norma fundamental del sgc v2b

VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
NORMA FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
UNIMINUTO
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
Versión 2.0
Junio 2011
1
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Tabla de Contenido
1.
OBJETIVO: .................................................................................................................. 3
2.
ALCANCE .................................................................................................................... 3
3.
NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA .................................................. 3
4.
RESPONSABLE ........................................................................................................... 3
5.
CONDICIONES GENERALES ................................................................................... 3
5.1. LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ES
LA SIGUIENTE………………………………………………………………………………4
5.2. GENERALIDADES DE LA DOCUMENTACIÓN………………………………………………..5
5.3. PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………..5
5.4. CODIFICACIÓN……………………………………………………………………………..6
5.4.1
Documentos Internos .............................................................................................. 6
5.4.2
Documentos Externos ............................................................................................. 8
5.4.3
Versión del Documento ........................................................................................... 8
5.4.4
Cuerpo de los Documentos...................................................................................... 8
5.5. NIVELES DE RESPONSABILIDAD EN ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS……………………………………………………………………………..9
6 DOCUMENTACIÓN………………………………………………………………………........11
6.1
Mapa de Procesos .....................................................................................................11
6.2
Documentación del proceso .......................................................................................11
6.3
Documentación de procedimientos.............................................................................12
6.4
Documentos soportes a procesos y procedimientos ....................................................16
6.5
Estructuras Organizacionales ....................................................................................17
6.6
Tablas de Retención Documental-TRD.......................................................................17
6.7
Implementación del Proceso o Procedimiento ............................................................17
6.8 ETAPAS DE TRANSICIÓN………………………………………………………………….17
7
PROPIEDAD DEL CLIENTE.....................................................................................18
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Sistema de Gestión de la Calidad
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NORMA FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1. OBJETIVO:
Establecer la metodología para la creación, modificación, administración, almacenamiento,
disponibilidad, protección, recuperación, retención y disposición de los documentos del Sistema
de Gestión de la Calidad- SGC, en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma
Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008.
2. ALCANCE
El presente documento tiene aplicabilidad en todos los documentos relacionados con el Sistema de
Gestión de la Calidad.
3. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA
Norma técnica Colombiana NTC-ISO 9001 2008 Sistema de Gestión de Calidad- Requisitos
Ley de educación 30/92, por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.
Ley 115/94, por la cual se expide la ley General de Educación
Decreto 1767/2006, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Información de Educación
Superior (SNIES) y se dictan otras disposiciones
4. RESPONSABLE
Como responsable de la aplicabilidad y administración del Sistema de Gestión de la Calidad, se ha
definido a la Coordinación de Calidad, dependiente de la Dirección de Servicio al Cliente y Calidad,
que a su vez depende de la Rectoría General de UNIMINUTO..
5. CONDICIONES GENERALES
Con referencia a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se han definido los
siguientes lineamientos para la administración de los documentos del mismo:
La terminología especifica y relativa a temas de calidad y con lenguaje propio de la entidad así
como las siglas de las herramientas informáticas que se desarrollen o adquieran se encuentran
definidas en el Sistema de Información del Sistema de Gestión de la Calidad en Glosario.
Todos los documentos deben estar asociados, como mínimo, a uno de los procesos contenidos en
el Mapa de Procesos de UNIMINUTO.
Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad Se encuentran para su
consulta y divulgación en el Sistema de Información del Sistema de Gestión de la Calidad SISGC, el cual se puede acceder a través de la Intranet o internet de UNIMINUTO
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Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
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Todos los documentos diferentes a formatos, solo están disponibles para consulta y sus
impresiones se toman como copias no controladas.
Cuando sea requerida una copia de un documento del SGC por solicitud de los auditores externos,
organismos de control y entes judiciales, estas copias contendrán un sello, nota ó marca, que
indica que es copia restringida, colocada por el SGC.
Los documentos que no son del Sistema de Gestión de la Calidad pero que consignen decisiones
que afecten el SGC de carácter confidencial, solo serán almacenados y consultados en la fuente
que los genera.
5.1.
La estructura de la documentación del Sistema de Gestión de la calidad es
la siguiente:
4
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
5.2.
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Generalidades de la documentación:
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben tener las siguientes características
generales:
• Sencillos
• Concretos
• Claros y fáciles de comprender
• Completos de acuerdo al alcance definido.
• Coherentes con otros documentos.
• Soportados por normatividad legal y reglamentaria que le aplique de acuerdo a la actividad.
5.3.
•
•
•
•
•
•
•
Presentación
Fuente del texto: Arial
Tamaño del texto: 10
Color de fuente: Automático (Negro)
Interlineado: Espacio sencillo
Impresión del formato: por ambas caras con su respectivo instructivo para su
diligenciamiento.
Tamaño de la hoja: tamaño carta.
Encabezado. Los documentos presentan un encabezado que contiene el nombre del
documento, versión, código y fecha
El formato de la fecha es: dd-mes-aaaa, dd en números de 2 dígitos, mes en letras y
aaaa en números de 4 dígitos. Ejemplo: 27-Ene-2008
Algunos documentos que por su presentación no lleven el encabezado deberán indicar en
la parte inferior como pie de página la versión y la fecha de elaboración del formato,
alineado a la derecha.
Los manuales y procedimientos tienen el siguiente encabezado.
PROCEDIMIENTO
MANUAL
INSTRUCTIVO
NOMBRE Procedimiento, Manual, Instructivo
VERSIÓN: 1.0
CÓDIGO:
FECHA: dd-mes-aaaa
Los formatos tienen el siguiente encabezado
5
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Sistema de Gestión de la Calidad
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FECHA: 10-May-2011
VERSIÓN: 1.0
NOMBRE DEL FORMATO
CÓDIGO:
Nombre del proceso o procedimiento al que pertenece
FECHA: dd-mes-aaaa
5.4.
Codificación
El Sistema de Gestión de la Calidad se guiará por la siguiente estructura de codificación.
5.4.1
Documentos Internos
5.4.1.1 Codificación del Manual de Calidad
El código para identificar un elemento del Manual de Calidad se compone de dos (2) partes,
separadas por un guión así:
En donde:
-
MA-NN
MA es el primer campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó sigla
de Manual de Calidad.
NN es el cuarto campo de dos dígitos que corresponde al consecutivo para cada
caracterización.
5.4.1.2 codificación caracterizaciones
El código para identificar una caracterización se compone de tres (3) partes, separadas por un
guión así:
En donde:
CR-BB-NN
-
CR es el primer campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó sigla
de caracterización.
-
BB es el segundo campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó
sigla de los Macroprocesos identificados en el Mapa de Procesos de UNIMINUTO, de
acuerdo con lo establecido en la tabla vinculada al final de este numeral.
-
NN es el cuarto campo de dos dígitos que corresponde al consecutivo para cada
caracterización.
6
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Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
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5.4.1.3 Codificación de documentos
El código para identificar un procedimiento, manual, instructivo o formato se compone de cuatro (4)
partes, separadas por un guión así:
AA-BB-CCC-NN
En donde:
-
AA es el primer campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó sigla
del tipo de documento que se va a elaborar, identificadas en la tabla Codificación de la
Gestión Por procesos, vinculada al final de este numeral.
-
BB es el segundo campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó
sigla de los Macroprocesos identificados en el Mapa de Procesos de UNIMINUTO, de
acuerdo con lo establecido en la tabla vinculada al final de este numeral.
-
CCC es el tercer campo de tres letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó
sigla de los procesos de segundo nivel.
-
NN es el cuarto campo de dos dígitos que corresponde al consecutivo para cada tipo de
documento.
Ejemplo:
El Procedimiento de Matrícula para Estudiantes en UNIMINUTO (03) del Macroproceso Ventas
(VE) y del Proceso de Matrículas (MAT), quedaría de la siguiente forma:
Código: PR–VE–MAT–03
TABLA CODIFICACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
TIPO DE DOCUMENTO
Mapa de procesos UNIMINUTO
Macroproceso
Manuales
Caracterización de Proceso
Procedimiento
Instructivo
Formato
Documento externo
Reglamento
Estructura Organizacional
SIGLAS
MU
MP
MA
CR
PR
IN
FR
DE
RE
ES
TABLA CODIFICACIÓN DE MACROPROCESOS
MACROPROCESO
SIGLAS
Innovación
IN
Direccionamiento Estratégico
DE
Inteligencia de Negocios
IN
Relaciones Institucionales
RI
7
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
MACROPROCESO
Preparación
Ventas
Prestación del servicio educativo.
Post-venta
Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Gestión del Talento Humano
Gestión de TIC
Gestión de Comunicaciones
Gestión de Calidad
Control y Seguimiento
Gestión Jurídica
Gestión de Medios Educativos
Planta Física
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
SIGLAS
PP
VE
PS
PV
FI
AD
TH
GT
CO
CA
CS
JU
GA
PF
Los formatos podrán ser usados en varios procedimientos del SGC. Su codificación se realiza
relacionándolo con el proceso que le dio origen.
5.4.2
Documentos Externos
Los documentos externos relacionados con el SGC serán codificados con la sigla DE, un
consecutivo de tres dígitos y dos dígitos para identificar la última versión, separados por un guión.
De la forma: DE – XXX - 01
Ejemplo:
Norma ISO 9001:2008, tendrá como código DE-001-01
5.4.3 Versión del Documento
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad inician con la versión uno (1.0) y continúan
con la versión dos (2.0), tres (3.0) y así sucesivamente
5.4.4 Cuerpo de los Documentos
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se estandarizan de acuerdo a lo definido en
el cuerpo de los documentos así:
CONTENIDO DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO
Macroproceso- Proceso
Nombre del Macroproceso y proceso a desarrollar
Objetivo
Propósito del proceso
Responsables
Cargo responsable del proceso.
Proveedores
Se enuncian los proveedores del proceso
Entradas
Relación de normas legales que se deben tener en cuenta en el desarrollo del
procedimiento.
Insumos que ingresan al proceso y que son transformados.
Actividades
Relación de actividades que aporten valor agregado en la transformación de los
insumos.
8
VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
Salidas
Clientes
Talento Humano
Recursos
CODIGO:
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Producto final y productos secundarios que resultan del desarrollo del proceso.
Grupos de personas que poseen un interés en la institución
Relación de empleos asociados al desarrollo del proceso.
Relación de recursos que se requieren para el desarrollo del proceso, sistemas de
información.
Procedimientos y normas que tienen relación con este procedimiento
Relación de indicadores con los cuales se mide el producto del proceso
Relación de los requisitos de la norma Iso 9001:2008.
Relación de los requisitos del cliente
Relación de los requisitos legales,
Documentos asociados
Indicadores
Requisitos ISO
Requisitos del Cliente
Requisitos Legales
CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
Lista de Versiones
Relación de cambios que ha tenido el procedimiento
Objetivo
Propósito del procedimiento
Alcance
Campo de aplicación o, cubrimiento del procedimiento.
Políticas
Son las directrices básicas y globales que buscan la manera o forma de conducir la
operación de la Organización, para conseguir un fin determinado.
Indicadores
Condiciones generales
Desarrollo
Responsable
Descripción de la
actividad
Recursos / controles
Documentos
Relacionados. (Internos
y Externos)
Flujograma
del
procedimiento
Relación de indicadores con los cuales se mide el producto del procedimiento
Pautas, criterios, etc. que deben ser tenidas en cuenta en el desarrollo del
procedimiento
Se describe el procedimiento
Cargo responsable para definir las actividades que se desarrollan
Descripción de las actividades que se desarrollan en el procedimiento
Descripción de los recursos y controles que se deben realizar en una actividad, si se
requiere.
Relación de documentos que se utilizan en el procedimiento
Es la descripción grafica del procedimiento
Los formatos para la elaboración de los documentos del SGC, son plantillas preestablecidas dentro
del SISGC o definidas por la Coordinación de Calidad.
El actual SISGC exige que los documentos elaborados sean almacenados en formato .doc. xls. gif.
ppt. pdf.
5.5.
Niveles de responsabilidad en elaboración, revisión y aprobación de los
documentos.
Actividad
Documentación
Elabora
Persona que realiza el
Persona
Revisa
que verifica
y
Aprueba
Persona que define y
9
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
levantamiento
de
la
información, la clasifica,
la
documenta
y
la
diagrama.
Analista de Procesos en
la
Coordinación
de
Calidad-
Quien lo realiza
Herramienta
utilizar
a
SISGC
Visio)
(Word,
Excel,
Quien elabora no revisa
ni aprueba
Restricción
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valida el contenido de la
información
de
los
documentos.
aprueba el contenido de
los documentos.
Expertos de la operación
Responsable
procedimiento o
personas
que
designe.
SISGC
del
las
él
Quien
aprueba,
elabora.
no
SISGC
Quien revisa no elabora
Si pasado un tiempo superior a 30 días hábiles la revisión o aprobación no se realiza, la
Coordinación de Calidad con base a los soportes de asistencia a cada una de las revisiones
previas realizadas, aprueba en el SISGC, dejando como constancias las fechas en que se
enviaron a revisión y aprobación que no se cumplieron o decide eliminar el documento del
SGC.
Los formatos requeridos, se pueden aprobar en el SISGC por del representante del SGC o
parte de la Coordinación de Calidad en cabeza del Administrador del SGC
Al final de cada documento, manual de calidad, caracterización de procesos, procedimientos
se encuentra el cuadro de control de documentos, descrito a continuación:
ELABORO
REVISO
Cargo:
Martha
Nombre: Esperanza
Rodríguez
Coordinadora
Analista de
Cargo: de Calidad.
Procesos
Fecha:
16/Ene/2008
Nombre:
Diana Acosta
Fecha:
21/Ene/2008
APROBO
Rafael
Nombre: Guillermo
Velásquez
Director
de
Cargo: Planeación y
Desarrollo
Fecha: 23/Ene/2008
Los formatos no incluyen el cuadro anterior
La dirección de calidad, junto con los expertos de la operación documentará procesos,
procedimientos y todos los formatos, instructivos que se requieran.
Cada documento se publicará en el SISGC y a partir de ese momento entra en vigencia,
adicionalmente el SGC informará por medio de un mensaje a todo la institución.
10
VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
6
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Documentación.
6.1 Mapa de Procesos
El Mapa de Procesos es un diagrama de las actividades que se desarrollan en la institución,
agrupadas en Macroprocesos interrelacionados. Este diagrama se basa en la Cadena de Valor de
Porter y permite identificar, ordenar, agrupar y analizar los procesos que desarrolla la Institución de
acuerdo a su misión y visión.
El Mapa de Procesos de UNIMINUTO se observa en el siguiente diagrama:
En UNIMINUTO se utiliza el término “macroprocesos” para los procesos de primer nivel de la
cadena de valor. Estos a su vez, se desagregan en procesos de segundo nivel “procesos” y de
tercer nivel “procedimientos”.
6.2 Documentación del proceso
La documentación del proceso es la representación gráfica y visual del proceso que facilita el
análisis y hace posible la distinción entre aquellas actividades que aportan valor agregado y las que
son de apoyo.
Las actividades que generan valor son las que están relacionadas con la misión de la empresa, con
su razón de existir y a satisfacer las necesidades del cliente.
Las actividades de apoyo son requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección,
control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de legislación y se requieren para
poder ejecutar la operación.
11
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Para la documentación es importante tener claro los siguientes conceptos:
-
Política: Son las directrices básicas y globales que buscan la manera o forma de conducir
la operación de la Organización, para conseguir un fin determinado. Su comunicación esta
dotada de poder y debe ser “cumplible”.
Para ello, al definir las políticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y
externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.
En su construcción se utiliza un verbo de acción en futuro (realizará, otorgará, actuará,
mejorará, cumplirá, entre otros) e incluir un compromiso.
Ejemplo: “Todos los empleados deberán cumplir con los documentos requeridos, para que
su solicitud sea tenida en cuenta.”
-
Norma: Regla que determina dimensiones, composición y demás características como
patrón o modelo al que se aspira.
-
Objetivo: Propósito que desea lograrse con el proyecto, proceso o procedimiento a trabajar
La documentación de los procesos debe contener:
-
Caracterización. Donde se documenta en forma general el proceso, las relaciones que un
proceso tiene con otros procesos del mapa de procesos, con su entorno y la forma como
este se mide y se controla.
Una vez elegido el proceso a documentar, hay que conseguir que éste de respuesta a los objetivos
planteados. Para esto habrá que completar las siguientes etapas si se quiere abordar, el diseño o
rediseño del proceso.
Nombrar el responsable del proceso
Conformar el equipo del Proceso
Sensibilizar y capacitar al equipo de procesos en la metodología a seguir
Definir los objetivos básicos del proceso
Construir la caracterización del proceso
Delimitar el proceso y definir sus procedimientos
Documentar los procedimientos
Establecer indicadores, políticas, normas, decretos, legislación y reglamentación que le
aplique.
En el SISGC se registrarán los documentos con el fin de controlar
aprobación, actualización y consulta.
la elaboración, revisión,
6.3 Documentación de procedimientos
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VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
El levantamiento de la información detallada se llevará a cabo a través de entrevistas con las
personas directamente responsables de ejecutar las tareas (expertos de la operación) y su
documentación se realizará a través de un diagrama de flujo y una matriz descriptiva.
•
Matriz descriptiva del procedimiento. Es un documento que detalla cada una de las
actividades del flujograma, con su responsable, recursos y controles, además incluye
políticas, indicadores, normas, entre otros
VERSIÓN: 0
PROCEDIMIENTO
COMPRAS
0. LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN
FECHA
0
20- Jun -2007
CODIGO:
PR-AD-COM-01
FECHA: 20- Jun-2007
RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
Creación del procedimiento
OBJETO/OBJETIVO:
Es el propósito que desea lograrse con el procedimiento a desarrollar. Empieza con un verbo en
infinitivo.
ALCANCE:
Determina lo que se desea cubrir y hasta donde se desea llegar.
DEFINICIONES. Dentro de este título se colocarán:
-Políticas. Se definen las políticas que se requieren para el desarrollo de nuestro procedimiento.
-Indicadores. Permite medir los resultados del procedimiento, teniendo en cuenta nombre del
indicador, definición, fórmula, meta y periodicidad (en este campo se indicará el responsable de
realizar la medición).
CONDICIONES GENERALES.
Aquí se definen las normas de operación, reglas o lineamientos que se requieren para el desarrollo
del procedimiento.
DESARROLLO.
Aquí se describe el procedimiento (matriz descriptiva) con Responsable (área), Actividad y
Recurso/control.
Para Documentar los procedimientos en nuestro SISGC, se deben hacer los siguientes pasos:
En la estructura que trae la herramienta utilizada, no aparecen los títulos, es necesario hacer lo
siguiente: en el primer campo que aparece en la sección de desarrollo se colocaran los títulos de
las columnas a trabajar así:
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VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
En el campo “Nombre Actividad”, se escribe “Responsable”.
En el campo “Descripción”, se escribe “Descripción de la Actividad”
La actividad se debe documentar de la siguiente manera:
Llevar una numeración que debe coincidir con la numeración del flujograma.
La descripción inicial de la actividad, debe ser igual a la descrita en el flujograma y
empezar con un verbo en infinitivo.
En el campo “Descripción de la actividad” se detalla lo que hace y cómo lo hace.
En el campo “Responsable”, se escribe “Recursos / Controles”.
Para diligenciar este campo, se debe indicar:
Recurso: Sistemas de Información, correos electrónicos y normas, requeridas para el
desarrollo de la actividad
Controles: parámetros que garantizan que la actividad se ejecuta correctamente.
Responsable
Descripción de la Actividad
Recursos / Controles
1. Realizar solicitud de pedido.
El responsable del centro de costo debe:
Director,
(Dirección
- Identificar claramente su necesidad,
Administrativa
y
- Visualizar la disponibilidad presupuestal
Financiera- Sede)
en el Sistema de Información.
- Ingresar al sistema de Información para
diligenciar completamente la solicitud de
pedido…..
Responsable
(Área- Sede)
2. Definir la actividad como esta descrita en
el diagrama de flujo. (empezar con un verbo
en infinitivo, la numeración debe coincidir con
la del flujograma)
Sistema
-Solicitud
Información
de pedido
PR-FI-ADP-02
Tratamiento
Presupuesto
Operación…
al
de
Recursos
Los sistemas, formatos
instructivos,
manuales
utilizados
Se detalla lo que se hace en esta actividad.
•
•
Control
Los controles que se
deben
ejecutar
para
De lo contrario continuar con la actividad garantizar que todo salga
como lo planeado
4
Si la información está completa, continuar
actividad 3.
Cada procedimiento tendrá un flujograma, que permite una visión general de las actividades que se
realizan. Este flujograma se podrá realizar en Visio o Excel siguiendo la plantilla diseñada para
este fin.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
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VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Se relacionan los documentos necesarios para desarrollar correctamente las actividades del
procedimiento: el flujograma del procedimiento, documentos, formatos e instructivos.
Se establecerá un enlace con el glosario general y la caracterización al proceso que pertenece el
procedimiento.
•
Diagrama de Flujo o Flujograma. En este se plasma de manera gráfica cada una de las
actividades que realiza el procedimiento de acuerdo a una galería de símbolos ya
establecidos.
Centro de Gestión
Recursos Humanos
Candidato
Inicio
1. Diligenciar
requisición de
personal
¿Existe perfil?
Si
No
2. Elaborar Perfil
del Cargo y
Funciones
3. Realizar
convocatoria
interna
¿Existen
candidatos
idóneos?
1
Si
6. Evaluar hojas
de vida
No
4. Revisar hojas
de vida externas
¿Existen hojas
de vida
acordes ?
Si
No
5. Buscar personal
acorde con el
perfil
Nombre del Macroproceso
Nombre del Procedimiento
Recursos Humanos
Búsqueda y Selección
Nombre del Proceso
Aprobado por: MARTHA LILIANA TRUJILLO
Búsqueda y Selección
Código procedimiento
PR-TH-BYS-01
Dir . Recursos Humanos
Nombre del archivo: F Selección
Pagina
Fecha
Responsable: Coord. Calidad
1
20 Dic 07
15
Versión
1.0
VERSIÓN: 2.0
NORMA FUNDAMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad
Símbolo
CODIGO:
MA-04
FECHA: 10-May-2011
Definición
Inicio de procedimiento.
Ancho:25 mm
Alto: 10 mm
1. Diligenciar
solicitud, de
creación,
modificación o
bloqueo de cuentas
3. Informar al
responsable de la
solicitud la no
aprobación.
Actividad
Ancho: 25 mm
Alto: 15 mm
Actividad desarrollada en un sistemas de
información
Ancho: 25 mm
Alto: 15mm
Decisión
Ancho: 25mm
Alto: 15 mm
1
A
Conector entre Páginas
Ancho:8 mm
Alto: 8 mm
Conector en la misma Página
Ancho:8 mm
Alto: 8 mm
Fin de procedimiento
Ancho:25 mm
Alto: 10 mm
Conexión de actividades
6.4 Documentos soportes a procesos y procedimientos
Existen otros documentos que sirven de soporte para los procesos y procedimientos como:
•
•
•
Instructivos
Manuales técnicos y de usuario
Glosario
Instructivos
El esquema que se utiliza es:
OBJETO. Propósito que desea lograrse con el instructivo a desarrollar. Empieza con un verbo en
infinitivo.
ALCANCE. Hacer referencia al procedimiento del que proviene
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VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
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DEFINICIONES. Detallar los pasos a seguir.
Los títulos como Condiciones Generales, Documentos Relacionados y Desarrollo son espacios
diseñados en la plantilla del SISGC que por el momento no se van a utilizar en los instructivos.
6.5 Estructuras Organizacionales
Las estructuras organizacionales, se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre las áreas. Para la aprobación de las
estructuras se realizará por el respectivo Rector de Sede o Director Responsable de la
dependencia. El Rector General da un visto bueno a todas las estructuras.
Una vez aprobadas la Coordinación de Calidad, escanea el físico que se resguarda de acuerdo a la
Tabla de Retención Documental y lo ingresa al Sistema de Información del SGC, en la plantilla de
formato y con la aprobación de la Coordinadora de Calidad.
6.6 Tablas de Retención Documental-TRD.
Las tablas de retención documental se elaboraron por cada área productora de información en la
institución y previa revisión con los directivos responsables, se aprobaron el comité de gestión
documental. Todo queda consignado en actas en la Secretaría General.
Los ajustes, actualizaciones o cambios deben ser elaborados por cada área y llevarse nuevamente
para aprobación al comité de gestión documental.
Para el SGC UNIMINUTO se manejaran como control de registro las TRD y para aquellos
documentos que no queden cubiertos por estas, se manejarán y controlaran por la herramienta del
SGC.
6.7 Implementación del Proceso o Procedimiento
Una vez aprobado y divulgado el proceso o procedimiento se trabaja con los involucrados en:
Comunicar y hacer partícipes a las personas que se verán involucradas en la puesta en
práctica del nuevo proceso o procedimiento.
Dar la formación y capacitación necesaria.
6.8 Etapas de Transición
Las etapas de transición se definen como periodos en los cuales se hace necesario la modificación
de uno o varios documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, motivado por un
replanteamiento del SGC y/o por una disposición legal y reglamentaria.
En estos casos la modificación exige varios ajustes a los documentos los cuales no se pueden
realizar a un mismo tiempo, en tal sentido se informa a las partes interesadas sobre dichos
cambios y se da un plazo específico para que todos los documentos relacionados con el tema se
ajusten a las nuevas disposiciones, para tal efecto el SGC comunicará a toda la Institución.
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VERSIÓN: 2.0
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Sistema de Gestión de la Calidad
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CODIGO:
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FECHA: 10-May-2011
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Se considera propiedad del cliente los documentos con información proporcionada por el mismo,
necesarios para prestar el servicio y/o producto, estos documentos se identifican ya sea con el
número de identidad, nombre del usuario o número que asigne el proceso dependiendo del tipo de
servicio y/o producto, ejemplo las licitaciones; cuando se realiza la recepción de los documentos
se verifica la información suministrada por el usuario.
Los documentos que son propiedad del cliente se protegen y salvaguardan bajo archivo y allí solo
tiene acceso el personal involucrado y designado para tal fin.
En caso de pérdida o deterior de los documentos del cliente, el empleado designado para
salvaguardar y proteger los mismos, comunica al cliente y realiza el respectivo registro en el
formato de acciones correctivas.
Cuando la propiedad intelectual no sea adquirida por la Corporación Universitaria y ésta sea
incorporada a los procesos de la institución, dicha propiedad será sometida al cuidado, control y
manejo que el Sistema de Gestión de la Calidad tiene previsto para su uso y conservación de
documentos.
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