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UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA
FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA CISPI
¿Cómo confeccionar buenos informes?
1. Axiomas de la información:
Informar consiste en entregar datos significativos a otras personas para que tomen
conocimiento de algo, se den cuenta de lo que ocurre en un momento y lugar
determinados, entiendan cómo y por qué suceden algunas cosas, saquen conclusiones
y, eventualmente, tomen decisiones a partir de esos datos.
Entregar datos es la manifestación más básica de la comunicación humana. Una
persona tiene algo importante que decir a otro y el otro necesita saberlo. Así, los datos
fluyen de uno a otro en forma sucesiva y viceversa generando un intercambio que
llamamos conversación. La conversación que entrega datos significativos es vital para
el desarrollo de las relaciones humanas y permite el progreso de las organizaciones.
Cuando muchas personas deben saber algo o cuando el tema a informar es
relativamente complejo y su explicación debe permanecer en el tiempo, es necesario
elaborar un informe escrito de la manera más clara y ordenada posible. Con todo, al
escribir un informe hay que tener muy claro lo que se quiere informar, a quién se va a
informar y cómo se va a informar.
2. ¿Qué informar?
Datos significativos son los datos importantes, los que son relevantes para comprender
lo que se quiere comunicar, son los datos que no pueden faltar para que cualquier
persona entienda lo que se quiere informar. Responden a las preguntas: ¿Qué?,
¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, ¿Por qué?, ¿Para qué?. De manera que en el
informe se escriben las actividades realizadas o por realizar, las personas responsables
de llevar a cabo esas actividades, cuándo serán o fueron realizadas, dónde tuvieron o
tendrán lugar, cómo deben ser desarrolladas. Una explicación del por qué se hace lo
que indica el informe y una clara definición de los objetivos que persigue toda la
acción.
3. ¿A quién informar?
Vale la pena detenerse en analizar cómo es el público que recibirá el informe, porque
el lenguaje que se ocupe, los ejemplos, las descripciones dependerán en gran medida
de lo que el público pueda entender. No es lo mismo elaborar un informe técnico
destinado a expertos es una materia, que entregar un informe a los operadores de un
área que no tienen el conocimiento especifico de algunos temas. Como regla general,
conviene utilizar un lenguaje simple en ambos casos, y explicar los procesos
complejos, a través de tablas estadísticas, gráficos, esquemas, fotos, mapas o planos.
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4. ¿Cómo informar?: Lenguaje claro, conciso y correcto:
Al escribir el informe es necesario ocupar un lenguaje claro, conciso y correcto,
poniendo énfasis en las palabras clave, es decir, los verbos, los sustantivos y los
adjetivos, usando oraciones simples y explícitas del tipo: sujeto + verbo + predicado.
Para que el lenguaje sea claro es necesario conocer el verdadero significado de los
verbos, sustantivos y adjetivos que serán ocupados en el informe. No conviene poner
palabras muy rebuscadas que no pueda entender la mayoría. Tampoco conviene usar
siglas sin explicarlas, ni palabras en idioma extranjero que no sean ampliamente
conocidas.
La concisión tiene que ver con los aspectos específicos del tema a desarrollar en el
informe. Se trata de “ir al grano” sin dar rodeos. Tratar específicamente el tópico que
se quiere informar y no darle muchas vueltas al asunto.
Un lenguaje correcto es el de la pureza gramatical, el más adecuado para el auditorio
que leerá el informe, con palabras precisas que no impliquen un significado equívoco,
sin errores de ortografía, puntuación, acentuación ni de redacción.
5. Tipos de informe
Definición: Un informe es un documento que contiene datos significativos ordenados
de manera clara y comprensible, destinados a un público o audiencia determinada con
el propósito de darle a conocer, explicar o demostrarle algún asunto, problema,
proceso, fenómeno, hecho o situación. Los datos significativos son palabras claves
(Verbos, sustantivos, adjetivos) ordenados en oraciones simples (Sujeto + verbo +
predicado), que son apoyados por Tablas estadísticas, gráficos, fotos, dibujos, mapas,
planos y esquemas.
• Informe expositivo: Es el que sirve para exponer datos, hechos, situaciones,
acciones pero sin mayor análisis o interpretación. No tienen conclusiones.
• Informe interpretativos: Es agregar una interpretación o explicación a los datos,
hechos o situaciones. Generalmente se trata de una explicación que aporta un
experto en un tema y es preliminar para tomar decisiones, porque las
recomendaciones de los expertos conducen la opinión de los receptores del informe.
• Informe demostrativo: Es aquel que utiliza todos los medios disponibles para
probar determinados hechos, situaciones, fenómenos o procesos. Este tipo de
informes siempre guían a una conclusión en la que se expresa la prueba de una
hipótesis planteada como motivo de investigación.
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6. Estructura de los informes
a) Introducción: Debe ser breve y consistente (una sola carilla). En ella se expone en
síntesis:
- La situación o hecho que motiva el informe
- El objetivo propuesto
- El método utilizado
- Las fuentes de información
- Se presenta el trabajo y,
- A veces, se incluyen las dificultades o ventajas en la realización del trabajo.
b) Texto y conclusiones: Constituyen la parte medular del trabajo y dependen del tipo de
informe que estemos elaborando. En términos generales, en el desarrollo de informes
con conclusiones al final la estructura del texto es como sigue:
- Objetivo general del informe
- Objetivos específicos
- Fundamentación (Motivación de la investigación o planteamiento de hipótesis)
- Explicación de la metodología adoptada
- Presentación de datos recopilados de las fuentes de información
- Aplicación de la metodología
- Resultados obtenidos
- Conclusiones o recomendaciones.
c) Apéndices: Algunos datos recopilados, las entrevistas con fuentes de información vivas
y todo el material de apoyo como planos, mapas, gráficos, ilustraciones y tablas
estadísticas, muchas veces constituye un material de referencia muy extenso, por lo que
conviene anexarlo al final del informe como apéndices, a menos que su extensión sea
tan pequeña que quepan dentro del desarrollo del informe sin entorpecer la lectura y la
comprensión del mismo.
d) Bibliografía: En esta sección deben señalarse todos los libros, publicaciones, revistas o
artículos utilizados en la preparación del informe. Incluyendo a sus respectivos autores
y fechas de edición.
e) Tapa: Es la presentación inicial del informe. En ella debe incluirse el membrete o
“logo” de la empresa, el título del informe, el nombre completo del autor o de los
autores y la fecha en que se entregó el documento.
f) Indice: Debe incluir en forma secuencial todos los títulos y subtítulos contenidos en el
documento, indicando la página donde se encuentran. Naturalmente se escribe cuando
el texto final está impreso.
g) Fe de errata: Revisión posterior a la impresión en caso necesario de rectificar algún
error involuntario de tipeo o redacción.
7. Recomendaciones finales
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Argumentar en forma clara y comprensible
Fundamentar las aseveraciones con datos precisos o hechos comprobados
Apoyar las conclusiones con datos específicos
Más vale describir hechos que abundar en palabras
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Considerar la posibilidad de haberse equivocado en apreciaciones y basar las
opiniones en las pruebas que entrega el informe.
La extensión del documento debe ser proporcional a la complejidad del tema
Los informes sirven para mostrar y demostrar
En la redacción conviene hablar de manera impersonal (Ej. : Se trata de...) o en
primera persona plural (Ej. : Creemos que...)
Ir directo al grano, evitar el lenguaje “florido” con términos rebuscados.
Usar frases cortas, sencillas y claras. (Sujeto + Verbo + Predicado)
El lenguaje debe ir de acuerdo a quien leerá el informe, evitando tecnicismos y
palabras extranjeras.
Cuidar la ortografía, puntuación, acentuación y redacción.
Las citas textuales deben ser puestas entre comillas y numeradas
correlativamente.
No olvide señalar toda la bibliografía utilizada en el trabajo.
Procurar una buena presentación estética del documento. (Limpieza, pulcritud)
Los tipos o letras deben ser legibles no muy grandes ni muy pequeños (Entre 10
y 12 puntos evitando los tipos fantasiosos, cómicos o estilos manuscrito).
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