Requisitos para organizar Eventos Magnos De acuerdo al reglamento de Grupos Estudiantiles, los Congresos como tal deben cumplir ciertas especificaciones: TÍTULO TERCERO. DE LAS ACTIVIDADES CAPÍTULO PRIMERO. DE LOS CONGRESOS OFICIALES Congresos Artículo 78. Son actividades que pretenden convocar a un número considerable de personas, a quienes se les ofrece durante dos días o más, una agenda que incluye conferencias, talleres, mesas redondas o cualquier otra actividad académica o recreativa. La realización de congresos se divide en tres partes: a. Planeación: es la etapa donde los miembros definen los aspectos básicos relacionados con el congreso. b. Desarrollo: es la etapa donde se buscan patrocinadores y que dura entre dos y cinco meses. c. Ejecución: es la etapa en donde se ejecuta el plan de ventas, publicidad y se realiza el congreso. Tipos de Congresos Artículo 79. Los congresos pueden ser: a. De un grupo estudiantil: son congresos donde la iniciativa y desarrollo sólo participan alumnos de algún grupo estudiantil; b. de la academia: son congresos donde la iniciativa, el desarrollo e incluso los recursos provienen de alguna una dirección de carrera, departamento o Escuela del Campus, o c. mixtos: son aquellos donde un grupo estudiantil tiene la iniciativa y la academia apoya con recursos o consultoría respecto del contenido académico. Congresos Mixtos o de Grupos Artículo 80. Los congresos mixtos o de grupos estudiantiles, de manera obligatoria, se sujetarán a las reglas establecidas en este documento. Iniciativa Artículo 81. Todo grupo estudiantil debe notificar a la Dirección del Departamento sobre la intención de realizar un congreso y deberá dar de alta el proyecto durante las fechas establecidas. Iniciativa en congresos mixtos Artículo 82. Cuando se trate de congresos mixtos, la iniciativa deberá notificarse al Departamento acompañada de una carta o correo firmada o con copia al el director o los directores de carrera involucrados donde expresarán que apoyan el Congreso. Junta de Aprobación Artículo 83. Una vez notificada la iniciativa, el Departamento citará al grupo para explicar el procedimiento para aprobar la realización del Congreso; impondrá un plazo no mayor a un mes para entregar la planeación y establecerá la fecha y hora para la junta de aprobación del Congreso. Información de la planeación. Artículo 84. El grupo estudiantil deberá entregar y exponer en su planeación el día y la hora acordada con el Departamento. La planeación deberá contener: a. Nombre del Congreso; b. carta compromiso de los integrantes con el nombre, el puesto y la descripción de actividades; c. contenido académico o técnico; d. posibles conferencistas; e. agenda; f. posibles patrocinadores; g. plan de ventas; h. costo del boleto; i. estrategia de comercialización del boleto; j. logotipo, slogan e imagen, y k. presupuesto. Suspensión del proyecto o ampliación del plazo Artículo 85. El Departamento podrá suspender o ampliar el periodo para entregar la planeación del proyecto, el tiempo que considere necesario, si no se presenta la información enlistada en el artículo anterior o si se entrega incompleta. Cancelación Artículo 86. Se podrá cancelar el evento si no existe evidencia del trabajo en equipo, fuentes de financiamiento o por causas de fuerza mayor. Desarrollo Artículo 87. Durante el desarrollo, el grupo tiene permitido buscar patrocinadores, asegurar conferencistas, repartir publicidad y comenzar la venta de boletos. Ejecución Artículo 88. Finalmente, la ejecución se refiere a los días en que los asistentes concurren al evento según la planeación. Lo más importante es que, una vez que se cubra la información para la planeación de un Congreso, se acerquen con nosotros para que de viva voz se presenten los detalles de su plan de trabajo para poder revisar disponibilidades de fechas, viabilidad de sus proyectos y demás procesos que hay que tomar a consideración. La planeación digamos “estándar” de un evento de esta magnitud organizado a través del Departamento de Desarrollo Estudiantil lleva un mínimo de 8 meses para poder cubrir las etapas de Planeación, Desarrollo y Ejecución. De esta manera, se contemplan aspectos fundamentales como la reservación de espacios, elaboración de presupuestos, búsqueda de proveedores y patrocinadores, confirmación de conferencistas, convocatoria de participantes, etc.