6.2 Control de los Registros de la Calidad

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ
VERSIÓN NÚMERO: 4
FECHA DE APROBACIÓN: 16/04/12
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
NO. DE COPIA CONTROLADA:
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PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE LOS REGISTROS
DE LA CALIDAD
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EN EL SGC
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PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
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CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
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1. Objetivo:
Establecer los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de retención y disposición de los registros obligatorios de la Norma ISO 9001:2008 (Registros de la
calidad).
2. Responsable:
Titular del Centro de Trabajo que por sus funciones posee registros de la calidad.
3. Alcance:
Registros de la Calidad.
4. Normas de Operación:
El control de registros de la calidad se realizará de acuerdo con los requerimientos que establece la
Norma ISO 9001:2008;
Los responsables de asentar los datos o contenido en los registros de la calidad deberán asegurarse que
cuando se requiera modificación, ésta se realice de tal forma de que no exista duda en los datos
asentados;
Los datos o contenido de los registros de la calidad deben hacerse con tinta o en archivo electrónico;
Los registros de la calidad pueden presentarse en el medio de soporte que se considere conveniente;
Los Titulares de los Centros de Trabajo controlarán aquellos registros de la calidad que les correspondan,
de acuerdo a lo establecido en la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO
9001:2008, incluida en este procedimiento. En el micrositio del SGC de la página web del COBAEV, está
incluida la Lista de Registros de la Calidad Requeridos de la Calidad por la Norma ISO 9001:2008 por
Centro de Trabajo.
Cada uno de los Centros de Trabajo proporcionará las medidas de protección necesarias para garantizar
la integridad de los registros de la calidad, es decir, que el ambiente del área que se elija para el
almacenamiento permita la conservación de los registros;
Los registros de la calidad deberán ser colocados en lugares accesibles y fácilmente identificables;
auxiliándose para ello con fólderes, carpetas de argollas, cuadernos de registro, medios electrónicos, etc.
los cuales pueden estar contenidos en libreros, archiveros, cajones o cajas de cartón que cumplan con las
condiciones enunciadas de conservación;
El tiempo de retención mínimo para los registros de la calidad será de tres años, pudiendo ser mayor de
conformidad con las necesidades de los Centros de Trabajo que los generen o por la Normatividad
aplicable;
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Cuando se requiera incluir un nuevo registro de la calidad en el Listado de Registros de la Calidad, es
necesario comunicarlo previamente al Representante de la Dirección.
5. Descripción de Actividades:
CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicia
1
Titular del Centro de
Trabajo
Llena el formato Listado de Registros de la Calidad, con base en
la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma
ISO 9001:2008 por Centro de Trabajo.
a) Nombre del registro
b) Responsable de mantener los registros. Persona designada
para controlar el registro de acuerdo a las actividades que realiza.
c) Archivo temporal. Tiempo y lugar de resguardo durante el
periodo que se requiera consultar el registro de forma accesible, por
ejemplo: en una oficina.
d) Archivo permanente. Tiempo y lugar de resguardo que no
requiere un acceso inmediato, por ejemplo: archivo muerto.
Nota: La suma de tiempo entre el archivo temporal y el permanente
no debe ser menor a 3 años.
e) Recuperación. Método para obtener el registro en caso de
pérdida o deterioro, por ejemplo: conseguir una copia, respaldo
electrónico, resumen de datos, recabar de la fuente original.
d) Disposición Final. Acciones para eliminar o destruir los
registros una vez concluido su tiempo de resguardo, por ejemplo:
tirar, destruir, borrar, reciclar.
Da seguimiento al cumplimiento del control de registros de la
calidad en su Centro de Trabajo.
2
Termina
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6. Formatos que intervienen en el procedimiento:
NO.
DENOMINACIÓN
1.
Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008
2.
Listado de Registros de la Calidad
LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008
REQUISITO
5.6.1
6.2.2. (e)
7.1
7.2.2
REGISTRO REQUERIDO
Revisiones por la Dirección. Ejemplo: Minuta de la Revisión por la Dirección.
Educación, formación, habilidades y experiencia. Ejemplos: Expediente personal de cada
trabajador en el Departamento de Recursos Humanos y Expediente de actualización del
personal en cada Centro de Trabajo.
Evidencia de que los procesos de ejecución y el producto resultante cumplen con los
requisitos. Ejemplos: Acta de academia estatal, Acta de academia local, Dosificación de
contenidos y/o dosificación programática, Tercer examen parcial, Formato de supervisión del
procedimiento operativo “supervisiones académicas (Reforma Integral)”.
Resultados de la revisión de requisitos relacionados con el servicio educativo y las
acciones originadas por la misma. Ejemplos: Propuestas autorizadas para la inversión en
infraestructura y ampliación de la cobertura para la Educación Media Superior, Formatos de
notificación de movimientos en el catálogo de centros de trabajo y Minuta de supervisión física
de la infraestructura del plantel.
7.3.2
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (NO APLICA).
7.3.4
Resultados de las revisiones de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA).
7.3.5
Resultados de la verificación de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA).
7.3.6
Resultados de la validación de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA).
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LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008
REQUISITO
REGISTRO REQUERIDO
7.3.7
Resultados de la revisión de los cambios de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria
(NO APLICA).
7.4.1
Resultados de las evaluaciones del proveedor y las acciones que se deriven de las
mismas. Ejemplo: Evaluación de proveedores.
7.5.2
Los requisitos de los registros para demostrar la validación de los procesos. Ejemplos:
Acta de academia estatal, Dosificación de contenidos y/o dosificación programática, y Tercer
examen parcial.
7.5.3
Identificación y trazabilidad, cuando sea un requisito. Ejemplos: Número de matrícula del
estudiante y Expediente personal del estudiante.
7.5.4
Propiedad del alumno que se pierda, deteriore o que, del algún modo, se encuentre
inadecuado para su uso. Ejemplos: Registro que evidencie la perdida, el deterioro o el
inadecuado uso de la propiedad del estudiante.
7.6
Resultados de calibración y verificación de los instrumentos de seguimiento y medición.
Ejemplos: Formato de supervisión del procedimiento operativo “supervisiones académicas
(Reforma Integral)”, Informe de indicadores educativos y Control de verificación de software.
8.2.2
Registros de las auditorías y sus resultados. Ejemplos: Plan de auditoría, Programa de
auditoría e Informe general de auditoría interna.
8.2.4
Liberación del producto (servicio educativo). Ejemplos: Copia de certificado de estudios en
papel o Copia electrónica de documento, Libro de registro de certificados emitidos por
planteles.
8.3
Naturaleza de las No conformidades del servicio y subsecuentes acciones tomadas,
incluyendo las concesiones obtenidas. Ejemplo: Reporte del servicio no conforme.
8.5.2 y 8.5.3 Resultados de la acción correctiva y preventiva. Ejemplo: Plan y seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas.
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LISTADO DE REGISTROS DE LA CALIDAD
Hoja ___ de ___
Centro de Trabajo:
Titular Centro de Trabajo:
Fecha de actualización:
RESPONSABLE DE
MANTENER LOS
REGISTROS
NOMBRE DEL REGISTRO
ARCHIVO TEMPORAL
ARCHIVO PERMANENTE
RECUPERACIÓN
TIEMPO
LUGAR
TIEMPO
LUGAR
DISPOSICIÓN
FINAL
_________________________________________
Firma del Titular
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PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
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REVISÓ
APROBÓ