OBJETO GENERACION DE REPORTES SPADIES Elaborado por: Edgar Eliecer Blanco Guerrero IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROGRAMA PERMANENCIA DESTINATARI OS Directores y asistentes (secretarios) académicos de programas de pregrado de instituciones de educación superior en Colombia. PROYECTO EDUCATIVO Y TITULO DEL CURSO ÁREA DE FORMACIÓN NIVEL ACONSEJABL E PARA SU UTILIZACIÓN ENTORNO DE APRENDIZAJE DIRECCIÓN (URL) DE LA PLATAFORMA DE PUBLICACIÓN PRODUCIDO POR OBJETO GENERACION DE REPORTES SPADIES Análisis educativo Profesional Aula virtual TECNOLOGICO VIRTUAL (plataforma institucional) http://aulavirtual.tecnologicocomfenalcovirtual.edu.co/aulavirtual/course/view.php?id= 5009#section-0 Edgar Eliecer Blanco Guerrero [email protected] LICENCIA Derechos Reservados CIUDAD Y FECHA DE PRODUCCIÓN Cartagena de indias, 20 -08 - 2014 COLOMBIA INTRODUCCIÓN Esta Guía orienta el uso del contenido del Objeto Generación de Reportes SPADIES dirigida a Directores y Asistentes (Secretarios) académicos de programas de pregrado de instituciones de educación superior en Colombia., interesados en obtener reportes del sistema SPADIES útiles para sus procesos de evaluación de la Calidad Académica. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Integrar diferentes tipos de reportes, básicos y específicos, obtenidos a partir del aplicativo SPADIES, para así obtener información actualizada sobre la deserción, útil en la evaluación y toma de decisiones respecto al estado actual del fenómeno en un programa académico y las actividades para mitigar su impacto. - Identificar las diferentes áreas de trabajo del aplicativo SPADIES y sus opciones, distinguiendo las funcionalidades que estos brindan. - Obtener reportes básicos y específicos sobre la deserción usando el aplicativo SPADIES, para exportarlos, y contando con información para evaluar la deserción en un programa académico. - Analizar los reportes obtenidos del aplicativo SPADIES, determinando tendencias y comportamientos que faciliten la evaluación del programa en cuanto a la incidencia de la deserción y su tratamiento. OBJETIVOS ESPECIFICOS CONTENIDO TITULO DEL TEMA MODULO GENERACION DE REPORTES SPADIES El recurso MODULO GENERACION DE REPORTES SPADIES está estructurado básicamente en tres secciones: ESTRUCTURA DEL CONTENIDO METODOLOGÍA OBSERVACIONES SOBRE SU USO OBSERVACIONES SOBRE LA EXPLORACIÓN - Reconocimiento del sistema SPADIES Generación de reportes en el sistema Interpretación y análisis de los reportes Debido a su carácter de tutorial se espera que utilización del contenido se realice de forma: - Individual por participante - En grupos de personas interesadas - En capacitaciones grupales sobre manejo del sistema Aunque el material puede ser explorado en una o más sesiones como quiera que este orienta principalmente a la presentación y enseñanza del uso del sistema SPADIES para la generación de reportes se recomienda que luego de explorada una sección se intente realizar inmediatamente la actividad de refuerzo y verificación del aprendizaje de la misma. En caso de no poder completarla, se puede recorrer nuevamente la sección para aclarar las dudas y luego completar la actividad propuesta. El recurso es un material del tipo multimedia interactivo, que incluye algunos documentos en formato PDF, doc, xls y ppt para su visualización y descarga por lo que se debe disponer de un equipo con acceso a internet, y que tenga instalado acrobat reader y un paquete ofimático tipo Microsoft office. Algunas partes del módulo se comportan como un video interactivo, por lo cual avanzaran sin interacción del usuario, pero siempre se podrá devolver a un punto específico de la presentación por si se quiere retomar alguna parte en particular. ANTES DEL VISIONADO Actividades guiadas en relación a los conocimientos previos de: Leer documentos y artículos relacionados con la Deserción estudiantil en la educación superior en Colombia. Conocer los lineamientos generales para la acreditación de calidad de los programas académicos de acuerdo a los parámetros del CNA. DURANTE EL VISIONADO Actividades guiadas relacionadas con el material: Lectura de la presentación del sistema SPADIES hecha por el MEN “MANUAL DE CONCEPTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SPADIES” Recorrido por la sección “SPADIES escritorio” DESPUES DEL VISIONADO Actividades relacionadas con la evaluación: Quiz conocimiento del sistema SPADIES Generar Reportes “Directos” del sistema Generar y editar reportes del sistema. Generar reportes “básicos” del sistema Lectura de la guía didáctica “impresión y tratamiento de reportes de SPADIES” Generar reportes “Avanzados” del sistema Revisión de la presentación “SPADIES: Reportes de interés” Redactar informes sobre aspectos relacionados con la calidad del programa usando como fuente reportes obtenidos de SPADIES Recorrido por el objeto “Reportes avanzados de SPADIES” Lectura del documento aspectos generales sobre las tasas de deserción. Recorrido por el objeto “Ejemplo Análisis de la tasas de deserción” RECURSOS NECESARIOS TECNOLOGICOS DIDACTICOS (Otros materiales de apoyo): - Computador con acceso a internet Software informático para visualización de documentos Aula virtual plataforma Tecnológico Virtual - Guía de Actividades Modulo generación de reportes SPADIES GLOSARIO SPADIES Sigla usada para representar el Sistema para la Prevención y el Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior. Aplicativo Web o de escritorio que permite obtener reportes útiles para el seguimiento a variables relacionadas con la calidad de la educación. Deserción Fenómeno en el cual un estudiante, luego de haberse matriculado en una IES, no presenta matricula en un tiempo de dos o más periodos académicos consecutivos sin haber completado el plan de estudios. Deserción por periodo Razón entre el numero estudiantes desertores en un periodo y el número de no graduados reportados por la IES hace dos periodos. Deserción por Cohorte Porcentaje de estudiantes de cada cohorte que han desertado transcurrido un cierto número de semestres contados a partir del ingreso. Ausencia Intersemestral Porcentaje de estudiantes matriculados en un periodo que no se matriculan en el periodo inmediatamente siguiente. Reporte Directo Reporte obtenido del sistema SPADIES que no requiere de la manipulación de variables. Reporte Básico Reporte obtenido del sistema SPADIES que requiere solo de la manipulación de una variable para ser generado. Reporte Avanzado Reporte obtenido del sistema SPADIES que requiere la manipulación de múltiples variables para ser generado. BIBLIOGRAFÍAS Betancur, A. L., Castaño, P., Montoya, L. (2008). Evaluación de las estrategias para disminuir la deserción y la repitencia en el programa de licenciatura en Pedagogía Infantil alba. . Pereira: Trabajo para obtener el título de Licenciadas en Pedagogía Infantil. Universidad Tecnológica de Pereira López, D. F., Vélez, A. (2204) Estrategias para vencer la deserción universitaria. Educación y educadores, Universidad de la Sabana. 0123:1294. vol. 7. Bogota: Universidad de la Sabana. Tinto, V., Pusser, B. (2006). Moving from theory to action: Building a model REFERENCIAS of institutional action for student success. National Postsecondary Education Cooperative, 1-51. Recuperado el 24 de Noviembre de 2011 desde http://cpe.ky.gov/NR/rdonlyres/D7EE04D0-EE8C-4ACD-90F6BB3C8BC8E05/0/SS_related_info_6_22_3_Moving_from_Theory_to_Action.pdf MEN, Deserción en la Educación Superior Colombiana. Metodología de seguimiento, diagnóstico y elementos para su prevención. Bogotá: 2009 MEN, Plan nacional de desarrollo educativo, Informe de gestión junio 2008 a noviembre de 2009. Bogotá: 2009 Micrositio del Sistema de información SPADIES http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3propertyname-2895.html SITIOS SUGERIDOS Sitio del Ministerio de Educación Nacional dedicado al sistema SPADIES, aquí encontrara todo lo relacionado con el sistema, incluyendo manuales de usuario, información teórica relacionada con la deserción y los informes elaborados por el MEN y algunas instituciones de educación superior usando la información del sistema, entre otras cosas. La Idea General Se pretende desarrollar una herramienta interactiva, que guie a las personas interesadas en la generación de reportes básicos y específicos a partir del aplicativo SPADIES escritorio, de tal forma que al terminar el recorrido por la herramienta se cuente con personas capacitadas en la generación de reportes, facilitando el acceso a información actualizada sobre deserción. Análisis de la situación (Fase de Análisis) Para varios procesos, entre los que se incluye el proceso de acreditación y la evaluación del impacto de las estrategias de permanencia se debe contar con reportes actualizados sobre las tasas de deserción. Las capacitaciones sobre el manejo de la herramienta SPADIES generalmente no pueden ser recibidas por todo el personal que potencialmente usaría la herramienta y que requiere de los reportes que esta genera. Los tutoriales y manuales de SPADIES, brindados por el ministerio de educación, no son fáciles de seguir y cada vez más personas en las IES necesitan una herramienta que permita recordar rápidamente, la forma de obtener reportes de SPADIES y así contar con información actualizada sobre la deserción en los distintos programas académicos. Objetivos Objetivo general Integrar diferentes tipos de reportes, básicos y específicos, obtenidos a partir del aplicativo SPADIES en su versión de escritorio, para así obtener información actualizada sobre la deserción, útil en la evaluación y toma de decisiones respecto al estado actual del fenómeno en un programa académico y las actividades para mitigar su impacto. Objetivos específicos Identificar las diferentes áreas de trabajo del aplicativo SPADIES y sus opciones, distinguiendo las funcionalidades que estos brindan. Obtener reportes básicos y específicos sobre la deserción usando el aplicativo SPADIES, para exportarlos, y contando con información para evaluar la deserción en un programa académico. Analizar los reportes obtenidos del aplicativo SPADIES, determinando tendencias y comportamientos que faciliten la evaluación del programa en cuanto a la incidencia de la deserción y su tratamiento. Actividades Conocer y manipular el sistema SPADIES Generar Reportes “Directos” del sistema Generar y editar reportes del sistema. Generar reportes “básicos” del sistema Generar reportes “Avanzados” del sistema Redactar informes sobre aspectos relacionados con la calidad del programa usando como fuente reportes obtenidos de SPADIES Función principal del material Aprender a generar reportes usando el sistema SPADIES Tipos de material Tutorial Contenidos del material El material será un objeto virtual de aprendizaje que sirva como tutorial para la generación de reportes del sistema SPADIES escritorio, dando pautas para el tratamiento, presentación y análisis de los resultados. El objeto se dividirá en tres secciones principales: 1) Reconocimiento del sistema SPADIES 2) Generación de reportes en el sistema 3) Interpretación y análisis de los reportes Cada una de las cuales cubrirá alguno de los objetivos del modulo. Destinatarios potenciales Directores y Asistentes (Secretarios) académicos de programas de pregrado de instituciones de educación superior en Colombia. Se espera que el usuario tenga un manejo apropiado de estadísticas Materiales existentes similares El MEN en el micrositio del sistema SPADIES pone al alcance del público en general el “Tutorial Electrónico de Aprendizaje SPADIES - Versión 2.4”, disponible en la página web http://redes.colombiaaprende.edu.co/ntg/spadies/tutorial24/ el cual presenta de una forma no muy intuitiva el manejo y uso del sistema SPADIES en su versión de escritorio, además cuenta con un “Tutorial manejo de resultados”, disponible en http://redes.colombiaaprende.edu.co/ntg/spadies/tutorial/ que está orientado al manejo e interpretación de resultados de la versión web del aplicativo. Ambas versiones llegan a ser tediosas por la disposición de los materiales lo que lleva a que el usuario no las explore en su totalidad. Recursos disponibles Equipo de trabajo totalmente capacitado para la realización de este tipo de proyectos y con experiencia en el desarrollo de proyectos similares, se cuenta con cerca de 1 mes para la culminación del mismo. Diseñar los contenidos y las actividades Diseño de los Contenidos, Diseñar las actividades, Diseñar Actividades Evaluativas La pantalla principal del módulo será una pantalla de presentación del mismo, con los logos de las instituciones involucradas en el mismo y un botón de inicio. La segunda pantalla mostrara tres botones con acceso a las distintas secciones. 1) Reconocimiento del sistema SPADIES 2) Generación de reportes en el sistema 3) Interpretación y análisis de los reportes Así como un menú de navegación que permita acceder a cualquier sección o subsección en el momento que el usuario lo necesite. Seria agradable que al colocar el cursor del mouse sobre el botón correspondiente a cada sección aparezca en un cuadro de dialogo flotante la descripción de la unidad dada en el formato de organización y plan de trabajo. Las secciones deben organizarse en forma inductiva de acuerdo a lo manifestado en la organización y plan de trabajo, con un menú de recorrido de la misma y debe mostrar al final la actividad evaluativa propuesta para la sección. Sección 1: Reconocimiento del sistema SPADIES 1) La primera actividad de esta seccion es la lectura de un archivo pdf, “MANUAL DE CONCEPTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SPADIES” el cual se debería visualizar completamente dentro del objeto. Es mejor si se incluyen botones de zoom, de navegación y barras de desplazamiento. Al finalizar (o antes de empezar) la lectura se podría presentar un dialogo indicando que continua una serie de preguntas sobre el documento. 2) Quiz conocimiento del sistema SPADIES El quiz puede ser elaborado con cualquiera de las herramientas que existen para este fin, serán 5 preguntas de selección múltiple con única respuesta y con temporizador a 5 minutos. Tiene como dialogo de introducción: Luego de leer de manera comprehensiva el documento manual de conceptos sistemas de información SPADIES, se evaluará el nivel de comprensión de los conceptos presentados en el documento. El quiz consta de 5 preguntas de selección múltiple y debe ser contestado en un tiempo de 5 minutos. Si ya se siente preparado para este quiz, de click en comenzar. Debajo del dialogo debe estar el botón de inicio, el cual debe recordar que el tiempo máximo para responder son 5 minutos. Cuestionario: (Se resalta en cada caso la respuesta correcta) 1. De las siguientes afirmaciones indique cual NO se puede realizar usando las funcionalidades del sistema SPADIES a) Seguimiento estadístico a los niveles de deserción. b) Estimación del riesgo de deserción para cada estudiante. c) Evaluación del rendimiento académico de los estudiantes. d) Evaluación de estrategias institucionales de apoyo a los estudiantes 2. De acuerdo al texto un Desertor de Programa es un estudiante que: a) Se encuentra matriculado en un programa académico b) No presenta matricula por mínimo dos periodos consecutivos pero aun cuando se matricule en otro programa. c) Reprueba todas las asignaturas que matriculo en un periodo académico d) No se matricula en la institución durante dos períodos consecutivos o más al momento del estudio 3. En el manual se define cohorte como: a) El periodo en que se registra como primiparo un estudiante b) El grupo de estudiantes que ingresan en un periodo académico c) Un periodo académico d) Un periodo de tiempo al final del cual se emite un concepto evaluativo del estudiante 4. Los retiros forzosos son causados por: a) Enfermedades b) Problemas financieros c) Cambio de domicilio d) Reglamento de la IES 5. Una diferencia entre la ausencia intersemestral y la deserción por periodo es: a) La una es temporal y la otra definitiva b) La matrícula es en un caso extemporenea c) La duración del episodio de deserción d) En un caso hay ausencia de matrícula y en el otro no. 3) subsección “SPADIES escritorio” En esta subsección se presenta al usuario el aplicativo de SPADIES en su versión de escritorio. Esta subsección será una especie de presentación interactiva en la cual se muestre al usuario una pantalla del aplicativo SPADIES escritorio, que reaccione a los estímulos del usuario, pero que lleva una secuencia a manera de video, de tal forma que si el usuario sitúa el cursor en algún área específica obtenga una descripción del área y su funcionalidad y de cualquier forma (si mueve o no el cursor) va haciendo una descripción progresiva de las diferentes áreas y su función. Es necesario que se tengan puntos “de pare” de tal forma que si el usuario se demora explorando alguna de las vistas del aplicativo y en este lapso el sistema cambia de vista, él pueda regresar en cualquier instante (Algo así como una línea de tiempo o duracion) en la parte inferior de la pantalla. Se puede indicar al usuario que solicite su carpeta comprimida de SPADIES al administrador del mismo en su institución, que baje una de prueba en el micrositio de SPADIES del MEN (directamente del link http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/articles268156_carpeta_ZIP_SPADIES_V_2_8.zip ). El acceso a esta subseccion puede ser a través de un botón que tenga el nombre de la misma. La pantalla principal debe tener un texto donde muestre las instrucciones de uso de la subsección y el objetivo que es: Esta subsección presenta de manera general el aplicativo SPADIES en su versión de escritorio y el funcionamiento de sus partes. Además de indicar: El aplicativo SPADIES escritorio es un software que el MEN ha puesto a disposición de las IES para que puedan de manera ágil medir y monitorear los factores determinantes de la deserción, orientando así puedan conocer su evolución en el tiempo y orientar de forma más eficiente apoyos y políticas encaminadas a reducir este fenómeno. La ultima versión del aplicativo es SPADIES V. 2.8. Comúnmente el aplicativo SPADIES se distribuye en una carpeta comprimida, y para ejecutarlo es necesario descomprimir el contenido de dicha carpeta a un directorio local del computador donde se desee trabajar. El software no se instala solo se ejecuta desde el icono con nombre spadies_v2.8 que se encuentra dentro de la carpeta creada. Para poder ejecutarlo el equipo debe tener instalado el JRE (Java). Que se puede obtener desde https://www.java.com/es/download/. Al final debe aparecer un botón con la opción de iniciar. Luego de dar click al botón iniciar se debe empezar con la presentación, que será similar a lo que se muestra en el video: Video 1, complementándose con lo que se muestra en la diapositiva 1 y lo indicado a continuación: Al resaltar la acción se indica que es por la interacción con el usuario (Solo una parte resaltada indica que se hará en el recorrido y también por la interacción del usuario). Se inicia mostrando la carpeta de SPADIES Etapa de la presentación/Posición Dialogo del cursor Carpeta de SPADIES La carpeta de SPADIES tendrá una presentación similar a esta. Cuando el cursor llegue sobre el Este es el icono para ejecutar el icono del aplicativo aplicativo SPADIES Si el cursor se coloca en las Carpetas con los datos que usa subcarpetas SPADIES para realizar sus cálculos Si el cursor se coloca sobre los otros Archivos complementarios para el iconos funcionamiento del aplicativo En la pantalla principal del Esta es la pantalla principal del aplicativo aplicativo: El dialogo mostrado muestra información del consumo de memoria del aplicativo. La única opción disponible es dar click en aceptar. Luego de quitar el dialogo Este área muestra un resumen de la información cargada en el sistema en cada uno de los periodos en los que la IES los halla reportado. Cursor en la esquina superior Botones de control de la ventana: derecha Minimizar, Maximizar y Cerrar Cursor en la esquina superior Menú del Aplicativo: izquierda Permiten realizar operaciones especiales con el sistema. Sector de pestañas de reportes Pestañas de Selección de reportes: Con estas pestañas se puede seleccionar el tipo de reporte a realizar con el sistema. Cuando se selecciona alguna, se cambian las otras opciones. Área de selección de variables Selección de variables: Selecciona las variables para poder realizar reportes más particulares (Inicialmente los reportes incluyen información de todos los estudiantes reportados al sistema) Botón de despliegue de opciones de Mostrar lista: Permite desplegar las variable subvariables a modificar para cada variable del reporte Área de selección de parámetros Parámetros de las variables: Permite seleccionar las opciones de modificación de los parámetros para las variables a incluir en el reporte Casilla: Diferenciado? Caja de selección: Cuando se marca el reporte discrimina la información para cada uno de los parámetros seleccionados. Sino elabora incluyendo la información de todos los parámetros seleccionados en un único reporte. Botones de selección Botones de selección: Desseleccionan o seleccionan todos los parámetros de la variable Área de resumen Área de resumen: Muestra las opciones seleccionadas para la consulta a realizar, permitiendo revisar si los parámetros seleccionados satisfacen los requerimientos. Botón de Ejecución Botón de Ejecución: Ejecuta la consulta teniendo en cuenta los parámetros seleccionados, obteniendo así el reporte deseado. Pantalla del reporte En esta pantalla se presentan los Pestañas del reporte Grafica del reporte Área de selección de IES datos del reporte Pestañas de selección del tipo de reporte: Algunos reportes muestran la información de diferentes formas; en tablas absolutas, tablas acumuladas, en porcentaje, graficas, etc. Esta es una de las gráficas típicas de SPADIES Área de selección de IES: Si se tiene la información de varias IES (O sedes de la misma) en los archivos de alimentación del sistema se puede seleccionar de cual o cuales se tomaran los datos para los reportes. Al terminar este recorrido se muestra el texto: Para la mayor parte de los reportes (Exceptuando Individuos cargados y Consultas básicas) al seleccionar la pestaña y dar click sobre el botón de ejecución (Generar gráfica, Generar tablas) se tiene un “Reporte Directo” que no requiere de la manipulación de los parámetros de las variables para ser generado. Estos reportes incluyen la información de todos los estudiantes reportados al sistema. A continuación se muestran algunos de los reportes directos: Debajo aparecen tres botones con la siguiente información: Caracterización de los primíparos: Trabajaba al presentar el ICFES Deserción por periodo Análisis de supervivencia Los cuales se mostraran como indican los videos: Video 2, video 3 y video 4. Al finalizar esta sección se podría resaltar en el menú de navegación principal la opción de realizar la actividad evaluativa 1.1: Generación reportes “directos” de SPADIES. 4) Actividad evaluativa 1.1: Generación SPADIES: reportes “directos” de Al seleccionar la opción de la actividad evaluativa se debe presentar al usuario un cuadro de dialogo: La siguiente actividad evaluativa tiene como objetivo verificar y reforzar el nivel de apropiación de lo presentado en las secciones anteriores y del conocimiento del aplicativo SPADIES escritorio. Puede realizarla en cualquier momento, pero sería recomendable que la completara inmediatamente después de recorrer la subsección SPADIES escritorio. Si ya se encuentra preparado de click en iniciar, para proseguir con la actividad. Al dar click en el botón ejecutar se le presentara al usuario dos botones con la opción de seleccionar los reportes ( a) Caracterización de los primíparos: Sexo y b) Ausencia intersemestral) y un icono para cargar evidencias en cada caso. Y un texto introductorio como: En el proceso de búsqueda documental para el proceso de autoevaluación con fines de Acreditación Institucional, la institución necesita obtener información numérica de la evolución de las características de su población estudiantil y de las tasas de deserción, por esta razón se le solicitan graficas donde se presenten: a) La distribución por genero de los estudiantes de primer semestre en los diferentes periodos y b) la tasa de ausencia intersemestral institucional. Utilice el aplicativo SPADIES para obtener dichos reportes y cargar en los botones indicados para eso pantallazos de los reportes obtenidos (Obtenidos con la tecla Impr Pant). Cuando el usuario de click en cualquiera de los dos botones para iniciar el reporte le debe salir la pantalla principal de SPADIES (desde donde sale la información de la carga y el dialogo de aceptar). La idea es que el aplicativo guie al usuario hasta que logre obtener el reporte solicitado en ese caso, por ejemplo para obtener el reporte si el usuario al ver la pantalla inicial da click en un lugar distinto al botón de aceptar le debe salir un cuadro de dialogo con el siguiente texto: El aplicativo solo puede ser manipulado luego de dar click en “Aceptar” Si luego de dar aceptar clickea en un lugar distinto al área de pestaña saldrá el dialogo: Escoger la pestaña que permite generar el reporte Si intenta dar click en una pestaña distinta a la de consultas básicas presentar el dialogo: El reporte buscado es una consulta básica Despues de escoger la pestaña consultas básicas la opción a seleccionar debería ser fácil de identificar, si da click en otro lugar distino al botón esperado indicar: Recuerde que esta interesado en el genero de los primíparos. Cuando seleccione el botón Sexo (Opcion correcta): Debe salir un dialogo de: Felicitaciones ha generado el reporte solicitado, por favor use la tecla Impr Pant (Print screen) para tomar un pantallazo del reporte generado y guardarlo para cargarlo en el botón indicado para esto en la presentación de la actividad. Algo similar debe ocurrir con el reporte de ausencia intersemestral, pero este es un poco más directo. Para algún tipo de guía ver video 5