8 de mayo de 2015 Ref.: VACANTE 003/2015 ANUNCIO

8 de mayo de 2015
Ref.: VACANTE 003/2015
ANUNCIO DE VACANTE
Asistente Archivista
Oficina UNESCO Multipaís en San José
Tenemos el agrado de invitar a todas las personas interesadas, y que reúnan los
requisitos estipulados en los términos de referencia que se anexan, a presentar su
candidatura al puesto de Asistente Archivista, abierto a convocatoria por nuestra Oficina.
Los interesados deberán entregar:
 Carta de motivación en español e inglés
 Curriculum Vitae actualizado.
 Formulario
UNESCO
250
de
Curriculum
Vitae,
disponible
en
http://www.unesco.org/new/es/sanjose/about-this-office/vacancies/ completado en
idioma inglés.
 Fotocopias simples de los diplomas de estudios obtenidos que sean relevantes a las
competencias requeridas para el puesto, acta de nacimiento, comprobante de
domicilio, y copia de cédula y pasaporte.
 Al menos 3 cartas de recomendación de previos empleadores.
Toda las solicitudes, acompañadas de la documentación anteriormente detallada,
deberán ser enviadas vía correo electrónico a la dirección [email protected]
indicando en el asunto del mensaje “VACANTE 003/2015”.
La fecha de cierre de la convocatoria es el viernes 22 de mayo de 2015 a la 1:00
PM. Después de esta fecha no se aceptaran más aplicaciones.
UNESCO
Anuncio de Vacante
Se convoca a la presentación de candidaturas internas y externas con el fin de cubrir la siguiente
vacante:
Título:
Asistente Archivista
Categoría y Nivel:
Contrato de Servicios (junio-diciembre 2015)
Ubicación:
Oficina UNESCO Multipaís en San José
Deberes y responsabilidades:
Bajo la autoridad del Director de la Oficina Multipaís de la UNESCO en San José, el
candidato/a seleccionado/a para este puesto deberá realizarlas siguientes tareas:
TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO DE ARCHIVO
A. Antecedente: Mediante esta convocatoria de servicio abierta a aplicaciones individuales o
empresariales se realizará el ordenamiento de los archivos, tanto impresos en papel como
en soporte digital, que constituyen memoria institucional de la Oficina de UNESCO San
José.
B. Objeto del Servicio: El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del
servicio de ordenamiento, digitación, etiquetado (tagging) y ubicación de los documentos
de los archivos de la Oficina de UNESCO San José, provenientes de la implementación de
sus actividades y proyectos. La finalidad es optimizar y modernizar los archivos, mejorando
y fortaleciendo la gestión institucional. El servicio deberá estar alineado con las
regulaciones de gestión de la información establecidas en el Manual Administrativo de
UNESCO ítem 9, así como en una serie de documentos que contiene lineamientos
específicos para la gestión de documentos. Una copia de esta documentación se le
facilitarán al contratista, para su estudio y análisis, previo al inicio del servicio.
C. Lugar de Ejecución del Servicio: El servicio se realizará en los locales de la Oficina de
UNESCO San José sito en Paseo Colón.
D. Descripción General del servicio: El contratista trabajará con documentos almacenados en
cajas, archivadores de palanca, en expedientes, en paquetes u otros medios de
almacenamiento. Los documentos institucionales del servicio solicitado se considerarán
como series documentales y entre ellos los siguientes: expedientes de programas y
proyectos, contrataciones, órdenes de viajes, órdenes de compra, reservas de fondos, ,
órdenes de pago, Memorandos y otras correspondencia interna y externa, informes
técnicos, etc. Tomando en cuenta los siguientes aspectos: 1. Diseño y Generación de base
de datos, 2. Clasificación de documentos 3. Ordenamiento de documentos 4. Rotulación
de documentos 5. Inventario de documentos 6. Codificación de documentos 7.
Reubicación física de documentos 8. Anexado de documentos
1. Clasificación de documentos Se clasificarán los archivos por series documentales
propias del Oficina de UNESCO San José, basado en la sintaxis y nomenclatura propias de
UNESCO como Organización y que se encuentran recogidas en el documento
“Correspondence Management System (CMS)”
2. Ordenamiento de documentos Se ordenarán los documentos de manera correlativa,
alfabética, numérica, alfanumérica y cronológica, según sea necesario.
3. Rotulación de documentos Se realizará un rotulo a manera de carátula para cada
documento donde se describirá de manera resumida su información para poder ubicarlos.
4. Inventario de documentos Todos los documentos serán descritos e inventariados
detallando sus características y ubicación física correspondiente.
5. Codificación de documentos Se asignará un código a cada tipo de documentos para
poder llevar el control de sus movimientos.
6. Reubicación física de los archivos Se reubicará, según lo requiera Oficina de UNESCO
San José, la documentación integrante de los archivos. Esto no implica levantamiento de
un peso suprior a los 3 Kg cada vez.
7. Generación de Base de Datos Toda la información inventariada será registrada en una
base de datos, y será accesible desde el espacio compartido en SharePoint, bloqueando la
que sea de carácter confidencial.
8. Anexado de documentos Los documentos sueltos y prestados serán ubicados y
anexados en sus respectivos expedientes o files.
9. Transferencia de documentos al archivo Se realizará un trabajo de selección documental
donde se determinarán los valores y periodos de retención de documentos para así
detectar aquellos que por su antigüedad ya no son consultados y tienen que ser
transferidos a la siguiente etapa de archivos: depuración. La retención de cada categoría
de documentos deberá cumplir estrictamente lo establecido en el Manual Administrativo
de UNESCO AM 3.3 y 3.9, los cuales serán facilitados al contratista.
E. Descripción Específica del servicio: El servicio solicitado comprende las siguientes
actividades: • Realizar la organización documental, mediante la clasificación de series
documentales, ordenación cronológica, numérica, alfabética de la documentación
archivada por el Equipo Comercial. • Realizar la descripción documental, utilizando
instrumentos de gestión como los inventarios de series documentales, catálogos e índices
del archivo de gestión. • Elaborar inventarios de series documentales, inventarios de
transferencias al archivo e inventarios electrónicos. • En el caso de inventarios de
eliminación de documentos, se requiere presentar el proyecto de eliminación con las
muestra de las series documentales a eliminarse. • Verificar, integrar, depurar la
documentación y conservación de los mismos, contenida en los medios de
almacenamiento: cajas, files, etc. • Paralelo a todas las actividades de organización de
archivos el contratista, deberá durante el periodo de ejecución del trabajo, brindar los
servicios archivísticos de búsqueda de documentos y control de los préstamos y
devoluciones del área usuaria competente. Los tipos de documentos pueden ser textuales
(impresos), iconográficos (fotografías, diapositivas, etc), sonoros (discos compactos),
electrónicos (disquetes, CD_ROM, base de datos, etc.). Virtuales (webs, blogs, etc.), entre
otros. La cantidad estimada de documentos objeto del servicio de organización, registro,
foliación y digitalización de archivos expresada representa un volumen estimado de 10
m3.
F. Uso de Instalaciones y/o Recursos de UNESCO: Las labores serán efectuadas en las oficinas
del Oficina de UNESCO San José de lunes a jueves de 8 AM a 5 PM y los viernes de 8 AM a
1:30 PM. En caso que el profesional requiera un horario especial para ingresar deberá
comunicarlo anticipadamente para solicitar los permisos correspondientes. Proporcionar
local adecuado para la ejecución del presente servicio.
G. Confidencialidad: 1. El CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva y no revelar a
terceros la información que le sea suministrada. 2. El CONTRATISTA es responsable de la
custodia de los documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus labores, los
mismos que por ningún motivo pueden salir de las instalaciones de Oficina de UNESCO San
José. 3. El Contratista no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de
Oficina de UNESCO San José ningún documento.
H. Entregables: Clasificación, ordenamiento, etiquetado e inventariado de las totalidad de los
archivos entregados al CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá entregar, un informe cada
treinta (30) días, dando cuenta de las actividades efectuadas de acuerdo a las prioridades
establecidas por el supervisor que Oficina de UNESCO San José determine. EL
CONTRATISTA deberá entregar el Inventario de los documentos registrados en la base de
datos disponible en SharePoint. EL CONTRATISTA deberá entregar el avance mensual y
final del Inventario de documentos propuestos para eliminación producto del
ordenamiento.
I.
Personal requerido: Para el desarrollo del servicio se requiere una (01) persona que
realicen el servicio en las Oficina de UNESCO San José.
J.
Perfil: • Título técnico profesional en Archivo, Ciencias de la Información o equivalente,
también relevante Secretaria Ejecutivas con énfasis en análisis de información y gestión
documental. Experiencia: • La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación
de copias simples de certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima
de cinco (05) años en ejecución de servicios de organización documental en instituciones
públicas y/o privadas. Evidencia de portafolio de trabajos anteriores y al mínimo tres
cartas de referencia. Conocimiento de idioma inglés. Conocimiento avanzado de base de
datos, Microsoft Office y SharePoint.
K. Responsabilidad del CONTRATISTA: El CONTRATISTA es responsable por la calidad ofrecida
por los servicios ofertados en el plazo establecido en el la contratación, y asegurar la
capacitación del personal interno que se designe por parte de UNESCO San Jose para
continuar actualizando los archivos, asegurando de esta forma la sostenibilidad del
proceso.
L. Tiempo y pago: La contratación ser realizará por un periodo de 4 meses, y la remuneración
mensual será por la suma neta básica de 539,606.49 (incluye cargos sociales –pensión y
seguro médico- y aguinaldo), de acuerdo a la escala local vigente de PNUD de Contratos de
Servicio para Costa Ricacolones mensuales.
Condiciones de la contratación
1.1 Los honorarios pactados incluyen cualquier gasto por desplazamiento, logística,
alimentación, gastos bancarios, etc. incurridos durante la Contratación.
1.2 La parte contratante no reconocerá cargos adicionales por concepto de tasas impositivas,
seguro, pensiones, aguinaldo y demás gravámenes.
1.3 La contratación se formalizará mediante Contrato establecido por UNESCO en su marco
contractual, con términos y condiciones específicas de la modalidad contractual
1.4 UNESCO se reservará el derecho de convocar a una entrevista y/o examen escrito como
partes del proceso de selección. Así como verificar referencias de recomendación.
1.5 Para candidatos externos el reclutamiento estará sujeto a certificación médica de aptitud
para trabajar.