor apropiado. Cuando se ejecuta el
proceso Valorar stock: movs. producto, el sistema actualiza el campo de
modo que contenga el promedio de coste unitario ajustado más reciente.
5. En el campo Precio venta, escriba 80,00. Éste es el precio de venta de
una unidad del producto.
6. El sistema actualiza el campo Último coste directo siempre que se
factura una compra.
Página 136
Capítulo 6: Fabricación
7. Los campos Grupo contable se deben rellenar para poder registrar
las transacciones relacionadas con el producto. Estos tres campos
se rellenan de forma predeterminada al seleccionar Cód.
categoría producto.
Observe que los grupos contables constituyen un elemento central del
proceso contable dentro de Microsoft Navision.
Haga clic en la pestaña Reposición.
Ficha Reposición
1. En el campo Sistema reposición, haga clic en el AssistButton
y seleccione Orden producción. Indique aquí si la forma estándar
de suministrar el producto es comprarlo (Compra) o producirlo
(Orden producción).
2. En el campo Política fabricación, deje Fab-contra-stock.
3. En el campo Nº ruta, puede hacer clic en el AssistButton y seleccione
una ruta para determinar el proceso de fabricación del producto.
Para que se pueda usar una ruta, debe configurarse y certificarse una
concreta en una Ficha producto. Por ahora, deje este campo en blanco.
4. En el campo Nº L.M. producción, haga clic en el AssistButton
y seleccione una lista de materiales de producción que indique la
estructura del producto. Para que se pueda usar una lista de materiales
de producción, debe configurarse y certificarse una concreta en una
Ficha producto. Por ahora, deje este campo en blanco.
5. En el campo Método de baja, seleccione Manual. Indique aquí si el
consumo de este producto en producción se debe calcular y registrar
manualmente con Manual o de forma automática con alguno de los dos
métodos siguientes: Adelante, para hacer que el sistema calcule
y registre el consumo automáticamente cuando se lance la orden de
producción, o Atrás, para hacer que el sistema calcule y registre
automáticamente el consumo cuando se completa la orden de
producción lanzada. Para ver todos los métodos de baja disponibles y su
definición, haga clic en el botón Ayuda y, después, en el campo, en
Método de baja.
Haga clic en la pestaña Planificación.
Pestaña Planificación
1. En el campo Política reaprov., seleccione Lote a lote. Ésta es la
solución común en un entorno de planificación de requisitos de material
(MRP, Material Requirements Planning). Las otras opciones son más
adecuadas con otras técnicas de planificación y gestión del inventario.
2. En el cuadro Incluir existencias, haga clic en la casilla de verificación.
De este modo, durante el proceso de planificación se tienen que
considerar las existencias disponibles de este producto.
Página 137
Introducción a Microsoft Navision
Las cuatro pestañas siguientes de la Ficha producto son Internacional, Seguim.
prod., Portal de negocio y Almacén. Cada pestaña define mejor el producto con
estos fines concretos.
La configuración de la Ficha producto está completa. Ahora, tenemos un nuevo
número de producto que se puede usar en todo el sistema.
Lista de materiales de producción
El proceso de producción podría verse como una receta para las empresas de
fabricación: la lista de materiales de producción (BOM, Production Bill of
Material) es la lista de ingredientes y la ruta nos indica lo que hacer con ellos
para conseguir un producto terminado que se almacena y vende como inventario.
En otra parte del manual, vemos que las órdenes de producción mantienen una
lista de lo que pensamos hacer y nos determinan en qué trabajar a continuación.
Las funciones de planificación nos indican los productos que se deben crear
o comprar, y cuándo.
La lista de materiales de producción (L.M.) muestra los productos usados para
conformar el producto principal. El resultado final de una lista de materiales de
producción podría ser un producto semiterminado (usado en otro producto) o un
producto terminado (listo para vender). Es posible que un producto sea tanto un
producto semiterminado como terminado, por ejemplo, si en ocasiones se vende
como pieza de repuesto de otro producto. Los productos enumerados en la lista
de materiales de producción son componentes.
La lista de materiales de producción se utiliza cuando se crean órdenes de
producción y se emplea en la hoja de planificación para indicar lo que tiene que
fabricarse o comprarse.
La estructura de la lista define el número de niveles, es decir, cuántos niveles de
profundidad tiene el producto. Una lista de materiales de producción puede estar
compuesta de varios niveles, con un máximo de 50 niveles de profundidad.
Una vez que se certifica la orden de producción, los cambios en los componentes
suelen realizarse creando una nueva versión de la lista en lugar de cambiando la
lista de producción de materiales original.
En el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO DE PRODUCTOS→L.M PRODUCCIÓN.
Aparece la lista de materiales de producción:
Página 138
Capítulo 6: Fabricación
Cabecera de una lista de materiales de producción
1. En la cabecera, presione F3 para insertar una nueva lista de materiales
de producción.
2. En el campo Nº, escriba 100-500. Es el número de la lista de materiales
de producción (por ejemplo, el mismo que el producto principal).
3. En el campo Descripción, escriba Producto completamente
nuevo. Éste es el nombre de la lista (por ejemplo, el mismo que el
producto principal).
4. En el campo Cód. unidad medida, haga clic en el AssistButton
y seleccione UDS, que es el código de la unidad de medida del
producto principal.
5. El campo Estado debe tener ahora el valor Nueva o En desarrollo, para
modificar la lista, y Certificada, para habilitarla. Déjelo como Nueva
y haga clic en el campo Nº en las líneas.
Líneas de la lista de materiales de producción
1. Puede copiar las líneas de una lista de materiales de producción
existente haciendo clic en ACCIONES→COPIAR L.M. para seleccionar las
líneas existentes o puede especificar las líneas manualmente, como
vamos a hacer ahora.
2. En el campo Tipo, deje Producto como selección. Las líneas de la lista
de materiales pueden ser productos comprados, fabricados o productos
semiterminados.
3. En el campo Nº, haga clic en el AssistButton y seleccione cualquier
número de producto excepto 100-500. Este número de producto no debe
ser uno superior en la jerarquía de la propia estructura del producto.
4. En el campo Cantidad por, escriba 1. Esto indica cuántas unidades
del producto van en el producto principal (por ejemplo, 4 ruedas
para 1 automóvil).
Página 139
Introducción a Microsoft Navision
5. Presione la tecla FLECHA ABAJO para ir a la siguiente línea de producto.
6. Seleccione otro Nº de producto y escriba una Cantidad por para esta
línea. Repita esto dos o tres veces más. Ha creado una lista de materiales
para nuestro producto 100-500 compuesta de tres a cinco productos
componentes, incluso aunque no tenga sentido en este caso. Las líneas
correspondientes a los componentes sólo requieren un número de
producto y una cantidad.
7. En el campo Estado de la cabecera, seleccione Certificada.
8. Cierre la ventana L.M. producción.
NOTA: recuerde volver a la Ficha producto del número de pieza principal y especificar
este número de lista de materiales de producción en la pestaña Reposición, campo
Nº L.M. producción. Debe hacerlo para que el sistema utilice los números de lista de
producción correctos para todos los despliegues de listas (el proceso de determinar las
identidades de los componentes, cantidades por montaje y otros datos de relaciones entre
productos principales y componentes para un producto principal). Haga esto después de
desarrollar la ruta.
También tiene que volver a calcular el coste estándar del producto (todos los niveles).
Aprenderá a hacer esto después de desarrollar la ruta.
Característica Puntos-de-uso
La característica Puntos-de-uso muestra dónde se utilizan las listas de materiales
de producción en toda la estructura del producto. Hay una característica similar
disponible para las rutas. Las características individuales o multinivel son
herramientas útiles para el mantenimiento o la solución de problemas. Cuando se
ve una estructura multinivel, la sangría del campo de descripción indica el nivel
dentro de la estructura de la lista de materiales de producción, de forma similar
a una lista con sangría. La cantidad necesaria incluye un porcentaje de rechazo de
la línea de la lista.
Como ejemplo, en, en el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO DE PRODUCTOS→
abre la ventana Ficha producto.
PRODUCTOS. Se
1. Use el botón Lista, o F5, para buscar el producto 1120.
2. En la lista, mantenga seleccionado el producto 1120 y haga clic en
PRODUCTO→FABRICACIÓN→PUNTOS-DE-USO. Se abre la ventana Puntosde-uso L.M. producción
3. Tome nota de los resultados de la ventana.
4. En el campo Niveles, seleccione Múltiple y vea los resultados.
De nuevo, la ventana Puntos-de-uso L.M. producción muestra las listas
de materiales de producción en los que se usa este producto como parte
del componente.
5. Cierre las ventanas Puntos-de-uso L.M. producción, Lista
y Ficha producto.
Página 140
Capítulo 6: Fabricación
Rutas
Una ruta especifica la secuencia de operaciones para fabricar un producto.
Las operaciones se pueden realizar en un centro de trabajo o en un centro de
máquina. Los centros de trabajo y los centros de máquina se conocen como
capacidades o instalaciones. Las empresas fabricantes utilizan rutas para
gestionar y mostrar el proceso de producción. Las rutas son la base de los
documentos de fabricación y de la planificación del proceso y de la capacidad.
Las rutas se asignan entonces a la Ficha producto del mismo modo que las listas
de materiales de producción.
Los centros de trabajo y los centros de máquina son esenciales para establecer
rutas. Son los lugares donde se realiza el trabajo y tienen su propio conjunto de
factores de configuración que describen las capacidades, número de recursos,
duración de los turnos, etcétera. Esta información se usa en la programación de
las órdenes de producción y en la planificación de la capacidad.
Cabecera de ruta
En el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO DE PRODUCTOS→RUTAS. Se abre la
ventana Ruta:
Para crear una ruta, tiene que definir la cabecera de ruta. Esta información de
cabecera es aplicable para toda la ruta. En las líneas de detalles de la ruta, se
introducen los datos del centro de máquina específico y el centro de trabajo que
procesa el producto en esa operación. Debe definir un número (código) y un tipo.
1. En la cabecera, presione F3 para introducir una nueva ruta.
2. En el campo Nº, escribe 100-500. Éste es el número de la ruta (por
ejemplo, de acuerdo con el proceso o el producto principal).
3. En el campo Descripción, escriba Producto completamente nuevo.
Éste es el nombre de la ruta (por ejemplo, a continuación del proceso
o del producto principal).
Página 141
Introducción a Microsoft Navision
4. En el campo Tipo, seleccione En serie.
5. El campo Estado debe ser Nueva o En desarrollo, para modificar la
ruta, y Certificada, para habilitarla. Deje Nueva en este campo.
Líneas de ruta
Las líneas de ruta le permiten mostrar las operaciones necesarias definidas por el
usuario. En nuestro ejemplo de la receta, ésta es el área donde enumeramos los
pasos que la componen. Si a continuación se menciona un campo que no ve,
recuerde usar VER→MOSTRAR COLUMNA para agregar el campo.
1. En el campo Nº operación, escriba 10. Éste es el número de la primera
operación. Si especifica 10, cada nuevo número de operación se
incrementará en 10.
2. En el campo Tipo, seleccione Centro trabajo. Esto determina el tipo de
recurso que se usa.
3. En el campo Nº, haga clic en el AssistButton y seleccione alguno
de los centros de trabajo enumerados. Esto indica qué centro de
trabajo se usará.
4. En los campos Tiempo preparación y Tiempo ejecución, especifique
los tiempos de proceso necesarios para realizar la operación. En nuestro
ejemplo, se especifican en minutos. Especifique cifras razonables, por
ejemplo 10 minutos, para Tiempo preparación y 5 minutos por pieza
para Tiempo ejecución. Observe que el Tiempo preparación se calcula
por cada orden de producción, el tiempo de ejecución se calcula por
cada producto producido.
5. Use la tecla Flecha abajo para continuar en el siguiente paso de la
operación abierta y continuar rellenando líneas para todas las
operaciones implicadas en la producción del producto en cuestión.
Introduzca las siguientes líneas adicionales:
Campo
Línea 2
Línea 3
Línea 4
Nº operación
20
30
40
Tipo
Centro trabajo
Centro trabajo
Centro trabajo
Nº centro
trabajo
Elija cualquiera
Elija cualquiera
Elija cualquiera
Tiempo
preparación
5 minutos
10 minutos
7 minutos
Tiempo
ejecución
4 minutos
5 minutos
6 minutos
Los pasos sucesivos pueden tener lugar en el mismo centro de trabajo.
Esto no es inusual.
6. Certifique la ruta. Haga clic en el campo Estado en la cabecera
y seleccione Certificada.
Página 142
Capítulo 6: Fabricación
Se ha creado una nueva ruta. Cierre la ventana Ruta.
A continuación, DEBE indicar al sistema dónde hemos creado una lista de
materiales de producción específica y un número de ruta concreta para el
producto 100-500. En el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO
PRODUCTOS→PRODUCTOS.
1. Busque el producto 100-500 y haga clic en la pestaña Reposición.
2. En el campo Nº ruta, escriba 100-500.
3. En el campo Nº L.M. producción, escriba 100-500.
Cálculo del coste estándar
Ésta es una buena oportunidad para hacer que el sistema calcule el coste estándar
del número de producto recién creado. Recuerde que debemos tener los campos
Nº L.M. producción y Nº ruta identificados para este producto en la pestaña
Reposición de la Ficha producto.
En el menú Fabricación, haga clic en DISEÑO DE PRODUCTOS→PRODUCTOS.
Se abre la ventana Ficha producto.
1. Busque el producto 100-500 y haga clic en la pestaña Facturación.
2. Tome nota de los valores actuales en los campos Coste estándar
y Coste unitario.
3. Haga clic en PRODUCTO→FABRICACIÓN→CALCULAR COSTE ESTÁNDAR.
4. Seleccione Todos los niveles y haga clic en Aceptar.
5. Observe el cambio en los campos Coste estándar y Coste unitario.
El proceso ha tomado el coste de los productos componentes o materiales
encontrados en la lista de materiales de producción correspondiente a nuestro
producto, más el coste de la mano de obra según se define en los pasos de
funcionamiento de la ruta que creó y ha establecido un coste estándar para este
producto. Si el producto hubiera tenido un número de niveles de la lista y muchas
rutas para crear y ensamblar los productos de niveles inferiores, todos se habrían
calculado y sumado para proporcionar el coste estándar del producto de
nivel superior.
Página 143
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: creación de nuevos productos
para producir
Escenario: su compañía fabrica mesas de madera. Cree algunos nuevos
productos con la información siguiente:
Campo
Producto 1
Producto 2
Producto 3
Nº
TYS001
TYS002
TYS003
Descripción
Mesa, Completa
Tablero
Pata de la
mesa
Unidad medida base
UDS
UDS
UDS
Cód. categoría producto
VARIOS
VARIOS
VARIOS
Valoración existencias
Estándar
Estándar
Estándar
Coste estándar
400,00
200
50
Precio venta
550,00
<En blanco>
<En blanco>
Sistema reposición
Ordenproducción
Compra
Compra
Política reaprov.
Lote a lote
Lote a lote
Lote a lote
Incluir existencias
Sí
Sí
Sí
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
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•
Cree los productos con la Ficha producto.
•
Configure apropiadamente los productos con reposición de compra
o producción.
Capítulo 6: Fabricación
Planificación y la orden de producción
Para producir productos en la organización, normalmente se emite o lanza una
orden de producción o de trabajo a la instalación de fabricación o montaje.
La orden de producción especifica el producto que se va a producir, cuántas
unidades se van a fabricar y una fecha en la que todas las piezas deberían estar
completadas. La orden de producción también especifica qué componentes
o materias primas se necesitan para fabricar el producto terminado. Esto
constituye la lista de materiales de producción. Y, por último, la orden de
producción incluye los pasos e instrucciones necesarias para fabricar o montar
el producto. Ésta es la ruta.
Se requiere una buena cantidad de planificación para determinar qué productos
fabricar y cuándo, e incluso más compleja es la planificación para asegurar que
todos los componentes o materias primas estarán disponibles cuando se necesiten
con el fin de poder satisfacer la programación de la fabricación del producto
terminado para cubrir los pedidos de venta, llenar los almacenes, etcétera.
Ahora, revisaremos un escenario en el que un pedido de venta es el origen de
la demanda de productos terminados de nuestra fábrica. Llevaremos a cabo el
proceso de planificación para identificar los requisitos, lanzaremos una orden
de producción para satisfacer la demanda del pedido de venta y procesaremos
esa orden de producción hasta que se complete. Éste es un ejemplo muy
simplificado, pero tenga en cuenta cómo funcionaría en una organización con
miles de números de piezas para los componentes, cientos de productos
terminados para vender y cientos de proveedores y clientes.
Escenario: configuración inicial
La configuración de la demanda del pedido de venta y de las existencias de
componentes debe completarse antes de comenzar los siguientes escenarios.
Vamos a usar algunos formularios clave del sistema para llevar a cabo estas
tareas, pero, por ahora, no entraremos en detalle acerca de sus propósitos
y funciones principales. Estos formularios y tareas se definen con más detalle
en el curso Fabricación.
Demanda del pedido de venta
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Establezca 01/01/01
como Fecha de trabajo. Haga clic en Aceptar.
2. En el menú Fabricación, haga clic en PLANIFICACIÓN→PEDIDOS VENTA.
Use el botón Lista o F5, o el botón Siguiente para buscar el número de
pedido de venta 109001.
3. En la línea vacía Ventas, haga clic en el campo Nº y escriba el número
de producto 1150, Buje delantero.
4. En el campo Cantidad, escriba 200. Avance con el tabulador una vez
más y aparecerá un cuadro de advertencia. Haga clic en Sí para omitirla.
5. En el producto de la primera línea, Producto 1000, cambie el Cód.
almacén por Verde y haga clic en Sí en el mensaje de advertencia.
Página 145
Introducción a Microsoft Navision
6. Haga clic en ACCIONES→LANZAR y cierre la ventana Pedido venta.
7. Se ha creado una demanda en el sistema para 200 de nuestros bujes
delanteros. Éste es el producto terminado en el que trabajaremos en
este ejercicio.
Existencias de los componentes
1. En el menú Almacén, haga clic en GRUPOS CONTABLES EXISTENCIAS→
DIARIOS DE PRODUCTOS. Se abre la ventana Diario productos.
2. Cree dos líneas con la información siguiente:
Campo
Línea 1
Línea 2
Nº producto
1151
1155
Cód. almacén
Verde
Cantidad
250
Verde
250
3. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR. Aparecerá un mensaje para
preguntarle si desea registrar las líneas del registro, haga clic en Sí y,
después, en Aceptar. Cierre la ventana Diario productos.
Hemos agregado las existencias de los productos componentes que se necesitan
para hacer que el buje delantero satisfaga el pedido de venta. Observe que
hemos usado el almacén Verde. La característica Almacén se encuentra en
todo Microsoft Navision y es la funcionalidad que permite utilizar varias
instalaciones, fábricas, oficinas, etcétera, todo dentro de la misma organización.
El proceso de planificación formal nos habría indicado que consiguiéramos los
componentes que hemos agregado.
Escenario 1: planificación
En el menú Fabricación, haga clic en PLANIFICACIÓN→HOJAS PLANIFICACIÓN.
Se abre la ventana Hoja planificación.
Ahora, vamos a hacer que el sistema realice sus rutinas de planificación para
identificar los productos que necesitamos comprar y los que tenemos que fabricar
para cumplir los compromisos de alguno o de ambos pedidos de ventas de los
clientes y de las previsiones de ventas que hemos desarrollado. Recuerde nuestro
buje delantero, con el número de producto 1150, que hemos agregado a un
pedido de venta.
1. Haga clic en ACCIONES→CALC. PLANIF. REGENERATIVA. (Regenerativa
significa que reharemos todo el plan, a diferencia de lo que sucede en
una actualización parcial).
Página 146
Capítulo 6: Fabricación
2. Rellene el formulario de solicitud como se indica a continuación:
Pestaña
Campo
Valor
Almacén
Verde
MPS
Sí (activado)
MRP
Sí (activado)
Fecha pedido
01/01/01
Fecha final
31/01/04
Seguimiento de pedidos
Respetar ficha
producto
Producto
Opciones
3. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso.
Hemos llevado a cabo la planificación de requisitos de material (MRP) para
nuestro almacén. Es decir, el formulario ha recopilado todos los orígenes de
demanda del producto que proceden de los pedidos de ventas y las previsiones.
Ha desplegado las listas de materiales para cada producto demandado con el fin
de determinar qué componentes se necesitan para crearlo. Ha comparado la
cantidad necesaria de todos estos componentes con respecto a las existencias
disponibles de los mismos y a los pedidos de compra y de trabajo pendientes para
suministrarlos. Finalmente, nos indicará qué productos están pendientes y nos
proporcionará recomendaciones para obtenerlos (comprarlos o fabricarlos).
Y lleva todo a cabo realizando un seguimiento de los requisitos o fechas
necesarias de cada producto según el plazo de entrega de esos productos o su
puesto en la estructura del producto o lista de materiales. El sistema está
intentando asegurar que tendrá los productos y la cantidad correctos disponibles
justo cuando se necesiten.
Página 147
Introducción a Microsoft Navision
La hoja de planificación nos da los resultados de nuestro plan. Desplácese
horizontal y verticalmente para hacerse una idea del tipo de información que
proporciona. Recuerde que, además de nuestro buje delantero, ese pedido de
venta también tenía una línea correspondiente a 25 bicicletas de nuestra fábrica
Verde. Está viendo los requisitos de muchos de los otros componentes de la
bicicleta. Pero nos centraremos en el producto 1150, el buje delantero.
Escenario 2: orden de producción
1. En la ventana Hoja planificación, haga clic en el campo Nº y busque
el producto nº 1150. Debería encontrar dos líneas de requisitos
correspondientes a 1150, uno de la orden para la bicicleta del que
forma parte y otro correspondiente a la orden para sí mismo. Haga
clic en alguno.
2. Haga clic en el icono Filtro de campo o use F7. El número de nuestro
producto 1150 aparecerá en la ventana Filtro de campo. Haga clic en
Aceptar. Filtra todos los requisitos excepto los de nuestro número de
producto. Los otros requisitos no se han eliminado, sino que se han
ocultado, y realmente el planeador volvería a hacerse cargo de esos
requisitos también.
3. Haga clic en ACCIONES→EJECUTAR MENSAJES ACCIÓN. En la pestaña
Opciones, para Orden producción, seleccione Planif. en firme. Éste es el
único campo del que necesitamos preocuparnos porque ahora sólo nos
estamos ocupando de las órdenes de producción para fabricar nuestro
producto. Ahora no vamos a comprar ningún producto con solicitudes
o pedidos de compra.
4. Haga clic en Aceptar y observe que nuestras dos líneas de requisitos
han sido eliminadas. Esto se debe a que hemos transformado
los requisitos del proceso de planificación o MRP, en órdenes
de producción.
5. Sólo usamos la hoja de planificación para calcular todos nuestros
requisitos. Podríamos haber usado el formulario Planificación de
pedidos, también en la carpeta Planificación, para determinar los
requisitos del pedido justo en el nivel superior. Ésta es una valiosa
herramienta en ciertos entornos empresariales. Cierre la Hoja
planificación y las ventanas de la carpeta Planificación.
6. En el menú Fabricación, haga clic en EJECUCIÓN→O.P. PLANIFICADAS
EN FIRME. Se abre la ventana Orden produc. planif. en firme. Busque
nuestras dos órdenes de producción para el producto 1150, buje
delantero. Observe que una determina una cantidad de 200 y otra una
cantidad de 25. Esto refleja las cantidades demandadas indicadas en los
pedidos de venta. En el paso anterior, la hoja de planificación o aquí,
el planificador podría elegir combinarlas en una sola orden si eso
constituyera la mejor decisión para producción. Seleccione la orden
correspondiente a 200 unidades.
Página 148
Capítulo 6: Fabricación
7. Ahora tenemos una orden de producción de planificación en firme para
200 de nuestros bujes delanteros 1150 con una fecha de vencimiento
que se adecue a nuestra demanda de pedidos de venta. Microsoft
Navision tiene varios tipos de órdenes de producción que se usan para
diversos fines. Para continuar, deseamos lanzar esta orden de
producción. Haga clic en ACCIONES→CAMBIAR ESTADO.
8. Asegúrese de que el botón Lanzada está seleccionado y haga clic en Sí.
El formulario devuelve un mensaje que nos indica que la orden ha sido
lanzada y nos proporciona su nuevo número de orden. Esta orden está
preparada ahora para continuar a través del proceso de fabricación
o de la fábrica. Haga clic en Aceptar y cierre la ventana Nº orden
planif. en firme.
9. En el menú Fabricación, haga clic en EJECUCIÓN→O.P.LANZADAS.
10. Busque nuestra orden de producción para el producto 1150,
buje delantero.
11. Haga clic en LÍNEA→COMPONENTES. En esta ventana vemos los
componentes, extraídos de la lista de materiales de producción asignada
para esta orden de producción. Puede que se pregunte por qué las
cantidades previstas son de 210 unidades y no de 200 para el producto
principal. Esto es resultado de algunos de los factores de configuración
de estos productos componentes, como el stock de seguridad, las
cantidades del pedido y los pedidos múltiples. Cierre la ventana.
12. Haga clic en LÍNEA→RUTA. En esta ventana, vemos los pasos de la
operación de la ruta para esta orden de producción. Tome nota de los
tiempos de ejecución que hemos calculado para los diversos pasos.
Cierre esta ventana.
13. Ahora, haga clic en ACCIONES→RESERVAR. En esta ventana podemos
vincular esta orden de producción al pedido de venta que es el origen
de su demanda original. En algunos entornos, ésta es una característica
práctica para realizar el seguimiento del progreso del trabajo que se está
realizando para hacer frente a pedidos de ventas específicos. Puede
resultar muy valiosa para los agentes del servicio de atención al cliente.
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Introducción a Microsoft Navision
14. Haga clic en ACCIONES→RESERVAR AUTO. Ahora, haga clic en
LÍNEA→MOVS. RESERVA. Observe que nuestra orden de producción está
ahora reservada para el pedido de venta original. Esto también se puede
ver cuando se revisa el pedido de venta. Cierre todas las ventanas,
incluida Orden producción lanzada.
Escenario 3: conseguir componentes o materias primas
1. En el menú Fabricación, haga clic en EJECUCIÓN→DIARIOS CONSUMO.
Se abre la ventana Diario consumo.
El diario de consumo es donde indica al sistema que ha obtenido los
componentes necesarios del inventario para fabricar los 200 bujes
delanteros exigidos en esta orden de producción lanzada. Ésta es
también la actividad que pasa los costes de los componentes del
inventario a la orden de producción. El material se consigue en el
inventario. Identifique los productos y cantidades que se van a conseguir
para esta orden. Microsoft Navision tiene varias opciones que le
permiten hacer que los componentes se sustituyan de las existencias
automáticamente cuando se aprecie que la actividad de producción
ha comenzado o cuando informe al sistema de que las piezas han
sido terminadas.
2. Haga clic en ACCIONES→CALCULAR CONSUMO. En la pestaña Orden
producción, escriba el número de pedido para 200 unidades del
producto Buje delantero. Haga clic en Aceptar.
3. El formulario se ha rellenado con los dos productos componentes
necesarios para fabricar los bujes delanteros (a partir de la lista de
materiales de producción) y se han especificado las cantidades correctas
en función de las 200 unidades del producto principal que se han
pedido. Ya está preparado para obtener estos productos del stock
y comenzar a trabajar.
Página 150
Capítulo 6: Fabricación
4. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR. Haga clic en Sí en la cuestión
relativa al registro y en Aceptar en el mensaje. Se han obtenido los
productos y sus costes forman en este momento parte de la orden de
producción. Ahora es el momento de ponerse manos a la obra
y completar las piezas. Cierre el formulario.
Escenario 4: registrar la mano de obra y los productos
terminados
Nuestra orden de producción ha llegado a la planta con los componentes
necesarios para combinarse. Nuestro personal está siguiendo los pasos de las
operaciones de la ruta y se están finalizando los productos terminados. A medida
que esto sucede, es conveniente informar al sistema de nuestro progreso y, al
mismo tiempo, hacer que recopile los costes de mano de obra de nuestro trabajo,
de modo que cuando el proyecto se complete, pueda determinar cuánto cuesta
realmente fabricar el producto.
1. En el menú Fabricación, haga clic en EJECUCIÓN→DIARIOS SALIDA.
Se abre la ventana Diario salida.
En este único formulario, indique el tiempo empleado en cada operación
y las piezas completadas. Lo mejor sería que informara de las piezas
completadas en cada operación, pero, en algunos casos, esto puede no
ser útil. Sin embargo, es la información de las piezas como última
operación la que indica al sistema que estas piezas se han terminado
y que ahora podrían utilizarse para satisfacer la demanda de los pedidos
de venta o de montajes de nivel superior.
2. Haga clic en el campo Nº orden producción. Escriba el número de
orden de producción. Puede usar el AssistButton de ese campo si ha
olvidado el número de orden.
3. Haga clic en ACCIONES→DESPLEGAR RUTA. El formulario se rellena con
los pasos de todas las operaciones que provenían de la ruta. Registre el
tiempo de trabajo y las piezas terminadas en estos pasos.
Página 151
Introducción a Microsoft Navision
4. Para simplificar el ejercicio, sólo crearemos un movimiento en este
formulario. En realidad, volvería a este formulario varias veces para
registrar y mantener actualizada una orden concreta. En la línea de
operación correspondiente a la operación 50, Montaje buje, vaya al
campo Tiempo ejecución y escriba 100 minutos. Vaya ahora al campo
Terminada y active ese cuadro para cada paso de la operación. Observe
que el campo Cantidad salida para cada operación se ha rellenado con
nuestras 200 piezas.
5. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR. Haga clic en Sí en la cuestión y en
Aceptar en el mensaje. Hemos indicado 100 minutos de tiempo de
trabajo y 200 piezas terminadas para esta orden de trabajo. Cierre la
ventana Diario salida.
Escenario 4: los resultados
1. En el menú Fabricación, haga clic en EJECUCIÓN→O.P.LANZADAS. Se abre
la ventana Orden producción lanzada.
2. Asegúrese de que está mirando la orden de producción correspondiente
a 200 unidades del producto 1150, buje delantero. Haga clic en el campo
Cód. procedencia mov. donde vea 1150 y haga clic en el AssistButton.
En la Lista de productos, haga clic en PRODUCTO→PRODS. POR ALMACÉN
al principio de la lista de opciones mostradas.
Observe que ahora tenemos 200 bujes en nuestro almacén Verde. Están
listos para enviarlos.
3. Vuelva a la orden de producción lanzada. Haga clic en
PEDIDO→MOVIMIENTOS→MOVS. PRODUCTO. Observe las tres
transacciones de material que se han completado. Obtenemos
o reducimos las existencias de los dos productos componentes
y las introducimos en el stock o aumentamos las existencias de
nuestro producto principal, el buje. Cierre esta ventana.
4. Haga clic en PEDIDO→ESTADÍSTICAS. Se abre la ventana Estadísticas
orden producción:
Aquí puede revisar toda la información de costes relativa a esta orden de
producción. Cuando haya tenido la oportunidad de mirar esta
información, puede cerrar esta ventana y la ventana Orden producción.
Página 152
Capítulo 6: Fabricación
Demuestre sus habilidades: lista de materiales
de producción
Escenario: ahora es el momento de crear una lista de materiales de producción
para la mesa de madera que fabrica su compañía. Recuerde que nuestra "Mesa,
Completa" es el producto terminado o el número de pieza principal. Excepto para
las piezas de reparación o de servicio, los pedidos de venta normalmente serán
para la Mesa, Completa.
Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes:
•
Cree una lista de materiales de producción para el producto Mesa,
Completa. Estará formado de dos productos componentes, el tablero
y las patas.
•
Asegúrese de que la lista de materiales refleja correctamente los
productos necesarios para conformar la mesa y de que todo está en
su lugar de modo que el sistema vea su nueva lista.
Página 153
Introducción a Microsoft Navision
Resumen rápido: qué hemos aprendido
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido
en este capítulo:
1.
2.
3.
Página 154
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
CAPÍTULO 7: OTRAS ÁREAS FUNCIONALES
•
Información general
•
Marketing
•
Planificación de recursos
•
Gestión de servicios
•
Recursos humanos
•
Business Notification
•
Portal de negocio
Información general
En esta sección, puede obtener información general de marketing, proyectos,
recursos, gestión de servicios, recursos humanos, Business Notification y Portal
de negocio. En cursos posteriores se incluirá información más detallada de estas
características del programa.
Página 155
Introducción a Microsoft Navision
Marketing
Marketing es una herramienta de ventas muy eficaz desarrollada para empresas
con grupos de trabajo de ventas y marketing. Esta herramienta también está
integrada con Microsoft® Outlook®.
El área de la aplicación Marketing da al usuario información completa y precisa
para mejorar la calidad de cada interacción empresarial con un contacto.
Gestión de contactos
Con Gestión de contactos puede mantener una visión general de sus contactos
y registrar la información de los contactos para todas las relaciones
empresariales. Para cada contacto se puede especificar las personas de contacto
individuales que tiene en la empresa de contacto. La comprobación de duplicados
le advierte automáticamente si especifica información de un contacto que ya
existe. Puede clasificar por categorías sus contactos basándose en sus propios
criterios de perfiles. Gestión de contactos le permite personalizar el acercamiento
a sus contactos.
Utilice la Ficha contacto para registrar la información sobre sus contactos.
Microsoft® Business Solutions–Navision® está integrado con Microsoft TAPI
(Interfaz de programación de aplicaciones de telefonía, Telephony Application
Programming Interface). Con dispositivos de comunicaciones compatibles con
TAPI, puede llamar a un contacto simplemente haciendo clic en un botón de la
pestaña Comunicación de la Ficha contacto (el pequeño icono con un teléfono al
lado del número de teléfono o móvil).
Los contactos se integran estrechamente con el área de la aplicación Ventas.
Por ejemplo, esto significa que puede emitir ofertas a posibles clientes o crear
documentos de venta para personas de contacto específicas. Para ver la Ficha
contacto, en el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→CONTACTOS.
Se abre la ventana Ficha contacto.
Página 156
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Búsqueda contacto
La característica Búsqueda cont. le permite encontrar un contacto en la base de
datos incluso si no puede recordar sus detalles exactos. Puede escribir mal una
cadena de búsqueda y encontrar el contacto que buscaba. Esta característica está
disponible no sólo en el menú Ventas y Marketing (en Marketing) sino también
en asistentes, la Lista contactos y la Ficha contacto.
Para limitar la búsqueda, puede buscar en diferentes campos (por ejemplo,
Nombre, Dirección, Nº teléfono y E-Mail) y tablas (Contacto, Movs. log
interacción, Tareas, Oportunidades, Lin. coment. gest. relaciones), o puede
buscar en todas las tablas.
Gestión de tareas
Con Gestión de tareas puede organizar sus tareas de campañas, marketing
y ventas. Puede crear listas de tareas usted mismo. Las listas de tareas se
vincularán a contactos o campañas. Puede asignar tareas, compuestas a su vez
de varias tareas, a otros usuarios o equipos de usuarios registrados en el sistema.
Las actividades pueden estar compuestas de varias tareas.
La ventana Nº de tareas le permite ver las tareas existentes de varias formas.
Por ejemplo, puede elegir ver el número de tareas o el número de contactos
implicados, agrupados por campaña, vendedor, equipo o contacto. Para ver la
ventana, en el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→TAREAS.
Clasificación de contactos
Clasificación de contactos clasifica sus clientes basándose en los criterios
especificados, por ejemplo, agrupar los contactos por sus ingresos. Esta
característica proporciona información crucial para la planificación de campañas,
para dirigirse a sus contactos de una forma más concreta y para reducir al
máximo sus mensajes de marketing y ventas.
Página 157
Introducción a Microsoft Navision
Se proporciona un sistema de clasificación de contactos para permitirle
configurar clasificaciones adaptadas específicamente que reflejan, por ejemplo,
la importancia o la lealtad de clientes, proveedores y socios. Puede hacer que las
clasificaciones se muestren en la Ficha contacto para obtener una referencia
rápida y actualizada.
Gestión de campañas
Gestión de campañas le permite organizar campañas basándose en segmentos
de mercado creados. Puede segmentar sus contactos basándose en criterios
específicos, como ventas, perfiles de contactos e interacciones.
Puede reutilizar segmentos existentes, para especificar si estos segmentos deben
actualizarse cada vez que se introduzca información nueva en el contacto
o ‘congelar’ el grupo para realizar actividades de seguimiento, como un
mailing directo.
Puede combinar correspondencia del segmento identificado con un documento de
Microsoft® Word o enviar cualquier otro tipo de archivo a todos los contactos del
segmento. Puede enviar copias del mismo documento a personas de distintos
países en su idioma.
La información sobre una campaña se especifica en la Ficha campaña. Para abrir
la ventana Ficha campaña, en el menú Ventas y Marketing, haga clic en
MARKETING→CAMPAÑAS.
Gestión de documentos y log de interacciones
Puede registrar las interacciones que tenga con sus contactos, como una llamada
de teléfono, una reunión o una carta. Si una interacción incluye un documento,
puede guardarlo con el contacto pertinente y Gestión de documentos le ayudará
a realizar un seguimiento del documento en cuestión.
Todos los documentos de Microsoft Navision que envíe a su contacto, como
pedidos de venta u ofertas, se pueden registrar y recuperar, y utilizarse
posteriormente. Obtenga un informe actualizado y exacto de todas sus
interacciones con el contacto.
Gestión de oportunidades
Con Gestión de oportunidades se puede realizar un seguimiento de las
oportunidades de ventas. Los vendedores tienen una visión general de lo que está
previsto y pueden realizar planes por anticipado según esto.
Gestión de oportunidades ayuda a dividir su proceso de ventas en varias etapas.
En la ventana Oportunidades puede ver las oportunidades existentes. La ventana
Oportunidades le permite ver las oportunidades existentes de varias formas. Por
ejemplo, puede elegir ver el Nº de oportunidades o su valor (calculado de varias
formas), agrupadas por campaña, vendedor o contacto.
Página 158
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
En el menú Ventas y Marketing, haga clic en VENTAS→OPORTUNIDADES. Se abre
la ventana Oportunidades:
Integración con cliente de Outlook
La mayoría de los usuarios de Ventas y Marketing fundamentan sus relaciones
con sus contactos utilizando herramientas de calendario y de gestión de tareas,
y mucha de la comunicación externa se realiza a través de Microsoft® Outlook®.
Por tanto, la integración entre Microsoft Navision y Outlook es vital para el
rendimiento del usuario de Gestión de relaciones.
Con la característica Integración con cliente de Outlook puede programar
reuniones en Outlook y ver las tareas en Microsoft Navision antes de la reunión
y, cuando haya tenido lugar, puede registrarla como interacción en la ventana
Movs. logs interacción. Las posibilidades de programación de Outlook le
permiten planear y ejecutar tareas que se le hayan asignado y, en Microsoft
Navision, puede crear actividades para clientes y personas de contacto.
Siempre que se introduzca información (por ejemplo, una tarea o un contacto)
en Microsoft Navision, ésta se actualiza automáticamente en Outlook. No es
necesario actualizar la misma información dos veces en dos aplicaciones
diferentes.
Registro de e-mail para Microsoft Exchange
Esta característica integra Microsoft Navision con el servicio de correo
electrónico Microsoft Outlook. Toda su correspondencia de correo electrónico,
tanto entrante como saliente, puede registrarse de forma automática o manual
en Microsoft Navision y, por tanto, se puede compartir con sus colegas para
garantizar que tienen acceso instantáneo a las comunicaciones más recientes
con los contactos comerciales.
Página 159
Introducción a Microsoft Navision
Esta solución está basada en el servidor y requiere Microsoft Exchange Server.
Hacer que la solución se base en el servidor garantiza que los mensajes de correo
electrónico se conservan en su entorno propio en vez de reducir el rendimiento
almacenándolos en un servidor de aplicaciones. Además, la integración con
Outlook le permite utilizar sus características integradas. Por ejemplo, puede
configurar reglas en Outlook que dirijan determinados tipos de mensajes de
correo electrónico a carpetas específicas para su posterior registro automático
en Microsoft Navision.
Planificación de recursos
La funcionalidad Proyectos y recursos de Microsoft Navision se incluye dentro
del área de la aplicación Planificación de recursos. En esta sección, cualquier
forma de tener acceso a la funcionalidad comenzará en el menú Planificación de
recursos, a menos que se indique otra cosa.
Proyectos
Utilice el área de la aplicación Proyectos para realizar una planificación detallada
y la gestión de costes de un proyecto a largo plazo o de la actividad de un
proyecto. También se puede utilizar para muchos tipos de servicios y tareas
de consultoría.
Una gestión de proyectos correcta requiere una visión general actualizada, una
planificación detallada y la capacidad de realizar análisis de seguimientos
utilizando datos objetivos.
Esta área de la aplicación contiene todas las características que se utilizan en
la gestión de tareas y proyectos de la empresa: por ejemplo, Ficha proyecto,
Presupuestos y Diarios de proyectos, así como también informes y registros
de movimientos relacionados con recursos.
Presupuestos de proyectos
Utilice la ventana Presupuesto proyecto para configurar un presupuesto de un
proyecto. Puede configurar un presupuesto para cada proyecto. El presupuesto
se utiliza para planear los recursos que se van a asignar a un proyecto.
El presupuesto puede ser muy general con pocos movimientos o puede tener
más movimientos que se dividan en niveles de actividad. En el menú
Planificación de recursos, haga clic en PROYECTOS→PRESUPUESTOS para
ver el presupuesto de un proyecto.
Página 160
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Diarios de proyectos
Puede utilizar los diarios de proyectos para:
•
Registrar todos los consumos de recursos, productos y recursos
contables del proyecto.
•
Liquidar movimientos de contabilidad y de productos.
•
Asignar movimientos a fases, subfases y tareas.
•
Reconciliar recursos.
En el menú Planificación de recursos, haga clic en
PROYECTOS→DIARIOS DE PROYECTOS para ver los diarios de proyectos.
Ventas de proyectos
La integración con el área de la aplicación Ventas y Marketing le permite realizar
ventas de proyectos. Todas las ventas de proyectos deben registrarse mediante
una factura de venta.
Recursos
En el área de la aplicación Recursos, se definen los recursos, que pueden ser
de personal o de maquinaria. Puede vincular recursos individuales a familias
de recursos.
Esta funcionalidad contiene todas las características que se utilizan en la gestión
de recursos de una empresa: recursos individuales, familias de recursos,
planificación de la capacidad, diarios de recursos, así como también informes
y registros de movimientos relacionados con recursos.
La funcionalidad Recursos es una eficaz herramienta que permite la gestión
óptima del personal y la maquinaria.
Página 161
Introducción a Microsoft Navision
Fichas de recursos
Puede configurar nuevos recursos en la Ficha recurso.
Para ver las fichas de recurso, en el menú Planificación de recursos, haga clic
en Recursos. Se abre la ventana Ficha recurso.
Familias de recursos
Puede trabajar con recursos como entidades individuales o como familias.
Es posible asignar cualquier número de recursos a una familia de recursos.
Capacidad de los recursos
Es posible que necesite aumentar la capacidad de los recursos (por ejemplo,
técnicos) con regularidad en un periodo.
La capacidad de un recurso indica la cantidad del recurso que está disponible en
un periodo determinado.
Puede asignar o modificar las capacidades de sus recursos individuales o familias
de recursos. Por ejemplo, es posible que desee especificar para los empleados las
horas disponibles. En el caso de la maquinaria, podría especificar la capacidad de
producción en un periodo. Es posible especificar la capacidad por día, semana,
mes, trimestre, año o periodo contable. Las capacidades de los recursos se
pueden registrar en la ventana Capacidad recurso. Para verlo, en el menú
Planificación de recursos, haga clic en Capacidad de los recursos.
Asignación de recursos a proyectos
Puede asignar la capacidad de un recurso o una familia de recursos a uno o varios
proyectos. Puede hacer esto desde el área de la aplicación Recursos o Proyectos.
Utilice la ventana Asign. recursos por proyecto para ver y cambiar las cantidades
de las unidades de medida de los recursos asignados a diversos proyectos en
distintos periodos. Para abrir la ventana, vaya a la ventana Capacidad recurso
y haga clic en PLANIFIC.→ASIGNACIÓN RECURSOS.
Página 162
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Disponibilidad de recursos
La ventana Disponibilidad recurso muestra un resumen, por el que se puede
desplazar, de las capacidades del recurso. La ventana se divide en líneas que
muestran la capacidad total, la cantidad asignada a proyectos en pedidos, la
capacidad asignada a proyectos en ofertas, la disponibilidad después de pedidos
y la capacidad neta después de todos los proyectos que se encuentran en pedidos
u ofertas. Para abrir la ventana desde la Ficha recurso, haga clic en
PLANIFIC.→DISPONIBILIDAD RECURSO.
Integración de recursos y proyectos
Las áreas de la aplicación Recursos y Proyectos están integradas, de modo que
puede asignar la capacidad de un recurso o de una familia de recursos a uno o
varios proyectos.
Diarios de recursos
La característica Diarios de recursos le permite realizar un seguimiento del uso
de los recursos y su rentabilidad.
Puede registrar el consumo y las ventas de sus recursos en el diario de recursos,
y generar estadísticas de esta información para la gestión interna. Para ver un
Diario recursos, haga clic en Diarios de recursos.
Estadísticas de recursos
En la ventana Estadísticas recurso puede ver todas las transacciones registradas
en los diarios de proyectos, los diarios de recursos o, con algunas limitaciones,
los documentos de ventas. Para abrir la ventana desde la Ficha recurso, haga clic
en RECURSO→ESTADÍSTICAS.
Gestión de servicios
Gestión de servicios permite proporcionar un mejor servicio al cliente. Le ayuda
a conseguir que sus clientes se sientan más satisfechos con su trabajo y a superar
sus expectativas. Puede:
•
Tener acceso rápida y fácilmente al historial de servicio del cliente.
•
Anticiparse a las necesidades del cliente.
•
Mantener registros en tiempo real, como la fecha, la hora y el técnico
asignado a los pedidos de cada cliente.
En esta sección, cualquier referencia al acceso a las áreas de funcionalidad
comenzará en el menú principal Servicio a menos que se indique otra cosa.
Gestión de pedidos de servicio
Puede registrar elementos posteriores a la venta, lo que incluye las solicitudes
de servicio, los servicios pendientes, los pedidos de servicio y las solicitudes
de reparación. Las solicitudes de servicio pueden iniciarse (por los clientes
o automáticamente), según las condiciones estipuladas en el contrato de servicio.
Página 163
Introducción a Microsoft Navision
Los datos esenciales de tratamiento de pedidos de servicio se pueden introducir
desde una centralita o un taller de reparaciones. Puede registrar los pedidos de
servicio ad hoc o sólo una vez. Es posible tener acceso a todo el historial de los
pedidos de servicio, ofertas de servicio y gestión de productos prestados a través
del Log pedido servicio. En la ventana Pedido servicio puede crear un pedido
de servicio.
Para abrir la ventana, en el menú Servicio, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS. Se abre la ventana Pedido servicio:
Gestión de precios de servicio
Disponer de una estrategia de precios de servicio bien planeada es uno de los
medios que utilizan las empresas para obtener información general y controlar
los costes relacionados con el suministro de servicios, y para aumentar, a la larga,
la rentabilidad de sus operaciones de servicio. La característica relacionada con
los precios de los servicios de Gestión de servicios otorga a las compañías
una herramienta efectiva para apoyar su estrategia de precios, ya sea
simple o compleja.
Página 164
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
La gestión de precios de servicio permite que la configuración de grupos
de precios de servicio tenga en cuenta el producto de servicio (o el grupo de
productos de servicio) y el tipo de defecto que implica la tarea de servicio.
Los grupos de precios de servicio pueden configurarse durante un periodo
limitado y/o para un cliente o divisa específica. Las estructuras del cálculo de
precios se pueden utilizar como plantillas para asignar un precio a una tarea de
servicio. Por ejemplo, esto permite asignar productos específicos incluidos en el
precio de servicio y el tipo de trabajo incluido. Para garantizar que se aplican
los precios adecuados, es posible asignar precios fijos, máximos o mínimos,
dependiendo de los acuerdos con los clientes. Las estadísticas de grupos de
precios de servicio le permiten realizar un seguimiento del rendimiento de cada
grupo de precios de servicio.
Gestión de productos de servicio
Con Gestión de productos de servicio puede crear una base de datos de todos
sus productos de servicio y sus piezas, incluida la información de contratos,
la gestión de componentes, la referencia a la lista de materiales y la información
de garantía.
Puede tener acceso al contrato de nivel de servicio, por ejemplo, para obtener
información sobre los tiempos de respuesta.
Puede registrar todos los productos y piezas de repuesto con números de serie así
como también cualquier equipo de sustitución que puedan utilizar los técnicos y,
a continuación, vincularlos al Log producto servicio. Puede realizar un
seguimiento de todas las piezas y equipos de repuesto. Puede tener acceso a los
indicadores empresariales principales de los productos de servicio en la
funcionalidad Análisis.
Haga un seguimiento de la información de los productos de servicio en la ficha
de producto de servicio.
Para abrir la ventana, en el menú Servicio, haga clic en PROCESAMIENTO DE
PEDIDOS→PRODUCTOS DE SERVICIO. Se abre la ventana Ficha producto servicio.
Gestión de contratos de servicio
Con los contratos de servicio puede configurar un contrato con el cliente en
relación con el nivel de servicio que se va a proporcionar. Puede tener acceso
a información del historial de los contratos, renovaciones y plantillas de contratos
en Administración de contratos.
Los contratos de servicio permiten registrar detalles de los niveles de servicio,
tiempos de respuesta y niveles de descuento así como el historial del servicio
de cada contrato, incluidos los productos y piezas de servicio y horas de
personal utilizados.
Página 165
Introducción a Microsoft Navision
Con Administración de contratos se puede habilitar una facturación, medidas
de rentabilidad de contratos y ofertas de contratos más flexibles. En la ventana
Contrato servicio puede configurar contratos de servicio.
Para abrir la ventana, en el menú Servicio, haga clic en ADMINISTRACIÓN DE
Se abre la ventana Contrato servicio.
CONTRATOS→CONTRATOS.
Planificación y distribución
Puede asignar personal a pedidos de trabajo con Planificación y distribución.
Esta característica también le permite registrar detalles como los estados de los
pedidos de trabajo. El personal de servicio y los técnicos especializados pueden
filtrarse según su disponibilidad y sus cualificaciones. Puede obtener información
general de la prioridad de las tareas de servicio, las cargas de servicio y la
asignación de las tareas.
Planificación de tareas
Con Planificación de tareas, puede automatizar las tareas orientadas al servicio,
por ejemplo, generar pedidos de servicio preventivos y renovaciones de contratos
de servicio, o facturar contratos de servicio. También puede configurar el
Planificador de tareas para realizar comprobaciones automáticas de si ciertos
procesos se tienen que realizar en una fecha específica.
En la ventana Config. planificador tarea puede configurar el planificador de
tareas. Para abrir la ventana, en el menú Administración, haga clic en
CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→PLANIFICADOR TAREA→CONFIG. PLANIFICADOR
TAREA. Se
abre la ventana Config. planificador tarea.
Recursos humanos
Recursos humanos es un área de la aplicación completamente integrada que le
permite registrar y actualizar información personal acerca de sus empleados de
una forma eficaz. Esta área de la aplicación contiene todas las características que
se utilizan en el departamento de recursos humanos de una empresa: fichas de
empleados, registro de ausencias e informes relacionados con los empleados.
Esto hace que la administración del personal sea más eficaz mediante el uso
óptimo de los datos de empleados.
En esta sección, cualquier ruta a las áreas funcionales comenzará en el menú
principal Recursos humanos, a menos que se indique otra cosa.
Página 166
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Empleados
Utilice la Ficha empleado para registrar toda la información del empleado.
Para ver la ventana, haga clic en Empleados:
Registro de ausencias
Los códigos de ausencia le ayudan a realizar un seguimiento de las ausencias
de los empleados y sus causas. Para abrir la ventana Registro ausencias, haga clic
en Registro ausencias.
Motivos de terminación
Utilice la ventana Motivo terminación para configurar los motivos por los que el
empleado desea abandonar la empresa. Para abrir la ventana, haga clic en
CONFIGURACIÓN→MOTIVOS PARA LA TERMINACIÓN.
Contratos laborales
Utilice los códigos de contratos laborales para configurar los tipos de contratos
que la empresa ha firmado con sus empleados. Para abrir la ventana Contratos
laborales, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONTRATOS LABORALES.
Cualificación
Introduzca códigos de cualificación para especificar las cualificaciones
de los empleados. Para abrir la ventana Cualificaciones, haga clic en
CONFIGURACIÓN→CUALIFICACIÓN.
Familiares
Introduzca códigos de familiares para registrar la relación exacta de los
familiares del empleado o contactos más próximos a cada empleado. Para
abrir la ventana Familiares empleado desde la ficha de empleado, haga clic
en EMPLEADO→FAMILIARES.
Página 167
Introducción a Microsoft Navision
Recursos diversos
Puede configurar códigos y descripciones de los beneficios laborales que reciben
sus empleados y los diferentes recursos de los que disponen pero que son
propiedad de la empresa. Para ello, utilice la ventana Información recs.
diversos. Para abrir la ventana desde la Ficha empleado, haga clic en
EMPLEADO→RECS. DIVERSOS INFO.
Información confidencial
Utilice los códigos de información confidencial para registrar aspectos
confidenciales de cada empleado, como el salario, los planes de opciones
de acciones, las pensiones, etcétera. Registre la información confidencial de
un empleado en la ventana Información confidencial.
Para abrir la ventana desde la Ficha empleado, haga clic en EMPLEADO→
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. Se abre la ventana Información confidencial:
Página 168
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Business Notification
La solución Business Notification se utiliza para generar y enviar notificaciones
que permiten informar a sus proveedores o colegas de otros departamentos sobre
ciertos eventos. Por ejemplo, puede enviar una notificación cuando haya
realizado un pedido y recibido alguno de los productos comprados, pero esté
esperando la entrega del resto del pedido. El envío de una notificación alertará
a su proveedor de que algunos de los artículos aún no han sido entregados.
Al habilitar esta característica en la ventana Configurar notificaciones, permite
al programa enviar seis notificaciones predefinidas.
Tipos de notificaciones
Hay dos soluciones para generar notificaciones: las basadas en el tiempo y las
basadas en los cambios de campos.
La solución Business Notification ofrece cinco notificaciones basadas en el
tiempo que alertan al destinatario de:
•
Las siguientes entregas
•
Los productos que no se recibieron después de la fecha de recepción
comprometida
•
Las confirmaciones de pedidos de compra que no se recibieron
•
Los órdenes de producción demoradas
•
El estado actual de las existencias.
Para ver la lista de notificaciones basadas en el tiempo disponibles, en el menú
Administración, abra la ventana Notificaciones, haga clic en CONFIGURACIÓN DE
LA APLICACIÓN→GENERAL→CONFIG. BUSINESS NOTIFICATION. Se abre la ventana
Configurar notificaciones.
Ahora, haga clic en CONFIGUR.→INFORMES DE NOTIFICACIÓN. Se abre la ventana
Informes de notificación:
Página 169
Introducción a Microsoft Navision
La sexta notificación, basada en los cambios de los campos, se usa para realizar
el seguimiento de los cambios del estado de la lista de materiales de producción.
Si ha activado la casilla de verificación Enviar notificaciones de la ventana
Configurar notificaciones, esta notificación se envía cada vez que el estado del
campo correspondiente cambia.
Periodo de registro
Puede definir durante cuánto tiempo desea almacenar las notificaciones enviadas.
Puede especificar este periodo en la ventana Configurar notificaciones y usarlo
como valor predeterminado para todas las notificaciones basadas en el tiempo
o puede asignar un periodo de registro a cada sección independiente.
Secciones
Las secciones se usan para administrar un conjunto específico de notificaciones.
Puede elegir enviar hasta cinco notificaciones predefinidas basadas en el tiempo
para una sección. Las notificaciones basadas en los cambios de los campos serán
enviadas automáticamente.
Envío de notificaciones
Para enviar líneas de notificación, primero debe recopilarlas. Entre las líneas
que recopile, puede haber algunas entradas de notificación que se enviaran
anteriormente. Si las líneas se han enviado antes, habrá una marca de verificación
en el campo Enviados para estas líneas y la hora más reciente en que se envió la
notificación se registrará en la ventana Líneas de notificación.
Página 170
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Portal de negocio
La funcionalidad Portal de negocio de Microsoft Navision se divide en dos:
Portal de negocio y Commerce Gateway.
Portal de negocio
Portal de negocio es una solución de comercio electrónico que ofrece la
posibilidad de establecer relaciones comerciales basadas en Web, autoservicio
y otras formas de colaboración entre una empresa y sus socios de la cadena
de suministro. Portal de negocio facilita a los socios (clientes, proveedores
o cualquier otro) trabajar directamente desde su portal Web en cualquier
momento y desde cualquier lugar. Pueden mantener y consultar datos y
documentos a través de las diversas funciones de Microsoft Navision
(dependiendo de su rol particular y los derechos de acceso que se les
haya definido).
Con Portal de negocio, conecta mediante Internet a sus clientes y proveedores
a su sistema de administración empresarial. Responde a las necesidades de sus
socios con acceso Web a información en tiempo real y a características de
autoservicio desde la solución Microsoft Navision. La información siempre está
actualizada y es precisa, y las características de autoservicio son las relacionadas
con las necesidades de negocio concretas del usuario.
Commerce Gateway
La funcionalidad Commerce Gateway permite configurar socios de BizTalk
desde Microsoft Navision. Una vez completada esta configuración, es posible
intercambiar documentos de BizTalk con sus socios de BizTalk.
Algunos de los documentos que puede enviar a sus socios de BizTalk son:
•
Pedidos de venta
•
Facturas de ventas
•
Abonos de venta
•
Pedidos de compra
Además de enviar los documentos mencionados anteriormente, también se
pueden recibir.
Página 171
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus conocimientos: otras áreas funcionales
1. ¿Cuál es la finalidad de Gestión de contactos?
2. ¿Cuál es la finalidad de la gestión de oportunidades?
3. ¿Cuántos recursos puede haber en una familia?
4. En Proyectos y recursos, ¿qué le permite registrar la utilización de
los recursos en los proyectos; aplicar movimientos a fases, subfases
y tareas; y aplicar los movimientos de proyecto y de producto?
5. ¿Qué área de gestión de servicios se usa para automatizar las tareas
orientadas al servicio?
6. Describa cómo se puede usar Gestión de contratos de servicio.
7. Portal de negocio se divide en dos componentes. ¿Cuáles son?
8. En Portal de negocio, ¿qué funcionalidad permite configurar socios
de BizTalk desde Microsoft Navision?
9. ¿Para qué se usa Business Notification?
10. Hay dos soluciones para generar Business Notifications.
¿Cuáles son?
11. Enumere las principales áreas funcionales de Recursos humanos.
Página 172
Capítulo 7: Otras áreas funcionales
Resumen rápido: lecciones aprendidas
Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido
en este capítulo:
1.
2.
3.
Página 173
Introducción a Microsoft Navision
Página 174
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
APÉNDICE A: SOLUCIONES DE LAS SECCIONES
DEMUESTRE SUS CONOCIMIENTOS
Y DEMUESTRE SUS HABILIDADES
Demuestre sus conocimientos: introducción (CH1)
1. ¿Cuántos Vendedores/Compradores hay en Microsoft Navision?
Ocho
2. ¿Quién es el contacto del cliente 49525252 − Beef House?
Frau Karin Fleischer
3. ¿Cuál es el saldo actual de la cuenta del cliente 49525252 − Beef
House? 5.941,36
4. ¿Cuántas facturas pendientes tiene el cliente 49525252 − Beef
House? Cuatro
5. ¿Cuántas cuentas bancarias hay configuradas en Cronus España
S.A.? Cinco
SUGERENCIA: en el menú Gestión financiera, haga clic en TESORERÍA→BANCOS
6. ¿Cuál es la cantidad física del número de producto 70000?
(Sugerencia: en el menú Almacén, haga clic en
PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN→PRODUCTOS) 4.202
7. ¿Cuál es el precio de venta del producto nº 70040? 108,20
8. ¿Cuál es el último coste directo del producto nº 70040? 55,10
9. Indique tres formas de insertar un cliente: Presionar F3, en la barra
de menús, hacer clic en EDICIÓN→INSERTAR NUEVO o, en la barra de
herramientas, hacer clic en el botón Insertar
10. ¿Qué sucede cuando escribe la letra "h" en un campo de fecha?
El campo se rellena con la fecha actual del sistema.
11. ¿Qué tecla de método abreviado se presiona para eliminar un nuevo
cliente? F4
12. ¿Qué sucede cuando escribe la letra "w" en un campo de fecha?
El campo se rellena con la Fecha de trabajo especificada.
13. ¿Cuáles son los tres tipos de dimensiones disponibles en
Microsoft Navision? Global, de acceso directo y presupuesto.
14. ¿Qué mostraría la siguiente expresión de filtro: 1200|1300?
Se mostrarían los registros con 1200 ó 1300. Si hay un registro
con cada número, se mostrarán ambos.
Página 175
Introducción a Microsoft Navision
15. ¿Qué mostraría la siguiente expresión de filtro: 1100..2100?
Se mostrarían los registros de 1100 a 2100.
16. ¿Qué tecla de método abreviado se presiona para buscar, analizar
y mostrar el menú Opciones? F6
17. ¿Cuáles son los tres tipos de filtros disponibles en Microsoft
Navision? Filtro de campo, Filtro de tabla y FlowFilter.
Demuestre sus conocimientos: tecnología (CH2)
1. Diga el nombre de los siete tipos de objetos en C/SIDE. Tables
(Tablas), Forms (Formularios), Reports (Informes), Dataports,
XMLports, Codeunits y MenuSuite
2. Diga el nombre de los cuatro tipos de tablas en C/SIDE. Normal
(Normal), System (Del sistema), Temporary (Temporal)
y Virtual (Virtual)
3. ¿Qué es codeunit? Es un tipo de objeto que contiene funciones
escritas en código C/AL.
4. Explique lo que es C/AL. C/AL es un lenguaje de programación
de cuarta generación (4GL) usado para crear funciones,
que controla cómo interactúan los objetos de base de datos
individuales e incluye funciones estándar para leer, escribir
y modificar datos de tablas.
5. ¿Cuáles son las funciones especiales de Microsoft Navision?
El acceso directo de una tabla a otra; la fácil introducción de
datos; información en múltiples dimensiones; cálculo automático
de importes y cantidades; información que se incluye en un
importe calculado; filtrado de información; ordenación con una
o varias claves; imágenes de productos o un logotipo de empresa
en la pantalla junto con la información asociada; y conexiones
a combinación de correo electrónico, aplicaciones de hoja de
cálculo y programas de presentación de gráficos.
6. ¿En qué servidores de base de datos se puede instalar Microsoft
Navision? Navision Database Server y Microsoft SQL Server
Option para Navision basados en Microsoft SQL Server.
7. Explique lo que es SIFT. SIFT (Sum-Indexed Flow Technology) es la
base de los FlowFields. Se trata de una característica de la base de
datos que permite realizar sumas calculadas muy rápidamente
mediante SumIndexes.
8. Defina o describa lo siguiente y sus interrelaciones: un registro, un
campo, una tabla, una empresa. Un campo (Field) es la estructura
lógica más pequeña utilizada en una base de datos C/SIDE.
Los campos (Fields) se agrupan en una estructura denominada
registro. Un registro es una estructura lógica reunida a partir
de un número arbitrario de campos. Los registros (Records)
se organizan en tablas (Tables).
Página 176
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
Una tabla (table) puede entenderse como una matriz de N filas
y M columnas. Cada fila N describe un registro (record) y cada
columna M describe un campo del mismo. Un ejemplo de una
tabla (table) es la tabla Cliente (Customer table), que contiene
un registro por cada cliente.
Cada empresa de la base de datos contiene un número
determinado de tablas (tables). Una empresa es la estructura
lógica más grande utilizada en una base de datos C/SIDE.
La empresa se puede considerar como una pequeña base de
datos; básicamente se utiliza para dividir y agrupar grandes
porciones de datos en una base de datos. Una empresa puede
tener tablas privadas y tablas compartidas con otras empresas.
9. Describa las características de Navision Application Server.
Navision Application Server es un servidor de nivel medio,
que ejecuta lógica empresarial sin intervención del usuario.
Con Navision Application Server, es posible comunicarse con
servicios externos. Actúa como un cliente frente a un servidor
de base de datos y puede actuar como un servidor para otros
servicios. Al iniciar Navision Application Server, abre una
base de datos predefinida y ejecuta código C/AL en una
codeunit predefinida.
10. Describa las características multilenguaje de Microsoft Navision.
Hablar el idioma de sus empleados: Microsoft Navision ayuda
a los empleados a ser más eficaces eliminando las barreras del
idioma. Hablar el idioma de sus clientes: con Microsoft Navision,
el servicio a sus clientes mejora puesto que puede hacer negocios
en el idioma que ellos prefieran.
Demuestre sus habilidades: creación de un producto
y proveedor (CH3)
Escenario: como agente de compras de Cronus España S.A., es responsable de
configurar nuevos productos y nuevos proveedores. Un cliente ha solicitado dos
productos y de uno de ellos no hay existencias en la compañía. Tiene que crear
un nuevo producto y un nuevo proveedor que lo suministre.
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Compras, haga clic en
INVENTARIO Y VALORACIÓN→ PRODUCTOS.
2. Presione F3 para introducir una nueva Ficha producto.
3. En el campo Nº, escriba 80301.
4. En el campo Descripción, escriba Mouse USB.
5. Haga clic en el AssistButton del campo Unidad medida base.
Página 177
Introducción a Microsoft Navision
6. En la ventana Unidades medida producto, escriba la
siguiente información:
Código
UDS
Cdad. por unidad medida
1
7. Haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en la pestaña Facturación.
9. Escriba la siguiente información:
Valoración existencias
FIFO
Coste unitario
11.50
Último coste directo
11.50
Cálculo precio/bfº bruto
Beneficio=Precio-Coste
Precio venta
14.375
Grupo contable producto
MERCADERÍA
Grupo registro IVA prod.
IVA16
Grupo contable existencias
MERCADERÍA
10. Todos los demás campos de esta pestaña pueden permanecer
como están.
11. Haga clic en la pestaña Reposición.
12. Escriba la siguiente información:
Sistema reposición
Compra
13. La configuración del producto está completa. Cierre la ventana
Ficha producto.
14. En el menú Compras, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.
15. Presione F3 para insertar un nuevo proveedor.
16. En el campo Nº, escriba 40101.
Página 178
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
17. Escriba la siguiente información:
Nombre
Muebles Lido.
Dirección
Calle de los artesanos 51
C.P.
20001
Población
San Sebastián
Nº teléfono
23159799
Contacto
Sr. Pedro Gutiérrez
18. Haga clic en la pestaña Facturación.
19. Escriba la siguiente información:
Grupo contable negocio
NACIONAL
Grupo registro IVA neg.
NACIONAL
Grupo contable proveedor
NAC
20. Haga clic en la pestaña Pagos.
21. Escriba la siguiente información:
Método liquidación
MANUAL
Cód. términos pago
1M(8D)
Cód. forma pago
CHEQUE
22. Haga clic en la pestaña Recepción.
23. Escriba la siguiente información:
Cód. almacén
AZUL
Cód. condiciones envío
CAF (coste, seguro y flete)
24. La configuración del proveedor está completa. Cierre la ventana
Ficha proveedor.
Página 179
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de
compra (CH3)
Escenario: como agente de compras de Cronus España, S.A., tiene que crear un
pedido de compra para adquirir dos productos.
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Compras, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ PEDIDOS.
2. En la cabecera, presione F3 para insertar un nuevo pedido y ENTRAR
para asignar un número de pedido de compra.
3. En el campo Compra a-Nº proveedor, escriba 40101
y presione ENTRAR.
4. Haga clic en las líneas.
5. En el campo Tipo, presione F6, seleccione Producto
y presione ENTRAR.
6. En el campo Nº, escriba 80216 y presione ENTRAR.
El campo Descripción se rellena automáticamente con el nombre
del producto (Cable Ethernet).
7. En el campo Cantidad, escriba 6.
8. Presione FLECHA ABAJO para ir a la línea siguiente e INICIO para ir al
comienzo de la línea.
El campo Tipo deberá contener Producto de forma automática. Si no
es así, seleccione Producto en el campo Tipo.
9. En el campo Nº, escriba 80301 y presione ENTRAR.
El campo Descripción se rellena automáticamente con el nombre del
producto (Mouse USB).
10. En el campo Cantidad, escriba 12.
11. Compruebe que el campo Coste unit. directo excl. IVA se rellena
en ambas líneas.
12. Cierre la ventana Pedido compra.
Página 180
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
Demuestre sus habilidades: recepción y facturación de un
pedido de compra (CH3)
Escenario: como agente de compras de Cronus España, S.A., es responsable
de comprar productos. Ha creado, impreso y enviado por correo electrónico
un pedido de compra al proveedor que le suministra. Ahora, los productos
relacionados en el pedido de compra han llegado al muelle del almacén. Puede
recibir y facturar totalmente este pedido.
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Compras, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ PEDIDOS.
2. Busque el pedido de compra creado en el escenario anterior.
3. En el campo Nº factura proveedor, escriba LHF-10021.
4. En las líneas compruebe que el valor de los campos Cdad. a. recibir
y Cdad. a facturar para el producto nº 80216 es igual a 6 y para el
producto nº 80301 es igual a 12.
5. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR.
6. Seleccione Recibir y facturar.
7. Aparecerá un mensaje para preguntar si desea registrar el pedido.
Haga clic en Sí.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Cierre la ventana Pedido compra.
Demuestre sus habilidades: registro de los gastos de
mantenimiento de automóviles (CH3)
Escenario: en Cronus España S.A., es el responsable de pagar las cuentas y de
registrar y pagar los gastos. Ha recibido una factura de Importaciones S.A. en
concepto de servicios normales de mantenimiento de automóviles. Tiene que
registrar este gasto para pagarlo.
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Compras, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→FACTURAS.
2. En la cabecera, presione F3 y, después, presione ENTRAR.
3. En el campo Compra a-Nº proveedor, escriba 44127914
y presione ENTRAR.
4. En el campo Fecha registro, escriba 14/01/04.
Página 181
Introducción a Microsoft Navision
5. En el campo Nº factura proveedor, escriba LP-45002.
6. Vaya a las líneas.
7. En el campo Tipo, presione F6, seleccione Cuenta
y presione ENTRAR.
8. En el campo Nº, escriba 8530 y presione ENTRAR.
El campo Descripción se rellenará con el nombre de la cuenta
(Reparaciones y mantenimiento).
9. En el campo Cantidad, escriba 1.
10. En el campo Coste unit. directo excl. IVA, escriba 132,94.
11. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR.
12. Aparecerá un mensaje en el que se pregunta si desea registrar el
pedido. Haga clic en Sí.
13. Haga clic en Aceptar.
14. Cierre la ventana Pedido compra.
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de
mantenimiento de automóviles (CH3)
Escenario: en Cronus España S.A., es el responsable de pagar las cuentas y tiene
que pagar los gastos. Ha registrado la factura de Mortimor Car Company en
concepto de servicios de mantenimiento de automóviles y ahora tiene que
pagarla. Imprimirá y registrará el cheque.
Procedimiento paso a paso
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 31/01/2004 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. En el menú Gestión financiera, haga clic en
PAGOS→DIARIOS DE PAGOS.
4. En el campo Nombre sección, si no aparece BANCO, presione F6,
seleccione BANCO y presione ENTRAR.
5. Haga clic en PAGOS→PROPONER PAGOS A PROVEEDORES.
6. En la pestaña Proveedor, en el campo Nº escriba 44127914.
7. Haga clic en Opciones.
8. En el campo Últ. fecha pago, escriba 31/01/2004.
9. En el campo Tipo contrapartida, haga clic en el AssistButton
y en Banco.
Página 182
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
10. En el campo Cta. contrapartida, haga clic en el AssistButton, haga
clic en BO-INV y haga clic en Aceptar.
11. En el campo Tipo pago por banco, haga clic en el AssistButton
y en Cheque automático.
12. Haga clic en Aceptar.
13. Haga clic en PAGOS→IMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana de
formulario de solicitud Cheque.
14. No cambie los filtros establecidos en la pestaña Lín. diario general.
15. Haga clic en Opciones.
16. En el campo Banco, haga clic en el AssistButton, haga clic en
BO-INV y haga clic en Aceptar.
17. Presione ENTRAR. El campo Últ. nº cheque se rellenará
automáticamente con el valor del mismo campo de la ficha Cuenta.
18. Active la casilla de verificación Un cheque por proveedor
y nº documento.
19. Haga clic en Imprimir.
20. En la ventana del cuadro de diálogo Cheque: Imprimir, active la
casilla de verificación Imprimir a un archivo.
21. En la ventana Imprimir a un archivo, escriba Cheque de prueba
y haga clic en Aceptar.
Ahora aparece una segunda línea en el diario de pagos. Ésta es la
línea de saldo del banco.
22. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11).
23. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las líneas
del diario. Haga clic en Sí.
24. Haga clic en Aceptar o presione ENTRAR.
25. Cierre la ventana Diario pagos.
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de
mantenimiento de automóviles (CH3)
Escenario: en Cronus España, S.A., es director de contabilidad y es responsable
de realizar los ajustes contables. La factura de Mortimor Car Company tenía un
cargo por combustible y tiene que redistribuirlo de la forma siguiente:
•
Reparaciones y mantenimiento (8530) = 115,00
•
Combustible (8510) = 17,94
Página 183
Introducción a Microsoft Navision
Procedimiento paso a paso
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 31/01/2004 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. En el menú Gestión financiera, haga clic en
CONTABILIDAD→DIARIOS GENERALES.
4. En el campo Nombre sección, presione F6 para abrir la ventana
Secciones diario general.
5. Elija GENERAL y presione ENTRAR dos veces.
6. Deje vacío el campo Tipo documento.
7. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Cuenta.
8. En el campo Nº cuenta, presione F6 y busque el número de cuenta
contable para Reparaciones y mantenimiento: 8530. Haga clic en
Aceptar y presione ENTRAR.
9. En el campo Descripción, escriba Corrección del nº de
documento 108029.
10. En el campo Importe, escriba -17,94 para introducir un movimiento
en el Haber de la cuenta Reparaciones y mantenimiento.
11. En el campo Tipo contrapartida, deje Cuenta como selección.
12. En el campo Cta. contrapartida, escriba 8510 y presione ENTRAR.
13. Borre los campos Tipo regis. contrapartida, Gr. contable negocio
contrap. y Gr. contable producto contrap.
14. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11).
15. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las líneas
del diario. Haga clic en Sí.
16. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
17. Cierre la ventana Diario general.
Demuestre sus habilidades: creación de un pedido de
venta (CH4)
Escenario: en Cronus España S.A. es responsable de rellenar los nuevos pedidos.
Ha recibido otro pedido de Beef House Outlet correspondiente a 10 neumáticos
de bicicletas y ahora tiene que crear el pedido. Va a registrar el pedido.
Página 184
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
Procedimiento paso a paso
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 31/01/2004 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.
4. En la cabecera, presione F3 y ENTRAR para crear un registro nuevo.
5. En el campo Venta a-Nº cliente, busque en la ventana Lista de
clientes y seleccione Beef House Outlet. Presione ENTRAR.
6. Vaya a las líneas.
7. En el campo Tipo, presione F6, elija Producto y presione ENTRAR.
8. En el campo Nº, escriba 1160 y presione ENTRAR.
9. Deje en blanco el campo Cód. almacén.
10. En el campo Cantidad, escriba 10.
11. En el campo Precio venta, escriba 41.
12. Compruebe que en los campos Cantidad a enviar
y Cdad. A facturar aparece 10.
13. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11).
14. Seleccione Recibir y facturar.
15. Cierre la ventana Pedido venta.
16. En el panel de exploración, haga clic en
INVENTARIO Y PRECIOS→PRODUCTOS.
17. En el campo Nº, presione F5 o use el botón Lista de la barra de
herramientas para ver la ventana Lista de productos.
18. Busque el producto 1160 (Neumático) y haga clic en Aceptar.
19. Presione ENTRAR o la tecla TAB para salir del campo.
20. Vea la ventana Movs. productos para este producto;
para ello, presione CTRL + F5 o haga clic en
PRODUCTO→ MOVIMIENTOS→MOVIMIENTOS.
21. Cierre las ventanas Movs. productos y Ficha producto.
22. En el panel de exploración, haga clic en VENTAS→CLIENTES.
23. En el campo Nº, presione F5 o use el botón Lista de la barra
de herramientas para ver la ventana Lista de clientes.
24. Seleccione Beef House y haga clic en Aceptar.
Página 185
Introducción a Microsoft Navision
25. Presione ENTRAR o la tecla TAB para salir del campo.
26. Vea la ventana Movs. clientes para este producto; para ello, presione
CTRL + F5 o haga clic en CLIENTE→MOVIMIENTOS.
27. Cierre las ventanas Movs. clientes y Ficha cliente.
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro (CH4)
Escenario: en Cronus España S.A. es responsable de registrar los pagos
recibidos. Ha recibido otro pago de Beef House Outlet correspondiente al saldo
restante de una factura y ahora tiene que registrarlo.
Procedimiento paso a paso
1. Haga clic en HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana
Fecha de trabajo.
2. Escriba 25/02/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
3. En el menú Gestión financiera, haga clic en
COBROS→DIARIOS DE COBROS.
4. Compruebe que en el campo Nombre sección aparece BANCO. Si
no es así, busque la ventana Secciones diario general y selecciónelo.
5. En el campo Fecha registro, escriba w en Fecha de trabajo (25/02/04).
6. En el campo Tipo documento, elija Pago.
7. Haga clic en VER→MOSTRAR COLUMNA. Seleccione el campo
Nº documento externo.
8. En el campo Nº documento externo, escriba 44703.
9. En el campo Tipo mov., elija Cliente.
10. En la ventana Nº cuenta, busque la Lista de clientes y busque el
registro correspondiente a Beef House Outlet. Seleccione el registro
y haga clic en Aceptar.
11. En el campo Liq. por tipo documento, elija Factura.
12. En el campo Liq. por nº documento, busque (F6) la ventana Movs.
pendientes cliente.
13. Seleccione la factura con un Importe pendiente de 410,00 y haga
clic en Aceptar.
14. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR (F11).
15. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las líneas
del diario. Haga clic en Sí.
16. Haga clic en Aceptar.
17. Cierre la ventana Diario cobros.
Página 186
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes (CH5)
1. ¿De qué formas se pueden preparar análisis de cuentas contables?
Puede hacer cálculos sencillos en el plan de cuentas mediante
filtros de campo o FlowFilters, puede usar los informes estándar
del programa, puede crear instrucciones y cálculos más
complejos con Esquemas de cuentas para comunicar la
información y también puede usar Análisis por dimensiones
según una vista de análisis.
2. ¿Dónde se encuentra Informes estándar en Microsoft Navision?
En el elemento de menú Informes de cada área de la aplicación.
3. ¿Para qué sirven los esquemas de cuentas? Los esquemas de
cuentas están indicados para realizar cálculos que no se pueden
llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Sirven para
analizar cifras de cuentas o para comparar movimientos de
contabilidad con movimientos de presupuesto. Los esquemas
de cuentas pueden utilizarse para crear informes de gestión
y financieros personalizados sencillos y complejos.
4. ¿Cómo se puede reproducir la información de dimensiones de Excel?
Con Esquemas de cuentas, usando la vista de análisis y con
Análisis por dimensiones que se pueden exportar a Excel.
5. ¿Qué es Business Analytics? ¿Con qué fin podría usarlo una
empresa? Business Analytics es una herramienta de análisis
y apoyo a la toma de decisiones que ofrece a los usuarios
diferentes perspectivas de visibilidad (de detallada a agregada)
en diferentes aspectos de su negocio. Permite a los usuarios
obtener rápidamente la información que buscan con el grado
de detalle que deseen.
Demuestre sus habilidades: creación de nuevos productos
para producir (CH6)
Escenario: su compañía fabrica mesas de madera. Cree algunos nuevos
productos con la información siguiente:
Campo
Nº
Descripción
Unidad medida base
Cód. categoría
Valoración existencias
Coste estándar
Precio venta
Sistema reposición
Volver a pedir precios
Incluir existencias
Producto 1
TYS001
Mesa, Completa
UDS
VARIOS
Estándar
400,00
550,00
Orden producción
Lote a lote
Sí
Producto 2
TYS002
Tablero
UDS
VARIOS
Estándar
200
<En blanco>
Compra
Lote a lote
Sí
Producto 3
TYS003
Pata de la mesa
UDS
VARIOS
Estándar
50
<En blanco>
Compra
Lote a lote
Sí
Página 187
Introducción a Microsoft Navision
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Fabricación, haga clic en
DISEÑO DE PRODUCTOS→PRODUCTOS.
2. Presione F3 para introducir un producto nuevo.
3. En el campo Nº, escriba TYS001.
4. En el campo Descripción, escriba Tabla, Completa.
5. En el campo Unidad medida base, haga clic en el AssistButton.
6. En el campo Código, haga clic en el AssistButton. Haga clic en la
línea UDS y haga clic en Aceptar dos veces.
7. En el campo Cód. categoría producto, haga clic en el AssistButton,
haga clic en VARIOS y haga clic en Aceptar o presione ENTRAR.
8. Haga clic en la pestaña Facturación.
9. En el campo Valoración existencias, haga clic en el AssistButton
y haga clic en Estándar.
10. En el campo Coste estándar, escriba 500.
11. En el campo Precio venta, escriba 500.
12. Haga clic en la pestaña Reposición.
13. En el campo Sistema reposición, haga clic en el AssistButton
y en Orden producción.
14. Haga clic en la pestaña Planificación.
15. En el campo Política reaprov., haga clic en el AssistButton
y en Lote a lote.
16. Active la casilla de verificación Incluir existencias.
17. Repita los pasos anteriores para los productos 2 y 3, con la
información proporcionada.
Página 188
Apéndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
Demuestre sus habilidades: lista de materiales de
producción (CH6)
Escenario: ahora es el momento de crear una lista de materiales de producción
para la mesa de madera que fabrica su compañía. Recuerde que nuestra "Tabla,
Completa" es el producto terminado o el número de pieza principal. Excepto para
las piezas de reparación o de servicio, los pedidos de venta normalmente serán
para la Mesa, Completa.
Procedimiento paso a paso
1. En el menú Fabricación, haga clic en
DISEÑO DE PRODUCTOS→L.M. PRODUCCIÓN.
2. Presione F3 para introducir una nueva lista de materiales
de producción.
3. En el campo Nº, escriba TYS001.
4. En el campo Descripción, escriba Tabla, Completa.
5. En el campo Cód. unidad medida, haga clic en el AssistButton
y en UDS.
6. En el campo Estado, deje Nueva.
7. Haga clic en la sección de líneas.
8. En el campo Tipo, deje Producto.
9. En el campo Nº, escriba TYS002.
10. En el campo Cantidad por, escriba 1.
11. Presione la tecla FLECHA ABAJO para ir a la siguiente
línea disponible.
12. En el campo Tipo, deje Producto.
13. En el campo Nº, escriba TYS003.
14. En el campo Cantidad por, escriba 4.
15. En la cabecera, en el campo Estado, haga clic en el AssistButton
y en Certificada.
16. En el menú Fabricación, haga clic en
DISEÑO DE PRODUCTOS→PRODUCTOS.
17. Busque el producto Nº TYS001: Mesa, Completa.
18. Haga clic en la pestaña Reposición.
19. En el campo Nº L.M. producción, escriba TYS001.
20. Presione ENTRAR o la tecla TAB.
Página 189
Introducción a Microsoft Navision
Demuestre sus conocimientos: otras áreas funcionales (CH7)
1. ¿Cuál es la finalidad de Gestión de contactos? Con Gestión de
contactos puede mantener una visión general de sus contactos
y registrar la información de los contactos para todas las
relaciones empresariales. Para cada contacto se puede especificar
las personas de contacto individuales que tiene en la empresa de
contacto. Puede clasificar por categorías sus contactos basándose
en sus propios criterios de perfiles.
2. ¿Cuál es la finalidad de la gestión de oportunidades? Con Gestión
de oportunidades se puede realizar un seguimiento de las
oportunidades de ventas. Los vendedores tienen una visión
general de lo que está previsto y pueden realizar planes por
anticipado según esto. Gestión de oportunidades ayuda a dividir
su proceso de ventas en varias etapas.
3. ¿Cuántos recursos puede haber en una familia?
Un número ilimitado.
4. En Proyectos y recursos, ¿qué le permite registrar la utilización de
los recursos en los proyectos; aplicar movimientos a fases, subfases
y tareas; y aplicar los movimientos de proyecto y de producto?
Diarios de proyectos
5. ¿Qué área de gestión de servicios se usa para automatizar las tareas
orientadas al servicio? Planificación de tareas
6. Describa cómo se puede usar Gestión de contratos de servicio.
Contratos de servicio permite configurar un contrato de servicio
con sus clientes. Puede obtener acceso al historial de contratos
y contratar su renovación rápidamente con Contratos de
servicio. También permite flexibilizar la facturación, la gestión
de la rentabilidad de los contratos y las ofertas de contrato.
7. Portal de negocio se divide en dos componentes. ¿Cuáles son?
Portal de negocio y Commerce Gateway.
8. En Portal de negocio, ¿qué funcionalidad permite configurar socios
de BizTalk desde Microsoft Navision? Commerce Gateway
9. ¿Para qué se usa Business Notification? La solución Business
Notification se utiliza para generar y enviar notificaciones que
permiten informar a sus proveedores o colegas de otros
departamentos sobre ciertos eventos.
10. Hay dos soluciones para generar Business Notifications. ¿Cuáles
son? Las basadas en el tiempo y las basadas en los cambios
de campos.
11. Enumere las principales áreas funcionales de Recursos humanos.
Empleados, Registro ausencias e Informes.
Página 190
Apéndice B: Lista de terminología
APÉNDICE B: LISTA DE TERMINOLOGÍA
(LA LISTA DEBERIA ESTAR ORDENADA ALFABETICAMENTE)
La sección contiene una lista alfabética de algunos de los términos comunes
usados en Microsoft® Business Solutions−Navision® y en este manual.
Activo: se usa para describir la ventana o botón que se está usando o se ha
seleccionado. Sólo una ventana o un botón puede estar activo al mismo tiempo.
Cuando una ventana está activa, el color de la barra de título cambia para ayudar
a determinar cuál es. Cuando un botón está activo, el nombre cambia de color.
Análisis: uno de los cuatro tipos de AssistButtons. La tecla de flecha abajo indica
que el valor del campo se calcula a partir de otra tabla; al hacer clic en la tecla
puede ver esa tabla.
Archivo ZUP: archivo en el que se almacenan modificaciones concretas de la
pantalla de un usuario. El archivo se denomina FIN.ZUP.
Área de la aplicación: una de las áreas funcionales principales del programa
en la que un usuario selecciona trabajar, por ejemplo Contabilidad,
Existencias, etcétera.
AssistButton: uno de cuatro botones a los que se tiene acceso con la tecla de
función F6 (para analizar, buscar, opciones y puntos suspensivos).
Barra de estado: se encuentra al final de la ventana de la aplicación; muestra
el nombre y el contenido del campo activo, la fecha de trabajo, el identificador
de usuario y si se trabaja en modo de filtro (FILTER), inserción (INS)
o sobrescritura (SOB).
Barra de herramientas: se encuentra justo debajo de la barra de menús;
contiene una fila de botones de icono que posibilitan un acceso rápido a las
funciones que se usan con más frecuencia, por ejemplo, la modificación,
filtrado y búsqueda de datos.
Barra de menús: se encuentra justo debajo de la de título; esta característica
estándar de Windows contiene menús para seleccionar funciones como crear
nuevas empresas, diseñar herramientas y ver la Ayuda.
Barra de título: se encuentra al principio de la pantalla; muestra el nombre
de la empresa en la que está trabajando actualmente y el nombre del programa
(Microsoft Navision).
Base de datos: donde se almacena toda la información; incluye
personalizaciones para una empresa.
BLOB: acrónimo de Binary Large Object (objeto binario de gran tamaño)
que se usa para almacenar mapas de bits, por ejemplo, los logotipos.
Página 191
Introducción a Microsoft Navision
Booleano: tipo de datos usado para indicar uno de dos valores, TRUE o FALSE;
un uso típico del mismo se da en un campo Casilla de verificación.
Botón de comando: botones que inician una función, proceso o informe.
Botón de menú: tienen un triángulo con la punta hacia abajo y se encuentran en
la mayor parte de las ventanas. Cuando se hace clic en ellos, muestran un menú
en el que puede, por ejemplo, seleccionar una función o abrir una ventana
diferente o un submenú.
Botón de opción: campo circular que sirve para seleccionar sólo una opción
de las enumeradas. Al hacer clic en este campo, indica la opción que desea.
Botón de puntos suspensivos: uno de los cuatro tipos de AssistButtons.
Los botones de puntos suspensivos se usan para ver las opciones filtradas
por el sistema.
Botón: los botones se encuentran en casi todas las ventanas y cuadros de diálogo
del programa. Pueden ser botones ordinarios, como Aceptar, Sí o No. Y pueden
ser botones de función que inician una función, proceso o informe. Además,
hay botones de menús que tienen un triángulo con la punta hacia abajo y se
encuentran en la mayor parte de las ventanas. Cuando se hace clic en ellos,
muestran un menú en el que puede, por ejemplo, seleccionar una función o abrir
una ventana diferente o un submenú.
Botones de grabadora: serie de botones de la barra de herramientas usados para
moverse a través de una lista de registros.
C/OCX: interfaz usada para expandir el entorno de desarrollo C/Side. Puede
incluir controles OLE u OCX.
C/ODBC: herramienta usada para exportar información contable a otros
programas que, después, se usan para realizar funciones de análisis gráfico
y procesamiento de textos; Open Database Connectivity o Conectividad abierta
de base de datos.
C/SIDE: entorno de desarrollo de Microsoft Navision.
Campo: se usa para especificar o mostrar información; consta de un nombre
de campo, una definición y contenido.
Casillas de verificación: campos booleanos que se usan para indicar que una
función se puede usar cuando están activados y no se puede usar cuando se
dejan en blanco.
Cerrar: se usa para salir de una ventana o del programa; para utilizar esta
función, se debe presionar ESC, hacer clic en ARCHIVO→CERRAR o hacer clic en
el botón X de la esquina superior derecha de una ventana.
Clave primaria: campo de una tabla que se usa para identificar el registro de la
misma y, por lo tanto, se necesita para tener un valor único.
Página 192
Apéndice B: Lista de terminología
Clave: campo o combinación de campos de una tabla que se pueden usar
para ordenarla.
Codeunit: función que realiza un proceso, por ejemplo, registrar o crear pedidos.
Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision.
Contraseñas: necesarias cuando se configura la seguridad; se usan en
combinación con el identificador de usuario en Microsoft Navision. En los
datos del campo Contraseña de Microsoft Navision se distinguen mayúsculas
y minúsculas.
Copia de seguridad: archivo que crea el usuario y que contiene una copia
de sus datos.
Cuadro de diálogo: ventana que aparece para obtener más información de una
acción que desea realizar.
Cuadro de texto: pequeño cuadro de un cuadro de diálogo o ventana; se usa para
especificar la información necesaria para la ejecución de un comando.
Dataport: método para importar o exportar información en Microsoft Navision.
Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision.
Debugger: herramienta usada para diagnosticar dónde se produce un mensaje
de error o un error en Microsoft Navision. Se tiene acceso a ella en
HERRAMIENTAS→DEBUGGER.
Designer: interfaz usada para modificar o diseñar formularios, informes, tablas,
dataports, XMLports, codeunits y menusuites adicionales para Microsoft
Navision. Debe adquirir permisos especiales para poder usar un diseñador.
Dimensión: datos que puede agregar a una entrada de forma que Microsoft
Navision pueda agrupar las entradas con características similares y recuperar
fácilmente estos grupos para realizar análisis.
Documento: informe que imprime una transacción a la vez. Los documentos
suelen enviarse fuera de la empresa a los proveedores, clientes
o autoridades fiscales.
Elemento principal: tabla principal de un gránulo, alrededor de la que éste
funciona. Por ejemplo, Clientes es el elemento principal de Ventas, Proveedores
de Compras y Contactos de Marketing.
Eliminar: eliminar algo; puede ser útil en un campo o una línea completa.
Examinar: desplazarse dentro de una ventana o de una ventana a otra en la
pantalla; por ejemplo, con los botones de grabadora.
Factura compra: se usa para registrar las facturas de los proveedores que no
tienen productos en existencias, aquí se registrarían los justificantes.
Página 193
Introducción a Microsoft Navision
Factura: documento de entrada original de Compras y ventas que permite grabar
y registrar la información de importes correspondientes a proveedores y clientes.
Las facturas se diferencian de los pedidos en que a partir de una factura no se
realiza un albarán ni un envío.
Fecha de trabajo: fecha mostrada en la barra de estado, se puede establecer en
HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO. Si no cambia la fecha de trabajo, de forma
predeterminada será la del sistema.
Fecha del sistema: fecha del equipo.
Filtro de campo: filtro establecido en un campo de una tabla que limita la
cantidad de información que se muestra o se imprime.
Filtro de tabla: esta opción permite establecer varios filtros de campo en una
tabla, lo que limita la cantidad de información mostrada o impresa.
Filtros: herramienta que permite al usuario limitar el ámbito de la información
presentada en pantalla o en formato impreso; los tres filtros son de campo,
de tabla o FlowFilter.
FlowFilter: filtro que limita la cantidad de información presentada en función de
un valor que se registra con las entradas. Los FlowFilters se establecen en los
campos que finalizan con el filtro de palabra.
Foco: donde se coloca el cursor en Microsoft Navision, véase también
Punto de inserción.
Formulario de solicitud: formulario que se muestra antes de imprimir o de
obtener una vista previa de un informe que permite al usuario establecer filtros
o seleccionar opciones antes de imprimir.
Formulario: muestra información en la pantalla y ofrece acceso para modificar,
eliminar y agregar datos, ya sea en una ficha o en un formulario tabular. Es uno
de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision.
Gránulo: bloque básico de Microsoft Navision que permite a las empresas
comprar sólo la funcionalidad que necesitan.
HTML: acrónimo de Hypertext Markup Language o Lenguaje de marcado de
hipertexto, un formato muy utilizado en el Web.
Indicador de registro: aparece a la izquierda del registro en el que está en una
lista o una ventana tabular.
Informes: copia impresa de información de la base de datos; los informes suelen
usarse de forma interna por la dirección. Es uno de los siete tipos de objetos de
Microsoft Navision.
Página 194
Apéndice B: Lista de terminología
Licencia: archivo que contiene un registro de los gránulos de Navision
que ha comprado su empresa; se puede ver seleccionando
HERRAMIENTAS→INFORMACIÓN DE LICENCIA.
Lista: vista de datos que tiene varios registros por ventana y presenta
información sobre varios clientes, proveedores, productos, etcétera, a la vez;
otra forma de describir una ventana tabular. Para tener acceso al botón Lista
desde una vista Ficha, hay que seleccionarlo desde la barra de herramientas.
Véase también Ventana tabular.
Look Up (buscar): uno de los cuatro tipos de AssistButtons. La flecha arriba
indica que ésta es una forma de ver otra tabla; una vez vista, los datos se pueden
recuperar e insertar en el campo al que se tuvo acceso desde la tabla.
Marcar/Desmarcar (CTRL+F1): función que permite seleccionar ciertos
registros para ver, registrar, etcétera. Cuando se selecciona, aparece un rombo
en frente del indicador de registro del registro en el que se encuentra el usuario.
Si se aleja del registro, el rombo permanece. Puede limitar su vista seleccionando
VER→SÓLO LOS MARCADOS.
Menú desplegable: lista de opciones disponibles a partir de un botón de menú
o un elemento de menú.
MenuSuite: el objeto MenuSuite contiene los menús que se muestran en el panel
de exploración de Navigation Pane Designer. Cada menú incluye contenido para
un área de departamento concreta, por ejemplo, Finanzas o Fabricación. Es uno
de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision.
Modificación contextual: se usa para cambiar el contenido de los campos
seleccionados en los movimientos registrados; para utilizarlo, hay que hacer
clic en F2 dos veces.
Movimientos: actividad registrada vinculada a una tabla.
Navegar: función que permite al usuario ver un resumen del número y tipo de
movimientos relacionados con el documento. Cuando seleccione la entrada que
desee en la tabla y haga clic en Navegar, verá una lista de los registros,
agrupados en función de la tabla, que tienen el mismo número de documento y la
misma fecha de registro que la entrada que seleccionó.
Object Designer: interfaz usada para modificar o diseñar formularios, informes,
tablas, dataports y codeunits.
Objetos: bloques que conforman Microsoft Navision. Hay siete tipos de objetos:
formularios, tablas, informes, dataports, codeunits, XMLports y MenuSuite.
ODBC: acrónimo de Open Database Connectivity o Conectividad abierta de base
de datos. ODBC permite a Microsoft Navision vincularse y copiar sus datos
a Excel, Crystal Reports, etcétera.
Página 195
Introducción a Microsoft Navision
Option List (lista de opciones): uno de los cuatro tipos de AssistButtons.
Se trata de una lista corta y predefinida desde la que el usuario selecciona la
opción seleccionada.
Ordenar: capacidad de cambiar el orden en el que se muestran o imprimen
los registros.
Panel de exploración: cuando abre Microsoft Navision, aparece a la izquierda
de la ventana de la aplicación. El panel de exploración muestra opciones
que le permiten elegir el área de la aplicación, como Gestión financiera
y Ventas y Marketing.
Pedido: documento de entrada original de Compras y ventas que permite grabar
y registrar la información de importes correspondientes a proveedores y clientes.
Los pedidos se diferencian de las facturas en que los albaranes y envíos se llevan
a cabo desde los pedidos.
Proceso: rutina que procesa las entradas seleccionadas en función de
instrucciones generales o concretas. Por ejemplo, Asiento regularización.
Punto de inserción: la zona donde se introduce el texto cuando se escribe.
Normalmente, aparece con una línea vertical parpadeante en una ventana o un
cuadro de diálogo. También se conoce como cursor porque la línea vertical
parpadeante es una de las formas que puede tomar el cursor.
Registro: una línea de una tabla; por ejemplo, un único cliente de una lista.
Un registro contiene varios campos y una tabla contiene varios registros.
Restaurar: proceso mediante el que se crea una base de datos y se rellena con
la información contenida en el archivo de copia de seguridad.
SQL: Structured Query Language o Lenguaje de consulta estructurado.
Tabla: consta de un grupo de registros relacionados; cada registro está
compuesto de campos y cada campo contiene un dato; un ejemplo de tabla es
la lista entera de registros Proveedor. Es uno de los siete tipos de objetos de
Microsoft Navision.
Tecla de método abreviado: pulsación de una tecla o de una combinación de
teclas que permite pasar a otra pantalla o función en Microsoft Navision.
Teclas de dirección: grupo de teclas del teclado usadas para desplazarse hacia
arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda; estas teclas se pueden usar en
lugar del mouse (ratón) para moverse por el programa.
Teclas de función: cada una de las teclas de función tiene asignado un método
abreviado. Con la combinación de la tecla CONTROL o MAYÚS, y una tecla
de función se proporcionan métodos abreviados adicionales. La disponibilidad
de los diversos métodos abreviados depende de la pantalla; puede obtener más
información sobre esto en la Ayuda, en la introducción a las teclas de
función (ALT+F1).
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Apéndice B: Lista de terminología
Ventana Análisis: formulario de Microsoft Navision que permite al usuario ver
un resumen de los datos de un periodo, por ejemplo, día, semana, mes, trimestre,
año o periodo contable.
Ventana de ficha: vista de datos que muestra información acerca de un cliente,
proveedor, producto, etcétera. Generalmente, tienen una serie de pestañas al
principio. Véase Ventana tabular.
Ventana de la aplicación: ventana del programa en la que se basa el resto del
trabajo del programa. En Navision, es el área vacía donde se abren todas las
ventanas y donde aparecen los nombres del sistema, empresa y base de datos,
además de las barras de menús y de herramientas.
Ventana tabular: vista de datos que tiene varios registros por ventana y presenta
información sobre varios clientes, proveedores, productos, etcétera, a la vez.
Véase también Ventana de ficha y Lista.
XMLports: este objeto está relacionado conceptualmente con un dataport;
también se usan XMLports para importar y exportar datos, pero en formato
XML. Los XMLports consiguen que el proceso de intercambiar datos en XML
entre los sistemas sea más simple y eficaz. Es uno de los siete tipos de objetos
de Microsoft Navision.
Zoom (CTRL+F8): permite ver campos y los valores de los mismos que no
están incluidos en lo que se muestra en la ventana.
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Introducción a Microsoft Navision
Página 198
Índice
ÍNDICE
Account Schedule .............................................21
Ausencia de empleados..................................166
Base de datos ........47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 55,
165, 176, 177
BOM................................................................165
Búsqueda contacto .........................................157
C/AL ......................................48, 49, 52, 176, 177
Campaña ................................................157, 158
Clasificación de contactos ..............................158
Codeunit................................49, 52, 56, 176, 177
Contacto..................................156, 157, 158, 190
Contacto, Ficha...............................................156
Contrato de servicio ........................163, 165, 166
Contratos laborales.........................................167
Dataport ..............................................48, 49, 197
Designer, Form .................................................46
Designer, Object .......................46, 47, 48, 49, 54
Designer, Report...............................................48
Diario, Proyecto ..............................160, 161, 163
Diario, Recurso .......................................161, 163
Dimensión .......................................................127
Empleado, Ficha .....................................167, 168
Empresa.......50, 52, 56, 127, 160, 166, 167, 168,
176, 177
Familia, Recurso .....................................161, 162
Ficha ...............................................................165
Ficha campaña ...............................................158
Ficha contacto.................................................156
Ficha empleado ......................................167, 168
Ficha producto ................................................165
Ficha, Recurso........................................162, 163
Filtro ..........................................................51, 166
Form Designer ..................................................46
Formulario.........................................................48
Idioma .................................................54, 55, 158
Informe..............................................................48
Integración con cliente de Outlook..................159
Integración con el registro de correo
electrónico ...................................................... 160
Interacción ........................................ 52, 156, 158
Lenguaje............................... 49, 53, 54, 176, 177
Multilenguaje .......................... 53, 54, 55, 56, 177
Object Designer........................ 46, 47, 48, 49, 54
Oportunidad...................................... 53, 158, 190
Pedido de servicio .......................... 163, 164, 166
Pedido de venta.............................................. 158
Permiso ............................................................ 46
Planificación de capacidad ............................. 161
Presupuesto ................................................... 160
Presupuesto de proyecto................................ 160
Presupuesto, Proyecto ................................... 160
Producto ......................................................... 161
Producto de servicio ....................................... 165
Producto, ficha................................................ 165
Proyecto ................................. 160, 161, 162, 163
Proyecto, Diario .............................. 160, 161, 163
Proyecto, Presupuesto ................................... 160
Recurso .......................................... 161, 162, 163
Recurso, Diario....................................... 161, 163
Recurso, Familia............................. 161, 162, 163
Recurso, Ficha ....................................... 162, 163
Recursos humanos......................................... 166
Registrar .......... 51, 156, 162, 163, 164, 165, 166,
167, 168, 190
Registro ...................................... 52, 56, 176, 177
Report Designer ............................................... 48
Segmentar ...................................................... 158
Segmento ....................................................... 158
Segmento de mercado ................................... 158
Tabla................... 47, 48, 49, 50, 52, 56, 176, 177
Tarea .............................................................. 166
Tareas ............................................................ 157
Venta, Pedido ................................................. 158
Vista de análisis.............................................. 127
Página 199
Introducción a Microsoft Navision
Página 200