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BICENTENARIO
Libertad y Orden
FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE
FONDO DE COMUNICACIONES DEL MINISTERIO DE COMUNICACIONES
CONVENIO No. 193046
SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA
SAS 031— 2010
SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD.
INFORME DE RECOMENDACION DE ADJUDICACION
CONTENIDO:
1
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Z
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1
2
GENERALIDADES.............................
..........................................................................1
AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA INVERSA ..................
...............................2
3
4
ANALISIS JURIDICO ......................
CONCLUSIÓN .......................................................................................................................................6
O
o
1
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GENERALIDADES
1 >I
FONADE inició el proceso de Selección Abreviada Subasta Inversa Presencial SAS 031 — 2010 cuyo objeto es la
prestación del "SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD".
El día 05 de abril de 2010 se expidió y publicó la Resolución No. 1346, que ordenó la ape rt ura del proceso de
Selección Abreviada SAS 031-2010; en esa misma fecha fue publicado el Pliego de Condiciones Definitivo de la
misma.
Dicha selección abreviada se cerró en la Ciudad de Bogotá D.C. (Sala de Entrega de Propuestas del Auditorio de
FONADE) el día 12 de ma rz o de 2010 a las 03:00 p.m., para el efecto se diligenció el Acto de Cierre y el registro de
entrega de propuestas, en el cual se relacionaron las siguientes:
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1
PROPONENTE
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DIGISERVICE LTDA
P & Z SERVICIOS LTDA
3
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
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230 /H. Saavedra A. E
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www.fonade.gov.co
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PBX. 5940407 - Fax 5949925 - Línea Transparente 01 800 09 14502
Calle 26 No. 13 - 19, Pisos 1, 19 a 22, 25, 26, 28, 29 y 30
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Bogotá, D.C. Colombia
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Libertad y Orden
BICENTENARIO
El Comité Asesor y Evaluador, el día 16 de abril de 2010 publicó el Informe de Verificación de Requisitos Habilitantes
en el cual se concluyo lo siguiente:
N°
PROPONENTE
1
DIGISERVICE
LTDA
_ _..._.. ..._......._._...._...
P & Z SERVICIOS LTDA
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2
C ..........................
E
ESTADO ACTUAL DEL
PROPONENTE
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................ . HABILITADO
HABILITADO
1
COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA [ HABILITADO
Este informe permaneció a disposición de los interesados en la Subgerencia de Contratación, área de Evaluación y
Contratación piso 19 Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo — FONADE, Calle 26 No. 13-19, Bogotá D.C. Colombia, para su revisión y observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación, según lo
establecido en el Cronograma del numeral 2.1 sección m del Pliego de condiciones.
2 AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA INVERSA
1
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En cumplimiento de lo dispuesto en los numerales 2.1. y 2.5.7.2 del Pliego de Condiciones, el día 21 de abril de
2010, a las 02:00 p.m., en las instalaciones de la Entidad, se reunieron los responsables del proceso de Selección
Abreviada de Subasta Inversa SAS 031 - 2010, y los oferentes que se relacionan en el listado de asistencia, el cual
forma parte de la presente acta, con el fin de llevar a cabo la Audiencia Pública de Subasta Inversa Presencial.
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O
o
J
El Comité Asesor Evaluador expresó que el día 16 de abril de 2010 fue publicado en la página del SECOP el Informe
de verificación de requisitos habilitantes en el cual se concluye que, el resultado de la evaluación para cada
proponente es el siguiente:
o
N°
PROPONENTE
ESTADO ACTUAL DEL
PROPONENTE
1
DIGISERVICE LTDA
HABILITADO
C
2
3
P & Z SERVICIOS LTDA
L..__.
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t.
_._._
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
......_
..._..
HABILITADO
HABILITADO
A renglón seguido, el Comité Asesor y Evaluador preguntó a los asistentes si tenían alguna observación respecto del
proceso, frente a lo cual los participantes contestaron que no había observaciones.
Posteriormente se procedió a dar lectura al numeral 2.5.7.2., "Audiencia pública de subasta inversa presencial" y les
consulto a los oferentes habilitados si tienen dudas acerca del procedimiento que se llevaría a cabo para la subasta,
ante lo cual ningún proponente formuló inquietudes.
A continuación se verificó entre los proponentes habilitados, que sus representantes o apoderados contaran con las
debidas facultades para realizar los lances dentro del procedimiento de subasta inversa presencial y los poderes
suscritos, de conformidad con el literal b) del numeral 2.5.7.2., del pliego de condiciones.
Se deja constancia en la grabación de la audiencia que el sobre contentivo de las ofertas económicas se encuentra
sellado y se procede a la revisión de las Ofertas económicas de los proponentes habilitados, de la siguiente forma:
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PBX. 5940407 - Fax 5949925 - Línea Transparente 01 800 09 14502
Calle 26 No. 13 - 19, Pisos 1, 19 a 22, 25, 26, 28, 29 y 30
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Libertad y Orden
BICENTENARIO
DIGISERVICE LTDA
VALOR TOTAL OFERTADO (INCLUYE IVA Y DEMÁS COSTOS)
S 113.680.000,00
P & Z SERVICIOS LTDA
VALOR TOTAL OFERTADO (INCLUYE IVA Y DEMÁS COSTOS)
$ 116.000.000,00
COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR TOTAL OFERTADO (INCLUYE IVA Y DEMÁS COSTOS)
1
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Z Q
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m
S 114.144.000,00
Culminado el proceso de verificación, el Comité Asesor Evaluador encontró que las propuestas se encontraban
dentro del presupuesto estimado para el presente proceso de selección. Así las cosas, se llevó a cabo la audiencia
de subasta inversa, con la participación de los representantes legales y/o apoderados de los proponentes habilitados.
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OFERTA INICIAL DE PRECIO
PROPONENTES
DIGISERVICE LTDA
P & Z SERVICIOS LTDA
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
II
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$
$
$
$
% Del valor mínimo ara el cálculo del si uiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
II
i
$
$
VALOR OFRECIDO
113.680.000,00
116.000.000,00
114.144.000,00
113.680.000,00
1.136.800,00
112.543.200,00
El proponente P & Z SERVICIOS LTDA no asistió a la audiencia, razón por lo cual se considera la propuesta inicial
de precio como la única oferta de este proponente.
En el curso de la audiencia se registraron ocho (8) Rondas. El registro de cada uno de los lances, junto con el menor
valor techo, que se debía mejorar en cada ronda, se registró en los cuadros que se presentan a continuación; así
mismo, se informo que el valor techo para la primera ronda asciende a la suma de $ 113.680.000,00:
PRIMERA RONDA
No.
PROPONENTES
0
DIGISERVICE LTDA
0
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
0
II
% Del valor mínimo para el cálculo del siguiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
VALOR OFRECIDO
II
$ 112.531.832,00
$ 110.000.000,00
II
1
$ 110.000.000,00
1.100.000,00
$
$
108.900.000,00
En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $ 110.000.000,00:
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Calle 26 No. 13 - 19, Pisos 1, 19 a 22, 25, 26, 28, 29 y 30
Bogotá, D.C. Colombia
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Libertad y Orden
BI CENTENARIO
SEGUNDA RONDA
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No.
PROPONENTES
1
VALOR OFRECIDO
DIGISERVICE LTDA
$
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
II
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108.000.000,00
$ 108.005.000,00
$ 108.000.000,00
$
1.080.000,00
$ 106.920.000,00
II
% Del valor mínimo para el cálculo del si uiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
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En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $108.000.000,00:
TERCERA RONDA
PROPONENTES
DIGISERVICE LTDA
No. II
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COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
iP
% Del valor mínimo para el cálculo del siguiente lance
0
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LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
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II
II
II
II
VALOR OFRECIDO
$ 106.909.200,00
$ 106.500.000,00
$ 106.500.000,00
1.065.000,00
$
$ 105.435.000,00
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En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $106.500.000,00:
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CUARTA RONDA
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No.J
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1
PROPONENTES
DIGISERVICE LTDA
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3
0
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
II
$ 104.300.000,00
$ 104.300.000,00
1.043.000,00
$
$ 103.257.000,00
% Del valor mínimo para el cálculo del siguiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
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VALOR OFRECIDO
$ 105.424.350,00
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En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $104.300.000,00:
QUINTA RONDA
VALOR OFRECIDO
PROPONENTES
DIGISERVICE LTDA
No.
II
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
% Del valor mínimo para el cálculo del siguiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
0
II
$ 103.246.570,00
$ 102.200.000,00
$ 102.200.000,00
1.022.000,00
$
$ 101.178.000,00
En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $102.200.000,00:
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Libertad y Orden
BICENTENARIO
C.-
SEXTA RONDA
No.
PROPONENTES
1
DIGISERVICE LTDA
03
VALOR OFRECIDO
$ 100.500.000,00
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA II
VALOR MINIMO
Del valor mínimo ara el cálculo del si uiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
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$ 100.500.000,00
$ 100.500.000,00
$
1.005.000,00
$ 99.495.000,00
En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $100.500.000,00:
SEPTIMA RONDA
>
No.
PROPONENTES
0
1
DIGISERVICE LTDA
$
COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA
VALOR MINIMO
% Del valor mínimo ara el cálculo del si uiente lance
LANCE MINIMO SEGUIR EN SIGUIENTE RONDA
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VALOR OFRECIDO
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99.484.950,00
99.150.000,00
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98.158.500,00
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En esta ronda no se configuró ninguna causal para terminar la subasta inversa y se informó que el nuevo valor techo
es $99.150.000,00:
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OCTAVA RONDA
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03
PROPONENTES
JI
DIGISERVICE LTDA
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1 COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA JJ
VALOR MINIMO
II
JI
Ji
VALOR OFRECIDO
$ 99.148.585,00
NO EFECTUA LANCE
$ 99.148.585,00
En la octava ronda, el proponente DIGISERVICE LTDA., realizó lance no válido, dado que su valor no redujo como
mínimo en un uno (1%) porciento el valor techo de la ronda anterior y LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS
ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA., no realizó lance, y de conformidad con lo establecido en el numeral
2.5.7.2 literal (e) del pliego de condiciones, se presentó una de las situaciones previstas para dar por terminada la
subasta inversa presencial toda vez que "No se presente ningún lance válido en la ronda".
A continuación se informó a los asistentes a la audiencia, que el menor valor final ofertado es por la suma de
NOVENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO CUARENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS OCHENTA Y CINCO PESOS
($99.148.585.00) M/CTE y se dio por terminada la audiencia.
3 ANALISIS JURIDICO
De conformidad con el numeral 2.5.7.2 - AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL — del Pliego
de Condiciones, en los literales d), e) y f) se establecen la reglas que deben seguir los proponentes durante el
desarrollo de la audiencia de subasta inversa presencial.
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Calle 26 No. 13 - 19, Pisos 1, 19 a 22, 25, 26, 28, 29 y 30
Bogotá, D.C. Colombia
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BICENTENARIO
Para el proceso de la referencia, en el Pliego de Condiciones se estableció de una manera clara y precisa que "se
consideran lances válidos aquellos presentados en los sobres y formularios suministrados debidamente
diligenciados dentro del término establecido para cada una de las rondas, reduzcan el "valor techo", como mínimo,
en un uno por ciento (1%) redondeado según procedimiento establecido en este pliego".
Adicionalmente, también se estableció que "cuando un proponente, en cualquiera de las rondas, no presente lance
o el presentado no sea válido, se considerará que desiste de participar en la subasta y se tendrá como su oferta
final de precio, para efectos de la recomendación de adjudicación, el menor valor que haya ofrecido".
Por lo anterior, y de conformidad con las reglas establecidas en el Pliego de Condiciones y aceptadas por los
oferentes pa rt icipantes en la subasta inversa SAS 031 -2010, se debe adjudicar al proponente "COMPAÑÍA DE
SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA.", ya que si bien, en la octava ronda no presentó lance,
fue quien realizó el último lance valido, toda vez que el proponente DIGISERVICE LTDA., realizó un lance no válido y
de esta forma no cumplió con lo establecido en el literal d) numeral 2.5.7.2 - AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA
INVERSA PRESENCIAL- del Pliego de Condiciones.
4 CONCLUSIÓN
1
Z
Z
ZQ
Q
De conformidad con lo antes señalado, el Comité Asesor y Evaluador del proceso, recomienda a la Subgerente de
Contratación de FONADE, delegada para tal efecto mediante la Resolución Número 063 del 15 de abril de 2009,
aceptar la ofe rt a presentada por la firma COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA.,
el proceso de Selección Abreviada Subasta Inversa Presencial SAS 031 — 2010 cuyo objeto es la prestación del
"SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD", por el valor total
de NOVENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL PESOS ($99.150.000.00) M/CTE, incluido el IVA y
demás tributos que se causen con ocasión de su celebración, ejecución y liquidación.
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El plazo del contrato será de a partir de la suscripción del acta de inicio y hasta el 31 de Diciembre de 2010, previo
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización.
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Dado en Bogotá, el veintiuno (21) de abril de 2010.
COMITÉ ASESOR
GERMAN ANDRES IUREGO SABOGAL
Abogado Subgerencia de Contratación
JAIRO CALDERÓN TIQUE
Gerente de Unidad-Área de Evaluación
COMITE EVALUADOR
LA MARINA FORERO RUBIANO
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Profesional Área de Evaluación.
JANDRO SAAVEDRA FINO
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Profesi nal Área de Evaluación.
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Calle 26 No. 13 - 19, Pisos 1, 19 a 22, 25, 26, 28, 29 y 30
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