Perfil del cargo

FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS
1.
Asistente Administrativo-Gestión
REPORTA A
Directora de Bienstar Estudiantil.
DIRECCIÓN O UNIDAD
Dirección de Bienstar Estudiantil.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:
Ámbito de Acción
3.
Página 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
CARGO
2.
Código: UCH-DBEASISTENTE
Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a
las Unidades pertenecientes a la Dirección de Bienestar Estudiantil.
De igual forma, debe colaborar en la revisión y generación de
documentos administrativo, manteniendo adecuado registro.
Colaborar en actividades logísticas, como gestión de materiales,
espacios físicos, compra de bienes , etc.
REQUISITOS
Nivel de estudio
Título o profesión
Técnico de nivel medio o superior, Profesional con experiencia en cargos
similares.
Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.
Idioma
Norequiere
Formación complementaria
•
•
•
•
Experiencia Previa Necesaria
Especialización en gestión de Administrativa.
Manejo de Office avanzado.
Conocimiento de ley de compras y contratación pública.
Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso
administrativo.
•
Atención de público presencial y virtual.
•
Manejo de Protocolo.
•
Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.
Minimo 3 años de experiencia en cargos similares.
Competencias o Habilidades






Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones
coordinadas y eficientes.
Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de
las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la
planificación y organización de tareas.
Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa
con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
Planificación y Organización: Establecer plan de trabajo para cumplir
con las tareas encomendadas.
Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y
niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la
exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las
tareas asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las
actividades efectuadas.
Todo ejemplar impreso es un documento No Controlado
FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS
4.
Código: UCH-DBEASISTENTE
Página 2 de 2
FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO:
-
1. Gestión Documental
Redactar y transcribir correspondencia, oficios, actas, memorándum, informes, correo electrónico y
otros documentos.
Elaborar y mantener actualizados registros clasificados de la documentación interna y externa,
asociados a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos
históricos.
Efectuar el control de cumplimiento de documentos a los integrantes del equipo.
Entrega de informes de actividades a Unidad Administrativa y Jefatura.
-
2. Gestión de Personal
Registro y seguimiento de procesos de contratación de personal, asociado a pagos de honorarios.
Rendición de Asistencia de la Dirección.
Registro y control de permisos administrativos, descansos complementarios y feriados legales.
-
-
3. Gestión de Compras
Centralización de actividades asociadas a la gestión de cotizaciones y solicitudes compras de acuerdo a
Plan anual.
Vela por la entrega trimestral del listado de materiales que requieran las autoridades.
Revisión de documentación relacionada a compras, contratación, pago de proveedores, etc.
Lleva control de stock de la Dirección.
Prepara documentación a la Unidad de Administración, para cumplimiento de los procesos de
adquisiciones.
Revisión de rendiciones de caja chica acorde a la normativa.
4. Asistencia Unidades
Realizar y recibir llamadas telefónicas.
Otros que la Directora determine como apoyo relevante para las Unidades.
Carga de datos en los Plataformas MINEDUC, INGRESA o sistema internos.
- Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de procesos conforme a planificación entregada
por las Unidades y validada por la Dirección.
-
5. Funciones Transversales
Uso de hardware (fotocopiadora, escáner, proyector, etc).
Derivar a unidades internas o externas consultas, evaluando la pertinencia
- Mantener la confidencialidad y privacidad de la información recepcionada y emitida.
- Recordar e informar permanentemente los procesos y plazos administrativos a las autoridades.
-
-
6. Gestión de Agenda
Visualizar, informar y realizar seguimiento de las actividades de la Directora.
Agendar entrevistas de estudiantes, personal de colaboración, académicos y autoridades, preparando
informe sobre la situación.
Velar por el cumplimiento de la programación institucional.
Administrar uso de sala de reuniones.
Organizar agenda del estafeta.
CONDICIONES
HONORARIOS $ 876.000 Monto bruto
Todo ejemplar impreso es un documento No Controlado