P-GF-24 LIQUIDACIÓN E INFORME DE RETENCIONES Y

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
1 DE 7
LIQUIDACIÓN E INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
REVISÓ
SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE
CONTADURÍA
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
2 DE 7
1. OBJETIVO
Definir las actividades para llevar a cabo la liquidación exacta para el pago
oportuno de los descuentos departamentales y retenciones.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la liquidación de retenciones y descuentos a las
órdenes de pago, y finaliza con la entrega oportuna del informe por parte de la
Gerencia de Contaduría a la Gerencia de Tesorería para pago dentro de los
términos fijados
Este procedimiento aplica para el Proceso de Gestión Financiera.
3. DEFINICIONES

DESCUENTOS DEPARTAMENTALES: Método mediante el cual el
Departamento del Meta recauda descuentos de estampillas promulgados
mediante ordenanzas.

RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO: Mecanismo mediante el cual el
Municipio de Villavicencio, facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto
de industria y comercio.

RETENCIÓN EN LA FUENTE: Medio por el cual el Estado, facilita y asegura el
recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del año gravable en el que se
causa, art. 365 y 267 del Estatuto Tributario.
4. RESPONSABLE


Gerente de Contaduría
Funcionario de la Gerencia de Contaduría
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
3 DE 7
5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
3
4
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Comprobar con el funcionario
responsable de causación y
legalización de avances. Que
no existan cuentas pendientes
por causar y avances por
legalizar del mes a informar,
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Ingresar al sistema PCTG los
primeros cinco (5) días del mes
- módulo central de cuentas –
informes de retenciones – por
cuenta bancaria y de acuerdo
al
tipo
de
descuento.
Generando los reportes de
retención
en
la
fuente,
retención de IVA, retención
industria
y
comercio,
y
descuentos de estampillas, del
mes inmediatamente anterior.
Ingresar al sistema
PCTG módulo central
de cuentas – informes
de retenciones y
generar reportes
Software PCTG
módulo central
de cuentas
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Ingresar al sistema PCTG módulo de contabilidad
–
Reportes – Libros Auxiliares –
Auxiliar; el código de cuenta de
retención
en
la
fuente,
retención de IVA, industria y
comercio, y descuentos de
estampillas y generar
los
reportes.
Ingresar al sistema
PCTG módulo de
contabilidad y generar
reportes
Software PCTG
módulo de
contabilidad
Exportar a la hoja de cálculo
los
reportes
generados,
organizando y comparando los
generados
por central de
cuentas y los generados por
el auxiliar de contabilidad.
Exportar a hoja de
cálculo y comparar
reportes
Informe de
retenciones y
descuentos
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Verificar estados de
cuentas
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Si el valor total por central de
cuentas no es igual al valor
reportado por contabilidad, es
necesario determinar la cuenta
que
está
generando
la
diferencia.
5
6
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
4 DE 7
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Comparar valor
reportado por central
de cuentas con valor
reportado por
contabilidad
Esta información se extrae del
módulo de contabilidad y se
incluye al reporte de central de
cuentas para que las sumas
sean iguales. Algunas de estas
diferencias pueden ser por
avances, órdenes de pago
anuladas o devoluciones a
terceros, en este caso se
informa en el siguiente reporte
para ser descontadas o
sumadas según sea el caso.
Una
vez
organizados
y
revisados los reportes se
imprimen y se envían a la
Tesorería
mediante
oficio
firmado por el Jefe de la
Gerencia de Contaduría.
Imprimir y enviar
reportes a Tesorería
FIN
Informe de
retenciones y
descuentos
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
5 DE 7
6. ANEXOS Y REGISTROS
Registro
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
Final
Informe
de
Retenciones y
descuentos
Funcionario
de la
Gerencia de
Contaduría
Medio físico
en carpetas
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según Tablas
de Retención
Documental
Según Tablas
de Retención
Documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de Procesos
03
15/04/2010
04
23/10/2012
05
16/08/2013
Revisión y ajuste como resultado
de la Acción Correctiva No. 0001
del 15 febrero de 2010.
A partir de los ajustes que surgen
de
la
normatividad
de
la
Contaduría General de la Nación se
ajustan
las
actividades
desempeñadas orientado en la
reingeniería de procesos
Se realizan ajustes a partir de la
reestructuración de la Gobernación
del Meta, según el decreto 0460 de
2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
GENERALIDAES
1. GENERAR REPORTES
Se debe entregar información a la Gerencia de tesorería para el pago de
impuestos:


Retención en la fuente e IVA, el cual se paga en forma mensual.
Descuentos (Prodesarrollo, Turismo, Cultura y Fondo de Seguridad) que se
hace en forma mensual.
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS


CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
6 DE 7
Descuentos (Unillanos) que se hace en forma trimestral.
Retención de industria y comercio, el cual se paga en forma bimensual.
Los informes para cada uno de los impuestos se deben generar clasificando su
información de dos formas:
a) Global (Reporte de Contabilidad)
b) Por cuenta bancaria (Reporte de Central de Cuentas)
c) Reporte de Estampillas y fondo de Seguridad (Reporte de Central de
Cuentas y Contabilidad)
Para la generación de los reportes es necesario ingresar al módulo de central de
cuentas – reportes – informe de retenciones, por cuenta bancaria donde se debe
especificar:
a. Fechas: Periodo a pagar.
b. Seleccionar por tipo de descuento.
La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:
Luego se procede a sacar el reporte por el módulo de contabilidad así:
Módulo de Contabilidad – Reportes - Libros auxiliares – Código Cuenta contable Fechas
La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN E
INFORME DE RETENCIONES Y
DESCUENTOS
CÓDIGO:
P–GF–24
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
7 DE 7
Estos reportes se exportan a una hoja de cálculo donde se verifica que los totales
generados en el reporte por tipo de retención y descuento sean igual al reporte
generado por contabilidad. Si se presentan diferencias que pueden ser (por
avances, órdenes de pago anuladas o devoluciones) las cuales serán informadas
en el siguiente reporte para ser descontadas o sumadas según el caso. Este
ejercicio de verificación se debe efectuar para los impuestos anteriormente
mencionados.
Posteriormente el reporte generado es firmado por el Gerente de Contaduría para
ser entregado a la Gerencia de Tesorería.