Accesos (expedientes y terceros)

Gestión de Expedientes mediante
Workflow
MANUAL DE USUARIO
Accesos (expedientes y terceros)
Índice
1
2
ACCESOS DEL EXPEDIENTE ................................................................... 3
1.1
Accesos normalizados ......................................................................... 4
1.2
Accesos no normalizados .................................................................... 9
1.3
Vincular al vial .................................................................................... 11
ACCESOS DEL TERCERO ...................................................................... 13
2.1
Nuevo alta del tercero sin acceso ...................................................... 13
2.2
Actualización del Acceso del tercero del expediente ......................... 15
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1 ACCESOS DEL EXPEDIENTE
1 ACCESOS DEL EXPEDIENTE
Durante la tramitación de los expedientes, a éstos se les deben anexar todos
los accesos necesarios para poder llevar a cabo su tramitación. Una vez
vinculados, se seleccionará uno de ellos como principal, que será el que
aparezca en la carátula del expediente. Éste se mostrará en el campo
Emplazamiento de la pantalla principal del expediente.
Figura 1. Emplazamiento
Para poder vincular accesos al expediente se deberá situar el cursor en el
botón Vínculos y a continuación pinchar en Accesos.
Figura 2. Opción Vínculos Æ Accesos
En la ventana de los accesos se muestran los que se encuentran vinculados al
expediente, apareciendo vacía cuando no existe ninguno.
Los accesos, dependiendo de si son normalizados, están vinculados al vial o
son no normalizados, aparecen en un área diferente de la pantalla, como
puede verse en la figura adjunta. (Figura 3)
Para acceder a la pantalla de búsqueda de los accesos y posteriormente poder
vincularlos al expediente, se debe pinchar en el botón Añadir, situado en la
parte superior izquierda de la pantalla.
Figura 3. Pantalla de accesos vinculados
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1.1
1 ACCESOS DEL EXPEDIENTE
Accesos normalizados
En la pantalla de búsqueda se debe introducir, al menos, en el campo Nombre
de vía el nombre de la calle que se quiere localizar.
La calle se podrá buscar en función de los datos que se conozcan. Si se quiere
que el sistema recupere únicamente el texto que se ha introducido, se deberá
marcar el check ‘Exacto’ que aparece a continuación del campo.
Si por el contrario no se conoce el nombre completo, se puede escribir
únicamente la palabra que se sabe, ya que el sistema recuperará todos los
accesos que la contengan si no está marcado el check ‘Exacto’.
Si se conoce el Tipo de vía, también se puede rellenar, aunque no es
necesario para realizar la búsqueda.
En el campo Número se podrá introducir el número del portal a buscar, de
modo que el sistema muestre directamente la calle con el acceso indicado.
Otro dato para realizar la búsqueda será el Tipo de vigencia del acceso. Por
defecto, el sistema siempre buscará el acceso vigente, pero se podrán busar
también accesos históricos cuando sea necesario, marcando en este caso el
check ‘Históricas’.
Una vez introducidos los datos, se pinchará en el botón
la parte superior izquierda de la pantalla.
, situado en
Figura 4. Búsqueda de accesos
Una vez que la búsqueda finaliza, se muestran los accesos que responden a
los datos previamente introducidos. Si aparecen varios accesos, entonces se
tiene que pinchar sobre la calle en la que se está interesado para seleccionarla.
En los casos en los que sólo haya una calle, el sistema irá directamente a ésta,
saltándose este paso intermedio.
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Figura 5. Resultado búsqueda accesos
Seleccionada la calle, aparece una nueva pantalla con todos los datos de la
misma y los portales que contiene.
En caso de no haberse introducido el número del portal en la primera pantalla
de búsqueda, éste debe escogerse ahora, seleccionando el check que se
muestra a la izquierda del número.
Figura 6. Selección portal
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Se podrán vincular de esta forma tantos números del mismo acceso como sea
necesario de una única vez, de modo que no se tengan que vincular uno a uno
todos los portales de una misma calle.
Una vez seleccionado el portal o portales, se debe pinchar con el ratón sobre el
botón Vicular acceso de la barra superior de la pantalla. Al hacer esto, si el
acceso se ha añadido correctamente, aparecerá el siguiente mensaje.
Figura 7. Mensaje de información
Cuando se pincha sobre el botón Aceptar del mensaje, la ventana que
continúa mostrándosenos será la del acceso o accesos que acabamos de
añadir, de forma que podamos anexar unos nuevos números sin tener que
volver a realizar todos los pasos anteriores de búsqueda. Si lo que se quiere es
volver a buscar un nuevo acceso, se deberá pinchar en el botón Buscar.
Si por el contrario ya no se va a vincular de momento ningún otro acceso al
expediente, se deberá ir a la pantalla de ‘accesos vinculados’ mediante el botón
Inicio para indicar cuál de ellos es el principal.
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Figura 8. Lista de accesos vinculados
Para marcar uno de los accesos como principal, se deberá pinchar en el botón
V.Ppal situado en la línea del acceso, a la derecha de éste.
Figura 9. Botón para vincular el acceso como principal
El vínculo principal queda marcado con un punto en el margen izquierdo de la
línea del acceso.
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Figura 10. Acceso principal del expediente
Una vez que se marca un acceso como principal, éste no se podrá desvincular
del expediente, por lo que habrá que vincular otro como principal, desmarcando
de esta forma el anterior.
Se podrán borrar del expediente todos aquellos accesos no marcados como
principal pinchando en el botón Borrar situado a la derecha de la línea. Pero,
independientemente de si está o no marcado como principal, no se podrá
borrar si es el último vínculo del expediente, ya que esta pantalla no se podrá
volver a dejar vacía, una vez vinculado algún acceso a la misma.
Figura 11. Desvincular acceso del expediente
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El acceso principal queda reflejado en el campo Emplazamiento del formulario
del expediente.
Figura 12. Emplazamiento
1.2
Accesos no normalizados
En los casos en los que el acceso que se ha de vincular al expediente no
aparezca en la base de datos de Callejero, para poder continuar con la
tramitación se podrá vincular un acceso no normalizado, aunque éste se
deberá haber sustituido por uno normalizado antes de enviar el expediente al
Archivo General.
En la pantalla de búsqueda de accesos, pincharemos en el botón Insertar
acceso no normalizado.
Figura 13. Botón para vincular un acceso no normalizado
En la nueva pantalla aparece un campo de texto libre en el que se deberá
escribir el nombre del acceso que queremos vincular al expediente, y a
continuación pincharemos en el botón Añadir, situado en la parte superior
izquierda de la ventana.
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Figura 14. Descripción del acceso no normalizado
Figura 15. Campo para la descripción del acceso no normalizado
Una vez vinculado el acceso, éste se mostrará en la parte inferior de la pantalla
principal de los accesos. En los casos en los que se marque como
emplazamiento principal del expediente, éste aparecerá en la pantalla principal
del mismo.
Figura 16. Pantalla principal de los accesos vinculados
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1.3
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Vincular al vial
En otras ocasiones no se necesita vincular al expediente un acceso, sino que
se ha de vincular un vial completo por el tipo y subtipo de expediente que se
está tramitando. En este caso, en la pantalla de búsqueda se deberá introducir
el Nombre de vía en el campo del mismo nombre y pinchar en el botón
Buscar, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
Figura 17. Búsqueda de accesos
En la siguiente pantalla, en lugar de escoger un portal, se deberá vincular el
emplazamiento completo pinchando en el botón Vincular al vial, de la parte
superior de la pantalla.
Figura 18. Pantalla para vincular al vial
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1 ACCESOS DEL EXPEDIENTE
Al hacer esto, debe salir el siguiente mensaje.
Figura 19. Mensaje de información
Cuando se pincha sobre el botón Aceptar de esta pantalla, la ventana que
continúa mostrándose será la del acceso que acabamos de añadir, de forma
que podamos anexar un nuevo número del mismo acceso sin tener que volver
a realizar todos los pasos anteriores de búsqueda, o buscar un nuevo acceso,
pinchando en el botón Buscar.
Para navegar a la pantalla principal de accesos en la que se muestran todos
aquellos que se encuentran vinculados al expediente, pincharemos en el botón
Inicio.
Al hacer esto, se volverá a la pantalla principal, en la que se muestran los
accesos vinculados al expediente y el nuevo vial aparecerá en la franja central.
Este dato aparecerá en el campo Emplazamiento del formulario principal del
expediente si se marca como acceso principal del mismo.
Figura 20. Accesos vinculados al vial
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2 ACCESOS DEL TERCERO
2 ACCESOS DEL TERCERO
Los accesos asociados a los terceros del expediente se darán de alta siguiendo
los mismos pasos que se explican en el apartado 1.1, pero accediendo a la
pantalla de direcciones desde dos puntos diferentes del sistema.
2.1
Nuevo alta del tercero sin acceso
Cuando se está dando de alta o vinculando un tercero al expediente y éste no
tiene datos de la dirección, se accederá a la pantalla pinchando en el botón
Alta situado en la parte superior izquierda de la ventana.
Figura 21. Tercero sin acceso. Alta dirección
En la pantalla que se muestra se deberá indicar la ciudad del acceso. Si se
trata de Madrid, se mostrará el campo ‘Acceso’ y se deberá pinchar en la flecha
situada a la derecha del campo:
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Figura 22. Pantalla para la dirección del tercero. Ciudad: Madrid
Figura 23. Botón para acceder al Callejero
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2 ACCESOS DEL TERCERO
Figura 24. Búsqueda de accesos en el Callejero
A partir de este momento se seguirán los pasos explicados en el apartado ‘1.1
Accesos normalizados’ de este manual. La única diferencia entre estas dos
pantallas será que, a la hora de dar de alta el acceso de un tercero, se podrá
vincular un único número de la calle seleccionada, no permitiendo marcar
varios accesos y darlos de alta al mismo tiempo para el tercero.
2.2
Actualización del Acceso del tercero del expediente
Cuando el acceso de un tercero que se encuentra vinculado al expediente es
erróneo, éste se podrá corregir sin tener que darlo de alta. Para ello se deberá
pinchar sobre la persona y a continuación sobre la dirección del mismo, desde
donde se podrá acceder a la pantalla del Callejero para buscar la dirección
correcta del tercero.
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Figura 25. Terceros vinculados al expediente
Figura 26. Dirección del tercero del expediente
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Figura 27. Bontón para acceder al Callejero
A partir de este momento se seguirán los pasos explicados en el apartado ‘1.1
Accesos normalizados’ de este manual. La única diferencia entre estas dos
pantallas será que a la hora de dar de alta el acceso de un tercero, se podrá
vincular un único número de la calle seleccionada, no permitiendo marcar
varios accesos y darlos de alta al mismo tiempo para el tercero.
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