informe seguimiento final n° 246-2009 servicio de registro civil e

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Auditoría Administrativa
Área Administración General y Defensa Nacional
Informe de Seguimiento
Servicio de Registro Civil e
Identificación
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Fecha
•
N° Informe :
4.
28 de marzo de 2011
246/2009
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ÁREA ADMINISTRACIÓN GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
DAA. N° 515/2011
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO AL
INFORME FINAL N° 246, DE 2009, DE LA
CONTRALORIA GENERAL.
SANTIAGO,
2BMAR11
*18891
Cumplo con enviar a Ud. para su
conocimiento, Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final N° 246 de 2009, del
Servicio de Registro Civil e Identificación.
Saluda atentamente a Ud.,
Por Orden del Contralor
~Mi
MARTA ISABEL CARRIL CABALLERO
Abogado Jefe
Nalgón de Auditorio Adminlidnittre
AL SEÑOR
DIRECTOR NACIONAL
SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN
PRESENTE
RTE.
ANTECEDEN.
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DAA. N° 516/2011
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO AL
INFORME FINAL N° 246, DE 2009, DE LA
CONTRALORIA GENERAL.
SANTIAGO,
29
*18892
Cumplo con enviar a Ud. para su
conocimiento, Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final N° 246 de 2009, del
Servicio de Registro Civil e Identificación.
Saluda atentamente a Ud.,
(Ca.
Por Orden del Contralor General
MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO
Abogado Jet.
Minen de Auditorio Administres
AL SEÑOR
JEFE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN
PRESENTE
RTE,
ANTECEDEN.
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SOBRE
SEGUIMIENTO
DE
LAS
OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL
INFORME FINAL N° 246 DE 2009, DE LA
CONTRALORIA GENERAL.
SANTIAGO, 2 8 MAR 2011
En cumplimiento del Plan Anual de
fiscalización aprobado por esta Contraloría General, se procedió a efectuar un
seguimiento a las observaciones formuladas en el Informe Final indicado en el
epígrafe, sobre la auditoría efectuada al Registro de Multas de Tránsito no Pagadas,
RMTNP, durante los años 2008 y 2009, en el Servicio de Registro Civil e
Identificación, con el objeto de verificar el cumplimiento de las medidas adoptadas por
el Servicio, conforme a lo señalado en su oficio D.N. RES. N° 0795, de 2009.
El seguimiento efectuado arrojó los siguientes
resultados, en relación con las observaciones que en cada caso se indican:
I.- ASPECTO INFORMÁTICO
El Servicio de Registro Civil e Identificación,
en adelante, SRCeI, estableció un proyecto de mejoramiento del Sistema Informático
que sustenta al Registro de Multas de Tránsito No Pagadas, en adelante, RMTNP, y
que comprende la compra, desarrollo y mantenimiento de un nuevo portal en la página
web institucional que permita apoyar los procedimientos operativos, principalmente, de
interacción entre Tesorerías Municipales, Juzgados de Policía Local, la ciudadanía y
el SRCeI, derivados de las obligaciones que establecen los artículos 24 y 24 bis de la
ley N° 18.287, de Procedimiento ante los Juzgados de Policía Local, y los artículos 3°,
4°, 7, 8 y 9 del Reglamento del RMTNP.
De acuerdo con lo anteriormente enunciado,
el nuevo portal permitiría enmendar las debilidades detectadas por esta Contraloría
General sobre el Sistema Informático, en cuanto a la seguridad, integridad y
confiabilidad de los datos, por consiguiente, se procedió a realizar un análisis del
proyecto y un examen en terreno a su aplicación y operatividad, cuyo resultado se
enuncia seguidamente.
A LA SEÑORA
MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO
JEFA DE DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PRESENTE
SQMIMJP
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Nuevo proyecto del portal web del registro de multas
El Servicio dispuso, mediante resolución
exenta N° 1.914, de 30 de junio de 2009, un llamado a licitación pública para la
habilitación del sitio web institucional de un nuevo portal para el RMTNP, a través del
portal www.mercadopublico.cl , con el ID N° 545854-7-LE09, la que fue adjudicada por
resolución exenta N° 3.012, de 30 de septiembre de 2009, a la empresa de ingeniería
de software OPENSOFT S.A.
El monto total del proyecto ascendió a
$86.280.000, IVA incluido, firmándose un contrato de servicio el 23 de octubre 2009,
con la citada empresa, con una vigencia de plazo de un año, prorrogable por otro, con
acuerdo de las partes, sin perjuicio de las condiciones de término anticipado de
contrato que se encuentra establecido en las bases administrativas de esa licitación.
Sobre la materia, con fecha 1 de diciembre de
2010, se firmó una prórroga de contrato, la cual rige a partir de esa fecha. En su
oportunidad, el SRCeI exigió una boleta de garantía de Seriedad de la Oferta, la que
fue canjeada por la de Fiel Cumplimiento de Contrato N° 169, de 21 de octubre de
2009, del Banco Santander Chile, con vencimiento al 28 de febrero de 2011, por
$4.200.000, equivalente al 5% del monto total del contrato, sin IVA, y que se mantiene
en custodia en la Subdirección de Administración y Finanzas.
En cuanto a la forma de pago del proyecto, se
establecieron tres rubros para ello: desarrollo del sistema (implica el cumplimiento de
seis fases que forman parte de la Propuesta Técnica del proyecto, arriendo de
hardware y mantenimiento de software, los cuales se han pagado de acuerdo al grado
de avance e implementación del mismo, lo que a la fecha de este seguimiento, enero
de 2011, ascendía a $ 82.780.000, quedando por pagar $ 3.500.00, correspondiente a
la cuota número 8 por Servicio de Mantenimiento de Sistema, cuyo detalle de
facturación y contabilización se acompaña en Anexo N° 1:
Seguridad lógica de los datos
2.1.- Parámetros de seguridad
En relación a los parámetros de seguridad de
acceso al sistema, en su oportunidad, se observaron las siguientes deficiencias:
No existía una política de seguridad del Sistema.
No existía rotación de claves.
No existía registro histórico de claves y no había tiempo máximo de
duración y composición mínima de contraseñas.
No existía restricción para conexiones simultáneas.
No existía bloqueo de cuentas de usuario después de intentos fallidos de
conexión.
Todos los usuarios que ingresaban al sistema, tenían los mismos permisos.
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No existía un procedimiento formal de monitoreo de la actividad de los
usuarios y administradores, por cuanto no existía a nivel de aplicativo
diferencias entre estas cuentas.
Al respecto, el SRCeI indica que actualmente
el Sistema del RMTNP cuenta con varias normas de seguridad, que están asociadas
directamente a la sesión que se crea en el momento de ingresar al sistema y al control
de las claves de acceso, asegurándose así lo siguiente:
La longitud mínima es de 6 caracteres, alfanuméricos.
No se permiten contraseñas en blanco y no debe ser igual al "username".
En cuanto a la administración de claves de acceso al sistema, se obliga al
usuario a cambiarla la primera vez que ingresa al sistema y luego, en un
período máximo de 60 días. La frecuencia admite cambios todas las veces
que el usuario lo estime conveniente.
Se controla que las contraseñas sean diferentes a las 3 últimas.
La cuenta se bloquea al tercer intento fallido y consecutivo por parte del
usuario de ingresar al sistema. El administrador del sistema, es el
responsable de hacer el desbloqueo y asignar una nueva contraseña.
Las cuentas que no hayan accedido al sistema en los últimos 30 días son
bloqueadas.
El usuario sólo puede tener una sesión de usuario abierta, es decir, no
puede abrir más de una ventana del sistema con la misma cuenta de
usuario.
A los 5 minutos de inactividad del sistema, la sesión se desconecta y el
usuario para volver a acceder al sistema debe ingresar nuevamente.
Además, es preciso destacar que el software
cuenta con una aplicación que permite visualizar y/o monitorear las actividades de los
distintos usuarios, lo cual fue verificado en terreno, por lo tanto, se subsana la
observación, sin perjuicio de la validación técnica que se realice en una futura visita a
la Entidad.
2.2.- Cuentas de usuarios
Se observó que en mayo de 2009, existían 20
usuarios diferentes con acceso al RMTNP, con un único perfil, el cual les permitía
ingresar y eliminar anotaciones del sistema. En el listado de los usuarios del sistema
se encontró la existencia de duplicidad de registros en el campo denominado
V USR_ID, el cual se utilizaba para realizar el seguimiento de las modificaciones del
sistema.
En relación con la actividad de los usuarios, el
sistema no registraba los siguientes detalles: fecha de conexión y hora; fecha de
desconexión y hora; última acción realizada y fecha de última conexión.
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Asimismo, la revisión practicada advirtió que
no existía un proceso formal de creación de cuentas, vale decir, un formulario
documentado y definido, firmado por el jefe directo del usuario, que se estuviese
creando o actualizando en el sistema y que incluyera el detalle de los accesos.
Sobre el particular, cabe destacar que el
listado señalado en el primer párrafo ya no existe, por cuanto el software que sustenta
el nuevo portal web, opera con un poblamiento de cuentas de usuarios, internos del
SRCeI (Subdepartamento de Registros Especiales y Subdirección de Administración
Financiera), Juzgados de Policía Local y Tesorerías Municipales. Por lo que la base
de la identificación del funcionario está dada por el "LOGIN" o "USERNAME", que
comúnmente es la inicial del nombre con el apellido, pero ante un mismo nombre y
apellido, el sistema obliga a agregar otra inicial más del segundo nombre o en su
defecto del segundo apellido, usando la misma lógica de los correos institucionales,
asegurando la individualización del funcionario.
Por otra parte, el sistema cuenta con el
registro de las conexiones de los usuarios, teniendo una trazabilidad de las
actividades de éstos, permitiendo a la vez, el seguimiento y monitoreo anteriormente
señalado en el punto 2.1.
En cuanto al proceso formal de creación de
cuentas de usuarios, el SRCeI envió los oficios D.N.ORD. N" 198 y 199, ambos del
23 de abril de 2010, a los Jueces de Policía Local de todo el país y a los Tesoreros
Municipales, respectivamente, para que mediante oficio, hicieran llegar los nombres
completos de sus respectivos funcionarios con RUT y correos electrónicos, para la
creación del perfil de usuario, todos canalizados a través de la Jefa del
Subdepartamento de Registros Especiales, quien a su vez, es la encargada interna
del Servicio que chequea y deriva la información completa a Informática, unidad que
en definitiva crea el perfil de usuario solicitado.
Internamente, el Servicio no tiene establecido
un documento formal de creación de cuentas, sino que el requerimiento se hace a
través de un correo electrónico a la citada Jefa del Subdepartamento de Registros
Especiales. Cuando la persona a la que se va a crear el perfil no pertenece a ese
Subdepartamento, se solicita por parte de la Jefatura de ese funcionario la generación
de dicha cuenta, solamente a través de la Subdirección de Administración Financiera
del Servicio. Además, se informa que es acotado el número de personas del Servicio
que tienen derecho a la creación de perfil de usuarios y que es casi nula rotación de
funcionarios, por lo que no se justificaría tener un formulario de creación de cuentas
de usuarios del sistema.
Los antecedentes aportados y argumentos
esgrimidos por el Servicio, en esta oportunidad, permiten dar por superadas las
observaciones formuladas sobre la materia.
3.- Integridad y exactitud de los datos
Al respecto, la auditoría efectuada consistió
en realizar pruebas tanto en el ingreso como en el procesamiento del sistema utilizado
en esa oportunidad, observándose ciertas situaciones, las que de acuerdo a las
medidas adoptadas, fueron consideradas subsanadas. Sin embargo, dado que el
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Servicio había implementado un nuevo Sistema Informático, para el citado Registro de
Multas, se hizo presente que los siguientes aspectos, serían evaluados en una
próxima auditoría:
3.1.- Algunos de los campos de las tablas de
base de datos no tenían un formato definido, a saber, el Rol-Causa, encontrándose
que en algunos casos es numérico, en otros alfanumérico e incluso pueden repetirse,
situación que dificultaba la validación de las condiciones de los registros.
3.2.- En relación con los registros anteriores a
enero del 2008, fecha en la cual el RMTNP pasa a ser administrada por el SRCeI, el
100% de los casos no contaban con la fecha de infracción.
3.3.- Existencia de registros que tenían vacío
el campo "motivo".
3.4.- Además, se estableció que para el "Tipo
de Moneda" se encontraban definidos 2 códigos (1: Pesos; 2 UTM), no obstante,
existían registros con un tercer código, el cual no poseía ninguna definición de tipo, lo
que atentaba contra la confiabilidad de la información
Sobre lo anterior, el Servicio manifestó en su
respuesta que, en cuanto al numeral 3.1, no era posible imponer restrictivamente un
formato definido, ya que son los Juzgados de Policía Local los que asignan el RolCausa; en relación al numeral 3.4, informó que el problema era originado por los
errores procedentes de dichos Juzgados, agregando que al cargar la información en
la base de datos, aún cuando en la tabla correspondiente quedó consignado como
tipo de moneda 3, al no ser éste un código válido, en el sistema las anotaciones
aparecían con este campo en blanco, situación que se informó como rectificada; sobre
los otros dos aspectos, el Servicio auditado precisa que el sistema exigiría su ingreso
como obligatorio.
3.5.- Por otra parte, en cuanto a la información
entregada a través de la web http://mmw.srcei.cl/ConsultaMultas/ConsultaMultas.jsp,
es preciso indicar que al momento de la fiscalización anterior, ésta no se encontraba
On-Line, entregando información al 30 de noviembre de 2008. Asimismo, en el
Registro de Multas, existían multas para carros de arrastre, sin embargo, éstas no
podían ser vistas a través del portal, dado que no aceptaba el formato LLLNNN
(acepta LLNNNN o LLLLNN).
Respecto de esta materia, el Servicio de
Registro Civil e Identificación indica que el nuevo sistema cuenta con la información
On-Line de las multas, ya que el software permite a los Juzgados de Policía Local
cargar individualmente o de forma múltiple, los informes con las multas, sin perjuicio
de las validaciones que entrega el sistema mediante "BATCH", todos los días durante
la noche. El sistema reconoce los errores en la carga cuando el archivo no coincide
con los campos obligatorios, enviando un correo al usuario, indicando el motivo y el
error detectado.
2*
Por otra parte, en el portal web
https://www.registrocivil.cl/ConsultaMultas/ConsultaMultas.jsp, la ciudadanía puede
consultar el estado de las multas de cualquier vehículo ya sea motorizado o no
motorizado, como el caso de los carros de arrastres, ya que el formato acepta todas
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las combinaciones de patentes (LLNNNN, LLLLNN y LLLNNN), lo que permite dar por
subsanada la observación, sin perjuicio de efectuar una validación técnica a futuro.
4.- Planes de contingencia
Se verificó que no existían documentos
formales aprobados por la Dirección del Servicio, relativos a Planes de Recuperación
de Desastre y de Respaldo, ya que aún se encontraban en proceso de visación.
Además, se observó la falta de un procedimiento de respaldo de los correos
electrónicos, situación que ponla en riesgo el almacenamiento de la información
enviada por los Juzgados de Policía Local al SRCeI.
En relación a los citados planes, el SRCeI
dispuso la creación de un "Comité de Seguridad de la Información", aprobado
mediante resolución exenta N° 1.715, de 5 de julio de 2005, cuyas responsabilidades
más importantes se refieren a la definición de las pautas generales de Seguridad de la
Información, las acciones a seguir en caso de situaciones no previstas y/o ante
eventos de no cumplimiento de normativas relativas a la materia.
Las instrucciones referidas a la Seguridad de
la Información se encuentran disponibles en el sitio web institucional, dictándose para
tales efectos, las resoluciones exentas N" 02421 y 02767, de 12 de agosto y 6 de
septiembre, ambas de 2009, respectivamente.
En cuanto a los procedimientos de respaldos
de los correos electrónicos, la Comisión Fiscalizadora no pudo constatar la existencia
de éstos a nivel Institucional, comprobándose sólo que para el RMTNP, en el
Subdepartamento de Registros Especiales, los funcionarios manualmente ingresan la
información en un disco duro externo, asegurando así el respaldo de los correos
electrónicos. Para el resguardo de la información anexada a los correos ésta se
guarda en un disco duro compartido, denominado Planillas JPL".
Lo anteriormente planteado, da por superadas
las observaciones formuladas al respecto.
II.- EXAMEN DE CUENTAS
1.- Ingresos por aranceles
a) Deficiencias en los procedimientos de registro y control
Se observó que la información que respaldaba
los ingresos por concepto de aranceles, "Informes de depósitos en cuenta corriente
N°000-0-900074-7.RMTNP", se preparaba manualmente sobre la base de los
informes de pago de multas que enviaban las Tesorerías comunales del país,
mediante correo electrónico y de los depósitos efectuados por los municipios
consignados en las cartolas bancarias de la cuenta corriente donde se manejaban
estos recursos y/o boletas de depósitos, como asimismo, el Registro de multas
impagas no entregaba información que permitiera validar, por ejemplo, eliminaciones
por pago de multas, montos de los aranceles por informes, cantidad recibida por el
80%, entre otros.
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A su vez, el Departamento de Finanzas y
Contabilidad no hacía un cruce de la información recepcionada de las municipalidades
con aquélla contenida en el RMTNP, de manera de validar algunos datos, como la
fecha de sentencia, que resultaba indispensable para determinar si tanto los aranceles
y el 80% de las multas indicadas por las municipalidades en sus respectivos informes
de pago, correspondían a lo señalado en el RMTNP, determinándose que en algunos
casos, los montos de las multas señaladas en los informes de pago de los municipios
no eran concordantes con los del RMTNP, lo que permitía afirmar que, en general, no
se validaba la información remitida por los municipios y que servía de base tanto para
la eliminación del RMTNP como para su contabilización.
Sobre lo señalado precedentemente, el
Director Nacional del SRCeI respondió en su oportunidad que se habla generado un
nuevo proceso para el envío de la información de los depósitos de las
municipalidades, el cual fue informado a todas las Tesorerías Municipales del pais,
mediante Oficio Ord. D.N N° 713, de 6 de noviembre de 2009. Además, indicó que
este procedimiento va a generar "una validación previa con el Registro de Multas de
Tránsito No Pagadas, el que se hará utilizando un sistema computacional,
validándose la información remitida por las municipalidades previo a su
contabilización".
Al respecto, se constató la implementación del
procedimiento que permite revisar los ingresos recibidos por las municipalidades por
el concepto de multas impagas, antecedentes que son enviados al SRCeI, en un
archivo computacional, el cual es validado en el Departamento de Finanzas y
Contabilidad de la Subdirección de Administración y Finanzas, utilizando la aplicación
del sistema, generando los siguientes archivos:
- De aranceles para eliminar las multas, con el
80% correspondiente a los depósitos por multas efectuadas en una municipalidad
distinta a la que está informando;
- De rechazo:
- De multas aprobadas;
- De multas de la empresa Indecs-Adexus, las
cuales son eliminadas y no se efectúa cobro, ya que pertenecen a un convenio
anterior.
Luego de esta revisión, el Departamento de
Tesorería, procede a efectuar el depósito de los fondos correspondientes al Registro
Civil e Identificación y a enviar a las municipalidades sus aranceles del 80%, lo cual
es informado al Departamento de Registros Especiales del Servicio, donde se efectúa
la eliminación de multas, mediante otra validación.
b) Diferencias y no percepción de los aranceles
De la revisión efectuada, se determinó el pago
de aranceles de $ 2.500, en circunstancias que, de acuerdo a la data de pago de las
multas indicadas en los respectivos informes, el arancel era de $ 2.700, de
conformidad con lo consignado en el decreto exento N° 451, de 30 de enero de 2009,
del Ministerio de Justicia.
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Por otra parte, se constató la omisión de
depósitos de los aranceles correspondientes a las Municipalidades de Coronel y San
Bernardo, los cuales sin ser significativos, no eran reconocidos contablemente, puesto
que no estaban incluidos en los Informes de depósitos señalados anteriormente.
Asimismo, se observó que, en general, no se
aprobaban los informes de pago de multas mientras no se tuviera la total conformidad
con los depósitos. Sin embargo, cuando los montos por diferencias de aranceles son
poco significativos, como los casos señalados, se aprobaban para efectuar las
eliminaciones correspondientes, dada la gran cantidad de multas que quedaría sin
eliminarse del registro en espera de la regularización de estas diferencias.
Sobre el particular, se verificó que no existía
un procedimiento formal para llevar el control de la diferencias por percibir,
observándose en, algunos casos, que se consignaban en un cuaderno, indicando
entre otros aspectos, el monto, la fecha de comunicación del faltante a la respectiva
municipalidad y su regularización cuando ocurre.
En dicha oportunidad, la autoridad del Servicio
indicó en su respuesta que las diferencias de los aranceles se debía a que los
municipios hablan utilizado un CD antiguo y no el último enviado, generando una
percepción inferior a lo establecido por la lista de precios del Servicio, situación que se
solucionaría con el nuevo proceso para el envío de la información de los depósitos,
señalado en el punto anterior.
que
las
constató
respecto,
se
Al
municipalidades que depositaron un menor valor del arancel, regularizaron tales
diferencias mediante el pago de las mismas, de acuerdo a las fechas observadas,
salvo la Municipalidad de Coronel, en la cual la Tesorera Comunal informa que tiene
problemas en acceder a la información producto del terremoto del 27 de febrero de
2010.
Asimismo, se verificó que el sistema
computacional implementado en la actualidad permite detectar las diferencias de los
aranceles con respecto a la lista de precios del Servicio, los que son rechazados y se
informan, para que sean depositados correctamente.
c) Falta de documentación de respaldo por los aranceles
En el informe se señaló que los ingresos
percibidos por aranceles eran respaldados mediante comprobantes contables y con
informes de depósitos, sin que a las municipalidades se les emitiera algún
documento que acreditara el cobro de dichos aranceles.
El Jefe del Departamento de Finanzas y
Contabilidad del Servicio, manifestó en su oportunidad, que los aranceles percibidos
por cada multa morosa que se paga en las municipalidades, no se encontraban
gravados con el impuesto al valor agregado y no se emiten facturas por este
concepto.
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En atención a lo argumentado por el Servicio,
se señaló que esta Contraloría General solicitarla un pronunciamiento sobre la
materia.
Sobre el particular, este Organismo de Control
envió al Director Nacional del Servicio, el oficio N° 25.817 de 13 de mayo de 2010,
que complementa el informe final N° 246, de 2009. En este documento se informa el
resultado del análisis efectuado por la División Jurídica de este Organismo, quien
determinó, en relación al arancel que se debe pagar por la eliminación de la
anotación de morosidad en el Registro, en virtud de lo establecido en el articulo 24
bis de la ley N° 18.287, sobre procedimiento ante los Juzgados de Policía Local, ya
no se cobra por una entidad privada, sino que por un órgano integrante de la
Administración del Estado, su naturaleza ha mutado de un precio por la prestación
de un servicio, a una tasa o derecho por la actuación de un órgano estatal, cuyo
importe actualmente se encuentra fijado por decreto exento N° 834, de 2008, del
Ministerio de Justicia.
En dicho orden de consideraciones, esta
Entidad de Control ha señalado en los dictámenes N" 11.075 y 27.195, ambos de
2009, que la tasa es una especie de tributo, cuyo hecho jurídico tributario es la
utilización efectiva de un servicio público divisible y mensurable, que se presta en
ejercicio de una potestad pública, a la que los particulares se ven obligados a recurrir
para la realización de ciertos objetivos.
En mérito de lo señalado precedentemente, se
levanta lo observado sobre la materia.
2.- Fondos de terceros por concepto de multas
Se constató que en el período revisado, un
gran número de multas informadas correspondían a sentencias de dicho período,
razón por la cual, el SRCeI se limita, en materia del 80%, a enviar la información
pertinente a Registros Especiales para la eliminación de las multas informadas, sin
que le conste la entrega de los recursos pertinentes a la Municipalidad beneficiara. Lo
mismo sucedía en materia de Multas TAG, en que el municipio debe enterar el
porcentaje pertinente, 100% o 70% de la multa según corresponda, al Fondo Común
Municipal y el 30%, en este último caso, a la Municipalidad que aplica la multa.
El examen selectivo efectuado a los recursos
recibidos por el Servicio por multas de otros municipios, permitió establecer las
siguientes situaciones:
a) Pagos dobles
Se detectó que se recibieron recursos de la
Municipalidad de Recoleta por $ 56.728, correspondientes al 80% de las multas
cursadas por la Municipalidad de Melipilla por $ 27.200 y de Valparaíso por $ 29.528,
según consta en el Informe N° 1 de depósitos en cuenta corriente de 30 de enero de
2009, montos que fueron girados dos veces a esos Municipios. En efecto, en el caso
de los recursos de Melipilla se giraron los cheques N" 72 y 79 de 13 de abril y 5 de
mayo de 2009, respectivamente, por $ 27.200 cada uno. Para la Municipalidad de
Valparaíso, en tanto, se giraron los cheques N" 71 y 78, de 13 de abril y 5 de mayo,
del mismo año, respectivamente, por $ 29.528 cada uno.
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Analizados los antecedentes, se comprobó
que se efectuó un ajuste contable para reversar el registro identificado con el ID
311772, correspondiente al giro de los cheques N" 71 y 72, esto se efectuó con el
ingreso contable ID N°317077 de mayo de 2009, por el monto de $ 56.728, sin
embargo, no se proporcionó la información respecto a si dichos documentos quedaron
nulos.
e) Falta de depósito
Se constató la omisión de un depósito por
$40.147, correspondiente a multas pagadas en San Bernardo por infracciones de
otros municipios.
Sobre el particular, se verificó que el depósito
observado fue ingresado al Servicio en enero de 2011 y a su vez, fue girado el cheque
N° 5189 el 7 de enero del mismo año, a la Municipalidad de Santiago, por ser de ese
municipio las multas observadas, según documento de tesorería N° 450946, de igual
fecha, subsanándose la observación.
d) Demora en la entrega del detalle de los depósitos efectuados a las
municipalidades
De la muestra revisada al 30 de abril de 2009,
se determinó que el Servicio de Registro Civil e Identificación habla dado
cumplimiento al plazo de 90 días para entregar a las municipalidades
correspondientes el 80% de las multas recibidas.
Sin embargo, se comprobó que algunos
oficios del Departamento de Finanzas y Contabilidad, en que se comunicaba a las
respectivas municipalidades el depósito efectuado y el detalle de los montos del 80%
de las multas pagadas, se efectuaba con retraso.
Respecto a lo indicado precedentemente, el
Director del Servicio informó que el atraso se debió a que no se contaba con el
personal necesario para que realizara el trabajo acumulado de meses anteriores,
debiendo readecuar el equipo incorporando una nueva jefatura al proceso de finanzas
del RMTNP.
Sobre esto último, se constató que el 25 de
junio de 2010, mediante resolución exenta N° 2316, se asigna la función de encargado
de la Unidad de Ingresos y Cobranzas, dependiente del Área de Gestión Financiera
de la Dirección Nacional, del Departamento Nacional de Finanzas y Contabilidad de la
Subdirección de Administración y Finanzas, a don José Ricardo Curiqueo Quilaqueo,
verificándose que los tiempos de demora mencionados en el informe final se han ido
regularizando, siendo enviada dicha información a las municipalidades, en lapsos de
a veces tres días, dándose, por ende, subsanada la observación.
3.- Otros recursos recibidos
Se señaló que el Servicio recibió recursos de
diversas municipalidades, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2008
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y el 30 de abril de 2009, sin embargo, no correspondía que éste percibiera dichas
sumas de conformidad a la normativa que regula el RMTNP, razón por la que se
procedió a devolverlos a las respectivas municipalidades.
En efecto, algunos de estos ingresos
correspondían a aranceles de multas pagadas los años 2008 o 2009, de sentencias
anteriores al 31 de diciembre de 2007, por lo que debieron pagarse al Consorcio y no
al Servicio. En otros casos, el Servicio recibió el 80% de los pagos correspondientes a
multas impuestas antes del 1 de enero de 2008, por los Juzgados de Policía Local de
otra comuna, y otras devoluciones correspondieron a recursos recibidos del 80% de
multas TAG de otros municipios.
Las situaciones anteriormente señaladas,
denotaban un desconocimiento por parte de las municipalidades de la normativa que
regula las multas del artículo 3°, inciso tercero, de la ley N° 18.287 y además,
evidenciaban deficiencias en el control de estos recursos.
Sobre el particular, la autoridad del Servicio
señaló en su respuesta, que los municipios son los responsables de enviar los
depósitos correspondientes al 80% y al arancel de multas anteriores al 1 de enero de
2008, no teniendo injerencia sobre estos recursos.
Asimismo, en el Informe Final, objeto del
presente seguimiento, se determinó la importancia de establecer canales expeditos de
comunicación con las municipalidades, dando a conocer errores de común ocurrencia
en la aplicación de la normativa, de manera de facilitar y mejorar la calidad de la
información.
Al respecto, el Servicio informó, a través del
oficio N°199 de 23 de abril de 2010, dirigido a los Tesoreros Municipales, que en el
mes de abril de 2010, comenzó a operar a través de un portal en Internet el RMTNP,
que permitirla el acceso directo de Juzgados de Policía Local y Tesorerías
Municipales para los efectos de informar las multas morosas y los pagos de éstas. A
través del citado portal, el funcionario autorizado de la Tesorería puede cargar los
informes de las multas pagadas al sistema, y recibe de inmediato un informe
preliminar de dicha carga, indicando los errores de formato que hubiere contenido el
archivo y una indicación preliminar de las sumas a depositar. Tras la revisión contra la
base de datos, se informará a la Tesorería cuál es el monto a depositar en la cuenta
del Servicio. Una vez verificado e informado el depósito, se eliminarán las multas. Por
otra parte, a través del mismo sistema, el funcionario de la Tesorería podrá consultar
el estado de los informes enviados y de las multas.
Adicionalmente, existe la posibilidad de
consultar en línea la base de datos del Registro, para los efectos de verificar las
multas vigentes de una determinada patente, funcionalidad que forma parte de los
convenios de conectividad que este Servicio suscribió con las Unidades de Tesorerías
de las Municipalidades.
Respecto del procedimiento antes descrito, el
Servicio aportó antecedentes que avalan la aplicación de éste, lo que sumado a la
verificación del sistema de consulta en línea, permite dar por subsanada la
observación, sin perjuicio de la verificación posterior que se realice al funcionamiento
de dicho sistema.
11
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4.- Cuenta corriente
Depósitos sin registrar
Se detectó que durante febrero de 2009,
ingresaron 11 depósitos por un total de $ 1.148.162 a la cuenta corriente del Servicio,
sin que hayan sido contabilizados en dicho mes. Asimismo, al finalizar ese mes se
constató que hablan otros depósitos por $ 4.564.718 sin registrar, de los cuales $
370.666 eran de diciembre de 2008 y $ 4.194.052 eran de enero de 2009.
Similar situación se observó en el mes de
marzo de 2009, en que los depósitos del mes sin registrar ascendieron a $ 943.810 y
los de meses anteriores a $ 4.578.828.
El Servicio indicó que esta situación se
generaba debido a que los informes de pago de multas presentaban inconsistencias
en sus datos, razón por la cual eran devueltos al lugar de origen para su revisión, lo
que generaba retrasos en el proceso.
Al revisar las conciliaciones bancarias, se
comprobó que en el mes de abril de 2009, se encontraban por regularizar $14.110
correspondiente a un depósito del mes de febrero, pero al mes de julio de igual año,
dicha situación se encontraba regularizada, subsanándose la observación.
Identificación errónea de los cheques pendientes de cobro
Se objetó que los beneficiarios que figuraban
con cheques girados y no cobrados en las conciliaciones bancarias, no correspondían
a la realidad.
Por ejemplo, en la conciliación bancaria al 31
de marzo de 2009, el beneficiario del cheque corresponde a la municipalidad que
efectuó el depósito del 80% de las multas recaudadas por ella, de infracciones de
otros municipios, y no a quien el Servicio giró los recursos correspondientes
Asimismo, en la conciliación de febrero del
año precitado, se indicaba como un cheque girado y no cobrado el N° 33, de 31 de
enero de 2009, por $ 83.872 de la Municipalidad de Recoleta, en circunstancias, que
correspondía a los cheques N" 33 por $ 41.602 y 34 por $ 42.270, girados a las
Municipalidades de Santiago y de Conchalí, respectivamente.
Al respecto, se verificó que la situación antes
descrita fue regularizada en los registros contables, quedando identificado el
beneficiario del cheque, subsanando así la observación planteada.
12
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III.- INFORMACION DEL REGISTRO DE MULTAS DE TRANSITO NO PAGADAS
1.- Registro de Multas impagas con atrasos significativos
Se observó que algunas multas fueron
ingresadas al Registro con un desfase superior a los dos años desde la dictación de
su sentencia, verificándose que existían 6.168 causas correspondientes a los
Juzgados de Policía Local de Santiago, cuyas sentencias dictadas durante el año
2007, fueron registradas en el año 2009, existiendo un caso con un retraso de 40
meses.
Otro hecho determinado fue, que el RMTNP,
no registraba multas entre el 1 de enero de 2008 y el 31 de mayo de 2009 de 95
Juzgados de Policía Local del país.
Se estableció además, que algunos JPL han
ordenado eliminaciones de multas del registro, sin embargo, a la fecha de dicha
comunicación, no se encontraban incorporadas en él.
Lo anterior, reflejaba el incumplimiento del
artículo 4° del decreto N° 61 de 2008, del Ministerio de Justicia, que aprueba el
Reglamento del Registro de Multas de Tránsito No Pagadas, el cual establece que el
Secretario del Juzgado de Policia Local que haya aplicado multas por denuncias
efectuadas conforme al inciso tercero, del artículo 3, de la ley N° 18 287 debe
"comunicar al Servicio del Registro Civil e Identificación las multas no pagadas cada
dos meses, contados desde la fecha de la respectiva sentencia".
En esta materia, el Servicio de Registro Civil e
Identificación manifestó que el desfase en el ingreso de la información obedeció a la
demora por parte de los Juzgados de Policía Local en enviar la información pertinente
y no a un atraso por parte de la Institución y que, si bien los Secretarios de los
Juzgados deben informar cada dos meses las multas impagas, no existe una sanción
por el incumplimiento de dicho plazo.
En cuanto a los 95 Juzgados de Policía Local
que no han informado multas impagas, el Servicio aduce que el conocer la causa de
ello excedía de sus competencias. Además, indicó que no era inusual que se solicitara
la eliminación de multas que no estaban en el RMTNP, ya que el desfase de la
información responde a procedimientos internos de los referidos juzgados.
Al respecto, se verificó que en el nuevo portal
se contempla un perfil de usuario para el funcionario del juzgado respectivo, mediante
el cual puede realizar el ingreso de la información, tal como se explicó en el acápite I.
"Aspecto InformáticoTM , punto 3 Integridad y Exactitud de los Datos, y consultar en línea
las multas, indicando si se encuentra vigente o eliminada, y en este último caso, la
causa de la eliminación, disminuyendo la posibilidad del problema antes descrito. Lo
anterior, permite dar por superada la observación.
13
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISI Ó N AUDITOR I A ADMINISTRATIVA
Á REA ADMINISTRACI Ó N GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
2.- Eliminaciones con atraso
Se observó que el pago de algunas multas
fueron informadas con atraso por las Tesorerías Municipales, razón por la que las
eliminaciones correspondientes también se efectuaron, a lo menos, con igual
desfase.
Por otra parte, existían 73 municipalidades
que no informaron el pago de multas al Servicio entre el 1 de enero de 2008 y el 31
de mayo de 2009 y otras no habían sido regulares en la entrega de información, en
contravención con el Reglamento que establece que dichas Tesorerías deben
informar al SRCeI, dentro de los 30 días siguientes de efectuados dichos pagos, a
menos, que se paguen conjuntamente con el permiso de circulación, en cuyo caso
tienen plazos distintos, lo que, sin embargo, no explicaba los atrasos.
En cuanto a los atrasos, el Servicio manifestó
en su respuesta que, efectivamente, se recibieron informes con importantes
desfases entre la fecha en que se produjo el pago y la data en que se informó a la
Institución, situación que excede las competencias del Servicio y que esperaban
superarlo con la implementación del nuevo portal en Internet.
Otra vía de eliminación de multas impagas del
RMTNP, es por sentencia judicial ejecutoriada por el Juzgado de Policía Local que
aplicó la multa respectiva. En su oportunidad, se observó que algunos certificados,
resoluciones u otros documentos emitidos por los Juzgados, en que solicitaban
eliminaciones de multas en el RMTNP, se recibían dos veces en el SRCeI, sea
directamente por el "interesado" o por el juzgado pertinente.
Dicho procedimiento permitía que se
procesara la eliminación de la multa con el primer documento recibido, sin
embargo, el segundo ejemplar, quedaba archivado en la Unidad de Registros
Especiales como "Causas Pendientes", no obstante, que en algunos casos las
multas hablan sido eliminadas anteriormente del registro.
En relación con los casos en que se recibían
dos documentos para la eliminación de la misma multa, el Servicio indicó en su
respuesta que se debía a que el Juzgado las enviaba dos veces, o porque se
recibían del Tribunal y también de parte del usuario.
En cuanto a las causas pendientes de
eliminar, que correspondían a la segunda multa informada y que el operador de la
aplicación desconocía si había sido o no registrada la eliminación, dejándola como
pendiente, esta situación quedo subsanada, ya que se verificó que el nuevo portal
web permite que la información sea única y en línea, pudiendo acceder no solo a la
información de las multas eliminadas, sino que conocer la causa y fecha de
eliminación, como se señalara con antelación. Por ende, se da por superada la
observación.
4
14
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3.- Deficiencias en la información del RMTNP
Se detectó que el RMTNP no consignaba
información respecto de lo siguiente: documento que originaba la anotación
respectiva, por incorporación o eliminación; causas de eliminación de registros, ya sea
por pago, por orden judicial o por orden de Servicio y municipalidad que informa el
pago, que permita una mejor información y control sobre las actuaciones que registra.
Además, el ingreso de la información para las eliminaciones se hacía en forma
manual, con el consiguiente riesgo que dicho procedimiento involucraba, afectando
con ello la integridad y confiabilidad de la información agravado por el gran volumen
de operaciones que se debían registrar.
También se informó la ocurrencia de dobles
pagos de multas en diferentes municipalidades.
Al respecto, se pudo constatar que el software
implementado contiene los campos necesarios para la correcta identificación de la
multa y sus procesos hasta la eliminación, tal como se muestra en el Anexo N° 2. En
cuanto al ingreso manual de las eliminaciones, el software es capaz de realizar
eliminaciones masivas con la misma lógica de las cargas masivas y sus respectivas
validaciones, tal como se describió anteriormente en el tema "Aspecto Informático",
punto 3. Integridad y Exactitud de los Datos, dándose por superada la observación, sin
perjuicio de una futura validación técnica sobre el particular.
CONCLUSIONES
El Servicio de Registro Civil e Identificación ha
aportado antecedentes e iniciado acciones que permitieron subsanar gran parte de las
observaciones planteadas en el Informe Final N° 246, de 2009, quedando pendiente
de subsanar las siguientes, referidas al Examen de Cuentas, las que serán revisadas
en una próxima visita:
Número 1 Ingresos por aranceles, letra b)
Diferencias y no percepción de los aranceles de la Municipalidad de Coronel;
Numero 2. Fondos de terceros por
concepto de multas, letra a) Pagos Dobles.
Sin perjuicio de lo anterior, también serán
analizadas técnicamente, en una futura fiscalización, las situaciones que se indican a
continuación:
El Sistema de Administración de Multas no
Pagadas, el cual fue implementado posteriormente a la visita de la Contraloría
General.
Procedimientos sobre la administración de
las cuentas de usuarios y Planes de Recuperación de Información, las que son
emitidas por el Comité de Seguridad, conjuntamente con todo el aspecto informático.
I5
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3.- Financiamiento del Proyecto Informático,
dado que este aún no concluye, su término y su efectiva implementación se verificará
en una próxima visita.
Saluda atentamente a Ud.,
MARIA CRISTINA CALDERÓN VIDAL
JEFE
APEA ADMINISTRACION (TENERLE
Y DEFENSA NACIONAL
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ANEXO N°1
Situación de Pagos del Contrato con Opensoft del nuevo portal Web RMTNP
30-12-2009
704
17-02-2010
13213
18-02-2010
$5.280.000
12%
18-02-2010
7946
30-12-2009
705
17-02.2010
13213
18-02-2010
$13.200.000
30%
18-02-2010
7946
10-03-2010
748
28-07-2010
61529
29-07-2010
$8.800.000
20%
30-07-2010
8863
30-03-2010
758
28-07-2010
61529
29-07-2010
$3.520.000
8%
8883
30-03-2010
757
15-09-2010
78441
23-09-2010
$6.600.000
15%
9240
30-04-2010
783
15-09-2010
78441
23-09-2010
$6.600.000
15%
9240
Contrato Portal RMTNP, Hito
Análisis.
Contrato Portal RMTNP, Hito
Diseño.
Contrato Portal RMTNP, Hito
Implementación.
Contrato Portal RMTNP, Hito
Capacitación.
Contrato Portal RMTNP, Hito de
Pruebas y Correcciones.
Contrato Portal RMTNP, Hito
Puesta en Marcha.
1
TOTAL PAGADO
2711-2009
28-12-2009
28-01-2010
22-02-2010
22-03-2010
20-04-2010
20-05-2010
21-06-2010
20-07-2010
20-08-2010
21-09-2010
20-10-2010
1318
1359
1399
1441
1483
1528
1572
1619
1663
1712
1759
1804
3012-2009
30-12-2009
17-02-2010
26-02-2010
31-03-2010
22-08-2010
22-06-2010
30-07-2010
31-07-2010
30-08-2010
30-09-2010
15-11-2010
.,!
»/
89129
11028
13213
17222
26332
50874
50874
61992
65728
73772
93319
96460
30-12-2009
31-01-2010
18-02-2010
28-02-2010
06-04-2010
24-05-2010
24-06-2010
04-08-2010
10-08-2010
31-08-2010
31-10-2010
17-11-2010
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
$1.190.000
1 de 12
2 de 12
3 de 12
4 de 12
5 de 12
6 de 12
7 de 12
8 de 12
9 de12
10 de 12
11 de 12
12 de 12
7691
7801
7946
8028
8164
8704
8704
8911
8988
9140
9305
9569
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Arriendo de Hardware RMTNP
Servicio
TOTAL PAGADO
/
22-06-2010
813
22-09-2010
79170
24-09-2010
$3.500.000
1 de 8
9253
21-06-2010
809
22-09-2010
79170
24-09-2010
$3.500.000
2 de 8
9253
30-07-2010
827
22-09-2010
79170
24-09-2010
$3.500.000
3 de 8
9253
20-08-2010
841
22-09-2010
79170
24-09-2010
$3.500.000
4 de 8
9253
21-09-2010
859
28-10-2010
91303
29-10-2010
$3.500.000
5 de 8
9480
20-10-2010
873
19-11-2010
97662
19.11-2010
$3.500.000
6 de 8
9623
22-11-2010
893
30-12-2010
112203
30.12-2010
$3.500.000
7 de 8
9841
TOTAL PAGADO
de
Mantenimiento
Software del Portal RMTNP
Servicio de Mantenimiento
Software del Portal RMTNP
Se rvicio de
Software del Portal RMTNP
nto
Servicio de Mantenimiento
Software del Portal RMTNP
Servicio de Mantenimiento
Software del Portal RMTNP
Servicio
vicio de Mantenimiento
Softwaree del Portal RMTNP
Servicio de Mantenimiento
Software del Portal RMTNP
1.11r
RESUMEN DE PAGOS:
Monto Total a Pagar
$86.280.000
Monto Total Pagado
$82.780.000
Monto Restante por Pagar
$3.500.000
Costo Total del Proyecto según contrato con Opensoft.
Monto pagado por el SRCel a Opensoft de acuerdo a avance
del Pro facto en sus 3 corlee •tos de • a• os, se • ún contrato.
Cuota faltante 8 de 8 por concepto de Servicio de
Mantenimiento Software del Portal RMTNP.
17
del
del
del
del
del
del
4
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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ANEXO N° 2
Identificación Completa de una Multa en el Portal Web del RMTNP
(,(Clill
Registro de Mullas de
rátnito no pagadas
1181/e7
ét
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