PARA INSCRIPCION EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES

PARA INSCRIPCION EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES
Fundamento Legal: Artículo 117 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Dependencia responsable: Departamento de Recursos Materiales.
Horario de atención: De Lunes a Viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato (si la documentación e información están completas).
PROCEDIMIENTO:
1) El proveedor interesado en inscribirse lo efectúa mediante el sitio web institucional en el siguiente
enlace: www.jps.go.cr/contrataciones.cfm (Registrar proveedor).
2) Debe completarse el formulario electrónico con todos los datos requeridos.
3) Una vez completa la información se oprime el botón “Registrar” que lo redirige a la pantalla de
“asignación de artículos”, debe elegir aquellos artículos que desea ofrecer, de acuerdo con la
categoría de su interés.
4) Si posee firma digital: Debe preparar un solo archivo en pdf que contenga las certificaciones,
declaraciones y demás documentación que se indican más adelante y este archivo se anexa
mediante el botón “seleccionar archivo”. Una vez cargado se genera el envío de la documentación
mediante el enlace “enviar archivo”. Debe consultar mediante el correo electrónico [email protected]
ó a los teléfonos 2522-2169/2522-2177/2522-2175 con la señora Fressy Salas, si su trámite quedó
completo.
5) Si no posee firma digital: Una vez finalizado el registro electrónico e incluido los artículos, debe
necesariamente presentar en el Departamento de Recursos Materiales los documentos físicos, los
cuales deben ser originales, para ser validados y sellados y luego se les devolverán para que los
escaneen al correo electrónico [email protected] en un solo archivo en pdf. Es importante que
cuando envíen este archivo, soliciten la confirmación de que su registro quedó concluido.
NOTA: Al finalizar el registro, oprime el botón “guardar clasificaciones” y el sistema le emitirá el
siguiente aviso: “A partir de este momento usted cuenta con 8 días hábiles para presentarse al
Departamento de Recursos Materiales y finalizar su registro (Solo debe presentarse si no envió los
documentos firmados digitalmente). Después de ese tiempo, si no se ha presentado a las oficinas
de la JPS, sus datos serán eliminados y deberá registrarse nuevamente”.
DOCUMENTACION QUE DEBE APORTAR
1. CERTIFICACIONES:
 Personería Jurídica la cual se puede presentar de las siguientes formas:
Emitida por el Registro Nacional: En razón de que este documento es expedido directamente por el
Registro Nacional y en físico, se considera el más idóneo para acreditar la representación, en el tanto
el mismo compruebe la vigencia de la personería. La vigencia de este documento es de 3 meses a
partir de su emisión.
Emitida por notario público: Es importante que el Notario deje constancia de la vigencia de los
nombramientos, sea por un plazo definido o bien por todo el plazo social de la empresa. La vigencia
de este documento es de 3 meses a partir de su emisión.
Certificación Literal emitida en línea digitalmente por el Registro Nacional: La vigencia máxima de
este documento es de 15 días naturales.
 Naturaleza y propiedad de las acciones, emitida por notario público. (Esta certificación, puede
estar incluida dentro de la personería jurídica).
2. DECLARACIONES JURADAS:
 Declaración jurada donde se manifieste que tanto los representantes legales, así como los socios
de la empresa, no les alcanza ninguna de las prohibiciones que señalan los artículos 22 y 22 bis de
la Ley de Contratación Administrativa.
 Declaración jurada manifestando que la información presentada es fidedigna y que los bienes y/
o servicios que ofrece a la institución, son los que está en capacidad de suministrar.
 Declaración jurada manifestando que se encuentran al día en el pago de los impuestos nacionales,
que no está afectado por ninguna causal de prohibición y que se encuentra al día en el pago de
obligaciones obrero patronales con la CCSS.
Observación: Estas declaraciones juradas las puede confeccionar en un solo oficio.
Cualquier información falsa que suministre al respecto, será motivo suficiente para ser EXCLUIDO
de nuestro registro de proveedores. Además de conocer, aplicar y aceptar las leyes del estado para
contratar con este.
3. CEDULA DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL: Copia certificada por un notario
público.
4. PRESENTAR MÍNIMO TRES FACTURAS, ÓRDENES DE COMPRA O SIMILARES RECIENTES:
Esto es con el fin de demostrar su giro comercial, los documentos que envíen deben ser de
empresas a las que haya vendido sus productos o servicios.
SI DESEA ACTUALIZAR SUS DATOS EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES
Si no existe documentación en el expediente digital del registro de proveedor de la empresa, en
cuyo caso se debe consultar en el Departamento de Recursos Materiales a los teléfonos 25222169/2522-2175 ó 2522-2177, se procede de la siguiente forma:
1. Preparar una nota dirigida al Departamento de Recursos Materiales, solicitando la
actualización en el Registro de proveedores.
2. Debe preparar la documentación que se detalla arriba (Certificaciones y Declaraciones) y
proceder de la forma que se explica a continuación:
Si posee firma digital: Debe preparar un solo archivo en pdf con toda la documentación solicitada y
se envía al correo electrónico [email protected]. Es importante que cuando envíen este archivo,
soliciten la confirmación de que su registro quedó concluido. También puede consultar a la señora
Fressy Salas en los teléfonos 2522-2169/2522-2177/2522-2175.
Si no posee firma digital: Debe preparar la documentación solicitada y presentar los documentos
originales en el Departamento de Recursos Materiales para ser validados y sellados y luego se les
devolverán para que los escaneen al correo electrónico [email protected] en un solo archivo en pdf.
Es importante que cuando envíen este archivo, soliciten la confirmación de que su registro quedó
concluido.
Si existe documentación en el expediente digital del registro de proveedor de la empresa, en cuyo
caso se debe consultar en el Departamento de Recursos Materiales a los teléfonos 2522-2169/25222175 ó 2522-2177, se procede de la siguiente forma:
1. Preparar una nota dirigida al Departamento de Recursos Materiales, solicitando la
actualización en el Registro de proveedores e indicar que no existe ninguna variación en la
documentación entregada, o bien; si existe algún cambio debe manifestarlo con el fin de
sustituir la documentación y que los datos queden debidamente actualizados.