Normas para la Incorporación y Desincorporación de Bienes

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado",
reunido en su sesión N° 1594, Ordinaria, celebrada, el día dieciséis de febrero del
año dos mil cinco, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias que le
confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el Numeral 23
del artículo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado” APROBO: Normas para la Incorporación y Desincorporación de
Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”.
Capitulo I
Disposiciones Generales
1. Las presentes normas rigen los
procedimientos administrativos en la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” para la incorporación y
desincorporación de los bienes muebles e inmuebles, siendo estas de
obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Universidad.
2. El Departamento de Bienes Nacionales es la Unidad encargada de realizar las
incorporaciones y desincorporaciones de los bienes muebles e inmuebles como
patrimonio de la Institución por cualquiera de las modalidades establecidas en
la presente normativa.
3. Los bienes son muebles ó inmuebles por su naturaleza, por su destinación, por el
objeto a que se refieren o por determinarlo así la Ley (Código Civil artículos
526 y 531).
4. Para los efectos de esta normativa, se entiende como Bienes Muebles, los
equipos permanentes o semi-permanentes, no adheridos físicamente a los
terrenos o edificaciones, estos pueden cambiar de lugar, bien por si mismos o
movidos por una fuerza exterior.
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5. Los Bienes Inmuebles comprenden los terrenos, las minas, los edificios, y en
general toda construcción adherida de modo permanente a la tierra o que sea
parte de un edificio.
6. Entiéndase como Semoviente todo bien mueble que puede trasladarse por si
mismo de un lugar a otro, incluyendo el ganado por especies zoológicas, raza,
sexo, edad
y otras especificaciones especiales. Se excluyen aquellos
animales que sean destinados para la comercialización a través del Consejo de
Fomento, experimentación ó investigación, controlados, supervisados y
relacionados por el Director Administrativo del Decanato que corresponda.
7. Se entiende por Incorporación de Bienes, el ingreso como patrimonio de la
institución, de los muebles e inmuebles, ya sea por compra, construcción de
inmuebles, donativo, nacimiento, permuta, producción y omisión en inventario.
8. Se entiende por Desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles, el retiro o
eliminación del bien, del patrimonio de la institución.
9. Se entiende por Transferencia, el movimiento de un bien mueble de una unidad
a otra, sin producir variación en el patrimonio de la institución.
10. Los bienes que se encuentren en funcionamiento podrán ser transferidos de
una unidad a otra informando por escrito al Departamento de Bienes
Nacionales, y la transferencia de aquellos bienes que presenten fallas de
funcionamiento, deben ser realizadas al depósito de la Universidad que se
encuentra bajo custodia del Departamento de Bienes Nacionales previa
exposición de motivos firmada por el Jefe de la Unidad y avalada por un
especialista o experto en la materia.
11. El Departamento de Bienes Nacionales deberá realizar trimestralmente, una
revisión de los bienes que tengan vida útil, que se encuentran en el depósito de
la Universidad, para luego ser transferidos a aquellas unidades que lo requieran.
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12. Cuando se construya una edificación en un bien registrado como terreno de la
Institución, se debe registrar en el Departamento de Bienes Nacionales y en la
contabilidad de la UCLA el edificio construido y debe eliminarse de los mismos
el terreno sin construcción.
13. El Departamento de Bienes Nacionales, registrará bajo una codificación, solo
aquellos bienes especificados en la partida 404 del plan único de cuentas.
14. Toda incorporación por Donativo de Bienes Muebles e Inmuebles y
desincorporación en cualquiera de sus modalidades, debe ser aprobada por el
Consejo Universitario, previo visto bueno del Vice-Rector Administrativo y
tramitada por la Dirección de Finanzas a través del Departamento de Bienes
Nacionales.
Capitulo II
Incorporación de Bienes Muebles e Inmuebles
15. Las incorporaciones de Bienes Muebles e Inmuebles se pueden dar por:
a. Compra: Adquisiciones de bienes que realice la Universidad, de acuerdo
a las Normas y Reglamentos dictados para ello.
b. Construcción de Inmuebles: Cuando se termina la construcción de una
obra en terrenos propiedad de la UCLA, o una construcción cedida bajo
cualquier figura jurídica.
c. Donativo: Cuando un bien sea obsequiado a la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” expresamente autorizado por la
Ley, procedente de personas o instituciones públicas o privadas.
d. Nacimiento: Cuando nace un ejemplar del vientre de un bien semoviente
propiedad de la institución.
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e. Permuta: Se utiliza en caso de que una o mas instituciones u organismos
externos recíprocamente acuerdan dar o cambiar, sustituir, trasponer,
o remplazar una cosa por otra. Cuando se incorpora por esta modalidad,
simultáneamente se realiza una desincorporación.
f. Producción: Toda aquella actividad que realiza la Universidad, en la cual
produzca, transforme o manufacture artículos ó bienes.
g. Omisión en Inventario: Cuando aparecieren bienes de cualquier clase
que no haya sido registrado en los inventarios como patrimonio de la
institución.
16. Toda incorporación de bienes realizada por: construcción de inmuebles,
permuta, donativo y nacimiento, debe estar amparada por un Acta que
formalice el registro del bien.
Capitulo III
Desincorporaciòn de Bienes Muebles e Inmuebles
17. Para los efectos de esta normativa se podrá desincorporar del patrimonio de
la UCLA los bienes muebles e inmuebles que se consideren no necesarios para
el funcionamiento ó
su mantenimiento resulte muy oneroso para la
Universidad que la utilidad que le presta por cualquiera de las modalidades
definidas a continuación:
a. Desarme: Se utiliza para desincorporar las máquinas, equipos, aparatos,
etc., cuando sea necesario desarmarlos para aprovechar las partes
utilizables, dándole a éstas entrada en los registros.
b. Destrucción Accidental: Se utiliza, cuando un mueble e inmueble es
arruinado o dañado involuntariamente, bien sea por mal uso, mala
manipulación, etc.
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c. Demolición: Cuando se destruye o derriba un edificio u otra
construcción propiedad de la institución. Al desincorporarse por ésta
modalidad, se realiza un registro de incorporación del terreno en el
catalogo de bienes como patrimonio de la Institución.
d. Donación o Cesión: Se utilizará esta modalidad para aquellos casos en
que la institución decida ceder un bien a otra institución o persona
natural con fines educativos o benéficos.
e. Entrega de bien como parte de pago: Se utiliza cuando un bien es
entregado a un proveedor o empresa como parte de pago por la
adquisición de un bien ó por prestación de sus servicios. Cuando se
refiera a la adquisición de un bien como parte de pago, se debe registrar
como Patrimonio el ingreso del mismo.
f. Hurto: Se utiliza cuando ha desaparecido un bien mueble sin
consentimiento. Este delito debe ser sometido a averiguaciones legales
y debe quedar registrado en acta.
g. Inservible: Cuando un bien mueble no esta en estado de servir. Esta
causa solo se utiliza, cuando mediante un informe se reporta la
inservibilidad del mismo.
h. Muerte: Se utiliza cuando el semoviente deja de tener vida y esta es
comprobada con las actas de defunción levantadas con intervención de
testigos.
i. Obsolescencia: Condición de lo que es viejo y anticuado y se encuentra
en desuso.
j. Permuta: Se utiliza en caso de que una o mas instituciones u organismos
externos recíprocamente acuerdan dar o cambiar, sustituir, trasponer,
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o remplazar una cosa por otra. Cuando se desincorpora por esta
modalidad, simultáneamente se realiza una incorporación.
k. Robo: Se utiliza cuando el delito haya sido cometido con violencia contra
un bien mueble e inmueble propiedad de la institución. Este debe quedar
en acta donde conste las circunstancias del hecho.
l.
Sacrificio: Se utiliza cuando se da muerte al semoviente por defectos
genéticos, características indeseables y/o enfermedades contagiosas los
cuales los hacen no aptos para el consumo.
m. Venta: Cuando se ejecuta un contrato consensual bilateral y oneroso
por el cual la Universidad se desprende de un bien a cambio de un precio
convenido.
18. La Dirección de Finanzas debe proponer al Vicerrector Administrativo, la
desincorporación de los bienes en depósito de la Institución bajo la custodia
del Departamento de Bienes Nacionales, cada vez que exista la necesidad.
Capitulo IV
de los Bienes
19. Todo bien a ser desincorporado debe estar avalado por un informe técnico
realizado por un especialista o experto en el área de acuerdo al tipo de bien a
desincorporar. En caso de no existir en la institución el ente especializado, se
debe solicitar asesoría a un ente externo.
20. Todo bien que sea objeto de incorporación o desincorporación por parte del
Departamento de Bienes Nacionales, debe ser reflejado en los registros
contables de la UCLA.
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Capitulo V
De los Semovientes
21. El proceso de incorporación de semovientes se debe realizar cada vez que se
produzca un nacimiento, una compra, un donativo, una permuta de un
semoviente.
22. Todo semoviente propiedad de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”, considerado no apto para el servicio y la producción por parte de la
unidad que los controla como rebaño, puede ser desincorporado por cualquier
causa plenamente justificada por el responsable de la unidad y refrendada por
un profesional de la Medicina Veterinaria.
23. Para todo semoviente que desaparezca físicamente, bien sea por muerte
natural o accidental, debe elaborarse un acta de defunción, detallando las
características más importantes del animal y el registro de inventario, firmado
por dos testigos y canalizado a través del Departamento de Bienes Nacionales
el cual informará al Departamento de Contabilidad.
24. Todo semoviente que presente defectos genéticos, características indeseables
y/o enfermedades contagiosas o no, debe ser desincorporado, para evitar la
propagación de estos caracteres y proteger la integridad física del rebaño.
25. Todo semoviente no apto o de baja producción, debe ser considerado para
desincorporación del Inventario.
Capitulo VI
Disposiciones Finales
26. Las ventas de bienes desincorporados por la Universidad deberán realizarse
de acuerdo a las Leyes , Reglamentos y Normativas de la Institución que rigen
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la materia, una vez completado los requisitos y tramites establecidos en estas
normas.
27. Todo acto de desincorporación, por cualquiera de sus modalidades, deberá
dejar constancia en Acta, revisada en original por la Consultoría Jurídica de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, así como cualquier
modificación de acta que se efectué.
28. El Departamento de Bienes Nacionales deberá invitar a un representante de la
Unidad de Auditoría Interna de la UCLA, a todo acto de desincorporación de
bienes por cualquiera de sus modalidades exceptuando las siguientes:
destrucción accidental, hurto, muerte y robo, la cual será informada del acto,
mediante un Acta elaborada por el Departamento de Bienes Nacionales.
29. La normativa procedimental será establecida por los Departamentos de Bienes
Nacionales y Organización y Métodos, con el visto bueno del Vice-Rector
Administrativo y la Aprobación del Rector mediante resolución rectoral.
30. La presente Resolución deroga el “Manual de procedimientos de Bienes
Nacionales” aprobadas por el Consejo Universitario en sesión ordinaria Nro.
593 de fecha 29-11-1993 de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado” publicado en Gaceta Universitaria Nro. 33 febrero de 1994.
31. La presente Resolución deroga las “Normas para Desincorporación de Bienes
Muebles y Semovientes” aprobadas por el Consejo Universitario en sesión
ordinaria Nro. 1408 de fecha 12-02-2003 de la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado” publicado en Gaceta Universitaria Extraordinaria Nro. 78
febrero 2003.
32. La presente Normativa entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte
del Consejo Universitario y publicación en Gaceta Universitaria de la
Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado.
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33. Lo no presente en esta Normativa será resuelto por el Consejo Universitario.
Dado sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesión No. 1594, ordinaria,
celebrada el día dieciséis de febrero del año dos mil cinco.
Lic. Francesco Leone Durante
Rector
Prof. Nelly Velásquez Velásquez
Secretaria General
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