Cronograma de planejamento do evento

Cronograma de Planificación del Evento
Esta tabla de tiempo le provee una lista de puntos para su programa. Adáptela a sus
necesidades particulares y establezca sus propias fechas ideales y de vencimiento que no
pueden ser olvidadas.
3 Meses Antes o en el Momento de hacer la Reserva
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Determine el objetivo de la reunión y elabore un programa y un presupuesto.
Reserve el lugar del evento y los servicios de apoyo. (Verifique el calendario de eventos
locales para evitar un conflicto con días inapropiados)
Envíe cartas con el acuerdo de los hoteles y de los proveedores.
Organice una cuenta principal con el hotel para realizar los débitos de las reuniones
(autorice a quien podrá firmar por estos cobros)
Invite a los oradores e infórmeles sobre los participantes y las instalaciones del hotel,
incluyendo la capacidad audiovisual.
Notifique a los participantes.
Prepare los obsequios de los viajes.
Por lo menos 5 semanas antes del Evento
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Confirme los menús por escrito con el gerente de eventos así como la disposición de los
salones.
Examine la presentación del orador y ofrézcale asistencia para elaboración de los
comunicados.
Encargue los carteles y el material impreso.
Envíe por correo la agenda del día, la vestimenta y otras instrucciones a los participantes.
Encargue los obsequios y regalos.
Organice la distribución de los mismos (y del material de inscripción) con la persona de
contacto del hotel.
Por lo menos 3 semanas antes del Evento
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Verifique con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y
logísticos.
Entréguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u obsequio.
Por lo menos 1 semana antes del Evento
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Envíe los materiales para que arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada
antes de salir de su oficina.
Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas.
Haga los trámites necesarios para que después del evento se envíen los materiales a su
oficina.
Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de bebidas para los
eventos del primer día.
Lleve un juego original de todos los comunicados que serán distribuidos. (En el caso de
que los materiales que envió se pierdan o extravíen, usted podrá copiarlos del juego
original)
Inspeccione personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado en
buenas condiciones.
Verifique que las fajas y la recepción estén de acuerdo con los horarios y lugares de sus
eventos.
Días del Evento
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Verifique una hora antes los lugares de los eventos
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Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y
necesidades
Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un registro de todos sus gastos
en la propiedad.
Conclusión de una Reunión Exitosa
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Reúnase con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los débitos y recibos
Comparta con su gerente de eventos los nombres de los asociados que le brindaron un
servicio extraordinario.