Alexandra Hernández Mesa LAS FUNCIONES EN EXCEL

Alexandra Hernández Mesa
LAS FUNCIONES EN EXCEL
Las funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos. El primer paso
para exprimir al máximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus
funciones. Esto te permitirá armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las
funciones y fórmulas son justamente lo que hacen tan única y maravillosa a esta hoja de
cálculos.
Para entender como es una función habría que ver un sencillo ejemplo con una de las
funciones mas ultilizadas, la función SUMA. Por ejemplo, en el rango C18:C22
tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos hacerlo celda por celda
como se muestra en la celda F18 o también con la función SUMA como se muestra en
la celda J18. El resultado es el mismo, pero ve mos que es mas cómodo usar la función
suma que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar
cada celda por separado.
18
19
20
21
22
C
1
1
1
1
1
18
F
5
18
J
5
= C18+C19+C20+C21+C22
= SUMA(C18:C22)
Con este sencillo ejemplo hemos querido demostrar que las funciones nos permiten
simplificar los cálculos.
CREAR UNA FÓRMULA
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Microsoft
Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual le indica a Excel que los
caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los
elementos que se van a calcular (los operandos), que están separados por operadores de
cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de
cada operador de la fórmula. El orden de los operadores se puede cambiar mediante
paréntesis.
Podríamos definir una función como una operación o un calculo sobre determinadas
celdas. Algunas personas hablan de funciones o fórmulas de forma indistinta. Si
queremos ser un poco mas precisos podríamos discriminar mejor ambas definiciones.
Función Excel: una función es un cálculo predefinido. Excel ya trae aproximadamente
unas 330 funciones.
Fórmula Excel: es un concepto mas ámplio. Una fórmula puede abarcar operaciones
entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y según
necesidad.
16
17
18
19
20
C
1
1
1
1
4
Ejemplos de
Funciones
16
17
18
19
20
=SUMA(C16:C19)
16
F
-7,5
F
4
5
6
7
5,5
=PROMEDIO(F16:F19)
Ejemplo de
Fórmula
=(C16+F16*(1-F17))/SUMA(C18:C19)
SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN
La sintaxis de una función se refiere a como debemos escribirla. Todas las funciones
comienzan con el signo “igual”, luego se escribe el nombre de la función y finalmente,
entre paréntesis se escriben sus argumentos.
En la celda C14 hemos escrito una función sencilla para estudiar su sintaxis.
12
13
14
15
16
C
1
1
1
1
4
= SUMA(C12:C15) à Esta función la hemos escrito en la celda C16 y luego
pulsamos intro para ver el resultado.
- Toda función comienza con el signo igual (=)
- Luego se escribe el nombre de la función, en mayúsculas
- Finalmente se escriben los argumentos de la función entre paréntesis
NOTA: Los argumentos de una función suelen referirse a las celdas o rangos en las
cuales operará la función u otro tipo de información que requiera la función.
INSERTAR FUNCIONES
Existen diversas formas de insertar una función en una celda.
1. Desde el menú Insertar > Función: de esta forma se abre un cuadro de diálogo de
funciones donde puedes elegir la categoría, la función y finalmente cmpletar sus
argumentos.
2. Desde el botón Fx de la Barra de Fórmulas (puedes habilitar esta opción desde el
menú VER > BARRA DE FORMULAS). Esta forma es similar a la anterior, porque
tambien abre el cuadro de dialogo de funciones.
3. Haciendo Doble clic en la celda y escribiéndola manualmente: una vez que
conozcas y domines las distintas funciones verás que esta es la forma mas cómoda.
En excel (por ejemplo, en el 2002) cuando escribes una función de forma manual,
Excel muestra unas etiquetas que te irán indicando los argumentos que debes
completar.
FORMULAS MATRICIALES Y MODO DE DE INTRODUCIRLAS
Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado
o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores
denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número
de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las
demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Calcular un único resultado A veces Microsoft Excel debe ejecutar varios cálculos
para generar un único resultado. Por ejemplo, la siguiente hoja de cálculo muestra que
una organización tiene oficinas regionales en Europa y América del Norte, y que cada
región cuenta con tres departamentos de productos. Para obtener la media de ingresos
por departamento de productos en Europa en el año 1993, deberá utilizar una fórmula
matricial.
La
celda
C16
contiene
matricial=PROMEDIO(SI(C5:C14="Europa",D5:D14)),
que
la
buscará
las
fórmula
celdas
comprendidas en el rango C5:C14 que contienen el texto "Europa" y, a continuación,
calculará la media de las celdas correspondientes en el rango D5:D14.
Calcular varios resultados Para calcular varios resultados con una fórmula matricial,
deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas
y columnas que los argumentos matriciales. En el siguiente ejemplo, dada un serie de
tres cifras de ventas (en la fila 5) para una serie de tres meses (en la fila 3), la función
TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para
presentar todos los resultados de la fórmula, se escriben en tres celdas en la fila 6
(C6:E6).
Al introducir la fórmula =TENDENCIA(C5:E5,C3:E3) como fórmula matricial,
generará tres resultados separados, basados en las tres cifras de venta y en los tres
meses.
Utilizar valores constantes También puede utilizarse una fórmula matricial para
calcular uno o varios resultados de una serie de valores que aún no se hayan introducido
en la hoja de cálculo. Las fórmulas matriciales aceptan constantes del mismo modo que
las fórmulas no matriciales, pero las constantes matriciales deben introducirse con un
formato determinado. Por ejemplo, dadas las tres mismas cifras de ventas del ejemplo
anterior, pueden proyectarse las cifras de ventas para los próximos dos meses.
FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos
de otra función. Por ejemplo, la fórmula en la Figura 1 utiliza una función PROMEDIO
anidada y compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá
devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el
valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función
A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO
y la función SUMA de la Figura 1 son ambas funciones de segundo nivel porque son
argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO
será una función de tercer nivel, etc.
Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de fórmulas para anidar funciones como
argumentos. Por ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la función SUMA en la
función SI haciendo clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, haciendo clic en
la flecha abajo del cuadro Funciones de la barra de fórmulas y, finalmente, haciendo
clic en SUMA.
CALCULOS RÁPIDOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO
Mostrar un total
Si desea mostrar el valor total de un rango de celdas, utilice la característica
Autocalcular de Microsoft Excel. Cuando se seleccionan celdas, Excel muestra la suma
del rango en la barra de estado, que es el área horizontal de Excel situada debajo de la
ventana de la hoja de cálculo. Si la barra de estado no se muestra, haga clic en el
comando Barra de estado del menú Ver.
Con estas dos celdas seleccionadas, Autocalcular muestra su total (735,00 $) en la barra
de estado.
Asimismo, la característica Autocalcular puede realizar otros tipos de cálculos. Cuando
hace clic con el botón secundario del mouse (ratón), aparece un menú contextual. Puede
buscar el promedio o el valor máximo o mínimo de un rango seleccionado. Si hace clic
en Contar números, Autocalcular cuenta las celdas que contienen números. Si hace
clic en Contar, Autocalcular cuenta el número de celdas rellenas. Siempre que inicie
Excel, Autocalcular restablece la función SUMA.
Insertar totales
Crear un total Puede insertar automáticamente la suma de un rango de celdas
utilizando la característica Autosuma. Si selecciona la celda en la que desea insertar la
suma y hace clic en Autosuma, Microsoft Excel sugerirá una fórmula. Para aceptar la
fórmula, presione la tecla ENTRAR.
Para cambiar la fórmula sugerida, seleccione el rango del que desee calcular el total y
presione la tecla ENTRAR.
Total general Si la hoja de cálculo contiene varios valores generales creados con la
función SUMA, puede crear un total general de estos valores utilizando Autosuma
Autosuma sugiere la fórmula =SUMA(E16,E11), que suma E16 (el total de junio) y E11
(el total de mayo).
Si tiene un informe o una lista con información y desea calcular subtotales y totales
generales, puede usar la característica Subtotal. Debe especificar los elementos y los
valores de los que desea realizar los subtotales y el tipo de subtotal que desea, por
ejemplo, una suma o un promedio
Crear una fórmula sencilla
Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos en una celda. Puede crear una fórmula
que realice operaciones matemáticas, como sumar y multiplicar.
La fórmula =$E$2*D5 de la celda E5 calcula la tarifa total resultante de multiplicar la
tarifa por hora (celda E2) por las horas (celda D5).
PALETA DE FÓRMULAS PARA INTRODUCIR Y MODIFICAR FÓRMULAS
Introducir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de
fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se
introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de
la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada
argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula en la barra de
fórmulas.
En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de fórmulas.
El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el cuadro de
edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la derecha del cuadro de
edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece debajo de la lista de
argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra en la parte inferior; como la
suma del rango K10:K19 no es igual o superior a 5.000, el resultado es 0.05 ó 5%.
Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las
funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a
continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas.
En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos.
Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula,
haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.
FUNCIONES DE RESUMEN PARA LISTAS CON SUBTOTALES
Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones.
Haga clic en la función que desee en el cuadro Usar función del cuadro de diálogo
Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).
Use esta función
Para obtener
Suma
La suma de los valores de una lista. Esta es la función
predeterminada para datos numéricos.
Contar
El número de elementos de una lista. Esta es la función
predeterminada para datos no numéricos.
Promedio
El promedio de los valores de la lista.
Máx
El valor más grande de una lista.
Mín
El valor más pequeño de una lista.
Producto
El resultado de multiplicar todos los valores de una lista.
Contar números
El número de registros o filas de una lista que contiene
datos numéricos.
Desvest
Una estimación de la desviación estándar de una
población, donde la lista es la muestra.
Desvestp
La desviación estándar de una población, donde la lista es
toda la población.
Var
Una estimación de la varianza de una población, donde la
lista es la muestra.
Varp
La varianza de una población, donde la lista es toda la
población.