Reglamento de Operación Fondos Fijos o “Caja Chica”

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MUNICIPALIDAD
DE
SANTA BARBARA
DEPTO.DE ADM. DE EDUCACION MUNICIPAL
Reglamento de Operación Fondos Fijos
o “Caja Chica”
Art. 1°
OBJETIVO
El objetivo de los fondos fijos o “Caja Chica", es disponer de recursos financieros
para financiar gastos menores que estén autorizados en el presente manual de
procedimientos.
Art. 2°
RESPONSABLE DE ADMINISTRACION
Mediante
Decreto
Exento el Alcalde, designará
al funcionario
titular
de
administración de los Fondos, como también el monto autorizado para dichos
fines, ya sea que lo haya solicitado por oficio o se haya determinado por el
encargado de tareas o comisiones de servicio.
Art. 3°
MONTO AUTORIZADO
A través Decreto Exento, se fija, el monto y los responsables de Fondos Fijos o
c a j a s c h i c a s de los
Programas
diferentes establecimiento educacionales, proyectos o
que requieren administración de Fondos de
acuerdo a los
requerimientos de Programa de Integración Escolar (PIE), Programas de
Mejoramiento Educativo (SEP), Programa de Proretención Escolar, Mantenimiento
y
Movilización, otros fondos que sea necesario poner a disposición de
funcionarios, tanto de establecimientos educacionales como del Depto de
Educación Municipal de acuerdo a las tareas encomendadas y requeridas por el
Jefe del Departamento de Educación Municipal.
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Sin perjuicio de lo anterior, Jefe del Departamento de Educación Municipal podrá
en los casos que lo ameriten, durante el ejercicio presupuestario modificar los
montos
destinados
para dichos fines,
como también
asignar montos
específicos para actividades determinadas por una o varias oportunidades de
acuerdo a los requerimientos.
Art. 4°
ITEM Y/O CONCEPTO DE GASTO AUTORIZADO:

Alimentos y bebidas (Reuniones de trabajo)

Combustibles

Materiales de oficina

Materiales de enseñanza

Materiales y útiles de aseo

Materiales para mantenimiento y reparaciones

Mantenimiento y reparaciones menores

Servicios de mantención y reparación de equipos

Consumos básicos (electricidad, gas , agua y servicio telefónico)

Comunicaciones (envío de correspondencia y otros )

Servicios de impresión

Pasaje y fletes

Imprevistos (Gastos no considerados en otros item que puedan
producirse exclusivamente dentro del año y que constituyan una necesidad
indiscutible e ineludible).
Sin perjuicio del listado anterior éstos deben estar considerados
en los respectivos programas en ejecución.
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Art. 5°
DOCUMENTACION DE RESPALDO
Todo gasto efectuado con cargo al Fondo Fijo, deberá respaldarse con
Boleta, Factura
Art. 6°
OPERACIÓN
En general la operación del Fondo fijo contempla los siguientes pasos:
a) Requerimiento
de
parte
de
la
Unidad
educativa
o
establecimiento,
mediante oficio dirigido al Jefe del Departamento de Educación.
b) Emisión de Decreto
que autoriza la apertura Fondo Fijo, establece monto y
funcionarios responsables de su administración.
c) Departamento de Administración y Finanzas gira Decreto de pago por el monto
autorizado al funcionario responsable de la administración.
d) Funcionario responsable de la administración recibe el Fondo Fijo y adopta las
medidas de resguardo pertinentes.
e) Funcionario Responsable de la Administración del Fondo Fijo, ejecuta el gasto,
velando por las formalidades de la documentación de respaldo y la pertinencia
del gasto. Registra en forma ordenada y cronológica en el formulario de la
Rendición de Cuentas, procediendo a
pegar sólo el extremo superior del
documento de respaldo en una hoja en blanco, en el mismo orden detallado en
el formulario de rendición. Al reverso de cada comprobante,
facturas,
deberá
detallar
los
bienes
y
o servicios
excepto
las
comprados
y/o
contratados, registrando además su nombre, RUT y firma correspondiente.
Presentar el formulario de Rendición de cuentas con la documentación de
respaldo pertinente a la Administración del DAEM, dentro de los plazos
establecidos, mediante Oficio al Jefe del Departamento de Educación Municipal
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El monto máximo de rendición de cuentas, no deberá superar el monto
autorizado.
Aprobada la rendición de cuentas por el Departamento de Administración y
Finanzas, se procederá oportunamente a la reposición del fondo fijo por el monto
de la rendición aceptada.
Art. 7°
GASTOS RECHAZADOS
Son aquellos que no cumplan los siguientes requisitos:

Aquellos no contemplados en los Ítems autorizados como Fondo
Fijo.

Boletas, facturas, que presenten enmendaduras.

Aquellos que excedan el monto de una UTM, con excepción de las
cuentas referidas a pasajes y fletes u otra, que no están sujetas a esta
limitación.
Art. 8°
PLAZO PARA EFECTUAR LA RENDICION
El Fondo Fijo autorizado, deberá rendirse en forma mensual, a más tardar el día
cinco de cada mes.
La cuenta contable “Deudores Fondos por Rendir” deberá presentarse saldada
al 31 de diciembre de cada año, para lo cual el funcionario responsable, deberá
presentar la rendición de los gastos efectuados y de presentarse saldo de dinero
no gastado deberá depositarlo en la cuenta corriente del
Departamento de
Educación Municipal
Art. 9°
REPOSICION FONDO FIJO
Se efectuará la reposición del Fondo Fijo una vez que se haya gastado al menos
el 70% de su monto autorizado. De igual manera una vez recepcionada y
aprobada la rendición de cuentas efectuada.
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Sin perjuicio de lo anterior, se efectuará la reposición del Fondo Fijo sólo hasta el
monto presupuestario fijado anualmente para tales efectos.
El no cumplimiento del presente procedimiento, facultará al Departamento de
Administración de Educación Municipal , a suspender la entrega del Fondo
Fijo y a efectuar el descuento correspondiente al funcionario responsable
por
los gastos rechazados y lo saldos pendientes.
Art. 10°
El presente Reglamento se hará efectivo para todos los fondos girados a partir
de la fecha del documento que decreta la aprobación del
Reglamento de
Operación Fondos Fijos o “Caja Chica”, luego de ser aprobado por Concejo
Municipal.
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...,
.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA BARBARA
DEPTO.ADMINIST.EDUCAC.MUN1CIPAL
DSP/GOV/EEfR/cmr
APRUEBA REGLAMENTOS "CAJA CHICA" Y "USO
DE CELULARES".
SANTA BÁRBARA, Agosto 18 del 2015.-
DECRETO EXENTO (DAEM) N° 730
VISTOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
La Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades N°l 8.695 del 31.03.88, y modificaciones
posteriores.
El DFL. N°l-3063 del Ministerio del Interior, que reglamenta los traspasos de Servicios del
Sector Público a los Municipios.
Reglamento de Operación Fondos Fijos o "Caja Chica"
Reglamento "Uso de celulares"
Sesión Ordinaria N°98 de fecha 17 de Agosto del 2015, del Concejo Municipal.
Acuerdo N°407 del Concejo Municipal, de fecha 17 de Agosto del 2015 donde se aprueba
reglamento de "Operación fondos fijos o caja chica".
Acuerdo N°408 del Concejo Municipal, de fecha 17 de Agosto del 2015, donde se aprueba
reglamento de "Uso de celulares".
Las Facultades que me corresponden y las necesidades del servicio.
DECRETO:
^
APRUÉBESE, Reglamentos de "Operación fondos Fijos o Caja Chica" y "Uso de Celulares" del
Departamento de Educación de Santa Bárbara.
ANÓTESE, COMUNIQÚESE Y ARCHÍVESE.
VILLAGRAN
ICIPAL (S)
Distribución:
1. V Finanzas DAEM
2. secretaría Municipal
3. /Archivo Partes DAEM
DANIEL SALAMANCA PÉREZ
ALCALDE