DD - ETB

Código
07. -07.6.3 -F-001-v.1
Fecha de emisión
DD
MM
Instructivo
Instructivo documentos
autorización cupo de
aseguramiento de oferente
AAAA
Elaborado por:
NORMA CECILIA ANAYA TOLOSA
Gerencia Servicios Financieros
Profesional Especializado
Revisado por:
MARIA VICTORIA ZAMBRANO
IBARRA
Gerencia de Abastecimiento
Profesional Especializado II
Aprobado por:
CARLOS ALBERTO HERNANDEZ
ZULUAGA
Vicepresidencia Financiera
Vicepresidente
NOMBRE PROCESO: 7.6. ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD
NOMBRE PROCEDIMIENTO: 7.6.3. ADMINISTRACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROS
INTRODUCCIÓN
El presente instructivo está orientado a que los oferentes presenten con su oferta los
documentos relacionados en el numeral 1° de este documento, con el fin que la(s)
aseguradora (s) con la cual (es) ETB tiene convenio, en su condición de gran contratante,
autoricen el cupo de aseguramiento.
OBJETIVO: La solicitud previa de documentación se realiza con el fin de obtener la
autorización del cupo que su vez agilizará a expedición del certificado de seguro, a nombre del
oferente que resultara seleccionado.
ALCANCE: Este instructivo va dirigido a todos los oferentes que participen en los procesos de
contratación de ETB.
1. DOCUMENTOS PARA AUTORIZACION DE CUPO
1.1. PARA PERSONAS NATURALES (CONTRATOS MAYORES A 10 MILLONES DE PESOS M/CTE):
a) Formulario de Información de Clientes original (adjunto)
 Copia de la Cédula de Ciudadanía del contratista
 Copia del RUT
 Certificado de Cámara de Comercio no mayor a 30 días (original y copia)
 Certificado de ingresos y Retención o Declaración de Renta del último periodo
gravable
b) Si posee bien inmueble debe adjuntar Certificado de Tradición y Libertad del mismo o si
posee vehículo automotor debe adjuntar copia de la Tarjeta de Propiedad
c) Copia de los Estados Financieros comparativos de los dos últimos años
d) Experiencia en el objeto a desarrollar – Hoja de vida
07-07.7-F-001-v.1
“Una vez impreso este documento, se considerará documento no controlado”.
16/09/2013
Pág. 1
Código
Instructivo
Fecha de emisión
DD
MM
AAAA
Instructivo documentos
autorización cupo de
aseguramiento de oferente
e) Autorización uso de datos (adjunto)
1.2. PARA PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES:
a) Formulario de Información de Clientes original (adjunto) Acompañado de los siguientes
documentos:
 Copia del documento de Identidad del Representante Legal
 Certificado de Cámara de Comercio no mayor a 30 días
 Copia del RUT
 Copia de la Declaración de Renta del último período gravable
b) Copia de los Estados Financieros comparativos de los dos últimos años – Auditados (con
Notas y Dictamen o Informe del Revisor Fiscal)
c) Experiencia en el objeto a desarrollar (certificaciones de clientes o contratos – Mínimo 3)
d) Autorización uso de datos (adjunto)
1.3. PARA PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS:
a) Documento de Constitución de la Sociedad
b) Copia documento de identificación de quien ostente la representación legal
c) Registro Mercantil emitido por la autoridad competente para tal fin en el país de origen de
la sociedad.
d) Brochure o link de página web de la sociedad.
e) Información financiera o informes de auditoría consolidados según cierre anual que tenga
el país de origen en lo posible enviarlos bien sea en dólares o euros.
f) Confirmar si la compañía tiene sucursal en Colombia (de ser así, indicar Razón Social y NIT)
2. EXPEDICION CERTIFICADO DE SEGUROS
El oferente seleccionado deberá aportar el pagaré firmado para la expedición del certificado
una vez le sea entregado el contrato firmado.
3.
CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD HABEAS DATA
La(s) Compañías y Corredores de Seguros atenderán los dispuesto en la ley 1581 de 2012, que
regula el tratamiento que se debe dar a los datos personales registrados en cualquier base de
información, que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o
privadas.
07-07.7-F-001-v.1
“Una vez impreso este documento, se considerará documento no controlado”.
16/09/2013
Pág. 2
Código
Instructivo
Fecha de emisión
DD
MM
AAAA
Instructivo documentos
autorización cupo de
aseguramiento de oferente
07-07.7-F-001-v.1
“Una vez impreso este documento, se considerará documento no controlado”.
16/09/2013
Pág. 3
Código
Instructivo
Fecha de emisión
DD
MM
AAAA
Instructivo documentos
autorización cupo de
aseguramiento de oferente
Control de Cambios:
Versión
1.0
Descripción del Cambio
N/A
07-07.7-F-001-v.1
“Una vez impreso este documento, se considerará documento no controlado”.
Fecha del Cambio
N/A
16/09/2013
Pág. 4