Mejorar el proceso de administración para el almacenaje de

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Postgrado Postgrad
Decanato de Estudios de Postgrado
Maestría en Administración,
Mención Gerencia de Empresas
MEJORAR EL PROCESSO DE ADMINISTRACIÓN PARA
EL ALMACENAJE DE PRODUCTOS TERMINADOS
DENTRO DE SNACKS AMÉRICA LATINA
Autores: Daniel D. Barlaam M.
Tomás Mérida G.
Tutor: Diego Casañas
Caracas, Septiembre de 2004
DERECHO DE AUTOR
Nosotros, Daniel Barlaam y Tomás Mérida; titulares de las Cédulas de
Identidad números 11.310.563 y 4.220.335,
cedemos a la Universidad
Metropolitana el derecho de reproducir y difundir el presente trabajo titulado
“MEJORAR
EL
PROCESO
DE
ADMINISTRACIÓN
PARA
EL
ALMACENAJE DE PRODUCTOS TERMINADOS DENTRO DE SNACKS
AMÉRICA LATINA”, con las únicas limitaciones que establece la legislación
vigente en materia de derecho de autor.
En la ciudad de Caracas, a los 6. días de mes de diciembre de 2004
(firma)____________________________
Daniel Barlaam
Autores
Tomás Mérida
DEDICATORIAS
A la memoria de mi querido e inolvidable Padre, a mi Madre y mis
Hermanos, fuentes constantes de mis principios y valores.
A mis hijos Tomás, Julio César, Indira y Vanesa e hijastros Jessica,
Daniel y Paula para que les sirva de ejemplo y objetivo en sus vidas y
naturalmente a mi mujer Gloria quien me impulsó y apoyó a realizar este
postgrado.
Tomás Mérida
A Dios, que todo lo permite, quien da salud y voluntad para que podamos
realizar cada uno de nuestros deseos.
A mis Padres, quienes han guiado mi vida con amor y buenas costumbres
y me han ayudado a alcanzar el éxito. Les deseo lo mejor del mundo.
Mi hermana Marlene y su esposo, quien siempre han estado a mí lado
teniendo confianza en mí. Y su preciosa hija Valeria; adorada y querida
sobrina, quien con su simpatía y amor a llenado parte de mí corazón.
A
mis
Abuelos,
tíos
y
primos;
aunque
por
circunstancias
de
distanciamiento entre países, siempre han estado pendiente de mí.
A mi maraiza Patricia, por ese amor dedicado a lo largo de nuestra
relación y por toda la confianza depositada en mí; ha sido un estimulo de
inspiración para el desarrollo y culminación de este trabajo de grado.
Gracias, los quiero a todos muchísimo.
Daniel Barlaam
AGRADECIMIENTOS
Queremos agradecer especialmente a tres grandes personas que fueron,
nuestro tutor académico Diego Casañas, y a nuestros tutores industriales y
amigos Adán Medina y Roberto Casañas; por servirnos de ejemplo en
actividades profesionales; y porque siempre nos brindaron amistad y apoyo
para la realización de este trabajo de grado.
A todo el personal de la Gerencia de Logística de la Empresa SNACKS
AMÉRICA LATINA, por su colaboración desinteresada en el desarrollo del
presente trabajo.
Tomás Mérida y Daniel Barlaam
A mi amigo y compañero de tesis Daniel, quien me brindó la oportunidad de
integrame a su proyecto y compartir conmigo horas de investigación y
desarrollo.
A mi jefe César Alcalá y a todos mis compañeros de trabajo por su apoyo
durante la realización de este postgrado.
Tomás Mérida
Un agradecimiento muy especial a dos compañeros y amigos Leonardo
Vieira y Alejandro de la Hoz, por toda esa confianza depositada en mí, y esa
gran ayuda brindada a lo largo de mí carrera universitaria y profesional.
Daniel Barlaam
RESUMEN
El presente trabajo tiene como propósito realizar un estudio a la
gestión del almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa Cruz
de Aragua de la empresa Snack América Latina. Este estudio contempla el
análisis de los principales factores involucrados en el proceso de
almacenamiento, acompañado de una propuesta a fin de mejorar las
actividades que se llevan a cabo en esta área a partir del rediseño de la
gestión bajo los lineamientos de la Reingeniería que estará apoyado en un
sistema automatizado. La presente investigación está enmarcada bajo la
modalidad de Proyecto Factible, el nivel de la investigación es el de una
Investigación de Campo. La población en estudio estuvo constituida por
todos los elementos involucrados en el almacenamiento de producto
terminado de la planta Santa Cruz. La información se recolectó con la ayuda
de técnicas de recolección de datos, de las que se utilizaron: la Observación,
la Entrevista y el Cuestionario. Los resultados arrojados por la aplicación de
las técnicas anteriormente expuestas demostraron que la operatividad del
sistema de almacén está afectada por la inadecuada distribución física en
que se encuentra almacenados los diversos productos terminados, situación
que influye en el rendimiento de los operarios y en los tiempos de ejecución
de las tareas que dan vida al proceso que allí se lleva a cabo. La propuesta
que se plantea es implantar un sistema automatizado de control de
inventarios que establece la visibilidad completa del producto terminado,
mediante las propuestas de ubicación más óptima de la carga (con previa
parametrización algorítmica) con ayuda de un sistema de transporte
(montacargas) que trabaja en conjunto con el sistema a través de un lector
óptico. De último se presenta las conclusiones y recomendaciones a las que
llegaron los investigadores.
ÍNDICE
LISTA DE TABLAS, FIGURAS Y GRÁFICOS ................................................ii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1
CAPÍTULO I .................................................................................................... 4
EL PROBLEMA............................................................................................... 4
1.1 Contextualización y Delimitación Del Problema .................................... 4
1.2 Interrogantes De La Investigación......................................................... 8
1.3 Objetivos De La Investigación ............................................................... 9
1.3.1 Objetivo General ............................................................................... 9
1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................ 9
1.4 Justificación........................................................................................... 9
CAPÍTULO II ................................................................................................. 11
MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 11
2.1 LA EMPRESA ..................................................................................... 11
2.1.1 Breve Sinopsis de la Empresa ......................................................... 11
2.1.2 Antecedentes de la Empresa ........................................................... 12
2.1.3 Visión................................................................................................ 13
2.1.4 Misión ............................................................................................... 13
2.1.5 Unidades que la Conforman............................................................. 13
2.2 Antecedentes de la Investigación....................................................... 15
2.3. Bases Teóricas................................................................................... 18
2.3.1 Proceso de Almacenamiento........................................................... 19
2.3.1.1 Almacén ....................................................................................... 19
2.3.1.2 Función de los Almacenes ........................................................... 21
2.3.1.3 Técnicas Básicas para el Almacenamiento .................................. 21
2.3.1.4 Principales técnicas de almacenamiento de materiales ............... 21
2.3.2 Gestión de Almacén ......................................................................... 28
2.3.2.1 Gestión, organización y control de almacenes .............................. 28
2.3.2.2 Gestión física de los almacenes ................................................... 29
2.3.2.3 Red de distribución y almacenamiento......................................... 30
a. Ubicación del almacén: ......................................................................... 30
b. Principios Básicos para la Distribución Física del Almacén.................. 33
c. Diseños, características, equipamiento y medios del almacén.............. 35
2.3.2.4 Tipos de Gestión de Almacenes................................................... 35
a. Gestión de hueco fijo (Almacén Organizado): ....................................... 36
b. Gestión de hueco libre (Almacén Caótico): ........................................... 36
2.3.2.5 Manejo de Materiales .................................................................... 37
a. Tarimas y Operaciones de Entarimado ................................................ 40
b. Traspaletas............................................................................................ 40
c. Montacargas.......................................................................................... 41
2.3.2.6 Clasificación y Codificación de Materiales..................................... 41
2.3.2.7 Inventario...................................................................................... 43
2.3.2.8 Función del Inventario ................................................................. 46
2.3.2.9 Técnicas de Administración de Inventarios .................................. 51
a. Sistema ABC. ...................................................................................... 51
2.3.2.10
Sistema de Administración de Almacenes WMS (Warehouse
Management System) ............................................................................... 52
2.3.2.11 Sistema Pallet Pin Point (PPP).................................................... 55
CAPÍTULO III ................................................................................................ 58
MARCO METODOLÓGICO .......................................................................... 58
3.1 Tipo y Diseño de la Investigación........................................................ 58
3.1.1. Tipo de Investigación....................................................................... 58
3.1.2. Diseño de la Investigación.............................................................. 60
3.2 Población y Muestra........................................................................... 61
3.3 Instrumento ......................................................................................... 62
3.3.1. Observación Directa ........................................................................ 63
3.3.2. La Entrevista: .................................................................................. 64
3.3.3. Cuestionario: ................................................................................... 65
3.3.4 Técnicas de Análisis......................................................................... 68
3.3.5 Diagramas de Flujo .......................................................................... 68
3.3.5 Diagramas Causa –Efecto................................................................ 68
3.3.6 Diagrama Pareto .............................................................................. 69
3.4. Procedimiento .................................................................................... 69
ANÁLISIS DE RESULTADOS....................................................................... 72
4.1 Diagnostico General ........................................................................... 72
4.2 Análisis de la Técnica Causa –Efecto ............................................... 87
4.3 Análisis del Diagrama Pareto ............................................................ 89
4.4 Análisis del Instrumento de recolección de datos............................... 95
CAPÍTULO V............................................................................................... 105
PROPUESTA.............................................................................................. 105
CAPÍTULO VI.............................................................................................. 120
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 120
6.1 Conclusiones..................................................................................... 120
6.2 Recomendaciones............................................................................. 122
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 124
ANEXOS ..................................................................................................... 127
ii
LISTA DE TABLAS, FIGURAS Y GRÁFICOS
TABLAS
Tabla 1: Resumen de las causas más significativas del Diagrama Causa
Efecto de la problemática existente en la gestión del almacén principal de la
empresa Snacks Latinoamérica.................................................................... 90
Tabla 2: Causas que inciden en la actual gestión del almacén de producto
terminado de la empresa Snacks Latinoamérica, ordenadas en forma
descendente. ................................................................................................ 93
Tabla 3: Proyección de la demanda de producto terminado de Snacks
América Latina ............................................................................................ 105
Tabla 4: Valor Presente Neto (VPN). Proyecto: Gestión de Almacén ........ 117
Tabla 5: Inversión en Planta Santa Cruz de Snacks América Latina ......... 119
FIGURAS
Figura 1: Proceso de Logística dentro de una Organización ......................... 7
Figura 2. Integración de PepsiCo y Empresas Polar................................... 12
Figura 3. Organigrama de Snacks América Latina....................................... 13
Figura 4: Racks dinámico ............................................................................ 24
Figura 5: Racks Selectivo ............................................................................ 24
Figura 6: Racks Selectivos........................................................................... 25
Figura 7: Racks Drivin In.............................................................................. 25
Figura 8: Racks Drive In .............................................................................. 26
Figura 9: Racks Push Back.......................................................................... 27
Figura 10: Traspaleta Manual ...................................................................... 40
Figura 11: Traspaleta Electrica .................................................................... 41
Figura 12: Esquema de Aprovisionamiento ................................................. 47
Figura 13: Grafica nivel de servicio / inversión stocks ................................. 50
Figura 14: Esquema del sistema WMS........................................................ 52
Figura 15: Código de barras ........................................................................ 55
ii
Figura 16: Toma del código por parte del lector óptico implantado en el
montacargas ................................................................................................. 56
Figura 17: Esquema del procedimiento de la investigación ......................... 71
Figura 18.Diagrama Causa - Efecto............................................................. 86
Figura 19: Montacargas con lector óptico .................................................. 110
Figura 20: Esquema de funcionamiento del sistema Depot Master ........... 112
Figura 21: Esquema de funcionamiento del sistema WMS........................ 113
GRÁFICOS
Gráfica 1: Diagrama Pareto ......................................................................... 92
Gráfico 2: Tiempos de entrega de materiales .............................................. 95
Grafico 3: Sistema de Manejo de Producto Terminado ............................... 95
Grafico 4: Sistemas de control en el amacén de producto terminado.......... 96
Grafico 5: Control de quejas de servicios en almacén de producto terminado
...................................................................................................................... 97
Grafico 6: Desempeño de los trabajadores de Snacks América Latina ....... 98
Grafico 7: Estudio del personal operativo de los almacenes de Snacks
América Latina .............................................................................................. 99
Gráfico 8: Sistema de Inventario en la gestión de almacén de los productos
terminados de la empresa Snacks América Latina ..................................... 100
Grafico 9: Control de entrada de materiales del almacén de Snacks América
Latina .......................................................................................................... 100
Grafico 10: Control de salida de materiales del almacén de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina....................................... 101
Gráfico 11: Costos de la administración del almacén principal de Snacks
América Latina ............................................................................................ 102
Grafico 12: Fallas en la administración de almacenes............................... 103
Gráfico 13: Promedios industriales. Gráfico 1............................................ 108
Gráfico 14: Promedios Industriales. Gráfico 2 .......................................... 109
1
INTRODUCCIÓN
El almacén es un área de gran importancia, ya que en él están
contenidos una serie de operaciones, que dan vida al proceso productivo de
cualquier organización, entre las cuales se destacan: el control, movimiento y
resguardo, con ayuda de los diversos recursos y medios que permite: recibir,
almacenar y embarcar la materia prima, el producto en proceso y los
productos terminados, actividades se denominan: recepción, almacenaje y
despacho. Cada etapa genera una exhaustiva revisión de lo que entra y sale
a fin de definir costos y utilidades de la empresa.
Para poder diseñar un buen sistema de almacenaje, son muchos los
factores que se deben de estudiar, que va desde las características físicas
del material que se maneja y almacena, el tamaño de los lotes, la distribución
física del área, el sistema de materiales que allí se lleva a cabo, el sistema de
control de inventarios y además de las condiciones que poseen los puestos
de trabajo, que es fundamental para el óptimo desempeño de los operarios.
El sistema de almacenaje contempla una de las actividades más
importantes de la empresa que es el Sistema de Manejo de Materiales
fundamental para el desarrollo de las labores de recepción. Sin manejo de
materiales no existiese distribución y por ende el producto no llegaría al
consumidor, esta actividad genera altos costos sino se encuentra
debidamente planificada ya que representa un flujo de dinero de la empresa,
como lo afirma E.Raphl Sims, Jr (1996) “cada caja, pieza, pie cúbico o libra
de producto o material representa, mano de obra, material y dinero”.
Optimizando el Manejo de Materiales en el área de almacén, la
empresa gana en utilidad y brinda satisfacción al cliente, no se afecta el
diseño del producto final, además de que se mejorarían uno de los aspectos
más importantes que es la distribución física y las condiciones de trabajo de
los operarios que allí laboran.
En el presente trabajo se realiza un análisis a la gestión del almacén
de producto terminado de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks
2
América Latina, este análisis permitió detectar las principales fallas que
presenta el proceso de almacén de producto terminado, centrándose
específicamente en: el Sistema de Manejo de Materiales y en la Distribución
Física que incide en el desempeño de los trabajadores, como los elementos
fundamentales para el mejoramiento de las actividades de recepción,
almacén y despacho.
El presente estudio se vio motivado por la gran desorganización física
que presenta los materiales almacenados, que afecta el rendimiento de los
trabajadores e incide en los tiempos de respuesta al cliente, ya que la
inadecuada disposición genera demoras y pérdidas que incrementa los
costos en la empresa, ante la necesidad de brindar confort a los empleados
para el mejoramiento de su rendimiento y satisfacer así las demandas del
cliente, la empresa siente la necesidad de solucionar esta problemática a fin
de ser cada vez más competitiva en el mercado.
A fin de solucionar la problemática, se diseña una propuesta que
permita mejorar las actividades de almacenamiento llevadas a cabo en el
almacén de la planta Santa Cruz de la empresa Snack América Latina.
El presente trabajo está estructurado en seis (6) capítulos que se
explican a continuación:
Capítulo I: Representa la problemática planteada, los objetivos a
cumplir para la solución de la misma y la justificación del trabajo en cuestión
con sus debidas variables en estudio.
Capítulo II: Representa el Marco Teórico y en él están contenidos los
antecedentes del presente trabajo con los términos básicos que se
desarrollan en la problemática.
Capítulo III: Contiene el Marco Metodológico y aquí se explica las
características de la presente investigación, junto con los instrumentos
necesarios para la obtención de datos necesarios que reflejan el
comportamiento de la variable en estudio.
3
Capítulo IV: Consiste en el Análisis de los Resultados obtenidos a
partir de la aplicación de las distintas técnicas de Recolección de Datos que
reflejan el comportamiento de las variables en estudio.
Capitulo V: Contiene la propuesta en función de las necesidades de la
empresa y que busca la solución del problema.
Capítulo VI: contiene las conclusiones y recomendaciones necesarias
para próximos estudios llevados a cabo en esta área.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Contextualización y Delimitación Del Problema
En los actuales momentos el entorno económico que ofrece
Venezuela es bastante complejo para las grandes, pequeñas y medianas
empresas nacionales e internacionales que integran el sector empresarial del
país, obligándolas a evaluar las estrategias que han venido adoptando para
el desarrollo del negocio, y reformulándolas por unas nuevas que se adapten
a las necesidades de la empresa, del cliente y las características del medio
en que éstas se desarrollan.
Los
adelantos
tecnológicos,
las
nuevas
políticas
económicas
implantadas por el estado, normas y políticas empresariales, y los altos
niveles de competitividad, son elementos cuya presencia se han visto muy
marcada en la segunda mitad del siglo XX e inicios del siglo XXI, gracias al
efecto de la globalización.
Los altos índices de inflación, deficiencia de la actual política
cambiaria establecida en el país, la caída de la demanda y los altos índices
de desempleo, han obligado a la empresa a instaurar nuevos controles y
rediseñar las gestiones administrativas de los diversos departamentos que la
integran, con el fin de reducir los costos operativos, aumentar la
disponibilidad de los productos, mejorar los niveles de existencia, optimizar
los flujos de materiales y utilizar de manera eficiente el espacio disponible
para el almacenamiento, recepción y despacho de materiales en proceso y
producto terminado, con el objetivo de mejorar la calidad del producto y
servicio al cliente, garantizando así la permanencia de la empresa en el
mercado.
5
Con el propósito de reducir los costos operativos, la empresa Snacks
América Latina, se ha visto en la necesidad de evaluar la gestión de sus
almacenes, en lo que respecta al control y resguardo de materiales y
producto terminado que requieren de un estricto cuidado; con el objetivo de
mejorar la calidad del servicio de atención al cliente, lograr un
aprovechamiento máximo del espacio físico disponible y mejorar la
administración y control del inventario que allí se maneja. De la evaluación
llevada a cabo se detectaron deficiencias que son necesarias de subsanar a
fin de mejorar la calidad de servicio y adicionar competitividad a la
organización, de la misma, se extrajo la necesidad imperiosa de incluir de
forma activa al cliente tanto interno como externo en el proceso que se
desarrolla dentro del almacén que es el corazón de la compañía, porque a
través de él se puede medir la forma en que Snacks América Latina está
haciendo su trabajo y poder mejorar en pro del bienestar y satisfacción del
cliente y preservación de la empresa en el mercado que con el transcurrir del
tiempo resulta más complejo, por la diversidad de ofertas que ofrecen los
competidores y la forma en que éstos trabajan bajo los más estrictos
patrones de calidad que actualmente está exigiendo el proceso globalizador.
El sistema de almacenamiento dentro de la empresa se caracteriza
por ser un proceso integrado, cuyas actividades se ejecutan a través del
Departamento de Logística, la misión de éste ente es la de adaptarse a los
cambios que genera el entorno, y en función de ello el Departamento de
Logística de la empresa Snack América Latina tiene como misión y visión:
administrar y operar sistemas de trabajo, a fin de que integren
armoniosamente los recursos físicos y humanos involucrados en la operación
de la compañía mediante el uso de sistemas de control apoyado en una
gestión tecnológica, que permita llevar a cabo las operaciones dentro del
almacén de forma rápida y efectiva. Con ayuda de la tecnología, la
organización busca generar una alta precisión y velocidad en la captura de la
data, dando confiabilidad de inventario y consignación de entradas y salidas
6
del producto. Para Snacks América Latina el optimo desarrollo de la gestión
de almacenes es primordial a fin de garantizar la calidad del producto final
que será ofrecido al cliente siendo este la carta de presentación que posee la
compañía ante el mercado de competidores y así poder cumplir con la misión
y visión anteriormente mencionada.
De acuerdo a los resultados arrojados por los diagnósticos previos al
estudio en cuestión, la empresa debe diseñar las estrategias más adecuadas
para el óptimo desarrollo de la gestión para obtener así los beneficios tanto
al cliente como a la organización, es pues el Departamento de Logística el
responsable del proceso que integra la gestión de almacén y su buen
funcionamiento dependerá del trabajo óptimo de todas las partes que
conforman a esta unidad.
Con respecto a las fallas que afectan la prestación de un óptimo
servicio se encuentran tardanzas a la hora de despachar materiales y
producto terminado a los respectivos clientes que así lo requieren debido al
crecimiento vertiginoso que ha tenido la empresa, gracias a la diversidad de
ofertas lo que a aumentado el volumen de producción, se aprecia una
distribución física poco óptima que presenta el área de almacén ya que no
está adaptada al volumen de producción que maneja la organización, lo que
tiende a generarse una desorganización en el espacio que no esta
permitiendo su aprovechamiento máximo a fin de hacer más óptimos los
procesos que allí se ejecutan en lo que respecta al manejo de materiales en
el proceso de recepción, almacenamiento y despacho del producto.
La investigación centrará su atención en la nueva estrategia a
implantar a fin de mejorar las actividades dentro de almacén, coordinada por
el centro logístico de la organización. Es necesario diseñar e implantar un
nuevo sistema de gestión de almacén que permita subsanar los aspectos
deficientes presentes en el área a fin de optimizar los procesos y mejorar la
calidad de servicio al cliente en lo que se refiere a tiempo de respuesta. La
labor del investigador es verificar si lo actualmente implantado en Snacks
7
América Latina cumple con las expectativas para la cual el sistema fue
creado, teniendo en cuenta siempre que el principal beneficiario debe ser el
cliente, la actual gestión busca que las partes que integra el Departamento
de Logística trabajen de la manera más armonizada posible, a fin de
garantizar un flujo efectivo que va desde la materia prima empleada para el
desarrollo de la actividad dentro de la empresa, el almacenaje de producto
terminado y el despacho del producto final al cliente, tal como lo refleja la
figura 1, a partir de la Reingeniería del proceso de almacenaje del producto
terminado de la empresa Snacks América Latina en su planta de Santa Cruz.
PROCESO LOGÍSTICO
MATERIAS
PRODUCCIÓN
ALMACENAMIENTO
PRIMAS
CLIENTE
DESPACHO
REVISIÓN
Figura 1: Proceso de Logística dentro de una Organización
La administración de almacenes es parte del proceso logístico de la
empresa Snacks América Latina y es ahí donde se llevará a cabo el
desarrollo del presente trabajo a fin de detectar las fallas y definir la
propuesta para cubrir las necesidades que exige la organización y sus
clientes tanto interno como externo.
La gestión de almacenes estará enfocada a administrar aquellos
factores que influyen en el proceso productivo de la compañía tales como: el
sistema de Manejo de Materiales, actividad en la que todo “cuesta” ya que
representa un capital inamovible que no genera ganancias a la utilidad de la
compañía sino por el contrario genera un “costo” que se debe controlar, y se
8
encuentra directamente relacionado con el tiempo de espera o despacho al
cliente final; el tiempo que es un elemento fundamental en el que se
encuentra involucrado todas las actividades que conforman al proceso que
se lleva a cabo en la gestión de almacenes, “a mayor tiempo en la ejecución
de las tareas mayor será el costo”, debido a que se emplea una cantidad de
recursos propios de la empresa para llevar a cabo la gestión, como lo son:
mano de obra especializada para la distribución, manejo y mantenimiento de
los productos y equipos, y más si estos son muy tecnificados, además de la
utilización del espacio y equipos para la ejecución de las tareas. El factor
tiempo ha hecho que se realicen estudios sobre el diseño o rediseño de los
procesos y puestos de trabajo para optimizar los procesos y reducir así los
costos de operación. La distribución del espacio es un factor de gran
relevancia ya que la disposición en que se encuentra cada una de las tareas
que conforman el proceso productivo de la compañía incidirá en los tiempos
de respuesta al cliente y en la eficiencia del sistema de manejo de
materiales, la distribución también implica el estudio de las condiciones en
que se encuentre el área y más si el producto terminado a manejar requiere
cumplir con una normativa a fin de garantizar la calidad y cumplir así con los
requerimientos del cliente final.
1.2 Interrogantes De La Investigación
¿El actual modelo de Gestión de Almacén de producto terminado
llevado a cabo en los almacenes principales de la empresa Snack América
Latina, se adecua a las necesidades exigidas por la organización y la de sus
clientes?
9
1.3 Objetivos De La Investigación
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un modelo para el mejoramiento de la gestión de almacenes
de productos terminados de la empresa Snacks América Latina en sus
almacén principal, ubicado en la planta Santa Cruz de Aragua bajo los
principios de Reingeniería
1.3.2 Objetivos Específicos
1. Analizar los procesos que se llevan a cabo, en la gestión del almacén
principal de producto terminado de la planta Santa Cruz de Aragua de la
empresa Snacks América Latina
2. Analizar el Sistema de Manejo de Producto Terminado que se lleva a
cabo en al área de almacén principal de la planta Santa Cruz de Aragua
de la empresa Snacks América Latina
3. Determinar los requerimientos técnicos y económicos en la implantación
de mejoras para la gestión del almacén de producto terminado, de la
planta Santa Cruz de Aragua de la empresa Snacks América Latina
1.4 Justificación
El sistema de almacenaje es un área de suma importancia dentro de
cualquier organización empresarial, ya que contempla un conjunto de
actividades hechas con el fin de preservar y garantizar la calidad del
producto final y de todos aquellos materiales empleados en su elaboración.
En él se lleva a cabo una serie de procedimientos que conforman el Sistema
de Distribución de la compañía, cuya función primordial es transportar la
mercancía, desde el final de la línea de producción hasta el consumidor, de
una manera eficiente y efectiva.
El proceso de almacenaje y el Manejo de Materiales constituye pues,
una función importante dentro del área de producción y distribución ya que
10
representa un flujo de dinero que se mueve a través de la empresa, donde
cada artículo retenido en el área de almacén es un capital inamovible que
genera
costo
para
su
mantenimiento,
manejo
y
distribución.
La
administración de los almacenes debe hacerse de una manera óptima con el
objetivo de disminuir costos de operación y los tiempos de entrega del
producto o materiales al cliente final. La gestión de almacén es un proceso
integrado que abarca una serie de niveles que van desde el almacén de
materias primas, depósito de herramientas, suministros para mantenimiento,
materiales en proceso, producto terminado y los centros de distribución,
donde las actividades que allí se llevan a cabo, se encuentran enlazadas
entre sí y los estándares de trabajo y el control de los costos, es primordial
para garantizar la calidad del producto y aumentar así las ventajas
competitivas de la compañía.
Ante la relevante importancia que posee el sistema de almacenaje en
la calidad del producto y rentabilidad de la compañía, Snack América Latina.
ha visto la necesidad de evaluar la actual gestión de almacenes de la
empresa, con el fin de generar un sistema de control en los costos de
operación y hacer más óptimo el proceso de manejo de materiales
estudiando cada uno de los procesos que la integra a fin de detectar las
fallas y seguir implantando mejoras que llevará a la definición de un óptimo
modelo que se ajuste a los requerimientos y exigencias del cliente y
convierta a la organización en un complejo rentable y productivo permitiendo
así elevar sus ventajas competitivas y garantizar su permanencia en el
mercado.
11
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 LA EMPRESA
2.1.1 Breve Sinopsis de la Empresa
Snacks América Latina, es una empresa encargada de la producción,
distribución y venta masiva de snacks o pasapalos en Venezuela. Esta
organización es producto de la fusión entre Frito Lay (Grupo PepsiCo) y
Jacks Snacks (Empresas Polar), y por tal razón han tenido que integrar un
sin número de tecnologías, así como también la inclusión de muchas nuevas,
teniendo el compromiso de estar actualizada en el cambiante mundo
tecnológico.
La idea de alianza se fundamenta en la constitución de una Empresa
que traslade al consumidor el valor de la sinergia de esta unión, logrando a
su vez ser más competitivos en los productos sustitutivos. Del mismo modo,
se busca asegurar la satisfacción de los clientes y consumidores. Lo que se
busca es la excelencia operativa. Con ventajas competitivas como las
marcas, calidad de los productos y la estructura de distribución.
Es una organización que trabaja con una fuerza de producción,
identificada por sus plantas. Además cuenta, con una amplia cadena de
distribución a lo largo del país, la cual cuenta con 22 centros de distribución.
Dentro de la gama de productos que Snacks America Latina produce y
distribuye se encuentran papas fritas como la Ruffles y la Lays, tortillas como
los Doritos, estruídos duros como el Cheese Tris, estruídos blandos como los
Pepitos y los Cheetos, además de otros productos como el Platanito, Maní,
Yuquita y Chicharrón, entre otros.
12
Entre los objetivos principales de la Empresa Conjunta, figura la
expansión del negocio y crecer con una rentabilidad adecuada para ambos
socios, balanceando las estrategias de desarrollo a mediano y largo plazo.
El objetivo fundamental en el mercado de pasapalos en Venezuela,
es consolidar un liderazgo claro. En este país, con la mayores plantas de
snacks y una sólida presencia que se remonta a los años 40, el grupo se
suma de inmediato a la significativa participación dentro del mercado de
productos de consumo masivo.
2.1.2 Antecedentes de la Empresa
Empresas Polar y Pepsico unieron fuerzas en el negocio de snacks y
formaron una asociación estratégica con participación accionaria a partes
iguales entre sus respectivas compañías Savoy Brands International y
Fritolay.
Para el año 1997 se presentaron diversos cambios en el mercado
venezolano, ofreciéndose una incógnita entre lo que es COCA COLA y
PEPSI, a partir de aquí, Polar con miras de visión de futuro llega a un
acuerdo con PepsiCo para la formación de una alianza estratégica. Unos tres
años después forman el mercado más grande de Snacks en Venezuela,
trayendo como consecuencia gran cantidad de ganancias para ambas
empresas.
Figura 2. Integración de PepsiCo y Empresas Polar
13
En suma, esta asociación completa ha sido la mejor forma de
aprovechar el mercado, combinando lo mejor de dos grandes socios: por un
lado, la experiencia internacional de Frito-Lay; y por el otro, toda la fuerza y
empuje de Empresas Polar, con su marca Jack's como líder en Venezuela y
en los países andinos.
2.1.3 Visión
Ser la compañía favorita de macro snacks en Venezuela.
2.1.4 Misión
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes y consumidores,
contando con gente comprometida en un ambiente profesional y productivo.
2.1.5 Unidades que la Conforman
Sabemos que toda empresa cuenta con un organigrama que identifica
cada una de las entidades (direcciones o departamentos), que dependen
directamente de una gerencia general.
A continuación se presenta un gráfico con las entidades macro que
conforman a Snacks America Latina. Las mismas representan un subsistema dentro de la organización, ya que poseen diferentes entidades a su
vez que la conforman y por tal caso, solo nos referiremos a la estructura
básica de la empresa.
Gerencia
General
Mercadeo
Ventas
Cadena de
Finanzas
Suministro
Figura 3. Organigrama de Snacks América Latina
Fuente: Los investigadores (2004)
Recursos
Humanos
14
Mediante estas entidades, se definieron una serie de objetivos a fin de
ejecutar la misión, orientados a la visión de la compañía. Estos objetivos son:
•
Mercadeo: cautivamos al consumidor.
− Reconocer y satisfacer las necesidades del consumidor.
− Facilitar la labor de ventas.
− Desarrollar para el consumidor productos de alto valor percibido.
•
Ventas: somos dueños de la calle.
− Estar presentes donde hay gente.
− Ser el mejor proveedor.
− Ejecución perfecta.
− Desarrollar el punto de ventas.¡
•
Manufactura: calidad, calidad, calidad.
− Garantizar consistentemente el estándar de calidad.
− Asegurar las mejores prácticas de manufactura.
− Minimizar los desperdicios.
•
Logística y Compras: pasión por servicio.
− Servir en cantidad, calidad y oportunidad.
− Hacer de nuestros proveedores nuestros socios.
− Buscar permanentemente la mejor manera de hacer las cosas.
•
Finanzas: aseguramos un sano desarrollo.
− Recabar, administrar y asignar oportunamente los recursos.
− Garantizar integridad en la información financiera.
− Suministrar información oportuna.
− Aplicar procedimientos y controles adecuados a las necesidades del
negocio.
•
Recursos Humanos: proveemos y desarrollamos talento.
− Atraer y retener el talento adecuado.
− Desarrollar y capacitar a nuestra gente.
− Reconocer el logro.
15
− Crecer y ganar juntos.
2.2 Antecedentes de la Investigación
Benítez R, Luis A. (2002) Propuesta de un Sistema de Recepción,
Almacenamiento y Despacho de Material C.K.D en la empresa Mack de
Venezuela, ubicada en Tejerías, Estado Aragua. Trabajo Especial de
Grado, para optar por el titulo de Ingeniero Industrial del Instituto Politécnico
Santiago Mariño. Extensión Maracay.
El objetivo de este trabajo, fue el de elaborar una propuesta a fin de
mejorar el área de recepción, almacenamiento y despacho de material C.K.D
en la empresa Mack de Venezuela a fin de mejorar el proceso que se lleva a
cabo en el área de almacén, debido a que la gestión que se levaba a cabo
carecía de un total orden lo que llevó al investigador la necesidad de
implantar normas y procedimientos para optimizar la gestión. Dentro de las
conclusiones está que la empresa carece de toda herramienta para llevar un
control en la entrada y salida de los materiales de almacén, además que la
empresa funciona sin ningunas normas o procedimientos estandarizados que
hace que la gestión no sea la más óptima y la administración no sea lo
suficientemente eficiente.
Este trabajo es de gran importancia para la presente investigación, ya
que trata de los elementos básicos que integra la gestión de almacén y que
son factores que se van a desarrollar en la presente investigación, además
es un patrón que sirve a la hora de definir las fallas que presenta la actual
gestión de los almacenes de producto terminado de la empresa Snacks
América Latina
Moreno C, Carlos A (2003). Distribución de Planta. Universidad
La
Salle.
Colombia.
Disponible
http://www.monografias.com/trabajos13/displa/displa.shtml,
en:
en
este
trabajo, el objetivo es dar a conocer las consideraciones especiales para
distribuir cualquier espacio de una planta y su costo involucrado, este trabajo
16
toma en cuenta todas las áreas que conforman el proceso productivo, entre
las cuales se encuentra el área de almacén. las conclusiones a las que
llega el autor en este trabajo del cual se hace mención, son las siguientes:
1. Una distribución en planta es la integración de toda la maquinaria e
instalaciones de una empresa en una gran unidad operativa, es decir,
que en cierto sentido convierte a la planta en una máquina única.
2. De acuerdo a la adecuada planeación y aplicación que se realice de la
distribución en planta dependerá el buen funcionamiento de los
procesos que ejecuten las empresas.
3. La manera como cada una de las empresas lleve a cabo su
producción determinará el tipo de distribución que requiere.
4. La correcta distribución logrará disminuir los costos de producción y
mejorar el nivel de vida de los trabajadores.
5. La distribución busca que los hombres, materiales y maquinaria
trabajen conjuntamente y con efectividad.
6. Para realizar una distribución en planta en una industria no se deben
seguir pasos improvisados, sino que por el contrario se deben contar
con modelos y técnicas propias para lograr una eficaz y eficiente
organización de cada uno de los factores que intervienen en ella y de
esta manera optimizar tanto herramientas, como espacio y dinero.
7. La responsabilidad de una buena distribución no es sólo del ingeniero
encargado, sino de toda la organización en conjunto.
Este trabajo es de gran importancia para el desarrollo de la presente
investigación porque define lineamientos básicos para la distribución del área
de almacén, e integra además cada una de las variables que conforman el
proceso de recepción, almacenamiento y despacho. Este trabajo permitirá a
los investigadores tener una base a la hora de distribuir el área de almacén
de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina, además
gracias a el trabajo que se hace mención, se definirán todos aquellos
factores involucrados en las actividades del almacén, entre las que se
17
encuentra el Manejo de Materiales y el trabajo ejecutado por los operarios
por medio del desempeño.
Escalona Moreno, Iván. Distribución de Plantas y Manejo de
Materiales de la empresa M.G.S.A Mármoles. 2003. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos12/distpla/distpla2.shtml
Este trabajo tiene como objetivo el de localizar la planta y diseñar las
distintas áreas que la integra, entre las que se encuentra el área de almacén
de la empresa, además se busca tomar todas las consideraciones
necesarias, para el diseño del Sistema de Manejo de Materiales de la
empresa estudiando las variables involucradas en el proceso.
La conclusión a la que llega el autor, es la siguiente:
“Los medios comerciales son cada vez más complejos y el rápido cambio
que tiene lugar en las estructuras del costo, plantean un gran reto a las
empresas de todo tamaño y de todo tipo cuando se trata de determinar la
ubicación de sus instalaciones. Son necesarios el análisis riguroso y la
combinación cuidadosa de los factores económicos y no económicos para
evitar costosos errores y garantizar la rentabilidad a largo plazo de la
empresa. Es factible que las empresas de fabricación y de servicios, el
gobierno, los organismos no lucrativos y las instituciones financieras
obtengan beneficios de examinar repetidamente y a fondo esas importantes
decisiones. El futuro traerá sin duda problemas más complejos y una mejor
metodología
para
manejarlos
y
la
empresa
competitiva
buscará
continuamente las oportunidades de obtener mayores utilidades tomando
mejores decisiones de localización. La distribución en planta es tan antigua
como el hombre mismo, las primeras distribuciones las llevaban a cabo los
hombres que hacían el trabajo o la persona que proyectaba el edificio; los
documentos históricos que se han encontrado muestran el área de trabajo
para un servicio específico, pero no se refleja la aplicación de ningún
principio básico. Con la Revolución Industrial, se transformó en objetivo
económico el estudio de las plantas, como se sabe, las primeras mejoras
18
fueron dirigidas hacia la mecanización del equipo, también se pudo ver que
un taller limpio y ordenado era una ayuda económica tangible.”
Su aporte a la presente investigación es la de brindar todas las
especificaciones necesarias a la hora de plantear cualquier distribución, toma
en cuenta el área de almacén y el sistema de manejo de materiales, además
de considerar aspectos relacionados con la mano de obra para garantizar su
rendimiento a fin de generar rentabilidad y aminorar los costos a del proceso
productivo que se genera dentro de la compañía.
El trabajo mencionado, será crucial a la hora de definir las fallas que
presenta el proceso de recepción, almacenamiento y despacho de producto
terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina y permitirá también
buscar la solución más óptima para el mejoramiento de la administración del
almacén.
2.3. Bases Teóricas
Dentro del proceso logístico que se lleva a cabo en el área de almacén
de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, es importante
destacar que dentro del área de almacenamiento ocurre un proceso de suma
importancia que es el Flujo o Manejo de Materiales (que para el presente
trabajo, los materiales que participan en el proceso que se desarrolla en el
área de estudio son los productos terminados (PT)), actividad fundamental
para la compañía y para el proceso de almacenamiento, ya que implica costo
y tiempo.
La logística es el manejo de materiales, su inventario, y control de
productos en movimiento y de los que no están en movimiento. Los tres
elementos principales de la logística son manejo de materiales, sistema de
flujo de materiales y distribución física. El correcto manejo de materiales
implica la consecución, despacho, recepción y almacenamiento de
productos.
19
La logística se ha convertido en un acercamiento cada vez más
atractivo para proporcionar un valor agregado de servicios al cliente. La
logística incorpora los componentes dominantes del servicio al cliente para la
mayoría de las compañías, que son velocidad, formalidad, flexibilidad y
sensibilidad de la entrega. La velocidad de la entrega está aumentando
conforme la logística se está desarrollando en un proceso de flujo continuo.
Se están puenteando los centros de distribución tradicionales, los cubos del
transporte, así como los centros de consolidación mientras que los materiales
siguen en movimiento constante desde materia prima a producto terminado.
El movimiento constante junto con la programación está creando la noción de
una "tubería" (almacén en-movimiento) por lo cual un flujo regulado del
material y del producto se recibe en el lugar asignado en el tiempo
programado reduciendo así el costo del inventario. La logística acomoda sus
estrategias de modo que puedan ser observadas por los clientes. Mientras
que la demanda de cliente aumenta, la regulación del flujo se puede ajustar
para aumentar la fuente cuando sea necesario. A medida que la logística
continúa aerodinamizando sus operaciones, quitando pasos innecesarios e
integrando sistemas de información, la calidad de comercialización de una
compañía se realza y los costos se reducen lo cual en última instancia
maximiza la satisfacción del cliente
2.3.1 Proceso de Almacenamiento
2.3.1.1 Almacén
Almacén son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos
de mercancía. Esta función controla físicamente y mantiene todos los
artículos inventariados.
Un almacén, en el sentido más elemental, se refiere al espacio que
una empresa ha asignado, para colocar allí, productos de índole diversa.
Regularmente, las empresas que se dedican a dar valor agregado para la
20
consecución de un producto final, cuentan con dos tipos de almacenes: al
primero, se le llama "de materia prima" o "de insumos", y al segundo, "de
producto terminado" o "de producto acabado". Esto es a grandes rasgos,
porque habrá empresas que necesiten de almacenes intermedios, entre una
parte del proceso y otra, es decir, "almacenes de tránsito".
Cuando el producto que se desarrolla se caracteriza por ser un objeto
palpable, es importante tener en cuenta que antes de desarrollar el proceso
productivo, la empresa debe tener un área acorde que responda: a las
características que presentan la materia prima (insumos), las características
del producto final y la demanda de éstos que determinará los volúmenes de
producción de la compañía.
Todo almacén debe:
-
Contar con un área adecuada para recibir los insumos que participará
en la elaboración del producto final, como también la del producto
acabado o terminado para su correspondiente distribución.
-
Contar con un equipo de personal capacitado, que pueda manejar el
material (insumos y producto final), sin que ocurran pérdidas, tanto al
momento de iniciar la descarga, como en la operación de almacenar el
producto y en su correspondiente distribución.
-
Contar con un área de recepción de insumos y demás productos
dentro de los que se incluyen aquellos que son devueltos por el
consumidor. En el caso de los insumos, dependiendo de las
características que estos presenten es importante que el área
disponga de estructuras tales como: rampas fijas en las áreas de
recepción, rampas plegables para descarga pesada de camiones o
trailers, hasta montacargas y otros tipos de equipos y herramientas.
21
2.3.1.2 Función de los Almacenes
a. Mantienen las materias primas, materiales en proceso y producto
terminado, protegidos de eventos tales como: incendios, robos y
deterioros.
b. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
c. Mantienen en constante información al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
d. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas
(entradas y salidas)
e. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
2.3.1.3 Técnicas Básicas para el Almacenamiento
El almacenamiento de materiales, dentro de los que se especifican
están: materia prima, materiales en proceso y producto terminado, depende
de la dimensión y características de los mismos, que para el presente trabajo
de investigación, estará enfocado en los diversos productos terminados que
produce Snacks América Latina. Estos pueden exigir una simple estantería
hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas
tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:
a. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
b. Tipos de materiales que serán almacenados.
c. Numero de artículos guardados.
d. Velocidad de atención necesaria.
e. Tipo de embalaje.
2.3.1.4 Principales técnicas de almacenamiento de materiales
Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga
constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una
22
cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y
almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto
de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la
manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias
se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un
estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas
convencionales básicas son 1,1m x 1,1m como patrón internacional para
adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. En la
empresa Snacks América Latina, el área de almacén de producto terminado
trabaja con paletas, cuyas dimensiones son de 1,2 m x 1,2m
Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para
materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos
materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales
en procesamiento, semiacabados pueden guardarse en cajas en las propias
secciones productivas. Las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera
o plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude
variar enormemente; puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el
mercado proveedor.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a
materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas
estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos,
de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas
deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de
almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para
piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y
estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras.
Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura
puede ser de madera o de acero
23
Apilamientos (Racks): Se trata de una variación de almacenamiento
de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical, almacenando
existencias en grandes racks. La carga y descarga de producto, puede
requerir mayor trabajo y ser más costoso ya que es necesario utilizar
sistemas automáticos de elevación. Las cajas o plataformas son apilados
una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una
técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las
estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El
apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de
las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del
apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las
plataformas. Dentro de esta técnica comúnmente denominada racks, entran
las siguientes modalidades:
-
Racks Dinámicos: En los sistemas de almacenaje de tipo dinámico la
carga se desliza sobre rodillos por la acción de la gravedad. Estos
sistemas, están diseñados para el almacenamiento rotativo de cargas
paletizadas con un óptimo control de stock. Permite la práctica del
sistema FIFO, es decir, primera paleta en entrar, primera paleta en
salir. Sólo precisa de dos pasillos para el acceso a todas sus calles.
24
Figura 4: Racks dinámico
Fuente: http://www.esmena.com/esp/dinamico.asp#
-
Racks Selectivos: El rack selectivo, es una estantería proyectada
para el almacenamiento de cargas paletizadas de cualquier tamaño
con acceso directo e individual a cada referencia.
Ideal para
almacenar, clasificar y ordenar todo tipo de mercancías a cualquier
altura: bidones, bobinas, barriles, contenedores, paletas de varios
tamaños, etc.
Figura 5: Racks Selectivo
Fuente: Los Investigadores (2004)
Este sistema es el más común
de
los
métodos
de
almacenaje
utilizados. Las estanterías se pueden
configurar
para
adaptarse
a
diferentes tamaños o pesos de los
productos que se van a almacenar.
También
estructura
es
posible
para
calcular
diferentes
la
zonas
sísmicas. El Rack Selectivo ofrece
muchas ventajas, entre las que se
encuentra:
> Acceso directo a todas las tarimas.
> Poder mover una tarima sin necesidad de mover otras.
> Fácil control del stock.
> Gran flexibilidad de carga, en peso y volumen.
25
Figura 6: Racks Selectivos
Fuente: http://www.esmena.com/esp/paletizada.asp
-
Racks Drivin In: El sistema de almacenaje Drive In o Rack Compacto,
proporciona el máximo nivel de rentabilidad, calidad, y seguridad para
el almacenaje compacto de mercancía paletizada. La acumulación de
la carga se realiza en profundidad y altura con un solo pasillo para
todas sus calles. Riguroso control de las entradas y salidas.
Este sistema proporciona almacenamiento muy concentrado en poco
espacio.
Figura 7: Racks Drivin In
Fuente: Los Investigadores (2004)
26
Se usa típicamente cuando hay muchas tarimas del mismo tipo
de producto y la rotación no es un factor crucial. Se recomienda para
bodegas con un mínimo de 8 a 12 tarimas por artículo, pues cada
pasillo se dedica a un tipo de producto.
Al eliminar pasillos y reducirse al mínimo el espacio necesario para el
montacarga, la mayoría del espacio se puede destinar a zona de
almacenamiento.
Se puede configurar el rack para que se adapte a diferentes
pesos y tamaños de carga y a zonas sísmicas específicas.
Figura 8: Racks Drive In
Fuente: http://www.esmena.com/esp/drivein.asp
-
Racks Push Back: Es un tipo de sistema de almacenamiento por
acumulación, con las mismas características que el Drive In en
cuestión de capacidad de almacenaje.
A diferencia del Drive In el Push Pack, facilita la selectividad ya
que la operación la efectúa el montacargista directamente desde el
pasillo de tránsito, sin necesidad de introducirse en los túneles.
27
> Los túneles están dispuestos en forma perpendicular a los
pasillos, conteniendo rieles sobre los cuales se colocan los carros con
rodamientos que soportan las tarimas.
> El deslizamiento de estos se realiza solamente por la acción
de la gravedad.
> La profundidad del sistema varía desde 2 hasta 6 tarimas
> La velocidad de la descarga esta controlada totalmente por
quien opera el montacargas.
Figura 9: Racks Push Back
Fuente: http://www.estral.com.mx/index2.htm
Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de
almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con
tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia
según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a
granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos.
Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el
sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad
y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.
28
2.3.2 Gestión de Almacén
2.3.2.1 Gestión, organización y control de almacenes
Un almacén es una zona delicada a la custodia de productos
acabados, semielaborados, componentes o materias primas en espera de
equilibrar la producción y la demanda, así como aproximar, en la medida de
lo posible, estos productos acabados a los puntos de consumo. Ante ello, la
gestión de almacén, junto con la previa gestión de existencias y la posterior
gestión de pedidos y distribución, supone el control sobre dónde y cómo
deben ser almacenadas las mercancías, así como el equipamiento y los
medios de manipulación y manutención más adecuados.
En términos logísticos, la gestión del almacén queda definida como el
proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de
cualquier material, productos acabados, semielaborados, componentes o
materias primas, así como el tratamiento e información de los datos
generados por el movimiento de las mercancías.
La gestión de almacenes se sitúa, dentro del entorno de procesos
logísticos, entre la gestión de existencias y el proceso de gestión de pedidos
y distribución, aunque estas funciones se han solapado, creándose confusión
en lo que propiamente es la gestión de inventarios y la gestión de
almacenes.
La misma existencia de un almacén, con la necesidad de mantener
inventarios, marca el límite entre la gestión de existencias y gestión de
almacén. Así pues, la gestión de existencias se encarga de determinar qué,
cuánto, a cuánto y cuándo debe ser almacenado; mientras que la gestión del
almacén determinaría dónde y cómo debe ser la mercancía almacenada.
Asimismo, la gestión de almacén finaliza su función cuando las
mercancías almacenadas pasan a ser pedido, a partir de lo cual la
responsabilidad se traspasa al proceso de pedidos y distribución.
29
Una de las características principales de un almacén es la ausencia de
actividades de valor añadido sobre los productos o mercancías que en él se
almacenan. A pesar de esto, los fundamentos de su existencia lo hace
esencial y lo sitúan en una posición fundamental dentro de la cadena
logística.
2.3.2.2 Gestión física de los almacenes
Para llevar a cabo la gestión física de los almacenes, es necesario
conocer los principios de stocks. El stock, es una función clave en la gestión
de almacén, decide o permite decidir un cierto número de principios
estratégicos y tácticos:
-
Determinar los artículos que convienen tener en el almacén.
-
Que cantidades hay que tener en el almacén.
-
Elegir los modos de suministro.
-
Definir los plazos para un nuevo suministro
-
Optar por un modo de evaluación del stock y ponerlo en práctica.
Así mismo aparece la gestión de stock, que es la encargada de tareas
operacionales como:
-
Grabar todos los movimientos, entradas y salidas
-
Conocer
permanentemente,
el
estado
del
stock
(inventario
permanente).
-
Vigilar permanentemente el nivel de los stock y compararlo en los
puntos de pedido o fabricación.
-
Comprobar la procedencia de un pedido.
-
Reservar los artículos asignados a un pedido.
-
Administrar de acuerdo con los servicios comerciales, las entregas
parciales.
-
Administrar, los restos que van a quedar.
-
Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos.
30
-
Elegir el tipo de inventario que se efectuará, sobre qué referencias, en
qué fecha (inventario en movimiento), y dar las instrucciones
pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las operaciones de
recuento.
2.3.2.3 Red de distribución y almacenamiento
La red de distribución permite responder a los cambios en la
demanda, utilizando una óptima combinación de instalaciones, modalidades
de transporte y estrategias.
Una red de distribución es l conjunto de todos los centros de
distribución, almacenes y rutas de transporte entre ellos. Frente a ello, el
diseño de la red de distribución implica la planificación y ubicación
estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que
permitan gestionar el flujo de productos y mercancías desde uno o más
orígenes hasta el cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los
clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: número
y tamaño de los almacenes, ubicaciones, o propiedad de la gestión, es decir,
gestión propia o subcontratada.
Por lo tanto después de tener identificadas las necesidades de
distribución y almacenamiento, la compañía debe decidir que tipos de
almacenes y centros de distribución se ajustan a las necesidades de manera
más eficiente, así como la ubicación de los mismos.
a. Ubicación del almacén:
La localización del almacén debe estar enfocada desde dos puntos de
vista: una visión general del mercado para acotarse geográficamente a un
área amplia; una visión local del mercado que contemple particularidades de
las zonas acotadas en la visión general.
31
Las decisiones de localización y distribución son cruciales tanto para
las instalaciones nuevas como para las existentes, ya que comprometen a la
organización con costos por largos periodos, empleos y patrones de
mercado. Las alternativas de localización y relocalización de materiales,
deben ser revisadas bajo condiciones de mano de obra, fuentes de materias
primas o cambios en las demandas del mercado. Las empresas pueden
responder a los cambios manteniendo su instalación, expandiendo o
cerrando instalaciones existentes o desarrollando nuevas.
El principal motivo del arreglo de un área, en específico el área de
almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, es de
optimizar la distribución de máquinas, recursos humanos, materiales y
servicios auxiliares, de manera que el valor creado por el sistema de
producción sea elevado al máximo.
A este objetivo es importante agregar lo que establece Muther R (1996,
p. 13.35) con respecto a las distribuciones físicas, el cual éstas debe permitir
“ un mejoramiento de las operaciones, una mayor producción, menores
costos, mejor servicio al cliente y mayor comodidad y satisfacción para el
personal de la compañía”
Para lograr este mejoramiento se incluye el estudiar variables
relacionadas con la ergonomía para el mejoramiento del confort del personal
bajo ciertos límites que garantice su seguridad y permita elevar su
productividad, además también se incluye estudiar variables relacionadas
con el mejoramiento de la calidad en lo que respecta el servicio al cliente y
variables financieras con el fin de disminuir costos y aumentar la utilidad para
la empresa.
La Distribución Física es uno de los aspectos más importantes para
mejorar las operaciones. Es una variable muy compleja qua engloba una
serie de términos entre los cuales se encuentra el Manejo de Materiales, las
condiciones de construcción del almacén (dimensiones), características del
proceso de almacenamiento, además del equipo necesario para llevar a cabo
32
las actividades, entre los que se incluyen los medios de transporte
(montacargas).
Esta distribución, se planifica a partir de un análisis de Flujo de
Materiales. Estos análisis se llevan a cabo con la ayuda de los Diagramas de
Proceso 1 .
Para el almacenamiento es importante destacar que este servicio tiene
la finalidad de guardar las herramientas, materiales, piezas, suministros
hasta que se necesiten en el proceso de fabricación además de resguardar
el producto terminado del proceso de fabricación para su correspondiente
distribución al cliente final. Este objetivo puede enunciarse de forma más
completa como la función de proteger las herramientas, materiales, piezas,
suministros y producto final contra pérdidas debido a robo, uso no autorizado
y deterioro causado por el clima, humedad, calor, manejo impropio y desuso.
Además, la función de almacenamiento cumple el fin adicional de
facilitar un medio para recuento de materiales, control de su cantidad, calidad
y tipo, en cuanto a la recepción de los materiales comprados y elaborados, y
asegurar mediante el control de materiales que las cantidades requeridas de
los mismos se encuentren a mano cuando se necesiten.
Probablemente,
los
mayores
problemas
observados
en
los
almacenamientos son la falta de espacio suficiente y la colocación de las
zonas de almacenamiento temporal demasiado lejos de los puntos en que se
utilizan los materiales. La cantidad de espacio que debe destinarse puede
1
Diagramas de Proceso: consiste en registros del movimiento del material donde se
describen la actividad o tarea en el cual él participa y es llevada a cabo por el operario, en
estos diagramas está escrito a detalle cada tarea, el tiempo de ejecución de cada una y
también se incluyen las demoras presente en el proceso con su tiempo respectivo. Estos
registros además de estudiar el flujo, permiten también analizar la eficiencia del operario, por
supuesto, comparando con un estándar establecido y que es definido por la empresa o
normas internacionales.
33
calcularse muy fácilmente si se conocen la cuantía de los pedidos y las
cantidades máximas en existencia de cada artículo.
Mientras que la visión general debe responder a criterios de
optimización del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos
y servicios de la compañía, la visión local debe segmentar la visión general e
informar de las singularidades de cada subzona.
Los factores que componen el punto de vista local toman gran
importancia tanto en compañías grandes como en compañía de tamaño
reducido. Si bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto
ante la complejidad del cálculo de la ubicación desde la visión global, es
obvia la importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo
radio de actuación es reducido.
b. Principios Básicos para la Distribución Física del Almacén
a. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos, debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una persona
determinada.
b. Debe existir una sola puerta de entrada y otra de salida y ambas bajo
control.
c. Hay que llevar un registro al día y control interno de las entradas y
salidas.
d. Es necesario informar a control de inventario y a contabilidad de
movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a
programación y control de la producción de existencias.
e. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por un
nombre común y conocido de compras, control de inventarios y
producción, esta identificación debe estar certificada cuando sea
posible.
f. Cada material o producto se tiene que ubicar según clasificación e
identificación de pasillos, estantes y espacios marcados con una
34
nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y localización
cuando tenga que buscarse en la tarjeta correspondiente del registro
y control de existencias.
g. Toda operación de entrada o salida de almacén requiere de
documentación autorizada según un sistema establecido.
h. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir,
deberá disponerse de manera que pueda hacerse modificaciones o
ampliaciones con una inversión mínima adicional y de igual forma
deberá facilitar el control de los materiales.
i. Los equipos que se utilizan en el manejo de materiales
deben
permanecer y ser manejados por el personal de esta sección, así se
evita el deterioro de los mismos y pérdida de tiempo y no estar a
disposición cuando éstos se requieran.
A la hora de distribuir es importante destacar las áreas de producto
terminado y áreas de trabajo para el operario. El artículo acabado puede ser
más voluminoso, ser altamente deteriorable ó incluir partes que requieran
manejo especial y por ello el área debe responder a estas necesidades,
mientras que en el área de trabajo, deben dejarse el espacio suficiente para
la ubicación de las máquinas que integran el proceso productivo de la
empresa.
Un centro de trabajo es el espacio total donde se realiza una
operación determinada, se lleva a cabo un ensamble o se fabrica una pieza.
Un centro de trabajo eficiente debe estar concebido de modo tal, que permita
el cumplimiento de la tarea de la forma más fácil y rápida, por lo que puede
esperarse una máxima producción.
El operario debe contar con el lugar suficiente para desempeñar todas
las tareas relativas de esa área de trabajo en particular. Este espacio debe
planearse con todo cuidado, a fin de que el operario tenga todo lo necesario
al alcance de la mano y no se requiera ningún movimiento exagerado. Una
superficie planeada adecuadamente, también debe proporcionar el máximo
35
de seguridad, aislando las operaciones peligrosas, construyendo muros o
colocando los dispositivos de protección apropiados. Por otro lado, la
superficie que se asigne debe mantenerse al mínimo debido al costo del
terreno en sí y porque de ésta manera, el operario tendrá que caminar
menos.
c. Diseños, características, equipamiento y medios del
almacén
El tamaño del almacén es uno de los elementos intrínsecos a la
gestión de almacenes, porque debe ser dimensionado en función de los
productos a almacenar (tamaño, características y cantidad de referencias) y
de la demanda.
Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño del almacén
serían:
a. Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
b. Demanda de los mercados
c. Niveles de servicio al cliente
d. Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
e. Tiempos de producción
f. Economías de escala
g. Lay – out de existencias
h. Requisitos de Pasillos
i. Oficinas necesarias
2.3.2.4 Tipos de Gestión de Almacenes
Existen dos tipos de modelos de gestión operativa de almacenes que
son:
36
a. Gestión de hueco fijo (Almacén Organizado):
El principio de la gestión de hueco fijo asigna a cada referencia una
ubicación especifica en el almacén, y cada ubicación tiene asignada
referencias especificas. Ello facilita la gestión manual del almacén y necesita
preasignación de espacio (independiente de las existencias).
b. Gestión de hueco libre (Almacén Caótico):
El principio de la gestión de hueco libre es que no existen ubicaciones
preasignadas y los productos se almacenan según la disponibilidad de
espacio y criterio del almacenista. Ello supone dificultad en el control manual
del almacén, pero permite la optimización de la utilización del espacio
disponible en el almacén, así como acelerar el almacenamiento de
mercancías recibidas, aunque requiere sistemas de información electrónicos.
En cualquier caso, el diseño de un almacén pasa por dos fases: el
diseño de la instalación (el continente), y el diseño de la disposición de los
elementos (el contenido o lay – out). Ambos deben dar respuesta a los
requerimientos del flujo de los productos acabados, que son:
-
Zona de carga y recepción, donde se planifican las entradas de
mercancías, la descarga y la verificación.
-
Zona de almacenaje, donde se guardan y conservan productos y
mercancías.
-
Zonas de preparación de pedidos, donde se ubican las mercancías
para ser preparadas para su expedición.
-
Zonas de expedición, donde salen las mercancías, se inspeccionan, y
se verifican o consolidan.
Por lo que respecta al diseño del contenido del almacén (lay-out), éste
debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos y
mercancías que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado
continuamente de existencias tendrá unos objetivos de lay-out y tecnológicos
diferentes de otro almacén que inicialmente almacena materias primas para
37
una empresa que trabaja bajo pedido. Cuando se realiza el lay-out de un
almacén, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas de almacén
y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dada las características de
los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la
maquinaria de manipulación y manutención, la rotación de los productos, el
nivel de inventario a mantener, el embalaje y las pautas propias de la
preparación de pedidos.
2.3.2.5 Manejo de Materiales
El manejo de materiales constituye la base primordial de la gestión de
los almacenes y es un proceso mediante el cual los materiales involucrados,
se desplazan desde la recepción, a partir de las operaciones, hasta el
embargue fina. Representan ellos el flujo de dinero que se mueve a través de
la empresa y la economía.
El manejo de materiales es una herramienta fundamental que se
encarga de toda la operación en almacenaje, resguardo, administración y
control de los inventarios.
Es importante destacar que el manejo de materiales es “tiempo” y el
mismo implica un “costo”. En el Manual del Ingeniero Industrial (1996)
destaca que el manejo de materiales no brinda utilidad a la compañía, sino
por el contrario “...aumenta el costo de producción y distribución sin cambiar
la función o apariencia del producto”.
Monks, Joseph G (1988, p.170) señala acerca del manejo de
materiales lo siguiente: “...representan una parte significativa del costo de los
bienes vendidos pero añade valor no tangible al producto”
El manejo de materiales desempeña un papel crítico en todos los
sectores comerciales y de negocios, pero su importancia para un
funcionamiento eficiente es suprema en los ramos de la manufactura, el
almacenaje y la distribución. Los métodos, equipos y sistemas de manejo de
materiales pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una
38
ventaja competitiva en el mercado. Se trata de un aspecto muy importante de
la planificación logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el
almacenaje y la localización de los materiales.
El diseño de éstos sistemas han de estar enfocados a la reducción de
los tiempos de las operaciones que implica dicho proceso, apoyado por una
tecnología que permita la aceleración del movimiento, con el fin de reducir la
presencia de aquellos materiales que obstaculicen las operaciones que se
lleven a cabo en el área de almacén.
Los lineamientos que se deben de seguir para el diseño de un sistema
de manejo de materiales, son los siguientes:
1. Planear el manejo como un sistema completo
2. Reducir el volumen y la frecuencia del manejo
3. Optimizar el tamaño y el peso de la carga
4. Usar flujos directos, rápidos y estables
5. Reducir el mínimo posible, el tiempo ocioso de equipo y operadores
6. Calcular fallas, cambios y mantenimiento.
El éxito de un sistema de manejo de materiales, dependerá de la
adecuada integración que exista entra cada uno de los lineamientos
anteriormente planteados, para su diseño y desarrollo, con el objetivo
primordial de reducir costos y tiempos de entrega al cliente final.
Campos,
Lepiz
y
Mora,
(2002,
disponible
en:
http://www.monografias.com/trabajos6/mama/mama.shtml) opinan que “el
manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que
agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de
manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de
movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe
asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos
terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.”
El Flujo de Materiales es un sistema complejo en donde se busca
como objetivo primordial, reducir los costos de operación que implica la
39
movilización de materiales, además de reducir los tiempos de espera o
servicio al cliente y brindar satisfacción al operario de los equipos
involucrados en el proceso de traslado de material desde su origen hasta su
posible destino final, de manera así mantener la eficiencia y efectividad del
personal, brindándole los recursos y medios necesarios para la ejecución de
las tareas. Es por ello que se habla del tiempo, en donde se busca diseñar
un sistema que en la mayoría de sus funciones, este lo más automatizado
posible y apoyado por un buen diseño de administración de inventario que
permita reducir el tiempo y así reducir costos. Cuando se habla de un
sistema automatizado, se habla de sistemas computarizados que manejen y
controlen la entrada y salida de materiales, además de equipos de
transportes que se adapten el espacio físico y características del material
que se desea movilizar con el fin de reducir costos.
La gran mayoría de las operaciones de manejo de materiales
comprenden operaciones de manejo por unidad o artículos pequeños. Los
productos que aquí se manejan bajo esta modalidad se incluyen partes
sueltas, cajas de cartón y paquetes. El objetivo fundamental de este sistema
según debe ser el de “homogeneizar el movimiento de los materiales
mediante la aplicación del concepto de común denominador, el cual
neutraliza la individualidad del producto y simplifica el sistema de manejo” E.
Ralph Sims, Jr (1996, p. 13.86)
De acuerdo a las características que presenta el producto en lo que
respecta a forma, mezcla y cantidad, el común denominador son las tarimas,
cajas de cartón y cajas estibables, es decir, el material a transportar se
adapta a una de estas modalidades, lo que permite manejar una cantidad
optima del mismo y contrarrestar el efecto de los cambios de diseño del
producto.
40
a. Tarimas y Operaciones de Entarimado
La tarima o paleta se diseña con el fin de brindar estabilidad al producto
que se desea transportar. Es muy empleado para el transporte de alimentos
y corresponde a una estructura geométrica cuadricular de madera con un
diseño de dos vistas y acceso por los cuatro costados.
Las dimensiones más comunes son: “ 48 x 40 pies ( 1200 x 1000
milímetros) y 48 x 48 pies (1200 x 1200 milímetros)” E. Ralph Sims, Jr (1996,
p. 13.86)
Las
operaciones
por
este
sistema
pueden
ser
manuales
o
automatizadas. Para el caso en cuestión las operaciones son manuables
utilizando como medio de transporte a los montacargas.
b. Traspaletas
Son unidades empleadas en el manejo de materiales para la carga y
descarga de producto, pueden ser manuales o eléctricas.
Las traspaletas manuales constan de un sistema
accionado por una palanca que es manejada por
el propio usuario, a fin de vencer la inercia de la
carga con facilidad.
Figura 10: Traspaleta Manual
Fuente: Los investigadores (2004)
Las traspaletas eléctricas, cuenta con un sistema eléctrico que
adiciona rapidez, al proceso de movimiento de materiales optimizando así, el
proceso de carga y descarga dentro del área en cuestión. Este sistema
consta de una carretilla para el transporte intensivo de paletas a alta
velocidad, en especial, cuando deben hacerse largos recorridos y con el
conductor sentado.
41
Figura 11: Traspaleta Electrica
Fuente: Los investigadores (2004)
c. Montacargas
Estos sistemas son diseñados con el objetivo de mejorar la capacidad
de trabajo del operario. Con estos medios de transporte, los materiales se
desplazan de manera efectiva en un tiempo óptimo, además es una
herramienta de bajo costo con respecto a un sistema automatizado en todas
sus funciones.
El montacargas se presenta en diversas modalidades adaptadas al
espacio por el cual van a circular, y el tipo de materiales que van a
transportar.
Es necesario para el buen funcionamiento de estos sistemas, contar
con el equipo necesario y adecuado para el transporte del material, que se
adapten a las condiciones de espacio físico del almacén y movilicen una
cantidad óptima de los mismos, de forma que el viaje de origen destino del
producto sea lo mas productivo posible para la empresa.
El sistema de Manejo de Materiales a de estar diseñado con el fin de
minimizar los riesgos que se presentan a continuación, producto, de un
ineficiente diseño de los mismos.
2.3.2.6 Clasificación y Codificación de Materiales
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la
bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales.
Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible
identificarlos
por
sus
respectivos
nombres,
marcas,
tamaños,
etc.
42
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los
artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de
almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente
de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la
catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización
y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la
empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una
de sus etapas.
a. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes
sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta
de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.
b. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de
artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o
mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación
favorece la normalización.
c. Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como
sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la
especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y
menos dudas con respecto de su composición y características. La
especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la
inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto,
etc.
d. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado
en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son
las recetas sobre el uso de los materiales.
e. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso,
medidas y formatos para los materiales de modo que no existan
muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se
43
evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en
existencias.
Así se cataloga, simplifica, especifica, normaliza y se estandariza un
producto y constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir
de la clasificación se puede codificar los materiales.
Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión,
forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe
hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico,
que facilite su identificación y localización de la bodega.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los
artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código
que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de
números y letras.
Los sistemas de codificación más usados son: código alfabético,
numérico y alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada
una
de
las
cuales
identifica
determinadas
características
y
especificación.
El sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil
memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y
abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de
material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el
código indicador del artículo.
2.3.2.7 Inventario
El inventario son “...bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
44
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.” tal como lo plantea Gil, en su ensayo de importancia
de
los
inventarios
(2002,
disponible
en:
www.monografias.com/trabajos14/inventarios/inventarios.shtml#in)
Dentro de la gestión de los almacenes, la administración y el control
de los inventarios es objetivo clave para la compañía como lo explica Buker,
David (1996) en su trabajo acerca de los Inventarios, publicado en el Manual
del Ingeniero Industrial ya que permite controlar la inversión, mejorar el flujo
de efectivo y aumentar las utilidades y rendimiento de la empresa.
“ Los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.” Gil, A
(2002,
disponible
en:
www.monografias.com/trabajos14/inventarios/inventarios.shtml#in)
Otros autores como Monks, Joseph (1988. p.170) en su libro de
Administración de Operaciones define al inventario como “...recursos ociosos
que poseen un valor económico”
El objetivo del inventario es manejar el material o los suministros que se
tienen para el uso de las ventas futuras. Esto trae como consecuencia la
necesidad de clasificar los artículos que allí se encuentran retenidos en
materiales destinados para la producción y los productos terminados.
Es el control y la administración del inventario una actividad muy
compleja que busca mantener los niveles adecuados, pero no excesivos de
materiales dentro del área de almacén, acarreando costos de operación que
sean accesibles a la empresa.
45
“Un excesivo inventario representa un alto costo, producto de una
deficiente planificación que incluso, puede considerarse como un pasivo de
la empresa” Buker, David (1996, p.10.59).
Es importante considerar que el inventario es, una función de tres
elementos, según lo plantea Buker, David (1996, p.10.59) los cuales son: la
incertidumbre de la demanda, la variabilidad del proceso y el tiempo de ciclo
del proceso.
Tres tipos de variabilidad o incertidumbre pueden necesitar de
inventarios, las cuales son: la demanda, la producción y los suministros.
Éstos son factores importantes a la hora de la planificación, el control y la
administración del inventario.
Si se conoce la demanda del cliente, los requerimientos de producción y
los requerimientos de la cadena de abastecimiento (suministros), la
compañía puede planificar, de manera exacta, los requerimientos para los
pedidos del cliente y no necesitar mucho inventario adicional.
“La buena administración del inventario significa satisfacer la demanda
del cliente con el inventario mínimo. La inversión en inventarios es una
función de: (1) la exactitud de la planificación, (2) la variabilidad de la
demanda, la producción y el abasto y (3) el tiempo de ciclo del proceso. La
inversión en inventarios puede usarse como herramienta de medición del
desempeño para medir la calidad de la planificación y el desempeño, la
incertidumbre o la variabilidad del proceso y la longitud del tiempo de ciclo.
Recuerde, es mejor tener menos” Buker (1996, p-10.60)
Es el inventario una inversión necesaria, con el fin de facilitar las
actividades de producción y servir a los consumidores. Con una buena
administración se busca satisfacer los pedidos del cliente en función del
tiempo y la disponibilidad en almacén, estudiando las incertidumbres en la
demanda, producción y suministros con el objeto de evitar la desorganización
de la producción y quejas del cliente.
46
2.3.2.8 Función del Inventario
El principal objetivo de los inventarios es el actuar como reguladores
entre los ritmos de entrada y las cadencias de las salidas. Entrando un poco
más con detenimiento, se puede señalar como objetivos de los inventarios,
los siguientes:
a. Reducción del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la
demanda de productos terminados que habrá en el próximo periodo y por
tanto:
•
Para evitar que un repentino aumento de la demanda,
produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de
satisfacerla, se mantiene un stock de seguridad de
productos terminados.
•
Del mismo modo, no es posible saber con toda certeza el
tiempo que tardarán los proveedores en servir el pedido.
Para evitar una detención de proceso de producción por
agotamiento del almacén de materias primas, se mantiene
un stock de seguridad de materias primas.
Este último es necesario, incluso cuando los proveedores son de
absoluta confianza, pues un aumento inesperado de la intensidad de la
demanda de productos terminados, puede provocar una mayor necesidad de
producción, lo cual requiere a su vez una repentina elevación del ritmo de
salidas del almacén de materias primas que puede agotarse si no dispone de
un nivel mínimo o stock de seguridad.
Esta reducción del riesgo es lo que muchos autores han denominado
como la Función de compras que desempeñan los aprovisionamientos, es
decir, supone el definir las necesidades de la empresa en cantidad, calidad y
plazo de suministro, y participar en la determinación de la gama de
productos, relacionando las actividades de aprovisionamiento con las
estimaciones de ventas.
47
A lo largo de la historia del desarrollo empresarial se han producido
diversas fases respecto a este asunto.
ESQUEMAS DE APROVISIONAMIENTO
Figura 12: Esquema de Aprovisionamiento
Fuente: Los investigadores (2004)
FASE I: En esta primera fase, no aparecen diferenciadas en la empresa, las
funciones de compra y de venta. Es el caso que corresponde con el pequeño
comerciante o incluso con grandes comercios de un único establecimiento,
en los que cada jefe de sección efectúa la compra de lo que va a vender o la
venta de lo que ha comprado. Es este caso donde se agrupan en una única
persona, las funciones de compra y de venta.
FASE II: En una segunda fase, aparecen dos funciones claramente
diferenciadas:
-
Ventas: en la que se decide que se va a vender y cual es la mejor forma
de hacerlo, utilizando para ello los elementos de marketing necesarios
48
(publicidad, promociones, fuerza de venta, diseño de productos nuevos,
precio de venta...).
-
Compras o aprovisionamientos: en la que el responsable o el
departamento se ocupa de que suministrar aquello que se va a vender, en
las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, plazo y precio.
FASE III: Es en esta tercera fase, cuando la relación con los proveedores se
hace más intensa, recordemos que en la fase anterior, aunque las funciones
de venta y de compra aparecían diferenciadas, ocurría en mayor o menor
medida lo que ocurría en la Fase I que se vendía lo que se compraba. Esta
relación con los proveedores que desde su mercado, puede aparecer nuevas
oportunidades en el nuestro, que no detectaríamos si estuviéramos atentos
únicamente a las peticiones de nuestros clientes, por ello los responsables
del aprovisionamiento pasan a ventas la información sobre nuevos productos
en el mercado de proveedores, y es en esta fase cuando introducimos el
componente investigación y desarrollo (I+D) adaptando los productos de
nuestros proveedores a nuestros clientes. Es aquí donde el stock juega un
papel fundamental, permitiéndonos ofrecer al mercado nuevos productos que
puedan competir en cantidad, calidad y que estén en el mercado en el
momento preciso (plazo de entrega), sin que el coste para la empresa supere
sus expectativas de rentabilidad.
b. Reducción de costes: Otro de los objetivos que cumplen los inventarios
es de abaratar (en la medida de lo posible) los costes de adquisición y
producción (en una fase posterior del módulo se comentaran los diferentes
costes que afectan a un stock). Hay ocasiones, en que la forma óptima de
producción es hacerlo por lotes (ver curso de producción), es decir, fabricar
un gran lote de unidades durante un periodo corto de tiempo y no volver a
fabricar, hasta que esté casi agotado (stock de seguridad). Ello nos permite
utilizar la misma maquinaria para elaborar distintos productos, lo cual en
muchos casos resulta muy barato, al distribuirse entre todos ellos los costes
49
fijos de las máquinas. En las adquisiciones de materia prima, también puede
ser muy económico comprar por grandes lotes, con el fin de aprovecharnos
de los descuentos comerciales por tamaño de pedido, repartir entre el mayor
número de unidades los costes de transporte, pero todo ello implica que la
fabricación por lotes precisa de grandes inventarios de productos terminados.
Y en la adquisición por lotes también son necesarios grandes almacenes de
materias primas. Otro caso en el que la disposición de grandes inventarios
abarata la adquisición de primeras materias y la producción, es aquel en el
que se compra grandes cantidades de aquellas cuando su precio se reduce
transitoriamente.
c. Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Existen
ocasiones en la que pueden preverse las variaciones de la oferta y la
demanda. Por ejemplo, los editores de libros se anticipan a la escasez que
provoca una huelga de imprentas, acumulando libros en su inventario, en
este caso estaríamos ante una variación prevista de la oferta. También
puede preverse que una amplia campaña de promoción de uno de los
productos, va a elevar la demanda del mismo (mes de septiembre, campaña
escolar), en este caso para anticiparse a la demanda la empresa acumula
productos terminados en sus almacenes. Otro tanto ocurre cuando la materia
prima o los productos terminados, están sometidos a variaciones
estacionales. Esta anticipación de la oferta y de la demanda, se verá en
capítulos siguientes, al hablar de sistemas de gestión de Stocks, en los
cuales un factor clave a la hora de determinar el sistema de gestión más
adecuado a la empresa, será la determinación del tipo de demanda del
producto que básicamente agruparemos en dos las cuales son: la demanda
determinista y la no determinista o probabilística d. Facilitar el transporte y
la distribución del producto: Aunque la demanda de los consumidores
finales, sea perfectamente previsible, generalmente los productos han de ser
transportados desde los lugares de fabricación hasta los de consumo, y el
transporte no puede efectuarse de forma continua. Por ello la producción se
50
almacena para ser transportada en lotes. Otro tanto sucede en el proceso de
elaboración de algunos productos, que se van completando en sucesivas
fases realizadas en puntos más o menos distantes entre sí.
e. Aumentar el nivel de servicio al cliente: determinado éste como el
porcentaje de clientes que reciben sus pedidos en un plazo de días, en
función del número de días transcurridos hasta la entrega de los pedidos,
también puede entenderse como el porcentaje de referencias suministradas
frente al total de referencias pedidas. Habitualmente el mejor servicio al
cliente requiere adoptar medidas tales como grandes niveles de stocks o
numerosos almacenes que acerquen nuestra oferta de productos a los
mercados o incluso sistemas de transporte de superior calidad, lo cual eleva
considerablemente el coste de la distribución. Una de las conclusiones a la
que han llegado todos los especialistas en la materia, es que la inversión en
stocks aumenta exponencialmente, conforme el nivel de servicio se va
acercando al máximo.
Figura 13: Grafica nivel de servicio / inversión stocks
Fuente: Los investigadores (2004)
Tal y como podemos observar en el gráfico, el incrementar el nivel de
servicio en una empresa en un 5% supone el aumentar la inversión en stocks
en un 35 %. Es evidente que los aumentos en el nivel de servicio se
transforman en una mayor clientela y por tanto en un mayor volumen de
51
ventas, pero no sabemos si los beneficios van a aumentar lo suficiente para
justificar esa mayor inversión.
No es menos cierto que el nivel de servicio de una empresa se
establece también en función del nivel de servicio de la competencia, ya que
si no, se corre el riesgo de perder clientes, salvo que se ofrezca algún
elemento compensador o diferenciador.
La decisión de una empresa respecto del nivel de servicio que preste
a sus clientes, tiene que basarse en:
1. Un análisis de sus potenciales clientes.
2. Un análisis de su competencia en el mercado objetivo.
3. La reacción de la competencia ante cambios en el nivel de servicio.
Un ligero aumento en el nivel de servicio, puede representar
beneficios en cuanto aumenta el volumen de clientes, mientras que otro
aumento más costos, provocará un incremento de beneficios apenas
superior.
2.3.2.9 Técnicas de Administración de Inventarios
a. Sistema ABC.
Una empresa que emplea el llamado sistema ABC divide su inventario
en tres grupos A, B, y C. En los productos A se ha concentrado la máxima
inversión. En el grupo B esta formado por los artículos que siguen a los A en
cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo C lo compone en su mayoría,
una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña
inversión. El inventario en A debe ser el mas cuidadoso dada que la
magnitud de la inversión comprendida, en tanto que los productos B, C
estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.
52
2.3.2.10
Sistema de Administración de Almacenes WMS
(Warehouse Management System)
Al llegar a manejar un número importante de productos, o variedades
de un mismo producto, una empresa por regla general necesitará
automatizar el control de sus inventarios con el fin de conocer de manera
veraz y oportuna las cantidades de materias primas, productos en proceso o
productos terminados de las que puede disponer.
Figura 14: Esquema del sistema WMS
Fuente: Los investigadores (2004)
El propósito principal de un WMS es apoyar los procesos de la
logística. Modela la solución basada en la problemática de la configuración
del almacén y del proceso de toma de inventarios. Su meta es encontrar la
solución
óptima
a
esta
problemática.Controlar
el
movimiento
y
almacenamiento de productos, programar sus etapas finales (manejo de
inventario, diseño de red de información e identificación, etiquetando y
empaquetando) en la empresa. Las herramientas más frecuentes son la
programación y optimización del inventario de entrada y de salida. A medida
que la función de la logística continúa operando, el software de WMS nos
permitirá "visibilidad" dentro del "almacén en-movimiento" debido a sus
capacidades de visualización de información en tiempo real.
Un sistema WMS es mucho más que un simple sistema de manejo de
almacenes.
53
Como resultado de la implantación de un WMS, las compañías se dan
cuenta que este impacta aún fuera de las paredes del almacén; en la
distribución, en el control de ventas, etc. El resultado inmediato será
ganancias corporativas al tener el control total de la cadena de suministros
"Supply Chain".
Los almacenes, o como ahora los estamos llamando Centros de
Distribución, han cambiado de un simple centro de retención de producto a
un centro de transformación del mismo. En muchos casos, el producto se
está cambiando en su forma o su paquete antes de ser enviado a su destino
final. Siempre habrá oportunidad para que una compañía proporcione
servicios básicos de almacenaje, y esas clases de compañías funcionarán en
márgenes reducidos y probablemente con una oportunidad reducida de servir
a una variedad de clientes. Las compañías que van a prosperar y realmente
a ser excepcionalmente sobresalientes, son las que proporcionen servicios
añadidos de información tecnológica en los próximos años. El almacén del
futuro será una facilidad de flujo en movimiento más bien que un centro de
almacenaje. En el futuro, los almacenes moverán un mayor número de
productos con excelentes rendimientos, especialmente si utilizan los
conceptos de "Cross Docking", el cúal es posible contando con información
verídica y en tiempo real.
La lógica básica de un WMS utilizará una combinación de artículo,
localización, cantidad, unidad de medida, e información de la orden para
determinar dónde almacenar y recoger materiales y en que secuencia
hacerlo.
La llave al éxito al implantar un sistema de WMS ha sobrepasado el
enfoque de que el comprar una paquete de software es la solución. Una
compañía debe ampliar su perspectiva para reconocer que requieren tener
procesos de negocios, un sistema eficiente (WMS), un buen personal para
conseguir los resultados deseados y tecnología de cómputo móvil que les
permita la captura de datos en tiempo real
54
Los factores determinantes en la decisión de implementar un WMS
tienden a relacionarse con la necesidad de hacer algo para mejorar el
servicio a los clientes de la empresa que el sistema utilizado actualmente por
ésta no hace (o no hace bien), como "primeras entradas - primeras salidas",
directed picking y directed put-away, cross-docking, picking, re-surtido
automático, trazabilidad, recolección automática de datos, control de
inventarios, entrega de
a los clientes (transporte de salida, manejo de
transporte, consolidación de la carga y la devolución / reparación de
productos).etc.
Las tareas de control de inventarios son requeridas para mantener
inventarios físicos con capacidades de conteos cíclicos y reportes como
historial por fecha o por artículo, inventario por localización, reordenamiento,
etc.
Cross docking, que es un eficiente método de distribución que permite
eliminar la necesidad de poner inventario en el almacén al recibir la
mercancía y enviarla directamente al área de despacho de pedidos.
Las operaciones WMS dentro de un centro de distribución integra
sistemas de radiofrecuencia, scanners de código de barras, sistemas de
impresión y asegurar el intercambio de datos con otros sistemas y
aplicaciones usados en los negocios.
Algunas de las ventajas tangibles con la implementación de Sistemas
de WMS basados en tecnologías Radio Frecuencia:
-
Facilita el control de almacenes. Inventario inmediato y perpetuo.
-
Optimiza el espacio de almacenes al usar almacenaje caótico.
-
Reduce movimientos de equipos y operarios.
-
Incrementa la productividad de mano de obra al sincronizar movimientos
de materiales.
-
Simplifica el surtido de materiales a producción y de productos a
clientes.
55
-
Asegura el servicio al cliente reduciendo el tiempo de surtido y
embarque.
-
Garantiza el control de lotes, caducidad, PEPS.
-
Permite la comunicación inmediata dentro de una planta al utilizar
teléfonos inalámbricos conectados a la misma red de RF.
-
Enlaza controladores de acceso, terminales portátiles, terminales
industriales fijas, lectores de códigos de barras, impresoras, básculas,
PC´s a la red sin necesidad de ningún tipo de cableado lo que permite
su inmediata instalación y reubicación si es necesario.
2.3.2.11 Sistema Pallet Pin Point (PPP)
PPP es un sistema inteligente de recolección de datos, este lee los
números de las paletas y propone la ubicación de los PT automáticamente.
Consiste en un escáner de código de barras de corto rango que lee
continuamente los números de las paletas, un lector de etiquetas Radio
Frecuencia (RF Tag) que lee las posiciones en los racks, un foto censor
inteligente que le permite al sistema detectar la proximidad de las paletas,
una unidad controladora y un sistema montaje universal que arregla a todos
los componentes para el montacargas.
Figura 15: Código de barras
Fuente: Los investigadores (2004)
Una paleta esta conformada con su base y su carga ò PT. Cada base
esta identificada por un numeró único que tiene 2 formatos, el formato
numérico y el de código de barras. Cuando el montacargas levanta la paleta,
56
el foto censor inteligente detecta su presencia y dispara al lector de código
de barra de corto rango que lee a la base de la paleta y transmite la
información a la unidad central controladora.
Figura 16: Toma del código por parte del lector óptico implantado en el
montacargas
Fuente: Los investigadores (2004)
La unidad central controladora ejecuta las operaciones necesarias y
envía la información al terminal del montacargas quien esta conectado al
sistema de gerenciamiento de almacenaje que se conecta con facilidad.
Luego se le da al operador del montacargas una posición del racks (con un
previo algoritmo de parametrizaciòn) donde la paleta debe ser almacenada.
Cada posición tiene una etiqueta única de RF (radio frecuencia) cuando
el operador del montacargas descarga la paleta el lector de la etiqueta la lee
y le informa al
sistema de gerenciamiento de almacenaje donde esta
ubicada cada paleta. Una vez despachada una paleta el sistema le dice al
operador del montacargas de donde retirarla. Señales auditables indican si
una paleta especifica esta siendo recogida o almacenada en la ubicación
correcta.
57
El uso del PPP asegura que todos los movimientos de las paletas
queden registrados, todos los códigos de barras son escaneados y todas las
operaciones pendientes son terminadas, esto asegura la integridad del
inventario de almacenaje. El PPP también sirve como una poderosa
herramienta que puede ser usada para medir la eficiencia de operación del
montacargas.
58
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y Diseño de la Investigación
Para el análisis y resolución del problema, la investigación es base
fundamental, ya que ella representa la vía para llegar al conocimiento
científico, medio necesario para alcanzar los objetivos establecidos en el
presente estudio.
La investigación es un compendio de actividades dirigidas hacia el
desarrollo, promoción, perfeccionamiento y renovación, con el fin de
establecer mejoras en los sistemas de planificación de las estrategias de
acción. Este proceso busca la participación de todos los entes que
intervienen en el desarrollo del problema.
3.1.1. Tipo de Investigación
El desarrollo del presente estudio, corresponde a la modalidad de
Proyecto Factible, ya que se pretende definir una “propuesta”, diseñada en
función de las necesidades que exigen el entorno donde se manifiesta la
problemática en estudio. El Proyecto Factible consiste en elaborar una
propuesta
viable
que
atiende
las
necesidades
en
una
institución,
organización o grupo social que se han evidenciado a través de una
investigación documental o de una investigación de campo.
Para los fines del presente estudio, la investigación se caracterizó por
ser un proceso exhaustivo en búsqueda, de “hechos” que dieran respuesta a
la problemática planteada; estuvo orientada al desarrollo de diversos
enfoques para el planteamiento de una respuesta que cumpliera con las
necesidades que el entorno exigía.
59
Se recogieron los datos directamente del lugar en donde ocurren los
acontecimientos, es decir, el lugar donde se desarrolla la problemática
planteada, por éstas razones el tipo de investigación desarrollada
corresponde a una Investigación de Campo, que para Arias (1999, p.48)
“consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurra
los hechos, sin manipular o controlar variable alguna.”
Basándose en la definición que brinda Arias en su libro de Proyecto de
Investigación, esta investigación es de campo, debido a que los datos
recogidos son provenientes de la fuente primaria, que está representada por
el área de almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz de la
empresa Snacks América Latina, que es el lugar donde se desarrolla el
estudio en cuestión, allí se observaron y se estudiaron a detenimiento, todos
los documentos que describen los procesos llevados a cabo dentro del
almacén que mantiene las diversas gamas de producto terminado de la
empresa, lugar donde ocurre la problemática planteada.
Para desarrollar el presente estudio, se emplearon herramientas de
carácter descriptivo, ya que gracias a la descripción, se establecieron las
características que presenta al actual proceso de gestión de almacenes de la
empresa Snack América Latina, para así definir las posibles causas que dan
origen al desarrollo del problema en estudio.
Sobre la Investigación Descriptiva, consiste en la caracterización de
un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o
comportamiento, “los estudios descriptivos miden de forma independiente las
variables, y aun cuando no se formulen hipótesis, las primeras aparecerán
enunciadas en los objetivos de la investigación” Arias (1999, p.46)
A ésta definición, es necesario agregar lo escrito por Tamayo (1996,
p.335) donde la Investigación Descriptiva es un proceso que comprende: “la
descripción, registro, análisis es interpretación de la naturaleza actual,
conformando procesos de los fenómenos.”
60
Es pues, ésta investigación del tipo descriptivo, ya que se realizó un
análisis y registro de datos, empleando herramientas estadísticas con el fin
de brindar soluciones a la problemática planteada.
A los datos recogidos del área en estudio luego de su tratamiento a
partir de herramientas estadísticas, se procedió a la realización de
inferencias, en función de los resultados obtenidos del análisis e
interpretación que se le dieron a los mismos, éstas inferencias son
desarrolladas a fin de dar explicación del por qué ocurre el problema y así
definir estrategias para llegar a la solución, es por éste motivo que la
presente investigación también es de carácter explicativo o Investigación
Explicativa, que se encarga de “buscar el por qué de los hechos mediante el
establecimiento de relaciones causa-efecto” Arias (1999, p.47)
Es la investigación, un proceso que integra a su vez a diversos tipos o
niveles de Investigación, donde le investigador emplea combinaciones de las
mismas, con el fin de lograr cumplir con los objetivos planteados.
Independientemente del nivel en que se esté trabajando, la investigación
debe ser un proceso meticulosamente controlado que garantice, dentro de lo
posible, la objetividad y confiabilidad de los resultados que ofrece.
3.1.2. Diseño de la Investigación
Este diseño es del tipo Diseño No Experimental, aplicado también en
Investigaciones de Campo en las que no hay manipulación de variables, la
acción de las variables se dio en la realidad, el investigador no intervino en
ello, se trata entonces de observar variables y relaciones en éstas en su
contexto natural, el investigador toma los datos de la realidad.
En la problemática en cuestión, las variables definidas no fueron
manipuladas por el investigador, y su acción ya estaba presente, lo que se
hizo fue observar el comportamiento de cada una de ellas y como ellas
influían en el desarrollo del problema, los datos fueron tomados de la
realidad a partir de los instrumentos de investigación que se presenta a
61
detalle en el apartado de instrumentos que se desarrolla en el capítulo de
marco metodológico de la presente investigación, que luego se sometieron a
un conjunto de análisis e interpretaciones.
En ningún momento se seleccionó grupos para someterlos a diversos
cambios, ni se controlaron el comportamiento de las variables y tampoco se
comprobaron hipótesis.
En la presente investigación, se realizaron observaciones en distintos
momentos en el tiempo, es decir, los investigadores observaron el
comportamiento de las variables que intervienen en el proceso que se lleva a
cabo dentro del almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa
Cruz de la empresa Snacks América Latina durante el periodo en que
transcurrió la investigación, y donde cada día el investigador observaba y
recogía el comportamiento de las variables que interviene en el estudio, con
ayuda de los instrumentos de recolección de datos. Se estudiaron a los
mismos sujetos que participaron y aún participan en las actividades que
conforman la gestión de almacén de la empresa, es decir, cada día de
estudio, las personas no cambiaban por otras, ni tampoco sus funciones
dentro del proceso que define la actual gestión.
En base a lo planteado en párrafos anteriores, el trabajo en cuestión,
entra en la modalidad de Diseño No Experimental del tipo Longitudinales,
los cuales se realizan observaciones en dos (2) o más momentos en el
tiempo.
3.2 Población y Muestra
Para Morles, el cual es citado por Sabino “la población o universo se
refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se
obtengan: a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas)
involucradas en la investigación”(1999, p.49)
Dentro del presente estudio, la población está representada por todos
los procesos
que integra la gestión del almacén de producto terminado
62
ubicado en la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina que
será la unidad de estudio de la investigación en cuestión.
Es importante incluir a todas aquellas personas involucradas en el
proceso productivo de la compañía que en total es un universo de 43
personas, cuya jerarquía va: de coordinadores de logística hasta los lideres
(ver anexo 1), independientemente del rango que éstos posean, ya que son
los responsables de cada una de las operaciones que integran el proceso
productivo llevado a cabo en el almacén de producto terminado de la planta
Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina, por ser ellos los que
conocen con mayor precisión y objetividad el desarrollo del proceso y
manejan una importante información que permitió detectar las necesidades
que presenta la actual gestión que son desarrolladas en el presente estudio.
3.3 Instrumento
Es pues el instrumento el medio mediante el cual se recogerá los
datos necesarios para el análisis y estudio del comportamiento de cada una
de las variables que integran al sistema, es conocido también éste proceso
como medición.
Diversos investigadores plantea también, que el instrumento de
recolección de datos, es cualquier recurso de que se vale el investigador
para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información necesaria
para así poder llegar a una explicación, comprensión y solución de la
problemática.
Según lo explicó Sabino, los instrumentos “son los medios materiales
que se emplean para recoger y almacenar la información. Ejemplo: fichas,
formatos de cuestionario, guías de entrevista, lista de cotejo, grabadores,
escalas de actitudes u opinión (tipo likert), etc” (1999, p.53) y del que se vale
el investigador para entender el fenómeno en estudio, es además, es el
medio con el cual se va a estudiar la o las variables que participan en el
problema en cuestión
63
El instrumento sistematiza a todos los indicadores que reflejan el
comportamiento de la variable y es un resumen de las labores de
investigación realizadas en el área, para que a partir de allí, se analicen los
resultados y brindar las soluciones respectivas.
Mediante una adecuada construcción de los instrumentos de
recolección, la investigación alcanza la necesaria correspondencia entre
teoría y hechos.
Para la recolección de datos del presente trabajo de investigación, se
aplicaron diversas técnicas que se explican a continuación:
3.3.1. Observación Directa
Consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la
captación de la realidad que se quiere estudiar
Es una técnica antiquísima, a través de sus sentidos, el hombre capta la
realidad que lo rodea, que luego organiza intelectualmente.
Por medio de esta técnica, se logró estudiar el movimiento que se lleva
a cabo en almacén de producto terminado ubicado en la planta Santa Cruz
de la empresa Snacks América Latina, además permitió estudiar la
distribución actual que posee el almacén y su incidencia en el desarrollo de
las actividades de control y manejo de productos terminados, a través de las
repetidas observaciones se permitió establecer un diagnostico de la situación
y realizar los respectivos análisis de cada una de las etapas que conforman
el proceso que allí se lleva a cabo.
La observación se logró, con la ayuda de un instrumento llamado
Registro Anecdótico en donde el investigador anota en una especie de diario
cada situación o hecho relevante que se desarrolle dentro del sistema en
estudio.
La observación permitió la verificación de la realidad con lo establecido
en los distintos manuales de aseguramiento de la calidad que posee la
64
empresa y que establecen el cómo se debe ejecutar cada actividad para
garantizar así, un servicio y producto de alta calidad.
3.3.2. La Entrevista:
Con respecto a esta técnica, explica Sabino (1999) en su libro sobre
proyecto de investigación, que consiste en una interacción entre dos
personas, una de las cuales - el investigador - formula determinadas
preguntas relativas al tema en investigación, mientras que la otra - el
investigado - proporciona verbalmente o por escrito la información que le es
solicitada.
Es la entrevista, una forma específica de interacción social que tiene
por objeto recolectar datos para una indagación.
Con ayuda de la entrevista, se logró obtener información con respecto
al proceso y corroborar aspectos destacados en la observación, estas
entrevistas consistían en preguntas que surgieron a medida que se estudiaba
el proceso, comentarios que realizaban las personas que laboran día a día
en los almacenes de Snack América Latina, éstas entrevistas en su gran
mayoría, no eran guiadas por un cuestionario, lo que lleva a decir que es del
tipo no estructurada. Con respecto a las Entrevistas Nos Estructuradas, es
aquella en que existe un margen más o menos grande de libertad para
formular las preguntas y las respuestas. No se guían por un cuestionario o
modelo rígido, es decir, no hay una guía de preguntas por el cual el
entrevistador obtiene la información de su entrevistado. Se busca en esta
técnica, un proceso de comunicación entre los participantes lo más cómodo
posible a fin de establecer un grado de familiarización que facilite la
obtención de la información.
También se aplicó un cuestionario los responsables principales de la
gestión de almacén principal de la empresa Snack Latinoamérica, lo que
entra dentro de la modalidad de Entrevista Formalizadas, con respecto a
65
este tipo de entrevista, el trabajo anteriormente mencionado (Metodología,
2002, disponible en:
http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm)
hace mención definiéndola de la siguiente manera: “Se desarrollan en base
a un listado fijo de preguntas cuyo orden y redacción permanece invariable.
Entre sus principales ventajas, podemos mencionar su rapidez y el hecho de
que pueden ser llevadas a cabo por personas con mediana preparación, lo
cual redunda en su bajo costo.”
Las preguntas que constituyen a la guía en cuestión, son del tipo
abiertas, donde el entrevistado tiene una amplia libertad de expresar
aspectos destacados de la situación en estudios.
3.3.3. Cuestionario:
Con respecto a esta técnica, las herramientas de recolección de datos
(Metodología,
2002,
disponible
en:
http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm )
la enmarcan bajo el tipo de Entrevista Formal.
Esta técnica se aplicó con ayuda de un instrumento (cuestionario)
integrado por once (11) ítems, que representan a las distintas variables en
estudio, y cuyo resultado va a expresar su comportamiento en el desarrollo
del problema para así aplicar las soluciones adecuadas, éste instrumento se
presenta a continuación:
CUESTIONARIO
1. ¿Esta Ud. Conforme con los tiempos de entrega de producto terminado a
los clientes en el área de almacén?
SI
NO
De ser su respuesta NO, colocar: ¿Por qué?
66
2. ¿Como considera Ud. Que es el sistema de transporte para el traslado de
los productos terminados dentro del área de almacén?
EXCELENTE
MUY
BUENO
BUENO
PUEDE
MEJORAR
Si responde la tercera o cuarta opción, entonces responda: ¿Por qué?
3. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un sistema de control que permita
verificar el nivel de servicio de los centros de distribución y despachos
directos?
SI
NO
De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué?
4. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un control de quejas en la
prestación de los servicios que ejecuta el área del almacén de producto
terminado de la empresa?
SI
NO
De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué?
5. ¿Como considera el desempeño de las labores de distribución y almacén
dentro de la empresa?
EXCELENTE
MUY
BUENO
BUENO
PUEDE
MEJORAR
6. ¿Considera Ud. Que se cuenta con el personal suficiente para llevar a
cabo la administración de los almacenes?
SI
NO
67
7. ¿Cómo considera el desempeño del Sistema de Manejo de Inventario
dentro del área de almacén?
EXCELENTE
MUY
BUENO
BUENO
PUEDE
MEJORAR
8. ¿El proceso de control de entrada de producto terminado dentro del área
de almacén genera retraso en los tiempos de entrega?
SI
NO
De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué?
9. ¿El proceso de control de salida de producto terminado dentro del área
de almacén genera retraso en los tiempos de entrega?
SI
NO
De ser su respuesta SI, colocar: ¿Por qué?
10. ¿Considera Ud. Que los costos que genera el almacén a su división se
ven reflejados en la productividad del mismo?
SI
NO
De ser su respuesta NO, colocar: ¿Por qué?
11. ¿Qué fallas ve Ud. En la actual administración de los almacenes de la
empresa?
Nombre al menos 3 fallas que Ud. Detecte en el sistema.
Este método en bastante ventajoso ya que pueden ser aplicadas por
personas que posea una mediana preparación, además éste instrumento no
genera altos costos su aplicación.
Los cuestionarios lo definen (Metodología, 2002, disponible en:
http://server2.southlink.com.ar/vap/recoleccion%20de%20los%20datos.htm )
68
como “un método para obtener información de manera clara y precisa, donde
existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante reporta
sus respuestas.”
3.3.4 Técnicas de Análisis
Dentro de las técnicas de análisis empleadas, se utilizó el análisis
cualitativo con ayuda de la Observación directa y la entrevista no
estructurada al área en estudio, lo que permitió detectar las causas y poder
dar explicación de lo que allí estaba ocurriendo. Este análisis se realizó con
ayuda de la investigación descriptiva.
El análisis cuantitativo está representado por los tratamientos
estadísticos, empleando la estadística descriptiva, a través de la tabulación,
representando porcentajes, de las causas establecidas en los Diagramas
Pareto, a fin de jerarquizarlas y poder definir la estrategia a seguir para dar
solución a la problemática.
3.3.5 Diagramas de Flujo
Herramienta empleada para representar los procesos que se llevan a
cabo dentro de cualquier organización productiva, gracias a ellos se puede
apreciar con detalle las actividades involucradas a fin de detectar fallas que
inciden en el correcto desarrollo de las mismas.
En el presente trabajo, está técnica permitió observar lo que estaba
ocurriendo dentro del proceso que se desarrolla en la administración del
almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa
Snacks Latinoamérica.
3.3.5 Diagramas Causa –Efecto
Herramienta estadística básica empleada para la identificación y
resolución de problemas y mejoras de la calidad, se utiliza para analizar las
causas potenciales de variación de los procesos.
69
Este diagrama se construyó con ayuda de
los principales
responsables del proceso de almacenaje de producto terminado de la
empresa Snacks Latinoamérica. Este diagrama se muestra en el capítulo de
análisis de resultados en donde se apreciaran las principales causas a juicios
de los investigadores y responsable del proceso productivo
3.3.6 Diagrama Pareto
Herramienta estadística, que al igual que los Diagramas Causa Efecto
son empleadas para la identificación y resolución de problemas, a diferencia
del anterior éste identifica y clasifica las fuentes de error más importantes
dentro del proceso productivo; las principales causas deben de representar el
80% del total de fallas que presenta la línea en cuestión.
En el presente trabajo se construyó el diagrama que está registrado en
el capítulo de análisis de resultados, para el cálculo de los porcentajes se
realizó una lista de fallas (ver cuadro 1) registradas en el proceso y donde los
responsables del mismo reflejaran su parecer.
3.4. Procedimiento
El procedimiento que se llevó a cabo para la realización de la presente
investigación, es el siguiente:
Fase 1: Diagnostico de la situación actual del almacén de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina.
Ésta fase se llevo a cabo con el objetivo de establecer relación con
cada una de las etapas que distinguen el proceso que se lleva a cabo en los
almacenes de producto terminado de la planta Santa Cruz, de la empresa
Snacks América Latina.
En ésta fase, se recogió información necesaria acerca de las
características del proceso con ayuda de un Registro Anecdótico, además de
solicitar a la empresa documentos necesarios que consistían en manuales
que describían cada una de las etapas del proceso, además de logró
70
conocer
el
funcionamiento
del
modulo
principal
que
gestiona
la
administración de los almacenes en todos sus aspectos.
Fase 2: Aplicación de los instrumentos de medición a los responsables
del proceso que se lleva a cabo en el Almacén de Producto Terminado
de la planta Santa Cruz de la empresa Snacks América Latina
En ésta segunda fase se aplicaron los instrumentos como las
entrevistas guiadas a fin de realizar los análisis respectivos para así
comprender, explicar y solucionar la problemática desarrollada.
Se llevó a cabo la entrevista formal a los diversos responsables del
proceso a fin de comprender y acercarse con mayor precisión al fenómeno
de estudio.
Fase 3: Análisis e interpretación de datos recogidos en la Fase 1y 2.
Ésta fase se caracteriza por estudiar los resultados de las encuestas y
entrevistas ejecutadas en la fase 2, además de analizar y efectuar posibles
explicaciones a la problemática planteada con ayuda de la Fase 1.
Fase 4: Diseño de la Propuesta
La presente fase es el producto de los resultados obtenidos y
analizados de la Fase 3, a partir de allí se plantea la propuesta en función de
las necesidades del almacén de producto terminado de la planta Santa Cruz,
de la empresa Snacks América Latina.
Para la elaboración de ésta fase es necesario la ejecución de las tres
fases (3) anteriores.
71
Esquema del Procedimiento
Figura 17: Esquema del procedimiento de la investigación
Fuente: Los investigadores (2004)
Fase 2
Fase 1
Aplicación de los
Diagnostico
de
instrumentos
de
la situación actual del
medición
almacén de producto
responsables
terminado de la planta
proceso que se lleva a
Santa
la
cabo en el almacén de
Snacks
producto terminado de la
Cruz,
de
empresa
América Latina.
a
Cuestionarios
los
del
Guía de
Entrevistas
planta Santa Cruz, de la
empresa
Snacks
América Latina.
Fase 3
Análisis
Fase 4
PROPUESTA
e
interpretación de datos
recogidos en la Fase 2
y la Fase 1.
72
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS
4.1 Diagnostico General
Diagnostico de la situación actual del almacén de producto terminado
de Snacks Latinoamérica.
Para la elaboración del presente diagnostico, se contó con la
Observación Directa, las entrevistas no estructuradas a los trabajadores del
área y el análisis de los diferentes manuales de procedimientos con que
cuenta la empresa, el cual contiene los pasos en que se debe ejecutar cada
operación, a fin de describir la gestión que se lleva a cabo en el área de
almacén de producto terminado (PT) de la empresa Snacks América Latina .
Este diagnostico, permitió a los investigadores, conocer de cerca la
problemática, y dentro de un esquema analítico buscar las posibles
soluciones.
El presente diagnostico está representado en un diagrama de flujo que
contiene las actividades principales de recepción, almacén y despacho en la
gestión de almacén de producto terminado, el resto de las operaciones están
contenidas en el anexo 2 del presente trabajo de investigación.
73
Proceso básico: SISTEMA DE ADMINISTRACION DE MANUFACTURA
Proceso: Administración de Inventario de Producto Terminado (P.T)
Subproceso: Entrada de Producción a Almacén de Producto Terminado (P.T)
1
Operador: Recibe la paleta de P.T. del área de Producción y verifica que la
Recibe la paleta y
Verifica su
información contenida en el ticket "Control de Producción" que identifica la paleta sea
integridad
igual a lo que recibe físicamente, específicamente en lo que se refiere a:
-Que la información del ticket "Control de Producción" sea igual en sus tres partes.
-Que se trate del producto que indica el ticket "Control de Producción".
-Que las cantidades registradas en el ticket "Control de Producción" sean iguales a las
que recibe físicamente.
-Que se mantenga el número correlativo en el ticket "Control de Producción".
-Que el color que identifica al ticket "Control de Producción" corresponda a la línea de
donde proviene el producto.
74
2
Operador: Si no hay diferencia entre el ticket y la paleta continuar en el siguiente
17
SI no hay
paso, caso contrario ir al paso 17.
diferencia entre e
3
Operador: Perfora las tres partes del ticket "Control de Producción" para dar
Perfora de Vo.Bo.
conformidad al contenido de la paleta y entrega una parte del ticket a Producción, otra
las tres partes de
ticket y las entrega
parte a la alcabala del Almacenista de P.T, conservando una tercera parte la paleta
como identificación.
4
Operador: Mantiene un registro correlativo de los tickets revisados en una hoja de
Realiza registro
correlativo en hoja
control.
control.
75
5
Obrero de Producción: Continúa el traslado de la paleta hacia la entrada del
Continúa traslado
Almacén de Producto Terminado.
de paleta a
Almacén de P.T.
6
Almacenista de P.T: Recibe la paleta y registra la información contenida en el ticket
Registra
en una hoja de control, clasificando la información por producto recibido durante el
información del
ticket en hoja
turno.
7
Ayudante de Almacén : Recibe la paleta y la traslada con la traspaleta al lugar que le
Traslada la paleta
a Almacén de P.T.
corresponde en el Almacén de P.T.
76
8
Almacenista de P.T. : Registra inmediatamente la información contenida en el ticket
Registra
"Control de Producción" en una hoja de cálculo detalle de tickets recibidos durante el
información de
ticket en Hoja
turno, indicando:
-fecha del día.
-número correlativo del ticket "Control de Producción".
-número de la Orden de Producción.
-código del producto.
-cantidad de producto.
-número del Almacén donde entra.
Nota: Si no es posible cargarlo en el Sistema se realiza un registro manual y se
actualiza en el Sistema en cuanto sea posible.
9
Almacenista de P.T. : Transcribe en el Sistema Truck, toda la información contenida
Registra
información en
en la hoja de cálculo detalle de todos los tickets recibidos durante su turno, para
SBP
generar un "Parte de Entrada" por Orden de Producción, al que le anexa la hoja de
cálculo detalle.
77
10
Coord. de dist. y Logistica (Planta) : Verifica, conjuntamente con el Almacenista de
Verifica el registro
P.T., que se hayan registrado en el Sistema Truck toda la información
hecho en el Truck
correspondiente al turno y que la misma coincida con los "Partes de Entrada" por
Orden de Producción que se hayan generado y con la hoja de cálculo detalle.
11
Coord. de dist. y Logistica (Planta): Imprime y firma los "Partes de Entrada"
Imprime y firma
validando su contenido.
validando
12
Coord. de dist. y Logistica (Planta): Informa, vía correo electrónico, al Coordinador
Informa entradas
de Producción las entradas de producto terminado registradas en cada turno,
de P.T.
registradas.
especificando unidades producidas y la orden de producción asociada.
13
Coordinador de Producción: Verifica que el registro de entrada de producto
Verifica registro de
entradas en Truck.
terminado hecho en el Sistema Truck haya viajado correctamente en la interfase con
el sistema OPM Multibach y estén asociadas a la orden de producción respectiva.
78
14
Coordinador de Producción: Verifica con el Coord. de dist. y Logistica (Planta) que
Verifica
coincida la información de "Partes de Entrada" y controles de producción, firmándola
información y firma
de Vo.Bo.
Nota: si existe alguna diferencia, se valida la información con la registrada tal como se
indica el punto 6, hasta aclarar el error.
15
Coord. de dist. y Logistica (Planta): Le entrega una copia firmada de los "Partes de
Entrega copia para
Entrada" al Coordinador de Producción para su control.
control.
16
Coord. de dist. y Logistica (Planta): Archiva el original de los "Partes de Entrada"
Archiva original
para cualquier consulta y/o aclaración posterior.
18
79
17
Operador: Si existe diferencia entre la información contenida en el ticket "Control de
Devuelve paleta
Producción" y lo que se encuentra en la paleta físicamente, devuelve la paleta de P.T.
de P.T. a
Producción
al Supervisor de línea del área de Producción, anulando el ticket "Control de
Producción" para evitar enmendaduras.
Nota: Se aceptarán paletas incompletas para evitar que el producto se quede de
manera indefinida en Producción.
18
FIN DE
DIAGRAMA
Proceso: Administración de Inventario de Producto terminado (P.T)
Subproceso: Salida de producto terminado al Centros de Distribución (C.D)
1
Request 2000 (R-2000): Consolida información de inventarios en Almacén de los
Transmite Plan
sugerido de
C.D. y en Planta al final del día y genera un Plan Sugerido de Despacho, tomando en
despacho
cuenta los parámetros establecidos por la Dirección de Ventas, en cuanto a
existencias en almacén de cantidades de producto por días de inventario.
80
2
Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición) : Analiza en el Plan Sugerido
Analiza el Plan
de Despacho el pedido de cada C.D., de acuerdo a los días de inventario que la
Sugerido de
Despacho
Dirección de Ventas ha determinado para el C.D., revisa los productos en tránsito que
han sido despachados para el mismo, la disponibilidad de la flota de carga y la
capacidad de producción en Planta para atender el pedido.
3
Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición): Elabora un Plan de Pre-
Elabora Plan de
despacho Standard, si hay suficiente producción en Planta para responder a las
Pre-despacho
cantidades solicitadas. Si la demanda de productos solicitados desde el C.D. es
mayor a la capacidad disponible en Planta, elabora un Plan de Pre-Despacho por
Distribución, que procura atender las cantidades solicitadas en lo posible, de acuerdo
a la capacidad de producción de la Planta.
Nota: La hoja del Plan de Pre-despacho incluye las cantidades a despachar de cada producto, el
nombre del chofer y del transporte que realizará la carga y el C.D. de destino.
4
Planificador de DRP(Distribución Plan Reposición): Entrega Plan de Pre-
Entrega Plan de
Pre-despacho a
Almacenista
Despacho al Almacenista de despacho.
81
5
Almacenista de Despacho : Recibe de manos del planificador de DRP el Plan de
Recibe Plan de
Pre-despacho para el C.D. señalado en el documento.
Pre-despacho
6
Almacenista de Despacho : Prepara el transporte señalado en el Plan de Pre-
Prepara el
despacho en la rampa para ser cargado con los productos respectivos.
transporte en la
rampa
7
Almacenista de Despacho : Solicita los productos al Almacenista de P.T. en las
Solicita productos
cantidades que señala el Plan de Pre-despacho para cargar el transporte que se
al Almacenista de
P.T.
encuentra en la rampa.
8
Almacenista de P.T. : Verifica las cantidades de producto que se solicitan en el Plan
Verifica cantidades
de producto y les
de Pre-despacho y les da salida del almacén de producto terminado hacia la rampa
da salida
de llenado.
82
9
Almacenista de Despacho : En conjunto con el chofer, supervisa que se carguen los
Supervisa el
productos solicitados en el Plan de Pre-despacho en el transporte indicado.
llenado del
transporte
Nota: Si hay variación entre los productos solicitados y los recibidos desde el almacén de P.T., lo
aclara con el Almacenista de P.T. y registra lo recibido y lo que será enviado al C.D. efectivamente en
el Plan de Pre-despacho.
10
Almacenista de Despacho : Verifica que se cierre apropiadamente la carga en el
Verifica el precinto
transporte y que se le coloque un precinto de seguridad, en presencia del conductor,
del transporte
para luego firmar ambos de conformidad el Plan de Pre-despacho.
11
Almacenista de Despacho : Regresa a la oficina de Distribución y Logística el Plan
Regresa Plan de
de Pre-despacho donde se especifica claramente las cantidades por producto
Pre-despacho a
Distribución
enviados al C.D., para que un almacenista transcriba las cantidades y demás datos
que se señalan en el Plan de Pre-despacho, cargándolo en el Sistema Truck.
12
Almacenista de Despacho : Transcribe el contenido del Plan de Pre-despacho en el
Transcribe
contenido Plan
Sistema Truck, registrando fielmente las cantidades de producto despachado hacia el
Pre-despacho en
C.D., datos del transporte y del chofer, número del precinto, C.D. de destino para la
carga.
Nota: En caso de que el Sistema Truck presente fallas o existan condiciones que imposibiliten su uso,
se realizará el registro del despacho manualmente en los formatos diseñados a este fin en caso de
contingencia.
83
13
Almacenista de Despacho : Genera la "Guía de Traspaso" que contiene los datos
Genera ´´Guía de
exactos del envío de producto al C.D., e imprime tres copias que serán enviadas al
Traspaso´´ con
tres copias
C.D. en un sobre cerrado para el control de recepción de los productos, que consiste
en la entrada de producto al Centro de Distribución, previa firma de conformidad por
el Almacenista de Despacho y el chofer.
14
Almacenista de Despacho : Emite una "Autorización de salida" para el transporte
Emite
cargado de productos, que contiene el nombre del transporte, el nombre del chofer,
´´Autorización de
salida´´ al
el número del precinto y el C.D. de destino.
15
Almacenista de Despacho : Entrega al chofer del transporte la "Autorización de
Entrega al chofer
salida" y el sobre contentivo de las tres copias de la "Guía de Traspaso".
Autorización de
Salida y Guía de
Nota: El C.D. conservará una copia de la "Guía de Traspaso" para su archivo y devolverá las otras dos
debidamente firmadas y conformadas al chofer, para su envío a la Planta. En Planta se conservará
una copia para el control de recepción del despacho y se le entregará una copia al chofer para
tramitación de su pago.
16
FIN DE
DIAGRAMA
84
Elaborado el diagrama de flujo del proceso que se desarrolla en el
almacén de producto terminado de la empresa Snacks América Latina, se
determinó que para el control de dichos procesos existen un conjunto de
documentos necesarios a manejar a fin de garantizar el control de entradas y
salidas de producto terminado (PT) del área de almacén, todos ellos
generados por el sistema de control de inventario de la empresa en cuestión.
No existe un sistema de codificación tal, que permita el fácil acceso a
la mercancía a despachar, no existe un sistema de identificación de zonas a
fin de reducir el movimiento de los montacargas dentro del área de almacén,
es decir, no hay una personalización clara y precisa de los pasillos a fin de
evitar traslados innecesarios que le restan operatividad al proceso.
El traslado de mercancías es dificultoso debido a la mala distribución
del lay-out dentro del almacén, no existe una identificación de las mismas, a
fin de hacer más fácil la localización de los diversos productos terminados en
almacén, hay cajones mal colocados y, se corre un alto riesgo de accidentes
para el trabajador y el producto terminado a movilizar.
No existe un control de calidad continua que permita verificar si los
procesos se llevan a cabo, están acorde con el manual de aseguramiento de
la calidad de la empresa, los equipos de transporte son obsoletos y el
almacén no sigue una distribución acorde a lineamientos de seguridad y
control de las mercancías allí almacenadas
No hay un sistema de seguridad industrial lo suficientemente
adecuado, a fin de reducir los riesgos de accidentes a las personas que allí
laboran y al diverso productos terminados que allí se maneja.
No se cuenta con el suficiente personal capacitado, para las
operaciones de control de entrada y salida de materiales.
No hay un sistema de control para medir el grado satisfacción del
cliente.
A través del Diagrama Causa –Efecto, se observó de manera más
clara y resumida el entorno que rodea a la problemática planteada, a fin de
85
corroborar las fallas detectadas por la Observación Directa con ayuda de los
Registros Anecdóticos instrumento que registró el comportamiento del
fenómeno en estudio y donde el investigador anotó aquellos aspectos
relevantes que incidían notablemente en el desarrollo de la problemática.
El presente diagrama está ubicado en la figura 18
86
Figura 18.Diagrama Causa - Efecto
Fuente: Los Investigadores (2004)
Aprovechamiento
Identificación de los
del espacio físico
P.T
Área
No existe señales o
congestionada
símbolos
Personal
Demasiados ítems que
Escasez
que
de los P.T
de los P.T
controlar
No se trabaja acorde a los
Falta de
Inadecuada
Identificación
Mala distribución de los P.T
Retrasos en la
indique su estado o
distribución
Métodos
inadecuada
procedimientos establecidos
recepción y despacho
adiestramiento
Desconocimiento
de funciones
Inadecuada gestión
del almacén de
producto terminado
de Snacks América
Incumplimiento en la normativa
existente
No
hay
una
adecuada
codificación
Dificultad en toma física
Altos índices de
PT vencido
No hay una adecuada clasificación
Inadecuada
del producto terminado
ubicación
Medio Ambiente
Cruz
automatización
Condiciones de Seguridad
inadecuadas
Latina, planta Santa
Falta de
Producto Terminado
Inventario
87
4.2 Análisis de la Técnica Causa –Efecto
Método: Los métodos ejecutados en el almacén principal no siguen
un procedimiento acorde a lo definido en los diversos manuales de
aseguramiento de la calidad. Se movilizan el producto terminado sin seguir
los parámetros necesarios, a fin de reducir los productos obsoletos y los
riesgos de accidente. Se trabaja con equipos que no siguen un sistema
constante de mantenimiento.
Se debe de implantar políticas, a fin de que se desarrolle las
actividades en función de normas de calidad establecidas, que garantice la
calidad del producto.
Personal: El proceso que se desarrolla en Snacks América Latina es
muy complejo y consta de operaciones de verificación, manejo de
documentos, asentamientos de operaciones en sistemas informáticos,
elaboración de notas según la actividad a ejecutar a través del Sistema
Truck, y para ello se necesita de personal adiestrado, capacitado y que se
maneje en función de la normativa implantada a partir de los manuales con
que cuenta la empresa.
No existe un completo conocimiento de las operaciones por parte del
personal y es por ello que se debe de dar a conocer a cada trabajador su
papel dentro de la organización y la importancia de esté en el alcance de los
logros, se debe de contratar más personal para el área de almacén y aplicar
programas de adiestramiento.
Identificación del Producto Terminado: Los materiales deben
movilizarse de forma planificada mediante parámetros establecidos, donde
se debe de conocer con exactitud, su ubicación dentro de almacén y contar
con el equipo adecuado para su movilización.
88
Actualmente no hay señales que permita distinguir cuales productos
terminados están o no aptos para el uso de la compañía y no existe un
control sobre el estado físico de éstos.
Son muchos los productos que elabora Snacks América Latina y para
ello debe existir una adecuada clasificación a fin de distinguirlos, pero
actualmente no existe, lo que lleva a gastar un tiempo necesario en la
búsqueda de un producto a despachar ya que no se conoce a exactitud
donde se encuentra, cuando el almacén se encuentra en sobre stock por
estacionalidad.
Se debe aplicar un sistema para la identificación y clasificación de
productos para así diseñar un adecuado sistema de almacenamiento.
Aprovechamiento del espacio físico: Las áreas del almacén
principal de Snacks América Latina están muy congestionadas, no hay
identificación de pasillos para la movilización de los materiales en almacén.
Se encuentra una cantidad de material y producto terminado obsoleto
que ocupa un espacio que es necesario para el desarrollo de actividades que
brinden valor agregado al proceso.
Medio Ambiente: No hay condiciones de seguridad para preservar los
diversos PT que fabrica la empresa dentro de almacén por el incumplimiento
en la normativa vigente lo que pone en riesgo la calidad de la mercancía a
distribuir.
Producto Terminado: No tienen un sistema de identificación
adecuado, bajo la codificación de códigos de barras lo que sistematizaría así
el control en el movimiento de los materiales y facilitaría el manejo del
inventario y su ubicación en almacén.
Mala ubicación de productos lo que impide llevar al día los
movimientos ejecutados en almacén que origina los altos índices de los
productos terminados vencidos.
Inventario: El inventario es llevado a través de documentos que son
asentados en el sistema pero éste no controla por completo la diversa gama
89
de PT dispuestos en almacén. El sistema no facilita los movimientos ya que
no identifica su ubicación dentro del área.
A finales de año se torna difícil llevar a cabo la gestión ya que deben
realizarse las operaciones y asentamientos de manera manual lo que genera
demoras en el despacho y se corre el riesgo de notas de devoluciones por
parte del cliente.
La mala distribución presente en almacén origina las diferencias
existentes, de inventario físico versus el inventario teórico.
4.3 Análisis del Diagrama Pareto
Con el diagrama Causa Efecto se realizó un estudio para definir las
causas más relevantes de la gestión del almacén de producto terminado (PT)
de la empresa Snacks América Latina
El grupo seleccionado para la elaboración y selección de las causas
más relevantes que afectan al sistema estuvo integrado por los responsables
del proceso logístico de los almacenes de PT de la empresa, que estaba
integrado por los supervisores del proceso que se ejecuta en el área en
cuestión.
Tomando en cuenta el concepto de Pareto, que señala que el 80 por
ciento aproximado de las causas posibles, que dan origen al problema en
cuestión, están concentradas generalmente en 3 o 4 situaciones, se quiere
entonces tratar de llevar esta definición a la realidad en la actual gestión del
almacén de PT de la empresa Snacks América Latina.
En la tabla 1 se muestra el resultado de la selección de las causas y
su correspondiente jerarquización obtenidas a través de la observación y las
cuales fueron evaluadas por los responsables de la actual administración que
se ejecuta en el almacén de PT. La gráfica 1 representa el Diagrama Pareto.
90
Tabla 1: Resumen de las causas más significativas del Diagrama Causa
Efecto de la problemática existente en la gestión del almacén principal de la
empresa Snacks América Latina.
Nº
Alternativas
%
1
Falta de personal
2,16
2
Mala distribución del P.T en almacén
22,30
3
Identificación inadecuada de P.T
17,27
4
Falta de adiestramiento de personal
1,44
5
Áreas congestionadas
13,67
6
Demasiados sistema de control (documentos, confirmación y verificación
3,60
física)
7
Los procesos no se rigen por el manual de procesos de la empresa
1,44
8
Iluminación inadecuada
0,00
9
P.T expuesto al polvo
0,00
10
Falta de código de barras en los P.T
14,39
11
Falta de sistematización de los P.T
12,95
12
Ubicación inadecuada de los P.T en almacén
2,16
13
P.T vencido
2,88
14
Retrasos de las operaciones de recepción de P.T
2,16
15
Retrasos de las operaciones de despacho de P.T
2,16
16
Sistema de inventario no automatizado
1,44
Total
100
Fuente: Los investigadores (2004)
A continuación se presenta el Diagrama de Pareto que registra el
porcentaje de cada causa involucrada en el desarrollo de la problemática.
91
El diagrama presente en la gráfica 1, consta de un eje vertical que
contiene los porcentales acumulados y el eje horizontal contiene cada uno de
los ítems evaluados, ordenados éstos, de manera decreciente en función a lo
establecido en la tabla 1, cuyo orden se visualiza en la tabla 2 permitiendo
así detertac los problemas que presenta la actual administración del almacén
de producto terminado de Snacks América Latina.
92
DIAGRAMA PARETO. Empresa: Snacks América Latina
120,00
100,00
100,00
95,68
Acumulado (%)
Porcentajes (%)
89,21
80,00
80,58
60,00
53,96
40,00
22,30
20,00
0,00
2
3
10
5
11
6
13
1
12
14
15
4
7
16
Alternativas
Gráfica 1: Diagrama Pareto Fuente: Los Investigadores (2004)
8
9
93
Del análisis del Diagrama Pareto, se puede observar que el 80,58%
de las causas se encuentran concentradas en cinco (5) causas las cuales
se registran en la tabla 2.
Tabla 2: Causas que inciden en la actual gestión del almacén de
producto terminado de la empresa Snacks América Latina, ordenadas en
forma descendente.
Nº
Alternativas
%
2
Mala distribución de P.T en almacén
22,30
3
Identificación inadecuada de P.T
17,27
10
Falta de código de barras en los P.T
14,39
5
Áreas congestionadas
13,67
11
Falta de sistematización de los P.T
12,95
6
Demasiados sistema de control (documentos, confirmación y verificación
3,60
física)
13
P.T vencido
2,88
12
Ubicación inadecuada de los P.T en almacén
2,16
1
Falta de personal
2,16
14
Retrasos de las operaciones de recepción de P.T
2,16
15
Retrasos de las operaciones de despacho de P.T
2,16
4
Falta de adiestramiento de personal
1,44
7
Los procesos no se rigen por el manual de procesos de la empresa
1,44
16
Sistema de inventario no automatizado
1,44
8
Iluminación inadecuada
0,00
9
P.T expuesto al polvo
0,00
Fuente: Los investigadores (2004)
Como se puede apreciar en el cuadro 2, las principales causas que
afectan la actual gestión, corresponde a eventos relacionados en su gran
mayoría a la distribución que presenta el actual almacén de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina. La causa de mayor
relevancia dentro del cuadro en cuestión,
corresponde a la mala
distribución del producto terminado, representando un 22,30% del total de
las causas evaluadas, junto a ello se encuentra la identificación
inadecuada de los productos terminados dentro de almacén con un
94
17,27% seguido de la falta de un sistema de codificación bajo el código
de barras con un 14,39% de incidencia, estas tres principales causas
corresponde a una distribución inadecuada de los productos que se
encuentran en almacén.
Entre el resto de las causas, es importante destacar todas aquellas
que corresponden a las características del proceso que se desarrolla
dentro del almacén de producto terminado, donde la falta de personal, su
adiestramiento, el sistema de inventario que se desarrolla en la actualidad
son causas que destacan y que son importantes tener en cuenta a la hora
de diseñar la nueva gestión de almacén.
Como se puede apreciar en el cuadro 2, existen cinco (5) causas
que acumulan el 80,58% siguiendo la definición del diagrama pareto, si la
empresa Snacks América Latina, se dedica a mejorar las causas
expuestas que engloban el acumulado anteriormente mencionado, la
gestión de almacén mejoraría de forma considerable. Gran parte de las
causas en el desarrollo de la gestión de almacén de PT de Snacks
América Latina, corresponde a fallas de disposición física y la necesidad
de mejorar el proceso de automatización de los procesos que se lleva a
cabo en el área de estudio a fin de hacer la gestión más óptima y así
cumplir con efectividad y eficiencia con los respectivos clientes de la
compañía.
La actual propuesta se enfocará en atacar éstas primeras cinco (5)
causas, registradas en el cuadro 2 y en el grafico 1 del Diagrama Pareto a
fin de solucionar la problemática planteada empleando un sistema
automatizado que controlará los movimientos de PT dentro de almacén a
fin de aprovechar de forma óptima el espacio y mejorar los tiempos de
respuesta al cliente final.
95
4.4 Análisis del Instrumento de recolección de datos
Gráfico 2: Tiempos de entrega de materiales
Ítem 1: ¿Esta Ud. Conforme con los tiempos
de entrega de producto terminado a los
clientes en el área del almacén?
10%
10%
si
no
no contestó
80%
Según el grafico 2, el 80% de la población encuestada opina que
se encuentran conformes con los tiempos de entrega de los productos
terminados al diverso personal que labora en almacén, mientras que el
10% opina lo contrario, ya que considera que los tiempos deberían ser
más cortos, alegando que existe una descoordinación entre las áreas
involucradas en el desarrollo de las actividades del área en cuestión, lo
que impide que se logre un tiempo óptimo de respuesta, mientras que un
10% prefirió no emitir ninguna opinión ya que no poseen la información
suficiente para definir lo bueno o no de los tiempos de entrega de
producto terminado al personal que labora en almacén.
Grafico 3: Sistema de Manejo de Producto Terminado
2. ¿Como considera Ud. Que es el sistema
de transporte para el traslado de los
productos terminados dentro del área de
almacén?
10%
10%
20%
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Puede Mejorar
40%
20%
no contestó
96
A través del ítem 2, el grafico 3 refleja que el 40% de la población
encuestada opina la necesidad de mejorar el sistema de transporte, ya
que los montacargas presentan fallas que son necesarias de reparar o
sustituir por nuevos vehículos, a fin de reducir los tiempos de entrega de
materiales al personal del almacén, dentro de ésta población que opina la
necesidad de mejorar, consideran la necesidad de automatizar el sistema
de transporte, a fin de reducir los tiempos de recepción, almacenamiento
y despacho, muy especialmente para aquellos pedidos de carácter de
urgencia.
El resto de los encuestados consideran en un 20% que es bueno y
otro 20% muy bueno, apenas un 10% lo considera realmente excelente y
otro 10% prefirió no opinar ya que alegan no tener la información
suficiente para poder juzgar con precisión el Sistema de Manejo de
Transporte de la compañía.
Grafico 4: Sistemas de control en el amacén de producto terminado
3. ¿Considera Ud. Que se debería llevar un
sistema de control que permita verificar el
nivel de servicio de los centros de
distribución y despachos directos?
0%
si
no
100%
El 100% de los encuestados a partir del grafico 4, opinan la urgente
necesidad de llevar un control como indicador del desempeño de las
actividades dentro del almacén a través del grado de satisfacción del
cliente, a fin de medir el desempeño de la gestión de almacenes que
desarrolla hoy por hoy en Snacks América Latina.
97
Grafico 5: Control de quejas de servicios en almacén de producto
terminado
4. ¿Considera Ud. que se debería llevar un
control de quejas en la prestación de los servicios
que se ejecuta el área de almacén principal?
20%
80%
si
no
El 80% de los entrevistados concuerdan que es necesario llevar un
control de quejas con respecto al servicio prestado dentro del área de
almacén, ya que así, se detectaría con facilidad, las fallas que presenta el
proceso que se desarrolla en el almacén de PT de Snacks América
Latina, se permitiría además, realizar un seguimiento a fin de implantar
planes de mejoras a tiempo, con el objeto de erradicar las causas de las
fallas.
Un 20% considera no llevar éstos sistemas de control ya que
asumen que la tarea se ejecuta sin ningún tipo de anomalía.
Conocer el grado la satisfacción del cliente, permitiría poder
estimar a la empresa, el grado de eficiencia que ésta posee en el logro de
las actividades que integran el proceso productivo de la organización.
98
Grafico 6: Desempeño de los trabajadores de Snacks América Latina
5. ¿Como considera el desempeño de las
labores de distribución y almacén dentro de
la empresa?
30%
20%
Excelente
Muy Bueno
20%
30%
Bueno
Puede Mejorar
Según el grafico 6, el 30% de los encuestados considera que el
desempeño de las labores puede mejorar, mientras que otro 30% opina
que es muy bueno y un 20% está distribuido en un desempeño excelente
y otro 20% lo considera bueno.
Al definir un desempeño “bueno”, es porque realmente se sabe que
éste presenta fallas que no lo llevan a ser “muy bueno” o “excelente”,
sumado este porcentaje de bueno al de puede mejorar, el 50% de la
población aproximadamente sostiene en la necesidad de mejorar las
labores de los trabajadores ya que éstas están influyendo en su
rendimiento, e ahí un reflejo para el departamento de logística de la
empresa Snacks América Latina que debe de estudiar la posibilidad de
llevar a cabo estudios ergonómicos a fin de mejorar el rendimiento de los
operarios; es necesario tener en cuenta las ventajas de la ergonomía en
el desarrollo de los procesos, conociendo más a fondo este factor
aumentamos la productividad de la empresa.
99
Grafico 7: Estudio del personal operativo de los almacenes de Snacks
América Latina
6. ¿Considera Ud. Que se cuenta con el
personal suficiente para llevar a cabo la
administración de los almacenes?
30%
si
no
70%
La gran mayoría de los encuestados concuerdan a través del ítem
6 de la encuesta en cuestión, que es necesario incluir más personal
debido a la cantidad de operaciones que integra cada proceso que se
desarrolla en el almacén principal de la empresa, el 70% ven la necesidad
de contar con más personal operativo para llevar a cabo la administración
de los almacenes, mientras que el 30%, está conforme con la cantidad
actual de personal con que cuenta la empresa, como lo refleja el grafico 7,
ésta situación se puede corroborar con la cantidad de operaciones que
integra cada proceso que conforma la gestión, además de lo reflejado por
el Diagrama Pareto, donde entre las principales causas que afectan la
actual gestión, se encuentra la falta de personal cuyo porcentaje de
8,41% según el cuadro 2 y forma parte del 84,14% definido en el
Diagrama Pareto del gráfico1.
100
Gráfico 8: Sistema de Inventario en la gestión de almacén de los
productos terminados de la empresa Snacks América Latina
7. ¿Cómo considera el desempeño del Sistema
de Manejo de Inventario dentro del área de
almacén?
10%
10%
20%
30%
30%
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Puede Mejorar
No contestó
Un 30% considera que el Sistema de Inventario debe mejorar,
mientras que otro 30% establece que es bueno, pero hay que tomar en
cuenta
que
esta
opción
implícitamente
dice
que
no
se
está
completamente conforme con dicho sistema y que hay ciertas fallas que
no lo llevan a ser excelente.
Un 20% considera que el sistema es muy bueno, mientras que un
apenas 10% considera que es excelente, es decir, no presenta fallas, un
10% de la población prefirió no contestar ya que necesitan de más
información para poder emitir un juicio sobre el actual sistema de
inventario de la compañía.
Grafico 9: Control de entrada de materiales del almacén de Snacks
América Latina
8. ¿El proceso de control de entrada de
producto terminado dentro del área de
almacén genera retraso en los tiempos de
entrega?
10%
10%
si
no
no contestó
80%
101
Con respecto al control en la entrada de mercancías del almacén
principal el grafico 9 refleja que el 80% de los encuestados a través del
ítem 8, opinan que el control empleado en la entrada de producto
terminado, no genera retrasos en los tiempos de entrega lo que lleva a
concluir que la actividad se ejecuta de manera óptima a pesar de la
cantidad de operaciones de inspección y verificación, lo que apoya lo
apreciado en el cuadro 2 del Diagrama Pareto, donde los retrasos
generados en la zona de recepción de materiales no es un motivo
relevante que afecta la actual gestión, ya que apenas según el cuadro 2
representa el 5,61%, mientras que el 10% opina lo contrario y establecen
que si se genera retardos que afectan según ellos los tiempos de
despacho al cliente final, de hecho consideran que la actividad puede
mejorar, otro 10% prefirió no emitir ningún tipo de opinión ya que alegan
que necesitan de más información para poder decir si el proceso genera o
no retrasos en los tiempos de entrega.
Grafico 10: Control de salida de materiales del almacén de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina
9. ¿El proceso de control de salida de producto
terminado dentro del área de almacén genera
retraso en los tiempos de entrega?
40%
si
60%
no
Con respecto a la salida de producto terminado través del ítem 9, el
grafico 10 refleja que el 60% de los encuestados, opina que el control
aplicado para la salida de mercancías o materiales del almacén, no
genera retrasos en los tiempos de entrega al cliente, lo que permite inferir
que ésta actividad se ejecuta de forma óptima dentro de la gestión de los
almacenes, además es llevada a cabo por personal de la propia compañía
sin necesidad de requerir agentes externos, el 40% por el contrario, dicen
102
no estar conforme con los tiempos de entrega debido a los retardos
generados en el control a la salida de mercancías, ya que implica la
ejecución de tareas de inspección y verificación para lo que se requiere
tiempo para la verificación y permiso emitido por instancia superiores y el
personal operativo es insuficiente. Con respecto a esta actividad el cuadro
2 del Diagrama Pareto no la considera lo suficientemente relevante y
apenas tiene un 5,61% de incidencia, pero es una variable que se debe
de tener muy en cuenta ya que representa el punto final y el puente entre
la empresa y el cliente final.
Gráfico 11: Costos de la administración del almacén principal de Snacks
América Latina
10. ¿Considera Ud. Que los costos que
genera el almacén a su división se ven
reflejados en la productividad del mismo?
20%
40%
si
no
40%
no contestó
Según el grafico 11, a partir el ítem 10, el 40% de la población
encuestada considera que los costos de almacén afecta la productividad
de la compañía, mientras que otro 40% considera todo lo contrario y un
20% prefiere no opinar ya que necesitan manejar más información a la
hora de emitir cualquier juicio.
Con respecto al 40% que considera que los costos de la
administración del almacén principal afecta la productividad, implica que
la gestión actual genera altos costos que merma la capacidad de
inversión de la empresa en cambios que permita elevar su productividad.
Cambios que buscan mejorar los procesos de ejecución de tareas y
los métodos de recompensas a los trabajadores, con el objetivo de
generar un adecuado clima organizacional que eleve la productividad.
103
Si se aumenta la capacidad de inversión con el propósito de
mejorar los procesos que se desarrollan dentro del almacén de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina, los efectos de las
mismas se verán reflejados en:
9 Ingresos de empleados a la organización
9 Oportunidad de capacitación
9 Establecer programas de cómo definir metas, con el objetivo de
esclarecer los fines que se pretende lograr con la ejecución de la
tarea.
9 Rediseño de los puestos de trabajo
9 Incentivos saláriales
9 Conformación de equipos de trabajo
Si se disminuyen los costos que genera la presencia de los
productos terminados vencidos y de las diferencias de inventarios de la
toma física, esto creará una mayor utilidad a la compañía.
Grafico 12: Fallas en la administración de almacenes
11. ¿Qué fallas ve Ud. En la actual
administración de los almacenes de la empresa?
Falta de personal
Estructura del almacén
8%
12%
20%
Transporte
12%
12%
Espacio Físico
24%
4%
8%
Retraso Salida de
Mercancías
Retraso Entrada de
Mercancías
No tiene fallas
Sistema de Inventario
A fin de establecer las principales fallas que presenta la actual
administración, la estructura que presenta actualmente el almacén no es
la más óptima para garantizar seguridad en el manejo de materiales que
dan vida la proceso productivo de Snacks América Latina, el ítem 11 que
refleja las fallas que presenta el área de almacén muestra que un 24%
104
corresponde a la estructura del almacén según el grafico 12, lo que apoya
lo reflejado en el cuadro 2 y el gráfico 1 donde una de las causas que
afecta notablemente la actual gestión son producidas por la distribución
física con que cuenta el almacén principal de PT,
lo que genera un
inadecuado sistema de manejo de materiales dentro del área en donde se
desarrolla el fenómeno en estudio.
Es importante tener en cuenta que para que un sistema de manejo de
materiales, muy especialmente el que corresponde al manejo de producto
terminado de la empresa Snacks América Latina, se desarrolle de forma
óptima se debe cumplir con lo siguiente:
9 No se debe hacer esfuerzo físico indebido
9 No debe existir peligro para los hombres y/o materiales que
participan en el proceso.
9 Evitar que los recorridos sean largos para minimizar el riesgo de
accidente que atente contra la seguridad del operario y del
producto a transportar
9 Disminución de la obsolescencia
9 Nivelación de stock en los inventarios
Se acentúan estos requisitos, ya que actualmente el sistema de
almacenes de la compañía no los está considerando a la hora de manejar
y almacenar material.
Refiriéndose al gráfico 12, el 20% de las fallas reportadas están en
la falta de personal, seguido de los retardos en la entrada y salida de
mercancías cada una con un 12% , junto con un 12%, donde la población
alega que el sistema de inventario no facilita el desarrollo de la actual
gestión, fallas poco relevantes corresponden al transporte y el espacio
físico del almacén siendo la primera de 4% y la segunda de 8%
respectivamente, apenas un 8% considera que le proceso no tiene
ninguna falla.
Es importante destacar que las fallas que muchos consideran
tienen que ver con la distribución física del área en donde se desarrolla la
gestión del almacén de PT de la empresa Snacks América Latina.
105
CAPÍTULO V
PROPUESTA
La actual propuesta se basa en una primera parte de mejorar las
condiciones físicas del área de almacén de producto terminado de la
planta Santa Cruz, de la empresa Snacks América Latina, que en la
actualidad presenta inconvenientes en lo que respecta a su distribución
física, tal como se puede apreciar en el diagrama pareto del capítulo
anterior. Se busca atacar las cinco (5) principales causas que están
incidiendo en el desarrollo poco óptimo del proceso que se lleva a cabo
en el área de estudio, tal como se refleja la tabla 2 .
A través de la propuesta se busca disminuir las mermas y mejorar
las diferencias que actualmente existen en el sistema de inventario,
específicamente en lo que respecta al inventario teórico vs el inventario
físico.
Por otra parte, si analizamos los volúmenes de nuestro extraplande demanda para los próximos 3 años de la empresa (según fuentes
del departamento de planificación financiera) el crecimiento en volumen
de en bolívares y unidades será:
Tabla 3: Proyección de la demanda de producto terminado de Snacks
América Latina
2004
Unidades
39 millones
Bolívares
16.147 millones
2005
2006
46 millones
54, 4 millone
19.054 millones
22.843 millones
Fuente: Los investigadores (2004)
Esto quiere decir, que si actualmente tenemos una capacidad
actual de almacenaje de 677 posiciones de paletas lo que es igual
2.606.450 unidades (ver anexo 3). Para los próximos años tendremos una
limitante de espacio físico; por lo tanto, debemos considerar:
106
1. Una nueva infraestructura para almacenar nuestro stock de
inventario para atender a la demanda, mediante alquiler de
nuevos almacenes en los alrededores de la planta.
2. Aprovechar, la infraestructura actual e incrementar la capacidad
en vertical; es decir, en posiciones de racks.
Si
analizamos
ambos
escenarios,
para
los
investigadores
consideramos más factible la opción dos (2); ya que la ventaja versus la
uno (1), tendremos un gasto de inversión en racks, pero quedaríamos
ubicados en el mismo almacén y el control logístico sería mucho mas
organizado. En cambio, si ahorramos en la inversión de racks y
consideramos el otro escenario tenemos que tomar en cuenta que factor
en gastos adicional en alquiler de galpón y de transporte para distribuir el
PT desde planta a dicho almacén, y si le agregamos el manejo logístico
para coordinar los despachos a los clientes y el control del inventario,
tendríamos prácticamente el mismo problema actual.
Por lo tanto, se propone establecer un sistema de almacenamiento
bajo la modalidad de racks en donde se contaría con los del tipo dinámico
(95 %) y del tipo Fijo (5 %) permitiendo así un aprovechamiento máximo
del espacio, lo que aumentaría su capacidad de almacenamiento en un
284% (ver anexo 4). El sistema de almacenamiento garantizaría un
resguardo
adecuado del producto a almacenar en sus diversas
modalidades.
Los racks estarán dispuestos a lo largo de los pasillos de
circulación para así se facilitar el movimiento y maniobrabilidad de los
montacargas. Los pasillos han de estar lo suficientemente libre de
obstáculos que atente contra la seguridad de la carga a transportar y el
conductor.
Pero esto no es suficiente si queremos una visibilidad de nuestro
inventario dentro del almacén, debemos también considerar un WMS
(Warehouse Management System) o Sistema de Administración de
Almacenes.
107
Necesitamos un sistema de WMS?
Al manejar un número importante de productos, o variedades, las
empresas necesitarán automatizar el control de sus inventarios con el fin
de conocer de manera veraz y oportuna las cantidades de productos
terminados de las que puede disponer. Por otra parte, también será
necesario realizar eventualmente medidas de control, tales como la toma
de inventarios físicos.
Su propósito principal es apoyar los procesos de la logística. Su
meta es encontrar la solución óptima a esta problemática.Controlar el
movimiento y almacenamiento de productos en la empresa. Las
herramientas más frecuentes son la programación y optimización del
inventario de entrada y de salida. A medida que la función de la logística
continúa operando, el software de WMS nos permitirá "visibilidad" dentro
del "almacén en-movimiento" debido a sus capacidades de visualización
de información en tiempo real.
Un sistema WMS es mucho más que un simple sistema de manejo
de almacenes.
Como resultado, las compañías se dan cuenta que este impacta
aún fuera de las paredes del almacén; en la distribución, en el control de
ventas, etc. El resultado inmediato será ganancias corporativas al tener el
control total de la cadena de suministros "Supply Chain".
Demostración de cuando utilizar un WMS en un almacén:
Si usamos la siguiente formula, podemos obtener una forma de
medir el funcionamiento de un depósito:
•
Índice de Calidad de un Depósito (WQI)
Exactitud de despacho X exactitud de inventarios
Donde:
Exactitud de despacho = % ordenes despachadas sin errores
108
y:
Exactitud de inventario = % ubicaciones del depósito sin errores
Ejemplo:
WQI (Warehouse Quality Index / Indice de Calidad de un
Deposito)
= 90 % X 60%
= 54 % (por debajo de 94%, considere un WMS!)
Donde:
Exactitud de despacho = 90 % ordenes despachadas sin errores
y:
Exactitud de inventario
= 60% ubicaciones del depósito sin
errores
Podemos tomar estos cálculos de The Logistics Institute’s Annual
100,00%
98,60%
96,60%
90,00%
96,00%
98,00%
58,90%
60,30%
99,20%
57,50%
50,00%
43,80%
47,90%
99,70%
37,00%
37,70%
99,82%
35,60%
36,30%
99,86%
34,90%
99,89%
23,30%
32,90%
21,20%
99,91%
19,90%
99,94%
11,00%
11,60%
99,96%
9,60%
7,50%
10%
0%
99,98%
30%
20%
4,80%
40%
17,10%
Average = 99.982 %
99,50%
90%
80%
70%
60%
50%
100,00%
Cumulative Percetage of DC's
100%
94,50%
90,10%
O rd e r L in e S h ip p in g A c c u ra c y
95,90%
Warehouse Benchmarking Study de aproximadamente 120 empresas:
L in e S h ip p in g A c c u ra c y
Gráfico 13: Promedios industriales. Gráfico 1
Fuente: 2003 TLI/WERC Warehouse Benchmarking Survey Edward Frazelle, Phd
109
Y también del mismo estudio de The Logistics Institute’s Annual
100,00%
60,00%
90,10%
94,10%
70,00%
89,10%
88,10%
76,00%
82,20%
83,20%
83,00%
79,20%
80,20%
89,00%
45,60%
48,50%
99,10%
32,70%
42,60%
99,50%
30,70%
28,70%
99,70%
8,00%
15,90%
99,90%
99,97%
6,00%
5,00%
99,99%
0%
100,00%
20%
10%
3,00%
30%
10,90%
50%
40%
23,80%
70%
60%
63,40%
Average = 94.19 %
80%
98,50%
100%
90%
67,40%
Location Inventory Accuracy
97,10%
Warehouse Benchmarking Study...
L o ca tio n In v en to ry Ac c u ra c y = % L o c a tio n s w ith o u t D is c re p a n c ie s
Gráfico 14: Promedios Industriales. Gráfico 2
Fuente: 2003 TLI/WERC Warehouse Benchmarking Survey - Edward
Frazelle, Phd
Y entonces usando la formula con los promedios de la industria
obtener el porque del índice de 94%
Índice de Calidad de un Depósito (WQI)
Exactitud de despacho X exactitud de inventarios
Donde:
Exactitud de Despacho = % ordenes despachadas sin
errores
y:
Exactitud de Inventario = % ubicaciones del depósito sin
errores
Ejemplo:
WQI = 99.982 % X 94.19%
= 94.173 % (Industry Average)
110
Considerando este estudio y que actualmente en Snacks America
Latina carece de este manejo y a su vez, la extralimítante de las
operaciones en las mejores prácticas nos conducirá a la justificación de
un Sistema de Gerencia de Almacenaje.
La localización y ubicación del producto dentro de almacén, será
manejado por el sistema de administración de almacenes WMS
(Warehouse Management System) ya mencionado, empleando las
herramientas Depot Master y Pallet Pin Point, que regularán y controlarán
los movimientos dentro del área, gracias a la precisión que ofrece el
sistema en lo que respecta a ubicación de la mercancía dentro de
almacén.
Depot Master provee funcionalidad avanzada de almacenamiento
para centros de distribución de grandes volúmenes y capacidad (a nivel
de planta y regional).
La captura en el sistema del producto terminado (PT) que entrega
producción empleando Pallet Pin Point, se haría a través de lectores
ópticos colocados en los montacargas dándole a éstos la capacidad
suficiente de transmitir y recibir información del sistema, tal como se
presenta en la siguiente figura, que permitirá además de localizar la
carga, disponer del espacio en almacén de forma óptima.
Figura 19: Montacargas con lector óptico
Fuente: Los investigadores (2004)
El sistema Depot Master, se caracteriza por tener una política
particular para el almacenaje de productos cuya información está
111
contenida en los códigos de barras y que ocurre justo cuando el lector
captura al producto terminado (PT) y solicita al sistema una propuesta de
ubicación o de despacho de racks, la política mencionada, responde a lo
siguiente:
-
Las políticas de ubicación en Racks son parametrizables.
-
El programa instalador de Depot dejará una política definida,
pero el usuario podrá modificar la misma, para cada depósito,
diseñada en función de sus necesidades y en el momento que
así lo requiera.
La Política consiste en una serie de criterios ordenados los cuales
van siendo aplicados mientras no se obtenga una ubicación precisa de lo
que se está buscando en particular. Cada criterio esta compuesto por
conceptos a validar según el valor que se le de a ellos.
Conceptos que componen
la construcción de los Criterios
para la ubicación de producto terminado dentro de almacén.
Los conceptos son condiciones que deben cumplir las ubicaciones
del producto terminado, dentro de almacén.
Algunas de ellas son básicas y no parametrizables, pero debe
cumplirse siempre lo siguiente:
1. Que tenga posiciones disponibles
2. Que no sea la ubicación actual del producto
3. Que sea valida para propuesta
4. Que sea una ubicación de paletas
5. Que
no
este
o
no
registrada
como
propuesta
anterior
(parametrización).
6. Como resultado no exitoso de la aplicación de la política, la
ubicación a proponer será siempre la ubicación parametrizada
como Piso (la cual es considerada como de disponibilidad
ilimitada).
Los parametrizables son:
112
1. Con Producto. Establece si se quiere que la ubicación donde se
vaya almacenar sea toda del mismo producto a la paleta o no
importa.
2. De Clase. Que la clase de la ubicación sea igual a la primaria,
secundaria u otra que no sea de tipo exclusivo.
3. Con Status. Que la ubicación este Ocupada o Vacía.
4. Con Lote. Establece si se quiere que la ubicación donde se vaya
almacenar sea toda del mismo Producto Lote a la paleta o no
importa.
5. Grado de Ocupación. Establece que de las ubicaciones validas se
elija la de mayor o menor grado de ocupación.
2
1
Production to FG
Warehouse
•Creaciòn de
paletas
•Elaboraciòn de
etiquetas
6
Propuesta
de
Ubicaciòn
• Verificaciòn de la paletas a
travès del escaner.
escaner.
Avance
Funcional
(Pallet Pin
Point)
3
Picking
• WMS propone ubicaciones
para recoger la cara desde
• WMS propone la
ubicaciones de almacenaje
• Movimiento de la verificaciòn
que se hacen a travès del
escaneo
• Verificacion de la ubicacion
mediante el escaner
• Las paletas son recogidas ò
tomadas directamente hacia
lugares apropiados de
despachos,
despachos, àreas de cargas y
descarga.
descarga.
Administraciòn
de almacenaje
• El sistema demanda
movimientos basados en las
reglas de almacenamiento.
4
• Periodicidad ciclica en los
conteos del inventario que se
ejecuta a travès del almacenaje.
• Cualquier movimiento se
actualiza en tiempo real.
Cargando y
chequeando
• Las cajas son
desarmadas de las
paletas y cargadas
• El remolque se chequea
mediante el escaner
5
Gerencia del patio
• Chequeo de entrada y salida
de camiones.
camiones.
• Disponibilidad de la flota y
status.
Figura 20: Esquema de funcionamiento del sistema Depot Master
Fuente: Los invetigadores (2004)
El almacenamiento se ejecutará de acuerdo un sistema de
clasificación ABC en volúmenes y costo.
113
Existirán zonas de almacenes temporales que resguardarán
aquellos productos terminados que ingresan a la empresa por
devoluciones los cuales necesariamente deben esperar a fin de que el
sistema determine su destino.
Existirán áreas dentro del almacén de producto terminado, para el
resguardo de los elementos en estado de obsolescencia, almacenamiento
de cajas y demás materiales que no adicionan valor agregado al proceso
y que anteriormente estaban obstruyendo las vías de acceso de los
montacargas.
El movimiento dentro del área de almacén se deben regir por el
manual de manejo y almacenamiento de la empresa Snacks América
Latina, y para ello el jefe de almacén junto con el asistente debe de vigilar
el cumplimiento de las normas establecidas a fin de brindar seguridad y
disminuir riesgos de accidente, aquel que falte a una de éstas normas a
de ser sancionado según lo estipule la empresa.
Con respecto al manejo de la administración del almacén, el
esquema a seguir será el siguiente:
MONTACARGAS
CLIENTE
SISTEMA WMS
Centros de Distribución
CON PPP
Figura 21: Esquema de funcionamiento del sistema WMS
Fuente: Los investigadores (2004)
1. Pedidos: Cualquier pedido debe ser verificado de nuevo por un
sistema llamado ProDiver donde este mide la orden ò el pedido del
cliente Vs. Lo despachado indicando el nivel de servicio ofrecido.
2. Producto
Terminado
/
Nota
de
despacho:
Siguiendo
los
procedimientos correspondientes al manual de salida de producto
terminado de la empresa, se da el permiso a fin de despachar la
mercancía,
en
la
nota
de
despacho
se
debe
estipular
las
características con la que salió el producto de almacén e identificar el
nombre del transportista que enviará el producto. En el despacho el
114
transportista con un ayudante y el cliente deben revisar el producto,
verificar las condiciones físicas junto con la orden de despacho y
cualquier falla registrarla en la orden de devolución.
3. Las devoluciones, antes de entrar el producto, se debe verificar con
el registro emitido de la orden de despacho a fin de detectar la causa
de la falla y analizar donde hubo el problema.
4. Medición de la satisfacción del cliente: Consta de una encuesta
emitida por el servicio de atención al cliente de la compañía y que
debe aplicar el transportista.
Para que el sistema trabaje de forma óptima, es necesario la
codificación de los productos terminados a partir de la codificación en
barras, que permitirá mejorar la gestión del sistema Depot Master en lo
que respecta a: control los movimientos, la disposición y ubicación del
producto final.
El sistema de codificación en barras, registra en que racks se
encuentra el producto terminado, contiene además su historia a partir de
su elaboración hasta su fecha de expedición u obsolescencia a fin de ser
trasladado a la zona de tratamiento de material obsoleto y generar así
espacio suficiente para los nuevos productos.
Descripción de los servicios que contempla la actual propuesta:
Servicios sistematizados
ƒ Administración y custodia de los inventarios, con realización de
inventarios cíclicos e inventarios físicos continuos
ƒ Gerencia de Distribución, planificación de rutas, consolidación de
cargas.
ƒ Administración de documentos (Notas de despacho, facturas, etc.)
ƒ Recepción y Despacho de mercancía incluyendo desmontajes y
devoluciones.
ƒ Seguridad y vigilancia las 24 horas, disponibilidad de cámaras de
seguridad y sistema de grabación digital
115
Servicio de atención al cliente
ƒ Confirmación telefónica de pedidos – verificación de datos del
cliente final, condiciones de entrega, datos de pedido, etc.
ƒ Seguimiento de pedidos hasta confirmar la recepción del mismo
por parte del cliente final.
ƒ Realización de encuestas a clientes para validar, ente otras cosas,
el estado en que recibió la mercancía, el servicio de la compañía
transportista.
Control de calidad
ƒ Las Auditorias Operativas-Administrativas al sistema y a las
empresas transportistas.
ƒ La realización de Inventarios Cíclicos
ƒ Diseño y monitoreo de los procesos bajo estándares establecidos.
Sistemas y reportes
Incluye un sistema de estadísticas a fin de evaluar la gestión lo
más constante posible, aquí se registrará el comportamiento o movimiento
de cada producto almacenado en el almacén principal a fin de estudiar
aquellos materiales de mayor movimiento y aquellos que por el contrario
su movimiento es mínimo y lo que lleva al riesgo que el material caiga en
la obsolescencia.
Equipos para la operación
ƒ
Sistema de administración de almacenes – WMS
ƒ
Montacargas eléctricos, operados de pie, de última generación
ƒ
Equipos de computación de tecnología reciente
ƒ
Las paletas de plástico
Beneficios de la propuesta de gestión de almacenes
Los beneficios obtenidos de la propuesta en cuestión son los
siguientes:
116
a. Reducción del trabajo / evita el retrabajo – Se puede esperar por
lo menos un 10% de reducción en personal y servicio.
1. Proceso de recepción automático: Menos tiempos para recibir bienes.
2. Localización directa: Menos tiempo para ubicar espacios disponibles.
3. Carga directa: Elimina el tiempo en la búsqueda de productos
perdidos.
4. Inventario: el inventario físico se ejecuta, por un sistema de conteo
cíclico automático.
b. Equipos
1. Eliminación de equipos obsoletos.
2. Tasa alta de utilización de equipos, lo que conduce a un menor costo
unitario.
c. Espacio
1. Elimina los requerimientos de sobre flujo – la poca organización es la
causa número uno en la ineficiencia de almacenaje.
2. Se reduce la necesidad de la expansión del almacén.
d. Inventario
1. Reducción de la perdida de PT con controles estrictos.
2. Reducción de obsoletos debido a su olvido a la rotación del mismo por
la ubicación no visible.
3. Reducción del daño de los PT debido al numero de toques ò el manejo
del mismo.
e. Transporte
1. Elimina la necesidad de despachar las cargas innecesarias.
2. Reducción de los cargos de por mercancía devuelta mejorando la
disponibilidad del despacho
f. Sistemas de Información
1. Reducción de los costos de mantenimiento del IT con un WMS
eficiente
2. Elimina software y hardware innecesarios.
g. Empleados
117
1. Aumenta la moral
2. Menos supervisión: Sistema se encarga de dirigir las actividades.
3. Bajos costos de entrenamiento, asociados con nuevos empleados.
4. Reducción del agotamiento del empleado: Empleados se quedan más
tiempo debido a que sus tareas han sido simplificadas
5. Reducción de la tasa de accidentes: hay menos congestión y se
extralimita menos los procesos
h. Servicio al Cliente
1. Mejora de relación con cliente en base a la exactitud y satisfacción en
cada orden.
2. Minimiza los retrasos y disminuye los retornos mejorando las entregas
a tiempo.
Consideraciones para la Evaluación económica de la
propuesta
Tabla 4: Valor Presente Neto (VPN). Proyecto: Gestión de Almacén
Fuente: Los investigadores (2004)
Valoración del flujo de caja
El valor presente neto (VPN) valorará el negocio de manera integral
al considerar todos los flujos
de caja proyectados en el futuro,
118
descontando la a la tasa que refleje el costo de oportunidad y el riesgo
asociado a esos grupos. Esta metodología ha sido ampliamente adoptada
y es comúnmente utilizada en negociaciones para valorar inversiones.
El costo de oportunidad es el rendimiento de opciones similares de
colocación de capital, ajustándolo con una prima o descuento por el
riesgo asociado a la propuesta.
Al calcularse el valor presente del flujo de caja, ocurridos en
periodos distintos, estamos haciendo una comparación con una inversión
de mercado de similar riesgo. Si el resultado es mayor que invertir en
esas otras opciones, se está creando valor. Este método se desconoce
como el valor presente neto(VPN)o flujo de caja descontado ( FCD).
TIR
Tasa de descuento en la que el valor actual (presente) Neto de una
inversión es cero. La TIR es un método de evaluación de las inversiones
Los flujos de tasa futuro, fueron descontados a una tasa estimada de
14%, esto en vista que toda la evaluación económica del proyecto se
efectuó en dólares norteamericanos. Para efectos de la empresa se
considera que una hacen cargo de retorno mayor del 18% es aceptable,
lo que hace de la presente propuesta que sea un Proyecto Factible a
ejecutar. Se estima además:
•
Un incremento en las ventas de 0,5 %
•
Una reducción de productos vencidos del dos por ciento
•
Una reducción de pérdidas de inventario de 1,9%
119
Tabla 5: Inversión en Planta Santa Cruz de Snacks América Latina
Fuente: Los Investigadores (2004)
120
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
La Gestión de Almacén es un proceso de gran complejidad, que
implica un conjunto de actividades que permiten preservar la calidad del
producto y/o materiales involucrados en el proceso, muy especialmente
aquellas tareas que integran el sistema de Manejo de Materiales debido a
los movimientos que allí se ejecutan porque generan costos, los cuales
son necesarios reducir para invertir en proyectos que permitan elevar la
operatividad de la compañía.
Actualmente la Gestión de Almacén de producto terminado de la
empresa Snacks América Latina, presenta ciertos inconvenientes que
inciden en el desarrollo del proceso que allí se lleva a cabo. Dentro de las
conclusiones obtenidas, con respecto al estudio en cuestión, son las
siguientes:
1. El principal problema del almacén de producto terminado,
corresponde a la disposición de los productos y demás materiales
dentro de almacén. Se evidencia áreas congestionadas que atenta
contra la seguridad de la carga y del operario que la transporta lo
que origina las diferencias existentes en el inventario físico versus
el inventario teórico y los altos niveles de producto terminado
vencido.
2. No existe un resguardo adecuado de los productos almacenados
3. No hay un control adecuado en lo que respecta al movimiento del
producto terminado obsoleto, situación que puede poner en riesgo
la calidad del producto que se distribuye
4. No hay un debido control, en lo que respecta al movimiento dentro
de almacén, lo que genera tiempos poco óptimos en lo que
121
respecta a la localización, toma y transporte del producto terminado
a su destino.
5. La empresa no cuenta con un respectivo estudio de movimiento
dentro de almacén que le permitiría ampliar la visión de la situación
en que se encuentra la actual gestión. Un estudio de movimiento
ayudaría a establecer lineamientos en lo que respecta a la
ejecución de las tareas y sería un indicador adecuado a fin de
evaluar la gestión.
6. Los montacargas se encuentran deteriorados, lo que no facilita el
sistema de manejo de materiales dentro del área. Sería
recomendable redimensionarlos a un sistema de transporte que
trabaje acorde con el sistema de control de entrada y salida de
producto terminado de almacén a fin de mejorar los tiempos de
respuesta
7. No se evidencia un control por parte de la empresa, acerca de lo
que piensa el cliente. Sería recomendable utilizar encuestas a fin
de tener una visión acerca del como percibe el cliente a la
organización, lo que sería un indicador de gran utilidad ya que se
evaluaría la gestión del almacén desde la óptica del cliente.
8. El sistema a proponer responde a las necesidades de ubicar el
producto de forma eficiente y eficaz, controla los movimientos
dentro de almacén y además la información con respecto al
producto es mucho más detallada porque existe un seguimiento del
producto desde el instante que sale de la línea de producción al
cliente final.
9. El sistema a proponer además permite manejar reportes con
respecto a la devolución de mercancía, que sería un indicador de
suma importancia a la hora de establecer mejoras dentro de la
gestión.
10. El sistema a proponer presenta información de primera mano en lo
que respecta a ubicación de material o producto obsoleto a fin de
122
mantenerlo en una zona que no afecte las labores productivas del
almacén aprovechándolo al máximo.
11. El sistema a proponer es bastante flexible ya que cuenta con una
política de ubicación determinada por el usuario, lo que permite
aprovechas los espacios disponibles y reducir el retardo en las
tareas de colocación de producto terminado en almacén.
12. El sistema de almacenamiento propuesto permite además emplear
el personal necesario para ejecutar las actividades de carga y
descarga del producto terminado. Es decir que no se requiere de
un excesivo personal para llevar a cabo la gestión.
6.2 Recomendaciones
Dentro de las recomendaciones está:
1. La necesidad de realizar un estudio detallado de tiempo y
movimiento de las actividades desarrolladas en el Manejo de P.T
ya que así se puede estudiar y analizar a detalle los procesos para
mejorarlos, esta mejoría repercutirá en el tiempo de respuesta al
cliente final.
2. Realizar reuniones de forma periódica a fin de evaluar la gestión
que se lleva a cabo dentro de almacén. Es conveniente efectuarlas
una vez a la semana a fin de analizar y estudiar los resultados a
través de los indicadores de gestión que posea la empresa
(encuesta, devoluciones, quejas en el servicio, indicadores
económicos, etc.) para diseñar planes correctivos y preventivos a
tiempo.
3. Realizar el proceso de manejo de documentación de manera
automatizada, que permita reducir cantidad de papeleo que resta
operatividad al proceso, es por ello la urgente necesidad de
realizar estudios a detalle del proceso productivo que se desarrolla
en almacén, para así subsanar está situación y convertir este
123
tiempo en manejo de papeleo en un tiempo que genere ganancia a
la organización.
4. Capacitar a personal para la aplicación de encuesta a fin de
garantizar una información lo suficientemente veraz y objetiva.
5. Llevar un registro de las causas que generan las devoluciones a la
zona de almacén principal, el mismo debe de estar contenido en el
sistema con el propósito de diseñar planes que permita
erradicarlos.
6. Manejar reportes de cada producto terminado que se produce,
almacena y se despacha a fin de evaluar la gestión dentro de
almacén y diseñar y aplicar las estrategias convenientes con el fin
de garantizar un óptimo funcionamiento.
124
BIBLIOGRAFÍA
Anónimo
Metodología
(2002).
Disponible
en:
http://server2.southlink.com.ar/vap/recolec
cion%20de%20los%20datos.htm . Esta
página fue consultada el: 1 de septiembre
de 2004
Benítez R, Luis A.
Propuesta
de
Recepción,
un
Sistema
de
Almacenamiento
y
Despacho de Material C.K.D en la
empresa Mack de Venezuela, ubicada
en Tejerías, Estado Aragua. (Tesis).
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