Aspectos relevantes para GUARDAR los expedientes en los casilleros Es la tarea que lleva a cabo el Jefe de Mesa de Entradas y Salidas, Bajo control del Secretario; se refiere al casillero de lista de despacho y casillero de expedientes en letra. a.- Controlar las providencias, Autos Interlocutorios y/o Sentencias, deben estar firmados (Secretaria y/o Juez).b.- Si se retira Oficio, cedula, copias para traslado, deben estar hechas las diligencias consignándose la fecha, firma del profesional (si es gestor: nombre y apellido completo y aclarar profesional con el que trabaja) y que tipo de retiro realiza.- (en lo posible, aclarar con el sello) c.- Separar los expedientes en donde se ordena alguna vista, (Defensoría, Fiscalía, Cámara, Mesa General de Entradas) y colocarlos en el casillero correspondiente o entregarlos a la persona encargada de realizar dicha diligencia.d.- Separar los expedientes con Pase a Despacho para Resolver, ya que se encuentran corriendo los plazos al Juez para resolver.- Controlar que todos los expedientes se encuentran foliados, sellados y cocidos (sin hojas sueltas).e.- Controlar los casilleros periódicamente.f.- Controlar los escritos y oficios pendientes de ser agregados.- Limpieza de Casilleros La limpieza de casilleros está destinada a detectar expedientes paralizados, separándolos ya para la declaración de perención de instancia, ya para su remisión al Archivo General. Se produce la caducidad de la instancia (perención) cuando ha transcurrido el plazo que la ley fija sin que haya existido petición de parte o providencia judicial que tenga por efecto impulsar el procedimiento. No se configura cuando el juicio estuviese pendiente de alguna resolución y la demora en dictarla fuese imputable al tribunal. Si se declara en primera o única instancia, la acción no queda extinguida, puede instaurarse el proceso y en él podrán hacerse valer los actos autónomos y las pruebas producidas en el perimido. Esta consecuencia de la inactividad es aplicable en toda instancia, con excepción del proceso de ejecución de sentencia, procesos sucesorios, de Concursos y en los Procesos Voluntarios salvo que en ellos se suscitare controversia. Constituye una de las repercusiones desfavorables del incumplimiento de la carga de actividad, que incumbe a los litigantes, cuando el proceso no está válidamente inmovilizado por causa jurídica o fáctica, de modo para aquéllos insuperable. A quien corresponde la carga de impulsar: a) De activar, de hacer progresar el proceso 1.- A la parte que promovió el proceso, el incidente o dedujo el recurso. La inactividad procesal, que configura uno de los presupuestos de la perención, consiste no solamente en la abstención de realizar actos procesales, sino también en la ejecución de aquellos que carecen de idoneidad para impulsar el procedimiento 2.- Defensor de Ausentes 3.- Cualquiera de las partes que tiene facultad de instar el proceso y su acto es interruptor. b) Legitimados para pedir la caducidad 1.-El o los demandados 2. El actor, si hay reconvención, en los incidentes, o en los recursos. 3. El Defensor Oficial 4. Los terceros interesados (fiador, citado de evicción, tercerista, citada en garantía) 5. El cesionario. 6. Los herederos de las partes. De acuerdo al texto legal, art. 308 CPCC, se pueden extraer dos conclusiones: a) la instancia comienza con la demanda y termina con el dictado de la sentencia; b) corre la caducidad, aun cuando la demanda no se hubiese notificado. Por ende, a partir de la presentación de la demanda, el actor debe instar el curso del proceso para evitar la perención Comienzo y fin de la instancia A) De la Primera instancia se abre con la mera presentación de demanda (art. 308 último párrafo). La jurisdicción concluye con notificación de la sentencia; la instancia continúa abierta para cumplimiento de determinados actos. Lo que da fin a la instancia es decisión que admite o deniega la solicitud que motivó su apertura. la la el la B) De la Segunda instancia se ha declarado, en la mayor parte de los casos, y así lo sostiene la mayoría de la doctrina, que el plazo comienza a computarse a partir de la fecha que se concede el recurso. Para otros, el plazo comienza a correr desde la interposición del recurso, o desde que se notifica la resolución que lo concede. En otros fallos, después de la expresión de agravios y su contestación, termina la intervención del apelante, quedando suspendido el plazo de caducidad. C) Juicio Concluido por acuerdo de las partes. En estos casos carece de objeto declarar la caducidad. El convenio celebrado con intervención del juzgado tiene los alcances de una sentencia, considerándose concluida la instancia. La caducidad de instancia en procesos acumulados a) Si los autos están acumulados, habiéndose ordenado su sustanciación por separado para dictar en su oportunidad una sola sentencia, la perención se produce independientemente en cada uno de ellos. Pero si las causas están íntimamente vinculadas, no procede la declaración autónoma de caducidad. b) Una vez aceptada la jurisdicción del juzgado que conocerá en la acumulación de autos, la perención que con posterioridad pueda ser decretada en cualquiera de las causas constituye una contingencia procesal cuyos efectos no modifican la competencia admitida, que bajo este aspecto ha quedado definitivamente fijada Los plazos según el tipo de proceso Juicio ordinario En primera o única instancia; 6 meses En segunda o tercera instancia: 3 meses A) Procesos de conocimiento a) Juicio sumarísimo, incidentes. cualquier instancia: 3 meses En b) Incidente de caducidad En cualquier instancia: 1 mes No procede la caducidad a) Ejecución de sentencia. caducidad, art. 311 inc.1 No hay B) Procesos de ejecución b) Juicio ejecutivo y ejecuciones. Como sumarísimo de el más juicio C) Proceso Sucesorio. La regla es que no procede la caducidad, salvo en los incidentes que se susciten dentro de ellos y que contengan controversias (ej. incidente de colación o inclusión de bienes). Sin perjuicio de lo expuesto, se afirma que en un juicio sucesorio puede caducar la segunda instancia. Computo de los plazos Se incluyen días inhábiles, no procede habilitar el feriado judicial para interrumpir la caducidad, pero la caducidad no corre durante la feria. El momento inicial se produce con la última petición de las partes, resolución o actuación del tribunal, que tuviere por efecto impulsar el procedimiento, sin tener en cuenta la fecha de la notificación, ni requiere que se trate de actuaciones firmes. El plazo corre desde la medianoche del día en que se tuvo lugar la última actividad impulsora (art. 24 Código Civil), no correspondiendo incluir el día en que tuvo lugar dicho acto, y fenece a la medianoche del mismo del día del mes correspondiente. Los actos procesales son válidos mientras no se declare su nulidad. Por ello, se computa la fecha en la cual se decretó la nulidad de una actuación que en su momento tuvo el carácter de impulsora del procedimiento, para computar el plazo de caducidad de instancia. El plazo puede suspenderse Ante la Imposibilidad jurídica de formular peticiones: a) expresa b) implícita. a) Expresa: es admisible sólo en forma excepcional y cuando hay imposibilidad absoluta de proseguir el trámite. b) Implícita: 1) Cuestión prejudicial 2) Incidentes, según su índole. 3) Cuando el expediente queda inmovilizado por disposición del tribunal, como consecuencia de una prohibición de innovar. 4) Cuando un proceso no puede proseguir porque por decisión del tribunal debe tramitar previamente otro al que se le reconoce prioridad lógica para la decisión. 5) Prueba pendiente de producción. 6) Cuando median circunstancias incompatibles con la continuidad del trámite, como es la falta de ubicación del domicilio del codemandado, pese a las diligencias realizadas en el expediente principal, a fin de dar cumplimiento a la citación ordenada, so pena de incurrir en un exceso ritual manifiesto. 7) Si el actor está imposibilitado de formular peticiones por no habérsele notificado la nueva radicación del expediente. Procesos que no pueden ser proseguidos 1) Mientras se sustancia en el Tribunal de Alzada un incidente que suspende el trámite de la causa. 2) El incidente de perención, porque origina una cuestión previa que imposibilita proseguir la sustanciación del expediente. 3) La elevación del expediente a la Alzada suspende el curso de la perención (del pedido de regulación de honorarios). 4) Cuando se ha diferido la resolución de una petición de devolución de los autos. 5) Expediente extraviado. 6) Proceso inmovilizado como consecuencia del dictado de una prohibición de innovar. 7) Suspensión del curso de la caducidad por imposibilidad de hecho de peticionar. Muerte o incapacidad de la parte o representante. Actos interruptivos Se interrumpe por el acto de parte o tribunal que tenga por efecto impulsar el procedimiento. El acto genuinamente interruptivo que puede emanar de cualquiera de las partes origina el nacimiento de un nuevo plazo, desde el momento en que exterioriza la voluntad de activar. Acto interruptor es todo aquel que tenga el efecto previsto por la ley para impulsar el procedimiento, que tienda al desenvolvimiento de la relación jurídico procesal de modo que se vayan cumpliendo los sucesivos estadios procesales hasta llegar al fin querido, que no es otro que la sentencia. Requisitos del acto interruptivo - Debe tratarse de actuación judicial Con el modo de expresión pertinente; debe existir constancia en el expediente. El acto debe ser idóneo para activar el proceso; remontarlo y hacerlo avanzar de una etapa a otra, hacia su culminación natural. Actos interruptivos en particular - Ampliación de la demanda - Notificación de la demanda Cedula: a) Entrega a la oficina de notificaciones; b) Presentación en secretaría; c) Interrumpe la caducidad la cédula de notificación que carece de aclaración de la firma del letrado que la suscribe; d) La cédula extraviada; entre otros. - Contestación de la demanda - Agregación de una copia necesaria Reconstrucción de expediente. a) El pedido. b) Providencia respecto del hallazgo del original. Domicilio. El escrito para ubicar el domicilio del demandado a los fines de la prosecución del juicio y el Auto que ordena el oficio a tal efecto. - Denuncia del domicilio para notificar la demanda - Elevación a segunda instancia - Exhorto. Nuevo pedido. - Planteamiento de la excepción de incompetencia - Expediente remitido a otro juzgado Expediente que debe pasar al juzgado que sigue en el orden del turno Negligencia. declaración. - Prueba. Actuaciones que tienden a la Notificación. Pedido o gestiones tendientes a notificar la demanda realizados por escrito. Pedido de pase de expediente a otro juzgado, como consecuencia de la recusación sin causa. - Pedido de búsqueda de un expediente - Pedido de nueva audiencia y el señalamiento de ésta - Pronto despacho. Prueba: a) Pedido de apertura; b) Notificación del auto apertura. c) Pedido de nueva audiencia (señalada) aunque realice por falta de notificación. d) Ofrecimiento. e) Petición ampliación. f) Actuaciones sobre prueba anticipada. Presentación del peritaje. - Recursos. Escrito de interposición. - Sentencia - Traslado - Vista. de no de h) Actos que no interrumpen el plazo de caducidad - Apoderado (nueva presentación). Revocación de poder Autos paralizados. a) El pedido de puesto en letra. b) Certificaciones. El escrito presentado sin patrocinio, si no se subsanare la omisión. - El escrito presentado sin firma - es inexistente-. - Denuncia de domicilio - sin otras peticiones-. Desistimiento, supeditado al asentimiento del demandado respecto a las costas. - Diligencia preliminar. - Edictos. - Escrito presentado ante un juzgado ajeno a la causa. Escrito que no fue proveído por haber sido presentado sin copia. Exhorto. El escrito en el que se indica la persona que ha de diligenciarlo, si el exhorto se ordenó anteriormente pero no fue librado y tramitado en el plazo que permita suponer que se ha activado el procedimiento. - Honorarios. El pedido no interrumpe el principal. Juicios conexos. Los actos interruptivos del plazo de la caducidad deben realizarse, para sufrir efecto, en el mismo expediente, habida cuenta de que los efectuados en otros – aun siendo conexos – no reúnen esa característica que impida la perención. - Oficio - Peritaje, ordenado por el juez. - Renuncia al mandato por el apoderado. - La autorización para que una persona efectúe desgloses. - El pedido de préstamo para expresar agravios. - Beneficio de litigar sin gastos. Efectos de la Caducidad Conviene distinguir los efectos que provoca la declaración de caducidad de la instancia, la cual, de acuerdo a la doctrina de la Corte Suprema de Justicia en mérito al principio de indivisibilidad de la instancia, corre, se suspende o se interrumpe para todas las partes. En primer lugar la declarada en primera o única instancia no extingue la acción, la cual – art. 316 CPCC – podrá hacerse valer en un nuevo juicio, de modo tal de utilizarse en el mismo las pruebas que se hubieran producido en aquél. Sin embargo conviene tener presente en este aspecto que el art. 3987 del Código Civil establece claramente que: si bien de acuerdo con el efecto interruptivo que conlleva la interposición de una demanda, el accionante desistiera de ella “o bien hubiera tenido lugar a la deserción de la instancia”, la interrupción de la prescripción se tendrá por no sucedida, con lo cual eventualmente se podría llegar al dictado de una sentencia definitiva, aun de oficio, circunstancia ésta que ha motivado la apertura de la vía extraordinaria. La CSJN ha entendido uniformemente que “es sentencia definitiva el pronunciamiento que hace lugar a la caducidad de la instancia determinando la prescripción de la acción de años y perjuicios”. En otro sentido, si la instancia que perime fuera la segunda, pues eventualmente no se impulsa el trámite que debe desarrollar un recurso, lo que sucede es que se asimila la situación al caso en que el recurrente hubiera desistido del recurso, toda vez que el mismo resulta imposible de ser abordado por la cámara, ya que se produjo el agotamiento de la instancia abierta. ARCHIVOS Por lo expuesto, se procede a efectuar el archivo de expediente de cada letra de los casilleros de la oficina de Mesa de Entradas y salidas del Juzgado teniendo en cuenta los plazos de caducidad para los distintos tipos de procesos, como así, los expedientes con órdenes de archivos suscriptos por el Juez por Decreto, Auto Interlocutorio ó Sentencia según corresponda. Una vez controlados los expedientes de los respectivos casilleros se separan por letra, se confecciona un listado de los mismos en soporte papel e informático, se reserva en Secretaría ó se remiten al archivo general del Poder Judicial según corresponda, finalizando así la limpieza de casilleros que regula el Reglamento Interno de la Administración de Justicia. ANEXO (opcional) Para una mejor comprensión del sistema de trabajo que se efectúa en la oficina de Mesa de Entradas y Salidas de un Juzgado del fuero Civil –con la supervisión del Secretario- se detallan en los siguientes cuadros los circuitos que se efectúan desde la recepción de escritos, oficios y demandas hasta el pase a Oficialía para proveer y/ó Despacho para resolver • RECEPCIÓN El personal debe poder distinguir los instrumentos que llevan “cargo” (escritos) y los que llevan “recibido” (proyectos de cédulas, oficios, mandamientos, edictos, testimonios, exhortos, informes, expedientes recibidos en préstamo, etc.), quién suscribe los mismos, cuál es la importancia que revisten, documentales que se acompañan, etc.. Asimismo, debe saber cómo actuar ante presentaciones vinculadas con acciones de amparo en trámite, en los pedidos con habilitación de días y horas, pronto despacho, quejas, en las solicitudes de libramiento de cheques, etc.; interpretando la diligencia con la que debe dar curso a las mismas. • RECEPCIÓN DE DEMANDAS En la Primera Circunscripción, en la Ciudad de Formosa, son remitidas diariamente por la Mesa General de Entrada de Recepción de Escritos y Diligencias de los Juzgados Civiles y Comerciales de la Ciudad de Formosa (MGEJCC). En la Segunda y Tercera Circunscripción, se advierten diferencias. Se presentan directamente ante la mesa de entradas y son cargados en el sistema. Recepción de demandas en el Tribunal de Familia, desde el 01/03/13 se implementó una Mesa Única similar a la del fuero civil, de adjudicación y recepción. Recepción de demandas en el Tribunal del Trabajo, continúan adjudicándose en el Registro de Adjudicación de Causas con sede en el S.T.J. y luego son presentadas por los profesionales interesados ante la Sala respectiva. • AGREGACION DE ESCRITOS PARA PASAR A OFICIALIA Los escritos presentados para expedientes a despacho siguen distinto circuito según se encuentren las actuaciones en letra, a despacho para proveer o para resolver/sentencia, en préstamo o con vista. En el primer caso, se agregan y se pasan a Oficialía para su despacho. En el segundo caso, se agregan a la causa y se proveen conjuntamente con los ya cargados oportunamente. • AGREGACION DE ESCRITOS PARA PASAR A OFICIALIA Los escritos presentados para expedientes a despacho siguen distinto circuito según se encuentren las actuaciones en letra, a despacho para proveer o para resolver/sentencia, en préstamo o con vista. En el primer caso, se agregan y se pasan a Oficialía para su despacho. En el segundo caso, se agregan a la causa y se proveen conjuntamente con los ya cargados oportunamente. • PREPARACION DE LOS EXPEDIENTES PARA PASAR A LA FIRMA Costura: que se debe tener en cuenta antes de coser. Foliatura, su importancia. Traba de las hojas del expediente. Sello del Juez o Secretario según corresponda quien suscriba. Antes de pasar para la firma se debe realizar un especial control de despacho a efectos de evitar posteriores dispendios, o nulidades innecesarias. Los expedientes incluídos en lista de despacho se deben pasar a la firma del Juez o Secretario; cumplida la cual, vuelven nuevamente a la Mesa de Entradas, donde previo control, se colocan en el casillero de lista; siempre teniendo en cuenta que, si existen cheques, oficios, mandamientos, etc., los mismos deben ser reservados o librados según corresponda. • PRESTAMO DE EXPEDIENTES Los expedientes únicamente podrán ser retirados de la secretaría, bajo la responsabilidad de los abogados, apoderados, peritos o escribanos, en los casos siguientes: a) Para alegar de bien probado en el juicio ordinario. b) Para practicar liquidaciones y pericias; partición de bienes sucesorios; operaciones de contabilidad; mensura y deslinde; división de bienes comunes, cotejo de documentos y redacción de escrituras públicas. c) Cuando el juez lo dispusiere por resolución fundada. En los casos previstos en los dos últimos incisos, el juez fijará el plazo dentro del cual deberán ser devueltos (art. 127 CPCC) Registración: Libro de Préstamos Devolución: Si vencido el plazo no se devolviera el expediente, quien lo retiró será pasible de una multa de cinco (5) jus por cada día de retardo, salvo que manifestase haberlo perdido, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el artículo 130, si correspondiere. Pase a Oficialía para proveer. Pase a Juez para Resolver según corresponda El Secretario deberá intimar su inmediata devolución a quien lo retenga, y si ésta no se efectuara, el juez mandará secuestrar el expediente, con el auxilio de la fuerza pública, sin perjuicio de remitir los antecedentes a la justicia penal (art.128 CPCC). • EXTRACCION DE FOTOCOPIAS Como pauta general, el juez o tribunal ordenará la expedición de copias de actuaciones judiciales, siempre que fueren solicitadas por una autoridad pública o por un particular que acrediten legítimo interés en obtenerlas. En este último supuesto, estarán a cargo del interesado, pudiendo el magistrado otorgar el expediente en préstamo –acordando su retiro por el peticionante, sus letrados o personas autorizadas en el expediente-; o bien, proveer el secretario lo necesario a tales efectos, comisionando un personal del juzgado e incluso difiriendo la diligencia al horario vespertino cuando no hay atención al público. • CONFECCION DE CHEQUES Libramiento: los cheques judiciales que se expidan por los Jueces y Tribunales de toda la justicia provin¬cial, deberán ser suscriptos por el Juez o Presidente del Tribunal respectivo y por el Secretario correspondiente (art.102 RIAJ). Constancia de confección: mediante Nota de Secretaría, donde conste número de libramiento, serie, beneficiario, monto y concepto. Entrega: Previo al procedimiento de entrega, se requerirá al beneficiario documento de identidad, para corroborarla. Luego, deberá completarse en el expediente un recibo de retiro -por lo general existe un sello preparado al efecto-, consignando: nombres, apellido y documento de aquel y los datos identificatorios de la libranza (fecha de entrega y del libramiento, nº de la misma, además de la serie, monto y concepto). El beneficiario endosa el cheque y firma al pie del recibo, dando fe de ambos actos el Secretario con su suscripción. Luego se le colocan los sellos respectivos: Juzgado, Juez y Secretario; y, en definitiva, se hace entrega de la orden de pago. • CAUCION Expresión equivalente a fianza, prevención, precaución, o cautela que se da para responder por las costas, daños y perjuicios que pudiere causar el peticionante de una medida, si lo hubiere hecho en forma abusiva o a sabiendas de que no existía propiamente un derecho que respaldara su posición. CLASES Debemos distinguir: JURATORIA: Es el juramento que presta el peticionante por sí o a través de su representante con poder suficiente. PERSONAL: Es el juramento otorgado por un tercero con capacidad para contratar y acreditada responsabilidad económica. REAL: Consiste en la afectación patrimonial del peticionante y puede consistir en la constitución de un derecho real sobre un bien de su propiedad (hipoteca, prenda), depósito en cuenta judicial, depósito de valores realizables a su cotización, embargo. • ELEVACION A LA ALZADA A los efectos de la correcta elevación a los tribunales de apelación y a éste Superior Tribunal, de los expedientes con recursos concedidos, la nota de elevación, suscripta por el Secretario que corresponda deberá consignar: a) Carátula del expediente, número de fojas que contiene, cuerpos de que conste tanto del principal como de sus agregados y carátula de los expedientes agregados por cuerda. b) Nombre y apellido de las partes, y el domicilio que hayan cons¬tituido. Cuando se trate de expedientes radicados en el interior, el domicilio constituido en la ciudad de Formosa. Cuando las partes sean representadas por apoderados, se consignarán los mismos datos, indicación de la foja en la que se ha acreditado la personería, y tipo de poder otorgado. c) Resolución recurrida y la notificación de la concesión del recurso. d) Certificación de la corrección de la foliatura. e) Determinación e individualización de la prueba instrumental y documentos que se remiten. Los Secretarios de los tribunales de Alzada y del Superior Tribu¬nal, no recibirán expedientes cuyas constancias no se ajusten a las normas precedentes. Si se observaran anomalías o fueran adver¬tidas por el juez al encontrarse la causa a estudio, deberá remi-tirse al origen dentro de las 24 horas, suspendiéndose el término para resolver, a fin de que dentro de igual plazo se devuelva con las correcciones correspondientes. El no cumplimiento de estas disposiciones será considerado falta grave (art.103 RIAJ). • CUERPOS – FOLIATURA – TRABA – REFOLIATURA - DESGLOSE Los expedientes serán compaginados en CUERPOS que no excedan de 200 fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan una sola pieza. Se llevarán cosidos, foliados y trabados. Los cuadernos de prueba, incidentes y actuaciones en general, que tramiten por separado, se foliarán en el centro del margen infe¬rior de la foja. Cuando estas actuaciones se agreguen al principal, se continuará con la foliatura de éste. Cuando deba REFOLIARSE el expediente, en cada foja refoliada, se hará la salvedad correspondiente con fecha y media firma del Secretario, o Encargado de Mesa de Entradas en su caso. En caso de DESGLOSE de alguna foja se deberá dejar constancia en el lugar que ocupaba la misma, con referencia al contenido de la actuación desglosada que permita identificarla firmada por el Secretario o quien lo reemplace (art. 100 RIAJ). • BOLETAS DE DEPOSITO El control de las Boletas de Depósito que se presenten para ser autorizadas ante el Juzgado, está a cargo de la Mesa de Entradas que, verificados los recaudos que debe contener, las debe pasar a Secretaría para la firma. REQUISITOS 1) Identificación del Tribunal y la Sala o Juzgado ante la cual tramite el expediente. 2) Nº - Fº - Año y Carátula del expediente, a los fines de verificar que pertenece al registro de la Sala o Juzgado. 3) Nombre y Apellido de la Secretaria actuante. 4) Monto depositado en números y letra. 5) Firma y aclaración del depositante. • REGISTROS UNIVERSALES - Sucesorios - Concursos y Quiebras