Guía de evaluación de capacidades del socio Esta guía le ayudará

Guía de evaluación de capacidades del socio
Esta guía le ayudará a evaluar la capacidad de los receptores de subdonaciones para
administrar dinero e implementar programas.
1. Organización y programas
Misión, situación legal y directorio
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¿Cuál es misión/visión de la organización? ¿Su trabajo lo refleja?
¿Cuándo se fundó? ¿Cuál es su situación legal? ¿Podemos conseguir copias de sus
estatutos?
¿Tiene un directorio en actividad? ¿Los empleados de CARE o sus parientes cercanos
ocupan puestos en el directorio o en la dirección?
Estructura y gestión
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¿Cuál es la estructura de la organización (tamaño, personas importantes, unidades)?
¿Los supervisores directos tienen autoridad delegada? ¿El personal tiene voz y voto en
la toma de decisiones?
¿Los supervisores se reúnen periódicamente con el personal
Capacidad del programa, enfoques y normas
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¿La organización tiene experiencia comprobada en sectores relevantes?
¿El personal tiene calificaciones y capacidad para garantizar la calidad del programa?
¿El personal sabe lo suficiente acerca del área de trabajo? ¿Conoce a los grupos
objetivos?
¿Puede adoptar enfoques participativos en las actividades de evaluación,
implementación y M+E?
¿Conoce las normas del Proyecto Esfera y tiene capacidad para aplicarlas?
¿Conoce las mejores prácticas sobre género y puede integrarlas en los programas?
Relaciones y redes
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¿Quiénes son los principales donantes y socios en la actualidad? ¿Existe el peligro de
saturar su capacidad?
¿La organización coordina periódicamente con el gobierno? ¿Son buenas sus
relaciones con el gobierno?
¿Son buenas sus relaciones y redes con los líderes locales y la sociedad civil?
Monitoreo y presentación de informes
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¿Tienen ellos capacidad y sistemas adecuados para recopilar y manejar datos?
¿Pueden producir informes de proyecto precisos del nivel requerido? (Revisar los
informes modelo preparados por el socio.)
Recursos humanos
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¿Los empleados tienes roles y descripciones de funciones claramente definidos?
¿Tienen contratos?
¿Entre los empleados hay diversidad y equilibrio (de género, étnico y religioso)
apropiados?
2. Finanzas, compras y gestión de activos
General
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¿La organización dispone de manuales o políticas sobre procedimientos financieros?
¿Usa correctamente los sistemas y registros financieros y administrativos?
¿Define correctamente los límites de autoridad?
Pagos y manejo de efectivo
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¿Autoriza adecuadamente todos los pagos? ¿Usa comprobantes de ingreso/egreso de
efectivo? ¿Los prenumera, autoriza, sustenta y registra?
¿Autoriza y registra correctamente los adelantos?
¿Tiene una política de caja chica? ¿Documenta el uso de caja chica y controla el mal
manejo? ¿El efectivo está en un lugar seguro?
¿Registra correctamente y aprueba la planilla? ¿Cumple con todas las normas legales?
¿Estampa el sello ‘Pagado’ en los comprobantes y documentos justificativos y los
archiva por fecha?
¿Usa acuses de recibo de dinero?
Registros de transacción
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¿Mantiene registros de cada transacción, con documentos justificativos adecuados?
¿Lleva libros de caja, libros mayores y cuentas del mayor separadas para los gastos del
proyecto?
¿Los sistemas de asiento de diario, los controles, las descripciones y los archivos de
seguridad son adecuados?
¿El sistema de archivo está organizado y permite recuperar los registros contables?
Operaciones bancarias
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¿La organización tiene una cuenta bancaria a su nombre? ¿Tiene cuentas separadas
para sus donantes? ¿Hace conciliaciones bancarias periódicamente?
¿Documenta los pagos en un registro o en un libro de banco? ¿Recibe y deposita
fondos con rapidez?
¿Sus cuentas de cheques requieren dos signatarios? ¿Quiénes son los signatarios?
Contabilidad y presentación de informes
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¿El sistema de contabilidad (p.ej., plan de cuentas) asigna, hace seguimiento y reporta
los costos adecuadamente para presentar informes a los donantes de CARE?
¿El sistema está computarizado? ¿El software es conocido?
¿El responsable de contabilidad es un funcionario calificado y apto?
¿Pueden preparar informes financieros precisos, oportunos y completos?
Compras
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¿Hay un manual de compras u otra definición apropiada de políticas de compras?
¿Hay sistemas para autorizar, sustentar y documentar correctamente las compras?
¿La organización aplica principios de competencia leal (p.ej., licitaciones) para compras
superiores a un determinado monto?
¿Emite órdenes de compra de bienes y servicios?
¿Comprueba el precio, la cantidad, la calidad y el tipo de los suministros entregados?
Gestión e inventario de activos
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¿Mantiene un registro actualizado de activos? ¿Este registro contiene el costo, número
de serie, fecha de compra, ubicación y donante/proyecto específico?
¿Tiene sistemas de gestión de inventarios? ¿Autoriza correctamente el uso de artículos
de inventario y lo documenta en un registro de inventario? ¿Realiza inventarios?
Administración
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¿Hay alguna persona autorizada a recibir y revisar los faxes, correos electrónicos y la
correspondencia?
¿La organización mantiene archivos de proyecto, informes financieros y de monitoreo,
documentos legales y correspondencia en orden?
Credibilidad
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¿La organización tiene plena existencia y solvencia legal?
¿Produce informes financieros completos, incluyendo balances?
¿Cuáles son sus ingresos brutos anuales?
¿Se realiza auditorías externas a la organización? ¿Cuándo fue la última auditoría?
¿Los resultados fueron satisfactorios?
¿Ha recibido últimamente donaciones de otros donantes/socios? (De ser así, anote las
referencias.)