31. Manual de Procedimientos Unidad de

Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Índice
Introducción
2
Objetivos generales del manual
2
Campo de aplicación
2
Normas generales del manual
3
Descripción de la unidad
3
Objetivos
3
Base legal de Creación de la unidad
4
Organigrama
5
Políticas de la unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
6
Simbología utilizada
10
Lista de Procedimientos
11
Procedimientos y Diagramas
12
Recepción-Registro y control de expedientes y documentos.
12
Creación de Puestos y Plazas
15
Creación de Puestos
15
Clasificación de Plazas
19
Supresión de Plazas
23
Supresión de Puestos
26
Reclasificación de Plazas
29
Reclasificación de Puestos
33
Proyecto de Descripción, Perfil y Clasificación del Puesto
37
Revisión y actualización del Manual de Puestos
41
Control de Acuerdos aprobados por Presidencia del Organismo Judicial
Y/o Corte Suprema de Justicia
45
Proporcionar Información del Perfil y Clasificación de puestos a requerimiento
de Autoridades y funcionarios del Organismo Judicial
49
Informe Trimestral para el Presupuesto Analítico de Puestos y Remuneraciones 53
Estudio de Sueldos
60
Glosario
Resolución de Aprobación
Anexos
63
66
67
1
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
I
INTRODUCCIÓN
Este manual de procedimientos contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de la Unidad de Clasificación de Puestos y
Administración de Sueldos, incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen
precisando
su
responsabilidad
y
participación,
así
como
información que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
Unidad.
Se complementa la información con diagramas de flujo que representan en forma gráfica la
sucesión en que se realizan las operaciones de cada procedimiento y/o el recorrido en
donde se muestran las unidades o los puestos que intervienen en cada operación descrita.
II OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL
Contar con un documento que permita al personal de la Unidad de Clasificación de
Puestos y Administración de Sueldos, visualizar en forma clara, sencilla y sistemática
las actividades que realizan dentro de los procesos, así como uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Servir de base para la capacitación técnica y orientar al personal sobre los procesos
que se relacionan con la elaboración de perfiles de puestos, su clasificación,
descripción y la presentación de los estudios que solicitan autoridades superiores y
otros interesados.
Controlar las diferentes actividades efectuadas dentro de cada procedimiento para
evitar errores y constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Lograr eficiencia y eficacia en las actividades, que permita una máxima utilización de
los recursos existentes.
III CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual define cada una de las actividades que realiza un operador dentro de
las áreas que componen la estructura organizacional de la Unidad de Clasificación de
Puestos y Administración de Sueldos, está enfocado a su funcionamiento interno en lo que
respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecución.
Auxilia en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal que
integra la Unidad, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
En tal sentido, los procedimientos tienen como propósito orientar al personal de la Unidad,
en la secuencia de las actividades que se realizan, con el fin que cada uno conozca el
grado de responsabilidad que se le confiere en el puesto dentro del proceso y subproceso.
2
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
IV NORMAS GENERALES DEL MANUAL
Que el Manual esté accesible a los empleados de la Unidad para que sea conocida
por todos y sirva de guía al momento de ejecutar sus actividades.
Deberá hacerse periódicamente una revisión del contenido, para mantenerlo
actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados
sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.
Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el Coordinador de la
Unidad.
Deberá emplearse como herramienta de control.
V
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD
Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Es la encargada de la administración y actualización del Manual de Clasificación de
Puestos y Salarios del Organismo Judicial, a través de la aplicación de criterios técnicos,
procedimientos, parámetros, metodología e instrumentos para la clasificación de puestos,
conforme lo indica su Ley de Servicio Civil y en congruencia con su estructura
organizacional, tomando en cuenta la responsabilidad asignada a cada puesto y los
requerimientos que éste exige del empleado; en cuanto a conocimientos, preparación,
experiencia, aptitud, rendimiento y capacidad, asignando cada puesto a un grupo
ocupacional y a una categoría salarial. Además de realizar estudios técnicos de:
creaciones, clasificaciones,
reclasificaciones y supresiones de puestos y plazas;
reestructuración de dependencias administrativas o judiciales, entre otros. Proporciona la
base técnica para una administración y remuneración justa y competitiva del personal, a
través de la valuación de factores y de los estudios de sueldos.
VI
OBJETIVOS
GENERAL
Mantener la equidad interna y externa entre las funciones que corresponden a un puesto
y su asignación salarial, propiciando una estructura de puestos funcional para las
dependencias que integran el Organismo Judicial.
3
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
ESPECÍFICOS
1. Clasificar los puestos, determinar las atribuciones y responsabilidades del personal,
estableciendo su categoría y remuneración; conforme el Manual de Clasificación y
Valuación de Puestos, que incluye el perfil de cada uno de ellos, el cual recoge los
requisitos mínimos de educación, conocimiento, experiencia, habilidades y
características específicas que la persona debe poseer para optar a determinado
puesto.
2. Reclasificar puestos a través de la revisión de las atribuciones y actividades de los ya
existentes y cuando se justifique –según el manual respectivo- proponer su nueva
clasificación que conlleva la nueva remuneración.
3. Aplicar las normas y procedimientos para la asignación técnica de sueldos, con base
en el Manual de Descripción de Factores para la Clasificación de Puestos, Manual de
Agrupación de Puestos en Categorías, Dentro de cada Carrera y las encuestas de
sueldos del mercado laboral.
4. Propiciar una estructura de puestos funcional para las dependencias que integran el
Organismo Judicial.
VII
BASE LEGAL DE CREACIÓN DE LA UNIDAD
La Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de sueldos, fue creada por acuerdo
10/2000 emitido por la Presidencia del Organismo Judicial, el 14 de julio del año 2000,
sustentada en el artículo 10 del Decreto No. 48-99 del Congreso de la República, Ley de
Servicio Civil del Organismo Judicial; sus funciones están establecidas en los artículos 5, 6,
7, 8, 10, 12, 13 y 14, así como 37 inciso b; 40 y 41 de la misma Ley, y su funcionamiento en
los artículos 3, 4, 5, 7, 8 y 9 del Capitulo II “Sistema de Clasificación de Puestos y Salarios”,
de su Reglamento General y el acuerdo 121-89 que establece el Manual de Clasificación de
Puestos.
4
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
VIII
Organigrama
Fuente: Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
5
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
IX
POLÍTICAS DE LA UNIDAD
ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS
DE
CLASIFICACIÓN
DE
PUESTOS
Y
1. El Sistema de Clasificación de Puestos está establecido mediante la igualdad de
condiciones, por lo que los dictámenes que se elaboran, se basan en criterios
técnicos, procedimientos, parámetros, metodología e instrumentos generales, para
establecer los puestos y sueldos.
2. Las plazas son unidades de trabajo teóricas, específicas e impersonales, por lo que
los candidatos a ocuparlos, son los que deben llenar los requisitos mínimos que el
puesto exige y nunca deberán elaborarse los perfiles de un puesto en función de los
estudios, experiencia, conocimientos, capacidades, entro otros, que tengan las
personas.
3. La Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos, proporciona los
requisitos que los candidatos deben tener para ocupar un puesto; pero no es
competente para dar elegibilidad de personas.
4. Los instrumentos “Manual de Descripción de Factores para la Clasificación de
Puestos” y “Manual de Agrupación de Puestos en Categorías, Dentro de cada
Carrera” son los instrumentos que la Unidad de Clasificación de Puestos y
Administración de Sueldos utilizará en su competencia laboral (su quehacer).
5. Los títulos de puestos a los que se clasifiquen las plazas del Organismo Judicial, de
conformidad con el instrumento “Manual de Agrupación de Puestos en Categorías,
Dentro de cada Carrera”, deberán ser los utilizados en los documentos
presupuestarios, financieros, contables o de nombramientos; para otros efectos
internos de la institución, se podrán denominar con el nombre funcional que indica su
quehacer.
6. El instrumento “Manual de Especificaciones, por carrera, categoría y puestos” es el
instrumento, que las Unidades de la Gerencia de Recursos Humanos deberán utilizar
para la selección del personal (elegibilidades), por lo que cada especificación de
puesto contenida en dicho Manual, será válida únicamente con la rúbrica, firma y sello
de la Coordinación de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de
Sueldos.
6
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
7. Las especificaciones de puestos que conforman el “Manual de Especificaciones, por
carrera, categoría y puestos” deberán regirse al perfil general señalado para cada
puesto en el instrumento “Manual de Agrupación de Puestos en Categorías, Dentro
de cada Carrera”; en cuanto al nivel de escolaridad, temporalidad y tipo de
experiencia, así como los otros requisitos de carácter común contenidos en dicho
instrumento, además deberán contener los requisitos necesarios para que el personal
que se contrate sea el idóneo y competente para ocuparlo.
8. Cada especificación de puestos que conforma el “Manual de Especificaciones, por
carrera, categoría y puestos”, cuenta con un documento que respalda la aprobación
por parte de las autoridades superiores.
9. En los casos en que por medio de normativa legal se realicen modificaciones a las
estructuras organizacional de las Dependencias o se aprueben reformas que afecten
directamente las especificaciones de puestos, la Unidad de Clasificación de Puestos
y Administración de Sueldos, realizará los cambios o modificaciones en las
especificaciones, respaldándolos en dicha normativa, para lo cual deberá llevar un
registro estricto y lo hará del conocimiento de la Gerencia de Recursos Humanos.
10. En los casos en que en el instrumento “Manual de Especificaciones, por carrera,
categoría y puestos” no se cuente con una especificación de un puesto por procesos
administrativos que así lo hayan determinado, será la Unidad de Clasificación de
Puestos, la que determine qué procedimiento deberá seguirse o bien qué perfil
deberá utilizarse para la selección del personal (elegibilidades), el cual será válido,
únicamente con la rúbrica, firma y sello de la Coordinación de dicha Unidad.
11. En los casos que en la normativa legal vigente indique requisitos específicos diferente
o adicionales a los contenidos en el “Manual de Agrupación de Puestos en
Categorías, dentro de cada Carrera”, ya sean las normativas legales superior o
iguales en jerarquía al acuerdo que aprobó ese manual, se incluirán esos requisitos
específicos en la especificación del puesto contenida en el instrumento “Manual de
Especificaciones, por carrera, categoría y puestos”, haciendo la aclaración
correspondiente.
12. No se deben crear plazas con denominación diferente a la establecida en el
instrumento “Manual de Agrupación de Puestos en Categorías, dentro de cada
Carrera” como elemento del “Manual de Clasificación de Puestos y Salarios del
Organismo Judicial” o que no cuenten con dictamen de la Unidad de Clasificación de
Puestos y Administración de Sueldos.
7
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
13. Todo expediente para clasificación o supresión de plaza que ingrese a esta Unidad,
debe contar con dictamen favorable de creación o supresión de plaza por parte de
Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional.
14. La creación de un nuevo puesto en el instrumento “Manual de Agrupación de Puestos
en Categorías, Dentro de cada Carrera”, se definirá cuando se determine que las
funciones que se asignen a plazas nuevas, no puedan ser clasificadas en los títulos
de puestos existentes.
15. La supresión de un puesto en el instrumento “Manual de Agrupación de Puestos en
Categorías, Dentro de cada Carrera”, se definirá al determinar que su tipología ya no
es funcional o necesarias en la estructura del Organismo Judicial.
16. La reclasificación de un puesto en el instrumento “Manual de Agrupación de Puestos
en Categorías, dentro de cada Carrera”, se definirá al determinar que su tipología y
los requisitos deben variar (superiores, menores) o pertenecer a otro grupo
ocupacional o carrera, asignándolo a otra categoría salarial, según la estructura del
Organismo Judicial.
17. La reclasificación de plazas procede única y exclusivamente cuando por las
necesidades del servicio o reorganización administrativa, se producen en estas,
cambios sustanciales y permanentes en las tareas, deberes o responsabilidades, o
cuando se determine que hubo error en su clasificación original.
18. La reclasificación de plazas no es un procedimiento para incentivar económicamente
(aumento salarial) al personal por logros académicos, o desempeño o compensarlo
por la carga alta de trabajo asignada.
19. No se reclasifican plazas que estén bajo el movimiento “Designación de Personal del
Organismo Judicial” ya que ese movimiento se define como destinar a una persona
nombrada en una dependencia dentro del Organismo Judicial, para prestar servicio
en otra en un lapso no definido, quedando la plaza asignada al presupuesto de la
Dependencia en donde fue creada para determinadas funciones y clasificada según
su estructura.
20. En los casos en que la reclasificación de plazas sean solicitadas por el jefe de la
unidad ejecutora o de los trabajadores, siempre deberá contar con el visto bueno del
jefe superior de la dependencia en donde el trabajador presta su servicio. Queda bajo
responsabilidad de los jefes inmediatos el dar trámite a las solicitudes de
reclasificación de plazas del personal que esté bajo su cargo.
8
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
21. Las reclasificaciones pueden proceder en tres sentidos:
a) Reclasificación horizontal: El puesto cambia de denominación y mantiene el mismo
sueldo, puede variar la categoría y la carrera.
b) Reclasificación ascendente: Cuando las atribuciones se hicieron más complejas
adquiriendo así mayor responsabilidad, derivado de la dinámica propia de la
administración.
c) Reclasificación descendente: Siempre respondiendo a la dinámica administrativa,
cuando algunas funciones asignadas a ese puesto dejaron de ser funcionales para
la Dependencia y se le reasignaron otras de menor responsabilidad, derivado de la
dinámica propia de la administración.
22. En ninguno de los tres casos anteriormente indicados se afectarán los derechos
adquiridos de la persona que ocupa la plaza (salvo los que expresamente limite la
Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial); pero, la Unidad de Clasificación de
Puestos de la Gerencia de Recursos Humanos, llevará un registro estricto de las
plazas y modificaciones aprobadas, las cuales deberán ejecutarse al quedar la plaza
vacante.
23. Ningún jefe deberá asignar o recargar funciones específicas a sus empleados que
sean distintas al cargo que ocupan. Sin embargo, en el momento en que se detecten
cambios sustanciales y permanentes en las tareas, actividades y responsabilidades,
como consecuencia de modificaciones en los objetivos y procesos de trabajo, que
impliquen la obtención de mejores resultados, la jefatura interesada podrá gestionar
ante la Gerencia de Recursos Humanos la solicitud del estudio para que la Unidad de
Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos proceda según corresponda.
24. La Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos, realiza la mayoría
de sus estudios con información proporcionada por las jefaturas inmediatas de las
dependencias, por lo que toda información enviada a esta Unidad deberá contar con el
visto bueno del jefe superior de la dependencia.
25. Para dar cumplimiento a lo indicado en el Artículo No. 40 de la Ley de Servicio Civil del
Organismo Judicial y el Artículo No. 59 del Pacto Colectivo de Condiciones de
Trabajo, se realizará anualmente un estudio de revisión de sueldos.
26. Los informes para el presupuesto analítico de los puestos se harán con base a los
Acuerdos que la Presidencia del Organismo Judicial proporcione a esta Unidad.
9
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
27. Toda especificación que se provea a funcionarios o empleados del Organismo
Judicial, será válida únicamente con la rúbrica, firma y sello de la Coordinación de la
Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos, para lo que se
deberá llevar un registro estricto de las especificaciones proporcionadas.
28. Todo proyecto de Acuerdo o Proyecto de Especificación de Puesto, se respalda por un
estudio técnico de UCPAS.
X SIMBOLOGIA UTILIZADA
Señala el inicio o el fin de un flujo.
Para representar las actividades, en su interior se describe en forma
concreta la especificación de la actividad.
Para conectar actividades.
Para mostrar las actividades que requieren una decisión, dentro del
procedimiento.
Para hacer referencia a otros diagramas de flujo su contenido representa
otro procedimiento.
Para conectar
procedimiento.
actividades
y
operaciones
dentro
del
mismo
Para conectar actividades u operaciones dentro del mismo procedimiento
en diferentes páginas.
10
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
II
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
No. 1
Recepción, Registro y Control de Expedientes y Documentos.
No. 2
Creación de Puestos
No. 3
Clasificación de plazas
No. 4
Supresión de Puestos
No. 5
Supresión de Plazas
No. 6
Reclasificación de Puestos
No. 7
Reclasificación de Plazas
No. 8
Proyecto de Especificación de Puesto (Descripción, Perfil y Clasificación
del Puesto)
No. 9
Revisión y actualización del Manual de Puestos
No. 10
Control de Acuerdos Aprobados Por Presidencia del Organismo Judicial
y/o Corte Suprema de Justicia
No. 11
Proporcionar información, del perfil y clasificación de puestos a
requerimiento de autoridades y funcionarios del Organismo Judicial
No. 12
Elaboración del Informe Trimestral para el Presupuesto Analítico de
Puestos y Remuneraciones
No. 13
Estudio de sueldos
11
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 1
RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS
UNIDAD DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS Y ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS
PROCEDIMIENTO INTERNO
-DESCRIPCIÓNNo.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Secretaria UCPAS
: Recibe, revisa que el expediente esté completo, foliado, en orden y si el mismo
tiene antecedentes.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Secretaria UCPAS
: Verifica que cumpla con los requisitos del trámite. Si no cumple con los
requisitos continúa con operación Numero 3. Si cumple con los requisitos,
continua con operación No. 4.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Secretaria UCPAS
: Devuelve el expediente a quien lo presentó e indica el porqué se
rechaza el mismo y finaliza el procedimiento
: 4
: Secretaria UCPAS
: Sella, asigna número al expediente, lo anota en los controles internos
(físico y digital) y traslada al coordinador para su conocimiento.
: 5
: Coordinador UCPAS
: Recibe, revisa, firma de enterado e instruye a la secretaria, que proceda
según el trámite o que asigne al Analista según correlativo.
: 6
: Secretaria UCPAS
: Recibe y procede de acuerdo a instrucciones o asigna a analistas, según
correlativo.
: 7
: Analista UCPAS
: Recibe el expediente y firma en el control interno físico, realiza el estudio
técnico correspondiente al caso, emite dictamen, elabora documento de
salida (providencia u oficio), firma, sella y traslada a coordinador.
12
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Coordinador UCPAS
: Revisa, firma (providencia u oficio) y traslada.
:
9
: Analista UCPAS
: Prepara documento final, sella, folia y traslada a secretaria.
: 10
: Secretaria UCPAS
: Traslada la providencia u oficio a la Gerencia de Recursos Humanos,
sus unidades o a donde corresponda, actualiza la base de datos de los
expedientes y archiva como corresponde.
13
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
DIAGRAMA DE FLUJO
14
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Creación de Puestos y Plazas:
En el Capítulo II, Artículo 9 del Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo
Judicial, se establece paso a paso el procedimiento para la creación de puestos o plazas.
Por resolución de Gerencia General No. 755 de fecha 19/12/2011 se aprueban los
procedimientos generales para: Creación de Puestos, Creación de Plazas, Supresión de
Plazas, Reclasificación de Puestos, Elaboración del Presupuesto Analítico Emergente y
Elaboración del Presupuesto Analítico (Final), que aparecen en este documento como
anexos y sobre la base de los cuales se elaboraron los procedimientos internos que se
relacionan con ellos, correspondientes a la Unidad de Clasificación de Puestos y
Administración de Sueldos.
PROCEDIMIENTO No. 2
CREACIÓN DE PUESTO (S)
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Gerencia General.
Traslada a la Gerencia de Recursos Humanos expediente que contiene
solicitud de creación de puesto, para que efectúe estudio técnico.
2
Gerencia de Recursos Humanos
Remite el expediente a la Unidad de Clasificación de Puestos y
Administración de Sueldos, solicitando realizar el estudio técnico
conforme al Manual de Clasificación de Puestos y Salarios.
Secretaria UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
3
Analista de UCPAS
Realiza estudio, analiza el manual de clasificación de puestos, las
funciones asignadas, pondera, define nombre, perfil y clasificación del
nuevo puesto y elabora providencia de envío.
4
Analista de UCPAS
Elabora proyecto de acuerdo para creación del puesto y aprobación del
perfil, adjunta al estudio y traslada al Coordinador de la Unidad para su
visto bueno.
15
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
5
Coordinador UCPAS
Recibe, revisa estudio, hace sus observaciones, si las hay, firma y
traslada al Analista.
6
Analista de UCPAS
Recibe expediente, realiza correcciones, si las hay, revisa que el mismo
esté completo, folia, sella, asigna número a la providencia o documento
de salida y traslada al Coordinador para firma.
7
Coordinador UCPAS
Recibe, revisa, rubrica, firma documento de salida y traslada para envío
a la Gerencia de Recursos Humanos.
8
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe estudio y proyecto de acuerdo, y traslada a Gerencia General.
9
Gerencia General
Recibe, analiza estudio y proyecto de acuerdo y emite sus comentarios.
10
Gerencia General
Si el estudio y/o proyecto de acuerdo requiere cambios, continua en
operación No. 11, si es favorable continúa con operación No. 16
11
Gerencia General.
Solicita a Gerencia de Recursos Humanos efectúe los cambios
correspondientes.
12
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe, elabora providencia y traslada a Unidad de Clasificación de
Puestos y Administración de Sueldos, para que realice los cambios
indicados por la Gerencia General.
Secretaria UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
16
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
13
Analista de UCPAS
Realiza cambios solicitados y traslada al Coordinador, para revisión.
14
Coordinador UCPAS
Recibe, revisa, rubrica, firma documento de salida y traslada al Analista
para que proceda de acuerdo a operación No. 6, 7, 8 y 9.
15
Gerencia General
Analiza y traslada a la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte
Suprema de Justicia, para su aprobación, de acuerdo al procedimiento
general de Creación de Plazas (operaciones 15, 16 y 17), según anexo
No. 2, resolución 755 de GG.
16
Gerencia General
Recibe acuerdo de creación de puesto y traslada a la Gerencia de
Recursos Humanos.
17
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de creación de puesto aprobado y traslada a la Unidad
de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos, para que
integre al Manual de Clasificación de Puestos y/o archive.
Secretaria UCPAS
Recibe y registra acuerdo de creación de puesto según al procedimiento
No. 1.
Analista de UCPAS
Recibe, revisa lo aprobado y procede de acuerdo al Procedimiento No.
9, Actualización del Manual de Clasificación de Puestos y Salarios del
Organismo Judicial,
No. 10 para Control de Acuerdos y No. 12
Elaboración del Presupuesto Analítico.
17
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
DIAGRAMA DE FLUJO
18
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 3
CLASIFICACIÓN DE PLAZA(S)
Procedimiento General, aprobado para creación de plazas, según resolución No. 755
de Gerencia General, de fecha 19-12-2011
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
1
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe de la Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional,
estudio de creación de plaza (s), con dictamen favorable. (Artículo 9,
Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial),
para que lleve a cabo el análisis correspondiente, registra y traslada con
providencia a la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de
Sueldos.
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
5
Analista UCPAS
DESCRIPCIÓN
:
Elabora y redacta el proyecto del dictamen y traslada para revisión del
Coordinador de la Unidad.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da tramite de acuerdo al Procedimiento No. 1
2
Analista UCPAS
Recibe expediente, realiza el análisis técnico de la clasificación de la
plaza, analiza las funciones a realizar en la plaza nueva, revisa
especificaciones que conforman el Manual de Clasificación de Puestos y
Salarios del Organismo Judicial, estructura de puestos y conformación
de la dependencia.
3
Analista UCPAS
Recopila la información necesaria utilizando instrumentos específicos y
valúa las atribuciones.
4
Analista UCPAS
Realiza análisis conforme el Artículo 9 literal b, del Reglamento de la Ley
de Servicio Civil y determina la(s) plaza(s) en la categoría,
denominación, ubicación organizacional, atribuciones principales,
requisitos y su asignación salarial, acorde a los perfiles del Manual de
Clasificación de Puestos.
19
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
6
Coordinador UCPAS
DESCRIPCIÓN
:
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado al Analista para que realice las correcciones.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
7
Analista UCPAS
DESCRIPCIÓN
:
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
8
Coordinador UCPAS
DESCRIPCIÓN
:
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
9
DESCRIPCIÓN
:
Secretaria
Traslada a la Gerencia de Recursos Humanos y descarga el expediente
del sistema de correspondencia y de los controles respectivos.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
10
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe documento, aprueba y traslada con providencia a la Secretaría
de Planificación y Desarrollo Institucional para que proceda conforme el
procedimiento general.
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
:
11
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe dictamen favorable de la Gerencia Financiera y solicitud de
elaboración del proyecto de acuerdo de creación de plaza y traslada con
providencia a la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de
Sueldos.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da tramite de acuerdo al Procedimiento No. 1.
12
Analista de UCPAS.
Elabora Acuerdo de creación de plaza(s) y documento de salida, y lo
traslada para aprobación del Coordinador de la Unidad.
20
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
15
Coordinador UCPAS
DESCRIPCIÓN
:
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
16
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
13
Coordinador de UCPAS
Recibe, revisa documento de salida y proyecto de acuerdo, hace
correcciones, devuelve el expediente revisado al Analista para que
realice las correcciones.
14
Secretaria UCPAS
Traslada a Gerencia de Recursos Humanos y descarga el expediente
del sistema de correspondencia y de los controles respectivos.
17
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente con proyecto de acuerdo incluido, aprueba y traslada
con providencia a la Gerencia General.
18
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe acuerdo aprobado por parte de las autoridades superiores y
traslada con providencia a UCPAS y otras unidades de la Gerencia para
que procedan según corresponde.
Secretaria UCPAS
Recibe acuerdo aprobado y da trámite de acuerdo al Procedimiento No.
1.
Analista UCPAS
Procede de acuerdo a procedimientos No. 9, para actualización del
Manual de Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Judicial,
No 10, para control de acuerdos de Presidencia del Organismo Judicial y
No. 12, para elaboración del Presupuesto Analítico de puestos y
remuneraciones.
21
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
22
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No.4
SUPRESIÓN DE PLAZA (S) (INTERNO)
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
Inicia en Gerencia General y Secretaría de Planificación y Desarrollo
Institucional
Procedimiento General para Supresión de Plazas, operaciones del 1 al
9.
1
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe de la Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional el
análisis técnico para supresión de plaza (s) y traslada con providencia a
la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos.
Secretaria UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
2
Analista UCPAS
Recibe expediente, realiza el análisis técnico de la clasificación de la
plaza, analiza las funciones de la plaza a suprimir, revisa
especificaciones que conforman el Manual de Clasificación de Puestos y
Salarios del Organismo Judicial, estructura de puestos y conformación
de la dependencia.
3
Analista UCPAS
Elabora documento de salida y proyecto de acuerdo, integra al
expediente y traslada a Coordinador de la Unidad para revisión.
4
Coordinador UCPAS
Revisa proyecto, emite sus observaciones, sugiere cambios si son
necesarios y traslada al Analista.
5
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada para revisión y firma de Coordinador
de la Unidad.
23
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
6
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
7
Secretaria UCPAS
Registra, descarga el expediente del sistema de correspondencia y
traslada con providencia a la Gerencia de Recursos Humanos.
8
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente, aprueba y traslada a la Gerencia General para que
continúe con el procedimiento general, para su autorización.
9
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de supresión de la plaza aprobado por parte de las
autoridades superiores, analiza y traslada a unidades involucradas para
que procedan de acuerdo a los que les corresponde.
Secretaria de UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
Analista de UCPAS
Recibe, revisa lo aprobado y procede de acuerdo al Procedimientos Nos.
9 , 10 y 12.
24
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
25
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 5
SUPRESIÓN DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe de la Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional el
análisis técnico para supresión de la plaza y traslada con providencia a
la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos.
Secretaria UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
2
Analista UCPAS
Recibe expediente, realiza el análisis técnico de supresión del puesto,
analiza las plazas existentes de ese puesto, funciones que tiene
asignadas, según las especificaciones que conforman el Manual de
Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Judicial, estructura de
puestos y conformación de las dependencias.
3
Analista UCPAS
Recopila la información necesaria utilizando instrumentos específicos.
4
Analista UCPAS
Elabora documento de salida con propuestas y proyecto de acuerdo,
integra al expediente y traslada a Coordinador de la Unidad para
revisión.
5
Coordinador UCPAS
Revisa proyecto, da sus observaciones, sugiere cambios si son
necesarios y traslada al Analista.
6
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada para revisión y firma de Coordinador
de la Unidad.
26
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
7
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
8
Secretaria UCPAS
Registra, descarga el expediente del sistema de correspondencia y
traslada con providencia a la Gerencia de Recursos Humanos.
9
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente, aprueba y traslada a la Gerencia General para que
continúe con el procedimiento general, para su autorización.
10
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de supresión aprobado por parte de las autoridades
superiores, analiza y traslada a UCPAS para que proceda de acuerdo a
lo que le corresponde y a las demás Unidades para su conocimiento.
Secretaria de UCPAS
Recibe y registra expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
Analista de UCPAS
Recibe, revisa acuerdo aprobado. Si tiene observaciones o comentarios
continúa y procede de acuerdo al Procedimiento No. 9 para
Actualización del Manual, No. 10 para Control de acuerdos y No. 12 para
elaboración del Presupuesto Analítico de Puestos y Remuneraciones.
27
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
28
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 6
RECLASIFICACIÒN DE PLAZA(S)
PROCEDIMIENTO INTERNO
-DESCRIPCIÓNNo.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe solicitud de reclasificación de plaza (s) o puesto(s)) y traslada a
la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos para
que realice análisis.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da tramite de acuerdo al Procedimiento No. 1.
2
Analista UCPAS
Recibe expediente, realiza el análisis técnico de la clasificación de la
plaza, analiza las funciones que tenía anteriormente y las que realizar,
revisa especificaciones que conforman el Manual de Clasificación de
Puestos y Salarios del Organismo Judicial, estructura de puestos,
conformación de la dependencia e historial de la plaza.
3
Analista UCPAS
Establece si procede o no la reclasificación. Si no procede continua con
operación No. 4; Si procede, realiza Procedimiento No. 8 para
Descripción, Perfil y Clasificación de Puestos y continúa con operación
No. 10.
4
Analista UCPAS
Elabora dictamen y traslada a Coordinador de UCPAS.
5
Coordinador de UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado para que realice las correcciones.
6
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada para revisión y firma de Coordinador
de la Unidad.
29
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
7
Coordinador de UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
8
Secretaria UCPAS
Traslada y descarga el expediente del sistema de correspondencia y de
los controles respectivos.
9
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe dictamen, elabora providencia indicando que reclasificación no
procede, traslada a Gerencia General para que informe a interesados y
finaliza procedimiento.
Analista UCPAS
Sigue procedimiento No. 8 para Descripción, Perfil y Clasificación del
Puesto.
10
Analista UCPAS
Incorpora información obtenida, elabora y redacta proyecto de dictamen
y providencia de envío indicando que si procede la reclasificación.
11
Analista UCPAS
Elabora proyecto de Acuerdo incorpora al dictamen y traslada al
Coordinador para revisión.
12
Coordinador UCPAS
Revisa proyectos, da sus observaciones, sugiere cambios si son
necesarios y traslada.
13
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada.
30
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
15
DESCRIPCIÓN
:
Descarga el expediente del sistema de correspondencia y de los
controles respectivos y traslada.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
14
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
Secretaria UCPAS
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente y procede de acuerdo al procedimiento general para
reclasificación de puestos, operaciones 9 al 13.
16
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe Acuerdo de reclasificación aprobado por las autoridades
superiores y lo remite a Unidades de la Gerencia de Recursos Humanos
para que procedan como les corresponde.
Secretaria UCPAS
Recibe acuerdo aprobado y lo ingresa de acuerdo al Procedimiento No.
1.
:
:
:
17
Analista de UCPAS
Recibe acuerdo aprobado o con observaciones. Si tiene observaciones o
comentarios continúa con operación 18. Si no tiene observaciones o
comentarios continúa con procedimiento No. 9 para actualización del
Manual, No. 10 para control de acuerdos y No. 12 para elaboración del
presupuesto analítico.
:
:
:
18
Analista de UCPAS
Atiende observaciones o realiza correcciones, y continúa con operación
No. 11.
31
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
32
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 7
RECLASIFICACIÒN DE PUESTOS
PROCEDIMIENTO INTERNO
-DESCRIPCIÓN-
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe solicitud de reclasificación de puesto y traslada a la Unidad de
Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos para que realice
análisis.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da tramite de acuerdo al Procedimiento No. 1
2
Analista UCPAS
Recibe expediente, realiza evaluación del puesto, análisis técnico de los
lugares y dependencias donde está ubicado el puesto, las funciones que
realiza, revisa especificaciones que conforman el Manual de
Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Judicial.
3
Analista UCPAS
Establece si procede o no la reclasificación. Si no procede continua con
operación No. 4; Si procede, continúa con operación No. 10.
4
Analista UCPAS
Elabora dictamen y traslada a Coordinador de UCPAS.
5
Coordinador de UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado para que realice las correcciones.
6
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada para revisión y firma de Coordinador
de la Unidad.
33
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
7
Coordinador de UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente, recibe acuerdo aprobado o con observaciones. Si tiene
observaciones a la Secretaria.
8
Secretaria UCPAS
Descarga el expediente del sistema de correspondencia y de los
controles respectivos y traslada.
9
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe dictamen, elabora providencia indicando que reclasificación no
procede, traslada a Gerencia General para que informe a interesados y
finaliza procedimiento.
10
Analista UCPAS
Incorpora información obtenida, elabora y redacta proyecto de dictamen
y providencia de envío indicando que si procede la reclasificación.
11
Analista UCPAS
Elabora proyecto de Acuerdo incorpora al dictamen y traslada al
Coordinador para revisión.
12
Coordinador UCPAS
Revisa proyecto, da sus observaciones, sugiere cambios si son
necesarios y traslada.
13
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada.
14
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente.
34
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
:
15
Secretaria UCPAS
Descarga el expediente del sistema de correspondencia y de los
controles respectivos y traslada.
16
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente y traslada para autorización de autoridades
superiores.
17
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de reclasificación del puesto aprobado por las
autoridades superiores y lo remite a la Unidad de Clasificación de
Puestos y Administración de Sueldos para que proceda como le
corresponde y a las Unidades de la Gerencia de Recursos Humanos
para su conocimiento.
Secretaria UCPAS
Recibe acuerdo aprobado y lo ingresa según el Procedimiento No. 1.
:
:
:
18
Analista de UCPAS
Recibe acuerdo aprobado o con observaciones. Si tiene observaciones o
comentarios continúa con operación 19. Si no tiene observaciones o
comentarios continúa con procedimiento No. 9 para actualización del
Manual, No. 10 para control de acuerdos y No. 12 para elaboración del
Presupuesto analítico.
:
:
:
19
Analista de UCPAS
Atiende observaciones o realiza correcciones y continúa con operación
No. 11.
35
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
36
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 8
PROYECTO DE ESPECIFICACION DEL PUESTO
(DESCRIPCIÓN, PERFIL Y CLASIFICACIÓN)
-DESCRIPCIÓN-
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
Secretaria UCPAS y Oficinista UCPAS
Recibe expediente con estudios y acuerdos aprobados para clasificación
o reclasificación de plazas y da trámite de acuerdo al Procedimiento No.
1 o bien por requerimiento de especificación de puesto dando trámite de
acuerdo al Procedimiento No. 11.
1
Analista UCPAS
Recibe expediente, lo analiza, revisa Manual de Especificación de
Puestos e información necesaria y determina si se debe o no elaborar el
proyecto de Especificación de Puesto correspondiente a la plaza en
estudio.
2
Analista UCPAS
Si procede elaborar la Especificación del Puesto, recopila la información,
del expediente, normativa de la plaza, con Secretaría de Planificación y
Desarrollo Institucional (si son plazas nuevas) y con el jefe inmediato (si
son plazas existentes); realiza el análisis general y técnico del puesto o
plaza, conforme al Manual de Clasificación de Puestos.
3
Analista UCPAS
Si es creación realiza operación No. 4, si es reclasificación realiza
operación No. 5.
4
Analista UCPAS
Solicita a través de formulario especial las atribuciones que se realizarán
en el puesto a crear y otra información relacionada y continúa con
operación No. 7.
5
Analista UCPAS
Solicita a través de formulario especial las funciones anteriores y las
actuales, así como otra información relacionada.
37
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
6
Analista UCPAS
Al contar con la información solicitada, se procede a valuar las
atribuciones asignadas, por medio del método de valuación por puntos,
determinando la categoría y título del puesto, de conformidad con el
Manual de Clasificación de Puestos.
7
Analista UCPAS
Elabora y redacta el Proyecto de Especificación de Puesto que contiene,
datos generales, descripción, perfil y clasificación del puesto, redacta
dictamen, acuerdo o resolución para su aprobación y traslada al
coordinador para revisión.
8
Coordinador de UCPAS
Revisa dictamen, proyecto de Especificación de Puesto, da sus
observaciones, sugiere cambios si es necesario y traslada al Analista.
9
Analista UCPAS
Realiza los cambios sugeridos, elabora documento final, firma, sella y
folia el expediente y traslada al Coordinador.
10
Coordinador de UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria
11
Secretaria UCPAS
Traslada providencia a la Gerencia de Recursos Humanos, actualiza la
base de datos de expedientes y archiva.
12
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe expediente, elabora providencia y traslada a Gerencia General
para la aprobación de las autoridades superiores.
13
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe, documento aprobado, o con observaciones, revisa y traslada a
UCPAS, para continuar con procedimiento.
38
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
:
DESCRIPCIÓN
:
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da tramite de acuerdo al Procedimiento No. 1.
14
Analista UCPAS
Si hay observaciones pasa a operación 18. Si viene aprobado y no hay
observaciones, continúa con operación 19.
15
Analista UCPAS
Atiende observaciones, realiza cambios sugeridos y regresa a operación
10.
16
Analista UCPAS
Actualiza el Manual de Clasificación de Puestos e incorpora a procesos
que requieren la Especificación del Puesto y finaliza el procedimiento.
39
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
40
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 9
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PUESTOS
-DESCRIPCIÓNNo.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Secretaria UCPAS
Recibe expediente con acuerdos aprobados por las autoridades
superiores de creación, reclasificación, de puestos o plazas incluyendo
el proyecto de descripción, perfil y clasificación de puestos.
Secretaria UCPAS
Registra y da trámite conforme al Procedimiento No. 1.
2
Analista UCPAS
Recibe expediente y analiza.
3
Analista UCPAS
Traslada a Codificador la información de los datos del documento de
soporte que aprueba el proyecto, vía correo interno, para su codificación.
4
Codificador
Recibe información
archivo.
(vía correo electrónico)
abre el proyecto en el
5
Codificador
Determina si es modificación; si es modificación, continúa con operación
No. 5, si es nuevo continúa con operación No 8.
6
Codificador
Asigna el mismo código del perfil que se modifica.
7
Codificador
Elimina del Manual de Clasificación de Puestos, la especificación del
puesto o plaza (modificada o reclasificada), trasladando el histórico y
continúa con operación No. 9.
41
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
8
Codificador
Asigna el código correspondiente, según correlativo.
9
Codificador
Ingresa la especificación del puesto aprobada, sustituto del eliminado,
anotándole el número de documento y fecha de aprobado, dejando
constancia en el control de cambios al Manual de Puestos.
10
Codificador
Determina en un control cruzado, cual es el código de perfil aprobado
(por medio de la base de datos y el control de Excel).
11
Codificador
Actualiza el control de Excel, lo guarda en Word, en la plantilla
predeterminada, con el nombre del código que se asignó previamente.
12
Codificador
Consigna en el encabezado el número de acuerdo o resolución con que
se aprobó, la fecha y autoridad que lo aprueba.
13
Codificador
Actualiza los campos en el encabezado y guarda la información para
que quede registrada.
14
Codificador
Imprime cuatro juegos de copias y traslada al analista; registra los
cambios y modificaciones existentes en la base de datos creada,
trasladando el histórico si la aprobación reemplaza un perfil existente
15
Analista UCPAS
Recibe información del codificador o imprime la especificación ingresada
al Manual, elabora providencia para la Gerencia de Recursos Humanos
y las Unidades de Dotación y Desarrollo Integral de Recursos Humanos,
para enterarlos de la actualización del Manual de Puestos, para la
ejecución de sus procedimientos.
42
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
:
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
16
Coordinador
Revisa providencia, escribe sus observaciones, sugiere cambios si son
necesarios
17
Analista UCPAS
Realiza los cambios sugeridos, elabora documento final, sella, folia
expediente y traslada a Coordinador.
18
Analista UCPAS
Informa a Oficinista (vía correo electrónico) de lo eliminado e ingresado
al Manual, entrega expediente original de aprobación.
19
Coordinador
Recibe, revisa, firma las copias y providencia y traslada a Secretaria
para que envíe.
20
Secretaria UCPAS
Traslada la providencia a la Gerencia de Recursos Humanos y unidades
respectivas, actualiza la base de datos de expedientes e índice del
Manual de Puestos y archiva como corresponde.
21
Oficinista UCPAS
Actualiza la base de datos de proyectos y archiva expediente original de
aprobación de Descripción, Perfil y Clasificación de Puesto.
43
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
44
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
PROCEDIMIENTO No.10
CONTROL DE ACUERDOS APROBADOS POR PRESIDENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL Y/O
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
-DESCRIPCIÓNNo.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Secretaria UCPAS
Recibe e ingresa a la base de datos los Acuerdos de Presidencia y/o
Corte Suprema de Justicia, relacionados con creaciones, supresiones,
reclasificaciones, cambios de denominación, etc. y traslada al
Coordinador.
2
Coordinador
Revisa, firma de enterado y devuelve.
3
Secretaria UCPAS
Anota en sus controles y traslada a Oficinista
4
Oficinista UCPAS
Verifica si el acuerdo aprobado es de la Presidencia del Organismo
Judicial o de la Corte Suprema de Justicia. Si es de la Presidencia
continua con operación No. 5. Si no es de la Presidencia continúa con
operación No. 18.
5
Oficinista UCPAS
Anota en sus controles y traslada a analistas para que firmen de
enterados.
6
Oficinista UCPAS
Revisa si hay estudio relacionado al acuerdo recibido que incluya
Proyecto de Especificación de Puesto.
7
Oficinista UCPAS
Determina la providencia y fecha con que se envió, para asignarlo al
analista que lo elaboró, archiva original del acuerdo, informa y traslada
copia del acuerdo a la Secretaria.
:
45
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
8
Secretaria UCPAS
Anota en sus controles y asigna a Analista, trasladando copia del
acuerdo.
9
Analista UCPAS
Verifica que los datos del Acuerdo correspondan a lo indicado en el
estudio técnico.
10
Analista UCPAS
Si los datos no corresponden pasa a operación No. 11. Si los datos
corresponden, continúa con procedimiento No. 9 para actualización del
Manual.
11
Analista UCPAS
Redacta documento indicando la diferencia encontrada entre el acuerdo
y el estudio técnico, las consecuencias que ocasionará esta diferencia y
recomendando la rectificación del acuerdo, plasmándolo en un proyecto
de acuerdo lo traslada a Coordinador para su revisión.
12
Coordinador UCPAS
Revisa, sugiere cambios si son necesarios y devuelve al Analista.
13
Analista UCPAS
Realiza los cambios sugeridos, elabora documento final, firma, sella,
elabora providencia de envío, folia el expediente y traslada a
Coordinador.
14
Coordinador UCPAS
Aprueba documento, firma providencia y traslada a Secretaria para que
envíe.
15
Secretaria UCPAS
Traslada a la Gerencia de Recursos Humanos para continuar con el
trámite de aprobación, actualiza base de datos de expedientes y archiva
copia.
46
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
16
Gerencia de Recursos Humanos
Procede como corresponde y traslada a Gerencia General para
rectificación del acuerdo.
17
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe de Gerencia General Acuerdo aprobado, lo remite para
Actualización del Manual de Clasificación de Puestos.
Secretaria UCPAS
Ingresa el expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
Analista UCPAS
Continúa el Procedimiento No. 9 para Actualización del Manual de
Clasificación de Puestos.
18
Oficinista UCPAS
Anota en sus controles y archiva.
47
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
48
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
PROCEDIMIENTO NO. 11
PROPORCIONAR INFORMACIÓN Y ESPECIFICACIONES DE PUESTOS A REQUERIMIENTO DE
AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS DEL ORGANISMO JUDICIAL
-DESCRIPCIÓN-
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Oficinista UCPAS
Recibe requerimiento (vía telefónica o escrita) de especificación de
puestos.
2
Oficinista UCPAS
Busca en el Manual de Clasificación de Puestos si existe la
especificación requerida.
3
Oficinista UCPAS
Si existe en el Manual, continúa con operación No. 4. Si no existe en el
manual, continúa con operación No. 8.
4
Oficinista UCPAS
Verifica datos y elabora oficio de respuesta.
5
Oficinista UCPAS
Imprime, sella, registra en su control y traslada al Coordinador el oficio y
especificación del puesto para firma.
6
Coordinador UCPAS
Revisa, firma y devuelve al Oficinista.
7
Oficinista UCPAS
Entrega la Especificación del Puesto a la Unidad solicitante o envían por
fax al interesado.
8
Oficinista UCPAS
Descarga de su control e informa a la Secretaria.
49
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
9
Oficinista UCPAS
Verifica si existe en la Nómina de Puestos. Si existe en la nómina,
continúa con operación No. 10. Si no existe en la nómina, continúa con
operación No. 15.
10
Oficinista UCPAS
Informa a la Secretaria que las especificaciones solicitadas no forman
parte del Manual y traslada para asignarlo a un analista.
11
Secretaria UCPAS
Recibe, registra y traslada a Coordinador.
12
Coordinador UCPAS
Revisa, firma de enterado y devuelve.
13
Secretaria UCPAS
Escanea el expediente y lo asigna a un analista.
14
Analista UCPAS
Recibe expediente, firma en el control interno físico, lo analiza, recopila
la información utilizando instrumentos específicos.
Analista UCPAS
Sigue el Procedimiento
Especificación de Puesto.
No.
8
para
elaborar
el
Proyecto
de
Secretaria UCPAS
Recibe acuerdo aprobado e ingresa de acuerdo al procedimiento No. 1
para continuar con operaciones No 4 al No. 9.
15
Oficinista UCPAS
Elabora informe sobre la inexistencia en el Manual ni en la Nómina y
traslada para firma del Coordinador.
50
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
16
Coordinador UCPAS
Revisa, firma y devuelve.
17
Oficinista UCPAS
Envía informe a quien lo solicitó y descarga de sus controles.
51
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
52
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
PROCEDIMIENTO No 12
INFORME TRIMESTRAL PARA ELABORACION Y APROBACION DEL PRESUPUESTO
ANALITICO DE PUESTOS Y REMUNERACIONES
-DESCRIPCIÓN-
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Gerencia de Recursos Humanos
Cursa informe de Nóminas y Planillas para realizar el informe trimestral
del analítico de puestos.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente y da trámite de acuerdo al Procedimiento No. 1,
asignándolo al analista correspondiente.
2
Analista UCPAS
Solicita a la Oficinista encargada del control de acuerdos, copia de los
Acuerdos de Presidencia y copia de las providencias con los estudios de
la unidad, relacionados con los referidos Acuerdos de Presidencia.
3
Oficinista UCPAS
Busca los acuerdos y solicita al Auxiliar de Servicios sacar fotocopia de
los Acuerdos y de las providencias relacionadas con los acuerdos de
Presidencia y se las entrega al Analista.
4
Analista UCPAS
Revisa los Acuerdos ingresados a la Unidad según correlativo y elabora
oficio dirigido a la Presidencia del Organismo Judicial, solicitando se
remitan los acuerdos faltantes que ya fueron firmados por Presidencia,
pero aun no han sido enviados, siempre que los mismos se relacionen a
creaciones, reclasificaciones, supresiones, cambios de denominación de
plazas, reestructuras de dependencias u otros que se refieran a
movimientos de puestos o plazas.
53
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
5
Analista UCPAS
Analiza la información proporcionada por Presidencia; compara los
Acuerdos con las providencias de los estudio de UCPAS y con el Sistema
de Recursos Humanos, determinando si hay o no diferencias entre ellos,
para lo que elabora la matriz que contiene: No. Acuerdo con fecha y su
asunto, No. de Providencia de UCPAS y su fecha, observaciones y el
estatus en el Sistema de Recursos Humanos; elabora y redacta el
informe, con las observaciones correspondientes, adjuntando copia de
los acuerdos y providencias de UCPAS estudiadas y traslada para revisión
del Coordinador de la Unidad.
6
Coordinador UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado al Analista para que atienda las correcciones.
7
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
8
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
9
Secretaria UCPAS
Traslada a Gerencia de Recursos Humanos y descarga el expediente del
sistema de correspondencia y de los controles respectivos.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
10
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe y analiza si hay observaciones e inconsistencias.
11
Gerencia de Recursos Humanos
Si hay inconsistencias, continua con operación No. 12. Si no hay
inconsistencias continúa con operación No. 19.
54
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
12
Gerencia de Recursos Humanos
Conoce, elabora informe y traslada a Gerencia General para que
instruya hacer las correcciones a donde corresponda.
13
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe instrucciones de la Gerencia General y las traslada a las
unidades correspondientes para que efectúen las correcciones.
Secretaria UCPAS
Recibe expediente que contiene las correcciones a realizar por la Unidad
de Clasificación de Puestos y las que reporta la Secretaria de
planificación y da ingreso de acuerdo al procedimiento No. 1.
14
Analista UCPAS
Se entera de correcciones a inconsistencias reportadas por su unidad u
otra unidad, elabora dictamen y traslada para firma de Coordinador.
15
Coordinador UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado al Analista para que realice las correcciones.
16
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
17
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
18
Secretaria UCPAS
Traslada a Gerencia de Recursos Humanos y descarga el expediente del
sistema de correspondencia y de los controles respectivos.
55
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
19
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe y verifica si es informe trimestral o final.
20
Gerencia de Recursos Humanos
Si no es revisión final continúa con operación No.21 Si es revisión final
continua con operación No. 22.
21
Gerencia de Recursos Humanos
Elabora informe, traslada a Gerencia General para su conocimiento y
finaliza procedimiento.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
22
Gerencia de Recursos Humanos
Instruye a UCPAS para que continúe con el procedimiento.
Secretaria UCPAS
Ingresa expediente de acuerdo al procedimiento No. 1.
23
Analista UCPAS
Coordina acciones para que se imprima el Analítico de Puestos y
Remuneraciones,
con
base
en
dictámenes
y
normativas
correspondientes, elabora proyecto de acuerdo de aprobación del mismo
y lo traslada para revisión.
24
Coordinador UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado al Analista para que realice las correcciones
25
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
26
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria.
56
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
27
Secretaria UCPAS
Traslada a Gerencia de Recursos Humanos y descarga el expediente del
sistema de correspondencia y de los controles respectivos.
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
28
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe y lo traslada con providencia antes del 21 de diciembre de cada
año.
29
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe Acuerdo aprobado e informa a las partes involucradas para la
carga de apertura del analítico de puestos y remuneraciones para el
siguiente período fiscal.
57
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
58
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
59
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
Procedimiento No. 13
ESTUDIO DE SUELDOS
-DESCRIPCIÓNNo.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
1
Coordinador UCPAS
Planifica y programa en el Plan Operativo Anual de la Unidad, el estudio
de sueldos.
2
Coordinador UCPAS
Instruye para que se asigne el estudio a un Analista.
3
Secretaria UCPAS
Recibe instrucción, anota en sus controles y asigna al Analista indicado.
4
Analista UCPAS
Recopila información del Banco de Guatemala, INE, índice de inflación,
canasta básica y vital, poder adquisitivo del quetzal, leyes y reglamentos
que se relacionen a sueldos, información de puestos y sueldos del
Sector Justicia, entre otros.
5
Analista UCPAS
Analiza la información y propuestas para aumentos o de análisis de
sueldos del OJ, enfocándose a los puestos en general o por carrera,
elabora propuesta e informe y traslada para revisión.
6
Coordinador UCPAS
Revisa, hace correcciones u observaciones, devuelve el expediente
revisado al Analista para que realice las correcciones.
7
Analista UCPAS
Realiza correcciones, asigna número de documento, imprime original y
copia, firma, sella, folia y traslada al Coordinador de la Unidad.
8
Coordinador UCPAS
Revisa que se realizaron las correcciones, rubrica, firma y traslada el
expediente a la Secretaria, para que se entregue en forma confidencial a
la Gerencia de Recursos Humanos
60
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
No.
OPERACIÓN
RESPONSABLE
:
:
DESCRIPCIÓN
:
9
Secretaria UCPAS
Registra, actualiza la base de datos de expedientes y traslada a la
Gerencia de Recursos Humanos.
10
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe, revisa y traslada a Gerencia General para continuar con el
trámite de aprobación.
11
Gerencia de Recursos Humanos
Recibe resolución de Gerencia General y traslada a UCPAS, la que
debe proceder como lo indicado.
61
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
62
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
GLOSARIO
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS Y SALARIOS
Mecanismo que proporciona los criterios técnicos, procedimientos,
parámetros, metodología e instrumentos generales para la clasificación de
los puestos y salarios.
MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE Documento que compila diferentes instrumentos y documentos para los
PUESTOS Y SALARIOS DEL
procedimientos que implica la administración del Sistema de Clasificación de
ORGANISMO JUDICIAL
Puestos y la Administración de Salarios.
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
FACTORES PARA LA
CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
Instrumento del Manual de Clasificación del Puestos y Salarios, que define
los factores, subfactores y puntajes para la valuación de puestos; contiene
las tablas de calificación para cada factor.
MANUAL DE AGRUPACIÓN DE
PUESTOS EN CATEGORÍAS,
DENTRO DE CADA CARRERA
Instrumento del Manual de Clasificación del Puestos y Salarios, que contiene
por carrera y grupo ocupacional, los títulos de puestos vigentes y sus
requisitos generales mínimos en cuanto a educación (nivel), experiencia
laboral (tiempo y tipo), entre otros requisitos de carácter común que deben
tener los trabajadores del Organismo Judicial.
Instrumento del Manual de Clasificación del Puestos y Salarios, que define la
descripción (el título de puesto, el puesto según su quehacer, su ubicación
organizacional, el régimen de servicio al que pertenece, el objetivo principal,
MANUAL DE ESPECIFICACIONES los deberes, responsabilidades y el perfil (requisitos específicos mínimos
POR CARRERA, CATEGORÍA Y
para cada puesto, las condiciones materiales y las características necesarias
PUESTOS.
o requisitos para el desempeño del mismo, tanto en experiencia,
escolaridad, capacitación específica como en requisitos especiales) y
finalmente la clasificación de un puesto (indica la carrera laboral, categoría y
el sueldo).
PUESTO
Es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones
que forman una unidad de trabajo teórica, específica e impersonal.
Unidad registrada en el Catálogo, que integra la estructura organizacional de
las dependencias e implica deberes específicos, delimita jerarquías,
competencias y señala el perfil mínimo que debe reunir la persona que lo
desempeñe.
PLAZA PRESUPUESTARIA
Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un
empleado a la vez y que tiene asignación presupuestaria única. Integra un
conjunto de labores y responsabilidades asignadas en forma permanente a
un solo empleado, pueden existir una (ejemplo: Presidente del Organismo
Judicial) o varias (ejemplo. Oficiales III) según la finalidad de creación.
CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
Es la acción por la cual el Sistema de Recursos Humanos del Organismo
Judicial, con base en criterios, parámetros, metodología e instrumentos
técnicos, asigna la categoría y la denominación de un puesto dentro de una
carrera.
63
Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
TITULO DE PUESTO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
PERFIL DEL PUESTO
VALUACION DE PUESTOS
GRUPO OCUPACIONAL
CARRERA
CREACIÓN DE PLAZA
RECLASIFICACIÓN DE PUESTO
CUESTIONARIO PARA EL
ANALISIS DE PUESTO
Identifica un grupo de puestos similares en su naturaleza, factores y
condiciones que la distinguen (Ej. Oficinista III, Jefe de Departamento,
Coordinador III).
Es la parte de la especificación de puestos que indica: su ubicación,
identificación y análisis en el contexto organizacional, objetivos, funciones y
entorno operativo.
Es el instrumento que define una o varias plazas, según corresponda, la cual
contiene: el título de puesto, el puesto según su quehacer, su ubicación
organizacional, el régimen de servicio al que pertenece, el objetivo
principal, los deberes, responsabilidad y requisitos específicos mínimos para
cada puesto, las condiciones materiales y las características necesarias o
requisitos para el desempeño del mismo, tanto en experiencia, escolaridad,
capacitación específica como en requisitos especiales y finalmente, el nivel
de remuneración con indicación del sueldo.
Es la parte de la especificación de puestos, que indica los requisitos que los
candidatos deben llenar para ocupar un puesto específico, los cuales son
definidos conforme su descripción; dichos requisitos incluyen: escolaridad,
experiencia,
conocimientos,
habilidades,
aptitudes,
cualidades,
capacidades, capacitación específica, entre otros, con la finalidad del buen
desempeño en el puesto.
Es la acción por la cual el Sistema de Recursos Humanos del Organismo
Judicial, con base en la clasificación previa de los puestos, les asigna el
salario mínimo, medio y máximo, en congruencia con la estructura
organizacional del Organismo Judicial
Es el conjunto de puestos que poseen características y elementos iguales o
similares, que permiten integrarlos para su administración.
Es el sistema que regula la permanencia en el puesto y el ascenso a puestos
superiores en responsabilidad y remuneración, sobre la base del
rendimiento, experiencia, capacitación, disciplina y cumplimiento de metas
y objetivos.
Plaza nueva de trabajo, generalmente cuando se pone en marcha un nuevo
proyecto para beneficio institucional o es necesaria su creación en apoyo a
una Dependencia actual.
Cambio que opera en la clasificación y valoración de una o más clases de
puestos, por haber ocurrido una variación sustancial y permanente en las
tareas asignadas. Puede llevar la asignación del mismo a una clase superior,
igual o de menor categoría de conformidad al tipo de tarea que
desempeñen los mismos
Instrumento que debe ser llenado por los servidores públicos que
desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan, con el cual se
recopilar datos de los puestos como: áreas de obligaciones; tareas
desempeñadas
en
el
puesto
propósito del mismo; entorno físico; requerimientos para desempeñar el
puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y
mentales); niveles de responsabilidad y competencia, equipo y materiales
utilizados; condiciones de trabajo, relaciones internas y externas y aspectos
especiales de salud y seguridad.
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Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
DICTAMEN
Informe en donde se indica el estado o situación del caso y se emite
recomendación según la competencia laboral de la Unidad. Según el
Diccionario de la Lengua Española, Océano, un dictamen es una opinión o
juicio que se forma o emite sobre una cosa.
ESTUDIO
Es la recopilación, tabulación y análisis de información referente a un caso en
particular, generalmente son requeridos por la superioridad, previo a la
toma de decisión.
Según el Diccionario de la Lengua Española, Océano, el Estudio es el esfuerzo
que pone el entendimiento aplicándose a conocer y comprender alguna
cosa.
SISTEMA DE REMUNERACION
Régimen que comprende los salarios, beneficios diferenciales y cualquier
otra prestación de carácter pecuniario que reciban los empleados y
funcionarios por sus servicios en el desempeño de sus cargos.
SALARIO
Retribución que se da a un empleado por el desempeño del puesto para el
que fue designado. Es la remuneración regular asignada por el desempeño
de un cargo o servicio profesional en el marco de una serie de obligaciones
compartidas que rigen su relación contractual.
SUELDO
Según el Diccionario de la Lengua Española, Océano, es el salario que se
percibe por un trabajo o servicio prestado.
ESCALA SALARIAL
Conjunto de salarios ordenados de menor a mayor, identificados y asociados
a cada una de las categorías que la integran; son indicadores de la relación
pre determinada entre el salario y la categoría o jerarquía de puestos
agrupados por su similar complejidad, responsabilidad e impacto
organizacional.
PRESUPUESTO ANALÍTICO
Es un documento de gestión, requerido en la Ley Orgánica de Presupuesto
(artículo 75) a los organismos o entidades descentralizadas, el cual debe
detallar los puestos y sus respectivas remuneraciones, únicamente de las
plazas debidamente aprobadas y que cuentan con la respectiva cobertura
presupuestaria. Dicho documento debe formularse
en estrecha
coordinación entre Recursos Humanos y Presupuesto.
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Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
RESOLUCION DE APROBACIÓN
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Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
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Manual de Procedimientos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Administración de Sueldos
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA
CREACIÓN DE PUESTOS, CREACIÓN DE PLAZAS, SUPRESION DE
PLAZAS, RECLASIFICACIÓN DE PUESTOS, ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PUESTOS Y REMUINERACIONES
(EMERGENTE) Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE
PUESTOS Y REMUNERACIONES (FINAL)
Aprobado por Resolución No. 755 por la Gerencia General de fecha 19 de diciembre de 2011
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