ingreso de nuevos afiliados al psap código

INGRESO DE NUEVOS BENEFICIARIOS
PD-ADP-01
PROGRAMA DE SUBSIDIO AL APORTE EN PENSIÓN (PSAP)
Bogotá D.C.
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN
1
Hojas
Modificadas
Fecha modificación
DD
MM AAAA
01
12
2012
DISTRIBUIDO A
DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES
Documento Nuevo
CONTROL DE REVISIONES
FECHA DE REVISIÓN
OBSERVACIONES
2
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO ..................................................................................................................................................................... 5
ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 5
MARCO LEGAL .............................................................................................................................................................. 5
1
GENERALIDADES .................................................................................................................................................. 6
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
2
SOLICITUD DE FORMULARIOS PARA LAS REGIONALES ....................................................................................... 10
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3
REQUISITOS DE AFILIACIÓN ................................................................................................................................ 6
RETRACTO DE LA SOLICITUD ............................................................................................................................... 7
SUBSIDIO OTORGADO......................................................................................................................................... 8
PAGO ANTICIPADO DE COTIZACIONES ................................................................................................................ 8
HABILITACIÓN DE LA CONDICIÓN DE AFILIADOS ................................................................................................ 8
SUSPENSIÓN DEL BENEFICIO AL SUBSIDIO .......................................................................................................... 8
TRASLADO ENTRE REGÍMENES PENSIONALES Y ADMINISTRADORAS ................................................................. 9
PÉRDIDA DEL DERECHO AL SUBSIDIO.................................................................................................................. 9
TEMPORALIDAD DEL SUBSIDIO ......................................................................................................................... 10
CUBRIMIENTO .................................................................................................................................................. 10
SOLICITUD DE FORMULARIOS ........................................................................................................................... 10
APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE FORMULARIOS .......................................................................................... 10
RECEPCIÓN DE SOLICITUD ................................................................................................................................ 10
REMISIÓN DE FORMULARIOS A LA GERENCIA REGIONAL ................................................................................. 10
RECEPCIÓN DE ENVÍO ....................................................................................................................................... 10
ENTREGA DE FORMULARIOS ............................................................................................................................. 11
SEGUIMIENTO A INVENTARIO DE FORMULARIOS ............................................................................................. 11
INGRESO DE NUEVOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE SUBSIDIO AL APORTE EN PENSIÓN (PSAP) ............. 11
3.1
ACTIVIDAD 1: IDENTIFICACIÓN E INSCRIPCIÓN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS ............................................ 11
3.2
ACTIVIDAD 2: CHARLA INFORMATIVA............................................................................................................... 12
3.2.1
DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LEGALIZAR LA AFILIACIÓN
12
3.3
ACTIVIDAD 3: VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................................. 13
3.4
ACTIVIDAD 4: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO ...................................................................................... 13
3.5
ACTIVIDAD 5: REMISIÓN DE FORMULARIOS AL COORDINADOR PSAP .............................................................. 20
3.6
ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DE FORMULARIOS A LA FIRMA DIGITADORA ............................................................. 21
3.7
ACTIVIDAD 7: VERIFICACIÓN ENVÍO FORMULARIOS (APERTURA DE SOBRES) .................................................. 21
3.8
ACTIVIDAD 8: VALIDACIÓN DE FORMULARIOS CON INCONSISTENCIAS ........................................................... 21
3.9
ACTIVIDAD 9: DIGITACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO .................................................................................. 22
3.10
ACTIVIDAD 10: TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................................................ 22
3.11
ACTIVIDAD 11: VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO PLANO ........................................................................................ 22
3.12 ACTIVIDAD 12: CARGUE DEL ARCHIVO – VALIDACIÓN WEB SERVICE ................................................................ 22
3.13
ACTIVIDAD 13: CARGUE DEL ARCHIVO NODUM ............................................................................................... 22
3.14
ACTIVIDAD 14: CLASIFICACIÓN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS .................................................................... 22
3.15
ACTIVIDAD 15: REPORTE DE RECHAZADOS ....................................................................................................... 23
3.16
ACTIVIDAD 16: VINCULACIÓN DE NUEVOS AFILIADOS. ..................................................................................... 23
3.17
ACTIVIDAD 17: GENERACIÓN DE TALONARIOS ................................................................................................. 23
3.18
ACTIVIDAD 18: GENERACIÓN DEL ARCHIVO PLANO PARA IMPRESIÓN DE CARTAS DE ACEPTACIÓN ................ 23
3
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
3.19
ACTIVIDAD 19: INFORME GENERACIÓN DE TALONARIOS DE PARTE DE RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON
PRESTACIÓN DEFINIDA .................................................................................................................................................. 24
3.20
ACTIVIDAD 20: ENVÍO DE PAPELERÍA A FIRMA DE CORREO CONTRATADA POR EL CONSORCIO .................................. 24
3.21
ACTIVIDAD 21: IMPRESIÓN DE CARTAS ............................................................................................................. 24
3.22
ACTIVIDAD 22: ENTREGA DE TALONARIO Y CARTA DE ACEPTACIÓN A NUEVOS AFILIADOS ............................. 24
3.23
ACTIVIDAD 23: PUBLICACIÓN DE CARTAS DE ACEPTACIÓN .............................................................................. 24
3.24
ACTIVIDAD 24: REVISIÓN DE ENVÍO DE CARTAS DE ACEPTACIÓN ..................................................................... 24
3.25
ACTIVIDAD 25: ANÁLISIS DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN ................................................................................ 24
4
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
OBJETIVO
 Suministrar un documento que permita a la organización el manejo unificado del proceso de
afiliación de potenciales beneficiarios que reúnen los requisitos establecidos para ser parte del
Programa de Subsidio al Aporte en Pensión.
 Tener un instrumento con procedimientos ágiles, organizados y claros que facilite la labor de
vinculación de usuarios al programa.
 Definir mecanismos de validación, cumplimiento, seguimiento y control al proceso de afiliación
ALCANCE
Este procedimiento inicia desde el momento en que el potencial afiliado solicita información en
alguna de las regionales hasta la afiliación del mismo al Programa de Subsidio al Aporte en Pensión
MARCO LEGAL













Ley 100 de 1993 y todos sus decretos reglamentarios posteriores y leyes que la modifican
Ley 797 del 29 de enero de 2003
Ley 1151 de 2007
Ley 1187 de 2008
Decreto 111 de 1996
Decreto 2463 de 2001
Decreto 4944 de 18 de diciembre de 2009
Decreto 3771 del 1 de octubre de 2007
Decreto reglamentario No. 569 y 3272 de 2003
Documento CONPES 3605 de 2009
Documento CONPES 70 del 28 de Mayo de 2003
Decreto reglamentario No. 2414 del 30 de noviembre de 1998
Numeral 3°, literales 3.1 y 3.5 de la cláusula 8° del contrato de encargo fiduciario No. 0352 de
2007:
Son obligaciones del Consorcio las siguientes:
“3.1. Identificar y afiliar a los afiliados de esta subcuenta, verificando que los mismos cumplan los
requisitos exigidos para tal efecto.”
“4° Contar con un adecuado sistema de información permanente de los afiliados y servicios.”
“Serán afiliados en el régimen subsidiado del sistema general de seguridad social en pensión,
aquellas personas sin capacidad de pago para cubrir el monto total de los aportes y obtener así el
derecho a una pensión.”
AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO
MEMORANDO 202130 27/Dic/2012
OFICIALIZACIÓN
CCM OP 16
5
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
1
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
GENERALIDADES
El Fondo de Solidaridad Pensional cuenta con las subcuentas de solidaridad y de subsistencia,
que son manejados de manera independiente, uno de éstos programas es el Programa de
Subsidio al Aporte en Pensión PSAP, destinado a subsidiar los aportes al régimen general de
pensiones de los trabajadores independientes, grupos poblacionales del sector rural y urbano,
tales como artistas, deportistas, madres comunitarias, personas con discapacidad, desempleados
y concejales, que ganen hasta un salario mínimo mensual, que se encuentren afiliados al Sistema
de Seguridad Social en Salud y que hayan cotizado semanas en un Administrador de Fondo de
Pensiones1.
1.1. REQUISITOS DE AFILIACIÓN
Los requisitos para ser afiliado del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP) son:
GRUPO
POBLACIONAL
REQUISITOS PARA AFILIACIÓN

Madres
Comunitarias2





Discapacitados





Trabajadores
independientes
rurales y
urbanos II





Trabajadores
independientes
rurales y
urbanos III



Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante o afiliado al régimen contributivo ó
afiliado al régimen subsidiado
Certificación que ostente la calidad de Madres Comunitarias, por parte del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar (ICBF)3
Cualquier edad siendo menores de 65 años
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
500 semanas cotizadas o su equivalente al tiempo de servicio
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliados del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado) y/o con clasificación en los niveles I y II del Sisbén.
Cualquier edad siendo menores de 65 años
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
Pérdida de la capacidad laboral, igual o superior al 50%
250 semanas cotizadas
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliado del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado).
Mayores de 35 años y menores de 55 años afiliados al RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN
DEFINIDA ó menores de 58 años si se encuentran afiliados a los fondos de pensiones, siempre y cuando no
tengan capital suficiente para financiar una pensión mínima.
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
Desarrollar actividades del sector urbano ó rural.
Mínimo 500 semanas cotizadas
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliados del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado).
Mayores de 55 años y menores de 65 años afiliados al RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN
DEFINIDA o de 58 años si se encuentran afiliados a los fondos de pensiones, siempre y cuando no tengan
capital suficiente para financiar una pensión mínima.
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
Desarrollar actividades del sector urbano o rural.
1
Esta condición no aplica para las Madres Comunitarias
Las madres sustitutas, los agentes educativos FAMI (Familia, Mujer e Infancia), tendrán acceso al Fondo de Solidaridad Pensional,
previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley, por tal razón se deben registrar como grupo poblacional “Madres Comunitarias”
3
Como último recurso se puede aceptar el Certificado de Hogares Administradores del Programa ICBF
2
6
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
GRUPO
POBLACIONAL
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
REQUISITOS PARA AFILIACIÓN



Concejales I4





Concejales II5





Desocupados

250 semanas cotizadas
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliados del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado).
Mayores de 35 años y menores de 55 años afiliados al RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN
DEFINIDA o menores de 58 años si se encuentran afiliados a los fondos de pensiones, siempre y cuando no
tengan capital suficiente para financiar una pensión mínima.
Pertenecer a municipios de categoría 4, 5 o 6.
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
500 semanas cotizadas
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliados del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado).
Mayores de 55 años y menores de 65 años afiliados al RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN
DEFINIDA o de 58 años si se encuentran afiliados a los fondos de pensiones, siempre y cuando no tengan
capital suficiente para financiar una pensión mínima.
Pertenecer a municipios de categoría 4, 5 o 6.
Haber cotizado por última vez a la administradora de Régimen de Prima Media con Prestación definida ó que
sea procedente la viabilidad de su traslado ante el Régimen de Ahorro individual
500 semanas cotizadas
Tener cobertura por el sistema de seguridad social en salud (cotizante del régimen contributivo o afiliados del
mismo ó afiliado al régimen subsidiado).
Mayores de 55 años y menores de 65 años afiliados a Régimen de Prima Media con Prestación definida o de
58 años si se encuentran afiliados a los fondos de pensiones, siempre y cuando no tengan capital suficiente
para financiar una pensión mínima.
Calidad de desempleado. La definición de desempleado será la del DANE. Para certificar dicho estado, el
afiliado deberá certificar sus acciones buscando trabajando, estar registrado en los sistemas de información
del SENA y estar dispuesto a recibir capacitación de tiempo completo. (Documento CONPES 70 de mayo 28
de 2003)
Los afiliados del Fondo de Solidaridad Pensional afiliados antes de la vigencia de la Ley 797 de
2003, con edad inferior a 55 años afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación definida o
58 años si se encuentran afiliados a fondos de pensiones6, continuarán recibiendo el subsidio en
las mismas condiciones y durante el tiempo que se les había establecido antes de entrar en
vigencia la citada ley, siempre y cuando no incurran en causal de pérdida del subsidio.
De la misma forma, los trabajadores del servicio doméstico afiliados con anterioridad a la vigencia
de la Ley 797 de 2003 y que a esa fecha recibían subsidio a la cotización, continuarán recibiéndolo
en las mismas condiciones que se les ha venido otorgando, siempre y cuando acrediten que
continúan cumpliendo los requisitos que debían reunir para ser afiliados del Fondo de Solidaridad
Pensional (FSP).
1.2. RETRACTO DE LA SOLICITUD
Los aspirantes al subsidio de la Subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad Pensional que
hayan diligenciado el formulario de solicitud, podrán retractarse de acceder al subsidio, dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud para lo cual debe entregar carta con
copia del documento de identidad ante las sedes Regionales del administrador del Fondo de
Solidaridad Pensionales, nombre y firma con el fin de garantizar la libertad de afiliación prevista en
el artículo 13 de la ley 100 de 1993.
4
y
5
6
Siempre y cuando exista viabilidad de traslado por parte del Régimen de Prima Media con Prestación definida
El subsidio se mantendrá sólo por el periodo en el que ostente la calidad de concejal.
7
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
1.3. SUBSIDIO OTORGADO
A continuación se presentan los porcentajes del subsidio otorgados y tiempo de subsidio de
acuerdo con el grupo poblacional, aprobados en el documento CONPES 3605 del 18 de Diciembre
de 2009.
GRUPO POBLACIONAL
SUBSIDIO OTORGADO
TIEMPO DE SUBSIDIO
No aplica (únicamente
edad máxima de 65 años)
80% del total del aporte
Hasta 750 semanas
Madres Comunitarias inscritas antes del 2003
Madres Comunitarias inscritas entre el Enero de 2003
y Diciembre de 2009
Madres Comunitarias inscritas después del 1ro de
Enero de 2010
Discapacitados
Trabajadores Independientes Rurales I
Trabajadores Independientes Rurales II
Trabajadores Independientes Rurales III
Trabajadores Independientes Urbanos I
Trabajadores Independientes Urbanos II
Trabajadores Independientes Urbanos III
Concejales I
Concejales II
Desocupados
Hasta 650 semanas
95% del total del aporte
90% del total del aporte
75% del total del aporte
75% del total del aporte
70% del total del aporte
75% del total del aporte
75% del total del aporte
75% del total del aporte
75% del total del aporte
70% del total del aporte
Hasta 750 semanas
Hasta 750 semanas
Hasta 650 semanas
Hasta 500 semanas
Hasta 750 semanas
Hasta 650 semanas
Hasta 500 semanas
Hasta 650 semanas
Hasta 500 semanas
Hasta 650 semanas
1.4. PAGO ANTICIPADO DE COTIZACIONES
Los afiliados al Programa de Subsidio al Aporte en Pensión podrán pagar hasta seis (6) meses de
aportes anticipados en un solo pago, para lo cual deberán utilizar los seis comprobantes del
talonario, sin perjuicio de que la causación de éstas obligaciones se efectúen de manera mensual.
Los aportes podrán ser realizados por terceros a favor del afiliado sin que tal hecho implique por sí
solo la existencia de una relación laboral.
Los afiliados del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión, que también son afiliados del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, realizarán el pago del aporte para pensión a su
cargo, mediante el comprobante del talonario, encontrándose exceptuados para realizarlo por
medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) que trata el Decreto 1465 de
2005. Esta excepción no se dará cuando el afiliado del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión
se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud en calidad de cotizante, en
este caso deberá realizar el aporte bajo la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Cuando el beneficiario desee realizar pagos anticipados a través de la PILA, deberá comunicarse
con el operador habilitado a quien le debe solicitar el código por ciclo de pago a efectuar de
manera anticipada.
1.5. HABILITACIÓN DE LA CONDICIÓN DE AFILIADOS
Antes del 01 de octubre de 2007 los beneficiarios que se retiraron voluntariamente o por paso a
Régimen Contributivo así como los que fueron retirados por mora de seis (6) meses continuos –
caso en el cual deben cumplir con el tiempo de sanción-, se les realizará una nueva afiliación
siempre y cuando cumplan con los requisitos definidos en el numeral 1.1.
1.6. SUSPENSIÓN DEL BENEFICIO AL SUBSIDIO
El afiliado podrá suspender la condición de afiliado del subsidio al aporte en pensión, cuando
adquiera temporalmente capacidad de pago para cancelar la totalidad del aporte o cuando
suspenda voluntariamente la afiliación por no contar con recursos para realizar el aporte o por
paso al régimen contributivo siempre y cuando se encuentre activo en el programa, evento en el
8
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
cual se empleara el formato “Reporte de Novedades por retiro, suspensión o reactivación” (RGADP-08).
A quien se le haya suspendido el subsidio por las anteriores razones, podrá reactivar su calidad de
afiliado por medio del formato “Reporte de Novedades por retiro, suspensión o reactivación” (RGADP-08) en las mismas condiciones en las que se encontraba al momento de la suspensión,
siempre y cuando la haya comunicado por escrito dentro de los diez (10) días siguientes a su
ocurrencia al Consorcio. Dicha reactivación aplica a las suspensiones procesadas a partir del 01
de Octubre de 2007.
1.7. TRASLADO ENTRE REGÍMENES PENSIONALES Y ADMINISTRADORAS 7
De conformidad con lo establecido en el literal e. del Artículo 2 de la Ley 797 de 2003 que se
refiere a “Los afiliados al Sistema General de Pensiones podrán escoger el régimen de pensiones
que prefieran. Una vez efectuada la selección inicial, estos sólo podrán trasladarse de régimen por
una sola vez cada cinco (5) años, contados a partir de la selección inicial. Después de un (1) año
de la vigencia de la presente ley, el afiliado no podrá trasladarse de régimen cuando le faltaren
diez (10) años o menos para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez”.
Norma que posibilita el traslado al grupo poblacional Madres Comunitarias.
1.8. PÉRDIDA DEL DERECHO AL SUBSIDIO
El afiliado perderá su condición de afiliado en cualquiera de los siguientes eventos:
 Cuando pueda optar por el régimen contributivo. En este evento deberá comunicar
inmediatamente y por escrito al Consorcio con fotocopia de la cédula.
 Cuando cese la obligación de cotizar, en los términos del artículo 17 de la ley 100 de 1993 y Ley
797 de 2003. En este evento deberá comunicar inmediatamente y por escrito al Consorcio. Con
fotocopia de la cédula
 Cuando se cumpla el período máximo establecido para el otorgamiento del subsidio.
 Cuando se cumpla la edad máxima para el otorgamiento del subsidio (igual o mayor a 65 años).
 Cuando deje de cumplir con alguno de los requisitos establecidos en la ley o en el Documento
CONPES correspondiente.
 Cuando deje de cancelar seis (6) meses continuos del aporte que le corresponde. La pérdida
del derecho al subsidio por ésta causal será por el término de seis (6) meses contado a partir
del momento de la suspensión del pago del subsidio. Vencido este término, quien fuera afiliado
podrá efectuar una nueva solicitud de ingreso al Fondo de Solidaridad Pensional, hasta
completar las semanas subsidiadas, siempre y cuando, cumpla la edad y semanas de
cotización o tiempo de servicio, señaladas en la normatividad vigente para ser afiliados del
mismo.
 Por fallecimiento del afiliado del subsidio.
 Cuando se demuestre que en cualquier tiempo, el afiliado ha suministrado datos falsos para
obtener el subsidio8; que se encuentra afiliado a un fondo de pensiones voluntarias, que posee
capacidad económica para pagar la totalidad del aporte ó que cotice al Régimen Contributivo
por más de un SMMLV9.
7
La regional debe realizar una verificación al traslado del régimen del afiliado para evidenciar la conformidad de este.
La regional debe diligenciar el formato de Novedad de retiro (RG-ADP-08) con firma de aprobación de la Gerente Regional, la cual
debe ser remitida a la Oficina Jurídica para el análisis penal.
9
En los eventos previstos en este literal, y sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar, el afiliado perderá la totalidad de los
recursos aportados por el Fondo de Solidaridad Pensional durante el tiempo en el cual permaneció afiliado sin el cumplimiento de los
requisitos para ser afiliado del subsidio y no podrá en el futuro volver a ser afiliado del programa.
8
9
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
 Cuando el afiliado del subsidio se desafilie del Sistema General de Seguridad Social en Salud,
ya sea del Régimen Contributivo o del Régimen Subsidiado10.
1.9. TEMPORALIDAD DEL SUBSIDIO
La temporalidad del subsidio a la que se refiere el artículo 28 de la Ley 100 de 1993,
corresponderá a las semanas de cotización señaladas por el Consejo Nacional de Política Social,
en el documento CONPES 3605 de 2009 señalado en el numeral 1.3 en este documento.
Los afiliados de los subsidios para el aporte en pensión del Fondo de Solidaridad Pensional antes
de la expedición del Decreto 4944 de 2009, continuarán recibiendo el subsidio en las mismas
condiciones establecidas al momento de su ingreso.
1.10. CUBRIMIENTO
De acuerdo con lo establecido en la política institucional Categorización de Municipios – Cobertura
(PL-GER-01), las regionales del Consorcio efectuarán las diferentes fases del proceso de afiliación
en las zonas de cubrimiento asignadas.
2
SOLICITUD DE FORMULARIOS PARA LAS REGIONALES
2.1
SOLICITUD DE FORMULARIOS
Responsable: Coordinador PSAP
Cuando se identifica que no cuenta con el número de formularios necesarios para el ingreso de
potenciales beneficiarios, diligenciará el formato “Solicitud y envío de formularios” (RG-ADP-05)
indicando la cantidad de cajas o formularios necesarios.
2.2
APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE FORMULARIOS
Responsable: Gerente Regional
Aprueba y firma la solicitud de formularios, para ser remitida a la Dirección de Producción
2.3
RECEPCIÓN DE SOLICITUD
Responsable: Director de Producción
Recibe y revisa la solicitud remitida por la Regional y la remite al Coordinador de Producción PSAP
de la Dirección de Producción.
2.4
REMISIÓN DE FORMULARIOS A LA GERENCIA REGIONAL
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
Diligencia el formato “Solicitud y envío de formularios” (RG-ADP-05) y lo entrega al Centro de
Atención Documental (CAD), previamente firmado por el Director de Producción, quien remite a la
Regional los formularios de afiliación al PSAP anexando el formato en mención.
2.5
RECEPCIÓN DE ENVÍO
Responsable: Coordinador PSAP
Recibe las cajas con los formularios verificando el envío y comprobando el total de formularios
recibidos.
Se deberá revisar que:
10
Las personas que hubiesen perdido el subsidio por esta causal, en cualquier momento podrán ser sujetos de nuevos subsidios del
fondo, hasta completar las semanas subsidiadas, siempre y cuando cumplan con los requisitos de edad y semanas de cotización o
tiempo de servicio, señaladas en la normatividad vigente para ser afiliados del mismo.
10
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
-
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
el número de formulario en la hoja original sea el mismo en la copia
la cantidad enviada sea la solicitada
los consecutivos remitidos coincidan con el físico.
2.6
ENTREGA DE FORMULARIOS
Responsable: Coordinador PSAP
Entregará los formularios a cada Asesor Territorial, por medio del formato “Entrega de formularios”
(RG-ADP-09), archivándolo para llevar el control de los formularios que tiene cada funcionario.
Mensualmente diligencia el formato “Consolidado entrega de formularios” (RG-ADP-11) para llevar
el consolidado del control interno de la regional.
2.7
SEGUIMIENTO A INVENTARIO DE FORMULARIOS
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
El Coordinador PSAP de la Regional bimestralmente debe consolidar la información de formularios
en el formato Inventario formularios de afiliación (RG-ADP-06) y lo remite a la Dirección de
Producción. Con base en estos reportes, el Coordinador de Producción PSAP, bimestralmente
entrega el consolidado del inventario de formularios para visto bueno del Gerente General, donde
se consolidan y especifican los datos de existencias de formularios de tal forma que permita
conocer un balance general del uso y disponibilidad de los mismos:





Número de formularios en bodega
Número de formularios remitidos a las regionales
Número de formularios diligenciados
Número de formularios cancelados y rechazados
Número de formularios perdidos
3
INGRESO DE NUEVOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE SUBSIDIO AL APORTE
EN PENSIÓN (PSAP)
3.1
ACTIVIDAD 1: IDENTIFICACIÓN E INSCRIPCIÓN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS
Responsable: Técnico de atención y/o Asesor Territorial PSAP
Al momento en que el potencial beneficiario contacta a la Regional en búsqueda de información
acerca del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP) ó la Regional contacta al Potencial
Beneficiario a través de convocatoria y éste no cumple con los requisitos definidos en el numeral
1.1, se prospecta al potencial beneficiario siguiendo el instructivo Prospectación PSAP (IN-ADP03); para el potencial beneficiario que si cumple con los requisitos definidos en el numeral 1.1 se
verifica
en
la
página
http://sub.Régimen
de
Prima
Media
con
Prestación
definidatransaccional.gov.co lo siguiente
1. Si el aspirante se encuentra afiliado al Régimen de Prima Media (Régimen de Prima Media con
Prestación definida) y es viable su afiliación, se realiza la asignación de cita por medio del
formato “Inscripción de solicitantes al Subsidio” (RG-ADP-17) para que asista a la charla
informativa
2. Si existe viabilidad de traslado del Régimen de Ahorro Individual al Régimen de Prima Media
con Prestación Definida, se le informará al aspirante del subsidio que debe hacer su traslado
ante las oficinas de Régimen de Prima Media con Prestación definida. Dicha entidad deberá
informar al potencial beneficiario la aceptación de su traslado. Una vez aceptado el traslado, el
11
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
potencial beneficiario deberá dirigirse a la regional del CONSORCIO PROSPERAR con el fin
de solicitar la cita para asistir a la charla informativa, que deberá dejar registrado el funcionario
en el formato “Inscripción de solicitantes al Subsidio” (RG-ADP-17).
3. Si no es viable su afiliación se procede a realizar la correspondiente prospectación.
3.2
ACTIVIDAD 2: CHARLA INFORMATIVA
Responsable: Asesor Territorial PSAP
La metodología a aplicar en las charlas informativas se podrá apoyar en el documento guía
Esquemas de talleres por Regional; la evidencia de asistencia del potencial beneficiario debe
registrarse en el formato “Inscripción de solicitantes al Subsidio” (RG-ADP-17).
3.2.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LEGALIZAR LA AFILIACIÓN
El potencial beneficiario antes de diligenciar el formulario, debe presentar los siguientes
documentos para hacer efectiva su afiliación:
GRUPO POBLACIONAL
DOCUMENTOS EXIGIDOS
1.
2.
Madres Comunitarias
3.
1.
2.
3.
Discapacitados
4.
5.
Trabajadores
Independientes Urbanos
Trabajadores
Independientes Rurales
1.
2.
3.
1.
2.
Concejales
3.
Fotocopia del documento de identidad
Soporte vigente que demuestre la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en
Salud11
Condición de la calidad de Madres Comunitarias que ostenta, por parte del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar o Certificado de Hogares Administradores del Programa ICBF12 .
Fotocopia del documento de identidad
Soporte vigente que demuestre la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en
11
Salud
Certificación firmada por la Junta Calificadora de Invalidez, donde se demuestre el 50% o más
de la perdida de la capacidad laboral13
Certificación vigente que demuestre la clasificación en los niveles I y II del Sisbén
Soportes que demuestre la cotización mínimo de quinientas (500) semanas (para los aspirantes
que se les aceptó el traslado se debe presentar además, la intención de traslado por parte del
Régimen de Prima Media con Prestación definida y el extracto detallado de los meses de pago
efectuado al Fondo Privado de Pensión)
Fotocopia del documento de identidad
Soporte vigente que demuestre la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en
11
Salud
Soportes que demuestre la cotización mínima de semanas definida en el numeral 1.1 (para los
aspirantes que se les aceptó el traslado se debe presentar además, la intención de traslado por
parte de Régimen de Prima Media con Prestación definida y el extracto detallado de los meses
de pago efectuado al Fondo Privado de Pensión).
Fotocopia del documento de identidad
Soporte vigente que demuestre la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en
11
Salud
Soportes que demuestre la cotización de semanas definida en el numeral 1.1 (para los
aspirantes que se les aceptó el traslado se debe presentar además, la intención de traslado por
parte de Régimen de Prima Media con Prestación definida y el extracto detallado de los meses
de pago efectuado al Fondo Privado de Pensión)
11
Los soportes que demuestren la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en Salud pueden ser cualquiera de los
siguientes: 1. Certificación de afiliación expedida por la EPS ó el Administrador de la Base de Datos del Régimen Subsidiado, planilla de
pagos de eps (siempre y cuando se registre el nombre de la entidad y los datos de la madre comunitaria), Constancia de registro del
Secretario de Planeación Municipal, Reporte del DNP ó 2. En caso de afiliación al régimen subsidiado en salud podrán anexar la ficha
de afiliación. Si el afiliado se encuentra en el FOSYGA.
12
Cuando la certificación de madres comunitarias sea enviada por medio de un listado, la regional debe remitir por cada una de las
beneficiarias, la carta del ICBF y resaltar el nombre y marcarlo con un asterisco * dejando el resto de hojas sin anexar al formulario. La
acreditación emitida puede ser del ICBF zonal o regional y debe tener su fecha de expedición mínimo de tres (3) meses.
13
El potencial afiliado tiene la opción de acercarse a la Regional para solicitar carta donde se relacione el motivo por el cual se envía a
calificación y presentarlo ante la Junta Calificadora de Invalidez para que pague lo equivalente a 1 día de SMMLV.
12
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
4.
El afiliado deberá certificar su condición de concejal así como la categoría del Municipio
1.
2.
Fotocopia del documento de identidad
Soporte vigente que demuestre la vinculación al Sistema General de Seguridad Social en
11
Salud
El afiliado deberá certificar sus acciones buscando trabajo, estar registrado en los sistemas de
información del SENA y estar dispuesto a recibir capacitación de tiempo completo. (Documento
CONPES 70 de mayo de 2003)
Soporte que demuestre la cotización mínimo de quinientas (500) semanas (para los aspirantes
que se les aceptó el traslado se debe presentar, además de la aceptación de traslado por parte
de Régimen de Prima Media con Prestación definida el extracto detallado de los meses de pago
efectuado al Fondo Privado de Pensión)
3.
Desocupados
4.
3.3
ACTIVIDAD 3: VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS
Responsable: Técnico en Atención y/o Asesor Territorial PSAP
Recibe la documentación por parte del potencial beneficiario y verifica que la documentación
entregada se encuentre completa y corresponda a la documentación requerida y que su contenido
se ajusta al cumplimiento de requisito. En caso contrario se le debe informar al potencial
beneficiario para que realice la diligencia y entregue los documentos faltantes, teniendo en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Soporte Legibles sin tachones ni enmendaduras, que no afecten la calidad de la
información
3.4
ACTIVIDAD 4: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO
Responsable: Asesor Territorial PSAP
Diligencia el formulario de solicitud de subsidio a las personas que así lo deseen y que presentan
todos los documentos exigidos para la afiliación. Los formularios deben ser diligenciados en orden
consecutivo y teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:




Letra legible, imprenta y mayúscula.
Utilizar únicamente esfero negro con tinta indeleble.
Diligenciar todas las casillas, cuando no exista la información dejar en blanco.
En los numerales que presentan varias casillas se debe escribir dentro de las mismas sin
tocar líneas divisoras.
 Iniciar la escritura en el primer espacio.
 No presentar tachones ni enmendaduras. (En caso que se presente tal evento, se debe
reportar al Coordinador PSAP quien decide anular o no el formulario; si es así, se debe
colocar sello “anulado” y diligenciar el formato “Reporte de formularios anulados y perdidos
en sede” (RG-ADP-04), para envío posterior a la firma digitadora, y el formato “Seguimiento a
formularios anulados” (RG-ADP-26) para que el Coordinador PSAP lleve a cabo el
seguimiento interno en la Regional.
13
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
14
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
PARTE 1: INFORMACIÓN SOLICITANTE
15
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
 Casilla (01) Tipo de Identificación: Marcar con una X, el documento correspondiente, teniendo
en cuenta que:
C.C.:
Se refiere a la Cédula de Ciudadanía
NUIP/RC: Se refiere al Número de Identificación Único Personal
C.E.:
Se refiere a la Cédula de Extranjería
 Casilla (02) Número de Identificación: Se diligenciará teniendo en cuenta el número que
aparece en el documento de identidad original.
Ejemplo:
7
9
8
1
0
4
3
3
 Casilla (03) Fecha de Nacimiento (dd/mm/aaaa): La fecha de nacimiento corresponde a la
que aparece en el documento de identidad original, y se diligenciará utilizando dos dígitos para
el día, dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año. Esta casilla permite verificar la edad
del solicitante.
 Casilla (04) Género: Marcar con una X, M para Masculino o F para Femenino según sea el
caso.
 Casilla (05) Municipio: INFORMACIÓN UBICACIÓN DE NACIMIENTO. Se diligencia el
nombre del Municipio donde nació el solicitante.
 Casilla (06) Departamento: INFORMACIÓN UBICACIÓN DE NACIMIENTO. Se diligencia el
nombre del Departamento al que pertenece el municipio de nacimiento del solicitante.
Ejemplo:
BOYACA
 Casilla (07) Nacionalidad: INFORMACIÓN UBICACIÓN DE NACIMIENTO. La nacionalidad
hace referencia al país donde nació el solicitante.
 Casilla (08) Primer Apellido: Se deberá diligenciar como aparece en el documento de
identidad original.
 Casilla (09) Segundo Apellido: Se deberá diligenciar como aparece en el documento de
identidad original, en caso de que la persona no lo tenga se deja en blanco.
 Casilla (10) Primer Nombre: Se deberá diligenciar como aparece en el documento de
identidad original.
 Casilla (11) Segundo Nombre: Se deberá diligenciar como aparece en el documento de
identidad original, en caso de que la persona no lo tenga, se deja en blanco.
16
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del
nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los
apellidos compuestos. Ejemplo. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO,
segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL
CASTILLO. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra
VIUDA (O)14.
 Casilla (12) Dirección de Correspondencia: Colocar dirección completa y permanente del
solicitante, a la cual se pueda enviar correspondencia (Carta de Aceptación, Talonarios, etc).
Para el diligenciamiento del campo en mención, se deben utilizar las siguientes convenciones15:
Avenida
Calle
Carrera
Diagonal
Transversal
Hacienda
Apartamento
Interior
Manzana
AV
CLL
CR
DG
TV
HDA
APTO
INT
MZ
Entrada
Edificio
Circular
Pasaje
Camellón
Zona
Urbanización
Callejón
ENT
EDIF
CIR
PAS
CAM
Z
URB
CLLJ
Súper Manzana
Conjunto
Casa
Ciudadela
Resguardo
Condominio
Etapa
Bloque
SMZ
CONJ
CS
CIU
RESG
COND
ETP
BL
 Casilla (13) Cód: CÓDIGO DEPARTAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Se diligencia el código del Departamento de la dirección donde el solicitante desea recibir la
correspondencia. Teniendo en cuenta los códigos establecidos en el documento DIVIPOL.
 Casilla (14) Nombre: NOMBRE DEL DEPARTAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA. Se diligencia el nombre del Departamento de la dirección donde el
solicitante desea recibir la correspondencia. Teniendo en cuenta los códigos establecidos en el
documento .
 Casilla (15) Cód: CÓDIGO DEL MUNICIPIO DE LA DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Se diligencia el código del Municipio de la dirección donde el solicitante desea recibir la
correspondencia. Teniendo en cuenta los códigos establecidos en el documento DIVIPOL.
 Casilla (16) Nombre: NOMBRE DEL MUNICIPIO DE LA DIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA. Se diligencia el nombre del Municipio de la dirección donde el
solicitante desea recibir la correspondencia. Teniendo en cuenta los códigos establecidos en el
documento DIVIPOL.
 Casilla (17) Teléfono 1: Se debe colocar el número telefónico del solicitante, de un familiar o
persona cercana. Este puede ser número de celular.
Teléfono 2: Se puede colocar otro número telefónico del solicitante, de un familiar o persona
cercana, en caso de que la persona no lo tenga, se deja en blanco. Este puede ser número de
celular.
14
15
Reslución 4316 de 2006.
Tomado de la Guía de capacitación para registro, localización y caracterización de personas con discapacidad – DANE.
17
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
 Casillas (18) Salario o Ingreso Mensual: Se registra el valor de la suma de los ingresos
mensuales recibidos por el solicitante. Si es una persona desempleada se escribirá el número
cero (0) en la última casilla. Será causal de cancelación, el formulario que tenga consignado un
valor superior a un salario mínimo legal vigente mensual o que no se encuentre la casilla
diligenciada.
 Casilla (19) Código: CÓDIGO DE LA OCUPACIÓN DEL SOLICITANTE. Se coloca el número
del código de la actividad que realiza el solicitante, teniendo en cuenta la clasificación
establecida en el documento Codificación de ocupación por actividad económica. Cuando en la
casilla No. 18, se anote el número cero (0), se escribirá el código 0300, que se refiere a la
condición de desempleado.
Para el caso de los concejales se debe registrar el número nueve mil novecientos noventa y
nueve (9999) en esta casilla.
 Casilla (20) Cuál: NOMBRE DE LA OCUPACIÓN DEL SOLICITANTE. Se escribirá el nombre
de la actividad, establecido en el documento Codificación de ocupación por actividad
económica, el cual deberá corresponder con el código de la casilla Número 19.
Para las actividades que se presentan con el código de “OTRAS”, se deberá especificar, la
labor que realiza el solicitante.
Para el caso del grupo poblacional de los concejales se debe registrar “CONCEJAL”.
 Casilla (21) NIT: NÚMERO DE NIT DEL EMPLEADOR. Este espacio es exclusivo para
agremiaciones. Se debe registrar el número del NIT de la agremiación al cual está afiliado el
solicitante.
 Casilla (22) Nombre o Razón social: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL EMPLEADOR. Este
espacio es exclusivo para agremiaciones. Se debe registrar el nombre o razón social de la
agremiación al cual está afiliado el solicitante.
 Casilla (23) Tipo de Solicitante: De acuerdo con las características y la información
suministrada por el solicitante, se selecciona con una X la casilla correspondiente
(Independiente, madre comunitaria, desocupado, concejal o discapacitado).
 Casilla (24) % Porcentaje Discapacidad: Este campo solo se diligenciará, si el tipo de
solicitante es discapacitado. Se diligencia el número del porcentaje de discapacidad de (50-99),
si es menor al 50% la solicitud será rechazada como solicitante discapacitado.
 Casilla (25) Nivel de SISBÉN: Marcar con una X, 1 ó 2 según el nivel de SISBÉN y se
diligenciará teniendo en cuenta la fotocopia del carné o certificado del SISBEN en el que se
especifique el puntaje asignado.
 Casillas (26) Ubicación: Se selecciona por medio de una X la casilla respectiva, teniendo en
cuenta que rural corresponde a las personas que desarrollan su actividad en el campo y urbano
aquellas que la realizan en la ciudad. Para los desempleados serán independientes rurales
aquellos que pertenezcan al área rural e independientes urbanos los del área urbana. Para los
concejales la ubicación será únicamente urbano. Será causa de anulación la doble marcación o
dejar la casilla en blanco.
18
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
PARTE 2: INFORMACIÓN SEGURIDAD SOCIAL
 Casilla (27) ¿En cuál Régimen de Salud se encuentra afiliado?: Se selecciona con una X el
Régimen de Salud, al cual está vinculado el solicitante, en el momento de la afiliación.
 Régimen Subsidiado: Cuando la vinculación se hace a través del pago de una cotización
subsidiada, total o parcialmente, con recursos fiscales o de solidaridad.
 Régimen Contributivo: Cuando la vinculación se hace a través del pago de una cotización,
individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o
un tercero.
 Casilla (28) ¿Qué entidad de aseguramiento?: Se escribe el nombre de la Entidad Promotora
de Salud (EPS) para afiliaciones al Régimen o de la Administradora de Régimen Subsidiado
(ARS), a la cual está vinculado en el momento de la afiliación.
 Casilla (29) Traslado de Régimen: Si el afiliado cotizaba para pensiones en el régimen de
Prima Media con Prestación Definida ó Régimen de Ahorro Individual, se deberá marcar con
una X en la casilla SI de lo contrario marcar con una X en la casilla NO.
 Casilla (30) Si marcó Traslado indique Administradora de Pensiones anterior: Si el afiliado
cotizaba para pensiones en el régimen de Prima Media con Prestación Definida ó Régimen de
Ahorro Individual, se deberá diligenciar el nombre de la Administradora de Pensiones anterior,
de lo contrario se dejará en blanco.
Nota. El traslado Administradora de Pensiones debe ser tramitado directamente por el afiliado ante el Régimen de
Prima Media con Prestación definida.
 Casilla (31) NIT: Si el afiliado cotizaba para pensiones en el régimen contributivo, se deberá
diligenciar el NIT de la Administradora de Pensiones anterior, de lo contrario se dejará en
blanco.
 Casilla (32) Número de Semanas Cotizadas: Se debe anotar el número de semanas
cotizadas a , siendo el mínimo 250 semanas.
 Casilla (33) No. Formulario: Corresponde al número de formulario, el cual se encuentra preimpreso (No se debe diligenciar).
PARTE 3: INFORMACIÓN ESTADÍSTICA
 Casillas (34) Fecha de Solicitud: Se anotará la fecha en la cual se diligencia el formulario, en
el orden establecido día – mes – año (DD-MM-AAAA) y utilizando dos dígitos para el día, dos
dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año.
 Casillas (35) Municipio de Afiliación - Residencia: Se diligencia el código del Municipio
donde se diligencia el formulario. En el caso de los Concejales, se debe registrar el código del
Municipio en el cual se desempeña. Se debe tener en cuenta los códigos establecidos en el
documento DIVIPOL. Este campo presenta 5 espacios los cuales en caso de sobrar deben ser
diligenciados con ceros (0) únicamente (no guiones ni espacios), los primeros dos campos
corresponden al código del Departamento y los siguientes tres (3) campos, corresponden al
municipio.
19
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Ejemplo: Departamento Antioquia cód. 5, Medellín cód.1 este campo se diligenciará de la
siguiente manera: 05001.
 Casilla (36) Nombre de la Profesional que hace la Afiliación: Se escribe el nombre completo
del funcionario que registró y verificó la información del Formulario.
 Casilla (37) Código Funcionario: Se escribe el código asignado por la Dirección de
Tecnología a cada uno de los funcionarios del CONSORCIO PROSPERAR (Cuatro Dígitos).
 Casilla (38) Firma Funcionario: Espacio donde debe firmar el funcionario que diligenció y
verificó la información del Formulario.
 Casilla (39) Firma del Solicitante: Debe ser diligenciado directamente por el solicitante,
registrando su firma en el espacio en blanco destinado para tal fin. Cuando la persona a la cual
se le está diligenciando el Formulario no sepa escribir, el funcionario registra el nombre en el
espacio y tomará la huella dactilar del solicitante.
 Casilla (40) Huella Dactilar: Coloca cualquier huella dactilar del solicitante en el espacio en
blanco destinado para tal fin.
 Casilla (41) Número de Identificación: Se registrará por parte del funcionario del
CONSORCIO PROSPERAR, claramente el número de documento de identificación del
solicitante del original del Documento de Identidad, el cual deberá corresponder con la fotocopia
y con la casilla Número 02.
Es importante que la firma tanto del solicitante como del funcionario, quede dentro del área
establecida para tal fin, sin que sobrepase a las casillas que la limita. El Asesor Territorial PSAP
verifica el correcto diligenciamiento del formulario, revisa los soportes entregados por el solicitante
y firma el formulario.
El solicitante verifica el diligenciamiento del formulario, firma en la casilla respectiva y toma la
copia, el original es remitido para el proceso de digitación.16
Al reverso del formulario se encuentran los deberes del afiliado del Programa de Subsidio al Aporte
en Pensión, es indispensable que el Asesor Territorial PSAP le comente al afiliado que una vez
firmado el formulario de afiliación da por entendido sus deberes.
3.5
ACTIVIDAD 5: REMISIÓN DE FORMULARIOS AL COORDINADOR PSAP
Responsable: Asesor Territorial PSAP
Una vez revisado y verificado el correcto diligenciamiento de los formularios, los remite
Semanalmente al Coordinador PSAP, por medio del formato Entrega de formularios diligenciados
(RG-ADP-02) junto con el formato Reporte de Formularios Anulados y Perdidos en Sede
(RG-ADP-04), anexando los respectivos soportes, los anulados deben presentar el sello de
ANULADO y la denuncia de los perdidos.
Nota. Si se presenta retracto de solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes por parte del potencial afiliado se
debe tener en cuenta que:
16
Es importante tomar las precauciones necesarias para el manejo y cuidado de los formularios especialmente durante las comisiones y
efectuar el diligenciamiento y firma de los mismos solo en el momento de la afiliación del potencial beneficiario. Esto con el fin de evitar
el daño y desperdicio de formularios.
20
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
a.
b.
c.
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Si el formulario se encuentra aún en la Regional el Asesor Territorial PSAP debe anularlo.
Si el formulario se encuentra en la Firma Digitadora, se reporta la novedad al Coordinador de Producción PSAP
quien autoriza y le reporta por medio de correo electrónico a la Firma Digitadora la situación para que ésta
cancele el documento.
Si ya se procesó la información del potencial afiliado se debe generar la novedad como retiro voluntario al mes
siguiente a la Afiliación.
3.6
ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DE FORMULARIOS A LA FIRMA DIGITADORA
Responsable: Coordinador PSAP
De acuerdo con el cronograma de producción PSAP, remite a la firma digitadora los formularios
diligenciados, los anulados y las denuncias de los perdidos, anexando dos (2) copias de los
formatos Reporte de envío de formularios (RG-ADP-03) y Reporte de formularios anulados y
perdidos en sede (RG-ADP-04). La información se debe remitir consolidada en un solo registro en
orden consecutivo y el orden del registro debe coincidir con el físico de los formularios remitidos y
por funcionario.
Además, remitirá por correo electrónico el formato Reporte de envío de formularios (RG-ADP-03) a
la Dirección de Producción.
3.7
ACTIVIDAD 7: VERIFICACIÓN ENVÍO FORMULARIOS (APERTURA DE SOBRES)
Responsable: Firma Digitadora
Recibe los formularios de cada regional y verifica el envío teniendo en cuenta los formatos Reporte
de envío de formularios (RG-ADP-03) y Reporte de formularios anulados y perdidos en sede (RGADP-04) por la Regional.
Firma los reportes confirmando el recibo, realiza el conteo y verifica que las cantidades coincidan y
que el formulario contenga los soportes definidos en el numeral 3.2.1 así como los anulados y las
denuncias de los perdidos, de no coincidir la firma digitadora remite al Coordinador de Producción
PSAP la imagen digitalizada del registro de envío de formularios con las anotaciones de las no
coincidencias; el Coordinador de Producción PSAP remite a la Regional la información con el fin
de que se verifique y remita nuevamente la corrección vía mail a la Dirección de Producción con la
información digitalizada, de allí la Coordinadora de Producción PSAP la remite nuevamente vía email a la firma digitadora.
Nota. La Coordinadora de Producción PSAP se encargará de remitir a cada Regional vía correo electrónico los formatos
Reporte de envío de formularios (RG-ADP-03) y Reporte de formularios anulados y perdidos en sede (RG-ADP-04),
debidamente firmados por la Firma Digitadora.
3.8
ACTIVIDAD 8: VALIDACIÓN DE FORMULARIOS CON INCONSISTENCIAS
Responsable: Firma Digitadora, Coordinador de Producción PSAP, Coordinador PSAP
En caso de presentar inconvenientes con formularios, la Firma Digitadora procede de acuerdo con
lo definido en el procedimiento Tratamiento de productos no conformes (PD-PLN-06) realizando la
mesa de control pertinente, diligenciando el formato Reporte de formularios con inconvenientes en
mesa de control (RG-ADP-13) y enviándolo al Coordinador PSAP; éste, una vez recibido el
formato por parte de la Firma Digitadora, debe digitalizar, adjuntar y enviar de inmediato por correo
electrónico a la Firma Digitadora, con copia al Coordinador de Producción PSAP, la respuesta por
medio del formato Reporte de formularios con inconvenientes en mesa de control (RG-ADP-13).
21
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
3.9
ACTIVIDAD 9: DIGITACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO
Responsable: Firma Digitadora
Inicia la labor de digitalización, digitación y archivo de los documentos, valida la información de
acuerdo con el cronograma de producción PSAP, de los formularios respectivos y la publica a
través de la página web, para consulta de la Dirección de Producción.
3.10 ACTIVIDAD 10: TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN
Responsable: Firma Digitadora
Según cronograma de producción PSAP, remite en archivo plano al Coordinador de Producción
PSAP el resultado del procesamiento de la información.
3.11 ACTIVIDAD 11: VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO PLANO
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
Consolidados los reportes remitidos por la Firma Digitadora vía correo electrónico, valida la
información con el reporte de envío de producción remitido por cada Regional y verifica el total de
las afiliaciones para que sean iguales. En caso de identificar diferencias le remite comunicado al
responsable de la firma digitadora para que aclare las diferencias.
3.12 ACTIVIDAD 12: CARGUE DEL ARCHIVO – VALIDACIÓN WEB SERVICE
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
Se realiza el cargue en el aplicativo S.U.B Novedades Subsidiados del RÉGIMEN DE PRIMA
MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA, donde se solicita la validación de la información
diligenciada en los formularios, para corroborar el estado actual de los potenciales beneficiarios
ante la base de datos del como del RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL, con el fin de evitar
vinculaciones a personas que se encuentran trasladados a una AFP, pensionadas y/o fallecidas.
Posteriormente RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA mediante el
aplicativo S.U.B Novedades Subsidiados, genera la respuesta del archivo cargado, para
determinar la viabilidad de las afiliaciones.
Adicionalmente se realiza cruces masivos para verificar la calidad de cumplimiento de requisitos.
(ver documento IN-ADP-05 Generación Nomina PSAP En Nodum – SINFONIA )
3.13 ACTIVIDAD 13: CARGUE DEL ARCHIVO NODUM
Responsable: Coordinador de Producción PSAP.
Verificado el archivo plano con el estado viable a la base de datos de RÉGIMEN DE PRIMA
MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA, realiza el cargue masivo de la información por medio del
aplicativo NODUM, donde se validan los requisitos de afiliación al Programa Subsidio al Aporte en
Pensión. En la ejecución del cargue se almacena la siguiente información:


Datos Básicos del Afiliado
Complementación de Datos
3.14 ACTIVIDAD 14: CLASIFICACIÓN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS
Responsable: Coordinador de Producción PSAP.
22
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Una vez es obtenido el resultado de los cruces de información, el aplicativo clasifica a los
potenciales beneficiarios de la siguiente manera:

ACTIVO: Potencial Beneficiario que cumplen con los requisitos para ser vinculados al
Programa de Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP).

RECHAZO: Son aquellos potenciales beneficiarios clasificados por:
o Suspendido FOPEP
o Suspendido Registraduría
o Suspendido RUA
o Suspendido RUAF
o Suspendido BDUA
o Suspendido Renta Pensión Subsidio (FOMAG, Ecopetrol, Fuerzas Armadas)
o Temporalidad
o Activo PPSAM
o Retirados por morosidad
o Mayores de sesenta y cinco (65 ) años
o Falta de Documentación
o Semanas Cotizadas exigidas
o Edad exigida para ingreso al programa
3.15 ACTIVIDAD 15: REPORTE DE RECHAZADOS
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
Al realizarse el cargue masivo, emite observaciones para los que deben ser rechazados por algún
motivo (activo en alguno de los programas PPSAM, PSAP, no cumple los requisitos). Los
rechazados son publicados en el informe mensual a todas las Regionales y Gerencia General a
través del Portal Corporativo.
3.16 ACTIVIDAD 16: VINCULACIÓN DE NUEVOS AFILIADOS.
Responsable: Coordinador de Producción PSAP
Todos los nuevos afiliados en estado ACTIVO son cargados en el aplicativo S.U.B Novedades
Subsidiados de RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA y se informa el
cargue realizado
3.17 ACTIVIDAD 17: GENERACIÓN DE TALONARIOS
Responsable: RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA – Gerencia
Nacional de Aportes y Recaudo
Procesan la información de los afiliados y genera una georeferenciación la cual es remitida a la
Empresa Contratada para la impresión de los Talonarios de pago.
3.18 ACTIVIDAD 18: GENERACIÓN DEL ARCHIVO PLANO PARA IMPRESIÓN DE CARTAS
DE ACEPTACIÓN
Responsable: Analista de Producción PSAP
23
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Genera archivo plano con la información de los nuevos afiliados que ingresaron al Programa de
subsidio al aporte en pensión (PSAP) y lo remite a la Firma de correo contratada por el
CONSORCIO , por medio de correo electrónico según cronograma junto con el formato “Carta de
Aceptación” (RG-ADP-10).
3.19 ACTIVIDAD 19: INFORME GENERACIÓN DE TALONARIOS DE PARTE DE RÉGIMEN DE
PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA
Responsable: RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA
Envía a la Firma de correo contratada por el CONSORCIO los talonarios de pago físicos de las
afiliaciones del mes y adjunta archivo de correo para realizar el respectivo envío.
3.20 ACTIVIDAD 20: ENVÍO DE PAPELERÍA A Firma de correo contratada por el
CONSORCIO
Responsable: Analista de Producción PSAP
Mensualmente el Analista de Producción PSAP envía a la Firma de correo contratada por el
CONSORCIO la papelería necesaria para la impresión del formato “Carta de Aceptación” (RGADP-10) y de los diferentes tipos de retiro (Carta de retiro por vejez (RG-ADP-37), Carta de retiro
por morosidad (RG-ADP-40), Carta de retiro por motivos diferentes (RG-ADP-41) y Carta de retiro
por temporalidad (RG-ADP-42)).
3.21 ACTIVIDAD 21: IMPRESIÓN DE CARTAS
Responsable: Firma Contratada
Imprime las cartas de aceptación bajo la plantilla definida en el formato “Carta de Aceptación” (RGADP-10) de la afiliación a los nuevos afiliados del programa. Finalizada la actividad le informa el
Analista de Producción PSAP que ya se puede efectuar la entrega.
3.22 ACTIVIDAD 22: ENTREGA DE TALONARIO Y CARTA DE ACEPTACIÓN A NUEVOS
AFILIADOS
Responsable: Analista de Producción PSAP
Remite a la Firma de correo contratada por el CONSORCIO el archivo de correspondencia para la
impresión de cartas y realice los envíos correspondientes a la dirección de correspondencia
suministrada por el nuevo afiliado.
3.23 ACTIVIDAD 23: PUBLICACIÓN DE CARTAS DE ACEPTACIÓN
Responsable: Analista de Auditoria
Una vez la Firma de correspondencia contratada remite la copia de la planilla de correo de las
cartas de aceptación entregadas, publica en el portal corporativo la información de las cartas de
aceptación que fueron entregadas efectivamente
3.24 ACTIVIDAD 24: REVISIÓN DE ENVÍO DE CARTAS DE ACEPTACIÓN
Responsable: Coordinadora PSAP
Con base en la información publicada valida que las solicitudes de afiliación realizadas durante el
periodo coincidan con las cartas de aceptación entregadas. Si se encuentran diferencias informa a
la Dirección de Producción quien es responsable de dar solución a la novedad.
3.25 ACTIVIDAD 25: ANÁLISIS DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN
Responsable: Dirección de Producción
24
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
Mensualmente presenta a la Gerencia General un informe consolidado del total de la producción
de las Regionales (formularios diligenciados, aceptados, cancelados, rechazados, anulados en
sede, funcionarios con mayores anulaciones y cancelaciones, municipios cubiertos, convenios
realizados, etc.) y demás información que esta Dirección considere necesaria presentar y que
permita establecer el desempeño de las regionales y el cumplimiento de las metas establecidas.
4
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD FORMULARIOS
COORDINADOR
PSAP
COORDINADOR
PRODUCCIÓN
PSAP
GERENTE
REGIONAL
DIRECCIÓN DE
PRODUCCIÓN
Aprueba la
solicitud y Firma
Revisa la
solicitud y
firma
Envía
Formularios
RG-ADP-05
RG-ADP-05
RG-ADP-05
INICIO
Cantidad de
Formularios OK
NO
Solicita
Formularios
RG-ADP-05
Revisa que:
- Número formulario de original
sea el mismo de la copia
- Cantidad enviada es la solicitada
- Consecutivos remitidos
coinciden con el físico
Recibe y verifica
los formularios
Revisión OK
NO
Informa la
situación
SI
FIN
Elabora informe
para Gerencia
General
Entrega los
formularios
RG-ADP-09
Consolida la
información
Diligenciamiento mensual
RG-ADP-11
Diligenciamiento bimensual
RG-ADP-06
Página 1
25
CÓDIGO
PD-ADP-01
VERSIÓN
1
INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS AL PSAP
FECHA ACTUALIZACIÓN
ESTADO
DICIEMBRE DE 2012
OFICIAL
DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO DE NUEVOS AFILIADOS PSAP (PD-ADP-01)
POTENCIAL
AFILIADO
Contacta al
CONSORCIO
Recoleta
documentación
faltante
FIN
Genera retracto
de la Solicitud
SI
Identificación
Potenciales Afiliados
Coloca Sello
“Anulado”
IN-ADP-03
ASESOR
TERRITORIAL PSAP
RG-ADP-04
RG-ADP-26
NO
NO
NO
Cumple los
requisitos?
SI
Realización
Charla
Informativa
Asigna Cita al
Potencial Afiliado
Es viable la
afiliación?
Los documentos se
encuentran OK?
SI
Formulario cumple
condiciones?
Diligenciamiento
del Formulario
00
RG-ADP-17
NO
Formulario de
Ingreso
SI
Revisión de
Inconsistencias
COORDINADOR
PSAP
Resolución de
inconsistencias
Envía los
formularios
RG-ADP13
COORDINADOR
DE
PRODUCCIÓN
PSAP
Existen
Diferencias
Tramita las
diferencias
PD-PLN-06
NO
RG-ADP-03
RG-ADP-04
RG-ADP-02
RG-ADP-04
Cargue de
Información
Publicación
Cartas de
Aceptación
SI
RG-ADP13
Verificación de
Información
ANALISTA
PRODUCCIÓN
PSAP
Recibe los
formularios
Rechazos
NO
SI
Activos
NO
FIN
Entrega Sobres
a Nuevos
Afiliados
RG-ADP-10
Inconvenientes
solucionados
NO
Presentan
Inconsistencias?
FIRMA
DIGITADORA
SI
Coinciden
cantidades
Verifica los
documentos
Recepción
documentos
RG-ADP-03
RG-ADP-04
Digitación y
Digitalización
COLPENSIONES
Validación de
Formularios
RG-ADP-10
Talonarios
Elaboración de
Sobres
RG-ADP-10
Talonarios
Archivo Plano
Generación
Talonarios
Procesamiento
de Información
Página 1
26