Comité Institucional de Desarrollo Administrativo DIAN ACTA No

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo DIAN
ACTA No 003
Fecha de reunión: 17 y 18 de Diciembre de 2015
Hora: 8:30 a.m. del 17 de diciembre a 12:00 m. del 18 de diciembre
Lugar: Virtual
Miembros:
Nombres y Apellidos
Sandra Lucia Virguez Rodriguez
Dalila Hernández Corzo
Leonardo Sicard Abad
María Pierina Gonzalez Falla
Cecilia Rico Torres
Claudia María Gaviria Vasquez
Gustavo Alberto Moreno Maldonado
Adriana del Pilar Solano Cantor
Cargo
Directora de Gestión Organizacional (E)
Directora de Gestión Jurídica
Director de Gestión de Fiscalización
Directora de Gestión de Recursos y
Administración Económica
Directora de Gestión de Ingresos
Directora de Gestión de Aduanas
Director de Gestión de Policía Fiscal y
Aduanera - POLFA
Subdirectora de Gestión de Asistencia al
Cliente
Secretaría Técnica:
Nombres y Apellidos
Pedro Antonio Bejarano Silva
Dependencia
Subdirector de Gestión de Análisis
Operacional
Invitados:
Nombres y Apellidos
Enrique Castiblanco B.
Patricia Parada Castro
Dependencia
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Comunicaciones
Orden del día:
1.
2.
3.
4.
5.
Aspectos Generales
Apertura del Comité Virtual
Compromisos de la reunión preparatoria del Comité Virtual
Proposiciones
Cierre del Comité Virtual
ACTA NÚMERO
Hoja No.2
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Desarrollo de la Sesión Virtual:
1. Aspectos Generales
Mediante correo electrónico del 26 de noviembre, el Subdirector de Gestión de Análisis
Operacional convocó a los Directivos al Comité de Desarrollo Administrativo (PDA) para el
día 15 de diciembre en horario de 9:30 a.m. a 11:10 a m., siendo la agenda propuesta la
siguiente:
Agenda Propuesta Comité PDA –
Fecha: 15 de diciembre de 2015
Horario
Tema
Responsable
9:30 a 9:40 a.m.
Seguimiento a los compromisos del comité
PDA anterior (de 2015)
SDG de Análisis Operacional
9:40 a 10:00 a.m.
Gestión Documental
DGRAE - SDG de Recursos Físicos
10:00 a 10:20 a.m.
Seguimiento a las Metas de Gobierno
vigencia 2015 y avance en el Plan Estratégico
2014 - 2018
SDG de Análisis Operacional
10:20 a 10:50 a.m.
Gestión de la calidad - Estado de la
Caracterización de Procesos
DDG Organizacional - SDG de Procesos y
Competencias Laborales
DDGRAE SDG de Recursos Financieros
10:50 a 11:10 a.m.
Elementos de la Programación Presupuestal
2016 – Vigencias Futuras
DDG Organizacional – SDG de Análisis
Operacional – SDG Tecnología y las
Telecomunicaciones
En el día y hora mencionados se dio inicio a la reunión por parte de la Directora de
Gestión de Organizacional (E), Dra. Sandra Lucia Virguez Rodriguez, quien verificó el
quorum del Comité, al cual asistieron representantes de cada miembro del Comité, pero
sin que mediara acto administrativo de delegación.
Dado que no se configuró el quorum deliberatorio y decisorio, se optó por efectuar el
Comité de manera virtual los días 17 y 18 de diciembre, y de todas maneras se llevó a
cabo la reunión con los funcionarios asistentes, considerando esta como una reunión
preparatoria del mencionado Comité Virtual.
2. Apertura del Comité
Siendo las 8:30 a.m. del día jueves 17 de diciembre, se dio inicio al Comité Virtual de
Desarrollo Administrativo con el envío de un correo electrónico a cada uno de los
miembros del Comité, el cual fue reenviado por la Coordinación de Planeación y
Evaluación a los enlaces de planeación de las áreas participantes.
ACTA NÚMERO
Hoja No.3
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
3. Compromisos de la reunión preparatoria del Comité Virtual
Para conocimiento de los participantes en el Comité Virtual, el Subdirector de Gestión de
Análisis Operacional envío las presentaciones a ser revisadas, correspondientes a:
 Gestión Documental – Eliminación Documentos de Archivo
 Seguimiento a las Metas de Gobierno vigencia 2015 y avance en el Plan Estratégico
2014 – 2018
 Gestión de la calidad – Estado de la Caracterización de Procesos
 Seguimiento Proyectos de Inversión Diciembre 2015
 Contexto presupuestal 2016 – 2017
4. Cierre del Comité Virtual
El Comité Virtual estuvo abierto a los participantes hasta el día viernes 18 de diciembre a
las 12 m., con el fin de recibir sus observaciones y aprobación a los temas sometidos a
consideración de los miembros del Comité.
Se recibió la aprobación expresa por parte de la Dirección de Gestión de Recursos y
Administración Económica para la eliminación de las series documentales identificadas
por la SDG de Recursos Físicos como susceptibles de ser sujetos a este procedimiento.
En consecuencia, y dado que los demás miembros no se pronunciaron negativamente
con respecto a los compromisos puestos a su consideración, se da como aprobados por
el Comité de Desarrollo Administrativo.
NOTA: Se efectúa la publicación de esta Acta en lo pertinente a Gestión Documental
– Eliminación Documentos de Archivo
ACTA NÚMERO
Hoja No.4
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
ACTA NÚMERO
Hoja No.5
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
ANEXO 1
Series, subseries y tipologías que por el Nivel Central y las Direcciones Seccionales se lleva a cabo, por
intermedio del Archivo Central:
Nivel Central
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (1) Actas Tipología. Actas de Inventario.
1993 - 1994
5 años
Serie (1) Actas. Tipología Actas de visita técnica.
1993 - 1994
5años
Serie (3) Autos. Tipología Autos de Archivo
(copias).
1993 - 1994
2 años
Serie (3) Autos. Tipología Comisorios (copias).
1993 - 1994
2 años
1993 - 1994
2 años
1993 - 1994
20 años
Control y Registro de Documentos, Instructivo de
organización y publicación de la información.
1993
8 años
Serie (9) Circulares. Subserie (14) Circulares
Internas.
1993 - 1994
10 años
1993
20 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(376) Menajes
1993 - 1993
10 años
Serie (19) Derechos de Petición.
1993 - 1998
5 años
1993 - 1994
5 años
1993 - 1994
20 años
1993
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (422) Informes.
1993 - 1993
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (100) de Comisión.
1993 - 1993
5 años
1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (126) de Gestión.
1993 - 1988
10 años
Serie (35) Subserie (113) de Recaudo.
1993 - 1994
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (110) de Visitas de
Supervisión.
1993 - 1994
10 años
1993
10 años
Serie (38) Inventarios. Subserie (196) Inventario
de Elementos Devolutivos.
1993 - 1993
2 años
Serie (42) Libros
Radicadores.
1993 - 1993
10 años
Serie (98) Órdenes de Gasto. Subserie (349) de
Transporte.
1994
2 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de
Remisión Entidades Autorizadas para Recaudar.
1993 - 1993
7 años
CONCEPTO
Serie 8 Certificados.
Capacitación.
Serie (14)
Suministros.
Contratos
Subserie
Subserie
(7)
de
(29)
de
Cuentas Fiscales.
Serie
(20)
Divulgación.
Subserie
Comunicaciones Institucionales.
(382)
Serie (26) Expedientes Aduaneros. Subserie
(318) de Inscripción.
Factura de Venta de Mercancías.
Serie (39)
Tributarias.
Investigaciones.
Subserie
Serie (35) Informes. Subserie
Resultados de Laboratorio.
Radicadores.
(365)
(126)
de
Tipología
ACTA NÚMERO
Hoja No.6
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (146)
Plan de Compras.
Serie (99) Balance General.
1993 - 1993
7 años
1993
20 años
Direcciones Seccionales de Aduanas
1. Dirección Seccional de Aduanas de Bogotá
Se presentó un consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la
documentación y tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención
documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (3) Autos (copia).
1994
2 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(52) Declaración de Exportación.
1994
20 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(49) Declaraciones de Importación
1993
26 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(49) Declaración de Viajeros.
2009
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
1996 - 2002
10 años
1994
2 años
CONCEPTO
Serie (58) Resoluciones. Subserie
resoluciones de carácter general (copias).
(280)
2. Dirección Seccional de Aduanas de Barranquilla
Se presentó la relación de los documentos a eliminar, indicando series y/o subseries, periodo de la
documentación y tiempo de conservación, de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (19) Derechos de Petición.
2000 - 2005
5 años
Serie (49) Planillas Tipología Documental de
Asistencia.
2000 - 2005
7 años
Serie (49) Planillas Tipología Documental de
Remisión de Correspondencia.
2001 - 2004
10 años
Serie
(42)
Libros
Documental Radicador.
1997 - 2002
10 años
CONCEPTO
Radicadores.
Tipología
3. Dirección Seccional de Aduanas de Cali
Se presentó un consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la
documentación y tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención
documental.
CONCEPTO
Serie (1) Actas (copias). Tipología actas de
entrega y recibo de oficina.
Serie (3) Autos (copias). Tipología autos.
Serie (8) Certificados. Subserie (270) certificados
para contratar.
Serie (19) Derechos de Petición.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1997 - 2004
5 años
1997 - 2004
2 años
2001
7 años
1997 - 1999
5 años
ACTA NÚMERO
Hoja No.7
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (18) Declaraciones aduaneras. Subserie
(48) Declaraciones de Tránsito Aduanero.
2000 - 2008
5 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(49) Declaraciones de Viajeros.
2008
5 años
2000 - 2006
8 años
2001
10 años
2002
7 años
2001
7 años
1998 - 2004
10 años
1997 - 2004
10 años
2001 - 2003
5 Años
1998
2 años
1995 - 2005
10 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (150)
Plan Operativo.
1995 - 2007
7 Años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (149)
Plan de Supervisión y Control.
1998
7 Años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de
Asistencia.
1995 - 1999
7 Años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de Correo
Entrega Especial.
1997
10 Años
Serie (59) Resoluciones de Carácter General
(copias).
1993 - 2005
2 Años
Serie (35) Informes. Subserie (110) Informes de
Supervisión y Control.
2000 - 2004
10 Años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(53) Documentos de Vuelo y Transporte.
Serie (119) Desarrollo Humano. Subserie (381)
Escuela.
Serie (20) Divulgación. Subserie (57) Citaciones
para notificar.
Serie (23) Evaluación del Desempeño. Subserie
(62) Formatos de Evaluación del Desempeño.
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
Serie (35) Informes. Subserie (103) Informes de
Gestión Aduanera.
Serie (35) Informes. Subserie (98) Informes de
Auditoría.
Serie (38) Inventarios. Subserie (115) Inventarios
de Documentos de Gestión.
Serie (42) Libros Radicadores.
Radicador de Actos Administrativos.
Tipología
4. Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena
Se presentó un consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la
documentación y tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención
documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (75) Requerimientos (copias).
2010 - 2011
20 años
Serie (3) Autos (copias).
2010 - 2011
2 años
Serie (59) Resoluciones de carácter general
(copias).
2010 - 2011
2 años
CONCEPTO
5. Dirección Seccional de Aduanas de Cúcuta
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
ACTA NÚMERO
Hoja No.8
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
CONCEPTO
Serie (1) Actas. Tipología Documental Actas.
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(377) Sobordos Manifiestos de Carga
Serie (18) Declaraciones Aduaneras Subserie
(48) Declaración de Transito Aduanero
Cabotajes, Trasbordo Continuación de Viaje.
Serie (49) Planillas Tipología Documental.
Planillas de Remisión de Correspondencia
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2005 - 2007
5 años
1993 - 2004
10 años
2002
5 años
2006 - 2009
10 años
6. Dirección Seccional de Aduanas de Medellín
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
TIEMPO DE
CONCEPTO
PERIODO
CONSERVACIÓN
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
2007 - 2009
5 años
(48) DTA Cabotajes y Continuación de Viaje.
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(377) Sobordos Manifiestos de Carga.
2002 - 2004
10 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(50) Dex Simplificados.
2004
10 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(40) Declaraciones de Viajeros.
2008 - 2009
5 años
Direcciones Seccionales de Impuestos
1. Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (79)
de Cobro Tributario.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1993 - 1994
20 años
2. Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Expedientes de Renta.
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expedientes de Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (85)
Expedientes de Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (285)
Expedientes de Devoluciones y/o Compensaciones.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (88)
Expedientes de Liquidación.
1993 - 1994
20 años
ACTA NÚMERO
Hoja No.9
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
3. Dirección Seccional de Impuestos de Cali
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Conciliaciones Bancarias.
Bancos Consignaciones
Boletines de Caja.
Caja Menor.
Consecutivo Correspondencia.
Contratos de Prestación de Servicio,
Cuentas de Recaudo.
Cuentas Fiscal.
Documento de Vuelo y Transporte (copias
manifiestos de carga)Declaraciones de Renta.
Declaraciones de Retención en la Fuente.
Declaración de Impuesto a las Ventas.
Derechos de Petición.
Avisos de Ley.
Devoluciones y/o Compensaciones.
Expediente de Renta.
Expediente de Retención en la Fuente.
Expediente de Timbre.
Expediente de Ventas.
Informes Otras Entidades del Estado.
Informe Ejecución Presupuestal.
Informes de Gestión.
Informes de Gestión Tributaria.
PERIODO
1994
1993 - 1994
1994
2004
1994
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
20 años
20 años
20 años
10 años
20 años
1994
1994
1994
20 años
20 años
20 años
2003 – 2006
8 años
1994
1994
1994
1997 - 2009
2004
1993 - 1994
1993 – 1994
1993 – 1994
1993 – 1994
1993 – 1994
2001
1994
2004
2003 - 2004
20 años
20 años
20 años
5 años
10 años
20 años
20 años
20 años
20 años
20 años
5 años
20 años
10 años
10 años
Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.
2004
5 años
Informe de Supervisión y Control.
Libros Auxiliares.
Libros Radicadores. Tipología Libro Radicador de
Actos Administrativos.
Libros Radicadores. Tipología Libro Radicador de
Correspondencia.
2004
1994
10 años
20 años
1997 – 2004
10 años
1993 -2004
10 años
Memorandos.
2003 – 2004
10 años
Órdenes de Pago.
Plan Operativo.
Programa de Fiscalización.
Programa de Salud Ocupacional.
Planillas Tipología Planillas de Asistencia.
1994
2005 – 2007
2004
2000 – 2001
2003 – 2007
20 años
7 años
10 años
3 años
7 años
Planillas Tipología Planilla de Correo Devuelto.
2002 - 2004
10 años
Planillas Tipología Planillas de Formato de envió y
Listado de Recepción en Bancos.
1991 -2001
5 años
2004
10 años
Queja Disciplinaria.
2003
11 años
Recibos de Renta.
1994
20 años
Recibos de Retención en la fuente.
Recibos de Venta
1994
1994
20 años
20 años
Planillas Tipología
Correspondencia.
Planillas
de
Radicación
ACTA NÚMERO
Hoja No.10
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Tutelas.
Zonas Francas.
2003
1994
10 años
10 años
4. Dirección Seccional de Impuestos de Cartagena
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44)
Declaración de Impuestos a las Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (43)
Declaración de Timbre.
1994
7 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) Venta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (193) Retención
en la Fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (194) Timbre.
1994
20 años
2011 - 2012
2 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Declaración de Renta.
Serie (59) Resoluciones de Carácter Particular.
5. Dirección Seccional de Impuestos de Cúcuta
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Expedientes de Renta.
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (85)
Expedientes de Ventas.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expedientes de Retención en la Fuente.
Serie (49) Planillas Tipología Documental.
Planillas
Múltiples
de
Remisión
de
Correspondencia.
Serie (35) Informes Subserie. (258) Informes de
Gestión.
1994
20 años
1993 - 2004
10 años
1993 - 2004
10 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
Recibos de Pago Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) Declaraciones de Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Recibos de Pago Venta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
Recibos de Pago Retención en la Fuente.
1994
20 años
ACTA NÚMERO
Hoja No.11
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Resoluciones de Carácter General (Copias)
de Generales Externas.
1993
2 años
6. Dirección Seccional de Grandes Contribuyentes
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Serie (1) Actas. Tipología Acta de Entrega y
Recibo de Oficina.
PERIODO
2009
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
5 años
Serie (4) Bancos. Subserie (2) Colillas de
Cheques.
Serie (16) Cuentas. Subserie (39) Cuentas
Fiscales.
1994
20 años
1994
20 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (36)
Consolidada de la Función Pagadora.
Cuenta
1993
20 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (38) Cuentas de
Recaudo
1994
20 años
2006 - 2009
5 años
2004
10 años
2006 - 2007
7 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (106) Informe de
Gestión Tributaria.
2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (289) Informe de
Seguimiento de Contratos.
2004 - 2005
5 años
Serie (43) Memorandos.
2004
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Planillas de Reparto.
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de
Correspondencia.
2004
2004
10 años
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas Múltiple de
Remisión de Correspondencia.
2004
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Planillas de
Asistencia.
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145)
Plan de Capacitación.
2007
7 años
2009
5 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (150)
Plan Operativo.
2007
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (159)
Programa de Recreación y Deportes.
2011
3 años
Expedientes Renta.
1993
20 años
Expedientes Ventas.
1993
20 años
Expedientes Tributarios Retención en la
Fuente.
Expedientes Tributarios Timbre.
1993
20 años
1993
20 años
Serie (19) Derechos de Petición.
Serie (20) Divulgación. Subserie (54) Avisos de
Ley.
Serie (23) Evaluación del Desempeño. Subserie
(62) Formatos de Evaluación del Desempeño.
ACTA NÚMERO
Hoja No.12
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
7. Dirección Seccional de Impuestos de Medellín
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
1994
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
20 años
Serie (4) Bancos. Subserie (4) Consignaciones.
1994
20 años
Serie (4) Bancos. Subserie (5) Extractos.
1994
20 años
Serie (13) Consecutivo de Correspondencia.
1994
20 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (39) Cuenta Fiscal.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Declaración de Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (49)
Impuesto.
1994
20 años
Serie (105) Denuncias a Terceros.
1994
20 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (54) Avisos de Ley.
Serie (21) Embargos.
2004
1994
10 años
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (88)
Expedientes de Liquidación.
1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie
Ejecución Presupuestal.
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expedientes de Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (42) Libros Radicadores Tipología Radicador de
Correspondencia.
2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de Asistencia.
2007
7 años
2004
10 años
2004
10 años
2004
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Planillas Múltiples de
Remisión de Correspondencia.
2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas Formatos de
Envío y Listados de Recepción en Bancos.
2004 - 2008
5 años
2004
10 años
Serie (90) Quejas. Subserie (332) Quejas Disciplinarias.
2001 - 2003
11 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Recibos de
Pago Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) Recibos de
Pago Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) Recibos de
Pago Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194) Recibos de
Pago Timbre.
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (4) Bancos. Subserie (2) Colillas de Cheques.
(102)
Informe
de
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de Correo
Entrega Especial.
Serie (49) Planillas. Tipología Planilla de Correo
Devuelto.
Serie
(49)
Planillas.
Tipología
Planillas
de
Correspondencia.
Serie (100) Preliminares.
ACTA NÚMERO
Hoja No.13
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas
1. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Armenia
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo y tiempo de conservación,
en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (19) Derechos de Petición.
1993 – 2005
5 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(87) Expediente por Recursos.
1993 – 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(78) Expedientes de Auditoria.
1993 – 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(79) Expedientes de Cobro Tributario.
1993 – 1994
20 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas
Múltiples de Remisión de Correspondencia.
1993 – 2004
10 años
1993 -1994
1993 - 1992
20 años
CONCEPTO
Serie (12) Consecutivo de Correspondencia.
Libros Radicadores Tipología Libro Radicado.
10 años
2. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Barrancabermeja
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (3) Autos. Tipología Documental Autos.
1994
20 años
Serie (13) Consecutivo de Correspondencia.
Serie (35) Informes. Subserie (102) de Ejecución
Presupuestal.
Serie (14) Contratos. Subserie (26) de Prestación de
Servicios.
Serie (16) Cuentas. Subserie (375) Cuentas Fiscales.
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (280) Resoluciones Generales Internas
(copias).
Serie (16) Cuentas. Subserie (38) Cuentas de
Recaudo.
Serie (16) Cuentas. Subserie (26) Cuentas de la
Función Pagadora.
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
2 años
1994
20 años
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44)
Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Renta.
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones
Retención en la Fuente.
Serie (29) Expedientes
Renta.
Serie (29) Expedientes
Ventas.
Serie (29) Expedientes
Retención en la Fuente.
Tributarias. Subserie (42)
Tributarios. Subserie (81)
Tributarios. Subserie (85)
Tributarios. Subserie (82)
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (79)
Cobro Tributario.
ACTA NÚMERO
Hoja No.14
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (49) Planillas. Tipología Documental Planilla de
Notificación
y
Actos
Administrativos
y
Correspondencia.
Serie (49) Planillas. Tipología Documental de
Correspondencia.
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Renta.
2004
10 años
2004
10 años
1993
20 años
3. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo y tiempo de conservación,
en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (8) Certificados. Subserie (11) Certificados de
Retención en la Fuente.
Serie (8) Certificados. Subserie (8) Certificados de
Deuda.
Serie (42) Libros Radicadores. Tipología Libro
Radicador.
Serie (110) Pronunciamientos Técnicos. Subserie
(357) Arancel.
2007 - 2008
5 años
2007 - 2008
5 años
1994 - 2001
10 años
2006 - 2007
6 años
2006
5 años
Serie (19) Derechos de Petición.
4. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga
Se presentó un consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo y tiempo
de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Expediente de Renta Tributario.
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (85)
Expediente de Venta.
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expediente de Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (382) Comunicación
Institucional.
2009
5 años
Serie (49) Planillas. Tipología Documental Planilla de
Notificación de Actos Administrativos.
2004
10 años
Serie (121) Solicitud de Numeración de facturación.
2011 - 2012
2 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) Retención
en la Fuente.
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones Tributarias.
Ventas.
Serie (17) Declaraciones Tributarias.
Rentas.
Serie (17) Declaraciones Tributarias.
Retención en la Fuente.
Serie (29) Expedientes Tributarios.
Expediente de Cobro Tributario.
Subserie (44)
Subserie (41)
Subserie (42)
Subserie (79)
ACTA NÚMERO
Hoja No.15
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
5. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Florencia
Se presentó un consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la
documentación y tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención
documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Declaración de Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44)
Declaración de Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) Retención
en la Fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194) Timbre.
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
6. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Girardot
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1993
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) Renta.
1993
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) Retención en la Fuente.
1993
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) Impuesto a las Ventas.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
Renta.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Ventas.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
Retención en la Fuente.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194)
Timbre.
1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (79)
de Cobro Tributario.
1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios Subserie (88)
de Liquidación.
1993 - 1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (80)
de Facturación.
1993 - 1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Renta.
1990 - 1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Retención en la Fuente.
1993 - 1993
20 años
CONCEPTO
Serie (16) Cuentas. Subserie (375) Cuentas
Fiscales.
ACTA NÚMERO
Hoja No.16
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (84)
de Timbre.
Serie (49) Planillas Tipología Documental de
Correspondencia.
Serie (60) Servicios Públicos.
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (150)
Plan Operativo.
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
1993
20 años
1999 - 2004
10 años
1995 - 2001
5 años
1997 - 1999
7 años
1993 - 2003
10 años
7. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ibagué
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
PERIODO
TIEMPO DE
ONSERVACIÓN
Serie (16) Cuentas. Subserie (39) Cuenta Fiscal.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Declaraciones de Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44)
Declaración de Impuestos a las Ventas.
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios.
Expedientes de Cobro Tributario.
Subserie
(79)
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios.
Expedientes de Facturación.
Subserie
(80)
1994
20 años
Serie (29) Expedientes
Expedientes de Renta.
Tributarios.
Subserie
(81)
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios.
Expedientes de Sucesiones.
Subserie
(83)
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios.
Expediente de Liquidación.
Subserie
(88)
1994
20 años
1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de Gestión.
1994
10 años
Serie (40) Libros Contables. Subserie (127) Libros
Auxiliares.
1994
20 años
Serie (40) Libros Radicadores. Tipología Documental de
Correspondencia.
1994
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas.
1994
7 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194) Recibos de
Pago Timbre.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) Recibos de
Pago Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) Recibos de
Pago Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) Recibos de
Pago Venta.
1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie
Ejecución de Capacitación.
(105)
Informes
de
ACTA NÚMERO
Hoja No.17
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
8. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Manizales
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (79)
Expedientes de Cobro Tributario.
Serie /17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) Impuesto a las Ventas.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1993 - 1992
20 años
1993 - 1993
20 años
Serie /17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) Retención en la Fuente.
1993 - 1993
Serie /17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(43) Timbre.
1993 - 1993
Serie /17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) Renta.
1993 - 1993
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (191)
Renta.
1993 - 1993
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
Retención en la Fuente.
1993 - 1993
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Ventas.
1993 - 1993
20 años
7 años
20 años
20 años
20 años
20 años
9. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Montería
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2001
5 años
Serie (3) Autos. Tipología Autos de Apertura
(copias).
1993 - 2004
2 años
Serie (3) Autos. Tipología Autos Comisorios (copias).
2002 - 2004
2 años
Serie (3) Autos. Tipología Autos de Verificación
(copias).
2000 - 2001
2 años
2002
10 años
1993 - 1994
20 años
1993 - 1994
20 años
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expediente de Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios Subserie (85)
Expediente de Venta.
1993 - 1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
2002
10 años
Serie (43) Memorandos.
2002
10 años
2002 - 2005
7 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas. Tipología Actas de Visita (copias).
Serie (9) Circulares. Subserie. (14) Circular Interna.
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41).
Declaración de Renta.
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Expediente de Renta.
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de Asistencia.
ACTA NÚMERO
Hoja No.18
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (49) Planillas.
Correspondencia.
Tipología
Planillas
de
1993 - 2004
10 años
2002
20 años
1994 - 2008
3 años
Recibo de caja
Serie (35) Informes. Subserie (105) Informes de
Ejecución de Capacitación.
10. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Neiva
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios Subserie (85)
Ventas.
1993 -1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Retención en la Fuente.
1993 -1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Devoluciones.
1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (84)
Timbre.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (193)
Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194)
Timbre.
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) Renta.
11. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Palmira
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (1) Actas. Tipología Entrega y Recibo de Oficina.
1993 - 2003
5 años
Serie (3) Autos (copias).
1993 - 2000
2 años
Serie (7) Caja Menor.
2000 - 2003
10 años
Serie (8) Certificados. Subserie (10) De disponibilidad
Presupuestal.
2000 - 2003
5 años
Serie (8) Certificados. Subserie (11) De Retención en la
Fuente.
2000 - 2003
5 años
Serie (8) Certificados. Subserie (387) Certificados de
Ingreso y Retenciones.
2004
8 años
CONCEPTO
ACTA NÚMERO
Hoja No.19
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (9) Circulares. Subserie (14) Circular Internas.
2001 - 2003
10 años
Serie (13) Consecutivo de Correspondencia.
1993 - 1994
20 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (375) Cuentas Fiscales.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41)
Declaración de Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42)
Declaración de Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44)
Declaración de Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (43)
Declaración de Timbre.
1993 - 1994
7 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (55) Boletines de
Prensa.
2007 - 2009
3 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (382) Comunicación
Institucional.
2000 - 2005
5 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (285)
Expedientes de Devoluciones y Compensaciones.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81)
Expedientes de Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82)
Expedientes de Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (84)
Expedientes de Timbre.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (85)
Expedientes de Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) Informes de
Gestión.
2000
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (110) Informes de
Supervisión y Control.
1993 - 2001
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (101) Informes de Diseño
de Sistemas.
2000
5 años
2003 - 2008
5 años
2002 - 2003
2 años
Serie (129) Pago de Impuestos. Subserie (389) IVA.
1993 - 1994
12 años
Serie (49) Planillas. Tipología Remisión Entidades
Autorizadas para Recaudar.
1993 - 2000
7 años
2005
7 años
Serie (49) Planillas. Tipología De Correspondencia.
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Correo Especial.
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Múltiple de Remisión de
Correspondencia.
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas.
1997 - 2007
7 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) De Renta.
1993 - 1994
20 años
1993
2 años
Serie (35) Informes. Subserie (422) Informes.
Serie (38) Inventarios.
Devolutivos.
Subserie
(196)
Inventario
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas de Asistencia.
Serie (58) Resoluciones de Carácter General Subserie
(191) Externas (copias).
ACTA NÚMERO
Hoja No.20
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (58) Resoluciones de Carácter General. Subserie
(280) Internas (copias).
1994 - 2005
2 años
Serie (121) Solicitudes de Numeración de Facturación.
2000-2004
2 años
12. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Pasto
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (16) Cuentas. Subserie (375) Cuenta Fiscal.
1993 - 1993
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41) De
Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42) De
Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44) De
Impuesto a las Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (43) De
Timbre.
1993 - 1994
7 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (79) De
Cobro Tributario.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) De Renta.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) De
Retención en la Fuente.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) De
Impuesto a las Ventas.
1993
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (194) De Timbre.
1993
20 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (36) Cuentas de la
Función Pagadora.
1993
20 años
CONCEPTO
13. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Pereira
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1993 - 2005
2 años
1996
5 años
Serie (1) Actas. Tipología Actas de Entrega y
Recibo de Oficina.
1993 - 2007
5 años
Serie (4) Bancos. Subserie (3) Colillas de
Cheques.
1993
20 años
Serie (4) Bancos. Subserie (3) Conciliaciones
Bancarias.
1993
20 años
1993 - 1994
20 años
1993
10 años
1993 - 2004
5 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas Tipología De Cierre.
Serie (1) Actas. Tipología De Reparto.
Serie (5) Boletines de Caja.
Serie (7) Caja Menor.
Serie (8) Certificados. Subserie (8) De Deuda.
ACTA NÚMERO
Hoja No.21
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Certificado de Tiempo de Servicio.
1993
1 año
Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
1993
1 año
1998
2 años
1993-1993
5 años
1992
2 años
Serie (12) Concursos. Subserie (20) Cerrados.
1993 - 1994
10 años
Serie (12) Concursos. Subserie (20) Abiertos.
1990
10 años
1993 - 1994
20 años
Serie (8) Certificados. Subserie
Disponibilidad Presupuestal.
Serie (8) Certificados.
Retención en la Fuente.
Subserie
(1)
De
(11)
De
Certificado de Formación.
Serie (16) Cuentas. Subserie (375) Cuenta
Fiscal.
Serie (16) Cuentas. Subserie (36) De la
Función Pagadora.
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(48) De Tránsito Aduanero Cabotaje,
Continuación de Viaje.
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(49) De Viajeros.
1994
20 años
2002 - 2006
5 años
2002 - 2008
5 años
Serie (19) Derechos de Petición.
1993 - 2009
5 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (54) Avisos de
Ley.
1997 - 2004
10 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (55) Boletines
de Prensa.
2003
3 años
Serie (31) Fallos. Subserie (327) De Contenido
Particular.
2001 - 2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (422) Informes.
1993 - 2006
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (97) Otras
entidades del Estado.
1993 - 2007
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (98) De Auditoria.
1993 - 2004
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (99) De Avance
de Proyectos.
2000
2 años
Serie (35) Informes. Subserie
Ejecución de Capacitación.
(105)
De
2006
3 años
Serie (35)
Gestión.
(258)
De
1993 - 2003
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (103) De Gestión
Aduanera.
1998 - 2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (261) De Gestión
Cambiaria.
1997
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (106) De Gestión
Tributaria.
1997 - 2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie
Seguimiento a Contratos.
2002 - 2003
5 años
1996
5 años
1993 - 2001
6 años
Informes.
Subserie
(289)
De
Serie (35) Informes. Subserie De Recaudo
Serie (38) Inventarios. Subserie (329) De
Bodega.
ACTA NÚMERO
Hoja No.22
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (38) Inventarios. Subserie (196) De
Devolutivos.
Libros Auxiliares.
Libro de Reserva de Caja.
Serie (42) Libros Radicadores Tipología de
Correspondencia, Actos Administrativos, De
Resoluciones
De
Expedientes,
De
Mandamiento de Pago.
Manuales de Procedimientos.
1993 - 2004
2 años
1993 – 1992
20 años
1993
20 años
1993 - 2005
10 años
1993
10 años
1993 - 2004
10 años
1999 - 2004
10 años
1993
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145)
De Capacitación.
2002 - 2006
5 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (310)
De Servicios Educativos.
2002 - 2003
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (306)
De Inducción.
1996 - 2006
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (150)
Plan Operativo
1993 - 2005
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (155)
Programa de Fiscalización Tributaria.
1993 - 2008
10 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (411)
Programa de Gestión Masiva.
2007
3 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (335)
Plan Estratégico.
1996 - 1998
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (148)
Plan de Seguridad y Vigilancia.
1998
7 años
Serie (48) Planes y Programas Subserie (149)
Plan de Supervisión y Control.
2001 - 2003
7 años
Serie (49) Planillas Tipología Planillas.
2002 - 2005
7 años
Serie (49) Planillas Tipología De Transferencia.
1998 - 2008
5 años
Serie (49) Planillas Tipología De Asistencia.
1998 - 2007
7 años
Serie (50) Pólizas. Subserie (163) De Manejo.
1993 - 1994
2 años
Serie (100) Preliminares.
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Múltiple de
Correspondencia.
1993 - 2004
10 años
Serie (66) Proyectos Tributarios. Subserie
(235) Cuenta Corriente Contribuyente.
2001 - 2005
8 años
Serie
(90)
Operacionales.
2006 - 2009
5 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191) De
Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192) De
Venta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193) De
Retención en la Fuente.
1994
20 años
2002 - 2007
6 años
Serie (43) Memorandos.
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (262)
De choque contra la Evasión.
Planes y Programas, Plan de Compras.
Quejas.
Subserie
Serie
(80)
Recomendaciones
Pronunciamientos de la Defensoría.
(333)
y
ACTA NÚMERO
Hoja No.23
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (69) Sistemas de Información. Subserie
(292) Soportes a Aplicativos.
1999 - 2003
7 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) Renta.
1994
20 años
14. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Popayán
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (1) Actas Tipología Actas (copias).
1996 - 1996
5 años
Serie (3) Autos Tipología Autos (copia).
1993 - 1996
2 años
Serie (19) Derechos de Petición.
1993 - 1996
5 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(81) De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(85) De Venta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(82) De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (35)
Gestión.
1994 - 1996
10 años
Serie (38) Inventarios. Subserie (196) De
Devolutivos.
1994 - 1996
2 años
Serie (42) Libros Radicadores.
Documental Libro Radicador.
1991 - 1996
10 años
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (281) Copias Generales Externas.
1994 - 1996
2 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) De Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) De Retención en la Fuente
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) De Impuestos a la Ventas.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Venta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
Retención en la Fuente.
1994
20 años
1994 - 1996
7 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (16) De La
Función Pagadora.
1994
20 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (54) Avisos
de Ley.
1996
10 años
CONCEPTO
Informes.
Subserie
(258)
De
Tipología
Serie (49) Planillas. Tipología Planillas.
ACTA NÚMERO
Hoja No.24
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
15. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Riohacha
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2004 - 2007
5 años
2004 - 2007
5 años
1993 - 1993
20 años
1993 - 1988
20 años
1993 - 1999
10 años
1993 - 1994
20 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas Tipología De Visita (copias).
Serie (18) Declaraciones Aduaneras Subserie
(48) De Tránsito Aduanero.
Serie (18) Declaraciones Aduaneras Subserie
(52) De Exportación y/o Documento de
Exportación.
Declaraciones de Importación las demás
mercancías.
Serie (42) Libros
Radicadores.
Radicadores
Tipología
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (191)
Recibos de Pago de Renta.
16. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de San Andrés
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2003 - 2008
5 años
Serie (23) Evaluación del Desempeño Subserie (62)
Formatos.
2003 - 2004
7 años
Serie (17) Declaraciones Aduaneras Subserie (48)
De Tránsito Aduanero.
1994 - 2009
5 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias Subserie (41)
De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias Subserie (44)
De Venta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias Subserie (42)
De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias Subserie (43)
De Timbre.
1993 - 1994
7 años
Serie
(20)
Divulgación
Comunicaciones Institucionales.
1999 - 2009
5 años
2004
10 años
Serie (38) Inventarios (196) De Devolutivos.
1995 - 2010
2 años
Serie (49) Planillas Tipología De Asistencia.
2002 - 2007
7 años
Serie (20) Divulgación Subserie (54) Avisos de Ley.
2004
10 años
Serie (35) Informes Subserie (98) De Auditoria.
2007
5 años
Serie (48) Planes y Programas Subserie (149) De
Supervisión y Control.
2006
7 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas Tipología Actas y Entrega de Recibos
de Oficina.
Subserie
(382)
Serie (35) Informes Subserie (103) De Gestión
Aduanera.
ACTA NÚMERO
Hoja No.25
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (191) Renta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (192) Venta.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de
Retención en la fuente.
1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago Subserie (194) Timbre.
1994
20 años
Serie (35) Informes Subserie (98) De Auditoria.
2007
5 años
1993 - 2000
14 años
Pago
Subserie
(193)
Serie (18) Declaraciones Aduaneras Subserie (51)
Simplificada de Importación.
17. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Quibdó
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1997 - 2008
5 años
Serie (1) Actas Tipología De Reparto.
1998 - 2007
5 años
Serie (1) Actas (Copias) Tipología de Visita
Técnica.
1993 - 2002
5 años
Serie (1) Actas (Copias)
Inspección Contable.
1993 - 2006
5 años
1993 - 2003
5 años
1998 - 2004
2 años
1993 - 2008
5 años
1993
5años
1993 - 2008
2 años
Serie (3) Autos (copias). Tipología De Archivos.
1993 - 2010
2 años
Serie (3) Autos (copias)
Verificación y/o cruce.
Tipología
De
1993 - 200
2 años
Serie (3) Autos
Inspección.
Tipología
De
1993 - 2007
2 años
Serie (3) Autos (copias) Tipología Inadmisorio.
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos
Cancelación.
1993 - 2006
2 años
Serie (3) Autos (copias). Tipología Declarativo.
1994
2 años
Serie (3)
Traslado.
2002
2 años
Serie (3) Autos (copias). Tipología Autos.
Serie (19) Derechos de Petición.
1998 - 2006
1993 - 2006
2 años
5 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(81) De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(85) De Ventas.
1993 - 1994
20 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas (Copias) Tipología de Actas de
Aprehensión.
Tipología
De
Serie (1) Actas (Copias) Tipología De
Inspección de Mercancías.
Serie (1) Actas Tipología De Cierre.
Serie (1) Actas Tipología De Entrega y Recibo
de Oficina.
Actas Tipología de Inventario.
Serie (3) Autos
Comisorios.
Autos
(copias).
(Copias)
(copias).
(copias).
Tipología
Tipología
Tipología
De
De
De
ACTA NÚMERO
Hoja No.26
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(82) De Retención en la Fuente.
1993
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios Subserie
(83) De Sucesiones.
1993 - 1993
20 años
Serie (35) Informes. Subserie (422) Informes.
1993 - 2007
5 años
Informes Financiero.
1993 - 1990
20 años
1997
5 años
1993 - 2003
10 años
1993 - 2001
10 años
1998
5 años
Informes de Recaudo.
Informes de Gestión Anual.
1993
1983
10 años
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (109) Proceso
Contencioso Administrativo.
1998
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (261) De Gestión
Cambiario.
1993 - 1999
10 años
Serie (20) Divulgación.
Comunicación Institucional.
1993 - 2008
5 años
1993
5años
1993 - 2001
2 años
1993 - 2008
2 años
1993 - 2004
10 años
1984
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Formato de envió
y listado de Recepción de Bancos.
1993 - 2003
5 años
Serie (49) Planillas. Tipología de Asistencia.
1996 - 2006
7 años
Serie (49) Planillas Tipología Correspondencia
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Notificación de
Actos Administrativos.
1997 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Órdenes de
Trabajo.
2001 - 2006
2 años
1993
10 años
1993 - 1994
10 años
1993 - 1994
10 años
Serie (42) Libros Radicadores Tipología
Radicador de Actos Administrativos.
1993 - 1995
10 años
Serie (42) Libros Radicadores.
Radicador de Contratos.
Tipología
1993 - 1994
10 años
Serie (42) Libros Radicadores.
Radicador de Recursos.
Tipología
1993
10 años
Serie (35)
Auditoria.
Informes.
Serie (35)
Gestión.
Informes.
Serie (35) Informes
Inspección y Control.
Subserie
(98)
De
Subserie
(258)
De
Subserie
(111)
De
Serie (35) Informes. Subserie
Movimiento de Mercancías.
(114)
De
Subserie
(382)
Informes a otras Entidades del Estado.
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (280) De Carácter General (copias).
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (281) De Generales Externas
(copias).
Serie (49) Planillas. Tipología Múltiple de
Remisión de Correspondencia.
Planillas Tipología de Correo de Entrega
Especial.
Avisos de Ley (copias).
Serie (42) Libros Radicadores.
Radicador de Expedientes
Tipología
Serie (42) Libros Radicadores.
Radicador de Correspondencia.
Tipología
ACTA NÚMERO
Hoja No.27
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Libros Radicadores Tipología de
Radicador de Bancos.
Libros Radicadores Tipología de Derechos
de Petición.
Libros Radicadores Tipología de Control
de Cheques.
Libros Radiadores Tipología.
1993 -1993
10 años
1993 - 1987
10 años
1993 - 1987
10 años
1993 - 1994
10 años
Serie (40) Libros Contables Subserie (130)
Mayor y Balances.
1993 - 1994
20 años
Serie (41) Libros Presupuestales. Subserie
(137) De Transferencia.
1993 - 1993
20 años
Serie (121) Manuales. Subserie (393) De
Procedimiento.
1993 - 2003
10 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (141)
De Capacitación.
1993 - 1995
5 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145)
De Desarrollo.
1994 - 2003
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (200)
De Cobro Masivo.
1993 - 2005
5 años
Serie (48) Planes y Programas Subserie (146)
De Compras
1993 - 2005
5 años
Serie (78) Sugerencias Tributarias Aduaneras y
Cambiarias y de Servicio.
1993 - 2003
6 años
2007
2 años
1997
2 años
Ingresos y Egresos de Almacén.
1993 - 1992
20 años
Serie (33) Formas y Formularios. Subserie (94)
Cartillas de Instrucción.
1995 - 2001
3 años
Serie (12) Concursos, Subserie (19) Abiertos
1997
10 años
Denuncias con obligaciones Penalizables.
1993
10 años
Serie (100) Preliminares.
1999
10 años
Serie (8) Certificados.
Capacitación.
Subserie
(7)
De
Serie (50) Pólizas. Subserie (163) De Manejo.
18. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Tunja
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1993 – 2009
5 años
1993 - 1989
2 años
Serie (8) Certificados. Subserie (11) De Retención en
la Fuente.
1993 - 1993
5 años
Serie (23) Evaluación del Desempeño. Subserie (63)
Informes de Evaluación.
1993
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) De Gestión.
1993 – 2004
10 años
Informes de Supervisión y Control.
1993 - 1992
10 años
CONCEPTO
Serie (20) Divulgación. Subserie (382) Comunicación
Institucional.
Certificados de Disponibilidad Presupuestal.
ACTA NÚMERO
Hoja No.28
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (38) Inventarios. Subserie (115) De Documentos
de Gestión.
1994 – 1995
2 años
Serie (49) Planillas. Tipología De Asistencia.
1993 – 2007
7 años
Serie (49) Planillas Tipología De Remisión de
Correspondencia.
1993 – 2004
10 años
Serie (42) Libros Radicadores. Tipología Radicador.
1993 – 2004
10 años
Serie (42) Libros Radicadores. Tipología Radicador de
Correspondencia.
1993
10 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (193) De
Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (194) De
Timbre.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41) De
Renta.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44) De
Impuesto a las Ventas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42) De
Retención en la Fuente.
1994
20 años
1993 - 1991
1993 - 1991
1993 - 1992
20 años
20 años
20 años
Expediente de Renta.
Expediente de Sucesiones.
Recibos de Caja.
19. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Santa Marta
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Declaraciones de Importación.
1993 - 1987
26 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(41) De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) De Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
Impuesto a las Ventas.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(53) Documentos de Vuelo y Transporte.
1994 - 2004
8 años
2012
2 años
1993 - 1987
10 años
CONCEPTO
Serie (121) Solicitudes de Numeración de
Facturación.
Declaraciones
Aduaneras
Sobordos
Manifiestos de Carga.
20. Dirección Seccional Delegada de Impuestos y Aduanas de Sogamoso
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
ACTA NÚMERO
Hoja No.29
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2002 - 2005
5 años
Serie (3) Autos (copias). Tipología Comisorios.
1993
2 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(85) De Ventas
1993 -1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(82) De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias Subserie
(43) De Renta
1989 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(44) De Venta.
1993 - 1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie
(42) De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (191)
De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (192)
De Venta.
1993 - 1994
20 años
Serie (55) Recibos de Pago. Subserie (193)
De Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas (copias) Tipología Actas.
21. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Tuluá
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (42) De
Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (44) De
Impuesto a las Venas.
1994
20 años
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (43) De
Timbre.
1994
20 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (191) De Renta.
1994
20 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (192) De
Ventas.
1994
20 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (193) De
Retención en la Fuente.
1994
20 años
Serie (54) Recibos de Pago. Subserie (194) De
Timbre.
1994
20 años
CONCEPTO
Serie (17) Declaraciones Tributarias. Subserie (41) De
Renta
22. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Urabá
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
Serie (1)
Inspección.
CONCEPTO
Actas (copias).
Tipología
De
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1994 - 2004
5 años
ACTA NÚMERO
Hoja No.30
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (1) Actas
Mercancía.
(copias).
Tipología
De
1994 - 2004
5 años
Serie (1) Actas (copias) Tipología De Visita
Técnica.
2004
5 años
Serie (8) Certificados.
Tiempo de Servicio.
2000
1 año
1994
20 años
2003 - 2004
10 años
2003
7 años
Serie (35) Informes. Subserie (198) De Control
Interno.
2000
10 años
Serie (49) Planillas Tipología Planilla.
2004
10 años
1999 - 2003
5 años
Declaración de Importación.
1993
20 años
Serie (35) Informes de Seguimiento al Plan de
Mejoramiento.
2000
5 años
Serie (8) Certificados.
Tiempos de Servicio.
2000
1 año
Subserie (12)
De
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie
(42) De Exportación.
Serie (82) Denuncias
Penalizables.
con
obligaciones
Serie (23) Evaluación
Subserie (62) Formatos.
del
Desempeño.
Serie (49) Planillas Tipología. Solicitud salida
de Vehículos.
Subserie (12)
De
23. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Valledupar
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (1) Actas. Tipología. Actas de Inventario.
1993 - 2006
5 años
Serie (1) Actas. Tipología. Actas
Aprehensión de Mercancías (copias).
1993 - 2006
5 años
Serie (1) Actas. Tipología de Reparto.
1993 - 2006
5 años
Serie (1) Actas. Tipología De Entrega y Recibo
de Oficina.
1993 - 2006
5 años
Serie (1) Actas Tipología de Reconocimientos y
Valoración de Mercancía.
1993 - 2006
5 años
Serie (3) Autos Tipología Autos de Archivo
(copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología Autos de Apertura
(copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología Autos Comisorios
(copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología de Verificación y/o
cruce (copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología de Re imputación
(copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología de Inspección
(copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (3) Autos. Tipología que Decretan
Pruebas (copias).
1993 - 2005
2 años
de
ACTA NÚMERO
Hoja No.31
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (3) Autos, Tipología Remisorios (copias).
1993 - 2005
2 años
Serie (16) Cuentas. Subserie (38) De Recaudo
1993 -1994
20 años
1993
20 años
Serie (35) Informes Subserie (258) De Gestión.
1993 - 2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (111) De Visita
de Supervisión y Control.
1993 - 2004
10 años
Serie (35) Informes. Subserie (103) de Gestión
Aduanera.
1993 - 2004
10 años
Serie (35)
Recaudo
1993 - 2004
10 años
1995 - 1999
2 años
Serie (49) Planillas. Tipología Múltiple de
Remisión de Correspondencia
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Entrega de
Correo Especial.
1993 - 2004
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología de Asistencia.
2005 - 2006
7 años
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (280) Generales Internas.
1993 - 2003
2 años
1993 - 2003
2 años
1993 - 2002
2 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(81) De Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie
(85).De Ventas
1993 - 1994
20 años
Serie
(49)
Planillas.
Correspondencia.
1993 - 2006
10 años
Expediente de Devoluciones.
Serie (38)
Devolutivos.
Informes
Subserie
Inventarios.
(113)
Subserie
De
(196)
Serie (58) Resoluciones de Carácter General.
Subserie (281) Generales Externas (copias).
Resoluciones de Carácter Particular (copias).
Tipología
de
24. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Villavicencio
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (81) De
Renta.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (82) De
Retención en la Fuente.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (84) De
Timbre.
1993 - 1994
20 años
Serie (29) Expedientes Tributarios. Subserie (85) De
Ventas.
1993 - 1994
20 años
25. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Yopal
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
ACTA NÚMERO
Hoja No.32
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (121)
Facturación.
CONCEPTO
Solicitudes de
Numeración
de
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2010
2 años
Direcciones Seccionales Delegadas
1. Dirección Seccional de Aduanas de Pamplona
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (3) Autos. Tipología Autos (copias).
2007 - 2009
2 años
Serie (1) Actas Tipología Actas de Cierre (copias).
2007 - 2008
2 años
2009
1 año
2007 - 2008
5 años
2007 - 2009
5 años
Serie (23) Evaluación del Desempeño. Subserie (62)
Formatos.
2007
7 años
Serie (35) Informes. Subserie (115) De Capacitación.
2008
3 años
Serie (35) Informes. Subserie (336) De Plan de
Mejoramiento.
2008
5 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145) De
Capacitación.
2007 - 2009
5 años
2007
7 años
2007 - 2010
2 años
CONCEPTO
Serie (8) Certificados Subserie (12) De Tiempos de
Servicio.
Serie (119)
Bienestar.
Desarrollo
Humano.
Subserie
(380)
Serie (22) Estadísticas (60) De Gestión.
Serie (48) Planillas. Tipología Planillas.
Serie (58) Resoluciones de Carácter General. Subserie
(281) (copias) Generales Externas.
2. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Puerto Carreño
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
2001
5 años
Serie (3) Autos Tipología De Archivo (copias).
1996 - 1999
2 años
Serie (3) Autos
Tributarios.
(copias).
Tipología
Comisorios
1996 - 1999
2 años
Serie (3)
Tributaria.
(copias).
Tipología
Inspección
1996 - 1999
2 años
Serie (3) Autos (copias). Tipología De Apertura.
1996 - 1999
2 años
Serie (8) Certificados. Subserie (10) De Disponibilidad
Presupuestal.
1999 - 2001
2 años
Serie (8) Certificados. Subserie (11) De Retención en
la Fuente.
2001
5 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas Tipología de Anulación (copias).
Autos
ACTA NÚMERO
Hoja No.33
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (20) Divulgación. Subserie (57) Citación para
Notificación.
2001
10 años
Serie (35) Informes Subserie (258) De Gestión.
2001
10 años
Serie (42) Libros Radicadores. Tipología De Actos
Administrativos.
2001
10 años
Serie (42) Libros
Expedientes.
2001
10 años
Serie (43) Memorandos.
2001
10 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (151) Anual
de Caja.
2001
5 años
Serie (49) Planillas. Tipología De Correspondencia.
1999 - 2001
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología Salida de Elementos.
1996-2001
10 años
Radicadores.
Tipología
De
3. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Puerto Asís
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación, en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
CONCEPTO
Serie (1) Actas (copias). Tipología Actas.
2005 - 2009
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) De Gestión.
1997 - 2005
10 años
Serie (49) Planillas. Tipología De Asistencia.
2006 - 2007
7 años
PERIODO
4. Dirección Seccional Delegada de Puerto Inírida
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subseries, periodo de la documentación y
tiempo de conservación en los archivos de gestión y central, según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Serie (1) Actas (copias). Tipología Actas.
2012-2013
2 años
Serie (3) Autos (Copias) Tipología Autos.
2012 - 2013
2 años
Serie (7) Caja Menor.
2004
10 años
Serie (9) Circulares. Subserie (14) Internas.
2003
10 años
Serie (20) Divulgación Subserie (57) Citación para
notificación.
2003 - 2004
10 años
Serie (38) Inventarios. Subserie (118) Inventario de
Formas Formatos y Formularios.
2004
10 años
Serie (43) Memorandos.
2004
10 años
Serie (59) Resoluciones de Carácter General
(copias) Subserie (281) Generales Externas.
2012-2013
2 años
Serie (121)
Facturación.
2011-2013
2 años
Serie (35) Informes Subserie (258) De Gestión.
2004
10 años
Serie (35) Informes Subserie (422) Informes.
2009
5 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras Subserie (18)
Documentos de Vuelo y Transporte.
2006
8 años
CONCEPTO
Solicitudes
de
Numeración
de
ACTA NÚMERO
Hoja No.34
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
5. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Tumaco
Consolidado de los documentos a eliminar indicando series y/o subserie, periodo de la documentación y
tiempo de conservación según tablas de retención documental.
PERIODO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
1998 - 2002
5 años
Serie (8) Certificados. Subserie (7) De Capacitación.
1998 - 2008
2 años
Serie (8) Certificados. Subserie (12) De Tiempo de
Servicio.
1994 - 2002
1 año
Serie
(8)
Certificados
Disponibilidad Presupuestal
1993 - 2005
2 años
Serie (85) Conceptos Arancelarios.
1993 -2000
7 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (382) Comunicación
Institucional.
1998 - 2004
5 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie (49)
Declaración de Viajeros.
1998 - 2005
5 años
Serie (12) Concursos. Subserie (19) Abiertos.
1996 - 2004
10 años
Serie (20) Divulgación. Subserie (55) Boletines de
Prensa.
1995 - 2005
3 años
Serie (18) Declaraciones Aduaneras. Subserie (48)
De Tránsitos/cabotaje continuación de Viaje.
1996 -2000
5 años
Serie (23) Evaluación del Desempeño Subserie (62)
Formatos de Evaluación.
1998 - 2005
7 años
Serie (22) Estadísticas. Subserie (58) Aduaneras.
1994 - 2004
5 años
Serie (23) Evaluación del Desempeño. Subserie (62)
Formatos.
1998 - 2005
7 años
Serie (38) Inventarios. Subserie (122) De Mercancía.
1996 - 2006
2 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145) De
Capacitación.
1998 - 2008
5 años
Serie (35) Informes. Subserie (258) De Gestión.
1994 - 2004
10 años
1993 - 2003
10 años
Serie (43) Memorandos.
1993 - 2000
10 años
Serie (49) Planillas Tipología De Asistencia.
1998 - 2008
7 años
Serie (49) Planillas. Tipología De Correspondencia.
1995 - 2003
10 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (146) De
Compras.
1998 - 2005
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (150)
Operativo.
1998 - 2005
7 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (145) De
Capacitación.
1998 - 2008
5 años
Plan de Compras
1998 - 2005
7 años
2004
8 años
CONCEPTO
Serie (1) Actas. Tipología De Entrega y Recibo de
Oficina.
Serie (42) Libros
Correspondencia.
Subserie
Radicadores.
(10)
Tipología
De
de
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (153) De
Fiscalización Tributaria.
ACTA NÚMERO
Hoja No.35
003
de
17 y 18 de Diciembre de 2015
Continuación del Acta 003 de la Sesión Virtual del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo DIAN del 17 y 18 de diciembre de 2015
_______________________________________________________________________________
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (160) De
Salud Ocupacional.
1998 - 2001
13 años
Serie (48) Planes y Programas. Subserie (155) De
Fiscalización.
1997 - 2004
10 años