PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DEL PROYECTO EMPRESARIAL

PAUTAS PARA LA REDACCIÓN
DEL PROYECTO EMPRESARIAL
DE INVESTIGACIÓN Y LIDERAZGO1
Qué es un proyecto
Podemos definirlo como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la
práctica una idea, para solucionar un problema, hasta que lo solucionamos. Un proyecto
es un elemento más de una planificación estratégica sobre un problema. En teoría
deberíamos contar con un plan que englobe varios programas de actuación. Cada
programa debería contar con, al menos, un proyecto, que es el elemento más práctico de
esta pirámide.
Normalmente, se plasma en papel para que todos tengamos una referencia de esta idea.
Sería como el mapa de carreteras que nos indica cómo llegar a nuestro destino.
La razón de ser del proyecto. El por qué del proyecto.
Como en la vida misma, muchas cosas de las que hacemos las realizamos sin tener muy
claro qué queremos conseguir. Esto para un proyecto es nefasto.
Nuestro Colegio tiene unos objetivos, y para cumplirlos tenemos que llevar a cabo
proyectos que estén relacionados con dicho fin. Y no al revés. No podemos crear un
proyecto y luego ver cómo lo encajamos en los objetivos de la organización.
Adaptación del curso “Gestión de proyectos en ONGs” de Carlos Bravo García. Cfr. La versión original
se halla en: < http://www.mailxmail.com/curso-gestion-proyectos-ong-s/estructura-basica-proyecto>
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Los buenos proyectos no están hechos para captar fondos, sino para conseguir
objetivos que proporcionen vida a la organización. Otra cosa es que un buen proyecto
tenga muchas posibilidades de atraer fondos.
La estructura básica de un proyecto.
Los aspectos básicos a tener en cuenta a la hora de redactar un proyecto de calidad serán
los siguientes:
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El informe preliminar del proyecto
Por qué se hace. Fundamentación.
Dónde lo hacemos. Localización.
Para quién. Destinatarios.
Para conseguir qué. Objetivos.
Cómo conseguirlo. Metodología y actividades.
Cuándo lo hacemos. Temporalización.
Con quién contamos para hacerlo. Los recursos humanos.
Con qué contamos para hacerlo. Los recursos materiales.
Cuánto nos va a costar. Los recursos económicos. Presupuesto y obtención de
recursos.
11. Cómo saber si lo hemos hecho bien. La evaluación.
12. Para la posteridad. La memoria / Informe final.
1. Informe preliminar
Es importante tener un resumen en una página que señale los datos más importantes
del proyecto para que todos, independientemente de su implicación en el proyecto,
puedan tener una idea general del mismo. Igualmente es una buena carta de presentación
hacia las personas que no están en la organización. Este informe puede presentarse de
diversas formas (folio, tríptico, hoja informativa, etc.).
El informe deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
Denominación
Marco Institucional
Objetivos
Fechas de ejecución
Beneficiarios
Localización
Responsables
Presupuesto
Inversión social
Descripción
Coloque aquí el título del proyecto
Explica aquí quienes somos, cuando nos fundamos, nuestros
objetivos
Los objetivos propios del proyecto
Fechas claves
Las personas o colectivos a los que va a llegar nuestra acción
Dónde y cuándo se va a realizar
Quienes son los responsables.
Cuánto hemos previsto que vamos a gastar.
Qué haremos con las ganancias en perspectiva solidaria
Explicar aquí brevemente las actividades del proyecto
2. Por qué se hace. Fundamentación
Este apartado del proyecto consiste en identificar el problema que queremos modificar,
aportando datos tales como la realidad social y cultural del lugar donde se va a desarrollar
el proyecto, las características socioeconómicas de los destinatarios, estudios de población,
etcétera, así como los problemas que queremos ver resueltos a través de las actividades de
nuestro proyecto.
También es necesario justificar la necesidad del proyecto que queremos realizar, así
como las razones que nos han llevado a plantearlo.
En la fundamentación también tenemos que señalar los marcos teóricos y científicos en
los que nos movemos.
3. Dónde lo hacemos. Localización
Es importante determinar el espacio (o espacios) donde se va a realizar el conjunto
del proyecto y las actividades incluidas en él. Debemos señalar los espacios que puedan
estar directamente relacionados con el proyecto (ciudad, barrio, calles, etc.) como los
lugares donde realizamos las actividades, ya que estas pueden estar distanciadas.
4. Para quién. Destinatarios
Son las personas que serán favorecidas por los efectos producidos por la realización del
proyecto. Como norma general, se señalan dos grupos de beneficiarios:
1. Beneficiarios directos: los que reciben directamente los efectos de la acción del
proyecto (por ejemplo un curso de formación para monitores de un club de tiempo
libre).
2. Beneficiarios indirectos: los que reciben de forma indirecta los efectos de la
acción del proyecto (los socios del club de tiempo libre que disfrutan de las
actividades realizadas por los monitores de tiempo libre formados por el curso).
5. Para conseguir qué. Objetivos
Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos conseguir
con él.
Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena formulación de los objetivos,
tanto de los generales como de los específicos, facilita enormemente la realización del
resto del proyecto, y denota un trabajo bien hecho en la realización del proyecto. En
definitiva, es clave definir lo mejor posible los objetivos para que el proyecto tenga la
calidad.
Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos:
1. El objetivo general: que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad última
del proyecto.
2. Los objetivos específicos, que se desprenden del objetivo general y que
se orientan más a la acción, señalando claramente lo que hay que hacer para poder
alcanzar el objetivo general.
6. Cómo conseguirlo. Metodología y actividades
Lo que hace que un proyecto se cumpla son las diversas actividades que nos planteamos
para conseguir los objetivos propuestos. Para ello lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar la metodología y las técnicas que vamos a emplear para desarrollar nuestro
proyecto. Por otro lado, tendremos que diseñar las diversas actividades que ejecutaremos
siguiendo la metodología elegida a través de las técnicas elegidas para cada una de las
actividades.
Esto que escrito suena fácil, es una tarea complicada, ya que existen diversas metodologías
y multitud de técnicas para elegir, todas ellas válidas. Valorar cuál es la que mejor se
adapta a nuestro proyecto, planificar su ejecución, dotarlas de los recursos necesarios en
los momentos oportunos, etcétera, no es fácil y tendremos que invertir mucho tiempo para
diseñar sólidamente esta parte del proyecto.
7. Cuándo lo hacemos. Temporalización
Es uno de los aspectos que determina el éxito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos
definidos los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los recursos y apoyos
necesarios para llevarlos a cabo, ... Esto no nos sirve de nada si no contamos con una
planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto. Sólo así podremos
saber si los plazos se están cumpliendo, así como las modificaciones que debemos realizar.
8. Con quién contamos para hacerlo. Recursos humanos
Cuando elaboramos un proyecto hemos de tener en cuenta las personas que van a
participar en él, qué cualificación profesional o personal tendrán que tener, las funciones
que van a realizar y los momentos en los que van a realizar dichas funciones.
9. Con qué contamos para hacerlo. Recursos materiales
También hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto.
Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones, ... Igualmente hemos de
señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar.
10. Cuánto nos va a costar. Recursos económicos y materiales. El Presupuesto.
Todo proyecto supone gastos. Hemos de hacer una previsión de los ingresos y gastos y
adecuar nuestros recursos económicos con las actividades que realizamos. Para ello es
importante realizar dos cosas. Por un lado presentar un buen presupuesto y por otro
realizar un calendario financiero que nos permita saber qué nos vamos a gastar en cada
momento, en cada una de las fases del proyecto.
11. ¿Qué destino daremos a los ingresos?
Se trata de formular los criterios con los que se distribuirán los ingresos. Acá es
recomendable que posterior a una sensibilización por los conceptos de solidaridad social,
reinversión social, responsabilidad social, las estudiantes proyecten con sentido
ciudadano y solidario el destino que darán a la ganancia final.
12. Cómo saber si lo hemos hecho bien. Evaluación
Nos permite comprobar con datos objetivos el grado de consecución de nuestros
objetivos. Nos servirán para medir, evaluar o mostrar nuestro progreso, y realizar los
cambios oportunos para adecuarnos a nuestros objetivos.
Esta evaluación se ha de realizar tanto durante la ejecución del proyecto como al final del
mismo, e incluso antes de ejecutarlo, será conveniente que evaluemos si hemos preparado
el proyecto de forma adecuada.
La evaluación se puede realizar de forma cuantitativa (ej. nº de folletos informativos
realizados, nº de niños que acuden a la guardería) como cualitativa (valoración subjetiva de
la información facilitada en el folleto, adecuación del niño a la guardería, ...)
13. Para la posteridad. La memoria
Es conveniente dejar constancia del trabajo que hemos realizado. Una vez terminado un
proyecto, es común darlo por finalizado sin realizar una valoración escrita del mismo. De
esta forma estamos negando a nuestra organización una información que le puede ser útil
en el futuro cuando se plantee un proyecto similar o la continuidad del proyecto en el año
siguiente.