INCORPORACION 5 - Facultad de Ciencias

INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIÓN
(TICs) EN INDUSTRIA DEL SECTOR FARMACÉUTICO – PYMEs
INCORPORATION OF INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES
(ICT) IN PHARMACEUTICAL SECTOR INDUSTRY - SMEs
Elizabeth García González, [email protected]
Grupo de Procesos de transformación de materiales para la Industria Farmacéutica.
Departamento de Farmacia. Facultad de Ciencias. Universidad Nacional de Colombia. Bogotá,
Colombia
RESUMEN
Las tecnologías de la Información y la comunicación son herramientas valiosas dentro del
entorno productivo de Industria del sector Farmacéutico, sin embargo su implementación es
limitada en PYMEs debido a la falta de conocimiento técnico para su correcta selección e
implementación. En particular, se estudiaron las características básicas de Software para manejo
de Información en el Área de Producción de Industria Farmacéutica, desde un punto de vista
funcional. Se identificaron tres módulos que integran un sistema de este tipo: Módulo de Manejo
de Inventario, Módulo de Control de la Producción y Módulo de Planeación y Programación de
la producción. La integración de estos módulos permite la sistematización de la Información
manejada en Áreas Productivas. Desde el punto de vista de manejo de recursos en la
organización, estos sistemas pueden construirse sobre filosofías o técnicas como MRP II, JIT ó
JIT- MRPII. La elección de esta filosofía responde a un análisis de las políticas de manejo de
Inventario, del tipo de actividad económica de la organización y del costo de manejo de
Inventario. Por otra parte, se describe el proceso de Incorporación de TICs en las organizaciones,
para asegurar el éxito en la incorporación de este tipo de herramientas.
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SUMMARY
Information and communication Technologies are valuable tools in the Pharmaceutical
production environment, however their implementation is limited in SMEs due to the lack of
technical knowledge for their adequate selection and implementation. In particular, it was studied
the Software’s basic features for Information management in Production Areas of Pharmaceutical
Industry. There were identified three modules that integrate a system of this kind: Inventory
Management Module, Production Control Module and Production Planning and Scheduling
Module, their integration leads to the systematization of the Information management in
productive Areas. From the point of view of resources management in an organization, these
systems can be built above philosophies or techniques such as MRP II, JIT or JIT – MRP II. The
choice of this philosophy answers to the analysis of the Policies for Inventory Management,
organization’s economical activity and costs of Inventory Management. On the other hand, it’s
described the ICTs Incorporation Process in organizations, to ensure the incorporation success of
this kind of tools.
Palabras clave: Tecnologías de la Información y la Comunicación, Manejo de Inventario,
Control de la Producción, Planeación y Programación de la Producción, JIT, MRP II, Industria
Farmacéutica.
Key words: Information and communication technologies, Inventory Management, Production
control, Production Planning and Scheduling, JIT, MRP II, Pharmaceutical Industry.
INTRODUCCIÓN
Las Tecnologías de la información y la comunicación (TICs) son la combinación de bienes y
servicios cuya función es captar, transmitir y mostrar datos e información por vía electrónica.
En el caso de los bienes, estos deben ser destinados a cumplir la función de procesamiento de la
información y la comunicación, incluida la transmisión y la pantalla, y deben utilizar el
procesamiento electrónico para detectar, medir y / o registrar fenómenos físicos o controlar un
2
proceso; y en cuanto a los servicios, estos deben tener la intención de activar la función de
procesamiento de la información y la comunicación por medios electrónicos [1].
Las Tecnologías de información y comunicación (TICs) abarcan los sistemas de manejo de
información, claves dentro de cualquier organización ya que les permite GESTIONAR,
ORGANIZAR y PLANEAR todas las actividades a realizar dentro de ella en pro de su
crecimiento, por lo que pueden resultar una ventaja competitiva a la hora de afrontar los retos de
conservación y ampliación del mercado a los que se enfrenta la Industria Farmacéutica Nacional.
La inclusión de este tipo de tecnologías por parte de la Industria Farmacéutica no es una decisión
sencilla a tomar, ya que la elección e implementación de un sistema de información formal
(Software de manejo de información) repercute directamente en los procesos y en los requisitos
de aseguramiento de calidad como lo es la documentación, fundamental desde el punto de vista
regulatorio, administrativo y productivo.
El enfoque de este trabajo es el estudio de Sistemas de manejo de Información para el área de
Producción; que puedan brindarle ventajas competitivas específicamente a PYMES del sector
Industrial Farmacéutico.
Existen en el mercado muchas herramientas de software para manejo de información en
manufactura, luego la pregunta real es ¿Según las particularidades en cuanto al tipo de
producción característico del sector (por lote y documentada), y la flexibilidad requerida por
parte de la herramienta, cuál es la mejor opción de Sistema de información para PYMES?
Con la intención de contribuir a solucionar este interrogante, se plantea el estudio de las
exigencias y atributos de los diferentes sistemas de información disponibles en el mercado, con el
fin de identificar aquellos requerimientos funcionales que responden mejor a las necesidades de
las PYMES del sector, y que permiten mayor flexibilidad de estas herramientas, de modo que
puedan implementarse de manera exitosa en este tipo de organizaciones.
METODOLOGÍA
El estudio de la Incorporación de TICs en Industrias del Sector Farmacéutico – PYMEs fue
realizado a partir del análisis de reportes de literatura, bases conceptuales de uso de sistemas de
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información en el sector productor. Se realizó un ejercicio de vigilancia tecnológica, consultando
la red de internet y una revisión bibliográfica para la caracterización tanto de los sistemas de
información para producción como del ambiente productivo farmacéutico. Los resultados del
analisis fueron los requerimientos funcionales para un sistema de información de uso en la
industria farmacéutica. Por último, se estudió la manera de realizar la incorporación de estas
herramientas en una organización productiva del Sector Farmacéutico, de modo que se asegurara
el éxito de la implementación y uso de estas herramientas.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
De acuerdo con el manejo de materiales y de planeación de la producción que se lleva a cabo en
general en la industria farmacéutica productora a través de los sistemas de información, se habla
básicamente de filosofías para la construcción de estos sistemas como lo son JIT (Just in time) y
MRPII (Manufacturing resources planning) ó incluso híbridos de las dos.
Justo a tiempo (JIT) es una filosofía de gestión de la producción que pretende satisfacer la
demanda en lo posible eliminando los desperdicios, considerados como todo lo que sobrepasa la
cantidad mínima de equipos, materiales, personal y tiempo de trabajo estrictamente necesarios
para la producción. Este desperdicio puede ser bien sea de sobreproducción, tiempos de espera,
transporte, inventario, procesamiento, movimiento, entre otros.
La filosofía JIT trabaja bajo la premisa de una completa armonía de la cadena de suministro
donde no se producen excesos, luego únicamente la demanda real en uno de los eslabones de la
cadena de suministro hace que los eslabones que preceden a éste produzcan para reemplazar la
demanda, por ello se denomina un sistema “pull”, de éste modo se evitan los costos de
mantenimiento de inventario, ya que en realidad sólo se trabaja sobre demanda real. Este sistema
atribuye a los inventarios el enmascaramiento de problemas de producción como lo son tiempos
de inactividad de una máquina, delitos del vendedor, desperdicios, filas de trabajo en curso, entre
otros.
En cuanto al control del proceso, esta filosofía propone el sistema de tarjetas Kanban, que indican
e Identifican completamente el flujo de materiales y operaciones, son rótulos de identificación de
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materiales y/o productos en proceso acompañados de la instrucción de la operación a realizar,
funcionan como documentos iniciadores de procesos. Éste sistema hace parte del control de flujo
de materiales, y mantiene que no se realizará ningún trabajo a menos de que sea ordenado por un
Kanban, esto evita el desperdicio, y mantiene controlado el inventario de Producto en Proceso
(WIP) [2, 3], de modo que evita la confusión en procesos, cumpliendo de este modo con uno de
los pilares de la Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
La filosofía MRP II, consiste en la planeación a largo plazo de la demanda de un producto. Se
basa en la estructura del producto, desagregándolo en sus componentes en lo que se denomina
una lista de materiales (BOM: Bill of materials) que incluye para cada producto los elementos
que lo componen y su respectiva proporción dentro del producto. El tipo de planeación que
plantea la filosofía MRP II se fundamenta en el control del inventario para asegurar el
cubrimiento de la demanda. La implementación de un sistema que trabaje con esta filosofía,
requiere bastante soporte administrativo por cuanto el éxito de su funcionamiento está en la
integración de los procesos de compra de materias primas, producción, ventas de producto
terminado y manejo de inventario [2].
La mayoría de desarrollo de software de manejo de información para la producción ha sido
enfocada hacia la industria de manufactura. Sin embargo, la industria farmacéutica se caracteriza
por encontrarse dentro del grupo de las industrias de procesos, que se define según la Sociedad
Americana de Producción y Control de Inventario (APICS) como Industrias cuya forma de
producción agrega valor a los materiales mediante operaciones de mezcla, separación, ó
reacciones químicas [4], lo cual la diferencia bastante de las industrias de manufactura en cuanto
a las variables relevantes del proceso para las funciones de Manejo de inventario, Planeación y
programación de las actividades de producción.
Dentro de un sistema de manejo de información para el área de producción en industria
farmacéutica, puede distinguirse de acuerdo a sus funciones, tres “módulos” diferentes; el
módulo de Manejo de inventario, el Módulo de planeación y programación de actividades, y el
Módulo de control. Estos módulos deben estar interconectados de modo que la información de
estos sea integrada para el buen funcionamiento del sistema.
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1.
ATRIBUTOS
DE
LOS
MÓDULOS
DE
MANEJO
DE
INVENTARIO,
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y CONTROL DE
LA PRODUCCIÓN
La identificación de los atributos de estos módulos facilita la desagregación de los requerimientos
funcionales particulares a Industria Farmacéutica, según su tipo de producción, como se verá a
continuación:
1.1.
Módulo de manejo de inventario:
• El manejo de las materias primas en las industrias de procesos generalmente tiene
restricciones específicas debido a que en el caso de estas industrias se trabaja con materias
primas perecederas (con fechas de expiración), a diferencia de la gran mayoría de las
materias primas utilizadas por la industria de manufactura [5]. Esto condiciona el sistema
de inventario que se considera como ideal para este tipo de industria, que por lo general
maneja FIFO (First in, first out) ó FEFO (First expires, first out).
• Algunas materias primas necesitan de condiciones especiales para su almacenamiento y
conservación, luego las áreas o capacidades de los equipos con los que se cuente
representan otra limitante en cuanto a la cantidad de pedido que puede ordenarse y por
supuesto mantenerse [5], lo que influencia directamente la función de manejo de
inventario, adquisición de materias primas, y desde luego la de planeación y
programación de la producción.
• En Industria Farmacéutica, hay diferentes clasificaciones de materias primas, materiales y
productos, y cada una debe estar contemplada dentro del sistema de manejo de inventario,
para su codificación en el sistema. Tales categorías generalmente pueden ser:
Según su estado en la organización:
o Materia prima en cuarentena (aún no liberada por Control de Calidad para su uso
en el proceso de manufactura).
o Materia prima liberada por control de calidad.
o Producto en proceso
o Graneles
o Producto terminado (sin liberar)
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o Producto terminado liberado.
o Productos producidos en planta como sistemas de apoyo: agua y aire comprimido.
Según su función en el producto:
Principios activos
Excipientes
Envases y empaques, etiquetas, accesorios para dosificación, material de
codificación interna.
Insumos que no se incorporan al producto pero que son necesarios en algunas
operaciones: Detergentes, desinfectantes y sanitizantes para limpieza de equipos,
áreas de producción, uniformes, e indumentaria…
Según condiciones de almacenamiento
Materias primas volátiles.
Gases industriales
Materias primas higroscópicas.
Materias primas y producto terminado que requieran cadena de frío para su
almacenamiento.
Materias primas y producto terminado controlados por el Fondo Nacional de
Estupefacientes.
Materias primas estériles.
Materias primas y producto terminado que no exigen ningún tipo de medida
extraordinaria para su almacenamiento.
Cada organización maneja una o más de estas clasificaciones para su sistema de codificación
interno y control de inventario, por lo que este punto puede diferir entre cada organización.
• La clasificación de las materias primas entre Principios activos (ó Ingrediente activo,
componente superordinado) y Auxiliares (ó excipientes, componentes subordinados),
introduce otra limitante en el manejo de inventario y planeación de producción, ya que la
cantidad disponible de principio activo limitará la cantidad de unidades por lote que pueda
producirse [5,6].
7
• Dentro del sistema de Inventario, debe tenerse en cuenta que para la identificación y
cuantificación de las Materias Primas disponibles deben utilizarse unidades diferentes a
las que utilizaría la Industria de Manufactura convencional (UN), debido a su naturaleza
“No discreta”, las unidades son de volumen y masa (L, Gal, mL, g, Kg, Ton…) además
debe tenerse en cuenta que el sistema debe manejar los múltiplos y submúltiplos de la
determinada unidad, ya que no todas las materias primas serán pedidas en la misma
proporción, por ejemplo, una industria puede pedir 2000L de Alcohol, pero de aceites
esenciales como saborizantes será suficiente dispensar y pedir en mL [7].
• Debe guardase un registro cuidadoso de todo lo que hay en inventario, de modo que
permita la trazabilidad completa del producto, luego hay necesidad de incluir los
protocolos de recepción de materias primas, los formatos a ser diligenciados, los
certificados de control de calidad y etiquetas de codificación interna.
La información alimentada y procesada por el módulo de manejo de inventario constituye una
entrada para el módulo de control, y el de planeación y programación de actividades, luego la
validación de los datos es fundamental para el funcionamiento correcto del sistema. Este módulo
puede ser del tipo de sistemas trasaccionales (De los más sencillos), y su función principal será el
registro de todos los movimientos de inventario y por supuesto la codificación interna para
mantener la trazabilidad en el proceso [2].
1.2.
Módulo de planeación y programación de la producción:
El módulo de planeación y programación de la producción organiza los cronogramas de
producción de modo que el ritmo de producción responda a la demanda. Este módulo pertenece a
los sistemas de apoyo a toma de decisiones, que están un nivel arriba de complejidad respecto a
los Transaccionales [2], por lo que requiere un mayor procesamiento de información. Los
atributos básicos de este módulo en relación con el ambiente productivo farmacéutico se indican
a continuación:
• La industria de procesos requiere información detallada de la secuencia de operaciones
unitarias del proceso para realizar la planeación a largo y mediano plazo, en cambio en
8
industria de manufactura esta información no es tan necesaria sino hasta el punto de la
Programación [5].
• El manejo de los recursos debe ser acorde con la capacidad instalada para producir
determinado producto [7,8].
Esta capacidad instalada se refiere a:
o
la capacidad de equipos disponibles en la línea de producción del producto
proyecto.
o El personal disponible para las actividades de producción (turnos de trabajo que
maneje la organización, cantidad de personal necesario)
o La capacidad en cuanto a sistemas de apoyo crítico
• Una de las características mas importantes de la industria farmacéutica es su producción
por lotes, lo que también es determinante a la hora de la planeación y programación, en
cuanto a que debe tenerse sumo cuidado no solo con la planeación de materiales, de la
capacidad de la planta sino también con el perfil de utilidades por producto, crítico a la
hora de programar el tamaño de lote.
• En industria farmacéutica Nacional, generalmente se maneja producción multi – proceso,
multi- producto, luego las funciones de planeación y programación deben ser
cuidadosamente ejecutadas, dependiendo muchas veces el cronograma y la programación
de producción de las características de los activos y/o excipientes de los productos a
programarse según el tipo de limpieza que deba realizarse (Si es entre producto y
producto, o entre lote y lote del mismo producto, los protocolos de limpieza y los tiempos
de este procedimiento varían), por lo que se utiliza la producción por campaña, que es una
estrategia que debe tenerse en cuenta para planear y programar la producción [6].
• En este punto es fundamental el conocimiento de la demanda (Perfil y actividad make to
order ó make to stock) de los productos de la empresa, para elegir adecuadamente el
mejor enfoque filosófico (JIT o MRP, JIT-MRP) para el sistema formal de información a
implementarse.
• Otra variable importante que debe tenerse en cuenta en las funciones de planeación y
programación es la inestabilidad de las relaciones proveedor – comprador en cuanto a la
adquisición de materias primas diferentes al material de acondicionamiento, esto puede
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ser causante de desvíos en los cronogramas planteados, o de gastos adicionales para poder
cumplir con la programación establecida [9].
• La industria Farmacéutica, por trabajar con normas BPM, cuenta con procesos validados,
trabaja con equipos calificados y además debe tener programas establecidos de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo. El tipo de mantenimiento preventivo
debe estar programado al igual que las actividades de limpieza como una actividad más en
la planta, por lo que debe incluirse en esta función, además para no programar trabajos en
ese determinado equipo en el momento en que se encuentra en esta “operación”.
• Otra de las implicaciones de trabajar con normas BPM, es el hecho de contar con procesos
validados, esto simplifica muchas de las variables del módulo de ingeniería, para la
planeación y programación de la producción debido a que ya se han establecido ciertas
condiciones de tipo estándar con su correspondiente desviación, como por ejemplo
tiempos de operación, rangos de temperatura, calidades determinadas para las materias
primas, entre otros.
• Otro requerimiento importante para la industria farmacéutica es la interactividad de la
interface del software para la función de planeación, que permita de manera sencilla
ingresar datos, y modificar cronogramas, ya que a pesar de trabajar con procesos
validados, existe la posibilidad de desvíos en tiempos de producción.
1.3.
Módulo de control:
• Una de las herramientas más valiosas para el aseguramiento y control de calidad de
productos farmacéuticos, muy bien definida en los lineamientos de las Buenas prácticas
de manufactura es la documentación. El módulo de control debe cumplir con los
estándares regulados por esta norma, en cuanto a que por medio de la documentación
debe ser posible la trazabilidad completa del proceso productivo y del producto.
• El módulo de control debe actuar además, facilitando la administración por excepción, de
modo que la empresa pueda concentrarse en mejorar sus procesos, por medio de las
herramientas de análisis estadístico y gráficas [2].
• Es importante también debido a la gran importancia de la veracidad de la información, el
manejo de diferentes niveles de acceso a ella, por medio de sistemas de “Inicio de sesión”
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para cada usuario que determinan las operaciones que puede realizar cada individuo que
tenga acceso al sistema, según su nivel en la organización (Muy importante el tema de
firma electrónica), en cuanto a autoridad sobre la información; además de un sistema de
validación de datos y de control de cambios realizados [10].
• Por otro lado, debido a la gran cantidad de información que debe procesar y almacenar
este módulo, en este caso es fundamental contar con el hardware adecuado que sea capaz
de almacenar estas bases de datos (Data center).
Éste último módulo bien podría ser también construido como Sistema Transaccional, ya que su
función es el registro de monitoreos, y facilitar la administración por excepción cuando algún
valor para una especificación determinada tienda ó efectivamente se salga del rango de
desviación aceptado para dicha variable.
2.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:
En respuesta a los atributos de los diferentes módulos del sistema expuestos anteriormente, se
propone la siguiente lista de requerimientos funcionales para cada módulo (Fig. No. 1
Requerimientos Funcionales de un sistema de información para áreas de producción de Industria
Farmacéutica), de modo que con base en lo que cada organización maneje esta pueda ubicarse
mejor y evaluar las posibilidades en cuanto a la oferta de este tipo de herramientas.
3.
SELECCIÓN DE FILOSOFÍA DE CONSTRUCCIÓN DE LOS MÓDULOS DE UN
SITEMA DE INFORMACIÓN PARA ÁREAS PRODUCTIVAS DE INDUSTRIA
FARMACÉUTICA
Los módulos de Manejo de inventario, Planeación y programación de la producción, y control de
la producción constituyen las funciones básicas que debe cumplir un sistema de manejo de
información para el área de producción de industria farmacéutica; la manera en que estén
construidos dentro del respectivo Software puede variar, sin embargo debe tenerse muy en cuenta
11
la política de manejo de inventarios de cada empresa para la compra de una herramienta de este
tipo, lo cual define la filosofía más adecuada para cada uno de los módulos.
La aplicabilidad de la filosofía JIT al módulo de planeación y programación de la producción y al
de manejo de inventarios es conveniente en casos donde el mantenimiento de inventario es
bastante costoso, bien sea en cuanto al de materias primas ó producto terminado; por ejemplo en
industria farmacéutica de vacunas, que por sus características requieren de cadena de frío para la
conservación de sus propiedades. También es ideal para ambientes de trabajo por pedido (make to
order), como maquiladoras, debido a que estas tampoco pueden mantener inventario.
Por otra parte, esta filosofía exige una relación muy estable y de confianza en cuanto a calidad y
tiempos de entrega con los proveedores de materias primas. Se basa en la integración armoniosa
de la cadena de suministro para poder funcionar con inventarios cero, hecho que no sucede en la
generalidad de las industrias farmacéuticas Nacionales para con sus proveedores de materias
primas [9] Desde este mismo punto de vista tampoco es muy conveniente esta modalidad en caso
de que se trabaje con materias primas escasas [11].
Además el hecho de evitar tanto el mantenimiento de inventario le hace no apta en el caso de
demandas poco predecibles y de picos en la demanda para los cuales no hay capacidad suficiente
para satisfacerle de manera costo-efectiva a partir de las estrategias de uso de recursos propios de
la organización. Para que esta filosofía sea aplicable con éxito a estos módulos, se requiere una
demanda estable, y tamaños de lote pequeños [5].
En cuanto a la aplicabilidad de JIT al módulo de Control dentro de un sistema de información
para industria farmacéutica, podría decirse que es bastante apta, ya que esta filosofía esta muy
enfocada hacia la calidad de los productos y el control de los procesos incluyendo las
herramientas de control estadístico de procesos y el sistema de tarjetas Kanban [12], que son una
muy buena opción para garantizar la calidad de los productos manufacturados, y para mantener
actualizado el módulo de programación de la producción de modo que en caso de eventualidades
pueda volverse a generar la programación, ajustándose a las condiciones reales de operación. Las
tarjetas Kanban pueden asimilarse en nuestro entorno productivo, como las Órdenes de
Producción, ya que nunca se produce ningún lote sin ella, y no se autoriza ninguna operación sin
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ella, luego este sistema podría ser fácilmente implementado debido a que no hay un fuerte
cambio o transición en este aspecto respecto a la forma en la que se hacen las cosas normalmente.
MRP II es considerado más que como filosofía como una técnica ó sistema de control de lazo
cerrado, es decir que su conjunto de instrucciones de procesamiento cuentan con
retroalimentación de datos al proceso, lo que le permite mantenerse actualizado de forma sencilla.
Esta técnica incorpora la planeación de recursos como punto central dentro de las funciones de
programación de capacidad y actividades de producción y del control de flujo de materiales
dentro del proceso [11], para efectos de aplicabilidad a los módulos de Planeación y
programación de la producción y Manejo de inventario, podría decirse que dadas las condiciones
de inestabilidad de las relaciones con los proveedores, esta sería una opción más aprovechable,
además es ideal para empresas que manejen demandas con picos en ciertas temporadas y cuya
capacidad no da abasto para cumplir con estos picos a menos de que se cuente con inventario de
producto terminado disponible para suplir la demanda que producción no pueda cubrir.
De todas formas el hecho de que sea un sistema de lazo cerrado, es muy positivo para estos dos
módulos ya que facilita la conciliación de materiales que es uno de los puntos más importantes en
el manejo de Inventario y la expedición de órdenes de compra por parte del Módulo de
Planeación y programación de la producción.
La aplicabilidad de MRP II al módulo de control es bastante limitada, debido a que este no
considera muchas variables del proceso a controlar, únicamente controla las fechas de despacho
de los pedidos, por lo que en este punto es más aplicable JIT con su sistema Kanban.
De acuerdo a lo anterior, podemos decir que son precisamente las condiciones particulares de
cada organización las que definen cual de las dos filosofías es más aplicable a su entorno de
producción, y en ello también está el éxito de las implementaciones de sistemas formales en las
organizaciones, ya que de otro modo puede experimentarse con mayor fuerza la resistencia de la
organización ante los cambios que se introducen al implementar un nuevo sistema para estas
funciones.
4.
SELECCIÓN DE FILOSOFÍA DE LOS MÓDULOS DE MANEJO DE
INVENTARIO Y PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
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La selección de la filosofía que mejor se acople al ambiente productivo de una compañía
Farmacéutica debe realizarse por medio de un análisis de la política de manejo de inventario de la
compañía, del tipo de actividad económica de la organización, y del costo de mantenimiento del
inventario. Esta selección aplica para la filosofía sobre la cual se construye el software de Manejo
de Inventario, y el de Planeación y programación de la Producción (Los dos deben manejar la
misma filosofía). Con este fin, fue diseñado un flujograma (Figura No.2) que facilita la decisión
de selección de filosofía, por medio de una matriz de respuesta a este análisis (Figura No. 3).
La selección del tipo de sistema más apto para ser implementado debe ser direccionada siempre
mirando que no se produzcan cambios demasiado bruscos en los procesos, a menos de que los
procesos anteriores no fuesen efectivos lo suficiente, ya que en la medida en que se diferencien
operativamente los procesos, disminuye la probabilidad del grado de “encaje” de la herramienta
con el ambiente productivo, y deben invertirse mayor cantidad de recursos para lograr su
implementación exitosa.
5.
ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA
En cuanto a la estructura de datos de cada uno de los módulos constituyentes del sistema de
Información para la Producción, es decir la estructura donde se identifican las entradas al sistema
(Datos), el proceso (por ejemplo cálculos) y las salidas (Información), puede decirse que de
acuerdo con la complejidad de las funciones que desempeñe cada módulo, éstos se catalogan
entre Sistemas Transaccionales (Módulo de Manejo de Inventario y Módulo de Control) y
Sistemas de Apoyo a toma de decisiones (Módulo de Planeación y Programación de Producción),
siendo el más complejo este último, debido a la cantidad de variables que debe manejar para
cumplir sus funciones.
Las variables de mayor relevancia que deben tenerse en cuenta dentro de la función de
Planeación y Programación de la Producción son:
• Materiales (Disponibilidad de Materias Primas y Material de Acondicionamiento)
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• Capacidad (Disponibilidad de planta (Equipos y Personal))
• Tiempo
• Utilidades (Ganancias por lote de producto) [8]
Sin embargo como ya fue mencionado anteriormente, el hecho de que se trabaje con tamaños de
lote validados, para los cuales ya ha sido analizado el perfil de utilidades respecto al tamaño de
lote, eliminaría esta última variable de la función de planeación y programación de la producción.
Luego resta ver como deben manejarse estas variables dentro de este módulo.
El trabajo desarrollado por Jos C.J de Heij y René M.A. Caubo (1996) propone un modelo de
referencia de datos para la comparación de diferentes software para la Planeación y programación
de la producción que manejaban lista de materiales (BOM), rutas de proceso y Formulaciones,
aplicable a este caso (Figura No. 7 Modelo de referencia de datos, adaptado de “Assessment of
Logistics Software by means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes”,
Jos C.J de Heij y René M.A. Caubo 1996. [13]).
Teniendo en cuenta la estructura de flujo de información que propone el modelo de referencia de
datos, puede evaluarse la aplicabilidad de un determinado software según las variables que
maneje determinada organización para planear y programar sus actividades de producción. Cada
eslabón del modelo es una entrada de datos al sistema, entre más entradas de datos deban ser
procesadas mayor será la complejidad del Software, luego evaluando cual de estos eslabones
realmente se utiliza para Planear y Programar la producción en una organización, puede
determinarse cual sería el mejor sistema a implementarse que requiera menor cambio
organizacional para esta función, asegurando más su grado de aceptación por parte de la
organización.
El eslabón de planta, es para aquellas organizaciones que cuentan con más de una planta para
realizar sus operaciones, luego cada planta tendrá diferente datos. El eslabón de Requerimientos
de Capacidad, puede desagregarse como Unidad de Capacidad, refiriéndose a la capacidad de
Áreas y Equipos, y en Centro de Trabajo, refiriéndose a los Números de Turnos que maneje la
planta, número de empleados con los que cuente.
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El eslabón de Productos, se maneja en caso de que la organización produzca más de un producto,
del cual se desagregan los eslabones de Lista de Materiales, Formulación y Ruta de proceso.
Podría decirse que estos eslabones para el caso de Industria Farmacéutica podrían desagregarse
únicamente en la Fórmula Maestra del Producto, en la cual se incluyen la Formulación (Lista de
materiales) y Ruta de Proceso.
Cada ruta de proceso puede desagregarse en operaciones, y luego si se desea más detalle, en
tareas. El detalle en la función de planeación y programación puede complicar la estructura del
software sin embargo al mismo tiempo puede utilizarse como una herramienta para la simulación
de procesos, de modo que puede facilitar la toma de decisiones en cuanto a implementación de
equipo para remover cuellos de botella, ó apertura de nuevas áreas de procesamiento e incluso
nuevas plantas [7].
6.
INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN EN INDUSTRIA FARMACÉUTICA PYMEs
El éxito en la implementación de TICs en PYMEs del sector Farmacéutica depende totalmente de
la forma en la que sea realizada la implementación en cada organización, del capital con que se
cuente, de la preparación del Recurso Humano de la organización, y por su puesto de la misma
voluntad de la organización hacia el cambio en los procesos tradicionales. Richard Nolan, en los
años setenta introdujo una teoría de la evolución de la tecnología dentro de una organización de
manera genérica enumeró cinco etapas dentro de la apropiación e implementación de las
tecnologías de la información en una organización. Cada una de las etapas identifica un momento
del tiempo en cuanto al desarrollo de la organización en términos de inclusión y manejo de
tecnologías de la Información.
Primero está la fase de experimentación ó iniciación, que corresponde a la primera compra de
tecnologías de Información que realiza la organización, el primer computador y los primeros
programas que empieza a manejar la compañía, de tipo sencillo, transaccionales. Si esta etapa se
completa exitosamente, puede decirse que la organización ha implementado su primer sistema de
Información, esto generalmente sucede para tareas de contabilidad, como por ejemplo la nómina.
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El personal con el que se cuenta en la etapa de iniciación no es especializado para el manejo de
estas herramientas. La segunda etapa se denomina contagio o expansión, esta etapa se caracteriza
por la implementación de otros sistemas de información en la organización, también de tipo
sencillo, transaccionales, bien sean el de manejo de inventario, facturación, control de pedidos del
cliente y se inicia la contratación de personal especializado en el manejo de Sistemas de
Información. La siguiente etapa es la Formalización o control, en este punto se empieza a
controlar con mayor rigor el uso de los recursos informáticos de la organización, hay validación
de datos, y se empieza a organizar y diferenciar el Área de Sistemas en la compañía. La cuarta
etapa es la de integración, esta etapa une los diferentes sistemas de información de la
organización para facilitar el acceso y la consolidación de toda la información de la organización,
de este modo se garantizan procesos más ágiles y efectivos. Se da en esta etapa también la
necesidad de administrar datos para mantener protegida la información, se generan los perfiles de
acceso. A partir de esta etapa, llega la última etapa que es la de la Madurez, en esta etapa ya se
implementan sistemas de apoyo a toma de decisiones y Sistemas de tipo Estratégico (de los más
complejos), ya que todas las bases de manejo de información han sido previamente desarrolladas
[14].
Teniendo en cuenta esta teoría, según la etapa donde se encuentre cada organización puede ir
avanzando a su propio ritmo. En general la mayoría de PYMEs consultadas en el “Estudio de la
relación Proveedor – Productor en la Gestión de Materiales del Sector Farmacéutico Industrial
Productivo (SFIP) de la ciudad de Bogotá”, [9] reportaron tener poca implementación de
Sistemas de información para el área de manufactura, por lo que puede inferirse que aun se
encuentran dentro de la etapa dos (Contagio), luego la recomendación en este caso seria iniciar
con la implementación de los módulos más sencillos del Sistema de información para
manufactura, bien sea el de Manejo de inventario ó el de Control de la producción. Sin embargo
debido a que las organizaciones por lo general buscan grandes mejoras en corto tiempo para
reconocer las virtudes de nuevos procesos, el ideal sería iniciar con la selección e implementación
del módulo de inventario, debido a que el inventario es uno de los más grandes activos
circulantes con los que cuenta una organización, luego en la medida en que este módulo se
implemente, se proyectan mejoras económicas, y además en la dinámica de los procesos internos.
Una vez vistos los beneficios de esta implementación, puede realizarse la selección e
implementación del módulo de Control de la producción, y sus beneficios se verán directamente
17
reflejados en la eficiencia y rapidez de los procesos, además en la trazabilidad del proceso. Esta
implementación del módulo de Control debe dar inicio a la etapa de control y Formalización y a
su vez a la de Integración de la Información. Una vez cumplidas estas etapas, la organización
estará lista para la implementación del último módulo del Sistema de Información para Áreas de
Producción, el de Planeación y Programación de la Producción, dentro de la etapa de Madurez.
En este proceso es fundamental la participación de personal capacitado para el manejo de estos
sistemas, ya que el éxito de la implementación de un cambio organizacional en cuanto a
información depende de todos los actores involucrados en su manejo.
La incorporación de tecnologías de Información y Comunicación en cualquier organización es un
proceso largo, pero en la medida en que se va avanzando los procesos se harán más ágiles y
eficientes. Es importante contar con un cronograma en cada implementación, de modo que pueda
controlarse de una mejor manera el tiempo que tarde el proceso de implementación y apropiación
de la tecnología.
Se propone teniendo en cuenta las etapas de Planificación de los recursos y actividades de la
informática (Richard Nolan) el siguiente esquema a seguir (Figura No.5 Esquema de
Planificación de recursos y actividades de la informática para la implementación de un sistema de
información para áreas de producción en una organización farmacéutica), para la sistematización
del área de Producción de una Organización Farmacéutica:
CONCLUSIONES
1. Un sistema de manejo de información para áreas productivas de industria farmacéutica debe
integrar las funciones de manejo de inventario, control de la producción y planeación y
programación de la producción. Cada función puede corresponder a un software diferente,
sin embargo la integración de la información de estos módulos es fundamental para el
correcto funcionamiento y aprovechamiento del sistema.
2. La sistematización de la información a través de herramientas de software representa un
cambio organizacional, por lo que su éxito depende en gran medida del recurso humano de la
organización. La selección de la filosofía de construcción de estas herramientas debe ser
18
congruente con los procesos internos de cada organización, de modo que el cambio no sea
extremo.
3. Las opciones disponibles en el mercado de TICs ofrecen sistemas construidos sobre
filosofías como JIT, MRP II ó hibridos JIT-MRP II. La filosofía más conveniente para el
módulo de Control de la producción es JIT debido a su semejanza con el sistema de control
tradicional en industria farmacéutica. En el caso de los módulos de manejo de inventario y
planeación y programación de la producción la selección corresponde a un análisis de las
políticas de manejo de inventario de la organización, del tipo de actividad económica de la
organización y del costo de mantenimiento de inventario, de modo que pueda elegirse la
filosofía que mejor “encaje” con el ambiente productivo de la organización.
4. El orden de implementación de los diferentes subsistemas (componentes del sistema de
manejo de información para áreas de producción en industria farmacéutica) sugerido para
PYMEs del sector productivo farmacéutico es primero del módulo de manejo de inventario,
luego el de control de la producción (podrían ser simultáneas), posteriormente la
sistematización de las áreas contables de la compañía e Integración de la Información, y por
ultimo la implementación de los Sistemas de Planeación y Programación, obedeciendo el
grado de complejidad de la estructura de datos de cada sistema y sus requerimientos
funcionales.
BIBLIOGRAFÍA
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19
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grado – Maestría Ciencias Farmacéuticas, Departamento de Farmacia, Universidad
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Trabajo de grado, Departamento de Farmacia, Universidad Nacional de Colombia, 2003.
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Management of Engineering and Technology, PICMET’ 01, 2001
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sistemas de información, UPC – Departament de Ciència i Enigyeria Nàutiques,
Barcelona, 2004, Pp. 212-219.
20
ANEXOS
Fig. No. 1. Requerimientos funcionales de un sistema de información para áreas de
Producción de Industria Farmacéutica.
Módulo de Manejo
Módulo de Planeación y Programación de
de Inventario
la Producción
•
•
de •
Entrada de datos: Información detallada •
Entradas de data
Inventario FIFO ó
del proceso, aplica en caso de que se
provenientes
FEFO
maneje más de un proceso, y se tengan
los
Entrada de datos
validados más de un tamaño de lote para
Materias primas,
(En caso de que
un mismo producto. Necesario como
en proceso y a
aplique):
entrada el flujograma del proceso, con
producto
Sistema
controles
a
de
todo el equipo que interviene en el
terminado,
Almacenaje
de
proceso, capacidades, personal que se
sus
Áreas Reservadas
necesite, Materias primas y orden de
especificaciones
para
adición,
para
Materias
controles,
operaciones
de
con
respectivas
cada
limpieza y de alistamiento, entre otros.
parámetro.
Entrada de información: CAPACIDAD •
Herramientas
requieran
INSTALADA:
estadísticas
condiciones
disponer de varios equipos de diferentes
gráficas.
especiales para su
capacidades, para una misma operación, •
Administración
almacenaje.
en caso de tener validado más de un
de
productos
ó
que •
Aplica
en
caso
de
y
operaciones
Manejo
de
tamaño de lote por producto, en caso de
por excepción.
unidades
de
tener varios turnos de trabajo para los •
Sistemas de inicio
volumen y masa
empleados o de variaciones en la fuerza
de sesión.
(múltiplos
laboral, y en caso de manejar varios •
Seguridad de la
procesos
información
y
submúltiplos)
•
de
Capacidad
primas
•
Módulo de Control
Sistema
codificación
que
puedan
darse
de
simultáneamente en planta que necesiten
alimentada
y
compartir recursos de apoyo crítico,
producida:
y
21
etiquetado
también deberá incluirse la capacidad de
Control
adecuado respecto
dichos sistemas de apoyo crítico.
cambios, perfil de
a la codificación •
Manejo
de
instalaciones y personal (Disponible a no
la
organización.
•
•
Registro
de
estado
de
equipos
acceso,
de
Firma
electrónica.
disponible) con el fin de no programar
de
actividades utilizando los recursos que ya
cambios de estado
han sido designados para otra tarea
de las materias
diferente.
primas (Dentro de •
Entrada
la
prioridad para programar los trabajos,
codificación,
de
Información:
Orden
de
intercambiable,
bien sea por P.A, fechas de pedido, por
de Cuarentena a
cliente…
muestreado y a •
Inclusión
aprobado
Mantenimiento Preventivo de equipos e
ó
de
cronogramas
de
rechazado).
Instalaciones,
Registro de todos
planeación de operaciones.
los movimientos •
Interfaz interactiva de fácil manejo, y que
de Inventario.
permita el acceso de datos en tiempo real
dentro
del
nivel
de
para que el cronograma de actividades
pueda modificarse de acuerdo a lo que
está sucediendo en realidad en planta.
22
Su política de manejo de inventario es:
Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
demanda interna y externa.
(Materia Prima y Producto
Terminado)
Respuesta:
Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
una de las demandas.
No maneja inventarios de
seguridad (Inventario cero)
Respuesta:
Respuesta: JIT
La actividad económica de su empresa es:
Productora Propia
Respuesta:
Maquiladora y Productora
propia
Respuesta:
Maquiladora
Respuesta:
El costo de manejo de inventario en su organización es:
Bajo
Respuesta:
Medio
Respuesta:
Alto
Respuesta:
Figura No. 2. Flujograma para selección de filosofía de sistema de Manejo de Inventario y
Planeación y Programación de la Producción
23
Respuesta
No.
Rta.
1
2
Interpretación
3
1
La filosofía que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es MRP
2
La filosofía que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es
3
MRP, sin embargo podría evaluar también un híbrido JIT –MRP para
disminuir sus costos de mantenimiento de Inventario, y mejorar la
4
5
dinámica de sus procesos.
Se sugiere cambiar políticas de manejo de Inventario. Conviene más
un híbrido JIT – MRP.
6
Conviene un híbrido JIT/ MRP, debería evolucionar a JIT.
7
Posibilidades no plausibles económicamente, debido a que son
8
maquiladoras, no se puede mantener inventario para cumplir con las
9
dos demandas, hasta que se realiza realmente el pedido.
10
Conviene un híbrido JIT/ MRP, podría evolucionar a JIT.
11
Debería evolcionar a JIT, políticas de manejo de inventario poco
costo – efectivas.
12
Conviene un híbrido JIT/ MRP, podría evolucionar a JIT.
13
14
Conviene un híbrido JIT/ MRP
15
Conviene un híbrido JIT/ MRP, debería evolucionar a JIT.
16
Conviene un híbrido JIT/ MRP, podría evolucionar a JIT.
17
Conviene un híbrido JIT/ MRP, debería evolucionar a JIT.
18
Conviene un híbrido JIT/ MRP
Fig. No. 3. Matriz de solución: Respuestas del flujograma para selección de Filosofía de Sistema
de Manejo de Inventario y Planeación y Programación de la Producción
24
Planta
Componente
Producto
Centro de
trabajo
P. Activo
Lista de
Materiales
Formula Maestra
Ruta de
proceso
Unidad de
capacidad
Orden
Relación Lista
Materiales
Requerimientos de Materiales
Requerimiento
Operación
de capacidad
Orden
Requerimientos de Materiales
Tarea
Figura No.4. Modelo de referencia de datos, adaptado de “Assessment of Logistics Software by
means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes”, Jos C.J de Heij y René
M.A. Caubo 1996. [13]
25
Etapa de experimentación
Concluya la primera
implementación de
un
sistema
de
Información para la
organización
¿Maneja más de un Sistema de
Información en su organización?
(Para manejo de nómina, de
Pedidos, Facturación, o Inventario)
NO
SI
Se recomienda su
selección
e
implementación.
(Para su selección,
ver Figura 5 y 6)
NO
Etapa de contagio
¿Maneja algún sistema de
Información para manejo
Inventario?
SI
Se recomienda su
selección
e
implementación.
NO
¿Tiene algún sistema de
Información para el control
de la Producción?
SI
Se recomienda su
selección
e
implementación.
NO
Etapa de Control
¿Tiene sistematizada el Área
contable y de ventas?
SI
Se recomienda su
integración.
NO
¿La información de su
organización está
integrada?
SI Etapa de Integración
26
Se recomienda su
selección e
implementación.
NO
¿Tiene algún sistema de
Información para la
Programación y la Planeación
de la Producción?
SI
Etapa de Madurez
Implementación del Sistema de
Información para el manejo de
Áreas de Producción completa
Figura No. 5. Esquema de Planificación de recursos y actividades de la informática para la
implementación de un sistema de información para áreas de producción en una organización
farmacéutica.
27