funcionamiento y contabilidad de las sociedades

Fernando Conde Prados
FUNCIONAMIENTO Y
CONTABILIDAD DE LAS
SOCIEDADES
Fernando Conde Prados. ABOGADO
1.Definición de contabilidad
¿Qué es la contabilidad?
 Es un conjunto de procedimientos estandarizado
para todas las empresas, que permite reflejar de
forma ordenada la actividad económica de la
empresa en el día a día.
 La contabilidad es la herramienta que permite a la
administración de la empresa tomar decisiones
partiendo de la información más adecuada.
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¿Para qué sirve?

Es una herramienta clave para conocer en qué
situación y condiciones se encuentra una empresa en
cualquier momento y, con esta información, poder
tomar las decisiones necesarias para mejorar su
rendimiento económico.
•
Hay que tener en cuenta que son los registros contables de
la empresa la información que se toma como base para el
cálculo de los impuestos a los que está sujeta la empresa,
impuesto de sociedades, etc.
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La contabilidad de los empresarios
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
El C.Com impone al empresario la obligación de
llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la
actividad de su empresa y que permita un
seguimiento cronológico de sus operaciones y la
elaboración periódica de balances e inventarios
[art. 25 C.Com].
Es necesario que sea exacta, que dé una imagen
fiel de su situación patrimonial.
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Interés general en la exactitud de la
contabilidad:
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Interés de posibles inversores en sociedades cuyas acciones
u otros valores cotizan en bolsa -para que exista un
mercado bursátil eficiente es imprescindible que los
inversores dispongan de información contable fiable de las
empresas cotizadas.
Interés del Estado por razones fiscales.
Interés de los acreedores del empresario (particularmente
justificado en el caso de S.A. y S.L., en las que la única
garantía de pago de las obligaciones es el patrimonio
social).
Interés de los socios por conocer la situación económica de
la sociedad.
Interés de los trabajadores de cara a la negociación de los
convenios colectivos (información al Comité de Empresa Art.
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64.1. 1ª ET)
2. Obligaciones de llevar la
contabilidad
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¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Existen diferencias entre la regulación mercantil y la
regulación fiscal.
La normativa legal establece unas obligaciones de
forma (“Derecho contable formal”) y otras de fondo
(“Derecho contable material”):
El Derecho de la contabilidad está disperso:
Arts. 25 a 49 C. Com (reformados por la Ley 19/1989 de
25 de julio).
 Arts. 253 y ss (Titulo VII) Ley de Sociedades de Capital.
 Plan General de Contabilidad aprobado por REAL
DECRETO 1514/2007, de 16 de noviembre.

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Obligaciones de llevar la contabilidad

Están obligados a llevar la contabilidad, según el
plan general contable, las siguientes sociedades
mercantiles:
 Sociedad
Limitada
 Sociedad Anónima
 Sociedad Laboral
 Sociedad Cooperativa
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3. Legalización de libros oficiales
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Para asegurar la autenticidad de los libros se exige
su legalización por el Registro Mercantil, el cual
sella y marca de manera indeleble las hojas que
componen el libro [art. 27.1 C.Com].
Los arts. 329 y sig. RRM detallan el procedimiento
que ha de seguirse para su legalización.
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Legalización de libros oficiales
Todas las sociedades tienen la obligación cada año de presentar sus
libros contables en el Registro Mercantil de su domicilio social.
El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde
producirse el cierre del ejercicio económico de la empresa (finales de
abril).
Los libros que se presenten en blanco cuya legalización hubiera sido
anterior a los días finales de abril no están sujetos a plazo porque el
contenido que se debe anotar en ellos se entiende cómo legalizado.
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Legalización de libros oficiales
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Todas las sociedades mercantiles tienen la
obligación de legalizar en el Registro Mercantil los
siguientes libros oficiales:
Libro de Actas - Artículo 106 del Real Decreto
1784/1996 de 19 de Julio, por el que se aprueba el
Reglamento del Registro Mercantil
Libro diario
Inventario y cuentas anuales
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Legalización de libros oficiales
Es importante destacar los libros auxiliares (que no tienen la obligación de ser legalizados) y
los libros obligatorios a legalizar de los siguientes sujetos pasivos:
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Profesionales por cuenta propia
Si se encuentran en estimación directa simplificada del IRPF, deberán llevar Libros Fiscales, sin ser
necesaria la llevanza de los de Comercio:



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Empresarios individuales
- Si se encuentran en estimación directa y si se dedican a una actividad industrial, comercial o de servicios.


Libros oficiales obligatorios: Libro diario, inventario y cuentas anuales
- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada del IRPF:




Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro registro de bienes de inversión
Libro registro de ventas e ingresos.
Libro registro de compras y gastos.
Libro registro de bienes de inversión.
- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF:

No están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si
aplican deducción por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.
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Legalización de libros oficiales

Sociedades Limitadas
Libro diario
Libro Mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de socios - Artículo 27.3 del Código de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales
Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas
anuales, el libro de socios y el libro de actas
Nota:
Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), además
deberán legalizar un libro de registro de contratos.
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Legalización de libros oficiales

Sociedades Anónimas
Libro diario
Libro mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de acciones nominativas - Artículo 27.3 del
Código de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales
Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las
cuentas anuales, el libro de acciones nominativas y el
libro de actas
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4. ¿Cómo presentar los libros oficiales
para su legalización?
Existen diferentes maneras y soportes para presentar los
libros oficiales al Registro Mercantil.
Soportes:

- Mediante la encuadernación de las hojas
- Folios en blanco
- En soporte digital
Formas:
De forma telemática (vía Internet)
 Personación física

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5. Presentación de las cuentas anuales
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Las cuentas anuales son los informes que realizan las empresas cada año
para su presentación en el Registro Mercantil con el fin de reportar la
situación económica y financiera de la empresa, así como, los cambios que
experimenta su economía en un ejercicio económico.
La presentación de las cuentas anuales debe realizarse durante el periodo
de un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de
Accionistas o Socios de la empresa y con un límite del 30 de Julio.
La presentación de las cuentas anuales es de carácter informativo, y resulta
de gran utilidad a los interesados en el estado financiero de la empresa, ya
sean los propietarios, los accionistas, los acreedores...
A la misma vez sirve para que el Estado esté al tanto de la situación
económica de la empresa y si está llevando la contabilidad de un modo
correcto respecto a la normativa vigente.
La presentación de las cuentas anuales tiene como límite el 30 de Julio de
cada año en el Registro Mercantil y se puede realizar en papel, en soporte
digital, o de forma mixta;
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Cuentas Anuales

La legislación vigente establece, en base al principio de transparencia que ha de inspirar la
contabilidad mercantil, la obligación de los empresarios de formular sus cuentas anuales a fin
de poder obtener una imagen fiel de su patrimonio y de la situación de la empresa.
La información contenida en las cuentas anuales va dirigida a todas aquellas personas que por
cualquier motivo tengan relación con la empresa que las deposite y por tanto tengan interés en
conocer la situación y marcha de la misma.
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Las cuentas anuales contienen los siguientes documentos:
Página de datos Generales de Identificación
El Balance
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
La Memoria.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Flujos de Efectivo (en determinados casos).
Además sin formar parte de las cuentas anuales en algunos supuestos debe presentarse el Informe
de Gestión hecho por los Administradores y el informe de Auditoría realizado por los auditores de
la Sociedad, así como el Informe de Autocartera (movimientos sobre acciones propias) y la Página
de Impacto Medioambiental.
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Cuentas Anuales
- Balance: suministra información cualitativa y cuantitativa de los elementos con los
que la empresa realiza su actividad. Se presentarán debidamente separados
activos, pasivos y patrimonio neto, clasificando sus elementos en corrientes y no
corrientes.
 - Cuenta de Resultados: informa de lo generado por la empresa en el período
considerado, diferenciando los resultados por operación de explotación, financiero y
operaciones continuadas e interrumpidas.
 - Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: completa la información cuantitativa
recogida en el Balance con la expresada en la Cuenta de Resultados.
 - Estado de Flujos de Efectivo: explica dónde se han producido las variaciones de
efectivo recogidas en el Balance. Permite evaluar las necesidades de liquidez de la
empresa.
 - Memoria: completa y explica el resto de estados financieros. Se presenta dividida
en 25 apartados.
Para la elaboración de las Cuentas Anuales debe aplicarse la normativa vigente.
Se formularán con periodicidad anual (excepto constitución, disolución, cambio fecha
cierre, etc.), por el empresario/os y administradores que firmarán y responderán de lo
que se informa.
Deben estar perfectamente identificados la empresa y el ejercicio, y presentarse en
euros (miles o millones).
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
Gracias por vuestra atención
Para cualquier cuestión, contacto:
[email protected]
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