activos que son objeto de uso se deben depreciar tomando como

SGI – 2000
Bogotá D.C.
Doctor
YAMILE QUINTERO MEZA
Contador
Hospital Regional Manuela Beltrán Tercer Nivel
Carrera 16 No. 9-53
Socorro- Santander
Asunto:
310
12
Consultas contables
Finalizar trámite
20104-142417
TEMA:
Propiedades Planta y Equipo
SUBTEMA:
Método de Depreciación
Procedencia Registro Contable
ANTECEDENTES
Respetada doctora Yamile:
Me refiero a su comunicación radicada con el expediente No. 20104-142417, la cual me
permito atender en el sentido en que fue formulada.
Manifiesta en su consulta “La E.S.E Hospital Universitario San Juan de Dios Socorro
(Hospital extinto), transfiere a la E.S.E Hospital Regional Manuela Beltrán según convenio
de la Gobernación de Santander bienes afectos a la prestación del servicio, la inquietud
radica como debemos depreciar estos activos, se deben o no depreciar? Ya que son bienes
que algunos de ellos ya han cumplido su vida útil?”
CONSIDERACIONES
Para clarificar el tratamiento contable de las depreciaciones de activos que le fueron
trasladados de una entidad liquidada al Hospital Regional Manuela Beltrán, es necesario
remitirse a las normas y principios relativos al tema, que se detallan a continuación:
“Cuentas claras, Estado transparente”
Carrera 7 No. 32 – 16 Pisos 34 a 40
PBX: (91) 3 38 98 88 • Fax (91) 3 38 98 88 Ext 268
http:\\www.contaduria.gov.co
E-mail: [email protected]
Bogotá D.C. - Colombia
Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán.
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En primer lugar la cláusula segunda del Convenio de Transferencia de bienes afectos a la
prestación del servicio señala: “Es instrumentalizar la entrega real y material de los activos
(muebles e inmuebles) de la EXTINTA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JUAN DE
DIOS DEL SOCORRO EN LIQUIDACIÓN que destinaba a la prestación del servicio de salud
a la E.S.E HOSPITAL REGIONAL MANUELA BELTRAN para que ingrese a su patrimonio. Por
lo anterior LA EXTINTA ENTIDAD EN LIQUIDACIÓN transfiere al HOSPITAL (i) Derecho de
dominio y la posesión que tiene y ejerce sobre los bienes muebles e inmuebles que se
describe en los parágrafos primero y segundo de ésta cláusula del presente convenio (…)”
(Subrayado fuera de texto).
En el sexto considerando de la cláusula primera establece: “VALOR DE ACTIVOS
TRANSFERIDOS. Corresponde al avalúo aceptado por el liquidador de la E.S.E. Hospital
Universitario San Juan de Dios del Socorro en liquidación, mediante Resolución No. 368
del 10 de Julio de 2008, modificada por la Resolución No. 472 del 24 de Septiembre de
2008.”
La cláusula cuarta del presente convenio establece: “La presente transferencia se hace a
título gratuito, teniendo en cuenta las calidades de las partes intervinientes”
Por su parte, el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública
en los Principios de Contabilidad establecidos en los párrafos 117 y 122, se señala:
“117. Devengo o causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con
independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del
equivalente que se deriva de esto. El reconocimiento se efectuará cuando surjan
los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el
hecho incida en los resultados del período.
(…)
122. Revelación. Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la
situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública
(…), y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes
contables, debe ser revelado por medio de notas. (…)” (subrayado fuera de
texto).
Así mismo, el numeral 9.1.1.5 Normas Técnicas Relativas a los activos- Propiedades planta
y equipo, del mismo texto normativo, establece en los párrafos 170, 171 y 175:
“170. Por regla general, el reconocimiento de la depreciación afecta el gasto o
costo, según corresponda. No obstante, tratándose de las entidades contables
públicas del gobierno general, dicho reconocimiento afecta directamente el
patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de
bienes y prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como
costo.
171. Son depreciables los bienes que pierdan su capacidad normal de
operaciones durante su vida útil, tales como edificaciones; plantas, ductos y
Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán.
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túneles; redes, líneas y cables; maquinaria y equipo; equipo médico y científico;
muebles, enseres y equipo de oficina; equipos de comunicación y computación;
equipo de transporte, tracción y elevación; y equipo de comedor. Cocina,
despensa y hotelería. (…).
(…)
175. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones
cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta
y equipo, y deberán revelarse en forma separada. Por su parte, cuando haya
lugar a la constitución de valorizaciones, estas deberán revelarse como otros
activos.” (Subrayado fuera de texto).
El Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en los numerales 4, 5,
6, 7, 8, 9, 12, 23 y 24 del Capítulo III del Título II relativo al procedimiento contable para
el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y
equipo, establece:
“4. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN. Las propiedades, planta y equipo son
objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la
amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y
corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las
propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar
la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal
de la entidad contable pública. (…)
La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo
pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones
de cometido estatal. (…)
5. METODOS DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN. La depreciación y
amortización deben determinarse sistemáticamente mediante la aplicación de
métodos de reconocido valor técnico (…). El método adoptado debe aplicarse en
forma consistente durante el período contable, con independencia de las
consideraciones tributarias o de rentabilidad.
6. LÍNEA RECTA. Este método se aplica cuando el activo es utilizado de manera
regular y uniforme en cada período contable, y consiste en determinar una
alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo
entre la vida útil estimada.
7. NUMERO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN U HORAS DE TRABAJO. Este
método se basa en la capacidad de producción estimada del activo, y consiste en
dividir el costo histórico del activo entre el número de unidades de producción u
horas de trabajo estimadas. El valor de la depreciación o amortización se obtiene
de multiplicar la tasa unitaria obtenida por el número de unidades producidas u
horas trabajadas.
Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán.
8. SUMA DE LOS DIGITOS DE LOS AÑOS. Es un sistema de depreciación
acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros
años de vida y menos durante los últimos años.
La fórmula utilizada en este método es: depreciación es igual al costo histórico
multiplicado por el factor de depreciación. El factor de depreciación es una
fracción cuyo numerador representa los años de vida que le quedan al activo y el
denominador representa la suma de los años de vida útil probable, el cual es
constante para cualquier año en que se calcule la depreciación.
9. DOBLE TASA SOBRE SALDO DECRECIENTE. Este método permite acelerar la
depreciación, y consiste en aplicar una tasa de depreciación constante al saldo
por depreciar, que se calcula tomando el doble del porcentaje que, siguiendo el
método de línea recta, se cargaría por el uso del activo al finalizar el año. (…)
(…)
12. DEPRECIACIÓN DE BIENES USADOS. La depreciación de los bienes usados,
adquiridos o incorporados, se debe determinar tomando como base la vida útil
restante, de acuerdo con las condiciones naturales y la capacidad de producción
o de servicio de los mismos.
(…)
23. RETIRO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. El cual indica que “Los
bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se
retiran de los activos debitando las subcuentas que correspondan, de las cuentas
1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA
PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acreditando la
subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien retirado, del grupo
16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra en la subcuenta
580802-Pérdida en retiro de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS, si corresponde a bienes inservibles, o la subcuenta 581006Pérdidas en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, si corresponde a
bienes destruidos o perdidos. En caso de haberse registrado valorizaciones, se
debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR
VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la
subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. (...)
El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registra
en las cuentas de orden deudoras debitando la subcuenta 831510-Propiedades,
planta y equipo, de la cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS y acreditando la
subcuenta 891506-Activos retirados, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL
POR CONTRA (CR). Los bienes perdidos respecto de los cuales se inicia un
proceso de investigación para su recuperación, se controlan debitando la
subcuenta 836101-En proceso internas, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES
y acreditando la subcuenta 891521-Responsabilidades, de la cuenta 8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).
24. TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS. El
traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes
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Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán.
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entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad
de tales bienes.(…)” (Subrayado fuera de texto).
Igualmente cabe señalar que el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad
Pública, en los numerales 7 y 16 Capítulo XVI del Título II, establece:
“7. REGISTRO CONTABLE EN LA ENTIDAD QUE TRASLADA BIENES Y DERECHOS
A OTRA QUE LOS RECIBE. Modificado. Res. 145/2008, art. 7º, Contaduría
General de la Nación. La entidad contable pública que traslada los bienes y
derechos, los retira por el valor en libros, debitando las subcuentas que
correspondan a las depreciaciones, amortizaciones y provisiones de los bienes y
derechos trasladados y acreditando las subcuentas de las cuentas de activo
relacionadas, de acuerdo con el bien o derecho que se entrega. (…)
16. DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES, PROVISIONES Y VALORIZACIONES
DE ACTIVOS. Los activos de una entidad que se encuentre en proceso de
liquidación no son objeto de reconocimiento de provisiones y valorizaciones. (…),
excepto los bienes que se utilizan en la producción de bienes y servicios, cuando
el Estado deba garantizar la continuidad en la producción de estos o la
prestación del servicio.(…)”. (Subrayado fuera de texto).
CONCLUSIÓN
Con base en las consideraciones, nos permitimos concluir:
1. En el caso de
depreciados en
restante de la
producción o de
aquellos activos que son objeto de uso y que no han sido
su totalidad, se deben depreciar tomando como base el tiempo
vida útil, de acuerdo con las condiciones y la capacidad de
servicio que le reste a los mismos.
2. Para el caso de aquellos bienes totalmente depreciados y que aún se encuentran
en condiciones de utilización, me permito manifestarle que la Contaduría General
de la Nación, ya se pronunció sobre el particular mediante el Expediente 200912138808 de febrero 5 de 2010, dirigido a la doctora Dulfary Yukima Jurado Herrera,
Contadora Pública de la ESE Hospital Gilberto Mejía Mejía, del cual anexo copia.
3. Para el tratamiento contable de los bienes que cumplieron su vida útil y se trata
de bienes inservibles, perdidos, destruidos total o parcialmente, la entidad debe
aplicar el retiro de propiedades, planta y equipo procediendo a eliminar de la
contabilidad el costo histórico del bien, el valor de las cuentas valuativas asociadas
al mismo (depreciación, provisión y valorización, si hay lugar a ello) y registrar la
diferencia en la subcuenta 580802- Pérdida en retiro de activos, a la cuenta 5808Otros gastos ordinarios. Así mismo debe aplicar el numeral 23 del procedimiento
contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las
propiedades, planta y equipo contenido en el Manual de procedimientos del
Régimen de Contabilidad Pública.
Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán.
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4. Así mismo, la entidad contable pública debe definir el método de depreciación que
será utilizado para depreciar sus activos fijos, considerando los beneficios
económicos o el potencial de servicio que incorpora el activo a depreciar, como
también determinar técnicamente la vida útil del mismo.
Por lo anterior y en ese orden de ideas, la entidad deberá aplicar el método de
depreciación que más se ajuste a las condiciones particulares de cara a los
beneficios económicos esperados o al potencial de servicio del activo, situaciones
que deben ser reveladas en las notas a los estados contables, siempre que se trate
de un método de reconocido valor técnico, como son: línea recta, número de
unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años y doble
tasa sobre saldo decreciente.
Finalmente, en relación con la respuesta de la Contaduría General de la Nación, a las
consultas que le presentan los usuarios, la Corte Constitucional expresó a través de la
sentencia C-487 de 1997 que “Las decisiones que en materia contable adopte la
Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo
son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de
cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los
“productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el
manejo de las finanzas del Estado (…) Es decir, que por mandato directo del Constituyente
le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la
administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se
traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante,
que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de
base para el sistema contable de cada entidad” (…) (Subrayado fuera de texto)
Cordialmente,
MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS
Subcontador General y de Investigación
Evidal/Beatriz