Postgrado Postgrad Decanato de Estudios de Postgrado Maestría en Administración, Mención Gerencia de Empresas MEJORAR EL PROCESSO DE ADMINISTRACIÓN PARA EL ALMACENAJE DE PRODUCTOS TERMINADOS DENTRO DE SNACKS AMÉRICA LATINA Autores: Daniel D. Barlaam M. Tomás Mérida G. Tutor: Diego Casañas Caracas, Septiembre de 2004 DERECHO DE AUTOR Nosotros, Daniel Barlaam y Tomás Mérida; titulares de las Cédulas de Identidad números 11.310.563 y 4.220.335, cedemos a la Universidad Metropolitana el derecho de reproducir y difundir el presente trabajo titulado “MEJORAR EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN PARA EL ALMACENAJE DE PRODUCTOS TERMINADOS DENTRO DE SNACKS AMÉRICA LATINA”, con las únicas limitaciones que establece la legislación vigente en materia de derecho de autor. En la ciudad de Caracas, a los 6. días de mes de diciembre de 2004 (firma)____________________________ Daniel Barlaam Autores Tomás Mérida DEDICATORIAS A la memoria de mi querido e inolvidable Padre, a mi Madre y mis Hermanos, fuentes constantes de mis principios y valores. A mis hijos Tomás, Julio César, Indira y Vanesa e hijastros Jessica, Daniel y Paula para que les sirva de ejemplo y objetivo en sus vidas y naturalmente a mi mujer Gloria quien me impulsó y apoyó a realizar este postgrado. Tomás Mérida A Dios, que todo lo permite, quien da salud y voluntad para que podamos realizar cada uno de nuestros deseos. A mis Padres, quienes han guiado mi vida con amor y buenas costumbres y me han ayudado a alcanzar el éxito. Les deseo lo mejor del mundo. Mi hermana Marlene y su esposo, quien siempre han estado a mí lado teniendo confianza en mí. Y su preciosa hija Valeria; adorada y querida sobrina, quien con su simpatía y amor a llenado parte de mí corazón. A mis Abuelos, tíos y primos; aunque por circunstancias de distanciamiento entre países, siempre han estado pendiente de mí. A mi maraiza Patricia, por ese amor dedicado a lo largo de nuestra relación y por toda la confianza depositada en mí; ha sido un estimulo de inspiración para el desarrollo y culminación de este trabajo de grado. Gracias, los quiero a todos muchísimo. Daniel Barlaam AGRADECIMIENTOS Queremos agradecer especialmente a tres grandes personas que fueron, nuestro tutor académico Diego Casañas, y a nuestros tutores industriales y amigos Adán Medina y Roberto Casañas; por servirnos de ejemplo en actividades profesionales; y porque siempre nos brindaron amistad y apoyo para la realización de este trabajo de grado. A todo el personal de la Gerencia de Logística de la Empresa SNACKS AMÉRICA LATINA, por su colaboración desinteresada en el desarrollo del presente trabajo. Tomás Mérida y Daniel Barlaam A mi amigo y compañero de tesis Daniel, quien me brindó la oportunidad de integrame a su proyecto y compartir conmigo horas de investigación y desarrollo. A mi jefe César Alcalá y a todos mis compañeros de trabajo por su apoyo durante la realización de este postgrado. Tomás Mérida Un agradecimiento muy especial a dos compañeros y amigos Leonardo Vieira y Alejandro de la Hoz, por toda esa confianza depositada en mí, y esa gran ayuda brindada a lo largo de mí carrera universitaria y profesional. Daniel Barlaam RESUMEN El presente trabajo tiene como propósito realizar un estudio a la gestión del almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa Cruz de Aragua de la empresa Snack América Latina. Este estudio contempla el análisis de los principales factores involucrados en el proceso de almacenamiento, acompañado de una propuesta a fin de mejorar las actividades que se llevan a cabo en esta área a partir del rediseño de la gestión bajo los lineamientos de la Reingeniería que estará apoyado en un sistema automatizado. La presente investigación está enmarcada bajo la modalidad de Proyecto Factible, el nivel de la investigación es el de una Investigación de Campo. La población en estudio estuvo constituida por todos los elementos involucrados en el almacenamiento de producto terminado de la planta Santa Cruz. La información se recolectó con la ayuda de técnicas de recolección de datos, de las que se utilizaron: la Observación, la Entrevista y el Cuestionario. Los resultados arrojados por la aplicación de las técnicas anteriormente expuestas demostraron que la operatividad del sistema de almacén está afectada por la inadecuada distribución física en que se encuentra almacenados los diversos productos terminados, situación que influye en el rendimiento de los operarios y en los tiempos de ejecución de las tareas que dan vida al proceso que allí se lleva a cabo. La propuesta que se plantea es implantar un sistema automatizado de control de inventarios que establece la visibilidad completa del producto terminado, mediante las propuestas de ubicación más óptima de la carga (con previa parametrización algorítmica) con ayuda de un sistema de transporte (montacargas) que trabaja en conjunto con el sistema a través de un lector óptico. De último se presenta las conclusiones y recomendaciones a las que llegaron los investigadores. ÍNDICE LISTA DE TABLAS, FIGURAS Y GRÁFICOS ................................................ii INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1 CAPÍTULO I .................................................................................................... 4 EL PROBLEMA............................................................................................... 4 1.1 Contextualización y Delimitación Del Problema .................................... 4 1.2 Interrogantes De La Investigación......................................................... 8 1.3 Objetivos De La Investigación ............................................................... 9 1.3.1 Objetivo General ............................................................................... 9 1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................ 9 1.4 Justificación........................................................................................... 9 CAPÍTULO II ................................................................................................. 11 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 11 2.1 LA EMPRESA ..................................................................................... 11 2.1.1 Breve Sinopsis de la Empresa ......................................................... 11 2.1.2 Antecedentes de la Empresa ........................................................... 12 2.1.3 Visión................................................................................................ 13 2.1.4 Misión ............................................................................................... 13 2.1.5 Unidades que la Conforman............................................................. 13 2.2 Antecedentes de la Investigación....................................................... 15 2.3. Bases Teóricas................................................................................... 18 2.3.1 Proceso de Almacenamiento........................................................... 19 2.3.1.1 Almacén ....................................................................................... 19 2.3.1.2 Función de los Almacenes ........................................................... 21 2.3.1.3 Técnicas Básicas para el Almacenamiento .................................. 21 2.3.1.4 Principales técnicas de almacenamiento de materiales ............... 21 2.3.2 Gestión de Almacén ......................................................................... 28 2.3.2.1 Gestión, organización y control de almacenes .............................. 28 2.3.2.2 Gestión física de los almacenes ................................................... 29 2.3.2.3 Red de distribución y almacenamiento......................................... 30 a. Ubicación del almacén: ......................................................................... 30 b. Principios Básicos para la Distribución Física del Almacén.................. 33 c. Diseños, características, equipamiento y medios del almacén.............. 35 2.3.2.4 Tipos de Gestión de Almacenes................................................... 35 a. Gestión de hueco fijo (Almacén Organizado): ....................................... 36 b. Gestión de hueco libre (Almacén Caótico): ........................................... 36 2.3.2.5 Manejo de Materiales .................................................................... 37 a. Tarimas y Operaciones de Entarimado ................................................ 40 b. Traspaletas............................................................................................ 40 c. Montacargas.......................................................................................... 41 2.3.2.6 Clasificación y Codificación de Materiales..................................... 41 2.3.2.7 Inventario...................................................................................... 43 2.3.2.8 Función del Inventario ................................................................. 46 2.3.2.9 Técnicas de Administración de Inventarios .................................. 51 a. Sistema ABC. ...................................................................................... 51 2.3.2.10 Sistema de Administración de Almacenes WMS (Warehouse Management System) ............................................................................... 52 2.3.2.11 Sistema Pallet Pin Point (PPP).................................................... 55 CAPÍTULO III ................................................................................................ 58 MARCO METODOLÓGICO .......................................................................... 58 3.1 Tipo y Diseño de la Investigación........................................................ 58 3.1.1. Tipo de Investigación....................................................................... 58 3.1.2. Diseño de la Investigación.............................................................. 60 3.2 Población y Muestra........................................................................... 61 3.3 Instrumento ......................................................................................... 62 3.3.1. Observación Directa ........................................................................ 63 3.3.2. La Entrevista: .................................................................................. 64 3.3.3. Cuestionario: ................................................................................... 65 3.3.4 Técnicas de Análisis......................................................................... 68 3.3.5 Diagramas de Flujo .......................................................................... 68 3.3.5 Diagramas Causa –Efecto................................................................ 68 3.3.6 Diagrama Pareto .............................................................................. 69 3.4. Procedimiento .................................................................................... 69 ANÁLISIS DE RESULTADOS....................................................................... 72 4.1 Diagnostico General ........................................................................... 72 4.2 Análisis de la Técnica Causa –Efecto ............................................... 87 4.3 Análisis del Diagrama Pareto ............................................................ 89 4.4 Análisis del Instrumento de recolección de datos............................... 95 CAPÍTULO V............................................................................................... 105 PROPUESTA.............................................................................................. 105 CAPÍTULO VI.............................................................................................. 120 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 120 6.1 Conclusiones..................................................................................... 120 6.2 Recomendaciones............................................................................. 122 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 124 ANEXOS ..................................................................................................... 127 ii LISTA DE TABLAS, FIGURAS Y GRÁFICOS TABLAS Tabla 1: Resumen de las causas más significativas del Diagrama Causa Efecto de la problemática existente en la gestión del almacén principal de la empresa Snacks Latinoamérica.................................................................... 90 Tabla 2: Causas que inciden en la actual gestión del almacén de producto terminado de la empresa Snacks Latinoamérica, ordenadas en forma descendente. ................................................................................................ 93 Tabla 3: Proyección de la demanda de producto terminado de Snacks América Latina ............................................................................................ 105 Tabla 4: Valor Presente Neto (VPN). Proyecto: Gestión de Almacén ........ 117 Tabla 5: Inversión en Planta Santa Cruz de Snacks América Latina ......... 119 FIGURAS Figura 1: Proceso de Logística dentro de una Organización ......................... 7 Figura 2. Integración de PepsiCo y Empresas Polar................................... 12 Figura 3. Organigrama de Snacks América Latina....................................... 13 Figura 4: Racks dinámico ............................................................................ 24 Figura 5: Racks Selectivo ............................................................................ 24 Figura 6: Racks Selectivos........................................................................... 25 Figura 7: Racks Drivin In.............................................................................. 25 Figura 8: Racks Drive In .............................................................................. 26 Figura 9: Racks Push Back.......................................................................... 27 Figura 10: Traspaleta Manual ...................................................................... 40 Figura 11: Traspaleta Electrica .................................................................... 41 Figura 12: Esquema de Aprovisionamiento ................................................. 47 Figura 13: Grafica nivel de servicio / inversión stocks ................................. 50 Figura 14: Esquema del sistema WMS........................................................ 52 Figura 15: Código de barras ........................................................................ 55 ii Figura 16: Toma del código por parte del lector óptico implantado en el montacargas ................................................................................................. 56 Figura 17: Esquema del procedimiento de la investigación ......................... 71 Figura 18.Diagrama Causa - Efecto............................................................. 86 Figura 19: Montacargas con lector óptico .................................................. 110 Figura 20: Esquema de funcionamiento del sistema Depot Master ........... 112 Figura 21: Esquema de funcionamiento del sistema WMS........................ 113 GRÁFICOS Gráfica 1: Diagrama Pareto ......................................................................... 92 Gráfico 2: Tiempos de entrega de materiales .............................................. 95 Grafico 3: Sistema de Manejo de Producto Terminado ............................... 95 Grafico 4: Sistemas de control en el amacén de producto terminado.......... 96 Grafico 5: Control de quejas de servicios en almacén de producto terminado ...................................................................................................................... 97 Grafico 6: Desempeño de los trabajadores de Snacks América Latina ....... 98 Grafico 7: Estudio del personal operativo de los almacenes de Snacks América Latina .............................................................................................. 99 Gráfico 8: Sistema de Inventario en la gestión de almacén de los productos terminados de la empresa Snacks América Latina ..................................... 100 Grafico 9: Control de entrada de materiales del almacén de Snacks América Latina .......................................................................................................... 100 Grafico 10: Control de salida de materiales del almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina....................................... 101 Gráfico 11: Costos de la administración del almacén principal de Snacks América Latina ............................................................................................ 102 Grafico 12: Fallas en la administración de almacenes............................... 103 Gráfico 13: Promedios industriales. Gráfico 1............................................ 108 Gráfico 14: Promedios Industriales. Gráfico 2 .......................................... 109 1 INTRODUCCIÓN El almacén es un área de gran importancia, ya que en él están contenidos una serie de operaciones, que dan vida al proceso productivo de cualquier organización, entre las cuales se destacan: el control, movimiento y resguardo, con ayuda de los diversos recursos y medios que permite: recibir, almacenar y embarcar la materia prima, el producto en proceso y los productos terminados, actividades se denominan: recepción, almacenaje y despacho. Cada etapa genera una exhaustiva revisión de lo que entra y sale a fin de definir costos y utilidades de la empresa. Para poder diseñar un buen sistema de almacenaje, son muchos los factores que se deben de estudiar, que va desde las características físicas del material que se maneja y almacena, el tamaño de los lotes, la distribución física del área, el sistema de materiales que allí se lleva a cabo, el sistema de control de inventarios y además de las condiciones que poseen los puestos de trabajo, que es fundamental para el óptimo desempeño de los operarios. El sistema de almacenaje contempla una de las actividades más importantes de la empresa que es el Sistema de Manejo de Materiales fundamental para el desarrollo de las labores de recepción. Sin manejo de materiales no existiese distribución y por ende el producto no llegaría al consumidor, esta actividad genera altos costos sino se encuentra debidamente planificada ya que representa un flujo de dinero de la empresa, como lo afirma E.Raphl Sims, Jr (1996) “cada caja, pieza, pie cúbico o libra de producto o material representa, mano de obra, material y dinero”. Optimizando el Manejo de Materiales en el área de almacén, la empresa gana en utilidad y brinda satisfacción al cliente, no se afecta el diseño del producto final, además de que se mejorarían uno de los aspectos más importantes que es la distribución física y las condiciones de trabajo de los operarios que allí laboran. En el presente trabajo se realiza un análisis a la gestión del almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks 2 América Latina, este análisis permitió detectar las principales fallas que presenta el proceso de almacén de producto terminado, centrándose específicamente en: el Sistema de Manejo de Materiales y en la Distribución Física que incide en el desempeño de los trabajadores, como los elementos fundamentales para el mejoramiento de las actividades de recepción, almacén y despacho. El presente estudio se vio motivado por la gran desorganización física que presenta los materiales almacenados, que afecta el rendimiento de los trabajadores e incide en los tiempos de respuesta al cliente, ya que la inadecuada disposición genera demoras y pérdidas que incrementa los costos en la empresa, ante la necesidad de brindar confort a los empleados para el mejoramiento de su rendimiento y satisfacer así las demandas del cliente, la empresa siente la necesidad de solucionar esta problemática a fin de ser cada vez más competitiva en el mercado. A fin de solucionar la problemática, se diseña una propuesta que permita mejorar las actividades de almacenamiento llevadas a cabo en el almacén de la planta Santa Cruz de la empresa Snack América Latina. El presente trabajo está estructurado en seis (6) capítulos que se explican a continuación: Capítulo I: Representa la problemática planteada, los objetivos a cumplir para la solución de la misma y la justificación del trabajo en cuestión con sus debidas variables en estudio. Capítulo II: Representa el Marco Teórico y en él están contenidos los antecedentes del presente trabajo con los términos básicos que se desarrollan en la problemática. Capítulo III: Contiene el Marco Metodológico y aquí se explica las características de la presente investigación, junto con los instrumentos necesarios para la obtención de datos necesarios que reflejan el comportamiento de la variable en estudio. 3 Capítulo IV: Consiste en el Análisis de los Resultados obtenidos a partir de la aplicación de las distintas técnicas de Recolección de Datos que reflejan el comportamiento de las variables en estudio. Capitulo V: Contiene la propuesta en función de las necesidades de la empresa y que busca la solución del problema. Capítulo VI: contiene las conclusiones y recomendaciones necesarias para próximos estudios llevados a cabo en esta área. 4 CAPÍTULO I EL PROBLEMA 1.1 Contextualización y Delimitación Del Problema En los actuales momentos el entorno económico que ofrece Venezuela es bastante complejo para las grandes, pequeñas y medianas empresas nacionales e internacionales que integran el sector empresarial del país, obligándolas a evaluar las estrategias que han venido adoptando para el desarrollo del negocio, y reformulándolas por unas nuevas que se adapten a las necesidades de la empresa, del cliente y las características del medio en que éstas se desarrollan. Los adelantos tecnológicos, las nuevas políticas económicas implantadas por el estado, normas y políticas empresariales, y los altos niveles de competitividad, son elementos cuya presencia se han visto muy marcada en la segunda mitad del siglo XX e inicios del siglo XXI, gracias al efecto de la globalización. Los altos índices de inflación, deficiencia de la actual política cambiaria establecida en el país, la caída de la demanda y los altos índices de desempleo, han obligado a la empresa a instaurar nuevos controles y rediseñar las gestiones administrativas de los diversos departamentos que la integran, con el fin de reducir los costos operativos, aumentar la disponibilidad de los productos, mejorar los niveles de existencia, optimizar los flujos de materiales y utilizar de manera eficiente el espacio disponible para el almacenamiento, recepción y despacho de materiales en proceso y producto terminado, con el objetivo de mejorar la calidad del producto y servicio al cliente, garantizando así la permanencia de la empresa en el mercado. 5 Con el propósito de reducir los costos operativos, la empresa Snacks América Latina, se ha visto en la necesidad de evaluar la gestión de sus almacenes, en lo que respecta al control y resguardo de materiales y producto terminado que requieren de un estricto cuidado; con el objetivo de mejorar la calidad del servicio de atención al cliente, lograr un aprovechamiento máximo del espacio físico disponible y mejorar la administración y control del inventario que allí se maneja. De la evaluación llevada a cabo se detectaron deficiencias que son necesarias de subsanar a fin de mejorar la calidad de servicio y adicionar competitividad a la organización, de la misma, se extrajo la necesidad imperiosa de incluir de forma activa al cliente tanto interno como externo en el proceso que se desarrolla dentro del almacén que es el corazón de la compañía, porque a través de él se puede medir la forma en que Snacks América Latina está haciendo su trabajo y poder mejorar en pro del bienestar y satisfacción del cliente y preservación de la empresa en el mercado que con el transcurrir del tiempo resulta más complejo, por la diversidad de ofertas que ofrecen los competidores y la forma en que éstos trabajan bajo los más estrictos patrones de calidad que actualmente está exigiendo el proceso globalizador. El sistema de almacenamiento dentro de la empresa se caracteriza por ser un proceso integrado, cuyas actividades se ejecutan a través del Departamento de Logística, la misión de éste ente es la de adaptarse a los cambios que genera el entorno, y en función de ello el Departamento de Logística de la empresa Snack América Latina tiene como misión y visión: administrar y operar sistemas de trabajo, a fin de que integren armoniosamente los recursos físicos y humanos involucrados en la operación de la compañía mediante el uso de sistemas de control apoyado en una gestión tecnológica, que permita llevar a cabo las operaciones dentro del almacén de forma rápida y efectiva. Con ayuda de la tecnología, la organización busca generar una alta precisión y velocidad en la captura de la data, dando confiabilidad de inventario y consignación de entradas y salidas 6 del producto. Para Snacks América Latina el optimo desarrollo de la gestión de almacenes es primordial a fin de garantizar la calidad del producto final que será ofrecido al cliente siendo este la carta de presentación que posee la compañía ante el mercado de competidores y así poder cumplir con la misión y visión anteriormente mencionada. De acuerdo a los resultados arrojados por los diagnósticos previos al estudio en cuestión, la empresa debe diseñar las estrategias más adecuadas para el óptimo desarrollo de la gestión para obtener así los beneficios tanto al cliente como a la organización, es pues el Departamento de Logística el responsable del proceso que integra la gestión de almacén y su buen funcionamiento dependerá del trabajo óptimo de todas las partes que conforman a esta unidad. Con respecto a las fallas que afectan la prestación de un óptimo servicio se encuentran tardanzas a la hora de despachar materiales y producto terminado a los respectivos clientes que así lo requieren debido al crecimiento vertiginoso que ha tenido la empresa, gracias a la diversidad de ofertas lo que a aumentado el volumen de producción, se aprecia una distribución física poco óptima que presenta el área de almacén ya que no está adaptada al volumen de producción que maneja la organización, lo que tiende a generarse una desorganización en el espacio que no esta permitiendo su aprovechamiento máximo a fin de hacer más óptimos los procesos que allí se ejecutan en lo que respecta al manejo de materiales en el proceso de recepción, almacenamiento y despacho del producto. La investigación centrará su atención en la nueva estrategia a implantar a fin de mejorar las actividades dentro de almacén, coordinada por el centro logístico de la organización. Es necesario diseñar e implantar un nuevo sistema de gestión de almacén que permita subsanar los aspectos deficientes presentes en el área a fin de optimizar los procesos y mejorar la calidad de servicio al cliente en lo que se refiere a tiempo de respuesta. La labor del investigador es verificar si lo actualmente implantado en Snacks 7 América Latina cumple con las expectativas para la cual el sistema fue creado, teniendo en cuenta siempre que el principal beneficiario debe ser el cliente, la actual gestión busca que las partes que integra el Departamento de Logística trabajen de la manera más armonizada posible, a fin de garantizar un flujo efectivo que va desde la materia prima empleada para el desarrollo de la actividad dentro de la empresa, el almacenaje de producto terminado y el despacho del producto final al cliente, tal como lo refleja la figura 1, a partir de la Reingeniería del proceso de almacenaje del producto terminado de la empresa Snacks América Latina en su planta de Santa Cruz. PROCESO LOGÍSTICO MATERIAS PRODUCCIÓN ALMACENAMIENTO PRIMAS CLIENTE DESPACHO REVISIÓN Figura 1: Proceso de Logística dentro de una Organización La administración de almacenes es parte del proceso logístico de la empresa Snacks América Latina y es ahí donde se llevará a cabo el desarrollo del presente trabajo a fin de detectar las fallas y definir la propuesta para cubrir las necesidades que exige la organización y sus clientes tanto interno como externo. La gestión de almacenes estará enfocada a administrar aquellos factores que influyen en el proceso productivo de la compañía tales como: el sistema de Manejo de Materiales, actividad en la que todo “cuesta” ya que representa un capital inamovible que no genera ganancias a la utilidad de la compañía sino por el contrario genera un “costo” que se debe controlar, y se 8 encuentra directamente relacionado con el tiempo de espera o despacho al cliente final; el tiempo que es un elemento fundamental en el que se encuentra involucrado todas las actividades que conforman al proceso que se lleva a cabo en la gestión de almacenes, “a mayor tiempo en la ejecución de las tareas mayor será el costo”, debido a que se emplea una cantidad de recursos propios de la empresa para llevar a cabo la gestión, como lo son: mano de obra especializada para la distribución, manejo y mantenimiento de los productos y equipos, y más si estos son muy tecnificados, además de la utilización del espacio y equipos para la ejecución de las tareas. El factor tiempo ha hecho que se realicen estudios sobre el diseño o rediseño de los procesos y puestos de trabajo para optimizar los procesos y reducir así los costos de operación. La distribución del espacio es un factor de gran relevancia ya que la disposición en que se encuentra cada una de las tareas que conforman el proceso productivo de la compañía incidirá en los tiempos de respuesta al cliente y en la eficiencia del sistema de manejo de materiales, la distribución también implica el estudio de las condiciones en que se encuentre el área y más si el producto terminado a manejar requiere cumplir con una normativa a fin de garantizar la calidad y cumplir así con los requerimientos del cliente final. 1.2 Interrogantes De La Investigación ¿El actual modelo de Gestión de Almacén de producto terminado llevado a cabo en los almacenes principales de la empresa Snack América Latina, se adecua a las necesidades exigidas por la organización y la de sus clientes? 9 1.3 Objetivos De La Investigación 1.3.1 Objetivo General Diseñar un modelo para el mejoramiento de la gestión de almacenes de productos terminados de la empresa Snacks América Latina en sus almacén principal, ubicado en la planta Santa Cruz de Aragua bajo los principios de Reingeniería 1.3.2 Objetivos Específicos 1. Analizar los procesos que se llevan a cabo, en la gestión del almacén principal de producto terminado de la planta Santa Cruz de Aragua de la empresa Snacks América Latina 2. Analizar el Sistema de Manejo de Producto Terminado que se lleva a cabo en al área de almacén principal de la planta Santa Cruz de Aragua de la empresa Snacks América Latina 3. Determinar los requerimientos técnicos y económicos en la implantación de mejoras para la gestión del almacén de producto terminado, de la planta Santa Cruz de Aragua de la empresa Snacks América Latina 1.4 Justificación El sistema de almacenaje es un área de suma importancia dentro de cualquier organización empresarial, ya que contempla un conjunto de actividades hechas con el fin de preservar y garantizar la calidad del producto final y de todos aquellos materiales empleados en su elaboración. En él se lleva a cabo una serie de procedimientos que conforman el Sistema de Distribución de la compañía, cuya función primordial es transportar la mercancía, desde el final de la línea de producción hasta el consumidor, de una manera eficiente y efectiva. El proceso de almacenaje y el Manejo de Materiales constituye pues, una función importante dentro del área de producción y distribución ya que 10 representa un flujo de dinero que se mueve a través de la empresa, donde cada artículo retenido en el área de almacén es un capital inamovible que genera costo para su mantenimiento, manejo y distribución. La administración de los almacenes debe hacerse de una manera óptima con el objetivo de disminuir costos de operación y los tiempos de entrega del producto o materiales al cliente final. La gestión de almacén es un proceso integrado que abarca una serie de niveles que van desde el almacén de materias primas, depósito de herramientas, suministros para mantenimiento, materiales en proceso, producto terminado y los centros de distribución, donde las actividades que allí se llevan a cabo, se encuentran enlazadas entre sí y los estándares de trabajo y el control de los costos, es primordial para garantizar la calidad del producto y aumentar así las ventajas competitivas de la compañía. Ante la relevante importancia que posee el sistema de almacenaje en la calidad del producto y rentabilidad de la compañía, Snack América Latina. ha visto la necesidad de evaluar la actual gestión de almacenes de la empresa, con el fin de generar un sistema de control en los costos de operación y hacer más óptimo el proceso de manejo de materiales estudiando cada uno de los procesos que la integra a fin de detectar las fallas y seguir implantando mejoras que llevará a la definición de un óptimo modelo que se ajuste a los requerimientos y exigencias del cliente y convierta a la organización en un complejo rentable y productivo permitiendo así elevar sus ventajas competitivas y garantizar su permanencia en el mercado. 11 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1 LA EMPRESA 2.1.1 Breve Sinopsis de la Empresa Snacks América Latina, es una empresa encargada de la producción, distribución y venta masiva de snacks o pasapalos en Venezuela. Esta organización es producto de la fusión entre Frito Lay (Grupo PepsiCo) y Jacks Snacks (Empresas Polar), y por tal razón han tenido que integrar un sin número de tecnologías, así como también la inclusión de muchas nuevas, teniendo el compromiso de estar actualizada en el cambiante mundo tecnológico. La idea de alianza se fundamenta en la constitución de una Empresa que traslade al consumidor el valor de la sinergia de esta unión, logrando a su vez ser más competitivos en los productos sustitutivos. Del mismo modo, se busca asegurar la satisfacción de los clientes y consumidores. Lo que se busca es la excelencia operativa. Con ventajas competitivas como las marcas, calidad de los productos y la estructura de distribución. Es una organización que trabaja con una fuerza de producción, identificada por sus plantas. Además cuenta, con una amplia cadena de distribución a lo largo del país, la cual cuenta con 22 centros de distribución. Dentro de la gama de productos que Snacks America Latina produce y distribuye se encuentran papas fritas como la Ruffles y la Lays, tortillas como los Doritos, estruídos duros como el Cheese Tris, estruídos blandos como los Pepitos y los Cheetos, además de otros productos como el Platanito, Maní, Yuquita y Chicharrón, entre otros. 12 Entre los objetivos principales de la Empresa Conjunta, figura la expansión del negocio y crecer con una rentabilidad adecuada para ambos socios, balanceando las estrategias de desarrollo a mediano y largo plazo. El objetivo fundamental en el mercado de pasapalos en Venezuela, es consolidar un liderazgo claro. En este país, con la mayores plantas de snacks y una sólida presencia que se remonta a los años 40, el grupo se suma de inmediato a la significativa participación dentro del mercado de productos de consumo masivo. 2.1.2 Antecedentes de la Empresa Empresas Polar y Pepsico unieron fuerzas en el negocio de snacks y formaron una asociación estratégica con participación accionaria a partes iguales entre sus respectivas compañías Savoy Brands International y Fritolay. Para el año 1997 se presentaron diversos cambios en el mercado venezolano, ofreciéndose una incógnita entre lo que es COCA COLA y PEPSI, a partir de aquí, Polar con miras de visión de futuro llega a un acuerdo con PepsiCo para la formación de una alianza estratégica. Unos tres años después forman el mercado más grande de Snacks en Venezuela, trayendo como consecuencia gran cantidad de ganancias para ambas empresas. Figura 2. Integración de PepsiCo y Empresas Polar 13 En suma, esta asociación completa ha sido la mejor forma de aprovechar el mercado, combinando lo mejor de dos grandes socios: por un lado, la experiencia internacional de Frito-Lay; y por el otro, toda la fuerza y empuje de Empresas Polar, con su marca Jack's como líder en Venezuela y en los países andinos. 2.1.3 Visión Ser la compañía favorita de macro snacks en Venezuela. 2.1.4 Misión Satisfacer las necesidades de nuestros clientes y consumidores, contando con gente comprometida en un ambiente profesional y productivo. 2.1.5 Unidades que la Conforman Sabemos que toda empresa cuenta con un organigrama que identifica cada una de las entidades (direcciones o departamentos), que dependen directamente de una gerencia general. A continuación se presenta un gráfico con las entidades macro que conforman a Snacks America Latina. Las mismas representan un subsistema dentro de la organización, ya que poseen diferentes entidades a su vez que la conforman y por tal caso, solo nos referiremos a la estructura básica de la empresa. Gerencia General Mercadeo Ventas Cadena de Finanzas Suministro Figura 3. Organigrama de Snacks América Latina Fuente: Los investigadores (2004) Recursos Humanos 14 Mediante estas entidades, se definieron una serie de objetivos a fin de ejecutar la misión, orientados a la visión de la compañía. Estos objetivos son: • Mercadeo: cautivamos al consumidor. − Reconocer y satisfacer las necesidades del consumidor. − Facilitar la labor de ventas. − Desarrollar para el consumidor productos de alto valor percibido. • Ventas: somos dueños de la calle. − Estar presentes donde hay gente. − Ser el mejor proveedor. − Ejecución perfecta. − Desarrollar el punto de ventas.¡ • Manufactura: calidad, calidad, calidad. − Garantizar consistentemente el estándar de calidad. − Asegurar las mejores prácticas de manufactura. − Minimizar los desperdicios. • Logística y Compras: pasión por servicio. − Servir en cantidad, calidad y oportunidad. − Hacer de nuestros proveedores nuestros socios. − Buscar permanentemente la mejor manera de hacer las cosas. • Finanzas: aseguramos un sano desarrollo. − Recabar, administrar y asignar oportunamente los recursos. − Garantizar integridad en la información financiera. − Suministrar información oportuna. − Aplicar procedimientos y controles adecuados a las necesidades del negocio. • Recursos Humanos: proveemos y desarrollamos talento. − Atraer y retener el talento adecuado. − Desarrollar y capacitar a nuestra gente. − Reconocer el logro. 15 − Crecer y ganar juntos. 2.2 Antecedentes de la Investigación Benítez R, Luis A. (2002) Propuesta de un Sistema de Recepción, Almacenamiento y Despacho de Material C.K.D en la empresa Mack de Venezuela, ubicada en Tejerías, Estado Aragua. Trabajo Especial de Grado, para optar por el titulo de Ingeniero Industrial del Instituto Politécnico Santiago Mariño. Extensión Maracay. El objetivo de este trabajo, fue el de elaborar una propuesta a fin de mejorar el área de recepción, almacenamiento y despacho de material C.K.D en la empresa Mack de Venezuela a fin de mejorar el proceso que se lleva a cabo en el área de almacén, debido a que la gestión que se levaba a cabo carecía de un total orden lo que llevó al investigador la necesidad de implantar normas y procedimientos para optimizar la gestión. Dentro de las conclusiones está que la empresa carece de toda herramienta para llevar un control en la entrada y salida de los materiales de almacén, además que la empresa funciona sin ningunas normas o procedimientos estandarizados que hace que la gestión no sea la más óptima y la administración no sea lo suficientemente eficiente. Este trabajo es de gran importancia para la presente investigación, ya que trata de los elementos básicos que integra la gestión de almacén y que son factores que se van a desarrollar en la presente investigación, además es un patrón que sirve a la hora de definir las fallas que presenta la actual gestión de los almacenes de producto terminado de la empresa Snacks América Latina Moreno C, Carlos A (2003). Distribución de Planta. Universidad La Salle. Colombia. Disponible http://www.monografias.com/trabajos13/displa/displa.shtml, en: en este trabajo, el objetivo es dar a conocer las consideraciones especiales para distribuir cualquier espacio de una planta y su costo involucrado, este trabajo 16 toma en cuenta todas las áreas que conforman el proceso productivo, entre las cuales se encuentra el área de almacén. las conclusiones a las que llega el autor en este trabajo del cual se hace mención, son las siguientes: 1. Una distribución en planta es la integración de toda la maquinaria e instalaciones de una empresa en una gran unidad operativa, es decir, que en cierto sentido convierte a la planta en una máquina única. 2. De acuerdo a la adecuada planeación y aplicación que se realice de la distribución en planta dependerá el buen funcionamiento de los procesos que ejecuten las empresas. 3. La manera como cada una de las empresas lleve a cabo su producción determinará el tipo de distribución que requiere. 4. La correcta distribución logrará disminuir los costos de producción y mejorar el nivel de vida de los trabajadores. 5. La distribución busca que los hombres, materiales y maquinaria trabajen conjuntamente y con efectividad. 6. Para realizar una distribución en planta en una industria no se deben seguir pasos improvisados, sino que por el contrario se deben contar con modelos y técnicas propias para lograr una eficaz y eficiente organización de cada uno de los factores que intervienen en ella y de esta manera optimizar tanto herramientas, como espacio y dinero. 7. La responsabilidad de una buena distribución no es sólo del ingeniero encargado, sino de toda la organización en conjunto. Este trabajo es de gran importancia para el desarrollo de la presente investigación porque define lineamientos básicos para la distribución del área de almacén, e integra además cada una de las variables que conforman el proceso de recepción, almacenamiento y despacho. Este trabajo permitirá a los investigadores tener una base a la hora de distribuir el área de almacén de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina, además gracias a el trabajo que se hace mención, se definirán todos aquellos factores involucrados en las actividades del almacén, entre las que se 17 encuentra el Manejo de Materiales y el trabajo ejecutado por los operarios por medio del desempeño. Escalona Moreno, Iván. Distribución de Plantas y Manejo de Materiales de la empresa M.G.S.A Mármoles. 2003. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos12/distpla/distpla2.shtml Este trabajo tiene como objetivo el de localizar la planta y diseñar las distintas áreas que la integra, entre las que se encuentra el área de almacén de la empresa, además se busca tomar todas las consideraciones necesarias, para el diseño del Sistema de Manejo de Materiales de la empresa estudiando las variables involucradas en el proceso. La conclusión a la que llega el autor, es la siguiente: “Los medios comerciales son cada vez más complejos y el rápido cambio que tiene lugar en las estructuras del costo, plantean un gran reto a las empresas de todo tamaño y de todo tipo cuando se trata de determinar la ubicación de sus instalaciones. Son necesarios el análisis riguroso y la combinación cuidadosa de los factores económicos y no económicos para evitar costosos errores y garantizar la rentabilidad a largo plazo de la empresa. Es factible que las empresas de fabricación y de servicios, el gobierno, los organismos no lucrativos y las instituciones financieras obtengan beneficios de examinar repetidamente y a fondo esas importantes decisiones. El futuro traerá sin duda problemas más complejos y una mejor metodología para manejarlos y la empresa competitiva buscará continuamente las oportunidades de obtener mayores utilidades tomando mejores decisiones de localización. La distribución en planta es tan antigua como el hombre mismo, las primeras distribuciones las llevaban a cabo los hombres que hacían el trabajo o la persona que proyectaba el edificio; los documentos históricos que se han encontrado muestran el área de trabajo para un servicio específico, pero no se refleja la aplicación de ningún principio básico. Con la Revolución Industrial, se transformó en objetivo económico el estudio de las plantas, como se sabe, las primeras mejoras 18 fueron dirigidas hacia la mecanización del equipo, también se pudo ver que un taller limpio y ordenado era una ayuda económica tangible.” Su aporte a la presente investigación es la de brindar todas las especificaciones necesarias a la hora de plantear cualquier distribución, toma en cuenta el área de almacén y el sistema de manejo de materiales, además de considerar aspectos relacionados con la mano de obra para garantizar su rendimiento a fin de generar rentabilidad y aminorar los costos a del proceso productivo que se genera dentro de la compañía. El trabajo mencionado, será crucial a la hora de definir las fallas que presenta el proceso de recepción, almacenamiento y despacho de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina y permitirá también buscar la solución más óptima para el mejoramiento de la administración del almacén. 2.3. Bases Teóricas Dentro del proceso logístico que se lleva a cabo en el área de almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, es importante destacar que dentro del área de almacenamiento ocurre un proceso de suma importancia que es el Flujo o Manejo de Materiales (que para el presente trabajo, los materiales que participan en el proceso que se desarrolla en el área de estudio son los productos terminados (PT)), actividad fundamental para la compañía y para el proceso de almacenamiento, ya que implica costo y tiempo. La logística es el manejo de materiales, su inventario, y control de productos en movimiento y de los que no están en movimiento. Los tres elementos principales de la logística son manejo de materiales, sistema de flujo de materiales y distribución física. El correcto manejo de materiales implica la consecución, despacho, recepción y almacenamiento de productos. 19 La logística se ha convertido en un acercamiento cada vez más atractivo para proporcionar un valor agregado de servicios al cliente. La logística incorpora los componentes dominantes del servicio al cliente para la mayoría de las compañías, que son velocidad, formalidad, flexibilidad y sensibilidad de la entrega. La velocidad de la entrega está aumentando conforme la logística se está desarrollando en un proceso de flujo continuo. Se están puenteando los centros de distribución tradicionales, los cubos del transporte, así como los centros de consolidación mientras que los materiales siguen en movimiento constante desde materia prima a producto terminado. El movimiento constante junto con la programación está creando la noción de una "tubería" (almacén en-movimiento) por lo cual un flujo regulado del material y del producto se recibe en el lugar asignado en el tiempo programado reduciendo así el costo del inventario. La logística acomoda sus estrategias de modo que puedan ser observadas por los clientes. Mientras que la demanda de cliente aumenta, la regulación del flujo se puede ajustar para aumentar la fuente cuando sea necesario. A medida que la logística continúa aerodinamizando sus operaciones, quitando pasos innecesarios e integrando sistemas de información, la calidad de comercialización de una compañía se realza y los costos se reducen lo cual en última instancia maximiza la satisfacción del cliente 2.3.1 Proceso de Almacenamiento 2.3.1.1 Almacén Almacén son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Un almacén, en el sentido más elemental, se refiere al espacio que una empresa ha asignado, para colocar allí, productos de índole diversa. Regularmente, las empresas que se dedican a dar valor agregado para la 20 consecución de un producto final, cuentan con dos tipos de almacenes: al primero, se le llama "de materia prima" o "de insumos", y al segundo, "de producto terminado" o "de producto acabado". Esto es a grandes rasgos, porque habrá empresas que necesiten de almacenes intermedios, entre una parte del proceso y otra, es decir, "almacenes de tránsito". Cuando el producto que se desarrolla se caracteriza por ser un objeto palpable, es importante tener en cuenta que antes de desarrollar el proceso productivo, la empresa debe tener un área acorde que responda: a las características que presentan la materia prima (insumos), las características del producto final y la demanda de éstos que determinará los volúmenes de producción de la compañía. Todo almacén debe: - Contar con un área adecuada para recibir los insumos que participará en la elaboración del producto final, como también la del producto acabado o terminado para su correspondiente distribución. - Contar con un equipo de personal capacitado, que pueda manejar el material (insumos y producto final), sin que ocurran pérdidas, tanto al momento de iniciar la descarga, como en la operación de almacenar el producto y en su correspondiente distribución. - Contar con un área de recepción de insumos y demás productos dentro de los que se incluyen aquellos que son devueltos por el consumidor. En el caso de los insumos, dependiendo de las características que estos presenten es importante que el área disponga de estructuras tales como: rampas fijas en las áreas de recepción, rampas plegables para descarga pesada de camiones o trailers, hasta montacargas y otros tipos de equipos y herramientas. 21 2.3.1.2 Función de los Almacenes a. Mantienen las materias primas, materiales en proceso y producto terminado, protegidos de eventos tales como: incendios, robos y deterioros. b. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. c. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. d. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) e. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). 2.3.1.3 Técnicas Básicas para el Almacenamiento El almacenamiento de materiales, dentro de los que se especifican están: materia prima, materiales en proceso y producto terminado, depende de la dimensión y características de los mismos, que para el presente trabajo de investigación, estará enfocado en los diversos productos terminados que produce Snacks América Latina. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: a. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. b. Tipos de materiales que serán almacenados. c. Numero de artículos guardados. d. Velocidad de atención necesaria. e. Tipo de embalaje. 2.3.1.4 Principales técnicas de almacenamiento de materiales Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una 22 cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,1m x 1,1m como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. En la empresa Snacks América Latina, el área de almacén de producto terminado trabaja con paletas, cuyas dimensiones son de 1,2 m x 1,2m Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardarse en cajas en las propias secciones productivas. Las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera o plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente; puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero 23 Apilamientos (Racks): Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks. La carga y descarga de producto, puede requerir mayor trabajo y ser más costoso ya que es necesario utilizar sistemas automáticos de elevación. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas. Dentro de esta técnica comúnmente denominada racks, entran las siguientes modalidades: - Racks Dinámicos: En los sistemas de almacenaje de tipo dinámico la carga se desliza sobre rodillos por la acción de la gravedad. Estos sistemas, están diseñados para el almacenamiento rotativo de cargas paletizadas con un óptimo control de stock. Permite la práctica del sistema FIFO, es decir, primera paleta en entrar, primera paleta en salir. Sólo precisa de dos pasillos para el acceso a todas sus calles. 24 Figura 4: Racks dinámico Fuente: http://www.esmena.com/esp/dinamico.asp# - Racks Selectivos: El rack selectivo, es una estantería proyectada para el almacenamiento de cargas paletizadas de cualquier tamaño con acceso directo e individual a cada referencia. Ideal para almacenar, clasificar y ordenar todo tipo de mercancías a cualquier altura: bidones, bobinas, barriles, contenedores, paletas de varios tamaños, etc. Figura 5: Racks Selectivo Fuente: Los Investigadores (2004) Este sistema es el más común de los métodos de almacenaje utilizados. Las estanterías se pueden configurar para adaptarse a diferentes tamaños o pesos de los productos que se van a almacenar. También estructura es posible para calcular diferentes la zonas sísmicas. El Rack Selectivo ofrece muchas ventajas, entre las que se encuentra: > Acceso directo a todas las tarimas. > Poder mover una tarima sin necesidad de mover otras. > Fácil control del stock. > Gran flexibilidad de carga, en peso y volumen. 25 Figura 6: Racks Selectivos Fuente: http://www.esmena.com/esp/paletizada.asp - Racks Drivin In: El sistema de almacenaje Drive In o Rack Compacto, proporciona el máximo nivel de rentabilidad, calidad, y seguridad para el almacenaje compacto de mercancía paletizada. La acumulación de la carga se realiza en profundidad y altura con un solo pasillo para todas sus calles. Riguroso control de las entradas y salidas. Este sistema proporciona almacenamiento muy concentrado en poco espacio. Figura 7: Racks Drivin In Fuente: Los Investigadores (2004) 26 Se usa típicamente cuando hay muchas tarimas del mismo tipo de producto y la rotación no es un factor crucial. Se recomienda para bodegas con un mínimo de 8 a 12 tarimas por artículo, pues cada pasillo se dedica a un tipo de producto. Al eliminar pasillos y reducirse al mínimo el espacio necesario para el montacarga, la mayoría del espacio se puede destinar a zona de almacenamiento. Se puede configurar el rack para que se adapte a diferentes pesos y tamaños de carga y a zonas sísmicas específicas. Figura 8: Racks Drive In Fuente: http://www.esmena.com/esp/drivein.asp - Racks Push Back: Es un tipo de sistema de almacenamiento por acumulación, con las mismas características que el Drive In en cuestión de capacidad de almacenaje. A diferencia del Drive In el Push Pack, facilita la selectividad ya que la operación la efectúa el montacargista directamente desde el pasillo de tránsito, sin necesidad de introducirse en los túneles. 27 > Los túneles están dispuestos en forma perpendicular a los pasillos, conteniendo rieles sobre los cuales se colocan los carros con rodamientos que soportan las tarimas. > El deslizamiento de estos se realiza solamente por la acción de la gravedad. > La profundidad del sistema varía desde 2 hasta 6 tarimas > La velocidad de la descarga esta controlada totalmente por quien opera el montacargas. Figura 9: Racks Push Back Fuente: http://www.estral.com.mx/index2.htm Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. 28 2.3.2 Gestión de Almacén 2.3.2.1 Gestión, organización y control de almacenes Un almacén es una zona delicada a la custodia de productos acabados, semielaborados, componentes o materias primas en espera de equilibrar la producción y la demanda, así como aproximar, en la medida de lo posible, estos productos acabados a los puntos de consumo. Ante ello, la gestión de almacén, junto con la previa gestión de existencias y la posterior gestión de pedidos y distribución, supone el control sobre dónde y cómo deben ser almacenadas las mercancías, así como el equipamiento y los medios de manipulación y manutención más adecuados. En términos logísticos, la gestión del almacén queda definida como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material, productos acabados, semielaborados, componentes o materias primas, así como el tratamiento e información de los datos generados por el movimiento de las mercancías. La gestión de almacenes se sitúa, dentro del entorno de procesos logísticos, entre la gestión de existencias y el proceso de gestión de pedidos y distribución, aunque estas funciones se han solapado, creándose confusión en lo que propiamente es la gestión de inventarios y la gestión de almacenes. La misma existencia de un almacén, con la necesidad de mantener inventarios, marca el límite entre la gestión de existencias y gestión de almacén. Así pues, la gestión de existencias se encarga de determinar qué, cuánto, a cuánto y cuándo debe ser almacenado; mientras que la gestión del almacén determinaría dónde y cómo debe ser la mercancía almacenada. Asimismo, la gestión de almacén finaliza su función cuando las mercancías almacenadas pasan a ser pedido, a partir de lo cual la responsabilidad se traspasa al proceso de pedidos y distribución. 29 Una de las características principales de un almacén es la ausencia de actividades de valor añadido sobre los productos o mercancías que en él se almacenan. A pesar de esto, los fundamentos de su existencia lo hace esencial y lo sitúan en una posición fundamental dentro de la cadena logística. 2.3.2.2 Gestión física de los almacenes Para llevar a cabo la gestión física de los almacenes, es necesario conocer los principios de stocks. El stock, es una función clave en la gestión de almacén, decide o permite decidir un cierto número de principios estratégicos y tácticos: - Determinar los artículos que convienen tener en el almacén. - Que cantidades hay que tener en el almacén. - Elegir los modos de suministro. - Definir los plazos para un nuevo suministro - Optar por un modo de evaluación del stock y ponerlo en práctica. Así mismo aparece la gestión de stock, que es la encargada de tareas operacionales como: - Grabar todos los movimientos, entradas y salidas - Conocer permanentemente, el estado del stock (inventario permanente). - Vigilar permanentemente el nivel de los stock y compararlo en los puntos de pedido o fabricación. - Comprobar la procedencia de un pedido. - Reservar los artículos asignados a un pedido. - Administrar de acuerdo con los servicios comerciales, las entregas parciales. - Administrar, los restos que van a quedar. - Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos. 30 - Elegir el tipo de inventario que se efectuará, sobre qué referencias, en qué fecha (inventario en movimiento), y dar las instrucciones pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las operaciones de recuento. 2.3.2.3 Red de distribución y almacenamiento La red de distribución permite responder a los cambios en la demanda, utilizando una óptima combinación de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias. Una red de distribución es l conjunto de todos los centros de distribución, almacenes y rutas de transporte entre ellos. Frente a ello, el diseño de la red de distribución implica la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos y mercancías desde uno o más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: número y tamaño de los almacenes, ubicaciones, o propiedad de la gestión, es decir, gestión propia o subcontratada. Por lo tanto después de tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la compañía debe decidir que tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan a las necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos. a. Ubicación del almacén: La localización del almacén debe estar enfocada desde dos puntos de vista: una visión general del mercado para acotarse geográficamente a un área amplia; una visión local del mercado que contemple particularidades de las zonas acotadas en la visión general. 31 Las decisiones de localización y distribución son cruciales tanto para las instalaciones nuevas como para las existentes, ya que comprometen a la organización con costos por largos periodos, empleos y patrones de mercado. Las alternativas de localización y relocalización de materiales, deben ser revisadas bajo condiciones de mano de obra, fuentes de materias primas o cambios en las demandas del mercado. Las empresas pueden responder a los cambios manteniendo su instalación, expandiendo o cerrando instalaciones existentes o desarrollando nuevas. El principal motivo del arreglo de un área, en específico el área de almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, es de optimizar la distribución de máquinas, recursos humanos, materiales y servicios auxiliares, de manera que el valor creado por el sistema de producción sea elevado al máximo. A este objetivo es importante agregar lo que establece Muther R (1996, p. 13.35) con respecto a las distribuciones físicas, el cual éstas debe permitir “ un mejoramiento de las operaciones, una mayor producción, menores costos, mejor servicio al cliente y mayor comodidad y satisfacción para el personal de la compañía” Para lograr este mejoramiento se incluye el estudiar variables relacionadas con la ergonomía para el mejoramiento del confort del personal bajo ciertos límites que garantice su seguridad y permita elevar su productividad, además también se incluye estudiar variables relacionadas con el mejoramiento de la calidad en lo que respecta el servicio al cliente y variables financieras con el fin de disminuir costos y aumentar la utilidad para la empresa. La Distribución Física es uno de los aspectos más importantes para mejorar las operaciones. Es una variable muy compleja qua engloba una serie de términos entre los cuales se encuentra el Manejo de Materiales, las condiciones de construcción del almacén (dimensiones), características del proceso de almacenamiento, además del equipo necesario para llevar a cabo 32 las actividades, entre los que se incluyen los medios de transporte (montacargas). Esta distribución, se planifica a partir de un análisis de Flujo de Materiales. Estos análisis se llevan a cabo con la ayuda de los Diagramas de Proceso 1 . Para el almacenamiento es importante destacar que este servicio tiene la finalidad de guardar las herramientas, materiales, piezas, suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricación además de resguardar el producto terminado del proceso de fabricación para su correspondiente distribución al cliente final. Este objetivo puede enunciarse de forma más completa como la función de proteger las herramientas, materiales, piezas, suministros y producto final contra pérdidas debido a robo, uso no autorizado y deterioro causado por el clima, humedad, calor, manejo impropio y desuso. Además, la función de almacenamiento cumple el fin adicional de facilitar un medio para recuento de materiales, control de su cantidad, calidad y tipo, en cuanto a la recepción de los materiales comprados y elaborados, y asegurar mediante el control de materiales que las cantidades requeridas de los mismos se encuentren a mano cuando se necesiten. Probablemente, los mayores problemas observados en los almacenamientos son la falta de espacio suficiente y la colocación de las zonas de almacenamiento temporal demasiado lejos de los puntos en que se utilizan los materiales. La cantidad de espacio que debe destinarse puede 1 Diagramas de Proceso: consiste en registros del movimiento del material donde se describen la actividad o tarea en el cual él participa y es llevada a cabo por el operario, en estos diagramas está escrito a detalle cada tarea, el tiempo de ejecución de cada una y también se incluyen las demoras presente en el proceso con su tiempo respectivo. Estos registros además de estudiar el flujo, permiten también analizar la eficiencia del operario, por supuesto, comparando con un estándar establecido y que es definido por la empresa o normas internacionales. 33 calcularse muy fácilmente si se conocen la cuantía de los pedidos y las cantidades máximas en existencia de cada artículo. Mientras que la visión general debe responder a criterios de optimización del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de la compañía, la visión local debe segmentar la visión general e informar de las singularidades de cada subzona. Los factores que componen el punto de vista local toman gran importancia tanto en compañías grandes como en compañía de tamaño reducido. Si bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la complejidad del cálculo de la ubicación desde la visión global, es obvia la importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de actuación es reducido. b. Principios Básicos para la Distribución Física del Almacén a. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos, debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una persona determinada. b. Debe existir una sola puerta de entrada y otra de salida y ambas bajo control. c. Hay que llevar un registro al día y control interno de las entradas y salidas. d. Es necesario informar a control de inventario y a contabilidad de movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de la producción de existencias. e. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por un nombre común y conocido de compras, control de inventarios y producción, esta identificación debe estar certificada cuando sea posible. f. Cada material o producto se tiene que ubicar según clasificación e identificación de pasillos, estantes y espacios marcados con una 34 nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y localización cuando tenga que buscarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencias. g. Toda operación de entrada o salida de almacén requiere de documentación autorizada según un sistema establecido. h. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que pueda hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional y de igual forma deberá facilitar el control de los materiales. i. Los equipos que se utilizan en el manejo de materiales deben permanecer y ser manejados por el personal de esta sección, así se evita el deterioro de los mismos y pérdida de tiempo y no estar a disposición cuando éstos se requieran. A la hora de distribuir es importante destacar las áreas de producto terminado y áreas de trabajo para el operario. El artículo acabado puede ser más voluminoso, ser altamente deteriorable ó incluir partes que requieran manejo especial y por ello el área debe responder a estas necesidades, mientras que en el área de trabajo, deben dejarse el espacio suficiente para la ubicación de las máquinas que integran el proceso productivo de la empresa. Un centro de trabajo es el espacio total donde se realiza una operación determinada, se lleva a cabo un ensamble o se fabrica una pieza. Un centro de trabajo eficiente debe estar concebido de modo tal, que permita el cumplimiento de la tarea de la forma más fácil y rápida, por lo que puede esperarse una máxima producción. El operario debe contar con el lugar suficiente para desempeñar todas las tareas relativas de esa área de trabajo en particular. Este espacio debe planearse con todo cuidado, a fin de que el operario tenga todo lo necesario al alcance de la mano y no se requiera ningún movimiento exagerado. Una superficie planeada adecuadamente, también debe proporcionar el máximo 35 de seguridad, aislando las operaciones peligrosas, construyendo muros o colocando los dispositivos de protección apropiados. Por otro lado, la superficie que se asigne debe mantenerse al mínimo debido al costo del terreno en sí y porque de ésta manera, el operario tendrá que caminar menos. c. Diseños, características, equipamiento y medios del almacén El tamaño del almacén es uno de los elementos intrínsecos a la gestión de almacenes, porque debe ser dimensionado en función de los productos a almacenar (tamaño, características y cantidad de referencias) y de la demanda. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño del almacén serían: a. Productos a almacenar (cantidad y tamaños) b. Demanda de los mercados c. Niveles de servicio al cliente d. Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar e. Tiempos de producción f. Economías de escala g. Lay – out de existencias h. Requisitos de Pasillos i. Oficinas necesarias 2.3.2.4 Tipos de Gestión de Almacenes Existen dos tipos de modelos de gestión operativa de almacenes que son: 36 a. Gestión de hueco fijo (Almacén Organizado): El principio de la gestión de hueco fijo asigna a cada referencia una ubicación especifica en el almacén, y cada ubicación tiene asignada referencias especificas. Ello facilita la gestión manual del almacén y necesita preasignación de espacio (independiente de las existencias). b. Gestión de hueco libre (Almacén Caótico): El principio de la gestión de hueco libre es que no existen ubicaciones preasignadas y los productos se almacenan según la disponibilidad de espacio y criterio del almacenista. Ello supone dificultad en el control manual del almacén, pero permite la optimización de la utilización del espacio disponible en el almacén, así como acelerar el almacenamiento de mercancías recibidas, aunque requiere sistemas de información electrónicos. En cualquier caso, el diseño de un almacén pasa por dos fases: el diseño de la instalación (el continente), y el diseño de la disposición de los elementos (el contenido o lay – out). Ambos deben dar respuesta a los requerimientos del flujo de los productos acabados, que son: - Zona de carga y recepción, donde se planifican las entradas de mercancías, la descarga y la verificación. - Zona de almacenaje, donde se guardan y conservan productos y mercancías. - Zonas de preparación de pedidos, donde se ubican las mercancías para ser preparadas para su expedición. - Zonas de expedición, donde salen las mercancías, se inspeccionan, y se verifican o consolidan. Por lo que respecta al diseño del contenido del almacén (lay-out), éste debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos y mercancías que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de lay-out y tecnológicos diferentes de otro almacén que inicialmente almacena materias primas para 37 una empresa que trabaja bajo pedido. Cuando se realiza el lay-out de un almacén, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas de almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dada las características de los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la maquinaria de manipulación y manutención, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y las pautas propias de la preparación de pedidos. 2.3.2.5 Manejo de Materiales El manejo de materiales constituye la base primordial de la gestión de los almacenes y es un proceso mediante el cual los materiales involucrados, se desplazan desde la recepción, a partir de las operaciones, hasta el embargue fina. Representan ellos el flujo de dinero que se mueve a través de la empresa y la economía. El manejo de materiales es una herramienta fundamental que se encarga de toda la operación en almacenaje, resguardo, administración y control de los inventarios. Es importante destacar que el manejo de materiales es “tiempo” y el mismo implica un “costo”. En el Manual del Ingeniero Industrial (1996) destaca que el manejo de materiales no brinda utilidad a la compañía, sino por el contrario “...aumenta el costo de producción y distribución sin cambiar la función o apariencia del producto”. Monks, Joseph G (1988, p.170) señala acerca del manejo de materiales lo siguiente: “...representan una parte significativa del costo de los bienes vendidos pero añade valor no tangible al producto” El manejo de materiales desempeña un papel crítico en todos los sectores comerciales y de negocios, pero su importancia para un funcionamiento eficiente es suprema en los ramos de la manufactura, el almacenaje y la distribución. Los métodos, equipos y sistemas de manejo de materiales pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una 38 ventaja competitiva en el mercado. Se trata de un aspecto muy importante de la planificación logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y la localización de los materiales. El diseño de éstos sistemas han de estar enfocados a la reducción de los tiempos de las operaciones que implica dicho proceso, apoyado por una tecnología que permita la aceleración del movimiento, con el fin de reducir la presencia de aquellos materiales que obstaculicen las operaciones que se lleven a cabo en el área de almacén. Los lineamientos que se deben de seguir para el diseño de un sistema de manejo de materiales, son los siguientes: 1. Planear el manejo como un sistema completo 2. Reducir el volumen y la frecuencia del manejo 3. Optimizar el tamaño y el peso de la carga 4. Usar flujos directos, rápidos y estables 5. Reducir el mínimo posible, el tiempo ocioso de equipo y operadores 6. Calcular fallas, cambios y mantenimiento. El éxito de un sistema de manejo de materiales, dependerá de la adecuada integración que exista entra cada uno de los lineamientos anteriormente planteados, para su diseño y desarrollo, con el objetivo primordial de reducir costos y tiempos de entrega al cliente final. Campos, Lepiz y Mora, (2002, disponible en: http://www.monografias.com/trabajos6/mama/mama.shtml) opinan que “el manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.” El Flujo de Materiales es un sistema complejo en donde se busca como objetivo primordial, reducir los costos de operación que implica la 39 movilización de materiales, además de reducir los tiempos de espera o servicio al cliente y brindar satisfacción al operario de los equipos involucrados en el proceso de traslado de material desde su origen hasta su posible destino final, de manera así mantener la eficiencia y efectividad del personal, brindándole los recursos y medios necesarios para la ejecución de las tareas. Es por ello que se habla del tiempo, en donde se busca diseñar un sistema que en la mayoría de sus funciones, este lo más automatizado posible y apoyado por un buen diseño de administración de inventario que permita reducir el tiempo y así reducir costos. Cuando se habla de un sistema automatizado, se habla de sistemas computarizados que manejen y controlen la entrada y salida de materiales, además de equipos de transportes que se adapten el espacio físico y características del material que se desea movilizar con el fin de reducir costos. La gran mayoría de las operaciones de manejo de materiales comprenden operaciones de manejo por unidad o artículos pequeños. Los productos que aquí se manejan bajo esta modalidad se incluyen partes sueltas, cajas de cartón y paquetes. El objetivo fundamental de este sistema según debe ser el de “homogeneizar el movimiento de los materiales mediante la aplicación del concepto de común denominador, el cual neutraliza la individualidad del producto y simplifica el sistema de manejo” E. Ralph Sims, Jr (1996, p. 13.86) De acuerdo a las características que presenta el producto en lo que respecta a forma, mezcla y cantidad, el común denominador son las tarimas, cajas de cartón y cajas estibables, es decir, el material a transportar se adapta a una de estas modalidades, lo que permite manejar una cantidad optima del mismo y contrarrestar el efecto de los cambios de diseño del producto. 40 a. Tarimas y Operaciones de Entarimado La tarima o paleta se diseña con el fin de brindar estabilidad al producto que se desea transportar. Es muy empleado para el transporte de alimentos y corresponde a una estructura geométrica cuadricular de madera con un diseño de dos vistas y acceso por los cuatro costados. Las dimensiones más comunes son: “ 48 x 40 pies ( 1200 x 1000 milímetros) y 48 x 48 pies (1200 x 1200 milímetros)” E. Ralph Sims, Jr (1996, p. 13.86) Las operaciones por este sistema pueden ser manuales o automatizadas. Para el caso en cuestión las operaciones son manuables utilizando como medio de transporte a los montacargas. b. Traspaletas Son unidades empleadas en el manejo de materiales para la carga y descarga de producto, pueden ser manuales o eléctricas. Las traspaletas manuales constan de un sistema accionado por una palanca que es manejada por el propio usuario, a fin de vencer la inercia de la carga con facilidad. Figura 10: Traspaleta Manual Fuente: Los investigadores (2004) Las traspaletas eléctricas, cuenta con un sistema eléctrico que adiciona rapidez, al proceso de movimiento de materiales optimizando así, el proceso de carga y descarga dentro del área en cuestión. Este sistema consta de una carretilla para el transporte intensivo de paletas a alta velocidad, en especial, cuando deben hacerse largos recorridos y con el conductor sentado. 41 Figura 11: Traspaleta Electrica Fuente: Los investigadores (2004) c. Montacargas Estos sistemas son diseñados con el objetivo de mejorar la capacidad de trabajo del operario. Con estos medios de transporte, los materiales se desplazan de manera efectiva en un tiempo óptimo, además es una herramienta de bajo costo con respecto a un sistema automatizado en todas sus funciones. El montacargas se presenta en diversas modalidades adaptadas al espacio por el cual van a circular, y el tipo de materiales que van a transportar. Es necesario para el buen funcionamiento de estos sistemas, contar con el equipo necesario y adecuado para el transporte del material, que se adapten a las condiciones de espacio físico del almacén y movilicen una cantidad óptima de los mismos, de forma que el viaje de origen destino del producto sea lo mas productivo posible para la empresa. El sistema de Manejo de Materiales a de estar diseñado con el fin de minimizar los riesgos que se presentan a continuación, producto, de un ineficiente diseño de los mismos. 2.3.2.6 Clasificación y Codificación de Materiales Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. 42 Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas. a. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección. b. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. c. Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. d. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. e. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se 43 evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. Así se cataloga, simplifica, especifica, normaliza y se estandariza un producto y constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales. Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usados son: código alfabético, numérico y alfanumérico. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo. 2.3.2.7 Inventario El inventario son “...bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y 44 productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.” tal como lo plantea Gil, en su ensayo de importancia de los inventarios (2002, disponible en: www.monografias.com/trabajos14/inventarios/inventarios.shtml#in) Dentro de la gestión de los almacenes, la administración y el control de los inventarios es objetivo clave para la compañía como lo explica Buker, David (1996) en su trabajo acerca de los Inventarios, publicado en el Manual del Ingeniero Industrial ya que permite controlar la inversión, mejorar el flujo de efectivo y aumentar las utilidades y rendimiento de la empresa. “ Los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.” Gil, A (2002, disponible en: www.monografias.com/trabajos14/inventarios/inventarios.shtml#in) Otros autores como Monks, Joseph (1988. p.170) en su libro de Administración de Operaciones define al inventario como “...recursos ociosos que poseen un valor económico” El objetivo del inventario es manejar el material o los suministros que se tienen para el uso de las ventas futuras. Esto trae como consecuencia la necesidad de clasificar los artículos que allí se encuentran retenidos en materiales destinados para la producción y los productos terminados. Es el control y la administración del inventario una actividad muy compleja que busca mantener los niveles adecuados, pero no excesivos de materiales dentro del área de almacén, acarreando costos de operación que sean accesibles a la empresa. 45 “Un excesivo inventario representa un alto costo, producto de una deficiente planificación que incluso, puede considerarse como un pasivo de la empresa” Buker, David (1996, p.10.59). Es importante considerar que el inventario es, una función de tres elementos, según lo plantea Buker, David (1996, p.10.59) los cuales son: la incertidumbre de la demanda, la variabilidad del proceso y el tiempo de ciclo del proceso. Tres tipos de variabilidad o incertidumbre pueden necesitar de inventarios, las cuales son: la demanda, la producción y los suministros. Éstos son factores importantes a la hora de la planificación, el control y la administración del inventario. Si se conoce la demanda del cliente, los requerimientos de producción y los requerimientos de la cadena de abastecimiento (suministros), la compañía puede planificar, de manera exacta, los requerimientos para los pedidos del cliente y no necesitar mucho inventario adicional. “La buena administración del inventario significa satisfacer la demanda del cliente con el inventario mínimo. La inversión en inventarios es una función de: (1) la exactitud de la planificación, (2) la variabilidad de la demanda, la producción y el abasto y (3) el tiempo de ciclo del proceso. La inversión en inventarios puede usarse como herramienta de medición del desempeño para medir la calidad de la planificación y el desempeño, la incertidumbre o la variabilidad del proceso y la longitud del tiempo de ciclo. Recuerde, es mejor tener menos” Buker (1996, p-10.60) Es el inventario una inversión necesaria, con el fin de facilitar las actividades de producción y servir a los consumidores. Con una buena administración se busca satisfacer los pedidos del cliente en función del tiempo y la disponibilidad en almacén, estudiando las incertidumbres en la demanda, producción y suministros con el objeto de evitar la desorganización de la producción y quejas del cliente. 46 2.3.2.8 Función del Inventario El principal objetivo de los inventarios es el actuar como reguladores entre los ritmos de entrada y las cadencias de las salidas. Entrando un poco más con detenimiento, se puede señalar como objetivos de los inventarios, los siguientes: a. Reducción del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habrá en el próximo periodo y por tanto: • Para evitar que un repentino aumento de la demanda, produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla, se mantiene un stock de seguridad de productos terminados. • Del mismo modo, no es posible saber con toda certeza el tiempo que tardarán los proveedores en servir el pedido. Para evitar una detención de proceso de producción por agotamiento del almacén de materias primas, se mantiene un stock de seguridad de materias primas. Este último es necesario, incluso cuando los proveedores son de absoluta confianza, pues un aumento inesperado de la intensidad de la demanda de productos terminados, puede provocar una mayor necesidad de producción, lo cual requiere a su vez una repentina elevación del ritmo de salidas del almacén de materias primas que puede agotarse si no dispone de un nivel mínimo o stock de seguridad. Esta reducción del riesgo es lo que muchos autores han denominado como la Función de compras que desempeñan los aprovisionamientos, es decir, supone el definir las necesidades de la empresa en cantidad, calidad y plazo de suministro, y participar en la determinación de la gama de productos, relacionando las actividades de aprovisionamiento con las estimaciones de ventas. 47 A lo largo de la historia del desarrollo empresarial se han producido diversas fases respecto a este asunto. ESQUEMAS DE APROVISIONAMIENTO Figura 12: Esquema de Aprovisionamiento Fuente: Los investigadores (2004) FASE I: En esta primera fase, no aparecen diferenciadas en la empresa, las funciones de compra y de venta. Es el caso que corresponde con el pequeño comerciante o incluso con grandes comercios de un único establecimiento, en los que cada jefe de sección efectúa la compra de lo que va a vender o la venta de lo que ha comprado. Es este caso donde se agrupan en una única persona, las funciones de compra y de venta. FASE II: En una segunda fase, aparecen dos funciones claramente diferenciadas: - Ventas: en la que se decide que se va a vender y cual es la mejor forma de hacerlo, utilizando para ello los elementos de marketing necesarios 48 (publicidad, promociones, fuerza de venta, diseño de productos nuevos, precio de venta...). - Compras o aprovisionamientos: en la que el responsable o el departamento se ocupa de que suministrar aquello que se va a vender, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, plazo y precio. FASE III: Es en esta tercera fase, cuando la relación con los proveedores se hace más intensa, recordemos que en la fase anterior, aunque las funciones de venta y de compra aparecían diferenciadas, ocurría en mayor o menor medida lo que ocurría en la Fase I que se vendía lo que se compraba. Esta relación con los proveedores que desde su mercado, puede aparecer nuevas oportunidades en el nuestro, que no detectaríamos si estuviéramos atentos únicamente a las peticiones de nuestros clientes, por ello los responsables del aprovisionamiento pasan a ventas la información sobre nuevos productos en el mercado de proveedores, y es en esta fase cuando introducimos el componente investigación y desarrollo (I+D) adaptando los productos de nuestros proveedores a nuestros clientes. Es aquí donde el stock juega un papel fundamental, permitiéndonos ofrecer al mercado nuevos productos que puedan competir en cantidad, calidad y que estén en el mercado en el momento preciso (plazo de entrega), sin que el coste para la empresa supere sus expectativas de rentabilidad. b. Reducción de costes: Otro de los objetivos que cumplen los inventarios es de abaratar (en la medida de lo posible) los costes de adquisición y producción (en una fase posterior del módulo se comentaran los diferentes costes que afectan a un stock). Hay ocasiones, en que la forma óptima de producción es hacerlo por lotes (ver curso de producción), es decir, fabricar un gran lote de unidades durante un periodo corto de tiempo y no volver a fabricar, hasta que esté casi agotado (stock de seguridad). Ello nos permite utilizar la misma maquinaria para elaborar distintos productos, lo cual en muchos casos resulta muy barato, al distribuirse entre todos ellos los costes 49 fijos de las máquinas. En las adquisiciones de materia prima, también puede ser muy económico comprar por grandes lotes, con el fin de aprovecharnos de los descuentos comerciales por tamaño de pedido, repartir entre el mayor número de unidades los costes de transporte, pero todo ello implica que la fabricación por lotes precisa de grandes inventarios de productos terminados. Y en la adquisición por lotes también son necesarios grandes almacenes de materias primas. Otro caso en el que la disposición de grandes inventarios abarata la adquisición de primeras materias y la producción, es aquel en el que se compra grandes cantidades de aquellas cuando su precio se reduce transitoriamente. c. Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Existen ocasiones en la que pueden preverse las variaciones de la oferta y la demanda. Por ejemplo, los editores de libros se anticipan a la escasez que provoca una huelga de imprentas, acumulando libros en su inventario, en este caso estaríamos ante una variación prevista de la oferta. También puede preverse que una amplia campaña de promoción de uno de los productos, va a elevar la demanda del mismo (mes de septiembre, campaña escolar), en este caso para anticiparse a la demanda la empresa acumula productos terminados en sus almacenes. Otro tanto ocurre cuando la materia prima o los productos terminados, están sometidos a variaciones estacionales. Esta anticipación de la oferta y de la demanda, se verá en capítulos siguientes, al hablar de sistemas de gestión de Stocks, en los cuales un factor clave a la hora de determinar el sistema de gestión más adecuado a la empresa, será la determinación del tipo de demanda del producto que básicamente agruparemos en dos las cuales son: la demanda determinista y la no determinista o probabilística d. Facilitar el transporte y la distribución del producto: Aunque la demanda de los consumidores finales, sea perfectamente previsible, generalmente los productos han de ser transportados desde los lugares de fabricación hasta los de consumo, y el transporte no puede efectuarse de forma continua. Por ello la producción se 50 almacena para ser transportada en lotes. Otro tanto sucede en el proceso de elaboración de algunos productos, que se van completando en sucesivas fases realizadas en puntos más o menos distantes entre sí. e. Aumentar el nivel de servicio al cliente: determinado éste como el porcentaje de clientes que reciben sus pedidos en un plazo de días, en función del número de días transcurridos hasta la entrega de los pedidos, también puede entenderse como el porcentaje de referencias suministradas frente al total de referencias pedidas. Habitualmente el mejor servicio al cliente requiere adoptar medidas tales como grandes niveles de stocks o numerosos almacenes que acerquen nuestra oferta de productos a los mercados o incluso sistemas de transporte de superior calidad, lo cual eleva considerablemente el coste de la distribución. Una de las conclusiones a la que han llegado todos los especialistas en la materia, es que la inversión en stocks aumenta exponencialmente, conforme el nivel de servicio se va acercando al máximo. Figura 13: Grafica nivel de servicio / inversión stocks Fuente: Los investigadores (2004) Tal y como podemos observar en el gráfico, el incrementar el nivel de servicio en una empresa en un 5% supone el aumentar la inversión en stocks en un 35 %. Es evidente que los aumentos en el nivel de servicio se transforman en una mayor clientela y por tanto en un mayor volumen de 51 ventas, pero no sabemos si los beneficios van a aumentar lo suficiente para justificar esa mayor inversión. No es menos cierto que el nivel de servicio de una empresa se establece también en función del nivel de servicio de la competencia, ya que si no, se corre el riesgo de perder clientes, salvo que se ofrezca algún elemento compensador o diferenciador. La decisión de una empresa respecto del nivel de servicio que preste a sus clientes, tiene que basarse en: 1. Un análisis de sus potenciales clientes. 2. Un análisis de su competencia en el mercado objetivo. 3. La reacción de la competencia ante cambios en el nivel de servicio. Un ligero aumento en el nivel de servicio, puede representar beneficios en cuanto aumenta el volumen de clientes, mientras que otro aumento más costos, provocará un incremento de beneficios apenas superior. 2.3.2.9 Técnicas de Administración de Inventarios a. Sistema ABC. Una empresa que emplea el llamado sistema ABC divide su inventario en tres grupos A, B, y C. En los productos A se ha concentrado la máxima inversión. En el grupo B esta formado por los artículos que siguen a los A en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo C lo compone en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. El inventario en A debe ser el mas cuidadoso dada que la magnitud de la inversión comprendida, en tanto que los productos B, C estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos. 52 2.3.2.10 Sistema de Administración de Almacenes WMS (Warehouse Management System) Al llegar a manejar un número importante de productos, o variedades de un mismo producto, una empresa por regla general necesitará automatizar el control de sus inventarios con el fin de conocer de manera veraz y oportuna las cantidades de materias primas, productos en proceso o productos terminados de las que puede disponer. Figura 14: Esquema del sistema WMS Fuente: Los investigadores (2004) El propósito principal de un WMS es apoyar los procesos de la logística. Modela la solución basada en la problemática de la configuración del almacén y del proceso de toma de inventarios. Su meta es encontrar la solución óptima a esta problemática.Controlar el movimiento y almacenamiento de productos, programar sus etapas finales (manejo de inventario, diseño de red de información e identificación, etiquetando y empaquetando) en la empresa. Las herramientas más frecuentes son la programación y optimización del inventario de entrada y de salida. A medida que la función de la logística continúa operando, el software de WMS nos permitirá "visibilidad" dentro del "almacén en-movimiento" debido a sus capacidades de visualización de información en tiempo real. Un sistema WMS es mucho más que un simple sistema de manejo de almacenes. 53 Como resultado de la implantación de un WMS, las compañías se dan cuenta que este impacta aún fuera de las paredes del almacén; en la distribución, en el control de ventas, etc. El resultado inmediato será ganancias corporativas al tener el control total de la cadena de suministros "Supply Chain". Los almacenes, o como ahora los estamos llamando Centros de Distribución, han cambiado de un simple centro de retención de producto a un centro de transformación del mismo. En muchos casos, el producto se está cambiando en su forma o su paquete antes de ser enviado a su destino final. Siempre habrá oportunidad para que una compañía proporcione servicios básicos de almacenaje, y esas clases de compañías funcionarán en márgenes reducidos y probablemente con una oportunidad reducida de servir a una variedad de clientes. Las compañías que van a prosperar y realmente a ser excepcionalmente sobresalientes, son las que proporcionen servicios añadidos de información tecnológica en los próximos años. El almacén del futuro será una facilidad de flujo en movimiento más bien que un centro de almacenaje. En el futuro, los almacenes moverán un mayor número de productos con excelentes rendimientos, especialmente si utilizan los conceptos de "Cross Docking", el cúal es posible contando con información verídica y en tiempo real. La lógica básica de un WMS utilizará una combinación de artículo, localización, cantidad, unidad de medida, e información de la orden para determinar dónde almacenar y recoger materiales y en que secuencia hacerlo. La llave al éxito al implantar un sistema de WMS ha sobrepasado el enfoque de que el comprar una paquete de software es la solución. Una compañía debe ampliar su perspectiva para reconocer que requieren tener procesos de negocios, un sistema eficiente (WMS), un buen personal para conseguir los resultados deseados y tecnología de cómputo móvil que les permita la captura de datos en tiempo real 54 Los factores determinantes en la decisión de implementar un WMS tienden a relacionarse con la necesidad de hacer algo para mejorar el servicio a los clientes de la empresa que el sistema utilizado actualmente por ésta no hace (o no hace bien), como "primeras entradas - primeras salidas", directed picking y directed put-away, cross-docking, picking, re-surtido automático, trazabilidad, recolección automática de datos, control de inventarios, entrega de a los clientes (transporte de salida, manejo de transporte, consolidación de la carga y la devolución / reparación de productos).etc. Las tareas de control de inventarios son requeridas para mantener inventarios físicos con capacidades de conteos cíclicos y reportes como historial por fecha o por artículo, inventario por localización, reordenamiento, etc. Cross docking, que es un eficiente método de distribución que permite eliminar la necesidad de poner inventario en el almacén al recibir la mercancía y enviarla directamente al área de despacho de pedidos. Las operaciones WMS dentro de un centro de distribución integra sistemas de radiofrecuencia, scanners de código de barras, sistemas de impresión y asegurar el intercambio de datos con otros sistemas y aplicaciones usados en los negocios. Algunas de las ventajas tangibles con la implementación de Sistemas de WMS basados en tecnologías Radio Frecuencia: - Facilita el control de almacenes. Inventario inmediato y perpetuo. - Optimiza el espacio de almacenes al usar almacenaje caótico. - Reduce movimientos de equipos y operarios. - Incrementa la productividad de mano de obra al sincronizar movimientos de materiales. - Simplifica el surtido de materiales a producción y de productos a clientes. 55 - Asegura el servicio al cliente reduciendo el tiempo de surtido y embarque. - Garantiza el control de lotes, caducidad, PEPS. - Permite la comunicación inmediata dentro de una planta al utilizar teléfonos inalámbricos conectados a la misma red de RF. - Enlaza controladores de acceso, terminales portátiles, terminales industriales fijas, lectores de códigos de barras, impresoras, básculas, PC´s a la red sin necesidad de ningún tipo de cableado lo que permite su inmediata instalación y reubicación si es necesario. 2.3.2.11 Sistema Pallet Pin Point (PPP) PPP es un sistema inteligente de recolección de datos, este lee los números de las paletas y propone la ubicación de los PT automáticamente. Consiste en un escáner de código de barras de corto rango que lee continuamente los números de las paletas, un lector de etiquetas Radio Frecuencia (RF Tag) que lee las posiciones en los racks, un foto censor inteligente que le permite al sistema detectar la proximidad de las paletas, una unidad controladora y un sistema montaje universal que arregla a todos los componentes para el montacargas. Figura 15: Código de barras Fuente: Los investigadores (2004) Una paleta esta conformada con su base y su carga ò PT. Cada base esta identificada por un numeró único que tiene 2 formatos, el formato numérico y el de código de barras. Cuando el montacargas levanta la paleta, 56 el foto censor inteligente detecta su presencia y dispara al lector de código de barra de corto rango que lee a la base de la paleta y transmite la información a la unidad central controladora. Figura 16: Toma del código por parte del lector óptico implantado en el montacargas Fuente: Los investigadores (2004) La unidad central controladora ejecuta las operaciones necesarias y envía la información al terminal del montacargas quien esta conectado al sistema de gerenciamiento de almacenaje que se conecta con facilidad. Luego se le da al operador del montacargas una posición del racks (con un previo algoritmo de parametrizaciòn) donde la paleta debe ser almacenada. Cada posición tiene una etiqueta única de RF (radio frecuencia) cuando el operador del montacargas descarga la paleta el lector de la etiqueta la lee y le informa al sistema de gerenciamiento de almacenaje donde esta ubicada cada paleta. Una vez despachada una paleta el sistema le dice al operador del montacargas de donde retirarla. Señales auditables indican si una paleta especifica esta siendo recogida o almacenada en la ubicación correcta. 57 El uso del PPP asegura que todos los movimientos de las paletas queden registrados, todos los códigos de barras son escaneados y todas las operaciones pendientes son terminadas, esto asegura la integridad del inventario de almacenaje. El PPP también sirve como una poderosa herramienta que puede ser usada para medir la eficiencia de operación del montacargas. 58 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1 Tipo y Diseño de la Investigación Para el análisis y resolución del problema, la investigación es base fundamental, ya que ella representa la vía para llegar al conocimiento científico, medio necesario para alcanzar los objetivos establecidos en el presente estudio. La investigación es un compendio de actividades dirigidas hacia el desarrollo, promoción, perfeccionamiento y renovación, con el fin de establecer mejoras en los sistemas de planificación de las estrategias de acción. Este proceso busca la participación de todos los entes que intervienen en el desarrollo del problema. 3.1.1. Tipo de Investigación El desarrollo del presente estudio, corresponde a la modalidad de Proyecto Factible, ya que se pretende definir una “propuesta”, diseñada en función de las necesidades que exigen el entorno donde se manifiesta la problemática en estudio. El Proyecto Factible consiste en elaborar una propuesta viable que atiende las necesidades en una institución, organización o grupo social que se han evidenciado a través de una investigación documental o de una investigación de campo. Para los fines del presente estudio, la investigación se caracterizó por ser un proceso exhaustivo en búsqueda, de “hechos” que dieran respuesta a la problemática planteada; estuvo orientada al desarrollo de diversos enfoques para el planteamiento de una respuesta que cumpliera con las necesidades que el entorno exigía. 59 Se recogieron los datos directamente del lugar en donde ocurren los acontecimientos, es decir, el lugar donde se desarrolla la problemática planteada, por éstas razones el tipo de investigación desarrollada corresponde a una Investigación de Campo, que para Arias (1999, p.48) “consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurra los hechos, sin manipular o controlar variable alguna.” Basándose en la definición que brinda Arias en su libro de Proyecto de Investigación, esta investigación es de campo, debido a que los datos recogidos son provenientes de la fuente primaria, que está representada por el área de almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina, que es el lugar donde se desarrolla el estudio en cuestión, allí se observaron y se estudiaron a detenimiento, todos los documentos que describen los procesos llevados a cabo dentro del almacén que mantiene las diversas gamas de producto terminado de la empresa, lugar donde ocurre la problemática planteada. Para desarrollar el presente estudio, se emplearon herramientas de carácter descriptivo, ya que gracias a la descripción, se establecieron las características que presenta al actual proceso de gestión de almacenes de la empresa Snack América Latina, para así definir las posibles causas que dan origen al desarrollo del problema en estudio. Sobre la Investigación Descriptiva, consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento, “los estudios descriptivos miden de forma independiente las variables, y aun cuando no se formulen hipótesis, las primeras aparecerán enunciadas en los objetivos de la investigación” Arias (1999, p.46) A ésta definición, es necesario agregar lo escrito por Tamayo (1996, p.335) donde la Investigación Descriptiva es un proceso que comprende: “la descripción, registro, análisis es interpretación de la naturaleza actual, conformando procesos de los fenómenos.” 60 Es pues, ésta investigación del tipo descriptivo, ya que se realizó un análisis y registro de datos, empleando herramientas estadísticas con el fin de brindar soluciones a la problemática planteada. A los datos recogidos del área en estudio luego de su tratamiento a partir de herramientas estadísticas, se procedió a la realización de inferencias, en función de los resultados obtenidos del análisis e interpretación que se le dieron a los mismos, éstas inferencias son desarrolladas a fin de dar explicación del por qué ocurre el problema y así definir estrategias para llegar a la solución, es por éste motivo que la presente investigación también es de carácter explicativo o Investigación Explicativa, que se encarga de “buscar el por qué de los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto” Arias (1999, p.47) Es la investigación, un proceso que integra a su vez a diversos tipos o niveles de Investigación, donde le investigador emplea combinaciones de las mismas, con el fin de lograr cumplir con los objetivos planteados. Independientemente del nivel en que se esté trabajando, la investigación debe ser un proceso meticulosamente controlado que garantice, dentro de lo posible, la objetividad y confiabilidad de los resultados que ofrece. 3.1.2. Diseño de la Investigación Este diseño es del tipo Diseño No Experimental, aplicado también en Investigaciones de Campo en las que no hay manipulación de variables, la acción de las variables se dio en la realidad, el investigador no intervino en ello, se trata entonces de observar variables y relaciones en éstas en su contexto natural, el investigador toma los datos de la realidad. En la problemática en cuestión, las variables definidas no fueron manipuladas por el investigador, y su acción ya estaba presente, lo que se hizo fue observar el comportamiento de cada una de ellas y como ellas influían en el desarrollo del problema, los datos fueron tomados de la realidad a partir de los instrumentos de investigación que se presenta a 61 detalle en el apartado de instrumentos que se desarrolla en el capítulo de marco metodológico de la presente investigación, que luego se sometieron a un conjunto de análisis e interpretaciones. En ningún momento se seleccionó grupos para someterlos a diversos cambios, ni se controlaron el comportamiento de las variables y tampoco se comprobaron hipótesis. En la presente investigación, se realizaron observaciones en distintos momentos en el tiempo, es decir, los investigadores observaron el comportamiento de las variables que intervienen en el proceso que se lleva a cabo dentro del almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina durante el periodo en que transcurrió la investigación, y donde cada día el investigador observaba y recogía el comportamiento de las variables que interviene en el estudio, con ayuda de los instrumentos de recolección de datos. Se estudiaron a los mismos sujetos que participaron y aún participan en las actividades que conforman la gestión de almacén de la empresa, es decir, cada día de estudio, las personas no cambiaban por otras, ni tampoco sus funciones dentro del proceso que define la actual gestión. En base a lo planteado en párrafos anteriores, el trabajo en cuestión, entra en la modalidad de Diseño No Experimental del tipo Longitudinales, los cuales se realizan observaciones en dos (2) o más momentos en el tiempo. 3.2 Población y Muestra Para Morles, el cual es citado por Sabino “la población o universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas) involucradas en la investigación”(1999, p.49) Dentro del presente estudio, la población está representada por todos los procesos que integra la gestión del almacén de producto terminado 62 ubicado en la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina que será la unidad de estudio de la investigación en cuestión. Es importante incluir a todas aquellas personas involucradas en el proceso productivo de la compañía que en total es un universo de 43 personas, cuya jerarquía va: de coordinadores de logística hasta los lideres (ver anexo 1), independientemente del rango que éstos posean, ya que son los responsables de cada una de las operaciones que integran el proceso productivo llevado a cabo en el almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina, por ser ellos los que conocen con mayor precisión y objetividad el desarrollo del proceso y manejan una importante información que permitió detectar las necesidades que presenta la actual gestión que son desarrolladas en el presente estudio. 3.3 Instrumento Es pues el instrumento el medio mediante el cual se recogerá los datos necesarios para el análisis y estudio del comportamiento de cada una de las variables que integran al sistema, es conocido también éste proceso como medición. Diversos investigadores plantea también, que el instrumento de recolección de datos, es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información necesaria para así poder llegar a una explicación, comprensión y solución de la problemática. Según lo explicó Sabino, los instrumentos “son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información. Ejemplo: fichas, formatos de cuestionario, guías de entrevista, lista de cotejo, grabadores, escalas de actitudes u opinión (tipo likert), etc” (1999, p.53) y del que se vale el investigador para entender el fenómeno en estudio, es además, es el medio con el cual se va a estudiar la o las variables que participan en el problema en cuestión 63 El instrumento sistematiza a todos los indicadores que reflejan el comportamiento de la variable y es un resumen de las labores de investigación realizadas en el área, para que a partir de allí, se analicen los resultados y brindar las soluciones respectivas. Mediante una adecuada construcción de los instrumentos de recolección, la investigación alcanza la necesaria correspondencia entre teoría y hechos. Para la recolección de datos del presente trabajo de investigación, se aplicaron diversas técnicas que se explican a continuación: 3.3.1. Observación Directa Consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la captación de la realidad que se quiere estudiar Es una técnica antiquísima, a través de sus sentidos, el hombre capta la realidad que lo rodea, que luego organiza intelectualmente. Por medio de esta técnica, se logró estudiar el movimiento que se lleva a cabo en almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina, además permitió estudiar la distribución actual que posee el almacén y su incidencia en el desarrollo de las actividades de control y manejo de productos terminados, a través de las repetidas observaciones se permitió establecer un diagnostico de la situación y realizar los respectivos análisis de cada una de las etapas que conforman el proceso que allí se lleva a cabo. La observación se logró, con la ayuda de un instrumento llamado Registro Anecdótico en donde el investigador anota en una especie de diario cada situación o hecho relevante que se desarrolle dentro del sistema en estudio. La observación permitió la verificación de la realidad con lo establecido en los distintos manuales de aseguramiento de la calidad que posee la 64 empresa y que establecen el cómo se debe ejecutar cada actividad para garantizar así, un servicio y producto de alta calidad. 3.3.2. La Entrevista: Con respecto a esta técnica, explica Sabino (1999) en su libro sobre proyecto de investigación, que consiste en una interacción entre dos personas, una de las cuales - el investigador - formula determinadas preguntas relativas al tema en investigación, mientras que la otra - el investigado - proporciona verbalmente o por escrito la información que le es solicitada. Es la entrevista, una forma específica de interacción social que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. Con ayuda de la entrevista, se logró obtener información con respecto al proceso y corroborar aspectos destacados en la observación, estas entrevistas consistían en preguntas que surgieron a medida que se estudiaba el proceso, comentarios que realizaban las personas que laboran día a día en los almacenes de Snack América Latina, éstas entrevistas en su gran mayoría, no eran guiadas por un cuestionario, lo que lleva a decir que es del tipo no estructurada. Con respecto a las Entrevistas Nos Estructuradas, es aquella en que existe un margen más o menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas. No se guían por un cuestionario o modelo rígido, es decir, no hay una guía de preguntas por el cual el entrevistador obtiene la información de su entrevistado. Se busca en esta técnica, un proceso de comunicación entre los participantes lo más cómodo posible a fin de establecer un grado de familiarización que facilite la obtención de la información. También se aplicó un cuestionario los responsables principales de la gestión de almacén principal de la empresa Snack Latinoamérica, lo que entra dentro de la modalidad de Entrevista Formalizadas, con respecto a 65 este tipo de entrevista, el trabajo anteriormente mencionado (Metodología, 2002, disponible en: http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm) hace mención definiéndola de la siguiente manera: “Se desarrollan en base a un listado fijo de preguntas cuyo orden y redacción permanece invariable. Entre sus principales ventajas, podemos mencionar su rapidez y el hecho de que pueden ser llevadas a cabo por personas con mediana preparación, lo cual redunda en su bajo costo.” Las preguntas que constituyen a la guía en cuestión, son del tipo abiertas, donde el entrevistado tiene una amplia libertad de expresar aspectos destacados de la situación en estudios. 3.3.3. Cuestionario: Con respecto a esta técnica, las herramientas de recolección de datos (Metodología, 2002, disponible en: http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm ) la enmarcan bajo el tipo de Entrevista Formal. Esta técnica se aplicó con ayuda de un instrumento (cuestionario) integrado por once (11) ítems, que representan a las distintas variables en estudio, y cuyo resultado va a expresar su comportamiento en el desarrollo del problema para así aplicar las soluciones adecuadas, éste instrumento se presenta a continuación: CUESTIONARIO 1. ¿Esta Ud. Conforme con los tiempos de entrega de producto terminado a los clientes en el área de almacén? SI NO De ser su respuesta NO, colocar: ¿Por qué? 66 2. ¿Como considera Ud. Que es el sistema de transporte para el traslado de los productos terminados dentro del área de almacén? EXCELENTE MUY BUENO BUENO PUEDE MEJORAR Si responde la tercera o cuarta opción, entonces responda: ¿Por qué? 3. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un sistema de control que permita verificar el nivel de servicio de los centros de distribución y despachos directos? SI NO De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué? 4. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un control de quejas en la prestación de los servicios que ejecuta el área del almacén de producto terminado de la empresa? SI NO De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué? 5. ¿Como considera el desempeño de las labores de distribución y almacén dentro de la empresa? EXCELENTE MUY BUENO BUENO PUEDE MEJORAR 6. ¿Considera Ud. Que se cuenta con el personal suficiente para llevar a cabo la administración de los almacenes? SI NO 67 7. ¿Cómo considera el desempeño del Sistema de Manejo de Inventario dentro del área de almacén? EXCELENTE MUY BUENO BUENO PUEDE MEJORAR 8. ¿El proceso de control de entrada de producto terminado dentro del área de almacén genera retraso en los tiempos de entrega? SI NO De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué? 9. ¿El proceso de control de salida de producto terminado dentro del área de almacén genera retraso en los tiempos de entrega? SI NO De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué? 10. ¿Considera Ud. Que los costos que genera el almacén a su división se ven reflejados en la productividad del mismo? SI NO De ser su respuesta NO, colocar: ¿Por qué? 11. ¿Qué fallas ve Ud. En la actual administración de los almacenes de la empresa? Nombre al menos 3 fallas que Ud. Detecte en el sistema. Este método en bastante ventajoso ya que pueden ser aplicadas por personas que posea una mediana preparación, además éste instrumento no genera altos costos su aplicación. Los cuestionarios lo definen (Metodología, 2002, disponible en: http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm ) 68 como “un método para obtener información de manera clara y precisa, donde existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante reporta sus respuestas.” 3.3.4 Técnicas de Análisis Dentro de las técnicas de análisis empleadas, se utilizó el análisis cualitativo con ayuda de la Observación directa y la entrevista no estructurada al área en estudio, lo que permitió detectar las causas y poder dar explicación de lo que allí estaba ocurriendo. Este análisis se realizó con ayuda de la investigación descriptiva. El análisis cuantitativo está representado por los tratamientos estadísticos, empleando la estadística descriptiva, a través de la tabulación, representando porcentajes, de las causas establecidas en los Diagramas Pareto, a fin de jerarquizarlas y poder definir la estrategia a seguir para dar solución a la problemática. 3.3.5 Diagramas de Flujo Herramienta empleada para representar los procesos que se llevan a cabo dentro de cualquier organización productiva, gracias a ellos se puede apreciar con detalle las actividades involucradas a fin de detectar fallas que inciden en el correcto desarrollo de las mismas. En el presente trabajo, está técnica permitió observar lo que estaba ocurriendo dentro del proceso que se desarrolla en la administración del almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa Snacks Latinoamérica. 3.3.5 Diagramas Causa –Efecto Herramienta estadística básica empleada para la identificación y resolución de problemas y mejoras de la calidad, se utiliza para analizar las causas potenciales de variación de los procesos. 69 Este diagrama se construyó con ayuda de los principales responsables del proceso de almacenaje de producto terminado de la empresa Snacks Latinoamérica. Este diagrama se muestra en el capítulo de análisis de resultados en donde se apreciaran las principales causas a juicios de los investigadores y responsable del proceso productivo 3.3.6 Diagrama Pareto Herramienta estadística, que al igual que los Diagramas Causa Efecto son empleadas para la identificación y resolución de problemas, a diferencia del anterior éste identifica y clasifica las fuentes de error más importantes dentro del proceso productivo; las principales causas deben de representar el 80% del total de fallas que presenta la línea en cuestión. En el presente trabajo se construyó el diagrama que está registrado en el capítulo de análisis de resultados, para el cálculo de los porcentajes se realizó una lista de fallas (ver cuadro 1) registradas en el proceso y donde los responsables del mismo reflejaran su parecer. 3.4. Procedimiento El procedimiento que se llevó a cabo para la realización de la presente investigación, es el siguiente: Fase 1: Diagnostico de la situación actual del almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina. Ésta fase se llevo a cabo con el objetivo de establecer relación con cada una de las etapas que distinguen el proceso que se lleva a cabo en los almacenes de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa Snacks América Latina. En ésta fase, se recogió información necesaria acerca de las características del proceso con ayuda de un Registro Anecdótico, además de solicitar a la empresa documentos necesarios que consistían en manuales que describían cada una de las etapas del proceso, además de logró 70 conocer el funcionamiento del modulo principal que gestiona la administración de los almacenes en todos sus aspectos. Fase 2: Aplicación de los instrumentos de medición a los responsables del proceso que se lleva a cabo en el Almacén de Producto Terminado de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina En ésta segunda fase se aplicaron los instrumentos como las entrevistas guiadas a fin de realizar los análisis respectivos para así comprender, explicar y solucionar la problemática desarrollada. Se llevó a cabo la entrevista formal a los diversos responsables del proceso a fin de comprender y acercarse con mayor precisión al fenómeno de estudio. Fase 3: Análisis e interpretación de datos recogidos en la Fase 1y 2. Ésta fase se caracteriza por estudiar los resultados de las encuestas y entrevistas ejecutadas en la fase 2, además de analizar y efectuar posibles explicaciones a la problemática planteada con ayuda de la Fase 1. Fase 4: Diseño de la Propuesta La presente fase es el producto de los resultados obtenidos y analizados de la Fase 3, a partir de allí se plantea la propuesta en función de las necesidades del almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa Snacks América Latina. Para la elaboración de ésta fase es necesario la ejecución de las tres fases (3) anteriores. 71 Esquema del Procedimiento Figura 17: Esquema del procedimiento de la investigación Fuente: Los investigadores (2004) Fase 2 Fase 1 Aplicación de los Diagnostico de instrumentos de la situación actual del medición almacén de producto responsables terminado de la planta proceso que se lleva a Santa la cabo en el almacén de Snacks producto terminado de la Cruz, de empresa América Latina. a Cuestionarios los del Guía de Entrevistas planta Santa Cruz, de la empresa Snacks América Latina. Fase 3 Análisis Fase 4 PROPUESTA e interpretación de datos recogidos en la Fase 2 y la Fase 1. 72 CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS 4.1 Diagnostico General Diagnostico de la situación actual del almacén de producto terminado de Snacks Latinoamérica. Para la elaboración del presente diagnostico, se contó con la Observación Directa, las entrevistas no estructuradas a los trabajadores del área y el análisis de los diferentes manuales de procedimientos con que cuenta la empresa, el cual contiene los pasos en que se debe ejecutar cada operación, a fin de describir la gestión que se lleva a cabo en el área de almacén de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina . Este diagnostico, permitió a los investigadores, conocer de cerca la problemática, y dentro de un esquema analítico buscar las posibles soluciones. El presente diagnostico está representado en un diagrama de flujo que contiene las actividades principales de recepción, almacén y despacho en la gestión de almacén de producto terminado, el resto de las operaciones están contenidas en el anexo 2 del presente trabajo de investigación. 73 Proceso básico: SISTEMA DE ADMINISTRACION DE MANUFACTURA Proceso: Administración de Inventario de Producto Terminado (P.T) Subproceso: Entrada de Producción a Almacén de Producto Terminado (P.T) 1 Operador: Recibe la paleta de P.T. del área de Producción y verifica que la Recibe la paleta y Verifica su información contenida en el ticket "Control de Producción" que identifica la paleta sea integridad igual a lo que recibe físicamente, específicamente en lo que se refiere a: -Que la información del ticket "Control de Producción" sea igual en sus tres partes. -Que se trate del producto que indica el ticket "Control de Producción". -Que las cantidades registradas en el ticket "Control de Producción" sean iguales a las que recibe físicamente. -Que se mantenga el número correlativo en el ticket "Control de Producción". -Que el color que identifica al ticket "Control de Producción" corresponda a la línea de donde proviene el producto. 74 2 Operador: Si no hay diferencia entre el ticket y la paleta continuar en el siguiente 17 SI no hay paso, caso contrario ir al paso 17. diferencia entre e 3 Operador: Perfora las tres partes del ticket "Control de Producción" para dar Perfora de Vo.Bo. conformidad al contenido de la paleta y entrega una parte del ticket a Producción, otra las tres partes de ticket y las entrega parte a la alcabala del Almacenista de P.T, conservando una tercera parte la paleta como identificación. 4 Operador: Mantiene un registro correlativo de los tickets revisados en una hoja de Realiza registro correlativo en hoja control. control. 75 5 Obrero de Producción: Continúa el traslado de la paleta hacia la entrada del Continúa traslado Almacén de Producto Terminado. de paleta a Almacén de P.T. 6 Almacenista de P.T: Recibe la paleta y registra la información contenida en el ticket Registra en una hoja de control, clasificando la información por producto recibido durante el información del ticket en hoja turno. 7 Ayudante de Almacén : Recibe la paleta y la traslada con la traspaleta al lugar que le Traslada la paleta a Almacén de P.T. corresponde en el Almacén de P.T. 76 8 Almacenista de P.T. : Registra inmediatamente la información contenida en el ticket Registra "Control de Producción" en una hoja de cálculo detalle de tickets recibidos durante el información de ticket en Hoja turno, indicando: -fecha del día. -número correlativo del ticket "Control de Producción". -número de la Orden de Producción. -código del producto. -cantidad de producto. -número del Almacén donde entra. Nota: Si no es posible cargarlo en el Sistema se realiza un registro manual y se actualiza en el Sistema en cuanto sea posible. 9 Almacenista de P.T. : Transcribe en el Sistema Truck, toda la información contenida Registra información en en la hoja de cálculo detalle de todos los tickets recibidos durante su turno, para SBP generar un "Parte de Entrada" por Orden de Producción, al que le anexa la hoja de cálculo detalle. 77 10 Coord. de dist. y Logistica (Planta) : Verifica, conjuntamente con el Almacenista de Verifica el registro P.T., que se hayan registrado en el Sistema Truck toda la información hecho en el Truck correspondiente al turno y que la misma coincida con los "Partes de Entrada" por Orden de Producción que se hayan generado y con la hoja de cálculo detalle. 11 Coord. de dist. y Logistica (Planta): Imprime y firma los "Partes de Entrada" Imprime y firma validando su contenido. validando 12 Coord. de dist. y Logistica (Planta): Informa, vía correo electrónico, al Coordinador Informa entradas de Producción las entradas de producto terminado registradas en cada turno, de P.T. registradas. especificando unidades producidas y la orden de producción asociada. 13 Coordinador de Producción: Verifica que el registro de entrada de producto Verifica registro de entradas en Truck. terminado hecho en el Sistema Truck haya viajado correctamente en la interfase con el sistema OPM Multibach y estén asociadas a la orden de producción respectiva. 78 14 Coordinador de Producción: Verifica con el Coord. de dist. y Logistica (Planta) que Verifica coincida la información de "Partes de Entrada" y controles de producción, firmándola información y firma de Vo.Bo. Nota: si existe alguna diferencia, se valida la información con la registrada tal como se indica el punto 6, hasta aclarar el error. 15 Coord. de dist. y Logistica (Planta): Le entrega una copia firmada de los "Partes de Entrega copia para Entrada" al Coordinador de Producción para su control. control. 16 Coord. de dist. y Logistica (Planta): Archiva el original de los "Partes de Entrada" Archiva original para cualquier consulta y/o aclaración posterior. 18 79 17 Operador: Si existe diferencia entre la información contenida en el ticket "Control de Devuelve paleta Producción" y lo que se encuentra en la paleta físicamente, devuelve la paleta de P.T. de P.T. a Producción al Supervisor de línea del área de Producción, anulando el ticket "Control de Producción" para evitar enmendaduras. Nota: Se aceptarán paletas incompletas para evitar que el producto se quede de manera indefinida en Producción. 18 FIN DE DIAGRAMA Proceso: Administración de Inventario de Producto terminado (P.T) Subproceso: Salida de producto terminado al Centros de Distribución (C.D) 1 Request 2000 (R-2000): Consolida información de inventarios en Almacén de los Transmite Plan sugerido de C.D. y en Planta al final del día y genera un Plan Sugerido de Despacho, tomando en despacho cuenta los parámetros establecidos por la Dirección de Ventas, en cuanto a existencias en almacén de cantidades de producto por días de inventario. 80 2 Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición) : Analiza en el Plan Sugerido Analiza el Plan de Despacho el pedido de cada C.D., de acuerdo a los días de inventario que la Sugerido de Despacho Dirección de Ventas ha determinado para el C.D., revisa los productos en tránsito que han sido despachados para el mismo, la disponibilidad de la flota de carga y la capacidad de producción en Planta para atender el pedido. 3 Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición): Elabora un Plan de Pre- Elabora Plan de despacho Standard, si hay suficiente producción en Planta para responder a las Pre-despacho cantidades solicitadas. Si la demanda de productos solicitados desde el C.D. es mayor a la capacidad disponible en Planta, elabora un Plan de Pre-Despacho por Distribución, que procura atender las cantidades solicitadas en lo posible, de acuerdo a la capacidad de producción de la Planta. Nota: La hoja del Plan de Pre-despacho incluye las cantidades a despachar de cada producto, el nombre del chofer y del transporte que realizará la carga y el C.D. de destino. 4 Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición): Entrega Plan de Pre- Entrega Plan de Pre-despacho a Almacenista Despacho al Almacenista de despacho. 81 5 Almacenista de Despacho : Recibe de manos del planificador de DRP el Plan de Recibe Plan de Pre-despacho para el C.D. señalado en el documento. Pre-despacho 6 Almacenista de Despacho : Prepara el transporte señalado en el Plan de Pre- Prepara el despacho en la rampa para ser cargado con los productos respectivos. transporte en la rampa 7 Almacenista de Despacho : Solicita los productos al Almacenista de P.T. en las Solicita productos cantidades que señala el Plan de Pre-despacho para cargar el transporte que se al Almacenista de P.T. encuentra en la rampa. 8 Almacenista de P.T. : Verifica las cantidades de producto que se solicitan en el Plan Verifica cantidades de producto y les de Pre-despacho y les da salida del almacén de producto terminado hacia la rampa da salida de llenado. 82 9 Almacenista de Despacho : En conjunto con el chofer, supervisa que se carguen los Supervisa el productos solicitados en el Plan de Pre-despacho en el transporte indicado. llenado del transporte Nota: Si hay variación entre los productos solicitados y los recibidos desde el almacén de P.T., lo aclara con el Almacenista de P.T. y registra lo recibido y lo que será enviado al C.D. efectivamente en el Plan de Pre-despacho. 10 Almacenista de Despacho : Verifica que se cierre apropiadamente la carga en el Verifica el precinto transporte y que se le coloque un precinto de seguridad, en presencia del conductor, del transporte para luego firmar ambos de conformidad el Plan de Pre-despacho. 11 Almacenista de Despacho : Regresa a la oficina de Distribución y Logística el Plan Regresa Plan de de Pre-despacho donde se especifica claramente las cantidades por producto Pre-despacho a Distribución enviados al C.D., para que un almacenista transcriba las cantidades y demás datos que se señalan en el Plan de Pre-despacho, cargándolo en el Sistema Truck. 12 Almacenista de Despacho : Transcribe el contenido del Plan de Pre-despacho en el Transcribe contenido Plan Sistema Truck, registrando fielmente las cantidades de producto despachado hacia el Pre-despacho en C.D., datos del transporte y del chofer, número del precinto, C.D. de destino para la carga. Nota: En caso de que el Sistema Truck presente fallas o existan condiciones que imposibiliten su uso, se realizará el registro del despacho manualmente en los formatos diseñados a este fin en caso de contingencia. 83 13 Almacenista de Despacho : Genera la "Guía de Traspaso" que contiene los datos Genera ´´Guía de exactos del envío de producto al C.D., e imprime tres copias que serán enviadas al Traspaso´´ con tres copias C.D. en un sobre cerrado para el control de recepción de los productos, que consiste en la entrada de producto al Centro de Distribución, previa firma de conformidad por el Almacenista de Despacho y el chofer. 14 Almacenista de Despacho : Emite una "Autorización de salida" para el transporte Emite cargado de productos, que contiene el nombre del transporte, el nombre del chofer, ´´Autorización de salida´´ al el número del precinto y el C.D. de destino. 15 Almacenista de Despacho : Entrega al chofer del transporte la "Autorización de Entrega al chofer salida" y el sobre contentivo de las tres copias de la "Guía de Traspaso". Autorización de Salida y Guía de Nota: El C.D. conservará una copia de la "Guía de Traspaso" para su archivo y devolverá las otras dos debidamente firmadas y conformadas al chofer, para su envío a la Planta. En Planta se conservará una copia para el control de recepción del despacho y se le entregará una copia al chofer para tramitación de su pago. 16 FIN DE DIAGRAMA 84 Elaborado el diagrama de flujo del proceso que se desarrolla en el almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, se determinó que para el control de dichos procesos existen un conjunto de documentos necesarios a manejar a fin de garantizar el control de entradas y salidas de producto terminado (PT) del área de almacén, todos ellos generados por el sistema de control de inventario de la empresa en cuestión. No existe un sistema de codificación tal, que permita el fácil acceso a la mercancía a despachar, no existe un sistema de identificación de zonas a fin de reducir el movimiento de los montacargas dentro del área de almacén, es decir, no hay una personalización clara y precisa de los pasillos a fin de evitar traslados innecesarios que le restan operatividad al proceso. El traslado de mercancías es dificultoso debido a la mala distribución del lay-out dentro del almacén, no existe una identificación de las mismas, a fin de hacer más fácil la localización de los diversos productos terminados en almacén, hay cajones mal colocados y, se corre un alto riesgo de accidentes para el trabajador y el producto terminado a movilizar. No existe un control de calidad continua que permita verificar si los procesos se llevan a cabo, están acorde con el manual de aseguramiento de la calidad de la empresa, los equipos de transporte son obsoletos y el almacén no sigue una distribución acorde a lineamientos de seguridad y control de las mercancías allí almacenadas No hay un sistema de seguridad industrial lo suficientemente adecuado, a fin de reducir los riesgos de accidentes a las personas que allí laboran y al diverso productos terminados que allí se maneja. No se cuenta con el suficiente personal capacitado, para las operaciones de control de entrada y salida de materiales. No hay un sistema de control para medir el grado satisfacción del cliente. A través del Diagrama Causa –Efecto, se observó de manera más clara y resumida el entorno que rodea a la problemática planteada, a fin de 85 corroborar las fallas detectadas por la Observación Directa con ayuda de los Registros Anecdóticos instrumento que registró el comportamiento del fenómeno en estudio y donde el investigador anotó aquellos aspectos relevantes que incidían notablemente en el desarrollo de la problemática. El presente diagrama está ubicado en la figura 18 86 Figura 18.Diagrama Causa - Efecto Fuente: Los Investigadores (2004) Aprovechamiento Identificación de los del espacio físico P.T Área No existe señales o congestionada símbolos Personal Demasiados ítems que Escasez que de los P.T de los P.T controlar No se trabaja acorde a los Falta de Inadecuada Identificación Mala distribución de los P.T Retrasos en la indique su estado o distribución Métodos inadecuada procedimientos establecidos recepción y despacho adiestramiento Desconocimiento de funciones Inadecuada gestión del almacén de producto terminado de Snacks América Incumplimiento en la normativa existente No hay una adecuada codificación Dificultad en toma física Altos índices de PT vencido No hay una adecuada clasificación Inadecuada del producto terminado ubicación Medio Ambiente Cruz automatización Condiciones de Seguridad inadecuadas Latina, planta Santa Falta de Producto Terminado Inventario 87 4.2 Análisis de la Técnica Causa –Efecto Método: Los métodos ejecutados en el almacén principal no siguen un procedimiento acorde a lo definido en los diversos manuales de aseguramiento de la calidad. Se movilizan el producto terminado sin seguir los parámetros necesarios, a fin de reducir los productos obsoletos y los riesgos de accidente. Se trabaja con equipos que no siguen un sistema constante de mantenimiento. Se debe de implantar políticas, a fin de que se desarrolle las actividades en función de normas de calidad establecidas, que garantice la calidad del producto. Personal: El proceso que se desarrolla en Snacks América Latina es muy complejo y consta de operaciones de verificación, manejo de documentos, asentamientos de operaciones en sistemas informáticos, elaboración de notas según la actividad a ejecutar a través del Sistema Truck, y para ello se necesita de personal adiestrado, capacitado y que se maneje en función de la normativa implantada a partir de los manuales con que cuenta la empresa. No existe un completo conocimiento de las operaciones por parte del personal y es por ello que se debe de dar a conocer a cada trabajador su papel dentro de la organización y la importancia de esté en el alcance de los logros, se debe de contratar más personal para el área de almacén y aplicar programas de adiestramiento. Identificación del Producto Terminado: Los materiales deben movilizarse de forma planificada mediante parámetros establecidos, donde se debe de conocer con exactitud, su ubicación dentro de almacén y contar con el equipo adecuado para su movilización. 88 Actualmente no hay señales que permita distinguir cuales productos terminados están o no aptos para el uso de la compañía y no existe un control sobre el estado físico de éstos. Son muchos los productos que elabora Snacks América Latina y para ello debe existir una adecuada clasificación a fin de distinguirlos, pero actualmente no existe, lo que lleva a gastar un tiempo necesario en la búsqueda de un producto a despachar ya que no se conoce a exactitud donde se encuentra, cuando el almacén se encuentra en sobre stock por estacionalidad. Se debe aplicar un sistema para la identificación y clasificación de productos para así diseñar un adecuado sistema de almacenamiento. Aprovechamiento del espacio físico: Las áreas del almacén principal de Snacks América Latina están muy congestionadas, no hay identificación de pasillos para la movilización de los materiales en almacén. Se encuentra una cantidad de material y producto terminado obsoleto que ocupa un espacio que es necesario para el desarrollo de actividades que brinden valor agregado al proceso. Medio Ambiente: No hay condiciones de seguridad para preservar los diversos PT que fabrica la empresa dentro de almacén por el incumplimiento en la normativa vigente lo que pone en riesgo la calidad de la mercancía a distribuir. Producto Terminado: No tienen un sistema de identificación adecuado, bajo la codificación de códigos de barras lo que sistematizaría así el control en el movimiento de los materiales y facilitaría el manejo del inventario y su ubicación en almacén. Mala ubicación de productos lo que impide llevar al día los movimientos ejecutados en almacén que origina los altos índices de los productos terminados vencidos. Inventario: El inventario es llevado a través de documentos que son asentados en el sistema pero éste no controla por completo la diversa gama 89 de PT dispuestos en almacén. El sistema no facilita los movimientos ya que no identifica su ubicación dentro del área. A finales de año se torna difícil llevar a cabo la gestión ya que deben realizarse las operaciones y asentamientos de manera manual lo que genera demoras en el despacho y se corre el riesgo de notas de devoluciones por parte del cliente. La mala distribución presente en almacén origina las diferencias existentes, de inventario físico versus el inventario teórico. 4.3 Análisis del Diagrama Pareto Con el diagrama Causa Efecto se realizó un estudio para definir las causas más relevantes de la gestión del almacén de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina El grupo seleccionado para la elaboración y selección de las causas más relevantes que afectan al sistema estuvo integrado por los responsables del proceso logístico de los almacenes de PT de la empresa, que estaba integrado por los supervisores del proceso que se ejecuta en el área en cuestión. Tomando en cuenta el concepto de Pareto, que señala que el 80 por ciento aproximado de las causas posibles, que dan origen al problema en cuestión, están concentradas generalmente en 3 o 4 situaciones, se quiere entonces tratar de llevar esta definición a la realidad en la actual gestión del almacén de PT de la empresa Snacks América Latina. En la tabla 1 se muestra el resultado de la selección de las causas y su correspondiente jerarquización obtenidas a través de la observación y las cuales fueron evaluadas por los responsables de la actual administración que se ejecuta en el almacén de PT. La gráfica 1 representa el Diagrama Pareto. 90 Tabla 1: Resumen de las causas más significativas del Diagrama Causa Efecto de la problemática existente en la gestión del almacén principal de la empresa Snacks América Latina. Nº Alternativas % 1 Falta de personal 2,16 2 Mala distribución del P.T en almacén 22,30 3 Identificación inadecuada de P.T 17,27 4 Falta de adiestramiento de personal 1,44 5 Áreas congestionadas 13,67 6 Demasiados sistema de control (documentos, confirmación y verificación 3,60 física) 7 Los procesos no se rigen por el manual de procesos de la empresa 1,44 8 Iluminación inadecuada 0,00 9 P.T expuesto al polvo 0,00 10 Falta de código de barras en los P.T 14,39 11 Falta de sistematización de los P.T 12,95 12 Ubicación inadecuada de los P.T en almacén 2,16 13 P.T vencido 2,88 14 Retrasos de las operaciones de recepción de P.T 2,16 15 Retrasos de las operaciones de despacho de P.T 2,16 16 Sistema de inventario no automatizado 1,44 Total 100 Fuente: Los investigadores (2004) A continuación se presenta el Diagrama de Pareto que registra el porcentaje de cada causa involucrada en el desarrollo de la problemática. 91 El diagrama presente en la gráfica 1, consta de un eje vertical que contiene los porcentales acumulados y el eje horizontal contiene cada uno de los ítems evaluados, ordenados éstos, de manera decreciente en función a lo establecido en la tabla 1, cuyo orden se visualiza en la tabla 2 permitiendo así detertac los problemas que presenta la actual administración del almacén de producto terminado de Snacks América Latina. 92 DIAGRAMA PARETO. Empresa: Snacks América Latina 120,00 100,00 100,00 95,68 Acumulado (%) Porcentajes (%) 89,21 80,00 80,58 60,00 53,96 40,00 22,30 20,00 0,00 2 3 10 5 11 6 13 1 12 14 15 4 7 16 Alternativas Gráfica 1: Diagrama Pareto Fuente: Los Investigadores (2004) 8 9 93 Del análisis del Diagrama Pareto, se puede observar que el 80,58% de las causas se encuentran concentradas en cinco (5) causas las cuales se registran en la tabla 2. Tabla 2: Causas que inciden en la actual gestión del almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, ordenadas en forma descendente. Nº Alternativas % 2 Mala distribución de P.T en almacén 22,30 3 Identificación inadecuada de P.T 17,27 10 Falta de código de barras en los P.T 14,39 5 Áreas congestionadas 13,67 11 Falta de sistematización de los P.T 12,95 6 Demasiados sistema de control (documentos, confirmación y verificación 3,60 física) 13 P.T vencido 2,88 12 Ubicación inadecuada de los P.T en almacén 2,16 1 Falta de personal 2,16 14 Retrasos de las operaciones de recepción de P.T 2,16 15 Retrasos de las operaciones de despacho de P.T 2,16 4 Falta de adiestramiento de personal 1,44 7 Los procesos no se rigen por el manual de procesos de la empresa 1,44 16 Sistema de inventario no automatizado 1,44 8 Iluminación inadecuada 0,00 9 P.T expuesto al polvo 0,00 Fuente: Los investigadores (2004) Como se puede apreciar en el cuadro 2, las principales causas que afectan la actual gestión, corresponde a eventos relacionados en su gran mayoría a la distribución que presenta el actual almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina. La causa de mayor relevancia dentro del cuadro en cuestión, corresponde a la mala distribución del producto terminado, representando un 22,30% del total de las causas evaluadas, junto a ello se encuentra la identificación inadecuada de los productos terminados dentro de almacén con un 94 17,27% seguido de la falta de un sistema de codificación bajo el código de barras con un 14,39% de incidencia, estas tres principales causas corresponde a una distribución inadecuada de los productos que se encuentran en almacén. Entre el resto de las causas, es importante destacar todas aquellas que corresponden a las características del proceso que se desarrolla dentro del almacén de producto terminado, donde la falta de personal, su adiestramiento, el sistema de inventario que se desarrolla en la actualidad son causas que destacan y que son importantes tener en cuenta a la hora de diseñar la nueva gestión de almacén. Como se puede apreciar en el cuadro 2, existen cinco (5) causas que acumulan el 80,58% siguiendo la definición del diagrama pareto, si la empresa Snacks América Latina, se dedica a mejorar las causas expuestas que engloban el acumulado anteriormente mencionado, la gestión de almacén mejoraría de forma considerable. Gran parte de las causas en el desarrollo de la gestión de almacén de PT de Snacks América Latina, corresponde a fallas de disposición física y la necesidad de mejorar el proceso de automatización de los procesos que se lleva a cabo en el área de estudio a fin de hacer la gestión más óptima y así cumplir con efectividad y eficiencia con los respectivos clientes de la compañía. La actual propuesta se enfocará en atacar éstas primeras cinco (5) causas, registradas en el cuadro 2 y en el grafico 1 del Diagrama Pareto a fin de solucionar la problemática planteada empleando un sistema automatizado que controlará los movimientos de PT dentro de almacén a fin de aprovechar de forma óptima el espacio y mejorar los tiempos de respuesta al cliente final. 95 4.4 Análisis del Instrumento de recolección de datos Gráfico 2: Tiempos de entrega de materiales Ítem 1: ¿Esta Ud. Conforme con los tiempos de entrega de producto terminado a los clientes en el área del almacén? 10% 10% si no no contestó 80% Según el grafico 2, el 80% de la población encuestada opina que se encuentran conformes con los tiempos de entrega de los productos terminados al diverso personal que labora en almacén, mientras que el 10% opina lo contrario, ya que considera que los tiempos deberían ser más cortos, alegando que existe una descoordinación entre las áreas involucradas en el desarrollo de las actividades del área en cuestión, lo que impide que se logre un tiempo óptimo de respuesta, mientras que un 10% prefirió no emitir ninguna opinión ya que no poseen la información suficiente para definir lo bueno o no de los tiempos de entrega de producto terminado al personal que labora en almacén. Grafico 3: Sistema de Manejo de Producto Terminado 2. ¿Como considera Ud. Que es el sistema de transporte para el traslado de los productos terminados dentro del área de almacén? 10% 10% 20% Excelente Muy Bueno Bueno Puede Mejorar 40% 20% no contestó 96 A través del ítem 2, el grafico 3 refleja que el 40% de la población encuestada opina la necesidad de mejorar el sistema de transporte, ya que los montacargas presentan fallas que son necesarias de reparar o sustituir por nuevos vehículos, a fin de reducir los tiempos de entrega de materiales al personal del almacén, dentro de ésta población que opina la necesidad de mejorar, consideran la necesidad de automatizar el sistema de transporte, a fin de reducir los tiempos de recepción, almacenamiento y despacho, muy especialmente para aquellos pedidos de carácter de urgencia. El resto de los encuestados consideran en un 20% que es bueno y otro 20% muy bueno, apenas un 10% lo considera realmente excelente y otro 10% prefirió no opinar ya que alegan no tener la información suficiente para poder juzgar con precisión el Sistema de Manejo de Transporte de la compañía. Grafico 4: Sistemas de control en el amacén de producto terminado 3. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un sistema de control que permita verificar el nivel de servicio de los centros de distribución y despachos directos? 0% si no 100% El 100% de los encuestados a partir del grafico 4, opinan la urgente necesidad de llevar un control como indicador del desempeño de las actividades dentro del almacén a través del grado de satisfacción del cliente, a fin de medir el desempeño de la gestión de almacenes que desarrolla hoy por hoy en Snacks América Latina. 97 Grafico 5: Control de quejas de servicios en almacén de producto terminado 4. ¿Considera Ud. que se debería llevar un control de quejas en la prestación de los servicios que se ejecuta el área de almacén principal? 20% 80% si no El 80% de los entrevistados concuerdan que es necesario llevar un control de quejas con respecto al servicio prestado dentro del área de almacén, ya que así, se detectaría con facilidad, las fallas que presenta el proceso que se desarrolla en el almacén de PT de Snacks América Latina, se permitiría además, realizar un seguimiento a fin de implantar planes de mejoras a tiempo, con el objeto de erradicar las causas de las fallas. Un 20% considera no llevar éstos sistemas de control ya que asumen que la tarea se ejecuta sin ningún tipo de anomalía. Conocer el grado la satisfacción del cliente, permitiría poder estimar a la empresa, el grado de eficiencia que ésta posee en el logro de las actividades que integran el proceso productivo de la organización. 98 Grafico 6: Desempeño de los trabajadores de Snacks América Latina 5. ¿Como considera el desempeño de las labores de distribución y almacén dentro de la empresa? 30% 20% Excelente Muy Bueno 20% 30% Bueno Puede Mejorar Según el grafico 6, el 30% de los encuestados considera que el desempeño de las labores puede mejorar, mientras que otro 30% opina que es muy bueno y un 20% está distribuido en un desempeño excelente y otro 20% lo considera bueno. Al definir un desempeño “bueno”, es porque realmente se sabe que éste presenta fallas que no lo llevan a ser “muy bueno” o “excelente”, sumado este porcentaje de bueno al de puede mejorar, el 50% de la población aproximadamente sostiene en la necesidad de mejorar las labores de los trabajadores ya que éstas están influyendo en su rendimiento, e ahí un reflejo para el departamento de logística de la empresa Snacks América Latina que debe de estudiar la posibilidad de llevar a cabo estudios ergonómicos a fin de mejorar el rendimiento de los operarios; es necesario tener en cuenta las ventajas de la ergonomía en el desarrollo de los procesos, conociendo más a fondo este factor aumentamos la productividad de la empresa. 99 Grafico 7: Estudio del personal operativo de los almacenes de Snacks América Latina 6. ¿Considera Ud. Que se cuenta con el personal suficiente para llevar a cabo la administración de los almacenes? 30% si no 70% La gran mayoría de los encuestados concuerdan a través del ítem 6 de la encuesta en cuestión, que es necesario incluir más personal debido a la cantidad de operaciones que integra cada proceso que se desarrolla en el almacén principal de la empresa, el 70% ven la necesidad de contar con más personal operativo para llevar a cabo la administración de los almacenes, mientras que el 30%, está conforme con la cantidad actual de personal con que cuenta la empresa, como lo refleja el grafico 7, ésta situación se puede corroborar con la cantidad de operaciones que integra cada proceso que conforma la gestión, además de lo reflejado por el Diagrama Pareto, donde entre las principales causas que afectan la actual gestión, se encuentra la falta de personal cuyo porcentaje de 8,41% según el cuadro 2 y forma parte del 84,14% definido en el Diagrama Pareto del gráfico1. 100 Gráfico 8: Sistema de Inventario en la gestión de almacén de los productos terminados de la empresa Snacks América Latina 7. ¿Cómo considera el desempeño del Sistema de Manejo de Inventario dentro del área de almacén? 10% 10% 20% 30% 30% Excelente Muy Bueno Bueno Puede Mejorar No contestó Un 30% considera que el Sistema de Inventario debe mejorar, mientras que otro 30% establece que es bueno, pero hay que tomar en cuenta que esta opción implícitamente dice que no se está completamente conforme con dicho sistema y que hay ciertas fallas que no lo llevan a ser excelente. Un 20% considera que el sistema es muy bueno, mientras que un apenas 10% considera que es excelente, es decir, no presenta fallas, un 10% de la población prefirió no contestar ya que necesitan de más información para poder emitir un juicio sobre el actual sistema de inventario de la compañía. Grafico 9: Control de entrada de materiales del almacén de Snacks América Latina 8. ¿El proceso de control de entrada de producto terminado dentro del área de almacén genera retraso en los tiempos de entrega? 10% 10% si no no contestó 80% 101 Con respecto al control en la entrada de mercancías del almacén principal el grafico 9 refleja que el 80% de los encuestados a través del ítem 8, opinan que el control empleado en la entrada de producto terminado, no genera retrasos en los tiempos de entrega lo que lleva a concluir que la actividad se ejecuta de manera óptima a pesar de la cantidad de operaciones de inspección y verificación, lo que apoya lo apreciado en el cuadro 2 del Diagrama Pareto, donde los retrasos generados en la zona de recepción de materiales no es un motivo relevante que afecta la actual gestión, ya que apenas según el cuadro 2 representa el 5,61%, mientras que el 10% opina lo contrario y establecen que si se genera retardos que afectan según ellos los tiempos de despacho al cliente final, de hecho consideran que la actividad puede mejorar, otro 10% prefirió no emitir ningún tipo de opinión ya que alegan que necesitan de más información para poder decir si el proceso genera o no retrasos en los tiempos de entrega. Grafico 10: Control de salida de materiales del almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina 9. ¿El proceso de control de salida de producto terminado dentro del área de almacén genera retraso en los tiempos de entrega? 40% si 60% no Con respecto a la salida de producto terminado través del ítem 9, el grafico 10 refleja que el 60% de los encuestados, opina que el control aplicado para la salida de mercancías o materiales del almacén, no genera retrasos en los tiempos de entrega al cliente, lo que permite inferir que ésta actividad se ejecuta de forma óptima dentro de la gestión de los almacenes, además es llevada a cabo por personal de la propia compañía sin necesidad de requerir agentes externos, el 40% por el contrario, dicen 102 no estar conforme con los tiempos de entrega debido a los retardos generados en el control a la salida de mercancías, ya que implica la ejecución de tareas de inspección y verificación para lo que se requiere tiempo para la verificación y permiso emitido por instancia superiores y el personal operativo es insuficiente. Con respecto a esta actividad el cuadro 2 del Diagrama Pareto no la considera lo suficientemente relevante y apenas tiene un 5,61% de incidencia, pero es una variable que se debe de tener muy en cuenta ya que representa el punto final y el puente entre la empresa y el cliente final. Gráfico 11: Costos de la administración del almacén principal de Snacks América Latina 10. ¿Considera Ud. Que los costos que genera el almacén a su división se ven reflejados en la productividad del mismo? 20% 40% si no 40% no contestó Según el grafico 11, a partir el ítem 10, el 40% de la población encuestada considera que los costos de almacén afecta la productividad de la compañía, mientras que otro 40% considera todo lo contrario y un 20% prefiere no opinar ya que necesitan manejar más información a la hora de emitir cualquier juicio. Con respecto al 40% que considera que los costos de la administración del almacén principal afecta la productividad, implica que la gestión actual genera altos costos que merma la capacidad de inversión de la empresa en cambios que permita elevar su productividad. Cambios que buscan mejorar los procesos de ejecución de tareas y los métodos de recompensas a los trabajadores, con el objetivo de generar un adecuado clima organizacional que eleve la productividad. 103 Si se aumenta la capacidad de inversión con el propósito de mejorar los procesos que se desarrollan dentro del almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, los efectos de las mismas se verán reflejados en: 9 Ingresos de empleados a la organización 9 Oportunidad de capacitación 9 Establecer programas de cómo definir metas, con el objetivo de esclarecer los fines que se pretende lograr con la ejecución de la tarea. 9 Rediseño de los puestos de trabajo 9 Incentivos saláriales 9 Conformación de equipos de trabajo Si se disminuyen los costos que genera la presencia de los productos terminados vencidos y de las diferencias de inventarios de la toma física, esto creará una mayor utilidad a la compañía. Grafico 12: Fallas en la administración de almacenes 11. ¿Qué fallas ve Ud. En la actual administración de los almacenes de la empresa? Falta de personal Estructura del almacén 8% 12% 20% Transporte 12% 12% Espacio Físico 24% 4% 8% Retraso Salida de Mercancías Retraso Entrada de Mercancías No tiene fallas Sistema de Inventario A fin de establecer las principales fallas que presenta la actual administración, la estructura que presenta actualmente el almacén no es la más óptima para garantizar seguridad en el manejo de materiales que dan vida la proceso productivo de Snacks América Latina, el ítem 11 que refleja las fallas que presenta el área de almacén muestra que un 24% 104 corresponde a la estructura del almacén según el grafico 12, lo que apoya lo reflejado en el cuadro 2 y el gráfico 1 donde una de las causas que afecta notablemente la actual gestión son producidas por la distribución física con que cuenta el almacén principal de PT, lo que genera un inadecuado sistema de manejo de materiales dentro del área en donde se desarrolla el fenómeno en estudio. Es importante tener en cuenta que para que un sistema de manejo de materiales, muy especialmente el que corresponde al manejo de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, se desarrolle de forma óptima se debe cumplir con lo siguiente: 9 No se debe hacer esfuerzo físico indebido 9 No debe existir peligro para los hombres y/o materiales que participan en el proceso. 9 Evitar que los recorridos sean largos para minimizar el riesgo de accidente que atente contra la seguridad del operario y del producto a transportar 9 Disminución de la obsolescencia 9 Nivelación de stock en los inventarios Se acentúan estos requisitos, ya que actualmente el sistema de almacenes de la compañía no los está considerando a la hora de manejar y almacenar material. Refiriéndose al gráfico 12, el 20% de las fallas reportadas están en la falta de personal, seguido de los retardos en la entrada y salida de mercancías cada una con un 12% , junto con un 12%, donde la población alega que el sistema de inventario no facilita el desarrollo de la actual gestión, fallas poco relevantes corresponden al transporte y el espacio físico del almacén siendo la primera de 4% y la segunda de 8% respectivamente, apenas un 8% considera que le proceso no tiene ninguna falla. Es importante destacar que las fallas que muchos consideran tienen que ver con la distribución física del área en donde se desarrolla la gestión del almacén de PT de la empresa Snacks América Latina. 105 CAPÍTULO V PROPUESTA La actual propuesta se basa en una primera parte de mejorar las condiciones físicas del área de almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa Snacks América Latina, que en la actualidad presenta inconvenientes en lo que respecta a su distribución física, tal como se puede apreciar en el diagrama pareto del capítulo anterior. Se busca atacar las cinco (5) principales causas que están incidiendo en el desarrollo poco óptimo del proceso que se lleva a cabo en el área de estudio, tal como se refleja la tabla 2 . A través de la propuesta se busca disminuir las mermas y mejorar las diferencias que actualmente existen en el sistema de inventario, específicamente en lo que respecta al inventario teórico vs el inventario físico. Por otra parte, si analizamos los volúmenes de nuestro extraplande demanda para los próximos 3 años de la empresa (según fuentes del departamento de planificación financiera) el crecimiento en volumen de en bolívares y unidades será: Tabla 3: Proyección de la demanda de producto terminado de Snacks América Latina 2004 Unidades 39 millones Bolívares 16.147 millones 2005 2006 46 millones 54, 4 millone 19.054 millones 22.843 millones Fuente: Los investigadores (2004) Esto quiere decir, que si actualmente tenemos una capacidad actual de almacenaje de 677 posiciones de paletas lo que es igual 2.606.450 unidades (ver anexo 3). Para los próximos años tendremos una limitante de espacio físico; por lo tanto, debemos considerar: 106 1. Una nueva infraestructura para almacenar nuestro stock de inventario para atender a la demanda, mediante alquiler de nuevos almacenes en los alrededores de la planta. 2. Aprovechar, la infraestructura actual e incrementar la capacidad en vertical; es decir, en posiciones de racks. Si analizamos ambos escenarios, para los investigadores consideramos más factible la opción dos (2); ya que la ventaja versus la uno (1), tendremos un gasto de inversión en racks, pero quedaríamos ubicados en el mismo almacén y el control logístico sería mucho mas organizado. En cambio, si ahorramos en la inversión de racks y consideramos el otro escenario tenemos que tomar en cuenta que factor en gastos adicional en alquiler de galpón y de transporte para distribuir el PT desde planta a dicho almacén, y si le agregamos el manejo logístico para coordinar los despachos a los clientes y el control del inventario, tendríamos prácticamente el mismo problema actual. Por lo tanto, se propone establecer un sistema de almacenamiento bajo la modalidad de racks en donde se contaría con los del tipo dinámico (95 %) y del tipo Fijo (5 %) permitiendo así un aprovechamiento máximo del espacio, lo que aumentaría su capacidad de almacenamiento en un 284% (ver anexo 4). El sistema de almacenamiento garantizaría un resguardo adecuado del producto a almacenar en sus diversas modalidades. Los racks estarán dispuestos a lo largo de los pasillos de circulación para así se facilitar el movimiento y maniobrabilidad de los montacargas. Los pasillos han de estar lo suficientemente libre de obstáculos que atente contra la seguridad de la carga a transportar y el conductor. Pero esto no es suficiente si queremos una visibilidad de nuestro inventario dentro del almacén, debemos también considerar un WMS (Warehouse Management System) o Sistema de Administración de Almacenes. 107 Necesitamos un sistema de WMS? Al manejar un número importante de productos, o variedades, las empresas necesitarán automatizar el control de sus inventarios con el fin de conocer de manera veraz y oportuna las cantidades de productos terminados de las que puede disponer. Por otra parte, también será necesario realizar eventualmente medidas de control, tales como la toma de inventarios físicos. Su propósito principal es apoyar los procesos de la logística. Su meta es encontrar la solución óptima a esta problemática.Controlar el movimiento y almacenamiento de productos en la empresa. Las herramientas más frecuentes son la programación y optimización del inventario de entrada y de salida. A medida que la función de la logística continúa operando, el software de WMS nos permitirá "visibilidad" dentro del "almacén en-movimiento" debido a sus capacidades de visualización de información en tiempo real. Un sistema WMS es mucho más que un simple sistema de manejo de almacenes. Como resultado, las compañías se dan cuenta que este impacta aún fuera de las paredes del almacén; en la distribución, en el control de ventas, etc. El resultado inmediato será ganancias corporativas al tener el control total de la cadena de suministros "Supply Chain". Demostración de cuando utilizar un WMS en un almacén: Si usamos la siguiente formula, podemos obtener una forma de medir el funcionamiento de un depósito: • Índice de Calidad de un Depósito (WQI) Exactitud de despacho X exactitud de inventarios Donde: Exactitud de despacho = % ordenes despachadas sin errores 108 y: Exactitud de inventario = % ubicaciones del depósito sin errores Ejemplo: WQI (Warehouse Quality Index / Indice de Calidad de un Deposito) = 90 % X 60% = 54 % (por debajo de 94%, considere un WMS!) Donde: Exactitud de despacho = 90 % ordenes despachadas sin errores y: Exactitud de inventario = 60% ubicaciones del depósito sin errores Podemos tomar estos cálculos de The Logistics Institute’s Annual 100,00% 98,60% 96,60% 90,00% 96,00% 98,00% 58,90% 60,30% 99,20% 57,50% 50,00% 43,80% 47,90% 99,70% 37,00% 37,70% 99,82% 35,60% 36,30% 99,86% 34,90% 99,89% 23,30% 32,90% 21,20% 99,91% 19,90% 99,94% 11,00% 11,60% 99,96% 9,60% 7,50% 10% 0% 99,98% 30% 20% 4,80% 40% 17,10% Average = 99.982 % 99,50% 90% 80% 70% 60% 50% 100,00% Cumulative Percetage of DC's 100% 94,50% 90,10% O rd e r L in e S h ip p in g A c c u ra c y 95,90% Warehouse Benchmarking Study de aproximadamente 120 empresas: L in e S h ip p in g A c c u ra c y Gráfico 13: Promedios industriales. Gráfico 1 Fuente: 2003 TLI/WERC Warehouse Benchmarking Survey Edward Frazelle, Phd 109 Y también del mismo estudio de The Logistics Institute’s Annual 100,00% 60,00% 90,10% 94,10% 70,00% 89,10% 88,10% 76,00% 82,20% 83,20% 83,00% 79,20% 80,20% 89,00% 45,60% 48,50% 99,10% 32,70% 42,60% 99,50% 30,70% 28,70% 99,70% 8,00% 15,90% 99,90% 99,97% 6,00% 5,00% 99,99% 0% 100,00% 20% 10% 3,00% 30% 10,90% 50% 40% 23,80% 70% 60% 63,40% Average = 94.19 % 80% 98,50% 100% 90% 67,40% Location Inventory Accuracy 97,10% Warehouse Benchmarking Study... L o ca tio n In v en to ry Ac c u ra c y = % L o c a tio n s w ith o u t D is c re p a n c ie s Gráfico 14: Promedios Industriales. Gráfico 2 Fuente: 2003 TLI/WERC Warehouse Benchmarking Survey - Edward Frazelle, Phd Y entonces usando la formula con los promedios de la industria obtener el porque del índice de 94% Índice de Calidad de un Depósito (WQI) Exactitud de despacho X exactitud de inventarios Donde: Exactitud de Despacho = % ordenes despachadas sin errores y: Exactitud de Inventario = % ubicaciones del depósito sin errores Ejemplo: WQI = 99.982 % X 94.19% = 94.173 % (Industry Average) 110 Considerando este estudio y que actualmente en Snacks America Latina carece de este manejo y a su vez, la extralimítante de las operaciones en las mejores prácticas nos conducirá a la justificación de un Sistema de Gerencia de Almacenaje. La localización y ubicación del producto dentro de almacén, será manejado por el sistema de administración de almacenes WMS (Warehouse Management System) ya mencionado, empleando las herramientas Depot Master y Pallet Pin Point, que regularán y controlarán los movimientos dentro del área, gracias a la precisión que ofrece el sistema en lo que respecta a ubicación de la mercancía dentro de almacén. Depot Master provee funcionalidad avanzada de almacenamiento para centros de distribución de grandes volúmenes y capacidad (a nivel de planta y regional). La captura en el sistema del producto terminado (PT) que entrega producción empleando Pallet Pin Point, se haría a través de lectores ópticos colocados en los montacargas dándole a éstos la capacidad suficiente de transmitir y recibir información del sistema, tal como se presenta en la siguiente figura, que permitirá además de localizar la carga, disponer del espacio en almacén de forma óptima. Figura 19: Montacargas con lector óptico Fuente: Los investigadores (2004) El sistema Depot Master, se caracteriza por tener una política particular para el almacenaje de productos cuya información está 111 contenida en los códigos de barras y que ocurre justo cuando el lector captura al producto terminado (PT) y solicita al sistema una propuesta de ubicación o de despacho de racks, la política mencionada, responde a lo siguiente: - Las políticas de ubicación en Racks son parametrizables. - El programa instalador de Depot dejará una política definida, pero el usuario podrá modificar la misma, para cada depósito, diseñada en función de sus necesidades y en el momento que así lo requiera. La Política consiste en una serie de criterios ordenados los cuales van siendo aplicados mientras no se obtenga una ubicación precisa de lo que se está buscando en particular. Cada criterio esta compuesto por conceptos a validar según el valor que se le de a ellos. Conceptos que componen la construcción de los Criterios para la ubicación de producto terminado dentro de almacén. Los conceptos son condiciones que deben cumplir las ubicaciones del producto terminado, dentro de almacén. Algunas de ellas son básicas y no parametrizables, pero debe cumplirse siempre lo siguiente: 1. Que tenga posiciones disponibles 2. Que no sea la ubicación actual del producto 3. Que sea valida para propuesta 4. Que sea una ubicación de paletas 5. Que no este o no registrada como propuesta anterior (parametrización). 6. Como resultado no exitoso de la aplicación de la política, la ubicación a proponer será siempre la ubicación parametrizada como Piso (la cual es considerada como de disponibilidad ilimitada). Los parametrizables son: 112 1. Con Producto. Establece si se quiere que la ubicación donde se vaya almacenar sea toda del mismo producto a la paleta o no importa. 2. De Clase. Que la clase de la ubicación sea igual a la primaria, secundaria u otra que no sea de tipo exclusivo. 3. Con Status. Que la ubicación este Ocupada o Vacía. 4. Con Lote. Establece si se quiere que la ubicación donde se vaya almacenar sea toda del mismo Producto Lote a la paleta o no importa. 5. Grado de Ocupación. Establece que de las ubicaciones validas se elija la de mayor o menor grado de ocupación. 2 1 Production to FG Warehouse •Creaciòn de paletas •Elaboraciòn de etiquetas 6 Propuesta de Ubicaciòn • Verificaciòn de la paletas a travès del escaner. escaner. Avance Funcional (Pallet Pin Point) 3 Picking • WMS propone ubicaciones para recoger la cara desde • WMS propone la ubicaciones de almacenaje • Movimiento de la verificaciòn que se hacen a travès del escaneo • Verificacion de la ubicacion mediante el escaner • Las paletas son recogidas ò tomadas directamente hacia lugares apropiados de despachos, despachos, àreas de cargas y descarga. descarga. Administraciòn de almacenaje • El sistema demanda movimientos basados en las reglas de almacenamiento. 4 • Periodicidad ciclica en los conteos del inventario que se ejecuta a travès del almacenaje. • Cualquier movimiento se actualiza en tiempo real. Cargando y chequeando • Las cajas son desarmadas de las paletas y cargadas • El remolque se chequea mediante el escaner 5 Gerencia del patio • Chequeo de entrada y salida de camiones. camiones. • Disponibilidad de la flota y status. Figura 20: Esquema de funcionamiento del sistema Depot Master Fuente: Los invetigadores (2004) El almacenamiento se ejecutará de acuerdo un sistema de clasificación ABC en volúmenes y costo. 113 Existirán zonas de almacenes temporales que resguardarán aquellos productos terminados que ingresan a la empresa por devoluciones los cuales necesariamente deben esperar a fin de que el sistema determine su destino. Existirán áreas dentro del almacén de producto terminado, para el resguardo de los elementos en estado de obsolescencia, almacenamiento de cajas y demás materiales que no adicionan valor agregado al proceso y que anteriormente estaban obstruyendo las vías de acceso de los montacargas. El movimiento dentro del área de almacén se deben regir por el manual de manejo y almacenamiento de la empresa Snacks América Latina, y para ello el jefe de almacén junto con el asistente debe de vigilar el cumplimiento de las normas establecidas a fin de brindar seguridad y disminuir riesgos de accidente, aquel que falte a una de éstas normas a de ser sancionado según lo estipule la empresa. Con respecto al manejo de la administración del almacén, el esquema a seguir será el siguiente: MONTACARGAS CLIENTE SISTEMA WMS Centros de Distribución CON PPP Figura 21: Esquema de funcionamiento del sistema WMS Fuente: Los investigadores (2004) 1. Pedidos: Cualquier pedido debe ser verificado de nuevo por un sistema llamado ProDiver donde este mide la orden ò el pedido del cliente Vs. Lo despachado indicando el nivel de servicio ofrecido. 2. Producto Terminado / Nota de despacho: Siguiendo los procedimientos correspondientes al manual de salida de producto terminado de la empresa, se da el permiso a fin de despachar la mercancía, en la nota de despacho se debe estipular las características con la que salió el producto de almacén e identificar el nombre del transportista que enviará el producto. En el despacho el 114 transportista con un ayudante y el cliente deben revisar el producto, verificar las condiciones físicas junto con la orden de despacho y cualquier falla registrarla en la orden de devolución. 3. Las devoluciones, antes de entrar el producto, se debe verificar con el registro emitido de la orden de despacho a fin de detectar la causa de la falla y analizar donde hubo el problema. 4. Medición de la satisfacción del cliente: Consta de una encuesta emitida por el servicio de atención al cliente de la compañía y que debe aplicar el transportista. Para que el sistema trabaje de forma óptima, es necesario la codificación de los productos terminados a partir de la codificación en barras, que permitirá mejorar la gestión del sistema Depot Master en lo que respecta a: control los movimientos, la disposición y ubicación del producto final. El sistema de codificación en barras, registra en que racks se encuentra el producto terminado, contiene además su historia a partir de su elaboración hasta su fecha de expedición u obsolescencia a fin de ser trasladado a la zona de tratamiento de material obsoleto y generar así espacio suficiente para los nuevos productos. Descripción de los servicios que contempla la actual propuesta: Servicios sistematizados Administración y custodia de los inventarios, con realización de inventarios cíclicos e inventarios físicos continuos Gerencia de Distribución, planificación de rutas, consolidación de cargas. Administración de documentos (Notas de despacho, facturas, etc.) Recepción y Despacho de mercancía incluyendo desmontajes y devoluciones. Seguridad y vigilancia las 24 horas, disponibilidad de cámaras de seguridad y sistema de grabación digital 115 Servicio de atención al cliente Confirmación telefónica de pedidos – verificación de datos del cliente final, condiciones de entrega, datos de pedido, etc. Seguimiento de pedidos hasta confirmar la recepción del mismo por parte del cliente final. Realización de encuestas a clientes para validar, ente otras cosas, el estado en que recibió la mercancía, el servicio de la compañía transportista. Control de calidad Las Auditorias Operativas-Administrativas al sistema y a las empresas transportistas. La realización de Inventarios Cíclicos Diseño y monitoreo de los procesos bajo estándares establecidos. Sistemas y reportes Incluye un sistema de estadísticas a fin de evaluar la gestión lo más constante posible, aquí se registrará el comportamiento o movimiento de cada producto almacenado en el almacén principal a fin de estudiar aquellos materiales de mayor movimiento y aquellos que por el contrario su movimiento es mínimo y lo que lleva al riesgo que el material caiga en la obsolescencia. Equipos para la operación Sistema de administración de almacenes – WMS Montacargas eléctricos, operados de pie, de última generación Equipos de computación de tecnología reciente Las paletas de plástico Beneficios de la propuesta de gestión de almacenes Los beneficios obtenidos de la propuesta en cuestión son los siguientes: 116 a. Reducción del trabajo / evita el retrabajo – Se puede esperar por lo menos un 10% de reducción en personal y servicio. 1. Proceso de recepción automático: Menos tiempos para recibir bienes. 2. Localización directa: Menos tiempo para ubicar espacios disponibles. 3. Carga directa: Elimina el tiempo en la búsqueda de productos perdidos. 4. Inventario: el inventario físico se ejecuta, por un sistema de conteo cíclico automático. b. Equipos 1. Eliminación de equipos obsoletos. 2. Tasa alta de utilización de equipos, lo que conduce a un menor costo unitario. c. Espacio 1. Elimina los requerimientos de sobre flujo – la poca organización es la causa número uno en la ineficiencia de almacenaje. 2. Se reduce la necesidad de la expansión del almacén. d. Inventario 1. Reducción de la perdida de PT con controles estrictos. 2. Reducción de obsoletos debido a su olvido a la rotación del mismo por la ubicación no visible. 3. Reducción del daño de los PT debido al numero de toques ò el manejo del mismo. e. Transporte 1. Elimina la necesidad de despachar las cargas innecesarias. 2. Reducción de los cargos de por mercancía devuelta mejorando la disponibilidad del despacho f. Sistemas de Información 1. Reducción de los costos de mantenimiento del IT con un WMS eficiente 2. Elimina software y hardware innecesarios. g. Empleados 117 1. Aumenta la moral 2. Menos supervisión: Sistema se encarga de dirigir las actividades. 3. Bajos costos de entrenamiento, asociados con nuevos empleados. 4. Reducción del agotamiento del empleado: Empleados se quedan más tiempo debido a que sus tareas han sido simplificadas 5. Reducción de la tasa de accidentes: hay menos congestión y se extralimita menos los procesos h. Servicio al Cliente 1. Mejora de relación con cliente en base a la exactitud y satisfacción en cada orden. 2. Minimiza los retrasos y disminuye los retornos mejorando las entregas a tiempo. Consideraciones para la Evaluación económica de la propuesta Tabla 4: Valor Presente Neto (VPN). Proyecto: Gestión de Almacén Fuente: Los investigadores (2004) Valoración del flujo de caja El valor presente neto (VPN) valorará el negocio de manera integral al considerar todos los flujos de caja proyectados en el futuro, 118 descontando la a la tasa que refleje el costo de oportunidad y el riesgo asociado a esos grupos. Esta metodología ha sido ampliamente adoptada y es comúnmente utilizada en negociaciones para valorar inversiones. El costo de oportunidad es el rendimiento de opciones similares de colocación de capital, ajustándolo con una prima o descuento por el riesgo asociado a la propuesta. Al calcularse el valor presente del flujo de caja, ocurridos en periodos distintos, estamos haciendo una comparación con una inversión de mercado de similar riesgo. Si el resultado es mayor que invertir en esas otras opciones, se está creando valor. Este método se desconoce como el valor presente neto(VPN)o flujo de caja descontado ( FCD). TIR Tasa de descuento en la que el valor actual (presente) Neto de una inversión es cero. La TIR es un método de evaluación de las inversiones Los flujos de tasa futuro, fueron descontados a una tasa estimada de 14%, esto en vista que toda la evaluación económica del proyecto se efectuó en dólares norteamericanos. Para efectos de la empresa se considera que una hacen cargo de retorno mayor del 18% es aceptable, lo que hace de la presente propuesta que sea un Proyecto Factible a ejecutar. Se estima además: • Un incremento en las ventas de 0,5 % • Una reducción de productos vencidos del dos por ciento • Una reducción de pérdidas de inventario de 1,9% 119 Tabla 5: Inversión en Planta Santa Cruz de Snacks América Latina Fuente: Los Investigadores (2004) 120 CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 Conclusiones La Gestión de Almacén es un proceso de gran complejidad, que implica un conjunto de actividades que permiten preservar la calidad del producto y/o materiales involucrados en el proceso, muy especialmente aquellas tareas que integran el sistema de Manejo de Materiales debido a los movimientos que allí se ejecutan porque generan costos, los cuales son necesarios reducir para invertir en proyectos que permitan elevar la operatividad de la compañía. Actualmente la Gestión de Almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, presenta ciertos inconvenientes que inciden en el desarrollo del proceso que allí se lleva a cabo. Dentro de las conclusiones obtenidas, con respecto al estudio en cuestión, son las siguientes: 1. El principal problema del almacén de producto terminado, corresponde a la disposición de los productos y demás materiales dentro de almacén. Se evidencia áreas congestionadas que atenta contra la seguridad de la carga y del operario que la transporta lo que origina las diferencias existentes en el inventario físico versus el inventario teórico y los altos niveles de producto terminado vencido. 2. No existe un resguardo adecuado de los productos almacenados 3. No hay un control adecuado en lo que respecta al movimiento del producto terminado obsoleto, situación que puede poner en riesgo la calidad del producto que se distribuye 4. No hay un debido control, en lo que respecta al movimiento dentro de almacén, lo que genera tiempos poco óptimos en lo que 121 respecta a la localización, toma y transporte del producto terminado a su destino. 5. La empresa no cuenta con un respectivo estudio de movimiento dentro de almacén que le permitiría ampliar la visión de la situación en que se encuentra la actual gestión. Un estudio de movimiento ayudaría a establecer lineamientos en lo que respecta a la ejecución de las tareas y sería un indicador adecuado a fin de evaluar la gestión. 6. Los montacargas se encuentran deteriorados, lo que no facilita el sistema de manejo de materiales dentro del área. Sería recomendable redimensionarlos a un sistema de transporte que trabaje acorde con el sistema de control de entrada y salida de producto terminado de almacén a fin de mejorar los tiempos de respuesta 7. No se evidencia un control por parte de la empresa, acerca de lo que piensa el cliente. Sería recomendable utilizar encuestas a fin de tener una visión acerca del como percibe el cliente a la organización, lo que sería un indicador de gran utilidad ya que se evaluaría la gestión del almacén desde la óptica del cliente. 8. El sistema a proponer responde a las necesidades de ubicar el producto de forma eficiente y eficaz, controla los movimientos dentro de almacén y además la información con respecto al producto es mucho más detallada porque existe un seguimiento del producto desde el instante que sale de la línea de producción al cliente final. 9. El sistema a proponer además permite manejar reportes con respecto a la devolución de mercancía, que sería un indicador de suma importancia a la hora de establecer mejoras dentro de la gestión. 10. El sistema a proponer presenta información de primera mano en lo que respecta a ubicación de material o producto obsoleto a fin de 122 mantenerlo en una zona que no afecte las labores productivas del almacén aprovechándolo al máximo. 11. El sistema a proponer es bastante flexible ya que cuenta con una política de ubicación determinada por el usuario, lo que permite aprovechas los espacios disponibles y reducir el retardo en las tareas de colocación de producto terminado en almacén. 12. El sistema de almacenamiento propuesto permite además emplear el personal necesario para ejecutar las actividades de carga y descarga del producto terminado. Es decir que no se requiere de un excesivo personal para llevar a cabo la gestión. 6.2 Recomendaciones Dentro de las recomendaciones está: 1. La necesidad de realizar un estudio detallado de tiempo y movimiento de las actividades desarrolladas en el Manejo de P.T ya que así se puede estudiar y analizar a detalle los procesos para mejorarlos, esta mejoría repercutirá en el tiempo de respuesta al cliente final. 2. Realizar reuniones de forma periódica a fin de evaluar la gestión que se lleva a cabo dentro de almacén. Es conveniente efectuarlas una vez a la semana a fin de analizar y estudiar los resultados a través de los indicadores de gestión que posea la empresa (encuesta, devoluciones, quejas en el servicio, indicadores económicos, etc.) para diseñar planes correctivos y preventivos a tiempo. 3. Realizar el proceso de manejo de documentación de manera automatizada, que permita reducir cantidad de papeleo que resta operatividad al proceso, es por ello la urgente necesidad de realizar estudios a detalle del proceso productivo que se desarrolla en almacén, para así subsanar está situación y convertir este 123 tiempo en manejo de papeleo en un tiempo que genere ganancia a la organización. 4. Capacitar a personal para la aplicación de encuesta a fin de garantizar una información lo suficientemente veraz y objetiva. 5. Llevar un registro de las causas que generan las devoluciones a la zona de almacén principal, el mismo debe de estar contenido en el sistema con el propósito de diseñar planes que permita erradicarlos. 6. Manejar reportes de cada producto terminado que se produce, almacena y se despacha a fin de evaluar la gestión dentro de almacén y diseñar y aplicar las estrategias convenientes con el fin de garantizar un óptimo funcionamiento. 124 BIBLIOGRAFÍA Anónimo Metodología (2002). Disponible en: http://server2.southlink.com.ar/vap/recolec cion%20de%20los%20datos.htm . Esta página fue consultada el: 1 de septiembre de 2004 Benítez R, Luis A. Propuesta de Recepción, un Sistema de Almacenamiento y Despacho de Material C.K.D en la empresa Mack de Venezuela, ubicada en Tejerías, Estado Aragua. (Tesis). Venezuela. Politécnico Santiago Mariño. Extensión Maracay. 2002 BT. ESPAÑA, S.A. Sistema de Manejo de Materiales. Disponible en: http://www.bt-espana.com/ . 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