Tema 3. ERP-AbanQ-Contabilidad para pdf_def

Departamento de Economía Financiera
y Dirección de Operaciones
Sistemas de Información para las
Finanzas y la Contabilidad
Curso 2013/14
Tema 3. Sistemas ERP (Enterprise Resource
Planning). Práctica AbanQ-CONTABILIDAD
Parte I. El Sistema de Información empresarial y los Sistemas de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Avda. Ramón y Cajal, 1 – 41018 SEVILLA - ESPAÑA
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Área Financiera.
Al igual que en el Área de Facturación lo primero que es necesario realizar es realizar la
configuración. Recordemos que ya hemos realizado parte de esa configuración con
anterioridad de forma simultánea a la configuración de la Facturación. En realidad,
ambos procesos deben realizarse de forma simultánea por cada departamento
responsable, pero a efectos pedagógicos, nosotros hemos preferido impartirlos
secuencialmente. Ello facilitará la comprensión de los conceptos que se van a analizar.
La configuración del Área Financiera se realiza en el Módulo Principal, Financiera,
Configuración. Allí encontramos las siguientes opciones:
1. Cuentas Especiales
2. Conceptos
3. Códigos de balance
4. Códigos de balance 08
5. Correspondencias 90-08
Cuentas especiales.
Área Financiera> Configuración/Cuentas especiales
La opción Cuentas Especiales permite asignar una subcuenta determinada a un proceso
automático del programa. Así, por ejemplo, al crear una subcuenta de IVA Soportado, es
necesario que AbanQ sepa que el saldo de esta subcuenta recoge las cuotas
soportadas por este impuesto y cuando se realice una anotación en el diario utilizando
dicha cuenta, ese importe se anote también en la gestión fiscal del programa. De esta
manera, podrá calcular correctamente la declaración de IVA, el modelo 347 y listar el
libro registro de facturas recibidas. Lo mismo ocurre con el resto de tipos de subcuentas
que aparece en el listado.
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Conceptos de partidas.
Área Financiera>Configuración/Conceptos de partidas
Los conceptos de partidas, segunda opción que aparece en este menú hace referencia a
lo que comúnmente se denomina “conceptos contables”. Los conceptos contables son
pequeñas leyendas que se incorporan a los apuntes contables y que aportan
información sobre el mismo o explican si es necesario lo que se está contabilizando.
Suelen constar de una parte fija y otra variable. Desde esta opción podemos realizar el
alta, baja y modificaciones de los conceptos contables. Como ejemplo, vamos a dar de
alta los siguientes conceptos contables genéricos:
Código: 01
Descripción: TRANSFERENCIA BANCARIA
Código: 02
Descripción: NOMINA DEL MES
Código: 03
Descripción: COBRO POR CAJA
Códigos de Balance.
Área Financiera>Configuración/Códigos de Balance
Sirve para especificar a AbanQ la forma en que deben agruparse los saldos y cómo
deben ordenarse para conformar el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y
Ganancias según el PGC anterior al del 2008. Esta opción no debe modificarse para no
alterar la estructura de ambos estados contables salvo que se tengan profundos
conocimientos de AbanQ y de contabilidad.
Códigos de Balance 08.
Área Financiera>Configuración/Códigos de Balance 08
Sirve para especificar a AbanQ la forma en que deben agruparse los saldos y cómo
deben ordenarse para conformar el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y
Ganancias con el plan contable de 2008. Esta opción no debe modificarse para no
alterar la estructura de ambos estados contables salvo que se tengan profundos
conocimientos de AbanQ y de contabilidad.
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Correspondencias 90-08.
Área Financiera>Configuración/Correspondencias 90-08
Sirve para especificar a AbanQ la forma en que deben agruparse los saldos y cómo
deben ordenarse para conformar el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y
Ganancias para adaptar una contabilidad llevada según el PGC de 1990 al del 2008.
Esta opción no debe modificarse para no alterar la estructura de ambos estados
contables salvo que se tengan profundos conocimientos de AbanQ y de contabilidad.
Cuadro de cuentas.
Área Financiera>Principal/Cuadro de cuentas
La opción de Cuadro de cuentas presenta las siguientes opciones:
1. Grupo.
2. Subgrupo.
3. Cuenta.
4. Subcuenta.
Al crear el Plan contable de la empresa tras la creación del ejercicio, se dan de alta
todos los datos básicos del mismo. Así, se copian en la empresa los registros necesarios
tanto en todas estas tablas.
Nótese que cada uno de los desgloses del plan contable se asigna a un determinado
ejercicio. Esto quiere decir que tras la creación del ejercicio, siempre será necesario
crear el plan contable de la empresa y que los saldos y movimientos registrados en cada
subcuenta, se van a mantener independientes del resto de los ejercicios. Por esta razón,
cuando se vaya a contabilizar una factura, ya sea de compra o venta, AbanQ
comprobará que se contabiliza en el mismo ejercicio en el que se emite, de manera que
no haya descuadres posteriores entre la facturación y la contabilidad.
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En el apartado Grupos, subgrupos y cuentas no es normal que se tengan que añadir
nuevos registros a los existentes. No ocurre lo mismo con las subcuentas, que suelen
personalizarse para cada empresa. Así no es lo mismo un plan contable de una empresa
de enseñanza, que la de una empresa que se dedica a vender regalos, ya que los tipos
de operaciones son distintos y las cuentas suelen recoger descripciones que hagan una
referencia clara al hecho contable que van a registrar.
La creación de una subcuenta se puede realizar de varias formas:
1. Creación automática. Cuando se crea una ficha de un proveedor o un cliente,
AbanQ da de alta automáticamente la subcuenta asociada a la misma.
2. Desde la opción Área Financiera>Principal/Cuadro de cuentas/Subcuentas,
opción que veremos a continuación.
3. Desde la gestión de asientos, de forma que el usuario pueda dar de alta la
subcuenta que le interesa a la vez que registra el movimiento en ella.
Al crear las subcuentas de IVA en la personalización de la aplicación ya vimos cómo
se crean subcuentas. No obstante, repetiremos el proceso para dotarlo de mayor
claridad, al ser el IVA una subcuenta Especial.
Al insertar una nueva cuenta se nos despliega la siguiente ventana:
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El proceso es tan simple que basta con rellenar los campos correspondientes. Vamos a
crear la subcuenta con código “6290000001” y descripción “GASTOS DIVERSOS”.
Para ello en el campo cuenta introducimos los códigos correspondientes a la cuenta:
629. Nótese que en este campo, se introducen los códigos de la cuenta y no de la
subcuenta; por esta razón, solo se especifican los 3 o 4 primeros dígitos del código de la
subcuenta y no el código completo. Este dato debe introducirse en el campo siguiente:
Código. A continuación introducimos la descripción o denominación de la cuenta y se
especifica si es una cuenta de tipo Especial.
En este caso, no se corresponde con ningún tipo Especial, por lo que dejamos este
campo en blanco. En las carpetas Otros datos y Modelos no es necesario rellenar
ningún dato, por lo que la cuenta queda tal y como sigue:
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Crear las siguientes subcuentas:
Código: 6290000002
Descripción: MATERIAL DE OFICINA.
Tipo Especial:
Código: 6250000001
Descripción: SEGURO ALMACÉN AC
Tipo Especial:
Código: 6210000001
Descripción: ALQUILER LOCAL COMERCIAL
Tipo Especial:
Introducción de asientos en la contabilidad de forma manual
Área Financiera>Principal/Financiera
Al igual que en la mayoría de los programas de contabilidad y ERP’s, la introducción de
asientos en AbanQ se puede realizar de dos formas distintas: manual o
automáticamente.
La introducción de asientos por el primer método obliga al usuario a especificar todos los
datos necesarios para dar de alta el asiento: subcuenta, importe, concepto, etc. Por el
contrario, la introducción automática de asientos es una herramienta que permite
contabilizar de forma los hechos contables que se definan sin intervención del usuario,
variando el grado de automatización en función del tipo de asiento en cuestión.
Vamos a comenzar dando de alta asientos en el diario de forma manual. Para ello, es
necesario que tengamos presentes los siguientes aspectos:
•
•
Se pueden introducir asientos en cualquier fecha del ejercicio, con independencia
de que se hayan introducido algunos con fechas posteriores.
El concepto contable del apunte se puede introducir bien escribiéndolo entero o
bien tecleando uno de los códigos dados de alta y completando, si es necesario,
el texto. También es posible dar de alta los conceptos contables desde la
introducción de asientos.
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•
•
•
•
•
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En este programa los apuntes se introducen siempre a nivel de subcuentas. Al
introducir el código de la subcuenta, aparecerán automáticamente su descripción
y saldo si está dada de alta. En caso contrario, se la dará de alta desde esa
misma ventana.
Para facilitar la introducción de los códigos de las subcuentas, se puede utilizar la
notación abreviada, por la cual el punto completa a ceros por la derecha. Por
ejemplo, si tecleamos 4., el programa completará el código como 4000000, si
tecleamos 572.11, el código quedará 5720011.
Este programa admite tanto importes negativos como nulos.
Se pueden realizar correcciones (añadir, borrar o modificar) en los apuntes ya
introducidos. Para ello, se tecleará el número del asiento y se seleccionará el
apunte en cuestión. Para dar de baja un apunte basta con pinchar el icono
adecuado. Para dar de baja un asiento completo deberá ejecutar la opción
destinada a tal efecto.
Cada vez que se introducen apuntes en las cuentas de IVA es necesario
introducir la información fiscal necesaria para que AbanQ pueda facilitar los
modelos tributarios correspondientes.
Para introducir los asientos de forma manual es necesario acudir a la opción Área
Financiera>Principal/Financiera/Opciones del diario/Asientos. Al entrar en esta opción se
nos muestra el diario de la contabilidad, tal y como aparece en la siguiente imagen.
Los asientos aparecen con la numeración correspondiente y se muestran algunos de los
datos del mismo: fecha, importe del primer apunte, etc. Al igual que en ocasiones
anteriores, para dar de alta un nuevo asiento, es necesario pulsar el botón Insertar y
accedemos a la siguiente ventana:
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El primer dato a introducir es el número de asiento, el cual viene ya propuesto por
AbanQ. A continuación habrá que indicar la fecha en la que se va a contabilizar la
operación correspondiente. Dicha fecha tiene que pertenecer necesariamente al período
que esté activo en la empresa; en caso contrario, AbanQ no permitirá continuar.
El siguiente dato a introducir es el concepto contable que se va a utilizar en el asiento.
Como hemos comentado con anterioridad, los conceptos contables son pequeñas
leyendas que se incorporan a los apuntes contables y que aportan información sobre el
mismo o explican si es necesario lo que se está contabilizando. Suelen constar de una
parte fija y otra variable. Desde esta opción podemos realizar el alta, baja y
modificaciones de los conceptos contables. Ya tenemos algunos dados de alta, por lo
que seguimos con el desarrollo del caso. El concepto que se introduce en esta primera
pantalla sirve para que aparezca en el listado de diarios de la ventana de Asientos, pero
no aparecerán en los listados de mayor. Por eso, en caso de que se desee que
aparezcan allí, deberán introducirse en cada uno de los apuntes que componen el
asiento. No es necesario introducirlos todos, sino que basta con hacerlo en el primer
apunte, para que luego éste se proponga automáticamente en el resto.
A continuación debe introducirse el número de documento. El documento es un código
que hace referencia a la ubicación del documento físico que respalda el hecho contable:
facturas, escrituras, extractos bancarios, etc. Este dato suele omitirse si la empresa no
tiene muchos documentación ya que es fácil encontrarla en el archivo de la misma.
Junto con este campo, se puede especificar también el Tipo de Documento, campo con
valores preestablecidos por la aplicación. Los distintos tipos que existen son: Recibo,
factura de cliente o factura de proveedor. Habrá que elegir el que corresponda en cada
momento.
En la parte inferior de la ventana, están los botones que sirven para gestionar los
distintos apuntes que conformarán el asiento. También aparece el campo Plantilla que
sirve para introducir asientos automáticos y que veremos más adelante.
Primer asiento: Asiento simple sin IVA.
Parar empezar a trabajar, vamos a introducir el asiento de apertura del ejercicio
económico, el cuál consta de los siguientes datos:
Número: Campo automático
Fecha 01-01
ID Concepto:
Concepto: ASIENTO DE APERTURA
Documento:
Tipo de documento:
Partidas:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
216.1
MOBILIARIO
217.1
ORDENADOR
217.2
IMPRESORA LASER HP
3.1
EXISTENCIAS ABANICOS
3.2
EXISTENCIAS BOMBAY
3.3
EXISTENCIAS CARTAS
43.1
CLIENTES EUROS
43.2
REGALO
470.0
H.P.DEUDOR POR IVA A COMPENSAR
57.0
CAJA EUROS
572.1
BANCO ZARAGOZANO
DEBE
3.000,00
1.000,00
750,00
35.000,00
20.500,00
7.500,00
2.500,00
16.268,00
35.398,00
12.202,00
107.594,00
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HABER
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1.0
129.11
2816.1
2817.1
2817.2
400.1
400.2
400.3
400.4
465.0
4751000
4760000
CAPITAL SOCIAL
BENEFICIOS PP Y GG 2011
AMORT. ACUM. MOBILIARIO
AMORT. ACUM. ORDENADOR
LASER AMORT. ACUM.
PROVEEDORES EUROS
ABANICATE
ALMAYOR
ALYBEBIDAS
REMUNER. PENDIENTES PAGO
H.P. ACREED. RETEN. PRACTICADAS
ORG. SEGURIDAD SOCIAL ACREED.
24.000,00
12.198,00
3.000,00
1.000,00
380,00
26.623,00
59.830,00
14.602,00
61.217,00
15.793,00
15.090,00
7.979,00
Como puede observarse, la introducción de este tipo de asientos simples es muy
sencilla. Basta con introducir cada uno de los distintos conceptos en su campo
correspondiente.
Segundo asiento: Asiento con IVA.
No obstante, la introducción de asientos de hechos contables que devenguen IVA
resulta un poco más complejo. A continuación, seguiremos contabilizando la adquisición
de un ordenador portátil con fecha 21 de octubre mediante el siguiente asiento:
Número:
Fecha 21-10
ID Concepto: 04
Concepto: SU FACTURA Nº. 1.567/12
Documento:
Tipo de documento: Factura de proveedor
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
217.3
ORDENADOR PORTÁTIL
472.21
IVA SOPORTADO 21%
523.1
COMPONENTES INFORMATICOS, S.L.
523.1
COMPONENTES INFORMATICOS, S.L.
DEBE HABER
743,80
156,20
900,00
900,00
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572.1
C/C 345.892 B. CENTRAL H. 0049
900,00
Comenzaremos contabilizando el alta del ordenador en el inmovilizado de la empresa.
Nótese que como Tipo de documento hemos señalado Factura de Proveedor. Como
contrapartida hemos seleccionado la cuenta del proveedor del inmovilizado. De esta
manera, cuando consultemos el mayor de la compra del inmovilizado, sabremos con
quién realizamos la compra. Este campo es opcional, simplemente sirve para aportar
mayor información cuando se consulte el mayor de la cuenta en la que se realiza la
anotación.
A continuación, introducimos la partida IVA. Nótese que al introducir el código de
cualquier subcuenta de IVA, se abren los campos correspondientes al cuadro de IVA.
Esto sirve para que se introduzcan aquellos datos que son necesarios para la gestión
fiscal. Con ellos, AbanQ será capaz de:
1. Calcular el modelo de declaración trimestral de IVA 303.
2. Confeccionar el modelo de declaración de operaciones con terceros superior a
3.005,06€.
3. Confeccionar los libros registros de facturas emitidas y recibidas.
Por esta razón, es muy importante tener especial cuidado a la hora de introducir estos
datos. Es igualmente relevante introducir el CIF del proveedor, ya que no hemos creado
una ficha en la tabla de proveedores a Componentes Informáticos SA.
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En la ventana Modelo 303, se debe seleccionar [24-25] IVA Deducible por cuotas
soportadas en operaciones interiores con bienes de inversión.
Como hemos utilizado la subcuenta del proveedor de inmovilizado en la contrapartida,
AbanQ nos ofrece en la siguiente partida dicha subcuenta por defecto, de manera que
aprovechamos para completar la partida de dicho apunte. En este caso no hemos
especificado contrapartida alguna.
El asiento completo queda de la siguiente manera:
Aunque éste sería el asiento según la estructura tradicional, en la práctica suele resultar
más adecuado empezar contabilizando en primer lugar el apunte referente al proveedor,
a continuación el gasto y después el apunte de IVA.
Tercer asiento: Asientos con cuentas de varios.
Contabilizar con fecha 16 de octubre unas compras de material de oficina para uso
interno por importe de 300,10 € (IVA incl..), realizadas en la COPISTERIA ABC.
Suponemos que el pago se ha realizado por caja.
Número:
Fecha 16-10
ID Concepto:
Concepto:
Documento:
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Tipo de documento:
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
629.2
MATERIAL DE OFICINA
472.21
IVA SOPORTADO 21%
41.0
ACREEDORES EUROS
41.0
ACREEDORES EUROS
57.0
CAJA EUROS
DEBE HABER
247,93
52,07
300,00
300,00
300,00
En la ventana Modelo 303, se debe seleccionar [22-23] IVA Deducible por cuotas
soportadas en operaciones interiores con bienes corrientes.
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Al ser un asiento contabilizado en la cuenta de varios, activamos el campo: Excluir de
347, ya que este tipo de movimientos no debe aparecer en dicha declaración.
Cuarto asiento: Asiento con IVA Exento.
Con esa misma fecha se contabilizará el servicio recibido por un curso de formación
impartido por ACADEMIA PIRATÍN, S.L. por valor de 3.300,00 € (exento de IVA),
mediante su factura NÚMERO 325.10. Esta factura queda pendiente de pago:
Número:
Fecha 16-10
ID Concepto: 04
Concepto: SU FACTURA Nº. 325.10
Documento:
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Tipo de documento: Factura de proveedor
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
629.3
CURSOS RECIBIDOS
472.0
H.P. IVA EXENTO / NO DEDUCIBLE
41.3
ACREEDORES EUROS
DEBE
3.300,00
0,00
HABER
3.300,00
Cuando se debe registrar un asiento con una operación exenta de IVA o con IVA no
deducible, desde un punto de vista contable no es necesario realizar apunte alguno en la
cuenta de IVA, ya que éste no se devenga. Ahora bien, si pretendemos que AbanQ nos
facilite de forma correcta las declaraciones fiscales correspondientes, esto no se
realizase así, ya que al no utiliza cuanta de IVA no se recoge la información necesaria
para confeccionar el Modelo 347 ni los libros registro de IVA. Por esta razón, hay que
anotar un movimiento con IVA 0€ en una cuenta de IVA Soportado expresamente creada
para ello.
Para ello, lo primero que es necesario, es crear un tipo de IVA Exento, de forma similar a
como lo hicimos con el tipo 21% anteriormente.
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A continuación modificamos las subcuentas de IVA 472.0 y 477.0 (que ya están creadas)
para hacerlas corresponder con este nuevo tipo de IVA que estamos dando de alta:
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Y una vez todo listo, procedemos a dar de alta el asiento del curso recibido. Para ello,
introducimos de forma similar a la anterior los apuntes correspondientes al gasto
realizado y la deuda con el acreedor:
Y a continuación, contabilizamos el apunte en la cuenta de IVA Exento:
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En la ventana Modelo 303, se debe seleccionar [24-25] IVA Deducible por cuotas en
operaciones interiores con bienes de inversión. Al ser una cuota de 0€, no afectará a
esta declaración.
El asiento completo quedaría así:
El mismo tratamiento debe recibir el IVA no deducible.
Introducción de asientos en la contabilidad de forma automática.
Área Financiera>Principal/Financiera
Como hemos comentado con anterioridad, es posible introducir asientos en el diario de
forma automática. La introducción de asientos en el diario de la contabilidad podía
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suponer el 80% del tiempo dedicado al proceso contable en una empresa. Aunque este
tiempo haya disminuido, en gran parte, gracias a la integración entre distintas áreas de
la empresa mediante el uso de un ERP y la generación automática de asientos desde
sus distintos módulos; sigue existiendo la necesidad de introducir manualmente asientos
en la contabilidad. Es necesario hacer más ágil, fiable y segura la creación de asientos
en la contabilidad y por ello se han creado las plantillas de asientos.
Las plantillas de asientos son asistentes que sirven para dar de alta apuntes contables
de forma automatizada en la contabilidad de la empresa. Estos asientos ya
predeterminados se conocen por diversos nombres como asientos tipo, predefinidos,
automáticos, modelos, máscaras, patrones o plantillas de asientos, en función del
programa que se esté utilizando. En AbanQ se denominan “Asientos predefinidos”.
El uso de estos asistentes tiene varias ventajas importantes, las cuales enumeramos a
continuación:
•
•
•
•
Permite registrar hechos contables sin tener conocimientos de contabilidad. Si
programamos el proceso de introducción de apuntes convenientemente, o sea,
separando los documentos que originen los asientos por conceptos: ventas,
nóminas, etc. es posible que un usuario sin conocimientos contables se encargue
de dar entrada a estos documentos.
Evita errores en la introducción de apuntes. Debido a que reduce la participación
del factor humano en su elaboración.
Agiliza la entrada de asientos repetitivos. Se reduce al mínimo el proceso de
captura de apuntes y por ello será más rápido.
Incrementa la productividad del Sistema de Información Contable. Las tres
ventajas anteriores suponen que el coste operativo de llevar la contabilidad
disminuye; disminución que será mayor cuanto más elevado sea el número de
apuntes repetitivos y el número de contabilidades gestionadas con el programa.
La predefinición de asientos es una prestación ya incorporada a la mayoría de los
programas de gestión contable. Estos asientos programados por el usuario para su
utilización durante la introducción de apuntes permite que el operador seleccione el
asistente que responda al hecho contable que va a reflejar y luego sólo ha de completar
algunos datos, si fuera necesario.
La incorporación de estos asistentes de asientos en AbanQ se hizo en la versión 2.1 del
módulo de contabilidad. No viene creado al instalar el software ninguna plantilla de
asiento, en este apartado vamos a aprender a dar de alta este tipo de asientos para su
posterior uso en la contabilidad de la empresa.
Comencemos dirigiéndonos al módulo Financiera – Principal del programa. En la
ventana del módulo debemos pulsar la opción del menú Financiera – Opciones de diario
– Asientos predefinidos:
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En la nueva ventana abierta, se puede observar una tabla con tres campos: Código
asignado al asiento tipo, Descripción del mismo y un tercer campo llamado Concatenar
con que si contiene el código de otra plantilla de asiento, servirá para comenzar ese
nuevo predefinido al terminar de dar de alta el asiento en curso.
Para la creación de un asiento predefinido es necesario tener muy claro el resultado que
se espera del mismo, por ello es necesario en primer lugar realizar el asiento contable
en un papel con la idea de sacar un esquema o boceto que nos guíe luego para su
creación.
Vamos a recrear el apunte contable a que daría lugar el alquiler del local donde se ubica
la empresa; el IVA soportado por este alquiler sería del 21% del total. Veamos el asiento
tal como se introduciría en la contabilidad, una partida del asiento en cada fila de la
tabla:
Número:
Fecha 16-10
ID Concepto:
Concepto:
Documento:
Tipo de documento: Factura de proveedor
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
4100000005 INMOBILIARIA DEL SUR
6210000001 ALQUILER LOCAL COMERCIAL
4720000021 H.P. IVA SOPORTADO 21%
DEBE
HABER
968,00
800,00
168,00
Nota: La Fundación Sur cumple los requisitos para estar exenta de hacerle la retención
de IRPF.
A la hora de crear el boceto de un asiento debemos hacernos algunas preguntas sobre
lo que queremos conseguir, así nos fijaremos en varios puntos:
●
Subcuenta: ¿Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar?
Por ejemplo en un asiento de nóminas, la subcuenta de sueldos y salarios puede
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●
ser distinta para cada empleado (640.1, 640.2, ...) o bien usar siempre la
subcuenta general 640.0. En nuestro caso utilizaremos siempre una misma
subcuenta para el acreedor y dueño del local.
Importe: ¿Los importes respectivos guardan una relación permanente entre
ellos?, ¿son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se pueden
hallar los demás con una fórmula?, En el caso actual son siempre los mismos, ya
que todos los meses pagamos la misma cantidad en concepto de alquiler, es el
caso más fácil y por ello lo utilizamos en nuestro primer asiento predefinido.
Para definir mejor el asiento predefinido, es necesario conocer los distintos tipos de
datos que se pueden utilizar en su creación (al final de este manual tienen un resumen
de los pasos a seguir para elegir la mejor opción de cada apartado existente en las
partidas del predefinido):
Subcuenta
Establecer: Se saben todos los dígitos de la subcuenta, 430.1
Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable
Pedir: Faltan algunos dígitos (ej: no sé el cliente exacto: 430)
Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable
Definida: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir,
que deberá haber sido creada antes.
Importe
Pedir: El importe debe ser introducido al crear el asiento
Definir sirve para guardar el importe en una variable
Calcular: Para introducir una cantidad fija o bien una fórmula utilizando una
variable creada antes.
Cuadrar: Se calculará sola la cantidad que saldará el asiento
Concepto
Establecer: Si el texto será permanente y completo
Pedir: Se podrá completar su contenido al crear el asiento.
Último: Se usará el mismo concepto de la partida anterior
Definido: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir,
que deberá haber sido creada antes.
Documento
Establecer: Si el texto será permanente y completo
Pedir: Se podrá completar su contenido al crear el asiento.
Último: Se usará el mismo contenido de la partida anterior
Factura
Pedir: Al crease el asiento, se pedirá el número de factura.
No pedir: No se pedirá el número al crearse el asiento.
Base
Imponible
Pedir: Se pedirá el neto de la factura. No usar.
Calcular: Fórmula para hallar gasto o ingreso del asiento.
Contrapartida
Establecer: Se saben todos los dígitos de la subcuenta, 430.1
Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable
Pedir: Faltan algunos dígitos (ej: no sé el cliente exacto: 430)
Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable
Definida: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir,
que deberá haber sido creada antes.
Una vez leída la tabla anterior, y en referencia al asiento predefinido que estamos
creando, resaltemos dos aspectos importantes:
●
●
En todos los asientos predefinidos donde aparezca alguna subcuenta de
IVA, la partida del IVA será forzosamente de tipo establecer y el código de
subcuenta será el que corresponda al porcentaje de IVA utilizado en la
factura. En la partida de IVA es obligatorio rellenar el campo contrapartida
con el código de subcuenta del sujeto pasivo del impuesto, es decir, la
subcuenta del cliente, proveedor o acreedor al que se refiere el asiento.
Siempre hay que cuadrar una de las partidas de forma automática, para evitar
cualquier error en los cálculos o problemas derivados de redondeos con las cifras,
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de esta forma nos aseguramos que el asiento nunca quede descuadrado. Las
fórmulas, aunque sean correctas, pueden dar lugar a decimales que se
redondean a dos dígitos, según la moneda utilizada, por ello uno de los valores
debe ser directamente el valor que cuadre al asiento.
Con esta nueva información podemos escribir el boceto del asiento tipo:
Tipo
Nº orden
●
●
●
Establecer
Pedir
Definida ®
Subcuenta
●
●
●
●
Establecer
Pedir
Último
Definido ®
Concepto
•
•
•
Pedir
Calcular
Cuadrar
•
•
•
Establecer
Pedir
Definida ®
Importe
D/H
1
Establecer: 410.5
Definir: Acrdor
Establecer:
Alquiler local
H
2
Establecer: 621.1
Último
D
3
Establecer: 472.21
Último
D
Valor
Calcular:
968,00 €
Calcular:
800,00 €
Cuadrar
Contrapartida
Definida: Acrdor
Fijaos en los textos en negrita, Acrdor es una variable creada ad hoc donde
guardaremos la subcuenta del acreedor, esta variable podrá usarse en las siguientes
partidas como por ejemplo para introducir la contrapartida del IVA. La palabra Último
sirve para que el programa copie la información anterior mientras que Cuadrar se utiliza
para calcular el importe que deja el asiento cerrado con saldo cero. Continuamos con el
alta del predefinido.
Respecto a los nombres de variables utilizadas, por ejemplo Acrdor, es necesario
resaltar tienen un límite de 6 caracteres alfanuméricos, no deben incluir espacios ni
símbolos extraños al alfabeto inglés, así como tampoco deben empezar por un carácter
numérico.
Alta de un nuevo asiento predefinido
El primer paso puede ser comprobar que existan las subcuentas que vamos a utilizar en
nuestro asiento: 410.5 Fundación Sur, 621.0 Arrendamientos y 472.21 IVA soportado al
21%. De estas subcuentas tendremos que crear la de Fundación Sur porque no existe,
y si no lo hacemos el programa nos avisará cuando utilicemos el predefinido. Vamos, en
el módulo principal del área financiera, al menú P.G.C. - Subcuentas o pulsen las teclas
Control y S asociadas a esa opción:
A continuación pulsamos el botón Insertar nuevo registro (
sobre el acreedor Fundación Sur:
) e introducimos los datos
Cuenta: 410
Código: 410.5
Descripción: Fundación Sur
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Nota: Los botones de las ventanas han cambiado
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En realidad, el alta de asientos correspondientes a cualquier cliente, proveedor o
acreedor de la empresa debe hacerse en el área de facturación, para así poder
introducir datos como el D.N.I. o el N.I.F. como exige la normativa. En ese caso
abriríamos una nueva ficha de proveedor en el área principal de facturación, teniendo el
cuidado de modificar la subcuenta en la pestaña contabilidad escribiendo el código 410.5
en el recuadro oportuno.
Tras aceptar los datos de alta de Fundación Sur volvemos a la ventana de asientos
predefinidos. En ella el botón insertar registro (
cumplimentaremos con los siguientes datos:
) abrirá una ventana que
Código: Alqloc
Descripción: Alquiler del local
Añadamos la primera partida a la plantilla de asientos, para ello pulsen el botón de
insertar registro en el marco Partidas de la plantilla. Y rellenen los diferentes campos con
la información aparecida en nuestro boceto de predefinido:
Tipo:
Nº orden
●
●
●
Establecer
Pedir
Definida ®
Subcuenta
●
●
●
●
Establecer
Pedir
Último
Definido ®
Concepto
•
•
•
Pedir
Calcular
Cuadrar
•
•
•
Establecer
Pedir
Definida ®
Importe
D/H
1
Establecer: 410.5
Definir: Acrdor
Establecer:
Alquiler local
H
2
Establecer: 621.1
Último
D
3
Establecer: 472.21
Último
D
Valor
Calcular:
968,00 €
Calcular:
800,00 €
Cuadrar
Contrapartida
Definida: Acrdor
Para la primera partida los campos a rellenar serían los siguientes:
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Plantilla de asiento
Nº de Orden: 1
Datos principales
Haber
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 410.5, Definir Acrdor
Importe: Tipo Calcular, Valor 968,00
Concepto: Tipo Establecer, Valor Alquiler local
Documento: Tipo Establecer, Origen Recibo
En la siguiente imagen pueden observar cómo quedaría la primera partida:
Antes de seguir hay que resaltar dos puntos que no han sido comentados, por un lado
tenemos un campo llamado Nº de orden, éste guarda el orden de ejecución de las
distintas partidas del asiento y por defecto se ordenan de forma consecutiva y creciente.
Otro aspecto a resaltar es la asignación de un nombre de variable (Acrdor) a la
subcuenta de acreedores utilizada, esto es necesario para poder especificar el sujeto
pasivo cuando lleguemos a la partida correspondiente al IVA; aunque en este caso, al
ser siempre la misma subcuenta, se podría obviar y escribir de nuevo el código de
subcuenta en la contrapartida.
Para trabajar con la siguiente partida debemos pulsar bien el botón de aceptar y
continuar (
) o la tecla F9 asociada al mismo. Los datos serían:
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Plantilla de asiento
Nº de Orden: 2
Datos principales
Debe (elegirlo aunque parezca ya activado)
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 621.1
Importe: Tipo Calcular, Valor 800,00
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
Pulsar de nuevo el botón (
) o la tecla F9 y continuar con la partida de IVA:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 3
Datos principales
Debe (elegirlo aunque parezca ya activado)
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 472.21
Importe: Tipo Cuadrar
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
IVA
Base Imponible: Tipo Calcular, Valor 800,00
Contrapartida
Contrapartida: Tipo Definida, Definir Acrdor
La ventana quedaría así:
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No es necesario acordarse del nombre exacto del campo Definir, pulsando el botón de
su derecha el programa recuerda los nombres utilizados para este tipo de campo (código
de subcuenta) en las partidas anteriores.
Debemos resaltar el uso del mismo importe para Base Imponible que para el importe de
la subcuenta de gasto en la partida anterior, este punto lo trataremos de nuevo con el
próximo predefinido. Es importante ahora que observen la Contrapartida de la partida de
IVA, la legislación vigente obliga a informar en la contrapartida del Sujeto Pasivo
(persona física o jurídica prestadora o destinataria de la operación gravada por el
impuesto), por ello es necesario introducir de nuevo la subcuenta del acreedor,
proveedor o del cliente, según sea la operación contabilizada. En esta caso concreto, al
ser una subcuenta fija la del acreedor, podríamos haber elegido directamente el tipo de
contrapartida Establecer y escrito como valor 410.5 de nuevo.
Al pulsar el botón aceptar (
) o la tecla asociada F10, verán de nuevo la ventana del
asiento predefinido, pulsar de nuevo aceptar para finalizar el alta del asiento predefinido.
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Una vez terminada el alta es el momento de comprobar si funciona.
Uso de un asiento predefinido
La creación de asientos, tanto manualmente como usando predefinidos, se realiza en la
ventana abierta con la opción del menú Financiera – Opciones del diario – Asientos o
pulsando la combinación de teclas Control y A asociada a dicha opción.
Si en la ventana abierta comprueban la existencia de varios asientos, son asientos
generados automáticamente desde otros módulos como el de Facturación. Pero hay
numerosos hechos contables que deberán ser recogidos directamente, vamos a
contabilizar el pago del alquiler del local para el mes de diciembre con el predefinido
creado en el apartado anterior.
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Pulsar el botón de insertar registro y en la ventana de Insertar Asientos verán como se
calcula el número de asiento de forma automática, la fecha debemos establecerla en el
28 de diciembre y el asiento predefinido a seleccionar con el botón plantilla será Alqloc:
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Pulsen el botón de ejecución del asiento predefinido
completo es generado de forma automática:
y vean como el asiento
Hasta aquí hemos visto la forma más sencilla de generar un predefinido. Veamos otras
posibilidades en el siguiente punto.
Predefinido para la compra de suministro de combustible
Igual que antes, debemos crear un boceto del asiento, vamos a pensar en el asiento que
representa el hecho contable producido por la compra de combustible:
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Número:
Fecha
ID Concepto:
Concepto: 04
Documento: SU FACTURA Nº.
Tipo de documento: Factura de proveedor
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
410000000X
6280000000 SUMINISTROS LOCAL COMERCIAL
4720000021 H.P. IVA SOPORTADO 21%
DEBE
HABER
1.210,00
1.000,00
210,00
Antes de terminar de crear el boceto de este asiento debemos hacernos siempre estas
preguntas:
Subcuenta: ¿Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar? La
subcuenta de Acreedor va a variar cada vez que compremos combustible, ya que
normalmente acudiremos a distintas estaciones de servicio, por eso le hemos
puesto una X a la subcuenta.
Importe: ¿Los importes respectivos guardan una relación permanente entre ellos?
Sí. ¿Son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se pueden hallar
los demás con una fórmula? Pues sí, sabes que el total de la factura es igual a la
suma del gasto más el IVA. Hay que pedir el total de la factura y calcular mediante
fórmulas el resto de valores. Para comprobar la fórmula una vez realizada, hemos
pensado en unos valores fáciles de calcular (total de 1.210,00 €, gasto de
1.000,00 € e IVA de 210,00 €), pero éstos cambiarían para cada asiento creado.
Por último el concepto también debe variar en cada uso del asiento para introducir
el número de factura de la compra. Es muy común introducir el número de factura
como parte del concepto de las partidas.
Con todo ello el boceto del asiento predefinido quedaría así:
Tipo:
Nº orden
●
●
●
Establecer
Pedir
Definida ®
Subcuenta
●
●
●
●
Establecer
Pedir
Último
Definido ®
Concepto
•
•
•
Pedir
Calcular
Cuadrar
•
•
•
Establecer
Pedir
Definida ®
Importe
D/H
1
Pedir: 410
Definir: Acrdor
Pedir:
Carburante
H
2
Establecer: 628.0
Último
D
3
Establecer: 472.21
Último
D
Valor
Pedir, Definir:
Total
Calcular:
Total/1.21
Cuadrar
Contrapartida
Definida: Acrdor
La explicación a los cambios realizados los exponemos a continuación: En nuestro caso
vamos a crear una variable para el acreedor del carburante (Acrdor) utilizando para ello
el campo Definir, y así luego podremos utilizarla como contrapartida del IVA soportado.
También hemos creado otra variable (Total) para el montante de la factura recibida, esta
variable nos va a servir para calcular otros importes, como por ejemplo el
correspondiente a la subcuenta de gasto. El importe del gasto intuimos que es posible
calcularlo mediante una fórmula, calcularla en otros tipos de asientos puede ser un
proceso más o menos complicado, en este caso hemos seguido el siguiente
razonamiento:
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Neto + 21% del Neto de IVA = Total de la factura
Neto + Neto*0.21 = Total
Neto * (1+0.21) = Total
Neto*1.21 = Total
Neto = Total/1.21
Neto es el Debe de la partida de gasto de Suministros.
Vamos a crear el predefinido correspondiente, los datos iniciales son:
Código: Sumcom
Descripción: Compra de suministro combustible
Y los datos de la primera partida serán:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 1
Datos principales
Haber
Subcuenta: Tipo Pedir, Valor 410, Definir Acrdor
Importe: Tipo Pedir, Definir Total
Concepto: Tipo Pedir, Valor Fra. Carburante:
Documento: Tipo Establecer, Origen Recibo
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La segunda partida contendrá la siguiente información:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 2
Datos principales
Debe (elegirlo aunque parezca ya activado)
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 628.0
Importe: Tipo Calcular, Valor Total/1.21
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
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Recuerden que, en el campo Valor del Importe, podemos pulsar el botón a la derecha de
Definir para que el programa recuerde el nombre de variable dada en el formulario de la
partida anterior: Total, y luego completar escribiendo /1.21 para calcular el importe neto
sin IVA.
La tercera partida es la correspondiente al IVA soportado y en ella se debe prestar
atención a la Base Imponible y a la contrapartida, ambos datos son automatizados
gracias al uso de variables, hagan pruebas con ellas para comprender mejor sus
posibilidades. La información será la siguiente:
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Tlf: 954 55 76 24 -- Fax: 954 55 75 70
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Plantilla de asiento
Nº de Orden: 3
Datos principales
Debe (elegirlo aunque parezca ya activado)
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 472.21
Importe: Tipo Cuadrar
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
IVA
Base Imponible: Tipo Calcular, Valor Total/1.21
Contrapartida
Contrapartida: Tipo Definida, Definir Acrdor
Respecto a la fórmula utilizada para la Base Imponible volvemos a resaltar que siempre
que una cantidad pueda ser calculada a partir de las demás, se utilizará la fórmula
que consiga el resultado correcto (con la excepción del uso de Cuadrar la partida). En
este caso se trata de repetir la fórmula para hallar el importe neto del gasto en
combustible, ya calculado en la partida anterior.
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Tanto en el campo Base Imponible, como en la Contrapartida, podemos usar el botón a
la derecha de Definir para que el programa recuerde el nombre de las variables
utilizadas: Total y Acrdor.
Finalmente, la plantilla del asiento quedaría así:
Probad el asiento con la compra el 29 de diciembre de carburante a Repsol YPF
(subcuenta 410.6 que habrá que crear, directamente o mediante alta de ficha
proveedores en la facturación) por un importe total de 2.420,00 €.
Predefinido para contabilizar las nóminas
Vamos a crear un predefinido para la contabilización del pago de las nóminas de los
trabajadores, este tipo de asiento es algo más complicado, y podría hacerse
automáticamente si se dispusiera de un módulo de Recursos Humanos; la dificultad de
estos asientos se debe a las continuas variaciones que las nóminas de los trabajadores
sufren durante el ejercicio, donde las desgravaciones aplicables dependen también de
situaciones personales variables como tener un hijo, subir de categoría, etc.
El asiento por la entrega de las nóminas podría ser realizado una vez por cada
empleado o bien se podrían recoger todos los pagos en un único asiento con las
cantidades conjuntas, vamos a hacerlo de forma agrupada:
Número:
Fecha
ID Concepto: 02
Concepto: NÓMINAS DEL MES
Documento:
Tipo de documento:
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
6400000000 SUELDOS Y SALARIOS
DEBE
Bruto
HABER
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4760000000 ORG. DE LA SEG. SOCIAL ACREED.
4751000000 H.P. ACREED. RETENC. PRACTIC.
4650000000 REMUNERACIONES PTES. PAGO
Cuota obrera
Retención
Líquido
Volvemos a hacernos las preguntas de rigor:
Subcuenta: ¿Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar? En
este caso, al contabilizar de forma agrupada todas las nóminas, los códigos de
subcuenta utilizados son siempre los mismos.
Importe: ¿Los importes respectivos guardan una relación permanente entre ellos?
Aunque guardan una relación, no es permanente. La Seguridad Social (SS) y la
retención por el impuesto de la renta (IRPF) son porcentajes del importe bruto de
la nómina, pero esos porcentajes cambian entre los trabajadores según el sueldo
o el contrato (progresividad del impuesto) e incluso en el mismo ejercicio para un
trabajador concreto, por razones familiares (nacimiento de hijos) o por
contractuales (renovación de contrato), entre otras.
Más de importes: ¿Son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se
pueden hallar los demás con una fórmula? No, ni son siempre los mismos
importes, ni pueden hallarse directamente con una simple fórmula ya que cada
nómina es calculada aplicando porcentajes diferentes.
Concepto: ¿Cual va a ser el concepto de las partidas? El concepto servirá para
introducir el mes de pago de las nóminas, podría introducirse el código del
documento de nómina o de seguridad social de cada trabajador si se
contabilizaran las nóminas individualmente.
Y el boceto de asiento predefinido quedaría así:
Tipo:
Nº orden
1
2
3
4
●
●
●
Establecer
Pedir
Definida ®
Subcuenta
Establecer: 640.0
Establecer: 476.0
Establecer: 4751.0
Establecer: 465.0
●
●
●
●
Establecer
Pedir
Último
Definido ®
Concepto
Establecer: 02
Último
Último
Último
•
•
•
Pedir
Calcular
Cuadrar
•
•
•
Establecer
Pedir
Definida ®
Importe
D/H
D
H
H
H
Valor
Pedir
Pedir
Pedir
Cuadrar
Contrapartida
Mientras que en el primer asiento predefinido que realizamos, el de alquileres, todos los
importes estaban preestablecidos; y en la segunda plantilla de asiento, el de compra de
carburante, todos los importes podían calcularse a partir del primero. Es curioso este
tercer tipo, no es posible calcular ninguno de los importes de las partidas a partir de
ninguna de las demás, como mucho la última partida podrá simplemente cuadrar el
asiento.
Con la información suministrada vamos a crear el nuevo asiento predefinido, es
importante notar que no está permitido usar en el código caracteres Especiales, por
ejemplo las tildes o la Ñ:
Código: nomina
Descripción: Pago de nóminas del mes
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Los datos de la primera partida serán los correspondientes a Sueldos y Salarios:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 1
Datos principales
Debe
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 640.0
Importe: Tipo Pedir
Concepto: Tipo Pedir, Valor Nóminas mes:
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La segunda partida contendrá la información sobre la cuota de los trabajadores a la
Seguridad Social:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 2
Datos principales
Haber
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 476.0
Importe: Tipo Pedir
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
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La tercera partida es la correspondiente a las retenciones por el Impuesto sobre la Renta
de las Personas Físicas (IRPF):
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 3
Datos principales
Haber
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 4751.0
Importe: Tipo Pedir
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
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La última partida representa el sueldo neto de los trabajadores, que se obtiene por
diferencia del resto de partidas y será contabilizado en la subcuenta 465.0
Remuneraciones pendientes de pago a la espera de que los trabajadores pasen por caja
a retirar su dinero:
Plantilla de asiento
Nº de Orden: 4
Datos principales
Haber
Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 465.0
Importe: Tipo Cuadrar
Concepto: Tipo Último
Documento: Tipo Último
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La plantilla quedaría como se muestra en la imagen:
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Comprobar el resultado con las nóminas del mes de diciembre, la fecha del asiento será
el 30 de diciembre y el importe total de las nóminas serán 21.568,78 €, las cuotas de la
Seguridad Social a cargo de los trabajadores sumarían 6.958,24 € en total y las
retenciones por IRPF serían 1.590,85€. El asiento debería quedar así:
Número:
Fecha
ID Concepto: 02
Concepto: NÓMINAS DEL MES
Documento:
Tipo de documento:
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
6400000000 SUELDOS Y SALARIOS
4760000000 ORG. DE LA SEG. SOCIAL ACREED.
4751000000 H.P. ACREED. RETENC. PRACTIC.
4650000000 REMUNERACIONES PTES. PAGO
DEBE
21.568,78
HABER
6.958,24
1.590,85
13.019,69
Resumen
Pasos a seguir para crear un asiento predefinido o una plantilla de asiento:
1.- Leer el enunciado y escribir en un papel el asiento contable con los datos disponibles:
Apuntar para cada partida:
A-Debe o Haber.
B-Subcuenta con algunos (PEDIR) o todos (ESTABLECER) los dígitos.
C-Importe conocido (CALCULAR) o desconocido (posible CALCULAR usando
una fórmula o PEDIR al usuario.
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D-Concepto explícito o no se dice nada al respecto (en general usar PEDIR para
que el usuario escriba un número de factura u otro identificador del documento
relacionado.
E-Si la subcuenta es de IVA Soportado o IVA Repercutido, habrá que completar
el cuadro IVA (si no está activado, mirar que la subcuenta contable exista y
tenga asignado un tipo de IVA en la pestaña “Otros datos”.
F-Contrapartida: Si se activa E, hay obligación de completar la contrapartida, en
otro caso se puede usar para dar mayor información en el libro mayor de cada
subcuenta.
Esta información debe verse para cada partida o línea con subcuenta del asiento.
2.- Crear el asiento predefinido, escribiendo un código (caracteres del alfabeto inglés, sin
eñes ni vocales acentuadas). Luego pulsar el botón para insertar la primera partida.
3.- Creación de cada partida: Comenzar por la partida de la cual tengamos más
posibilidades de conocer el importe cuando creemos un asiento real: Ya sea porque se
especifique en el mismo enunciado del predefinido o conozcamos el importe cuando
hagamos el asiento en el libro diario (el precio total, el precio sin IVA, el sueldo bruto,
etc.)
3.A) Marcar la opción de Debe o de Haber según corresponda. Aunque salga
marcada una opción, volver a elegirla para asegurar que queda marcada la
correcta.
3.B) Para la subcuenta:
¿Se ha usado la subcuenta anteriormente en otra partida (seguramente en la
contrapartida)?
Ruta 3.B.Sí: En la otra partida debieron escribir una palabra en el campo Definir
de la contrapartida. En esta ocasión elijan Tipo: Definida y vuelvan a escribir la
misma palabra en el campo Definir (pueden pulsar el botón de la derecha para
que el programa recuerde las palabras memorizadas). Fin.
Ruta 3.B.No: ¿Tiene todos los dígitos de la subcuenta? (si tiene el código de
subcuenta facilitado un punto o bien tiene más de 4 dígitos y coincide su número
con los dígitos usados. Si no saben cuantos dígitos se usan estime que serán de 7
a 12 normalmente. Si la partida es de IVA, se entiende que se tienen todos los
dígitos en función de tipo de IVA usado, por ejemplo si es del 21% para una
compra la subcuenta sería la 472.21 de IVA soportado, y si es una venta sería la
477.21 de IVA repercutido).
Ruta 3.B.No.Sí: Tipo Establecer, Valor el código de subcuenta facilitado, Definir:
Si la subcuenta va a ser usada en otra partida (por ejemplo como contrapartida del
IVA), entonces escriba una palabra que describa a la subcuenta (de 6 caracteres
como máximo y sin Espacios, ni eñes, ni acentos). Fin.
Ruta 3.B.No.No: Tipo Pedir, Valor con los dígitos de la subcuenta que se hayan
facilitado, Definir: Exactamente igual a lo explicado en la ruta 3.B.No.Sí anterior.
Fin.
3.C) Importe:
¿Es la última partida del asiento?
Ruta 3.C.Sí: Tipo Cuadrar. Fin.
Ruta 3.C.No. ¿Se da un importe en euros?
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Ruta 3.C.No.Sí: Tipo Calcular, Valor el importe numérico, Definir: Escriba una
palabra que describa el importe (de 6 caracteres como máximo y sin Espacios, ni
eñes, ni acentos, ejemplos serían Total, Neto, Bruto, Base, BI, ...). Fin.
Ruta 3.C.No.No: ¿Se puede calcular el importe en función de un importe utilizado
en una partida anterior dentro de este mismo asiento predefinido?
Ruta 3.C.No.No.Sí: Tipo Calcular, Valor una fórmula que tenga como resultado el
importe correcto, para realizar dicha fórmula habrá que usar como variable la
palabra escrita en el campo Definir del importe de la partida anterior. Definir:
Escriba una palabra que describa el importe (de 6 caracteres como máximo y sin
Espacios, ni eñes, ni acentos, ejemplos serían Total, Neto, Bruto, Base, BI, ...),
esta palabra o nueva variable se podría usar para calcular otros importes
posteriores mediante una fórmula. Fin.
Ruta 3.C.No.No.No: Tipo Pedir, Valor no se rellena, Definir: Exactamente como
se explica en la respuesta anterior del Sí. Fin.
3.D) Concepto:
3.D.a) ¿Se dice expresamente en el enunciado qué hay que poner en el
concepto?
Ruta 3.D.a.No: Utilicen de concepto uno que pida la identificación del documento
físico que da lugar al asiento, ejemplos “Nº Factura:”, “Nº de documento:”, y sigan
como si le hubieran especificado el concepto. Si no hubiera ningún documento
pues inventen algún texto que describa al asiento completo (no a la subcuenta de
la partida), también pueden pedir el mes del hecho contable o algo parecido
(Nóminas del mes:).
Ruta 3.D.a.No.parte2) ¿El concepto necesita algún dato en el momento de crear
un asiento real? Ejemplo un número de factura o documento, o el nombre del
mes, etc.
Ruta 3.D.a.No.parte2.Sí: Tipo Pedir, Valor un texto que pida el dato que falte.
Continua en 3.D.b.
Ruta 3.D.a.No.parte2.No: Tipo Establecer, Valor el texto. Continua en 3.D.b.
Ruta 3.D.a.Sí: Apliquen el apartado anterior (ruta 3.D.a.No.parte2).
3.D.b) ¿Se va a usar el mismo concepto en todas las partidas?
Ruta 3.D.b.Sí: Si no es la primera partida, elijan Tipo Último. Fin.
Ruta 3.D.b.No: Apliquen la pregunta 3.D.a. a cada partida del asiento predefinido.
Fin.
3.E) IVA
En este caso en el apartado 3.B es obligatorio usar Establecer y la subcuenta
exacta del IVA como se explica en la ruta 3.B.No. Con ello se habrá activado el
cuadro de IVA.
Campo Factura: No pedir. Se podría pedir, pero ya hemos preguntado esta
información en el concepto del asiento (Su factura:).
Base Imponible: Tipo Calcular, Base imponible: Fórmula a partir de algún importe
anterior (usar las variables memorizadas con el campo Definir de ese importe,
ejemplo: Total/1.21 ó simplemente Neto).
3.F) Contrapartida
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Si la subcuenta de esta partida era de IVA (472.X o 477.X), la contrapartida debe
ser la subcuenta correspondiente al sujeto pasivo (la persona física o jurídica con
la que realizamos el intercambio de la compra o la venta).
¿Ha sido esta subcuenta ya usada en otra partida anterior?
Ruta 3.F.Sí: Tipo Definida, Definir: Copiar la palabra usada en el campo Definir de
la subcuenta del sujeto pasivo (pulsando el botón más a la derecha aparecen las
palabras memorizadas). Fin.
Ruta 3.F.No: ¿Tiene todos los dígitos de la subcuenta? (si tiene el código de
subcuenta facilitado un punto o bien tiene más de 4 dígitos y coincide su número
con los dígitos usados por la contabilidad. Si no saben cuántos dígitos se usan
estime que serán de 7 a 12 normalmente.)
Ruta 3.F.No.Sí: Tipo Establecer, Valor el código de subcuenta facilitado, Definir:
Escriba una palabra que describa a la subcuenta (de 6 caracteres como máximo y
sin Espacios, ni eñes, ni acentos). Fin.
Ruta 3.F.No.No: Tipo Pedir, Valor con los dígitos de la subcuenta que se hayan
facilitado, Definir: Exactamente como se explica en la respuesta anterior (ruta
3.F.No.Sí). Fin.
Consultas y otros procesos
Ejercicios a realizar:
1.- Se desean localizar los apuntes contables existentes cuyo importe sea de 900,00 €.
Para ello, basta con seleccionar Importe en el campo Buscar e introducir el importe
deseado:
2.- Se desea visualizar el mayor del cliente REGALO, SL.
Para ello es necesario acudir al Menú Cuadro de Cuentas y entrar en la opción
subcuentas. Una vez allí se busca la cuenta deseada y se selecciona Libro Mayor.
AbanQ mostrará en una ventana independiente el mayor de la subcuenta seleccionada.
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Los listados de Mayor también se pueden obtener de la opción Libro Mayor del menú
Listados del Módulo Principal del área Financiera creando un listado en la misma.
En el ejemplo, hemos creado un listado de mayor de todas las cuentas para el ejercicio
2012. Cada vez que se ejecute, listará todas las cuentas de mayor con los movimientos
regitrados en la contabilidad del 2012.
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3.- Además se quiere modificar el asiento de las nóminas, ya que se contabilizaron
erróneamente. El asiento correcto es el que mostramos a continuación:
Número:
Fecha
ID Concepto: 02
Concepto: NÓMINAS DEL MES
Documento:
Tipo de documento:
Partidas:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
6400000000 SUELDOS Y SALARIOS
4760000000 ORG. DE LA SEG. SOCIAL ACREED.
4751000000 H.P. ACREED. RETENC. PRACTIC.
4650000000 REMUNERACIONES PTES. PAGO
DEBE
21.568,87
HABER
6.958,24
1.590,85
13.019,78
4.- Modificar la fecha del asiento que contabiliza el curso recibido por importe de
3.300,00 € pasándolo al mes siguiente.
5.- Listar por pantalla los asientos correspondientes al mes de febrero. En este caso,
vamos a crear un listado específico para este informe. Para ello, nos situamos en el
Módulo Informes del Área Financiera y allí seleccionamos Listados -- Libro Diario.
Una vez allí, añadimos un tipo de listado y rellenamos los datos que deseamos que
aparezcan en el listado. En nuestro caso, le denominaremos Listado octubre,
incluiremos los datos del IVA en el mismo y no lo deseamos agrupado por meses.
Seleccionamos el ejercicio del que queremos extraer los datos y el rango de fechas que
nos interesan: del 1 al 31de octubre y activamos los campos oportunos
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Con ello, obtenemos el siguiente listado:
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PROCESO DE CIERRE TRIMESTRAL DEL IVA.
Para comenzar el cierre trimestral del IVA, se deben obtener en primer lugar los libros
registros de facturas emitidas y de facturas recibidas provisionales del trimestre. Para
ello, acudimos al Módulo Informes del Área Financiera y accedemos a la opción
Facturas Recibidas del Menú IVA y creamos un listado del libro:
Quedando de la siguiente manera:
Para obtener el listado no hay más que hacer clic en el botón Listar Tabla y se obtiene la
siguiente imagen.
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Se repite a continuación la operación para las facturas emitidas, obteniendo otro listado
similar.
A continuación es necesario obtener el modelo 303 de declaración trimestral del IVA.
Para ello, acudimos al Módulo Modelos del Área Financiera y desde allí en el menú
Modelos seleccionamos el 303 y creamos un nuevo modelo.
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Una vez seleccionado el trimestre correspondiente y comprobadas las fechas a tener en
cuenta para calcular la declaración es necesario hacer clic en el botón “Calcular datos”
situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Tras ello, AbanQ calcula
automáticamente los datos de la declaración los cuales deben cuadrar con los listados
de facturas anteriormente obtenidos. En caso de descuadre habrá que parar el proceso
de cierre trimestral y buscar el error. Para esta tarea es especialmente útil el desglose de
las subcuentas de IVA por tipos impositivos y naturalezas.
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Nótese que hay campos en los que el usuario tiene que introducir datos, como por
ejemplo el importe a compensar de trimestres anteriores, el campo sin actividad, la fecha
de obtención de la declaración o el lugar de firma.
Una vez obtenida, se puede generar un fichero para su presentación telemática.
A continuación es necesario contabilizar la liquidación del IVA obtenida, para ello, desde
el Módulo Principal del Área Financiera, entramos en el menú Financiera Opciones del
IVA, regularización del IVA.
Una vez allí, creamos la regularización del cuarto trimestre. Para ello basta con introducir
los datos oportunos y hacer clic en el candado. De esta forma, se generará el asiento
correspondiente en la contabilidad.
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PROCESOS AL FINAL DEL EJERCICIO.
El proceso del cierre de la contabilidad al final del ejercicio comienza por cerrar
previamente la declaración trimestral del IVA siguiendo el proceso que hemos explicado
en el apartado anterior. Es importante comprobar que las facturas recibidas y emitidas
que tenemos archivadas por fecha, coincidan con el número de orden que le
corresponda según el Libro Registro.
Junto con la declaración del último trimestre hay que presentar la Declaración ResumenAnual del IVA, modelo 390. Para ello basta con acudir a la opción Modelos, Modelo 390
del Módulo Modelos del área Financiera y crear una nueva declaración.
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Para obtener la declaración es suficiente con pulsar el botón Calcular datos al igual que
en las declaraciones anteriores y AbanQ calculará los datos correspondientes a la
declaración. Previamente, se deberán rellenar los datos de las diversas ventanas para
que se obtenga la declaración completa.
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Posteriormente debe obtenerse la declaración de operaciones con terceros superiores a
3.005,06 €. Es necesario tener en cuenta que en este Modelo no deben incluirse
aquellos sujetos que hayan figurado en el Modelo 190. Además, deberá comprobarse los
volúmenes de operaciones con los mayores de proveedores y clientes o similares, por si
existen errores en los apuntes de IVA. La fecha tope para la entrega de este Modelo es
el 31 de marzo de cada año. Esta declaración la facilita AbanQ en el Módulo Modelos,
menú Modelos, opción Modelo 347.
Al entrar en esta opción, nos aparece parcialmente rellena. Lo único que debemos hacer
es comprobar la veracidad de los datos y corregir aquellos que puedan ser erróneos. En
nuestro caso, hemos modificado el importe mínimo especificando 3.005,06 y el número
de justificante.
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Antes de calcular el modelo, es conveniente leer las instrucciones que aparecen en la
ventana Condiciones, ya que son un recordatorio importante que pretende evitar la
obtención de datos erróneos al calcular esta declaración.
Una vez comprobado que todo está correcto, procedemos a calcular la declaración,
haciendo clic en el botón Calcular datos se calcula el contenido de la declaración.
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A continuación se deben contabilizar los ajustes previos al cierre que procedan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Amortización.
Pérdidas de valor.
Variación de existencias
Provisiones
Ajustes en moneda extranjera
Periodificación.
Reclasificación de deudas.
Impuesto de Sociedades
Sólo falta obtener la documentación mercantil relacionada con la contabilidad: los
Balances de Comprobación o de Sumas y Saldos trimestrales para incluirlos en el Libro
de Inventarios y Cuentas Anuales, así como las cuentas anuales en formato abreviado.
También será necesario confeccionar la memoria de Envoltosa y el ejemplar de las
cuentas anuales que se debe depositar en el Registro Mercantil.
Todos estos listados se encuentran en el menú Balances del Módulo Informes del Área
Financiera. Dejamos como tarea a los alumnos que los obtengan ellos.
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Por último, es necesario cerrar el ejercicio. Esta operación y la apertura del siguiente se
realizan de forma simultánea. Para ello acudimos a la opción Apertura y Cierre del Menú
Ejercicio del Módulo Principal del Área Financiera.
Haciendo clic en Cerrar se accede a la siguiente ventana:
En ella ya aparecen introducidos por defecto los datos necesarios, sólo falta especificar
a qué ejercicio se va a trasladar el asiento de apertura.
Para ello, hacemos clic en el botón
creación de ejercicios.
, apareciéndonos en pantalla la ventana de
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Pulsando en secuencias por serie añadiremos las series A y AG del ejercicio actual:
Al aceptar la ventana, el programa avisará de:
Pulsando dicho botón, es importante que seleccionemos un ejercicio anterior pues no
podemos olvidar que lo que tratamos de hacer es enlazar dos ejercicios. Seleccionamos
el ejercicio anterior para que el programa realice el enlace y de esta forma daremos por
finalizado el proceso:
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Una vez creado el ejercicio, volvemos a la ventana anterior donde hacemos clic en
Cerrar ejercicio.
Cambio de ejercicio.
Área Financiera>Principal/Ejercicio
Contenido de Ejercicio:
1. Cambiar actual.
2. Apertura y cierre.
3. Ver todos.
El menú Ejercicio contiene las opciones relacionadas con la gestión de los ejercicios
económicos de AbanQ. Ya hemos visto con anterioridad cómo se realiza la creación de
los ejercicios, por lo que no insistiremos en este aspecto en estos momentos.
Cambiar actual.
Esta opción sirve para cambiar de ejercicio. Al hacer clic en ella se nos abre la ventana
que mostramos a continuación y que permite
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Esta opción es especialmente útil cuando se está trabajando a caballo entre dos
ejercicios, ya que AbanQ no permite introducir los datos de un ejercicio en otro diferente.
Para poder hacerlo, previamente es necesario cambiar de ejercicio.
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