Guía de Preparación de Propuesta Esta guía está diseñada para orientar al solicitante de subsidios de la Fundación Nacional para la Democracia (NED) en la elaboración de su propuesta de financiamiento. A continuación delineamos qué información debe presentar acerca del proyecto que desea realizar. Siempre que sea posible, envíe la propuesta por correo electrónico dirigida a [email protected], [email protected], ó al empleado(a) de la NED con el que usted se encuentra en contacto. Su propuesta debe incluir la siguiente información: 1) Formulario de presentación de propuesta: Por favor complete el formulario de presentación de propuesta que se encuentra a la mano derecha de la siguiente página web: http://www.ned.org/es/grantseekers La NED no considera propuestas enviadas sin un formulario de presentación. 2) Descripción del proyecto: Una descripción detallada del proyecto que desea realizar. Pedimos que su descripción sea de diez (10) páginas máximo. A continuación encontrará una lista que lo orientará en la elaboración del contenido de esta sección. 3) Evaluación interina (sólo aplica a solicitantes de renovación de subvención): Si está solicitando la renovación de un subsidio de NED, por favor incluya una evaluación del convenio previamente ejecutado con fondos de la NED. Esta evaluación no debe exceder las dos (2) páginas. Instrucciones sobre qué incluir en la evaluación se encuentra a continuación. 4) Presupuesto: Una descripción financiera del proyecto. Las instrucciones sobre cómo preparar un presupuesto se encuentran a continuación. También ofrecemos una plantilla presupuestaria en la siguiente página web: http://www.ned.org/es/grantseekers Si le queda una duda pendiente con respecto al formulario de presentación de propuesta, la propuesta en sí, la evaluación interina, o el presupuesto, por favor diríjase a [email protected] ó [email protected] INSTRUCCIONES PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Por favor siga el formato a continuación: I. RESUMEN (1-2 párrafos) De forma clara y concisa resuma su proyecto. II. ANTECEDENTES/JUSTIFICACIÓN (1-2 páginas) Describa el ambiente político, económico y/o social y cómo éste afecta el desarrollo de la democracia en el país o la región en la cual se llevará a cabo su proyecto. Identifique las retos y/o problemas que existen, y explique cuál podría ser el impacto de su proyecto ante dichos desafíos. III. OBJETIVOS DEL PROYECTO (1-2 párrafos o un listado) Presente los objetivos específicos que se propone alcanzar con un subsidio de la NED a través de las actividades propuestas. Los objetivos deben responder a los retos identificados en la sección "Antecedentes/Justificación." En la mayoría de casos basta con uno o dos objetivos. Los objetivos deben ser realísticos, alcanzables dentro de un plazo específico, y medibles; como resultado, sus objetivos y actividades deben ser fácilmente evaluados. Los objetivos del proyecto deben identificar específicamente qué es lo que se logrará con los fondos solicitados para este proyecto en particular. Por ejemplo, un objetivo como "fomentar la democracia en el país", es demasiado amplio. Si aplica, sus objetivos se pueden agrupar en dos campos: objetivos de largo y corto plazo. Asegúrese de también diferenciar entre objetivos y actividades. Por ejemplo, “realizar un taller” no es un objetivo del proyecto sino más bien una actividad. Ejemplos de buenos objetivos: Fortalecer la capacidad institucional de organizaciones de la sociedad civil a nivel municipal en (especificar país). Fomentar el desarrollo de un marco jurídico para la libertad de prensa en (especificar país). IV. ACTIVIDADES DEL PROYECTO (2-4 páginas) Describa de manera detallada el plan de ejecución para las actividades de su proyecto. Esta sección es una oportunidad para demostrar el nivel de planificación, preparación y capacidad analítica que su organización ha desarrollado con respecto al proyecto. Si es posible, describa el contenido específico de cualquier publicación, taller(es) de capacitación u otro producto(s) y actividad(es). Si su proyecto incluye talleres u otros eventos, proporcione la siguiente información: Duración (número de días u horas por taller o seminario) Temas y formatos anticipados (conferencias, debates, intercambio de ideas, teatralizaciones u otros ejercicios interactivos, etc.) Número y perfil de los participantes previstos Presentadores o capacitadores previstos Plan de distribución de materiales impresos (manuales, publicaciones o informes, etc.) Si el proyecto incluye una publicación o sitio de web, por favor describa: Filosofía y misión editorial Forma en la cual se creará el contenido (redactores propios, contribuyentes externos, traducción o reimpresión de otras fuentes, etc.) Idioma(s) Público(s) objetivo(s) Cifras previstas de circulación y distribución impresa o electrónica, o estadísticas de tráfico del sitio web Frecuencia de las ediciones o actualizaciones Mecanismos para recibir comentarios o retroalimentación de los lectores o usuarios Si el producto se pondrá a la venta, se distribuirá gratis, o una combinación Si el proyecto descrito forma parte de un proyecto más amplio (es decir, si la NED va financiar una etapa de un proyecto mayor), incluye información acerca del proyecto en su totalidad. Si el proyecto requerirá financiamiento de más de una fuente, describa el financiamiento adicional que haya obtenido o espera obtener. V. PLAN DE EVALUACIÓN (2-4 párrafos) Describa el marco que utilizará para medir su nivel de éxito tanto al concluirse el proyecto como a lo largo del convenio. También debe detallar qué tipo de información recolectará para demostrar que sus objetivos han sido alcanzados. La NED requiere que sus concesionarios presenten informes documentando las actividades realizadas y evaluando la eficacia de sus esfuerzos en alcanzar los objetivos del proyecto. Por lo general, los informes se entregan cuatro veces al año (por lo tanto, cada informe cubre un periodo promedio de tres meses). Al concluirse el convenio, los beneficiarios presentan un informe separado en el cual analizan cómo y hasta qué punto el proyecto alcanzó sus metas. Estos informes deben alinearse con el plan de evaluación presentada en esta sección de su propuesta de subvención. Plan de Evaluación - Ejemplo: Objetivo: Fortalecer la capacidad institucional de organizaciones de la sociedad civil a nivel municipal en [especificar región]. Si cada organización participante logra iniciar al menos una actividad nueva y/o aumentar la recaudación de fondos, estos cambios indicarán que el proyecto ha realizado avances hacia el objetivo. A fin de medir el progreso, la [organización solicitante] recolectará información sobre problemas gerenciales de cada organización, tanto antes como después del proyecto, y otra vez cuatro meses después, y comparará los resultados. Además, la auto percepción de mejoras por parte de las organizaciones respecto a áreas que necesitan fortalecimiento también dará prueba de progreso. Antes de que comience el proyecto, y otra vez cuatro meses después de terminarlo, las organizaciones completarán un cuestionario que cubre los cinco aspectos de capacitación organizacional: manejo financiero, planificación estratégica, administración de empleados, administración de proyectos y relaciones públicas. Recuerde que la implementación de actividades en sí no demuestra el éxito del proyecto. Por ejemplo, “Se celebrarán cinco talleres para los jóvenes” no constituye una evaluación. Indicadores más relevantes incluirían observar si los participantes elaboraron planes concretos durante el taller; qué actividades se llevaron a cabo después del taller; la aplicación de conocimiento y habilidades generados a través del taller; y la percepción de los participantes sobre el valor del taller. VI. ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES (1 página máximo) Describa la capacidad de su organización para manejar el proyecto. Presente la misión y el tamaño de su organización, su alcance geográfico, su carácter profesional y/o político, y el estado de su incorporación legal, incluyendo la fecha de inscripción. También describa brevemente el historial de su organización y el tipo de trabajo que ha desarrollado en el pasado. Si su organización tiene una junta directiva, provea sus nombres. De ser posible, identifique los individuos claves, empleados o voluntarios, que se encargarán de llevar a cabo el proyecto propuesto y describa sus calificaciones más relevantes. Otras fuentes de financiamiento: Si su organización ha recibido o actualmente recibe apoyo financiero de otras fuentes, para este u otro proyecto, por favor enumere brevemente los otros donantes, los montos de apoyo, y un resumen (un párrafo) del proyecto financiado con este apoyo. Indique si la ayuda es monetaria (nacional o extranjera ) o en especie. Asimismo, dé los nombres y la información de contacto de cualquier otra fuente de financiamiento a la cual se presenta esta propuesta. Referencias: Proporcione los nombres y la información de contacto de dos o más personas que conozcan el trabajo de su organización o de sus principales voluntarios o miembros. VII. EVALUACIÓN INTERINA – sólo aplica a renovación de subsidios de NED (1-2 páginas) Si está solicitando renovación de un subsidio actual de la NED, proporcione una breve evaluación interina describiendo los principales logros del proyecto hasta la fecha, los obstáculos que enfrentó, y su efecto general sobre los objetivos del proyecto en su totalidad. VIII. PRESUPUESTO (1-2 páginas) Declare el monto total que está solicitando para su proyecto. El presupuesto tiene que cubrir gastos por un término de 12 meses y debe reflejar las actividades del proyecto. Si la sección de "Actividades del Proyecto" muestra, por ejemplo, cuatro talleres, el presupuesto debe reflejar claramente los gastos necesarios para lograr la implementación de esos talleres. Para ver un ejemplo de un presupuesto, o para obtener una plantilla presupuestaria, por favor busque a la mano derecha de la siguiente página: http://www.ned.org/es/grantseekers IX. DESCRIPCIÓN DE LOS PUNTOS DEL PRESUPUESTO Salarios Un listado de empleados salariados o voluntarios que trabajan en el proyecto. Indique los cargos de las personas con remuneración asignada, como también el porcentaje de tiempo que dedican al proyecto, el número de meses que van a trabajar, y el salario anual total que los fondos de NED deberán cubrir. (Lea la sección "Beneficios, Impuestos y Subsidios" para información sobre el décimo tercer salario, u otras leyes aplicables de su país). Esta sección no debe incluir gastos de consultorías, honorarios, servicios temporales u otros gastos serviciales. (Información sobre categorías adicionales a continuación.) Toda persona que recibe un sueldo (enteramente o parcialmente) financiado con fondos provenientes de la NED debe mantener un récord de control de horas de trabajo. Beneficios, Impuestos y Subsidios Costos relacionados a beneficios ofrecidos por el empleador. Ejemplos: seguro de salud, seguro de vida, pensiones, seguro de discapacidad, vacaciones pagadas, feriados, licencia de salud, etc. Si su país requiere que se ofrezca el décimo tercer salario como beneficio obligatorio, inclúyalo bajo esta sección. Esta sección no incluye impuestos federales ni estatales de los Estados Unidos (estos forman parte del salario del empleado). Espacio de Oficina y Servicios Públicos El alquiler para la oficina y servicios tales como electricidad, calefacción, y agua. Los montos por alquiler y cada servicio se deben identificar por separado e incluir los costos mensuales y el número de meses. Esta sección no incluye el alquiler de espacio(s) para reuniones o conferencias (esto debe aparecer bajo "Otros Costos Directos.") Materiales y Equipos Compras de equipo técnico y materiales para uso en el proyecto. Cada ítem que cueste más de $500 debe ser identificado individualmente indicando el precio de cada unidad. Debe incluir el costo de los accesorios, transporte, seguros de transporte, impuestos e instalación. Si el costo de materiales y equipos excede el 10% del monto total del presupuesto, se debe presentar una lista pormenorizada. Esta sección no incluye gastos de equipos alquilado o arrendado (estos deben aparecer bajo “Servicios Contractuales”). El alquiler o arrendamiento de vehículos para viajes debe listarse bajo “Viajes y Viáticos”. Comunicaciones y correo Gastos telefónicos (fijo y móvil), courier, internet, fax, y/o distribución de publicaciones. Si la suma de comunicaciones y correo postal excede el 10% del monto total del presupuesto, se debe entregar una lista pormenorizada. Esta sección no incluye transporte de equipo (esto se encuentra en "Materiales y Equipos"). Viajes y Viáticos Pasajes aéreos, viáticos y gastos de negocios relacionados al proyecto (incluye viaje(s) para consultores). El presupuesto debe separar los viajes internacionales de los nacionales. Por favor observe las siguientes definiciones: 1) 2) 3) 4) 5) Viaje internacional: viaje entre dos países. Viaje nacional: viaje dentro de un país. Viaje local: viaje dentro de un misma ciudad o sus áreas inmediatas Viáticos: gastos de lavandería, pequeños artículos personales como dentífrico, jabón, etc. Otros costos de viaje: visas, impuestos de aeropuerto, vacunas, etc. Cada viaje internacional debe identificarse por separado, indicando el precio del pasaje (incluyendo las ciudades de origen y de destino, si se conocen. De lo contrario indique país, región o continente), el viático estimado (indicando número de días), y gastos incidentales. Asimismo, si el viaje internacional incluye viajes locales o nacionales en el país destino, recuerde incluirlo en el presupuesto en el renglón correspondiente. De no ser posible presentar todos estos detalles, incluya todos lo que se conozcan. El alquiler de vehículos debe ser identificado dentro de este rubro. Servicios de Consultoría/Contractuales Los servicios que serán provistos por contrato, incluyendo honorarios, servicios de empleados temporales, servicios de traducción, alquiler de equipo, costos de auditoría, costos legales, servicios de contabilidad. Tarifas diarias (y/o por hora) de consultores contratados. El presupuesto debe especificar el número de días de trabajo. La remuneración diaria se debe determinar de acuerdo a las calificaciones, como también la naturaleza y alcance del servicio requerido. El gasto no puede exceder los $456 USD diarios. Si el gasto es mayor de esta tarifa, se requiere justificación adicional y aprobación previa. Los gastos de consultores pueden incluir comunicaciones, correo y ayuda administrativa directamente relacionado al trabajo del consultor. Esta sección no incluye gastos de viaje para consultores (estos se encuentran bajo "Viajes y Viáticos"). El mismo individuo no puede cobrar un salario y remuneración por servicios de contratista/consultor. Otros Costos Directos Gastos de imprenta, gastos de reuniones y conferencias (alquiler de espacio, bocadillos, servicios audiovisuales, intérpretes, etc.). Ítems menores en esta categoría pueden incluir materiales de referencia y cargos por servicios bancarios. Esta sección no incluye viajes a una conferencia (esto se encuentra bajo "Viajes y Viáticos"). La NED no acepta categorías identificados como "misceláneos" o "contingencia"; todos los gastos presupuestados deben ser específicos. Si el presupuesto incluye costos de Publicación/Impresión, proporcione detalles de los documentos que piensa publicar. Donaciones de Apoyo Donaciones que concesionarios de la NED le brindan a otras organizaciones (a veces conocidos como sub-beneficiarios). El presupuesto de la sub-donación debe ser identificado en la propuesta. El concesionario de NED es responsable de verificar los desembolsos de acuerdo al otorgamiento de un subsidio de apoyo. GASTOS PROHIBIDOS CON FONDOS DE LA NED Gastos prohibidos incluyen pero no se limitan a los siguientes ejemplos: Regalos, propinas, bebidas alcohólicas, multas y sanciones. Actividades que involucren violencia física por parte de cualquier individuo, grupo o gobierno. Gastos relacionados a campañas políticas. Gastos dirigidos a influenciar decisiones políticas a nivel local, estatal y/o federal en los Estados Unidos. Gastos relacionados a la educación, entrenamiento, o información de audiencias estadounidenses sobre cualquier política, práctica o candidato gubernamental partidista. Actividades ilegales bajo gobiernos locales, estatales, y federales en los Estados Unidos. Las personas que reciben un salario de sus gobiernos nacionales no pueden recibir sueldo proveniente de la NED. Gastos categorizados como "Misceláneos" y/o gastos de "Contingencia".