Informe de Evaluación Externa, Junio 2005

UNIVERSIDAD DE A CORUÑA
INFORME DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN
EXTERNA DEL
ÁREA DE DEPORTES
(SERVICIO DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA)
Junio de 2005
ÍNDICE
1.- INTRODUCCIÓN.......................................................................................................3
1.1. Objetivo del informe ........................................................................................................ 3
1.2. Composición del Comité. Justificación. ......................................................................... 3
1.3. Plan de trabajo. Incidencias............................................................................................ 4
1.4. Presentación de la estructura del informe ..................................................................... 5
2.- ANÁLISIS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA...................................6
2.1. Sobre el proceso de autoevaluación................................................................................ 6
2.2. Proceso de toma de decisiones y el apoyo institucional ................................................ 6
2.3. Realización del proceso. Recogida de información ....................................................... 7
2.4. Redacción del informe ..................................................................................................... 7
2.5. Sobre el contenido del auto-informe .............................................................................. 8
3.- VALORACIÓN DEL CENTRO EVALUADO...........................................................9
Contexto del Área................................................................................................................... 9
3.1. Política y estrategia ........................................................................................................ 10
3.2. Personas .......................................................................................................................... 10
3.3. Alianzas y recursos ........................................................................................................ 11
3.4. Liderazgo ........................................................................................................................ 11
3.5. Procesos........................................................................................................................... 12
3.6. Resultados en los clientes............................................................................................... 12
3.7. Resultados en las personas ............................................................................................ 12
3.8. Resultados en la sociedad .............................................................................................. 13
3.9. Resultados clave ............................................................................................................. 13
4.- VALORACIÓN GENERAL......................................................................................14
4.1. Principales fortalezas y debilidades ............................................................................. 14
4.2. Conclusiones y recomendaciones: propuestas de mejora........................................... 14
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1.- INTRODUCCIÓN
1.1. Objetivo del informe
Con este informe se pretende, en primer lugar, analizar el contenido del Informe de
autoevaluación del Área de Deportes, en adelante AD, elaborado por el Comité de
Autoevaluación constituido al efecto en la Universidad de A CORUÑA, que ha contado
con el apoyo de la Unidad Técnica de Calidad de la propia Universidad.
En segundo lugar, contrastar el contenido del informe de autoevaluación con los
criterios que para su elaboración establece la Guía de Evaluación de Servicios del
Consejo de Universidades, dentro del II Plan Nacional de Evaluación de la Calidad de
las Universidades, y con lo manifestado en las diferentes audiencias celebradas durante
la visita realizada por el Comité de Expertos Externos entre los días 7 y 8 de junio de
2005 a la Universidad A Coruña.
Por último, y como consecuencia de lo anterior, se presentarán las valoraciones
necesarias sobre la calidad del servicio que se presta desde el Área de Deportes,
poniendo de manifiesto los puntos fuertes y débiles apreciados y proponiendo una serie
de recomendaciones que sirvan como elementos de reflexión para los miembros de la
unidad evaluada con el fin de adoptar las medidas que se consideren oportunas para
mejorar las actividades que se desarrollan.
1.2. Composición del Comité. Justificación.
El Comité Externo de Evaluación está compuesto por:
•
Presidente/Coordinador: Vicente Martínez Orga, Dpto. de Inteligencia Artificial,
Universidad Politécnica de Madrid
•
Vocal Académico: Serafín Larriba Cabezudo, Inspector de Servicios del MEC
•
Vocal Académico: Mª José Escribano Perea, Responsable de Actividades
Culturales, Universidad Autónoma de Madrid
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•
Vocal Técnico: José Ricardo Díaz Cano, Técnico de Evaluación de la UPV,
Universidad Politénica de Valencia
Los miembros del Comité acreditan en su currícula experiencia en la gestión de
universidades. Tanto el Presidente como los Vocales han desempeñado cargos de
responsabilidad en diversos órganos universitarios, y han participado en otros procesos
de evaluación externa de la calidad de Universidades.
1.3. Plan de trabajo. Incidencias.
El Plan de trabajo seguido fue el siguiente:
DÍA 1: 7 de junio 2005
9,00 a 10,00 h.
10,00 a 11,00 h.
12,00 a 13,00 h.
14,00 a 15,00 h.
13,30 a 14,00 h.
15,00 a 16,00 h.
16,30 a 17,15 h.
17,15 a 18,00 h.
18,00 a 19,00 h
Reunión interna del CEE para análisis de documentación del AD
Reunión con el responsable y con el CA de Actividades Deportivas
Reunión con el personal de Actividades Deportivas que no forma
parte del CA
Visita a las instalaciones administrativas de Actividades Deportivas
(Pabellón de deportes, Campus de Elviña)
Visita a las instalaciones deportivas
Comida
Visita a las instalaciones deportivas – Campus de Elviña
Reunión con el personal de la empresa encargada del mantenimiento
de las instalaciones deportivas
Reunión con los usuarios internos de Actividades Deportivas
(alumnado, profesora y PAS)
DÍA 2: 8 de junio de 2005
9,00 a 10,00 h.
10,00 a 11,00 h.
11,00 a 11,30 h.
Audiencia Pública
Reunión interna de CEE
Informe preliminar oral al CA de Actividades Deportivas
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1.4. Presentación de la estructura del informe
El presente informe consta de un primer punto que es la Introducción; el segundo en el
que se analiza el proceso de evaluación interna, distinguiendo el propio proceso de
autoevaluación y el contenido del informe elaborado por el Comité de Autoevaluación;
el tercer apartado contiene las valoraciones del Comité Externo sobre el Área de
Deportes (Servicio de Extensión Universitaria); el cuarto apartado se refiere a la
valoración general, resaltando las principales fortalezas y debilidades, así como las
conclusiones y recomendaciones.
Finalmente se hace una valoración del proceso de evaluación externa.
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2.- ANÁLISIS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA
2.1. Sobre el proceso de autoevaluación
La Universidad de A Coruña, está inmersa en un proceso de evaluación de la Calidad
coordinado por la Unidad Técnica de Calidad.
•
Al amparo de la primera convocatoria del II Plan de Calidad de las
Uuniversidades del Consejo de Universidades, la Universidad de A Coruña
planificó la autoevaluación de todos sus Servicios generales a lo largo de los
años 2004 y 2005 acordando que en el año 2005 se evaluaran los siguientes
servicios:
Servicio de Extensión Universitaria.- Área de Deportes
2.2. Proceso de toma de decisiones y el apoyo institucional
En este marco institucional, se aprobó el Comité de Autoevaluación, constituido por:
Responsable del Área
Vicerrector
de
Extensión
Universitaria
Luis Caparrós Esperante
Comunicación
Miembro del Área
Jefe de Sección de Extensión Universitaria
e
Roberto Taibo Lago
Miembro del Área
Jefe de Negociado de Extensión Universitaria
María Carmen Vidal Meijide
Miembro del Área
Técnico Especialista en Actividades Deportivas
Manuel Moya García
Miembro del Área
Técnico Especialista en Actividades Deportivas
Eva Domínguez Costas
Miembro del Área
Auxiliar de Servicios del Servicio de Extensión
Javier Aradas Mariñas
Universitaria
Usuario
Alumno
Ramón Fernández Martínez
Usuario
PAS
Germán Martínez Suárez
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Usuario
Alumna
Rocío Ruano Melón
El Comité de Evaluación Externa ha constatado que esta composición se ajusta al
modelo propuesto por el Consejo de Coordinación Universitaria.
2.3. Realización del proceso. Recogida de información
El proceso de evaluación que ha seguido el Comité de Autoevaluación se inició a
instancias de la Unidad Técnica de Calidad de la Universidad con una sesión común
para todos los comités de autoevaluación en las que se proporcionó la guía de
evaluación de servicios, basada en el modelo EFQM, y algunos ejemplos muy genéricos
de encuestas.
La recogida de información ha sido coordinada y canalizada a través de una primera
reunión de constitución del Comité de Autoevaluación, una encuesta de satisfacción a la
que contestaron a través de la red los usuarios internos y externos y posteriores
reuniones del comité de autoevaluación.
2.4. Redacción del informe
Para la redacción del informe de Autoevaluación se optó por el modelo siguiente:
Ficha técnica del servicio
Introducción
Comité de Autoevaluación: constitución y Metodología de trabajo
Evaluación del Servicio: Criterios
Resumen de puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora
Anexos:
Plan de mejoras
Tablas
Valoración de resultados
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2.5. Sobre el contenido del auto-informe
Tras analizar el contenido del Autoinforme se aprecia que se ajusta al modelo de la Guía
de Evaluación incorporando soportes documentales, tablas y anexos, que informaran de
la actividad del Área de Deportes, dependiente del Servicio de Extensión Universitaria.
El informe recoge puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora, lo que facilita
que tras el proceso de autoevaluación se pueda formular un plan de mejora.
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3.- VALORACIÓN DEL CENTRO EVALUADO
El Comité Externo valora como muy satisfactorias las audiencias que se han celebrado
con los miembros del comité, el resto del Personal del Servicio, y con los usuarios del
mismo. A la audiencia pública no asistió ningún usuario.
Introducción. Contexto del Centro.
El Autoinforme recoge el origen, el proceso de creación y la situación del Área de
Deportes.
El Comité Externo si quiere resaltar:
Como puntos fuertes:
. Personal con los conocimientos adecuados para el desarrollo de su trabajo.
. Buenas alianzas externas mediante convenios con entidades públicas y privadas.
. Amplia oferta de actividades.
Como puntos débiles:
. Falta de definición de la estructura funcional de Extensión Universitaria.
. Ubicación inadecuada de parte del personal administrativo.
. Horario restringido de atención al público.
. Falta de planificación real del horario de uso de las instalaciones deportivas por parte
de los alumnos de Formación de Profesorado.
. Coordinación de horarios y accesibilidad de los alumnos de El Ferrol a todas las
actividades deportivas.
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3.1. Política y estrategia
En relación con los puntos fuertes, recogidos en el Autoinforme, el Comité de
Evaluación Externa manifiesta su conformidad.
. Programación anual sobre la base de un presupuesto estable.
. Buena comunicación con los Servicios de Deportes de las universidades españolas,
europeas y especialmente con las de la Comunidad Autónoma.
Asimismo, respecto los puntos débiles:
. Falta de plan estratégico en la universidad y en el servicio de Extensión Universitaria.
. Falta de un organigrama jerárquico y de dependencia funcional del personal.
. Falta de un manual de funciones que especifique los cometidos y responsabilidades del
personal.
Como propuesta de mejora se plantea la creación de un plan estratégico del área de
deportes de acuerdo con la misión, visión y valores.
3.2. Personas
Los miembros del Comité Externo, después de contrastar la información con los
asistentes a las diferentes audiencias, coincidimos en considerar como puntos fuertes los
plasmados en el Auto-informe:
. Personal con los conocimientos adecuados para el desarrollo de su trabajo.
Como puntos débiles:
. Falta de manual de funciones.
. Falta de diálogo y de compromiso del personal en la toma de decisiones y propuestas
para la mejora de los procesos.
Como propuestas de mejora:
. Elaboración de un manual de funciones.
. Fomentar el diálogo entre el personal del área con reuniones de trabajo que permita la
propuesta de iniciativas e involucre al mismo en la toma de decisiones.
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3.3. Alianzas y recursos
En este punto se analizan la relación con unidades similares de otras universidades y los
recursos disponibles.
Desde el Comité, destacamos como puntos fuertes:
. Buenas alianzas externas mediante convenios con entidades públicas y privadas.
. Aprovechamiento máximo de los recursos económicos.
Como puntos débiles incide el Comité Externo en:
. Falta de instalaciones deportivas en el campus de El Ferrol.
. Falta de actualización de equipos y programas informáticos.
Como propuestas de mejora el Comité destaca:
. Construcción de instalaciones deportivas en El Ferrol acordes a las necesidades reales.
. Ampliación y mejora del aislamiento acústico en las dependencias administrativas.
. Mejora de equipos y programas informáticos.
. Regularización de la contratación de empresas de servicios encargadas del
mantenimiento y control de acceso a las instalaciones deportivas.
3.4. Liderazgo
Los puntos fuertes plasmados en el Autoinforme, hacen referencia a la accesibilidad de
los responsables y fomento de la comunicación con el personal.
Como puntos débiles:
. Implicación mínima de los responsables del área en la cultura de calidad.
. Falta de consenso en cuanto a las respuestas relativas a la gestión de las personas.
Como propuesta de mejora:
. Mayor implicación en la difusión de la cultura de calidad.
. Definición clara, a través de un manual de funciones, de las competencias del personal
del área.
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. Establecimiento de los objetivos de área y definición de un sistema de indicadores del
grado de cumplimiento de objetivos.
3.5. Procesos
Este Comité manifiesta su acuerdo tanto con los puntos fuertes expuestos:
. Intención de certificarse por normas ISO 9000.
. El área de deportes tiene identificados a sus clientes.
. Altas relaciones con los clientes.
Así como con los puntos débiles:
. No dispone de información en la página web.
. Falta de identificación de los procesos más importantes.
. Falta de utilización de nuevas tecnologías e instrumentos de apoyo para el desarrollo
de los procesos.
Las propuestas de mejora se consideran importantes para la mejora del servicio:
. Creación de la página web.
. Elaboración de un mapa de procesos.
. Establecer un sistema de comunicación interna para la puesta en marcha de cambios en
los procesos.
3.6. Resultados en los clientes
En cuanto a los puntos fuertes hay que destacar la amplia oferta de actividades.
En relación con los puntos débiles establecidos en el Autoinforme los más notables son
las deficiencias en las instalaciones y escasez de las mismas, sobre todo, en El Ferrol.
3.7. Resultados en las personas
A través de las audiencias celebradas se ha constatado como puntos fuertes:
. Las competencias del personal
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. El buen trato dispensado a los usuarios.
En cuanto a los puntos débiles, falta personal, sobre todo, administrativo en El Ferrol.
Como propuestas de mejora se considera necesario el estudio de las necesidades de
trabajo del Servicio, lo que permitirá determinar los recursos humanos necesarios para
dar un servicio de calidad.
3.8. Resultados en la sociedad
En este punto hay que destacar la repercusión en la sociedad del deporte universitario
federado y el uso que aquella hace de las instalaciones que gestiona la Universidad.
Como puntos débiles:
. No existe un sistema de recogida de información del impacto del Servicio en la
sociedad.
3.9. Resultados clave
La finalidad de este elemento es analizar lo que está consiguiendo el Servicio en
relación con sus objetivos y con la satisfacción de las necesidades y expectativas
formuladas.
Se constatan como puntos fuertes el adecuado aprovechamiento de los materiales de que
dispone.
Como punto débil la falta de plan estratégico y falta de canales de información.
Propuestas de mejora:
. Planificación estratégica de objetivos.
. Creación de página web.
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4. –VALORACIÓN GENERAL
4.1 Principales fortalezas y debilidades
a) Puntos fuertes
. Personal con los conocimientos adecuados para el desarrollo de su trabajo.
. Buenas alianzas externas mediante convenios con entidades públicas y privadas.
. Aprovechamiento máximo de los recursos económicos y del material de que dispone.
. Las competencias del personal.
. El buen trato dispensado a los usuarios.
. Programación anual sobre la base de un presupuesto estable.
. Buena comunicación con los Servicios de Deportes de otras Universidades.
. Altas relaciones con los clientes.
. Intención de certificarse por normas ISO 9000.
b) Puntos débiles.
. Falta de definición de estructura y plan estratégico de Extensión Universitaria.
. Falta de personal administrativo, sobre todo, en El Ferrol.
. Horario restringido de atención al público.
. Falta de instalaciones y deficiencias en las existentes.
. Ubicación inadecuada del personal administrativo
. No existe un sistema de recogida de información del impacto del Servicio en la
sociedad.
4.2 Conclusiones y recomendaciones: Propuestas de mejora
Como propuestas de mejora consideramos las más importantes la elaboración de un
plan estratégico y organigrama de funciones del personal administrativo.
Creación de la página web y uso adecuado de las tecnologías de la información que
facilite la gestión administrativa tanto al personal como a los usuarios.
Ampliación del horario de atención al público.
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Ampliación de las dependencias del personal administrativo e insonorización de las
mismas.
Racionalización del uso del polideportivo en base a la planificación de las prácticas de
Formación de Profesorado.
Tener en cuenta en las actividades que se planifican a los alumnos de todos los campus
facilitando el acceso a todos ellos.
Recopilar información sobre el impacto del Servicio en la sociedad mediante encuestas
de opinión.
VALORACIÓN GLOBAL
La percepción del Comité de Evaluación a lo largo de las jornadas en las que ha
participado en la Evaluación del Área de Deportes ha sido altamente satisfactoria tanto
por parte de los miembros del Centro como por los pertenecientes a los colectivos de
clientes que asistieron a las audiencias celebradas.
COMENTARIO FINAL
Los miembros del Comité de Evaluación Externa, queremos hacer constar al Equipo
Rectoral de la Universidad de A Coruña y especialmente a los miembros de la Unidad
Técnica de Calidad, nuestro agradecimiento por la colaboración y facilidades que en
todo momento nos han dispensado en la realización de nuestro trabajo.
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