Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental

1
Manual IHOBE ISO-14001
1.
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Introducción
Contenido:
! ¿Qué es la Gestión Medioambiental?
! ¿Qué aporta un Sistema de Gestión Medioambiental a la empresa?
! ¿Cuáles son los objetivos de la presente Guía?
¿Qué es la Gestión Medioambiental? ¡Buena pregunta! Intentemos responderla
brevemente: La “Gestión Medioambiental hace referencia a todas las actuaciones
que contribuyen a cumplir los requisitos de la legislación medioambiental vigente, a
mejorar la protección ambiental y a reducir los impactos de la propia empresa sobre
el medio ambiente al controlar los procesos y actividades que los generan”. Todas
estas actividades de forma conjunta, planificada y organizada dentro de una
empresa conformarán el Sistema de Gestión Medioambiental – también conocido
por su abreviatura SGMA- que proporciona un proceso estructurado para la mejora
continua.
Existen diferentes grados de desarrollo de un SGMA y diferentes alternativas para
su implantación. Una empresa deberá valorar y decidir si lo que quiere es un SGMA
informal o no referenciado, no auditable y no certificable; o si por el contrario,
necesita un SGMA formal, auditable por terceros y certificable, que tome como
referencia la norma ISO-14001 o el Reglamento Europeo 1836/96 (EMAS) para el
desarrollo, implantación y mantenimiento del mismo.
En este sentido, la tendencia más generalizada en la actualidad es la implantación
de los SGMA según la norma de ámbito internacional ISO-14001, frente al sistema
europeo EMAS, ya que la primera cuenta con reconocimiento y validez a nivel
mundial, mientras que el segundo queda limitado a nivel europeo.
A
r
ica
f
i
n
Pla
r
sta
Aju
De todos modos, la gran ventaja de
desarrollar e implantar un SGMA formal o
normalizado ISO o EMAS, es que este
mecanismo proporciona y exige un
proceso sistemático y cíclico de mejora
continua, también denominado Ciclo
PDCA
(iniciales
en
inglés
de
Plan/Do/Chech/Adjust). El Ciclo PDCA de
la mejora continua, es el equivalente a
Planificar, Ejecutar, Comprobar y Ajustar
nuestra gestión medioambiental de forma
permanente, y asegurar con ello niveles
de comportamiento medioambiental cada
vez más elevados.
P
M ejora
C ontinua
C
Ej
ec
ut
ar
D
bar
o
r
p
Com
Figura 1: Ciclo de la mejora continua (PDCA)
Por ello, al analizar los requisitos establecidos por la Norma ISO-14001 para el
desarrollo e implantación de un SGMA, resulta muy fácil relacionarlos con las etapas
del ciclo de mejora continua, anteriormente mencionado.
-Primera Parte-
Página 1 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
D
P
4.3 Planificación
4.3.1 Aspectos
medioambientales
4.3.2 Requisitos legales y
otros requisitos
4.3.3 Objetivos y metas
4.3.4 Programa(s) de
gestión medioambiental
4.4 Implantación y
funcionamiento
4.4.1 Estructura y
responsabilidades
4.4.2 Formación,
sensibilización y
competencia profesional
4.4.3 Comunicación
4.4.4 Documentación del
sistema de gestión
medioambiental
4.4.5 Control de la
documentación
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Planes de
emergencia y capacidad
de respuesta
C
A
4.5 Comprobación y Acción
correctora
4.6 Revisión por la
Dirección
4.5.1 Seguimiento y
medición
4.5.2 No conformidad,
acción correctora y acción
preventiva
4.5.3 Registros
4.5.4 Auditoría del sistema
de gestión medioambiental
Mejora Continua
POLITICA MEDIOAMBIENTAL
Figura 2: Requisitos de la norma ISO-14001 referidos a la mejora continua
¿Qué puede aportar un SGMA a la empresa? He aquí unos pocos, pero
importantes argumentos en favor de su incorporación a la gestión general de la
empresa:
1. Uno de los objetivos del sistema de gestión medioambiental es el de optimizar la
utilización de los recursos. Consecuentemente, la empresa podrá ahorrar mucho
dinero si por un lado, ajusta el consumo de materias primas, agua y energía a lo
estrictamente necesario, y por otro, genera menos desperdicios, residuos y
despilfarros.
2. Un SGMA conduce a un mayor conocimiento, mejora y control de los procesos,
lo que revierte en un aumento de la eficiencia de los mismos
3. Puesto que la protección ambiental constituye un importante tema social, los
SGMA pueden servir como herramienta, para motivar a los empleados a
participar en las mejoras de la empresa e involucrarlos para obtener resultados
más satisfactorios.
4. Las mejoras medioambientales conseguidas, en ocasiones traducidas a datos
medioambientalmente importantes, se pueden hacer públicas y con ello, lograr el
reconocimiento de la opinión pública y la promoción de la imagen de la empresa.
5. En algunos sectores, es el mercado mismo el que obliga a las diferentes
empresas a implantar un sistema de gestión medioambiental, lo que les confiere
notables ventajas comerciales y mayores oportunidades de mercado.
Tener implantado un SGMA y que esto sea demostrable, puede permitir
anticiparse a las exigencias de los clientes lo que confiere a la empresa una
posición más competitva y ventajosa.
6. Independientemente de que una organización disponga o no de un SGMA, ésta
debe cumplir todos aquellos requisitos legales que le sean de aplicación.
También es cierto sin entrar en valoraciones, que esto no siempre es así. Para
-Primera Parte-
Página 2 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
estas empresas los SGMA proporcionan un marco incomparable para iniciarse
en la identificación de los requisitos de la legislación medioambiental aplicable
vigente y continuar con la adecuación a aquellos que por uno u otro motivo no
cumplen.
7. Y sobre todo, un SGMA asienta las bases de la organización y el orden dentro de
la empresa.
Esta Primera Parte del Manual IHOBE, pretende ayudarle a comprender los
diferentes pasos que habrá de dar para incorporar un sistema de gestión
medioambiental a su empresa. Le muestra el modo de iniciar un proyecto de este
tipo, cuáles son las condiciones previas de partida y el modo de lograr el objetivo.
Pero sobre todo, estas páginas persiguen ser una herramienta de apoyo sencilla y
práctica, para aquellas empresas que hayan optado por la ISO-14001 como
referente y vayan a emprender su implantación.
Debe quedar claro que, dicha Primera Parte, en ningún caso podrá sustituir la
lectura y el estudio en profundidad de la norma de referencia ISO 14001, y que
tampoco constituye por si misma un manual de gestión medioambiental. Basada en
el texto original de la ISO-14001 - texto que obligatoriamente usted deberá trabajar le será de mucha utilidad durante el proceso de implantación de su sistema de
gestión medioambiental.
Cuando proceda a implantar la Norma ISO 14001 en su propia empresa, podría
solicitar ayuda a IHOBE o incluso poner en práctica el material de trabajo propuesto
en esta publicación.
Un consejo:
Hable con cuantas personas le sea posible sobre su proyecto. Si puede, asista a
jornadas, talleres de trabajo, conferencias, etc. sobre SGMA o visite empresas
conocidas que ya hayan implantado un sistema de gestión medioambiental.
Infórmese de lo positivo de otras experiencias y sobre todo asegúrese de no cometer
los mismos errores.
2.
Estructura del Sistema de Gestión Medioambiental
Una vez adoptada la decisión de implantar la Norma ISO 14001 en la empresa, es
muy frecuente que se nos plantee la siguiente cuestión: “¿Y ahora, por dónde
empezamos?“
No se ponga nervioso. Lo primero que hay que hacer es asignarle un nombre al
proceso a iniciar, por ejemplo: Proyecto ISO 14001 y a continuación diferenciarlo en
distintas fases. Ya verá como cuando tenga estructurado el proyecto de ese modo,
el objetivo no le parecerá ni tan lejano, ni tan inalcanzable.
-Primera Parte-
Página 3 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
Preparación
Planificación
Fase 1
Fase 2
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
• Revisión
Medioambiental
Inicial
Fase 3
• Desarrollo
documental
• Implantación en
la empresa
Fase 4
• Auditoría
Interna
• Revisión por la
Dirección
• Proceso de
Certificación
Fase 5
Figura 3: Representación esquemática de las fases del Proyecto
2.1.
Fase 1 - La fase de preparación
Contenido:
! Funciones – las responsabilidades han de estar definidas.
! El equipo de gestión medioambiental - equipo interdepartamental responsable del
proyecto.
! La Dirección de la empresa – debe respaldar firmemente el proyecto y liderarlo.
! Medios necesarios - asignación de recursos humanos, económicos y
tecnológicos.
! Asesores externos – en caso de que se tuviera que recurrir a su contratación
serían necesarios ciertos criterios de selección.
! Colaboración con otras empresas – intercambio de experiencias / motivación.
La cuestión más importante en esta primera fase del proyecto es la de determinar
las funciones de las personas involucradas. Sin una clara definición de las
responsabilidades, difícilmente el proyecto podrá tener éxito. Por ello, se
recomienda formar al inicio del mismo un equipo de trabajo constituido por personal
propio de la empresa y encargar a éste la implantación del SGMA. Los miembros de
este equipo de gestión medioambiental deberían proceder de diferentes áreas de
su empresa ya que el Sistema de Gestión Medioambiental ha de aplicarse al fin y al
cabo en toda ella. Es mejor, delegar la responsabilidad del proyecto en un equipo de
gestión medioambiental interdepartamental, que adjudicárselo en su totalidad a un
único departamento, como por ejemplo al de aseguramiento de la calidad. Esto
último, ocurre con relativa frecuencia, generando en dicho departamento una
sobrecarga de trabajo excesiva que se traduce bien en la ralentización del proyecto
o bien en el abandono del mismo.
El tamaño del equipo depende naturalmente del tamaño de la propia empresa. En
todo caso debería estar integrado por un mínimo de dos personas y un máximo de
cinco. Se debe nombrar un jefe de equipo. Y recuerde: “¡Sin una clara definición de
las responsabilidades, ni el equipo ni el proyecto pueden funcionar!“
-Primera Parte-
Página 4 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
¡La Dirección de la empresa ha de respaldar plenamente el proyecto! El equipo
de gestión medioambiental ha de tener rápido acceso a la Dirección para
informarla y debatir con ésta aquellos temas que así lo requieran.
Durante la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental se ponen de
manifiesto muchos de los puntos débiles de la empresa. ¡En ocasiones ésto
requiere el desarrollo de propuestas de resolución y la adopción de las
decisiones oportunas a menudo a muy corto plazo! La Dirección ha de estar
disponible para apoyar este tipo de decisiones y agilizar el proceso.
Los siguientes gráficos muestran ejemplos
medioambiental en diferentes empresas.
relativos
a
la
organización
¡No obstante, la responsabilidad de la protección medioambiental en la
empresa siempre recaerá en última instancia sobre la alta Dirección!
En empresas de gran tamaño se recomienda adoptar las decisiones en el marco de
un grupo de trabajo o comité de medio ambiente, que se reúna regularmente y que
sea asesorado e informado por el equipo de gestión medioambiental.
Por lo general, estas empresas disponen ya de comités para el análisis y toma de
decisiones de temas relacionados con otros sistemas de gestión con los que la
organización cuenta.
Grupo de trabajo de medio ambiente
Presidencia: La Dirección
Miembros: jefe del equipo de gestión
medioambiental, jefes de área de todas
las áreas afectadas
•Propuestas
•Información
Decisión
Equipo de gestión
medioambiental (desarrollo y
mantenimiento del sistema)
•Propuestas
•Información
Decisión
•Auditoría
•Comunicación
•Formación
EMPRESA
Figura 4: Esquema ejemplo relativo a la organización medioambiental en empresas de gran tamaño
En empresas más pequeñas, es suficiente con que el equipo de gestión
medioambiental tenga acceso directo a la Dirección. La Dirección comunicará las
decisiones directamente a los empleados.
-Primera Parte-
Página 5 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
La Dirección
Propuestas / Información
Equipo de gestión
medioambiental
(desarrollo y mantenimiento
del sistema)
Decisión
Auditoría
Comunicación
Formación
Empresa
Figura 5: Esquema ejemplo relativo a la organización medioambiental en empresas más pequeñas
Un aspecto importante durante la fase de preparación del proyecto es la dotación de
medios y recursos suficientes para la implantación del Sistema de Gestión
Medioambiental. ¡Debe quedar claro que el proyecto cuesta tiempo y dinero! Por ello
y desde un principio, debe quedar asegurado que, los miembros del equipo de
gestión medioambiental, dispongan de suficiente capacidad para poder llevar
adelante, además de sus funciones habituales, el desarrollo y la implantación del
SGMA. Han de programarse recursos económicos, principalmente para un posible
asesoramiento externo, para la participación en talleres de trabajo y seminarios, así
como para la tramitación de permisos y autorizaciones administrativas pendientes.
La cuestión de los recursos y medios financieros nos lleva directamente al siguiente
interrogante: “¿Se debe recurrir a un asesor externo?“
En principio, no hay inconveniente alguno en intentar abordar el Proyecto ISO
14001, sin la ayuda de un asesor o consultor externo. Muchas empresas se asustan
ante los gastos derivados de un asesoramiento externo – y al fin y al cabo piensan,
¡para qué recurrir a ellos, si se cuenta con personal propio!. Sin embargo, no olvide
que esta última opción implica que sus empleados deberán dedicar una parte
considerable de su jornada laboral al desarrollo e implantación del SGMA.
Un asesor externo que disponga de la suficiente experiencia en la implantación de
sistemas de gestión medioambiental puede en cambio ayudarle a proceder de una
manera mucho más sistemática y estructurada, lo que le puede ahorrar tiempo y
dinero. Otra ventaja a considerar, es la objetividad del asesor externo, al que la
costumbre no le ciega; es decir, que posiblemente a él le llamarán la atención cosas
o situaciones que Ud. ya no percibe en su empresa por estar totalmente
familiarizado con ellas.
-Primera Parte-
Página 6 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Un consejo:
Asegúrese de que el consultor que seleccione disponga de la suficiente experiencia
en implantación de Sistemas de Gestión Ambiental y esté además, muy familiarizado
con la práctica y la realidad empresarial. Es una condición indispensable que posea
una comprensión técnica de los procesos que tienen lugar en su empresa. Recabe
referencias o si lo prefiere, solicite la recomendación de un buen consultor a terceras
partes. ¡Procure dar una cierta prioridad a aquellos consultores con conocimientos
en su sector, ya que así resultará más breve la fase de adaptación inicial!
Indicación:
IHOBE, S.A. le propone una alternativa para introducir un sistema de gestión
medioambiental en su organización. Dicha alternativa consiste, en formar un grupo
de trabajo denominado Talde ISO-14, integrado por varias empresas unidas por el
mismo objetivo: la certificación en ISO-14001.
Asesorados técnicamente por un único consultor común para todas ellas y
dinamizadas por un experto en técnicas de trabajo en grupo facilitado por IHOBE,
S.A. este grupo de empresas se reúne periódicamente (cada tres o cuatro
semanas). En estas reuniones se imparte formación en SGMA y se presentan las
estructuras documentales básicas del SGMA (manual, procedimientos, instrucciones
de trabajo, etc) de modo genérico; se definen tareas y se debaten avances y
principales problemas. El intercambio de experiencias con otras empresas motiva y
ayuda a evaluar con mayor precisión el rendimiento y el progreso propios.
2.2.
Fase 2 - La fase de planificación
Contenido:
! Planificación del proyecto - distribución en el tiempo del tratamiento de los
requisitos de la norma
! Principales hitos - establecimiento de fechas previstas para cumplimiento de
tareas concretas
! Secuencia para el tratamiento de los requisitos de la norma - no existe un modelo
único es preferible proceder en función de desarrollos y relaciones entre los
mismos.
Una vez finalizados los preparativos, se pasa a la planificación detallada del
proyecto. En la documentación de trabajo que facilita esta publicación se incluye a
modo de ejemplo, una Planificación del proyecto. Elabore en cualquier caso su
propio plan de proyecto, incluso aún cuando no sepa con exactitud cuánto tiempo va
a necesitar en definitiva para todos y cada uno de los puntos. La planificación
general del proyecto además de mostrarle el estado actual y el camino por recorrer,
le proporcionará una perspectiva global del proceso. (Ver Elemento 0, Prologo)
También resulta conveniente diferenciar y establecer los principales hitos del
proyecto y fijarse un plazo para su cumplimiento. Estas etapas pueden ser, p.ej., la
aprobación de la política medioambiental, la implantación del SGMA en la empresa,
la realización de la primera auditoría interna, etc.
-Primera Parte-
Página 7 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Si analiza la planificación del proyecto incluido en el Elemento 0, de la Segunda
Parte de esta publicación y lo compara con el índice del Manual de Gestión
(Elemento 1), se dará cuenta de que el orden del tratamiento de los diferentes
capítulos coincide durante el proyecto con el orden correlativo de los mismos en el
Manual de Gestión.
En ocasiones puede resultar conveniente anticipar el trabajo sobre determinados
capítulos debido a que, pueden implicar a distintos departamentos, por lo que habrá
que tener en cuenta los diferentes puntos de vista de los mismos; o pueden referirse
a actuaciones más complejas, que requieren gestionar gran cantidad de información,
por lo que la procedimentación habrá de ser más detallada; o su desarrollo puede
resultar clave para el sistema y habrá de establecerse desde un inicio, etc. por
ejemplo las Tablas de entradas y salidas.
Por otro lado, puede ocurrir que partes del proyecto estén tan íntimamente
relacionadas, que resulte más fácil su desarrollo y aplicación en el tiempo de forma
paralela, por ejemplo definición de los procedimientos de control operacional y la
generación de registros.
Un consejo:
Analice la planificación de proyecto que se facilita en el Elemento 0, así como los
capítulos correspondientes en el Manual modelo (Elemento 1), y compare éstos con
los requisitos de la norma ISO 14001. ¡Con el tiempo, se familiarizará con las
relaciones y se convertirá en un auténtico experto en gestión medioambiental!
En relación a las reuniones del equipo del proyecto no olvide: reunirse es muy
importante. Sólo una comunicación constante y fluida garantiza que el sistema sea
comprendido y aplicado correctamente. Convoque reuniones periódicas y establezca
de forma precisa desde el inicio del proyecto cómo quiere que se desarrollen.
Elabore para cada reunión un pequeño orden del día. Trate primero los nuevos
puntos y deje para el final las preguntas y los resultados obtenidos desde la última
reunión. Redacte un acta de la reunión, defina y asigne las diferentes tareas y
documente quién es responsable de cada tarea y para cuándo ha de estar realizada
cada una de ellas. ¡Realice un seguimiento regular del progreso de los trabajos!
Un consejo:
Las reuniones no deben ser demasiado largas – a veces es mejor invertir una hora
varios días a la semana, que un día entero una vez al mes. Debatan – pero limite el
tiempo de discusión. En cuanto haya hallado una solución, pondere ésta en base a
criterios como la posibilidad de acometerla, los costes asociados, la utilidad y
similares.
Pero no olvide: ¡Quién mucho abarca, poco aprieta! ¡Para certificar su Sistema de
Gestión Medioambiental éste debe cumplir los requisitos de la ISO-14001
necesariamente, pero no tiene por qué ser del todo perfecto desde el comienzo! En
la ISO 14001 se exige la mejora continua del sistema - ¿y qué quedaría por mejorar
si el sistema ya fuera perfecto desde su comienzo?1
1
Además no existe ningún sistema perfecto. Cuando haya implantado la ISO 14001, se dará cuenta
de que muchas ideas fantásticas por desgracia no funcionan tan bien en la práctica – pero ya se
sabe: “Sólo el que no hace nada no comete errores.“
-Primera Parte-
Página 8 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
2.3.
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Fase 3 - La revisión medioambiental inicial
Contenido:
! Registrar la situación medioambiental real de partida de la empresa e identificar
las áreas de mayor relevancia medioambiental resulta fundamental para el
SGMA.
! Visitas a la empresa, entrevistas a empleados, inspección de documentos.
! Informe, evaluación de resultados, propuestas de medidas de mejora.
! Determinar responsabilidades, tareas y plazos de ejecución para la implantación
Plan de Actuación.
Bien, ahora es cuando la cosa se pone seria. Antes de empezar a desarrollar un
sistema de gestión medioambiental necesita disponer de una amplia cantidad de
datos. Debe estar al día de lo que ocurre y ha ocurrido en su empresa. Estos datos
constituyen los cimientos sobre los que habrá que trabajar posteriormente. Con la
ayuda de estos datos se determinan los impactos que su actividad industrial ejerce
sobre el medio ambiente. Pero además, dichos datos son un instrumento importante
para detectar problemas puntuales que deban ser subsanados.
La organización y ejecución de esta revisión medioambiental inicial recae sobre
los miembros del equipo de gestión medioambiental o sobre el consultor externo
contratado para tal fin. En cualquiera de los casos, éstos planifican la revisión,
realizan las visitas a las diferentes áreas de la empresa y entrevistan a los
empleados y superiores de los distintos departamentos.
Un consejo:
Es aconsejable que el equipo de gestión medioambiental realice ya al inicio del
proyecto una visita previa a la empresa y mantenga conversaciones con los
empleados. Esta visita preliminar ayuda a todos los miembros del equipo – que
proceden de diferentes áreas – a comprender mejor la estructura compleja de la
empresa en su conjunto.
A la hora de realizar la revisión medioambiental inicial, es aconsejable no seguir
“ciegamente” una lista de comprobación (check-list), sino utilizar más bien el “sentido
común” para obtener una imagen real de la situación medioambiental en la empresa.
Para ello, es imprescindible que el equipo de gestión medioambiental disponga de
unos conocimientos técnicos-medioambientales mínimos, que le permitan
comprender los procesos técnicos que tienen lugar en la empresa y su posible
incidencia sobre el medio ambiente. Además de mantener entrevistas con
empleados y superiores, es muy importante también inspeccionar la documentación
relevante existente, como son los procedimientos y las instrucciones de trabajo, así
como las autorizaciones, permisos y licencias, comunicados de las autoridades, etc.
Un consejo:
¡Tómese el tiempo necesario para desarrollar la revisión medioambiental! Cuanto
más exhaustiva sea ésta, tanto mejor y sólida será la base de información de cara a
elaborar su propio Sistema de Gestión Medioambiental. Pero no se relaje, recuerde
que han prefijado una fecha para la finalización de la Revisión en su Planificación.
-Primera Parte-
Página 9 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Para registrar los diferentes aspectos medioambientales propios de su actividad
resulta aconsejable confeccionar una matriz como la que se expone a continuación o
equivalente e incluirla en el informe derivado de la revisión. En ella se contemplan
los aspectos medioambientales identificados y asociados al funcionamiento de cada
área de trabajo de la empresa, así como el resultado de la evaluación de la
importancia de su impacto. Para dicha evaluación se pueden emplear criterios como:
Magnitud y Peligrosidad o Toxicidad asociados a sus correspondientes escalas de
valoración, que nos permitan obtener la evaluación global por área y por aspecto.
¡La evaluación debería efectuarse conjuntamente por el equipo de gestión
medioambiental!
Almacén de materia
prima y aux
Estampado
Temple
Rectificado
deslizante
Galvanizado
Embalaje y
transporte
Mantenimiento
Evaluación global
de los impactos
medioambientales
Aspectos medioambientales
Almacén Productos
Químicos
Areas de trabajo
NS
NS
NS
NS
B
A
B
NS
M
B
NS
NS
NS
B
B
NS
B
NS
B
NS
NS
NS
B
B
NS
M
B
A
M
B
M
M
A
M
M
M
B
M
B
M
M
NS
NS
M
B
M
A
M
A
A
A
M
B
A
NS
NS
B
NS
B
NS
NS
B
NS
B
NS
B
M
M
M
B
B
M
M
M
B
M
M
A
B
B
M
M
B
B
M
B
A
NS
M
M
Consumo de energía
Consumo de agua
Consumo de Materias primas
Generación de Agua residual
Generación de Residuos
Manipulación de Sustancias peligrosas
Emisiones atmosféricas
Generación de Ruido
Peligro de contaminación del suelo
y aguas subterráneas
Evaluación global de los impactos
por área
NS No significativo
B Baja significancia
M Media significancia
A Alta significancia
El nivel de detalle y de complejidad de la matriz estará directamente relacionado con
la complejidad del proceso. Es decir, dependerá de si existe una única línea
productiva o si por el contrario existen varias- una principal y otras secundarias,
interrelacionadas entre si- y de las diferentes etapas u operaciones que las
constituyen.
La revisión medioambiental debería suministrar toda la información técnica y
organizativa importante con la que poder establecer la situación real sobre la
protección medioambiental dentro de la empresa:
- Aspectos medioambientales significativos
- Comparativa entre prácticas medioambientales de la empresa y los requisitos de
la norma
- Grado de cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable
Este material sirve entre otras cosas para identificar las medidas de mejora. El
equipo de gestión medioambiental o el consultor elaborará para ello primero un
informe. Este informe podría contemplar por ejemplo los puntos recogidos en el
recuadro que se muestra más adelante.
-Primera Parte-
Página 10 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Por último, se evalúan las evidencias constatadas o el diagnóstico realizado, se
plantean posibles soluciones y se establecen las responsabilidades y los plazos de
ejecución para la implantación en un programa o plan de actuación medioambiental.
En el Elemento 7 de esta publicación se muestra un ejemplo de Informe de
Revisión Medioambiental Inicial que incluye en su anexo una propuesta del Plan
de Actuación Medioambiental, previo a la implantación de un sistema de Gestión
Medioambiental.
1.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA REVISIÓN MEDIOAMBIENTAL INICIAL
1.1.
ANTECEDENTES.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
ALCANCE
Período cubierto por la Revisión Medioambiental Inicial
Criterios de Revisión Medioambiental Inicial
Temas tratados en la Revisión Medioambiental Inicial
1.3.
OBJETIVOS
1.4.
1.4.1.
1.4.2.
1.4.3.
1.4.4.
1.4.5.
1.4.6.
1.4.7.
METODOLOGÍA
Fases y fechas en las que se realizó la Revisión Medioambiental Inicial
Actividades previas al trabajo en fábrica
Trabajo en fábrica
Actividades posteriores
Instrumentos de Revisión Medioambiental Inicial
Equipo Revisión Medioambiental Inicial
Lista de distribución del informe de Revisión Medioambiental Inicial
2.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
2.1.
DATOS GENERALES
2.2.
DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO HISTÓRICO DE LA EMPRESA
2.3.
DESCRIPCIÓN DEL LUGAR
2.4.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
2.5.
ENERGÍA, AGUA Y MATERIAS PRIMAS
2.6.
ORGANIZACÓN Y PERSONAL
2.7.
SISTEMA DE GESTIÓN
3.
TABLAS DE RECOPILACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES
4.
EVALUACIÓN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES
4.1.
Entradas/Salidas relacionadas con el medio ambiente
4.2.
Aspectos ambientales significativos
4.3.
Estructura y responsabilidades
4.4.
Aspectos generales
4.5.
Atmósfera
4.6.
Vertidos
4.7.
Residuos y su almacenamiento
4.8.
Consumo de agua
4.9.
Consumo de energía
4.10.
Materias primas, productos químicos y su almacenamiento
4.11.
Protección del suelo y de las aguas subterráneas
4.12.
Contaminación acústica
4.13.
Gestión de riesgos
4.14.
Embalaje y transporte
5.
NECESIDADES DE FORMACIÓN
6.
RESUMEN Y CONCLUSIONES GENERALES
ANEXO I.PLAN DE ACTUACIÓN MEDIOAMBIENTAL DE LA EMPRESA
Otro ejemplo de posible Indice de un Informe de Revisión Medioambiental Inicial.
-Primera Parte-
Página 11 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
2.4.
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Fase 4 – Estructura del Sistema de Gestión Medioambiental
Contenido:
! Responsable del SGMA y Responsable de la protección medioambiental.
! Trabajar con matrices de responsabilidades y flujogramas.
! Elaboración e implantación paso a paso del Sistema de Gestión Medioambiental.
! Reuniones de proyecto (desarrollo, duración, protocolo). ¡Hablar menos y actuar
más!
Uno de los más importantes y por ello, primeros pasos a dar hacia un Sistema de
Gestión Medioambiental que funcione, es el nombramiento de las personas
responsables del Sistema de Gestión Medioambiental (los llamados representantes
de la Dirección), así como del responsable final o responsables de la protección
medioambiental en la empresa.
¡Atención!
No se trata del mismo cargo, a pesar de que en determinadas circunstancias ambas
funciones puedan ser desempeñadas por una misma persona.
1. Al representante de la Dirección le corresponde desempeñar todas las
actividades necesarias para implantar y mantener al día el Sistema de Gestión
Medioambiental. Desde la elaboración del Manual de Gestión Medioambiental,
así como de los procedimientos, instrucciones, formularios, listas de
comprobación, etc., pasando por la distribución y la actualización de dichos
documentos, la planificación, ejecución y evaluación de las auditorías internas,
hasta la elaboración de un informe periódico y la preparación de las auditorías
externas. Esta tarea puede ser asumida también por el equipo de gestión
medioambiental.
2. El o los responsables de la protección ambiental fijan la política
medioambiental y aseguran la implantación del SGMA. Son los responsables
finales de que se cumplan y apliquen en la empresa todos los requisitos legales y
otros requisitos vigentes. Esta responsabilidad recae generalmente sobre la
Dirección, quien tendrá que designar al responsable del SGMA. De igual modo,
la aprobación de la Política Medioambiental de la organización será
responsabilidad de la Dirección.
Importante:
El representante de la Dirección es en efecto el responsable del funcionamiento del
Sistema de Gestión Medioambiental, y ha de advertir sobre los problemas e
incidencias medioambientales significativos que pudiera identificar. Pero los cargos
responsables de las respectivas áreas, serán igualmente los responsables del
cumplimiento de los diferentes requisitos del SGMA en las mismas, por parte del
personal bajo su cargo.
Un Sistema de Gestión Medioambiental por lo general conlleva la elaboración de un
Manual de Gestión Medioambiental – éste contendrá la estructura de dicho sistema
a grandes rasgos, las principales responsabilidades y los desarrollos u operativas
establecidas –. También son necesarios otros documentos, como procedimientos,
instrucciones de trabajo, formularios, etc, en los que se detallen más las diferentes
actividades y los trabajos que han de realizarse y el modo en que éstos han de
llevarse a cabo y dónde registrarse.
-Primera Parte-
Página 12 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
La estructura del Sistema de Gestión se explica en el capítulo 6 del Manual modelo
(Elemento 1) de IHOBE. La brevedad de este Manual no es casual; su extensión se
ha reducido al mínimo necesario. Se ha evitado intencionadamente el volver a copiar
literalmente o a explicar en los propios capítulos del Manual párrafos enteros de la
norma ISO 14001 como ocurre en muchos otros modelos de manual existentes. En
caso necesario, consulte directamente la norma.
Un consejo:
En última instancia es Ud. mismo quien debe decidir el tipo de Manual que va a
elaborar y cómo organizar en su empresa el control de la documentación:
procedimientos, formularios, requisitos legales y demás documentos. El Manual
modelo de IHOBE es sólo una propuesta más, pero como ya se ha dicho, existen
muchas posibles soluciones para alcanzar el objetivo.
Recuerde:
Reduzca el Manual al mínimo necesario. Incorpore al Manual sólo aquello que
realmente tenga relevancia para su empresa. ¡Lea la norma con frecuencia! Cada
nueva lectura aporta nuevos conocimientos ¡Y no olvide que es el Manual el que
debe ser adaptado a la empresa, y no la empresa al Manual!
A menudo, uno se pregunta cuántos son los procedimientos que hay que elaborar
además del Manual.
Advertencia:
El Manual del SGMA modelo que presenta IHOBE incluye ya en sus 14 capítulos
gran parte de lo procedimentado por la empresa o lo que es lo mismo, el modo de
operar que ésta ha establecido para los requisitos más importantes exigidos por la
norma ISO-14001. Adapte esos desarrollos a las circunstancias de su empresa.
Este Manual modelo no puede, sin embargo, contener ni reflejar todos los procesos
significativos desde un punto de vista medioambiental de todas las empresas en
general. Por esta razón, será Ud. quien deba describir en los procedimientos
correspondientes (Elemento 2), todos aquellos procesos de su propia organización
que presenten o se caractericen por su relevancia ambiental.
En el Manual de IHOBE, los desarrollos o modos de operar definidos no se
presentan en forma de texto, sino en forma de flujogramas de fácil comprensión. No
obstante, es Ud. de nuevo quien debe decidir cuál de las alternativas existentes
prefiere: desarrollo en flujogramas, desarrollo sólo en forma de texto o un combinado
de ambas. Compare los siguientes ejemplos o posibilidades, y decida a continuación
cuál le resulta más fácil de entender.
En el apartado del Elemento 1 se adjuntan a modo de apoyo y para cada uno de los
capítulos, comentarios y consejos referidos a cada uno de ellos, a fin de facilitar su
compresión. Hay que aclarar, que las páginas que recogen los comentarios no son
parte de la documentación del sistema, sino una ayuda para la asimilación y mejor
entendimiento de los verdaderos documentos.
-Primera Parte-
Página 13 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Desarrollo en Flujograma
Inicio
Identificación de
los aspectos
medioambientales
Identificamos los aspectos medioambientales por proceso, o servicio de forma anual
como mínimo o cuando se dan modificaciones de procesos, producto o legislación,
mediante una comparación anual de la información de las siguientes fuentes:
- Los resultados de la revisión ambiental inicial
-Los balances de input/output
- Los resultados de las auditorías internas
- Los resultados de los revisiones por la Dirección
- Los resultados del control medioambiental interno
Evaluación de la
magnitud
De acuerdo al PRO “Identificación y evaluación de aspectos medioambientales se evalúan
cada uno de los aspectos identificados y registrados, asignando una calificación a cada
aspecto ambiental por el concepto de magnitud.
Evaluación de la
peligrosidad
De forma similar, se evalúa la peligrosidad y se otorga a cada aspecto medioambiental una
calificación en base a este criterio..
Determinación del
nivel de
significancia
Relacionando magnitud y peligrosidad, se asigna una valoración semicuantitativa del nivel de
significancia y de este modo se determinan que los aspectos ambientales más significativos
de la empresa se consideran aspectos significativos los que obtengan calificación de “Alto”.
Fin
Desarrollo en Forma de texto
Primero han de identificarse en la empresa todos los aspectos medioambientales.
Esto se logra mediante una comparación de los resultados de la revisión ambiental
inicial, los balances de input/output, los resultados de las auditorías internas, los
resultados de las revisiones por la dirección, los resultados del control
medioambiental interno y los resultados de las modificaciones de procesos. El
siguiente paso es evaluar la magnitud y la peligrosidad de cada uno de los aspectos
medioambientales identificados y registrados. Para ello nuestra empresa ha definido
diferentes escalas para la valoración de los distintos niveles de peligrosidad y de
magnitud de los aspectos, que nos permiten la trazabilidad de la evaluación.
Emplearemos el procedimiento de “Identificación y evaluación de aspectos
ambientales“ de forma que se asigna una calificación a cada aspecto ambiental por
el concepto de magnitud y otra calificación por el concepto de peligrosidad.
Después, se determina la significancia de los aspectos medioambientales. Para ello
se utiliza la tabla que relaciona magnitud y peligrosidad. Se asigna una valoración
semicuantitativa según el cruce de valoraciones y aquellos aspectos
medioambientales que han obtenido la calificación superior “Alto“ son los
considerados como significativos de la empresa.
-Primera Parte-
Página 14 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
R = Responsabilidad
C = Colaboración
Dirección de
producción
Dirección de
SSL
Evaluación del Sistema de Gestión Medioambiental
(Revisión por parte de la Dirección)
Dotación de los recursos para el Sistema de Gestión
Medioambiental
Dirección de
Administración
Entrada en vigor del Manual de Gestión Medioambiental
Dirección de
la empresa
Redacción y actualización de la Política Medioambiental
Dirección de
calidad
Responsable
de Gestión
medioambiental
Otra herramienta, que el Manual de Gestión Medioambiental emplea para
representar de forma simplificada la correspondencia entre funciones y
responsabilidades, es la matriz de responsabilidades. Esta nos permite identificar
a simple vista quién es el responsable de las diferentes tareas a desarrollar. ¡Para
poder elaborar una matriz de responsabilidades operativa, lógicamente ha de
definirse primero en un organigrama la estructura de la gestión medioambiental con
las responsabilidades y cargos principales al respecto.
R
I
I
I
C
C
R
I
I
I
C
C
R
I
I
I
C
C
R
-
-
-
I
I
I = Información
Tal y como muestra el ejemplo, una matriz de responsabilidades proporciona de
forma rápida y fácilmente comprensible información sobre las principales tareas a
desarrollar dentro del marco del SGMA y sobre los cargos responsables de su
ejecución.
Advertencia:
Los sistemas de gestión medioambiental según la ISO 14001 son muy similares a
los sistemas de gestión de la calidad según la serie ISO 9000, muy comunes desde
hace ya algunos años. Por eso, resulta cada vez más frecuente la integración de
ambos sistemas en un Manual de Gestión común. El Manual modelo editado por
IHOBE está concebido por su estructura para ser integrado en un futuro en un
sistema ya existente de gestión de la calidad.
Conformar la estructura del Sistema de Gestión Medioambiental es una labor que ha
de realizarse de forma continua y paso a paso. En la planificación general de
proyecto, debería haber quedado establecida la secuencia en que se preveía
abordar (análisis y elaboración) los diferentes capítulos.
En ese contexto, le recordamos que puede proceder según el siguiente flujograma:
-Primera Parte-
Página 15 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Inicio
Discusión de los
capítulos
El equipo de gestión medioambiental aborda y
discute punto por punto los correspondientes
capítulos.
Discusión sobre
la implantación
Se debate la forma de implantar el capítulo
correspondiente en la empresa. ¡Dialogue y recoga
la opinión de las personas que luego deberán
trabajar según el contenido de dicho capítulo!
Han de elaborarse los documentos asociados que se
mencionan en el capítulo (procedimientos, instrucciones,
formulario, etc). Para ello, se recomienda examinar la
posible adecuación de los documentos ya existentes en otros
sistemas de gestión de la empresa.
Inspección de la
documentación
existente
¿Es
aprovechable?
no
no
sí
¿Puede seguir utilizándose, tras una modificación
puntual o formal, alguno de los documentos
existentes en la empresa y que sea equivalente al
documento en cuestión? Por ejemplo, procedimientos de
auditorías Internas; control de la documentación; No
Conformidad, acción correctora y acción preventiva, etc.
Elaborar o
actualizar
documentos
Importante trasmitir mensajes claros utilizando
sólo el papel imprescindible
¡Ajuste al máximo la cantidad empleada!
Aprobación y
difusión de los
documentos
Todos los documentos y capítulos aprobados
han de ser distribuidos a los departamentos y
empleados afectados.
Comprobación
de la eficacia
El equipo de gestión medioambiental comprueba
directamente en el puesto o área de trabajo
eficacia y adecuación de la documentación y los
capítulos elaborados.
¿Eficaz?
sí
Los documentos y capítulos difundidos se deberán
revisar puntualmente y adaptar en caso de que no
fueran eficaces.
Fin
Advertencia:
Existen dos posibles vías para la implantación propiamente dicha de un SGMA.
1. Introducir paso a paso cada capítulo y documentación asociada conforme los
vaya elaborando, familiarizando con ello a sus empleados poco a poco con la
gestión medioambiental, o
2. Introducir de una sola vez toda la documentación del SGMA, advirtiendo a sus
empleados que a partir de ese momento deberán cumplir todos los requisitos.
La posibilidad por la que vaya a decidirse depende en última instancia de Ud. y de
su equipo de gestión medioambiental. Pero en su toma de decisión, no se olvide de
ponderar los siguientes puntos:
• Tamaño de la empresa
• Motivación de los empleados, y la disponibilidad de los mismos
• Su comprensión y experiencia en otros Sistemas de Gestión
• Estructura de la plantilla
• Cantidad de documentación a asimilar y experiencia en gestión medioambiental
-Primera Parte-
Página 16 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
2.5.
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Fase 5 – Últimos preparativos para la certificación
Contenido:
! Auditorías internas - evaluar la conformidad y la eficacia del SGMA referido a los
criterios establecidos por la Norma ISO-14001
! Revisión por parte de la Dirección - evaluación de la adecuación del SGMA y del
grado de cumplimiento de la política, objetivos, metas y programas
medioambientales
! Selección del certificador
Las auditorías internas sirven para evaluar su Sistema de Gestión Medioambiental
y para detectar las no conformidades y los potenciales de mejora. Por ello y entre los
requisitos obligados a cumplir por un sistema ISO-14001, está el de llevar a cabo
una auditoría interna global del SGMA antes del proceso de certificación con el fin de
comprobar el funcionamiento del sistema. Recuerde: ¡La ISO 14001 exige la mejora
continua del sistema y las auditorías son herramientas enfocadas a ella!
Tras la auditoría interna se presentan a la Dirección (o al Grupo de Trabajo o Comité
de Medio Ambiente, en el que está incluida ya la Dirección; ver 2.1) los resultados de
la misma. Con ésta y otra información adicional se lleva a cabo la Revisión por
parte de la Dirección, para detectar el nivel de aplicación de la política, la eficacia
de los programas, etc. y a partir de ahí se adoptan las medidas oportunas y la nueva
estrategia a seguir por la organización.
Desarrollar e implantar un SGMA normalizado, no tiene porqué necesariamente
culminar en la certificación del mismo. Pero recuerde, que la certificación de un
SGMA-14001 solo será posible si éste se ha desarrollado en base a los requisitos
específicos de la Norma ISO-14001. La certificación le servirá entonces para
demostrar a terceras partes interesadas que su organización ha implantado con
éxito y de forma apropiada un SGMA.
Importante:
¡Para obtener la certificación del Sistema de Gestión Medioambiental según la ISO
14001 es necesario que el sistema haya completado todo su ciclo, esto es, desde la
elaboración de la política medioambiental hasta la revisión por la Dirección! Por lo
general es recomendable que el sistema esté implantado y funcionando un mínimo
de al menos tres meses en la empresa antes del proceso de certificación.
Durante ese tiempo se generarán registros, se creará hábito y se detectarán puntos
débiles del SGMA que requerirán las acciones correctoras oportunas.
Parece entonces mejor no esperar hasta el final para implantar el SGMA a nivel de
plantilla, y proceder a ello poco a poco y paso a paso, de forma paulatina.
Una vez iniciado el Proyecto ISO-14001 la selección del certificador debería darse
cuanto antes. Hable con los auditores y considere si la entidad certificadora cubre
sus necesidades (no toda entidad certificadora es igual de competente en todos los
sectores; el auditor debería disponer preferiblemente de conocimientos prácticos en
el sector al que su empresa pertenece). Para su selección, tenga en cuenta las
acreditaciones y la independencia y objetividad del organismo certificador.
-Primera Parte-
Página 17 de 18
Manual IHOBE ISO-14001
¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Medioambiental?
Un consejo:
Diríjase a la dirección de Internet www.ihobe.es o bien directamente al teléfono del
servicio IHOBE-Line 900-15.08.64 para obtener una lista actualizada de los
organismos de certificación autorizados.
3.
Hacia la mejora ambiental continua
Llegado este momento, no olvide que con la certificación hemos cubierto un primer
ciclo de PDCA. Pero atención, esto no es sinónimo de que su comportamiento
medioambiental haya alcanzado su cota más alta, ni que haya eliminado de forma
inmediata todos sus impactos medioambientales. Lo cierto es que podemos
demostrar el cumplimiento de unos mínimos, que podrán ser auditados y
certificados, pero ya adelantabamos que éstos están supeditados a un proceso de
mejora continua sistemático y cíclico. Es decir, que a partir de ahora, habrá que
seguir avanzando en la espiral de la mejora continua.
Mejora continua:
Proceso de
intensificación del
Sistema de Gestión
Medioambiental para
la obtención de
mejoras en el
comportamiento
medioambiental
global, de acuerdo
con la política
medioambiental de la
organización.
Este proceso no
precisa ser llevado a
cabo en todas las
áreas de la actividad
simultáneamente.
Figura 6: Espiral de la mejora continua
Los cambios de los productos y actividades de la empresa, las modificaciones en
materia de legislación medioambiental, los criterios del mercado, los avances
tecnológicos, la opinión de la partes interesadas, la experiencia adquirida y los
compromisos de la propia organización, etc, serán en definitiva la fuerza motriz de la
mejora continua, cuyo ritmo y extensión vendrán determinados por la propia
organización en función de diversos factores incluidos los económicos.
-Primera Parte-
Página 18 de 18