Administración de Compras e Inventarios

Administración de Compras e
Inventarios
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Sesión No. 1
Nombre: La función de compras
Contextualización
Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el
comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin
embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar
con conocimientos específicos, herramientas, estrategias y experiencia en el
ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio.
En estas primeras semanas nos centraremos en lo esencial de la función de
compras, revisando la importancia, los tipos de compras, su proceso las
estrategias de las mismas.
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ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Introducción al Tema
Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión
económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el
manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se
requiere saber operar bien la adquisición de bienes o servicios en el momento
idóneo para verificar existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo
manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener
los procesos productivos por falta de un abastecimiento oportuno y en los
volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda pertinente manejar toda una
serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen
departamento de compras.
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Explicación
1.1 La importancia de la función de compras
¿Cómo te imaginas un departamento o área de compras?
De acuerdo a lo que nos dice Cruz (1999), comprar es “adquirir materias primas
o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas
por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones
de pago”
Otra definición de acuerdo a Calimeri (1979) es: la operación que se propone
suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la
empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administración de la misma ha definido.
De acuerdo con los términos antes mencionados, la definición de compras
quedaría de la siguiente forma: Compras son las actividades por las cuales se
abastece de materiales, bienes, productos o servicios una empresa, con la
finalidad de mantener un cierto equilibrio entre la obtención de insumos, su
procesamiento y la satisfacción del consumidor al recibir un bien o servicio,
operando sistemas de logística empresarial que permitan optimizar los recursos
y brindar productos de calidad total al consumidor final.
¿Qué implicaría hacer una compra inteligente?
Hoy en día, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros
para su funcionamiento. La calidad de los suministros para la producción de un
bien o servicio debe ser adecuada y el hecho de que no cumplan con algún
requisito implica una producción deficiente, mala calidad en el producto o
servicio, elevación de costos y, sobre todo, descontento de los clientes. Toda
empresa debe tener un departamento de compras cuyo objetivo es el de adquirir
las materias primas y artículos indispensables para la fabricación de los bienes a
que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para
obtenerlo.
Objetivos de las compras
Los dos objetivos fundamentales de las compras son:
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1. Debido a que las compras implican una inversión, hay que controlar el
flujo de dinero.
2. Realizar eficazmente la consecución de materias primas y artículos
indispensables para la fabricación de productos, a fin de mantener la
empresa en operación en forma competitiva.
Otros expertos definen los siguientes objetivos de las compras:
Sostener una continuidad en el abastecimiento de materias primas para el
departamento de producción.
Efectuar compras, con una mínima inversión, que asegure la existencia
de materiales sin poner en riesgo la producción en serie o en línea,
compatible con la seguridad y el provecho económico.
•
Reducir y evitar, al máximo, desperdicios de las materias primas.
•
Contemplar los precios más bajos posibles y la calidad requerida de las
materias primas que sean adquiridas.
Clasificación de las compras
Las compras, generalmente, se clasifican en dos grandes grupos: bienes y
servicios.
Bienes
•
Materias primas o materiales: de procedencia agrícola, minera o de otras
industrias que tendrán su primer grado de transformación.
•
Mercancías: productos terminados que se destinan a la venta de quienes
los necesitan.
•
Suministros: artículos de oficina que utiliza una empresa para sus labores
como por ejemplo: papelería, tintas, jabón u otros. Estos suministros
pueden ser también materias primas y materiales que abastecen el
departamento de producción.
Servicios
•
Personales o profesionales
•
Financieros: bancos, seguros, etcétera.
•
Transportes: terrestres, aéreos y marítimos
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1.2 Consideraciones y tipos de compra
¿Cuáles son los principios básicos de cualquier tipo de compra?
•
Definir claramente lo que se necesita o se requiere.
•
Localizar y contactar proveedores que vendan las mercancías que se
requieren.
•
Negociar y pactar con proveedores los precios, la calidad requerida,
condiciones de entrega y condiciones de pago.
¿Cuáles son los principales tipos de compra?
•
Compras al acervo: cosas menudas como granos, legumbres u otros.
•
Compras sobre muestra: artículos perfectamente conocidos y bien
determinados.
•
Compras de esperanza: adquisición de frutos producidos en tiempo
determinado, considerando el riesgo de que no llegue a existir.
Otra clasificación de las compras es:
•
Compras ajustadas a necesidades inmediatas: materias primas.
•
Compras para fines específicos: maquinaria y equipo.
•
Compras especulativas: para almacenarse con propósito de lucro.
•
Compras según necesidades de mercado: oferta y demanda.
•
Compras sobre contrato: compras fijas.
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?
De acuerdo a Cruz (1999), un sistema de compras se compone, entre otras
cosas, de las siguientes funciones:
1. Adquisiciones, en las que se deben considerar: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega, condiciones de pago, control y aceptación.
2. Manejo de guarda y almacenaje, en las que hay que considerar:
recepción de material, dimensiones (peso-volumen), clasificación, manejo
de inventarios.
3. Proveer a la producción, se considera: clase, cantidad, dimensión
(peso-volumen).
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Conclusión
A lo largo de esta sesión comprendimos un poco sobre la definición de compras,
resaltando su importancia como parte importante en el manejo financiero y
operativo de toda empresa.
Para ello también analizamos lo que es una compra inteligente y lo importante
que en toda empresa u organización cuente con un departamento de compras
para administrar la materia prima para la fabricación de bienes.
Revisamos algunos objetivos de las compras, así como su clasificación
resaltando los grupos de bienes y servicios.
Finalmente reflexionamos sobre los tipos de compra y su clasificación, sabiendo
que antes de cualquier compra es necesario seguir unos principios para
considerar y que nos ayudará a tomar mejores decisiones.
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Para aprender más
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras en una empresa?
Cabrera, H. (2012) Funciones del departamento de compras. Video de youtube
consultado
el
26
de
marzo
de
2013
de
http://www.youtube.com/watch?v=pcanuyXDb1s
¿Con qué se relaciona un departamento de compras?
S.a. (2012) Relaciones internas y externas dentro del departamento de compras.
Video
de
youtube
consultado
el
26
de
http://www.youtube.com/watch?v=yYmBCsHFVaA
marzo
de
2013
de
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Actividad de Aprendizaje
El alumno debe elaborar un resumen en Word, con una extensión de 1 cuartilla
sobre los temas tratados en esta sesión, evita copiar lo expuesto en el material
presentado, trata de redactarlo con tus propias palabras, tomando en cuenta que
se evaluarán los siguientes puntos:
Bibliografía.
Ortografía y redacción.
Introducción (presentar de manera clara y precisa las ideas principales del
texto).
Contenido (presentar de manera breve y objetiva el texto).
Al finalizar el desarrollo de éste tendrás que subirlo a la plataforma.
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Referencias
Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y
controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.
Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía
Editorial Continental.
Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal
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